JOB PANITIA PTK MAKRO & PGSD SEHAT

HIMA PGSD UNMUL

Deskripsi Tugas Jabatan

No. Jabatan Tugas Deskripsi tugas

1. SC Sebagai panitia pengarah

- Hadir pada setiap rapat internal divisi dan rapat besar

- Memberikan arahan – arahan yang berkenaan dengan kepanitiaan dan acara

2. Ketua panitia Memimpin kepanitiaan

- Mengarahkan divisi dalam pelaksanaan tugas

- Memotivasi seluruh SDM di setiap divisi

- Mengatasi berbagai masalah semaksimal mungkin

- Memimpin rapat panitia- Mempunyai visi yang jelas dan goal

yang jelas untuk kegiatan- Sigap dalam mengambil keputusan

Bertanggung jawab terhadap seluruh rangkaian kegiatan mulai dari persiapan sampai Evaluasi

melaksanakan POACE :- Planning (perencanan)- Organizing (mengorganisir/manajemen

Rencana)- Aktualing ( pelaksanaan)- Controlling (mengontrol kegiatan)- Evaluating (mengevaluasi kegiatan)

Memastikan semua divisi berjalan sesuai tugas.

Selalu berkoordinasi dengan SC dan Ketua Lembaga

- Menginfokan jadwal rapat besar dan rapat internal divisi kepada seluruh SC

- menginfokan permasalahan – permasalah yang di alami

- meminta pendapat, solusi dari permasalahan yang sedang terjadi.

3. Sekretaris Bertanggung jawab terhadap seluruh rangkaian kegiatan mulai dari persiapan sampai Evaluasi setelah ketua

- menggantikan peran ketua jika ketua berhalangan

- mengatur jadwal rapat besar kepanitiaan

- Bertanggungjawab terhadap kondisi dan kinerja panitia

- menjadi pusat informasi kepanitiaan

- sebagai notulen pada rapat besar kepanitiaan

- membuat time schedule rapat kepanitiaan

Melaksanakan fungsi kesekretariatan

- Bertanggungjawab dalam pembuatan presensi dan berita acara di setiap rapat besar

- Bertanggungjawab dalam pembuatan proposal

- Bertanggungjawab atas surat-surat yang berhubungan dengan proposal

- Bertanggungjawab untuk mengarsipkan surat masuk dan surat keluar

- Bertanggungjawab terhadap inventaris kepanitiaan

- membuat laporan pertanggungjawaban kegiatan

- Bertanggung jawab dalam pengumpulan LPJ per divisi

Selalu berkoordinasi dengan ketua panitia dan SC

- Berkoodinasi dengan ketua panitia dan SC

4. Bendahara Menyimpan dan mengatur penggunaan dana

- Bekerjasama dengan divisi pendanaan- Memberi dan mengawasi penggunaan

dana pada setiap divisi- Mendahulukan yang penting saat

mengeluarkan dana- Tranparansi dana masuk dan dana

keluar pada setiap rapat besarBertanggungjawab atas surat pertanggungjawaban (SPJ) penggunaan dana

- Meminta SPJ kepada bendahara FAKULTAS dan Universitas

- Memberi SPJ pada divisi tertentu

Membuat pembukuan keuangan secara terperinci

- Mencatat pemasukan dana dan asal dana

- Mencatat pengeluaran dan peruntukan dana keluar

Berkoordinasi dengan ketua panitia dan SC

- Selalu berkoordinasi dengan ketua panitia dan SC

Membuat Laporan Pertanggujawaban (LPJ) penggunaan dana

- Rincian dana yang jelas (dalam bentuk soft file)

- Nota atau kwitansi sebagai bukti dana masuk dan dana keluar

5. Koordinator divisi

Memimpin anggota/panitia divisi

- Memberi tugas yang jelas kepada anggotanya

- Mengarahkan anggota dalam dalam pelaksanaan tugas

- Memotivasi anggotanya- Memimpin rapat internal divisi- Sigap dalam pengambilan keputusan

Bertanggung jawab terhadap tugas pelaksanaan divisi mulai dari persiapan acara sampai Evaluasi dan pembubaran panitia

melaksanakan POACE :- Planning (perencanan)- Organizing (mengorganisir/manajemen

Rencana)- Aktualing ( pelaksanaan)- Controlling (mengontrol)- Evaluating (mengevaluasi)

- Memastikan semua anggota melaksanakan tugasnya dengan baik

Selalu berkoordinasi dengan ketua panitia dan SC

- Menginfokan jadwal rapat internal divisi kepada ketua panitia

- menginfokan permasalahan – permasalah yang di alami

- meminta pendapat, solusi dari permasalahan yang sedang terjadi.

-

Deskripsi Tugas Divisi

No. Divisi Tugas Deskripsi tugas

1. Acara Betanggungjawab atas jalannya

- menentukan dan menyiapkan perangkat – perangkat acara

rangkaian acara

- menentukan tempat acara, berkoordinasi denga divisi perlengkapan

- menentukan undangan yang akan hadir, berkoordinasi dengan divisi humdan

Membuat scenario dan konsep acara

- membuat tema kegiatan

- membuat rundown acara

- membuat konsep acara

- menyiapkan rute jalan santai

- menyiapkan cinderamata untuk pemateri dan doorprize untuk peserta terbaik.

- mengatur tempat acara

- mengatur jalannya acara

Bekerja sama dengan divisi lain

- divisi kestari: untuk membuat surat – surat undangan, tiket pendaftaran & seminar kit peserta, tiket jalan santai.

- divisi pubdekdok: untuk mempublikasikan dan menyampaikan konsep dan tujuan acara secara garis besar kepada pihak luar, mengonsep tempat acara

- divisi perlengkapan: untuk menyediakan perlengkapan yang dibutuhkan

- divisi konsumsi: memberitahukan kepada divisi konsumsi tentang jumlah peserta, panitia dan undangan yang akan hadir.

Membuat LPJ pelaksanaan acara

- membuat laporan semua kegiatan acara dalam bentuk file (jumlah peserta, pemateri, rundown acara, hambatan dan solusi ke depan dst.)

- membuat rincian dana yang telah di pakai. Di lengkapi dengan nota.

2. Kestari Membuat surat – surat yang di perlukan oleh divisi – divisi

- membuat surat peminjaman (perlengkapan, tempat, dst..)

- membuat surat permohonan (izin, rekomendasi, dst..)

- membuat tiket dan kupon

- surat pengantar proposal

- dan surat – surat yang lain yang diperlukan panitia

- memberi nomor pada surat.

Menggandakan proposal

- Menggandakan proposal kegiatan untuk permohonan dana/ mencari donator.

- Menggandakan proposal kegiatan untuk permohonan sponsor acara.

Menangani kelengkapan administrasi acara

- Membuat daftar hadir peserta, panitia, dan undangan

- Membuat badge panitia

- membuat tiket pendaftaran, seminar kit, sertifikat panitia dan peserta, dan form registrasi ulang

Membuat LPJ dalam bentuk file

- lampiran berupa arsip surat, proposal, presensi, dst.

- melaporan hambatan selama bertugas dan solusi ke depan dst.) dalam bentuk file.

- Rincian anggaran dana yang telah di pakai. Di lengkapi dengan nota

Pengarsipkan - menggandakan semua surat keluar untuk arsip

- mendata dan menyimpan surat masuk

3. Keamanan Mengupayakan dan Bertanggungjawab atas keamanan acara

- mengonsep susunan TIM pengaman pada saat hari H

- membuat posko keamanan

- bersiap – siap atas semua kemungkinan yan terjadi seperti adanya orang – orang yang ingin membuat ricuh acara

- berkoordinasi dengan humdan untuk pelobian dengan polantas

- menertibkan parkir kendaraan peserta

Membuat LPJ dalam bentuk file

- melaporan hambatan selama bertugas dan solusi ke depan dst.) dalam bentuk file.

- Rincian anggaran dana yang telah di pakai. Di

4. Kesehatan Mengpayakan pertolongan pertama pada kecelakaan/ sakit

- mempersiapkan obat – obatan P3K

- jika perlu bekerjasama denga TIM kesehatan seperti AZIGOZ, PMI, atau bulan sabit merah.

- Mempersiapkan ruangan untuk istirahat

- Mempersiapkan orang – orang yang ahli pada bidang P3K

Membuat LPJ - Berupa daftar obat – obatan yang tersedia dan yang telah terpakai

- melaporan hambatan selama bertugas dan solusi ke depan dst.) dalam bentuk file.

- Melaporkan dana yang telah terpakai secara rinci. Di lengkapi dengan nota

5. Humdan Menjadi perantara antara panitia dan pihak luar

- Mempelajari konsep acara dengan baik

- Membangun jaringan ke instansi – instansi atau lembaga – lembaga

- Menyebarkan undangan yang telah

Mengupayakan pencarian dana

ditetapkan acara.

- Me-list-kan , mengantar dan mengecek proposal.

- Membuat bisnis atau berwirausaha yang mendatangkan dana

Membuat LPJ - Melaporkan jumlah undangan yang telah maupun yang belum tersebar.

- Mendata jumlah proposal yang diterima maupun yang ditolak.

- Melaporkan hasil pendapatan dana.

- melaporan hambatan selama bertugas dan solusi ke depan dst.) dalam bentuk file.

- Melaporkan dana yang telah terpakai secara rinci. Di lengkapi dengan nota

6. Pubdekdok Mempublikasikan acara

- Buat famplet untuk di madding

- Buat baliho untuk di letakkan di tempat – tempat strategis samarinda

- Bekerjasama dengan department Pubkom untuk mempublikasikan kegiatan via FB, Twitter dan blog untuk mensosialisasikan kegiatan

Mengonsep ruang acara

- Membuat spanduk.

- Mengatur tempat duduk peserta, panitia dan tamu dan pemateri

- Mengatur posisi pembagian hadiah

- Mengatur posisi perangkat acara

- Menghias tempat acara sesuai dengan tema

Mendokumentasi kegiatan

- Dokumentasi pada persiapan acara: foto saat rapat internal, rapat besar, kerja, dan mendekor ruangan.

- Saat acara berlangsung : foto peserta, tamu, panitia, pemateri dan moment- moment penting lainnya.

- Setelah acara : foto saat membersihkan dan merapikan tempat acara, serta saat rapat evaluasi.

Membuat LPJ - Melaporkan rincian anggaran yang telah terpakai dalam bentuk file. dilengkapi dengan nota

- melaporan hambatan selama bertugas dan solusi ke depan dst.) dalam bentuk file.

- Foto – foto kegiatan

7. Perlengkapan

Bertanggung jawab atas tersedianya semua perlangkapan acara

- Berkoordinasi dengan semua divisi untuk mengetahui perlengkapan yang di butuhkan

- Bekerjasama dengan humdan dalam pencarian link untuk pengadaan/peminjaman perlengkapan

- Mempersiapkan semua perlengkapan yang dibutuhkan

Bertanggung jawab atas semua

- Mendata semua perlengkapan secara rinci: nama perlengkapan, kondisi, asal

perlengkapan yang ada

perlengkapan, tgl. Peminjaman.

- Menjaga keutuhan semua perlengkapan,

- Bertanggung jawab atas hilang atau rusaknya perlengkapan.

- Mengembalikan perlengkapan yang telah dipinjam secepatnya. Buat bukti pengembalian perlengkapan

Membuat LPJ - Data – data barang yang telah di pakai saat acara lengkap dengan rinciannya, dalam bentuk file

- melaporan hambatan selama bertugas dan solusi ke depan dst.) dalam bentuk file.

- Membuat laporan rincian anggaran yang telah terpakai dalam bentuk file

8. Konsumsi Bertanggungjawab atas konsumsi panitia, peserta,pemateri dan tamu undangan

- Mencari dan melobi cattreing yang siap untuk bekerja sama

- Mengambil konsumsi

- Membagikan konsumsi kepada peserta, panitia, dan tamu undangan

- Bertanggung jawab atas inventaris konsumsi

Membuat LPJ - Melaporkan rincian anggaran yang telah terpakai dalam bentuk file. Dilengkapi dengan nota dan SPJ.

- Melaporkan hambatan selama bertugas dan solusi ke depan dst.) dalam bentuk file.

STRUKTUR KEPANITIAAN CERIA III

Ketua Panitia

Ketua Lembag

aPanitia

Pengarah

Pembina

Sekretaris

BendaharaKoordina

tor divisiAnggota