IHATEC_SJH 2017 Rev.1

Penyusunan Dokumen Sistem JaminanHalal (SJH)

Manual SJH dan Dokumentasi SistemJaminan Halal (SJH)

Implementasi dan Evaluasi SistemJaminan Halal

Penilaian SJH

OUTLINE :

IHATEC_SJH 2017 Rev.1

A. PENYUSUNAN DOKUMEN SJH

1. Memahami Persyaratan SertifikasiHalal (HAS 23000)

2. Memahami 11 Kriteria SJH

3. Memahami Siklus Manajemen SJH

4. Mengidentifikasi Proses BisnisPerusahaan

5. Analisa Kesenjangan (GAP Analysis)

IHATEC_SJH 2017 Rev.1

• Semua Persyaratan Sertifikasi Halal : Kebijakan, Prosedur sertifikasi Halal danKriteria SJH sudah dituliskan dalam dokumenHAS 23000.

• LPPOMMUI memfasilitasi perusahaan yang ingin memahami persyaratan HAS 23000 dengan menerbitkan Buku Seri HAS 23000 dan mengadakan Pelatihan SJH.

Memahami Persyaratan Sertifikasi Halal (HAS 23000)

IHATEC_SJH 2017 Rev.1

Memahami Kriteria Sistem Jaminan Halal

1. Kebijakan Halal2. Tim Manajemen Halal3. Pelatihan and Edukasi

4. Bahan5. Produk6. Fasilitas Produksi

7. Prosedur Tertulis untuk Aktifitas Kritis8. Kemampuan Telusur9. Penanganan Produk yang Tidak Memenuhi Kriteria

10. Audit Internal11. Kaji Ulang Manajemen

Pra-Syarat

Isi

Prosedur

Evaluasi

IHATEC_SJH 2017 Rev.1

Perencanaan

Penerapan

Monitoring dan Evaluasi

Tindakan Perbaikan

Memahami Siklus Manajemen SJH

IHATEC_SJH 2017 Rev.1

Identifikasi Proses Bisnis Perusahaan

– Perusahaan Holding dengan banyak pabrik?

– Pabrikan tunggal ?

– Importir ?

– Distributor ?

– Retailer ?

– Toller ?

– Dll

Perbedaan ISI Dokumentasi SJH

IHATEC_SJH 2017 Rev.1

Analisis Kesenjangan (GAP)

a) Dilakukan untuk mengetahui kesenjangansistem yang sudah diterapkan di perusahaandengan kriteria SJH.

b) Jika masih ada kesenjangan, makaperusahaan harus mengembangkan sistemagar dapat memenuhi kriteria SJH

c) Pengembangan sistem melaluipengembangan dokumen (prosedur, WI atauform) kemudian mensosialisasikan kepadakaryawan dan diterapkan.

IHATEC_SJH 2017 Rev.1

Analisa Kesenjangan (GAP) :

Kondisi Sistem Saat Ini

Kriteria HAS 23000

Kesenjangan

IHATEC_SJH 2017 Rev.1

Analisis Kesenjangan (Gap)

Contoh Tabel dalam Analisis Kesenjangan :

No KRITERIA SJH EKSISTENSI SISTEM PERUSAHAAN

GAP TINDAKLANJUT

TARGET WAKTU

Langkah Analisis Kesenjangan ini juga berguna untukmengintegrasikan SJH dengan sistem yang sudah adadi perusahaan

IHATEC_SJH 2017 Rev.1

Contoh Hasil Analisis kesenjangan (gap) :

No. Kriteria SJH Sistem yang tersedia

Gap Tindak Lanjut

1 KebijakanHalal

Ada kebijakan mutu Ada Menambahkanpernyataan kebijakantentang halal ke dalamkebijakan mutu

2 Tim ManajemenHalal

Ada TimManajemen Mutu

Ada Penunjukan tim halal perusahaan ataupenambahan lingkup kerjahalal di tim ManajemenMutu

3 Pelatihan danEdukasi

Ada SOP Pelatihannamun belumdilengkapi aspekhalal

Ada Lengkapi SOP Pelatihandengan aspek halal

IHATEC_SJH 2017 Rev.1

No. Kriteria SJH Sistem yang tersedia Gap Tindak Lanjut

4 Bahan Ada daftar seluruh bahanyang digunakan namunbelum diperiksakesesuaiannya dengankriteria SJH

Ada Periksa kesesuaian bahandengan kriteria SJH. Jikaada bahan yang tidaksesuai, R&D harusmampu menemukanalternatif bahan tersebut.

5 Produk Nama produk sudah sesuai kriteria

Tidakada

-

6 FasilitasProduksi

Ditemukan penggunaanfasilitas bersama untukproduksi produk halal dan produk non halal (bahan babi)

Ada Alternatif :• Stop produksi non halal

dan lakukan prosedurpencucian halal.

• Investasi lini khususuntuk produksi halal

Contoh Hasil Analisis kesenjangan (gap)

IHATEC_SJH 2017 Rev.1

No. Kriteria SJH Sistem yang tersedia Gap Tindak Lanjut

7 Prosedurtertulisaktivitas kritis

Ada prosedur ISO 9001 dan 22000 namun belum mencakup kriteria SJH :

- SOP pemilihan bahan baru belum

mencakup persetujuan bahan ke

LPPOMMUI dan input bahan ke

sistem SAP jika sudah disetujui

LPPOMMUI

- SOP pembelian belum mengacu

pada daftar bahan yang telah

disetujui LPPOMMUI

- SOP pengembangan produk baru

belum mencakup sertifikasi halal

produk baru sebelum diedarkan

- SOP pemeriksaan bahan datang

belum mencakup pemeriksaan

nama dan negara produsen serta

logo halal khusus di kemasan

Ada Merevisi proseduryang ada denganmemasukkankriteria SJH padaaktivitas kritis.

Contoh Hasil Analisis kesenjangan (gap)

IHATEC_SJH 2017 Rev.1

Contoh Hasil Analisis kesenjangan (gap)

No. Kriteria SJH Sistem yang tersedia Gap Tindak Lanjut

8 Kemampuantelusur

Sudah tersedia SOP Kemampuan telusurnamun hanyatertelusur sampaisupplier bahan

Ada Merevisi SOP agar produkbisa tertelusur hinggaprodusen bahan

9 Prosedurpenangananproduk yang tidakmemenuhikriteria

Sudah tersedia SOP Non Conformance Handling Product dan SOP Withdrawal, namun belum dilengkapi dengan aspek halal

Ada Melengkapi SOP denganmenjelaskan definisiproduk yang tidakmemenuhi kriteria dancara penanganannyasesuai dengan kriteriaHAS 23000

IHATEC_SJH 2017 Rev.1

No. Kriteria SJH Sistem yang tersedia

Gap Tindak Lanjut

10 Audit internal Sudah tersedia SOP audit internal danjadwal audit internal untuk sistem ISO 9001 dan 22000

Ada Melengkapi SOP denganaspek halal, termasuklengkapi jadwal dan checklist audit internal

11 Kaji ulangmanajemen

Sudah dilakukan kajiulang manajemen untuksistem ISO 9001 dan22000

Ada Melengkapi input kaji ulangmanajemen dengan aspekhalal, termasuk melengkapiformat notulen kaji ulangmanajemen

Contoh Hasil Analisis kesenjangan (gap)

IHATEC_SJH 2017 Rev.1

B. MANUAL SJH DAN DOKUMENTASI SISTEM JAMINAN HALAL (SJH)

• Tidak ada cara baku untuk memenuhi kriteria SJH. Perusahaan dapat menentukan sendiri cara implementasiSJH.

• Cara memenuhi kriteria SJH dan rencana penerapan SJH diperusahaan harus dituliskan dalam dokumen Manual SJH.

• Manual SJH dibuat Terpisah dari dokumen manual sistemyang lain, tetapi prosedur tertulis dan dokumentasi aktivitasdapat diintegrasikan dengan prosedur lain.

• Bagi perusahaan, manual SJH berfungsi sebagai panduanimplementasi SJH, sedangkan bagi LPPOMMUI, manual SJH memberikan gambaran singkat implementasi SJH sebelumaudit dilaksanakan .

IHATEC_SJH 2017 Rev.1

Contoh Rencana Penerapan SJH di Perusahaan :

No. Kriteria SJH Rencana Penerapan SJH

1 Manajemen Puncak harusmenetapkan dan mensosialisasikankebijakan halal kepada seluruhpemangku kepentingan perusahaan.

Kebijakan halal ditetapkan dandisosialisasikan ke seluruh pemangkukepentingan perusahaan melalui poster,pelatihan, briefing, dan memo internal.

2 Manajemen Puncak harusmenetapkan Tim Manajemen Halaldan mencakup semua bagian yangterlibat dalam aktivitas kritis.

Manajemen puncak menunjuk TimManajemen Halal dan Struktur TimManajemen Halal terdiri dari semuabagian yang terlibat dalam aktivitaskritis.

3 Pelatihan (internal atau eksternal)harus dilaksanakan secara terjadwalminimal setahun sekali atau lebihsering jika diperlukan.

Pelatihan eksternal dilaksanakan secaraterjadwal minimal dua tahun sekaliatau jika terdapat penggantian TimManajemen Halal. Pelatihan internaldilaksanakan secara terjadwal minimalsetahun sekali.

IHATEC_SJH 2017 Rev.1

Contoh Rencana Penerapan SJH di Perusahaan :

No. Kriteria SJH Rencana Penerapan SJH

4 Perusahaan harus mempunyaidokumen pendukung untuk semuabahan yang digunakan.

Semua bahan yang digunakan untukproses produksi dilengkapi dengandokumen pendukung yang valid, kecualibahan tidak kritis.

5 Merk/nama produk tidak bolehmenggunakan nama yang mengarahpada sesuatu yang diharamkan atauibadah yang tidak sesuai dengansyariah Islam.

Perusahaan hanya memproduksi produkhalal dengan merk/nama produk yangtidak menggunakan nama yangmengarah pada sesuatu yangdiharamkan atau ibadah yang tidaksesuai dengan syariah Islam.

6 Fasilitas produksi tidak bolehdigunakan secara bergantian untukmenghasilkan produk halal danproduk yang mengandung babi atauturunannya.

Fasilitas produksi di pabrik milik sendiridigunakan khusus untuk menghasilkanproduk halal. Fasilitas produksi di pabrikmaklon dapat digunakan secarabergantian untuk menghasilkan produkyang lain tetapi bahannya tidak berasaldari babi/ turunannya.

IHATEC_SJH 2017 Rev.1

Contoh Rencana Penerapan SJH di Perusahaan :

No. Kriteria SJH Rencana Penerapan SJH

7 Perusahaan harus mempunyai prosedurtertulis mengenai pelaksanaan aktivitaskritis. Prosedur tertulis aktivitas kritis harusdisosialisasikan ke semua pihak yangterlibat dalam aktivitas kritis

Perusahaan mengembangkan proseduraktivitas kritis sesuai dengan kriteria SJH danmensosialisasikan ke semua pihak yang terlibatdalam penerapan prosedur.

8 Perusahaan harus mempunyai prosedurtertulis untuk menjamin kemampuantelusur produk yang disertifikasi.

Perusahaan mengembangkan prosedurkemampuan telusur (traceability) yang dapatmenjamin kemampuan telusur produk yangdisertifikasi dan mensosialisasikan ke semuapihak yang terlibat dalam penerapan prosedur.

9 Produk yang tidak memenuhi kriteria tidakdijual ke konsumen yang mempersyaratkanproduk halal. - Produk yang tidakmemenuhi kriteria dan terlanjur dijual,harus ditarik

- Penanganan produk yang tidak memenuhikriteria di area pabrik yaitu produkdipisahkan untuk menghindari terjadikontaminasi silang dengan bahan/ produkhalal, selanjutnya produk akan dimusnahkan.

- Bila produk yang tidak memenuhi kriteriasudah terlanjur dijual, maka produk tersebutakan ditarik dari pasaran

IHATEC_SJH 2017 Rev.1

Contoh Rencana Penerapan SJH di Perusahaan :

No. Kriteria SJH Rencana Penerapan SJH

10 Audit internal dilakukan secaraterjadwal setidaknya enam bulansekali atau lebih sering jikadiperlukan

Audit Halal Internal dilakukan secaraterjadwal setiap enam bulan sekali,dilakukan secara terintegrasi denganaudit internal sistem ISO 9001 dan22000.

11 Manajemen Puncak harusmelakukan kajian terhadapefektifitas pelaksanaan SJH satu kalidalam satu tahun atau lebih seringjika diperlukan.

Kaji ulang manajemen dilakukan setiapakhir tahun atau lebih sering jikadiperlukan, yang dihadiri olehmanajemen puncak/wakilnya dan timmanajemen halal.

Pelaksanaan kaji ulang manajemendilakukan bersamaan dengan kajiulang sistem ISO 9001 dan 22000.

IHATEC_SJH 2017 Rev.1

Prinsip Manual Sistem

Menuliskan apa yang dikerjakan

Mengerjakan apa yang dituliskan

IHATEC_SJH 2017 Rev.1

Cara penulisan Manual SJH :

• Format Bebas

• Format Kuesioner

• Model Template

IHATEC_SJH 2017 Rev.1

Format Bebas• Untuk Perusahaan yang telah menerapkan sistem

manajemen mutu, sistem keamanan pangan atausistem yang lain.

• Format dan isi Manual SJH dibuat secara bebas.

• Manual SJH menggambarkan cara memenuhiKriteria SJH.

• Prosedur/dokumentasi aktivitas tertentu dibuatringkas, detailnya merujuk padaprosedur/dokumentasi yang dimaksud.

IHATEC_SJH 2017 Rev.1

Format Kuesioner

• Kuesioner Manual SJH disiapkan oleh LPPOM, berisi pertanyaan-pertanyaan yang mengacupada 11 kriteria SJH.

• Perusahaan menjawab pertanyaan sesuaidengan kondisi penerapan SJH di perusahaan.

• Prosedur/dokumentasi aktivitas tertentudibuat ringkasannya saja, sedangkan detailnyamerujuk pada prosedur/dokumentasi yang dimaksud.

IHATEC_SJH 2017 Rev.1

Format Template

• Untuk perusahaan kecil yang tidak mempunyai pengalaman yang cukup dalam penerapan sistem dan menghadapi keterbatasan sumberdaya.

• Template Manual SJH telah disiapkan oleh LPPOMMUI dan dapat langsung diisi oleh perusahaan.

IHATEC_SJH 2017 Rev.1

Alternatif Manual SJH untuk Perusahaan dengan Beberapa Lokasi Pabrik

• Manual SJH dibuat hanya satu dan berlaku untuk semua pabrik.

• Manual SJH spesifik untuk masing-masing pabrik jika proses bisnis atau prosedur operasi berbeda antar pabrik

IHATEC_SJH 2017 Rev.1

Perusahaan yang Memiliki Tempat Maklon (Produk maupun sebagian proses)

• Manual SJH harus berlaku untuk pabrik tempat maklonnya.

• Prosedur tertulis aktivitas tertentu yang dilakukan di tempat maklon dapat mengacu/mengikuti prosedur yang berlaku di tempat maklon.

IHATEC_SJH 2017 Rev.1

C. IMPLEMENTASI DAN EVALUASI SJH

• Dokumen SJH (Manual, prosedur, form) yang sudahdisusun perusahaan harus disosialisasikan kepadapihak yang berkepentingan, misalnya: Manajemen, Tim Manajemen Halal, atau karyawan yang terkaitdengan aktivitas kritis.

• Manual SJH harus di kirimkan ke LPPOMMUI via CEROL SYSTEM saat proses pendaftaran untuk di cekdan menjadi panduan saat audit implementasi SJH.

• Pada saat audit, prosedur dan instruksi kerja detilserta bukti implementasinya akan diverifikasikecukupannya.

IHATEC_SJH 2017 Rev.1

Sudah

Efektif ?

• Cara mengevaluasi pelaksanaan SJH :

– Apakah terdapat deviasi antara apa yang telah dituliskan di MANUAL SJH dengan implementasinya ?

– Apakah ditemukan bukti yang cukup atas implementasi SJH di perusahaan ?

IHATEC_SJH 2017 Rev.1

D. PENILAIAN SJH

• Penilaian SJH mengacu pada SK Direktur LPPOMMUI No. SK 24/Dir/LPPOMMUI/VII/14 tentang PedomanPenilaian Hasil Audit Implementasi SJH di IndustriPengolahan.

• Dinilai oleh LPPOM setelah proses audit.

• Nilai/Status SJH diberikan sesuai level pemenuhanpersyaratan sertifikasi halal (HAS 23000).

• Nilai/Status SJH mencerminkan kualitas penerapanSJH di perusahaan.

IHATEC_SJH 2017 Rev.1

Sistem Penilaian SJH:

1. Bersifat kualitatif (tidak ada skor/angka).

2. Didasarkan pada kelemahan (weakness) implementasiSJH yang ditemukan pada saat audit dan tindak lanjutsetelah audit.

Kategori Weakness :• Kelemahan Kritis (Critical Weaknesses / CR)

• Kelemahan Perlu Perbaikan (Improvement Needed Weaknesses / IN)

• Kelemahan Minor (Minor Weaknesses)

IHATEC_SJH 2017 Rev.1

Kelemahan Kritis (CR):

• Kelemahan serius.

• Menyebabkan tidak terpenuhinya persyaratan Sertifikasi Halal HAS 23000.

• Penyelesaian kelemahan Kritis menjadi syarat minimum bagi MUI untuk menerbitkan Sertifikat Halal.

IHATEC_SJH 2017 Rev.1

Kelemahan Perlu Perbaikan(Improvement Needed / IN)

• Berpotensi menyebabkan tidak terpenuhinya Persyaratan HAS 23000 jika tidak diperbaiki.

• Memungkinkan untuk memperoleh A jika segera diperbaiki.

• Terdapat bukti penyelesaian ke LPPOMMUI.

IHATEC_SJH 2017 Rev.1

Kelemahan Minor

• Tidak berpotensi menyebabkan tidakterpenuhinya persyaratan HAS 23000.

• Tidak mempengaruhi penilaian, namun tetapharus diperbaiki.

IHATEC_SJH 2017 Rev.1

Kelemahan Perbaikan Status

CR IN

Tidak Ada Tidak Ada Tidak ada A

Tidak Ada Ada Semua kelemahan IN dapat

segera diperbaiki (dalam waktu

2 minggu)

A

Tabulasi Skema Penilaian Hasil Audit SJH :

IHATEC_SJH 2017 Rev.1

Kelemahan Perbaikan Status

Cr IN

Tidak Ada Ada Tidak semua kelemahan IN dapat

segera diperbaiki.

B

Ada Tidak Ada Semua kelemahan Cr harus segera

diperbaiki.

B

Ada Ada Semua kelemahan Cr harus segera

diperbaiki, kelemahan IN dapat hanya

sebagian diperbaiki.

B

Tabulasi Skema Penilaian Hasil Audit SJH :

IHATEC_SJH 2017 Rev.1

IHATEC_SJH 2017 Rev.1