1

BAB I

PENDAHULUAN

A. Latar Belakang Penulis

Sesuai dengan kurikulum sekolah menengah kejuruan (SMK)setiap

siswa pada setiap akhior tahun diwajibkan membuat laporan sebagai

salah satu syarat untuk ujian akhir sekolah (UAS) / Ujian Nasional (UAN)

tahun ajaran 2012-2013.

Dalam penyusunan laporan ini, penulis telah melakukan pendidikan

system ganda pada universitas terbuka. Untuk itu penulis telah mencoba

untuk membuat laporan yang sesuai dengan cara kerja yang dilakukan

ditempat pendidikan system ganda. Dalam hal ini penulis telah

mengumpulakan data dari keterangan dengan kemampuan yang ada,

seperti:

A. Permasalahan pendidikan dan kebutuhan akan pendidikan yang

makin meningkat dan terus menerus.

B. Tekad pemerintah untuk memecahkamn permasalahan dan

memenuhi kebutuhan tersebut.

C. Penyelesaian secara konversional kurang mampu mengatasi suatu

masalah yang timbuk baik karena factor geografis, kependudukan

maupun social ekonomi.

1

2

D. Potensi teknologi sebagai sumber yang dapat dimanfaatkan untuk

memecahkan permasalahan dan memenuhi kebutuhan tersebut.

Alasan memilih judul:

1. Karna judul tersebut sesuai dengan program keahlian yang penulis

miliki.

2. Karna selama mengikuti PSG ditempatkan diposisi yang sesuai

dengan judul tersebut.

B. Pengertian Pendidikan Sistem Ganda

Pendidikan system ganda (PSG) ialah kegiatan kurikulu, yang

dilakuakan pada suatu bentuk penyelenggaran pendidikan keahlian

yang professional secara sistematis dan sinkron.

Pendidikan sekolah dan program perusahaan dalam

keterampilam dalam rangka memupuk jia dan semangat yan tinggi

serta sikap kemandirian bagi siswa/siswi.

C. Tujuan Pendidikan Sistem Ganda

Seperti kita ketahui teori dan praktek merupakan satu hal yang

saling berkaitan, jadi teori praktek adalah satu hal yang mustahil untuk

tujuan yang sesuai dengan sasaran, Pendidikan Sistem Ganda (PSG)

mempunyai tujuan antara lain :

3

1. Untuk mempraktekan teori-teori yang didapati di sekolah kepada

perusahaan dan industri.

2. Mempererat hubungan antar sekolah dan dunia usaha

3. Menghasilkan pengetahuan pengetahuan dana penghargaan

terhadap kerja sebagai proses Pendidikan

4. Mengahasilkan tenaga kerja yang memiliki keahlian,keterampilam

dan etos kerja yang baik.

D. Metode Pengumpulan Data

Slama penulisan laporan ini penulis memperoleh data dengan

berbagai cara guna melengkapi bahan yang diperlukan terutama

berhubungan dengan materi laporan yang akan dibuat. Dlama

penyusunan laporan ini penulis menggunakan berbagai cara guna

melengkapi data sebagai berikut :

1. Metode Observasi

Dalam metode ini terdapat petunjuk cara memperoleh data

tersebut dengan pengamatan langsung, sehingga penulis dapat

mengetahui dan memahami proses kerja .

2. Metode Penelitian

Yaitu dalam memperoleh data penulisan dari penelitian

terhadap instansi atau kantor tempat dimana penulis melaksanakan

kegiatan pendidikan sistem ganda (PSG)

4

3. Wawancara

Yaitu penulis secara langsung mengajukan tentang masalah

yang sangat berhubungan dengan instansi tersebut dan pekerjaan

yang dilakukan oleh penulis.

4. Diskusi

Yaitu suatu metode pengumpulan data dengan cara

membicarakan kembali semua pendapat yang diperoleh dari hasil

peninjauan dan digolongkan dalam kelompok-kelompok yang

sesuai.

E. Sistematika Penulisan

Untuk mempermudah pembaca dalam memahami dan

mengetahui isi bab ini, akan membuat laporan sistematika, yaitu

sebagai berikut :

BAB I PENDAHULUAN

Pada bab ini penulis ingin mencoba menguraikan latar belakang

penulisan, pengertian pendidikan sistem ganda, tujuann pendidikan

sistem ganda, meytode pengumpulam data dan sistematika penulisan.

BAB II TINJAUAN UMUM

Pada bab ini penulis ingin mencoba menguraika tentang sejarah

singkat, berdirinya Universitas Terbuka-Pondok Cabe, visi dan misi

Universitas Terbuka.

5

BAB III TINJAUAN KHUSUS

Pada bab ini diuraikan mengenai pengertian arsip, istilah-istilah

kearsipan, macam-macam arsip, pengertian kearsipan, masalah pokok

dalam kearsipan dan pemecahanmya, pengertian dasar filing arsip

(filing system), macam,-macam filing (filing system abjad).

BAB IV PENUTUP

Pada bab ini penulis membahas tentang simpulan dan saran.

6

BAB II

TINJAUAN UMUM

A. Sejarah Singkat Universitas Terbuka

Universitas Terbuka ( UT ) adalah Perguruan Tinggi Negeri ke –

45 di Indonesia yang diresmikan pada tanggal 4 September 1984,

berdasarkan Keputusan Presiden RI NO. 41 Tahun 1984.

1. Memberikan kesempatan yang luas bagi Warga Negara Indonesia

ataupun Warga Negara Asing, dimanapun tempat tinggal mereka,

untuk memperoleh pendidikan tinggi

2. Memberikan pelayanan pendidikan tinggi bagi mereka, yang karena

bekerja atau karena alasan lain, tidak dapat melanjutkanya di

perguruan tinggi yang berbasis tatap muka

3. Mengembangkan program pendidikan akademik dan professional

sesuai dengan kebutuhan nyata pembangunan yang belum banyak

dikembangkan oleh perguruan lain.

Sistem Pembelajaran Universitas Terbuka

Menerapkan sistem belajar jarak jauh dan terbuka. Istilah jarak

jauh berarti pembelajaran tidak dilakukan secara tatap muka,

melainkan menggunakan media, baik media cetak ( modul ) maupun

non cetak ( audio atau video, computer atau internet, siaran radio,

ataupun televisi ). Makna terbuka adalah tidak ada pembatasan usia,

tahun ijazah, masa belajar, waktu registrasi, dan frekuensi mengikuti

6

7

ujian. Batasan yang ada hanyalah bahwa setiap mahasiswa

Universitas Terbuka harus terlebih dulu menamatkan jenjang menegah

atas ( SMA / Sederajat ).

B. Visi Universitas Terbuka

Universitas Terbuka bertekad menjadi salah satu institusi

pendidikan tinggi jarak jauh unggulan diantara institusi pendidikan

tinggi jarak jauh di Asia 2010 dan di dunia tahun 200

C. Misi Universitas Terbuka

Universitas Terbuka memiliki misi sebagai berikut :

1. Memperluas kesempatan belajar pada jenjang pendidikan tinggi

berkualitas

2. Menyebarkan informasi PJJ

3. Menghasilkan produk akademik dalam bidang PJJ dan bidang

lainya

4. Meningkatkan kualitas dan kuantitas penelitian dan pengembangan

PJJ

5. Memperkokoh kesatuan dan kesatuan bangsa melalui layanan

pendidikan tinggi berkualitas secara luas dan merata

6. Meningkatkan pemahaman lintas budaya dan jaringan kerja melalui

kemitraan

8

D. DISIPLIN DAN TATA TERTIB KERJA

Disiplin sebagai unsur undang-undang yang berlaku dinegara

kita, selain itu juga untuk membentuk moral yang tinggi dan sadar akan

tanggung jawab. Penulis menegmukakan mengenai tata tertib dan

disiplin kerja bagi para karyawan yaitu :

Waktu :Jam kerja hari senin s/d hari jum’at

Pukul :08.00-16.00

Jam istirahat :12.00-13.00

9

E. Stuktur Organisasi

Pusat Pelayanan Perpustakaan, Arsip, Informasi dan

Dokumentasi Universitas Terbuka

Pembantu Rektor IDr. Yuni Tri Hewindati

Kepala PUSLATADr. Effendi Wahyono,

M.Hum

Penanggung Jawab Bidang Pelayanan dan Jaringan KomunikasiSapto Priyo Santosa, S.IP

Kasubbag TUSetiawan Krishna Syech, S.Sos

PUSTAKAWANCherrie Rachman, S.SosDhany Cahya Wardhani, S.SosIrmayati, A.MdM. Pandu Ristiyono, MPRudi Susilo Darmawan, S.SosSanyoto, SS

Staf AdministrasiNgadi Asmanti, S.SosSiti Salmiati, S.PdRomliAndan AbyanSukinoPurwantini

10

BAB III

TINJAUAN KHUSUS

A. Pengertian Arsip

Kata arsip berasal dari bahasa inggris (arcive) ataupun bahasa

latin kuno (archium) yaitusuatu benda bukti dokumen atau warkat yang

berkaitan dengan bukti keterangan suatu keluarga, perusahaan,

masyarakat, pemerintah ataupun negara. Sedangkan para ahli seperti

ini :

1. The Liang Gie, mengartikan arsip sebagai kumpulan warkat yang di

simpan secara teratur , berencana karna mempunyai satu ke

gunaan agar setiap kali di perlihat kan dapat cepat di temukan .

2. Prmud Adosardijo, mengartikan arsip sebagai wadah , tempat, map

folder doos , kotak ,lemari , kabinet dan sebagainya yang di

perlukan untuk menyimpan bahan bahan arsip .

3. Menurut lembaga administrasi negara, arsip segala kertas foto,

buku,naskah film, rekaman gambar, peta , bagan atau dokumen

lain dalam segala macam bentuk dari sifat lainnya, atau salinan

serta dengan segala cara penciptaan dan yang dihasilkan atau

diterima oleh suatu badan sebagai bukti dari tujuan organisasi ,

fungsi-fungsi , kebijakan-kebijakan, keputusan dan prosedur –

prosedur . Jadi arsip itu adalah merupakan kumpulan dokumen-

10

11

dokumen yang tertulis dan disimpan untuk memberikan suatu

informasi apabila diperlukan lagi.

4. Peraturan pemerintah RI no.34 tahun 1979 arsip adalah :

Kumpuan naskah atau dokumen yang diarsipkan.

a) Gedung (ruang)penyimpanan kumpulan naskah atau dokumen .

b) Organisasi atau lembaga yang mengelolah dan menyimpan

kumpulan naskah atau dokumen.

3. Seminar dokumentasi atau arsip kementrian-kementrian seminar ini

diselenggarakan dijakarta pada tanggal 28 februari s.d 2 maret

1957 merumuskan pengertian arsip sebagai berikut :

a. Arsip adalah kumpulan dari pada surat menyurat yang terjadi

oleh karena pekerjaan , aksi, transaksi, tindak tanduk

documenter (dokumen handling) yang disimpan sehingga saat

dibutuhkan dapat dipersiapkan untuk melakasanakan tindakan-

tindakan selanjutnya.

b. Arsip adalah suatu badan, dimana diadakan pencatatan,

penyimpanan serta pengelolaan tentang segala surat-surat baik

dalam kedalam maupun keluar dengan sitem teretentu yang

dapat dipertanggung jawabkan .

4. Undang-undang no. 7 tahun 1971

a. Arsip adalah naskah-nakah yang dibiat dan diterima oleh

lembaga-

12

b. lembaga negara dan badan-badan pemerintah dalam bentuk

corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun

berkelompok dalam rangka pelaksaan pemerintah.

c. Arsip adalah naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh

lembaga-lembaga atau badan swasta atau perorangan dalam

bentuk corak apapun baik dalam keadaan tunggal maupun

berkelompok dalam rangka pelaksaan kehidupan kebangsaan.

Setelah mempelajari pengertaian arsip secara etimologi dan

beberapa sember diatas terdapat dua pengertian arsip yaitu :

a. Arsip adalah kumpulan warkat

b. Arsip adalah gedung organisasi tempat pengumpulan,

penyimpanan dan pengelolaan naskah

Berdasarkan pernyataan tersebut penulis berpendapat bahwa

arsip adalah kumpulan warkat atau surat menyurat yang dibuat atau

diterima oleh lembaga pemerintah/swasta/ perorangan yang disusun

menurut system tertentu karena mempunyai kegunaan agar saat

diperlukan dengan cepat dan tepat .

B. Pengertian Kearsipan

Sama halnya dengan pengertian arsip, pengertian kearsippan

punya berbeda bagi setiap ahlinya. Sebagai bahan perbandingan

dapat kita kemukan pengertian kearsipan dari berbagai sumber

sebagai berikut.

13

1. Kamus administrasi

Kearsipan adalah segenap rangkaian kegiatan perbuatab

penyelengaraaan kearsipan saat dimulai pengumpulan warkat

sampai penyingkirannya

2. Eksiklopedi Administrasi

Filling (penyimpanan warkat) adalah suatu bentuk kegiatan tata

usahab yang berupa penyusuanan warkat-warkat secara

sistematis sehingga bilamana diperlukan lagi warkat-warkat itu

dapat dikendalikan dan setiap kali diperlukan dapat secara

cepat ditemukan kembali.

Menurut pendapat penulis kearsipan adalah suatu proses mulai

dari penerimaan, pengumpulan, penngaturan , pemeliharan dan

penyimpanan warkat menurut sistem tertentu sehingga saat diperlukan

mudah dengan cepat ditemukan.

Sedangkam ilmu kerasipan adalah sekelompok pengetahuan

teratur yang mempelajari nilai ikhwal dokumen-dokumen atau warkat-

warkat yang berharga baik milik perorangan , masyarakatpemerintah.

C. Istilah-Istilah Kearsipan

Surat adalah suatu alat komunikasi tertulis untuk menyimpan

pesan/informasi dari suatu pihak lain. Menurut ensikpedi administrasi,

record atau warkadlah yang dibuat untuk keperluan pengingatan.

Termaksuk dalam pengertian warkat ialah surat, naskah kontrak, bon

14

penjualan ,kwitansi, kartu pegawai , daftar angja-angka statistic, peta ,

potret, dan naskah-naskah dokumen lainnya.

Menurut pendapat penulis warkat/record adalah semua catatan

tertulis/bergambar/tertekam yang mengenai suatu hal peristiwa yang

dapat digunakan sebagai alat pengingat. Iatilah file dapat diartikam

kedalam bahasa indonesia menjadi berkas, file/berkas menurut

ensiklopedi adninistrasi suatu lipatan karton dengan kawat penjepit

ataupun tidk dipergunakan untuk menyimpan warkat, istilah lain adalah

folder. Selain dalam praktek bahasa inggris file dapat juga diartikan

sebagai berikut :

1. Semacam almari belanci-laci yang dipakai untuik menyimpan

berkas-berkas warkat itu.

2. Sekelompok warkat sama dengan jenis yang disimpan terpisah dari

kelompok-kelompok lainnya dalam almari arsip, misalnya foreigne

file (sekelompok surat-surat luar negri terjadadi dari surat-menyurat

antara suatu organisasi dengan perorangan/ organisasi dinegara

lain).

D. Masalah Pokok dalam Kearsipan dan Pemecahannya

1. Masalah utama kearsipan

Masalah-masalah pokok yang timbul dalam admisnistrasi

secara umum masalah pokok kerasipan terdiri atas hal-hal sebagai

berikut:

15

a. Penemuan kembali arsip dalam waktu lebih dari satu menit

b. Jangka waktu peminjaman arsip terlalu lama, bahkan kadang

tidak kembali.

c. Sumber daya manusia kurang profesional dalam bidangnya.

d. Kerusakan arsip karena kelalaian petugas dan peminjam.

2. Cara pemecahan utama arsip

Untuk memecahkan masalah kearsipan tersebut maka

haruslah dilakukan hal-hal berikut:

a. Pelajaran dan analisa sumber permasalahan yang dihadapi.

b. Pemecahan masalah secara sesuai

c. Lakukan monotoring secara kontiyur agar masalah tidak

terulang kembali.

Pemecahan masalah utama kearsipan ditinjau dari akar

permasalahannya:

a. Penemuan kembali arsip lebih dari satu menit.

1) Lakukan penilaian ulang terhadap sitem filing yang dipakai,

benar-benar cocok atau tidak .

2) Tingkat keterampilan dan disiplin petugas dalam menangani

penyimpanan dan penemuan kembali.

3) Penialan ulang terhadap peralatan dan perlengkapan

pendukung.

16

4) waktu peminjaman arsip terlalu lama, bahkan kadang tidak

kembali laksanakan penyusunan arsip secara terarur sesuai

jadwal retensi arsip.

b. Jangka

1.Menentukan jangka waktu peminjaman maksimal (maksimal 1

minggu).

2.Tegakan disiplin bagi petugas dan peminjam.

3.Tagih arsip yang sudah jatuh tempo untuk kembali.

c. sumber daya manusia kurang profesional dalam bidangnya.

1. Tingkatan profesionalisme petugas dan peminjam.

2. Tingkatkan disiplin petugas .

3. Tingkatkan pengawasan.

4. Perhatian kesejahteraannya.

d. Kerusakan arsip karena petugas dan peminjam