rencana audit tahun -...

F.AI.01

RENCANA AUDIT TAHUN …..

Tujuan Audit, untuk memastikan apakah :

- Prosedur-prosedur telah dijalankan

- Sistem berjalan efektif

Perbaikan-perbaikan dapat dilakukan

Kesesuaian dengan ISO 9001:2008 dan Persyarata BAN-PT

PROGRAM AUDIT

1 Pemeriksaan Dokumen

2 Pemeriksaan implementasi prosedur pada tiap kegiatan

3 Tindakan perbaikan dari hasil audit yang lalu

4 Pencapaian sasaran mutu

JADWAL AUDIT INTERNAL TAHUN …………..

BULAN WAKTU KEGIATAN AREA STANDAR KRITERIA AUDITOR

Pekan ke- 2 s.d 3 September 09.00 -09.15

Rapat Pembukaan

Top Manajemen, Penjaminan Mutu

09.15-10.00

Interview dan Pemeriksaan terkait Kebijakan dan Sasaran Mutu

Top Manajemen

1. Kebijakan Mutu

2. Sasaran Mutu

3. Rapat Tinjauan Manajemen

10.00-12.00

Interview dan Pemeriksaan Implementasi

Pedoman Mutu

Wakil Manajemen

1. Standar Mutu

2. Pengendalian Dokumen

3. Pengendalian Rekaman

12.00-13.00 Makan Siang dan Sholat

12.00-15.00 Interview dan Pemeriksaan

Wakil Manajemen

1. Pengendalian Jasa Tidak Sesuai

F.AI.01

Implementasi Pedoman

Mutu

2. Tindakan Pencegahan dan Koreksi

3. Audit Internal

15.00-15.30 Penyampaian dan klarifikasi hasil audit


15.30-16.00 Rapat Penutupan


BULAN WAKTU KEGIATAN AREA STANDAR KRITERIA

AUDITOR

Pekan ke- 2 s.d 3

September

09.00 -09.15 Rapat Pembukaan

Bagian Akademik

09.15-10.00 Interview dengan Kabag Akademik

Bagian Akademik

10.00-12.00

Kunjungan Pemeriksaan Implementasi

Prosedur

Bagian Akademik

1. Penerimaan MABA

2. Penerbitan NIM


10.00-12.00


Prosedur

Bagian Akademik, meliputi

1. Wisuda Sarjana

2. Pengukuhan Guru Besar

13.00-15.00

Penyampaian dan klarifikasi hasil audit kepada Kabag Akademik

Bagian Akademik


Bagian Akademik

F.AI.01

BULAN WAKTU KEGIATAN AREA STANDAR KRITERIA

AUDITOR

Pekan ke- 2 s.d 3

September (Hari I)

09.00 -09.15 wita

Rapat Pembukaan

Program Pascasarjana

09.15-10.00

Interview dengan Direktur Pascasarjana


10.00-12.00


Prosedur


1. Penerimaan Mahasiswa Baru

2. Registrasi mahasiswa baru

3. Pelaksanaan Perkuliahan

4. Ujian Mid Semester dan Ujian Akhir Semester

5. Ujian Komprehensif

6. Ujian Tutup Tesis Dan Disertasi

7. Penetapan Judul Tesis & Disertasi Non-Pendidikan & Non-Syariah

12.00-13.00 Makan Siang

dan Sholat

13.00-16.00


Prosedur


8. Penetapan Judul Tesis & Disertasi Pendidikan & Syariah

9. Seminar Proposal Tesis-Disertasi

10. Seminar Hasil Tesis Dan Disertasi

11. Promosi

F.AI.01

12.Penetapan Dipa Blu

13.Pembelian


Pekan ke- 2 s.d 3

September (Hari II)

09.00-12.00


Standar


BAN-PT Standar

1,2,3

1. Visi Misi

2. Tata Pamong

3. Mahasiswa


13.00-15.00


Standar


BAN-PT Standar 4,5,6,7

4. SDM

5. Pembelajaran

6. Sarana & Prasarana

7. Penelitian &Pengabdian Masyarakat

15.00-15.30

Penyampaian dan klarifikasi hasil audit kepada Direktur Program Pascasarjana





Pekan ke- 2 s.d 3

September

09.00 -09.15 wita

Rapat Pembukaan

Fakultas dan Jurusan

09.15-10.00

Interview dengan Pimpinan Fakultas

Fakultas

09.00-12.00 Kunjungan

Jurusan BAN-PT 1. Visi Misi

F.AI.01

Pemeriksaan Implementasi

Standar

Standar 1,2,3

2. Tata Pamong

3. Mahasiswa


13.00-15.00


Standar

Jurusan BAN-PT Standar 4,5,6,7

4. SDM

5. Pembelajaran

6. Sarana dan Prasarana

7. Penelitian dan Pengabdian Masyarakat

15.00-15.30

Penyampaian dan klarifikasi hasil audit kepada Direktur Program Pascasarjana

Jurusan


Fakultas dan Jurusan

F.AI.03 Page 1

Mohon untuk mengisi tanggal opening meeting dan closing meeting

Tanggal Opening Meeting Tanggal Closing Meeting

Mohon untuk mengisi daftar hadir dengan nama tim audit terlebih dahulu, diikuti oleh peserta rapat

dari pihak Client

DAFTAR HADIR PESERTA OPENING MEETING DAN CLOSING MEETING

NAMA JABATAN TANDA TANGAN KEHADIRAN

OPENING MEETING CLOSING MEETING

Client – Management Representatif signature

Tanggal

Area :

AUDIT INTERNAL

Tanggal : Bagian / Bidang :

Auditor * Auditee *

Jenis ketidaksesuaian : Major Minor Observasi

Pelanggaran Standar Elemen Standar

Diisi oleh Auditor

Pimpinan Auditee *

Tanggal Target

Diisi oleh Auditee

Verifikasi Tindakan Perbaikan Auditor * Auditee *

Tanggal Verifikasi No. Baru **

Diisi oleh Auditor

Verifikasi Akhir diterima

Komentar : diterima dengan perbaikan

diperiksa pada audit selanjutnya

Wakil Manajemen :

Ketua Tim (ttd) Tanggal :

Tanggal :

* Kolom auditor dan auditee diisi dengan nama dan paraf

** Jika perbaikan tidak memuaskan buat laporan ketidaksesuaian baru.

Catatan : Untuk temuan Major, batas waktu pemberian jawaban maksimal 3 hari

Untuk temuan Minor / Observasi, batas waktu pemberian jawaban maksimal 5 hari

Uraian Ketidaksesuaian

Analisa Masalah

Rencana Perbaikan

Standar

Nomor

TEMUAN HASIL AUDIT INTERNAL Revisi Tanggal Terbit

Verifikasi Tim AMAI

Verifikasi Hasil Audit oleh MP AMAI

Diterima Oleh (ttd)

UIN ALAUDDIN

Standar Nomor : Tanggal : Area :

SaranObservasi

UIN ALAUDDIN

Observasi dan saranRevisi Tanggal Terbit

F.AI.05 Lembaga Penjaminan Mutu

UIN Alauddin Makassar

Nama Organisasi (isi Nama Fakultas)

Standar Audit

ISO 9001:2008

BAN-PT

Tanggal Audit

(isi tanggal berlangsungnya audit)

Lingkup Audit

(tulis lingkup audit.contoh: Implementasi Layanan Akademik di Jurusan ……,……..,

Fakultas Ilmu Kesehatan)

Rencana Audit Berikutnya:

Agustus 2013

HASIL

AUDIT INTERNAL

Audit ini didasarkan pada sistem uji petik (sampling method) sehingga memungkinkan adanya ketidak sesuaian yang tidak

teramati selama audit. Hasil audit ini merupakan kumpulan pengamatan auditor selama proses audit dengan mengacu

kepada hasil wawancara dan pencatatan data-data audit secara objektif.

Audit Internal UIN Alauddin Makassar

Page 1

Deskripsi Organisasi Klien

(gambaran singkat tentang lokasi audit,jumlah SDM, NAma dan no kontak Ketua

jurusan/prodi).

Tim Audit

Kepala Tim:

Nama:…………………..,Nomor Telepon,…………………, email:

Anggota(nama dan peran)

‘’’’’’’’’’’’’’’’’’’’’

Pernyataan Kerahasiaan:

Seluruh staf Lembaga Penjaminan Mutu beserta Tim Audit akan selalu menjaga

kerahasisaan data yang diperoleh, kecuali kepada pimpinan

Fakultas/Jurusan/Program Studi yang bersangkutan, serta Pimpinan UIN Alauddin untuk

tujuan perbaikan.

Tujuan Audit

(lihat tujuan Program audit)

Ruang Lingkup Audit

(keseluruhan cakupan yang diaudit , menyangkut area yang diaudit serta kriterianya)

Mencakup seluruh aktivitas yang dilakukan organisasi klien

Belum mencakup seluruh aktivitas yang dilakukan organisasi klien, yakni …..(yang

tidak diaudit)

Seluruh klausul ISO

Ada pengecualian, yakni klausul…….

Seluruh Standar BAN PT

Ada standar BAN PT yang dikecualikan, yaitu

Area/departemen di dalam organisasi yang dilakukan audit saat ini adalah……….


Page 2

Hasil Audit

Deskripsikan hal-hal positif, seperti:

- komitmen dari personil organisasi auditee terhadap penerapan SMM ISO

9001:2008 dan atau Standar BAN PT. apa tandanya.

- Kondisi organisasi klien yang berhubungan dengan dampak perubahan

implementasi prosedur

- Penerapan SMM dan / atau Mutu Akademik

- Adanya audit internal dalam organisasi

Tuliskan beberapa (jika ada) ketidaksesuaian :

- (jumlah) ketidaksesuaian mayor

- (jumlah) ketidaksesuaian minor

- (jumlah) saran untuk ditindaklanjuti

Detai ketidaksesuaian yang terjadi dapat dilihat pada “Rekapitulasi Ketidaksesuaian

Audit yang diberikan setelah pelaksanaan closing meeting. Tata cara untuk

menindaklanjuti perbaikan tercantum pada bagian akhir hasil audit ini.

Segala bukti perbaikan dan jawaban atas ketidaksesuaian audit dapat diserahkan

pada auditor atau atau melalui Kantor Lembaga Penjaminan Mutu untuk menutup

ketidaksesuaian tersebut.

Rekomendasi Auditor

Siap untuk diusulkan untuk disertifikasi ISO 9001:2008

Belum siap untuk diusulkan untuk disertifikasi ISO 9001:2008

Siap untuk pelaksanaan surveillance ISO 9001: 2008

Belum Siap untuk pelaksanaan surveillance ISO 9001: 2008

Siap untuk di reakreditasi ISO 9001: 2008

Siap untuk diusulkan akreditasi BAN PT

Belum Siap untuk diusulkan akreditasi BAN PT

Siap untuk di reakreditasi BAN PT

Belum Siap untuk di reakreditasi BAN PT


Page 3

Distribusi Laporan Audit

Laporan hasil audit ini akan diserahkan kepada organisasi klien, Lembaga Penjaminan

Mutu, Pimpinan UIN Alauddin.

Laporan Hasil Audit ini disusun oleh:

Nama Jelas :

Peran dalam audit :

Tanda tangan

Pernyataan Ketua (perwakilan) Organisasi Auditee

Dengan menandatangani bagian di bawah ini, saya menyatakan setuju dan/ atau

mengakui bahwa:

- Seluruh ketidaksesuaian disampaian dengan jelas oleh auditor saat closing

meeting

- Audit dilakukan secara sistematik oleh auditor berdasarkan sampling

- Auditor telah memberikan kesempatan bertanya tentang hasil audit yang

disampaikan demikian pula mengenai ketidaksesuaian.

- Auditee akan melakukan tindakan perbaikan sesuai waktu yang disepakati

- Audit selanjutnya akan dilakukan sesuai perkiraan jadwal dan akan

mengkonfirmasikan sebelumnya mengenaijadwal yang direncanakan.

Ketua Organisasi auditee (perwakilan):

Nama :

Tanggal :

Tanda tangan


Page 4

Cara Penanganan Ketidaksesuaian

Ketidaksesuaian adalah kondisi di dalam sistem organisasi yang belum sesuai dengan

standar/kriteria audit. Seluruh ketidaksesuaian yang meliputi kategori major dan minor

harus ditindaklanjuti (diperbaiki) oleh auditee hingga dinyatakan tuntas oleh auditor.

Auditor akan menyatakan ketidaksesuaian telah tuntas apabila telah melakukan

verifikasi / pemeriksaan terhadap bukti perbaikan atau dengan melakukan kunjungan

ulang ke lapangan atau cukup dengan dokumentasi bukti perbaikan yang dikirimkan

kepada auditor.

Batas waktu perbaikan dan pernyataan tuntas oleh auditor akan berbeda tergantung

dari kategori ketidaksesuaian (major/minor).

Berikut ini perbedaan antara ketidaksesuaian Major dan Minor serta cara

penangannnya.

Jenis Ketidaksesuaian

(waktu penanganan) Keterangan

Major Minor

12 Hari 1 Bulan

Bukti ketidaksesuaian wajib diserahkan kepada

auditor atau melalui Lembaga Penjaminan Mutu.

Saran

Saran bukanlah sebuah ketidaksesuaian dan tidak harus segera direspon / dijawab.

Saran adalah rekomendasi untuk peningkatan yang apabila tidak disampaikan oleh

auditor dapat mengarah ke arah ketidaksesuaian pada audit selanjutnya.

Seluruh saran-saran yang diberikan oleh auditor dapat dilihat pada formulir Rekapitulasi

Ketidaksesuaian Audit

Penutup

(beri kalimat penutup)

F.AI.06 Page 1

REKAPITULASI KETIDAKSESUAIAN HASIL AUDIT

Formulir ini adalah rekapitulasi ketidaksesuaian dari seluruh audit yang dilaksanakan; auditee harus membeikan penjelasan pada kolom Formulir ini akan merupakan rekaman berlanjut untuk audit tahun-tahun berikutnya sehingga teramati hasil audit yang sebelumnya berlangsung

audit diakukan atas dasar cuplikan data sehingga memungkinkan adanya ketlidaksesuaian pada audit berikutnya.

Ketua Tim Auditor :

Tanggal Audit :

Organisasi auditee (Nama organisasi) :

Tahun Audit

No

Acuan Standar

Proses /Area

Status (mayor/minor/Saran)

Detil Ketidaksesuaian dan atau saran (Khusus untuk

ketidaksesuaian Mayor harus disebutkan

apabila diperlukan verifikasi lapangan)

Koreksi Akar Penyebab

Masalah

Tindakan Koreksi untuk

mencegah pengulangan

Bukti dokumentasi yang dikirimkan sebagai

bukti perbaikan

verifikasi oleh auditor (tuliskan tanggal verifikasi

dan identitas auditor yang melakukan verifikasi

Status (open/ closed)

Tanggal Auditor

F.AI.06 Page 2

SARAN UNTUK PERBAIKAN

KEMENTERIAN AGAMA RI

UNIVERSITAS ISLAM NEGERI ALAUDDIN LEMBAGA PENJAMINAN MUTU

Gedung Rektorat Lt.II R.102, Jl. St.Alauddin No.36 Samata - Gowa

Nomor : /UIN-AM/LPM.I/11.14 Lampiran : Hasil Audit Internal Tahun Perihal : Pengajuan Tanggal Audit Internal

Kepada Yth, Bapak/Ibu : ………………………….. UIN Alauddin Makassar Di – Tempat

Assalamu Alaikum Wr.Wb

Dengan hormat,

Sehubungan dengan upaya memastikan peningkatan

berkelanjutan terhadap Sistem Manajemen Mutu dan Mutu Akademik di

UIN Alauddin, maka dengan ini kami sampaikan rencana Audit Internal

pada ………………………………. yang Insya Allah akan dilaksanakan pada :

Hari/Tanggal :

Waktu :

Demikian penyampaian ini, atas kerjasamanya diucapkan terima

kasih.

Samata, November 2014

Manager Program AMAI,

Zulfahmi Alwi,Ph.D

NIP.19670611199603 1 001

Kolom Persetujuan Yang bertandatangan di bawah ini mewakili Unit Kerja Program Pascasarjana UIN Alauddin menyatakan : SETUJU pelaksanaan audit dilakukan pada tanggal yang ditentukan di atas. TIDAK SETUJU (mohon dapat mengisi alasan tidak setuju di bawah ini , disertai usulan

tanggal dari pihak Bapak/Ibu. ………………………………………………………………………………………………………………………………………………

………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………

Nama : ……………………………………………………………………..

Posisi di Organisasi : ………………………………………………………………………..

Tanda tangan dan Cap

Tembusan Yth, :

1. Rektor UIN Alauddin Makassar


UNIVERSITAS ISLAM NEGERI ALAUDDIN LEMBAGA PENJAMINAN MUTU


Nomor : /UIN-AM/LPM.I/ 11.14 Lampiran : - Perihal : Pengajuan Audiens

Kepada Yth, ............................................... UIN Alauddin Makassar Di – Tempat

Assalamu Alaikum Wr.Wb

Dengan hormat,

Sehubungan dengan upaya memastikan peningkatan

berkelanjutan terhadap Sistem Manajemen Mutu dan Mutu Akademik di

UIN Alauddin, maka dengan ini kami sampaikan rencana Audiens Audit

Internal pada ……………....…………………. yang Insya Allah akan

dilaksanakan pada :

Hari/Tanggal :

Waktu :

Demikian penyampaian ini, atas kerjasamanya diucapkan terima

kasih.

Samata, November 2014

Manager program AMAI

Zulfahmi Alwi,Ph.D

NIP.19670611199603 1 001

Kolom Persetujuan Yang bertandatangan di bawah ini mewakili Unit Kerja …………………………………………. UIN Alauddin menyatakan : SETUJU pelaksanaan audit dilakukan pada tanggal yang ditentukan di atas. TIDAK SETUJU (mohon dapat mengisi alasan tidak setuju di bawah ini , disertai usulan

tanggal dari pihak Bapak/Ibu. ………………………………………………………………………………………………………………………………………………

………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………

Nama : ……………………………………………………………………..

Posisi di Organisasi : ………………………………………………………………………..

Tanda tangan dan Cap

Tembusan Yth, :

1. Rektor UIN Alauddin Makassar

F.AI.09 Page 1

Kegiatan : Opening/Closing Meeting1 Hari / Tanggal : ………………. / ……………………. 20….

Jam : ……………. Wita

Tempat : ……………………………………………………………….

Kampus ……… UIN Alauddin Makassar

Agenda : 1. Sambutan Manajemen Puncak

2. Penjelasan singkat Manajemen Puncak

3. Penjelasan pelaksanaan audit oleh Koordinator Auditor

Daftar Hadir : Tersedia

Pembukaan (……………………………………..)2

Moderator (…………………………….)3

Notulensi


UNIVERSITAS ISLAM NEGERI ALAUDDIN


………………………………….

………………………………….

F.AI.09 Page 2

Paparan Auditor (……………………………………)3

Penutup

Kesimpulan :

………………, …………………… 20…… Pimpinan Rapat ………………….. UIN Alauddin Makassar ………………………………………….

NIP.

Catatan :

1. Coret yang tidak sesuai

2. Diisi jabatan Manajemen Puncak

3. Diisi nama dalam posisi

………………………………….

………………………………….

rencana audit tahun -...

Documents