supervisory management
DESCRIPTION
TRANSCRIPT
Anda ingin punya Bawahan
seperti apa ?
Anda ingin punya Manager
seperti apa ?
SUPERVISOR
SUPERDi/dari atas, istimewa, luar biasa, lebih dari biasanya,
mempunyai kelebihan dibandingkan yang lain.
VISIPandangan, wawasan, kemampuan untuk melihat pada
inti persoalan
SUPERVISOR Pengawas terhadap pelaksanaan tugas
karyawan secara efisien, sesuai tugas yang diberikan atasan
HIERARCHICAL MANAGER
KARYAWAN NON MANAJERIAL
FIRST LINE MANAGER / SUPERVISOR
MIDDLE MANAGER ► DEPT HEAD
TOP MANAGER/EKSEKUTIF ► GM
SUDUT PANDANG MANAJEMEN
Berperan dalam mewujudkan nilai / budayaorganisasi dan menerapkan kebijakan-kebijakanpada kegiatan operasional
Melalui para penyelia, diharapkan kelancaran dankesuksesan program korporat dapat terlaksanasecara optimal
SUDUT PANDANG KARYAWAN
Berperan sebagai wakil langsung dari manajemen yang sekaligus mewakili kepentingan karyawan di hadapan manajemen secara keseluruhan
Harapan karyawan adalah memiliki seorangsupervisor yang memiliki kompetensi teknisyang tinggi, dan kualitas kepemimpinan yangdapat diandalkan
FUNGSI STRATEGIS SUPERVISOR
SUPERVISOR
MANAJEMEN
KARYAWAN NON MANAJERIAL
Proses Manajemen
Mengelola Unit Kerja
Kepemimpinan
Komunikasi
Pengembangan
Umpan Balik & Pelatihan
PROSES MANAJERIAL
PLANING
ORGANIZING
COORD. STAFING LEADING ACTUATING
COMMAND DIRECT.
CONTROLLING
FAYOL KOONTZ JAMES STOONER G. TERRY
PERENCANAAN (PLANING)
• Menetapkan pekerjaan yang harusdilaksanakan untuk mencapai tujuan
• Menerjemahkan sasaran perusahaanmenjadi sasaran unit / kelompok
• Mengembangkan prioritas perencaan(jangka panjang, jangka pendek, rencanatetap, rencana sekali pakai)
• Menetapkan ukuran keberhasilan
Tidak ada satu orang Supervisor pun yang dapat
meraih sukses tanpa ditunjang perencanaan yang baik
= G. TERRY =
PERENCANAAN (PLANING)
RENCANA KERJA MENGHASILKAN
INSRUKSI KERJA,
INSTRUKSI KERJA BERDAMPAK
PADA HASIL PEKERJAAN
MAKA
JIKA RENCANA KERJA TIDAK JELAS
HASIL KERJA TIDAK JELAS
DUA JENIS PERENCANAAN
• Perencanaan StrategisDisusun untuk mengarahkan sasaran umumorganisasi
• Perencanaan OperasionalBerisi rincian kegiatan bagaimana rencanastrategis akan dikerjakan
MEMBUAT SASARAN LEBIH MENARIK
PECIFIC
EASURABLE / TERUKUR
TTAINABLE / BISA DICAPAI
EALISTIC / NYATA
IME LIMIT
SASARAN HARUS MERUPAKAN SESUATU YANG AKAN DIPERJUANGKAN
Pendekatan Pembuatan Rencana Operasional
WhyMengapa harus dikerjakan
WhatApa yang dikerjakan, jenis dan jumlah kegiatan serta alatnya
WhereDimana akan dikerjakan (pertimbangan tempat)
WhenKapan akan dikerjakan (waktu mulai dan akhir)
WhoSiapa yang mengerjakan
HowBagaimana cara mengerjakannya
RENCANA DAN PENGENDALIAN
• PENGENDALIANPembatas yang menjaga agar rencana berjalan pada jalurnya
• Tiga Utama yang harus dikendalikan• Waktu• Biaya• Faktor Sukses
• Bila pelaksanaan rencana menyimpang dari target,penyelia harus mengambil tindakan korektif
• Penetapan batas pengendalian harus menghasilkanumpan balik untuk memicu munculnya tindakankorektif
SIAPA YANG INGIN JADI ?
PEMIMPI
VS
PEMIMPIN
AYO BANGUN MENARA TERTINGGI GS
MENGAPA RAGU-RAGU MENETAPKAN SASARAN ?
• Takut gagal
• Kurangnya pengetahuan mengenai organisasi
• Kurang mengetahui situasi lingkungan (internal – eksternal)
• Enggan memasukkan sasaran alternatif
• Kurang yakin
KOMPETENSI MANAJERIAL
PLANNING
ORGANIZING
STAFFING
DIRECTING
CONTROLLING
TOP
MANAJER
MIDDLE
MANGER
FIRST
L INE
MGR
(T. Mahoney)
ORGANIZING
• Menentukan sumberdaya dan kegiatanuntuk mencapai sasaran
• Merancang / membentuk kelompok kerjayang sesuai
• Membagi komponen kegiatan untukmencapai tujuan kedalam kelompok
• Menetapkan wewenang diantara kelompokatau unit organisasi (pendelegasian tugasdan tanggung jawab)
• Koordinasi
KOORDINASI
Proses mengintegrasikan sasan dan kegiatan dari berbagi unit (departemen atau wilayah
fungsional) dengan tujuan untuk merealisasikan sasaran umum organisasi
secara efisien
STAFFING
• Penempatan karyawan
• Orientasi sasaran kegiatan
• Fokus dan motivasi
• Pengembangan dan pelatihan
• Usulkan promosi / rotasi/ demosi
DIRECTING (LEADING / ACTUATING)
• Meminpin
• Memilih saluran komunikasi
• Mengatasi hambatan
• Memecah konflik
CONTROLING
• Mengukur kinerja dan membandingkandengan standard yang telah ditetapkan(gunakan ukuran keberhasilan)
• Menditeksi terjadinya penyimpangan
• Melakukan tindak koreksi
• Merancang kembali perencanaan kerja
SKILLS NEEDED (Robert L Katz)
TOP MANAGER MIDDLE MANAGER SUPERVISOR
R / F (PELAKSANA)
KETRAMPILAN TEHNIS
• Expert / Profesional
• Kemampuan untuk menerapkan ketrampilannya (pengetahuan spesifiknya)
KETRAMPILAN HUBUNGANANTAR MANUSIA
• Kemampuan untuk bekerja bersama orang lain
• Memahami dan memotivasi orang lain
• Menjadi pendengar yang baik
• Mengelola konflik
• Berkomunikasi
• Delegasi = seni
SkillKnowledge
Self - ConceptTraitMotive
Hard Competences
Soft Competences
(David Mc Clelland)
PERAN STRATEGIS MANAJERIAL SUPERVISOR
PERAN STRATEGISMANAJERIAL SUPERVISOR
SUPERVISOR
Manajemen
SPVLainnya
Karyawan
Staff Ahli
Klien / Supplier
Mitra Pekerja
BEKERJA BERSAMA DAN MELALUI ORANG LAIN
• Atasan• Bawahan• Sesama• Konsumen• Suppier• Konsultan
“ The art of getting things done through people “
Marry P. Follet
BERTANGGUNG JAWAB
• Tugas dijalankan dengan sukses dan rapi• Bertanggung jawab terhadap tindakan
anak buah
MENJAGA KESEIMBANGAN
• Antara sasaran dan prioritas
• Antara atasan dan bawahan
• Antara ideal dan kenyataan
• Contingency approach
BERFIKIR ANALISTISDAN KONSEPTUAL
• Merinci masalah menjadi beberapa komponenyang konkrit / jelas
• Menganalisis setiap komponen• Mengajukan alternatif setiap komponen• Mengajukan alternatif jalan keluar• Melihat seluruh tugas dalam kerangka tugas
lain dan implikasikan terhadap keseluruhanorganisasi
MENJADI MEDIATOR
• Mengatasi konflik (perbedaan pendapat)
• Berpihak pada semua pihak• Menyampaikan informasi
yang benar pada situasi dan kondisi yang tepat (komunikatif)
• Menciptakan suasana yang mendukung tercapainya sasaran kerja
MENJADI SIMBOL
• Manajer / Supervisor adalah apa yang dilakukannya
• Membawakan keberhasilan / kegagalan kelompok
• Mengatasi permasalahan unit sebagaimana yang dilakukan manajemen lebih tinggi
MENGECEK ULANGPELAKSANAAN RENCANA
• APAMenyatakan tujuan dalam bentuk spesifikasi hasil, mutu, biaya dsb
• DI MANAMenetapkan lokasi tujuan atau tempat kemana produk / jasa dikirim
• KAPANMencatat perkiraan waktu anda melaksanakan pekerjaan
• BAGAIMANAMenggunakan metode, prosedur dan urutan pekerjaan
• SIAPAYang bertanggung jawab terhadap pelaksanaan tugas. Menetapkanwewenang orang tersebut, serta seberapa jauh sumberdaya yangdibutuhkan (peralatan, mesin, orang dan bahan baku dsb)
Keputusan akan sangat dibutuhkan dalam menentukan cara pemecahan masalah.
Dalam banyak hal pemecahan masalah adalah pengambilan keputusan
HUBUNGAN ANTARA PEMECAH MASALAH DAN PENGAMBILAN KEPUTUSAN
• Nyatakan masalah secara jelas dan spesifik(hindari pernyataan yang bersifat umum)
• Kumpulkan semua informasi yang berkaitandengan masalah
• Kumpulkan sebanyak mungkin penyebabmasalah (pastikan ada sesuatu yang berubah)
TAHAP-TAHAP DALAM PEMECAHAN MASALAH DAN PENGAMBILAN
KEPUTUSAN
• Pilih penyebab yang tampak paling mungkin• Ajukan sebanyak mungkin cara untuk
menghilangkan penyebab (melalui brainstorming)• Evaluasi baik buruknya setiap alternatif pemecahan
yang diajukan
TAHAP-TAHAP DALAM PEMECAHAN MASALAH DAN PENGAMBILAN
KEPUTUSAN
• Tentukan kriteria (anda perlu berkonsultasidengan orang-orang yang dapat memberipendapat khusus tentang kriteria yang anda pilih)
• Pilih alternatif terbaik. Inilah fase pengambilankeputusan (pertimbangkan peluang sukses danresiko gagal)
TAHAP-TAHAP DALAM PEMECAHAN MASALAH DAN PENGAMBILAN
KEPUTUSAN
• Uraikan rencana pelaksanaan pemecahanmasalah yang anda pilih. Tetapkan apa yangdilakukan, bagaimana caranya, siapapelaksananya, dimana serta kapan, berapa danayang diperlukan, sumber daya apa saja yangdimanfaatkan, kapan batas waktupenyelesaiannya
TAHAP-TAHAP DALAM PEMECAHAN MASALAH DAN PENGAMBILAN
KEPUTUSAN
PENDELEGASIAN
• DelegasiTindakan pemberian otoritas dan tanggungjawab formal untuk melaksanakanpekerjaan tertentu kepada bawahan
• Delegasi = Pemberian Kepercayaan
LANGKAH-LANGKAH DALAMPEMBERIAN DELEGASI
• Tentukan tugas mana yang dapat didelegasikan(biasanya tugas yang menantang dan memberipeluang untuk mengembangkan bawahan)
• Putuskan siapa yang akan menerima penugasan(siapa yang memiliki waktu khusus, untuk siapapengalaman berkembang ini diperlukan)
• Delegasikan penugasan (siapkan informasirelevan yang diperlukan, jelaskan alasanpendelegasian itu, buka suasana bebas untukberkomunikasi antara anda dengan orang yanganda beri delegasi)
• Beri pernyataan yang jelas tantang apa yangmereka lakukan
• Seberapa jauh mereka boleh bertindak danseberapa ketat pengawasan yang akan andalakukan
• Beritahu kepentingan relatif dari pekerjaan itusehingga mereka bisa menentukan seberapabesar perhatian harus dicurahkan
APA YANG HARUS ANDA KATAKAN KEPADA KARYAWAN TENTANG TUGAS YANG
DIDELEGASIKAN
• Beritahu mengapa anda mendelegasikanpekerjaan tersebut
• Tetapkan ruang lingkup tugas yang andadelegasikan dan usahakan agar orang lainyang diserahkan kepada seorang karyawandisertai dengan pemberian wewenang
APA YANG HARUS ANDA KATAKAN KEPADA KARYAWAN TENTANG TUGAS YANG
DIDELEGASIKAN
• Karyawan memiliki kesempatan untukbelajar
• Tugas-tugas yang didelegasikan akanmenambah kepuasan kerja
• Delegasi kadang bisa merupakanpenghargaan
MENGAPA KARYAWAN HARUS MENERIMA PENDELEGASIAN
PENDELEGASIAN YANG KELIRU
• Pekerjaan kasar, menjengkelkan ataumembosankan yang tidak memberi peluanguntuk mengembangkan diri
• Memberi beban melampaui batas waktuatau kemampuan karyawan
• Gagal mencocokkan tanggung jawab denganwewenang yang sesuai untuk menghasilkansumber daya yang diperlukan
• Terlalu membiarkan atau terlalu mengekang
5 DASAR MOTIVASI BAWAHAN DAN POWER SEORANG PEMIMPIN MANAJERIAL
• BENEFIT POWERDidasari oleh manfaat atau imbal jasa yang diterima oleh bawahanatau pengikut dari pemimpinnya
• COERCIVE POWERKeterpaksaan atau rasa bawahan atau pengikut. Dari pihakpemimpin didasari pada kekuasaan atau otoritas
• REFERENT POWERAdanya referensi tertentu dari luar sisi pemimpin itu sendiri
• EXPERT POWERPemimpin memiliki keunggulan / keahlian pada bidang tertentu
• LEGITIMATE POWERPemimpin dipandang layak diterima. Unsur legitiminasi datang daridalam diri si pemimpin. Dia memiliki kompetensi sebagaimanadituntut pada diri seorang pemimpin
GAYA KEPEMIMPINAN
• Kepemimpinan yang lebih berorientasi padatugas
• Kepemimpinan yang lebih berorientasi padamanusia atau karyawan
ORIENTASI PADA TUGAS / HASIL
• Lebih menekankan prestasi kerja, hasil atauproduksi
• Cenderung kurang memperhatikankepentingan karyawan danpengembangannya
• Titik berat perhatiannya lebih pada hal-halyang berkaitan langsung pada pelaksanaantugas atau hasil kerja
ORIENTASI PADA ORANG
• Mengutamakan pendekatan lewat motivasi,ketimbang pengawasan
• Dalam proses pengambilan keputusancenderung mengikutsertakan bawahan
• Hubungan dengan bawahan cenderungbersifat informal
• Jalinan hubungan dengan bawahan lebihberdasarkan kepercayaan (trust) dankemitraan (saling menghargai)
KUALITAS KEPEMIMPINAN
• Visioner• Kemampuan berkomunikasi• Kemampuan mengelola manusia• Karakter positif• Memiliki kompetensi• Memiliki keberanian mengambil sikap,
mengambil keputusan dan menanggungresiko
VISIONER
• Visi merupakan jiwa kepemimpinan• Dalam visi terkandung nilai-nilai yang
menjadi “kompas” bagi organisasi dananggotanya
• Visi merupakan sumber inspirasi dan dayadorong bagi anggota dalam menetapkantujuan yang harus dicapai
• Visi merupakan salah satu tolok ukur dansekaligus cermin bobot kepemimpinanseseorang
KEMAMPUAN KOMUNIKASI
• Perlu diciptakan kondisi, situasi dan iklimkomunikasi yang mampu menimbulkanoptimisme
• Perlu kemampuan berperan sebagai narator• Pengecekan persepsi pada pendengar atau
hasil komunikasi• Menjadi pendengar yang baik (aktif)
KEMAMPUAN MENGELOLA MANUSIA
• Visible dan availablePerlu secara nyata terlibat dalam persoalan yang dialamipengikutnya. Juga harus memiliki mental siap sediadalam mencari jalan keluar dari masalah yang ada
• Praise in public, Criticize in privatePengakuan prestasi pengikut di forum umummerupakan penghargaan. Kritik disampaikan secarapersonal
• Menghemat otoritasTidak mudah main obral dalam memanfaatkan otoritasyang dimiliki
• Rasa Humor yang sehatUntuk mencairkan suasana yang kaku dan tegang
KARAKTER
• Rendah hati• Integritas yang utuh• Fleksibel dan adaptif• Transparan• Percaya diri
PEMIMPIN VS PENGIKUT
Pemimpin Pengikut
Berinisiaif Bereaksi
Mengangkat telepon dan melakukan kontak
Menunggu telepon berdering
Menghabiskan waktu untuk merencanakan;
mengantisipasi masalah
Menghabiskan waktu untuk bereaksi terhadap masalah
Menginvestasikan waktu dengan orang lain
Menghabiskan waktu dengan orang lain
Mengisi daftar agenda menurut prioritas
Mengisi daftar agenda menurut permintaan
PAULUS WINARKO – BECOMING TRUE LEAEDER
“MATURNITY” BAWAHAN
• JOB MATURNITY – ABLE
• Job knowledge, Skill & Experience• PSYCHOLOGICAL MATURITY – WILLING
• Independence• Interdependence• Confidence• Commitment• Motivation
M 1DEAD MEAT
M 2NEW MEAT
M 4EFFECTIVE
M 3FRUSTATED
WILLINGNESS HIGH
HIGH
ABILITY
LOW
4 TINGKAT “MATURNITY”
4 TINGKAT “MATURNITY”
• M I = UNABLE AN UNWILLING
• M II = UNABLE BUT WILLING
• M III = ABLE BUT UNWILLING
• M IV = ABLE AND WILLING
TINGKAT KESIAPAN M 1
• Tidak mampu dan tidak mau : tidak mampukurang komitmen dan kurang motivasi
• Tidak mampu dan tidak yakin : tidak mampu dankurang percaya diri
• Gaya kepemimpinan yang cocok : Menyampaikaninstruksi khusus dan memantau kinerja secaraketat(Pemberitahuan – Membina – Mengarahkan –Menetapkan)
TINGKAT KESIAPAN M 2
• Tidak mampu tetapi mau : kurang mampu tetapimemiliki motivasi dan usaha
• Tidak mampu tetapi konfiden : kurang mampu,tetapi konfiden sejauh ada bimbingan daripemimpin
• Gaya kepemimpinan yang cocok : menjelaskankeputusan dan memberi kesepatan mintapenjelasan (Menjual - Menerangkan -Memperjelas - Mengajak)
TINGKAT KESIAPAN M 3
• Mampu tetapi Tidak Mau : mempunyaikemampuan untuk melaksanakan tugas, tetapitidak mau menggunakan kemampuannya.
• Mampu tetapi tidak yakin : mempunyaikemampuan melaksanakan tugas, tetapi tidakyakin atau kurang berani melakukannyasendirian.
• Gaya kepemimpinan yang cocok : menyumbangide dan membantu dalam pengambilankeputusan (Berpartisipasi – Memberi keberanian– Bekerjasama – Mengikatkan diri)
• Mampu dan mau : mempunyai kemampuanuntuk melaksanakan tugas,dan komitmen
• Mampu dan Konfiden : mempunyaikemampuan melaksanakan tugas, dankeyakinan bahwa ia bisa melakukannya.
• Gaya kepemimpinan yang cocok : mengalihkantanggung jawab pengambilan keputusanberikut implementasinya (Pendelegasian –Mengamati – Memantau – MemenuhiKomitmen)
TINGKAT KESIAPAN M 4
SEBAIK APA
ANDA MELATIH
TIM ANDA ?
KOMPETESI PEMIMPIN YANG SUKSES
• Memiliki ilmu pengetahuan• Berjiwa “Entrepreneur”
Efisien, Orientasi & Proactive• Kompetensi Intelektual
Berfikir Logis, seorang konseptor, mendiagnosamasalah
• SocioemotionalPengendalian diri, spontan, persepsi yang objektif,penilaian diri yang akurat, stamina tinggi dan dapatberadaptasi
• Kompetensi InterpersonalPercaya diri, merangsang orang lain untuk maju,komunikasi lisan yang handal, mengelola kelompok
KOMUNIKASI SEBAGAI PEMIMPIN
• Berkomunikasi lisan dan tulisan• Berkomunikasi : memberi & menerima• Sebagai pemimpin yang efektif :
• Membaca : memahami dengan jelas• Menulis : jelas & tanpa salah paham• Berbicara : berdua, massal• Mendengar : empati
I’M YOU’RE•OK OK•OK NOT OK•NOT OK OK•NOT OK NOT OK
TRANSAKSI KOMUNIKASI
MENTALITAS TRANSAKSI
• MentalitasBerkekurangan vs Mentalitas berkelimpahan
• Pola-pola transaksi :
LOSE-LOSE LOSE-WIN
WIN-WINWIN - LOSE
PERTIMBANGAN
BERANI
WIN
LOSE
LOSE WIN
KARAKTER WIN-WIN
• Integritas TinggiValues → Trust, Commitment
• KematanganImbang antara Courage VS Consideration
• Mental Baja• Hidup bukan kompetisi besar• Lihat kepuasan =/= kompetisi, komparasi
MEMAHAMI DULU
• Kedua pihak memahami semua „points‟dari kedua pihak
• Mau mengerti orang lain, siap dipengaruhi• Terbuka → memberi tempat orang lain
MEMBERI PERINTAH
• Jangan gunakan untuk menambah power• Hindari sikap masa bodoh• Perhatikan kata-kata• Jangan anggap mereka paham = use a simple stupid
word• Upayakan umpan balik• Jangan terlalu banyak• Berikan detil yang dibutuhkan• Hindari kontroversi• Jangan hanya kepada manusia yang mau / bisa• Jangan cari kesalahan• Jangan berlaku “Bossy”
MOTIVASI
• Sesuatu yang dapat diberikan atau dikerjakanoleh seseorang kepada yang lain agarbersikap, berperilaku dan bertindak sepertidiharapkan
• Motivasi datang dari Supervisor, tetapi datangdari karyawan sendiri (inner drive, impulse)
• Supervisor hanya menstimulasi, membuka,menyadarkan, memberi pengaruh
• Stimulasi paling kongkrit melalui teladan darisupervisor
MEMOTIVASI BAWAHAN
• Mendelegasikan wewenang dan tanggung jawab• Mengupayakan perluasan cakupan masing-
masing pekerjaan bawahan :• Rotasi pekerjaan (job rotation)• Perluasan pekerjaan (job enlargement)• Pemerkayaan pekerjaan (job enrichment)
• Manajemen Partisipatif• Quality Control, PQM• Quality work of live
• Supervisi melalui MBO (management by objective)
• QWL (Quality work of live)kesempatan bagi karyawan di semua level untukterlibat dalam membentuk suasana dan lingkungankerja, melalui partisipasi mereka dalam membuatkeputusan-keputusan terkait dengan pekerjaan dandengan tetap memperhatikan self esteem dankepuasan mereka dalam bekerja
• MBO (Management by objective)• Setiap karyawan dilibatkan dalam menetapkan target
kinerja baik unit maupun target dirinya sendiri• Menjadi sasaran untuk menilai tingkat pencapaian hasil
kerja karyawan sendiri yang dikaitkan dengan target unit
MEMOTIVASI BAWAHAN
BAGAIMANA ANDA MELIHAT KAMI ?
GRIYA SATRIA
CACAT FATAL SEORANG PEMIMPIN
CACAT FATAL
KurangSensitif
Terlalu Percaya
diri
Tidak Menguasai
Tugas
Arogan danEgois
Terlalu Ambisiusdalam Jabatan
Tidak mampu
Berfikir secara logis / Strategis
Mengkhianatikepercayaan
Gagal dalam Pendelegasiandan Kerja Tim
Gagal dalamMembina Kader
/ staff
Tidak mampuMenghadapiAtasan yang
sulit
semoga sukses menyertai anda