6

BAB 2

TINJAUAN PUSTAKA

2.1 Sistem

Terdapat dua kelompok pendekatan di dalam mendefenisikan sistem yaitu,

yang menekankan pada prosedurnya dan yang menekankan pada komponen atau

elemennya. Pendekatan sistem yang lebih menekankan pada prosedurnya

mendefenisikan sistem sebagai berikut : “Suatu sistem adalah suatu jaringan kerja

dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk

melakukan suatu kegiatan atau untuk menyelesaikan suatu sasaran yang tertentu”.

Sistem dapat diartikan sebagai suatu kumpulan atau suatu kumpulan atau

himpunan dari unsur,komponen ,atau variabel-variabel yang terorganisasi,saling

berinteraksi,saling tergantung satu sama lain dan terpadu (Wahyudi

kumurotomo.1994)ˉ2

2.1.1 Karakteristik Sistem

Suatu sistem mempunyai karakteristik atau sifat-sifat yang tertentu, antara

lain yaitu sebagai berikut: (Jogiyanto, 1999).

1. Komponen Sistem

Suatu sistem terdiri dari sejumlah komponen yang saling berinteraksi,

yang artinya saling bekerja sama membentuk satu kesatuan. Komponen-

komponen sistem atau elemen-elemen sistem dapat berupa suatu subsistem

atau bagian-bagian dari sistem. Setiap subsistem mempunyai sifat-sifat

dari sistem untuk menjalankan sebuah fungsinya.

2. Batas Sistem

Batas sistem (boundary) merupakan daerah yang membatasi antara suatu

sistem dengan sistem yang lainnya atau dengan lingkungan luarnya.

3. Lingkungan Luar Sistem

Lingkungan luar (environment) dari suatu sistem adalah apapun diluar

batas dari sistem yang mempengaruhi operasi sistem.

6

7

4. Penghubung Sistem

Penghubung (interface) merupakan media penghubung antara satu sistem

dengan subsistem yang lainnya.

5. Masukan Sistem

Masukan (input) adalah energi yang dimasukkan kedalam sistem.

6. Keluaran Sistem

Keluaran (output) adalah hasil dari energi yang diolah dan diklasifikasikan

menjadi keluaran yang berguna dan sisa pembuangan.

7. Pengolah Sistem

Pengolah sistem adalah suatu bagian pengolah yang akan merubah

masukan menjadi keluaran. Suatu sistem produksi akan mengolah

masukan berupa bahan baku dan bahan-bahan yang lain menjadi keluaran

berupa barang jadi.

8. Sasaran Sistem

Suatu sistem pasti mempunyai tujuan (goal) atau sasaran (objective).

Sasaran dari sistem sangat menentukan sekali masukan yang dibutuhkan

sistem dan keluaran yang akan dihasilkan menjalankan suatu fungsi

tertentu dan mempengaruhi proses sistem secara keseluruhan.

2.2. Informasi

Informasi adalah hasil pengolahan data dalam suatu bentuk yang lebih

berguna dan lebih berarti bagi penerima yang menggambarkan suatu kejadian

(event) yang nyata(fact)yang digunakan untuk pengambilan keputusan(Jogiyanto,

1999). Data adalah kenyataan yang menggambarkan suatu kejadian-kejadian dan

kesatuan nyata. Kejadian (event) adalah sesuatu yang terjadi pada saat yang

tertentu. Kesatuan nyata (fact dan entity) adalah berupa suatu objek nyata seperti

tempat, benda dan orang-orang yang betul-betul ada dan terjadi (Jogiyanto, 2005).

Sumber informasi adalah data. Data merupakan bentuk jamak dari bentuk

tunggal data item. Data adalah kenyataan yang menggambarkan suatu kejadian-

kejadian dan kesatuan nyata.

6

8

Didalam dunia bisnis, kejadian nyata yang sering terjadi adalah perubahan

dari suatu nilai yang disebut dengan transaksi. Sedangkan kesatuan nyata adalah

berupa suatu objek nyata seperti tempat, benda dan orang yang betul-betul ada dan

terjadi

Kualitas dari sistem informasi (quality of information) tergantung dari tiga

hal yaitu:

1. Akurat

Akurat berarti harus bebas dari kesalahan-kesalahan dan tidak

menyesatkan. Akurat juga merupakan informasi yang harus jelas

mencerminkan maksudnya

2. Tepat pada waktunya

Tepat pada waktunya berarti informasi yang datang pada penerima tidak

boleh terlambat. Informasi yang sudah using tidak akan mempunyai nilai

lagi karena informasi merupakan landasan didalam pengambilan

keputusan

3. Relevan

Relevan berarti mempunyai manfaat untuk pemakainya. Relevansi

informasi untuk setiap orang satu dengan yang lainnya berbeda

2.3. Sistem Informasi

Sistem informasi adalah suatu sistem didalam sebuah organisasi yang

mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian yang mendukung fungsi

operasi organisasi yang bersifat manejerial dengan kegiatan strategi dari suatu

organisasi untuk dapat menyediakan kepada pihak luar tertentu dengan laporan-

laporan yang diperlikan.(Tata sutbri, 2003)ˉ4

Adapun Kegiatan-kegiatan yang dilakukan dalam sebuah sistem informasi

mencakup:

1. Input, yaitu masukan data untuk digunakan dikemudian hari.

2. Proses, yaitu pengolahan data yang sudah ada

6

9

3. Output, yaitu menghasilkan laporan dari data yang sudah diinput dan

diproses sebelumnya.

4. Pemeliharaan, yaitu menyimpan data dan membackup data tersebut

sebagai antisipasi apabila data utama yang digunakan saat ini rusak atau

tidak dapat diperbaiki.

5. Pengendalian, yaitu mengawasi segala sesuatu yang terlibat dalam sistem

informasi agar sistem tersebut berjalan sesuai dengan yang diharapkan.

2.3.1. Komponen Sistem Informasi

Sistem informasi terdiri dari beberapa komponen-komponen. Komponen-

komponen tersebut adalah: (Jogiyanto, 2005).

1. Blok Masukan

Input mewakili data yang masuk kedalam sistem informasi. Input disini

termasuk metode-metode dan media untuk menangkap data yang akan

dimasukkan, yang dapat berupa dokumen-dokumen dasar.

2. Blok Model

Blok ini terdiri dari kombinasi prosedur, logika dan model matematik yang

akan memanipulasi data input dan data yang tersimpan di basis data

dengan cara yang sudah tertentu untuk menghasilkan keluaran yang

diinginkan.

3. Blok Keluaran

Produk dari sistem informasi adalah keluaran yang merupakan informasi

yang berkualitas dan dokumentasi yang berguna untuk semua tingkatan

manajemen serta semua pemakai sistem.

4. Blok Teknologi

Teknologi merupakan “kotak alat” (tool-box) dalam sistem informasi.

Teknologi digunakan untuk menerima input, menjalankan model,

menyimpan dan mengakses data, menghasilkan dan mengirimkan keluaran

dan membantu pengendalian dari sistem secara keseluruhan.

5. Blok Basis Data

Basis data (database) merupakan kumpulan data yang saling berhubungan

satu dengan yang lainnya, tersimpan di perangkat keras komputer dan

6

10

digunakan perangkat lunak untuk memanipulasinya. Data perlu disimpan

di dalam basis data untuk keperluan penyediaan informasi lebih lanjut.

6. Blok Kendali

Beberapa pengendalian perlu dirancang dan diterapkan untuk meyakinkan

bahwa hal-hal yang dapat merusak sistem dapat dicegah ataupun bila

terjadi kesalahan-kesalahan dapat langsung cepat diatasi.

2.4. Database

Database adalah sutu data terhubung (interrelated data) yang disipan

secara bersama-sama pada suatu media,tanpa mengatap satusama lain atau tidak

perlu suatu kerangkapan data (controlled redundancy) dengan cara tertentu

sehingga mudah menggunakan atau ditampilkan kembali; dapat digunakan oleh

suatu atau lebih program aplikasi secara optimal; data disimpan tanpa mengalaimi

ketergantungan pada program yang akan menggunakan; data disimpan sedemikian

rupa sehinnga penambahan,pengambilan dan modifikasi dapat dilakukan dengan

mudah dan terkontrol.(Tata sutbri,2003)ˉ10

2.4.1. Istilah-istilah Database

Ada beberapa istilah dalam database, antara lain:

1. Entitas, suatu objek yang dapat dibedakan dengan objek lainnya yang

dapat diwujudkan di dalam basis data.

2. Field, karakteristik entitas tertentu. Field dikenal juga dengan istilah

atribute.

3. Record, kumpulan isi elemen data (atribute) yang saling berhubungan

menginformasikan tentang suatu entity secara lengkap. Record dikenal

juga dengan istilah row atau tuple atau baris.

4. Data value (nilai atau isi data) merupakan data aktual atau informasi yang

disimpan di tiap data elemen atau atribut. Isi atribut disebut nilai data.

5. Primary key, dipakai untuk mengidentifikasikan suatu record dalam suatu

tabel dimana nilai dari primary key tersebut harus bersifat unik artinya

6

11

tidak sama dan harus berbeda dari nilai-nilai lainnya yang ada didalam

database.

6. Foreign key, sering juga disebut sebagai kunci tamu, dimana ia berguna

sebagai perwakilan dari suatu tabel yang akan dihubungkan dengan tabel

lainnya dalam sebuah relationship.

7. Relationship adalah hubungan yang terjadi antara banyak tabel dalam

suatu database.

8. Query merupakan suatu proses pengolahan data yang melibatkan

beberapa tabel yang direlasikan dengan menggunakan field kunci untuk

menampilkan data berdasarkan kriteria tertentu.

9. Index yaitu satu atau lebih kolom yang disusun berdasarkan urutan tertentu

yang berguna untuk mempercepat proses pencarian data dalam suatu tabel.

2.5. DBMS (Database Management Sistem)

DBMS merupakan paket perangkat lunak yang kompleks digunakan untuk

memanipulasi sebuah database. Tujuannya adalah efesiensi dan kenyamanan

dalam memperoleh dan menyimpan informasi di dalam basis data. Basis data

adalah kumpulan datanya .

2.5.1. Bahasa-bahasa yang terdapat di dalam DBMS

Ada beberapa bahasa yang terdapat di dalam DBMS, yaitu antara lain

sebagai berikut:

1. DDL (Data Defenition Language)

Pola skema basis data dispesifikasikan dengan satu set defenisi yang

diekspresikan dengan satu bahasa khusus disebut data definition language

(DDL). Hasil kompilasi perintah DDL adalah satu set tabel yang disimpan

di dalam file khusus yang disebut data dictionary/directory. Satu data

directory adalah satu file yang berisi metadata, yaitu “data mengenai data”.

File ini dikonsultasikan sebelum data sebenarnya dibaca atau

dimodifikasikan dalam satu sistem basis data. DDL (Data definition

Language) mempunyai fungsi utama untuk mendefenisikan data dalam

database secara logika, diantaranya yaitu:

6

12

a. Digunakan untuk mendefenisikan karakteristik dari record (meliputi

nama, tipe dan lebar field).

b. Untuk menentukan kunci field

c. Menyediakan cara untuk menentukan hubungan dengan data di file lain

d. Untuk merubah struktur dari record untuk menapilkan struktur dari

record

2. DML (Data Manipulation Language)

Bahasa yang memperbolehkan pemakai mengakses atau memanipulasi

database yang didefenisikan dengan DDL. DML menyediakan beberapa

command, diantaranya pada database adalah: (Jogiyanto, 2006)

a. Append untuk menambahkan data ke file database tertentu

b. Edit untuk mengoreksi data

c. Replace untuk mengganti data suatu field

d. List untuk menampilkan data

e. Sort untuk mengurutkan data

f. Find untuk mencari data tertentu yang telah di indeks

3. Query, adalah pernyataan yang diajukan untuk mengambil informasi.

Bagian DML yang digunakan untuk pengambilan informasi disebut Query

Language.

Database mempunyai paket perangkat lunak yang komplek yang

digunakan memanipulasi database. Banyak sekali paket DBMS yang tepat untuk

digunakan, ada beberapa pedoman untuk menemukannya yaitu:

1. Harus mudah digunakan

2. Mempunyai prosedur backup untuk membuat file pelindung

3. Dapat memberikan berita jika terjadi kegagalan sistem

4. Banyaknya file yang dapat dibuka serentak pada suatu saat

5 Kemampuan untuk merubah nilai-nilai default yang sudah ditentukan

6. Kemampuan untuk mengedit data dengan mudah

7. Kemampuan untuk mengurutkan data

8. Kecepatan pengoalahannya

9. Kemampuan pembuatan lapoaran

6

Mahasiswa Mengambil KTM tidur

PegawaiMemiliki

Jabatan

13

2.6. Entity Relationship Diagram (ERD)

ERD (Entity Relationship Diagram) adalah sebuah pemodelan untuk

mendesain database, tanpa ERD maka bisa dipastikan proses pembuatan database

berjalan lama dan tidak teratur (Marlinda, 2004)ˉ14

Untuk menggambarkan struktur dan hubungan antar data didalam Entity

Relationship Diagram (ERD),maka digunakanlah simbol yang sudah standart

yaitu:

Tabel 2.1 Simbol - simbol Entity Relationship Diagram

N

o

Nama/Simbol Keterangan

1 EntityEntity, merupakan sesuatu yang dapat dibedakan dalam dunia nyata dimana informasiyang berkaitan dengannya dikumpulkan

2 AtributAtribut,merupakan karakterisitik dari entity atau relationship yyang menyediakan penjelasan detail tentang atau relationship tersebut

3 RelationshipRelationship,merupakan penghubung antara satu atau lebih entity

4 GarisGaris merupakan penghubung atribut dengan entity, dan entity dengan relationship

Tipe relationship ada tiga, yaitu:

1. One to One, (1:1), satu entity hanya berelasi dengan satu entity lain,

dapat digambarkan seperti pada gambar 2.1 di bawah ini.

1 1

Gambar 2.1. Relationship One to One (Marlinda, 2004)

6

DepartemenBekerja

Pegawai

PegawaiBekerja

Proyek

14

2. One to Many, (1:M) satu entity berelasi dengan lebih dari satu entity,

dapat digambarkan seperti pada gambar 2.2 di bawah ini.

1 M

Gambar 2.2. Relationship One to Many (Marlinda, 2004)

3. Many to Many, (M:M) banyak entity bisa berelasi dengan banyak

entity lainnya, dapat digambarkan seperti pada gambar 2.3 di bawah

ini.

M M

Gambar 2.3. Relationship Many to Many (Marlinda, 2004)

2.7. DFD (Data Flow Diagram)

Pengertian DFD secara umum adalah suatu network yang

menggambarkan suatu sistem komputerisasi, manualisasi atau gabungan dari

keduanya, yang penggambarannya disusun dalam bentuk kumpulan komponen

sistem yang saling berhubungan sesuai dengan aturan mainnya. Keuntungan dari

DFD adalah memungkinkan untuk menggambarkan sistem dari level yang paling

tinggi kemudian menguraikannya menjadi level yang lebih rendah, sedangkan

kekurangan dari DFD adalah tidak menunjukkan proses pengulangan (looping),

proses keputusan dan proses perhitungan ( Tata Sutabri, 2004)ˉ15

6

15

2.7.1. Simbol DFD (Data Flow Diagram)

Simbol atau lambang yang digunakan dalam membuat DFD ada 4, yaitu:

Tabel 2.2 Simbol DFD

No Nama/Simbol Keterangan

1 External EntitySimbol ini digunakan untuk menggambarkan asal atau tujuan data.

2 ProsesSimbol ini digunakan untuk proses pengolahan atau transformasi data.

3 Data StoreSimbol ini digunakan untuk menggambarkan data flow yang sudah disimpan atau diarsipkan.

4

Data Flow

Simbol ini digunakan untuk menggambarkan aliran data yang berjalan.

2.8. Microsoft Visual Basic 6.0

Visual Basic merupakan salah satu bahasa pemrograman berorientasi

objek yang mudah dipelajari. Selain menawarkan kemudahan, visual basic juga

cukup andal untuk digunakan dalam pembuatan berbagai aplikasi, terutama

aplikasi database. Visual Basic merupakan bahasa pemrograman yang dapat

membuat program dengan GUI(graphical User Interface)atau program yang

memungkinkan pemakai komputer berkomunikasi dengan komputer tersebut

dengan menggunakan modus grafik atau gambar. (Madcoms, 2008)

Jika kita membuat aplikasi dengan Visual Basic maka kita akan

mendapatkan file yang menyusun aplikasi tersebut, yaitu:

1. File Project (*.vbp)

File ini merupakan kumpulan dari aplikasi yang kita buat. File project bisa

berupa File *.frm, *dsr atau file lainnya.

2. File Form (*.frm)

File ini berfungsi untuk menyimpan informasi tentang bentuk form

maupun interface yang kita buat.

6

16

2.8.1. Tampilan Microsoft Visual Basic 6.0

Tampilan Microsof Visual Basic 6.0 dapat dilihat pada gambar

2.4.dibawah ini:

Gambar 2.4. Tampilan Visual Basic 6.0

Keterangan gambar :

1. Menubar, digunakan untuk memilih tugas-tugas tertentu seperti

menyimpan project, membuka project, dll.

2. Jendela Toolbox, jendela ini berisi komponen-komponen yang dapat anda

gunakan untuk mengembangkan user interface.

3. Toolbar, digunakan untuk melakukan tugas-tugas tertentu dengan cepat.

4. Form Design, merupakan tempat untuk merancang user interface dari

aplikasi yang diinginkan user.

5. Jendela project yaitu kumpulan modul. Yang diartikan sebagai gambaran

dari semua modul, form, designer yang ada dalam project.

6. Jendela Properties, merupakan daftar properti-properti objek yang sedang

terpilih.

6

2

6

5 Pro

13

4

17

2.9. Crystal Report

Crystal Report merupakan program khusus untuk membuat laporan yang

terpisah dengan program Microsoft Visual Basic 6.0, tetapi keduanya dapat

dihubungkan (linkage). Mencetak dengan crystal report hasilnya lebih baik dan

lebih mudah, hal ini disebabkan karena pada crystal report banyak tersedia objek-

objek maupun komponen yang mudah digunakan (Madcoms, 2003)ˉ16

Crystal Report dirancang untuk membuat laporan yang dapat digunakan

dengan bahasa pemrograman berbasis Windows, seperti Borland Delphi, Visual

Basic, Visual C/C++, dan Visual Interdev.

Kelebihan dari Crystal Reports ini adalah sebagai berikut antara lain

adalah yaitu:

1. Dari segi pembuatan laporan, tidak terlalu rumit yang memungkinkan

para programmer pemula sekalipun dapat membuat laporan yang

sederhana tanpa melibatkan banyak kode pemrograman.

2. Integrasi dengan bahasa-bahasa pemrograman lain yang memungkinkan

dapat digunakan oleh banyak programmer dengan masing-masing

keahlian.

3. Fasilitas impor hasil laporan yang mendukung format-format populer

seperti Microsoft Word, Excel, Access, Adobe Acrobat Reader, HTML dan

sebagainya.

2.10. Microsoft SQL Server 2000

Microsoft SQL Server2000 adalah salah satu produk andalan

Microsoft untuk database server.kemampuan dalam menejemen data dan

kemudahan pengoprasian membuat DMBS (Database Management System)

menjadi pilihan para database adminisator.

SQL Server merupakan database server. User dapat berhubungan dengan

database yang ada pada server melalui sebuah aplikasi, sedangkan administrator

dapat mengakses data secara langsung untuk mengelolanya(Andi sunyoto 2007)ˉ12

6

18

2.10.1. Fasilitas-fasilitas pada SQL Server 2000

SQL Server 2000 lengkap dengan fasilitas-fasilitas yang mempermudah

pengguna menangani database, diantaranyaialah:

1. Log Shipping untuk mengizinkan secara konstan membuang dan meng-

copy transaksi log kedalam server tujuan dan kedalam server otomatis.

Kita dapat mengkonfigurasi jadwal untuk masing-masing langkah yang

menyertakan konfigurasi delay antar copy dan load dari log backup.

2. Performance Analyzer adalah tool baru dalam enterprise manager (ada

pada manajemen folder dari masing-masing server).

3. SQL Server Profiler ialah utility graphic yang mengizinkan administrator

database dan pengembangan aplikasi untuk memonitor dan merekam

aktivitas database. SQL Profiler ialah perangkat yang penting untuk

menyesuaikan (tuning) dan melacak kesalahan aplikasi, mengaudit dan

memprofil penggunaan SQL Server.

4. SQL Server Query Analyzer adalah tool yang paling penting untuk belajar

SQL. Fungsi Query Analyzer ialah memasukkan perintah query untuk

melihat data.

6