teh
TRANSCRIPT
BAB 1PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang
Sebuah perusahaan yang membentuk Perseorangan Terbatas,haruslah mempunyai system manajement yang baik, apalagi dalam mengatur hal - hal yang sangat penting dalam perusahaan semua itu butuh pertanggung jawaban yang tinggi untuk itu perlu Departement khusus yang menanganinya seperti Transport, Purchasing ,dan HES.
Oleh karena itu,penulis merasa tertarik untuk memilih judul “Sistem Kerja Purchasing,Transport,dan HES ( Health,Anviroment & Safety). Di PT Dimas Drillindo”yang mana penulis juga melaksankan PKL( Praktek Kerja Lapangan ) di department tersebut ,sehingga memudahkan penulis dalam menyelesaikan tugas akhir ini.
Penulis juga merasa bangga mengambil judul tersebut,karena selain mempunyai system kerja yang bagus dan orang – orangnya sangat familiar dan ramah yang siap membantu kesulitan - kesulitan penulis.
1.2 Maksud dan Tujuan
1. Mengembangkan ilmu yang telah di dapatkan di sekolah.
2. Ingin mengetahui system kerja yang di lakukan oleh Dunia Usaha / Dunia Industri.
1
3. Ingin mengetahiu bagaimana cara kerja yang dilakukan dalam menjalankan tugas di Dunia Usaha / Dunia Industri.
4. Ingin mengetahui factor pendukung dan penghambat dalam melaksanan sistem kerja perusahaan
3. Mengetahui bagaimana cara kerja yang di lakukan dalam menjalankan tugas di DU / DI.
4. Mengetahui factor pendukung dan penghambat dalam melaksanakan tugas perusahaan.
No
KegiatanNovembe
rDesembe
rJanuari February Maret April
1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 41 Rencana Kerja
Proposal2 Persiapan
Pelaksanaan 3 Proses Pelaksanaan4 Pelaporan5 Verifikasi Internal6 Verifikasi Eksternal
1.3 Jadwal Pelaksanaan
Keterangan :
1. Rencana kerja proposal
November minggu ke III dan ke IV
2. Persiapan Pelaksanaan
Desember minggu ke I sampai Januari minggu ke II
2
3. Proses Pelaksanaan
Januari minggu ke II sampai Februari minggu ke II
4. Pelaporan
Februari minggu ke III sampai Maret minggu ke II
3
1.3 Sejarah Berdirinya PT Dimas Drllindo
PT Dimas Drilindo berdiri pada awal bulan Februari
1975 - 1984 oleh Bapak Moch.Said. pada waktu itu
perusahaan ini bernama PT. DIMAS DRILLINDO yang
memiliki 2 (dua) unit Rig yaitu :
Rig # 1 Berkah
Rig # 2 Berkah
Dibawah pimpinan: 1. Bapak Harsha E Yoseph MSC
2. Bapak James Lester Lober
Foon
Syarat – Syarat Untuk Perseroan Terbatas ( PT ) Yaitu :
Salinan akte yang dibuat notaris
Salinan akte pengesahan anggaran dasar dari departemen
kehakiman .
Salinan surat tanda tangan pendaftaran akte pendidikan
kepada panitia pengadilan negeri setempat
Salinan surat keterangan izin tempat usaha dari pemerintah
setempat dan ketentuan – ketentuan kehakiman
4
Salinan surat izin tempat usaha dari pemerintah setempat
dan ketentuan – ketentuan kehakiman .
Salinan berita negara tentang pendirian PT yang
bersangkutan .
Salinan surat keputusan ganti nama dari penanggung
jawab.
Setelah itu PT. Dimas Driller diganti dengan nama
PT.DIMAS DRILINDO. PT Dimas Drillindo adalah suatu
perusahan yang bergerak dibidang Drilling and Work Over.
Drilling ialah pekerjaan pengeboran sumur – sumur minyak
baru, sedangkan workover ialah yang mengerjakan sumur –
sumur minyak lama yang salurannya sekiranya terjadi
kerusakan – kerusakan.
PT. Dimas Drillindo cabang Duri mulai beroperasi
sejak tahun 1985 sampai sekarang dengan menggunakan
modal sendiri. Dalam operasinya PT Dimas Drilindo ( DD )
cabang Duri mempunyai hubungan kerja dengan PT Chevron
Pacifik Indonesia.
PT Dimas Drillindo mempunyai kantor pusat di
Jakarta, Tempatnya di Jalan Dr. Kusuma Atmaja No. 67 dan
memperluas usahanya dengan membuat cabang baru
diantaranya :
5
Di Palembang di bawah naungan PT Husri yang beralamat
di Jalan Mayor Ruslan
Di Kalimantan di bawah naungan Hacca yang beralamat
di Jalan Marconi atas No.19 tepatnya didaerah
Balikpapan
Di Riau dibawah naungan PT.Chevron Pasifik Indonesia
di jalan Jendral dirman km 125 DSF (Duri Steam Flood )
Duri.
Umum
PT. DIMAS DRILLINDO yang awalnya bernama PT.
DIMAS DRILLER didirikan pada tahun 1984, berdasarkan
akte pendirian perusahaan oleh Notaris Mudiyomo, S.H ,
yang bergerak dibidang jasa : mempersiapkan rig pengeboran
minyak dan kerja ulang sumur untuk industri perminyakan.
PT DIMAS DRILLINDO perwakilan Duri saat ini memiliki
2 unit RIG dimana 2 unit Rig dalam kondisi sedang
beroperasi .
PT DIMAS DRILLINDO memperoleh kesempatan
pertama pada bulan Febuari 1987 dari PT Caltex Pacific
Indonesia untuk melakukan pekerjaan Spot Charter
Workover di DSF Area, dan membuka kantor perwakilan di
jalan Bayangkara 1 Duri – Riau dan Yard di km 125 Duri -
6
Riau . Selanjutnya perkerjaan di PT Caltex Pacific Indonesia
terus berlanjut dengan ditanda tanganinya kontrak – kontrak
selanjutnya untuk melakukan jasa yang sama di area DSF
Duri .
Disamping pekerjaan Drilling dan Workover, PT
DIMAS DRILLINDO juga melakukan jasa penyediaan
tenaga kerja untuk RIG PT Caltex Pacific Indonesia, jasa ini
masih dilakukan sampai tahun 1996, namun pada saat ini jasa
tersebut tidak dilakukan lagi.
Dalam melakukan pemasaran Jasa pengeboran melalui:
Kantor Pusat:
Alamat : Jl. Bangka Raya No.33 A Pela mampang
Jakarta 12720
Telepon : (021) 7195284 / 7196324
Faksimili : (021) 7196278
E-mail : [email protected]
Kantor Perwakilan di Duri :
Alamat : Jln. Raya Duri – Dumai Km 09, Kulim–
Riau 28884
Telepon : (0765) 707306
7
Faksimili : (0765)
E-mail : [email protected]
Organisasi Perusahaan
PT DIMAS DRILLINDO membagi fungsi dan kewenagan
antara kantor pusat dan kantor perwkilan sebagai berikut :
1. Kantor Pusat Jakarta
Fungsi : Managemen, Keuangan, Perizinan,
Marketing, Administrasi
Pimpinan : Frank H Sigar
Alamat : Wisma Aldoron Dirgantara Lt.4 Suite
437-439
Jl.JendralGatot Subroto
Kav.72,Jakarta 12780
Telepon : (021) 79196316, 79196317
Faksimili : (021) 79196319
E-mail : [email protected]
Contact Person : Wira Kawi
2. Kantor Perwakilan Duri
Fungsi : Opertional
Pimpinan : Ridwan
8
Alamat : Jl.Jendral Sudirman Km. 125 ,Duri.
Telepon : (0765) 91003
Faksimili : (0765) 917700
E-mail : [email protected]
Contact Person : Ir Zainudin
Susunan Direksi dan Dewan Komisaris
PT Dimas drillindosebagai berikut :
. Presiden Direktur : Frank H . Sigar
. Direktur Keuangan : William F.A Loekwoek
. Komisaris Utama : Mohammad Samadikun
Hardjodarsono
. Komisaris : Gadung Atmaji
. Komisaris : Ferdinad Japutra
Susunan pemegang saham PT Dimas DRILLINDO sebsgai
berikut :
1. PT Dimas Utama
2. Harsya E. Joesoef
3. Nang Sunanto
4. Sudiarso
5. Wirgo Moekiman
6. Soeroso
7. Soebagio Abdulmanap
8. Joost Waas
9
9. Derlin Simbol
BAB II PELAKSANAAN PURCHASING
2.0 Pengertian Purchasing
Purchasing adalah bagian dari department Logistik yang bergerak di bidang pembelian barang.
Dimana setiap permintaan barang tidak ada persediaan di warehouse, maka warehouse mengajukan permintaan tersebut ke purchasing sesuai dengan prosedur yang berlaku.
2.1 Kelengkapan Administrasi
No Nama Perlengkapan Spesifikasi Jumlah Satuan12
34345678910
Form material requestForm field material request
Form Purchase OrderForm Material RecivedRequest map besarLetter file kecilLetter file besarKertas A4Filling cabinetStaplesRak fileBuku PO & MRR
Sebagai bukti permintaan barang.Bukti permintaan barang yang disetujuiBukti pengorderan barangBukti penerimaan barang permintaan barangMenyimpan dataMenyimpan dataUntuk memprint& fotocopyMenyimpan dataMenglip fileMenyimpan fileMencatat PO / MRR
11
11151512111
PadPad
PadPadPadEaEa
RimUnitEa
UnitEa
10
2.2 Fasilitas dan Peralatan
No Nama Alat Fungsi Jumlah Satuan Pemilik
1
2
3
4
5
6
7
Komputer
Printer Epson LX-1170
Telepon & Fax
Mesin Foto Copy
Meja Kerja
Meja computer
Alat Tulis
Untuk mengetik dan memproses dataUntuk memprint data PO & MRR
Untuk menyampaikan pesan secara lisan dan melalui kertas kertas electricUntuk Menggandakan dataUntuk meletakkan buku - bukuUntuk meletakkan computerUntuk mencatat data – data PO & MRR
3
1
1
1
3
3
1
Unit
Unit
Unit
Unit
Set
Set
Set
Perusahaan
Perusahaan
Perusahaan
Perusahaan
Perusahaan
Perusahaan
Perusahaan
2.3 Prosedur Pembelian Barang
11
Operation Manager & Asst. Mngr. Supp.Opr.
FMR
LPO
Purchasing
Logistic Supv
Vendors
PurchasingWO Supt / Drilling Supt
User Warehouseman Logistic Supv
LPO
FMR
FMR
Mat ReqLPO
FMR
LPO
Mat.Req
FMR
FMR
Mat.Req1
4
6
5
2
3
7
8 9
SYSTEM PEMBELIAN BARANG / SUKU CADANG
1.PERMINTAAN BARANG
Untuk pengajuan permintaan barang User harus mengisi Dokument permintaan atau Material Requisition ( rangkap 5 lembar ) yang di tanda tangani oleh head Dept.User dan Head Dept .Logistic :
1. Asli : Untuk bagian Purchasing2. Copy pertama putih : Untuk Warehouseman3. Copy kedua kuning : Untuk Carddeck 4. Copy ketiga biru : Untuk User 5. Copy keempat pink : Untuk security (Gate ) bila
barang telah di terima dan akan di gunakan di field.
2. BARANG TIDAK TERSEDIA
Bila barang yang di butuhkan tidak tersedia di gudang, Warehouse akan menerbitkan FMR / WMR Warehouse Material Requisition ( rangkap 4 lembar ),sebagai dasar dokumen atas permintaan pembelian.
1. Asli : Untuk bagian Purchasing 2. Copy biru : Untuk head Dept. User3. Copy pink : Untuk warehouseman4. Copy kuning : Untuk Finance Dept5. Copy hijau : Untuk Penawaran
3. PERSIAPAN DOKUMENT PENDUKUNG PEMBELIAN
12
Dokument FMR / WMR sebagai dasar untuk menerbitkan LPO ,permintaan pembelian harus di setujui dan di tanda tangani oleh Head logistic ,di periksa kembali oleh Head Dept,User dan di setujui oleh Operation Manager.
4. PERSETUJUAN DOKUMENT PENDUKUNG
Dokumen pendukung FMR / WMR yang telah di setujui oleh Operational Manager dikembalkan ke Logistic Dept, yang selanjutnya akan di serahkan ke purchasing.
5. PERSIAPAN DOKUMENT PEMBELIAN
Setelah FMR / WMR di terima oleh bagian pembelian ( Purchasing ),Bagian pembelian akan memuat Local Purchases Order ( LPO ) dengan ( 3 rangkap ) :
1. Asli : Untuk Vendors2. Copy kuning : Untuk Accounting Dept3. Copy Biru : Untuk Purchasing 4. Copy Pink : Untuk Warehouse
6. PENYELESAIAN DOKUMEN
Bila proses pembuatan dokumen LPO telah selesai,langsung di serahkan ke Logistic Supv untuk diperiksa / diteliti.
7. PERSETUJUAN DOKUMEN PEMBELIAN
Pelaksanaa pembelian akan di laksanakan apabila dokumen pembelian ( LPO ) telah di setujui
13
Asst.Manager Support Operation dan Operation Manager.
8. PERSIAPAN PEMBELIAN
Purchasing akan melaksanakan penawaran pembelian kepada vendors dila dokumen sudah di terima dari Operation Manager.
9. PELAKSAAAN PEMBELIAN
Pembelian akan di laksanakan bila seluruh dokumen pendukung telah lengkap dan jawaban penawaran harga dari vendirs telah sesuai dengan harga,keadaan barang ,cara pembayaran,dan waktu pengiriman telah di sepakati / di setujui bersama.
2.4 PROSEDUR PERMINTAAN DANA PEMBELIAN TUNAI
14
Adm Accouting
Asst. Finc.Supv
Purchasing
User Warehouseman
Logistic Supv
Petty Cash
Mat Req
Mat Req
Mat Req
Adm . Finc. & cashierMR
Petty Cash
Manager operation
Petty Cash
Petty Cash
MR
MR
MR
1
43
2
65
7
SYSTEM PERMINTAAN DANA PEMBELIAN
1. PERMINTAAN BARANG
Untuk pengajuan permintaan barang User harus mengisi Dokumen Permintaa atau Material Requisition ( rangkap 5 ) :
1.Asli : Untuk bagian Purchasing 2.Copy pertama Putih : Untuk Warehouse3.Copy kedua Kuning : Untuk Carddeck 4.Copy ketiga Biru : Untuk User 5.Copy keempat Pink : Untuk Security ( Gate ) bila
barang telah di terima dan akan di gunakan di field.
2. BARANG TIDAK TERSEDIA & URGENT
Bila barang yang di butuhkan tidak tersedia di gudang ,Warehouseman akan meminta persetujuan logistic .Supvuntuk di lakukan pembelian
3. PERMINTAAN PEMBELIAN
Setelah permintaan pembelian disetujui Log Supv,dokumen di serahkan ke purchasing untuk di lakukan persiapan pembelian .
15
4. PERSIAPAN PEMBELIAN
Berdasarkan Material Requisition dari logistic supv,Purchasing mengisi dokumen Petty Cash ( permintaan dana tunai ) untuk pembelian .
5.PENGAJUAN DANA TUNAI Asst.Finance Supv meminta persetujuan dari dari
Asst.Mngr.Support Opr untuk mengeluarkan dana tunai.
6. PERINTAH PELAKSANAAN Apabila dana tersedia,Asst.Finance Supv meminta
Adm.finc & Cashier untuk melaksanakan perintah pengeluaran dana tunai sesuai dengan persetujuan Asst.Mngr Support Opr.
7. PENCATATAN Setelah perintah dilaksanakan dokumenpermintaan pembelian asli dan petty cash akan di serahkan kepada Adm Accounting untuk di catat.
2.5 PROSEDUR PENERIMAAN BARANG
16
9
SYSTEM PENERIMAAN BARANG / SUKU CADANG
1. PEMBELIAN BARANG
Vendor menyerahkan barang kepada Purchasing dengan di sertai document vendor yaitu :1. Delivery Order2. Invoice / Faktur Penjualan
2.PENYERAHAN BARANG
Purchasing
Adm.Accounting
Security Check
WarehouseUser
Receiving MaretialPurchasingVendorsINVOICE
DO
INVOICE
DO
INVOICE
DO
MRR
INVOICE
MRR
INVOICE
INVOICEMRR
LPO
BRGBR
G
BRG
BRG BR
G1 2
45
8
7
6
17
Purchasing menyerahkan barang yang dibeli beserta dokumen vendor kepada Receiving Meterial untuk periksa kebenarannya.
3.PEMERIKSAAN BARANG
Barang yang di terima dari Purchasing di periksa secara teliti oleh Receiving material,tentang :1. Kwalitas barang yang di beli 2. Kwantitas / jumlah barang yang di beli 3. Part Number yang sesuai dengan permintaan User 4. Produk barang harus sesuai dengan permintaan 5. Dokumen / sertifikat barang ( kalau ada )
Dan bila barang tidak sesuai dengan permintaan dan User menyatakan tidak bisa di pakai,maka barang tersebut harus segera di kembalikan untuk di tukarkan dengan yang sesuai dengan permintaan .
4. PEMERIKSAAN SECURITY
Bila pemeriksaan Receiving Material sudah selesai di lakukan dan petugas telah membubukan tanda tangan dan stempel Receiv.pada dokumen vendor,Rev.mat akan memanggil Security untuk memeriksa / menyaksikan:1. kwalitas barang 2. Kwantitas barang
Security yang bertugas akan membubukan tanda tangan bila barang yang di beli telah sesuai dengan permintaan .
5. PENYERAHAN BARANG KE WAREHOUSE
18
Setelah proses pemeriksaan barang telah sesuai dengan permintaan,Receiving Material akan menyerahkan barang ke warehouse dan di sertai dokumen yang di terbitkan yaitu MRR ( Material Receiving Report ) dengan 4 rangkap :1. Asli : Untuk Accounting 2. Copy Pink : Untuk Logistic Jakarta 3. Copy kuning : Untuk File 4. Copy hijau : Untuk Internal Audit
6. PENYERAHAN BARANG UNTUK DI PAKAI
Warehouse akan memeriksa kembali barang dan dokumen yang diterima dari Receiving Material.Bila barang tersebut akan segera di pakai,Warehouse akan memberitahukan User,bahwa barang yang di pesan sudah smpai .
Untuk mengambil barang yang dibutuhkan User harus mengisi dokumen WIA ( Warehouse Issu Authorize ),dengan rangkap 4 lembar :1. Asli : Untuk warehousse2. Copy Pink : Untuk Accounting 3. Copy Kuning : Untuk Logistic4. Copy Hijau : Untuk User
7. PERSIPAN PENCATATAN
Warehouse menyerahkan kembali dokumen MRR dan Invoice kepada Purchasing di koplitkan dokumen lain ( LPO ) yang kemudian diserahkan ke Adm.Accounting.
19
8. PENCATATAN
Adm.Accounting akan mencatat sebagai Hutang Usaha / Account Payable perusahaan apabila di dukung dengan dokumen komplit yaitu :1. Dokumen MRR ( Material Receiving Report )2. Dokument Invoice 3. Dokument LPO ( Local Purchases Order )
2.6 JENIS – JENIS FORM YANG DI GUNAKAN
PADA DEPARTEMAN PURCHASING
1.Material Requisition Yaitu : Untuk meminta barang ke Purchasing
Contoh :
20
2. Purchases OrderYaitu : Po merupakan document pelengkap yang sah
untuk dilakukanya proses pembelian barang, tanpa ada proses document PO tidak bisa dilakukan pembelian tanpa ada persetujuan dari manager operation dan general manager.
Contoh :
21
3. Material Receiving Report ( MRR )Yaitu : Merupakan document yang di buat setelah
barang di terima ( sesuai dengan permintaan ).MRR ini di terbitkan setelah ada PO setelah melakukan pembelian.
Contoh
22
4. Invoice Yaitu : Tagihan yang kita terima dari hasil penjualan ,
sewa, jasa pada periode tertentu.Pada Invoice biasa memuat tentang part number,nama barang , jumlah barang , harga satuan ,dan total harga.Untuk ke absahan invoice di bubuhkan tanda tangan security,penerima dan stempel dari vendor.
Contoh :
23
5. Petty CashYaitu : Bukti pengeluaran uang kas yang di lakukan
oleh suatu perusahaan.
24
2.7 FAKTOR PENDUKUNG DAN PENGHAMBAT
2.7.1 Faktor Pendukung :1. Perusahaan mempunyai fasilitas yang memadai 2. Perusahaan mempunyai tender yang masih panjang 3. Mempunyai tempat operational yang memadai 4. Tempat usaha yang mudah untuk di jangkau 5. Mempunyai sistem kerja yang teratur
2.7.2 Faktor Penghambat : 1. Bayaknya perusahaan yang sam yang di sekitar
perusahaan 2. Berdirinya usaha yang sama sehingga mempengaruhi tender usaha 3. Banyaknya perusahaan yang besar yang mempengaruhi daerah tersebut
4. Kurangnya dana
25
BAB IIIPELAKSANAAN TRANSPORT
3.0 Pengertian Transport
Transport adalah suatu departemant yang bergerak dalam bidang transportasi.Bagian ini sangat banyak manfaatnya bagi perusahaan,salah satunya untuk membantu memperlancar dalam melakukan suatu perjalanan yang akan di lakukan oleh karyawan dalam melaksanakan tugas perusahaan .
3.1 Fungsi TransportSebagai sarana perhubungan dan mempermudah
karyawan dalam melakukan kegiatan yang berhubungan dengan perusahaan .
3.2. Syarat – syarat Mengemudi Dalam Transport Memiliki surat izin mengemudi ( SIM ) Telah mengikuti Difensive Driving Course ( DDC ) Memiliki Permit / Surat izin dari perusahaan
26
3.3 Langkah – Langkah dalam Bekerja Sebelum melakukan perjalanan di harapkan melakukan
Pre-Trip inspection ( PTI ) dan Journal Management system ( JMS ). Data terlampir
Melakukan Standart Operation Prosedur ( SOP ) dan Job Safety Analys ( JSA )
3.5 Faktor Pendukung dan Penghambat
.1. Faktor Pendukung
Tempat strategis
Fasilitas atau tempat peralatan tersedia dengan lengkap
Ruangannya bersih dan ber AC
Keamanannya sangat terjamin
Biaya transportasi murah dan mudah
Faslitas tenaga penggerak mudah atau energi mudah
didapat
Dekat bahan baku atau bahan dasar.
2. Faktor Penghambat
Kerusakan pada alat computer
Kerusakan pada perangkat kerja,seperti :
- Komputer
- Mesin Tik
- Printer
27
Gangguan pada system IT ( Informasi
Teknologi ),seperti :
- Telepon
- Mesin Fax
Tempatnya kurang nyaman
Pada saat karyawan bekerja listrik mati atau padam.
Sulitnya BBM
28