BAB 2

LANDASAN TEORI

2.1 Pentingnya Proses Rekrutmen

2.1.1 Definisi Rekrutmen

Perekrutan adalah proses menghasilkan satu kelompok pelamar yang

memenuhi syarat untuk pekerjaan-pekerjaam organisasional (Mathis dan Jackson

2006 : p227).

Drs. Fautisno Cardoso Gomes (1995:105), menyatakan bahwa “rekruitmen

merupakan proses mencari, menemukan dan menarik para pelamar untuk

dipekerjakan dalam dan oleh suatu organisasi”.

Definisi diatas sejalan dengan yang dikemukakan Rifai (2008 : p158), bahwa

rekrutmen pada hakikatnya merupakan proses menentukan dan menarik pelamar

yang mampu untuk bekerja dalam suatu perusahaan.

Menurut Flippo (1984), “Penarikan calon pegawai atau tenaga kerja adalah

proses pencarian tenaga kerja yang dilakukan secara seksama,sehingga dapat

merangsang mereka untuk mau melamar jabatan–jabatan tertentu yang ditawarkan

oleh organisasi”.

Sedangkan menurut Sihotang (2007, p89), rekrutmen adalah kegiatan mencari

dan menarik para pelamar pekerjaan dengan motivasi kemampuan, keahlian, dan

pengetahuan sumber daya manusia yang diperlukan oleh organisasi untuk mengisi

lowongan kerja yang telah diidentifikasi sebelumnya didalam rencana kepegawaian.

Mengambil kesimpulan berdasarkan pendapat-pendapat para ahli diatas,

rekrutmen yaitu usaha suatu perusahaan dalam mencari, menentukan, dan menarik

calon pelamar yang dibutuhkan dan memenuhi syarat untuk mengisi lowongan

pekerjaan yang ada di perusahaan.

2.1.2 Tujuan Rekrutmen

Menurut Henry Simamora (1997:214), rekrutmen memiliki beberapa

tujuan, antara lain sebagai berikut:

Untuk memikat sebagian besar pelamar kerja sehingga organisasi akan

mempunyai kesempatan yang lebih besar untuk melakukan pemilihan

terhadap calon-calon pekerja yang dianggap memenuhi standar kualifikasi

organisasi.

Tujuan pasca pengangkatan adalah penghasilan karyawan-karyawan yang

merupakan pelaksana-pelaksana yang baik dan akan tetap bersama dengan

perusahaan sampai jangka waktu yang masuk akal.

Meningkatkan citra umum organisasi, sehingga para pelamar yang gagal

mempunyai kesan-kesan positif terhadap organisasi atau perusahaan.

2.1.3 Jenis-jenis Seleksi

Jenis-jenis seleksi (Rivai dan Sagala, 2009 : p181):

1. Seleksi Administrasi, yaitu seleksi berupa surat-surat yang dimiliki pelamar

untuk menentukan apakah sudah sesuai dengan kpersyaratan yang diminta

organisasi perusahaan,

2. Seleksi secara tertulis, terdiri dari tes kecerdasan, tes kepribadian, tes bakat,

tes minat, tes prestasi,

3. Seleksi tidak tertulis, terdiri dari wawancara, praktik, kesehatan/medis.

2.1.4 Proses Rekrutmen

Didalam proses rekrutmen dikenal dua sistem atau filosofi yaitu:

1. Sistem gugur (successive hurdles)

Pada sistem ini, seorang peserta mengikuti tahap seleksi satu demi

satu secara bertahap. Jika tidak lulus pada satu tahap, maka peserta

dinyatakan gugur dan tidak dapat mengikuti tahap seleksi berikutnya.

2. Sistem kompensatori (compensatory approach)

Pada sistem ini, peserta mengikuti seluruh tahap seleksi atau seluruh

tes yang diberikan. Kelulusan peserta ditentukan dengan mengevaluasi nilai

atau hasil seluruh tahap atau tes itu. Nilai tinggi pada satu tahap atau tes

dapat mengkompensasi nilai rendah pada tahap atau tes yang lain (Sofyandi,

p105).

2.1.5 Definisi Karyawan

Dalam buku yang berjudul: ”Manajemen Sumber Daya Manusia”

(1995:327), menurut Henry Simamora kinerja karyawan adalah tingkat

terhadap mana para karyawan mencapai persyaratan-persyaratan pekerjaan.

Menurut A. Sonny Keraf, Karyawan adalah orang - orang profesional

yang tidak mudah digantikan. Karena mengganti seorang tenaga profesional

akan sangat merugikan baik dari segi finansial, waktu, dan energi.

Sedangkan menurut Rico Sierma & Eva H. Saragih, Karyawan

merupakan penggerak utama dari setiap organisasi. Tanpa mereka, organisasi

dan sumber daya lainnya tidak akan pernah menjadi sesuatu yang berarti.

Dari Pendapat para ahli tersebut diatas, penulis mengartikan karyawan

yaitu merupakan unsur yang paling penting yang dimiliki perusahaan. Dimana

karyawan lah sebagai penggerak utama sumberdaya perusahaan hingga

mencapai citra yang tinggi dimata masyarakat.

2.1.6 Hal-hal Yang Diinginkan Karyawan

Abraham Maslow, mengemukakan bahwa manusia memiliki lima kategori

kebutuhan, antara lain sebagai berikut:

Kebutuhan Fisiologis (physiological needs). Merupakan kebutuhan paling

pokok yang kita miliki, misalnya kebutuhan akan makanan, minuman, tempat

tinggal, dan istiraahat.

Kebutuhan Rasa Aman (safety needs). Merupakan kebutuhan akan

perlindungan dari mara bahaya atau kehilangan susuatu, yaitu kebutuhan

akan jaminan keamanan.

Kebutuhan Sosial (Social needs). Merupakan kebutuhan seperti afiliasi,

memberi dan menerima kasih saying, serta persahabatan.

Kebutuhan Ego (ego needs). Merupakan kebutuhan yang berkaitan dengan

kehormatan diri seseorang, kebutuhan akan rasa yakin atas diri sendiri,

kemandirian, keberhasilan, pengetahuan, dan berkaitan dengan reputasi

seseorang, kebutuhan akan status, pengakuan, penghargaan, atau

penghormatan dari orang lain.

Kebutuhan Perwujudan Diri (self-actualization needs). Merupakan kebutuhan

tertinggi. Yaitu kebutuhan yang dimiliki semua orang untuk menjadi orang

yang kita rasa bahwa kita memiliki kemampuan untuk mewujudkannya.

Kebutuhan yang memotivasi seseorang untuk bekerja (Dessler, Gary.

Manajemen Personalia. 1995: 330).

2.1.7 Teori Motivasi Karyawan

Menurut Herzberg (1966), ada dua jenis faktor yang mendorong

seseorang untuk berusaha mencapai kepuasan dan menjauhkan diri dari

ketidakpuasan. Dua faktor itu disebutnya factor higiene (faktor ekstrinsik) dan

faktor motivator (faktor intrinsik). Faktor higiene memotivasi seseorang untuk

keluar dari ketidakpuasan, termasuk didalamnya adalah hubungan antar

manusia, imbalan, kondisi lingkungan, dan sebagainya (faktor ekstrinsik),

sedangkan faktor motivator memotivasi seseorang untuk berusaha mencapai

kepuasan, yang termasuk didalamnya adalah achievement, pengakuan,

kemajuan tingkat kehidupan, dsb (faktor intrinsik).

Teori dari Vroom (1964), tentang cognitive theory of motivation

menjelaskan mengapa seseorang tidak akan melakukan sesuatu yang ia yakini

ia tidak dapat melakukannya, sekalipun hasil dari pekerjaan itu sangat dapat ia

inginkan. Menurut Vroom, tinggi rendahnya motivasi seseorang ditentukan

oleh tiga komponen, yaitu:

• Ekspektasi (harapan) keberhasilan pada suatu tugas

• Instrumentalis, yaitu penilaian tentang apa yang akan terjadi jika berhasil

dalam melakukan suatu tugas (keberhasilan tugas untuk mendapatkan

outcome tertentu).

• Valensi, yaitu respon terhadap outcome seperti perasaan positif, netral, atau

negatif. Motivasi tinggi jika usaha menghasilkan sesuatu yang melebihi

harapan. Motivasi rendah jika usahanya menghasilkan kurang dari yang

diharapkan.

Mc Clelland (1961), menyatakan bahwa ada tiga hal penting yang

menjadi kebutuhan manusia, yaitu:

• Need for achievement (kebutuhan akan prestasi).

• Need for afiliation (kebutuhan akan hubungan sosial).

• Need for Power (dorongan untuk mengatur).

2.2 Administrasi Personalia

2.2.1 Definisi Administrasi

Administrasi adalah kegiatan kelompok kerjasama untuk mencapai tujuan

bersama (Herbert A. Simon, 1999).

Administrasi yaitu sebagai keseluruhan proses kerja sama antara dua orang

manusia atau lebih yang didasarkan atas rasionalitas tertentu mencapai tujuan yang

telah ditentukan sebelumnya (Siagian, 2004:2).

Administrasi adalah daya upaya yang kooperatif yang mempunyai tingkat

rasionalitas yang tinggi (Inu Kencana Syafiie, 1971).

Menurut pendapat The Liang Gie (1976), administrasi adalah segenap

rangkaian perbuatan penyelenggaraan dalam setiap usaha kerjsama sekelompok

manusia untuk mencapai tujuan tertentu.

Sedangkan menurut pendapat Soetarto dan R. P. Soewarno (1978),

administrasi adalah suatu proses penyelenggaraan dan pengurusan segenap

tindakan/kegiatan dalam setiap usaha kerjasama sekelompok manusia untuk

mencapai tujuan.

Dari uraian para ahli tersebut, penulis mendefinisikan administrasi adalah

sebuah kegiatan kerjasama antara individu-individu yang didalamnya terdapat

seseorang yang memimpin untuk mengarahkan dan mengontrol setiap anggota dalam

berfikir dan bertindak agar tujuan-tujuan perusahaan dapat tercapai.

2.2.2 Definisi Personalia

Menurut Made Pidarta, personalia ialah semua anggota yang bekerja

untuk kepentingan organisasi yaitu untuk mencapai tujuan organisasi yang

sudah ditentukan.

Sedangkan menurut Suryo Subroto, yang dimaksud personalia atau

personil adalah orang-orang yang melaksanakan suatu tugas untuk mencapai

tujuan.

Dari kedua pendapat ahli diatas, maka penulis mendefinisikan bahwa

personalia yaitu keseluruhan orang-orang yang bekerja dalam bidang atau

berhubungan dengan manusiawi dalam sebuah organisasi atau perusahan guna

mencapai tujuan perusahaan.

2.2.3 Definisi Administrasi Personalia

2.2.4 Teori Administrasi

Frederick taylor (1856-1915 M), dikenal sebagai bapak managemen

ilmiah, yang mendasarkan teorinya pada hasil eksperimen yang ia lakkan yang

dituangkan dalam karya tulisnya yang berjudul the principles of scientific

management sekitar tahun 1911, yang dipopulerkan oleh Louis brandeis yng

berisi beberapa prinsip:

1. Prinsip studi waktu

2. Prinsip hasil upah

3. Prinsip pemisahan antara perencanaan dan pelaksanaan

4. Prinsip metode kerja ilmiah

5. Prinsip control managerial

6. Prinsip management fungsional

2.2.5 Masalah-masalah Administrasi Personalia

Proyeksi Pergantian (sebagai akibat pengunduran diri dan pemberhentian

karyawan).

Kualitas, keahlian, keterampilan, dan hakikat karyawan (dalam hal ini

Administrasi Personalia harus mengetahui kebutuhan perusahaan yang terus

berubah).

Perubahan teknologi dan administrasi mengakibatkan meningkatnya

produktivitas.

Sumber finansial yang tersedia bagi departemen administrasi personalia

Kesejahteraan dan pelayanan pegawai (Menentukan tingkat gaji karyawan,

tanggungan istri dan anak, tunjangan asuransi, tunjangan masa tua) (Dessler,

Gary. Manajemen Personalia. 1995: 123).

Adapun menurut (Drs. T. Hani Handoko, M.B.A., 1989 : 1-2) dalam

bukunya yang berjudul Manajemen Personalia dan Sumberdaya Manusia,

masalah-masalah personalia masa kini terbagi menjadi dua yaitu sebagai

berikut:

Faktor-faktor Lingkungan:

Kemajuan teknologi yang terjadi secara dahsyat

Pertumbuhan persaingan nasional dan internasional

Perkembangan kegiatan kolektip para karyawan

Faktor-faktor organisasional:

Tingkat pendidikan karyawan

Peningkatan heterogenitas angkatan kerja

Pelonjakan biaya-biaya personalia

2.2.6 Ruang Lingkup Administrasi Personalia

Kegiatan-kegiatan personalia adalah tindakan-tindakan yang diambil

untuk memberikan kepada organisasi satuan kerja yang efektif. Fungsi-fungsi

personalia yaitu penarikan, seleksi, pengembangan, pemeliharaan, dan

penggunaan sumberdaya manusia. (Drs. T. Hani Handoko, M.B.A. Manajemen

Personalia dan Sumberdaya Manusia. 1989 : 1-2).

2.3 Meningkatkan Kualitas Pelayanan Dan Citra Perusahaan

2.3.1 Definisi Kualitas Pelayanan

Kualitas merupakan suatu kondisi dinamis yang berpengaruh dengan

produk, jasa, manusia, proses dan lingkungan yang memenuhi atau melebihi

harapan (Tjiptono, 2001).

Definisi kualitas pelayanan dapat diartikan sebagai upaya pemenuhan

kebutuhan dan keinginan konsumen serta ketepatan penyampaiannya dalam

mengimbangi harapan konsumen (Tjiptono, 2007).

Menurut Kotler (2002:83), definisi pelayanan adalah setiap tindakan

atau kegiatan yang dapat ditawarkan oleh suatu pihak kepada pihak lain, yang

pada dasarnya tidak berwujud dan tidak mengakibatkan kepemilikan apapun.

Produksinya dapat dikaitkan atau tidak dikaitkan pada satu produk fisik.

Kotler yang dikutip oleh Heryati Punomo (1992 : 128), menyatakan

bahwa kualitas pelayanan adalah tingkat pelayanan yang diberikan oleh

perusahaan kepada konsumen yang barometernya dapat dilihat dari prosedur

atau mekanisme pelayanan itu sendiri dan didukung reaksi konsumen yang

ditandai dengan kepuasan.

2.3.2 Tujuan Kualitas Pelayanan

Pendapat Kotler yang dikutip oleh Heryati Punomo (1992 : 131), bahwa

kualitas pelayanan mempunyai beberapa tujuan, yaitu :

1. Terwujudnya efektifitas kerja, (perusahaan telah memanfaatkan semua

sumber daya secara baik, sehingga kualitas pelayanan secara otomatis juga

terwujud).

2. Meningkatkan kualitas kerja, (perusahaan telah menempatkan personil pada

posisi atau jabatan yang tepat, sehingga personil akan dengan cepat

memberikan pelayanan kepada konsumen).

3. Meningkatkan volume pekerjaan, (perusahaan telah berhasil menjalankan

konsep atau strategi pemasaran dengan baik, sehingga penjualan yang

meningkat tidak bisa terlepas dari adanya pelayanan yang baik pula kepada

konsumen.

2.3.3 Syarat Kualitas Pelayanan

Guna mewujudkan kualitas pelayanan, maka syarat-syarat utama yang

perlu dipenuhi menurut Rhenald Kasali (2000 : 65), sebagai berikut :

1. Penempatan karyawan yang tepat dan sesuai

Penempatan karyawan sesuai posisi atau jabatan akan dapat

diwujudkan dengan memulai dari perekrutan karyawan, dimana karyawan

yang direkrut harus disesuaikan (match) antara jabatan yang akan diduduki

dengan latar belakang pendidikan, keterampilan dan keahlian.

2. Kualitas sumber daya manusia yang handal

Perusahaan harus melakukan kegiatan pengembangan kualitas

sumber daya manusia dengan cara pemberian pendidikan dan pelatihan agar

karyawan mendapatkan tambahan pengetahuan terutama pengetahuan yang

disesuaikan dengan posisi atau jabatan yang diembannya agar karyawan

bersangkutan dapat meningkatkan kinerjanya lebih baik.

3. Sistem dan prosedur pelayanan yang jelas

Setelah masalah unsur manusia yang utama, maka kualitas pelayanan

juga sangat ditentukan dengan adanya sistem dan prosedur pelayanan yang

jelas. Artinya perusahaan harus menetapkan satu sistem dan prosedur yang

sifatnya permanen tentang pelaksanaan pelayanan agar karyawan mengacu

pada sistem dan prosedur tersebut.

4. Pelaksanaan pengawasan yang baik

Pelaksanaan pengawasan terhadap semua pihak yang terlibat dalam

aktifitas pelaksanaan pelayanan harus dilaksanakan secara baik agar apa

yang telah direncanakan sesuai dengan yang dilaksanakan.

2.3.4 Definisi Citra

Kata citra sering kali diartikan sebagai “identitas atau “reputasi” atau

dalam arti yang lebih sempit diartikan sebagai persepsi internal dari

perusahaan yang diyakini oleh karyawan (Kennedy, 1977).

Selaras dengan pendapat diatas, seorang ahli (Albert an Whetten’s,

1985), mengatakan bahwa citra adalah pandangan internal mengenai

perusahaan yang menurut mereka harus dilabelkan sebagai “identitas”.

Adapun menurut Davies et al (2001), dikatakan bahwa citra diartikan

sebagai pandangan mengenai perusahaan oleh para pemegang saham

eksternal, khususnya oleh para pelanggan.

Sedangkan menurut Gronroos (1984), citra perusahaan dibangun oleh

kualitas teknikal yaitu apa yang pelanggan terima dari pengalaman

sebelumnya dan kualitas fungsional yaitu cara bagaimana servis diberikan

kepada pelanggan.

Dari pendapat-pendapat ahli diatas, penulis menyimpulkan bahwa citra

merupakan identitas atau reputasi sebuah perusahaan yang dilihat oleh

pelanggan melalui kulaitas pelayanan yang diberikan.

2.3.5 Denifisi Perusahaan

Menurut pendapat Kansil (2001:2) definisi atau pengertian perusahaan

adalah setiap bentuk badan usaha yang menjalankan setiap jenis usaha yang

bersifat tetap dan terus menerus dan didirikan, bekerja, serta berkedudukan

dalam wilayah negara indonesia untuk tujuan memperoleh keuntungan dan

atau laba.

Menurut pendapat Swastha dan Sukotjo (2002:12) definisi atau

pengertian perusahaan adalah adalah suatu organisasi produksi yang

menggunakan dan mengkoordinir sumber-sumber ekonomi untuk memuaskan

kebutuhan dengan cara yang menguntungkan.

Penulis menyemipulkan dari kedua pendapat ahli diatas bahwa

perusahaan merupakan semua organisasi atau instansi yang menyediakan atau

memberikan pelayanan kepada masyarakat dan dalam pelaksanaannya

memiliki pemimpin yang mengarahkan karyawannya agar tujuan perusahaan

dapat tercapai.

2.3.6 Jenis-Jenis Citra

Jefkins (2003), menyebutkan beberapa jenis citra (image) yakni:

1. Citra bayangan (mirror image)

Citra ini melekat pada orang dalam atau anggota-anggota organisasi.

Biasanya adalah pemimpinnya. Mengenai anggapan pihak luar tentang

organisasinya.

2. Citra yang berlaku (current image)

Suatu citra atau pandangan yang dianut oleh pihak-pihak luar

mengenai suatu organisasi.

3. Citra yang diharapkan (wish image)

Suatu citra yang diinginkan oleh pihak manajemen.

4. Citra perusahaan (corporate image)

Citra dari suatu organisasi secara keseluruhan. Bukan hanya sekedar

citra atas produk dan pelayanannya.

5. Citra majemuk (multiple image)

Banyaknya jumlah pegawai (individu), cabang, atau perwakilan dari

sebuah organisasi dapat memunculkan suatu citra yang belum tentu sama

dengan organisasi atau perusahaan tersebut secara keseluruhan.

2.3.7 Manfaat Citra Perusahaan

Perusahaan-perusahaan yang memiliki reputasi bagus, umumnya

menikmati enam hal, yaitu:

1. Hubungan yang baik dengan para pemuka masyarakat.

2. Hubungan positif dengan pemerintah setempat.

3. Risiko krisis yang lebih kecil.

4. Rasa kebanggaan dalam organisasi dan diantara khalayak sasaran.

5. Saling pengertian antara khalayak sasaran, baik internal maupun eksternal.

6. Meningkatkan kesetiaan para staf perusahaan (Anggoro, 2002).

2.3.8 Unsur Pembentuk Citra Perusahaan

Dalam News Of PERHUMAS (2004), beberapa aspek yang merupakan

unsur pembentuk citra dan reputasi perusahaan antara lain:

1. Kemampuan financial

2. Mutu produk dan pelayanan

3. Fokus pada pelanggan

4. Keunggulan dan kepekaan SDM

5. Reliability

6. Inovasi

7. Tanggung jawab lingkungan

8. Tanggung jawab sosial

Pentingnya Proses Rekrutmen Bagi Administrasi Personalia Guna Meningkatkan Kualitas Pelayanan dan

Citra Perusahaan

Oleh:

Kelompok 2

1. Dahrizal Jannariko (0612 3060 1178)

2. Dwi Desti Damayanti (0612 3060 1181)

3. Yulia Permata Sari (0612 3060 1197)

Kelas: 2 AB A

Makalah ini disusun sebagai pengganti Mid Tes 1 mata kuliah Pengantar

Ilmu Administrasi

POLITEKNIK NEGERI SRIWIJAYA

JURUSAN ADMINISTRASI BISNIS

PALEMBANG2013

Prinsip-prinsip Rekrutmen

1. Mutu karyawan yang akan direkrut harus sesuai dengan kebutuhan yang

diperlukan untuk mendapatkan mutu yang sesuai. Untuk itu sebelumnya

perlu dibuat: analisis pekerjaan, deskripsi pekerjaan, spesifikasi pekerjaan.

2. Jumlah karyawan yang diperlukan harus sesuai dengan job yang tersedia

untuk mendapatkan hal tersebut perlu dilakukan: peramalan kebutuhan

tenaga kerja dan analisis terhadap kebutuhan tenaga kerja (work force

analysis).

3. Biaya yang diperlukan diminimalkan.

4. Perencanaan dan keputusan-keputusan strategis tentang perekrutan.

5. Fleksibilitas.

6. Pertimbangan-pertimbanga hukum.

http://samsul-amin.blogspot.com/2011/12/rekrutmen.html

http://ridhotha.wordpress.com/2009/12/28/rekrutmen-sdm/

http://library.binus.ac.id/eColls/eThesis/Bab2/2009-1-00307-MN%20Bab

%202.pdf

http://library.binus.ac.id/eColls/eThesis/Bab2/2011-2-00630-MNSI%20Bab

%202.pdf

http://library.binus.ac.id/eColls/eThesis/Bab2/2011-2-00630-MNSI%20Bab

%202.pdf

http://psychosystem.wordpress.com/2011/02/09/recruitment/

Dessler, Gary. 1995, Manajemen Personalia. Jakarta: Prenhallindo

Dr.Harbani Pasolong, M.Si. 2012. Metode Penelitian Administrasi Publik. Makassar:

Alfabeta

Drs. T. Hani Handoko, M.B.A., 1989. Manajemen Personalia dan

Sumberdaya Manusia

Jefkins, Frank. 2003. Public Relations. Edisi Kelima. Direvisi Oleh Daniel

Yadin. Penerbit Erlangga, Jakarta.

M.Linggar Anggoro. 2002. Dasar-Dasar Publik Relations.Jakarta: Gramedia

Widyasarana Indonesia

Siagian, Sondang P. 2004. Manajemen Sumber Daya Manusia. Jakarta: Bumi

Aksara.

Simamora, Henry. 1995. Manajemen Sumber Daya Manusia. Yogyakarta.

YPPKN

http://adesuherman.blogspot.com/2012/06/peranan-fungsi-pengadaan-

procurement.html

http://id.shvoong.com/business-management/management/2195095-

pengertian-perusahaan

http://mirzualone.wordpress.com/2012/05/16/pengertian-citra/

http://psychosystem.wordpress.com/2011/02/09/recruitment/

http://sufiani.staff.gunadarma.ac.id