introduction & understanding of internal quality audit iso 9001_2008

Introduction & Understanding of

Internal Quality Audit QUALITY MANAGEMENT SYSTEM

ISO 9001 : 2008

1 Prasetya Ari Wibowo_copyright

2015

• Untuk melakukan verifikasi kesesuaian antara sistem dengan

persyaratan ISO 9001:2008, termasuk di dalamnya adalah persyaratan

Pelanggan

Tujuan Utama Audit

2

• Untuk menilai efektifitas dari sistem manajemen mutu dalam rangka

memenuhi persyaratan mutu dan juga pencapaian sasaran-sasaran dari

perencanaan manajemen

• Untuk mengidentifikasi kesesuaian dan ketidaksesuaian terhadap

persyaratan-persyaratan sistem manajemen mutu

• Untuk mengidentifikasi peluang perbaikan, peningkatan dan

penyempurnaan yang berkelanjutan

• Untuk melakukan verifikasi atas penerapan sistem manajemen mutu

dalam melaksanakan suatu Internal Business Process di seluruh

lapisan organisasi

Prasetya Ari Wibowo_copyright

2015

Sasaran Training

3

Dapat membuat

Laporan Hasil Audit

Dapat melakukan

Tindak Lanjut atas

Temuan Hasil Audit

Dapat membuat

rencana Internal Audit

Dapat melaksanakan

Internal Audit

Mengerti dan

memahami persiapan

yang harus dilakukan

oleh seorang Internal

Auditor


2015

Tujuan Audit Mutu

4

Tujuan Internal :

Memperlihatkan bukti ketidaksesuaian pada Sistem

Manajemen Mutu

Menilai kebutuhan akan Tindakan Perbaikan

dan/atau Peningkatan

Meninjau kesiapan untuk dilakukan audit oleh pihak

eksternal

Merangsang Pemeliharaan serta Perbaikan atas

kegiatan yang telah dilaksanakan

Memelihara kesadaran tentang Mutu


2015

Tujuan Audit Mutu

5

Tujuan Eksternal :

Memenuhi persyaratan Sistem Manajemen Mutu

( QMS ISO 9001:2008 )

Untuk registrasi serta sertifikasi ISO oleh Badan

Sertifikasi

Untuk memenuhi persyaratan pelanggan ( jika

dicantumkan dalam kontrak )

Untuk memenuhi persyaratan dari badan-badan

pemerintah tertentu


2015

6

TERMINOLOGI DAN DEFINISI Prasetya Ari Wibowo_copyright

2015

Terminologi &Definisi

7

Audit Proses sistematis, mandiri dan terdokumentasi untuk

memperoleh bukti audit dan mengevaluasi secara objektif untuk

menentukan tingkat pemenuhan Kriteria Audit yang telah

disepakati. Kriteria Audit Kebijakan, prosedur, atau persyaratan-persyaratan yang

digunakan sebagai acuan / rujukan audit Bukti Audit Rekaman, pernyataan, atau informasi lainnya, hasil

pengamatan/observasi yang relevan dengan kriteria audit

dan bisa diverifikasi ( baik secara kuantitatif maupun

kualitatif )


2015


8

Temuan Audit Hasil evaluasi dari bukti audit yang ditemukan / dikumpulkan

terhadap kriteria-kriteria audit

Kesimpulan Audit Hasil akhir dari suatu kegiatan audit yang disampaikan

oleh team audit setelah mempertimbangkan secara

objektif atas temuan audit

Audit Team Dua atau lebih auditor yang melakukan audit, di mana satu

orang bertindak sebagai Lead Auditor


2015


9

Technical Expert Orang-orang yang mempunyai keahlian khusus atau tenaga ahli

pada bidang-bidang yang sedang diaudit

Audit Program Suatu kumpulan atau beberapa rencana audit dalam

jangka waktu tertentu


2015


10

Audit pihak ke-1 Internal Audit, yaitu audit yang dilakukan oleh pihak

internal organisasi dan atas nama organisasi tersebut

Audit pihak ke-2 Audit yang dilakukan oleh pihak-pihak yang

berkepentingan dengan organisasi : Pelanggan atau

pemerintah

Audit pihak ke-3 Audit yang dilakukan oleh organisasi mandiri eksternal,

seperti Badan Sertifikasi


2015

11

Prinsip Audit


2015

12

Prinsip Audit

Ethical Conduct ( Perilaku Etis ) Dapat dipercaya, memiliki integritas, dapat menjaga kerahasiaan,

serta memiliki pendirian Fair Presentation ( Penyajian yang Fair ) Kewajiban untuk melaporkan secara benar dan akurat atas

temuan-temuan audit, termasuk di dalamnya hambatan-

hambatan yang ditemukan saat pelaksanaan audit Due Professional Care( Kecermatan Profesional ) Kesungguhan dan ketepatan penilaian dalam audit


2015

13

Prinsip Audit

Independent( Mandiri ) Auditor tidak terkait langsung dengan kegiatan/unit kerja yang

diaudit dan terbebas dari keberpihakan, serta bebas dari konflik

kepentingan

Evidence Based Approach ( Pendekatan Berdasarkan Fakta ) Metode atau pendekatan rasional berdasarkan bukti dan fakta

untuk mencapai kesimpulan audit yang dapat dipercaya dan

terjaga konsistensinya melalui proses yang sistematis


2015

14

Persyaratan AUDIT Prasetya Ari Wibowo_copyright

2015

15

Persyaratan Audit ISO 9001 : 2008 Klausul 8.2.2 tentang Internal Audit

1. Organisasi harus melaksanakan Internal Audit

dalam interval yang telah direncanakan

2. Program-program audit harus direncanakan

dengan memperhatikan status dan kepentingan

dari rangkaian proses serta area yang diaudit,

termasuk hasil-hasil audit sebelumnya

3. Kriteria Audit, Ruang Lingkup, Frekuensi Audit

serta Metode Audit harus didefinisikan / ditetapkan

4. Auditor tidak boleh mengaudit Unit Kerjanya

sendiri

5. Rekaman audit dan hasilnya harus dipelihara


2015

16

Persyaratan Audit ISO 9001 : 2008 Klausul 8.2.2 tentang Internal Audit

6. Anggota manajemen yang bertanggung jawab atas

area yang diaudit harus memastikan bahwa setiap

perbaikan/tindakan korektif yang diperlukan telah

dilakukan tanpa adanya penundaan, untuk

menghilangkan ketidaksesuaian serta penyebab-

penyebabnya

7. Aktifitas tindak lanjut harus pula meliputi verifikasi

atas tindakan yang telah diambil, serta laporan atas

verifikasi tersebut

8. Hasil dari Audit Mutu Internal, merupakan masukan

bagi Tinjauan Manajemen


2015

17

Pengelolaan program audit Prasetya Ari Wibowo_copyright

2015

Rencana Program Audit

Implementasi Program Audit

Peningkatan Program Audit

Pemantauan dan Peninjauan

Program Audit

18

Pengelolaan Program Audit


2015

19

• CHECK • ACTION

• DO • PLAN

Perencanaan Program

Audit

Penerapan Program

Audit

- Kompetensi Auditor

- Kegiatan Audit

Pemantauan dan Tinjauan hasil Audit

Penyempurnaan yang Berkelanjut

an



2015

20


Perencanaan

Program

Penunjukan

Team Audit

Pelaporan ke

Manajemen Pelaksanaan Audit

Persiapan Audit

Tinjauan

Dokumen

Mempersiapkan

Jadwal

OPENING

OBSERVASI

CLOSING

TEMUAN

Laporan Hasil

Audit

Kesimpulan Hasil

Audit


2015

21

Tanggung jawab Dan

wewenang Prasetya Ari Wibowo_copyright

2015

22

Manajemen Organisasi

1. Mengangkat Manajer Program Audit Internal

2. Memberi wewenang untuk merencanakan dan

melaksanakan Audit Mutu secara internal

3. Membuat serta menyelesaikan masalah-

masalah yang berkaitan dengan kebijakan

mutu yang ada di dalam organisasi

4. Menyediakan sumber daya yang dibutuhkan

untuk menjalankan Sistem Manajemen Mutu


2015

23

Manajer Program Audit

1. Membuat rencana Audit Internal

2. Memilih, melatih, dan menetapkan kualifikasi

untuk para Auditor

3. Menunjuk Team Audit dan Ketua Team Audit

4. Memantau dan memastikan pelaksanaan Audit

Mutu Internal berjalan dengan baik

5. Memelihara seluruh rekaman Audit Internal

6. Melaporkan hasil Audit Internal pada Rapat

Tinjauan Manajemen


2015

24

Kompetensi auditor Prasetya Ari Wibowo_copyright

2015

25

Penunjukan Auditor

Auditor harus memiliki : - Pengetahuan - Keterampilam - Kepribadian - Pendidikan - Pelatihan - Pengalaman


2015

26

Catatan

Auditor tidak boleh meng-audit unit

kerjanya sendiri atau pekerjaan

yang menjadi tanggung jawabnya!


2015

27

Personal Attributes

1. JUJUR 2. TEGAS 3. DISIPLIN 4. DAYA TAHAN 5. BIJAKSANA 6. PERCAYA DIRI 7. PENUH ETIKA 8. PENUH PERHATIAN 9. RASA INGIN TAHU 10.SOPAN & SANTUN 11.DIPLOMATIS & TAKTIS


2015

28

Pengetahuan Tentang

1. Prosedur, Alat, dan Metode

Audit

2. Dokumen Sistem Manajemen

Mutu

3. Internal Business Process dari

setiap unit kerja yang diaudit

4. Peraturan, Perundang-

undangan, dan Persyaratan

lainnya yang relevan


2015

29

Keterampilan Auditor

VERBAL

NON - VERBAL

- Cara bertanya dan intonasi suara

- Kejelasan pertanyaan

- Kejelasan vokal dan tutur kata

- Level komunikasi

- Raut ekspresi wajah

- Sikap dan Perilaku

- Bahasa tubuh


2015

30

Kode Etik Auditor

1. Menjaga kerahasiaan auditee

2. Bersikap dan berpendirian netral

3. Mendengarkan penjelasan auditee

4. Sopan, santun dan ramah

5. Melaporkan hasil audit berdasarkan fakta

1. Menekan auditee dengan jabatannya

2. Mengadu domba kepada sesama auditee

3. Mengejek, melecehkan, atau menghina auditee

4. Emosi, lepas kendali, dan sarkastis

Yang Harus Dilakukan :

Yang Tidak Boleh Dilakukan :


2015

31

Karakteristik Auditor yang Baik

1. Percaya diri

2. Terlatih dan Terampil

3. Berwawasan Luas

4. Pandai Berdiplomasi

5. Memiliki rasa ingin tahu yang tinggi

6. Pendengar yang baik

7. Cakap, bijaksana, dan konstruktif

8. Menguasai medan serta proses di area

yang diaudit Prasetya Ari Wibowo_copyright

2015

32

Karakteristik Auditor yang Buruk

1. Sangat mudah dipengaruhi

2. Tanpa perencanaan yang matang

3. Pendekatan audit tidak profesional

4. Tidak pandai dalam mengatur waktu

5. Keterampilan komunikasi yang buruk

6. Opini yang men-Generalisir masalah

7. Takut untuk memberi penilaian negatif

8. Subjektif, kaku, ngotot dan suka egois


2015

33

Aktifitas audit Prasetya Ari Wibowo_copyright

2015

Hal – Hal yang Diaudit

34

► DOKUMEN

► PERALATAN

► LAYANAN / PRODUK

► SUMBER DAYA MANUSIA

► PROSES


2015

Dokumen - Dokumen

35

APAKAH …..

1. Dokumen yang dibutuhkan tersedia ?

2. Dokumen berisi informasi yang dibutuhkan ?

3. Dokumen tersebut memiliki identitas ?

4. Dokumen dikendalikan penggunaannya ?

5. Jenis dokumen internal atau eksternal ?


2015

Peralatan - Peralatan

36

APAKAH …..

1. Peralatan memadai ?

2. Peralatan dirawat ?

3. Peralatan diidentifikasi ?

4. Peralatan dikalibrasi ?

5. Peralatan digunakan dengan benar ?


2015

Layanan / Produk

37

APAKAH …..

1. Layanan / Produk, terkini ?

2. Layanan / Produk dapat diidentifikasi ?

3. Layanan / Produk mampu ditelusuri ?

4. Layanan / Produk diolah menjadi informasi ?


2015

Proses

38

APAKAH …..

1. Proses memiliki acuan kerja ?

2. Proses dipantau dan disupervisi ?

3. Proses memiliki parameter layanan terkendali ?

4. Lingkungan proses menunjang ?

5. Proses aman dan terkendali ?


2015

Sumber Daya Manusia

39

APAKAH …..

1. SDM sudah kompeten ?

2. SDM sudah dididik dan dilatih ?

3. SDM memiliki wewenang ?

4. SDM memiliki tanggung jawab?

5. SDM memiliki sikap kerja yang mendukung?


2015

Keterampilan Audit

40 Prasetya Ari Wibowo_copyright

2015

Teknik Bertanya

41

Kepiawaian dalam bertanya sangat tergantung atau dipengaruhi oleh jenis

pertanyaan yang diajukan oleh seorang auditor

Bentuk – bentuk pertanyaan :

1. Pertanyaan Langsung

2. Pertanyaan Retoris

3. Pertanyaan Sebagai Statement / Penjelasan untuk

Menstimulir Perasaan

4. Pertanyaan Menentukan / Menolak

5. Pertanyaan untuk Meminta Keterangan Khusus

6. Pertanyaan yang Mendalam dan Pertanyaan Silang


2015

Teknik – Teknik Audit

42

- Klarifikasi atas pernyataan auditee

yang kurang jelas maksudnya

- Wawancara dengan cara bertanya

“5W + 1H”

- Observasi / Mengamati

- Verifikasi / Memeriksa

- Mengambil sample secara acak


2015

Metode – Metode Audit

43

Penelusuran ke Depan [ Forward Tracing ]

Penelusuran Mundur [ Backward Tracing ]

DOCUMENT

DOCUMENT


2015

Perolehan Bukti Objektif

44

1. Dokumen-dokumen Organisasi,

baik dokumen internal maupun

eksternal

2. Klausul –klausul ISO 9001:2008

3. Rekaman dan Catatan Mutu


2015

Aktifitas Audit

45

● Inisiasi Audit

● Peninjauan Dokumen

● Persiapan on-site visit

● On-site visit audit

● Penyelesaian audit

● Pelaporan audit

● Tindak lanjut audit


2015

Aktifitas Audit

46

● Inisiasi Audit - Penunjukan Lead Auditor

- Menetapkan Tujuan, Lingkup dan Kriteria Audit

- Menentukan Fisibilitas Audit

- Pembentukan Team Audit

- Melakukan Komunikasi dengan Auditee

● Peninjauan Dokumen - Untuk menilai kesesuaian dengan kriteria audit

- Auditor boleh melakukan on-site visit

- Bila dokumentasi belumemenuhi persyaratan, Lead Auditor

menginformasikan hal tersebut kepada Auditee


2015

Aktifitas Audit

47

● Persiapan On-site Visit

RENCANA / JADWAL AUDIT :

- Tujuan, Lingkup dan Kriteria Audit

- Waktu Audit dan Durasi Audit

- Pembagian Team Auditor

- Wakil Auditee


2015

Aktifitas Audit

48

● Persiapan On-site Visit PENUGASAN TEAM AUDITOR

TUGAS LEAD AUDITOR :

- Merencanakan Audit serta menggunakan Sumber Daya secara

efektif

- Mengelola dan mengarahkan anggota team

- Memimpin Audit Mutu Internal

- Mencegah dan Memecahkan Masalah

- Menyiapkan dan Menyelesaikan Laporan Hasil Audit Prasetya Ari Wibowo_copyright

2015

Aktifitas Audit

49


TUGAS AUDITOR :

- Bekerja sama dan membantu Lead Auditor

- Melaksanakan tugas-tugas audit

- Mempersiapkan dokumen-dokumen kerja

- Mencatat hasil observasi, dokumen, rekaman, hasil wawancara

serta bukti audit lainnya


2015

Aktifitas Audit

50


TUGAS AUDITEE :

- Bekerja sama dengan team Auditor untuk menyediakan tempat dan

waktu untuk team Audit

- Menjamin kehadiran personel untuk kelancaran audit

- Menyiapkan dokumen-dokumen pendukung audit

- Bekerja sama dengan team audit untuk mencapai sasaran audit

- Memberikan keleluasaan kepada tteam audit untuk mengaudit

bagian atau informasi tertentu

- Meninjau hasil temuan audit, serta membuat persetujuan dengan

team audit untuk perbaikannya


2015

Aktifitas Audit

51

● Persiapan On-site Visit MENYIAPKAN DOKUMEN KERJA

◙ Manual Mutu ( QMS )

◙ Prosedur Terkait

◙ Instruksi Kerja Terkait

◙ Check Sheet / Check List


2015

Aktifitas Audit

52

● Proses On-site Visit Audit

INFORMASI

Didapat melalui

review dokumen,

observasi,

wawancara

BUKTI AUDIT

TEMUAN

AUDIT HASIL AUDIT

Lakukan verifikasi

Tinjauan Prasetya Ari Wibowo_copyright

2015

Aktifitas Audit

53

● Proses On-site Visit Audit OPENING MEETING

● Perkenalan Team Auditor dengan Auditee

● Konfirmasi Tujuan, Lingkup dan Kriteria Audit

● Penjelasan Metode/Pendekatan Audit

● Konfirmasi Komunikasi Audit

● Penjelasan Metode Pelaporan Ketidaksesuaian / Non

Confirmity

● Pernyataan dari Auditor yang menjamin kerahasiaan

Auditee


2015

Aktifitas Audit

54

● Proses On-site Visit Audit METODE PENGUMPULAN INFORMASI

● Wawancara

● Open Question

● Mendengarkan

● Observasi Kegiatan

● Meninjau Dokumen, termasuk hasil audit sebelumnya

● Meninjau Rekaman

● Melihat Bukti-bukti Lainnya


2015

Aktifitas Audit

55

● Proses On-site Visit Audit METODE / PENDEKATAN AUDIT

● TRACE FORWARD

● TRACE BACKWARD

● 3D – DESCRIBE, DOCUMENT, DEMONSTRATE


2015

Aktifitas Audit

56

● Proses On-site Visit Audit METODE SAMPLING

● RANDOM SAMPLING

● PILIH SENDIRI SAMPLE

● TIDAK BOLEH MENCARI-CARI KESALAHAN

BUKAN MERUPAKAN AIB, JIKA

AUDITOR TIDAK MENEMUKAN

KETIDAKSESUAIAN


2015

Aktifitas Audit

57

● Proses On-site Visit Audit TEMUAN ( FINDING ) AUDIT

► Ketidaksesuaian Major : Ketidaksesuaian terhadap Sistem Manajemen Mutu yang bisa

berakibat tidak berjalannya sistem atau berdampak kepada

pelanggan. Seperti akumulasi temuan minor yang terkait.

► Ketidaksesuaian Minor [ area of concern ] : Ketidaksesuaian terhadap Sistem Manajemen Mutu karena tidak

dipatuhinya prosedur yang berlaku. Biasanya karena inkonsistensi maupun

kurangnya sosialisasi dan komunikasi

► Observasi : Potensi ketidaksesuaian terhadap Sistem Manajemen Mutu yang

jika tidak diperbaiki, maka akan berpotensi terjadinya ketidaksesuaian


2015

Aktifitas Audit

58

● Proses On-site Visit Audit PENULISAN / PEREKAMAN TEMUAN AUDIT

Isi dari Temuan Audit harus mencakup hal-hal sebagai berikut :

● MASALAH yang terjadi ketika implementasi

● LOKASI ketidaksesuaian yang ditemukan

● BUKTI OBJEKTIF yang mendukung kepada ketidaksesuaiann

tersebut

● REFERENSI yang digunakan


2015

Aktifitas Audit

59

● Proses On-site Visit Audit LAPORAN HASIL AUDIT

Laporan Hasil Audit harus meliputi hal-hal sebagai berikut :

1. Ruang Lingkup dan Sasaran Audit

2. Jadwal Audit yang Telah Dilakukan

3. Para Anggota Team Auditor

4. Para Auditee ( Unit Kerja ) yang diaudit

5. Identifikasi Dokumen Rujukan atas Audit yang Telah Dilakukan

6. Observasi Audit dengan Bukti-bukti Pendukungnya

7. Temuan, Ketidaksesuaian maupun Observasi, yang Telah Ditemukan

8. Kesimpulan/Keputusan atas Audit Mutu Internal

9. Rekomendasi Tindak Lanjut atau Verifikasi untuk Audit Mutu Internal yang

Berikutnya


2015

Aktifitas Audit

60

● Proses On-site Visit Audit CLOSING MEETING

● Dihadiri Auditor, Auditee, dan Manajemen

● Penjelasan Temuan dan Kesimpulan Audit

● Penentuan Periode Waktu Bagi Auditee untuk Melakukan

Tindakan Perbaikan

● Menyampaikan Penyelesaian Masalah yang

Direkomendasikan oleh Auditor

● Menentukan Waktu Tindak Lanjut atas Hasil Audit


2015

Aktifitas Audit

61

● Proses On-site Visit Audit CLOSING MEETING

● Mengucapkan Terima Kasih kepada Auditee

● Mengembalikan Dokumen kepada Auditee

● Mengkonfirmasi Lingkup Audit yang Sudah Dilaksanakan

kepada Auditee

● Menyampaikan Hasil Audit kepada Auditee

● Memberikan Kesempatan Kepada Auditee untuk Bertanya

● Mendistribusikan Laporan Hasil Audit


2015

62

TINDAKAN PERBAIKAN Prasetya Ari Wibowo_copyright

2015

Tindakan Perbaikan

63

√ Auditee harus memberikan perhatian penuh terhadap

setiap temuan audit yang diberikan

√ Perhatian tersebut berupa tindakan perbaikan

√ Setiap tindakan perbaikan harus disesuaikan dengan

klausul-klausul ISO 9001:2008

√ Tindakan maupun waktunya harus dilakukan sesuai

rencana

√ Setiap tindakan perbaikan harus diverifikasi


2015

Tindakan Perbaikan

64

√ Verifikasi harus dilakukan oleh Auditor

√ Setiap ketidaksesuain yang timbul sebagai akibat dari

suatu tindak lanjut audit haruslah ditetapkan sebagai

temuan yang baru, serta harus dilaporkan kepada Top

Manajemen

√ Sebagai masukan bagi audit berikutnya


2015

Tindakan Perbaikan

65

● Team Auditor ○ Mencatat ketidaksesuaian yang ditemukan ke dalam

Corrective & Preventive Action Report ( CPAR )

○ Menjelaskan ketidaksesuaian kepada Auditee

○ Meminta informasi dan persetujuan dari Auditee

mengenai batas waktu pelaksanaan tindakan

perbaikan

○ Mengontrol pengisian dan pengambilan CPAR dari

Auditee


2015

Tindakan Perbaikan

66

● Auditee ○ Mengerti dengan jelas ketidaksesuaian yang

dikemukakan oleh Auditor

○ Menemukan penyebab ketidaksesuaian guna mencegah

terulangnya masalah yang sama

○ Melakukan pengendalian guna menjamin keefektifan dari

tindakan perbaikan

○ Mencatat tindakan perbaikan yang diambil dan merubah

dokumen maupun prosedur, jika diperlukan

○ Mengembalikan lembar CPAR kepada Auditor untuk

diverifikasi dan disetujui


2015

67

TINjAUAN MANAJEMEN Prasetya Ari Wibowo_copyright

2015

Tinjauan Manajemen

68

● Tinjauan Manajemen harus dilakukan secara

teratur dan berkala terhadap kebijakan dan

prosedur tertulis dari Sistem Manajemen Mutu

● Tinjauan terhadap hasil audit internal adalah

untuk memastikan bahwa Sistem Manajemen

Mutu telah diterapkan dan dilakukan

sebagaimana yang dipersyaratkan


2015

69


2015

introduction & understanding of internal quality audit iso 9001_2008

Documents