BAB 1

PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

Bab 2

Deskripsi Kegiatan

A. Penjelasan Data

1. Deskripsi tempat (Apotek)

A. Sejarah Umum PT. Kimia Farma Apotek

PT Kimia Farma Apotek (KFA) adalah anak perusahaan Perseroan yang didirikan

berdasarkan akta pendirian No. 6 tanggal 4 Januari 2003 yang dibuat di hadapan Notaris

Ny. Imas Fatimah, S.H. di Jakarta dan telah diubah dengan akta No. 42 tanggal 22 April

2003 yang dibuat di hadapan notaris Nila Noordjasmani Soeyasa Besar, S.H. Akta ini telah

mendapat persetujuan dari Menteri Kehakiman dan Hak Asasi Manusia Republik Indonesia

dengan surat keputusan No : C-09648 HT.01.01. TH.2003 tanggal 1 Mei 2003.

Sejak tahun 2011, KFA telah melakukan program transformasi dan mengubah visi

perusahaan dari jaringan ritel farmasi menjadi jaringan layanan kesehatan yang terkemuka

dan mampu memberikan solusi kesehatan masyarakat di Indonesia. Pada tahun 2012 telah

dilakukan beberapa hal untuk mengimplementasikan visi KFA yaitu dengan

mengembangkan layanan klinik dan meningkatkan pelayanan apotek, laboratorium klinik

dan optik.

KFA menyediakan layanan kesehatan yang terintegrasi meliputi layanan farmasi

(apotek), klinik kesehatan, laboratorium klinik dan optik, dengan konsep One Stop Health

Care Solution (OSHCS) sehingga semakin memudahkan masyarakat mendapatkan layanan

kesehatan berkualitas. Pelayanan farmasi menggunakan standar Good Pharmacy Practice

(GPP) yaitu standar internasional yang diterbitkan oleh The International Pharmaceutical

Federation serta standar yang ditetapkan oleh Kementerian Kesehatan Republik Indonesia

tentang Standar Pelayanan Kefarmasian di Apotek. Sedangkan pelayanan klinik

menggunakan standar Kementerian Kesehatan Republik Indonesia tentang Klinik dan

pelayanan laboratorium klinik menggunakan standar Good Laboratory Practice (GLP) dan

prinsip-prinsip akreditasi dari Komite Akreditasi Laboratorium Kesehatan (KALK)

Kementerian Kesehatan Republik Indonesia.

KFA Unit Bisnis Kalimantan Barat terdiri dari Apotek Kimia Farma No. 32

Tanjungpura, Apotek Kimia Farma No. 333, Apotek Kimia Farma NO. 371, Apotek Kimia

Farma Sungai Raya Dalam, Apotek Kimia Farma Kota Baru dan Apotek Kimia Farma

Gadjah Mada merupakan unit usaha dari PT. Kimia Farma Apotek yang khusus bersifat

pelayanan kepada masyarakat dimana kegiatan administrasi dilakukan oleh Bussiness

Manager Pontianak yang terletak di Jl. Tanjungpura No. 419, Pontianak. Praktek Kerja

Lapangan dilaksanakan di Apotek Kimia Farma Ahmad Yani.

PT. Kimia Farma (Persero), Tbk. memiliki logo yaitu matahari terbit berwarna

orange dan tulisan kimia farma dengan jenis huruf italic berwarna biru di bawahnya. Logo

PT. Kimia Farma (Persero), Tbk sebagai berikut:

Gambar 1. Logo PT. Kimia Farma Apotek

a. Maksud dari simbol tersebut adalah:

1) Paradigma baru

Matahari terbit adalah tanda memasuki babak baru kehidupan yang lebih baik.

2) Optimis

Matahari memiliki cahaya sebagai sumber energi, cahaya tersebut adalah

penggambaran optimisme Kimia Farma dalam menjalankan bisnisnya.

3) Komitmen

Matahari selalu terbit dari timur dan tenggelam di barat secara teratur dan terus

menerus, memiliki makna adanya komitmen dan konsistensi dalam menjalankan

segala tugas yang diemban oleh Kimia Farma dalam bidang farmasi dan kesehatan.

4) Sumber energi

Matahari sumber energi bagi kehidupan dan Kimia Farma baru memposisikan

dirinya sebagai sumber energi bagi kesehatan masyarakat.

5) Semangat yang abadi

Warna orange berarti semangat, warna biru berarti keabadian. Harmonisasi antara

kedua warna tersebut menjadi 1 (satu) makna yaitu semangat yang abadi.

b. Jenis huruf

Dirancang khusus untuk kebutuhan Kimia Farma, disesuaikan dengan nilai dan image

yang telah menjadi energi bagi Kimia Farma, karena prinsip sebuah identitas harus

berbeda dengan identitas yang telah ada.

c. Sifat huruf

1) Kokoh

Memperlihatkan Kimia Farma sebagai perusahaan terbesar dalam bidang farmasi

yang memiliki bisnis hulu hilir dan merupakan perusahaan farmasi pertama yang

dimiliki Indonesia.

2) Dinamis

Dengan jenis huruf italic, memperlihatkan kedinamisan dan optimisme.

3) Bersahabat

Dengan Jenis huruf kecil dan lengkung, memperlihatkan keramahan Kimia Farma

dalam melayani konsumennya dalam konsep jaringan Apotek. Konsep Apotek

jaringan sendiri telah dicanangkan pada tahun 1998 yang artinya sudah kurang lebih

7 tahun kebijakan itu diberlakukan untuk menjadikan beberapa Apotek bergabung

ke dalam grup yang pada akhirnya diharapkan menjadi suatu jaringan Apotek yang

kuat.

B. Struktur Organisasi PT. Kimia Farma Apotek

PT. Kimia Farma Apotek dipimpin oleh seorang Direktur Utama yang

membawahi Direktorat Operasi serta Direktur Keuangan & SDM dan Umum. PT. Kimia

Farma Apotek memiliki Apotek Administrator yang sekarang disebut Business Manager

(BM) dan Apotek Pelayanan. Business Manager membawahi beberapa Apotek Pelayanan

yang berada dalam suatu wilayah. Business Manager bertugas menangani pembelian,

penyimpanan barang dan administrasi Apotek pelayanan yang berada di bawahnya.

Dengan adanya konsep BM, diharapkan pengelolaan asset dan keuangan dari

Apotek dalam 1 (satu) area menjadi lebih efektif dan efisien, demikian juga kemudahan

dalam pengambilan keputusan-keputusan yang menyangkut antisipasi dan penyelesaian

masalah. Secara umum keuntungan yang diperoleh melalui konsep BM adalah:

a. Koordinasi modal kerja menjadi lebih mudah.

b. Apotek pelayanan akan lebih fokus pada kualitas pelayanan, sehingga mutu pelayanan

akan meningkat yang diharapkan akan berdampak pada peningkatan penjualan.

c. Merasionalkan jumlah SDM terutama tenaga administrasi yang diharapkan berimbas

pada efisiensi biaya administrasi.

d. Meningkatkan bargaining dengan pemasok untuk memperoleh sumber barang

dagangan yang lebih murah, dengan maksud agar dapat memperbesar range margin

atau Harga Pokok Penjualan (HPP) rendah.

C. Tugas dan Tanggung jawab Pengelola Apotek.

Personalia adalah jumlah orang yang bertanggung jawab atas kelangsungan organisasi

tersebut untuk mencapai. Personalia apotek tersebut memiliki tugas dan fungsi masing-

masing yaitu :

A. Apoteker Pengelola Apotek (APA)

1. Tugas dan kewajiban

a. Menetapkan kebijaksanaan kepada bawahan.

b. Mengadakan pemeriksaan, pengawasan terhadap seluruh pekerjaan teknis yang

dilakukan oleh bawahan.

c. Melayani resep dokter serta melakukan pengawasan terhadap bagian-bagian peracikan

dan pengambilan obat.

d. Melakukan pengecekan terhadap semua reesep yang masuk.

e. Menandatangani semua surat baik surat pesanan, laporan-laporan serta salinan resep.

f. Memberikan Informasi tentang kegunaan obat.

g. Membuat Visi dan Misi.

h. Membuat strategi, tujuan, sasaran dan program kerja

2. Tanggung Jawab

a. APA berkewajiban menghentikan karyawan

b. Memberikan gaji kepada karyawan sesuai dengan profesi dan tugas masing-masing.

c. Membuat rencana kerja bagi karyawan-karyawan sesuai dengan struktur organisasi

yang dibuat

d. Bertanggung jawab terhadap kinerja yang diperoleh.

e. Menentukan system atau peraturan yang akan digunakan.

B. Supervisor

Supervisor adalah seorang asisten apoteker senior yang bertanggung jawab langsung

kepada pemimpin apotek. Tugas Supervisor adalah pada Apotek Kimia Farma sebagai

berikut:

1) Membantu Apoteker Pengelola Apotek melakukan pengontrolan dan pengawasan

pelayanan kepada pasien.

2) Membantu Apoteker Pengelola Apotek melakukan pengontrolan dan mengawasi

kelancaran arus barang yang masuk dan keluar, merencanakan pengadaan barang

untuk apotek, kelancaran resep, penjualan bebas, dan penjualan alat kesehatan.

3) Mengatur jadwal masuk kerja serta pergantian jadwal masuk kerja para petugas

apotek

C.. Asisten Apoteker (AA)

1. Tugas dan kewajiban

a.. Melakukan pembuatan, pengelolahan dan peracikan, pengubahan bentuk,

pencampuran, penyimpanan dan penyerahan obat kepada pasien.

b. Membuat laporan Narkotika dan Psikotropika serta obat-obat generik.

c. Memberikan informasi tentang kegunaan obat kepada pasien.

d. Menerima dan menyiapkan obat-obat sesuai dengan resep dokter serta

pelayanan obat bebas.

e. Menyiapkan surat pesanan obat apabila ada stok yang kosong .

f. Menerima dan menandatangani bukti barang yang masuk ke Apotek.

2. Tanggung Jawab

a. Menentukan dan melakukan negoisasi harga beli barang dan masa pembayaran

dengan supplier.

b. Bertanggung jawab terhadap kelengkapan barang.

c. Bertanggung jawab terhadap perolehan harga beli.

d. Bertanggung jawab terhadap pelayanan resep yang diberikan kepada pasien.

e. Bertanggung jawab sepenuhnya terhadap semua tugas yang diberikan oleh

atasannya sesuai dengan profesi seorang AA.

D Juru Racik

Juru racik bertugas membantu Asisten Apoteker dalam menyiapkan obat dan

perbekalan farmasi lainnya di bawah pengawasan asisten apoteker. Tugas Juru Racik

adalah sebagai berikut:

1) Membantu Asisten Apoteker dalam menyiapkan obat, mengerjakan obat-obatan

racikan yang telah disiapkan oleh asisten apoteker sesuai dengan sediaan yang

diminta.

2) Membuat obat-obat racikan standar di bawah pengawasan asisten apoteker.

3) Menjaga kebersihan ruangan apotek.

E. Bagian Kasir

Tugas dan fungsi bagian kasir.

1) Menerima dan mengeluarkan uang sesuai dengan fisiknya.

Memelihara dan menjaga keamanan dari resiko kehilangan dan kerusakan uang.

D Jenis Dokumen Di Apotek Kimia Farma

Kegiatan administrasi di apotek Kimia Farma (standar pelayanan

kefarmasian) diantaranya :

•Administrasi umum

pencatatan, pengarsipan, pelaporan narkotika, psikotropika dan dokumentasi

sesuai dengan ketentuan yang berlaku.

•Administrasi pelayanan

pengarsipan resep, pengarsipan catatan pengobatan pasien, pengarsipan

hasil monitoring penggunaan obat

Kelengkapan administrasi apotek Kimia Farma ;

Blangko pesanan obat

Blangko kartu stok

Blangko salinan resep

Blangko faktur dan blangko nota penjualan

Buku pembelian dan penerimaan serta buku penjualan dan penerimaan obat

Buku yang bersangkut paut dengan pembukuan keuangan

Buku pencatatan narkotika dan psikotropika

Buku pesanan obat narkotika dan psikotropika

Form laporan obat narkotika dan psikotropika

Alat tulis dan kertas sesuai dengan kebutuhan

Macam laporan yang dibuat apotek Kimia Farma ;

•Laporan pemakaian narkotika dan psikotropika dan obat-obat yang sering

disalahgunakan per bulan

•Laporan statistika resep dan penjualan obat generik berlogo per bulan

•Laporan daftar hadir tenaga kesehatan

•Laporan jumlah tenaga farmasi per tiga bulan

•Laporan perpajakan per tahun

•Laporan keuangan Laporan keuangan Apotek Kimia Farma ;

•Laporan harian

- buku penjualan obat OTC, OWA, Resep

•Laporan bulanan

- buku kas bulanan

- buku tuslah

- buku embalase

- laporan neraca dan rugi laba

- laporan pajak

•Laporan tahunan

- laporan pajak tahunan (SPT)

- laporan neraca dan rugi-laba

1. Buku kas

Buku Kas adalah buku pencatatan semua transaksi uang tunai, baik itu penerimaan

maupun pengeluaran. Berfungsi untuk mencatat jumlah atau besar kecilnya pendapatan

tiap bulannya. Pencatatan dilakukan setiap akhir bulan.

2. Buku Pencatatan Barang

Adalah buku yang digunakan untuk mencatat barang-barang yang dikirim berdasarkan

faktur barang yang bersangkutan, yang mengisi buku ini ialah asisten apoteker (AA) yang

telah di beri wewenang kemudian barang yang diterima harus dicek terlebih dahulu agar

tidak terjadi kesalahan.

3. Buku Pencatatan resep

Adalah buku yang digunakan untuk mencatat resep yang masuk ke apotek yang harus

ditulis oleh asisten apoteker (AA) setiap hari, buku ini juga berguna apabila ada kesalahan

dalam menerima resep.

5. Buku blanko surat pemesanan barang

Adalah buku yang berisikan atas suatu barang atau obat yang telah habis atau persediaan

obat sudah sangat sedikit.

6. Buku pencatatan hutang/buku faktur

Buku faktur adalah buku yang digunakan untuk mencatat hutang Apotek sehingga dapat

memperoleh mengetahui berapa besar hutang yang ditanggung Apotek dicatat Iangsung

pada buku faktur yang telah dipindahkan sesuai dengan PBF masing-masing.

7. Buku Ekspedisi

Adalah buku yang telah digunakan untuk mencatat nomor-nomor surat penting yang akan

dikirim, guna untuk dijadikan bukti bila terjadi kesalahan dalam mencatat pelaporan obat

setiap bulannya. Buku ini digunakan untuk mencatat barang yang masuk dan diterima dan

PBF, dapat juga digunakan untuk mengecek barang yang diterima.

8. Blanko Pesanan Obat Surat Pesanan

Blanko ini ditulis berdasarkan buku permintaan barang kebutuhan obat obatan atau

perbekalan farmasi di Apotek yang ditanda tangani oleh Apoteker Pengelola Apotek.

ini terdiri dari:

a. Wama putih (asli) dikirim ke PBF.

b. Warna kuning (copy) sebagai arsip.

Apotek Kimia FArma melakukan pemesanan obat ke PBF yang ada di Propinsi Pontianak.

Macam-macam blanko pesanan obat:

1. Blanko pesanan obat bebas, bebas terbatas dan obat keras 1 (blanko)

Umumnya, Apotek NITA melakukan pemesanan obat melalui sales dan harus disertai

dengan pemesanan.

Contoh pesanan obat bebas terlampir.

2. Blanko Pesanan Psikotropika

Blanko pemesanan ini terdiri dan 2 (dua) rangkap:

a) Warna putih (asli) dikirim ke PBF.

b) Warna putih (copy) sebagai arsip Apotek.

Jika pemesanan ditujukan kepada PBF yang berdomisihi di dalam wilayah Propinsi

Pontianak, maka Surat Pesanannya sama dengan surat pesanan obat keras dan surat

pesanan tersebut tidak perlu dilegalisir oleh Dinas Kesehatan Propinsi KALBAR, tetapi jika

pesanan obat psikotropikanya ditujukan ke PBF yang berdomisili di luar wilayah Propinsi

KALBAR, maka Surat Pesanan tersebut sebelum dikirimkan kepada PBF yang dituju harus

dilegahisir terlebih dahulu ke Dinas Kesehatan Propinsi KALBAR.

Contoh blanko pemesanan obat Psikotropika terlampir.

3. Blanko Pesanan Narkotika

Blanko ini ditujukan ke PBF Kimia Farma Pontianak, karena PBF ini yang diberi izin dan

wewenang untuk mendistribusikan that narkotika tersebut Surat pesanan ini ditanda

tangani oleh Apoteker Pengelola Apotek, apabila Apotek mehakukan pemesanan

narkotika pada PBF yang berdomisili di luar wilayah Propinsi KALBAR maka surat

pesanannya harus dilegalisir terlebih dahulu oleh Dinas Kesehatan Propinsi KALBAR.

Blanko pemesanan obat narkotika terdiri dan 4 rangkap:

a) Warna putih (asli) dikirim ke PBF.

b) Warna merah (copy) serahkan ke Dinkes Propinsi KALBAR.

c) Warna kuning (copy) sebagai arsip Apotek.

d) Warna biru (copy) untuk arsip Apotek

Contoh blanko pemesanan obat narkotika terlampir.

E. Jenis Obat dan Barang Di Apotek Kimia Farma

1. Penyimpanan dan penataan Obat

Penyimpanan obat pada umumnya meliputi :

Berdasarkan sifat khusus obat (pengaruh suhu penyimpanan, sifat mudah

terbakar,dll.)

Berdasarkan golongan obat (obat bebas, keras, psikotropika dannarkotika)

Berdasarkan jenis nama obat (generik atau obat bermerk dagang)

Berdasarkan efek farmakologis (Apotek Kimia Farma )

Berdasarkan bentuk sediaan

Alfabetis

Berdasarkan prinsip First Expired Date First Out (FEFO).

Berdasarkan prinsip First In First Out (FIFO)

Tempat penyimpanan obat Yaitu:

•Disimpan dalam wadah tertutup rapat untuk obat yang mudah menguap (ether,

halotane)

•Disimpan terlindung dari cahaya (tablet, kaplet, sirup)

•Disimpan dengan zat pengering/penyerap lembab (kapsul)

•Disimpan pada suhu 15-30° C (tablet, kaplet, sirup)

•Disimpan pada suhu 5-15° C (minyak atsiri, salep mata, krim, ovula,

suppositoria, tingtur)

•Disimpan di tempat dingin suhu 0-5 ° C (vaccina)

Penataan perbekalan farmasi di Apotek Kimia Farma :

•Obat golongan narkotika, disimpan di ruang peracikan, di lemari khusus

narkotika

•Obat golongan psikotropika, disimpan di ruang peracikan, di lemari khusus

terpisah dengan sediaan farmasi yang lain

•Obat golongan Keras, disimpan di ruang peracikan, dikelompokkan :

- obat bentuk padat (tablet, kaplet, kapsul, pil)

- obat bentuk semi padat (salep, cream, pasta, jelly)

- obat cairan (sirup)

- obat injeksi (vial, ampul, infus)

- lemari pendingin (vaccin, suppositoria, ovula, injeksi)

•Obat HV/OTC, disimpan di ruang penjualan obat bebas, di bagian depan,

Apotek Kimia Farma memperhatikan aspek :

- desain lemari/rak (fungsional dan estetika)

- estetika (seni keindahan dalam menata dan mendesain rak/lemari obat OTC,

agar menarik bagi konsumen)

- tata letak/lay out (susunan barang memberi kenyamanan dan kemudahan

untuk diakses)

- tanda (petunjuk tempat golongan obat sesuai fungsinya)

Pengelolaan sediaan farmasi yang rusak dan ED

•“sediaan farmasi yang karena suatu hal tidak bisa digunakan lagi atau dilarang

digunakan, harus dimusnahkan dengan cara dibakar atau ditanam atau dengan

cara lain yang ditetapkan Menteri” (kepmenkes 1332/2002)

•Sediaan farmasi yang dimaksud :

- sediaan farmasi ED

- sediaan farmasi yang rusak

- sediaan farmasi yang dilarang oleh pemerintah

•Cara :

- dibakar, ditanam, atau cara lain

- dilakukan oleh APA atau apoteker pengganti dibantu minimal satu karyawan

apotek

- dibuat berita acara pemusnahan dan dilaporkan ke Dinkes

Pemusnahan narkotika Di Apotek Kimia Farma sesuai dengan Pasal 17

Kepmenkes No. 280 tahun 1981 tentang Ketentuan dan Tata Cara Pengelolaan

Apotek

Pemusnahan dilakukan oleh Apoteker Pengelola Apotek atau Apoteker

Pengganti bersama-sama dengan sekurang-kurangnya petugas apotek yang

bersangkutan,

Disaksikan oleh petugas yang ditunjuk Kepala Balai Pemekriksaan Obat dan

Makanan Setempat

Berita acara pemusnahan dilakukan sesuai dengan bentuk yang telah

ditentukan dalam rangkap lima yang ditandatangani oleh Apoteker Pengelola

atau Apoteker Pengganti dan Petugas Balai Pemeriksaan Obat dan Makanan

Setempat.

Berita acara Memuat :

Nama, jenis, sifat dan jumlah

Keterangan tempat, jam, hari, tanggal, bulan dan tahun dilakukan pemusnahan

Tandatangan dan identitas lengkap pelaksana dan pejabat yang menyaksikan

pemusnahan. Prinsip pengelolaan psikotropika

•Cara pemesanan : dengan SP khusus

•Cara penyimpanan : disimpan pada lemari khusus terpisah dengan obat lainnya,

bentuk dan ukuran sesuai dengan peraturan yang berlaku

•Cara penyerahan : sesuai dengan persyaratan dokumen sesuai peraturan :

- apotek, RS, puskesmas, balai pengobatan : dengan SP khusus narkotika

- dokter, pasien : dengan resep asli, lengkap dengan nama-alamat pasien dan

dokter

•Cara pencatatan : resep dipisah, buku catatan penggunaan narkotik-psikotropik

•Cara pelaporan : laporan internal ke apotek dan Dinkes

•Cara pemusnahan : ada berita acara dan saksi dari pemerintah, dilaporkan ke

Dinkes