2 menulis pks

Download 2 menulis pks

Post on 25-Jun-2015

110 views

Category:

Documents

3 download

Embed Size (px)

TRANSCRIPT

  • 1. BDRS 1.2 1 MENULIS PROSEDUR KERJA STANDAR (PKS)

2. BDRS 1.2 2 TUJUAN PENGAJARAN Untuk menggambarkan bagaimana merencanakan dan menulis PKS yang efektif. 3. BDRS 1.2 3 TOPIK INTI Struktur dan kegunaan PKS. Merencanakan dan menulis PKS. Peninjauan kembali PKS. 4. BDRS 1.2 4 PROSEDUR Prosedur adalah gambaran setiap aktivitas yang terdokumentasikan dengan jelas dan teliti, termasuk urutan pekerjaan, metoda yg digunakan, peralatan yang dipakai serta catatan yang harus disimpan. 5. BDRS 1.2 5 Prosedur Kerja Standar (PKS) Kaidah umum : Bagian penting dari sistim kualitas Menetapkan dengan jelas bagaimana proses harus dilakukan. Harus bisa membuat seseorang yg tidak terlatih untuk prosedur tersebut mampu melakukannya. 6. BDRS 1.2 6 PKS harus : Tepat dan mutakhir Komprehensif Ringkas Jelas dan mudah diikuti Diikuti / diterapkan Prosedur Kerja Standar (PKS) 7. BDRS 1.2 7 PETA PERENCANAAN PKS Tidak Tidak Perlu SOP Laksanakan PKS Ada Kegiatan Ya Staf diberi sertifikat Apakah ini prosedur Baru Ya Latih menjalankan PKS Pilih penulis Sebarkan PKS Latih penulis Setujui PKS Sesuaikan prosedur dg pekerjaan Validasi PKS Buat PKS Review draf dg bantuan ahli dan superviser Observasi prosedur yg sedang diterapkan Identifikasi variabel oleh ahli dan persyaratan penanganan permasalahan 8. BDRS 1.2 8 PETA PERENCANAAN PKS Buat flow chart / bagan alur aktifitas Tetapkan PKS yg akan dibuat, Alokasikan nomor dan judul PKS (index) Tulis PKS Ketik PKS. Nomor revisi Validasi PKS Kirim untuk pengesahan 9. BDRS 1.2 9 PETA PERENCANAAN PKS Tanda tangani oleh penulis, direktur senior atau manajer, manajer kualitas. Setujui Lengkapi daftar distribusi manajer dan tempat kerja Distribusikan Legalisasi dokumen dg mencantumkan tanggal mulai efektif dipakai 10. BDRS 1.2 10 MEMPERSIAPKAN PKS Latar belakang, kegiatan persiapan : - Segala sesuatu yang diperlukan dapat mengikuti PKS. - Pahami apa yg sedang dicoba untuk dicapai oleh PKS. - Pahami semua istilah dan kata-2 yg digunakan - Ketahui peralatan, barang habis pakai dan alat habis pakai yang diperlukan Prosedur itu sendiri - Instruksi langkah demi langkah secara rinci tentang bagaimana mengerjakan prosedur - Bagaimana menentukan hasil yg benar pd akhir prosedur 11. BDRS 1.2 11 MENULIS PKS Penulis - siapa yang harus menulis PKS ? - manajer / supervisor / pekerja Menulis review proses - draft direview untuk akurasi, kejelasan dan relevansi - review dilakukan dari atas dan bawah 12. BDRS 1.2 12 MAKSUD TUJUAN Tugas Hasil yang ditentukan. Alasan mengapa kita membutuhkan PKS. 13. BDRS 1.2 13 FORMAT Bervariasi yang paling umum : - maksud - penanggung jawab - pembatasan - definisi - bahan yang diperlukan - prosedur / instuksi Lampiran - tambahan 14. BDRS 1.2 14 PENANGGUNG JAWAB Pemakai yang diberi wewenang - siapa pemakai yang diberi wewenang ( biasanya tidak menyebutkan nama seseorang) - apa yang dapat mereka kerjakan Supervisi - siapa yang mengawasi proses atau bagian proses yang dikelola oleh PKS ini 15. BDRS 1.2 15 PEMBATASAN Pembatasan terhadap penggunaan PKS Tentukan level staf yang diijinkan untuk melakukan pekerjaan Tentukan level staf yang tidak diijinkan untuk melakukan pekerjaan Tentukan lokasi dimana PKS tidak boleh dipergunakan Tentukan peralatan yang tidak seharusnya digunakan berkaitan dengan PKS ybs. 16. BDRS 1.2 16 DEFINISI Buat definisi dari kalimat atau kata-kata yang memungkinkan timbulnya salah tafsir pemakai PKS Pengetikan kata : Jangan menggunakan kata-kata yang kurang jelas, misalnya : sesuai, relevan, cocok. Jelaskan singkatan-2. Jelaskan akronim yang dipakai. Jelaskan kata-2 yang tidak lazim Jelaskan kata-2 lazim yang mempunyai arti jamak 17. BDRS 1.2 17 BAHAN-BAHAN YANG DIPERLUKAN Segala sesuatu yang diperlukan oleh pelaksana agar pekerjaan dapat dijalankan dengan aman, efisien dan lengkap memenuhi PKS. - PKS yang relevan - Semua formulir, lembar data & kertas kerja lain. - Bahan habis pakai. - Peralatan yang harus dipersiapkan 18. BDRS 1.2 18 PROSEDUR Buat flow chart / bagan alur terlebih dahulu Instruksi tahap demi tahap Instruksi langsung, misalnya : kerjakan .! bukan pastikan bhw .. Urutan kerja yang logik. Hanya mencakup satu prosedur saja 19. BDRS 1.2 19 YANG HARUS DAN TIDAK BOLEH DARI PKS (1) Harus : Susun dahulu baru buat kalimat Ketahui dahulu pembaca dan tujuan Gunakan kalimat-2 dan paragraf-2 pendek dan lengkap Satu ide dalam satu kalimat Sederhana, singkat dan jelas Gunakan gambar untuk memperjelas Jelaskan semua terminologi atau simbol yang tidak lazim 20. BDRS 1.2 20 YANG HARUS DAN TIDAK BOLEH DARI PKS (2) Harus: Perhatikan ejaan, tanda baca dan huruf besar Pastikan bahwa setiap paragraf hanya untuk satu subjek saja Pastikan kesinambungan dari Instruksi atau prosedur Prosedur dijelaskan hingga tuntas 21. BDRS 1.2 21 YANG HARUS DAN TIDAK BOLEH DARI PKS (3) Hindari : Berbelit-belit, katakan yang dimaksud Penggunaan kata atau kalimat yang memberi arti mendua (contoh : kadang-kadang) Penggunaan kata-kata prokem dan bahasa gaul Penggunaan kata keterangan Penggunaan kata-kata yang berlebihan Penghilangan kata-kata penting Penggunaan jargon khusus dari suatu disiplin, jika mungkin 22. BDRS 1.2 22 UMUM Sebaiknya tidak ada gap/celah atau duplikasi. Sebaiknya tidak ada pernyataan yang bertentangan. Setelah membaca dan memahami prosedur, dijadikan rujukan. 23. BDRS 1.2 23 MENGIDENTIFIKASI PKS Pengelolaan dokumen - nama organisasi - judul prosedur - nomor khusus dokumen termasuk nomor revisi. - jumlah halaman / nomor halaman. - tanggal efektif - tanda tangan persetujuan - nama penulis - tanggal review - nomor revisi 24. BDRS 1.2 24 TINJAUAN KONSEP PROSEDUR Konsep prosedur harus ditinjau dan dikomentari / perubahan dibuat oleh orang yang melakukan pekerjaan, pelaksana, dan bagian / petugas yang mungkin secara langsung atau tidak langsung terpengaruh oleh PKS. Tetapi keterlibatan semua yang terlibat mungkin menghasilkan terlalu banyak perbedaan pandangan dan memperlambat implementasi 25. BDRS 1.2 25 REVIEW OLEH MEREKA YANG TERLIBAT DALAM PENGGUNAAN PKS Gunakan pengalaman mereka yang melakukan pekerjaan Tingkatkan kemungkinan dukungan dari karyawan, yang sekarang harus mengikuti PKS. 26. BDRS 1.2 26 REVIEW OLEH MEREKA YANG TERPENGARUH OLEH PKS Mampu mengidentifikasi kegiatan / prosedur yang mempengaruhi bagian lain (merugikan) Pengetahuan bagian mungkin dapat meningkatkan efisiensi Mampu mengidentifikasi jurang komunikasi. Meningkatkan kemungkinan dukungan dari bagian-2 yang terpengaruhi oleh PKS. 27. BDRS 1.2 27 MENGELOLA PKS Kontrol dokumen - siapa yang mempunyai dokumen - kapan dokumen tersebut diberikan - salinan yang mana 28. BDRS 1.2 28 MENGGUNAKAN PKS Untuk melaksanakan proses Untuk mendemonstrasikan pendekatan berdasar kualitas yang terpusat terhadap pekerjaan Pelatihan - pelatihan terhadap masing-masing PKS. - dasar pencatatan pelatihan. 29. BDRS 1.2 29 RINGKASAN PKS merupakan bagian penting sistem kualitas PKS harus ditulis untuk semua prosedur dalam organisasi produksi PKS harus jelas, ringkas dan mudah diikuti PKS harus digunakan untuk pelatihan staf PKS harus merupakan dokumen hidup Staf harus mempunyai akses yang mudah terhadap PKS PKS harus diikuti 30. BDRS 1.2 30 HASIL PEMBELAJARAN Sekarang anda harus mampu : Menjelaskan kegunaan PKS Mengidentifikasi karakteristrik utama dari PKS yang efektif Menggambarkan bagaimana merencanakan PKS