analisis mekanisme ordersheet pada perusahaan konveksi …/analisis... · pada perusahaan konveksi...
TRANSCRIPT
1
ANALISIS MEKANISME ORDERSHEET PADA PERUSAHAAN KONVEKSI
PT. MONDRIAN KLATEN
Tugas Akhir Diajukan untuk Melengkapi Tugas-tugas dan Memenuhi Persyaratan
Guna Mencapai Gelar Ahli Madya pada Program Studi Diploma III Bisnis Internasional Fakultas Ekonomi
Universitas Sebelas Maret Surakarta
Oleh : SEPTIA APIT WIDYANINGSIH
F3107080
FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SEBELAS MARET
SURAKARTA 2010
2
ABSTRAKSI
ANALISIS MEKANISME ORDERSHEET PADA PERUSAHAAN KONVEKSI
PT. MONDRIAN KLATEN
SEPTIA APIT WIDYANINGSIH F3107080
Tujuan dari penelitian ini adalah untuk mengetahui mekanisme ordersheet
yang diterapkan PT. Mondrian disertai dengan hambatan-hambatan. Penelitian ini menggunakan metode analisa deskripsi mengenai mekanisme
ordersheet yang diterapkan PT. Mondrian dalam memenuhi pesanan buyer. Sumber data yang berisi tentang berbagai keterangan mengenai hal-hal yang berkaitan dengan penelitian diperoleh peneliti dengan cara wawancara pada pihak PT. Mondrian mengenai bagaimana mekanisme ordersheet yang diterapkan PT. Mondrian sampai saat ini. Peneliti juga melakukan observasi langsung di PT. Mondrian. Teknik pembahasan pada penelitian ini adalah pembahasan deskriptif yaitu teknik untuk membuat gambaran atau deskriptif secara sistematis, faktual, aktual, dan akurat mengenai obyek yang diteliti.
Proses ordersheet yang diterapkan PT. Mondrian yaitu promosi- komunikasi- offer (penawaran menggunakan telepon/ email/ fax)- order (berbentuk technical drawing dari buyer). Sedangkan teorinya yaitu promosi yang disertai brosur dan introduction letter, inquiry yang disertai dokumen letter of inquiry, offer yang disertai dokumen offersheet, order yang disertai dokumen ordersheet. Lalu hambatan dalam proses ordersheet adalah watak buyer yang kaku, klaim kerusakan barang, produksi yang kurang teratur, dan waktu penyelesaian pesanan sempit. Berdasarkan hasil penelitian di atas, peneliti memberikan beberapa saran antara lain tahapan ordersheet hendaknya berbentuk dokumen tertulis karena sebagai alat untuk mengikat kedua belah pihak untuk menjalankan hak dan kewajiban masing-masing. Dalam melakukan negoisasi hendaknya seller mempelajari karakteristik dari buyer agar negoisasi berjalan lancar. Permasalahan klaim kerusakan barang bapat diatasi dengan meningkatkan kualitas barang. Masalah kapasitas produksi kurang teratur diatasi dengan lebih meningkatkan koordinasi antara bagian PPIC (Production Planing Inventory Control) dengan manager produksi agar kegiatan tersebut bisa lebih terkontrol. Serta penyelesaian pesanan sempit, dapat dilakukan koordinasi dengan penjahit untuk mengerjakan pesanan dari buyer. Kata kunci: Ordersheet, Introduction Letter, Offersheet, Letter of Inquiry.
ABSTRACT
3
AN ANALYSIS ON ORDERSHEET MECHANISM IN GARMENT COMPANY OF PT MONDRIAN IN KLATEN
SEPTIA APIT WIDYANINGSIH
F. 3107080
The objective of research is to find out the ordersheet mechanism applied by PT. Mondrian and its obstacles.
This study employed a description analysis method about the ordersheet mechanism applied by PT. Mondrian in fulfilling the buyer order. The data source contained considerable information relevant to the research that was obtained by interviewing the PT. Mondrian party about the ordersheet mechanism applied in PT. Mondrian until today. The researcher conducted a direct observation in PT. Mondrian. The discussion technique used was descriptive one, that, is the one to make a systematic, factual, actual and accurate description about the object studied.
The ordersheet process applied by PT. Mondrian includes: promotion-communication-offer (via phone/email/fax) –order (in the form of technical drawing from the buyer). Meanwhile the theory includes promotion accompanied by brochure and introduction letter, inquiry accompanied with letter of inquiry document, offer accompanied with offersheet, order accompanied with ordersheet document. The obstacle of ordersheet process include the buyer’s rigid character, goods damage claim, less regular production, and limited time of order finishing. Based on the research above, the researcher gives the following recommendation: in the ordersheet stage should be in the form of written document because it serves as the binding means for both parties to undertake their own right and obligation. In doing negotiation, the seller should study the characteristics of buyer to make the negotiation runs smoothly. The goods damage claim problem can be coped with by improving the quality of goods. The less regular production capacity product can be solved by improving the coordination between PPIC (Production Planning Inventory Control) and the production manager in order that the activity can be more under control. The limited time of order finishing can be anticipated by coordinating with the sewer to work on the buyer’s order.
Keywords: Ordersheet, Introduction Letter, Offersheet, Letter of Inquiry
4
5
6
MOTTO
Percobaan-percobaan yang kamu alami ialah percobaan-percobaan
biasa, yang tidak melebihi kekuatan manusia. Sebab Allah setia dan
karena itu ia tidak akan membiarkan kamu dicobai melampaui
kekuatanmu. Pada waktu kamu dicobai ia akan memberikan
kepadamu jalan keluar, sehingga kamu dapat menggungnya.
(1 korintus 10:13)
Janganlah takut, sebab Aku menyertai engkau, janganlah bimbang,
sebab Aku ini Allahmu, Aku akan menenguhkan, bahkan akan
menolong engkau, Aku akan memegang engkau dengan tangan
kanan-ku yang membawa kemenangan
(Yesaya 41:10)
7
HALAMAN PERSEMBAHAN
Kupersembahkan karya ini kepada :
v Ibu dan bapak tercinta, yang selalu mencurahkan kasih sayangnya dan
memberi kebahagiaan dalam hidupku.
v Kakakku Eni dan ponakan kembarQ Mendy-Wendy yang sangat kusayangi
dan kubanggakan.
v Teman-teman seperjuangan angkatan 2007 D-3 Bisnis Internasional Fakultas
Ekonomi Universitas Sebelas Maret yang telah memberikan banyak bantuan.
v Sahabat-sahabatku yang telah memberikan dukungan.
v Seseorang yang menjadi penyemangat hidupku.
v Almamaterku, yang selalu memberikan semangat dan rasa kebanggaan
kepada diriku.
8
KATA PENGANTAR
Dengan mengucapkan puji syukur kepada Tuhan Yesus Kristus, atas
berkat dan kasih karunia-Nya sehingga penulis mampu menyelesaikan Tugas
Akhir ini dengan judul “ANALISIS MEKANISME ORDERSHEET PADA
PERUSAHAAN KONVEKSI PT. MONDRIAN KLATEN” untuk memenuhi
syarat guna memperoleh gelar Ahli Madya Ilmu Bisnis Internasional di Fakultas
Ekonomi Universitas Sebelas Maret Surakarta.
Penulis menyadari bahwa dalam menyusun Tugas Akhir ini mendapat
banyak mendapat bantuan dari berbagai pihak karena keterbatasan penulis. Dalam
kesempatan ini penulis menyampaikan terima kasih kepada semua pihak yang
telah membantu dalam menyusun Tugas Akhir ini, yaitu:
1. Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sebelas Maret Surakarta.
2. Bapak Drs. Hari Murti, MSi, selaku Ketua Program Diploma III Bisnis
Internasional Universitas Sebelas Maret Surakarta.
3. Ibu Nurul, selaku Dosen Pembimbing yang telah banyak memberikan
bimbingannya sehingga penulis dapat menyelesaikan Tugas Akhir.
4. Segenap dosen pengajar Program Diploma III Bisnis Internasional Universitas
Sebelas Maret Surakarta yang telah banyak memberikan ilmunya.
5. Direktur, staf, dan karyawan PT. Mondrian yang telah memberikan bantuan
dan berbagi pengalaman kepada penulis.
6. Orang tua dan keluarga yang telah banyak memberikan doa dan dukungan.
9
7. Teman-teman D-3 Bisnis Internasional Fakultas Ekonomi Universitas sebelas
Maret angkatan 2007 khususnya sobatQ : (vien”, windhy, nitha) yang telah
memberikan dukungan dan semangatnya.
8. My Fisrt Briptu Henry Ardi Nugroho, terima kasih atas semangat dan
perhatiannya selama ini.
9. Semua pihak yang mendukung penulis yang tidak dapat penulis sebutkan satu
persatu.
Penulis menyadari masih banyak kekurangan dalam penyusunan Tugas
akhir ini, untuk itu penulis mohon kritikan dan saran agar Tugas Akhir ini dapat
bermanfaat bagi semua pihak khususnya bagi pembaca dan PT. Mondrian sebagai
obyek pengamatan.
Surakarta, Juni 2010
Penulis,
10
DAFTAR ISI
HALAMAN JUDUL........................................................................................ i
HALAMAN ABSTRACT ............................................................................... ii
HALAMAN PERSETUJUAN......................................................................... iii
HALAMAN PENGESAHAN.......................................................................... iv
HALAMAN MOTTO...................................................................................... v
HALAMAN PERSEMBAHAN ...................................................................... vi
KATA PENGANTAR ..................................................................................... vii
DAFTAR ISI.................................................................................................... ix
DAFTAR TABEL............................................................................................ xi
DAFTAR GAMBAR ....................................................................................... xii
DAFTAR LAMPIRAN.................................................................................... xiii
BAB I PENDAHULUAN
A. Latar Belakang Masalah.............................................................. 1
.....................................................................................................
B. Rumusan Masalah ....................................................................... 5
C. Tujuan Penelitian ........................................................................ 5
D. Manfaat Penelitian ...................................................................... 6
E. Metode Penelitian ....................................................................... 6
BAB II LANDASAN TEORI
A. Pengertian Ekspor ...................................................................... 9
B. Mekanisme Kegiatan Ekspor ..................................................... 10
11
C. Ordersheet ................................................................................. 14
D. Syarat Penyerahan Barang atau Incoterm 2000 .......................... 19
E. Dokumen-Dokumen Dalam Ordersheet ..................................... 30
BAB III DESKRIPSI OBYEK PENELITIAN DAN PEMBAHASAN
A. Sejarah Berdirinya PT. Mondrian ............................................... 41
1. Tujuan Berdirinya PT. Mondrian.......................................... 42
2. Lokasi PT. Mondrian ........................................................... 43
3. Struktur Organisasi PT. Mondrian ........................................ 44
4. Produk Yang Dihasilkan ....................................................... 53
5. Proses Produksi ..................................................................... 57
6. Volume Penjualan ................................................................. 61
7. Personalia .............................................................................. 62
B. Pembahasan................................................................................. 65
1. Mekanisme Ordersheet yang diterapkan PT. Mondrian...... 65
2. Hambatan-hambatan dalam proses ordersheet PT.
Mondrian .............................................................................. 73
BAB IV PENUTUP
A. Kesimpulan ................................................................................. 76
B. Saran............................................................................................
DAFTAR PUSTAKA
LAMPIRAN
12
DAFTAR TABEL
Halaman
Tabel 3.1 Jam Kerja Karyawan...................................................................... 63
Tabel 3.3 Perbedaan Teori Ordersheet dengan Praktik Ordersheet pada PT.
Mondrian Klaten ............................................................................ 72
13
DAFTAR GAMBAR
Halaman
Gambar 2.1 Bagan Mekanisme Kegiatan Ekspor ............................................ 13
Gambar 2.2 Proses Ordersheet......................................................................... 16
Gambar 3.1 Struktur Organisasi PT. Mondrian ............................................... 45
Gambar 3.2 Skema Proses Produksi ................................................................ 57
Gambar 3.3 Prosentase Penjualan Produk Ekspor PT. Mondrian Tahun 2009 61
Gambar 3.4 Ordesheet PT. Mondrian .............................................................. 67
14
DAFTAR LAMPIRAN
1. Surat Pernyataan
2. Surat Keterangan
3. Purchase Order
4. Commercial Invoice
5. Packing List
6. Pemberitahuan Ekspor Barang (PEB)
7. Persetujuan Ekspor
8. Bill of Lading (B/L)
9. Aplikasi OCBC NISP
10. Consigment Order
11. Master Airway
12. Gambar Produk PT. Mondrian
15
BAB I
PENDAHULUAN
A. Latar Belakang Masalah Kegiatan ekspor impor pada hakikatnya adalah kegiatan jual beli antar
negara. Ekspor adalah upaya melakukan penjualan komoditi yang di miliki suatu
negara kepada bangsa lain atau negara asing, dalam mengharapkan pembayaran
dalam valuta asing, serta melakukan komunikasi dalam bahasa asing. Sebaliknya,
kegiatan impor adalah melakukan penjualan komoditi yang lebih berdaya guna di
negara lain, serta bersedia membayar harganya dalam valuta asing pula.
Ringkasnya kegiatan ekspor impor idetik dengan jual beli biasa. Bedanya
hanyalah di lakukan dengan bangsa lain, dibayar dengan valuta asing dan terpaksa
memakai bahasa asing dalam berkomunikasi. Perdagangan luar negeri atau ekspor
impor sangat berbeda dengan perdagangan dalam negeri atau domestik, perbedaan
tersebut terletak pada peraturan ekspor impor yang diatur pemerintah yang
menerapkan peraturan kepabeanan,penerapan pajak dalam perdagangan ekspor,
standar mutu, prosedur ekspor, ketentuan yang mengikat larangan terhadap barang
yang diekspor dan lain-lain. Pemerintah juga memberikan kebijakan dalam
perdagangan ekspor impor dan mengawasi semua kegiatan ekspor impor (Amir
MS ,2004 :1).
Perdagangan lintas negara atau juga disebut juga ekspor impor tidak hanya
memperdagangkan barang sebagai komoditi perdagangan tetapi juga jasa.
16
Pertukaran barang dan jasa ini terjadi karena kebutuhan barang atau jasa yang
tidak terdapat pada suatu negara atau negara tersebut dapat memperoleh barang
atau jasa yang lebih murah dan lebih baik mutunya dari negara lain. Pelaksanaan
perdagangan lintas negara atau disebut juga ekspor impor berbeda dengan
perdagangan dalam negeri. Perbedaan tersebut antara lain dalam peraturan
kepabean, standar mutu produk, ukuran takaran dan timbangan serta peraturan
perdagangan luar negeri yang diterapkan oleh pemerintah setempat (Amir MS,
2000:3).
Perdagangan ekspor impor juga disebut dengan perdagangan dokumen (Amir,
2002:40). Hampir seluruh kegiatan transaksi ekspor dan impor dituangkan dalam
bentuk dokumen sebelum melaksanakan kegiatan ekspor, lazimnya ada empat
tahapan antara lainnya adalah promosi, inqury, offersheet, ordersheet,.
Pengalaman ekspor sangat penting diperlukan untuk menjadikan usaha
berkembang setiap strategi direncanakan, lalu dikerjakan dan pada akhirnya
dievaluasi untuk perbaikan dimasa yang akan datang. Transaksi perdagangan
antara penjual dengan pembeli diluar negeri tidak jauh berbeda dengan jual beli
didalam negeri. Dalam artian setelah calon pembeli mengetahui spesifikasi barang
dan menggetahui lebih lanjut tentang barang yang akan dibelinya selanjutnya
calon pembeli tertarik maka calon pembeli akan mengirimkan pesanan (order)
kepada penjual.
PT. Mondrian adalah salah satu perusahaan yang terletak di kabupaten Klaten
yang memiliki nilai ekspor yang cukup tinggi. PT. Mondrian merupakan
perusahaan garment terbesar di tengah-tengah kabupaten Klaten yang sebagian
17
besar berproduksi mebel, furniture, serta kerajinan tangan. Produk yang diekspor
oleh PT. Mondrian adalah kaos, bluss, dress dan pants. Dalam melakukan ekspor,
PT. Mondrian mendapat beberapa pesanan barang dari mitra kerjanya yaitu CV.
Dharma Abadi, Pan Brother dan Vinsa Mandira (sub) dengan melalui proses
offersheet dan ordersheet yang sederhana. Yang dimaksud offersheet yaitu
pernyataan kesanggupan dari penjual untuk memasok suatu komoditas kepada
calon pembeli dengan syarat harga, waktu, penyerahan, dan pembayaran yang
ditentukan oleh penjual, sedangkan ordersheet sendiri yaitu surat pernyataan
persetujuan (akseptasi) dari importir atas penawaran eksportir yang sifatnya
mengikat secara hukum.
Salah satu hal yang menunjang dalam kegiatan ekspor dan impor adalah
komunikasi. Komunikasi secara langsung dapat memudahkan eksportir mengerti
keinginan buyer. Beberapa pembeli (buyer) datang langsung ke PT Mondrian
untuk mengutarakan keinginan memesan barang.
Pesanan barang dikenal dengan istilah ordersheet (surat pesanan), pada saat
ordersheet dihantarkan atau dikirim secara hukum telah terjadi suatu kontrak
dagang, karena ordersheet merupakan persetujuan dari importir untuk memesan
sejumlah barang kepada eksportir. PT Mondrian adalah salah satu perusahaan
eksportir konveksi yang berada di Klaten. Perusahaan ini telah memasarkan
produk-produknya ke negara , Amerika (USA), Inggris (UK), Italy, Timur
Tengah, Perancis. Ada beberapa hal yang harus diperhatikan dalam proses ekspor
impor salah satunya adalah ordersheet dikirim oleh pembeli pada penjual yang
berisi tentang: uraian barang dan harga barang, jumlah barang yang dipesan,
18
sistem pembayaran yang akan dilakukan dan yang paling penting adalah
penyerahan barang yang memuat tentang tempat dan lokasi penyerahan barang.
Dalam pelaksanaannya dilapangan banyak perusahaan yang kehilangan
peluang untuk mengikat pembeli karena proses penentuan tempat penyerahan
barang dilakukan oleh pembeli yaitu tidak mengisi ordersheet pada kolom
“condition”. Akibatnya penjual akan kebingungan untuk melaksanakan pekerjaan
yang tercantum di dalam ordersheet, dengan demikian proses ordersheet akan
terhenti atau gagal dan proses pelaksanaan ekspor tidak terjadi. Ada beberapa
sebab mengapa ordersheet ditolak atau gagal antara lain:
1. Harga tidak sepakat.
2. Kapasitas tidak tercukupi.
3. Sistem pembayaran tidak sepakat.
4. Waktu penyelesaian pesanan sempit.
5. Kesulitan desain yang diminta tidak dapat terpenuhi.
6. Syarat penyerahan barang tidak ada kata sepakat.
Terkait dengan permasalahan tersebut studi ini ditujukan untuk mengetahui
dan mempelajari mengenai proses ordersheet disuatu perusahaan dengan
mengaplikasikan studi kasus dari PT. Mondrian yang mengandalkan transaksi
ekspor. Dari hal itu penulis ingin mengangkatnya menjadi pokok permasalahan
dalam penelitian dengan judul ”ANALISIS MEKANISME ORDERSHEET
PADA PERUSAHAAN KONVEKSI PT .MONDRIAN KLATEN ”
19
B. PERUMUSAN MASALAH
Perumusan masalah dimaksudkan untuk dijadikan pedoman melakukan
penelitian secara cermat dan tepat sesuai prinsip suatu penelitian ilmiah.
Dengan perumusan masalah diharapkan dapat mengetahui secara jelas obyek
yang diteliti serta bertujuan agar tulisan dan ruang lingkup penelitian
uraiannya terbatas dan terarah pada hal-hal yang berhubungan dengan masalah
yang diteliti.
Untuk memudahkan pembahasan masalah dan pemahamannya,maka
perumusan masalah sebagai berikut ;
1. Bagaimanakah mekanisme Ordersheet atau purchase order yang
diterapkan pada perusahaan konveksi PT. Mondrian Klaten dalam
melakukan transaksi ekspor ?
2. Apa saja hambatan yang dihadapi oleh PT. Mondrian dalam proses
ordersheet?
C. TUJUAN PENELITIAN
Penelitian ini dilaksanakan dengan tujuan agar penelitian tersebut dapat
memberikan menfaat yang sesuai dengan apa yang dikehendaki. Adapun
tujuan penelitian ini adalah :
1. Untuk mengetahui mekanisme Ordersheet atau purchase order yang
diterapkan pada perusahaan konveksi PT. Mondrian Klaten dalam
melakukan transaksi ekspor
2. Untuk mengetahui hambatan-hambatan dalam proses ordersheet pada PT.
Mondrian.
20
D. MANFAAT PENELITIAN
1. Bagi Penulis
Sebagai penerapan ilmu yang diperoleh dibangku perkuliahan dengan kondisi
nyata dan didunia usaha
2. Bagi Perusahaan
Sebagai bahan masukan, pertimbangan dan perbandingan mengenai hal-hal
yang berhubungan dengan aktivitas perusahaan sebagai evaluasi dalam
menentukan kebijakan pengambilan keputusan dibidang ekspor serta sebagai
acuan untuk menyusun strategi
3. Bagi Pemerintah
Penelitian ini dapat dijadikan dasar dalam pembuatan kebijakan yang
berkaitan dengan ekspor,dengan adanya kebijakan tersebut diharapkan dapat
membawa angin segar bagi eksportir dan lebih mendorong pada kegiatan
ekspor.
E. METODE PENELITIAN
Suatu penelitian pada dasarnya adalah bagian dari mencari, mendapatkan
data dan selanjutnya dilakukan penyusunan dalam bentuk laporan hasil
penelitian, supaya proses tersebut dapat berjalan lancar serta hasilnya dapat di
pertanggung jawabkan secara ilmiah, maka diperlukan metode penelitian.
Metode penelitian mengemukakan secara tertulis tata kerja dari suatu
penelitian. Metode ini terdiri dari :
1. Ruang Lingkup Penelitian
21
Metode penelitian yang digunakan adalah dengan menggunakan metode
penelitian deskriptif. Metode deskriptif merupakan prosedur pemecahan
masalah yang diselidiki dengan menggambarkan atau melukiskan keadaan
subyek atau obyek penelitian baik itu perseorangan, lembaga, ataupun
masyarakat pada suatu komunitas tertentu pada saat sekarang dengan
fakta-fakta yang nyata dan sebagaimana adanya jenis penelitian yang
digunakan dalam tugas akhir ini adalah analisa deskkriptif mengenai
mekanisme ordersheet, waktu penelitian selama 1 bulan mulai tanggal 18
Januari- 18 Februari 2010, lokasi penelitian berada pada di PT. Mondrian
yang beralamat di Jl KH Hasyim Klaten.
2. Metode Pengumpulan Data
a. Wawancara
Wawancara merupakan teknik pengumpulan data dengan mengadakan
tanya jawab secara langsumg atau tidak langsung dengan pimpinan
perusahaan dan karyawan PT. Mondrian Klaten.
b. Studi pustaka
Studi pustaka merupakan teknik penyimpanan data dengan
mempelajari buku, literatur serta pusataka lainnya yang berkaitan
dengan masalah teliti.
c. Observasi
Observasi dilakukan dengan mengadakan pengamatan langsung
mengenai kegiatan yang dilakukan pada PT Mondrian klaten.
22
3. Sumber Data
a. Sumber data primer
Yaitu data yang diperoleh langsung dari sumbernya ini diperoleh dengan
cara wawancara langsung pada PT Mondrian yaitu kepala bagian
produksi dan pemasaran.
b. Sumber data sekunder
Yaitu data yang di peroleh dari sumber lain yang berkaitan dengan
masalah yang diteliti, Data ini dipeoleh dengan mempelajari buku-
buku, literatur, karangan ilmiah dan referensi yang berhubungan dengan
masalah yang di teliti.
23
BAB II
LANDASAN TEORI
A. EKSPOR
Kegiatan ekspor maupun impor, identik dengan kegiatan jual beli
barang biasa, bedanya hanyalah dilakukan dengan bangsa lain, dibayar
dengan valuta asing dan memakai bahasa asing (Amir, 2004:1) yang di
mengerti kedua belah pihak. Kegiatan ekspor terdapat beberapa pengertian
ekspor yaitu sebagai berikut:
1. Ekspor adalah : upaya melakukan penjualan komoditi yang kita miliki
kepada bangsa lain atau negara asing, dengan mengharapkan
pembayaran dalam valuta asing, serta melakukan komunikasi dengan
memakai bahasa asing (Amir, 20004:1).
2. Ekspor adalah : kegiatan mengeluarkan barang dari daerah pabean (pasal
1 ayat 14 UU 10/95 dalam Syarif Arbi, 1999:167).
3. Amir (2000:106) membedakan cara pemasaran barang keluar negara
menjadi 2(dua) yaitu barter dan ekspor. Dalam hal ini penulis akan
fokuskan ke ekspor. Ekspor yang biasanya dilakukan adalah barang
dikirim keluar negeri sesuai dengan peraturan umum yang berlaku, yang
ditunjukan kepada pembeli diluar negeri untuk memenuhi suatu transaksi
yang sebelumnya sudah diadakan dengan importir diluar negeri, sesuai
dengan peraturan yang berlaku maka devisa yang diperoleh dari ekspor
24
ini dikuasai oleh pemerintah. Sedangkan eksportir menerima pembayaran
dalam mata uang rupiah sesuai dengan penetapan nilai lawan (kurs valuta)
valuta asing yang ditentukan dalam bursa valuta.
B. Mekanisme Kegiatan Ekspor
Mekanisme kegiatan ekspor adalah serangkaian tugas-tugas yang
berhubungan dengan waktu dan cara-cara tertentu untuk melaksanakan
pekerjaan yang harus diselesaikan dengan menjual barang atau jasa kepada
konsumen yang berada diluar negeri dengan melintasi kawasan pabean
Indonesia. Prosedur ekspor terdiri dari dua belas (12) langkah, yaitu:
1. Korespondensi
Eksportir melakukan korespondensi dengan importir untuk
menawarkan dan menegosiasikan komoditi yang akan dijualnya. Dalam
surat penawaran barang harus tercantum janis barang, mutu barang, harga
barang, syarat-syarat pengiriman, dan sebagainya.
2. Pembuatan Kontrak Dagang
Apabila importir menyetujui penawaran yang diajukan oleh
eksportir, maka eksportir dan importir membuat dan menandatangani
kontrak dagang. Dalam kontrak dagang tercantum hal-hal yang
disepakati bersama.
25
3. Penerbitan Letter Of Credit
Setelah kontrak dagang ditandatangani maka importir membuka
L/C melalui bank koresponden dinegaranya dan mengirimkan L/C
tersebut ke Bank Devisa yang ditunjuk eksportir di Indonesia. Kemudian
Bank Devisa yang ditunjuk memberitahukan diterimanya L/C tersebut
kepada eksportir.
4. Mempersiapkan Barang Ekspor
Dengan diterimanya L/C tersebut, maka eksportir mempersiapkan
barang-barang yang dipesan importir. Keadaan barang-barang yang
dipersiapkan harus sesuai dengan persyaratan yang tercantum dalam
kontrak dagang dan L/C.
5. Mendaftarkan Pemberitahuan Ekspor Barang (PEB)
Selanjutnya eksportir mendaftarkan Pemberitahuan Ekspor
Barang (PEB) ke Bank Devisa dengan melampirkan surat sanggup
barang apabila barang ekspornya terkena pajak ekspor.
6. Pemesanan Ruang Kapal
Eksportir memesan ruang kapal ke perusahaan pelayaran atau
perusahaan penerbangan.
7. Pengiriman Barang ke Pelabuhan
26
Eksportir sendiri dapat mengirimkan barang ke pelabuhan.
Pengiriman dan pengurusan barang dapat juga dilakukan oleh perusahaan
jasa pengiriman barang yaitu Freight Forwading atau EMKL. Dokumen-
dokumen ekspor disertakan dalam pengiriman barang ke pelabuhan dan
ke kapal.
8. Pemeriksaan Bea Cukai/ PEB
Di pelabuhan, dokumen ekspor diperiksa oleh pihak Bea Cukai.
Apabila diperlukan barang-barang yang akan diekspor diperiksa juga
oleh pihak Bea Cukai. Apabila barang-barang dan dokumen yang
menyertainya telah sesuai dengan ketentuan maka Bea Cukai
menandatangani persyaratan persetujuan muat yang ada pada PEB.
9. Pemuatan Barang ke Kapal
Setelah pihak Bea Cukai menandatangani PEB maka barang dapat
dimuat ke kapal. Segera setelah barang dimuat ke kapal, pihak pelayaran
menerbitkan Bill Of Lading (B/L) yang kemudian diserahkan pada
eksportir.
10. Surat Keterangan Asal Barang (SKA)
Eksportir sendiri atau perusahaan freight forwading atau
EMKL/EMKU melihat pemuatan barangnya dan mengajukan
permohonan ke Kantor Departemen Perindustrian dan Perdagangan
untuk memperoleh SKA apabila diperlukan.
11. Pencairan Letter Of Credit
27
Apabila barang sudah dikapalkan, maka eksportir sudah bisa ke
bank untuk mencairkan L/C. Dokumen-dokumen yang diserahkan ke
bank adalah B/L, Commercial Invoice, Packing List, dan PEB.
12. Pengiriman Barang ke Importir
Barang dalam perjalanan dengan kapal dari Negara eskportir ke
pelabuhan negara importir.
Dibawah ini adalah bagan prosedur ekspor dan pihak yang terkait
dalam kegiatan ekspor:
Gambar 2. 1
Bagan Mekanisme Kegiatan Ekspor
EKSPORTIR IMPORTIR
PRODUKSI BARANG
CORESPONDENT/ RECEIVING BANK
1.Korespondensi & Pembuatan kontrak
DALAM NEGERI
LUAR NEGERI
OPENING BANK
5.Penyiapan barang 4.Meneruskan L/C 2.Pembukaan L/C
3.Mengirimkan L/C
PELAYARAN/ PENERBANGAN
6.Pemesanan kapal
9.Negoisasi L/C
10.Pengiriman dokumen sesuai L/C
11.Menyiapkan dok.
12.Pengeluaran barang
28
Sumber: PPEI, 2009:17
1. Eksportir dan importir melakukan korespondensi, yang diakhiri dengan
pembuatan sales contract.
2. Importir mengaplikasikan pembukaan L/C pada bank devisanya diluar
negeri atau opening bank.
3. Opening bank mengirim L/C confirmation pada bank korespondensinya
diluar negeri untuk memberitahukan pada eksportir.
4. Advising bank memberitahukan kepada eksportir melalui L/C advice.
5. Eksportir mempersiapkan barang.
6. Eksportir memesan ruang kapal pada shipping company.
7. Eksportir mengurus formalitas ekspor, dengan mengisi PEB dan
pembayaran pajak ekspor, kemudian PEB difiatmuatkan.
8. Pemuatan barang diatas kapal shipping company memberikan Bill of
Lading (B/L) pada eksportir.
BEA & CUKAI PELABUHAN MUAT
INSTANSI PENERBIT SKA
PENGAPALAN BARANG
PELABUHAN TUJUAN
7.Pendaftaran & Flatmuat PEB/PEBT
8.Pemuatan barang
8a.Pengurusan SKA
29
9. Setelah mempersiapkan seluruh dokumen yang dipersyaratkan pada L/C,
eksportir menegosiasikan kepada negotiating bank untuk mendapat
pembayaran.
10. Pengiriman dokumen L/C dari negotiating bank ke opening bank.
11. Opening bank meneruskan dokumen tersebut kepada importir.
12. Importir menyerahkan dokumen tersebut pada shipping agent untuk
ditukarkan dengan delivery cargo.
C. ORDERSHEET
1. Pengertian Ordersheet
Ordersheet atau Purchase Order merupakan dasar dari eksportir untuk
melakukan kegiatan produksi karena semua syarat yang diinginkan oleh
pembeli, yang harus dipenuhi oleh eksportir ada didalam ordersheet. Secara
harfiah purchase berarti pembelian dan order diartikan sebagai “pesanan
(Pruchase Order)” (Edward G. Heinkel, 1994:165). Jadi ordersheet atau
Puchase Order menurut Heinkel G. Erward dalam bukunya Dictionary of
International Trade adalah pesanan pembelian.
Sedangkan menurut Amir MS. dalam bukunya “Kontrak Dagang
Ekspor” tahun 2002:32 mengartikan ordersheet atau purchase order sebagai
suatu pernyataan persetujuan (akseptasi) dari importir atas penawaran
eksportir yang sifatnya mengikat secara hukum.
Ordersheet atau purchase order adalah pernyataan resmi yang
diterbitkan oleh pembeli kepada penjual yang dalam pernyataan itu
30
dilengkapi dengan segala syarat dan kondisi dari transaksi yang akan
dilakukan (Edward G Hinkel, 1985:165).
Berdasarkan pengertian di atas dapat disimpulkan bahwa ordersheet
atau purchase order (PO) merupakan bukti tertulis yang menyatakan bahwa
pembeli benar-benar berminat melakukan jual beli. Dalam ordersheet atau
purchase order (PO) tertulis secara lengkap informasi yang diinginkan
pembeli tentang barang yang dipesan, jumlahnya, harganya baik harga
satuan maupun harga total, kapan barang dikirim, tujuan barang, cara
pembayaran, syarat penyerahan barang, volume dan catatan lain bila ada.
Dengan diterimanya ordersheet atau purchase order maka penjual akan
memproduksi barang seperti yang dipesan oleh pembeli. Seandainya
didalam ordersheet atau purchase order (PO) terdapat hal-hal yang tidak
disetujui oleh penjual, maka penjual akan menolak purchase order (PO)
tersebut dengan cara mengirim kembali ordersheet atau purchase order
(PO) disertai dengan konfirmasi penolakan purchase order itu sendiri
mempunyai kekuatan seperti halnya “sales contract”.
Penjual akan melakukan proses produksi sampai barang siap untuk
dikirim berdasarkan purchase order (PO). Jadi penjual melakukan aktivitas
ekspor dengan menjadikan purchase order (PO) sebagai pedoman (Amir,
2000:23).
2. Proses Ordersheet
31
Ordersheet atau Purchase Order mempunyai proses tidak mudah karena
ada beberapa tahapan yang harus dilalui untuk ordersheet bisa terbit dari
pembeli kepada penjual. Di dalam ordersheet terdapat syarat-syarat yang di
inginkan oleh kedua belah pihak. Adapun mekanisme terbitnya ordesheet
dari pembeli kepada penjual adalah sebagai berikut:
GAMBAR 2.2
PROSES ORDERSHEET
Sumber : ICC Guide to Business Eksport Import
Menurut gambar tersebut, proses ordersheet melalui tahapan sebagai
berikut:
1. Eksportir mempromosikan komoditas yang diekspornya melalui
promosi seperti pameran dagang, iklan dikoran, majalah, radio,
maupun televisi, baik diluar negeri maupun didalam negeri atau
melalui badan-badan khusus urusan promosi ekspor seperti Badan
E K S P O R T I R
I
MPORT IR
OFFERSHEET
1
ORDERSHEETTT
2
PROMOSI
4
3
INQUIRY
32
Pengembangan Ekspor Nasional (BPEN), Lembaga Penunjang Ekspor
(LPE), Kamar Dagang dan Industri Indonesia (Kadin Indonesia), Atas
Perdagangan RI di tiap kedutaan besar asing yang ada di jakarta,
Kamar Dagang dan Industri negara asing di Jakarta dan kota-kota
besar lainnya di Indonesia seperti : American Chamber of Commerce
(AMCHAM), China External Trade Association (CETRA), Japan
External Trade Organization (JETRO), Korea Trade Agency
(KOTRA), dan lain-lain . Tujuan promosi adalah untuk menarik minat
calon importir terhadap komoditas yang akan diekspor
2. Importir yang berminat mengirimkan surat permintaan harga atau
letter of inquiry kepada eksportir . Letter of Inquiry lazimnya berisikan
permintaan penawaran harga dengan memberitahukan mutu barang
yang diinginkan , kuantum yang dibeli, harga satuan dan total harga
dalam valuta asing (US$ atau lainnya), waktu pengiriman (shipment
date), nama pelabuhan tujuan yang diinginkan.
3. Eksportir memenuhi permintaan importir dengan mengirimkan surat
penawaran harga yang lazimnya disebut offersheet, offersheet
berisikan keterangan sesuai permintaan importir, seperti uraian
barang, mutu, kuantum, waktu penyerahan, harga dan tempat
penyerahan barang, syarat pembayaran, wktu pengapalan, cara
pengepakan barang, brosur, dan bila perlu contoh barang yang
ditawarkan. Penawaran itu juga menyebutkan apakah penawaran
bersifat free offer ataukah frim offer. Free offer (penawaran bebas)
33
dipadang dari sudut hukum akan dianggap tetap berlaku sampai pada
waktu penawaran tersebut dibatalkan. Sedangkan frim offer
(penawaran tetap), dipadang dari sudut hukum tidak beda dengan
penawaran lainnya, namun bila ada alasan untuk mempertahankan
penawaran tersebut untuk jangka waktu tertentu, maka hal itu
mengikat pihak yang menentukan batas waktu.
4. Setelah mempelajari dengan seksama offersheet dari eksportir,
importer menempatkan surat pesanan dalam bentuk ordersheet atau
purchase order yang berisi tentang uraian barang, harga barang, jumlah
barang yang dipesan, kapal barang dikapalkan, tujuan yang dikirim,
sistem pembayaran yang akan dilakukan dan yang terpenting adalah
syarat penyerahan barang (Amir MS:2002:52).
D. SYARAT PENYERAHAN BARANG ATAU INCOTERMS 2000
Syarat penyerahan barang yang terdapat dalam ordersheet bisa disebut
incoterms (international term), pertama kali dibuat oleh kamar dagang
internasional (international chamber of commerce) tahun 1962 dan terakhir
incoterm 2000 (Sudjiono:catatan perkuliahan:Transportasi Ekspor Impor).
Incoterm mempunyai arti yang penting karena didalamnya terdapat
kewajiban penjual (eksportir) dan kewajiban pembeli (importir) untuk
menanggung biaya asuransi, ongkos angkut, mempertanggungjawabkan resiko
34
kehilangan ataupun kerusakan barang dan incoterm juga berisi tentang tempat
penyerahan barang yang dipesan. Produk yang dipesan harus diserahkan oleh
eksportir kepada importir sesuai dengan tempat yang sudah ditentukan,
sehingga penjual ataupun pembeli harus memahami berbagai jenis incoterm
yang ada. Hal ini penting karena untuk menghidari resiko nonpayment yang
disebabkan oleh penjual yang tidak menyerahkan barang sesuai dengan tempat
yang diminta pembeli yang telah tertera didalam ordrsheet. Pengetahuan
tentang jenis incoterm bagi pihak penjual juga penting karena jenis incoterm
tertentu yang digunakan dalam kesepakatan bisnis yang tertuang didalam
ordersheet tersebut dapat digunakan sebagai tolok ukur dalam kalkulasi harga
jual agar pihak jual mendapat laba yang diinginkan. Ada banyak jenis
incoterm yang digunakan dalam kegiatan ekspor impor, untuk lebih jelasnya
peneliti akan menjelaskan tentang jenis incoterm dan kewajiban penjual serta
kewajiban pembeli. Diterjemahkan dari : INCOTERMS 2000, Mulai berlaku
sejak 1 Januari 2000, Jakarta, 14 November 1999Sumber (diolah) : Amir MS,
2000:18-28
1. Ex Works (ExW)………..(disebut nama tempat)
“Ex Works” berarti bahwa penjual melakukan penyerahan barang,
bila tidak menempatkan barang untuk pembeli di tempat kediaman penjual
atau tempat lain yang ditentukan (yakni tempat kerja, pabrik, gudang,dll),
belum diurus formalitas ekspornya dan juga tidak memuat ke atas
kendaraan pengangkut manapun.
35
Syarat ini merupakan kewajiban yang paling ringan bagi penjual, dan
pembeli wajib memikul semua biaya dan resiko yang terkait dengan
kewajiban untuk mengambil barang dari tempat penjual.
Namun bila pihak-pihak terkait menginginkan penjual bertanggung
jawab untuk memuat barang pada saat pemberangkatan dan memikul
semua resiko dan biaya pemuatan itu, maka hal ini harus dijelaskan
dengan cara menambahkan kata-kata yang tegas dalam kontrak jual-beli,
Syarat ini jangan dipakai bila pembeli tidak mungkin mengurus
formalitas ekspor, baik secara langsung maupun tidak langsung. Dalam hal
seperti ini, maka sebaiknya dipakai syarat FCA, asal saja penjual setuju
bahwa dia akan melakukan pemuatan barang atas biaya dan risikonya
sendiri.
2. Free Carrier (FCA)…….. (disebut nama tempat)
“Free Carrier “ berarti bahwa penjual melakukan penyerahan barang,
yang sudah mendapat ijin ekspor, kepada pengangkut ditunjuk pembeli di
tempat yang disebut. Harus dicatat bahwa pemilihan tempat penyerahan
mempunyai dampak pada kewajiban muat bungkar barang. Jika penyerahan
terjadi di tempat penjual, maka penjual bertanggung jawab untuk memuat.
Jika penyerahan terjadi di tempat lain, penjual tidak bertanggung jawab
untuk membongkar.
36
Syarat ini dapat dipergunakan tanpa memandang jenis alat angkut,
termasuk alat angkut aneka wahana.
Pengangkut berarti setiap orang dalam kontrak angkutan yang
bertanggung jawab untuk mengangkut atau menjamin mengangkut dengan
kereta api, jalan raya, udara, laut, sungai, atau dengan kombinasi dari alat
angkut itu.
Jika pembeli menunjuk orang selain dari pengangkut untuk menerima
barang. maka penjual dianggap telah memenuhi kewajibannya menyerahkan
barang bila barang telah diserahkan kepada orang itu.
3. Free Alongside Ship (FAS).......(disebut nama kapal pelabuhan pengapalan)
“ Free Alongside Ship” berati bahwa penjual melakukan penyerahan
barang, bila barang itu ditempatkan disamping kapal di pelabuhan
pengapalan ( Port Of Loading) yang disebut. Ini berarti pembeli
menanggung biaya dan resiko hilang atau kerusakan yang timbul saat barang
tiba di samping kapal.
Syarat FAS menuntut penjual mengurus formalitas ekspor. Syarat ini
berlawanan dengan versi incoterm sebelumnya yang menuntut pembeli
untuk mengurus formalitas ekspor.
Namun bila pihak-pihak terkait menginginkan supaya pembeli mengurus
formalitas ekspor, maka hal ini harus ditegaskan dengan cara menambahkan
kata yang tegas dalam kontrak jual-beli. Syarat ini hanya dapat dipakai
untuk angkatan laut dan sungai saja.
37
4. Free On Board (FOB)..........(disebut nama pelabuhan pengapalan).
“ Free On Board” berarti bahwa penjual menyerahkan barang bila
barang melewati pagar kapal dipelabuhan pengapalan yang disebut. Ini
berarti pembeli wajib memikul semua biaya dan risiko atas kehilangan dan
kerusakan barang mulai dari titik itu. Syarat FOB menuntut penjual untuk
mengurus formalitas ekspor .
Syarat ini hanya dapat dipakai untuk angkutan laut dan sungai saja. Jika
pihak-pihak terkait tidak bermaksud untuk menyerahkan barang melewati
pagar kapal, maka syarat FCA yang harus dipakai.
5. Cost And Freight (CFR) … … (disebut nama pelabuhan tujuan)
“ Cost And Freight ” berarti bahwa penjual melakukan penyerahan barang
bila barang melewati pagar kapal di pelabuhan pengapalan. Penjual wajib
membayar biaya-biaya dan ongkos angkut yang perlu untuk mengangkut
barang sampai ke pelabuhan tujuan yang di sebut. Tetapi risiko hilang atau
ke rusakan atas barang, termasuk setiap biaya tambahan sehubungan dengan
peristiwa yang terjadi setelah waktu penyerahan, berpindah dari penjual
kepada pembeli.
Syarat CFR menuntut penjual untuk mengurus formalitas ekspor. Syarat
ini hanya dapat dipakai untuk angkutan laut dan sungai saja. Jika pihak-
pihak terkait tidak bermaksud melakukan penyerahan.
38
6. Cost Insurance And Freight (CIF) … … ( disebut nama pelabuhan tujuan )
“ Cost Insurance And Freight ” berarti bahwa penjual melakukan
penyerahan barang bila barang itu melewati pagar kapal dipelabuhan
pengapalan.
Penjual wajib membayar semua biaya dan ongkos angkut yang perlu
untuk mengangkut barang sampai ke pelabuhan yang di sebut. Tetapi risiko
hilang atau ke rusakan atas barang, termasuk setiap biaya tambahan
sehubung dengan peristiwa yang terjadi setelah waktu penyerahan,
berpindah dari penjual kepada pembeli. Namun , dalam syarat CIF penjual
wajib pula menutup asuransi angkutan laut terhadap risiko rugi atau
kerusakan barang atas barang yang mungkin diderita pembeli selama barang
dalam perjalanan.
Berkenan dengan hal itu, penjual wajib menutup asuransi dan
membayar premi. Pembeli perlu mencatat bahwa dengan syarat CIF penjual
diwajibkan menutup asuransi hanya dengan syarat pertangggungan minimal.
Jika pembeli menginginkan perlindungan terhadap barang yang lebih besar,
maka pembeli perlu ada suatu kesepakatan dengan penjual secara tegas, atau
pembeli sendiri harus mengurus tambahan itu.
Syarat CIF menuntut penjual untuk mengurus formalitas ekspor. Syarat
ini hanya dipakai untuk angkutan laut dan sungai. Jika pihak-pihak terkait
tidak bermaksud untuk menyerahkan barang melewati pagar kapal, maka
syarat CIF yang harus dipakai.
39
7. Carriage Paid To (CPT) … … ( disebut nama tujuan ).
“ Carriage Paid To …” berarti bahwa penjual menyerahkan barang
kepada pengangkut yang ditunjuknya sendiri, tetapi penjual wajib pula
membayar ongkos angkut yang perlu untuk mengangkut barang sampai
ketempat tujuan yang disebut. Ini berarti pembeli memikul resiko dan
membayar setiap ongkos yang timbul setelah barang diserahkan secara
demikian.
“Carrier” berarti setiap orang yang mengadakan kontrak angkutan
bertanggung jawab melakukan atau menjamin terlaksananya pengangkutan
kereta api, jalan darat, udara, laut, sungai atau dengan kombinasi dari alat
angkut itu.
Sekiranya dipakai pengangkut pengganti untuk meneruskan pengangkutan
sampai ketempat tujuan yang dijanjikan, maka resiko (penjual) berakhir bila
barang telah diserahkan kepada pengangkut pertama.
Syarat CPT mewajibkan penjual mengurus formalitas ekspor. Syarat ini
boleh dipakai untuk alat angkut apa saja, termasuk alat angkut aneka wahana
(multimodal transport).
8. Carriage and Insurance Paid To (CIP)…. ….( disebut nama tempat tujuan )
“ Carriage and Insurance Paid To “ berarti bahwa penjual menyerahkan
barang kepada pengangkut yang ditunjuk sendiri tetapi penjual wajib pula
membayar ongkos angkut yang perlu untuk mengangkut barang sampai
ketempat tujuan yang disebut. Ini berarti pembeli memikul semua resiko dan
40
membayar setiap ongkos yang timbul setelah barang diserahkan secara
demikian. Namun dalam hal CIP, penjual wajib menutup asuransi terhadap
resiko rugi dan kerusakan atas barang yang menimpa pembeli selama barang
dalam perjalanan.
Pembeli perlu mencatat bahwa dengan syarat CIP, penjual dituntut untuk
menutup asuransi hanya dengan syarat minimum. Sekiranya pembeli
menginginkan perlindungan yang lebih besar, maka pembeli perlu
mengadakan persetujuan dengan penjual secara tegas atau pembeli sendiri
harus mengurus asuransi tambahan itu .
“Carrier” berarti setiap orang yang mengadakan kontrak angkutan
bertanggung jawab melakukan atau menjamin terlaksananya pengangkutan
kereta api, jalan darat, udara, laut, sungai atau dengan kombinasi dari alat
angkut itu.
Sekiranya dipakai pengangkut pengganti untuk meneruskan
pengangkutan sampai ketempat tujuan yang dijanjikan, maka resiko
(penjual) berakhir bila barang telah diserahkan kepada pengangkut pertama.
Syarat CIP mewajibkan penjual mengurus formalitas ekspor. Syarat ini
boleh dipakai untuk alat angkut apa saja, termasuk alat angkut aneka wahana
(multimodal transport).
9. Delivered At Frontier (DAF) … … ( disebut tempat ).
“ Delivered At Frontier “ berarti bahwa penjual menyerahkan barang
bila barang telah ditempatkan kedalam kewenangan pembeli pada saat
41
datangnya alat angkut, belum dibongkar, sudah diurus formalitas ekspornya,
namun belum diurus formalitas impornya, ditempat atau pada titik yang
disebut wilayah perbatasan, tetapi belum memasuki wilayah pabean dari
negara yang bertetangga. Istilah “frontier“ boleh dipakai untuk daerah
perbatasan mana saja, termasuk perbatasan dari Negara pengekspor itu
sendiri. Oleh karena itu, penting skali untuk merumuskan secara tepat
tentang perbatasan dengan selalu menyebut titik dan tempat dalam syarat itu.
Namun, bila pihak-pihak terkait menginginkan penjual untuk
bertanggung jawab membongkar barang dari alat angkut yang baru dan
memikul semua resiko serta biaya pembongkaran, maka hal ini harus dibuat
sejelas-jelasnya dengan menambahkan kata-kata yang tegas dalam kontrak
jual-beli bersangkutan .
Syarat ini boleh dipakai untuk alat angkut apa saja bilamana barang harus
diserahkan di perbatasan daratan. Bila penyerahan itu harus dilakukan
dipelabuhan tujuan, di atas kapal, atau di dermaga, dipakai syarat DES dan
DEQ.
10. Delivered Ex Ship (DES) …. …. (disebut nama pelabuhan tujuan )
“Delivered Ex Ship” berarti penjual menyerahkan barang bila barang
itu ditempatkan kedalam kewenangan pembeli diatas kapal, belum diurus
formalitas impornya, dipelabuhan tujuan yang disebut .
Penjual wajib memikul semua biaya dan resiko yang terkait dengan
pengangkutan barang sampai kepelabuhan tujuan yang disebut sebelum
42
dibongkar. Bila pihak-pihak terkait menginginkan penjual memikul biaya
dan resiko pembongkaran barang, maka sebaiknya dipakai syarat DEQ.
Syarat ini hanya dapat dipakai bila barang akan diserahkan melalui laut
atau sungai atau dengan alat aneka wahana di atas kapal di pelabuhan tujuan.
11. Delivered Ex Quay (DEQ) …. …. (disebut nama pelabuhan tujuan).
“Delivered Ex Quay” berarti penjual menyerahkan barang bila barang
dalam kewenangan pembeli di atas dermaga, belum diurus formalitas
impornya, dipelabuhan tujuan yang disebut.
Penjual wajib memikul semua biaya dan resiko yang terkait dengan
pengangkutan barang sampai kepelabuhan tujuan yang disebut dan
membongkar barang di atas dermaga. Syarat DEQ menuntut pembeli
mengurus formalitas impor dan membayar biaya resmi, bea masuk, pajak,
dan biaya-biaya yang dipungut atas impor.
Syarat ini merupakan kebalikan dari versi incoterms sebelumnya yang
mengharuskan penjual mengurus formalitas impor
Jika pihak-pihak terkait menginginkan semua atau sebagian dari biaya
pengimpornya atau barang menjadi tanggungan pihak penjual. Maka hal
ini harus dijelaskan dengan cara menambahkan kata-kata yang tegas dalam
kontrak jual-beli.
Syarat ini hanya dapat dipakai bila barang akan diserahkan melalui laut,
sungai, atau alat angkut aneka wahana yang dibongkar dari suatu kapal
dari atas dermaga di pelabuhan tujuan. Namun bila pihak-pihak terkait
43
menginginkan untuk memasukan menjadi tanggung jawab penjual, semua
resiko dan biaya pengelolaan barang mulai dari dermaga ke tempat-tempat
lain (gudang, terminal, stasiun angkutan, dll) dalam kawasan pelabuhan
atau di luar kawasan, dipakai syarat DDU atau DDP.
12. Delivery Duty Unpaid (DDU) …. …. (disebut nama tempat tujuan)
“Delivery Duty Unpaid” berarti penjual menyerahkan barang kepada
pembeli, belum diurus formalitas impornya, dan belum dibongkar dari atas
alat angkut yang baru datang ditempat tujuan yang disebut. Penjual wajib
memikul semua biaya dan resiko yang terkait dengan pengangkutan
barang tersebut sampai kesana, kecuali bea masuk (istilah ini termasuk
tanggung jawab mengurus formalitas pabean, pembayaran biaya resmi
atau formalitas, bea masuk, pajak, dan biaya lainnya) yang diperlukan di
negara tujuan. Bea masuk semacam itu harus di pikul oleh pembeli
termasuk oleh semua biaya dan resiko yang disebabkan oleh kegagalan
pengurus formalitas impor pada waktunya.
Namun bila pihak-pihak mennginginkan penjual yang akan mengurus
formalitas kepabeanan dan memikul biaya dan resiko yang ditimbulkan,
termasuk biaya impor lainnya, maka hal ini harus ditegaskan dengan cara
menambahkan kata-kata yang jelas dalam kontrak jual-beli.
Syarat dapat dipakai untuk alat angkut apa saja, tetapi bila penyerahan
barang akan dilakukan di pelabuhan tujuan di atas kapal atau di atas
dermaga dipakai syarat DES dan DEQ.
44
13. Delivered Duty Paid (DDP) …. ….(disebut tempat tujuan)
“Delivered Duty Paid” berarti penjual menyerahkan barang kepada
pembeli, sudah diurus formalitas impornya, namun belum dibongkar dari
atas alat angkut yang baru datang ditempat tujuan yang disebut. Penjual
wajib memikul semua biaya dan resiko yang terkait dengan pengangkutan
barang sampai ke sana, termasuk tanggung jawab mengurus bea masuk
(istilah ini termasuk tanggungjawab mengurus formalitas pabean,
pembayaran biaya resmi, atau formalitas, bea masuk, pajak, dan biaya
lainnya yang diperlakukan di negara tujuan).
Sementara syarat EXW menggambarkan tanggung jawab yang minimal
dari penjual, maka syarat DDP memberikan gambaran suatu
tanggungjawab yang maksimal kepada penjual.
Syarat janganlah dipakai bila penjual tidak mungkin memperoleh izin
impor. Namun, bila pihak-pihak terkait ingin mengeluarkan dari
tanggungjawab penjual beberapa jenis biaya yang dikenakan atas impor
barang (seperti Pajak Pertambahan Nilai atau VAT ), maka hal ini harus
dijelaskan dengan cara menambahkan kata-kata yang tegas dalam kontrak
jual-beli. Bila pihak-pihak terkait menginginkan pembeli yang akan
memikul semua resiko dan biaya pengimporan ini, maka dipakai syarat
DDU.
45
Syarat ini boleh dipakai untuk jenis alat angkut mana saja, tetapi bila
penyerahan barang akan dilakukan dipelabuhan tujuan di atas sebuah kapal
atau di atas dermaga, maka dipakai syarat DES atau DEQ.
E. DOKUMEN-DOKUMEN DALAM ORDERSHEET
Dalam proses ordersheet, diperlukan dokumen-dokumen sebagai berikut:
1. Introduction letter.
Sebesar apapun potensi produk yang akan diekspor tetapi harus
diperkenalkan dengan pasar atau peminat posisi produk itu untuk
mencapai target penjualan, yang menguntungkan kedua belah pihak. Pada
umunnya media yang digunakan adalah surat menyurat atau lebih dikenal
dengan korespondensi karena penjual dan pembeli berdomisili di dua
negara yang berbeda. Media korespondensi dipilih kerena relatif murah
jika dibandingkan dengan negosiasi tatap muka yang mengharuskan
pertemuan kedua belah pihak dari negara yang berbeda dan pada akhirnya
hasil negosiasi juga dikonfirmasikan pada bentuk tertulis. Hakekat dari
korespondensi adalah pertukaran informasi mengenai produk yang
diperdagangkan dan tawar menawar, syarat-syarat perdagangan termasuk
didalamnya delivery, packing, payment, dan lain-lain. Seiring kemajuan
zaman, korespondensi dapat dilakukan dengan cara pengiriman email,
teleks ataupun faksimeli (Mery Maryati:Pelatihan Ekspor Costing And
Pricing).
46
Langkah yang pertama didalam korespondensi dengan calon pembeli
adalah penjual mengirimkan introduction letter kepada calon pembeli
melalui email, faksimeli atau melalui teleks bahkan surat biasa. Pada
intinya introduction letter atau surat pengenalan diri dari penjual kepada
pembeli yang berisi tentang informasi mengenai produk yang akan dijual
dengan disertai katalog produk, brosur, contoh barang ataupun foto barang
tersebut.
Introduction letter dikirim oleh penjual kepada pembeli dengan tujuan
agar penjual dapat memperkenalkan produknya kepada calon pembeli
sehingga calon pembeli bisa memahami spesifikasi produk tersebut.
Pemahaman terhadap spesifikasi produk oleh pembeli adalah hal yang
penting karena dapat meminimumkan resiko perbedaan persepsi tentang
jenis produk, keunggulan produk, ukuran dan kualitas barang ekspor yang
ditawarkan oleh penjual. Peneliti akan menyertakan sebuah contoh
introduction letter, yang ditulis oleh PT. SINAR ELEKRONIKA (penjual)
kepada HILTON HOTEL Ltd (calon pembeli). Contoh introduction letter
akan berisi tentang hal-hal yang seharusnya ditulis dalam sebuah
introduction letter. Contoh introduction letter adalah sebagai berikut
Sumber : Amir MS :2004:27 :
PT. SINAR ELEKTRONIKA Jl. Kenari 17 Jakarta Pusat
Indonesia
Jakarta : 17 Agustus 2000 No. : 01/UK/2000 Subject : Electric Warmer
Messrs, HILTON HOTEL (London) Ltd 13, Euston Road London C-4
Dear sir,
Here is an information about a brand new product-food and towel electric warmer “sinar” brand.
47
2. Inquiry
Calon pembeli menyatakan minatnya dengan mengirim letter of inquiry
yang meminta eksportir menawarkan produknya dengan permintaan jumlah,
quality, pelabuhan tertentu. Adapun tujuan surat pernyataan minat adalah
agar calon pembeli mengetahui informasi lebih lengkap mengenai :
1. Mutu barang ekspor
2. Waktu penyerahan barang ekspor
3. Kuantum barang ekspor
4. Contoh barang, serta keterangan lainnya dari komoditas yang di
promosikan ( Mery Maryati : Pelatihan Ekspor Costing And Pricing).
48
Penyampaian inquiry dari calon pembeli kepada eksportir dapat dilakukan
dengan melalui teleks, faksimeli, surat biasa bahkan bisa langsung melalui
telepon, teleconference. Letter of inqury adalah surat pernyataan minat yang
dibuat oleh calon importir yang ditujukan kepada eksportir yang berisi
permintaan harga dari barang yang dipromosikan oleh eksportir tersebut
(Amir MS, 2002:18).
Contoh letter of inquiry adalah sebagai berikut :
TRAYO TRADING COMPANY Ltd.
Kokusay Building
Marunouci Chiyoda-ku
Tokyo,Japan
July 24, 1986
PT XYZ
Jalan Nusantara No.1
Jakarta-Indonesia.
Dear Sir,
Subject : inquiry of “X Machines”
We have beeninformend by your commercial attache here in tokyo, that your company
is realible ,”X Machines”produces
We are very interested to import those “X Machines” to japan and therefore, please
49
3. Offer sheet
Setelah menerima inqury eksportir akan membalas dengan offer
sheet(surat penawaran harga).
Offersheet atau surat penawaran harga adalah pernyataan kesanggupan
dari penjual untuk memasok suatu komoditas kepada calon pembeli
dengan syarat harga, waktu, penyerahan, dan pembayaran yang ditentukan
oleh penjual.
Offersheet merupakan dokumen yang sangat menentukan dalam suatu
transaksi ekspor. Offersheet yang disetujui oleh pembeli langsung menuju
pada terjadinya kesepakatan jual beli yang mengikat kedua pihak secara
50
hukum. Karena itu eksportir harus berhati-hati dalam menyusun surat
penawaran harga.
Tujuan dari offersheet adalah untuk memberikan informasi yang
lengkap kepada importir untuk dapat mengambil keputusan dalam
menempatkan pesanan. Informasi yang diperlukan itu diantaranya adalah
nama barang, mutu barang, daya tahan barang, cara pengepakan barang,
jumlah (quantum) yang ditawarkan, harga jual dan tempat penyerahan,
waktu pengapalan, cara pembayaran dan contoh barang (Amir MS, 2002:
21).
Dibawah ini adalah contoh dari offersheet
CV JATI PRIMA FURNITURE
JL. Kalibata 15
Jakarta-Indonesia
Jakarta :15 july 2000
Ref. No: 23/VII/2000
Subject : Wooden Cupboard
Messrs,
DAICHI TRADING COMPANY
2-Chome Chioda-ku
Kanda Kamakura-Cho
Tokyo-Japan
Dear sir,
Thank your for your facsimile messageof today’s date about your inquiry for our new
51
Lanjutan contoh offersheet
Sumber : Amir, MS:2002:18
We glade to inform you that we have a ready stock available for export. Therefore
please place your order soon, so we can arrage the shipment in due time.
Meanwhile, we are waiting your valued order in the shortest possible time. Thank you
for your inquiry.
Sincerely yours ,
CV JATI PRIMA FURNITURE
-)Signed(-
Rahman Tamrin
Export Manager
52
4. Order sheet
Bila pembeli setuju dengan penawaran penjual (offersheet) yang
diterima maka pembeli mengirimkan surat balasan yang disebut dengan
ordersheet. Ordersheet dapat didefinisikan sebagai akseptasi atas offersheet
yang dikirim oleh penjual. Pada ordersheet tersebut importir mencantumkan
permintaan agar eksportir dapat memberikan persetujuan dengan cara
mengembalikan salah satu salinan dari ordersheet yang sudah ditanda
tangani sebagai tanda persetujuan eksportir atas keseluruhan isi ordersheet
tersebut Proforma invoice ringkas dapat langsung dibuat oleh eksportir
sebagai jawaban dari ordersheet yang dikirim . Legimitasi akan terjadi
ketika salinan ordersheet yang telat ditanda tangani oleh eksportir diterima
oleh importir (Amir MS,33:2002)
Pesanan pembelian dapat dilakukan dengan cara lesan melalui telepon,
teleconference ataupun negosiasi yang dilakukan dengan cara tatap muka
(face to face negosiasi). Namun demikian, segala bentuk hasil dari negosiasi
nantinya akan dituangkan kedalam format tulisan yang ditandatangani kedua
belah pihak untuk mendapatkan legimitasi hukum atas pengingkaran pasal-
pasal yang dilakukan oleh pihak yang terkait (eksportir dan importir ) yang
telah diperjanjikan dikelak kemudian hari
(Amir MS, 2004:1)
Dibawah ini adalah contoh format ordersheet yang dilakukan dengan
cara korespondensi.
53
TOKYO TRADING COMPANY
Kokuasi Builiding
Marunouchi Chiyoda-ku
Tokyo-Japan
ORDER No. 2450 /imp/1986
From : PT XYZ To : Merssrs. Tokyo Trading Company Ltd
Jalan Nusantara No. 1 Kokuasi Builiding
Jakarta-Indonesia Marunouchi Chiyoda-ku
Tokyo-Japan
We would like to place our order for your commodities to be strietly in compliance with the particular
given in ypur letter of august 4, 1986. Discrepancies, if any, will be at your own risk, unless authorized by
us.
Term and condition:
Time of delivery : Not latter than september 24, 1986
Payment : an irrevocable, transferable L/C to be opened shortly for us 1,135,00 by
bank negara indonesia 1946 jakarta to the bank of tokyo, tokyo in your
favour.
Documents : the fowolling document should be rendered in triplicate plus 3 copy of them
which should be Airmailed to us :
1. Full set clean board ocean bill of lading
2. Signed commercial invoice
3. Certivicate of inspection
54
Lanjutan contoh ordersheet
Sumber : Roselyn Hutabarat :1996:52
Total F O B : US$ 1.010.00
Freight reserved : US$ 125.00
Total C & F Tanjung Priok : US$ 1.135.00
Tokyo: Jakarta, August 10 1986
Confirmed by: Yours faithfully
Toyo Trading Company Ltd P.T. X Y Z
(Signed) (Signed)
Manager Manager
55
Ordersheet di atas berisikan tentang alamat lengkap penjual dan pembeli,
pernyataan yang menyatakan bahwa membeli menyatakan untuk melakukan
pemesanan produk, waktu pengriman, jenis pembayaran yang diminta,
kelengkapan dokumen yang diinginkan, alamat yang dituju, pelabuhan tujuan,
pengakapalan sebagian, pindah kapal (angkutan yang digunakan), kode, jenis
produk, harga satuan, harga total, tanggal dan tempat ordersheet dibuat, tanda
tangan, nama terang serta jabatan pihak yang berkepentingan.
BAB III DESKRIPSI OBYEK PENELITIAN DAN PEMBAHASAN
A. Sejarah berdirinya PT.Mondrian
PT. Mondrian merupakan perusahaan konveksi yang bergerak didalam
pembuatan kaos (T-shirt) dan pakaian muslim . Perusahaan konveksi ini
didirikan pada tanggal 19 Desember 1992 oleh beberapa orang, antara lain:
Bapak Hartono, Bapak Harri Pramono, Bapak Bambang Dwi Purnomo, Bapak
Endro Sutopo, Ibu Fr Kiswari.
Pada awalnya perusahaan masih berbentuk perserorangan dan Bapak Harri
promono sebagai pimpinannya. Beberapa tahun kemudian perusahaan ini
56
mampu mampu berubah bentuk menjadi sebuah perusahaan yang berbadan
hukum ketat,terhitung mulai tanggal 1 April 1998 dengan nama PT Mondrian.
Perusahaan telah mendapat pengesahan oleh Departemen Perindustrasian dan
Perdagangan dengan no .107/KDP 11-11/3 UTD/IV/98.Saat ini PT. Mondrian
dimiliki oleh pemegang saham antara lain Bapak Endro Sutopo, Bapak
Bambang Dwi Pramono, Bapak Ardi Wijaya, Ibu Fr Kisawari.
Latar belakang perusahaan ini memilih nama Mondrian sebagai nama
perusahaan adalah sebagai berikut :
a. Nama “Mondrian” diambil dari nama seorang pelukis besar seangkatan
dengan Leonardo Da Vinci nama lengkap pelukis tersebut Piet mondrian
dimana memiliki pengagum yang terbesar diseluruh dunia karena hasil
lukisannya yang indah dan bagus. Maka, diharapkan PT. Mondrian mampu
memproduksi barang yang sangat indah sehingga digemari oleh banyank
konsumennya.
b. Nama “Mondrian“ oleh sebagai besar masyarakat atau konsumen yang
memiliki hubungan maupun tidak langsung dengan aktivitas perusahaan,
merupakan nama yang mudah di baca, dikenal dan mudah diingat.
PT. Mondrian saat ini sudah memiliki beberapa unit yang mampu
menghasilkan kaos dan pakaian khusus muslim dengan merk antara lain:
X-Pose, Dadung, Be-Gaya dan Sekido.
57
B. Tujuan Perusahaan
PT. Mondrian adalah salah satu perusahaan garment terbesar di Kabupaten
Klaten. Dalam memasarkan produk domestiknya PT. Mondrian sudah
menguasai pasar diseluruh Indonesia,karena mutu dan hasil produksinya yang
sesuai dengan selera para konsumen serta produk yang variatif dengan harga
yang terjangkau .
Tujuan didirikan PT. Mondrian ditengah-tengah Kabupaten Klaten yang
sebagian besar berproduksi mebel, furniture serta kerajinan tangan lainnya, jadi
PT. Mondrian banyak memberi kesempatan kepada tenaga kerja yang ahli
dalam bidang garment misalnya saja tenaga kerja dalam bidang menjahit,
bidang sablon,serta desaigner dalam membuat pakaian yang selalu mengikuti
perkembangan jaman.
PT. Mondrian selain memasarkan hasil produksinya dipasar domestik yang
menerima pesanan dari buying agent untuk diekspor. Jadi secara tidak langsung
produksi PT. Mondrian sudah dikenal oleh para pemakai diluar negeri,tetapi
tidak hanya berhenti disitu saja PT. Mondrian yang sudah berencana untuk
melaukan ekspor secara direct selling(langsung), karena dengan melakukan
ekspor sendiri PT Mondrian akan menambah pengetahuan serta
pengalamannya dalam bidang ekspor.
C. Lokasi Perusahaan
58
Pemilihan lokasi merupakan hal yang cukup penting dalam menunjang
keberhasilan suatu bisnis, Pada awalnya PT. Mondrian didirikan di
belakang gedung Pengadilan Negeri Klaten tepatnya berada di Jl. Manahan
no.3-13 Kelurahan Jonggrangan, Kecamatan Klaten Utara, Kabupaten
Klaten. Perusahaan ini menempati areal seluas 4000 m yang digunakan
untuk kantor kegiatan produksi (pabrik), gudang dll.
Namun dengan seiring meningkatnya perkembangan perusahaan,
tepatnya pada tanggal 1 Juli 1999 dengan izin tempat usaha
No.503/1071/1999. Yang dikeluarkan oleh Pemda Klaten dan Departemen
Perindustrian dan Perdagangan didirikan satu lokasi pabrik baru yang
berada di Jl KH Hasyim Ashari no171 (by pass) Mojoyan, Kabupaten
Klaten, sekarang ini lokasi pabrik baru menjadi pabrik utama bagi PT.
Mondrian dalam melakukan aktivitas-aktivitasnya, termasuk juga untuk
aktvitas produksi.
Beberapa alasan yang menjadi pertimbangan produksi dalam pemilihan
lokasi sebagai berikut :
1) Pasar yang cukup besar ,terutama kebutuhan kaos dan pakaian untuk kaum
muslim di kabupaten Klaten dan daerah-daerah sekitarnya.
2) Berada ditepi Jalan Raya Yogyakarta-Solo,sehingga dapat memudahkan
konsumen untuk menjangkau perusahaan.
3) Biaya tenaga kerja yang cukup murah
4) Banyak tersedianya tenaga ahli dibidang koveksi (ahli desain, sablon,
potong, jahit,dll) Kabupaten Klaten dan sekitarnya.
59
D. Struktur Organisasi
Sruktur Organisasi didalam suatu perusahaan merupakan unsur yang
paling penting dikarenakan terhadap pembagian wewenang dan tanggung
jawab serta tugas masing-masing anggota organisasi atau perusahaan. Struktur
organisasi yang menunjukkan hubungan antar fungsi-fungsi dan departemen-
departemen atau bagian-bagian. Setiap perusahaan memiliki struktur organisasi
yang berbeda–beda, tergantung pada kebutuhan perusahaan itu sendiri.
Berikut ini merupakan bagan struktur organisasi PT Mondrian untuk
tahun 2009 secara garis besarnya :
60
Gambar 3.1 Struktur Organisasi PT. Mondrian
Sumber : PT. Mondrian
KOMISARIS UTAMA
DIREKTUR UTAMA
SEKTERTARIS KOMISARIS
DIREKTUR BOD
DIREKTUR PRODUK
DIREKTUR DISTRIBUSI
DIREKTUR PROMOSI
DIREKTUR AKSELERASI
KEUANGAN KONSINYASI MIS PEMBELIAN
DIREKTUR PRODUKSI
GM EXPORT
GM LOKAL
DEPUTY I DEPUTY II
PRA PROSES
PROSES PERSONALIA HRD KENDARAAN KEAMANAN RT SARASI
MANAGER UMUM
Sesuai dengan bagan stuktur organisasi diatas, berikut ini merupakan tugas dan
wewenang dari masing-masing bagian yaitu:
1. Direktur utama
Jabatan ini dipilih oleh para komisaris pada saat diadakan Rapat
Umum Pemegang Saham (RUPS). Tugas dan wewenang Direktur
Utama antara lain :
a. Menentukan kebijakan – kebijakan pokok bagi perencanaan,
pengorganisasian, pengontrolan dan pengawasan aktivitas –
aktivitas perusahaan.
b. Membuat rencana – rencana umum dan mengkoordinasikan
segala kegiatan perusahaan.
c. Mendelegasikan sebagian wewenang kepada direktur – direktur
pada tiap – tiap unit.
d. Mengawasi segala proses dan hasil kerja, apakah telah sesuai
dengan rencana.
e. Melaporkan perkembangan perusahaan kepada pemilik dan
bertanggung jawab atas kelancaran jalannya perusahaan.
2. Sekretaris Perusahaan
Tugas dan wewenangnya yaitu :
a. Menyiapkan semua acara dan jadwal kerja direktur utama dan
direktur – direktur di tiap unit.
b. Menjalin hubungan dengan instansi – instansi yang terkait.
c. Melaksanakan saran guna membantu pekerjaan direktur utama.
3. Multimedia Information System (MIS)
Tugas dan wewenang yang dimiliki yaitu :
a. Membuat suatu sistem komputer bagi perusahaan, sehingga
mempermudah segala aktivitas perusahaan.
b. Melindungi dan melakukan perawatan jaringan atau sistem
komputer perusahaan.
c. Menampung segala data dan informasi baik dari dalam maupun
dari luar perusahaan melalui jaringan komputer.
4. Unit Produksi
Pada bagian ini bertanggung jawab penuh terhadap masing – masing
unit usahanya. Tugas dan wewenangnya :
a. Mengatur selama proses produksi termasuk pengaturan tenaga
kerja, material, dan kebutuhan lainnya.
b. Mengurusi kesiapan alat – alat produksi agar dapat digunakan
dengan efektif dan efisien.
c. Memelihara kondisi alat – alat produksi.
d. Menyediakan bahan baku penolong, untuk kelancaran proses
produksi.
e. Menyusun anggaran dan belanja bagian produksi.
5. Direktur Unit
PT. Mondrian memiliki beberapa unit dengan merk yang berbeda,
yaitu unit Sekido, unit Dadung, unit Be-gaya. Direktur – direktur ini
memiliki tugas dan wewenang yang sama antara lain :
a. Menyusun program kerja devisi perusahaan baik dari segi
penyediaan, SDM, produksi, pemasaran, keuangan dan produk.
b. Mengurus permasalahan mutasi dan promosi kepada karyawan.
c. Membantu Direktur Utama dalam mengawasi jalannya perusahaan
pada masing – masing unit kerjanya.
d. Membantu dan mengarahkan manajer – manajer yang berada
dibawahnya.
e. Menyusun rencana, koordinasi, dan pengawasan pada masing –
masing unit kerjanya.
6. Unit Umum
Unit ini dibentuk supaya dapat membantu unit – unit lain yang ada di
perusahaan. Dimana menyangkut hal – hal umum perusahaan. Tugas
dan wewenangnya adalah:
a. Mengembangkan sumber daya manusia (SDM) yang ada didalam
perusahaan.
b. Recruitmen dan penempatan tenaga kerja.
c. Mengatur sistem keamanan yang tepat bagi perusahaan
d. Menyediakan sarana dan prasarana bagi kelancaran aktivitas
perusahaan.
e. Bertanggung jawab kepada Direktur Utama.
7. Unit F.A.D
Unit ini mengatur keuangan perusahaan dan juga bertanggung jawab
atas kondisi keuangan pada masing – masing unit. Tugas dan
wewenangnya antara lain :
a. Mengelola pendapatan dan pengeluaran perusahaan.
b. Menyelenggarakan pembukuan keuangan perusahaan.
c. Mengurusi masalah perusahaan yang berhubungan dengan
perpajakan.
d. Menyelesaikan masalah – masalah yang berhubungan dengan
bank.
e. Menyelesaikan masalah utang piutang perusahaan.
8. Unit PO (Public Order)
Unit ini menerima pesanan umum dari konsumen. Tugas dan
wewenangnya antara lain :
a. Mengatur selama proses produksi termasuk pengaturan tenaga
kerja, material, dan kebutuhan lainnya.
b. Mengurusi kesiapan alat – alat produksi agar dapat digunakan
dengan efektif dan efisien.
c. Memelihara kondisi alat – alat produksi
d. Menyediakan bahan baku penolong, untuk kelancaran proses
produksi.
9. Sekretaris Direktur Produksi
Tugas dan wewenangnya antara lain :
a. Membantu direktur – direktur di tiap – tiap unit dalam
melaksanakan tugasnya.
b. Mengadakan hubungan dengan manajer – manajer dibawahnya.
c. Bertanggung jawab kepada Direktur Unit.
10. Kepala Personalia
Tugas dan wewenangnya antara lain :
a. Menyediakan SDM yang berkualitas dengan melakukan
recruitmen.
b. Mengurusi kesejahteraan karyawan (gaji, tunjangan, bonus,
jamsostek, dll).
c. Mengurusi masalah pemberhentian, pensiun, dan kepindahan
karyawan.
d. Mengurusi masalah administrasi yang berhubungan dengan
karyawan.
e. Mengurusi masalah kesehatan melalui penyediaan poliklinik bagi
karyawan dan keselamatan kerja karyawan.
11. Kepala rumah tangga
Tugas dan wewnangnya antara lain :
a. Mengurusi dan mengatur koperasi khusus karyawan.
b. Menyediakan dan memelihara saran peribadatan (mushola).
c. Mengurusi masalah kebersihan dan keindahan lingkungan
perusahaan (kebersihan gedung, toilet, kamar mandi, kantin, dll).
12. Manajer Keamanan
Tugas dan wewenangnya yaitu :
a. Menyediakan berbagai sarana dan prasarana yang berhubungan
dengan keamanan perusahaan.
b. Mengkoordinasikan tenaga satuan pengaman (satpam) perusahaan.
13. Manajer Kendaraan
Tugas dan wewenangnya antara lain :
a. Menyediakan kendaraan – kendaraan guna menunjang kegiatan
perusahaan.
b. Memelihara kendaraan – kendaraan inventaris milik perusahaan.
14. Manajer Keuangan
Bagian ini merupakan bagian terintegrasi, dimana setiap unit
memiliki manajer keuangan sendiri – sendiri. Manajer keuanagan juga
bertanggung jawab atas kondisi keuanagan pada masing – masing unit.
Tugas dan wewenangnya antara lain :
a. Mengelola pendapatan dan pengeluaran perusahaan.
b. Menyelenggarakan pembukuan keuangan perusahaan.
c. Mengurusi masalah perusahaan yang berhubungan dengan
perpajakan.
d. Menyelesaikan masalah – masalah yang berhubungan dengan
bank.
e. Menyelesaikan masalah utang piutang perusahaan
15. Manajer pemasaran dan penjualan
Bagian ini juga memiliki kesamaan dengan dengan bagian
keuangan, dimana setiap unit memiliki bagian pemasaran dana
penjualan masing – masing, dan bertanggung jawab kepada masing –
masing unit pula. Tugas dan wewenangnya yaitu :
a. Mencacat dan mengecek produk yang akan dijual atau
didistribusikan kepada konsumen.
b. Mendistribusikan produknya ke daerah – daerah yang telah
ditentukan.
c. Mengadakan studi pasar.
d. Bersama dengan bagian riset and development, mengadakan
penelitian ke berbagai daerah untuk mengamati selera konsumen
di daerah satu dengan daerah lainnya.
E. Produk yang dihasilkan.
1. Produk Ekspor
Ekspor di PT Mondrian adalah melalui buying agent, jadi perusahaan ini
hanya menerima CMT (cutting, making and treaming) atau CMP (cutting,
making and packing) jadi untuk produk ekspor PT Mondrian hanya
melaksanakan proses produksi kemudian pihak buying agent yang mengurus
transaksi, dokumen ekspor, sistem pembayaran, serta pengiriman barang
sampai ke luar negeri.
a) Jenis produk yang di hasilkan yaitu:
(1). Blouse
(2). Dress
(3). T-shirt
(4). Tank Top
(5). Polo Shirt
(6). Jaket
(7). Baju muslim
b) Pemasaran produk
(1). Promosi
Sistem promosi yang selama ini sudah dilakukan untuk memasarkan
produk ekspor adalah melalui media, internet, website, yellow pages,
dan company profil.
(2). Buying agent
Perusahaan garment yang telah bekerja sama dengan PT Mondrian
dalam memasarkan produk ekspor adalah:
(a). PT Westa Pustaka
(b). PT Dewi Samudra
(c). PT Cahya Nugroho Jati
(d). SC Interpersis
(e). CV Adhitana
(f). PT Panrama Fiesta
(H). PT Mataram Tunggal Garment
(3). Negara tujuan
Wilayah negara yang di tuju oleh bagian agent untuk memasarkan
produk dari PT Mondrian yaitu :
(a). Amerika (USA)
(b). Inggris (UK)
(c). Italy
(d) Timur Tengah
(e). Perancis
2. Produk Domestik
PT. Mondrian memiliki beberapa jenis usaha yang menghasilkan produk
yang berbeda-beda, antara lain :
1) Hasil produksi
a) Kaos fashion
Jenis kaos ini memiliki variasi model dan warna yang beraneka
macam sesuai dengan perkembangan mode yang digemari
konsumen saat ini. Jenis produk seperti ini dihasilkan oleh unit
Dadung dan Be-Gaya dengan kategori produk seperti :
(1) Dewasa (original), terdiri dari : regular, kombinasi, lengan
pendek, lengan panjang, dan lengan ¾.
(2) Remaja (funkies), terdiri dari : regular, kombinasi, lengan
pendek, lengan panjang, dan lengan ¾.
(3) Wanita (female), terdiri dari : kombinasi lengan pendek, lengan
panjang, dan lengan ¾.
(4) Anak (kids), terdiri dari : regular, kombinasi, lengan pendek,
lengan panjang, dan lengan ¾.
b) Pakaian muslim
Untuk pakaian jenis ini diproduksi oleh unit Sekido, produk-
produk yang dihasilkan unit ini antara lain : baju muslim wanita,
baju koko, jilbab, dan lain sebagainya.
2) Bahan baku produksi
Bahan baku yang digunakan dalam proses produksi sangat bermacam-
macam, antara lain :
a) Benang 100 % cotton combed 24 S mercirized yang dirajut
menjadi kaos 100% cotton combed single net, sehingga
menghasilkan kaos yang bersifat dingin, menyerap keringat, dan
terlihat rapi.
b) Kain cotton cardet single net atau kaos semi katun.
c) Bahan sablon seperti : rubber, akrafon, foam, dan mutiara untuk
menghasilkan warna sablon yang betul-betul sempurna.
Bahan baku tersebut diperoleh dengan sebagian besar atau bahkan
99% dari perusahaan-perusahaan di Bandung, perusahaan tersebut
antara lain :
(1) Sapta Jaya Textile
(2) Sandang Jaya
(3) Ayoetex
(4) Bahtera Jaya Textile
(5) Sinar Makin Mulya
(6) Muktiasa
(7) Multi sandang
(8) Tama Jaya
(9) Mulya Lestari
(10) Murni Rajut dari Solo
F. Proses Produksi dan Alat-alat Produksi
a. Proses Produksi
Kegiatan produksi merupakan kegiatan utama dalam seluruh aktivitas
perusahaan. PT. Mondrian termasuk perusahaan manufacturing, yang
artinya mengolah bahan baku atu bahan mentah atau bahan setengah
mentah menjadi bahan jadi.
Adapun proses produksinya dapat digambarkan sebagai berikut :
Gambar 3.2
SKEMA PROSES PRODUKSI
Sumber : Departement produksi PT. Mondrian
Tahap Persiapan
Proses Produksi
Pembuatan Desain
Pemotongan Bahan
Pembuatan Klise Film Penyablonan
Tahap Penyelesaian
Pemotongan Benang
Penyetrikaan
Pengemasan Penjahitan
Dari gambar tersebut dapat diketahui bahwa dalam memproses bahan baku
menjadi bahan jadi, ada tiga tahapan utama yaitu :
1) Tahap persiapan produksi
langkah-langkah dalam tahap ini antara lain :
a) Pembuatan desain
Pembuatan desain atau gambar atau tulisan untuk kaos maupun
pakaian, dilakukan oleh para desainer yang sudah ahli dan
berpengalaman. Desain juga disesuaikan dengan perkembangamn
mode/ trend.
b) Pembuatan klise
Setelah desain dibuat, maka dilanjutkan dengan pembuatan klise untuk
sablon. Pembuatan klise ini dibedakan menurut jumlah warna pada
desain kaos atau pakaian.
2) Tahap proses Produksi
Langkah-langkah dalam tahap ini, antara lain :
a) Pemotongan bahan
Gulungan-gulungan kain atau bahan kaos kemudian dipotong-potong
sesuai dengan model dan ukurannya.
b) Penyablonan
Bahan yang telah terpotong-potong kemudian disablon menurut
desain, gambar, atau tulisan yang telah dibuat sebelumnya.
c) Penjahitan
Bahan yang telah dipotong-potong dan telah disablon, kemudian
dijahit agar terlihat lebih rapi. Setelah badan dijahit, kemudian
dilakukan pemasangan barcode, handtage, label, kancing, zipper bila
diperlukan.
3) Tahap penyelesaian
Urutan-urutan pada tahap ini antara lain:
a) Pemotongan benang sisa
Kaos atau pakaian yang sudah jadi kemudian dibersihkan dari benang
jahitan yang tersisa. Kegiatan tersebut dinamakan bradil atau treaming.
b) Penyetrikaan
Setelah kaos atau pakaian di bradil, kemudian dilakukan proses
penyetrikaan, hal tersebut dilakukan agar pakaian atau kaos lebih
terlihat rapi.
c) Pengemasan
Kaos atau pakaian yang telah disetrika kemudian dimasukkan ke
dalam plastik pembungkus agar tetap bersih.
b. Alat-alat produksi
1) Mesin potong
Mesin ini digunakan untuk memotong kain atau bahan sesuai dengan
ukuran atau model yang telah ditentukan.
2) Mesin jahit
Mesin ini digunakan untuk menjahit kain atau bahan setelah dipotong-
potong sesuai dengan pola atau bentuk.
3) Mesin obras
Mesin ini digunakan untuk mengobras kain atau bahan setelah disablon.
4) Alat sablon
Alat ini digunakan untuk mencetak gambar atau tulisan desain ke kaos
yang akan disablon.
5) Gunting
Alat ini digunakan untuk membersihkan sisa-sisa benang atau untuk
membradil.
6) Mesin pelobang dan pemasang kancing
Mesin ini digunakan untuk melobangi kaos atau pakaian yang kemudian
dipasangi kancing sesuai dengan pola atau modelnya.
7) Setrika (uap)
Alat ini digunakan untuk merapikan kaos atau pakaian sebelum dikemas
dan setelah itu didistribusikan ke konsumen.
G. Volume Penjualan
Dalam penjualan produk ekspor dari tahun 1992 sampai tahun 2009 ini
peningkatan volume ekspor PT. Mondrian cukup tinggi. Berikut ini adalah
data mengenai penjualan produk PT. Mondrian tahun 2009:
Gambar 3.3
Prosentase Penjualan Produk Ekspor
PT. Mondrian Tahun 2009
Sumber : Departement export PT. Mondrian
H. Personalia
a. Penerimaan Tenaga Kerja
Penerimaan tenaga kerja pada PT. Mondrian didasarkan pada
permintaan masing-masing unit produksi akan kebutuhan karyawan. Setiap
unit mengajukan permintaan kepada bagian personalia kemudian bagian
personalia merekrut karyawan baru menggunakan media :
1) Data base pelamar yang masuk
Perekrutan tenaga kerja dilakukan dengan mengumpulkan data-data
pelamar secara langsung ke perusahaan.
2) Iklan melalui media cetak
Perekrutan tenaga kerja dilakukan dengan memasang iklan di media
cetak.
3) Campus to campus
Bekerja sama dengan perguruan tinggi (kampus) merupakan salah satu
media efektif untuk merekrut tenaga kerja.
b. Jumlah Karyawan
PT. Mondrian Klaten mempunyai karyawan sejumlah 1200 orang yang
terdiri dari :
1) Tenaga kerja langsung sebanyak 720 orang
2) Tenaga kerja tidak langsung sebanyak 480 orang
c. Waktu Kerja
Waktu kerja yang diterapkan PT. Mondrian adalah jam kerja normatif
berdasarkan peraturan yang berlaku yaitu :
Tabel 3.1
Jam Kerja Karyawan
Hari Masuk Istirahat Masuk
Senin-Kamis 07.30-12.00 12.00-13.00 13.00-15.30
Jum’at 07.30-11.30 11.30-13.00 13.00-15.30
Sumber : Departemen personalia PT. Mondrian.
a. Sistem Penggajian
Sistem penggajian dan pengupahan pada PT. Mondrian dilakukan oleh
bagian personalia.
Komponen upah karyawan PT. Mondrian adalah :
1) Upah Harian
Sistem upah ini berlaku untuk karyawan harian dan diberikan pada akhir
minggu berjalan.
2) Upah Bulanan
Sistem upah ini berlaku untuk karyawan tetap dan diberikan pada akhir
bulan berjalan.
3) Upah Borongan
Upah ini diberikan pada karyawan dengan memperhitungkan hasil kerja
yang dicapai, semakin banyak hasil pekerjaannya maka semakin besar
pula upah yang diterima. Diberikan pada akhir minggu berjalan.
e. Fasilitas Kerja
Dalam memberikan motivasi kepada karyawan, PT. Mondrian
memberikan jaminan sosial selain gaji. Jaminan sosial adalah pemberian
dari perusahaan yang diberikan kepada karyawan menurut keadaan, waktu
dan kebutuhan masing-masing karyawan, antara lain :
1) Menjadi peserta program Jaminan Sosial Tenaga Kerja (Jamsostek).
2) Seluruh karyawan diikut sertakan dalam wadah SPSI (Serikat Pekerja
Seluruh Indonesia).
3) Karyawan yang mendapat musibah, misalnya kematian orang tua/ istri/
suami/ anak/ saudara sekandung, akan mendapatkan bantuan sosial dan
uang duka dari perusahaan.
4) Cuti bagi karyawati yang melahirkan dan mendapat sumbangan dari
perusahaan.
5) Apabila pekerja mengalami kecelakaan kerja, maka segala yang timbul
menjadi tanggung jawab perusahaan.
6) Karyawati tetap akan mendapatkan seragam dari perusahaan
7) Memberikan tunjangan hari raya, misalnya pada saat lebaran dan natal.
B. Pembahasan
2. Mekanisme Ordersheet yang diterapkan PT Mondrian Klaten
Di dalam transaksi jual beli barang atau jasa, harapan pembeli dan
penjual adalah sama-sama dipuaskan baik dari segi pesanan maupun
kemudahan pelayanan. Ada beberapa hal yang dapat dilakukan untuk
mencapai kesepakatan pesanan tetapi adakalanya kesepakatan tidak
tercapai, oleh karena itu penulis memfokuskan penelitian dalam hal yang
tercapai kesepakatan yaitu melalui analisis dari adanya ordersheet.
Ordersheet dikirim oleh pembeli kepada penjual setelah terlebih dahulu
pihak pembeli mengetahui deskripsi barang dapat dilihat pada katalog
yang terdapat pada website PT. Mondrian yaitu http//www.pt
mondrian.com. Pembeli mengirimkan ordersheet kepada penjual dengan
menyebutkan spesifikasi barang yang dikehendakinya. Dalam hal ini maka
pembeli memenuhi syarat untuk mendapatkan barang yang dipesannya.
Jika penjual setuju untuk memproduksi barang sesuai dengan ordersheet
yang dikirim oleh pembeli maka penjual akan mengirim performa invoice
melalui fax atau email kepada pembeli.
Performa invoice berfungsi sebagai tanggapan bahwa penjual telah
menerima ordersheet yang dikirim pembeli, dan penjual setuju
memproduksi dan menjual barang sesuai yang dipesan oleh pembeli.
Penentuan ukuran kontainer, pengiriman barang, waktu pengiriman
barang, packing, dan tujuan pengiriman barang. Sedangkan untuk jenis
pembayaran dan persyaratan penyerahan barang telah disepakati
sebelumnya antara penjual dan pembeli.
Poin mengenai syarat penyerahan barang sangat ketat sehingga harus
dinegosiasikan sedemikian rupa agar terciptanya kesepakatan kedua pihak,
jika syarat penyerahan barang menggunakan incoterm yang memerlukan
jasa pihak asuransi maka kesepakatan harus diperjelas dan diperinci lebih
jauh tentang tanggung jawab penjual dan pembeli untuk menanggung
biaya asuransi maka tidak perlu diperinci lebih jauh. Untuk selanjutnya
penulis akan menjelaskan secara terperinci tentang tahapan ordersheet
pada PT Mondrian Klaten adalah sebagai berikut:
Gambar 3.4
Ordersheet PT. Mondrian Klaten
1. Promosi
2. Komunikasi
3. Penawaran
4. Ordersheet
5. Analisis Ordersheet
6. Negosiasi
Tidak sepakat 7. Sepakat
Sumber: PT Mondrian Klaten
1) Promosi
Manager pemasaran melakukan promosi melalui internet
dengan membuka website yang beralamat
http//www.ptmondrian.com dan melakukan korespondensi
dengan mengirimkan email pada alamat ptmondrian.com
2) Komunikasi
Komunikasi yang dimaksud disini adalah proses hubungan
antara marketing PT Mondrian dengan calon buyer. Media
9. Proses Produksi
Gagal 8. Invoice Proforma
10. Pengirimaan barang
11.Pembayaran
komunikasi yang digunakan biasanya melalui telepon, fax, dan
saling berkirim email. Komunikasi semacam ini memegang
peranan penting karena PT Mondrian tidak menggunakan surat-
surat lazimnya proses ordersheet. Seperti yang diawali dengan
introduction letter, inquiry for a quotation, offersheet, dan
ordersheet.
Dalam menindaklanjuti promosi diatas, apabila pembeli
(buyer) berminat dengan produk-produk PT Mondrian maka
buyer langsung mengutarakan keinginan tersebut melalui telepon,
fax, atau email. Informasi yang ingin diketahui oleh buyer terkait
dengan pesanan barang dapat diperoleh melalui telepon, fax, atau
email.
3) Penawaran/offer
Penawaran tidak selalu tertulis, secara lisanpun bisa. Tujuan
dari penawaran adalah untuk memberikan informasi yang lengkap
kepada pembeli (buyer) untuk dapat mengambil keputusan dalam
menempatkan pesanan. PT Mondrian melakukan penawaran
kepada pembeli (buyer) melalui telepon atau email.
4) Ordersheet
Ordersheet yang dikirim atau diberikan pembeli (buyer) PT
Mondrian berupa technical drawing atau foto, technical drawing
dapat dikirim melalui email, fax, atau datang langsung.
5) Analisis ordersheet
Setelah menerima ordersheet dari buyer, PT Mondrian
menganalisis untuk mengetahui barang yang dipesan bisa
dikerjakan, kerena disesuaikan dengan mesin-mesin yang dimiliki
PT Mondrian . Langkah selanjutnya adalah mengecek stok dari
supplier, setelah itu adalah menghitung biaya produksi, yang
meliputi biaya finishing, biaya lain-lain.
6) Negosiasi
Setelah diketahui jenis barang dari supplier, berapa banyak
barang tersebut, aksesoris serta biaya untuk proses finishing maka
pihak PT. Mondrian mengadakan negoisasi dengan pihak buyer.
Hal-hal yang menjadi bahan negosiasi meliputi harga per pieces,
total harga, kualitas barang, syarat penyerahan barang, jenis
pembayaran, hal-hal lain bisa ditambahkan sesuai kesepakatan
dengan buyer.
7) Sepakat atau tidak sepakat
Apabila dalam negosiasi dengan pembeli (buyer) tercapai
kata sepakat, maka dapat dilanjutkan proses selanjutnya. Tetapi
bila dalam negosiasi mengalami jalan buntu atau tidak tercipta
kesepakatan, maka proses berakhir. Dalam penelitian ini penulis
menfokuskan penelitian dalam hal tercapainya kesepakatan.
8) Invoice proforma
Pihak PT. Mondrian membuat proforma invoice untuk
menerima atau menyetujui proforma invoice yang dibuat PT.
Mondrian yang berisi alamat PT. Mondrian , tanggal proforma
invoice dibuat, deskripsi barang, kuantum barang, harga satuan,
total harga, tanda tangan atau nama lengkap atau jabatan penjual.
9) Proses produksi
Setelah proforma invoice diterima dan disetujui oleh pembeli
(buyer), selanjutnya PT. Mondrian melakukan koordinasi antar
bagian untuk memulai proses produksi.
10) Pengiriman barang
Setelah barang pesanan jadi, maka tahap selanjutnya adalah
proses pengiriman barang. Pada banyak kasus, PT. Mondrian
menggunakan term FOB (Free On Board).
11) Pembayaran
Pembayaran dilakukan melalui Telegraphic Transfer (TT)
beberapa hari setelah pengiriman barang atau tergantung
kesepakatan dengan pembeli (buyer). Pengurusannya melalui
dokumen Surat Keterangan Asal (SKA) atau Certificate of Origin
(COO).
Berdasarkan uraian di atas penulis dapat menyimpulkan bahwa
terdapat perbedaan antara teori ordersheet dan praktik ordersheet
dengan praktiknya pada PT Mondrian . Penjelasan kali ini penulis
batasi hanya pada promosi sampai pada ordersheet.
Tabel 3.2
Perbedaan Teori Ordersheet dengan Praktik Ordersheet pada PT.
Mondrian Klaten Dengan Agent
No. Teori Ordersheet Praktik Ordersheet Kesimpulan
1 Promosi
Berbentuk brosur
dan introduction
letter.
Promosi PT.
Mondrian
menggunakan brosur
untuk pameran
dagang dan website
Promosi PT. Mondrian
tidak menggunakan
introduction letter
2 Inquiry
Berbentuk letter of
inquiry
PT. Mondrian
melakukan
komunikasi melalui
telepon, lalu
ditanggapi melalui
email, dan fax.
Permintaan keterangan
harga dilakukan oleh buyer
dengan cara telepon. Lalu
ditanggapi PT. Mondrian
lewat email atau fax.
3 Offer
Berbentuk
offersheet
Tidak ada dokumen
offersheet
Penawaran PT. Mondrian
dilakukan melalui telepon
atau bertatap muka.
4 Order
Berbentuk
ordersheet
Tidak ada dokumen
ordersheet
Pesanan barang oleh buyer
berbentuk technical
drawing atau foto.
Sumber: PT. Mondrian, 2010 (diolah) dan Amir, 2002: 51
Berdasarkan tabel 3.2 di atas menunjukkan perbedaan
mendasar antara teori ordersheet dengan praktik ordersheet pada
PT. Mondrian terletak pada dokumen-dokumen yang menyertai
setiap proses sampai terjadinya ordersheet. Teorinya pada setiap
tahap ordersheet terdapat dokumen-dokumen seperti introduction
letter, letter of inquiry, offersheet, dan ordersheet. Pada PT.
Mondrian tidak menggunakan surat-surat resmi dalam proses
ordersheet. Proses sampai pada terjadinya ordersheet pada PT.
Mondrian lebih banyak dilakukan dengan jalan bertatap muka
langsung, saling berkirim email, fax, dan telepon.
3. Hambatan-hambatan dalam proses Ordersheet PT. Mondrian Klaten
a. Watak buyer yang kaku
Perbedaan mengenai budaya, tradisi, agama, bentuk tubuh, iklim,
dan cuaca sangat berpengaruh pada watak seseorang (buyer),
khususnya dalam proses negosiasi. Eksportir memerlukan pengkajian
yang mendalam untuk bisa mengetahui watak dari buyer agar proses
negosiasi menjadi lancar. Ada buyer yang berwatak arogan, kaku
dalam negosiasi, tetapi ada pula buyer yang berwatak hangat dan lunak
dalam menjalin kerjasama.
PT. Mondrian merupakan salah satu perusahaan yang mempunyai
buyer yang berwatak arogan dan kaku khususnya buyer dari Los
Angeles dalam melakukan kerjasama. Hal tersebut merupakan suatu
hambatan bagi PT. Mondrian yang bisa berdampak pada kegiatan
bisnisnya yaitu terhambatnya proses negosiasi.
b. Klaim atas kerusakan barang
Pelayanan terhadap pelanggan atau buyer merupakan hal
terpenting dalam suatu bisnis ekspor impor karena dengan pelayanan
yang baik maka buyer akan merasa puas, hal tersebut yang selalu
dilakukan oleh PT. Mondrian.
Tetapi suatu ketika PT. Mondrian mempunyai masalah terhadap
bahan tekstil yang digunakan atau ruang stok barang yang kurang
bersih atau palet yang kualitasnya jelek atau jangka waktu produksi
yang terlalu lama dengan pengiriman barang serta kurangnya ketelitian
dalam mengecek barang yang berpengaruh terhadap kerusakan barang
yaitu terdapatnya kain yang terlalu jelek, sehingga buy er tidak merasa
puas dengan pelayanan PT. Mondrian dan mengirim klaim kerusakan
barang.
Hal tersebut merupakan masalah yang sangat fatal yang
berpengaruh pada nama baik PT. Mondrian yang menyangkut kualitas
kualitas barangnya.
c. Kapasitas produksi kurang teratur
Pesanan (order) kadangkala dalam jumlah besar, sedangkan stok
barang di PT. Mondrian kurang mencukupi untuk memenuhi pesanan
tersebut, sehingga PT. Mondrian harus memesan kain kepada supplier
terlebih dahulu. Hal tersebut akan berdampak pada jangka waktu
negosiasi dan pengiriman barang menjadi agak lama, serta proses
cutting menjadi terburu-buru.
d. Waktu penyelesaian pesanan sempit
Setiap ada pesanan yang masuk selanjutnya ditindak lanjuti
dengan rapat antar bagian operational manager, marketing, kepala
bagian produksi, dan bagian PPIC (Production Planing Invetntory
Control) untuk menentukan apakah PT. Mondrian mampu
mengerjakan pesanan tepat waktu. Dan jika berdasarkan hasil rapat
diperoleh bahwa waktu yang diberikan untuk proses produksi sempit
yang akan berdampak pada keterlambatan pengiriman barang, maka
pihak marketing harus melakukan korespondensi lagi
dengan buyer untuk menegosiasikan masalah tersebut sehingga
menimbulkan kesepakatan yang saling menguntungkan.
BAB VI
PENUTUP
A. Kesimpulan
Berdasarkan pembahasan dan uraian pada Bab III, maka dapat diambil
kesimpulan mengenai mekanisme Ordersheet pada PT. Mondrian yaitu:
1. Mekanisme ordersheet yang diterapkan PT. Mondrian adalah promosi-
komunikasi- offer (penawaran menggunakan telepon, email, atau fax)-
order (berbentuk technical drawing/gambar dari buyer). Mekanisme
tersebut tidak seperti teori. Proses ordersheet yang diterapkan di PT.
Mondrian lebih sederhana karena tidak menggunakan dokumen-dokumen
selayaknya di teori, tetapi proses ordersheet hanya menggunakan media
telepon untuk selanjutnya ditanggapi dengan email dan fax.
Ordersheet yang berupa technical drawing/gambar dari Los Angeles,
United States tersebut berisikan tentang kesepakatan bisnis yang
mengikat kedua belah pihak, diantaranya nama barang yang dipesan,
kualitas barang, kuantitas barang, harga satuan, harga total, valuta asing
yang digunakan ($), jenis container yang digunakan (general 40”),
pelabuhan muat (Jakarta), pelabuhan tujuan (Los Angeles, United States),
tanggal pengapalan (23 Maret 2009), cara pembayaran (D/P), cara
penyerahan barang atau sering disebut incoterm (FOB Jakarta).
2. Hambatan-hambatan dalam proses Ordersheet PT. Mondrian adalah:
a. Watak buyer (Los Angeles) yang kaku
b. Klaim atas kerusakan barang
c. Kapasitas produksi kurang teratur
d. Waktu penyelesaian pesanan sempit.
B. Saran
Dari hasil penelitian mengenai mekanisme ordersheet PT. Mondrian
penulis memberikan saran sebagai berikut:
1. Tahapan-tahapan ordersheet seperti introduction letter, inquiry for a
quotation, offersheet, ordersheet, dan proforma invoice hendaknya
berbentuk dokumen tertulis, karena sebagai alat untuk mengikat kedua
belah pihak untuk menjalankan hak dan kewajiban masing-masing.
2. Masalah watak buyer (Los Angeles) yang kaku dapat diatasi oleh pihak
marketing dengan cara lebih luwes dalam negosiasi dan mempelajari
secara detail mengenai watak serta selera dari buyer untuk memperlancar
proses negoisasi.
3. Masalah klaim atas kerusakan barang diatasi dengan melakukan
koordinasi dengan bagian produksi dan quality control. Bagian produksi
lebih memperhatikan alat-alat produksi serta kebersihan di setiap ruang
produksi, dan pihak quality control lebih meningkatkan ketelitian dalam
mengecek kain dari supplier, kain yang siap packing atau sebelum barang
dikirim.
4. Masalah kapasitas produksi yang kurang teratur dapat diantisipasi dengan
lebih meningkatkan koordinasi antara bagian PPIC (Production Planing
Inventory Control) dengan manager produksi beserta karyawan bagian
produksi agar kegiatan tersebut bisa lebih terkontrol.
5. Sedangkan masalah penyelesaian pesanan yang sangat sempit, PT.
Mondrian dapat melakukan koordinasi dengan bagian produksi untuk
mengerjakan pesanan dari pembeli (buyer).
DAFTAR PUSTAKA
Amir, MS, 2000, Seluk Beluk dan Teknik Perdagangan Luar Negeri, PPM, Jakarta.
, 2002, Kontrak Dagang Ekspor, PPM, Jakarta.
, 2004, Korespondensi Bisnis Ekspor Impor, PPM, Jakarta.
Hinkel , E., 1994 , Dictronary of international trade ,PPM ,Jakarta
Hutabarat , R., 1992 , Transaksi ekspor impor , Erlangga , Jakarta
ICC , 2003 , Guide to Business Ekspor Import
Lastio, Hasil Wawancara, 04 Maret 2010.
Mery , Maryati, Pelatihan Ekspor Costing And Pricing
PPEI, 2009, Kumpulan Makalah Pelatihan Prosedur Ekspor.
PT Mondrian, Buku Aturan Perusahaan
Sudijono, catatan perkuliahan Transportasi dan Kepabeanan.