TEORI AUDIT MUTU INTERNALOleh:Tim Pengembang SPMI

Kementerian Riset, Teknologi, dan Pendidikan TinggiDirektorat Jenderal Pembelajaran dan Kemahasiswaan

Direktorat Penjaminan MutuFebruari 2016

Kementerian Riset, Teknologi, dan Pendidikan Tinggi

• Definisi Audit :

Audit Mutu adalah pengujian sistematik dan mandiriuntuk menetapkan apakah kegiatan mutu danhasilnya sesuai dengan standar /prosedur/peraturan institusi yang telah ditetapkan dan diterapkan secara efektif untuk mencapai tujuan institusi.

2

AUDIT MUTU INTERNAL merupakan bagian dari siklus SPMI

Audit Mutu

PDCA ============ C

PPEPP ============ E

POSISI AUDIT DALAM SIKLUS SPMI

Kementerian Riset, Teknologi, dan Pendidikan Tinggi

1.P

2.P

3.E4.P

5.P

Kementerian Riset, Teknologi, dan Pendidikan Tinggi

Check/Evaluasi

MONITORING

EVALUASI DIRI

AUDIT MUTU INTERNAL

• AUDIT MUTU bukanlah asesmen/penilaianmelainkan pencocokan KESESUAIAN antarapelaksanaan dengan perencanaan suatu kegiatan/program

Kementerian Riset, Teknologi, dan Pendidikan Tinggi

Audit dirancang untuk salah satu atau lebihtujuan-tujuan berikut

1. Untuk menentukan kesesuaian atau ketaksesuaian unsur-unsursistem mutu dengan syarat-syarat yang ditetapkan.

2. Untuk menentukan keefektifan pencapaian dari tujuan-tujuanmutu yang telah ditetapkan (Indikator Kinerja Kunci).

3. Untuk memberi kesempatan teraudit memperbaiki sistem mutu.

4. Untuk memenuhi syarat-syarat peraturan/perundangan

Kementerian Riset, Teknologi, dan Pendidikan Tinggi

1. Untuk mengevaluasi secara awal pemasok dimanaakan dibuat hubungan kontrak

2. Untuk memverifikasi bahwa sistem mutuorganisasinya sendiri memenuhi persyaratan yangditetapkan dan sedang diimplementasikan.

3. Untuk memverifikasi bahwa sistem mutu organisasipemasok memenuhi persyaratan yang ditetapkandan sedang diimplementasikan.

4. Untuk memverifikasi sistem mutu organisasinyasendiri terhadap standar sistem mutu tertentu.

Audit dilakukan karena satu atau lebihalasan berikut :

AUDIT INTERNAL DAN EKSTERNAL

Audit internal: audit yang dilakukan untukmenentukan tingkat kesesuaian terhadapstandar mutu organisasi sendiri ( standar Internal)

Audit eksternal: audit yang dilakukan untukmenentukan tingkat kesesuaian terhadapstandar eksternal

9

Tahapan Audit

1. Audit Dokumen/desk evaluasi/sistem

2. Audit kepatuhan/visitasi/lapangan

PENGERTIAN BEBERAPA ISTILAH DALAM AUDIT MUTU

Klien (Client): organisasi/perorangan yangmempunyai hak untuk mengatur atau hakkontrak untuk meminta audit

Teraudit (Auditee): Organisasi/ unit kerja/orang yang diaudit. Teraudit bisa sekaligussebagai klien.

Auditor: orang yang memiliki kemampuanuntuk melakukan audit

11

PENGERTIAN BEBERAPA ISTILAH DALAM AUDIT MUTU

• Ketua Tim Auditor adalah orang yang ditunjukuntuk mengelola audit dan memimpinpelaksanaan audit dengan dibantu beberapaauditor

Kriteria Audit (Audit Criteria): Kebijakan, prosedur atau persyaratan yang digunakansebagai referensi

Bukti Audit (Audit Evidence): Catatan, pernyataan, fakta atau informasi lainnya yang relevan dengan kriteria audit dan dapat diperiksa. Bukti audit dapat bersifat kualitas atau kuantitas

PENGERTIAN BEBERAPA ISTILAH DALAM AUDIT MUTU

Check list (Daftar Tilik): daftar pertanyaanyang disusun berdasar hasil audit dokumenuntuk diverifikasi lebih lanjut dalam audit lapangan/visitasi/kepatuhan.

Temuan Audit (Audit Findings): hasil darievaluasi bukti audit yang dikumpulkan yang berlawanan dengan kriteria audit.

13

Tujuan Audit Mutu

1. Mengetahui kesesuaian atau ketidaksesuaian daripersyaratan sistem manajemen mutu danperaturan yang berlaku

2. Mengevaluasi kapabilitas dari sistem manajemenmutu

3. Mengevaluasi efektivitas penerapan sistemmanajemen mutu

4. Mengidentifikasi peluang perbaikan sistemmanajemen mutu

14

Prinsip Dasar Audit

1. Sikap dasar : mempunyai sifat profesional2. Penyajian yang wajar : wajib memberikan laporan

yang objektif3. Ketelitian : kecermatan dalam menggali informasi

sehingga menghasilkan kesimpulan audit yang valid4. Independen : mempunyai sikap netral dan obyektif

saat membuat kesimpulan audit5. Berdasar bukti : penjelasan yang rasional dalam

menghasilkan kesimpulan yang dapat dipercaya

15

Klasifikasi Temuan Audit:

• Observasi (OB): Ketaksesuaian yang dapatdiselesaikan dengan cepat dan mudah.

• Ketaksesuaian (KTS) MINOR: Ketidaksesuaianyang memiliki dampak terbatas terhadapsistem mutu.

• Ketaksesuaian (KTS) MAJOR: Ketidaksesuaianyang memiliki dampak luas terhadap sistemmutu.

16

Lingkup (cakupan) audit

Lingkup audit meliputi semua persyaratan sistem yang berpengaruh terhadap mutu layanan, di antaranya:

1. Dokumen sistem mutu2. Organisasi3. Komitmen (tanggung jawab) manajemen4. Sumber daya, meliputi:

a. Sumber daya manusiab. Infrastruktur

5. Proses dan pengendaliannya6. Evaluasi dan perbaikan

17

Client menentukan lingkup audit (yang akan di-sampling) sebelumproses audit dilakukan

18

Kesimpulan Audit

Kesimpulan audit adalah rangkuman atau Hasil gabungan dari proses audit yang dibuatoleh tim audit, berdasarkan pertimbangantujuan audit dan semua temuan audit

19

Secara umum, pemahaman teori audit diperlukan untuk

1. merencanakan program audit internal denganmembuat jadwal dan daftar pengecekan audit.

2. menentukan auditor yang bertugas dengan tepat.

3. melakukan pemeriksaan dan verifikasi hasil audit sebelumnya.

20

Ringkasan

1. Tujuan utama Audit mutu ialah untuk mendapatkan ruang peningkatan pada aspek yang ditetapkan sebagai lingkup audit

2. Pemenuhan atau perbaikan sistem mutu sesuai ruang peningkatan yang didapatkan dalam audit mutu secara periodik akan menjadikan institusi berkualitas.

3. Agar perbaikan sistem mutu dapat dilakukan dengan mudah maka temuan audit harus diformulasikan dengan baik sehingga ruang peningkatan dapat dengan mudah dipahami

TERIMAKASIH