3.1.1.2 materi training audit internal iso 14001

www.proxsis.com

PelatihanAudit InternalSistem Manajemen Lingkungan

Agenda Pelatihan

• Sesi 1 Sekilas ISO 14000 (Refreshing)

• Sesi 2 Pengenalan Audit Lingkungan

• Sesi 3 ISO 14001:2004 – Persyaratan Umum dan Kebijakan

Lingkungan

• Sesi 4 ISO 14001:2004 – Perencanaan

• Sesi 5 ISO 14001:2004 – Penerapan dan Operasi

• Sesi 6 ISO 14001:2004 – Pemeriksaaan dan Tinjauan

Manajemen

• Sesi 7 Ujian

Sasaran Pelatihan

Pengetahuan• Menjelaskan tanggung-jawab seorang auditor

internal dan menjelaskan peran audit internal dalam memelihara dan meningkatkan sistem manajemen

• Bagaimana melakukan audit internal

Ketrampilan

• Merencanakan, melaksanakan dan melaporka audit sistem manajemen lingkungan

SekilasISO 14000

Sesi 1

Suatu bagian dari sistem manajemen organisasi yang digunakan untuk mengembangkan dan menerapkan kebijakan lingkungan organisasi dan mengelola aspek-aspek lingkungan.

Yang meliputi:

struktur organisasi aKtivitas perencanaan tanggung-jawab praktek prosedur proses sumber daya

Definisi ISO 14001:2004, 3.8

Sistem Manajemen Lingkungan

Sekilas ISO 1400011

1. Ruang Lingkup2. Referensi Normatif3. Istilah dan definisi4. Persyaratan Sistem Manajemen Lingkungan

4.1 Persyaratan Umum4.2 Kebijakan Lingkungan4.3 Perencanaan4.4 Penerapan dan Operasi4.5 Pemeriksaan4.6 Tinjauan Manajemen

Persyaratan ISO 14001:2004Persyaratan ISO 14001:2004

Sekilas ISO 1400011

Peningkatan berkelanjutan

4.2 Kebijakan Lingkungan

4.4 Penerapan dan Operasi 4.4.1 Sumber daya, Peran, Tanggung-jawab dan Wewenang 4.4.2 Kompetensi, Pelatihan dan Kepedulian 4.4.3 Komunikasi 4.4.4 Dokumentasi 4.4.5 Pengendalian Dokumen 4.4.6 Pengendalian Operasional4.4.7 Kesiapsiagaan dan Tanggap Darurat

4.5 Pemeriksaan 4.5.1 Pemantauan dan Pengukuran 4.5.2 Evaluasi Kesesuaian 4.5.3 Ketidaksesuaian dan Tindakan Perbaikan dan Pencegahan 4.5.4 Pengendalian Catatan 4.5.5 Audit Internal

4.6 Tinjauan Manajemen

4.3 Perencanaan 4.3.1 Aspek Lingkungan 4.3.2 Perundangan dan Persyaratan Lain 4.3.3 Tujuan, sasaran dan Program

ISO 14001:2004

Sekilas ISO 1400011

Pengenalan Audit

Lingkungan

Sesi 2

Pengenalan Audit Lingkungan22

Audit Internal – ISO 14001:2004 (Ringkasan)Audit Internal – ISO 14001:2004 (Ringkasan)

- Audit harus direncanakan

- Audit menmeriksa apakah SML:• dijalankan• diterapkan dan dipelihara• memenuhi persyaratan ISO 14001

- (Audit sebaiknya mengidentifikasi peningkatan)

- Lebih kritis, atau area-area yang bermasalah, diaudit lebih banyak dari yang lainnya

- Harus ada prosedur tertulis untuk Audit Internal

- Anda tidak boleh mengaudit pekerjaan sendiri

- Audit harus objektif


Definisi AuditDefinisi Audit

Suatu proses yang sistematis, independen dan terdokumentasi untuk mendapatkan bukti audit dan mengevaluasi secara objektif untuk menentukan bahwa kriteria audit dipenuhi

ISO 19011:2002, 3.1


Definisi Kriteria AuditDefinisi Kriteria Audit

Sekumpulan kebijakan, prosedur atau persyaratan

Kriteria audit digunakan sebagai rujukan yang dibandingkan dengan bukti audit

ISO 19011:2002, 3.2


Definisi Bukti AuditDefinisi Bukti Audit

Catatan, pernyataan fakta atau informasi lain, yang relevan dengan kriteria audit

Bukti audit dapat berbentuk kualitatif atau kuantitatif

ISO 19011:2002, 3.3


Auditor dan AuditeeAuditor dan Auditee

Auditor :Personel yang mempunyai kompetensi untuk melakukan suatu audit

ISO 19011:2002, 3.8

Auditee :Organisasi yang di audit

ISO 19011:2002, 3.7


Jenis AuditJenis Audit

Jenis Audit

Audit Pihak 1

Organisasi anda sendiri

Audit Pihak 2

Pemasok, Kontraktor, Subkontraktor

Audit Pihak 3

Badan Sertifikasi


Mengapa kita melakukan audit?Mengapa kita melakukan audit?

Melakukan penilaian yang akurat dan independen untuk melihat kondisi suatu organisasi atau departemen pada saat ini

• Memeriksa kesesuaian dengan kriteria audit SML juga kepatuhannya terhadap peraturan perundangan dan persyaratan lainnya

• Memeriksa efektivitas SML• Kesempatan untuk peningkatan• Membantu memelihara

lingkungan• Mencari akar penyebab masalah• Membantu mengembangkan

interpersonal auditor dan ketrampilan manajemen

• Membantu auditor memahami praktek-praktek lingkungan organisasi

• Sebagai persyaratan• Suatu alat manajemen

Alasan formal adalah:Memberikan jaminan kepada manajemen bahwa sistem lingkungannya efektif mencapai tujuan yang telah direncanakan.


Ringkasan Auditor (ISO 19011:2002)Ringkasan Auditor (ISO 19011:2002)

• Etik, mis. adil, benar, tulus, jujur dan discreet;

• Terbuka, mis. mau mempertimbangkan ide-ide alternatif atau pandangan lain;

• Diplomatis, mis. bijaksana dalam berhubungan dengan orang;

• Perhatian, mis. memperhatikan lingkungan sekitar dan aktivitas;

• Cepat, mis. secara cepat mampu memahami situasi;

• Cakap, mis. mampu beradaptasi dalam berbagai situasi;

• Tangguh, mis. gigih, fokus dalam mencapai tujuan;

• Keputusan, mis. membuat keputusan tepat waktu berdasarkan alasan dan analisis logis; dan

• Percaya diri, mis. bertindak dan berfungsi secara independen saat berinteraksi dengan orang lain.


Tipikal Siklus Audit InternalTipikal Siklus Audit Internal

PERSIAPAN

AUDIT

PELAPORAN

TINDAKAN PERBAIKAN

FOLLOW-UP

PEMROGRAMAN

PROGRAM AUDIT…..

Mengkomunikasikan APA tujuan audit, APA SAJA yang akan di audit, APA kriteria audit, KAPAN SAJA -

DI MANA saja (agenda), SIAPA yang diaudit, SIAPA yang mengaudit

dan APA SAJA yang dibutuhkan agar audit dapat berjalan efektif.

• Program audit mencakup semua aktifitas yang diperlukan untuk perencanaan, pengorganisasian dan pelaksanaan audit.

• Untuk itu diperlukan suatu “ketua panitia” atau koordinator.

• Manajemen puncak harus menunjuk koordinator audit untuk membuat dan mengimplementasikan program audit.

Koordinator AuditKoordinator Audit


• Checklist adalah point-point pertanyaanyang akan diajukan selama audit.

• Checklist penting agar cakupan dan tujuanaudit dapat lebih dipastikan tercapai.

• Checklist juga penting agar penggunaan waktu dalam audit lebih efisien.

• Tidak ada standar baku untuk checklist, masing-masing auditor dapat membuat dalam format yang disukai.

• Just use keywords or bullet points. Others may create a flow chart showing decision points, etc.

Audit ChecklistAudit Checklist


• Konfirmasi kesiapan tim audit.

• Rekonfirmasi terhadap agendaaudit dengan auditee.

• Pastikan bahwa dokumen-dokumenkerja yang diperlukan telah disiapkan.

• Menentukan strategi sampling (random, statistik, dsb.)

• Transportasi dan akomodasi.

Persiapan AuditPersiapan Audit


• Kegiatan Audit diawali dengan RapatPembukaan

• Tujuan rapat pembukaan:– Menjelaskan tujuan, sistematika, kriteria,

klasifikasi temuan, dan ketentuan-ketentuan audit lainnya,

– Memperoleh konfirmasi terhadap agenda audit,

– Untuk mengkonfirmasikan metoda komunikasi elama audit, dan

– Memberikan kesempatan untuk tanya/jawab.

Agenda1 Perkenalan

2 Tujuan

3 Rencana

4 Penjelasan

5 Definisi NC

6 Guide

7 Laporan

8 Tanya jawab

Rapat PembukaanRapat Pembukaan


SUMBER INFORMASISUMBER INFORMASI

Pengumpulan Bukti berdasarkan SamplingPengumpulan Bukti berdasarkan Sampling

Evaluasi dengan Kriteria AuditEvaluasi dengan Kriteria Audit

Tinjauan AkhirTinjauan Akhir

KESIMPULAN AUDITKESIMPULAN AUDIT

KR

ITERIA

AU

DIT

KR

ITERIA

AU

DIT

Proses AuditProses Audit


Bukti-bukti audit

Temuan audit

• Pertanyaan Terbuka:– Merangsang keberanian auditee untuk

berbicara– Menggunakan: Apa, Kapan, Di Mana,

Mengapa dan Siapa

• Pertanyaan Pengujian:– Pertanyaan tindak lanjut yang terfokus

kepada hal-hal tertentu secara mendalam.

• Pertanyaan Tertutup:– Untuk menyimpulkan: “Ya” atau “Tidak”

Jangan lupa selalu katakan “Perlihatkan kepada saya (bukti)”

Teknik Mengajukan Pertanyaan: Corong AirTeknik Mengajukan Pertanyaan: Corong Air


Temuan Audit Harus Mencakup:• Problem (apa ketidaksesuaiannya)• Location (di mana ketidaksesuaian tersebut

terjadi)• Objective Evidence (apa buktinya)• Reference (ketidaksesuaian terhadap

kriteria audit apa)

Pengungkapan Temuan AuditPengungkapan Temuan Audit


MAJOR1. Tidak ada bukti sama sekali yang menunjukkan bahwa kriteria

audit telah diimplementasikan; atau2. Kekurangan/kesalahan yang ada beresiko fatal terhadap

produk akhir atau mutu dari layanan; atau3. Kegagalan sistemik.

MINOR1. Ketidaksempurnaan terhadap implementasi dari kriteria audit;

atau2. Kekurangan/kesalahan yang ada tidak beresiko terhadap

produk atau mutu layanan; atau3. Kesalahan yang tidak sistemik.

Tingkatan KetidaksesuaianTingkatan Ketidaksesuaian


• Dipimpin oleh koordinator audit dengan tujuan untuk memperesentasikan temuan-temuan audit beserta kesimpulan-kesimpulannya.

• Semua auditee sangat dianjurkan untuk hadir dalam penutupan audit.

• Jika diperlukan, dapat memberikan pandangan/saran tentang situasi-situasi yang dihadapinya selama audit berlangsung.

Rapat PenutupanRapat Penutupan


AUDITOR AUDITEE

Ketidaksesuaian TeridentifikasiKetidaksesuaian Teridentifikasi

Tulis KetidaksesuaianTulis Ketidaksesuaian Konfirmasi KetidaksesuaianKonfirmasi Ketidaksesuaian

Sepakati Tanggal SelesaiSepakati Tanggal Selesai

• Periksa Tindakan Perbaikan dan keefektifannya

• Tutup Ketiaksesuaian

• Periksa Tindakan Perbaikan dan keefektifannya

• Tutup Ketiaksesuaian

• Investigasi Penyebab• Catat hasil-hasilnya• Identifikasi Tindakan Perbaikan• Implementasi Tindakan Perbaikan• Periksa

• Investigasi Penyebab• Catat hasil-hasilnya• Identifikasi Tindakan Perbaikan• Implementasi Tindakan Perbaikan• Periksa

Tindak Lanjut AuditTindak Lanjut Audit


SML

ISO 14001:2004

Persyaratan Umum dan Kebijakan

Lingkungan

Sesi 3

SML ISO 14001:2004 : Persyaratan Umum & Kebijakan Lingkungan33

4.1 Persyaratan Umum

Organisasi harus membuat, mendokumentasikan, menerapkan, memelihara dan secara berkelanjutan meningkatkan suatu sistem manajemen lingkungan sesuai dengan persyaratan-persyaratan Standar Internasional ini dan menentukan bagaimana sistem tersebut memenuhi persyaratan-persyaratan ini.

Organisasi harus mendefinisikan dan mendokumentasikan ruang lingkup sistem manajemen lingkungan.

Poin-poin Penting AuditPoin-poin Penting Audit

33

• Harus ada pernyataan tertulis, misalnya pedoman SML, untuk memastikan bahwa SML memenuhi persyaratan ISO 14001:2004, berdasarkan persyaratan-persyaratan dalam klausul 4

• Harus ada pernyataan tertulis mengenai ruang lingkup sistem manajemen lingkungan

SML ISO 14001:2004 : Persyaratan Umum & Kebijakan Lingkungan

33

4.2 Kebijakan Lingkungan

Manajemen puncak harus mendefinisikan kebijakan lingkungan organisasi danmemastikan bahwa, sesuai dengan ruang lingkup sistem manajemenlingkungan, kebijakannya

a) sesuai dengan jenis, skala dan dampak-dampak lingkungan dari aktivitas, produk dan jasa,

b) termasuk komitmen peningkatan berkelanjutan dan pencegahan polusi,c) termasuk suatu komitmen untuk memenuhi peraturan perundangan yang

relevan dan persyaratan lainnya di tempat organisasi mendapatkannya yang berhubungan dengan aspek-aspek lingkungannya,

d) memberikan kerangka untuk menetapkan dan meninjau tujuan dan sasaran lingkungan,

e) didokumentasikan, diterapkan dan dipelihara,f) dikomunikasikan kepada seluruh personel yang bekerja untuk atau atas

nama organisasi,g) tersedia untuk umum.



33

• Manajemen puncak harus mendefinisikan kebijakan lingkungan.

• Siapa manajemen puncak?

• Kebijakan harus mempunyai hubungan langsung dengan aspek dan dampak lingkungan penting organisasi

• Dinyatakan dalam kebijakan bahwa organisasi mempunyai komitmen untuk memenuhi dengan peraturan perundangan dan persyaratan lainnya, peningkatan berkelanjutan dan pencegahan pencemaran

• Bagaimana organisasi mengkomunikasikan kepada seluruh personel yang bekerja untuk atau atas nama organisasi

• Tersedia untuk umum

• Harus ada alur audit dari kebijakan melalui:- Aspek-aspek penting- Tujuan dan sasaran- Program-program Manajemen/Peningkatan


SML ISO 14001:2004

Perencanaan

Sesi 4

SML ISO 14001:2004 : Perencanaan – 4.3.144

4.3.1 Aspek Lingkungan

Organisasi harus membuat, menerapkan dan memelihara prosedur untuk

a) mengidentifikasi aspek-aspek lingkungan dari aktivitas, produk dan jasa di dalam ruang lingkup sistem manajemen lingkungan yang dapat dikendalikan dan mempunyai pengaruh dengan mempertimbangkan aktivitas, produk dan jasa yang direncanakan atau pengembangan baru, atau modifikasi, dan

b) menentukan aspek-aspek yang mempunyai atau dapat mempunyai dampak-dampak penting ke lingkungan (aspek-aspek lingkungan penting).

Organisasi harus selalu memuktahirkan informasi ini.

Organisasi harus memastikan bahwa aspek-aspek lingkungan penting dipertim-bangkan dalam membuat, menerapkan dan memelihara sistem manajemenlingkungan.



• Apakah ada prosedur untuk mengidentifikasi aspek dan dampak penting lingkungan, nilai signifikansi dengan kombinasi penilaian kualitatif/kuantitatif dan dilakukan dengan profesional?

• Dampak-dampak penting biasanya dibuat daftar, dalam bentuk tabel sebagai bahan penilaian signifikansi, kemudian setiap aspek penting memiliki rujukan ke persyaratan perundangan dan persyaratan lainnya yang relevan.

• Pastikan kondisi normal, start-up/shut-down, abnormal, keadaan darurat dan operasi di waktu lalu telah dinilai.

• Apakah identifikasi aspek dan dampak dan evaluasinya juga termasuk produk dan jasa yang direncanakan atau pengembangan baru, atau modifikasi?

• Apakah proses evaluasi dampak penting secara konsisten diaplikasikan dan masuk akal?

• Ambil contoh dan periksa selama audit lapangan

• Apakah mekanisme untuk memastikan aspek dan dampak lingkungan selalu up to date ?


4.3.2 Peraturan Perundangan dan Persyaratan Lainnya

Organisasi harus membuat, menerapkan dan memelihara proseduruntuk

a) mengidentifikasi dan mempunyai akses mendapatkan peraturan perundangan dan persyaratan lainnya di tempat organisasi mendapatkannya berkaitan dengan aspek-aspek lingkungan, dan

b) menentukan bagaimana persyaratan ini diaplikasikan untuk aspek-aspek lingkungannya.

Organisasi harus memastikan peraturan perundangan dan persyaratanlainnya yang relevan di tempat organisasi mendapatkannya digunakandalam membuat, menerapkan dan memelihara sistem manajemenlingkungannya.



• Apakah ada prosedur untuk mengidentifikasi dan mengakses peraturan secara teratur? Apakah ada daftar peraturan perundangan dan persyaratan lainnya yang relevan?

• Apakah ada persyaratan lainnya yang relevan?

• Regular contact dengan institusi pemerintah untuk up-date informasi sebagai pendekatan untuk memeriksa adanya peraturan baru dan revisi.

• Apakah daftar peraturan di update dan dikomunikasikan kepada staff terkait?

• Bagaimana organisasi memastikan peraturan perundangan dan persyaratan lainnya yang relevan digunakan dalam mengidentifikasi aspek-aspek lingkungan.

SML ISO 14001:2004 : Perencanaan– 4.3.344

4.3.3 Tujuan dan Sasaran dan programOrganisasi harus membuat, menerapkan dan memelihara tujuan dan sasaran lingkungan yang terdokumentasi, di setiap fungsi dan tingkat yang relevan di dalam organisasi.

Tujuan dan sasaran harus terukur, bila dapat dipraktekkan, dan konsisten dengan kebijakan lingkungannya, termasuk komitmen untuk pencegahan pencemaran, untuk memenuhi peraturan perundangan dan persyaratan lainnya yang relevan di tempat organisasi mendapatkannya, dan peningkatan berkelanjutan.

Pada waktu membuat dan meninjau tujuan dan sasaran lingkungan, organisasi harus mempertimbangkan peraturan perundangan dan persyaratan lainnya di tempat organisasi mendapatkannya, dan aspek-aspek penting lingkungannya. Juga harus dipertimbangkan pilihan teknologi, finansial, operasional dan persyaratan bisnis, dan pandangan dari pihak-pihak lain yang terkait.

Organisasi harus membuat, menerapkan dan memelihara suatu program untuk mencapai tujuan dan sasaran lingkungan, program harus termasuk

a) penugasan personel yang bertanggung-jawab mencapai tujuan dan sasaran lingkungan di setiap fungsi dan tingkat di dalam organisasi dan,

b) cara dan jangka waktu pencapaian tujuan dan sasaran lingkungan.



• Dapatkah tujuan, sasaran dan program dilacak sampai ke dampak penting, kebijakan dan peraturan perundangan dan persyaratan lainnya?

• Apakah sasaran terukur (bila memungkinkan) dan dapat dicapai?

• Apakah program-program sudah tercapai?

• Jika tidak, bagaimana pencapaian ditinjau dan apakah tindakan perbaikan dilakukan?

• Apakah ada penugasan tanggung-jawab secara jelas untuk melaksanakan program, cara dan jangka waktu?

SML ISO 14001:2004Penerapan dan

Operasi

Sesi 5

SML ISO 14001:2004 : Penerapan dan Operasi – 4.4.155

4.4.1 Sumberdaya, Peran, Tanggung-jawab dan Wewenang

Perusahaan harus memastikan ketersediaan sumberdaya yang esensial untuk membuat, menerapkan, memelihara dan meningkatkan sistem manajemen lingkungan. Sumberdaya meliputi sumberdaya manusia dan ketrampilan khusus, infrastuktur organisasi, teknologi dan finansial.

Peran, tanggung-jawab dan wewenang harus ditetapkan, didokumentasikan dan dikomunikasikan untuk memfasilitasi efektivitas manajemen lingkungan.

Manajemen puncak organisasi harus menunjuk seorang wakil manajemen khusus (atau lebih) yang terlepas dari tanggung-jawabnya, harus menentukan peran, tanggung-jawab dan wewenang untuk

a) memastikan persyaratan sistem manajemen lingkungan dibuat, diterapkan, dan dipelihara sesuai dengan Standar Internasional ini,

b) melaporkan kepada manajemen puncak kinerja sistem manajemen lingkungan untuk meninjau, termasuk rekomendasi untuk peningkatan.



• Bagaimana manajemen menentukan peran, tangung-jawab dan wewenang untuk manajemen lingkungan termasuk untuk kesiapsiagaan dan tanggap darurat?

• Apakah peran, tanggung-jawab dan wewenang dipahami seluruh personel di dalam perusahaan?

• Bagaimana sumberdaya dialokasikan – orang, teknologi, finansial?

• Apakah EMR telah ditunjuk, wewenang dan tanggung-jawab didokumentasikan?


4.4.2 Kompetensi, Pelatihan dan KepedulianOrganisasi harus memastikan bahwa setiap personel yang melakukan pekerjaan untuk atau atas nama organisasi yang dapat berpotensi menyebabkan dampak lingkungan penting diidentifikasi oleh organisasi kompeten berdasarkan kesesuaian pendidikan, pelatihan atau pengalaman dan catatan harus disimpan.

Organisasi harus mengidentifikasi kebutuhan pelatihan berkaitan dengan aspek-aspek lingkungan dan sistem manajemen lingkungan organisasi. Organisasi harus memberikan pelatihan atau mengambil tindakan lain untuk memenuhi kebutuhan tersebut, dan catatan hasil pelatihan disimpan.

Organisasi harus membuat, menerapkan dan memelihara prosedur melakukan pekerjaan untuk organisasi atau yang mengatasnamakan organisasi peduli akan

a) pentingnya kesesuaian dengan kebijakan lingkungan dan prosedur dan dengan persyaratan sistem manajemen lingkungan,

b) aspek-aspek lingkungan penting dan dampak-dampak aktual atau potensi dampak berkaitan dengan pekerjaannya, dan manfaat lingkungan untuk meningkatkan kinerja personel,

c) peran dan tanggung-jawab organisasi dalam mencapai kesesuaian dengan persyaratan sistem manajemen lingkungan,

d) potensi konsekuensi adanya perbedaan dengan prosedur yang telah ditetapkan.



• Apakah kompetensi ditetapkan untuk personel yang melakukan pekerjaan untuk organisasi dan atas nama organisasi yang berpotensi memberikan dampak lingkungan penting?

• Apakah kompetensi ditetapkan berdasarkan pendidikan, pelatihan dan pengalaman?

• Apakah catatan kompetensi disimpan?

• Apakah ada prosedur untuk menentukan pelatihan?

• Apakah analisis kebutuhan pelatihan sehubungan dengan aspek-aspek lingkungan dan sistem manajemen organisasi dilakukan?


4.4.3 Komunikasi

Terlepas dari aspek-aspek lingkungan organisasi dan sistem manajemen lingkungan, organisasi harus membuat, menerapkan dan memelihara prosedur untuk

Organisasi harus menentukan cara mengkomunikasikan aspek-aspek lingkungan penting ke luar organisasi, keputusannya harus didokumentasikan. Jika diputuskan untuk mengkomunikasikan ke luar, organisasi harus membuat dan menerapkan suatu metode komunikasi eksternal.

a) komunikasi internal antara beberapa tingkatan dan fungsi organisasi,

b) menerima, mendokumentsikan dan menanggapi komunikasi yang relevan dari pihak-pihak terkait di luar organisasi.



• Apakah metode komunikasi ditetapkan?

• Apakah tanggung-jawab untuk berhubungan dengan berbagai jenis komunikasi ditetapkan?

• Apakah ada prosedur yang menjelaskan bagaimana melakukan komunikasi?

• Bagaimana komunikasi dengan pihak pemerintah dan instansi lain dilakukan dalam kondisi normal, abnormal dan darurat?

• Apakah penerimaan dan tanggapan komunikasi eksternal efektif?

SML ISO 14001:2004 : Penerimaan dan Operasi – 4.4.455

4.4.4 Dokumentasi

Dokumentasi sistem manajemen lingkungan harus mencakup

a) kebijakan lingkungan, tujuan-tujuan dan sasaran-sasaran,b) penjelasan ruang lingkup sistem manajemen lingkungan,c) penjelasan elemen-elemen utama sistem manajemen lingkungan

dan interaksinya, dan rujukan ke dokumen yang terkait,d) dokumen, termasuk catatan-catatan, yang disyaratkan oleh Standar

Internasional ini dane) dokumen, termasuk catatan-catatan, yang ditetapkan oleh

organisasi yang dianggap penting untuk memastikan perencanaan operasi yang efektif dan pengendalian proses-proses yang berkaitan dengan aspek-aspek lingkungan penting.


4.4.5 Pengendalian Dokumen

Dokumen-dokumen yang disyaratkan oleh sistem manajemen lingkungan dan Standar Internasional harus dikendalikan. Catatan-catatan merupakan jenis dokumen dan harus dikendalikan sesuai dengan persyaratan yang ditentukan di 4.5.4.

Organisasi harus membuat, menerapkan dan memelihara prosedur untuk

a) menyetujui dokumen-dokumen sebelum diterbitkan,b) meninjau dan meng-update dan menyetujui ulang dokumen sesuai kebutuhan,c) memastikan bahwa perubahan dan status revisi dokumen saat ini diidentifikasi,d) memastikan bahwa versi dokumen yang relevan tersedia di titik-titik penggunaan,e) memastikan bahwa dokumen-dokumen tetap terbaca dan mudah diidentifikasi,f) memastikan bahwa dokumen-dokumen dari luar organisasi ditetapkan untuk

perencanaan dan pengoperasian sistem manajemen lingkungan dan distribusinya dikendalikan, dan

g) jika dokumen kadaluarsa disimpan untuk tujuan tertentu organisasi harus menentukan identifikasi yang sesuai.



• Apakah ada prosedur untuk mengendalikan dokumen?

• Bagaimana mekanisme untuk memastikan kecukupan dokumen sebelum penggunaan?

• Bagaimana mekanisme untuk meninjau, meng-update dan menyetujui ulang dokumen-dokumen?

• Bagaimana mekanisme untuk mengidentifikasi perubahan dan revisi saat ini dari dokumen?

• Bagaimana cara mengidentifikasi dan pengendalian dokumen eksternal?

• Bagaimana cara mengendalikan dokumen-dokumen yang kadaluarsa?


4.4.6 Pengendalian Operasional

Organisasi harus mengidentifikasi dan merencanakan operasi-operasi yang berhubungan dengan aspek-aspek lingkungan penting konsisten dengan kebijakan lingkungan, tujuan dan sasaran, untuk memastikan operasi-operasi dilakukan dalam kondisi yang disepakati dengan

a) membuat, menerapkan dan memelihara prosedur-prosedur terdokumentasi untuk mengendalikan situasi-situasi di mana tanpa hal tersebut dapat menyimpang dari kebijakan, tujuan dan sasaran lingkungan, dan

b) menentukan kriteria operasi dalam prosedur, danc) membuat, menerapkan dan memelihara prosedur-prosedur terkait

dengan aspek-aspek lingkungan penting yang teridentifikasi dari barang dan jasa yang digunakan oleh organisasi dan mengkomunikasikan prosedur-prosedur dan persyaratan-persyaratan yang relevan kepada pemasok, termasuk kontraktor.



• Bagaimana operasi-operasi yang terkait dengan aspek-aspek penting diidentifikasi?

• Apakah pengendalian operaional telah dibuat untuk:Aktivitas-aktivitas untuk pencegahan pencemaran dan konservasi sumberdaya pada proyek baru, perubahan proses, penambahan properti, produk baru dan pengemasan?Aktivitas manajemen harian di seluruh fungsi?Pemeliharaan peralatan terkait dengan aspek-aspek penting?Aktivitas manajemen strategis untuk mengantisipasi dan menanggapi perubahan kondisi lingkungan?

• Bagaimana persyaratn-persyaratan pengendalian yang relevan dikomunikasikan kepada para pemasok dan kontraktor?


4.4.7 Kesiapsiagaan dan Tanggap Darurat

Organisasi harus membuat, menerapkan dan memelihara prosedur untuk mengidentifikasi situasi-situasi darurat potensial dan potensi kecelakaan yang berdampak ke lingkungan dan cara menanggapinya.

Organisasi harus menanggapi situasi-situasi darurat yang aktual dan kecelakaan-kecelakaan dan mencegah atau mengurangi akibat yang terkait dengan aspek-apek lingkungan.

Organisasi juga harus meninjau secara periodik, bila diperlukan, merubah prosedur kesiapsiagaan dan tanggap darurat, khususnya, setelah terjadi kecelakaan-kecelakaan atau situasi-situasi darurat.

Organisasi juga harus menguji secara periodik prosedur ini bila dapat dipraktekkan.



• bagaimana insiden, kecelakaan dan kondisi darurat yang potensial dan aktual dinilai?

• metode apa yang digunakan untuk menanggapi potensi keadaan darurat dan kecelakaan?

• metode apa yang digunakan untuk mencegah atau mengurangi akibat dari dampak lingkungan terkait dengan situasi darurat dan kecelakaan?

• bagaimana prosedur ditinjau dan oleh siapa?

• apakah daftar pihak-pihak internal dan eksternal yang akan dihubungi saat kecelakaan terjadi dan situasi darurat ditetapkan?

• apakah prosedur diuji secara periodik dan bagaimana prosedur ditinjau?

SML ISO 14001:2004Pemeriksaan dan

Tinjauan Manajemen

Sesi 6

SML ISO 14001:2004 : Pemeriksaan – 4.5.166

4.5.1 Pemantauan dan Pengukuran

Organisasi harus membuat, menerapkan dan memelihara prosedur untuk memantau dan mengukur, secara teratur, karakteristik kunci operasi yang dapat memberikan dampak lingkungan penting. Prosedur harus termasuk mendokumentasikan informasi untuk memantau kinerja, pengendalian operasional yang relevan dan kesesuaian dengan tujuan dan sasaran lingkungan organisasi.

Organisasi harus memastikan peralatan pemantauan dan pengukuran yang digunakan dikalibrasi atau diperiksa dan dipelihara dan catatan-catatan terkait disimpan.



• Apakah ada prosedur untuk memantau dan mengukur secara periodik karakteristik kunci dan melakukan kalibrasi?

• parameter-parameter apa saja yang dipantau?

• Apakah parameter-parameter tersebut berkaitan dengan aspek-aspek yang teridentifikasi memiliki dampak lingkungan penting ?

• Apakah frekuensi pemanatauan ditetapkan dan catatan disimpan?

• Tindakan apa yang diambil jika hasil pemantauan menunjukkan batas kendali melebihi standar yang ditentukan?

• Apakah ada daftar induk kalibrasi peralatan pemantauan yang terkendali?

• Apakah peralatan ditandai dengan identifikasi yang mampu telusur ke daftar induk dan sertifikat kalibrasi?

• Apakah sertifikat kalibrasi saat ini dapat dilacak ke standar nasional atau internasional?

• Apakah peralatan ukur yang digunakan pihak luar dikalibrasi?


4.5.2 Evaluasi Kesesuaian

4.5.2.1 Konsisten dengan komitmen untuk memenuhi peraturan, organisasi harus membuat, menerapkan dan memelihara prosedur untuk mengevaluasi kesesuaian peraturan perundangan yang relevan secara periodik.

Organisasi harus menyimpan catatan-catatan hasil evaluasi periodik.

4.5.2.2 Organisasi harus mengevaluasi kesesuaian dengan persyaratan lainnya di tempat organisasi mendapatkannya. Organisasi dapat menggabungkan evaluasi ini dengan evaluasi kesesuaian peraturan perundangan seperti di 4.5.2.1 atau membuat prosedur yang terpisah.

Organisasi harus menyimpan catatan-catatan hasil-hasil evaluasi periodik.



• Apakah ada prosedur untuk mengevaluasi kesesuaian dengan peraturan perundangan dan persyaratan lainnya secara periodik?

• mekanisme apa yang digunakan dan oleh siapa?

• Apakah yang akan dilakukan jika ditemukan ketidaksesuaian?

• Apakah ada catatan yang menunjukkan kesesuaian?


4.5.3 Ketidaksesuaian, Tindakan Perbaikan dan Pencegahan

Organisasi harus membuat, menerapkan dan memelihara prosedur untuk mengatur ketidaksesuaian potensial dan aktual kemudian mengambil tindakan perbaikan dan pencegahan. Prosedur harus menentukan persyaratan untuk

Tindakan yang diambil harus sesuai dengan besarnya masalah dan dampak lingkungan yang ditemukan.

Organisasi harus memastikan bahwa setiap adanya perubahan didokumentasikan dalam sistem manajemen lingkungan.

a) identifikasi dan memperbaiki ketidaksesuaian dan mengambil tindakan untuk mengurangi dampak lingkungannya,

b) menyelidiki ketidaksesuaian yang terjadi, menentukan penyebabnya dan mengambil tindakan untuk mencegah terjadi kembali,

c) mengevaluasi kebutuhan tindakan untuk mencegah ketidaksesuaian dan menerapkan tindakan yang sesuai yang dirancang untuk mencegah kejadian,

d) mencatat hasil tindakan perbaikan dan pencegahan, dane) meninjau efektivitas tindakan perbaikan dan pencegahan yang dilakukan.



• Apakah ada prosedur?

• Siapa yang mengidentifikasi dan menangani ketidaksesuaian yang potensial dan aktual terkait dengan pencapaian tujuan, sasaran dan program lingkungan

• Siapa yang bertanggung-jawab mengambil tindakan untuk menurunkan dampak lingkungan yang timbul dari suatu ketidaksesuaian?

• Bagaimana tindakan perbaikan dan pencegahan diterbitkan, diterapkan dan ditutup?

• Apakah catatan menunjukkan hasil tindakan perbaikan dan bagimana memastikan bahwa tindakan yang diambil sesuai dengan besarnya masalah dan dampak?

• Bagaimana hasil ketidaksesuaian diselidiki untuk menentukan kebutuhan perubahan prosedur dan oleh siapa?

• Bagaimana perubahan dilakukan dan disetujui?


4.5.4 Pengendalian Catatan

Organisasi harus membuat dan memelihara catatan-catatan yang diperlukan untuk menunjukkan kesesuaian dengan persyaratan sistem manajemen lingkungan dan Standar Internasional ini, dan hasilnya dicapai.

Organisasi harus membuat, menerapkan dan memelihara prosedur untuk mengidentifikasi, menyimpan, melindungi, mengambil, menentukan masa simpan dan membuang catatan-catatan.

Catatan-catatan harus terbaca, mudah diidentifikasi dan mampu telusur.



• Apakah ada prosedur?

• Bagaimana mekanisme untuk memelihara catatan-catatan?

• Apakah catatan-catatan terbaca, mudah diidentifikasi dan mampu telusur?

• Apakah termasuk:- Identifikasi- Penyimpanan- Perlindungan- Pengambilan- Masa simpan- Pembuangan


4.5.5 Audit Internal

Organisasi harus memastikan bahwa audit internal sistem manajemen lingkungan dilakukan dalam interval waktu yang terencana untuk

a) menentukan apakah sistem manajemen lingkungan:1. sesuai dengan pengaturan sistem manajemen lingkungan yang termasuk

persyaratan Standar Internasional ini, dan2. telah diterapkan dengan benar dan dipelihara, dan

b) memberikan informasi hasil-hasil audit kepada manajemen.

Program audit harus direncanakan, dibuat, diterapkan dan dipelihara oleh organisasi, dengan mempertimbangkan pentingnya operasi-operasi lingkungan dan hasil audit yang lalu.

Prosaedur audit harus dibuat, diterapkan dan dipelihara yang menentukan- Tanggung-jawab dan persyaratan untuk merencanakan dan melaksanakan audit,

melaporkan hasil audit dan menyimpan catatan-catatan terkait,- Menentukan kriteria audit, ruang lingkup, frekuensi dan metode audit.

Seleksi auditor dan pelaksanaan audit harus obyektif dan kenetralan proses audit dipelihara.

SML ISO 14001:2004 : Tinajauan Manajemen66

4.6 Tinjauan ManajemenManajemen puncak harus meninjau sistem manajemen lingkungan organisasi, dalam interval waktu yang terencana, untuk memastikan kelangsungan kesesuaian, kecukupan dan efektivitas. Tinjauan harus termasuk penilaian kesempatan untuk peningkatan dan kebutuhan perubahan sistem manajemen lingkungan, termasuk tinjauan kebijakan lingkungan, tujuan dan sasaran lingkungan. Catatan hasil tinjauan manajemen harus disimpan.

Hasil dari tinjauan manajemen harus termasuk adanya keputusan dan tindakan yang terkait dengan kemungkinan perubahan kebijakan lingkunagn, tujuan dan sasaran lingkungan, yang konsisten dengan komitmen untuk peningkatan berkelanjutan.

Input untuk tinjauan manajemen harus termasuk

a) hasil audit internal dan evaluasi kesesuaian peraturan perundangan dan persyaratan lainnya di tempat organisasi mendapatkannya,

b) komunikasi dari pihak luar yang terkait, termasuk keluhan-keluhan,c) kinerja lingkungan organisasi,d) tahapan pencapaian tujuan dan sasaran lingkungan,e) status tindakan perbaikan dan pencegahan,f) tindakan dari tinjauan manajemen terdahulu,g) perubahan lingkungan, termasuk pengembangan dalam peraturan perundangan dan persyaratan

lainnya terkait dengan aspek aspek lingkungan, danh) rekomendasi peningkatan.


SML ISO 14001:2004 : Tinjauan Manajemen – 4.666

• Apakah frekuensi tinjauan manajemen ditentukan?

• Informasi-informasi apa saja yang diberikan untuk tinjauan manajemen dan oleh siapa?

• Apakah ada catatan hasil rapat tinjauan manajemen?

• Apakah rapat meninjau kelangsungan kesesuaian, kecukupan dan efetivitas?

• Apakah ada keputusan terkait dengan pelaksanaan rapat tinjauan manajemen?

SelesaiTerimakasih

3.1.1.2 materi training audit internal iso 14001

Documents