audit-iso

7/23/2019 audit-iso

1/22

LAPORAN

AUDIT INTERNAL ISO 9001:2008

DI BALAI VETERINER LAMPUNG

Tanggal 7-8 Juli 2014

7/23/2019 audit-iso

2/22

KATA PENGANTAR

Dengan mengucapkan puji syukur kehadirat Allah SWT Pelaksanaan Audit Internal ISO

9001:2008 di Balai Veteriner Lampung telah selesai dilaksanakan, semua hasil Audit

Internal ISO 9001:2008 di Balai Veteriner Lampung dituangkan dalam laporan ini.

Kami menyadari sepenuhnya bahwa laporan ini masih belum sempurna, oleh karena itu

kami mohon maklum dan masukan konstruktif untuk perbaikan laporan ini maupun

untuk perbaikan di tahun-tahun yang akan dating.

Semoga laporan hasil kegiatan ini dapat menjadi salah satu bahan perbaikan

pelaksanaan Audit Internal ISO 9001:2008 di Balai Veteriner Lampung di waktu

selanjutnya dan bermanfaat bagi kita semua.

7/23/2019 audit-iso

3/22

BAB I

PENDAHULUAN

A. LATAR BELAKANG

Sistem manajemen mutu penting untuk meningkatkan persaingan dan

kepercayaan masyarakat terhadap instansi atau perusahaan di era

globalisasi saat ini. Tata kelola pemerintahan yang sesuai dengan tuntutan-tuntutan baru dari stakeholder berupa komitmen untuk meningkatkan mutu,

reformasi birokrasi, pedoman kerja yang transparan, standar etika dan

jaminan akuntabilitas publik. Untuk menjawab kebutuhan pelayanan publik

ini maka sistem tata kelola pemerintahan yang mendukung peningkatan

fungsi dan kinerja diperlukan. Sistem manajemen mutu berdasarkan SNIISO 9001:2008 merupakan salah satu sistem yang biasa digunakan

sebagai standarisasi pelayanan terhadap publik.

ISO 9001:2008 adalah serangkaian standar yang memberikan panduan

dan kriteria untuk sistem manajemen mutu. Sistem ini meliputi pedoman,

prosedur dan instruksi kerja yang menggambarkan proses dalam

7/23/2019 audit-iso

4/22

Balai Veteriner Lampung sebagai Laboratorium penguji telah mendapat

sertifikat ISO 9001 : 2008 oleh mutu certification in international tahun2013. Oleh karena itu diperlukan audit internal sebagai kendali untuk

menilai bahwa sistem mutu telah diterapkan secara berkesinambungan dan

konsisten.

B. MAKSUD DAN TUJUAN

Adapun maksud dan tujuan kegiatan ini adalah :

-

Menilai penerapan sistem manajemen mutu ISO 9001 : 2008;- Menilai kesiapan sertifikasi sistem manajemen mutu sesuai ISO 9001 : 2008.

7/23/2019 audit-iso

5/22

BAB II

MATERI DAN METODE

A. METODE

Metode yang dilakukan adalah audit dokumen dan audit lapangan untuk

melihat penerapan sistem manajemen mutu ISO 9001 : 2008.

B. JADWAL

(Terlampir)

C. AUDITOR

1. drh. Enny Saswiyanti,M.Si (Wakil Manajemen)

2. Drh. Suryantana

3. drh. Tri Guntoro

4. Drh. Syarifah Alawiyah

5. Drh.Eko Agus Srihanto,M.Sc

6. Drh.Gunawan Setiaji

7 Rachmad Santoso

7/23/2019 audit-iso

6/22

BAB III

KEGIATAN

A. PESERTA

Peserta dari kegiatan ini terdiri dari :

1. Personil Inti : 31 orang

2. Personil pendukung : 9 orang3. Karyawan/karyawati : 20 orang

60 orang

B. PELAKSANAAN

Pelaksanaan dilakukan di Balai Veteriner Lampung (Laboratorium danadministrasi)

C. HASIL KEGIATAN

Audit internal telah dilaksanakan di Balai Veteriner Lampung pada tanggal

7-8 Juli 2014 mencakup seluruh ruang lingkup ISO 9001 : 2008 dan diluar

7/23/2019 audit-iso

7/22

BMN

Dari masing laboratorium untuk kebutuhan permintaan barang

tahun berikutnya tidak berjalan

Kegiatan internal untuk laporan pembelian barang dan bahan

tidak disampaikan ke BMN

Buku penerima barang tidak ada tanda tangan penerima

Barang yang rusak tidak diberi label

Alat tidak masuk ke inventaris BMN

Pelayanan Teknis Ada beberapa Personil/Tim yang sering terlambat membuat

laporan dari bulan Januari 2014

Overlap pengambilan sampel di RPH

Informasi Veteriner Belum membuat rekap tentang kendali pengujian

Masih ada pengujian lebih dari janji (30 hari) untuk active servis

(E 30)

LP03 dari Januari-Mei tidak ada notes (tulisan informasi tidak

boleh digandakan)

Laboratorium

Kesmavet

Labeling kalibrasi alat hilang

Pemahaman penggunaan angka koreksi kalibrasi masih sangat

kurang

Pemahaman penguji atas materi uji masih kurang

U i t ji b l d

7/23/2019 audit-iso

8/22

Lab. Bioteknologi Masih ditemukan lama waktu pengujian yang tidak sesuai janji

layanan (30 hari)

Lab. Parasitologi Metode uji belum lengkap : metode uji Criptosporidia dan Elisa

Toxoplasma belum ada

Angka koreksi kalibrasi belum digunakan dalam pengukuran :

belum ditempelkan pada semua alat yang termasuk dalam ruang

lingkup

Anjab, ABK dan SKP belum ada dimeja kerja pegawai

7/23/2019 audit-iso

9/22

BAB IV

KESIMPULAN DAN SARAN

Berdasarkan hasil kegiatan audit ISO 9001:2008, maka diperoleh beberapa

simpulan dan saran sebagai berikut :

1. Seluruh hasil kegiatan dapat dilaksanakan dengan baik ;

2. Sistem manajemen mutu telah berjalan baik laboratorium maupunadministrasi dan harus ditingkatkan lagi terutama terkait pelayanan diluar

ruang lingkup ISO 9001:2008;

3. Komunikasi dan koordinasi internal perlu ditingkatkan lagi agar sistem dapat

berjalan lebih baik;

4. Keterlibatan pegawai dan pemahaman akan kebijakan mutu perlu ditingkatkanlagi untuk meningkatkan kepuasan pelanggan.

7/23/2019 audit-iso

10/22

BAB IV

PENUTUP

Demikian laporan kegiatan Audit Internal ISO 9001:2008 Tahun 2014, semoga isi

laporan ini bisa menjadi masukan untuk perbaikan dan peningkatan berkelanjutan

pelaksanaan Sistem Manajemen Mutu di Balai Veteriner Lampung.

Bandar Lampung, Juli 2014

Panitia Audit Internal ISO 9001:2008

Wakil Manajemen

Drh. Enny Saswiyanti,M.Si

NIP. 19770901 200112 2 001

7/23/2019 audit-iso

11/22

NO

9

Kesimpulan Audit :

- Angka koreksi kalibrasi belum digunakan pengukuran : belum ditempel pada semua alat yang termasuk dalam ruang lingkup

- Berita acara pemindahan dokumen kadaluarsa kebagian arsip belum ditanda tangani : Berita Acara pemindahan arsip diatas tahun 2011

Disetujui

Wakil Manajemen

NO NCR TANGGAL TERBIT UNIT KERJA KETIDAKSESUAIAN TINDAKAN PERBAIKAN

Lab. Bakteriologi Metode uji tidak lengkap : metode uji untuk Campilhobacter akan segera dibuat

belum ada

Berita acara pemindahan dokumen kadaluarsa kebagian

arsip belum ditanda tangani : Berita Acara pemindahan

segera di tandatangani

belum ditempel pada semua alat yang termasuk

BALAI VETERINER LAMPUNG FM-BVET.LPG/WM-12

LAPORAN AUDITRevisi Tanggal Terbit

01 03-01-2014

STATUSBATAS

WAKTU

2 hari

Angka koreksi kalibrasi belum digunakan pengukuran :

dalam ruang lingkup

akan segera ditempel 2 hari

2 hari

arsip diatas tahun 2011

- Metode uji tidak lengkap : metode uji untuk Campilhobacter belum ada

7/23/2019 audit-iso

12/22

NO

10

Kesimpulan Audit :

- Anjab, ABK dan SKP belum tersaji dengan baik

- Stock bahan tidak tersedia

- Prosedur nekropsi belum dibuat terpisah (untuk hewan besar, kecil dan unggas) untuk unggas sudah ada

2 hari

2 hari

Segera mencetak Anjab,ABK dan SKP

pengendalian hama tikus

STATUSBATAS

WAKTU

2 hari

Anjab, ABK dan SKP belum tersaji dengan baik



01 03-01-2014

Disetujui

Wakil Manajemen


Lab. Patologi Prosedur nekropsi belum dibuat terpisah (untuk hewan Segera membuat catatan

besar, kecil dan unggas) untuk unggas sudah ada

Stock bahan tidak tersedia

7/23/2019 audit-iso

13/22

NO

4

Kesimpulan Audit :

Disetujui

Wakil Manajemen


BMN Dari masing laboratorium untuk kebutuhan permintaan barangSetiap akhir tahun dari masing-masing lab.


Barang yang rusak tidak diberi label

Alat tidak masuk ke inventaris BMN

segera diberi label



01 03-01-2014

STATUSBATAS

WAKTU

Kegiatan internal untuk laporan pembelian barang dan

bahan tidak disampaikan ke BMN

Buku penerima barang tidak ada tanda tangan penerima

menginformasikan permintaan

menginformasikan permintaan

Meminta tanda tangan ke penerima barang

- Dari masing laboratorium untuk kebutuhan permintaan barang


- Alat tidak masuk ke inventaris BMN

- Barang yang rusak tidak diberi label

7/23/2019 audit-iso

14/22

NO

6

Kesimpulan Audit :

- Belum membuat rekap tentang kendali pengujian

Disetujui

Wakil Manajemen


Infovet Belum membuat rekap tentang kendali pengujian Rentang kendali pengujian akan dibuat

Masih ada pengujian lebih dari janji (30 hari) untuk

LP03 dari Januari-Mei tidak ada notes (tulisan informasi



01 03-01-2014

STATUSBATAS

WAKTU

7 hari

active servis (E 30)

tidak boleh digandakan)

tulisan notes di LP03 s udah ditambahkan

- Masih ada pengujian lebih dari janji (30 hari) untuk active servis (E 30)

7/23/2019 audit-iso

15/22

NO

1

2

Kesimpulan Audit :

STATUS

Disetujui

Wakil Manajemen

NO NCR TANGGAL TERBIT UNIT KERJA KETIDAKSESUAIAN TINDAKAN PERBAIKANBATAS

WAKTU

Kepegawaian SOP belum lengkap contoh : SOP pengumpulan DUPAK Akan segera dibuat SOP 7 hari

SOP untuk cuti tidak ditempelkan atau diedarkan



01 03-01-2014

7 hari

1 bulan

7 hari

- SOP belum lengkap contoh : SOP pengumpulan DUPAK

Dokumen aktif tidak terlindungi contoh :

tidak ditempatkan didalam lemari/rak

Evaluasi hasil pelatihan pegawai belum dilakukan

SOP cuti akan segera di edarkan

Akan disediakan lemari/rak

Akan segera dilakukan evaluasi

- SOP untuk cuti tidak ditempelkan atau diedarkan

7/23/2019 audit-iso

16/22

NO

7

Kesimpulan Audit :

- Pemahaman penguji atas materi uji masih kurang

Disetujui

Wakil Manajemen


Lab. Kesmavet Labeling kalibrasi alat hilang Segera ditindak lanjuti

Pemahaman penggunaan angka koreksi kalibrasi masih

Kaji ulang permintaan tidak berjalan

Pengujian yang lebih dari klausul perjanjian terutama

Pemahaman penguji atas materi uji masih kurang



01 03-01-2014

STATUSBATAS

WAKTU

7 hari

sangat kurang

Uraian tugas penguji belum ada

segera diadakan sosialisasi

Akan segera di letakkan dimeja 7 hari

- Kaji ulang permintaan tidak berjalan

untuk cemaran mikroba (E30)

7/23/2019 audit-iso

17/22

NO

2

Kesimpulan Audit :

STATUS

Disetujui

Wakil Manajemen


WAKTU

Keuangan Anjab, ABK dan SKP belum tersaji dengan baik Segera mencetak dan meletakkan dimeja 7 hari

Kurangnya pemahaman visi, misi



01 03-01-2014


Memahami visi, misi

- Kurangnya pemahaman visi, misi

7/23/2019 audit-iso

18/22

NO

12

Kesimpulan Audit :

- Angka koreksi kalibrasi belum digunakan dalam pengukuran : belum ditempelkan pada semua alat yang termasuk dalam ruang lingkup

- Anjab, ABK dan SKP belum ada dimeja kerja pegawai

- Metode uji belum lengkap : metode uji Criptosporidia dan Elisa Toxoplasma belum ada

2 hari

2 hari

lingkup

akan segera di tempel

STATUSBATAS

WAKTU

Angka koreksi kalibrasi belum digunakan dalam pengukuran :



01 03-01-2014

Disetujui

Wakil Manajemen


Lab. Parasitologi Metode uji belum lengkap : metode uji Criptosporidia akan segera di serahkan dan didokumentasikan

dan Elisa Toxoplasma belum ada

Anjab, ABK dan SKP belum ada dimeja kerja pegawai akan segera diletakkan dimeja

belum ditempelkan pada semua alat yang termasuk dalam

7/23/2019 audit-iso

19/22

NO

10

Kesimpulan Audit :


- Stock bahan tidak tersedia

- Prosedur nekropsi belum dibuat terpisah (untuk hewan besar, kecil dan unggas) untuk unggas sudah ada

2 hari

2 hari

Segera mencetak Anjab,ABK dan SKP

pengendalian hama tikus

STATUSBATAS

WAKTU

2 hari

Anjab, ABK dan SKP belum tersaji dengan baik



01 03-01-2014

Disetujui

Wakil Manajemen


Lab. Patologi Prosedur nekropsi belum dibuat terpisah (untuk hewan Segera membuat catatan

besar, kecil dan unggas) untuk unggas sudah ada

Stock bahan tidak tersedia

7/23/2019 audit-iso

20/22

NO

5

Kesimpulan Audit :

- Ada beberapa Personil/Tim yang sering terlambat membuat laporan dari bulan Januari 2014

- Overlap pengambilan sampel di RPH

personil yang terlambat membuat laporan

Petugas lebih teliti dan diverifikasi oleh Kasi Ya

STATUSBATAS

WAKTU

7 hari

Overlap pengambilan sampel di RPH



01 03-01-2014

Disetujui

Wakil Manajemen


Pelayanan Teknis Ada beberapa Personil/Tim yang sering terlambat Membuat rekap pemberitahuan kepada

membuat laporan dari bulan Januari 2014

7/23/2019 audit-iso

21/22

NO

2

Kesimpulan Audit :

STATUS

Disetujui

Wakil Manajemen


WAKTU

Keuangan Anjab, ABK dan SKP belum tersaji dengan baik Segera mencetak dan meletakkan dimeja 7 hari

Kurangnya pemahaman visi, misi



01 03-01-2014


Memahami visi, misi

- Kurangnya pemahaman visi, misi

7/23/2019 audit-iso

22/22

NO

8

Kesimpulan Audit :

- Keterlambatan pengujian ELISA melebihi klausul (1 bulan)

- Laporan untuk E30 bulanan belum dibuat

- Kaji ulang permintaan tidak berjalan

7 harisegera dibuat

STATUSBATAS

WAKTU

Laporan untuk E30 bulanan belum dibuat



01 03-01-2014

Disetujui

Wakil Manajemen


Lab. Virologi Keterlambatan pengujian ELISA melebihi klausul (1 bulan) segera diadakan

Kaji ulang permintaan tidak berjalan

audit-iso

Documents