PEMAHAMAN STANDAR ISO 9001:2000

PENGENALAN ISO 9001:2000STANDARDISASIMeliputi kegiatan perumusan/membuat standar, menerbitkan standar, penerapan, pengujian, inspeksi, audit dan sertifikasi.

Tingkatan standar : 1. Internasional : ISO 2. Regional : Peraturan di Uni Eropa 3. Nasional : SNI, JIS, BS, DIN 4. Perusahaan : Konsultan PT. Indah KaryaISOInternational Organization for StandardizationTechnical Committee (TC) 176 bertanggung jawab untuk pembuatan standar sistem manajemen mutu (smm).1987 : penerbitan ISO 90001994 : revisi pertama2000 : revisi kedua, berfokus pada kepuasan pelanggan dan pendekatan prosesISO 9000 versi 2000Mencakup beberapa seri :ISO 9000:2000: Quality Management System (QMS) Fundamental and Vocabulary ISO 9001:2000:QMS-RequirementsISO 9004:2000:QMS-Guidance for performance improvementISO 19011: Guidance for auditing management systemSejarah Perkembangan Standar MutuMil-Q-9858MIL-1-45208AQAP 1,4,9BS 57501979BS 4891BS 5179ISO 90001987ISO 90001994ISO 90002000SNISNI 19 9001 2001Perkembangan ISO 9001ISO 9001 : 1987 Quality System Quality AssuranceISO 9001 : 1994 -> Quality System -> Quality AssuranceISO 9001 : 2000 -> QMS -------------> Quality Assurance + Customer Satisfaction PRINSIP DASAR ISO 9001:2000PENDEKATAN PROSESPENDEKATAN SISTEMPRINSIP PDCAPERBAIKAN BERKESINAMBUNGANPENDEKATAN PROSESMPROSESKISO 9001:20001. RUANG LINGKUP2. REFERENSI NORMATIF3. ISTILAH DAN DEFINISI4. SISTEM MANAJEMEN MUTU5. TANGGUNG JAWAB MANAJEMEN6. MANAJEMEN SUMBER DAYA7. REALISASI PRODUK8. PENGUKURAN, ANALISIS DAN PERBAIKAN DEFINISIIS0 9001:2000 adalah suatu standar internasional untuk sistem manajemen mutu (SMM).SMM adalah sistem manajemen untuk mengarahkan dan mengendalikan organisasi dalam hal mutu.Suatu sistem manajemen mutu merupakan sekumpulan prosedur terdokumentasi dan praktek-praktek standar untuk manajemen sistem yang menjamin kesesuaian dari suatu proses dan produk (barang/ atau jasa) terhadap kebutuhan atau persyaratan tertentu, yang ditentukan oleh pelanggan dan organisasi.

ISO 9001:2000 telah diadopsi oleh lebih dari 150 negara didunia dan lebih dari 200.000 organisasi pemerintah dan swasta di dunia telah memperoleh sertifikat ISO 9001:2000.

MANFAAT PENERAPAN ISOSTANDAR KERJA YANG JELASKONSISTENSI TERHADAP PROSES DAN PRODUK PEKERJAANJAMINAN KEPASTIAN MUTUMENGUBAH PARADIGMA DAN BUDAYA KERJAMENINGKATKAN DAYA SAING

MANFAAT PENERAPAN ISOMeningkatkan kepercayaan dan kepuasan pelanggan melalui jaminan mutu yang terorganisir dan sistematikPerusahaan yang telah bersertifikat ISO 9001:2000 diijinkan untuk mengiklankan pada media massaMeningkatkan mutu dan produktivitas dari manajemenMeningkatkan kesadaran mutu pada perusahaanMANFAAT PENERAPAN ISOPerusahaan terdaftar pada Lembaga Sertifikasi, diaudit secara periodik

Pelanggan akan mudah mencari pemasok yang bersertifikat ISO 9001:2000 berarti terbuka kesempatan pasar baru

Terjadi perubahan positif dalam hal budaya mutu bagi karyawan organisasi (perusahaan), karena terdorong mempertahankan sertifikat ISO 9001:2000

SISTEM MANAJEMEN MUTU ISO 9001 : 2000 merupakan PENERAPAN dari :Perencanaan mutuPengendalian mutuJaminan MutuPerbaikan MutuProspek Bidang JasaInternational Organization for Standardization (ISO) memperkirakan bahwa standar jasa akan menjadi isu terhangatdalam perkembangan standar industri selama dekade mendatang. Hal ini karena industri jasa mencakup 20 persen dari nilai perdagangan dunia dan pertumbuhannya mencapai 8 persen. Nilai transaksi lintas jasa memiliki lebih dari 30 persen nilai perdagangan dunia antar negara.

DIAGRAM ALIRPROSES PENERAPAN SMM ISO

1.PELATIHAN SMM ISO 9001:2000 2.PEMBUATAN DOKUMENTASI 3.PENERAPAN4.AUDIT INTERNAL5.APLIKASI KE LEMBAGA SERTIFIKASI6.AUDIT EKSTERNAL7.SERTIFIKASI (Pra-asesmen,asesmen)LANGKAH-LANGKAH PENERAPAN SMM ISO 9001:20001. Komitmen Manajemen Puncak2. Menunjuk Wakil Manajemen3. Membentuk Tim ISO 9001:20004. Melakukan analisa kondisi awal5. Tentukan ruang lingkup ISO yang akan diterapkan6. Pelatihan pemahaman ISO bagi manajemen puncakLANGKAH-LANGKAH PENERAPAN SMM ISO 9001:20008.pelatihan pembuatan dokumen sistem mutu9. Membangun dokumen sistem mutu10. Sosialisasi dan penerapan sistem mutu11. Melakukan audit mutu internal12. Melakukan perbaikan temuan hasil audit mutu internal13. Melakukan rapat tinjauan manajemen14. Sertifikasi

DELAPAN PRINSIP MANAJEMEN 1. FOKUS PELANGGAN2. KEPEMIMPINAN3. DUKUNGAN (Keterlibatan) KARYAWAN4. PENDEKATAN PROSES5. PENDEKATAN SISTEM TERHADAP MANAJEMEN6. PERBAIKAN BERKESINAMBUNGAN7. PENDEKATAN FAKTUAL DALAM PENGAMBILAN KEPUTUSAN 8. HUBUNGAN PEMASOK YANG SALING MENGUNTUNGKAN 1. Fokus Pelanggan Organisasi tergantung pada pelanggan, mereka harus Memahami harapan dan kebutuhan pelangganMerencanakan dan memenuhi kebutuhan dan mencoba untuk melebihi harapan kebutuhan saat sekarang dan yang akan datang 1. Fokus PelangganManfaat menerapkan Fokus Pelanggan :Meningkatkan penerimaan dan pangsa pasarMeningkatkan efektivitasMeningkatkan loyalitas pelanggan melalui pengulangan transaksi Butir 5.1 Komitmen ManajemenButir 5.2 Fokus PelangganButir 5.5.2 Wakil ManajemenButir 5.6.2 Tinjauan Masukan

Butir ISO 9001:20005.6.3 Tinjauan Keluaran6.1 Penyediaan sumber daya7.2 Proses yang berhubungan dengan pelanggan7.5.4 Barang Milik Pelanggan8.2.1 Kepuasan Pelanggan8.3. Analisis Data8.5.1 Perbaikan berkesinambungan8.5.2. Tindakan Koreksi

2. KepemimpinanManajemen Puncak harus

Menetapkan suatu kebijakan dan sasaran mutu untuk memberi arah dan maksud organisasi. Menciptakan suatu lingkungan di mana staf dapat dilibatkan dalam mencapai sasaran yang harus dikemudikan olehnya dan melibatkan setiap orang.

2. KepemimpinanManfaat menerapkan Kepemimpinan:Seluruh anggota akan memahami dan termotivasi menuju sasaran dan tujuan organisasiAktivitas akan dievaluasi, disesuaikan dan diterapkan dalam satu kesatuan caraMeminimumkan kesalahan komunikasi diantara tingkat-tingkat dalam organisasiButir 5 Tanggung jawab manajemenButir 6 Pengelolaan Sumber DayaButir 8.4 Perbaikan3. Dukungan KaryawanDUKUNGAN KARYAWAN ini dimulai dengan komunikasi dengan pelanggan dan mengirim informasi ini kepada semua orang yang terkait dengan memenuhi persyaratan pelanggan. Orang-orang pada semua tingkat perlu untuk dilibatkan dalam memenuhi kebutuhan pelanggan dan dapatnya terlibat penuh mereka mendapatkan kemampuannya untuk digunakan demi kepentingan organisasi, diri mereka, rekan sekerja dan pelanggan.Komunikasi antar pihak harus dituliskan dan proses produksi atau jasa harus diselenggarakan sesuai dengan instruksi tertulisnya.3.Dukungan KaryawanManfaat penerapan Dukungan Karyawan :Karyawan dalam organisasi menjadi termotivasi, memberikan komitmen dan terlibatMenumbuhkembangkan inovasi dan kreativitas dalam mencapai tujuan-tujuan organisasiKaryawan menjadi bertanggung jawab terhadap kinerja merekaKaryawan menjadi giat berpartisipasi dalam perbaikan berkesinambunganButir ISO 9001:20005.5.1 Tanggung jawab dan wewenang5.5.2 Komunikasi internal6.4 Lingkungan kerja8.5.1 Perbaikan berkesinambungan8.5.2 Tindakan Koreksi8.5.3 Tindakan Pencegahan4. Pendekatan ProsesSuatu hasil yang diinginkan dicapai lebih secara efisien ketika aktivitas dan sumber daya yang terkait diatur sebagai sebuah proses. Proses Pendekatan harus dipusatkan pada pengendalian masukan ke dalam proses dan pencegahan ketidaksesuaian.

4.Pendekatan ProsesManfaat penerapan Pendekatan Proses: Efektivitas penggunaan sumber-sumber daya Waktu siklus produksi lebih pendek Hasil-hasil menjadi meningkat, konsisten dan dapat diperkirakan Kesempatan perbaikan menjadi prioritas dan terfokus

Butir ISO 9001:20004.1 Persyaratan umum5.5.1 Tanggung jawab dan wewenang6.1 Penyediaan sumber daya7 Realisasi produk8.2.3 Pemantauan dan Pengukuran ProsesPendekatan ProsesPasal-pasal terkait dalam standar ISO 9001 untuk persyaratan umum yang menuntut identifikasi , urutan dan interaksi memproses untuk diidentifikasi, persyaratan dokumentasi, wakil manajemen, desain, perencanaan untuk perwujudan produk, pengesahan proses dan monitoring dan mengukur proses

5. Sistem pendekatan terhadap manajemenPemasok produk atau jasa harus merencanakan bagaimana mereka akan memenuhi persyaratan pelanggan. Rencana harus meliputi semua aktivitas berkenaan dengan mutu dari hubungan awal pelanggan untuk penyerahan dan monitoring kepuasan pelanggan. Mengidentifikasi, pemahaman dan mengelola proses saling berhubungan ini, sebagai sebuah sistem, berperan untuk mencapai sasaran yang efektif dan efisien. Pengendalian atas mata rantai dan interface proses yang terlibat adalah penting untuk manajemen yang baik.

.5. Pendekatan Sistem terhadap Manajemen

Manfaat penerapan :Integrasi dan kesesuaian proses-prosesKemampuan memfokuskan usaha-usaha pada proses-proses kunciMemberikan kepercayaan kepada pihak yang berkepentingan terhadap konsistensi, efektivitas dan efisiensi dari organisasiButir 4. Sistem manajemen mutuButir 5. Tanggung jawab manajemen Butir ISO 9001:20016. Pengelolaan sumber daya7. Realisasi Produk8. Pengukuran, Analisis dan PerbaikanPendekatan Sistem terhadap Manajemen

Pasal-pasal dari ISO 9001 yang menggambarkan sistem pendekatan system untuk manajemen adalah persyaratan umum 4.1, dalam persyaratan dokumentasi, manual mutu, perencanaan sistem manajemen mutu, pengendalian dokumen dan arsip, komunikasi internal, tinjauan ulang manajemen, perencanaan realisasi produk, identifikasi dan mampu telusur, pemeliharaan produk dan perbaikan berkesinambungan6. Perbaikan berkesinambungan Ini harus diarahkan pada semua orang sebagaimana tak seorangpun dan sistem yang sempurna. Kita harus belajar dari kesalahan dan permasalahan dan secara terus menerus meningkatkan sistem kita. Kita harus mengadopsi ukuran pencegahan seperti pelatihan dan audit ke preempt masalah. Peningkatan yang berkesinambungan keseluruhan kinerja perusahaan harus jadi sasaran permanent.

Pasal-pasal terkait dalam standar ISO 9001:2000 adalah pasal 4.1 persyaratan umum, persyaratan dokumentasi, komitmen manajemen, kebijakan mutu, sasaran hasil mutu, wakil manajemen, pengawasan intern, analisa data, tindakan pencegahan dan mengoreksi dan improvement.6.Perbaikan berkesinambunganManfaat penerapan :Meningkatkan keunggulan kinerja melalui perbaikan kemampuan organisasiKesesuaian dari aktivitas-aktivitas perbaikan pada semua tingkat terhadap tujuan strategik organisasiFleksibilitas bereaksi secara cepat terhadap kesempatan yang ada 4.1; 5.1; 5.3; 5.5.3; 5.6; 6.1;8.1;8.4Butir dalam ISO 9001:20004.1 Persyaratan Umum5.1 Komitmen Manajemen5.3 Kebijakan mutu5.5.3 Wakil Manajemen5.6 Tinjauan manajemen6.1 Penyediaan sumber daya8.1 Umum8.4 Perbaikan6.Perbaikan berkesinambunganPasal-pasal ISO 9001 yang menyertai adalah, sasaran mutu, system manajemen mutu, perencanaan, wakil manajemen mutu, komunikasi internal, tinjauan manajemen, pengendalian alat pengukur dan monitoring kepuasan pelanggan, audit internal dan peningkatan berkesinambungan7. Pendekatan Fakta dalam membuat keputusan Keputusan efektif didasarkan pada analisa data dan informasi. Informasi dan data bersama-sama sistem dengan komunikasinya harus dibuat. Informasi harus dikumpulkan dalam suatu yang tidak bias dan dimana mungkin bermakna satu. Jalur komunikasi yang jelas adalah penting.

Pasal-pasal ISO 9001 yang menyertai adalah, sasaran mutu, system manajemen mutu, perencanaan, wakil manajemen mutu, komunikasi internal, tinjauan manajemen, pengendalian alat pengukur dan monitoring kepuasan pelanggan, audit internal dan peningkatan berkesinambungan.7. Pendekatan Faktual dalam pengambilan keputusanManfaat penerapan :Keputusan-keputusan berdasarkan informasi yang akuratMeningkatkan kemampuan untuk menunjukan efektivitas dari keputusan melalui referensi terhadap catatan-catatan faktualMeningkatkan kemampuan untuk meninjau-ulang serta mengubah opini dan keputusan5.7 Tinjuan Manajemen8. Pengukuran, analisis dan perbaikan8. Hubungan Pemasok yang saling menguntungkan Pelanggan dan Pemasok adalah tergantung pada hubungan satu sama lain yang saling menguntungkan akan menghasilkan keuntungan pada semua pihak, seperti peningkatan mutu. Hubungan ini mulai dengan komunikasi yang jelas dan dibangun pada konsistensi tujuan dan kepercayaan.

8. Hubungan pemasok yang saling menguntungkanManfaat penerapan :Meningkatkan kemampuan untuk menciptakan nilai bagi kedua pihakMeningkatkan fleksibilitas dan kecepatan bersama untuk menanggapi perubahan pasar atau kebutuhan dan ekspektasi pelangganMengoptimumkan biaya dan penggunaan sumber-sumber dayaButir 7.4 PengadaanModel sistem manajemen mutu berdasarkan proses5 bagian utama :Sistem manajemen mutuTanggung jawab manajemenManajemen sumber dayaRealisasi produkAnalisis, pengukuran dan perbaikan

PENDAHULUAN Gambar 1 - Model Sistem Manajemen Mutu Berdasarkan ProsesPT INDAH KARYA (Persero)KONSULTAN ENJINERING & MANAJEMENStandard ISO 9001:2000PelangganKepuasanMasukanKeluaran

Perbaikan berkelanjutan dari Sistem Manajemen MutuTanggung jawab Manajemen

Manajemen Sumber Daya

Pengukuran, Analisis dan Perbaikan

PelangganRealisasiProdukProdukPersyaratanKegiatan penambahan nilaiAliran Informasi4. SISTEM MANAJEMEN MUTU4.1. Persyaratan Umum4.2. Persyaratan Dokumentasi4.2.1. Umum4.2.2. Manual Mutu4.2.3. Pengendalaian Dokumen (6 prosedur terdokumentasi)4.2.4. Pengendalian Rekaman (minimal 21 rekaman)Hirarki dokumenManual mutuProsedureInstruksiCatatan

PROSEDUR YANG DISYARATKAN (TERDOKUMENTASI)Pengendalian dokumen (4.2.3)Pengendalian rekaman (4.2.4)Audit Internal (8.2.2)Pengendalian Produk Tidak Sesuai (8.3)Tindakan koreksi (8.5.2)Tindakan Pencegahan (8.5.3)REKAMAN (ada 21 butir)Hasil-hasil peninjauan ulang (5.6.1)

Hasil-hasil dari pendidikan dan pelatihan, ketrampilan dan pengalaman, kompetensi personel (6.2.2)

REKAMAN (lanjutan)Bukti-bukti bahwa realisasi proses dan produk yang dihasilkan telah memenuhi persyaratan(7.1)Hasil-hasil dari peninjauan-ulang persyaratan-persyaratan yang terkait dengan produk dan tindak lanjut tindakan-tindakan dari hasil peninjauan ulang itu (7.2.2)

REKAMAN (lanjutan)Hasil-hasil dari masukan desain dan pengembangan yang terkait dengan persyaratan produk(7.3.2)Hasil-hasil peninjauan ulang desain dan pengembangan beserta tindakan-tindakan yang diperlukan (7.3.4)Hasil-hasil verifikasi desain dan pengembangan beserta tindakan-tindakan yang diperlukan (7.3.5)REKAMAN (lanjutan)Hasil-hasil validasi desain dan pengembangan beserta tindakan-tindakan yang diperlukan (7.3.6)Hasil-hasil peninjauan ulang perubahan desain dan pengembangan beserta tindakan-tindakan yang diperlukan (7.3.7)Hasil-hasil evaluasi pemasok beserta tindak-lanjut yang diperlukan berdasarkan hasil evaluasi (7.4.1)

REKAMAN (lanjutan)Apabila diperlukan oleh organisasi guna menunjukkan bahwa validasi dari proses yang menghasilkan keluaran tidak dapat diverifikasi oleh pemantauan atau pengukuran berurutan (7.5.2)Identifikasi unik dari produk, apabila kemampuan telusur produk itu diperlukan (7.5.3)REKAMAN (lanjutan)Barang-barang milik pelanggan yang hilang, rusak, atau lainnya yang ditemukan menjadi tidak sesuai untuk penggunaan (7.5.4)Kriteria-kriteria dasar yang digunakan untuk kalibrasi atau verifikasi peralatan pengukuran apabila tidak ada standar pengukuran nasional atau internasional (7.6)

REKAMAN (lanjutan)Validasi dari hasil-hasil pengukuran terdahulu apabila peralatan pengukuran yang ditemukan tidak sesuai dengan persyaratan (7.6)Hasil-hasil dari kalibrasi dan verifikasi peralatan pengukuran (7.6)Hasil-hasil audit internal beserta tindak-lanjut yang dilakukan berdasarkan hasil audit internal itu (8.2.2)Pernyataan dari orang yang berwenang mengeluarkan atau meluluskan produk (8.2.4)

REKAMAN (lanjutan)Keadaan dari ketidaksesuaian produk beserta tindakan-tindakan yang diambil, termasuk konsensi atau kelonggaran yang diperoleh (8.3)Hasil-hasil dari tindakan koreksi (8.5.2)Hasil-hasil dari tindakan pencegahan (8.5.3)5. TANGGUNG JAWAB MANAJEMEN5.1. KOMITMEN MANAJEMEN5.2. FOKUS PADA PELANGGAN5.3. KEBIJAKAN MUTU5.4. PERENCANAAN MUTU5.5. TANGGUNGJAWAB DAN WEWENANG 5.5.2. WAKIL MANAJEMEN 5.6. TINJAUAN MANAJEMEN6. PENGELOLAAN SUMBER DAYA6.1. PENYEDIAAN SUMBER DAYA6.2 SUMBER DAYA MANUSIA6.3. PRASARANA6.4. LINGKUNGAN KERJA7. REALISASI PRODUK7.1. PERENCANAAN REALISASI PRODUK7.2. PROSES BERKAITAN PELANGGAN7.3. DESAIN DAN PENGEMBANGAN7.4. PENGADAAN7.5. PRODUKSI DAN PENYEDIAAN JASA7.6 PENGENDALIAN SARANA PEMANTAUAN DAN PENGUKURAN8. PENGUKURAN, ANALISIS DAN PERBAIKAN8.1. UMUM8.2. PEMANTAUAN DAN PENGUKURAN8.3. PENGENDALIAN PRODUK TIDAK SESUAI 8.4. ANALISIS DATA 8.5. PERBAIKAN 8.5.1. PERBAIKAN BERKESINAMBUNGAN 8.5.2. TINDAKAN KOREKTIF 8.5.3. TINDAKAN PENCEGAHANSEKIAN TERIMA KASIH