tujuan audit: memenuhi iso 9001: 2008 - data.uin-alauddin...

UIN ALAUDDIN MAKASSAR

LAPORAN INTERNAL AUDIT

Tujuan Audit: Memenuhi ISO 9001: 2008

Ruang Lingkup: Pasca Sarjana

Wakil Manajemen Prof.Dr.Moh.Natsir M. M.A Auditor Nila Sastrawati

Tanggal Audit 13 Desember 2013 Anggota tim: -

1. Ringkasan Evaluasi

Audit dilaksanakan sesuai dengan rencana, dengan alasan semua SOP yang masuk dalam lingkup audit telah diperiksa dan ditemukan beberapa ketidak sesuaian, baik itu ketidaksesuaian Mayor, Minor ataupun obeservasi. (Audit tertanggal 27 November 2013) Secara umum sistem manajemen mutu Pasca Sarjana UIN Alauddin memiliki kelebihan atau hal-hal positip sebagai berikut: a. Memperhatikan kebijakan yang mengarah pada peningkatan mutu b. Terbuka terhadap masukan dan kritikan dalam rangka pengembangan

Pascasarjana c. Berusaha secara terus menerus melakukan aktivitas yang dapat

meningkatkan kualitas dari Pasca Sarjana. Selama audit ditemukan 3 ketidaksesuain mayor, 6 ketidaksesuaian minor dan beberapa 1 Observasi. Ketidaksesuaian mayor khususnya pada tata kelola organisasi akibat adanya perubahan struktur organisasi sesuai Ortaker UIN Alauddin. Selain itu pada monitoring dan evaluasi jaminan mutu akademik dan administrasi yang sesuai standar mutu, belum bekerja maksimal. Disimpulkan bahwa penerapan sistem manajemen mutu secara keseluruhan

cukup efektif meskipun ada ditemukan beberapa ketidaksesuaian.

Sehingga Tim audit merekomendasikan bahwa:

a. Rekaman Dokumen sangat perlu dilakukan pembenahan/ditata rapi

akibat pindah gedung oprasional Pasca

b. Auditee melakukan investigasi terhadap temuan dan mengusulkan

tindakan korektif maupun koreksi dan dokumen disampaikan ke tim

audit sebelum tanggal ………………….

c. Melakukan pemeriksaan atau verifikasi lapangan terhadap satu atau

dua ketidaksesuain sebagai sample terhadap ketidaksesuaian secara

keseluruhan.

http://cbs.wondershare.com/go.php?pid=738&m=db

2. Evaluasi Efektifitas dari Proses-Proses Sistem Manajemen Mutu yang

diaudit

Secara lebih rinci hasil audit ini dapat disimpulkan:

Nama Proses

Pemilik Proses

(Bidang

/Jabatan)

Proses

berjalan

efektif?

(ya / tidak)

Jika ya ada Rekomendasi

?

(ya / tidak)

Jika tidak,

apakah ada tindakan

korektif yang sesuai?

(ya / tidak)

Perlu Perhatian khusus pada

audit berikutnya?

(ya / tidak)

Penerimaan Mahasiswa Baru

Akademik Ya Ya Tidak Tidak

Registrasi Mahasiswa Baru

Akademik Tidak Tidak Ya Ya

Pelaksanaan Perkuliahan

Akademik Ya Ya Ya Tidak

UTS dan UAS Akademik Tidak Tidak Ya Ya Ujian Komprehensif

Akademik Tidak Tidak Ya Tidak

Ujian Tutup Tesis & Disertasi

Akademik Ya Tidak Tidak Tidak

Penetapan Judul Tesis & Disertasi

Akademik Tidak Tidak Ya Ya

Seminar Proposal Tesis & Disertasi

Akademik Ya Tidak Ya Tidak

Seminar Hasil Tesis & Desertasi

Akademik Tidak Tidak Ya Tidak

Promosi Akademik Ya Tidak Ya Tidak Penetapan DIPA BLU

Keuangan Ya Tidak Tidak Tidak

Permintaan Pencairan Dana Kegiatan

Keuangan Ya Tidak Tidak Tidak

Permintaan ATK Keuangan Ya Tidak Tidak Tidak

3. Rekomendasi/observasi

1. Untuk rapat-rapat persiapan dan evaluasi kegiatan harus selalu disiapkan dan dokumentasikan undangan rapat, absensi rapat dan notulensi rapat.

2. Proses pembuatan NIM harus melalui SK Rektor sebelum digunakan dalam perkuliahan.

3. Perlu perhatian dalam perawatan sarana dan prasarana perkuliahan. 4. Perlu perbaikan SOP pada UTS, karena Prosedurnya tidak sama dengan

UAS.


5. Harus diperhatikan standar baku dan standar tersebut harus tertulis dalam proses penerimaan dosen, maupun proses ujian, penetapan judul, seminar, promosi dan lain-lain.

6. Perlu perhatian dalam pengendalian dokumen dan pengendalian rekaman yang berhubungan dengan proses ujian, penetapan judul, seminar dan promosi.

4. Situasi proses audit

Ada beberapa kelemahan dan kesulitan yang ditemukan dalam audit ini yaitu: a. Secara umum proses audit berjalan cukup lancar, kelemahannya hanya

pada kurangnya waktu dalam proses audit ini. sehingga di masa yang akan datang diharapkan ada perbaikan sbb.: a. Persiapan dapat dilakukan jauh hari sebelum pelaksanaan internal audit. b. Waktu audit dapat diperpanjang, dan dibagi tanggung jawab berdasarkan

SOP yang akan diaudit.


NO

1

2

3

4PPS-02-01

6

STATUS

Disetujui

Wakil Manajemen

NO KETIDAK SESUAIAN TANGGAL TERBIT BAGIAN / BIDANG KETIDAKSESUAIAN TINDAKAN PERBAIKAN BATAS WAKTU

Ketua Tim Audit

Disusun

Pasca SarjanaBelum dibuat struktur tata kelola baku sesuai dengan tugas dan fungsi masing-masing unit

Membuat papan struktur tata kelola; organisasi PPS sesuai Ortaker yang baru

UIN ALAUDDIN MAKASSAR UIN AM

REKAPITULASI KETIDAKSESUAIAN INTERNAL AUDIT Revisi Tanggal Terbit00 12/13/13

Dibuatkan standar kompetensi staff dalam hal pelayanan kepada mahasiswa

Pembentukan Tim Penjamin Mutu (KPM) PPS sebagai pengendali mutu akademik

akan dicari data-data absensi & notulensi yang hilang

PPS-01-01 Pasca Sarjana

Belum ditemukan kriteria kompetensi staf yang berhadapan langsung dengan pelayanan mahasiswa

Pasca Sarjana

Pasca SarjanaBelum ditemukan adanya proses monitoring

dan evaluasi yang mengarah pada pencapaian standar mutu

Sering dokumen rapat-rapat tersebut tidak tersimpan dengan baik (hilang)

Tidak ditemukan data dalam perawatan sarana dan prasarana perkuliahan

PPS-02-01Pasca Sarjana

Akan dibuatkan ceklist perwatan ruang kelas dan ruang kerja.


STATUS

UIN AM

Tanggal Terbit12/13/13


1

DAFTAR PERIKSA

AUDIT MUTU AKADEMIK INTERNAL (AMAI)


SHEET REV. 1 OF 1 0

Standar AUDIT INTERNAL Auditor : Umar Sulaiman, S.Ag. M.Pd Auditee : Dra. Hj. Masnawati, MM dan

Drs. Kahar, M.Pd.I Akademik Tanggal : 28 November 2013

NO PERTANYAAN DOKUMEN YANG DIAUDIT

YA / TIDAK

CATATAN

1 Apakah ada mekanisme standar pelaksanaan Wisuda

Buku Laporan Ya Ada mekanisme Yang telah dibuat oleh Akademik

2 Apakah ada panduan khusus cara pelaksana wisuda

Ada Laporan Ya Ada yang telah dibuat secara tertulis dilengkapi dengan dengan bukti pisik laporan ada bahkan ada SOP

3 Apakah ada panitia yang dibentuk untuk menangani pelaksanaan wisuda

SK Rektor Ya Itu sudah pasti karena sukses tidaknya acara Wisuda tergantung panitia

4 Apakah panitia pelaksana memiliki keahlian khusus

Ya Semua panitia wisuda yang telah ditunjuk masing-masing memiliki keahlian dan Disesuaikan kompetensinya masing panitia

5 Apakah panitia pelaksana mendapatkan petunjuk teknis pelaksanaan wisuda

Ya Pada waktu rapat ditentukan, dan di SK sdh ada desription setiap job panitia, dan sebelum pelaksananaan wisudah maka diadakan rapat panitia 3 hari sebelum hari ha rapat pemantapan,

6 Apakah ada penetapan batas waktu pelaksanaan wisuda

Surat berdasarkan hasil keputusan Rapim Universitas

Ya Ada penetapan batas waktu waktu wisuda, Berdasarkan hasil keputusan Rapim Universitas setelah itu disampaikan ke akadmik dan dilanjutkan masing-masing Fakultas

7 Apakah pelaksanaan wisuda sesuai kelender akademik yang

Kalender Akademik

Ya Pelaksanaan wisuda terkadang tidak sesuai


2

telah ditentukan kelender akademik bahka Ada kalanya molor 3 sampai 7 hari dan biasanya dikondisikan ttg jadwal pimpinan Dan biasanya tidak terlalu jauh jarak waktunya

8 Apakah ada alur kerja mahasiswa untuk mendaftar wisuda

Ada alur kerja bagi mahasiswa yang akan wisuda pada masing2 fakultas

9 Apakah ada job deskription dalam kepanitiaan wisuda

SK Ya Ada pembagian job dalam SK berdasarkan, masing seksi dan panitia bekerja sesuai dengan jobnya, Kendalanya hanya fasilitas gedung tidak yg tdk cukup menampung wisudawan Tapi panitia berkerja berdasarkan jobnya masing-masing bahkan ada SOP

10 Apakah ada evaluasi tentang pelaksanaan wisuda

Ada evaluasi satu hari sebelum wisuda tapi Tidak ada evaluasi setelah wisuda, hanya tetap ada upaya evaluasi pada saat wisuda berikutnya. Dan Ada angket yang diedarakan ke wisudawan masing2 sebelum wisuda berlangsung dan berdasarkan hasil survey Maka itu yg dijadikan sebagai hasil evaluasi wisuda tentang tingkat kepuasan wisudawan.

11 Apakah ada upaya perbaikan pelaksanaan wisuda

Saya selalu berupaya agar pada setiap wisuda jauh lebih bagus pada hari-hari sebelumna dan Jelas ada evaluasi utk pelaksanaan sebelum dan setelahintinya setiap wisuda selalu berbangga ingin sukses tapi itu semua kembali kepada kekompakan para panitia wisuda

12 Apakah panitia mempersiapkn protokoler khusus di Universitas

Ada Protokoler yang sudah di SK kan Rektor


3

yang bertugas pada saat Wisuda mulai gladi dan sampai hari H

13 Apakah ada target berapa jumlah wisuda setiap kali angkatan

Ada target tentang jumlah wisuda, kami di akademik mengusulkan kepada pimpinan pada saat Rapim Universitas agar wisudawan dibatasi kalau bisa jangan melampaui 700 orang wisudawan kalau kita mau bagus dan efektif maka kapasitas gedung cukup dan bahkan tingkat kepuasan orang tua wisudawan lebih bagus

14 Apakah undangan wisuda didistribusikan ke fakultas

Undangan Ya Semua undangan wisudawan dan orang tua wisudawan diserahkan pada masing-masing fakultas berdasarkan jumlah wisudawan setiap Fakultas dan diserahakn 2 hari sebelum hari ha pada bagian akademik fakultas

15 Apakah ada batas waktu pendistribusian undangan wisuda ke fakultas

Ada batas waktu pendistribusian undangan wisuda biasanya 2 hari, sebelum hari ha dan Ada batas selama 2 hari kerja

16 Apakah panitia pelaksana menyiapkan juga panitia dari fakultas

Ada permintaan setiap fakultas masing bagian akemik kemahasiswaannya yakni, kasubag akademik selaku seksi pendaftaran wisuda dan mengikuti jalannya prosesi wisuda

17 Apakah ada buku alumni yang diberikan oleh masing-masing wisudawan pada saat Upacara wisuda berlangsung

Buku Ya Ada buku alumni yang dibagikan kepada para wisudawan pada saat prosesi wisuda dan penyerahan map

18 Apakah ada dokementasi/foto wisuda setiap wisuda

Fotografer dan Wartawan

Ya Ada seksi dokumentasi yang sudah ditunjuk oleh panitia berdasarkan SK Rektor

19 Apakah ada geladi resik pada hari ha bagi para wisudawan

Pengumuman Ya Ada gladi resik bagi wisudawan disiang hari sekitar jam 2 sampe jam 5.30 sore satu hari


4

sebelum hari H 20 Apakah ada penyerahan ijazah

secara bergiliran bagi wisudawan pada saat wisuda

Tidak Sampai periode sekarang Belum pernah diserahkan ijazah ke wisudawan pada hari wisuda, ada upaya melakukannya kaitannya dgn batas waktu wisuda dari fakultas. Saran utk akademik yaitu pihak operator setiap fakultas masuk data di fortal alumni karena sistem on line tetap diupayakan pemberian ijazah oleh wisudawan tergantung pada Rapim dan Fakultas

21 Apakah ada media dan wartawan yang meliput acara wisuda

Ya Ada bagian humas yang mengurus dan mengundang

22 Apakah ada surat/undangan secara resmi untuk wartawan

YA Ada undangan dari Humas UIN

MAKASSAR, 28 November 2013

UMAR SULAIMAN


1 Tanggal : Bagian / Bidang : Visi Misi

Auditor * Auditee *

1. Pelaksanaan Wisuda terkadang tidak sesuai kelender akademik.

2.EvaluasiPanitiaWisudatidakpernahdilaksanakansetelahprosesiwisudanantimenjelangwisudaberikutnyabarubisadievaluasi.

3.BelumadapenyerahanIjazahkepadaparawisudawanpadasaatprosesiwisuda.

Jenis ketidaksesuaian : Major Minor Observasi

Pelanggaran Standar Elemen Standar

Diisi oleh Auditor

Pimpinan Auditee *

1. Pelaksanaan Wisuda tertunda hanya perbedaan hari dan tanggal saja karena dikondisikan waktu pimpinan ( Rektor) dan sesuai keputusan Rapim

2.Biasanyadilakukanevaluasipadasaatrapatpanitiawisudaperiodeberikutnyattgapakeluhanpadawisudapriodeyanglalu.

3.TidakadanyaketegasanpimpinanUniversitasdanFakultas.tentangbataswaktupendaftaranwisuda.

4. Kapasitas gedung tidak sesuai dengan jumlah wisudawan shg pendamping (org tua) wisudawan tdk merasa puas krn tdk melihat prosesi wisuda anak2nya.

Tanggal Target

Diisi oleh Auditee

Verifikasi Tindakan Perbaikan Auditor * Auditee *

Tanggal Verifikasi No. Baru **

Diisi oleh Auditor

Verifikasi Akhir diterima

Komentar : diterima dengan perbaikan

diperiksa pada audit selanjutnya

Wakil Manajemen :

Ketua Tim (ttd) Tanggal :

Tanggal :

* Kolom auditor dan auditee diisi dengan nama dan paraf

** Jika perbaikan tidak memuaskan buat laporan ketidaksesuaian baru.

Catatan : Untuk temuan Major, batas waktu pemberian jawaban maksimal 3 hariUntuk temuan Minor / Observasi, batas waktu pemberian jawaban maksimal 5 hari

UIN ALAUDDINTEMUAN HASIL AUDIT INTERNAL Revisi Tanggal Terbit

Standar

Nomor10 Pebruari 2014

Uraian Ketidaksesuaian Umar Sulaiman Dra. Hj. Masnawati, M.M

Diterima Oleh (ttd)

Analisa Masalah

Rencana Perbaikan

KabagAkademiselalumengusulkankepadaRapatSenatUniversitasagarpelaksanaanwisudasesuaikelenderakademikdanmengusulkankepadapimpinanUniversitasdalamRapimagarwisudawandibatasikalaubisaminimal7000rangdanpihakoperatorsetiapfakultasharusmemasukkandatamelaluifortalAlumni.sertadiupayakanadapenyerahanijazahkepadawisudawanpadasaatproseswisuda.PihakAkedemiktetapmengusulkankepadaRapimbahwaujianSkripsidimasing2fakultastetapberjalanterusakantetapipendaftaranwisudadibatasiminimal1(satu)bulahsebelumwisuda.agarijazahdapatdiprosesdansiapdiserahkankepadawisudawanpadasaatproseswisudaberlangsung


3 Tanggal : Bagian / Bidang : Mahasiswa

Auditor * Auditee *

Tidak tersedianya data alumni yang sudah bekerja, dan data kepuasan pengguna alumni


Pelanggaran Standar Elemen Standar

Diisi oleh Auditor

Pimpinan Auditee *

Belum ada ikatan alumni dan belum dilakukannya studi penelusuran alumni

Tanggal Target

Diisi oleh Auditee


Tanggal Verifikasi No. Baru **

Diisi oleh Auditor




Wakil Manajemen :

Ketua Tim (ttd) Drs. H. Chaeruddin B.,M.Pd.I Tanggal :

Tanggal :

* Kolom auditor dan auditee diisi dengan nama dan paraf

** Jika perbaikan tidak memuaskan buat laporan ketidaksesuaian baru.

Catatan : Untuk temuan Major, batas waktu pemberian jawaban maksimal 3 hari

Untuk temuan Minor / Observasi, batas waktu pemberian jawaban maksimal 5 hari

Diterima Oleh (ttd)

UIN ALAUDDIN

Standar

Nomor

TEMUAN HASIL AUDIT INTERNAL Revisi Tanggal Terbit

Verifikasi Hasil Audit oleh MP AMAI

Analisa Masalah

Rencana Perbaikan

Nur Afif, ST., MT.

Nur Afif, ST., MT.

Akandilakukanpenelusuranalumnimelaluiportalalumni,danwebsiteprodi

Uraian Ketidaksesuaian

Verifikasi Tim AMAI

28 November 2013

Nur Afif, ST., MT.

Dra. St. Syamsudduha, M.Pd.


Standar Nomor : Tanggal : Area : Jurusan Tekinik Informatika

Saran

Agar dipertimbangkan untuk mencantumkan tahun pencapaian pada rumusan visi-misi

Diusulkan untuk mengolah dan menyajikan data dalam bentuk yang mudah dipahami

Reakreditasi diusulkan segera dilakukan

28 November 2013

Observasi

Tonggak pencapaian Visi Misi Prodi belum tergambar dalam rumusan Visi Misi yang ada

Beberapa data dosen dan mahasiswa belum di rekap/ diolah/ masih mengandalkan data mentah

Reakreditasi belum dilakukan

UIN ALAUDDINObservasi dan saran Revisi Tanggal Terbit


ceQuence | Daftar Periksa LPM 1

SMM PM

DAFTAR PERIKSA

AUDIT MUTU AKADEMIK INTERNAL


SHEET REV. 1 OF 2 1

Standar Penjaminan Mutu AUDIT INTERNAL Auditor : Barsihannoor Auditee : Zulfahmi Area/Unit : LPM Tanggal : 01 Desember 2014

No Pertanyaan Komentar I. Lingkup Kerja Penjaminan Mutu

1. Apa tugas dan fungsi utama Lembaga Penjaminan Mutu ?

Pengembangan dan pengendalian mutu

3. Apa saja yang termasuk dalam lingkup kerja Lembaga Penjaminan Mutu ?

- Penyusunan dan pengembangan standar - Audit dan pengendalian mutu

4. Apa kebijakan, program dan kegiatan

terhadap Peningkatan Mutu Dosen ?

5. Apa kebijakan, program dan kegiatan terhadap Peningkatan Mutu Mahasiswa ?

6. Apa kebijakan, program dan kegiatan terhadap Peningkatan Mutu Pegawai ?

7. Apa kebijakan, program dan kegiatan terhadap Peningkatan Mutu Proses Akademik ?

8.

II Internal Auditor

1. Kenapa Lembaga Penjaminan Mutu membentuk tim Internal Auditor ?

2. Darimana Sumber Daya Manusia (SDM) internal auditor ini ?


ceQuence | Daftar Periksa LPM 2

SMM PM

Samata,

Auditor,

( .......................................................)

3. Apakah ada standarisasi kompetensi para internal auditor ini ?

4. Apakah ada dokumen standar yang digunakan dalam melakukan audit Internal ?

5. Bagaimana pelaporan tim audit internal ini, terhadap hasil audit yang mereka peroleh ?

III Dokumentasi dan Rekaman

Dalam aktivitas Lembaga Penjaminan Mutu apakah telah ada Standar Prosedur dalam Peningkatan Kualitas Dosen dan Kualitas Proses Akademik.

ada

Dalam rapat di Penjaminan Mutu, apakah sudah menggunakan proses Standar Rapat, dimana harus ada, Undangan, Agenda, Notulensi, Absensi dan Penyebaran Notulensi ke Peserta Rapat

ada

Bagaimana dengan Pengendalian Dokumentasi berkas-berkas aktivitas Penjaminan Mutu.

Masih belum dapat dilacak secara cepat

Apakah Penjaminan Mutu akan melakukan perbaiakan terhadap pengendalian dokumen dan pengendalian Rekamannya ?

Ya, melalui SIPM


1 Tanggal : Bagian / Bidang : Penjaminan Mutu

Auditor * Auditee * Zulfahmi Alwi

Dokumenpendukungorganisasiterutamayangberkaiatandenganpenjaminanmutubelumdapatdilakcakdengancepat


Pelanggaran Standar Elemen StandarDiisi oleh Auditor

Pimpinan Auditee *

1 Belumditemukanmetodeyangtepatterkaitpenyimpanandokumendalamlemari-lemaripenyimpanandikarenakan:a.AkseskeluarmasukdokumenbelumdipahamiolehseluruhstafdiLPMb.Pengawasanterhadapkediplinanstafuntukmenjagadokumenbelumsepenuhnyadilaksanakan.

Tanggal Target

1 BeberapadokumenpentingdiscandandiuploaddipusatdataLPMdandapatdiaksessecaraterbatas

2. Lemaridokumendiberinomordandidatadokumenyangberadadidalamnya Bulan 7 tahun 2015

Diisi oleh Auditee


1 Masihmenunggu......

Tanggal Verifikasi No. Baru **Diisi oleh Auditor




Wakil Manajemen :

Ketua Tim (ttd) Tanggal : 1-Dec-14

Tanggal :

* Kolom auditor dan auditee diisi dengan nama dan paraf** Jika perbaikan tidak memuaskan buat laporan ketidaksesuaian baru.


Barsihannoor

1-Dec-14


Analisa Masalah

Rencana Perbaikan

Barsihannoor

Zulfahmi Alwi

standar

TEMUAN HASIL AUDIT MUTU AKADEMIK INTERNAL (AMAI) Revisi Tanggal Terbit

1-Dec-14

Verifikasi Tim Audit Internal

Verifikasi Hasil Audit oleh MP Audit Internal

Diterima Oleh (ttd)

12/12/14

UIN ALAUDDIN

Barsihannoor

Zulfahmi Alwi


standar Tanggal : prodi/fak :

Koordinasi bagian-bagian terkait khususnya wisuda

Pertimbangkan rencana kuota penerimaan mahasiswa baru.Masih belum maksimal Koordinasi bagian-bagian terkait bidang akademik

Belum ada rencana kuota penerimaan mahasiswa baru di bagian akademik

Saran

Pertimbangkan untuk melakukan monitoring pendaftran ulang melalui pembuatan berita acara serah terima dokumen dari mahasiswa ke bagian akademik

Pertimbangkan pembuatan Flow chart untuk pendaftaran ulang dan pembuatan NIM, serta disosialisasikan

Pertimbangkan pemberian kuisioner pelaksanaan wisuda kepada wisudawan dan tamu.

Observasi

Belum ada rekaman monitoring pendaftaran ulang melalui pembuatan berita acara serah terima dokumen dari mahasiswa ke bagian akademik

Belum ada Flow chart untuk pendaftaran ulang dan pembuatan NIM, serta disosialisasikan

Belum ada pemberian kuisioner pelaksanaan wisuda kepada wisudawan dan tamu.

UIN ALAUDDINObservasi dan saran Revisi Tanggal Terbit

20/10/2011


ceQuence | Daftar Periksa Standar 1 1AMAI P1

DAFTAR PERIKSA

AUDIT MUTU AKADEMIK INTERNAL


SHEET REV. 1OF 2 1

Standar Rektorat AUDIT INTERNAL Auditor : Nur Hidayah Auditee : Rektor Area/Unit : MANAJEMEN PUNCAK Tanggal : 28/2/14

No Pertanyaan Komentar 1. Apakah aktivitas utama dalam

menjalankan tugas sebagai Rektor ? Aktivitas utama rektor adalah mengatur/memanage 3 hal pokok yaitu pendidikan, pengajaran dan penelitian

2. Apakah ada prosedur standar yang digunakan dalam pengadaan suatu rapat ?

Prosedur standar secara tertulis dalam bentuk standar operasional prosedure (SOP) tidak ada, namun secara aturan pengadaan rapat umumnya diawali dengan mengagendakan jadwal rapat, perihal rapat, membuat undangan rapat, absen rapat, notulensi rapat, evaluasi rapat dan rencana tindak lanjut.

3. Apakah hasil rapat terdokumentasi dengan baik di rektorat ?

Rektor memiliki buku agenda rapat yang dipegang oleh sekertaris rapat/notulensi rapat dimana berisi hasil keputusan rapat.

4. Pernahkah melakukan Rapat dengan Prosedur :

1. Ada Undangan 2. Ada Agenda Rapat 3. Ada Absen Rapat 4. Ada Notulensi Rapat 5. Hasil Notulensi dipegang

oleh Peserta Rapat 6. Ada Evaluasi Hasil Rapat

Semua rapat yang sifatnya terencana melalui prosedur pengadaan suatu rapat. Namun untuk agenda-agenda khusus dan adanya masalah yang sifatnya mendadak biasanya tidak melalui prosedur rapat tetapi rektor melakukan instruksi langsung melalui via telpon maupun sms.

5. Bagaimana Rektor melakukan evaluasi terhadap hasil rapat tersebut?

Sistem evaluasi rapat rektor dengan menggunakan matriks kegiatan hasil keputusan rapat yang terdiri atas: no, nama kegiatan, jadwal pelaksanaan kegiatan dan penanggungjawab kegiatan. Dan evaluasi dilakukan terhadap masing-masing pelaksana yang bertanggungjawab terhadap suatu kegiatan.

6. Bagaimana Rektor melakukan kontrol terhadap aktivitas-aktivitas dalam lingkungan UIN Alauddin, yang merupakan kebijakan Rektorat.

Kontrol terhadap aktivitas dalam lingkungan UIN Alauddin dilakukan rektor dengan cara mengkoordinasikan dengan masing-masing pimpinan/pejabat eselon, dekan dan kepala bagian. Kecuali pada kasus-kasus tertentu yang membutuhkan rektor harus turun kelapangan secara langsung.

7. Apakah Prosedur Rapat saat ini dapat diperbaiki ?

Dokumentasi dan rekaman prosedur rapat telah mengalami perbaikan kearah tekhnologi informasi melalui: Website UIN. Selain itu prosedur rapat rektor saat ini telah disusun dan diperbaiki oleh staf ahli rektor dan bagian Humas UIN


ceQuence | Daftar Periksa Standar 1 2AMAI P1

Samata-Gowa, 28 Februari 2014

Auditor,

( Nur Hidayah )

8. Apakah proses evaluasi dapat dilakukan di awal rapat, untuk mengetahui sejauh mana perkembangan hasil rapat sebelumnya.

Evaluasi rapat yang dilakukan rektor saat ini adalah pada awal rapat dengan mengevaluasi hasil rapat sebelumnya dan memerlukan waktu kurang lebih 1 jam atau sekitar ¾ jam dari total waktu rapat yang digunakan. Evaluasi rapat dapat terus dilakukan seiring dengan kegiatan rapat yang berjalan.


Tanggal : Bagian / Bidang : Top Manajemen

Auditor * Nur Hidayah Auditee * Rektor UIN Alauddin

Dalam pengadaan suatu rapat tidak ditemukan standar operasional prosedur secara tertulis serta bagan alir/flow chart yang memberikan arahprosespelaksanaankegiatanrapatrektormulaidarirapatyangsifatnyaterencana,mendadakamaupunrapatkhusus.


Pelanggaran Standar Elemen StandarDiisi oleh Auditor

Pimpinan Auditee * Rektor UIN Alauddin

1. Rapatmerupakankegiatanrutinrektorsehinggamembutuhkansebuahprotapkhususuntukkegiatantersebut2. Standaroperasionalprosedurrapatmerupakanpedoman/langkah-langkahkongkritsebuahaktivitasrutinpimpinan3. TidakadanyasecaratertulisSOPpengadaanrapat baikprosedurmaupunbaganalir/flowchart

Tanggal Target

1. MembentuktimkhususdalammembuatSOPpengadaanrapat ###2. Membentuktimuntukmembuatflowchartpelaksanaanrapatsertaalurbirokrasisertagaris

komandopengadaanrapatmulaidaritahapperencanaansampaievaluasi

Diisi oleh Auditee


Tanggal Verifikasi No. Baru **Diisi oleh Auditor




Wakil Manajemen :

Ketua Tim (ttd) Tanggal :

Tanggal :

* Kolom auditor dan auditee diisi dengan nama dan paraf** Jika perbaikan tidak memuaskan buat laporan ketidaksesuaian baru.


Revisi Tanggal Terbit

Nur Hidayah

28-Feb-14


Analisa Masalah

Rencana Perbaikan

Verifikasi Tim Audit Internal

Verifikasi Hasil Audit oleh MP Audit Internal

Diterima Oleh (ttd)

2/28/14

UIN ALAUDDIN

Rektor UIN Alauddin

standar

TEMUAN HASIL AUDIT MUTU AKADEMIK INTERNAL (AMAI)


tujuan audit: memenuhi iso 9001: 2008 - data.uin-alauddin...

Documents