Download - 2 menulis pks
BDRS 1.2 1
MENULIS PROSEDUR KERJA STANDAR
(PKS)
BDRS 1.2 2
TUJUAN PENGAJARAN
Untuk menggambarkan bagaimana merencanakan dan menulis PKS yang efektif.
BDRS 1.2 3
TOPIK INTI
Struktur dan kegunaan PKS.Merencanakan dan menulis PKS.Peninjauan kembali PKS.
BDRS 1.2 4
PROSEDUR
Prosedur adalah gambaran setiap aktivitas yang terdokumentasikan dengan jelas dan teliti, termasuk urutan pekerjaan, metoda yg digunakan, peralatan yang dipakai serta catatan yang harus disimpan.
BDRS 1.2 5
Prosedur Kerja Standar (PKS)
Kaidah umum :Bagian penting dari sistim kualitasMenetapkan dengan jelas bagaimana proses harus dilakukan.Harus bisa membuat seseorang yg tidak terlatih untuk prosedur tersebut mampu melakukannya.
BDRS 1.2 6
PKS harus :Tepat dan mutakhirKomprehensif RingkasJelas dan mudah diikutiDiikuti / diterapkan
Prosedur Kerja Standar (PKS)
BDRS 1.2 7
PETA PERENCANAAN PKS
Tidak Tidak Perlu SOP Laksanakan PKSAda Kegiatan
Ya Staf diberi sertifikat
Apakah ini prosedur Baru Ya Latih menjalankan PKS
Pilih penulis Sebarkan PKS
Latih penulis Setujui PKS
Sesuaikan prosedurdg pekerjaan Validasi PKS
Buat PKS Review draf dg bantuan ahli dan superviser
Observasi proseduryg sedang diterapkan Identifikasi variabeloleh ahli dan persyaratan penanganan permasalahan
BDRS 1.2 8
PETA PERENCANAAN PKS
Buat flow chart / bagan alur aktifitasTetapkan PKS yg akan dibuat, Alokasikan nomor dan judul PKS (index)Tulis PKSKetik PKS.Nomor revisi Validasi PKS Kirim untuk pengesahan
BDRS 1.2 9
PETA PERENCANAAN PKS
Tanda tangani oleh penulis, direktur senior atau manajer, manajer kualitas.SetujuiLengkapi daftar distribusi – manajer dan tempat kerjaDistribusikanLegalisasi dokumen dg mencantumkan tanggal mulai efektif dipakai
BDRS 1.2 10
MEMPERSIAPKAN PKS
Latar belakang, kegiatan persiapan :- Segala sesuatu yang diperlukan dapat mengikuti PKS.- Pahami apa yg sedang dicoba untuk dicapai oleh PKS.- Pahami semua istilah dan kata-2 yg digunakan- Ketahui peralatan, barang habis pakai dan alat habis
pakai yang diperlukan
Prosedur itu sendiri - Instruksi langkah demi langkah secara rinci tentang
bagaimana mengerjakan prosedur- Bagaimana menentukan hasil yg benar pd akhir
prosedur
BDRS 1.2 11
MENULIS PKS
Penulis- siapa yang harus menulis PKS ?- manajer / supervisor / pekerjaMenulis review proses- draft direview untuk akurasi, kejelasan
dan relevansi- review dilakukan dari atas dan bawah
BDRS 1.2 12
MAKSUD TUJUAN
TugasHasil yang ditentukan.Alasan mengapa kita membutuhkan PKS.
BDRS 1.2 13
FORMAT
Bervariasi – yang paling umum :- maksud- penanggung jawab- pembatasan- definisi- bahan yang diperlukan- prosedur / instuksiLampiran- tambahan
BDRS 1.2 14
PENANGGUNG JAWAB
Pemakai yang diberi wewenang- siapa pemakai yang diberi wewenang
( biasanya tidak menyebutkan nama seseorang)
- apa yang dapat mereka kerjakanSupervisi- siapa yang mengawasi proses atau bagian
proses yang dikelola oleh PKS ini
BDRS 1.2 15
PEMBATASAN
Pembatasan terhadap penggunaan PKS
Tentukan level staf yang diijinkan untuk melakukan pekerjaanTentukan level staf yang tidak diijinkan untuk melakukan pekerjaanTentukan lokasi dimana PKS tidak boleh dipergunakanTentukan peralatan yang tidak seharusnya digunakan berkaitan dengan PKS ybs.
BDRS 1.2 16
DEFINISI
Buat definisi dari kalimat atau kata-kata yang memungkinkan timbulnya salah tafsir pemakai PKS
Pengetikan kata :Jangan menggunakan kata-kata yang kurang jelas, misalnya : sesuai, relevan, cocok.Jelaskan singkatan-2.Jelaskan akronim yang dipakai.Jelaskan kata-2 yang tidak lazimJelaskan kata-2 lazim yang mempunyai arti jamak
BDRS 1.2 17
BAHAN-BAHANYANG DIPERLUKAN
Segala sesuatu yang diperlukan oleh pelaksana agar pekerjaan dapat dijalankan dengan aman, efisien dan lengkap memenuhi PKS.- PKS yang relevan- Semua formulir, lembar data & kertas kerja lain.- Bahan habis pakai.- Peralatan yang harus dipersiapkan
BDRS 1.2 18
PROSEDUR
Buat flow chart / bagan alur terlebih dahuluInstruksi tahap demi tahapInstruksi langsung, misalnya :“kerjakan ….!” bukan “pastikan bhw …..”Urutan kerja yang logik.Hanya mencakup satu prosedur saja
BDRS 1.2 19
YANG HARUS DAN TIDAK BOLEH DARI PKS (1)
Harus :Susun dahulu baru buat kalimatKetahui dahulu pembaca dan tujuanGunakan kalimat-2 dan paragraf-2 pendek dan lengkapSatu ide dalam satu kalimatSederhana, singkat dan jelasGunakan gambar untuk memperjelasJelaskan semua terminologi atau simbol yang tidak lazim
BDRS 1.2 20
YANG HARUS DAN TIDAK BOLEH DARI PKS (2)
Harus:Perhatikan ejaan, tanda baca dan huruf besarPastikan bahwa setiap paragraf hanya untuk satu subjek sajaPastikan kesinambungan dari Instruksi atau prosedurProsedur dijelaskan hingga tuntas
BDRS 1.2 21
YANG HARUS DAN TIDAK BOLEH DARI PKS (3)
Hindari :Berbelit-belit, katakan yang dimaksudPenggunaan kata atau kalimat yang memberi arti mendua (contoh : kadang-kadang)Penggunaan kata-kata prokem dan bahasa gaulPenggunaan kata keteranganPenggunaan kata-kata yang berlebihanPenghilangan kata-kata pentingPenggunaan jargon khusus dari suatu disiplin, jika mungkin
BDRS 1.2 22
UMUM
Sebaiknya tidak ada gap/celah atau duplikasi.Sebaiknya tidak ada pernyataan yang bertentangan.Setelah membaca dan memahami prosedur, dijadikan rujukan.
BDRS 1.2 23
MENGIDENTIFIKASI PKS
Pengelolaan dokumen- nama organisasi- judul prosedur- nomor khusus dokumen termasuk nomor
revisi.- jumlah halaman / nomor halaman.- tanggal efektif- tanda tangan persetujuan- nama penulis- tanggal review- nomor revisi
BDRS 1.2 24
TINJAUAN KONSEP PROSEDUR
Konsep prosedur harus ditinjau dan dikomentari / perubahan dibuat oleh orang yang melakukan pekerjaan, pelaksana, dan bagian / petugas yang mungkin secara langsung atau tidak langsung terpengaruh oleh PKS.
Tetapi keterlibatan semua yang terlibat mungkin menghasilkan terlalu banyak perbedaan pandangan dan memperlambat implementasi
BDRS 1.2 25
REVIEW OLEH MEREKA YANG TERLIBAT DALAM PENGGUNAAN PKS
Gunakan pengalaman mereka yang melakukan pekerjaan
Tingkatkan kemungkinan dukungan dari karyawan, yang sekarang harus mengikuti PKS.
BDRS 1.2 26
REVIEW OLEH MEREKA YANG TERPENGARUH OLEH PKS
Mampu mengidentifikasi kegiatan / prosedur yang mempengaruhi bagian lain (merugikan)Pengetahuan bagian mungkin dapat meningkatkan efisiensiMampu mengidentifikasi jurang komunikasi.Meningkatkan kemungkinan dukungan dari bagian-2 yang terpengaruhi oleh PKS.
BDRS 1.2 27
MENGELOLA PKS
Kontrol dokumen- siapa yang mempunyai dokumen- kapan dokumen tersebut diberikan- salinan yang mana
BDRS 1.2 28
MENGGUNAKAN PKS
Untuk melaksanakan prosesUntuk mendemonstrasikan pendekatan berdasar kualitas yang terpusat terhadap pekerjaanPelatihan- pelatihan terhadap masing-masing PKS.- dasar pencatatan pelatihan.
BDRS 1.2 29
RINGKASAN
PKS merupakan bagian penting sistem kualitasPKS harus ditulis untuk semua prosedur dalam organisasi produksiPKS harus jelas, ringkas dan mudah diikutiPKS harus digunakan untuk pelatihan stafPKS harus merupakan dokumen hidupStaf harus mempunyai akses yang mudah terhadap PKSPKS harus diikuti
BDRS 1.2 30
HASIL PEMBELAJARAN
Sekarang anda harus mampu :
Menjelaskan kegunaan PKSMengidentifikasi karakteristrik utama dari PKS yang efektifMenggambarkan bagaimana merencanakan PKS