Time Management

STIKes Dharma Husada – S1 Keperawatan Arranged by Richa Noprianty

Jawab pertanyaan berikut (5 menit) sesuai keadaan diri anda:1. Berapa lama (kira-kira) anda bisa berkonsentrasi penuh

dalam belajar?2. Apakah ada waktu tertentu

(subuh/pagi/siang/sore/malam/tengah malam) di mana anda bisa konsentrasi lebih baik untuk belajar? Kapan?

3. Sebutkan 3 kegiatan yang paling sering membuat waktu anda terbuang percuma, atau membuat anda menunda-nunda untuk melakukan pekerjaan yang lebih penting (misal: belajar).

4. Sebutkan kegiatan-kegiatan penting, yang tidak berhubungan dengan kuliah, yang harus anda lakukan (misal:hobby, olahraga,jalan-jalan, membantu keluarga, bekerja, dsb.)

2

Quiz

Kisah Percepatan Waktu• Bruno, remaja yang tidak puas dengan apa yang

ia raih saat ini, memohon kepada Allah untuk dipercepat waktunya ke masa dewasa. Allah kabulkan.

• Di masa dewasa, ia bertemu dengan istri dan anaknya di keluarga bahagia. Namun kesibukan kerjanya yang padat menggodanya untuk meminta dimajukan ke masa depan lagi.

• Sampailah Bruno ke masa saat anaknya diwisuda. Ia tak sabar melihat anaknya sukses. Ia pun meminta hal yang sama.

• Sampailah Bruno ke masa tua renta, terbaring di rumah sakit, menunggu ajal. Ia tak berpikir yang lain kecuali menyesali apa yang ia minta.

Waktu: Aset yang Tak Pernah Kembali• Pernahkah kita berpikir bahwa tiap detik

kita yang terlewat semakin mendekatkan kita dengan kematian?

• Sadarkah bahwa setiap waktu yang terlewat tidak pernah bisa kita minta kembali?

• Sudahkah kita menggunakan tiap waktu kita dengan se-efektif dan se-efisien mungkin?

• Ataukah kita jarang memikirkan tentang pentingnya waktu?

• Orang-orang sukses dan tidak, memiliki waktu yang sama, yaitu 24 jam sehari. Mereka juga mengalami masa siang dan malam yang cenderung sama.

• Beberapa orang sukses bahkan memulai dari kondisi yang lebih terbelakang dibandingkan yang tidak.

• Mengapa hasil hidup mereka berbeda? Renungkan!

Beda Orang Sukses dengan Tidak

Beda Mahasiswa Sukses dengan Tidak• Sebagai Mahasiswa, sudah

mengalokasikan waktu untuk apa saja?• Mengapa ada Mahasiswa, berkualitas

dan ada yang tidak?• Mengapa ada Mahasiswa, yang dapat

menghasilkan nilai IP terbaik, dan mengapa ada yang tidak?

• Apakah selamanya salah ‘Takdir’?

Pengertian Arnold (dalam Volk-Tebbit, 1978)

sebagai sebuah system referensi untuk pemahaman dan penggambaran kejadian dan urutan peristiwa-peristiwa.

Mackenzie (1972), waktu tidak dapat disimpan atau ditimbun

Drucker (1967), waktu begitu penting, sehingga hal apapun lainnya tidak akan bisa diatur, jika tidak dapat mengatur waktu

Tujuan

• membuat aktifitas menjadi berguna sebesar mungkin.

• jumlah waktu yang paling sedikit akan menghasilkan hasil yang paling besar

Proses• Adalah perluasan dari metoda

pemecahan masalah mengandung unsur pengaturan orang lain kearah efektivitas biaya.

• Melihat situasinya saat ini (actual) pada lingkup pribadi dan professional (waktu khusus dan manajerial).

1. Sediakan waktu untuk perencanaan dan menetapkan prioritas

2. Menyelesaikan tugas berprioritas tinggi sesegera mungkin

3. Tuntaskan tugas sebelum memulai tugas yang lain

4. Prioritaskan kembali tugas yang tersisa berdasarkan informasi baru yang terkait tiga (3) katagori prioritas waktu :

Jangan dikerjakan Dikerjakan nanti Kerjakan sekarang

Prinsip Dasar

a. Jangan dikerjakanMasalah bisa hilang tanpa diatasi, sudah kadaluarsa, dapat dikerjakan oleh orang lain informasi dibuang atau diteruskan

b. Dikerjakan nantiTidak disertai jatuh tempo, dapat ditunda, dapat diperlambat alasan tidak ingin memulai, tidak tahu dari mana memulainya, tidak tahu dari mana memulainya meskipun ingin memulai.

c. Kerjakan sekarangKegiatan yang tidak dapat ditunda (karena

kebutuhan staf, kebutuhan peralatan, rapat dan lain-lain) dan kebutuhan unit operasional harian.

Katagori prioritas waktu

Penyita Waktu

1. Faktor Internal sifat menunda perencanaan kurang baik gagal menetapkan tujuan dan

sasaran tidak mampu mendelegasikan tidak mampu mengatakan tidak terlalu banyak krisis terburu-buru, ragu-ragu kebijakan pintu terbuka.

2. Faktor Eksternal teleponsosialisasirapat-rapatkurang informasikomunikasi terbataskurang umpan balikkurang adekuat penjelasan kebijakan

atau prosedurbawahan tidak kompetensistem penyimpanan informasi jelekkertas kerja dan membaca.

Tehnik Manajemen Waktu1. Komitmen pribadi untuk perbaikan 2. Memutuskan apa yang tidak perlu dilakukan3. Belajar mengatakan tidak4. Mencatat bagaiman waktu digunakan “Lembar kerja

analisa Waktu” (Brown, 1980)5. Perencanaan penggunaan waktu 6. Memerangi kebakaran versus mencegah kebakaran 7. Waktu utama 8. Mengatur ruang kerja 9. Memo-itis (Radang memo)10. Mengatur orang

• Contoh tabel Jadwal Mingguan dari Harvard Law School.

Strategi manajemen waktu

15

Jam Senin Selasa Rabu Kamis Jumat Sabtu Minggu 6 – 7 7 – 8 8 – 9

9 – 10 10 - 11 11 – 12 12 – 13 13 – 14 14 – 15 15 – 16 16 - 17 17 – 18 18 – 19 19 – 20 20 – 21 21 – 22 22 – 23 23 – 24 24 - 6

Manajemen Waktu = Manajemen Prioritas

• Apakah Anda mengalami kepadatan agenda dan bingung mengaturnya?

• Apakah Anda merasa sering mengalami agenda yang saling bertabrakan?

• Apakah Anda sering tidak bisa mengatur kegiatan yang muncul mendadak?

• Apakah hal ini sering berimbas negatif pada kelompok mentoring yang Anda bina?

Manajemen Waktu = Manajemen Produktivitas

• Produktivitas selalu berkejaran dengan waktu di samping kualitas.

• Orang yang lebih baik dalam manajemen waktu, ia akan lebih produktif dalam hidup. Di waktu yang sama, bisa menghasilkan lebih banyak.

• Tidak heran, manajemen waktu senantiasa memberi peluang amal soleh lebih banyak.

• Tidakkah kita menyadarinya?

Seringkah Kita Meremehkan Waktu?• Kita merasa biasa saja saat terlambat.• Kita tidak peduli meski lambat dalam

menyelesaikan sesuatu.• Kita bahkan tak peduli dengan

lambatnya jalan kita, yang notabene kita bisa lebih cepat.

• Waktu kita biarkan mengalir, tanpa target jelas di setiap sesi waktu hidup kita.

• Imbasnya, kita jarang produktif!

Kalah oleh Negeri Penyembah Matahari? • Orang Jepang berjalan dengan cepat,

tanpa santai.• Orang Jepang rela datang lebih awal dan

lembur selepas jam kerja tanpa dibayar lebih. Bagi mereka, menyelesaikan amanah dengan profesional adalah harga diri.

• Bagi mereka, Time is Real Money!• Terbukti, Jepang adalah negara dengan

tingkat produktivitas sangat tinggi, jauh di atas Indonesia. Mereka mengejar dan mendahului kita jauh, meski start mulai dari jauh di belakang (ingat 1945).

Bagaimana Manajemen Waktu?• Masukkan agenda ke dalam 4 kategori

yang dilihat berdasarkan kepentingan (apa yang utama, mewakili nilai-nilai diri) dan keterdesakan (mewakili bagaimana kita mengelola waktu, terkait janji, membagi alokasi jam, dsb).

• 4 Kategori itu menjadi Penting-Mendesak, Penting-Tidak Mendesak, Tidak Penting-Mendesak, Tidak Penting-Tidak Mendesak.

Bagaimana Manajemen Waktu?

I II

III IV

MENDESAK TIDAK MENDESAK

PEN

TIN

GTI

DAK

PEN

TIN

G

KEHARUSAN EFEKTIVITAS

TIPUAN SIA-SIA

Bagaimana Manajemen Waktu?• Prinspipnya, hidup kita akan selalu sama

waktunya, yaitu 24 jam sehari. Tidak kurang dan tidak lebih.

• Jika kita menambah aktivitas yang tidak penting, maka aktivitas penting pasti semakin sedikit.

• Upayakan agar hari-hari kita terisi oleh aktivitas yang penting dan tidak mendesak. Prioritas kedua, baru penting mendesak.

• Jadi, pastikan menambah hal penting dalam hidup Anda. Membiarkan Anda menganggur akan menjadikan hidup Anda makin tidak penting.

Grow dan Survive• Gunakan waktu Anda hanya untuk 2 hal,

yaitu: Grow dan Survive.• Grow berarti hal-hal yang terus

meningkatkan integritas dan kapasitas kita, termasuk berlajar dan beramal.

• Survive berarti hal yang perlu kita lakukan untuk hidup, misalnya makan, istirahat secukupnya, mencari nafkah, dsb.

• Di luar hal itu, maka kita mengisi waktu dengan aktivitas Tidak Penting.

In Time… Kala Uang Adalah Waktu• Apa jadinya jika uang adalah waktu?

Tabungan uang kita adalah waktu, kita membayar makanan dan yang lainnya dengan waktu, dan kita bekerja demi mendapatkan waktu?

• Jika waktu habis? Habislah hidup kita.• Bersyukurlah bahwa Allah masih berikan

waktu tanpa konsekuensi selain resiko pemborosan.

• Di sinilah Allah uji kita, siapa yang sesungguhnya benar-benar menghargai barang berharga ini.

Mengelola Waktu sama dengan Mengelola Kehidupan…

Karena Waktu adalah Bukti bahwa Hidup kita pernah Ada…

Kepuasan • kepuasan : persepsi thd produk/jasa yg telah

memehuni harapan (Irawan, 2003)

Teori model kepuasan

Model kesenjangan (The Expectancy – Disconfirmation Model)

PENTINGNYA KEPUASAN DAN MOTIVASI

• Motivasi karyawan dipengaruhi oleh kepuasan pekerjaan (job satisfaction) atau tingkat dimana karyawan puas dengan pekerjaannya.

• Motivasi merupakan kekuatan psikologis yang menentukan arah, intensitas atau tingkat usaha dan tingkat ketekunan seorang individu (pegawai) dalam mencapai tujuannya sehingga melahirkan perilaku tertentu.

Pada umumnya motivasi dapat dibagi dalam 2 (dua) kelompok, antara lain :

• Motivasi Ekstrinsik, seperti motivasi yang datang dari luar diri para pekerja, dapat berupa imbalan ataupun hukuman (reward and Punishment)

• Motivasi Intrinsik, seperti motivasi yang datang dari dalam diri sendiri, dapat berupa pengembangan diri dengan mengikuti pelatihan atau sekolah.

MOTIVASI DI LINGKUNGAN KERJA

• Motivation diartikan sebagai serangkaian kekuatan yang menyebabkan orang berperilaku dalam cara tertentu.

• Teori motivasi yang terkenal adalah:– Teori Klasik

dan manajemen ilmiah

– Teori tingkah laku

– Teori motivasional komtemporer.

Teori Klasik dan Manajemen Ilmiah

• Pelopor dari teori ini adalah Frederick Taylor (1911), teori ini menyatakan bahwa pekerja hanya termotivasi semata-mata karena uang.

• Penelitian waktu dan gerak (Time and Motion studies)Penelitian manajemen ilmiah dengan menggunakan teknik rekayasa industri untuk menganalisis setiap aspek suatu pekerjaan agar dapat menentukan bagaimana pekerjaan tersebut dilakukan secara lebih efisien.

Teori perilaku (Behaviour Theory) • Penelitian Hawthorne yang dilakukan pada tahun 1925 oleh

sekelompok penelitian dari Harvard pada penelitian di Hawthorne Works of western Electric di luar kota Chicago.

• Tujuan meningkatkan produktivitas

• Para peneliti ingin mengamati hubungan antara perubahan lingkungan fisik dengan keluaran (output) para pekerja.

• Hasil penelitian tersebut adalah gejala Hawthorne (Howthorne effect) bahwa produktivitas akan meningkat sejalan dengan tindakan manajemen apapun yang dinilai oleh para pekerja sebagai perhatian khusus.

Teori Motivasional Kontemporer

• Para peneliti dalam teori ini lebih berfokus pada pentingnya hubungan antara manusia dalam memotivasi kinerja para pekerja.

• Menekankan pada faktor-faktor yang dapat menyebabkan, mengfokuskan dan mempertahankan perilaku pekerja.

Teori X dan Y

• Douglas McGregor mengklasifikasikan manusia pada dua sifat utama yaitu X dan Y. Perbedaan adalah sebagai berikut:– Teori X menyatakan bahwa orang-orang

sesungguhnya malas dan tidak mau bekerja sama.

– Teori Y menyatakan bahwa orang-orang sesungguhnya energik, berorentasi kepada perkembangan, memotivasi diri sendiri dan tertarik menjadi produktif.

Teori X dan Y

Teori X Teori YOrang-orang malas Orang-orang energikOrang-orang kurang berambisi dan tidak menyukai tanggung jawab

Orang-orang ambisius dan mencari tanggung jawab.

Orang-orang berpusat pada dirinya

Orang-orang yang dapat tidak mementingkan diri sendiri.

Orang-orang tidak mau berubah. Orang-orang ingin berkontribusi pada pertumbuhan bisnsi dan mau berubah

Orang-orang yang mudah tertipu dan tidak terlalu pintar.

Orang-orang pintar.

Model Hierarki kebutuhan Abraham Maslow (Hierarchy Of Needs model)

Keb. Aktualisasi diri

Keb. Harga diri

Keb. sosial

Keb. keamanan

Keb. Fisiologis

Keb. sosial

Teori pengharapan (expectancy theory)Teori ini menyatakan bahwa orang-orang termotivasi bekerja untuk

mendapatkan imbalan yang mereka inginkan dan yang mereka percaya bahwa

mereka mempunyai kesempatan atau harapan untuk meraihnya.

Motivasi

Lingkungan

Usaha

Bakat

Pelaksanaan

Hasil Nilai

Hasil

Hasil

Hasil

Nilai

Nilai

Nilai

Gambar Teori Pengharapan

Puas (Satisfaction) Tidak Puas (No satisfaction)

Faktor MotivasiPencapaianPenghargaanPekerjaan itu sendiriTanggungjawabKemajuan dan pertumbuhan

Ketidakpuasan (Dissatisfaction) Tidak ada ketidakpuasan (No dissatisfaction)

Faktor HigienPenyeliaKondisi kerja

Hubungan interpersonalUpah dan Keamanan

Kebijakan dan administrasi perusahaan

Teori Dua factor Frederick Herzberga ( Two Factors Theory)

Teori Kesetaraan (equity Theory)dan Teori penetapan Tujuan (Goal setting Theory)

• Teori Kesetaraan (equity Theory)Teori ini berfokus pada perbandingan social, orang-orang mengevaluasi perlakuan organisasi terhadap mereka dibandingkan dengan perlakuan terhadap orang lain.

• Teori penetapan Tujuan (Goal setting Theory)Teori motivasi yang menyatakan bahwa suatu aspek penting dari penetapan tujuan adalah partisipasi karyawan dalam proses penetapan tujuan tersebut.

STRATEGI UNTUK MENINGKATKAN KEPUASAN KERJA DAN MOTIVASI

• Teori Modifikasi perilaku (reinforcement)Teori yang menyatakan bahwa perilaku dapat didorong atau dikurangi dengan cara memberikan secara berturut-turut, dengan cara memberikan imbalan (reward) atau hukuman (Punishment).Manajemen berdasarkan sasaran (Management by Objective/MBO)Serangkaian prosedur yang mencakup manager dan bawahannya dalam menetapkan tujuan dan mengevaluasi kemajuan

• Pembatasan penggunaan imbalan untuk membentuk tingkah laku apabila:

– Perusahaan percaya karyawan dapat bekerja lebih baik dengan berusaha.

– Perusahaan percaya karyawan akan benar-benar menerima imbalan karena kinerja lebih baik.

– Karyawan meninginkan imbalan yang ditawarkan perusahaan.

STRATEGI UNTUK MENINGKATKAN KEPUASAN KERJA DAN MOTIVASI

• Manajemen Partisipatif dan Pemberdayaan (Participative management and empowemnet)Metode meningkatkan kepuasan kerja dengan cara memberikan kesempatan kepada karyawan untuk memberi suara dalam manajemen pekerjaannya dan perusahaannya.

• Pemerkayaan Pekerjaan (Job Enrichment)Metode peningkatan kepuasan pekerja dengan cara menambah satu atau lebih factor motivasi ke dalam kegiatan kerja.

• Program perancangan ulang pekerjaan (Job redesign)Dengan cara merestrukturisasi pekerjaan untuk mencapai suatu kecocokan yang lebih memuaskan antara pekerja dengan pekerjaannya

STRATEGI UNTUK MENINGKATKAN KEPUASAN KERJA DAN MOTIVASI

• Jadual kerja yang dimodifikasikanPendekatan yang berbeda terhadap jam-jam kerja dan minggu-minggu kerja.

– Program pembagian kerja (Work Share Programs)Metode peningkatan kepuasan kerja dengan cara membiarkan dua orang atau lebih berbagi suatu pekerjaan purna waktu.

– Program waktu lentur (Flexitime Programs)Metode peningkatan kepuasan kerja dengan cara membiarkan orang-orang untuk menyesuaikan jadual kerja mereka berdasarkan ukuran harian atau mingguan.