tugas akhir sia final
Post on 18-Dec-2014
66 Views
Preview:
DESCRIPTION
TRANSCRIPT
SISTEM INFORMASI AKUNTANSI
SISTEM KONTROL INTERNAL BIMBINGAN BELAJAR
BAHASA INGGRIS
GHEA UTARI MAHAR 1006696112
MUTHIA RAHMA 1006696491
WIBISONO PRAMBUDI 1006696775
FAKULTAS EKONOMI UI, DEPOK
NOVEMBER 2012
STATEMENT OF AUTHORSHIP
Saya yang bertanda tangan di bawah ini menyatakan bahwa tugas yang terlampir adalah
murni hasil pekerjaan saya sendiri. Tidak ada pekerjaan orang lain yang saya gunakan
tanpa menyebutkan sumbernya.
Materi ini tidak/belum pernah disajikan/digunakan sebagai bahan untuk tugas pada mata
ajaran lain kecuali saya menyatakan dengan jelas bahwa saya pernah menggunakannya.
Saya memahami bahwa tugas yang saya kumpulkan ini dapat diperbanyak dan atau
dikomunikasikan untuk tujuan mendeteksi adanya plagiarisme.
Mata Kuliah : Sistem Informasi Akuntansi
Judul Tugas : Sistem Kontrol Internal Bimbingan Belajar Bahasa Inggris
Tanggal : 27 November 2012
Dosen : Heru Sudarisman S.E., M.Sc
Nama NPM Tanda Tangan
Ghea Utari Mahar 1006696112
Muthia Rahma 1006696491
Wibisono Prambudi 1006696775
1
BAB I
PENDAHULUAN
1.1 Latar belakang usaha
Bimbingan belajar XXX adalah sebuah usaha keluarga yang berdiri sejak tahun 2000.
Lokasinya ada di sebuah perumahan yang jauh dari pusat keramaian ataupun kota. Tidak seperti
bimbingan belajar bahasa Inggris lain yang menerapkan sistem naik level, bimbingan belajar ini
membagi kelas berdasarkan jenjang kelas mereka di sekolah formal.
Berawal dari niat membantu para tetangga yang kebanyakan dituntut oleh kantor mereka
untuk menguasai bahasa asing, pasangan Bapak XY dan Ibu XX membuat sebuah tempat
pengajaran bahasa Inggris kecil-kecilan di dalam satu local ruang kelas yang memiliki kapasitas
10 orang. Kini, usaha tersebut sedang berkembang dan memiliki 2 ruang kelas, 3 pengajar
(termasuk Ibu XX) dengan 150 orang murid. Semua urusan, mulai dari pendaftaran, pembayaran
siswa, pengajaran, hingga pembayaran honor guru dilakukan oleh Ibu XX seorang. Sementara
itu, jika melihat perkembangan zaman yang menuntut untuk bisa berbahasa Inggris, Ibu XX
melihat tendensi bahwa jumlah murid bisa meningkat.
Untuk mengantisipasi hal itu, dengan modal yang sudah dikumpulkan, Ibu XX berniat
menambah ruang kelas menjadi 3 (tiga) ruang dengan kapasitas murid 20 orang setiap kelasnya.
Idealnya, penambahan kualitas pengajaran dan kelas seharusnya diimbangi dengan pembuatan
sistem yang terstruktur dengan baik. Namun, karena tidak memiliki latar belakang ekonomi
ataupun bisnis, Ibu XX memiliki kesulitan untuk membuat sebuah sistem yang memudahkannya
dalam mengontrol proses kerja usaha. Ditambah lagi, Depdiknas secara rutin meminta laporan
operasional setiap tiga bulan untuk memantau perkembangan usaha. Untuk mengatasi hal ini, Ibu
XX meminta bantuan kepada tiga orang mahasiswa FEUI untuk membantunya membuat sistem
yang bisa mendukung usahanya.
2
1.2 Strukturbisnis
Dari paparan di atas, kita bias mengetahui apa yang di miliki oleh Bimbel XXX
1. 3 RuangKelas
2. 3 pengajar
3. 150 siswa
Kegiatan yang dilakukan oleh Ibu XX meliputi
1. Pendaftaran
2. Pembayaran siswa
3. Pengajaran
4. Pembayaran Honor Guru
Untuk itu, divisi-divisi yang dibutuhkan agar Ibu XX tidak melakukannya sendiri adalah
1. Bagian administrasi
2. Bendahara
3. Bagian pembuatan silabus, dan modul
Selain itu, kami merasa ada beberapa divisi tambahan yang seharusnya dibutuhkan seiring
atas penambahan kelas tersebut
1. Marketing, divisi ini bertujuan untuk memasarkan bimbel XXX agar semua sumber daya
bisa dipakai secara efektif dan efisien sehingga tidak ada kelas atau waktu pengajaran
yang terbuang.
2. Human Resource, divisi ini bertujuan untuk memastikan para guru mendapatkan
pelatihan yang baik sehingga siswa bisa mendapatkan metode pengajaran dan kualitas
guru yang bias diandalkan.
Oleh karena itu, struktur usaha yang kami tawarkan adalah sebagai berikut:
3
Head of Course
Marketing Administration Curicullum Manager
Human Resource
Treasurer
Adviser
4
BAB II
SIKLUS USAHA
2.1 Siklus Pendaftaran
Melalui berbagai media dan bentuk promosi yang dilakukan oleh bagian pemasaran,
diharapkan tercapai 200 siswa yang mendaftar yang terdiri atas 120 orang siswa lama dan 80
orang siswa baru. Alur pendaftaran adalah sebagai berikut:
Murid yang diterima ada 2 golongan. Golongan 1 adalah murid yang mengambil paket
bimbel 1 tahun sesuai dengan jenjang kelasnya. Golongan 2 adalah murid yang mengambil
paket bimbel untuk persiapan Ujian Nasional. Mengingat selama ini kebanyakan pendaftar
adalah kalangan menengah ke bawah, Ibu XX menerapkan dua sistem, yakni pembayaran
langsung satu tahun atau boleh menyicil setiap bulannya.
Alur pendaftarannya adalah calon murid baik golongan 1 ataupun golongan 2 mengisi
formulir ke bagian administrasi. Kemudian bagian administrasi mengumpulkan data dan
membuat arsip murid sebanyak 2 lembar, 1 lembar diberikan ke bagian tentor bidang studi, dan
sisanya dimasukkan arsip. Murid yang membayar langsung diberikan nota bukti pembayaran
oleh bagian administrasi. Nota tersebut dibuat rangkap dua, 1 diberikan kepada bagian keuangan,
1 disimpan sebagai arsip. selain itu murid diberikan kartu untuk mengambil modul paket bimbel
yang ditukarkan kepada bagian manager kurikulum dan modul. Dari penukaran kartu tersebut,
murid mendapat buku modul dan silabus pengajaran.
Bagian keuangan menyesuaikan uang pendaftaran yang masuk dengan nota pembayaran
yang diterima dari bagian administrasi setiap hari. Jika sudah sesuai maka bagian keuangan
memasukkannya ke dalam jurnal pemasukan kas, membuat nota bukti, dan menyerahkan ke
bagian administrasi. Bagian administrasi menyimpannya sebagai arsip pembayaran. Setiap hari,
bagian administrasi menyimpan uang dalam brankas dan setiap minggu uang tersebut di simpan
ke bank oleh bendahara ataupun Ibu XX. Pencatatan pemasukan kas dilakukan setiap minggunya
dengan tanda setoran sebagai buktinya. Bukti setoran kemudian di copy satu kali sebagai arsip.
DFD dan Flowchart pada Lampiran 1
5
2.2 Penggajian pegawai
Pengajar yang tiba langsung mengisi absen melalui finger print. Jika finger print sedang
tidak berfungsi, bagian administrasi mencatat jadwal kedatangan. Kemudian, bagian administrasi
memberikan modul yang akan diajarkan dikelas. Ia juga memberi tahu kapan saja jadwal
mengajar pengajar. Seusai mengajar, pengajar diharapkan mengisi lembar keterangan
jumlah jam mengajar. Lembar tersebut terdiri atas kolom-kolom yang berisi nama pengajar,
tanggal mengajar, jumlah jam mengajar, dan tanda tangan. Bagian Nama, Tanggal, dan Jumlah
Jam Mengajar di isi oleh administrasi, sementara pengajar cukup memberi tanda tangan. Setiap
harinya, bagian administrasi akan menginput berapa jumlah jam mengajar pengajar setiap
harinya setelah jadwal kelas selesai. Setelah itu, sebelum pulang, pengajar kembali mengisi
absen melalui finger print.
Pada tanggal 25 setiap bulan, bendahara akan mengecek jumlah gaji yang
seharusnya diterima oleh masing-masing pegawai selama satu bulan pada sebuah program
yang sudah diatur secara sistematis. Program tersebut akan memunculkan nama pegawai dan
jumlah honor yang diterima adalah jumlah kehadiran sebelum 10 menit di tambah dengan honor
mengajar per jam di kurang jumlah keterlambatan (ketepatan waktu + jumlah mengajar – jumlah
keterlambatan). Setelah itu, bendahara langsung mengurangi jumlah honor yang seharusnya
dengan rate pajak penghasilan yang berlaku sebelum memberikan honor tersebut. Kemudian,
bendahara membuat surat pencairan dana yang akan diotorisasi oleh Head of Course.
Melalui surat yang sudah diotorisasi tersebut, bendahara mencairkan uang sejumlah yang tertera
pada program dan langsung mentransfernya kepada pengajar. Bukti transfer tersebut akan disalin
satu kali. Bukti transfer yang asli akan disimpan sementara salinan bukti transfer akan diserahkan
bersama dengan surat serah terima honor yang berisikan rincian ketepatan waktu, jumlah
mengajar, dan jumlah keterlambatan. Setelah ditransfer, bendahara akan menjurnal pembayaran
honor pengajar tersebut.
Di akhir bulan, bagian administrasi akan memberikan surat serah terima honor disertai
dengan bukti transfernya kepada pengajar, kemudian pengajar mengecek kesesuaiannya. Jika
sudah benar, pengajar akan menandatangani surat tersebut. Selanjutnya, bagian administrasi akan
mengembalikan surat tersebut kepada bendahara untuk selanjutnya menjadi bukti pembayaran
pengajar. Masing-masing surat dijadikan satu dengan masing-masing bukti transfernya dan
dimasukkan ke dalam arsip oleh bendahara. DFD dan Flowchart pada Lampiran 2.
6
BAB III
PENGENDALIAN INTERNAL
Sebelum mengetahui apa saja sekiranya pengendalian internal yang harus dilakukan,
terlebih dahulu kita harus mengetahui fraud dan error apa saja yang mungkin terjadi. Error
terjadi karena unsur ketidaksengajaan, sementara fraud menurut Romney dalam bukunya yang
berjudul Accounting Information System bisa terjadi karena tiga hal, tekanan, rasionalisasi, dan
kesempatan. Selanjutnya, kami akan mengidentifikasi fraud apa saja yang mungkin terjadi
diakibatkan ketiga hal tadi dalam dua sistem yang kami ungkapkan berikutnya. Kemudian, dari
fraud yang kemungkinan terjadi, kami juga akan memberikan antisipasi internal control
berdasarkan time base, yakni preventive control, detective control, dan corrective control.
3.1 Sistem Administrasi
Error:
- Ada kemungkinan kesalahan pencatatan pada formulir
- Kurang bayar
- Info yang tidak diketahui oleh bagian administrasi tentang bimbel, jadwal jenjang
kelas mengajar, ataupun sistem mengajar sehingga membuat orang tidak jadi
mendaftar
Untuk mengantisipasi hal-hal di atas, divisi HRD harus melakukan preventive control
dengan melatih pegawai sebelum mulai bekerja. Dalam pelatihan tersebut, bagian administrasi
juga dilatih untuk teliti dalam membaca formulir dan mengonfirmasi kepada pendaftar tentang
kebenaran pencatatan misalnya dengan berkata, “Mohon di cek kembali formulirnya, apakah
sudah benar?”
Jika kesalahan pencatatan baru diketahui ketika KBM dilakukan, detective control yang
harus dilakukan adalah dengan menelpon siswa atau memanggilnya ketika
Fraud:
7
- Kesengajaan salah penamaan oleh pendaftar sehingga memungkinkan dia tidak bisa
dihubungi. Tindakan fraud ini hanya bisa diketahui setelah terjadi, oleh karena itu
yang harus dilakukan adalah tindakan correctrive control, yakni ketika sudah berjalan
dan ada murid yang tidak membayar cicilan selama tiga bulan sementara tidak ada
yang bisa dihubungi, yang bisa dilakukan adalah menanyakan siswa itu ketika ia
masuk kelas. Jika tidak dibayar juga selama enam bulan, terpaksa siswa tersebut
dikeluarkan.
- Bagian administrasi tidak mencatat bahwa ada siswa baru yang sudah mendaftar dan
menggelapkan uang pendaftaran. Padahal dia memberikan bukti pembayaran dan
bukti pengambilan modul kepada siswa baru, namun bukti tersebut ternyata
digandakan dan palsu. Tindakan preventif yang bisa dilakukan adalah bukti
pembayaran dicetak oleh Ibu XX sendiri dan sudah diberi nomor urut dan cap yang
hanya dimiliki oleh Ibu XX.
- Bagian administrasi memasang wajah yang tidak enak dilihat dan tidak melayani
pendaftar dengan baik. Ada tendensi bahwa bagian administrasi adalah mata-mata
pesaing. Tindakan preventif yang bisa dilakukan adalah menyeleksi orang secara
hati-hati untuk diketahui apa motivasinya bekerja di sini. Selain itu, ketika training,
bagian administrasi harus dilatih untuk terus senyum.
3.2 Sistem Penggajian Pengajar
Error :
1. Terdapat risiko sistem terintegrasi antara finger print dengan program penghitungan
gaji mengalami kerusakan, baik disebabkan oleh hal-hal tidak terduga seperti
kebanjiran, seringnya mati listrik menyebabkan data yang ada tidak tersimpan dengan
baik sehingga mengalami kerusakan atau gudang data memiliki kapasitas yang tidak
besar sehingga tidak cukup menampung semua informasi sehingga untuk mengakses
data-data yang diperlukan membutuhkan waktu yang lama.
2. Adanya kemacetan dalam transaksi pembayaran melalui transfer atau adanya error
system di bank yang digunakan untuk transfer sehingga gaji yang seharusnya
dibayarkan ternyata tidak bisa diambil, atau gajinya ditransfer ke pihak yang salah
8
sehingga sistem pembayaran gajinya terganggu. Hal ini sebenarnya adalah error dari
pihak bank dan akan lebih baik jika sistem yang telah dibuat bimbel ini tidak
terganggu sehingga dapat menjadi bukti atas apa yang sebenarnya terjadi.
Fraud :
1. Adanya kolusi antara pihak administrasi dengan pihak pengajar maupun pihak
bendahara dengan pihak pengajar untuk pengisian lembar keterangan mengajar atau
otorisasi jumlah gaji.
2. Sengaja melakukan pengrusakan program yang menghitung payroll pegawai, entah
dengan mengganti-ganti data gaji yang dilakukan melalui perantara hacker atau
dengan memasukkan virus dan program lain yang bertujuan untuk memanipulasi data
yang sebenarnya.
3. Melakukan penipuan ringan, yakni dengan masuk sesuai jadwal yang ada, melakukan
finger print dan lainnya untuk menunjukkan kepatuhan dan kehadirannya namun dari
segi pemberian materi ajar tidak sesuai dengan yang seharusnya. Sehingga apa yang
dibayar tidak sesuai dengan pekerjaan yang seharusnya dilakukan.
Internal control
Error :
1. Akan lebih baik melakukan tindakan preventive. Karena hal itu sifatnya tiba-tiba atau
tidak terduga. Hal ini dapat diantisipasi dengan melakukan back-up data secara rutin
dan melakukan pengecekan secara berkala untuk meminimalkan terjadinya gangguan
pada sistem. Dapat juga dengan menggunakan software yang mudah pengaplikasian
serta pemeliharaannya ketika pertama kali membuat sistem tersebut.
2. Hal ini sebenarnya jarang terjadi, namun dalam suatu waktu ketika terjadi hal tersebut
maka yang dapat dilakukan adalah dengan melakukan tindakan corrective seperti
mengganti bank yang ditunjuk untuk pembayaran gaji pengajar atau mengajukan
klaim kepada bank atas kerugian tersebut dengan menyertakan bukti transfer.
Fraud :
9
1. Umumnya tindak kolusi hanya dapat diketahui ketika sudah terjadi. Untuk
mencegahnya dapat dimulai dari proses perekrutan pegawai, Ibu XX dapat menyewa
seorang psikolog untuk ikut merancang metode yang digunakan dalam perekrutan
pegawai. Naluri serta kemampuan membaca gerak-gerik serta tingkah laku orang dan
pengalaman berperan besar untuk bisa mendapatkan seseorang yang ber-attitude baik,
memiliki passion dalam bidang pendidikan dan mumpuni di bidangnya. Ibu XX juga
dapat menciptakan lingkungan dan budaya kerja yang mendorong keterbukaan, serta
mendapatkan dan menciptakan kondisi dimana orang-orang yang bekerja disana
benar-benar berhasrat dalam hal mendidik anak-anak sehingga mereka akan
melakukan apapun yang terbaik bagi bidang pendidikan dan sangat berkontribusi
untuk tercapainya tujuan dari pendidikan itu sendiri sehingga tidak terlintas sedikit
pun di benak mereka untuk melakukan hal-hal yang bisa merugikan dan
mencemarkan institusi bimbel XXX
2. Menginstall program antivirus dan anti spying
3. Untuk mengantisipasi hal seperti itu dapat dilakukan tindak pencegahan seperti,
Pemilik dari Bimbel tersebut mengunjungi Bimbelnya secara berkala dan tanpa
pemberitahuan terlebih dulu untuk melakukan pengecekan dan memastikan semua
terjadi sesuai aturan yang ada.
Bab IV
Kesimpulan dan Saran
Dari latar belakang usaha yang dimiliki, terlihat masih banyak yang perlu diperbaiki oleh
Ibu XX dalam membenahi sistem internal control bimbel ini. Walaupun jika dilihat sistem yang
diperlukan hanyalah sistem sederhana, namun mengingat ini adalah pertama kalinya Ibu XX
menggunakan sistem untuk mengurus bimbel ini, diperlukan komitmen yang kuat untuk menjaga
sistem internal controlnya, tidak hanya komitmen dari Ibu XX, tetapi juga komitmen seluruh
manajer divisi hingga pengajarnya.
i
Lampiran 1
Context Diagram Siklus Pendaftaran
Level Zero DFD Siklus Pendaftara
Siswa Baru
Proses
Pengisian
Formulir
Proses
Penginputan
data siswa
Data siswa Manual
Proses
Pembayaran
Cicl atau Tunai
Administrasi
Arsip data
siswa
Arsip Bukti
Pembayaran
Data yang TerkomputerisasiKas
Proses validasi jumlah
dengan bukti
pembayaran
Salinan Bukti Pembayaran
Proses pencatatan dan
Penerimaan Kas dari
bagian Administrasi
Bukti pembayaran dan Kupon Modul
Salinan Bukti Pembayaran
Bendahara /
GLBukti pembayaran
Arsip Penerimaan
Kas dan Bukti
Pembayaran
Arsip
Penyerahan
Kas
ii
Flowchart Siklus Pendaftaran
Administrasi Bendahara
Bagian
administrasi
Formulir
Pendaftaran
Menginput data
siswa
NDatabase siswa
Mencatat
pembayaran
Potongan Bukti
Pembayaran
Bukti Pembayaran
Kupon
Siswa
Mencocokkan
jumlah potongan
bukti pembayaran
dan kas yang
tersedia
Potongan Bukti
Pembayaran
Mengecek
ulang ke bagian
administrasi
Tidak cocok
Menjurnal ke buku
besar
Cocok
Bukti Penerimaan
KasBuku Besar
Pendapatan
D
iii
Lampiran 2
Context Diagram Siklus Penggajian
Proses
Menggaji
Karyawan
Karyawan Data Daftar Hadir
Kas
Administrasi
Absensi Data Daftar Hadir
Bank
Honor PegawaiPajak
KPPSPT Masa
iv
Level Zero Siklus Penggajian
Karyawan
1. Proses
mengisi absen
via finger print
dan jumlah jam
mengajar
2. Proses
menginput
absensi
mengajar
Daftar Kehadiran dan absensi mengajarData Kehadiran dan
Absensi mengajar
3. Proses
mengkalkulasi
gaji masing-
masing guru
4. Proses
Menghitung
Pajak
Daftar Gaji Pegawa
Rate Pajak
File Penggajian
Pegawai
6.Membayar
Pajak
Mellaporkan
Pajak
Bank
5. Mentransfer
honor bersih
Bukti Transfer
Salinan SPT Masa
SPT Masa
KPP
SPT Masa
Bukti Penerimaan
Honor
Update Buku
Besar
Buku Besar
Menyerahkan
Bukti Transfer
Bukti Transfer
Data Penggajian
Pengajar
Administrasi
Data Absensi Jam Mengajar
v
Flowchart Siklus Penggajian
Administrasi
Karyawan
Finger
Print Absen jam
mengajar
Database
Pegawai
N
Human Resource
A
A
Menghitung Honor
Gaji dan Pajak
Update database
Daftar Honor
Pegawai
Bendahara
Daftar Honor
Pegawai
Membuat
surat
pencairan
dana
Otorisasi
Pencairan dana
Mentransfer honorMembay
ar Pajak
BankSPT Masa
Bukti Transfer
Bukti Transfer
Menyerah
kan Bukti
Transfer
Bukti Penerimaan
Honor
Menjurnal
Pengganjian gaji
dan Pembayaran
SPT Masa
Buku Besar
B
Salinan SPT Masa
B
Bukti Transfer
top related