Arti & Manfaat ISO 9001 ( System Manajemen Mutu )

ISO 9001 : 2008 ( SISTEM MANAJEMEN MUTU ) ISO 9001:2008 adalah suatu standar internasional untuk sistem manajemen Mutu / kualitas. ISO 9001:2008 menetapkan persyaratan - persyaratan dan rekomendasi untuk desain dan penilaian dari suatu sistem manajemen mutu. ISO 9001:2008 bukan merupakan standar produk, karena tidak menyatakan persyaratan - persyaratan yang harus dipenuhi oleh sebuah produk (barang atau jasa). ISO 9001:2008 hanya merupakan standar sistem manajemen kualitas. Namun, bagaimanapun juga diharapkan bahwa produk yang dihasilkan dari suatu sistem manajemen kualitas internasional, akan berkualitas baik (standar). Sehingga dapat disimpulkan bahwa Quality Management Systems (ISO 9001:2008) adalah Merupakan prosedur terdokumentasi dan praktek - praktek standar untuk manajemen sistem, yang bertujuan menjamin kesesuaian dari suatu proses dan produk (barang atau jasa) terhadap kebutuhan atau persyaratan tertentu, dimana kebutuhan atau persyaratan tertentu tersebut ditentukan atau dispesifikasikan oleh pelanggan dan organisasi. Manfaat Penerapan ISO 9001:2008 adalah : Meningkatkan Kepercayaan Pelanggan Jaminan Kualitas Produk dan Proses Meningkatkan Produktivitas perusahaan & market gain Meningkatkan motivasi, moral & kinerja karyawan Sebagai alat analisa kompetitor perusahaan Meningkatkan hubungan saling menguntungkan dengan pemasok Meningkatkan cost efficiency & keamanan produk Meningkatkan komunikasi internal Meningkatkan image positif perusahaan Sistem terdokumentasi Media untuk Pelatihan dan Pendidikan

ISO 9001: 2008 Sistem Manajemen Mutu (COQ-01)April 10th, 2010 admin

APA ITU ISO 9001:2008 A . SEJARAH Pada tahun 1987 Committee of the International Organization for Standardization (IOS) yang berkantor pusat di Jenewa, Swiss, mengeluarkan Standard Mutu International. Standard ini adalah ISO 9000 series yang termasuk di dalamnya adalah ISO 9001, 9002, 9003 dan 9004. Standard ini kemudian direvisi pada tahun 1994 dan setelah 6 tahun direvisi kembali menjadi IS0 9001 versi 2008 ISO 9001:2008 adalah Standard Sistem Manajemen Mutu yang telah mendapat pengakuan dari banyak negara di dunia seperti: semua negara Uni Eropa, Amerika, Jepang, Australia, ASEAN, dan di lebih 100 negara. B. PENGERTIAN ISO 9001:2008 ISO 9001:2008 adalah Sistem Manajemen Mutu, yaitu :

Sistem Manajemen untuk mengarahkan dan mengontrol organisasi berkaitan dengan mutu . DEFINISI MODERN TENTANG MUTU 1.Sesuai dengan persyaratan -Conformance to requirements 2. Sesuai dengan pemakaian -Fitness for use 3. Kepuasan pelanggan -User satisfaction DEFINISI MUTU MENURUT ISO 9000:2008 Mutu (Quality) adalah : Derajat yang dicapai oleh karakteristik yang inheren dalam memenuhi persyaratan (Degree to which a set of inherent characteristics fulfils requirements) Jadi dapat dikatakan bahwa mutu itu bukan hanya berhubungan dengan mutu produk saja, tetapi juga dengan persyaratan lain seperti: Ketepatan pengiriman , biaya yang rendah, pelayanan yang memuaskan pelanggan dan bisa dipenuhinya peraturan pemerintah yang berhubungan dengan produk yang dipasarkan. MENGAPA PERLU ISO 9001:2008 KENDALA-KENDALA PERUSAHAAN Perusahaan sering dihadapkan pada permasalahan yang berulang sehingga akhirnya menyebabkan tingginya biaya dan ketidakpuasan pelanggan. Kalau digolongkan permasalahan itu diakibatkan beberapa faktor , yaitu : 1. KARYAWAN a. Keluar masuknya karyawan begitu tinggi b. Tidak jelasnya pembagian tugas dan wewenang c. Tingkat produktivitas karyawan yang begitu rendah 2. MATERIAL DAN PRODUK JADI a.Tingginya tingkat kerusakan pada produk jadi (reject) dan tidak dipenuhinya spesifikasi pelanggan. b.Tingginya produk yang rusak dalam proses sehingga harus dikerjakan kembali (rework) c.Bahan baku yang tidak memenuhi standard d.Sisa bahan produksi (scrap) yang begitu tinggi 3. MESIN DAN PERALATAN a.Kerusakan pada mesin dan peralatan yang begitu sering b.Tidak tersedianya sparepart sewaktu mesin rusak sehingga terganggunya kegiatan produksi

c.Tidak adanya program perawatan (maintenance) untuk mesin dan peralatan sehingga umur mesin menjadi semakin singkat 4. METODE KERJA Tidak jelasnya urutan proses kerja sehingga banyak proses yang tidak efektif Standard dan parameter yang digunakan kurang tepat dan tidak memenuhi keinginan pelanggan Metode kerja yang diterapkan kurang memadai untuk menunjang proses poduksi sehingga dihasilkan produk yang tidak bermutu dan tidak tercapainya target produksi yang diinginkan. 5. MARKETING Tingginya tingkat komplain dari pelanggan dan lamanya respon terhadap komplain tersebut. Waktu penyerahan dan pengiriman barang yang tidak tepat waktu Kurang percayanya calon pelanggan terhadap kualitas produk dan kualitas manajemen di perusahaan. Dengan melihat kendala kendala tersebut banyak perusahaan mulai mencari alternatif apa yang perlu dilakukan agar perusahaan dapat meningkatkan performancenya. Untuk ini salah satu alternatifnya adalah dengan menerapkan ISO 9001:2008 B. MANFAAT PENERAPAN ISO 9000 Menghadapi era perdagangan bebas (AFTA) 2003, perusahaan sebaiknya sudah menerapkan System Manajemen Mutu agar membantu perusahaan dalam meningkatkan kepercayaan dan kepuasan pelanggan melalui penyediaan jaminan mutu yang lebih baik. Nilai kompetisi dan image perusahaan semakin meningkat dengan sertifikasi ISO 9001:2008 Penerapan ISO 9001:2008 akan meningkatkan produktivitas, efisiensi, efektifitas operasional dan mengurangi biaya yang ditimbulkan barang cacat (reject) atau barang bermutu rendah dan limbah. Membuat sistem kerja dalam suatu perusahaan menjadi standar kerja yang terdokumentasi dan mempunyai aturan kerja yang baik sehingga memudahkan dalam pengendalian. Dapat berfungsi sebagai standar kerja untuk melatih karyawan yang baru Menjamin bahwa proses yang dilaksanakan sesuai dengan sistem manajemen mutu yang ditetapkan Akan memudahkan Top Management dalam pencapaian target karena sudah dipersiapkannya target yang terukur dan rencana pencapaiannya

Meningkatkan semangat dan moral karyawan karena adanya adanya kejelasan tugas dan wewenang (Job Description) dan hubungan antar bagian yang terkait sehingga karyawan dapat bekerja dengan efisien dan efektif. Dapat mengarahkan karyawan agar berwawasan Mutu dalam memenuhi permintaan pelanggan, baik internal maupun eksternal. C. SURVEY ISO 9000 Pada table di bawah dapat dilihat hasil survei yang dilakukan Para International dengan Salford University Business Services Ltd atas 115 perusahaan besar yg menerapkan ISO 9000. Responden yang menjawab Ya terhadap beberapa manfaat penerapan ISO 9000 adalah sebagai berikut : PERSENTASE Kontrol Pengelolaan Meningkat Kepuasan Pelanggan Meningkat Kelompok Kerja Termotivasi Peningkatan Peluang untuk menyelesaikan pekerjaan Produktivitas dan efisiensi meningkat Produk gagal dikurangi Peningkatan Efektivitas pemasaran Pengurangan Biaya Peningkatan Pangsa pasar BAGAIMANA CARA MENERAPKAN MENDAPATKAN SERTIFIKATNYA ? (PERSYARATAN DALAM ISO 9001:2008) 1. DELAPAN PRINSIP MANAJEMEN MUTU Sebagai dasar untuk menerapkan ISO 9001:2008 agar efektif dan efisien, sebaiknya perusahaan mengikuti 8 Prinsip Manajemen Mutu. Prinsip ini bukan harus diterapkan sekaligus, tetapi secara bertahap selagi perusahaan masih eksis dalam menjalankan bisnisnya. Delapan Prinsip ini merupakan aturan-aturan dasar untuk memimpin dan melaksanakan suatu organisasi. (Fundamental rules for leading and operating an organization) 1. Customer Focus (Fokus kepada pelanggan) 2. Leadership (Kepemimpinan) 3. Involvement of People (Keterlibatan orang-orang / karyawan) 4. Process Approach (Pendekatan proses) ISO YA 83% 82% 61% 62% 60% 60% 52% 50% 49% 9001:2008 DAN PROSES

5. System Approach to Management (Pendekatan sistem untuk manajemen) 6. Continual Improvement (Perbaikan terus menerus) 7. Factual approach to decision making (Pendekatan faktual untuk pembuatan keputusan) 8. Mutually beneficial supplier relationships (Hubungan dengan pemasok saling menguntungkan) Aim: to facilitate a successful management culture. (Tujuan: memfasilitasi suatu budaya manajemen yang sukses) 2. BISNIS PROSES ISO 9001: 2008 Secara umum perusahaan harus membuat dahulu bisnis prosesnya berdasarkan persyaratan ISO 9001:2008. Gambaran Umum bisnis proses dapat dilihat pada diagram dibawah ini. 3. ELEMEN ISO 9001: 2008 Dalam penerapannya perusahaan akan mengikuti persyaratan yang tertuang dalam Standard International ISO 9001:2008 yang terdiri dari 5 Elemen Besar, yaitu : ELEMEN : 4. SISTEM MANAJEMEN MUTU 4.1. Persyaratan Umum 4.2. Persyaratan Dokumentasi 5. TANGGUNG JAWAB MANAJEMEN 5.1. Komitmen Manajemen 5.2. Fokus terhadap Pelanggan 5.3. Kebijakan Mutu 5.4. Perencanaan 5.5. Tanggung Jawab, Wewenang dan Komunikasi 5.6. Tinjauan Manajemen 6. MANAJEMEN SUMBER DAYA 6.1. Penyediaan Sumber Daya 6.2. Sumber Daya Manusia 6.3. Prasarana 6.4. Lingkungan Kerja 7. REALISASI PRODUK 7.1. Perencanaan Realisasi Produk 7.2. Proses Berkaitan dengan Pelanggan

7.3. Design dan Pengembangan 7.4. Pembelian 7.5. Produksi dan Penyediaan Jasa 7.6. Pengendalian Alat Pemantauan dan Pengukuran 8. PENGUKURAN, ANALISA DAN PERBAIKAN 8.1. Umum 8.2. Pemantauan dan Pengukuran 8.3. Pengendalian Produk Tidak Sesuai 8.4. Analisa Data 8.5. Perbaikan NOTES: PENJELASAN ELEMEN (PERSYARATAN) INI DAPAT DILIHAT DI STANDARD ISO 9001:2008

5 S (COQ-00)April 10th, 2010 admin

APA ITU 5 S ? A . SEJARAH Program 5 S berasal dari Jepang dan telah berhasil membawa industri Jepang dikagumi di seluruh dunia. Realitas ini menjadi perhatian besar sehingga program ini kemudian diadopsi oleh berbagai industri di berbagai negara. B. PENGERTIAN 5 S Program 5 S merupakan usaha terpadu oleh seluruh karyawan di dalam perusahaan / organisasi yang dimulai dari pimpinan puncak atau level tertinggi hingga level terbawah yang diorganisir dalam suatu Komite 5 S yang dibentuk dalam organisasi tersebut. Program ini pada dasarnya merupakan gerakan kebulatan tekad untuk melakukan peringkasan, perapihan dan pembersihan di tempat kerja serta pemeliharaan / pelestarian terhadap kondisi yang sudah ringkas-rapih-bersih tersebut dan pembiasaan untuk melakukannya berulang-ulang sehingga secara alami dapat melakukannya dengan benar. 5 S merupakan singkatan dari Seiri [ Ringkas ], Seiton [ Rapih ], Seiso [ Resik ], Seiketsu [ Rawat ], dan Shitsuke [ Rajin ]. Di beberapa perusahaan, istilah 5 S banyak digantikan dengan istilah tertentu, seperti : 5 R : Ringkas, Rapih, Resik, Rawat, Rajin 5 P : Pemilahan, Penataan, Pembersihan, Pemantapan, Pembiasaan

5 C : Clear out / Sifting, Configure / Sorting, Clean / Sweeping, Conform / Spick & Span, Custom / Discipline 5 K : Keteraturan, Kerapihan, Kebersihan, Keselamatan, Kedisiplinan 5 K : Ketelitian, Kerapihan, Kebersihan, Kesegaran, Kedisiplinan Program 5 S dapat lebih mudah dipahami melalui Prinsip 5 S sebagai berikut : - Seiri [ Ringkas ] : Menyingkirkan barang-barang yang tidak diperlukan dari tempat kerja - Seiton [ Rapih ] : Ada tempat tertentu untuk tiap barang, tidak ada yang tercecer - Seiso [ Resik ] : Membersihkan segala sesuatunya - Seiketsu [ Rawat ] : Melestarikan kondisi yang sudah ringkas-rapih-bersih di tempat kerja - Sheitsuke [ Rajin ] : Melakukan pekerjaan berulang-ulang sehingga secara alami dapat melakukannya dengan benar MENGAPA PERLU 5 S KENDALA-KENDALA PERUSAHAAN Perusahaan sering dihadapkan pada berbagai permasalahan yang berulang sehingga menyebabkan tingginya biaya dan ketidakpuasan pelanggan. Beberapa permasalahan yang sering terjadi antara lain : 1. Waktu Penyiapan yang Lama 2. Lokasi yang Kacau 3. Penyerahan yang Terlambat 4. Keadaan yang Tidak Aman atau Membahayakan 5. Produk yang Cacat dan Peralatan / Mesin-mesin yang Mudah Rusak / Sering Hilang Beberapa faktor penyebabnya antara lain : Tempat Kerja Tidak Ringkas Barang-barang yang tidak diperlukan tidak disingkirkan dari tempat kerja. Tempat / fasilitas kerja yang dimaksud antara lain lemari dan rak; tool box, laci meja dan locker; lantai; tumpukan-tumpukan parts; dan meja kerja. Hal ini menyebabkan terganggunya keleluasaan gerak dan mobilitas karyawan sehingga menurunkan produktifitas dan keselamatan kerja. Tempat Kerja Tidak Rapih Tidak ada tempat tertentu untuk tiap barang, barang sering tercecer. Barang-barang yang diperlukan tidak dikelompokkan, tidak ditentukan tempat apa untuk barang apa, tidak diberi tanda pada tempat, tidak diberi tanda pada barang, tidak dibuat standarisasi tempat-tempat secara rinci dan tidak diadakan pemeriksaan harian. Hal

ini menyebabkan banyaknya waktu yang terbuang untuk kegiatan mencari sehingga pelaksanaan kerja lebih lambat, efisiensi dan mutu kerja menurun. Tempat Kerja Tidak Bersih Tidak cukup upaya untuk membersihkan segala sesuatunya. Banyak langkah yang tidak ditempuh atara lain membersihkan dengan menggunakan alat seperlunya; membuat garis-garis dilantai, pengecatan ulang; menghilangkan sumber-sumber pengotor; mengupayakan penerangan dan pemeriksaan harian berkesinambungan. Tempat yang Sudah Ringkas, Rapih dan Bersih Tidak Dipelihara. Kondisi yang sudah mantap [ terpilah, rapih dan bersih ] tidak dipelihara dan ditingkatkan secara berkelanjutan. Banyak langkah yang tidak ditempuh antara lain pembinaan disiplin karyawan; pemeriksaan berkala; penyediaan sarana-sarana pendukung seperti kotak sampah, kotak sisa parts, gerobak sampah. Tidak Dilakukan Pembiasaan Melakukan Pekerjaan yang Baik Kondisi yang sudah terpelihara tidak diperkuat dengan Pembiasaan [ melakukan pekerjaan yang baik berulang-ulang sehingga secara alami dapat melakukannya dengan benar ]. Banyak langkah yang tidak ditempuh antara lain pembiasaan perilaku secara sistematis, perbaikan komunikasi, pelatihan, pengaturan tugas dan tangggung jawab setiap orang, pemahaman dan pelaksanaan tugas dan tanggung jawab, pelaksanaan tindakan perbaikan dan pencegahan, penguatan team work. MANFAAT PENERAPAN 5 S MANFAAT POKOK Terwujudnya CITRA POSITIF. Terlaksananya KESELAMATAN KERJA. Terlatihnya DISIPLIN. Terbinanya TERTIB KERJA. Terselenggaranya RAJIN TATABOGA MANFAAT OPERASIONAL Terbinanya SUASANA MENYENANGKAN Terciptanya TEMPAT KERJA YANG NYAMAN & AMAN Terciptanya PENINGKATAN MUTU & PRODUKTIFITAS KERJA Terwujudnya STABILITAS MUTU KERJA Turunnya KERAGAMAN MUTU PRODUK MANFAAT TEKNIS Terawatnya PERALATAN / MESIN-MESIN Terawatnya TEMPAT KERJA

Tercapainya STANDAR TEMPAT KERJA PRIMA. BAGAIMANA CARA MENERAPKAN 5 S ? 1. LIMA PRINSIP 5 S (LANGKAH-LANGKAH PENERAPANNYA) Sebagai dasar untuk menerapkan 5 S agar efektif dan efisien, sebaiknya perusahaan mengikuti 5 Prinsip 5 S. Prinsip ini bukan harus diterapkan sekaligus, tetapi secara bertahap selagi perusahaan masih eksis dalam menjalankan bisnisnya. Lima Prinsip & Langkah langkah Penerapannya : 1. Seiri [ Ringkas ] : Menyingkirkan barang-barang yang tidak diperlukan dari tempat 2. Seiton [ Rapih ] : Ada tempat tertentu untuk tiap barang, tidak ada yang tercecer 3. Seiso [ Resik ] : Membersihkan segala sesuatunya 4. Seiketsu [ Rawat ] : Melestarikan kondisi yang sudah ringkas-rapih-bersih di tempat kerja 5. Sheitsuke [ Rajin ] : Melakukan pekerjaan berulang-ulang sehingga secara alami dapat melakukannya dengan benar

QCC (Quality Control Circle)April 10th, 2010 admin

I. APA ITU QCC1. Menghasilkan dan memberikan produk yang berkualitas, tepat waktu dan harga yang bersaing merupakan faktor utama bagi perusahaan agar kepuasan pelanggan terpenuhi sehingga dapat memenangkan persaingan, tetapi tidak harus dengan biaya yang tinggi. 2. QCC adalah Quality Control Circle / Gugus Kendali Mutu, yaitu pembentukan kelompok-kelompok kerja untuk dapat memperbaiki QCDSM didalam perusahaan : Quality (Kualitas yang baik) Cost (Biaya yang rendah) Delivery (Tepat Waktu Pengiriman) Safety (Keselamatan Kerja yang baik) Morale (Moral karyawan yang baik) 1. Kelompok-kelompok kerja ini nantinya akan berkompetisi dalam menghasilkan perbaikan dalam perusahaan yang nantinya akan dinilai oleh manajemen dalam sebuah panel.

II. MENGAPA PERLU QCC

Untuk memberikan dasar dan cara melakukan analisa masalah secara tuntas dengan kelompok kerja.

Dengan memakai prinsip QCC diharapkan produk yang dihasilkan mempunyai nilai yang tinggi (high value) tetapi dengan mengeluarkan biaya yang rendah (low cost). Dengan pemantapan yang lebih baik terhadap QCDSM diharapkan perusahaan akan semakin survive. QCC memakai metode Pengumpulan, Pemilahan dan Pemecahan Masalah (Brain Storming). Pemahaman dan penggunaan 7 QC Tools (Fishbone Diagram, Pareto Diagram,Tabel Perbandingan Sebelum dan Sesudah penerapan QCC), hasil akhir dan Continual Improvement. QCC sangat baik untuk menghidupkan semangat kompetisi diantara karyawan untuk menghasilkan proses yang semakin efektif dan efisien dalam menghasilkan produk.

III. CARA MENERAPKAN QCCCara yang efektif Menerapkan Quality Control Circle dengan menerapkan Seven (7) Tools, Karena Seven (7) Tools adalah tools/ alat yang digunakan. Didalam Seven (7) Tools dijelaskan Delapan langkah pemecahan masalah adalah urutan langkahlangkah sistematis dari langkah ke-1 sampai dengan langkah ke-8 yang digunakan organisasi dalam pemecahan suatu masalah. Delapan langkah tersebut adalah: Menentukan tema masalah Mencari sebab-sebab masalah Menentukan faktor yang paling berpengaruh Membuat rencana perbaikan Mencoba dalam praktek Mengevaluasi hasil Menjaga timbulnya problem yang sama Mencari tema baru Dijelaskan juga skematis Pemecahan Masalah yang efektif, Skema ini dapat diterpakan untuk semua lingkup dari organisasi skema tersebaut adalah sebagai berikut :

IV. TAHAPAN KONSULTASI

DESKRIPSI Materi : 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. Definisi, Konsep Mutu & Sistem Manjemen Mutu Sejarah ISO 9000 series dan Perkembangannya Pemahaman 8 Prinsip Manajemen Pemahaman Persyaratan ISO 9001 : 2008 Pengembangan Proses Bisnis Pengembangan Dokumentasi ISO 9001 : 2008 Penerapan Sistem Manajemen Mutu

Manfaat Pelatihan : 1. 2. Memberikan pemahaman dasar Sistem Manajemen Mutu Memahami prinsip-prinsip Sistem Manajemen Mutu

3. Memahami persyaratan persyaratan (klausul) ISO 9001 : 2008 dan kesesuaiannya dalam penerapan 4. Memberikan pemahaman tentang proses bisnis dan kaitannya dengan penerapan persyaratan ISO 9001 : 2008 5. Memungkinkan peserta mensosialisasikan penerapan ISO 9001 : 2008 yang efektif dan efisien 6. Memahami pengembangan dokumentasi Sistem Manajemen Mutu ISO 9001 : 2008

ISO 9001. Pengertian ISO 9001ISO 9001 atau lengkapnya System Manajemen Mutu - Quality Management System ISO 9001 itu sebenarnya apa, sih?

Pembaca "ISO 9001 Forum" yg budiman, artikel ini ditulis untuk memahami system tsb secara sederhana, terutama bagi yg masih cukup awam, agar lebih mudah memahami. Yg penting adalah pemahamannya tidak "salah arah" dan nantinya diharapkan bisa menerapkan system tsb ke dalam kondisi nyata yg bisa berguna bagi pengembangan organisasi, bisnis, karir, maupun pribadinya.

Mungkin Anda pernah mendengar model-model manajemen yg lain selain System Manajemen Mutu ISO 9001. Seperti misalnya Total Quality Management (TQM), Balance Scorecard, MBNQA, dsb? Sebagaimana

pengertian manajemen pada umumnya, bahwamanajemen adalah

seni mengelola organisasi dengan

memanfaatkan segala sumberdaya yg ada guna mencapai tujuan organisasi, maka sebagaisebuahmodel manajemen SMM ISO 9001 (QMS ISO 9001) juga memberi panduan bagaimana mengelola organisasi dengan memanfaatkan sumberdaya yang ada untuk mencapai tujuanorganisasi. Namun demikian ada perbedaan yg cukup mendasar, yakni bahwa organisasi yang menerapkan QMS ISO 9001, dan yang menghendaki sertifikasi, diwajibkan untuk mematuhi klausul-klausul yg dibuat oleh badan yg mengeluarkan standard internasional ISO 9001 tsb.

Kepatuhan

atau compliance inilah

yg

membedakan System

Manajemen

Mutu ISO

9001dengan model

manajemen lainnya. Organisasi tidak bisa bebas mengembangkan sendirisystem manajemennya. Itulah sebabnya audit QMS ISO 9001 disebut juga dengancompliance audit atau audit kepatuhan.

Yang menjadi fokus dalam System Manajemen Mutu - Quality Management System ISO 9001 adalah system manajemen atau pengelolaan mutu, yg harus mengacu kepadastandard internasional ISO 9001 yang dikeluarkan oleh badan standarisasi internasional atauInternational Organization for Standardization. ISO sendiri bukan singkatan dariInternational Standardization Organization. ISO berasal dari bahasa Yunani "Isos" yang berarti sama atau seragam.

Pembaca "ISO 9001 Forum" yg budiman, Standard internasional System Manajemen Mutu -Quality Management System ISO 9001 mengatur bagaimana system manajemen harus dilakukan oleh suatu organisasi untuk bisa menjamin mutu produknya, baik barang (goods) maupun jasa (service) , agar mutu produk tsb

sesuai dengan persyaratan pelanggan, atau persyaratan lain, maupun sesuai standard mutu yg

telah ditetapkan organisasi.

Sebagai sebuah system manajemen formal / baku, ISO 9001 mengatur system dokumentasi organisasi terkait manajemen mutunya. Dokumen dalam system management mutu ISO 9001biasanya berisi kebijakan mutu (Quality Policy), sasaran mutu (Quality Objectives), danpedoman mutu (Quality Manual). Sedangkan system manajemen mutu itu sendiri mencakup antara lain:

Customer contracts Rekrutmen dan pelatihan karyawan Design dan pengembangan produk dan jasa Produksi dan pengiriman produk. Pemilihan pemasok (Suppliers) Tanggung-jawab Manajemen. Internal audit mutu. Pengukuran dan pemantauan Perbaikan berkesinambungan Tindakan perbaikan dan pencegahan

Mutu, dalam System Manajemen Mutu - Quality Management System ISO 9001, bisa mencakup kualitas produk (Q), biaya atau Cost (C), pengiriman atau Delivey (D), keamanan / keselamatan atau safety (S) dan morale (M) atau biasa disingkat dengan QCDSM.

System Manajemen Mutu - Quality Management System ISO 9001 menggunakan pendekatan proses (Process Approach), pendekatan system (system approach) dan juga menggunakan pola Plan-Do-Check-Action (PDCA) - Continual Improvement.

Pembaca "ISO 9001 Forum" yg budiman, bagaimana penjelasan tentang Process Approach, pendekatan system system approach, dan Plan-Do-Check-Action (PDCA) - Continual Improvement, kami bahas tersendiri dalam artikel lain di Blog ini.

ISO 9001. Manfaat Bagi Organisasi dan KonsumenISO 9001 Quality Manual.

Pembaca "ISO 9001 Forum" yg budiman, manfaat penerapan System Manajemen Mutu -Quality Management System ISO 9001 bagi perusahaan bisa disebutkan a.l:

- Meningkatkan Image atau Citra perusahaan. Dengan catatan perusahaan / organisasi telah memperoleh sertifikat ISO 9001. Mengapa? Karena, dengan telah diterimanya sertifikat ISO 9001, berarti sistem manajemen mutunya sudah sesuai (comply with) dengan standard internasional System Manajemen Mutu - Quality Management System ISO 9001. Yang berarti pula, perusahaan / organisasi bisa menjamin kepuasan pelanggan atau dipenuhinya persyaratan pelanggan.

Pembaca "ISO 9001 Forum" yg budiman, tentu saja badan sertifikasi mana yg memberikan sertifikat ISO 9001 tsb juga berpengaruh terhadap citra atau image perusahaan tsb. Semakin bergengsi lembaga tsb, karena reputasinya dan kesesuaiannya dengan bidang kerja organisasi yg menerima sertifikat tsb, kepercayaan masyarakat / konsumen semakin tinggi. Biasanya badan sertifikasi memiliki spesifikasi / spesialisasi bidang audit tersendiri. Misalnya, untuk industri tekstil tentu akan berbeda dengan bidang asuransi.

- Dengan diperolehnya sertifikat ISO 9001 dari badan sertifikasi yg bonafift maka manfaat utama dari implementasi System Manajemen Mutu - Quality Management System ISO 9001-sebenarnya yg diharapkanadalah meningkatnya Performance perusahaan. Dalam arti penjualan meningkat, sehingga profit juga meningkat, dst.

- Memberi kenyamanan bagi karyawan dalam menjalankan pekerjaannya, karena ada panduan, petunjuk, ataupun ukuran keberhasilan atas pekerjaannya, dan adanya proses perbaikan berkesinambungan (Continuous Improvement). Ini dimungkinkan karena dalamSystem Manajemen Mutu - Quality Management System ISO 9001 terdapat Standard Operating Procedure (SOP), Instruksi Kerja (Work Instruction), Tujuan dan Sasaran Mutu (Quality Objective), dan juga program mutu (Quality Program) .

Pembaca "ISO 9001 Forum" yg budiman, apa manfaat lain implementasi System Manajemen Mutu - Quality Management System ISO 9001 bagi karyawan dan konsumen? Silakan KLIK DI SINI:

Manajemen Mutu_Quality ManagementManagement Forum:

"Apa itu QMS ISO 9001:2008?"

Pembaca "Management Forum" yg budiman, setiap Organisasi didirikan / dibentuk untuk mencapai tujuan tertentu. Sedangkan untuk mencapai tujuan tsb diperlukan berbagai sumberdaya. Sumber daya yg tersedia ini perlu dikelola secara efektif dan efisien agar tujuan tsb bisa tercapai. Bagaimana cara atau model yg hendak diterapkan organisasi dalam mengelola sumber-daya tsb, hal itu bergantung kepada keinginan / preferensi pengelola organisasi tsb. Pada umumnya, seni mengelola organisasi dengan memanfaatkan sumber daya yang tersedia secara efektif dan efisien

guna mencapai tujuan organisasi ini disebut sebagaiMANAJEMEN. Ada banyak model manajemen yang kita kenal sesuai dengan tujuan masing-masing, seperti misalnya Management by Objective (MBO), Total Quality Management (TQM),Balance Scorecard (BSC), Malcolm Baldrige National Quality Award (MBNQA), Six Sigma, Toyota Production System / Lean Manufacturing / Just in Time (JIT), Blue Ocean Strategy, Total Productive Maintenance (TPM), 5S, (Supply Chain ManagementSCM), Quality Management System (QMS) ISO 9001, dsb. Dalam artikel ini kita akan bahas model manajemen yg terakhir disebutkan di atas, yakni System Manajemen Mutu (QMS) ISO 9001:2008. Apa itu QMS ISO 9001:2008? Pembaca "Management Forum" yg budiman, QMS ISO 9001:2008 adalah modelmanajemen mutu yg dikeluarkan oleh sebuah badan internasional yg disebut denganInternational Organization for Standardization. Berikut ini adalah pengertian QMSmenurut International Organization for Standardization yg dituangkan dalam ISO 9001:2005: Quality management system (QMS): A quality management system is a set of interrelated or interacting elements that organizations use to direct and control how quality policies are implemented and quality objectives are achieved. Terjemahan bebasnya kurang lebih seperti ini: System manajemen mutu adalah seperangkat elemen yg saling terkait atau saling berinteraksi yg digunakan oleh organisasi untuk memberikan arah mengenai bagaimana kebijakan mutu organisasi implementasikan dan dikendalikan, serta bagaimana tujuan / sasaran mutu organisasi dicapai. Untuk mempermudah memahaminya di sini perlu dilihat satu persatu kata yg membentuknya, yakni System, Manajemen, Mutu, ISO, 9001, dan 2008. System System, dari bahasa Latin systema, seringkali diartikan sebagai seperangkat entitas atau prosedur yang saling berinteraksi membentuk satu kesatuan yg terintegrasi. Manajemen Seperti sudah disebutkan di atas, manajemen biasanya diartikan sebagai seni mengelolaorganisasi dengan memanfaatkan sumber daya yang tersedia secara efektif dan efisien guna mencapai tujuan organisasi. Mutu Mutu dalam hal ini adalah mutu produk, baik barang maupun jasa. Mutu dalam ISO 9001diartikan sebagai kesesuaian antara produk atau jasa yg dihasilkan oleh organisasi dengan persyaratan / kriteria yg ditetapkan oleh pelanggan atau oleh organisasi. Kriteria atau persyaratan tsb, dalam berbagai referensi, biasanya mencakup QCDSM (Quality produk atau jasa itu sendiri, Cost = biaya, Delivery = pengiriman, Safety = keamanan, Morale = moral / etika umum, masyarakat, dsb). ISO

Kata ISO dalam system manajemen mutu ISO 9001 berasal dari bahasa Yunani Isos yg berarti sama atau seragam. Jadi dalam hal ini "ISO" merupakan sebutan atau nama, seperti seseorang yg diberi nama Tarzan misalnya. 9001 Angka 9001 merupakan semacam nomor seri yang diciptakan oleh badan yg menciptakansystem manajemen mutu ISO itu sendiri. Angka atau nomor seri lainnya berarti menunjukkan arti yg berbeda. Seperti ISO 14001 misalnya, adalah nomor seri untuk System Manajemen Lingkungan yg diciptakan oleh badan standarisasi internasional yg sama. 2008 Angka 2008 merupakan tahun dikeluarkannya atau di-release-nya system manajemen mutu tsb yang merupakan penyempurnaan dari system manajemen mutu yg di-release th sebelumnya yakni ISO 9001:2000. Dari uraian di atas bisa disimpulkan bahwa System Manajemen Mutu ISO 9001:2008adalah system manajemen mutu yg direlease oleh International Organization for Standardisation pada th 2008, yg diciptakan untuk memberi arah atau petunjuk bagaimana mengelola dengan baik sumber daya yg tersedia agar produk yg sihasilkan bisa memenuhi persyaratan pelanggan atau kriteria yg telah ditetapkan oleh organisasi. Sebagai sebuah standard, QMS ISO 9001:2008 berisi klausul-klausul yg harus diikuti atau dipatuhi oleh organisasi yg hendak mendeklarasikan organisasinya menerapkan QMS ISO 9001. Organisasi bisa memperoleh sertifikat ISO 9001:2008 jika organisasi tsb sudah memenuhi persayaratan-persyaratan standard internasional tsb dan sudah di-audit dan dinyatakan lulus audit assessment oleh badan sertifikasi yang berwenang untuk mengeluarkan sertifikat ISO 9001:2008.

konsep adalah sama, yakni keduanya menggunakan model Plan-Do-CheckAction(PDCA) - Continual Improvement.

Quality Plan Implementasi Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2000 di Perguruan TinggiJanuary 15th, 2009bambangkesit

Implementasi Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2000 di Perguruan Tinggi perlu direncanakan dengan baik karena kegiatan ini merupakan suatu investasi yang sangat besar baik dari sisi pendanaan maupun dari sisi waktu. Rencana yang baik adalah kunci kesuksesan pelaksanaan. Rencana merupakan jembatan penghubung masa kini dan masa depan atau posisi saat ini dengan posisi yang akan datang yang diharapkan. Melalui perencanaan, manajemen mengkoordinasikan strategi-strategi dan upaya-upaya, mempersiapkan perubahan dan mengelola perkembangan agar memudahkan dan memperlancar implementasi dari sistem manajemen mutu ISO 9001:2000. Perencanaan yang baik merupakan seni membuat hal yang sulit menjadi sederhana sehingga memudahkan untuk mewujud-kan segala sesuatunya menjadi mungkin dilaksanakan, mungkin

diujudkan dan mungkin dicapai. Berikut ini langkah-langkah perencanaan implementasi SMM ISO 9001:2000 : 1. Membangun Komitmen Manajemen Komitmen manajemen merupakan hal sangat penting dan utama dalam membangun sistem manajemen mutu ISO 9001:2000. Karena mereka yang bertanggungjawab dan harus merencanakan strategi bisnis, ke-bijakan, sasaran dan ukurannya, serta mereka harus meninjaunya pula. Komitmen manajemen ditetapkan sebelum melangkah lebih jauh dalam rencana menerapkan SMM ISO 9001:2000 pada Perguruan Tinggi. Tanpa komitmen yang jelas dan tegas maka kecil kemungkinan pelaksanaan dan penerapan SMM ISO 9001:2000 akan berjalan dan tercapai baik sesuai dengan yang direncanakan oleh Perguruan Tinggi. Komitmen adalah power yang utama untuk menggerakkan mesin manajemen dalam menerapkan SMM. Tanpa komitmen dari manajemen puncak/rektor Perguruan Tinggi yang didukung oleh seluruh warga Perguruan Tinggi maka SMM tidak dapat dilaksanakan secara maksimal. Komitmen manajemen terhadap mutu dapat ditunjukkan sejak awal melalui penandatanganan pernayatan kebijakan mutu Perguruan Tinggi, dan berikutnya diikuti oleh sikap dan perilaku manajemen yang kon-sisten dalam menerapkan prosedur-prosedur kerja. Manajemen puncak harus memberi bukti komitmennya pada penyusunan dan implementasi SMM serta perbaikan berkesinambungan dan keefektifannya dengan cara melakukan hal-hal seperti berikut :

Mengkomunikasikan kepada seluruh warga tentang pentingnya pemenuhan dan pelaksanaan persyaratan pelanggan dan peraturan perundang-undangan. Menetapkan kebijakan mutu Perguruan Tinggi serta menjalankannya. Memastikan penetapan sasaran mutu yang dijalankan secara konsisten. Melakukan tinjauan manajemen secara berkala. Memastikan tersediaanya sumber daya.Komitmen manajemen terhadap mutu dapat ditunjukkan sejak awal melalui penandatanganan pernayatan kebijakan mutu Perguruan Tinggi, dan berikutnya diikuti oleh sikap dan perilaku manajemen yang kon-sisten dalam menerapkan prosedur-prosedur kerja. Pernyataan kebijakan kualitas Perguruan Tinggi dapat didefinisikan sebagai suatu Deklarasi yang ditandatangani oleh pemimpin-pemimpin Perguruan Tinggi yang menyatakan komitmen terhadap suatu sistem manajemen mutu. 2. Penunjukkan Wakil Manajemen Bukti komitmen yang besar dari pimpinan puncak dan jajaran manajemen untuk benar-benar menerapkan SMM ISO 9001:2000 pada Perguruan Tinggi dibuktikan dengan menugaskan atau mengangkat secara resmi seorang wakil manajemen (management representative). Peranan dari Wakil Manajemen (WM) adalah menjamin bahwa sistem manajemen mutu yang didokumentasikan secara teknik benar dan sesuai dengan persyaratan standar dari sistem manajemen mutu yang telah ditetapkan. Wakil Manajemen harus melapor kepada Rektor Perguruan Tinggi agar menjamin bahwa persyaratan-persyaratan standar dari SMM ISO 9001:2000 itu tidak dilanggar oleh fungsi-fungsi yang lain. Penunjukkan seorang wakil manajemen haruslah orang yang tepat, jangan sampai menunjuk seorang wakil manajemen tanpa mempertimbangkan kemampuan kepemimpinannya serta pemahamannya tentang sistem yang berlaku pada Perguruan Tinggi. Sebaiknya WM adalah personil yang mempunyai akses komunikasi langsung dengan kepala Perguruan Tinggi. Dengan demikian pelaksanaan tugas WM tidak mengalami hambatan sehingga target dan sasarannya tercapai. WM itu dapat ditunjuk dari pejabat wakil rektor atau pembantu rektor, pembantu direktur, wakil direktur sekolah tinggi pada Perguruan Tinggi. 3. Pelatihan Pemahaman SMM bagi Manajemen dan Karyawan

Pelatihan SMM ISO 9001:2000 ini bertujuan untuk memberikan kesadaran mutu bagi Rektor Perguruan Tinggi dan memberikan pemahaman persyaratan kepada Tim ISO. Pelatihan itu antara lain meliputi pelatihan kesadaran mutu (quality awareness) bagi Direksi dan Tim ISO sehingga dapat memberikan pemahaman mengenai: Sejarah SMM. Pemahaman komitmen manajemen, pemahaman pelaksanaan manajemen review, kebijakan mutu, sasaran mutu, perencanaan sistem manajemen mutu dan kriteria, tanggung jawab dari wakil manajemen (WMM). Penjelasan delapan (8) prinsip manajemen mutu yakni fokus pelanggan , kepemimpinan, keterlibatan orang-orang, pendekatan proses, pendekatan sistem terhadap manajemen, peningkatan berkelanjutan, pendekatan faktual dalam mengambil keputusan, dan hubungan pemasok yang saling menguntungkan. Manfaat SMM ISO 9001:2000 bagi Perguruan Tinggi. Pengertian umum klausul-klausul yang terdapat dalam SMM ISO 9001:2000. Faktor-faktor penyebab kegagalan dalam penerapan SMM ISO 9001:2000. Penjelasan mengenai sertifikasi SMM. Metoda dan teknik pemeliharaan SMM. Metoda evaluasi peningkatan penerapan SMM. 4. Pembentukan Tim ISO Setelah menugaskan atau mengangkat secara resmi seorang wakil manajemen maka tahap selanjutnya mempersiapkan penerapan SMM dengan pembentukan tim ISO. Hal tersebut penting dilakukan karena SMM merupakan suatu sistem manajemen mutu yang penerapannya adalah tanggung jawab semua pihak seperti Rektor Perguruan Tinggi hingga level yang paling bawah dalam struktur organisasi Perguruan Tinggi tersebut. Pembentukan Tim ISO yang terdiri dari:

Seorang wakil manajemen (WM) yang bertugas untuk mengelola, memantau, mengevaluasi dan mengkoordinasikan SMM di lapangan untuk meningkatkan operasi dan perbaikan yang efektif dan efisien. Seorang panel audit yang bertugas mengkoordinasi pelaksanaan Audit Mutu Internal Perguruan Tinggi. Seorang pusat pengendali dokumen, yang bertugas mengendalikan seluruh dokumen mutu Perguruan Tinggi dalam menerapkan SMM mulai dari mendistribusikan, menyimpan, memelihara, menarik dokumen, menghancurkan dan memastikan bahwa dokumen mutu yang beredar adalah dokumen terkini dan paling mutakhir. Personil wakil dari tiap-tiap unit kerja yang bertugas membuat dan membangun SMM di lingkungan bagiannya serta dapat dilibatkan sebagai calon auditor internal yang akan mengaudit kondisi penerapan SMM di internal Perguruan Tinggi.5. Menyusun Dokumen SMM Dokumen adalah dasar dan dapat dimengerti dokumen yang teratur dengan baik dan tidak penerapan sistem manajemen mutu, dokumen harus tertulis dengan jelas dengan mudah oleh setiap orang yang memerlukannya. Tanpa adanya dan rapih, penerapan sistem manajemen mutu tidak dapat dilaksanakan dapat dijamin konsistensinya. Untuk keperluan pembuatan analisis untuk

perbaikan berkelanjutan (continual improvement) memerlukan dokumentasi sistem manajemen mutu yang lengkap dan tersusun dengan baik sesuai dengan kebutuhan perbaikan proses kerja di Perguruan Tinggi. Susunan dokumen sistem manajemen mutu menganut aturan hirarki, di mana masing-masing dokumen harus ditetapkan tingkatnya sesuai tingkatan-tingkatan yang diperlukan pada kegiatan Perguruan Tinggi. Dokumen yang lebih rendah levelnya mengandung penjelasan klausul-klausul dokumen yang lebih tinggi dan isinya tidak boleh bertentangan. Penyusunan dokumen sistem mutu (DSM) dilakukan oleh Tim ISO dengan dibantu oleh masing-masing personil inti dari bagian terkait, meliputi: Manual Mutu, adalah dokumen sistem manajemen mutu (SMM) level-1 yang menggambarkan kegiatan bisnis Perguruan Tinggi secara umum dalam penerapannya memenuhi persyaratan SMM, termasuk kebijakan mutu dan sasaran mutu yang telah ditetapkan oleh Kepala Perguruan Tinggi. 2. Prosedur, adalah dokumen SMM level-2 yang menjelaskan langkah-langkah kegiatan yang harus dilakukan dalam suatu proses tertentu yang terkait dengan penerapan SMM Perguruan Tinggi. Prosedur SMM merupakan penjabaran yang lebih jelas terhadap pemenuhan persyaratan SMM yang terkait dengan fungsi-fungsi kegiatan bisnis Perguruan Tinggi. 3. Instruksi Kerja, adalah dokumen SMM level-3 yang sifatnya untuk memberikan petunjuk pada pengoperasian suatu proses kerja yang harus dilakukan oleh satu (1) orang atau satu unit yang terlibat atau yang fungsi tugasnya dapat mempengaruhi kegiatan SMM di Perguruan Tinggi. Instruksi Kerja pada umumnya dibuat untuk menghindari atau mengurangi potensi kesalahan terhadap suatu pekerjaan. 4. Rekaman, adalah bukti kerja (evidence) yang merupakan bagian dari dokumen SMM, dapat dikatakan sebagai dokumen level-4. Rekaman ini berupa arsip surat menyurat, formulir-formulir isian, daftar periksa, hasil uji coba dan test, buku laporan dan lain sebagainya, yang harus diatur dan dikendalikan secara tersendiri. Dokumen sistem mutu harus diterapkan oleh semua jajaran Perguruan Tinggi yang terkait secara konsisten. Penyelenggaraan dokumentasi SMM Perguruan Tinggi agar efektif memenuhi persyaratan SMM, dan diatur sesuai hirarki level dokumentasi SMM menurut ketentuan dalam tabel sebagai berikut: 1. Semua Perguruan Tinggi internal maupun dokumen eksternal harus ditetapkan levelnya sesuai dengan ketentuan hirarki level dokumentasi SMM. Tujuannya untuk menjaga penggunaan dokumen agar dapat dikendalikan dan pengaturan keseluruhan dokumen tersebut diatur dalam Prosedur Pengendalian Dokumen dan Prosedur Pengendalian Rekaman. Manual mutu: manajemen Perguruan Tinggi harus menetapkan dokumen manual mutu sebagai pedoman penerapan SMM Perguruan Tinggi, dan harus diterapkan dan dipelihara oleh semua jajaran yang terkait sesuai ketentuan persyaratan SMM. Prosedur: Prosedur yang terdokumentasi harus ditetapkan dan dipelihara untuk mengendalikan semua proses yang mengacu pada persyaratan SMM. Prosedur pengendalian yang diperlukan untuk menjamin kepuasan operasi. Instruksi kerja: Instruksi kerja merupakan dokumen level tiga yang pembuatannya dilakukan oleh masing-masing bagian dan bersifat teknis. 1.

2.

3.

4.

6. Sosialisasi Dokumen SMM Suatu strategi yang harus dikembangkan dalam penerapan SMM adalah untuk mengetahui cara pencapaian kebijakan dengan menentukan sasaran yang hendak dicapai untuk menerapkan SMM secara sempurna. Strategi meliputi suatu program yang dijadwalkan untuk mengidentifikasi sumber daya yang diperlukan, tanggung-jawab dan wewenang personil, cara meninjau ulang poin-

poin, prioritas dan sistem pelaporan. Untuk itu harus menyediakan suatu kerangka kemajuan yang berkelanjutan. Dengan begitu kita dapat mempertimbangkan pengembangan proyek dan kebijakan yang dapat dilakukan di area lain pada waktu-waktu selanjutnya. Implementasi penuh dan perekaman semua aktivitas dalam sistem perlu direncanakan. Manajemen harus menentukan level keterlibatan para personil dalam operasi sehari-hari mulai dari tahapan penerapan sistem hingga penentuan jumlah personil manajemen yang harus didelegasikan. Juga ditentukan ukuran Perguruan Tinggi, lokasi, kompleksitas dan sifat proses yang digunakan akan memiliki suatu pengaruh terhadap pengambilan keputusan. Setiap Perguruan Tinggi harus mengembangkan sebuah rencana yang menggambarkan komitmen terhadap waktu yang dibutuhkan untuk mencapai sasaran. Mengembangkan sebuah rencana implementasi sesuai isi dokumen SMM yang telah disusun dalam organisasi pada level yang relevan. Rencana harus disosialisasikan ke seluruh organisasi (klausul 5.5.3), dan harus diperbaharui. WM harus menentukan kemajuan apakah hasilnya sesuai dengan rencana, yang dilakukan sedikitnya dua minggu sekali. Dan status pembaharuan harus dikomunikasikan dalam organisasi. SMM terdiri dari suatu kerangka sebagai pedoman Perguruan Tinggi untuk mengendalikan aktivitas bisnis dengan suatu penekanan pada pengukuran pencegahan dan peningkatan aktivitas yang bisa berpengaruh. Pada kinerja Perguruan Tinggi untuk implementasi SMM yang efektif, Direksi Perguruan Tinggi perlu menyediakan bukti komitmen manajemen pada setiap proses. Pada umumnya ini melibatkan pendekatan yang tertib mulai dari tinjauan-ulang penerbitan dokumen Perguruan Tinggi, pengembangan suatu kebijakan mutu, pencapaian sasaran hasil, rencana, strategi dan proses pekerjaan. Juga untuk memastikan ketersediaan sumber daya untuk mencapai implementasi penuh. Direksi harus mengkomunikasikan pentingnya memenuhi pelanggan seperti pelaksanaan aturan dan persyaratan sesuai dengan undang-undang serta melakukan tinjauan ulang kinerja manajemen. Direksi harus memastikan bahwa Perguruan Tinggi mempunyai sumber daya yang cukup untuk mencapai komitmennya. Direksi juga terlibat dalam melakukan tinjauan ulang dan peningkatan SMM untuk meningkatkan kinerja. Klausul 6.2.2 memerlukan kemampuan yang diperlukan bagi setiap personil yang terkait dengan SMM Perguruan Tinggi. Persyaratan kemampuan personil ditinjau-ulang untuk memastikan apakah penempatannya tepat dan sesuai. 7. Penerapan Dokumen Dokumen sistem manajemen mutu yang sah dan telah disosialisasikan ke seluruh bagian dan lingkup Perguruan Tinggi harus diterapkan oleh segenap personil yang terlibat secara konsisten dan benar. Hal itu dilakukan untuk membuktikan bahwa sistem manajemen mutu telah diterapkan oleh Perguruan Tinggi. Jika penerapannya masih menemui kendala maka dokumentasi tersebut dapat dilakukan revisi dan penyempurnaan sesuai kebutuhan. Hal tersebut diatur dalam prosedur pengendalian dokumen, yang antara lain berisi penetapan pengendalian yang diperlukan untuk: a. Menyetujui kecukupan dokumen sebelum diterbitkan. b. Meninjau dan memutakhirkan seperlunya serta menyetujui ulang dokumen. c. Memastikan perubahan dan status revisi terbaru sesuai tujuan dokumen.

d. Memastikan versi yang relevan dengan dokumen yang berlaku telah tersedia di tempat pemakaian. e. Memastikan dokumen selalu dapat dibaca dan mudah dikenali. f. Memastikan bahwa dokumen yang berasal dari luar mudah dikenali dan pendistribusian dapat dikendalikan.

g. Mencegah pemakaian dokumen yang kadaluarsa dan tidak disengaja lengkap dengan penjelasan identifikasi sesuai dokumen tersebut, apabila disimpan untuk tujuan tertentu. 8. Pengendalian Rekaman Perguruan Tinggi yang telah menetapkan prosedur pengendalian rekaman harus dapat memelihara semua rekaman yang terkait dengan SMM Perguruan Tinggi. Tujuannya untuk memberikan bukti kesesuaian persyaratan dan beroperasinya SMM secara efektif. Rekaman harus mudah dibaca, siap ditunjukkan dan mudah untuk diambil. Prosedur pengendalian rekaman juga berisi tentang identifikasi, penyimpanan, perlindungan, pengambilan, masa simpan dan penghancuran rekaman. Rekaman-rekaman yang menjadi alat untuk menunjukkan operasi yang efektif, wajib dibuat, guna pelaksanaan peraturan badan sertifikasi dan perbaikan pelanggan jika diperlukan. 9. Audit Mutu Internal SMM

Audit mutu internal merupakan salah satu persyaratan yang harus dipenuhi oleh Perguruan Tinggi untuk meninjau kesesuaian dan efektifitas penerapan SMM. Direksi hendaknya memastikan penetapan proses audit internal yang efektif dan efisien untuk mengakses kekuatan dan kelemahan SMM. Proses Audit Mutu Internal berfungsi sebagai alat manajemen untuk asesmen mandiri dari proses atau kegiatan manapun yang ditunjuk dalam SMM. Proses Audit Mutu Internal dengan menyediakan perangkat untuk memperoleh bukti objektif bahwa persyaratan yang ada telah dipenuhi, karena Audit Mutu Internal menilai keefektifan dan efisiensi Perguruan Tinggi. Penting bagi Perguruan Tinggi untuk memastikan dilakukannya tindakan perbaikan sesuai tanggapan hasil Audit Mutu Internal. Perencanaan Audit Mutu Internal hendaknya fleksibel agar memungkinkan perubahan penekanan berdasarkan temuan dan bukti objektif selama audit. Masukan yang relevan dari bidang yang diaudit, dan dari pihak lain yang berkepentingan, hendaknya dipertimbangkan dalam pengembangan rencana Audit Mutu Internal. Contoh subjek untuk dipertimbangkan dalam Audit Mutu Internal mencakup: Penerapan proses secara efektif dan efisien. Peluang perbaikan yang berkesinambungan. Kemampuan suatu sistem proses. Penggunaan teknik statistik secara efektif dan efisien. Penggunaan teknologi informasi. Analisis data biaya mutu. Penggunaan sumber daya secara efektif dan efisien. Hasil dan harapan kinerja proses dan produk. Kecukupan dan ketelitian pengukuran kinerja. Kegiatan perbaikan. Hubungan dengan pihak yang berkepentingan. Pelaporan Audit Mutu Internal mencakup bukti kinerja yang sangat berguna untuk memberikan peluang pengakuan oleh Direksi dan memotivasi personil Perguruan Tinggi. Perguruan Tinggi harus melakukan Audit mutu Internal pada selang waktu terencana untuk menentukan apakah SMM: a. Memenuhi pengaturan yang direncanakan, pada persyaratan standar dan persyaratan SMM yang ditetapkan organisasi. b. Diterapkan dan dipelihara secara efektif. Program Audit Mutu Internal harus direncanakan dengan mempertimbangkan status serta pentingnya proses dan area yang diaudit, termasuk hasil audit sebelumnya. Kriteria, lingkup, frekwensi dan metode audit harus ditetapkan. Pemilihan auditor dan pelaksanaan audit harus memastikan keobjektifan dan ketidakberpihakan proses audit. Auditor tidak boleh mengaudit pekerjaan mereka sendiri. Tanggung jawab dan persyaratan untuk perencanaan pelaksanaan

audit, pelaporan hasil dan pemeliharaan rekaman harus ditetapkan dalam prosedur yang terdokumentasi. 10. Pelatihan Audit Mutu Internal Pelatihan Audit Mutu Internal ditujukan bagi Tim Audit Mutu Internal yang merupakan personil yang telah dilatih mengenai pelaksanaan SMM ISO 9001:2000. Pelatihan bertujuan untuk dapat memberikan pemahaman mengenai:

11.

Penjelasan Audit Mutu Internal yang sesuai dengan SMM ISO 9001:2000 dan ISO 19011:2002 Cara dan metode melakukan Audit Mutu Internal. Pendelegasian tugas dan tanggung jawab koordinator tim audit dan auditor. Cara menyusun jadwal audit, rencana audit dan pembuatan check-list audit. Cara melakukan pelaporan Audit Mutu Internal. Simulasi pelaksanaan Audit Mutu Internal. Pelaksanaan Audit Mutu Internal

Sebelum melakukan Audit Mutu Internal (AMI) dipastikan bahwa seluruh dokumen sistem mutu telah dibuat dan diterapkan. Pelaksanaan Audit Mutu Internal dilakukan berdasarkan jadwal dan rencana audit yang dibuat sebelumnya. Setelah melakukan Audit Mutu Internal, Tim Audit harus membuat laporan hasil auditnya itu sebagai bahan kontrol penerapan SMM ISO 9001:2000 di Perguruan Tinggi yang disampaikan kepada WM untuk dilaporkan kepada Direksi. 12. Tindakan Koreksi Audit Internal

Setelah selesai melaksanakan Audit Mutu Internal, Kepala Perguruan Tinggi bersama-sama Tim Audit Mutu Internal dan Wakil Manajemen (WM) akan melakukan kajian terhadap hasil pelaksanaan Audit Mutu Internal. Tujuannya untuk melakukan perencanaan tindakan perbaikan terhadap hasil temuan audit dan menentukan tindakan-tindakan yang efektif dan efisien dalam menyelesaikan temuan Audit Mutu Internal masing-masing bagian. 13. Tinjauan Manajemen Perguruan Tinggi harus melakukan tinjauan manajemen untuk memastikan pelaksanaan SMM berjalan dengan efektif. Hal-hal yang menjadikan masukan dalam pelaksanaan tinjauan manajemen ini adalah seperti berikut: Hasil audit. Feed back dari pelanggan. Kinerja dari proses dan produk. Status tindakan koreksi dan pencegahan. Tindak lanjut dari tinjauan manajemen sebelumnya. Perubahan-perubahan terencana yang dapat berakibat terhadap SMM. Rekomendasi untuk perbaikan. Dalam pelaksanaan tinjauan manajemen harus diputuskan perbaikan terhadap efektifitas pelaksanaan SMM dan proses-proses, perbaikan Perguruan Tinggi yang diberikan kepada pelanggan serta kebutuhan sumber daya yang diperlukan. 14. Sertifikasi ISO 9001:2000

a. Memilih Lembaga Sertifikasi Perlu diketahui bahwa sistem akreditasi dan sertifikasi ISO 9001 merupakan pengakuan atas konsistensi standar sistem manajemen mutu ISO 9001:2000. Tanggung jawab dan wewenang pemberian akreditasi dan sertifikasi secara internasional dilakukan oleh suatu badan dunia, yaitu International Accreditation Forrum (IAF). IAF merupakan badan dunia federasi badan akreditasi nasional lebih dari 30 negara di dunia, di antaranya; KAN (Indonesia) menjadi anggotanya. Di tingkat regional Asia-Pasifik terdapat pula federasi badan akreditasi yaitu Pasific Accreditation

Corporation (PAC) yang anggotanya antara lain; CNAB (China), CNACR (China), DSM (Malaysia), JAB (Jepang), KAN (Indonesia), JAS-ANZ (Australia-Selandia Baru), KAB (Korea Selatan), SAC (Singapura), SCC (Kanada) dan NAC (Thailand). Badan akreditasi di Indonesia adalah Komite Akreditasi Nasional (KAN) yang mempunyai tanggung jawab dan wewenang untuk menyelenggarakan sistem akreditasi dan sertifikasi di negara Republik Indonesia. Tugasnya adalah memberikan akreditasi kepada semua lembaga sertifikasi dan laboratorium uji yang telah lulus asesmen sesuai persyaratan standar di seluruh wilayah Indonesia. Sistem akreditasi KAN telah diakui oleh IAF dan PAC, karena telah dilakukan peninjauan terhadap pemenuhan kesesuaian sistem yang diterapkan oleh KAN. KAN telah menandatangani nota perjanjian IAF dan PAC. Sesuai ketentuan World Trade Organization (WHO) bahwa negara-negara yang menyepakati perdagangan bebas harus menandatangani nota perjanjian saling pengakuan terhadap penggunaan standar-standar internasional termasuk ketentuan-ketentuannya. Untuk memenuhi maksud tersebut, KAN telah menandatangani nota perjanjian saling pengakuan sebagai anggota IAF dan PAC untuk Sistem Manajemen Mutu (member of IAD dan PAC multilateral recognation agreement for Quality Management System) pada Agustus 2000. Dalam nota yang tertuang dalam perjanjian saling pengakuan tersebut dikatakan, bahwa sertifikat yang diterbitkan oleh lembaga sertifikasi yang diakreditasi oleh badan akreditasi anggota IAF dan PAC adalah akivalen dan diakui di semua negara anggota. Oleh karena itu, para pelaku bisnis di Indonesia tidak perlu khawatir untuk memilih lembaga sertifikasi nasional, sertifikat yang diterbitkan sudah diakui secara internasional. Terutama bagi para pelaku industri jasa konstruksi yang pasarnya hanya di dalam negeri, tentu lebih baik menggunakan lembaga sertifikasi nasional sebagai nasionalis yang bangga dengan kemampuan bangsanya sendiri. Untuk memilih lembaga sertifikasi sistem manajemen mutu (SMM), parameter yang harus diketahui adalah, bahwa manajemen dan pengoperasiannya lembaga sertifikasi harus memenuhi ketentuan-ketentuan yang diatur dalam standar internasional. arameter lembaga sertifikasi yang harus diperhatikan dijelaskan sebagai berikut: 1. Lembaga sertifikasi harus imparsial, yaitu harus terbuka terhadap semua kepentingan dan lembaga bukan merupakan bagian kepentingan pihak tertentu, misalnya kepentingan partai tertentu atau bisnis tertentu yang menyebabkan ia tidak dapat diakses oleh siapapun yang bukan merupakan bagian kepentingannya. Lembaga sertifikasi harus memiliki tanggung jawab atas keseluruhan proses sertifikasi dan memberikan jaminan, bahwa implementasi sistem manajemen mutu benar-benar dilaksanakan oleh kliennya. Apabila terjadi komplain atau banding terhadap kliennya, maka lembaga sertifikasi harus turut menyelesaikan permasalahan yang terkait dengan klien tersebut. Lembaga sertifikasi harus mempunyai manajemen yang profesional. Semua personil yang terlibat dalam lembaga sertifikasi harus memiliki kompetensi dan ketrampilan untuk mengelola dan mengoperasikan sistem lembaga sertifikasi. Para auditor harus terampil melakukan audit secara langsung dan memiliki kompetensi yang sesuai dengan bisnis yang diaudit. Auditor yang mengaudit Perguruan Tinggi harus mempunyai pengetahuan dan pengalaman di bidang Pendidikan. Lembaga sertifikasi harus memiliki legalitas hukum, tentunya lembaga sertifikasi yang beroperasi di Indonesia harus berbadan hukum mengikuti peraturan hukum di Indonesia. Lembaga sertifikasi yang yang beroperasi di wilayah Indonesia yang tidak berbadan hukum Indonesia harus mendapatkan pengawasan dari instansi pemerintah yang berwewenang. Lembaga sertifikasi maupun personilnya, harus independen, personil yang melaksanakan proses audit dan yang menentukan keputusan sertifikasi harus terpisah. Tim audit yang

2.

3.

4.

5.

6.

7.

8.

Hal ini bangsa

memeriksa penerapan sistem manajemen mutu di Perguruan Tinggi hanya memberikan rekomendasi dan tidak diberi kewenangan memutuskan lulus sertifikat. Keputusan lulus tidaknya suatu Perguruan Tinggi memperoleh sertifikasi ISO 9001:2000 dilakukan oleh Tim tersendiri. Lembaga sertifikasi maupun personilnya harus menjaga kerahasiaan Perguruan Tinggi yang menjadi kliennya. Setiap personil, baik staf maupun para auditor yang terkait harus memenuhi Kode Etik yang telah ditandatangani. Lembaga setifikasi harus menerapkan sistem manajemen mutu sesuai standar internasional yang relevan, dengan membuat dokumen manual mutu, prosedur dan seterusnya berdasarkan standar untuk lembaga sertifikasi sistem mutu. Lembaga sertifikasi harus diakreditasi secara resmi oleh badan akreditasi yang berwewenang di setiap negara. Sesuai Nota Perjanjian Saling Pengakuan IAF dan PAC lembaga sertifikasi sertifikasi yang beroperasi di Indonesia harus diakreditasikan oleh KAN. perlu diwaspadai, kita sebagai bangsa yang besar harus bangga dengan kemampuan sendiri dan harus cinta terhadap produk negeri sendiri.

Badan akreditasi akan memberikan izin kepada lembaga sertifikasi untuk melaksanakan asesmen dan sertifikasi berdasarkan ruang lingkup akreditasi yang ditetapkan sesuai kemampuan dan kompetensi para auditor yang ada di lembaga sertifikasi tersebut. Latar belakang pengalaman auditor sangat mempengaruhi hasil audit, apabila auditor tidak memiliki latar belakang pengalaman dan kompetensi yang sesuai dengan proses bisnis Perguruan Tinggi yang diaudit, maka hasil audit tidak mempunyai bobot dan bagi Perguruan Tinggi yang bersangkutan tidak akan memperoleh manfaat atas penerapan sistem manajemen pada Perguruan Tinggi itu sendiri.

b. Proses Sertifikasi Perguruan Tinggi yang ingin mendapatkan sertifikasi ISO 9001 harus mempelajari prosedur dan tatacara yang diatur oleh lembaga sertifikasi. Selama membangun sistem manajemen mutu Perguruan Tinggi harus sudah membuat program dan mengatur jadual sertifikasi sesuai kemampuan Perguruan Tinggi. Tahap-tahap dalam program sertifikasi meliputi: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. Mengajukan permohonan ke lembaga sertifikasi sistem mutu. Audit dokumen sistem mutu (adequacy audit). Pre-assesment (apabila diperlukan). Intial assessment. Keputusan sertifikasi. Penyerahan sertifikat. Survaillen setiap 6 bulan.

Tujuan survailen adalah untuk membuktikan bahwa penerapan sistem manajemen mutu telah dilakukan secara berkesinambungan, di samping itu dapat dilakukan peninjauan terhadap implikasi perubahan-perubahan yang dapat mempengaruhi sistem manajemen mutu pada Perguruan Tinggi untuk memastikan, bahwa semua persyaratan telah dipenuhi dengan baik. Untuk mendapatkan gambaran yang optimal terhadap kesesuaian penerapan sistem manajemen mutu, maka survailen dilakukan setiap 6 bulan. Periode waktu 6 bulan adalah yang efektif untuk membuktikan kesesuaian penerapan sistem manajemen mutu. Apabila ditetapkan audit 1 tahun pada umumnya kondisi penerapan sistem

manajemen mutu tidak konsisten dan tidak terjadi perbaikan yang berkelanjutan pada Perguruan Tinggi yang bersangkutan. Periode waktu 6 bulan adalah waktu yang efektif untuk menyaksikan penerapan sistem manajemen mutu, kalau kurang dari 3 bulan menjadikan audit terlalu menyibukkan, dan menyebabkan hanya mengurusi dokumen sistem mutu saja tanpa melakukan pekerjaan inti. (BQST)