supervisory management

Anda ingin punya Bawahan

seperti apa ?

Anda ingin punya Manager

seperti apa ?

SUPERVISOR

SUPERDi/dari atas, istimewa, luar biasa, lebih dari biasanya,

mempunyai kelebihan dibandingkan yang lain.

VISIPandangan, wawasan, kemampuan untuk melihat pada

inti persoalan

SUPERVISOR Pengawas terhadap pelaksanaan tugas

karyawan secara efisien, sesuai tugas yang diberikan atasan

HIERARCHICAL MANAGER

KARYAWAN NON MANAJERIAL

FIRST LINE MANAGER / SUPERVISOR

MIDDLE MANAGER ► DEPT HEAD

TOP MANAGER/EKSEKUTIF ► GM

SUDUT PANDANG MANAJEMEN

Berperan dalam mewujudkan nilai / budayaorganisasi dan menerapkan kebijakan-kebijakanpada kegiatan operasional

Melalui para penyelia, diharapkan kelancaran dankesuksesan program korporat dapat terlaksanasecara optimal

SUDUT PANDANG KARYAWAN

Berperan sebagai wakil langsung dari manajemen yang sekaligus mewakili kepentingan karyawan di hadapan manajemen secara keseluruhan

Harapan karyawan adalah memiliki seorangsupervisor yang memiliki kompetensi teknisyang tinggi, dan kualitas kepemimpinan yangdapat diandalkan

FUNGSI STRATEGIS SUPERVISOR

SUPERVISOR

MANAJEMEN

KARYAWAN NON MANAJERIAL

Proses Manajemen

Mengelola Unit Kerja

Kepemimpinan

Komunikasi

Pengembangan

Umpan Balik & Pelatihan

PROSES MANAJERIAL

PLANING

ORGANIZING

COORD. STAFING LEADING ACTUATING

COMMAND DIRECT.

CONTROLLING

FAYOL KOONTZ JAMES STOONER G. TERRY

PERENCANAAN (PLANING)

• Menetapkan pekerjaan yang harusdilaksanakan untuk mencapai tujuan

• Menerjemahkan sasaran perusahaanmenjadi sasaran unit / kelompok

• Mengembangkan prioritas perencaan(jangka panjang, jangka pendek, rencanatetap, rencana sekali pakai)

• Menetapkan ukuran keberhasilan

Tidak ada satu orang Supervisor pun yang dapat

meraih sukses tanpa ditunjang perencanaan yang baik

= G. TERRY =

PERENCANAAN (PLANING)

RENCANA KERJA MENGHASILKAN

INSRUKSI KERJA,

INSTRUKSI KERJA BERDAMPAK

PADA HASIL PEKERJAAN

MAKA

JIKA RENCANA KERJA TIDAK JELAS

HASIL KERJA TIDAK JELAS

DUA JENIS PERENCANAAN

• Perencanaan StrategisDisusun untuk mengarahkan sasaran umumorganisasi

• Perencanaan OperasionalBerisi rincian kegiatan bagaimana rencanastrategis akan dikerjakan

MEMBUAT SASARAN LEBIH MENARIK

PECIFIC

EASURABLE / TERUKUR

TTAINABLE / BISA DICAPAI

EALISTIC / NYATA

IME LIMIT

SASARAN HARUS MERUPAKAN SESUATU YANG AKAN DIPERJUANGKAN

Pendekatan Pembuatan Rencana Operasional

WhyMengapa harus dikerjakan

WhatApa yang dikerjakan, jenis dan jumlah kegiatan serta alatnya

WhereDimana akan dikerjakan (pertimbangan tempat)

WhenKapan akan dikerjakan (waktu mulai dan akhir)

WhoSiapa yang mengerjakan

HowBagaimana cara mengerjakannya

RENCANA DAN PENGENDALIAN

• PENGENDALIANPembatas yang menjaga agar rencana berjalan pada jalurnya

• Tiga Utama yang harus dikendalikan• Waktu• Biaya• Faktor Sukses

• Bila pelaksanaan rencana menyimpang dari target,penyelia harus mengambil tindakan korektif

• Penetapan batas pengendalian harus menghasilkanumpan balik untuk memicu munculnya tindakankorektif

SIAPA YANG INGIN JADI ?

PEMIMPI

VS

PEMIMPIN

AYO BANGUN MENARA TERTINGGI GS

MENGAPA RAGU-RAGU MENETAPKAN SASARAN ?

• Takut gagal

• Kurangnya pengetahuan mengenai organisasi

• Kurang mengetahui situasi lingkungan (internal – eksternal)

• Enggan memasukkan sasaran alternatif

• Kurang yakin

KOMPETENSI MANAJERIAL

PLANNING

ORGANIZING

STAFFING

DIRECTING

CONTROLLING

TOP

MANAJER

MIDDLE

MANGER

FIRST

L INE

MGR

(T. Mahoney)

ORGANIZING

• Menentukan sumberdaya dan kegiatanuntuk mencapai sasaran

• Merancang / membentuk kelompok kerjayang sesuai

• Membagi komponen kegiatan untukmencapai tujuan kedalam kelompok

• Menetapkan wewenang diantara kelompokatau unit organisasi (pendelegasian tugasdan tanggung jawab)

• Koordinasi

KOORDINASI

Proses mengintegrasikan sasan dan kegiatan dari berbagi unit (departemen atau wilayah

fungsional) dengan tujuan untuk merealisasikan sasaran umum organisasi

secara efisien

STAFFING

• Penempatan karyawan

• Orientasi sasaran kegiatan

• Fokus dan motivasi

• Pengembangan dan pelatihan

• Usulkan promosi / rotasi/ demosi

DIRECTING (LEADING / ACTUATING)

• Meminpin

• Memilih saluran komunikasi

• Mengatasi hambatan

• Memecah konflik

CONTROLING

• Mengukur kinerja dan membandingkandengan standard yang telah ditetapkan(gunakan ukuran keberhasilan)

• Menditeksi terjadinya penyimpangan

• Melakukan tindak koreksi

• Merancang kembali perencanaan kerja

SKILLS NEEDED (Robert L Katz)

TOP MANAGER MIDDLE MANAGER SUPERVISOR

R / F (PELAKSANA)

KETRAMPILAN TEHNIS

• Expert / Profesional

• Kemampuan untuk menerapkan ketrampilannya (pengetahuan spesifiknya)

KETRAMPILAN HUBUNGANANTAR MANUSIA

• Kemampuan untuk bekerja bersama orang lain

• Memahami dan memotivasi orang lain

• Menjadi pendengar yang baik

• Mengelola konflik

• Berkomunikasi

• Delegasi = seni

SkillKnowledge

Self - ConceptTraitMotive

Hard Competences

Soft Competences

(David Mc Clelland)

PERAN STRATEGIS MANAJERIAL SUPERVISOR

PERAN STRATEGISMANAJERIAL SUPERVISOR

SUPERVISOR

Manajemen

SPVLainnya

Karyawan

Staff Ahli

Klien / Supplier

Mitra Pekerja

BEKERJA BERSAMA DAN MELALUI ORANG LAIN

• Atasan• Bawahan• Sesama• Konsumen• Suppier• Konsultan

“ The art of getting things done through people “

Marry P. Follet

BERTANGGUNG JAWAB

• Tugas dijalankan dengan sukses dan rapi• Bertanggung jawab terhadap tindakan

anak buah

MENJAGA KESEIMBANGAN

• Antara sasaran dan prioritas

• Antara atasan dan bawahan

• Antara ideal dan kenyataan

• Contingency approach

BERFIKIR ANALISTISDAN KONSEPTUAL

• Merinci masalah menjadi beberapa komponenyang konkrit / jelas

• Menganalisis setiap komponen• Mengajukan alternatif setiap komponen• Mengajukan alternatif jalan keluar• Melihat seluruh tugas dalam kerangka tugas

lain dan implikasikan terhadap keseluruhanorganisasi

MENJADI MEDIATOR

• Mengatasi konflik (perbedaan pendapat)

• Berpihak pada semua pihak• Menyampaikan informasi

yang benar pada situasi dan kondisi yang tepat (komunikatif)

• Menciptakan suasana yang mendukung tercapainya sasaran kerja

MENJADI SIMBOL

• Manajer / Supervisor adalah apa yang dilakukannya

• Membawakan keberhasilan / kegagalan kelompok

• Mengatasi permasalahan unit sebagaimana yang dilakukan manajemen lebih tinggi

MENGECEK ULANGPELAKSANAAN RENCANA

• APAMenyatakan tujuan dalam bentuk spesifikasi hasil, mutu, biaya dsb

• DI MANAMenetapkan lokasi tujuan atau tempat kemana produk / jasa dikirim

• KAPANMencatat perkiraan waktu anda melaksanakan pekerjaan

• BAGAIMANAMenggunakan metode, prosedur dan urutan pekerjaan

• SIAPAYang bertanggung jawab terhadap pelaksanaan tugas. Menetapkanwewenang orang tersebut, serta seberapa jauh sumberdaya yangdibutuhkan (peralatan, mesin, orang dan bahan baku dsb)

Keputusan akan sangat dibutuhkan dalam menentukan cara pemecahan masalah.

Dalam banyak hal pemecahan masalah adalah pengambilan keputusan

HUBUNGAN ANTARA PEMECAH MASALAH DAN PENGAMBILAN KEPUTUSAN

• Nyatakan masalah secara jelas dan spesifik(hindari pernyataan yang bersifat umum)

• Kumpulkan semua informasi yang berkaitandengan masalah

• Kumpulkan sebanyak mungkin penyebabmasalah (pastikan ada sesuatu yang berubah)

TAHAP-TAHAP DALAM PEMECAHAN MASALAH DAN PENGAMBILAN

KEPUTUSAN

• Pilih penyebab yang tampak paling mungkin• Ajukan sebanyak mungkin cara untuk

menghilangkan penyebab (melalui brainstorming)• Evaluasi baik buruknya setiap alternatif pemecahan

yang diajukan

TAHAP-TAHAP DALAM PEMECAHAN MASALAH DAN PENGAMBILAN

KEPUTUSAN

• Tentukan kriteria (anda perlu berkonsultasidengan orang-orang yang dapat memberipendapat khusus tentang kriteria yang anda pilih)

• Pilih alternatif terbaik. Inilah fase pengambilankeputusan (pertimbangkan peluang sukses danresiko gagal)

TAHAP-TAHAP DALAM PEMECAHAN MASALAH DAN PENGAMBILAN

KEPUTUSAN

• Uraikan rencana pelaksanaan pemecahanmasalah yang anda pilih. Tetapkan apa yangdilakukan, bagaimana caranya, siapapelaksananya, dimana serta kapan, berapa danayang diperlukan, sumber daya apa saja yangdimanfaatkan, kapan batas waktupenyelesaiannya

TAHAP-TAHAP DALAM PEMECAHAN MASALAH DAN PENGAMBILAN

KEPUTUSAN

PENDELEGASIAN

• DelegasiTindakan pemberian otoritas dan tanggungjawab formal untuk melaksanakanpekerjaan tertentu kepada bawahan

• Delegasi = Pemberian Kepercayaan

LANGKAH-LANGKAH DALAMPEMBERIAN DELEGASI

• Tentukan tugas mana yang dapat didelegasikan(biasanya tugas yang menantang dan memberipeluang untuk mengembangkan bawahan)

• Putuskan siapa yang akan menerima penugasan(siapa yang memiliki waktu khusus, untuk siapapengalaman berkembang ini diperlukan)

• Delegasikan penugasan (siapkan informasirelevan yang diperlukan, jelaskan alasanpendelegasian itu, buka suasana bebas untukberkomunikasi antara anda dengan orang yanganda beri delegasi)

• Beri pernyataan yang jelas tantang apa yangmereka lakukan

• Seberapa jauh mereka boleh bertindak danseberapa ketat pengawasan yang akan andalakukan

• Beritahu kepentingan relatif dari pekerjaan itusehingga mereka bisa menentukan seberapabesar perhatian harus dicurahkan

APA YANG HARUS ANDA KATAKAN KEPADA KARYAWAN TENTANG TUGAS YANG

DIDELEGASIKAN

• Beritahu mengapa anda mendelegasikanpekerjaan tersebut

• Tetapkan ruang lingkup tugas yang andadelegasikan dan usahakan agar orang lainyang diserahkan kepada seorang karyawandisertai dengan pemberian wewenang

APA YANG HARUS ANDA KATAKAN KEPADA KARYAWAN TENTANG TUGAS YANG

DIDELEGASIKAN

• Karyawan memiliki kesempatan untukbelajar

• Tugas-tugas yang didelegasikan akanmenambah kepuasan kerja

• Delegasi kadang bisa merupakanpenghargaan

MENGAPA KARYAWAN HARUS MENERIMA PENDELEGASIAN

PENDELEGASIAN YANG KELIRU

• Pekerjaan kasar, menjengkelkan ataumembosankan yang tidak memberi peluanguntuk mengembangkan diri

• Memberi beban melampaui batas waktuatau kemampuan karyawan

• Gagal mencocokkan tanggung jawab denganwewenang yang sesuai untuk menghasilkansumber daya yang diperlukan

• Terlalu membiarkan atau terlalu mengekang

5 DASAR MOTIVASI BAWAHAN DAN POWER SEORANG PEMIMPIN MANAJERIAL

• BENEFIT POWERDidasari oleh manfaat atau imbal jasa yang diterima oleh bawahanatau pengikut dari pemimpinnya

• COERCIVE POWERKeterpaksaan atau rasa bawahan atau pengikut. Dari pihakpemimpin didasari pada kekuasaan atau otoritas

• REFERENT POWERAdanya referensi tertentu dari luar sisi pemimpin itu sendiri

• EXPERT POWERPemimpin memiliki keunggulan / keahlian pada bidang tertentu

• LEGITIMATE POWERPemimpin dipandang layak diterima. Unsur legitiminasi datang daridalam diri si pemimpin. Dia memiliki kompetensi sebagaimanadituntut pada diri seorang pemimpin

GAYA KEPEMIMPINAN

• Kepemimpinan yang lebih berorientasi padatugas

• Kepemimpinan yang lebih berorientasi padamanusia atau karyawan

ORIENTASI PADA TUGAS / HASIL

• Lebih menekankan prestasi kerja, hasil atauproduksi

• Cenderung kurang memperhatikankepentingan karyawan danpengembangannya

• Titik berat perhatiannya lebih pada hal-halyang berkaitan langsung pada pelaksanaantugas atau hasil kerja

ORIENTASI PADA ORANG

• Mengutamakan pendekatan lewat motivasi,ketimbang pengawasan

• Dalam proses pengambilan keputusancenderung mengikutsertakan bawahan

• Hubungan dengan bawahan cenderungbersifat informal

• Jalinan hubungan dengan bawahan lebihberdasarkan kepercayaan (trust) dankemitraan (saling menghargai)

KUALITAS KEPEMIMPINAN

• Visioner• Kemampuan berkomunikasi• Kemampuan mengelola manusia• Karakter positif• Memiliki kompetensi• Memiliki keberanian mengambil sikap,

mengambil keputusan dan menanggungresiko

VISIONER

• Visi merupakan jiwa kepemimpinan• Dalam visi terkandung nilai-nilai yang

menjadi “kompas” bagi organisasi dananggotanya

• Visi merupakan sumber inspirasi dan dayadorong bagi anggota dalam menetapkantujuan yang harus dicapai

• Visi merupakan salah satu tolok ukur dansekaligus cermin bobot kepemimpinanseseorang

KEMAMPUAN KOMUNIKASI

• Perlu diciptakan kondisi, situasi dan iklimkomunikasi yang mampu menimbulkanoptimisme

• Perlu kemampuan berperan sebagai narator• Pengecekan persepsi pada pendengar atau

hasil komunikasi• Menjadi pendengar yang baik (aktif)

KEMAMPUAN MENGELOLA MANUSIA

• Visible dan availablePerlu secara nyata terlibat dalam persoalan yang dialamipengikutnya. Juga harus memiliki mental siap sediadalam mencari jalan keluar dari masalah yang ada

• Praise in public, Criticize in privatePengakuan prestasi pengikut di forum umummerupakan penghargaan. Kritik disampaikan secarapersonal

• Menghemat otoritasTidak mudah main obral dalam memanfaatkan otoritasyang dimiliki

• Rasa Humor yang sehatUntuk mencairkan suasana yang kaku dan tegang

KARAKTER

• Rendah hati• Integritas yang utuh• Fleksibel dan adaptif• Transparan• Percaya diri

PEMIMPIN VS PENGIKUT

Pemimpin Pengikut

Berinisiaif Bereaksi

Mengangkat telepon dan melakukan kontak

Menunggu telepon berdering

Menghabiskan waktu untuk merencanakan;

mengantisipasi masalah

Menghabiskan waktu untuk bereaksi terhadap masalah

Menginvestasikan waktu dengan orang lain

Menghabiskan waktu dengan orang lain

Mengisi daftar agenda menurut prioritas

Mengisi daftar agenda menurut permintaan

PAULUS WINARKO – BECOMING TRUE LEAEDER

“MATURNITY” BAWAHAN

• JOB MATURNITY – ABLE

• Job knowledge, Skill & Experience• PSYCHOLOGICAL MATURITY – WILLING

• Independence• Interdependence• Confidence• Commitment• Motivation

M 1DEAD MEAT

M 2NEW MEAT

M 4EFFECTIVE

M 3FRUSTATED

WILLINGNESS HIGH

HIGH

ABILITY

LOW

4 TINGKAT “MATURNITY”

4 TINGKAT “MATURNITY”

• M I = UNABLE AN UNWILLING

• M II = UNABLE BUT WILLING

• M III = ABLE BUT UNWILLING

• M IV = ABLE AND WILLING

TINGKAT KESIAPAN M 1

• Tidak mampu dan tidak mau : tidak mampukurang komitmen dan kurang motivasi

• Tidak mampu dan tidak yakin : tidak mampu dankurang percaya diri

• Gaya kepemimpinan yang cocok : Menyampaikaninstruksi khusus dan memantau kinerja secaraketat(Pemberitahuan – Membina – Mengarahkan –Menetapkan)

TINGKAT KESIAPAN M 2

• Tidak mampu tetapi mau : kurang mampu tetapimemiliki motivasi dan usaha

• Tidak mampu tetapi konfiden : kurang mampu,tetapi konfiden sejauh ada bimbingan daripemimpin

• Gaya kepemimpinan yang cocok : menjelaskankeputusan dan memberi kesepatan mintapenjelasan (Menjual - Menerangkan -Memperjelas - Mengajak)

TINGKAT KESIAPAN M 3

• Mampu tetapi Tidak Mau : mempunyaikemampuan untuk melaksanakan tugas, tetapitidak mau menggunakan kemampuannya.

• Mampu tetapi tidak yakin : mempunyaikemampuan melaksanakan tugas, tetapi tidakyakin atau kurang berani melakukannyasendirian.

• Gaya kepemimpinan yang cocok : menyumbangide dan membantu dalam pengambilankeputusan (Berpartisipasi – Memberi keberanian– Bekerjasama – Mengikatkan diri)

• Mampu dan mau : mempunyai kemampuanuntuk melaksanakan tugas,dan komitmen

• Mampu dan Konfiden : mempunyaikemampuan melaksanakan tugas, dankeyakinan bahwa ia bisa melakukannya.

• Gaya kepemimpinan yang cocok : mengalihkantanggung jawab pengambilan keputusanberikut implementasinya (Pendelegasian –Mengamati – Memantau – MemenuhiKomitmen)

TINGKAT KESIAPAN M 4

SEBAIK APA

ANDA MELATIH

TIM ANDA ?

KOMPETESI PEMIMPIN YANG SUKSES

• Memiliki ilmu pengetahuan• Berjiwa “Entrepreneur”

Efisien, Orientasi & Proactive• Kompetensi Intelektual

Berfikir Logis, seorang konseptor, mendiagnosamasalah

• SocioemotionalPengendalian diri, spontan, persepsi yang objektif,penilaian diri yang akurat, stamina tinggi dan dapatberadaptasi

• Kompetensi InterpersonalPercaya diri, merangsang orang lain untuk maju,komunikasi lisan yang handal, mengelola kelompok

KOMUNIKASI SEBAGAI PEMIMPIN

• Berkomunikasi lisan dan tulisan• Berkomunikasi : memberi & menerima• Sebagai pemimpin yang efektif :

• Membaca : memahami dengan jelas• Menulis : jelas & tanpa salah paham• Berbicara : berdua, massal• Mendengar : empati

I’M YOU’RE•OK OK•OK NOT OK•NOT OK OK•NOT OK NOT OK

TRANSAKSI KOMUNIKASI

MENTALITAS TRANSAKSI

• MentalitasBerkekurangan vs Mentalitas berkelimpahan

• Pola-pola transaksi :

LOSE-LOSE LOSE-WIN

WIN-WINWIN - LOSE

PERTIMBANGAN

BERANI

WIN

LOSE

LOSE WIN

KARAKTER WIN-WIN

• Integritas TinggiValues → Trust, Commitment

• KematanganImbang antara Courage VS Consideration

• Mental Baja• Hidup bukan kompetisi besar• Lihat kepuasan =/= kompetisi, komparasi

MEMAHAMI DULU

• Kedua pihak memahami semua „points‟dari kedua pihak

• Mau mengerti orang lain, siap dipengaruhi• Terbuka → memberi tempat orang lain

MEMBERI PERINTAH

• Jangan gunakan untuk menambah power• Hindari sikap masa bodoh• Perhatikan kata-kata• Jangan anggap mereka paham = use a simple stupid

word• Upayakan umpan balik• Jangan terlalu banyak• Berikan detil yang dibutuhkan• Hindari kontroversi• Jangan hanya kepada manusia yang mau / bisa• Jangan cari kesalahan• Jangan berlaku “Bossy”

MOTIVASI

• Sesuatu yang dapat diberikan atau dikerjakanoleh seseorang kepada yang lain agarbersikap, berperilaku dan bertindak sepertidiharapkan

• Motivasi datang dari Supervisor, tetapi datangdari karyawan sendiri (inner drive, impulse)

• Supervisor hanya menstimulasi, membuka,menyadarkan, memberi pengaruh

• Stimulasi paling kongkrit melalui teladan darisupervisor

MEMOTIVASI BAWAHAN

• Mendelegasikan wewenang dan tanggung jawab• Mengupayakan perluasan cakupan masing-

masing pekerjaan bawahan :• Rotasi pekerjaan (job rotation)• Perluasan pekerjaan (job enlargement)• Pemerkayaan pekerjaan (job enrichment)

• Manajemen Partisipatif• Quality Control, PQM• Quality work of live

• Supervisi melalui MBO (management by objective)

• QWL (Quality work of live)kesempatan bagi karyawan di semua level untukterlibat dalam membentuk suasana dan lingkungankerja, melalui partisipasi mereka dalam membuatkeputusan-keputusan terkait dengan pekerjaan dandengan tetap memperhatikan self esteem dankepuasan mereka dalam bekerja

• MBO (Management by objective)• Setiap karyawan dilibatkan dalam menetapkan target

kinerja baik unit maupun target dirinya sendiri• Menjadi sasaran untuk menilai tingkat pencapaian hasil

kerja karyawan sendiri yang dikaitkan dengan target unit

MEMOTIVASI BAWAHAN

BAGAIMANA ANDA MELIHAT KAMI ?

GRIYA SATRIA

CACAT FATAL SEORANG PEMIMPIN

CACAT FATAL

KurangSensitif

Terlalu Percaya

diri

Tidak Menguasai

Tugas

Arogan danEgois

Terlalu Ambisiusdalam Jabatan

Tidak mampu

Berfikir secara logis / Strategis

Mengkhianatikepercayaan

Gagal dalam Pendelegasiandan Kerja Tim

Gagal dalamMembina Kader

/ staff

Tidak mampuMenghadapiAtasan yang

sulit

semoga sukses menyertai anda