skripsi sistem pengelolaan kearsipan di kantor …

SKRIPSI

SISTEM PENGELOLAAN KEARSIPAN DI KANTOR PERPUSTAKAN DAN ARSIP

DAERAH KABUPATEN TAKALAR

HASRIANI NINZI

Nomor Stambuk : 10561 03945 11

PROGRAM STUDI ILMU ADMINISTRASI NEGARA

FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN ILMU POLITIK

UNIVERSITAS MUHAMMADIYAH MAKASSAR

2015

SISTEM PENGELOLAAN KEARSIPAN DI KANTOR PERPUSTAKAAN

DAN ARSIP DAERAH KABUPATEN TAKALAR

Skripsi

Sebagai Salah Satu Syarat Untuk Memperoleh Gelar

Sarjana Ilmu Administrasi Negara

Disusun dan Diajukan Oleh

HASRIANI NINZI


Kepada




2015

v

ABSTRAK

HASRIANI NINZI. Sistem Pengelolaan Kearsipan di Kantor Perpustakaan

dan Arsip daerah kabupaten Takalar, (dibimbing oleh Mappamiring dan

Alimuddin Said).

Arsip diartikan sebagai suatu badan yang melakukan segala kegiatan

mencatat, penanganan, penyimpanan dan pemeliharaan surat-surat yang

mempunyai arti penting baik kedalam maupun keluar, baik yang menyangkut soal

pemerintah maupun non-pemerintah. Arsip merupakan salah satu permasalahan

yang timbul bagi perpustakaan daerah. Berdasarkan hal tersebut peneliti terdorong

untuk mencoba menggambarkan dan menjelaskan sistem pengelolaan kearsipan di

Kantor Perpustakaan dan Arsip Daerah Kabupaten Takalar. Tujuan penelitian ini

yaitu untuk mengetahui sistem pengelolaan kearsipan dan mengetahui faktor yang

dapat menghambat sistem pengeloaan kearsipan.

Jenis penelitian yang digunakan adalah kualitatif deskriptif dan analisa data

yang digunakan adalah analisa data kualitatif. Sedangkan teknik pengumpulan

data yang digunakan peneliti adalah observasi, wawancara dan dokumentasi.s

Sementara informan dalam penelitian ini adalah kepala kantor perpustakaan dan

arsip daerah, kasubag. Tata usaha, kasi kearsipan, staf seksi perpustakaan, staf

seksi kearsipan, staf sub. Bagian tata usaha.

Hasil penelitian ini menunjukkan bahwa sistem pengelolaan kearsipan di

Kantor perpustakaan dan arsip Daerah Kabupaten Takalar sudah berjalan dengan

baik dimana sistem yang diterapkan menggunakan pola lama yaitu buku agenda

sedangkan pola baru menggunakan kartu kendali. Faktor yang menghambat

sistem pengelolaan kearsipan yaitu kurangnya pemeliharaan dan pengamanan

arsip, pengembalian buku atau dokumen yang lambat sehingga banyak

penyimpangan arsip yang ditemukan serta kurangnya perhatian pegawai kepada

orang yang mengembalikan arsip dan tidak mengembalikan ketempat arsip yang

telah disediakan.

Keyword :Sistem Pengelolaan Kearsipan

vi

KATA PENGANTAR

Alhamdulillah rabbil alamin penulis panjatkan puja kehadirat Allah SWT,

yang telah melimpahkan rahmat dan hidayah-Nya, sehingga penulis dapat

menyelesaikan dan melengkapi skripsi yang berjudul “Sistem pengelolaan

Kearsipan di Kantor Perpustakaan dan Arsip Daerah Kabupaten Takalar”

Skripsi ini merupakan tugas akhir yang saya ajukan untuk memenuhi

syarat dalam memperoleh gelar sarjana Ilmu Administrasi Negara pada Fakultas

Ilmu Sosial Dan Ilmu Politik Universitas Muhammadiyah Makassar.

Penulis menyadari bahwa penyusunan skripsi ini tidak akan terwujud

tanpa adanya bantuan dan dorongan dari berbagai pihak. Oleh karena itu pada

kesempatan ini penulis menyampaikan ucapan terima kasih kepada yang

terhormat :

1. Bapak Dr. H. Mappamiring, M.Si dan Drs. Alimuddin said, M.Pd, selaku

pembimbing dalam penulisan proposal dan skripsi kami yang telah banyak

meluangkan waktu dan kesempatannya dalam memberikan masukan dan

saran sehingga skripsi ini bisa selesai.

2. Bapak Dr. H. Muhlis Madani, M. Si selaku Dekan Fakultas Ilmu Sosial dan

Ilmu Politik Universitas Muhammadiyah Makassar.

vii

3. Bapak Dr. Burhanuddin. M.Si selaku Ketua Jurusan Ilmu Administarsi

Negara yang sangat baik dan mampu membawa jurusan yang dipimpinnya

bersaing dengan jurusan-jurusan lain di Universitas Muhammadiyah

Makassar.

4. Seluruh Dosen dan Staf Tata Usaha Universitas Muhammadiyah Makassar

yang telah memberikan partisipasi dalam proses belajar mengajar juga

dorongan kepada penulis.

5. Kepala Kantor Perpustakaan dan Arsip Daerah Kabupaten Takalar beserta

Staf dan Jajarannya, yang telah mengizinkan peneliti untuk meneliti di

wilayahnya untuk mengumpulkan data dalam proses penyusunan skripsi ini.

6. Kedua orang tua serta segenap keluarga yang telah mendidik, mendoakan,

senantiasa memberikan nasehat, semangat dan bantuan, baik moril maupun

materil.

7. Buat sahabat-sahabatku yang telah membantu dalam penyelesaian skripsi ini

The Lingu’s (Sri Rezki, Rahma, Nuryanti, Norisa, Asnita, Leni Amriani) dan

teman-teman seperjuangan jurusan Ilmu Administrasi Negara angkatan 2011

penulis banyak mengucapkan terima kasih.

8. Buat semua pihak yang telah membantu penulis dalam menyelesaikan skripsi

ini yang tidak sempat disebutkan satu-persatu terima kasih atas bantuannya.

Akhirnya semoga Allah SWT menerima dan membalas segala amal

perbuatan pihak-pihak yang telah membantu penulis. Penulis menyadari bahwa

viii

tiada gading yang tak retak, namun penulis berharap semoga skripsi ini dapat

bermanfaat bagi pihak-pihak yang membutuhkan. Amin………………..

Billahifisabililhaq

Fastabiqulhairat

Assalamualaikum Wr Wb

.

Makassar, 16 Februari 2015

HASRIANI NINZI

ix

DAFTAR ISI

Halaman Sampul

Halaman Pengajuan ............................................................................................... i

Halaman Persetujuan ............................................................................................. ii

Halaman Persetujuan Tim ..................................................................................... iii

Halaman Pernyataan Keaslian Karya ilmiah......................................................... iv

Abstrak .................................................................................................................. v

Kata Pengantar…………………………… .......................................................... vi

Daftar Isi ............................................................................................................... ix

BAB I PENDAHULUAN

A. Latar Belakang Masalah ......................................................................... 1

B. Rumusan Masalah ................................................................................... 6

C. Tujuan Penelitian .................................................................................... 7

D. Manfaat Penelitian .................................................................................. 7

BAB II TINJAUAN PUSTAKA

A. Konsep Sistem Pengelolaan Kearsipan ................................................... .8

B. Tujuan Arsip ........................................................................................... 13

C. Jenis-jenis Arsip ...................................................................................... 14

D. Sistem Kearsipan .................................................................................... 18

E. Tahap-tahap Kearsipan ........................................................................... 19

F. Kerangka Pikir ........................................................................................ 27

G. Fokus Penelitian ...................................................................................... 29

H. Deskripsi Fokus Penelitian.................................................................... 29

BAB III METODE PENELITIAN

A. Waktu dan Lokasi Penelitian ................................................................. 32

B. Jenis dan Tipe Penelitian ........................................................................ 32

C. Sumber Data............................................................................................ 33

D. Informan Penelitian ................................................................................. 33

E. Teknik Pengumpulan Data ...................................................................... 34

F. Teknik Analisis Data............................................................................... 35

G. Pengabsahan Data ................................................................................... 35

x

BAB IV HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN

A. Deskripsi atau Karakteristik ObjekPenelitian ......................................... 37

B. Sistem Pengelolaan Kearsipan ................................................................ 46

C. Faktor Yang Berpengaruh dalam Sistem Pengelolaan Kearsipan …… . 60

BAB V PENUTUP

A. Kesimpulan ............................................................................................. 65

B. Saran ....................................................................................................... 66

DAFTAR PUSTAKA ........................................................................................... 67

LAMPIRAN.......................................................................................................69

1

BAB I

PENDAHULUAN

A. Latar Belakang

Setiap organisasi, baik yang berorientasi pada keuntungan maupun

organisasi yang tidak berorientasi pada keuntungan dapat dipastikan mempunyai

suatu unit khusus yang bertugas dalam bidang administrasi. Dengan kata lain

setiap organisasi pasti memerlukan suatu unit yang mengelola segala sesuatu yang

berhubungan dengan kegiatan administrasi yang pada akhirnya akan berhubungan

dengan kegiatan kearsipan. Jadi kegiatan administrasi pada dasarnya adalah

menghasilkan, menerima, mengolah dan menyimpan berbagai surat,

laporan,formulir dan sebagainya

Undang – undang Nomor 7 Tahun 1971 tentang ketentuan pokok

kerasipan dan Undang – undang Nomor 43 tahun 2009 tentang kearsipan

menyebutkan bahwa dalam penyelenggaraan kearsipan bertujuan untuk

meningkatkan kualitas pelayanan publik dalam pengelolaan arsip yang otentik

dan terpercaya. Artinya, penyelenggaraan yang komprehensif dan terpadu dengan

dukungan sumber daya manusia yang profesional serta prasarana dan sarana yang

memadai akan meningkatkan kualitas pelayanan publik. Dengan peraturan

tersebut menegaskan bahwa Kearsipan merupakan salah satu upaya dalam rangka

mendukung dan melaksanakan tugas pemerintahan dibidang kearsipan sesuai

dengan ketentuan peraturan perundang-undangan yang berlaku, serta memberikan

landasan pokok guna

2

kepentingan generasi yang akan datang,sebagai bahan bukti yang nyata, benar dan

lengkap mengenai kehidupan kebangsaan dimasa yang lampau, sekarang dan yang

akan datang,

Arsip memang bukan hanya sekedar hasil samping dari kegiatan

organisasi, arsip diterima dan diciptakan oleh organinasi dalam rangka

pelaksanaan kegiatan dan disimpan sebagai bukti kebijakan dan

aktivitasnya.Sebagai salah satu sumber informasi, arsip memiliki banyak fungsi

yang signifikan untuk menunjang proses kegiatan administratif dan fungsi-fungsi

manajemen birokrasi. Kegiatan penyimpanan, pencatatan serta pengolahan surat,

baik kedalam maupun keluar dengan sistem tertentu dan dapat

dipertanggungjawab

Dalam pemahaman sederhana dinyatakan bahwa arsip adalah merupakan

salah satu produk kantor (office work). Artinya, kearsipan merupakan salah satu

jenis pekerjaan kantor atau pekerjaan tata usaha, yang banyak dilakukan oleh

badan-badan pemerintah, maupun badan swasta. Kearsipan menyangkut pekerjaan

yang berhubungan dengan penyimpanan warkat atau surat-surat, dan dokumen-

dokumen kantor lainnya.

Kegiatan yang berhubungan dengan penyimpanan surat-surat dan

dokumen inilah yang selanjutnya disebut kearsipan. Kearsipan memegang

peranan penting bagi kelancaran jalannya organisasi, yaitu sebagai surnber dan

pusat rekaman informasi bagi suatu organisasi

3

Menurut kamus administrasi, kearsipan adalah suatu bentuk pekerjaan tata

usaha yang berupa penyusunan dokumen-dokumen secara sistematis sehingga

bilamana diperlukan lagi dokumen-dokumen itu dapat ditemukan secara cepat.

Meskipun pengelolaan kearsipan cenderung diterapkan dalam pengurusan

arsip secara manual, namun aplikasi sistem kearsipan yang baik dan tepat

terhadap arsip manual menjadi langkah awal dan tahapan utama yang harus

dijalani dalam mewujudkan sistem kearsipan yang ideal bagi sebuah organisasi.

Jika manajemen kearsipan secara manual sudah berjalan baik dan tepat, maka jika

di masa mendatang institusi atau lembaga memiliki rencana untuk melakukan

integrasi antara pengelolaan kearsipan dengan teknologi informasi, kesulitan-

kesulitan dan kendala yang muncul selama masa transisi penerapan teknologi

informasi dalam sistem kearsipan akan dapat diminimalisir.

Sebuah kantor baik instansi pemerintahan maupun swasta tentunya

memerlukan suatu unit yang mengelola segala sesuatu yang berhubungan dengan

kegiatan administrasi, kegiatan administrasi pada suatu kantor pada dasarnya juga

mempunyai suatu hasil seperti unit-unit lainnya. Hasil atau produk dari suatu

kantor adalah surat, formulir dan laporan. Pengelolaan surat, formulir dan laporan

yang dihasilkan dan diterima oleh suatu kantor pada akhirnya akan berhubungan

dengan kearsipan.

Kantor juga selalu membutuhkan bantuan data dan informasi untuk

menyelesaikan pekerjaan dan mengefektifkan manajemennya untuk dapat

mencapai tujuan-tujuan dengan baik. Salah satu cara yang dilakukan oleh kantor

tersebut dalam menghadapi perkembangan teknologi adalah dengan memiliki

4

suatu sistem informasi yang cukup baik, cepat dan teliti. Nilai informasi

ditentukan oleh lima karakteristiknya, yaitu ketelitian, ketepatan waktu,

kelengkapan, keringkasan dan kesesuaian, karena dengan hal ini akan membantu

kelancaran pekerjaan dalam kantor tersebut. Untuk mewujudkan hal tersebut,

arsip sangat berperan penting dalam sebuah kantor baik secara Konvesional

/Manual ataupun Digital.

Sistem pengelolaan dalam arsip meliputi berbagai kegiatan dalam

mengklasifikasikan surat, memberi kode, menyimpan surat, memelihara secara

tepat sampai mengenai cara penyingkiran dan pemusnahan surat yang sudah tidak

dipergunakan lagi. Sistem sendiri adalah sekelompok komponen yang teratur yang

saling berkaitan dengan rencana yang dibuatnya dalam rangka mencapai tujuan.

Sedangkan pengelolaan adalah proses yang membantu merumuskan kebijakan dan

tujuan organisasi / proses yang memberikan pengawasan pada suatu hal yang

terlibat dalam pelaksanaan kebijakan dan pencapaian tujuan.

Arsip yang dimiliki oleh organisasi harus dikelola dengan baik sebab

fasilitas pada bidang kearsipan akan sangat membantu tugas pimpinan serta

membantu mekanisme kerja dari seluruh karyawan instansi yang bersangkutan

dalam pencapaian tujuan secara lebih efisien dan efektif. Pelaksanaan kegiatan

oleh suatu organisasi, dalam hal ini organisasi birokrasi penyelenggara negara,

harus terdokumentasi atau terarsipkan secara baik dalam tiap tahapannya dan

dalam penyimpanannya tersimpan dalam satu berkas yang mudah ditemukan

kembali. Hal ini akan memudahkan organisasi untuk mempertanggungjawabkan

kinerja.

5

Apabila arsip yang dimiliki oleh sebuah kantor kurang baik

pengelolaannya, dapat mengakibatkan sulitnya menemukan informasi yang telah

disimpan dan akhirnya dapat menghambat tahapan proses pekerjaan selanjutnya.

Mengingat peran arsip sangat penting, maka sebaiknya arsip dikelola

menggunakan sistem pengelolaan arsip yang baik dan benar.

Lembaga pemerintahan daerah diharapkan mampu menjalankan pelayanan

publik khususnya dalam penyediaan arsip yang utuh, otentik, dan terpercaya

untuk meningkatkan kualitas pelayanan publik dalam rangka memperoleh

kepastian hukum antara masyarakat dengan penyelenggaran urusan publik.

Seperti halnya pada Kantor Perpustakaan dan Arsip Daerah Kabupaten Takalar

untuk mendukung terlaksananya tugas dan fungsinya, memerlukan data dan

informasi yang bersumber dari arsip. Fungsi dan peranan arsip sebagai pusat

ingatan dan informasi serta sumber sejarah perlu dikelola dengan baik dengan

memperhatikan faktor penunjang agar dapat memperlancar seluruh kegiatan dan

proses pekerjaan kantor yang berhasil guna dan berdaya guna.

Setelah melakukan penjajakan awal dilapangan khusunya di Kantor

Perpustakan dan Arsip Daerah Kabupaten Takalar permasalahan sama yang

umunya ditemui seperti apa yang di bahas sebelumnya, bahwa kurangnya

dukungan dan perhatian khusus terhadap karsipan itu sendiri. Secara umum, dapat

dilihat dari banyaknya pegawai yang belum mengerti mengenai sistem kearsipan

atau dapat dikatakan kurangnya tenaga arsiparis yang handal menyebabkan

kegiatan kearsipan dalam Instansi tersebut tidak berjalan lancar dan mengalami

beberapa kendala seperti dalam hal pengurusan dan pengendalian surat/dokumen,

6

penyimpanan dan penemuan kembali arsip, penyusutan dan pemeliharaan arsip,

serta dalam hal pemeliharaan dan pengamanan arsip. Hal ini menunjukkan bahwa

pelaksanaan kegiatan kearsipan belum berdampak signifikan dalam menunjang

kegiatan yang ada di kantor. Selain itu, diketahui pula bahwa bidang kearsipan

kurang mendapat tempat yang proporsional dalam organisasi Pemerintah baik

Pemerintah Pusat maupun yang ada di Daerah.

Maka berangkat dari uraian diatas, penulis tertarik untuk melakukan

penelitian mengenai “Sistem Pengelolaan Kearsipan di Kantor Perpustakan

dan Arsip Daerah Kabupaten Takalar.

B. Rumusan Masalah

Sebagaimana telah uraikan pada latar belakang diatas, penulis ingin

mendeskripsikan bagaimana sistem pengelolaan kearsipan yang ada di Kantor

Perpustakan dan Arsip Daerah Kabupten Takalar. Berangkat dari latar belakang

masalah dan judul dalam skripsi ini, maka penulis menyusun rumusan masalah

dalam bentuk pertanyaan sebagai berikut:

1. Bagaimana sistem pengelolaan kearsipan yang ada di Kantor Perpustakan

dan Arsip Daerah Kabupaten Takalar?

2. Faktor-faktor apa saja yang dapat menghambat sistem pengelolaan

kearsipan di Kantor Perpustakan dan Arsip Daerah Kabupaten Takalar?

C. Tujuan Penelitian :

1. Untuk mengetahui tentang sistem pengelolaan kearsipan di Kantor

Perpustakan dan Arsip Daerah Kabupaten Takalar.

7

2. Untuk mengetahui faktor-faktor yang dapat menghambat sistem

pengelolaan kearsipan di Kantor Perpustakan dan Arsip Daerah Kabupaten

Takalar.

D. Kegunaan Penelitian

Diharapkan penelitian nantinya akan dapat digunakan dalam berbagai hal

antara lain :

1. Manfaat Akademis

a. Para peneliti untuk para mahasiswa yang berminat mengkaji ulang

tema yang sama dapat memanfaatkan hasil penelitian ini sebagai

sumber informasi, khususnya yang terkait dengan sistem kearsipan.

b. Menambah pengetahuan/referensi untuk dijadikan acuan pembelajaran

dalam memberi informasi kepada mahasiswa.

2. Manfaat Praktis

Dengan adanya penelitian ini nantinya akan memberikan acuan bagi

Pemerintah Kabupaten Takalar terkhusus pada Kantor Perpustakan dan

Arsip Daerah dapat memanfaatkan hasil penelitian tersebut sebagai bahan

informasi maupun sebagai bahan masukan dalam rangka mengambil

keputusan serta kebijakan dalam hal sistem pengelolaan kearsipan dimasa

yang akan datang.

8

BAB II

TINJAUAN PUSTAKA

A. Defenisi Sistem, Pengelolaan Kearsipan

1. Defenisi Sistem

Istilah sistem merupakan istilah dari bahasa yunani „system” yang artinya

adalah himpunan bagian atau unsur yang saling berhubungan secara

teratur untuk mencapai tujuan bersama. Pengertian sistem menurut para ahliantara

lain :

Menurut Gordon B. Davis (Hendi Haryadi, 2009:23) dikatakan bahwa

“Sebuah sistem terdiri dari bagian-bagian yang saling berkaitan yang beroperasi

bersama untuk mencapai beberapa sasaran atau maksud”.

Pendapat lain disampaikan oleh Raymond Mcleod (Hendi Haryadi

2009:24) yang mengatakan bahwa “Sistem adalah himpunan dari unsur-unsur

yang saling berkaitan sehingga membentuk suatu kesatuan yang utuh dan

terpadu”.

Dari pengertian diatas dapat diperoleh suatu kesimpulan bahwa sistem

merupakan elemen yang saling berkaitan dan saling mempengaruhi dalam

melakukan kegiatan bersama untuk mencapai suatu tujuan tertentu.

2. Pengertian Pengelolaan

Istilah tata kelola memiliki beragam definisi tergantung pada berbagai

keadaan lingkungan, struktural, dan budaya, serta kerangka hukum. Secara harfiah

definisi Tata Kelola sebagai: “Kombinasi proses dan struktur yang diterapkan oleh

9

dewan untuk menginformasikan, mengarahkan, mengelola, dan memantau

kegiatan organisasi dalam rangka pencapaian tujuan.

Kata pengelolaan berasal dari kata dasar kelola yang didefinisikan oleh

Ananda Santoso dan A.R.AL Hanif (2004;196) yaitu menyelenggarakan,

mengurus, mengusahakan.Sementara itu W.J.S. Poerwodarminto (1982; 862)

mendefinisikan “Kelola adalah mengelola, mengurus : melakukan suatu

pekerjaan, sedangkan pengelolaan adalah mengurus atau menyelenggarakan suatu

pekerjaan tertentu“.

Pengelolaan dalam percakapan sehari – hari sering dipersepsikan dan

dihubungkan dengan kata menejemen. Penggunaan kata menejemen ada benarnya

sebab menejemen juga mencakup suatu proses yang terdiri dari; perencanaan,

pengorganisasian, penggerakan, dan pengawasan, dalam rangka mencapai tujuan

tertentu.

Dalam proses pengelolaan dokumen, kegiatan yang paling memerlukan

perhatian yang besar yakni kegiatan penataan (filling) dan pengamanan arsip,

dimana jika kegiatan ini tidak dilakukan dengan baik dan benar, maka akan

menghambat proses penemuan kembali arsip jika dibutuhkan. Penataan arsip

adalah pengaturan secara sistematis keseluruhan data/permasalahan sedemikian

rupa sehingga apabila sewaktu-waktu dibutuhkan dapat segera diketemukan

kembali. Untuk penataan berkas, perlu adanya keseragaman dalam pemrosesan

dan prosedur. Oleh karena itu perlu dibuatkan buku pedoman atau petunjuk yang

pasti bagi para petugas yang bersangkutan

10

3. Pengertian Kearsipan

Kearsipan berasal dasri kata dasar arsip. Istilah arsip bisa mengandung

berbagai macam pengertian. Pendefinisian arsip dapat dipengaruhi oleh segi

peninjauan, sudut pandang dan atau pembatasan ruang lingkupnya. Akan tetapi,

untuk memahami arti dasar arsip, dirasa sangat penting untuk menjelaskannya

berdasarkan etimologi atau asal-usul katanya

Secara etimologis istilah arsip dalam bahasa Belanda yaitu “archief”, dan

dalam bahasa Ingris disebut “arcihive”, berasal dari kata “arche” bahasa Yunani

yang berarti permulaan. Kemudian dari kata “arche” berkembang menjadi kata “ta

archia” yang berarti catatan. Selanjutnya kata “ta archia” berubah lagi menjadi

kata “archeon” yang berarti “gedung pemerintahan”

Dijelaskan dalam bahasa Belanda yang dikatakan “Archief” mempunyai

arti:

a) Tempat untuk menyimpan catatan-catatan dan bukti-bukti kegiatan yang

lain.

b) Kumpulan catatan atau bukti kegiatan yang berwujud tulisan,

gambar,grafik, dan sebagainya.

c) Bahan-bahan yang akan disimpan sebagai bahan pengingatan.

Perkataan arsip yang sudah secara umum dianggap sebagai istilah bahasa

Indonesia, mempunyai arti :

Tempat untuk menyimpan berkas sebagai bahan pengingatan.

11

Bahan-bahan baik, baik berwujud surat, laporan, perjanjian, gambar-

gambar hasil kegiatan, statistika kuitansi, dan sebagainya yang disimpan

sebagai bahan pengingatan.

Ada juga istilah lain yang sering digunakan untuk menyatakan arsip, yaitu

record dan warkat. Records adalah setiap lembaran (catatan, bahan tertulis, daftar,

rekaman, dsb) dalam bentuk atau dalam wujud apa pun yang berisi informasi atau

keterangan untuk disimpan sebagai bahan pembuktian atau pertangungjawaban

atas suatu peristiwa/kejadian. Sedangkan warkat berasal dari bahasa Arab yang

berarti surat; akan tetapi dalam perkembangan lebih lanjut diartikan lebih luas,

yaitu berupa setiap lembaran yang berisi keterangan yang mempunyai artinya

kegunaan. Dalam pemahaman sederhana dapat dinyatakan bahwa arsip adalah

merupakan salah satu produk kantor (office work). Artinya, kearsipan merupakan

salah satu jenis pekerjaan kantor atau pekerjaan tatausaha, yang banyak dilakukan

oleh badan-badan pemerintah, maupun badan swasta. Kearsipan menyangkut

pekerjaan yang berhubungan dengan penyimpanan warkat atau surat-surat, dan

dokumen-dokumen kantor lainnya.

Kegiatan yang berhubungan dengan penyirnpanan surat-surat dan



pusat rekaman informasi bagi suatu organisasi.

Menurut Undang-Undang (UU) Nomor 43 Tahun 2009 mengenai

Kearsipan, beberapa pengertian mengenai arsip dan kearsipan telah terangkum di

dalam Bab I Ketentuan Umum Pasal 1, yaitu :

12

1. Kearsipan adalah hal-hal yang berkenaan dengan arsip.

2. Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan

media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi

yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah,

lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi

kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan

bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.

3. Arsip dinamis adalah arsip yang digunakan secara langsung dalam

kegiatan pencipta arsip dan disimpan selama jangka waktu tertentu.

4. Arsip vital adalah arsip yang keberadaannya merupakan persyaratan dasar

bagi kelangsungan operasional pencipta arsip, tidak dapat diperbarui, dan

tidak tergantikan apabila rusak atau hilang.

5. Arsip aktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya tinggi dan/atau

terus menerus.

6. Arsip inaktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya telah menurun.

7. Arsip statis adalah arsip yang dihasilkan oleh pencipta arsip karena

memiliki nilai guna kesejarahan, telah habis retensinya, dan berketerangan

dipermanenkan yang telah diverifikasi baik secara langsung maupun tidak

langsung oleh Arsip Nasional Republik Indonesia dan/atau lembaga

kearsipan.

8. Arsip terjaga adalah arsip negara yang berkaitan dengan keberadaan dan

kelangsungan hidup bangsa dan negara yang harus dijaga keutuhan,

keamanan, dan keselamatannya.

13

9. Arsip umum adalah arsip yang tidak termasuk dalam kategori arsip

terjaga.

Selain dari pengertian diatas, Basir Barthos (2009:2) dalam buku

Manajemen Kearsipan mengatakan bahwa :

Arsip dapat diartikan sebagai suatu badan (agency) yang melakukan segala

kegiatan pencatatan, penanganan, penyimpanan dan pemeliharaan surat-surat /

warkat-warkat yang mempunyai arti penting baik ke dalam maupun ke luar, baik

yang menyangkut soal-soal pemerintahan maupun non-pemerintahan, dengan

menerapkan kebijaksanaan dan sistem tertentu yang dapat

dipertanggungjawabkan.

Memang perkataan arsip yang berasal dari bahasa Yunani semula

menunjukkan kepada gedung penyimpanan sebagaimana yang dikatakan S.

Muller J.A Feith dan R. Fruin(The Liang Gie 2000:119)

Arsip merupakan keseluruhan dokumen-dokumen tertulis, lukisan-lukisan

dan barang-barang cetakan yang secara resmi diterima atau dihasilkan oleh suatu

badan pemerintahan atau salah seorang dari pejabat-pejabatnya sepanjang

dokumen-dokumen itu di maksudkan untuk berada di bawah pemeliharaan dari

badan itu atau pejabat itu.

Dapat dikatakan bawah aktivitas pokok di bidang kearsipan ialah

menyimpan warkat, tetapi tujuannya yang utama ialah menemukan kembali secara

cepat sesuatu warkat yang diperlukan.

14

B. Tujuan Kearsipan

Tujuan kearsipan ialah untuk menjamin keselamatan bahan

pertanggungjawaban nasional tentang perencanaan, pelaksanaan dan

penyelenggaraan kehidupan kebangsaan serta untuk menyediakan bahan

pertanggungjawaban tersebut bagi kegiatan pemerintah. (Basir Barthos, 2009:12).

Agar tujuan kearsipan tersebut dapat terlaksana dengan baik diperlukan berbagai

usaha. Berikut adalah usaha yang dperlukan untuk mencapai tujuan kearsipan

menurut Durotul Yatimah (184 : 2009) yaitu :

a. Menyempurnakan penyelenggaraan kearsipan dengan sebaik-baiknya.

b. Berusaha melengkapi peralatan atau sarana yang diperlukan.

c. Menyiapkan tenaga-tenaga dalam bidang kearsipan yang mempunyai keahlian

dan kemampuan para petugas bidang kearsipan melalui pendidikan dan

pelatihan berupa penataran atau kursus.

d. Memberikan imbalan dan penghargaan kepada para petugas kearsipan.

Dengan usaha-usaha tersebut di atas, diharapkan fungsi arsip sebagai pusat

ingatan dan pusat informasi dapat terwujud dengan sebaik-baiknya

C. Jenis-jenis Arsip

Bentuk arsip bisa beragam, tidak hanya berupa lembaran kertas dan tulisan

seperti yang kerap dianggap oleh kebanyakan orang, tetapi di sebagian kantor,

arsip juga berupa surat atau dokumen berbentuk lembaran kertas. Saat ini, bentuk

arsip tidak hanya lembaran data yang ditumpuk dalam satu tempat menjadi satu

(arsip konvensional), tetapi sudah berkembang dalam bentuk softcopy (disimpan

15

dalam CD, video, kaset, atau flashdisk). Arsip yang seperti ini disebut arsip

elektronik.

Berikut ini jenis-jenis arsip menurut Hendi Haryadi (2009:43) dalam

bukunya Administrasi Perkantoran untuk Manajer & Staf yaitu :

1. Arsip Menurut Subjek

Contoh dari arsip ini adalah arsip keuangan, seperti laporan keuangan,

buki pembayaran, bukti pembelian, surat perintah membayar, dan daftar gaji; atau

arsip kepegawaian, seperti data riwayat hidup pegawai, surat lamaran, dan surat

pengangkatan pegawai.

2. Arsip Menurut Bentuk

Arsip dalam bentuk ini sangat banyak ragamnya, seperti naskah perjanjian,

akte pendirian perusahaan, notulen rapat, laporan-laporan, kuitansi, berita acara,

bon penjualan, pita rekaman, microfilm, dan compact disk.

3. Arsip Menurut Nilai

Contoh dari arsip ini adalah arsip yang memiliki nilai informasi, seperti

pengumuman, pemberitahuan, dan undangan. Juga arsip yang memiliki nilai

kegunaan administrasi, seperti ketentuan-ketentuan organisasi, surat keputusan,

prosedur kerja, dan uraian tugas pegawai. Selain itu, arsip yang memiliki

kegunaan hukum, seperti akte pendirian perusahaan, akte kelahiran, peraturan-

peraturan, surat perjanjian, surat kuasa, kuitansi, berita acara, dan keputusan

peradilan

4. Arsip Menurut Sifat Kepentingan

16

Contoh dari arsip ini adalah arsip non-esensial, seperti surat permohonan

cuti, surat pesanan barang, dan surat permintaan. Juga arsip penting seperti surat

keputusan, daftar riwayat hidup, laporan keuangan, buku kas, dan daftar gaji.

Selain itu, ada juga arsip vital, seperti akta pendirian perusahaan, buku induk

pegawai, dan dokumen kepemilikan tanah.

5. Arsip Menurut Fungsinya

Menurut fungsi dan Kegunaannya, Arsip di bedakan menjadi :

a. Arsip dinamis (dokumen)

1. Yaitu arsip yang dipergunakan secara langsung dalam perencanaan,

pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya

atau dipergunakan secara langsung dalam penyelenggraan administrasi

Negara.

2. Arsip yang senantiasa masih berubah nilai dan artinya menurut

fungsinya.

b. Arsip statis:

1. Yaitu arsip yang tidak dipergunakan secara langsung untuk perencanaan,

penyelenggaraan sehari-hari administrasi Negara.

2. Arsip yang sudah mencapai taraf nilai yang abadi khusus sebagai bahan

pertanggungjawaban Nasional/ Pemerintah (hanya dipergunakan untuk

referensi saja).

c. Berdasarkan Nilai Guna

Ditinjau dari segi nilai gunanya, arsip dapat dibedakan atas :

17

1. Nilai guna primer, yaitu nilai arsip yang didasarkan pada kegunaan untuk

kepentingan lembaga/instansi pencipta atau yang menghasilkan arsip.

Nilai guna primer meliputi:

Nilai guna administrasi,

Nilai guna arsip yang didasarkan pada kegunaan untuk pelaksanaan

tugas dan fungsi lembaga/instansi pencipta arsip.

Nilai guna hukum

Yaitu arsip yang berisikan bukti-bukti yang mempunyai kekuatan

hukum.

Nilai guna keuangan

Yaitu arsip yang berisikan segala hal yang menyangkut transaksi dan

pertanggungjawaban keuangan.

Nilai guna ilmiah dan teknologi

Yaitu arsip yang mengandung data ilmiah dan teknologi sebagai

akibat/hasil penelitian murni atau penelitian terapan.

2. Nilai guna sekunder, yaitu nilai arsip yang didasarkan pada kegunaan arsip

sebagai kepentingan lembaga/instansi lain, dan atau kepentingan umum di

luar instansi pencipta arsip, serta kegunaannya sebagai bahan bukti

pertanggungjawaban. Nilai guna sekunder meliputi :

Nilai guna pembuktian

Yaitu arsip yang mengandung fakta dan keterangan yang dapat

digunakan untuk menjelaskan tentang bagaimana lembaga/isntansi

18

tersebut diciptakan, dikembangkan, diatur fungsinya, dan apa kegiatan-

kegiatan yang dilaksanakan, serta apa hasil/akibat dari kegiatan itu.

Nilai guna informasi

Yaitu arsip yang mengandung informasi bagi kegunaan berbagai

kepentingan penelitian dan sejarah, tanpa dikaitakan dengan

lembaga/instansi penciptanya.

D. Sistem Kearsipan

Aktivitas pokok dalam bidang kearsipan berupa penyimpanan warkat-

warkat itu harus disimpan menurut suatu sistem yang memungkinkan penemuan

kembali dengan cepat apabila diperlukan.

Pada pokoknya dikenal 5 (lima) macam sistem penyimpanan warkat yang

dijelaskan oleh The Liang Giee dalam bukunya Administrasi Perkantoran Modern

(2000:120 ) :

1. Penyimpanan Menurut Abjad (Alphabetic Filing)

Pada penyimpanan ini, warkat-warkat disimpan menurut abjad dari nama-

nama orang atau organisasi utama yang tertera dalam tiap-tiap warkat itu. Dengan

sistem menurut urut-urutan abjad ini, sepucuk surat yang berhubungan dengan

seorang langganan dapat diketemukan kembali dengan lebih cepat daripada kalau

semua surat dicampur adukkan.

2. Penyimpanan Menurut Pokok Soal (Subject Filling)

Warkat-warkat dapat pula disimpan menurut urusan yang dimuat dalam

tiap-tiap warkat. Warkat-warkat yang telah dikelompok-kelompokkan menurut

19

pokok soalnya itu kemudian disimpan juga menurut urut-urutan abjad judul-judul

urusan tersebut

3. Penyimpanan Menurut Wilayah (Geographic Filling)

Surat-surat yang harus dipelihara oleh sebuah organisasi dapat pula

disimpan ,menurut pembagian wilayah.

4. Penyimpanan Menurut Nomor (Numeric Filling)

Pada sistem penyimpanan ini, warkat yang mempunyai nomor disimpan

menurut urut-urutan angka dari satu dan terus meningkat hingga bilangan yang

lebih besar. Ini misalnya faktur-faktur yang dibuat oleh sebuah perusahaan.

5. Penyimpanan Menurut Tanggal (Chronological Filling)

Sebagai sistem terakhir untuk penyimpanan warkat-warkat (catatan-catatan)

ialah menurut surut-urutan tanggal yang tertera pada tiap-tiap warkat itu. Sistem

ini dapat dapat dipakai bagi warkat-warkat yang harus memperhatikan sesuatu

jangka waktu tertentu, misalnya surat-surat tagihan.

E. Tahap-Tahap Kearsipan

Tahap-tahap Kearsipan menurut Hendi Haryadi yakni :

1. Pengurusan Surat/ Dokumen

Pengurusan surat adalah kegiatan-kegiatan mencatat surat masuk dan

keluar. Pencatatan surat masuk dapat dilakukan dengan menggunakan buku

catatan harian atau agenda sedangkan untuk surat penting, pengurusannya di catat

pada kartu kendali. Tahap ini merupakan tahap dimana surat masuk dan keluar

diregistrasi atau diagenda sesuai sistem yang telah ditentukan.

2. Bentuk Penyimpanan Arsip

20

Dalam buku Hendi Haryadi (2009 : 48) Administrasi Perkantoran untuk

manajer dan staf, membagi 2 bentuk penyimpanan arsip :

a. Arsip Konvesional : yaitu kumpulan data yang berbentuk kertas atau file-

file yang tidak beraturan. Penyimpanannya dilakukan secara manual,

sehingga membutuhkan waktu yang lama dan tempat penyimpanan yang

luas. Penyimpanan arsip konvensional biasanya dilakukan sebelum era

komputerisasi, tetapi saat ini juga masih dilakukan, walaupun dalam

jumlah yang terbatas.

Langkah-langkah pengarsipan

Dalam pengelolaan arsip konvensional yang perlu diperhatikan beberapa

hal berikut:

1. Komponen sistem kearsipan, pengurusan surat, penataan arsip dengan cara

pemindahan arsip, dan pemusnahan arsip jika sudah tidak diperlukan.

2. Metode kearsipan, yaitu metode kearsipan horizontal (dokumen diletakkan

satu di atas dan yang lainnya di dalam laci arsip) dan metode kearsipan

vertikal (dokumen diletakkan sebagian ke belakang).

3. Sistem tata kearsipan yang efektif dan efisien yang mencerminkan

kepadatan dari arsip itu sendiri, penempatan yang strategis, simple, aman,

dan yang penting selalu up tu date.

b. Arsip Elektronis : yaitu kumpulan data yang disimpan dalam bentuk scan-

an yang dipindahkan secara elektronik atau dilakukan dengan digital copy

menggunakan resolusi tinggi, kemudian disimpan ke dalam hard drive atau

optical disk. Pemberian indeks untuk arsip elektronis dapat memberikan

21

informasi yang lengkap mengenai data dokumen, seperti penulis, nomor

referensi, atau tanggal dibuatnya. Data dapat ditampilkan, dicetak, dibagi,

dan disimpan secara komputerisasi, sehingga memberikan keuntungan

besar karena membuat isi dokumen menjadi aktif.

Sistem pengarsipan arsip elektronis

Saat ini, beberapa vendor menyediakan sistem pengarsipan profesional

sesuai untuk pengelolaan arsip atau dokumen secara benar. Sedikitnya ada tiga

sistem utama yang tersedia sebagai berikut:

a) Sistem manajemen dokumen elektronik atau elektronic document

management system (EDMS) yang secara umum akan mengelola arsip

atau dokumen elektronik melalui komputer masing-masing pegawai.

Misalnya, word processing, spreadsheets, presentasi, dan proyek.

b) Sistem pemindaian elektronik atau electroni imaging system (EIS) yang

akan mengelola dokumen atau hasil pemindaian (scan).

c) Software manajemen dokumen atau records management software (RMS)

yang akan mengelola dokumen kertas atau data yang tersimpan dalam

kantor atau pusat penyimpanan dokumen

3. Penemuan Arsip (Finding, Retrivel)

Menurut Dorotul Yatimah (2009 : 209), penyimpanan arsip

dimaksudkan agar ketika dibutuhkan arsip tersebut dapat ditemukan dengan cepat.

Penemuan arsip dengan cepat memberi arti bahwa sistem penyimpanan arsip yang

digunakan telah tepat.

22

Menurut Sedarmayanti (2008:104) bahwa ada beberapa faktor yang

menunjang danperlu diperhatikan dalam kearsipan sehingga memudahkan

penyimpanan dan penemuankembali arsip, yaitu sebagai berikut:

1. Kesederhanaan, sistem penataan yang dipilih dan diterapkan harus mudah

agar bukan hanya oleh satu orang saja yang mengerti melainkan juga dapat

dimengerti oleh pegawai lain.

2. Ketepatan menyimpan arsip berdasarkan sistem yang digunakan,

harusmemungkinkan penemuan kembali arsip dengan cepat dan tepat.

3. Memenuhi persyaratan ekonomis, yaitu dapat memanfaatkan ruangan,

tempat danperalatan yang ada serta biaya yang sederhana.

4. Menjamin keamanan, arsip harus terhindar dari kerusakan,

pencurian/kemusnahan dan harus aman dari bahaya seperti api, air, udara

yang lembab, gangguan binatang dan lain-lain, sehingga penyimpanan

harus ditempat yang benar-benar aman dari segala gangguan.

5. Penempatan arsip hendaknya diusahakan pada tempat yang strategis,

maksudnya adalah agar tempat penyimpanan mudah dicapai oleh setiap

unit tanpa membuangbanyak waktu dan tenaga.

6. Sistem yang digunakan harus fleksibel, maksudnya adalah harus

memberikan kemungkinan adanya perubahan-perubahan dalam rangka

penyempurnaan dan efektivitas kerja.

7. Petugas arsip perlu memahami pengetahuan di bidang kearsipan.

23

4. Penyusutan dan Pemusnahan Arsip

Setelah satu periode kegiatan kantor, arsip sudah semakin menumpuk di

tempat penyimpanan. Apabila hal ini terus berlangsung, tempat penyimpanan

arsip menjadi semakin penuh sesak, dan jika petugas arsip ingin mencari arsip

tertentu, ia akan mengalami kesulitan. Oleh karena itu perlu dilakukannya

penyusutan dan pemusnahan terhadap arsip-arsip tersebut.

Namun demikian, sebelum suatu arsip diputuskan untuk dilakukan

penyusutan dan pemusnahan kita perlu mengetahui sifat karakteristik dari arsip

tersebut agar tidak salah. Menurut Dorul Yatimah (2009:214), sifat karakteristik

arsip tersebut adalah:

a) Arsip Tidak Penting

Merupakan arsip tidak mempunyai nilai kegunaan bagi pimpinan atau

organisasi di masa mendatang. Misalnya: pengumuman, undangan rapat dan

sebagainya.

b) Arsip Yang Membantu

Merupakan arsip yang berguna untuk melancarkan kegiatan organisasi

untuk sementara waktu. Misalnya: surat pemberitahuan dari bank, bukti

pembayaran tertentu dan sebagainya.

c) Arsip Penting

Merupakan arsip yang berguna sebagai alat pembuktian serta

untukmemperlancar pelaksanaan administrasi, seperti referensi bank, audit

pembukuan, neraca perusahaan catatan buku kas, dan sebagainya.

d) Arsip Vital

24

Merupakan arsip yang menentukan eksistensi organisasi atau perusahaan,

dan tidak dapat dimusnahkan karena tidak dapat diganti. Misalnya: surat

keputusan tentang struktur organisasi, akte pendirian perusahaan, status

perusahaan, surat penetapan pimpinan perusahaan, dan sebagainya.

5. Pemeliharaan dan Pengamanan Arsip

Pemeliharaan Arsip

Pemeliharaan arsip mencakup usaha-usaha yang dilakukan untuk menjaga

arsip-arsip dari segala kerusakan dan kemusnahan. Kerusakan atau kemusnahan

arsip bisa datang dari arsip itu sendiri, maupun disebabkan oleh serangan-

serangan dari luar arsip.

Arsip harus dijaga keamanannya, baik segi kualitas (tidak mengalami

kerusakan), kualitas (tidak ada yang tercecer hilang) maupun dari segi

informalitas (kerahasiaannya), pemeliharaan secara fisik dapat dilakukan dengan

cara :

a) Pengaturan ruangan penyimpanan arsip harus dijaga agar tetap kering

(tidak terlalu lembab), tenang (dengan sinar matahari meskipun jangan

terkena sinar matahari langsung). Ruangan harus kuat dan mempunyai

fentilasi yang memadai, terhindar dari kemungkinan serangan api, air

maupun serangan serangga pemakan kertas.

b) Pemeliharaan tempat penyimpanan sebaiknya arsip disimpan di tempat-

tempat terbuka, misalnya dengan mengunakan rak-rak arsip. Apabila harus

disimpan di tempat tertutup (di lemari), maka lemari tempat penyimpanan

itu harus sering terbuka untuk menjaga tingkat kelembapan. Juga penataan

25

arsip di lemari tersebut diatur secara renggang agar ada udara diantara

berkas-berkas yang di simpan itu, perlunya tingkat kelembapan yang

diinginkan. Karena apabila tumbuhnya jamur dan sejenisnya, sudah pasti

akan merusak arsip yang disimpan.

c) Tindakan preventif ini berarti menjaga terjadinya kerusakan arsip dengan

cara tindakan pencegahan, yaitu melarang petugas atau siapapun

membawa makanan ke ruang tempat penyimpanan. Hal ini dikhawatirkan

sisa-sisa makanan menyebabkan masuknya serangga/hewan lain dalam

ruangan tempat penyimpanan. Demikian pula, petugas atau orang lain

tidak diperkenankan merokok di ruangan. Selain asapnya dapat

menimbulkan kerusakan kertas, nyala api untuk menghidupkan rokok dan

puntung rokok dapat membahayakan arsip. Samping tindakan tertentu,

untuk mengamankan arsip dapat di pasang tabung pemadam kebakaran.

d) Tempat dan letak arsip tempat arsip sebaiknya terbuat dari tempat logam

kalau tempat arsip dari kayu, maka harus dipilih kayu berkualitas

(misalnya kayu jati). Jadi dengan tempat penyimpanan yang baik,

kerusakan arsip dapat dicegah sedini mungkin. Di samping tempat yang

memadai, letak arsip juga perlu diatur, yaitu tidak boleh terlalu

berdekatan, arsip harus terletak pada tempat yang longgar dan tidak boleh

terlipat.

e) Kondisi arsip untuk menjaga keutuhan arsip salah satu pemeliharaannya

adalah menjaga kebersihannya, baik dengan peralatan sederhana seperti

kemoceng maupun dari peralatan modern yaitu vacuum cleaner.

26

Pengamanan Arsip

Arsip yang disimpan harus dijamin aman, baik dari kerusakan maupun

dari kehilangan. Salah satu metode perlindungan arsip yang sangat vital dilakukan

dengan cara :

a) Membuat duplikat untuk tujuan perlindungan dan disimpan pada lokal

perusahaan yang tempatnya berlainan.

b) Menyimpan pada ruangan khusus atau almari besi.

c) Menyimpan arsip asli pada pusat penyimpanan arsip vital

Selain itu untuk mencegah terjadinya kehilangan, setiap pengeluaran arsip

yang sifatnya meminjam (digunakan dibagian lain) perlu bukti peminjaman.

Untuk mencegah kerusakan, perlu di tertibkan agar petugas atau siapapun yang

masuk ruang penyimpanan dilarang membawa barang atau makanan yang dapat

menimbulkan datangnya serangga atau hewan sehingga mengakibatkan kerusakan

arsip

Secara nasional pemerintah mempunyai kewajiban dan penyelamatan

arsip, baik arsip yang berasal dari kegiatan pemerintah maupun arsip dari

organisasi swasta atau perorangan. Bagi arsip-arsip yang rusaknya sangat hebat,

serahkanlah arsip-arsip tersebut ke Arsip Nasional Republik Indonesia untuk

diperbaiki.

6. Peralatan/ Perlengkapan dalam Penyimpanan Arsip

Penanganan arsip yang baik menyangkut arsip yang diterima ataupun yang

dikeluarkan pada pihak lain serta berbagai format yang diperlukan untuk

menangani semua ini, tentunya harus dipikirkan bagaimana cara menyimpan,

27

serta perlengkapan apakah yang diperlukan untuk menangani arsip sehingga

apabila arsip tersebut diperlukan dapat ditemukan kembali dengan cepat.

Menurut Irra Chrisyanti Dewi (2011:156) perlengkapan yang penting yang

sangat diperlukan untuk menyimpan arsip yaitu:

Lemari Arsip, lemari untuk penyimpanan arsip biasanya dengan luas

ruangan kearsipan, juga keinginan dari organisasi yang bersangkutan.

Berbagai cara untuk menyimpan arsip, antara lain :

1) Filing cabinet,

dipergunakan untuk menyimpan arsip, dilakukan secara vertical

artinya arsip disimpan bersusun dari atas ke bawah. Filing cabinet terbuat

dari bahan baja/alumunium yang tahan api.

2) Lateral filing cabinet,

jumlah arsip yang dapat disimpan pada lemari ini lebih banyak di

banding penyimpanan dalam filing cabinet. Juga akan tampak lebih rapi

karena map arsip dapat disusun berderet dari tingkat paling atas sampai

paling bawah. Lemari ini terbuat dari baja/alumunium yang juga tahan api.

Tanda Sekat/guide,

apabila surat-surat dalam map disimpan dalam lemari arsip tanpa

mempunyai sandaran, maka guide atau sekat harus disediakan.

Map Arsip/folder,

berguna menyimpan berkas arsip/surat. Map ini terbuat dari kertas karbon.

28

`F. Kerangka Pikir

Setiap organisasi harus berusaha mengelola arsip dengan baik. Untuk itu

organisasi perlu melakukan pengelolaan arsip dinamis dan statis. Di samping juga

perlu memperhatikan dukungan berbagai faktor terkait yang dapat menunjang dan

menghambat pengelolaan kerasipan pada suatu organisasi.

Arsip sendiri dapat dikatakan sebagai pusat memori, acuan dan bahan

pertanggungjawaban, maka perlu keteraturan dalam proses penyimpanannya.

penyimpanan arsip harus disimpan menurut suatu sistem yang memungkinkan

penemuan kembali dengan cepat apabila diperlukan itu sendiri sebagai pusat

memori, acuan dan bahan pertanggungjawaban maka perlu keteraturan dalam

proses penyimpanannya. penyimpanan arsip harus disimpan menurut suatu sistem

yang memungkinkan penemuan kembali dengan cepat apabila diperlukan

Sebagaimana Undang-undang No.43 Tahun 2009 tentang kearsipan

mengamanatkan bahwa dalam rangka mempertahankan Negara Kesatuan

Republik Indonesia dan mencapai cita-cita nasional sebagaimana tercantum dalam

Pembukaan Undang-undang Dasar Negara Republik Indonesia Tahun 1945, arsip

sebagai identitas jati diri bangsa, serta sebagai memori, acuan, dan bahan

pertanggungjawaban dalam kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan bernegara

harus dikelola dan diselamatkan oleh Negara.

Sistem tersebut diatas kini penerapan sistem kearsipan lebih dikenal dengan

sistem kearsipan pola lama dan sistem kearsipan pola baru.

Sebagaimana dalam proses pelaksanaannya perlu ditinjau apakah sistem

kearsipan yang digunakan pada lembaga-lembaga Negara maupun organisasi

29

swasta berjalan dengan baik tanpa adanya kendala perlu dilihat dari kegiatan atau

tahapan kearsipan yang ada yakni : pengurusan surat atau dokumen, penyimpanan

arsip, penyusutan dan pemusnahan arsip, serta pemeliharaan dan pengamanan

arsip.

Oleh karena itu, agar sistem kearsipan dapat berjalan dengan baik tanpa

adanya kendala dalam proses pelaksanaannya maka hal-hal tersebut diatas harus

dilaksanakan secara optimal dan sungguh-sungguh. Sehingga arti penting arsip

sebagai memori, acuan, dan pertanggungjawaban dapat terlaksana dengan baik.

Agar apa yang diuraikan dalam penelitian ini dapat dipahami dengan jelas

maka penulis membuat kerangka pikir sebagaimana tertera pada gambar di bawah

ini:

Bagan Kerangka Pikir

Faktor yang menghambat sistem

pengelolaan kearsipan

Sistem Pengelolaan Arsip

TUJUAN KEARSIPAN

Tercapainya sistem kearsipan

yang teratur guna sebagai

bahan pertangguangjawaban

Pola Lama (Agenda)

Pola Baru (Kartu Kendali)

Kantor Perpustakaan dan Arsip Daerah Kabupaten

Takalar

30

G. Fokus Penelitian

Uraian tujuan penelitian maka yang menjadi fokus penelitian yaitu

bagaimana sistem pengelolaan kearsipan dan faktor apa yang menunjang dan

menghambat pengelolaan kearsipan.

H. Deskrispi Fokus

Dari bagan di atas dapat dikatakan sistem pengelolaan kearsipan

sebagaimana yang dijelaskan oleh The Liang Gee yaitu sistem menurut abjad dari

A-Z, sistem menurut pokok soal/subjek, sistem menurut wilayah, sistem menurut

nomor, dan sistem menurut tanggal.

Dalam penilitian tentang sistem kearsipan pada Kantor Perpustakan dan

Arsip Daerah Kbupaten Takalar ada beberapa indikator yang harus diperhatikan

untuk melihat sistem kearsipan tersebut. Indikator-indikatornya adalah :

a) Pengurusan dan Pengendalian Surat/ Dokumen

Pengurusan dan pengendalian surat ini harus jelas agar surat yang

masuk maupun keluar tidak tercecer dan dapat diklarifikasikan tujuannya

serta jelas penerimanya agar sistem kearsipan dapat berjalan sesuai dengan

yang diharapkan.

b) Penyimpanan Arsip

Tahap ini merupakan prosedur atau langkah-langkah pekerjaan yang

dilakukan sehubungan dengan akan disimpannya suatu warkat. Dalam hal

ini suatu surat atau arsip disimpan berdasarkan sistem kearsipan yang telah

ditentukan.

31

c) Penemuan Arsip

Merupakan penyimpanan arsip di maksdukan agar ketika di butuhkan

arsip tersebut dapat ditemukan dengan cepat.penemuan arsip dengan cepat

memberi arti bahwa sistem penyimpanan arsip yang di gunakan telah tepat

d) Penyusutan Arsip dan Pemusnahan Arsip

Penyusutan arsip dapat diartikan sebagai kegiatan mengurangi arsip

agar arsip yang dibutukan dapat ditemukan dengan mudah atau

pengklarifikasian arsip aktif dan arsip inaktif. Memusnahkan arsip berarti

menghapus keberadaan arsip dari tempat penyimpanan. Jadi pemusnahan

arsip adalah tindakan menghancurkan secara fisik arsip-arsip yang sudah

berakhir fungsinya dan sudah tidak memiliki nilai kegunaan lagi

e) Pengamanan dan Pemerliharan Arsip

Pengamanan arsip yaitu arsip yang disimpan harus dijamin aman,baik

dari kerusakan maupun dari kehilangan.dan Pemerliharan arsip yaitu arsip

harus dijaga keamanannya, baik segi kualitas(tidak mengalami kerusakan),

kualitas (tidak ada yang tercecer hilang) maupun dari segi informalitas

(kerahasiaannya).

32

BAB III

METODE PENELITIAN

A. Waktu dan Lokasi Penelitian

Penelitian ini dilaksanakan dalam waktu dua bulan dan lokasi penelitian

dilakukan di Kantor Perpustakaan dan Arsip daerah Kabupaten Takalar Alasan

memilih lokasi ini didasarkan pada: Kantor Perpustakaan memiliki peran

mengantisipasi perkembangan yang ada dengan menyediakan informasi yang

aktual, maka hampir semua organisasi yang ada tak terkecuali organisasi

pemerintah khususnya Kantor Perpustakaan dan Arsip daerah dituntut untuk

melakukan berbagai pembenahan dengan sistem pengolaan kearsipan guna

memenuhi tuntutan akan informasi yang cepat dan akurat dalam setiap kegiatan

administrasinya. Adapun pertimbangan dalam memilih lokasi penelitian

didasarkan pada efektivitas, waktu dan kemudahan dalam mengumpulkan

berbagai informasi dan data yang di butuhkan oleh peneliti.

B. Jenis dan Tipe Penelitian

1. Jenis Penelitian

Jenis penelitian ini merupakan penelitian deskriptif kualitatif yaitu suatu

penelitian yang berusaha memberikan penjelasan dan gambaran sistem

pengelolaan kearsipan dari berbagai macam data yang telah dikumpulkan yang

berkaitan dengan sistem pengelolaan kearsipan di Kantor Perpustakaan dan Arsip

Daerah Kabupaten Takalar.

33

2. Tipe Penelitian

Sedangkan tipe penelitian yang digunakan adalah deskriptif. Penelitian ini

merupakan usaha mengungkapkan suatu masalah, keadaan atau peristiwa

sebagaimana adanya sehingga bersifat sekedar untuk mengungkapkan fakta dan

memberikan gambaran secara objektif tentang keadaan sebenarnya dari objek

yang diteliti.

C. Sumber Data

1. Data Primer

data yang diperoleh dari hasil wawancara langsung dengan informan yaitu

kepada orang-orang yang mengetahui tentang topik penelitian secara akurat

dan mampu mewakili kelompok dalam membahas tentang sistem pengelolaan

kearsipan adapun informan yang penulis maksud adalah Kepala Kantor

Perpustakaan dan Arsip Daerah, Kasi Kearsipan dan pegawai yang mengelola

dan pengguna arsip.

2. Data sekunder

data yang di peroleh dari bahan-bahan bacaan, dokumen atau catatan yang

ada serta tulisan-tulisan karya ilmiah dari berbagai media, literatur-literatur,

arsip-arsip resmi yang dapat mendukung kelengkapan data primer yang

berkaitan dengan sistem pengelolaan kearsipan.

D. Informan Penelitian

Informan adalah orang yang memiliki informasi tentang subjek yang ingin

diketahui oleh peneliti dan dapat memberikan penjelasan tentang peran

pemerintah dalam pengendalian gelandangan dan pengemis.

34

Adapun yang dijadikan informan dalam penelitian ini adalah

NO Keterangan Jumlah

1 Kepala Kantor Perpustakaan dan Arsip 1 Orang

2 Kasi Kearsipan 1 Orang

3 Kepala Sub.Bagian Tata Usaha 1 Orang

4 Staf Seksi Kearsiapan 3 Orang

5 Staf Seksi Perpustakaan 2 Orang

6 Staf Sub.Bagian Tata Usaha 2 Orang

Jumlah 10 Orang

Jumlah informan pada penelitian ini sebanyak 10 orang

E. Teknik Pengumpulan Data

Data dan informasi yang diperlukan dalam penelitian dikumpulkan melalui

observasi, wawancara dan dokumentasi.

1. Observasi.

Yaitu suatu cara mengumpulkan data melalui pengamatan secara langsung

kelokasi penelitian tentang masalah yang akan diteliti. Observasi di lakukan

di Kantor Perpustakaan dan Arsip Daerah Kabupaten Takalar.

2. Wawancara.

Wawancara adalah pengumpulan informasi dengan cara memberikan

pertanyaan secara langsung dan dijawab secara langsung. Wawancara disini

dilakukan dalam bentuk wawancara berpedoman yaitu wawancara dituntun

oleh sejumlah pertanyaan yang telah disusun terlebih dahulu (interview

guide).

35

3. Dokumentasi

Teknik dokumentasi digunakan untuk memperoleh data sekunder, yakni

dengan cara mengumpulkan data-data pegawai Kantor Perpustakaan dan

Arsip Daerah dokumen-dokumen, agenda, surat kabar dan buku-buku.

F. Teknik Analisis Data

Data yang telah didapat tersebut diolah dan dianalisis dengan

menggunakan teknik analisis Deskriptif kualitatif yakni dengan cara merangkum

dan menyimpulkan informasi dari informan sebagai hasil wawancara dengan

menkombinasikannya dengan sumber data tertulis berupa dokumen yang akan

dijadikan sebagai sumber referensi serta hasil pengamatan yang dilakukan secara

langsung oleh peneliti terhadap objek penelitian, sehingga dapat menjadi

seperangkat informasi yang bisa di olah untuk memperoleh kesimpulan hasil

penelitian secara jelas tentang “Sistem Pengelolaan Kearsipan di Kantor

Perpustakaan dan Arsip Daerah Kabupaten Takalar”.

G. Pengabsahan data

Keabsahan data merupakan konsep penting yang diperbaharui dari kesahihan

(valitas) dan keterandalan (reliabilitas). Penelitian merupakan kerja ilmiah, untuk

melakukan ini maka mutlak dituntut secara obyektivitas, untuk memenuhi kriteria

ini dalam penelitian maka keashihan (validitas) dan keterandalan (reabilitas) harus

dipenuhi (Iskandar, 2009:151). Adapun teknik penjamin keabsahan data yang

digunakan oleh peneliti, yaitu triangulasi.

36

Lexi J Moleong (2002:178) berpendapat bahwa “Triangulasi adalah teknik

pemeriksaan keabsahan data dengan memanfaatkan sesuatu yang lain dari luar

data itu untuk pengecekan atau sebagai bahan pembanding terhadap data itu”.

1. Triangulasi Sumber

Triangulasi sumber untuk menguji kredibilitas data dilakukan dengan cara

mengecek data yang telah diperoleh melalui beberapa sumber. Dengan

mengacu William Wiersma, (1986) dalam Sugiono (2012:273), maka

pelaksanaan teknis dari langkah pengujian

2. Triangulasi Teknik

Triangulasi teknik untuk menguji kredibilitas data dilakukan dengan cara

mengecek data kepada sumber yang sama dengan teknik yang berbeda.

3. Triangulasi Waktu

Untuk itu dalam rangka pengujian kredibilitas data dapat dilakukan

dengan cara melakukan pengecekan dengan observasi, wawancara atau

teknik lain dalam waktu atau situasi yang berbeda. Bila hasil uji

menghasilkan data yang berbeda, dilakukan secara berulang-ulang sehingga

sampai ditemukan kepastian datanya.

37

BAB IV

HASIL PENELITIAN.

A. Gambar Umum Lokasi Penelitian

a. Sejarah Perpustakaan dan Arsip Daerah Kabupaten Takalar.

Berdasarkan Peraturan Daerah Kabupaten Takalar Nomor 05 Tahun 2001

tentang Organisasi Dinas Daerah Kabupaten Takalar Sebagai Unit Pelaksana

Pendidikan Nasional Kabupaten Takalar.Oleh karena itu dengan kesungguhan dan

Ketulusan hati Pemerintah Daerah Kabupaten Takalar,maka didirikanlah

Perpustakan Umum Daerah Kabupaten Takalar sebagai UPTD dari dinas

Pendidikan dan Pengajaran Kabupaten Takalar dan diresmikan oleh Bapak Bupati

saat itu Drs.H.Zainal Abidin, M,Si. Bersama pejabat Menristek RI Ir. Utari

Budihardjo, M.Si.Pada tanggal 04 Juli 2001, dan dioperasionalkan pada tanngal

18 Mei 2002 di bawah kepemimpinan Bapak Drs. Syafaruddin, M.Pd, atas

pembinaan Bapak Bupati Dr.H.Ibrahim Rewa, MM dan Bapak Kepala Dinas

Dikjar Drs.H.Abdul Gani, M.Pd. sehingga pada tahun 2005, Perpustakaan Umum

Dearah Kabupaten Takalar meraih Juara Umum III dalam lomba Perpustakaan

tingkat Provinsi Sulawesi Selatan. Kemudian dengan lahirnya peraturan

Pemerintah Nomor 41 tahun 2007 tentang Pedoman Organisasi Perangkat Daerah

(Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2007 Nomor 89, Tambahan

Lembaran Republik Indonesia Nomor 4741), dan berdasarkan Peraturan Daerah

Kab.Takalar No.12 Tahun 2008 tentang Organisasi dan tata Kerja Lembaga

38

Teknis Daerah Kab.Takalar maka pada bulan Januari 2009 berubah dari UPTD

Perpustakaan Umumnya Daerah

Kab.Takalar menjadi Kantor Perpustakaan dan Arsip Daerah Kabupaten

Takalar, yang dipimpin oleh H.Ismail, S.Sos. sampai Desember 2010 kemudian

Januari 2011 sampai dengan 10 Maret 2011 peralihan pimpinan ke

Drs.H.Muh.Yusuf,M.Pd. dan pada tanggal 11 Maret sampai dengan September

dipimpin oleh Drs.H. Abbas, MM. Kemudian beralih ke Hj.Sitti Hadiyah, S.Pd.

MM masa jabatan sampai bulan Agustus 2013 dan berpindah ke Abdul Jalal

Mulyadi, SE.Msi sampai sekarang menjabat sebagai Kepala Kantor dan

dilengkapi dengan Sub Bagian (Kasubag Tata Usaha dan beberapa seksi yaitu,

Seksi Perpustakaan, Seksi Kearsipan dan Seksi Pengembangan Diklat

Fungsional).

39

2. Struktur Organisasi Perpustakaan dan Arsip Daerah Kabupaten Takalar

Struktur Organisasi

Kantor Perpustakaan dan Arsip Daerah Kabupaten Takalar

Keterangan :

1. Kepala Kantor

Kantor Perpustakaan dan Arsip Daerah Kabupaten Takalar dipimpin

oleh sesorang Kepala Kantor yang mempunyai tugas melaksanakan urusan di

bidang pelayanan perpustakan dan arsip daearah berdasarkan asas

desentralisasi dan tugas pembantuan.Kepala kantor Perpustakan dan Arsip

Daerah mempunyai fungsi :

Kepala Kantor

ABDUL JALAL MULYADI,SE.Msi

Nip : 19800920 2003121002

Kelompok Jabatan

Fungsional

Kasubag Tata Usaha

Hj. KUMALA

Nip : 196303011986123001

H Kasi Kearsipan

HASANAH. S.Sos

Nip :

195907201985032003

Kasi Perpustakaan

NURAENI .B

Nip :

196404011988032016

Kasi Pengembangan Diklat

DJALALUDIN Nip :

19600701199401102

40

a. Perumusan kebijakan teknis di bidang perpustakan dan arsip serta

pengembangan fungsional dan diklat pustakawan berdasrkan asas

otonomi dan tugas perbantuan:

b. Penyelenggaran urusan perpustakaan dan arsip serta pelayanan umum di

bidang perpustakaan dan arsip serta pengembangan fungsional dan diklat

pustakawan berdasarkan asas otonomi dan tugas perbantuan.

c. Pengoordinasian pelaksanaan urusan di bidang perpustakaan dan arsip

serta pelayanan umum di bidang perpustakaan dan arsip serta


otonomi dan tugas perbantuan.

d. Pengawasan dan pengendalian pelaksanaan urusan di bidang perpustkaan

dan arsip serta pelayanan umum dibidang perpustakkan dan arsip serta

pengembangan fungsional dan diklat pustakawan berdasarkan asas

otonomi dan tugas perbantuan

e. Pelaksanaan evaluasi dan monitoring pelaksanaan urusan di bidang

perpustakaan dan arsip serta pelayanan umum di bidang perpustakaan

dan arsip serta pengembangan fungsional dan diklat pustakawan

berdasrkan asas otonomi dan tugas perbantuan.

f. Pembinaan dan pelaksanaan serta pelayanan di bidang perpustakaan dan

arsip serta pengembangan fungsional dan diklat pustakawan berdasrkan

asas otonomi dan tugas perbantuan.

g. Pelaksanaan tugas kedinasan lain yang diberikan oleh bupati

h. Penyusunan laporan hasil pelaksanaan tugas.

41

2. Kasubag Tata Usaha

Sub Bagian Tata Usaha di pimpin oleh sesorang kepala sub bagian

yang mempunyai tugas menusun rencana kerja,melaksanakan tugas teknis

ketatausahaan,mengelola administrasi kepegawaian,keuangan,perlengkapan

serta melaksanakan urusan kerumahtanggaan kantor, Kepala Sub Bagian Tata

usaha menyelenggarakan fungsi:

a. Menyusun rencana dan program kerja sesuai tugas pokok dan fungsinya.

b. Mengatur pelaksanaan kegiatan sebagai urusan ketatausaha meliputi

surat-menyurat, kerasipan, surat perjalanan kantor, mendistribusi surat

sesuai seksi.

c. Melaksanakan urusan kerumahtanggan kantor.

d. Melaksanakan usul kenaikan pangkat,mutasi,dan pensiun.

e. Melaksanakan usul gaji berkala, usul tugas belajar.

f. Menghimpun dan mensosilalisasikan peraturan perundang-undangan di

bidang kepegawaian dalam lingkup kantor

g. Menyiapkan bahan penyusunan standarisasi meliputi bidang

kepegawaian, pelayanan, organisasi dan ketatalaksanaan:

Mengumpulkan dan menyusun Rencana Kerja Satuan Kerja

Perangkat Daerah.

Mengumpulkan dan menyiapkan bahan penyusunan Rencana Kerja

Anggaran (RKA) dan Dokumen Pelaksanaan Anggaran (DPA) dari

masing-masing satuan kerja bahan konsultasi perencanaan ke

Bappeda.

42

Menyusun realisasai perhitungan anggaran / administrasi

perbendaharaan Kantor .

Menyusun rencana kebutuhan barang perlengkapan Kantor.

Membuat laoparan inventaris barang dan tata administrasi

perlengkapan.

h. Mengumpulkan dan menyiapkan bahan Laporan Akuntabilitas Kinerja

instansi dari masing-masing satuan kerja.

i. Melaksanakan tugas kedinasan lain yang diberikan oleh atasan.

j. Menyusun laporan hasil pelaksanaan tugas.

3. Kasi Kearsipan

Seksi Kearsipan dipimpin oleh seorang Kepala Seksi yang mempunyai

tugas merumuskan kebijaksanaan teknis dan menyelenggarakan pembinaan

dan layanan jasa/informasi kearsipan sesuai peraturan perundang-undangan

yang berlaku. Kepala Seksi Kearsipan menyelenggarakan fungsi :

a) Menyusun rencana kegiatan sesuai dengan bidang tugasnya.

b) Mengumpulkan bahan penetapan norma, standard dan pedoman

penyelenggaran kearsipan di lingkungan kabupaten takalar.

c) Mengumpulkan bahan penetapan peraturan dan kebijakan

penyelenggaraan kearsipan dinamis di lingkungan kabupaten sesuai

dengan kebijkan nasional.

d) Mengumpulkan bahan penetapan peraturan dan kebijakan

penyelenggaraan kearsipan statis di lingukngan kabupaten sesuai

dengan kebijakan nasional.

43

e) Mengumpulkan bahan penetapan peraturan dan kebijkan

penyenggaraan kearsipan dilingkungan kabupaten sesuai dan kebijakan

nasional.

f) Mengumpulkan bahan penetapan peraturan dan kebijakan

penyelenggaraan jaringan kearsipan di lingkungan kabupaten sesuai


g) Mengumpulkan bahan penetapanan peraturan dan kebijakan

pengembangan SDM kearsipan di lingkungan kabupaten sesuai dengan

kebijakan nasional.

h) Mengumpulkan bahan penetapan peraturan dan kebijakan penggunaan

sarana dan prasarana kearsipan dilingkungan kabupaten sesuai dengan

kebijakan nasional.

i) Pembinaan kearsipan terhadap pangkat daerah kabupaten badan usaha

milik daerah kabupaten, kecamatan, dan desa/kelurahan.

j) Melaksanakan pengelolaan arsip statis perangkat daerah kabupaten

badan usaha milik daerah kabupaten,perusahaan,swasta dan

pereorangan berskala kabupaten.

k) Melaksanakan pengawasan/suprevise terhadap penyelenggaran

kerasipan perangkat daerah kabupaten, kecamatan, desa/kelurahan.

l) Melaksanakan tugas kedinasaan lain yang diberikan oleh atasan.

m) Menyusun laporan hasil pelaksanaan tugas.

44

4. Kasi Perpustakaan

Seksi Perpustakaan dipimpin oleh sesorang Kepala Seksi yang

mempunyai tugas melakukan pembinaan teknis,pelaksanaan dan pelayanan

perpustkaan.Kepala Seksi Perpustakaan menyelenggarakan fungsi :

a. Menyusun rencana kegiatan sesuai dengan bidang tugasnya.

b. Menyiapkan bahan penetepan norma, standar dan pedoman yang berisi

kebijakan kabupaten berpedoman kebijakan pronvisi dan nasional .

c. Menyiapkan bahan penetapan peraturan dan kebijakan penyelenggaraan

perpustkaan di skala kabupaten berdasarkan kebijakan nasional.

d. Menyiapkan bahan penetapan peraturan dan kebijakan penyelenggaraan

jaringan perpustakaan skala kabupaten sesuai kebijakan nasional.

e. Menyiapkan bahan penetepan peraturan dan kebijakan pengembangan

organisasi perpustakaan skala kabupaten sesuai kebijakan nasional.

f. Menyiapakan bahan penetepan dan peraturan kebijakan di bidang

sarana dan prsarana perpustkaan skala kabupaten sesuai kebijakan

nasional.

g. Melakukan pembinaan teknis semua jenis perpustkaan di wilayah

kebupaten .

h. Melakukan pengeloaan perpustakaan sesuai standar.

i. Melaksanakan pengembangan sarana dan prsarana sesuai standar.

j. Melaksanakan kerjasama dan jaringan perpustakaan.

k. Melaksanakan program pengembangan minat baca.

45

l. Menyiapkan bahan penetapan kebijakan pelestarian koleksi daerah

kabupaten berdasarkan kebijakan nasional.

m. Melaksanakan koordniasi pelestarian tingkat daerah kabupaten .

n. Melaksanakab tugas kedinasan lainnya yang di berikan oleh atasan.

o. Menuyusm laporan hasil pelaksanaan tugas.

5. Kasi Pengembangan Diklat

Seksi pengembangan Diklat Fungsional dipimpin oleh seorang Kepala

Seksi yang mempunyai tugas melakukan pengembangan pendidikan dan

Pelatihan teknis dan fungsional. Kepala Seksi Pengembangan Diklat

Fungsional menyelenggarakan fungsi :


b. Menyiapkan bahan penetapan peraturan dan kebijakan pengembangan

SDM perpustakan skala kabupaten sesuai kebijakan nasional.

c. Menyiapkan bahan penetapan peraturan dan kebijakan pengembangan

jabatan fungsional pustakawan di skala kabupaten sesuai kebijakan

nasional.

d. Melaksanakan program pengembangan SDM

e. Melakukan penilaian dan pentepan angka kredit pustakawan pelaksana

sampai dengan pustakawan penyelia dan pustakawan pertama sampai

dengan pustakawan muda.

f. Menyelenggarakan Diklat teknis dan fungsional perpustakaan.

g. Melaksanakan tugas kedinasan lainnya yang diberikan oleh atasan.

h. Menyusun laporan hasil pelaksanaan tugas.

46

3. Visi dan Misi Organisasi Perpustakaan dan Arsip Daerah Kabupaten

Takalar.

a. Visi:

Menjadikan Perpustakaan Dan Arsip Sebagai Sumber Informasi Dan

Simpul Pemersatu.

b. Misi:

1) Melayani informasi ilmu pengetahuan, teknologi dan kebudayaan

secara cepat, tepat dan akurat.

2) Mengumpulkan dan melestarikan bahan pustaka sebagai hasil

budaya bangsa.

3) Menyelenggarakan pengembangan, pembinaan dan

pendayagunaan semua jenis perpustakaan yang ada di Kabupaten

Takalar.

4) Memberdayakan arsip sebagai tulang punggung manajemen

pemerintah dan pembangunan.

5) Menjadikan arsip sebagai bukti akuntabilitas kinerja aparatur.

6) Menjadikan arsip sebagai memori kolektif bangsa dan bahan

pertanggung jawaban nasional.

7) Memberikan akses seluas-luasnya kepada masyarakat untuk

mengakses arsip statis demi kemaslahatan bangsa.

47

B. Pembahasan Hasil Penelitian

Pengelolaan kearsipan adalah pelaksanaan fungsi-fungsi manajemen

dalam rangka mengelola keseluruhan daur hidup arsip. Kearsipan mempunyai

peranan sebagai pusat ingatan, sebagai sumber informasi dan sebagai alat

pengawasan yang sangat diperlukan dalam setiap organisasi. Arsip memiliki

fungsi dan kegunaan yang signifikan dalam menunjang kegiatan administrasi

negara dan pelaksanaan fungsi-fungsi manajemen.

Sistem kearsipan sangat berperan penting dalam penyelenggaraan

administrasi, sehingga dapat memperlancar proses administrasi. Adapun tujuan

dari penyelenggaraan kearsipan adalah pencarian atau penemuan kembali arsip.

Kantor Perpustakaan dan Arsip Daerah Kabupaten Takalar merupakan unit

organisasi yang setiap harinya mengurusi kegiatan administrasi. Adapun hasil dari

penelitian ini meliputi berikut ini :

1. Sistem pengelolaan kearsipan yang digunakan pada Kantor Perpustakaan dan

Arsip Daerah Kabupaten Takalar.

Sistem pengelolaan kearsipan yang digunakan pada Kantor Perpustakaan

dan Arsip Daerah Kabupaten Takalar adalah sistem abjad dan pokok soal

(subjek). Dengan menggunakan sistem abjad dan pokok soal (subjek) akan dapat

memperlancar penyimpanan arsip dan mempermudah penemuan kembali surat

maupun arsip. Kedua sistem tersebut masih dipergunakan sampai sekarang

walaupun terkadang dalam penataannya masih kurang teratur.

Berikut ini wawancara yang dilakukan peneliti dengan kepala Kantor

Perpustakaan dan Arsip Daerah Kabupaten Takalar

48

“Mengenai pengelolaan sistem kearsipan yang dipakai di Kantor

Perpustakaan Daerah Kabupaten Takalar masih memakai sistem abjad dan

sistem subjek dan untuk pengelolaannya kami serahkan ke masing-masing

bagian / bidang sesuai dengan tugas pokok dan fungsinya".(Wawancara

dengan JM 01 Oktober 2014)

Hal ini senada dengan penyampaian Kepala Sub Bagian Tata Usaha yang

mengantakan Bahwa :

“Untuk Pengelolalaan kearsipan yang ada kami diserahkan kepada bagian

untuk mengelola arsip sesuai dengan tugasnya. Dan biasanya

penegelolaan arsip di kantor ini menggunakan sistem yang digunakan

adalah sistem subjek dan biasa digabungkan dengan sistem abjad¨.

(Wawancara dengan HK 6 Oktober 2014)

Kemudian informasi selanjutnya diperolah dari wawancara dengan Staf

Sub Bagian tata Usaha dimana beliau mengatakan bahwa :

“Pengelolaan arsip di Kantor ini kami serahkan ke bagian administrasi

dan setahu saya menggunakan sistem subjek. Bagi kami penggunaan

metode cukup sederhana. Tinggal bagaimana kesiapan dari pengelola

itu sendiri”.(Wawancara dengan AM 7 Oktober 2014)

Berdasarkan hasil wawancara tersebut diatas, dapat saya tarik kesimpulan

bahwa penerapan sistem kearsipan pada Kantor Perpustakaan dan Arsip Daerah

Kabupaten Takalar menggunakan sistem subjek yang biasanya digabungkan

dengan sistem abjad, hal ini bisa dilihat dari penggunaan kartu kendali sebagai

penerapan pola baru yang masih sederhana dan menggabungkan antara sistem

abjad dan sistem subjek, serta penggunaan peralatan modern seperti penggunaan

filing cabinet dan juga masih menerapkan penggunaan buku agenda.

2. Pengurusan Surat/ Dokumen pada Kantor Perpustakaan dan Arsip Daerah

Kabupaten Takalar.

Proses pengurusan dokumen di suatu organisasi sangat penting untuk

mengetahui sistematika serta alurnya, hal ini karena proses penciptaan arsip

49

adalah bagian awal dari seluruh kegiatan kearsipan dalam suatu organisasi. Jika

arsip yang ada dalam suatau organiasasi tidak jelas alur penciptaannya, maka

sangat sulit untuk melaksanakan kegiatan kearsipan dengan baik dan benar sesuai

dengan prosedur yang ada. Untuk itu mengurai tentang proses penciptaan arsip

pada Kantor Perpustakaan dan Arsip Daerah Kabupaten Takalar.

Berikut ini hasil wawancara peneliti dengan Staf Seksi Kearsipan

Perpustakaan dan Arsip Daerah Kabupaten Takalar, mengatakan bahwa :

“Proses penyusunan arsip seperti surat keluar dibuat oleh masing-masing

bagian yang ada dikantor, kemudian diajukan ke sekretaris untuk di

ketahui dan di verifikasi setalah surat selesai di verifikasi kemudian di

arahkan kebagian umum untuk pemberian nomor surat keluar, setelah

terbit nomor kemuadian dilakukan pencatatan surat pada buku agenda

surat keluar sebagai bukti dan terakhir di muat pada kartu kendali”.(Hasil

Wawancara dengan HW 7 Oktober Pukul)

Kemudian senada dengan Staf Sub bagian Tata Usaha mengatakan bahwa:

“Untuk arsip yang berupa surat masuk yaitu surat dilaksanakan melalui

beberapa tahapan–tahapan awalnya di ketahui oleh sekretaris kemudian

dibawa ke sub bagian umum guna pencatatan serta pembuatan kartu

kendali yang selanjutnya dibawa ke sub bagian”.

Berdasarkan hasil wawancara tersebut dapat saya tarik kesimpulan

gambaran mengenai proses penciptaan arsip yang ada di Kantor Perpustakaan dan

Arsip Daerah Kabupaten Takalar yakni baik berupa surat masuk maupun surat

keluar menggunakan sistem sentralisasi dan sistem desentralisasi. Hal ini berarti

bahwa proses pengurusan surat baik itu surat masuk maupun surat keluar

dilakukan secara bersama-sama dan terkoordinasi dibawah sepengetahuan

sekretaris yang mana antara sub bagian umum yang diwadahi oleh staf seksi

kerasipan dan sub bagian lainnya dalam hal ini penyampaian surat keluar dan

penanganan kearsipannya dilakukan oleh masing-masing bagian yang ada di

50

kantor, akan tetapi proses pemberian nomor tetap dilakukan pada bagian umum

dan begitu juga sebaliknya untuk surat masuk, penyampaian surat masuk diterima

oleh bagian umum yang kemudian diteruskan ke bagian lainnya sesuai maksud

dan tujuan dari surat tersebut.

Berdasarkan hasil pengamatan (observasi) yang saya lakukan mengenai

prosedur pengurusan surat masuk dan surat keluar pada Kantor Perpustakaan dan

Arsip Daerah Kabupaten Takalar diperoleh data sebagai berikut :

a. Prosedur Surat Masuk

Adapun tahapan pengurusan surat masuk sebagai berikut :

1. Penerimaan Surat, penerimaan surat dilakukan oleh mereka yang bekerja

di bagian depan kantor atau front office, seperti satpam dan Petugas Piket

yang kemudian Surat yang masukdi serahkan dan diterima oleh staf seksi

kearsipan , setalah itu surat dibuka dan dibaca maksud dan tujuannya lalu

di bawa ke sub bagian umum untuk ditindak lanjuti.

2. Mencatat Surat dan Pembuatan Kartu Kendali

Setelah dibawa ke sub bagian umum langkah selanjutnya yakni

pencatatan surat seperti Instansi pengirim/asal surat, tanggal surat,

perihal, dan nomor surat dalam buku agenda dan kemudian dibuatkan

kartu kendali berdasarkan isi surat tersebut.

3. Pengelompokan Surat, tahapan selanjutnya yakni surat-surat yang masuk

yang sudah ada kemudian di digabung/dikelompokkan berdasarkan

maksud dan tujuan dari surat untuk memudahkan pengantaran surat ke

sub-sub bagian yang dituju.

51

4. Pengantaran Surat Masuk ke sub bagian tujuan surat, tahapan akhir yakni

pengantaran surat ke bagian yang di tuju berdasrkan tujuan dari surat

tersebut. untuk lebih jelasnya mengenai prosedur surat masuk pada

Kantor Perpustakaan dan Arsip Daerah Kabupaten Takalar, dapat di lihat

pada gambar di bawah ini :

Untuk lebih jelasnya mengenai prosedur surat masuk pada Kantor

Perpustakan dan Arsip Daerah Kabupaten Takalar, dapat digambarkan sebagai

berikut :

Penjelasan tersebut diatas menerangkan bahwa salah satu langkah awal

dalam proses penciptaan arsip di Kantor Perpustakaan dan Arsip Daerah

Kabupaten Takalar yakni pengurusan surat masuk,sehingga tujuan agar

penanganan arsip khususnya mengenai surat yang masuk dalam wilayah Kantor

Perpustakaan dan Arsip Daerah Kabupaten Takalar dapat ditujukan kepada orang

yang tepat. Hal ini bertujuan agar surat yang masuk tersebut tidak tercecer dan

dapat ditemukan kembali jika sewaktu-waktu dibutuhkan serta jika menyangkut

surat penting yang sifatnya sangatlah rahasia bukan tidak mungkin jika

penanganannya yang salah maka isi dari surat penting tersebut diketahui oleh

orang-orang yang tidak berkepentingan dan tidak bertanggungjawab. Langkah

tersebut sudah sesuai menurut (Sutarto,1981) bahwa prosedur pengelolaan surat

Pencatatan dan pembuatan Kartu kendali

li/ register

Surat di

kelompokkan/

bidang yg dituju

Pengantaran

Surat Kepada

yang berwenang c

Surat

Masuk

52

masuk dalam keadaan tertutup dapat dibedakan atas surat pribadi, surat dinas dan

surat rahasia

b. Prosedur Pengurusan Surat Keluar

Tidak jauh berbeda dengan pengurusan surat masuk. Prosedur pengurusan

surat keluar antara lain :

1) Tahap Penciptaan Surat Keluar

Pembuatan konsep surat, isi, serta tujuan sura disusun sesuai bentuk

surat yang benasr atau yang dikehendaki pimpinan diberikan

kewenangan kepada masing-masing sub bagian setelah itu diserahkan

kepada sekretaris untuk dilakukan verifikasi atau koreksi kesalahan,

setelah didapatkan konsep surat yang baik kemudian dikembalikan untuk

dilakukan pengetikan .

2) . Penomoran, Pembuatan Kartu Kendali, dan Pencatatan

Setelah proses pengetikan dan pencetakan surat telah selesai, maka

tahap berikutnya adalah membawa surat ke sub bagian umum untuk

diberikan penomoran surat dan dilakukan pencatatan pada buku agenda

surat keluar serta dibuatkan kartu kendali.

3) . Penandatanganan dan pengesahan surat

Surat yang sudah net itu kemudian disampaikan kepada pimpinan atau

pejabat yang berwenang untuk ditandatangani.

4). Pengiriman surat

53

Tahapan selanjutnya yakni pengiriman surat keluar kemudian

dimasukkan dalam sampul dituliskan siapa dan alamat yang ditujuuntuk

dikirim kealamat tersebut.

Untuk memperjelas alur pengurusan surat keluar pada Kantor

Dari pengamatan yang didapatkan bahwa terdapat beberapa kekurangan

yang dilakukan oleh Kantor Perpustakaan dan Arsip Daerah Kabupaten Takalar

yakni mengenai pemberian keterangan dari sifat surat itu sendiri yang mana .

tidak memperhatikan mengenai pengelolaan surat tersebut penilaian surat, dan

semua surat dicatat berdasarkan tujuan surat tersebut. Penilaian sifat yang

dimaksudkan disini adalah tidak adanya perbedaan yang diberikan antara surat

penting, surat biasa dan surat rahasia.

Berikut data yang diperoleh dari jumlah pengurusan surat masuk dan surat

keluar pada Kantor Perpustakaan dan Arsip Daerah Kabupaten Takalar dari 2

tahun terakhir dari tahun 2013 - 2014 .

Tabel 1. Data surat masuk dan surat pada Kantor Perpustakaan dan Arsip

Daerah Kabupaten Takalar

Tahun Surat Masuk Surat Keluar

2013 205 103

2014 250 120

(Sumber : Data primer Kantor Perpustakaan dan Arsip Daerah Kab. Takalar)

Penomoran dan pembuatan Kartu kendali/ register

Pengesahan surat

( Paraf dan Tanda

Tangan)

Pengiriman Surat

c

Surat keluar

54

3. Penyimpanan Arsip pada Kantor Perpustakaan dan Arsip Daerah Kabupaten

Takalar

Dalam pekerjaan menyimpan arsip tidak hanya menyimpan saja, tetapi

menyangkut penempatan dan penemuan kembali. Penyimpanan arsip dikatakan

baik apabila pada waktu diperlukan dapat diketemukan dengan mudah, cepat dan

tepat. Dalam pelaksanaan kegiatan kantor yang semakin maju dan berkembang,

maka semakin banyak pula data-data, berkas maupun arsip yang terkumpul dan

disimpan karena masih mempunyai nilai guna. Sehingga perlu penyimpanan

secara sistematis.

Berdasarkan hasil wawancara saya dengan Staf Seksi Kearsipan yang

mengungkapkan bahwa :

“arsip tersusun secara sistematis dan ketika dibutuhkan dapat dengan

mudah dan cepat di temukan maka untuk urusan penyimpanan arsip,

dokumen, berkas dan lain sebagainya di urus oleh bagian umum (tata

usaha) sehingga lebih mudah untuk mendapatkan apa yang kita

inginkan”.(Wawancara RD 8 Oktober 2014)

Berdasarkan hasil wawancara dapat saya tarik kesimpulan bahwa sistem

kearsipan di Kantor Perpustakaan dan Arsip Daerah Kabupaten Takalar lebih

menekankan asas desentralisasi, dimana setiap sub bagian benar-benar

pengontrolan tugas masing-masing, sehingga masing-masing sub bagian

bartanggung jawab terhadap arsipnya sendiri serta dalam penyimpanan arsip

tersusun secara sistematis atau secara abjad agar arsip tersebut mudah ditemukan.

Tahapan penyimpanan arsip pada Kantor Perpustakaan dan Arsip Daerah

Kabupaten Takalar sebagai berikut :

55

a. Pemeriksaan, meneliti tanda pada lembar disposisi apakah surat tersebut

sudah boleh untuk disimpan

b. Mengindeks, indeks/ kode surat dibuat sesuai sistem penyimpanan arsip

yang dipergunakan dan dibuat untuk memudahkan penyimpanan dan

penemuan kembali surat.

c. Memisahkan surat sesuai dengan bagian (sortir), surat atau arsip yang telah

diindeks maka harus dikelompokkan atau diklarifikasikan yang tidak

mempunyai sangkutpaut dalam pokok masalah (subjek) maka dipisahkan

d. Menyimpan, setelah surat atau arsip tersebut dikelompokkan maka untuk

selanjutnya dilakukan penyimpanan dengan meletakkan arsip atau surat

tersebut pada tempat penyimpanan kemudian dimaskukan dalam lemari

arsip

Adapun langkah-langkah tersebut diatas dapat digambarkan sebagai berikut

:

Terkait masalah penyimpan arsip juga terdapat kendala yang di temui di

lapangan yakni posisi ruang penyimpanan arsip masih menyatu dengan ruang

kerja, sehinga dari segi kenyamanan dan keamanan masih jurang terjaga..

Sementara itu, hasil wawancara dengan Kepala Seksi Kearsipan di

Kantor Perpustakaan dan Arsip Daerah Kabupaten Takalar berpendapat bahwa:

“untuk penataan arsip sebenarnya telah kami sadari lebih awal bahwa

masih perlu dibenahi mengingat dari segi keamanan dan kerahasiaan

harus di jaga namun kurangnya tenaga aspirasi dan belum adanya

Pemeriksaan Mengindeks Surat

Menyortir Menyimpan

Surat

56

pelatihan pengelolaan arsip menjadi kendala pada kantor Perpustakaan dan

Arsip daerah”.(Wawancara HN 9 Oktober 2014)

Kemudian senada wawancara dengan Staf Seksi Kearsipan di Kantor

Perpustakan dan Arsip Daerah Kabupaten Takalar mengungkapkan bahwa :

“sistem pengelolaan arsip yang ada di kantor ini belum berjalan dengan

baik dan masih memerlukan perbaikan serta pembenahan sarana peralatan

sehingga semua asrip dapat tersimpan dengan rapi dan baik”. (Wawancara

AF 13 Oktober 2014)

Berdasarkan hasil wawancara tersebut kesimpulan bahwa, kegiatan

untuk sistem penyimpanan arsip pada Kantor Perpustakaan dan Arsip Daerah

Kabupaten Takalar masih perlu dilakuan perbaikan dan pembenahan agar arsip

yang ada tetap terjaga keberadaannya. Pembenahan dalam hal peningkatan

peralatan yang ada maupun mengenai penempatan lokasi penyimpanan arsip

itu sendiri. Jauh dari itu yang paling mendasar yang perlu di tingkatkan pada

Kantor Perpustakaan dan Arsip Daerah Kabupaten Takalar adalah tenaga

aspirasi yang handal sehingga proses kerja menjadi lancar.

Berikut ini adalah data jumlah peralatan penyimpanan yang digunakan

dan diperlukan pada Kantor Perpustakaan dan Arsip Daerah Kabupaten

Takalar :

57

Tabel 2. Data jumlah peralatan penyimpanan arsip

Jenis penyimpanan Tersedia/ada Kebutuhan

Filing Cabinet 3 buah 3 buah

Lemari Arsip 3 buah 3 buah

Rak Buku 5 buah 3 buah

Ordner ( Map

Karton)

46 buah 3 buah

(Sumber : Kantor Perpustakaan dan Arsip Daerah Kab. Takalar)

4. Peminjaman dan Penemuan Kembali Arsip

Pada Kantor Perpustakan dan Arsip Daerah Kabupaten Takalar sendiri

proses peminjaman arsip untuk tiap-tiap bagian masih dilakukan dengan cara

yang sederhana dan dengan di sertai dengan adanya bukti pinjaman.

Berikut ini hasil wawancara dengan Staf Seksi Perpustakaan


“ketika ada orang ataupun instansi yang hendak meminjam arsip ada di

kantor, maka sebelum membawa arsip tersebut, maka terlebih dahulu

harus melapor kepada kami dan mengisi formulir bukti pinjamana arsip.

Namun terkadang kelalaian dari staf kami jika ada yang telah

mengembalikan arsip mereka menaruhnya saja dan tidak mengaturnya

sesuai dengan kondisi awal”. (Wawancara MA 14 Oktober 2014).

Proses peminjaman arsip pada Kantor Perpustakan dan Arsip Daerah

Kabupaten Takalar secara umum masih belum sempurna. Hal ini karena,di

temui di lapangan bahwa dalam formulir peminjaman tidak di cantumkan

waktu pengembalian serta sanksi ketika terlambat mengembalikan, sehingga

58

tidak jarang dari peeminjam yang lama bahkan lupa untuk mengembalikan

arsip yang telah di pinjamnya. Maka sebaiknya perlu diatur prosedur dan tata

cara peminjaman yang baik sehingga memudahkan para pengelola untuk

melakukan pengawasan terhadap keberadaan arsip-arsip yang ada di kantor

Penemuan kembali arsip diawali dengan adanya permintaan dari

pengguna. Sehingga antara peminjaman dan penemuan kembali arsip

merupakan suatu hal yang berkaitan. Penemuan kembali secara cepat dan

tepat terhadap arsip-arsip apabila sewaktu-waktu di perlukan kembali, baik

oleh pimpinan organisasi yang bersangkutan maupun oleh organisasi lainnya.

Keberhasilan penyimpanan suatu berkas sangat berkaitan dengan

penemuan kembali arsipnya. Hal ini karena apabila penemuan kembali arsip

sulit dan memakan waktu yang cukup lama,maka bagian/unit lain dalam

organisasi dapat menilai bahwa sistem penataan berkas tidak baik sehingga

tidak dapat membantu kelancaran proses administrasi.

5. Penyusutan dan Pemusnahan Arsip pada Kantor Perpustakaan dan Arsip


Penyusutan arsip yang telah mencapai arsip inaktif adalah merupakan

bagian dari pengelolaan arsip aktif. Adapun kegiatan penyusutan yang

dimaksudkan disini adalah untuk mengurangi arsip yang tercipta dengan jalan

arsip yang tidak bernilai guna, serta memindahkan arsip yang telah masa inaktif

ke pusat arsip atau ke file inaktif. Dengan demikian dalam penyusutan arsip ini

terkandung pula kegiatan penilaian untuk menetapkan arsip mana yang dapat

dimusnahkan dan yang layak dipindahkan.

59

Kelancaran proses penyusutan arsip sangat bergantung dari ketertiban tata

kearsipan dinamis secara menyeluruh. Dalam artian bahwa masing-masing sub

sistem dalam tata kearsipan khususnya Penyimpanan berkas dan penyusustan

arsip telah berjalan secara tertib dan teratur. Arsip harus sudah terorganisir

secara logis dan sistematis sesuai dengan masing-masing jenis dan tipe arsip.

Dipihak lain masing-masing jenis berkas telah ditetapkan jangka simpannya,

yang dituangkan dalam jadwal retensi arsip

Untuk mengetahui penyusutan dan pemusnahan arsip pada Kantor

Perpustakaan dan Arsip Daerah Kabupaten Takalar, berdasarkan wawancara

dengan dengan Staf Bagian tata Usaha mengatakan Bahwa :

“untuk kegiatan penyusutan dilakukan dengan melakukan pemisahan arsip

telah berumur kurang lebih lima tahun keatas akan dimusnahkan dengan

cara dibakar lalu kemudian jika ada arsip inaktif, arsip tersebut kemudian

dimasukkan kedalam kardus dan digudangkan akan tetapi dalam

kenyataannya masih ada pegawai yang tidak mengerti dan tidak

melakukan pemisahan tersebut”. (Wawancara AR 15 Oktober 2014)

Dari hasil wawancara tersebut diatas dan dari observasi dapat dilihat

bahwa penyusutan arsip pada Kantor Perpustakaan dan Arsip Daerah

Kabupaten Takalar belum berjalan dengan baik. Ini dapat dilihat dari tidak

adanya pemahaman yang mendalam mengenai prosedur dalam hal penyusutan

arsip itu sendiri. Kemudian pemusnahan arsip pada Kantor Perpustakaan dan

Arsip Daerah Kabupaten Takalar dilakukan dengan cara dibakar untuk arsip

yang telah berumur lebih dari lima tahun keatas.

6. Pengamanan dan Pemeliharaan Arsip

Pengamanan dan pemeliharaan arsip pada Kantor Perpustakaan dan

Arsip Daerah Kabupaten Takalar masih dilakukan dengan cara sederhana yaitu

60

dengan cara membersihkan tempat penyimpanan arsip dengan menggunakan

kemoceng dan lap kering setelah itu diberikan kapur barus sela-sela tempat

penyimpanan arsip. Begitu pula keaman masih sangat sederhana baik dari segi

informasinya maupun dari segi fisiknya

Berdasarkan wawancara dengan Staf Seksi Perpustakaan mengatakan bahwa:

“di kantor ini untuk pengamanan arsip dilakukan secara sederhana

dengan memasukan ke dalam lemari arsip dan hanya menggunakan kunci

slot namun terkadang di biarkan saja bertumpuk di atas meja pegawai.

Begitu juga pemeliharaan biasanya dilakukan pembersihan 1 (satu) kali

dalam seminggu yakin hari Jumat itupun dengan seadanya saja dengan

kemoceng ataupun lap kering”. (Wawancara BS 16 Oktober 2014)

Berdasrkan hasil wawancara tersebut kesimpulan bahwa kegiatan

pengamanan dan pemeliharaan arsip di Kantor Perpustakaan dan Arsip Daerah

Kabupaten Takalar Arsip masih perlu dilakukan perbaikan agar arsip yang ada

dapat terjaga kualitas dan informalitas( kerahasianya).

C. Faktor-Faktor Dihadapi dalam Kegiatan Kearsipan pada Kantor


Berdasarkan pengamatan langsung pada kantor Perpustakaan dan Arsip

Daerah Kabupaten Takalar diperoleh kendala-kendala yang dihadapi dalam

kegiatan pengelolaan kearsipan antara lain :

a) Faktor Kempemimpinan

Unit Kearsipan dan Lembaga Kearsipan Unit kearsipan pada pencipta

arsip dan lembaga kearsipan hendaknya dipimpin oleh sumber daya manusia yang

profesional dan memiliki kompetensi yang diperoleh melalui pendidikan formal

dan/atau pendidikan dan pelatihan kearsipan. Kompetensi pimpinan unit dan

lembaga kearsipan meliputi : Kompetensi teknis, Manusiawi dan Konseptual.

61

Kompetensi Teknis

Yaitu pengetahuan dan keahlian untuk mencapai hasil yang telah

disepakati, kemampuan untuk memikirkan persoalan dan mencari alternatif

baru.

Kompetensi Konseptual

Yaitu kemampuan melihat gambar besar (imajinatif) untuk menguji

berbagai pengadaan dan mengubah perspektif.

Kompetensi Manusiawi

Yaitu kemampuan yang diperlukan guna berinteraksi efektif dengan

orang lain, termasuk kemampuan mendengarkan, berkomunikasi, dan

menciptakan kesepakatan dan beroperasi secara efektif dalam sistem.

Berikut ini hasil wawancara dengan Staf Seksi Kearsipan mengatakan bahwa:

“kurangnya dukungan pimpinan akan pelaksanaan kearsipan yang ada di

kantor ini, membuat pelaksanaan kegiatan pengelolaan kearsipan kurang

termotivasi dalam kegiatan pengelolaan arsip yang ada di kantor kami”.

(Wawancara HW 20 Oktober 2014).

Dalam hal ini dapat disimpulkan bahwa seorang pemimpin sangat

dibutuhkan dalam suatu instansi agar dapat mengatur atau memberi arahan

kepada staf atau bawahannya untuk mencapai suatu tujuan yang diinginkan.

Oleh karena itu pimpinanlah yang merupakan kunci dari keberhasilan suatu

instansi dan dibantu oleh para staf/pegawai.

b) Faktor Kompetensi aspirasi Sumber Daya Manusia

Kompetensi atau profesionalitas arsiparis dan sumber daya manusia

lainnya yang melaksanakan tugas kearsipan meliputi kemampuan pengetahuan

kearsipan, manajemen dan organisasi; kemampuan ketrampilan atau teknis

62

pelaksanaan tugas-tugas dan penggunaan bahan-bahan dan alat-alat kearsipan;

pengalaman kerja di bidang kearsipan; kemampuan bersikap kerja yang baik

seperti disiplin, cekatan, jujur, bersih, dan rapi. Kompetensi seperti itu sangat

dibutuhkan dalam penyelenggaraan kearsipan, karena dengan kemampuan

tersebut pegawai dapat bekerja dengan baik dan dengan demikian

penyelenggaraan kearsipan dapat efektif mencapai tujuannya. Oleh karena itu

penting pula bagi setiap organisasi untuk melakukan pengembangan dan

pembinaan sumber daya manusia sehingga semakin memiliki kompetensi dan

profesionalitas di bidang kearsipan.

Masalah sumber daya manusia adalah masalah pokok yang terjadi dalam

kegiatan kearsipan karena merupakan faktor yang menentukan dalam perencanaan

tujuan. Berhasil tidaknya pencapaian tujuan organisasi sangat bergantung pada

petugas yang menangani arsip sesuai dengan tugas yang dibebankan kepadanya.

Hal ini menyebabkan sumber daya manusia sering disebut faktor sentral dalam

kegiatan kearsipan. Tanpa sumber daya manusia tidak ada organisasi, dan tanpa

organisasi tidak akan ada pula administrasi.

Menurut hasil wawancara yang dilakukakan dengan Kepala kantor

Perpustakaan dan arsip daerah mengatakan bahwa :

“terus terang kendala utama kami yakni dari sisi ketersediaan Sumber

Daya Aparatur . Disini pada umunya pegawai masih kurang pemahaman

mereka tentang kearsipan, mungkin karena kurangnya pengalaman dan

pelatihan yang ada saat ini disamping dukungan dan perhatian dari

Pemerintah masih sangat minim”. (Wawancara JM 22 Oktober 2014)

Guna memperoleh data yang akurat, maka disamping melakukan

wawancara dengan para informan, juga melakukan pengamanatan langsung di

63

lokasi dan dapat ditarik kesimpulan bahwa pada Kantor Perpustakaan dan Arsip

Daerah Kabupaten Takalar belum ada tenaga aspirasi yang handal yang memiliki

pengetahuan tentang kearsipan dari tahap pembuatan hingga pemusnahan arsip

agar proses kerja menjadi lancar. Kegiatan kearsipan hanya dilakukan oleh

pegawai dengan pengetahuan terbatas dan berdampak pada tata kelola kearsipan,

sehingga dalam pelaksanaannya kegiatan sistem pengelolaan kearsipan pada

Kantor Perpustakaan dan Arsip Daerah Kabupaten Takalar dilakukan dengan cara

sederhana.

c) Sarana dan prasarana

Sarana dan prasarana kearsipan merupakan unsur penunjang dalam

melakukan pengelolaan arsip yang tidak kalah pentingnya dengan unsur sumber

daya manusia (SDM). Keberadaan prasarana, ketersediaan sarana dan fasilitas

pendukung kearsipan adalah vital. Pengelolaan arsip yang baik dan benar sesuai

dengan ketentuan yang berlaku, maka tujuan suatu instansi/organisasi akan dapat

tercapai dengan baik pula Tanpa adanya sarana dan prasarana kearsipan maka

pengelolaan arsip tidak akan dapat berjalan dengan baik. Begitu pula akan

penyediaan ruangan khusus dan lemari arsip untuk penyimpanan arsip sangat

diperlukan, sehingga kegiatan pemindahan arsip aktif yang telah menjadi arsip

Hasil wawancara dengan Kepala Seksi Kearsipan mengatakan bahwa:

“sarana dan prasarana yang ada di kantor ini sudah memadai dan kembali

ke pada masing-masing pegawai itu sendiri meskipun sudah ada tapi

terkadang mereka malas untuk menyimpan arsip sehingga terkadang arsip

berserakan dan ketika di butuhkan sangat sulit untuk di temukan”.

(Wawancara HN 3November 2014)

64

Dari pengamatan langsung dilapangan yang dilakukan oleh penulis pada

Kantor Perpustakaan dan Arsip Daerah Kabupaten Takalar di temukan bahwa

sarana dan prsarana memadai namun tingkat kesadaran dan kepedulian dari

pegawai yang ada masih rendah sehingga masih banyaknya berkas di biarkan

begitu saja dan diletakkan di lantai, menumpuk di atas meja dan di atas lemari rak

penyimpanan arsip, sehingga ruangan terlihat sesak dan tidak nyaman. Tentunya

hal ini akan membawa dampak negatif, diantaranya akan mengurangi motivasi

pegawai dalam bekerja dan juga nantinya akan menyulitkan proses pencaraian dan

penemuan kembali arsip yang dibutuhkan.

Maka berdasarkan hasil obeservasi , maka dapat menyimpulkan bahwa sarana

dan prsarana memadai dan masih kurangnya kepedulian dan kesadaran para

pegawai pada Kantor Perpustakaan dan Arsip Daerah Kabupaten Takalar terhadap

peran dan pentingnya arsip dalam menunjang kegiatan administrasi khususnya

menyangkut kegiatan kearsipan menyebabkan pengelolaan keasripan pada kantor

tersebut belum berjalan secara optimal.

65

BAB V

KESIMPULAN DAN SARAN

A. Kesimpulan

Berdasarkan hasil penelitian yang dilakukan penulis tentang sistem

pengelolaan kearsipan pada Kantor Perpustakaan dan Arsip Daerah dapat

disimpulkan bahwa:

1. Sistem Pengelolaan kearsipan pada Kantor Perpustakaan dan Arsip Daerah

Kabupaten Takalar secara umum menggunakan sistem desentralisasi

walaupun dalam proses pengurusan surat menggunakan sistem kombinasi

yakni perpaduan antara sistem sentralisasi dan desentralisasi. walaupun

masih sangat sederhana, juga masih menerapkan sistem kearsipan pola

lama.

2. Beberapa Faktor penunjang pengelolaan arsip di Kantor Perpustakaan dan

Arsip Daerah Kabupaten Takalar yakni telah ditunjang dengan teknologi

informasi dan fasilitas yang telah memadai sedangkan faktor penghambat

pengelolaan kearsipan di Kantor Perpuskataan dan Arsip Daerah Kabupaten

Takalar yakni motivasi kepemimpimpin, dan rendahnya Kompetensi

Arsiparis dan Sumber Daya Manusia meliputi kemampuan pengetahuan

kearsipan, manajemen dan organisasi, kemampuan keterampilan atau teknis

pelaksanaan tugas-tugas dan penggunaan bahan-bahan kearsipan, serta

rendahnya kesadaran dan kepedulian mengenai kearsipan dari pegawai yang

ada sehingga memberikan pengaruh dalam penyelenggraan pengelolaan

kearsipan.

66

B. Saran

Berdasarkan hasil penelitian yang kami lakukan maka yang menjadi saran

kami sebagai penulis sebagai berikut:

1. Kompetensi aspirasi dalam pengelolaan arsip perlu di tingkatkan melalui

penyelenggaraan, pengaturan, serta pengawasan pendidikan dan pelatihan

kearsipan.

2. Diharapkan pemerintah mampu melihat profesionalisme dan SDM Sumber

Daya Manusia yang mampu mengurus arsip serta kondisi sarana dan

prasarana yang harus diperhatikan dan dipenuhi agar pengelolaan arsip

dapat efektif dan efisien.

67

DAFTAR PUSTAKA

Abubakar, Hadi. 1991. Pola Kearsipan Modern Sistem Kartu Kendali. Jakarta : Djambatan

Afifuddin & Saebeni, Beni Ahmad. 2009. Metode Penelitian Kulaitatif. Bandung : CV.

Pustaka Setia.

Ahmmad Rajab Saputra,2014,Tata Kelola Kearsipan di Kantor Badan Perpustakan dan

Arsip Daerah Provinsi Sulawesi Selatan.

Amsyah, Zulkifli. 1996. Manajemen Kearsipan. Jakarta : PT. Gramedia Pustaka Utama.

Atmosudirdjo, Prajudi. 1996. Dasar - Dasar Ilmu Administrasi. Jakarta : Ghalia Indonesia

Barthos, Basir. 2009. Manajemen Kearsipan Untuk Lembaga Negara, Swasta, Dan

Perguruan Tinggi. Jakarta : PT. Bumi Aksara.

Basuki, Sulistyo. 2003. Manajemen Arsip Dinamis. Jakarta : PT. Gramedia Pustaka

Utama.

Bursa Saharuddin,2013,Transparansi Pengadaan Bahan Pustaka di Kantor Perpustakan dan

Arsip Daerah Kabupaten Takalar

Dewi, Irra Chrisyanti. 2011. Manajemen Kearsipan. Jakarta : Prestasi Pustaka.

Dewi, Irra Chrisyanti. 2011. Manajemen Perkantoran. Surabaya : Prestasi Pustaka.

Gie, The Liang. 2000. Administrasi Perkantoran Modern. Yogyakarta : Liberty.

Hadari, Nawawi. 2007. Metode Penelitian Bidang Sosial. Yogyakarta : Gajahmada

University Press.

Haryadi, Hendi. 2009. Administrasi Perkantoran Untuk Manajer & Staf. Jakarta : Visimedia.

Moekijat. 2008. Administrasi Perkiantoran. Bandung : CV. Mandar Maju.

Satori, Djam’an. 2009. Metodologi Penelitian Kualitatif. Bandung : Alfabeta.

Sedarmayanti. 2008. Tata Kearsipan Dengan Memanfaatkan Teknologi Modern. Bandung :

CV. Mandar Maju.

Soetrisno & Renaldi, Brisma. 2006. Manajemen Perkantoran Modern. Jakarta : Lembaga

Administrasi Negara.

Sugiono. 2011. Metode Penelitian Administrasi. Bandung : Alfabeta. 77

Yatimah, Durotul. 2009. Kesekretariatan Modern Dan Administrasi Perkantoran. Bandung :

CV. Pustaka Setia.

68

Dokumen-Dokumen:

Undang – Undang Republik Indonesia Nomor 7 Tahun 1971 Tentang Ketentuan-ketentuan

Pokok kearsipan.

Undang – Undang Republik Indonesia Nomor 43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan.

Lainnya :

Anonimous (http://Repository.Unhas.ac.id). Diakses pada Senin, 29 Desember 2014 pada

pukul 21.l05

Endranugari. 2013 .TatakelolaAdministrasidanManajemenKearsipan

(https://endrunagari.wordpress.com). Diakses pada Selasa, 11November 2014, pada pukul

16.22Wita.

DepiKurniani. 2013. Faktor – FaktorpenunjangKearsipan.

(http://jurnal.umrah.ac.id/wp-content/uploads). Diakses pada Kamis, 27November 2014, pada

pukul 19.15Wita.

Maryudi, 2013. SkripsisistemKerasipanpadan BKBD Kab. Bone

(http://repository.unhas.ac.id) Diakses pada Sabtu, 06 Desember2014,adapukul 20.27 Wita

Melizubaidah Mahmud. 2012. PentingnyaManajemenArsip

(http://repository.ung.ac.id/get/simlit_res/1/231). ).Diakses pada Rabu, 19 Desember 2014,

pada pukul 21.05Wita.

Y. Suraja,. 2012. PengelolaanArsipDinamisdanStatis.

(http://yohannes-suraja.blogspot.com).Diakses pada Senin, 17 Desember 2014, pada pukul

19.27Wita.

.

http://repository.unhas.ac.id/

https://endrunagari.wordpress.com/

http://jurnal.umrah.ac.id/wp-content/uploads


http://repository.ung.ac.id/get/simlit_res/1/231

http://yohannes-suraja.blogspot.com/

LAMPIRAN-LAMPIRAN

Wawancara kepada kepala seksi Kearsipan

Kantor Perpustakaan dan Arsip Daerah Kab. Takalar

Wawancara kepada Staf Seksi Kearsipan


SARANA DAN PRASARAN PENYIMPANAN ARSIP

(FILING CABINET) (RAK BUKU)

(LEMARI ARSIP) (KOMPUTER)

SISTEM PENGELOLAAN KEARSIPAN DI KANTOR PERPUSTAKAAN

DAN ARSIP DAERAH KABUPATEN TAKALAR

Skripsi

Sebagai Salah Satu Syarat Untuk Memperoleh Gelar

Sarjana Ilmu Administrasi Negara

Disusun dan Diajukan Oleh

HASRIANI NINZI


Kepada




2015

v

ABSTRAK

HASRIANI NINZI. Sistem Pengelolaan Kearsipan di Kantor Perpustakaan

dan Arsip daerah kabupaten Takalar, (dibimbing oleh Mappamiring dan

Alimuddin Said).

Arsip diartikan sebagai suatu badan yang melakukan segala kegiatan

mencatat, penanganan, penyimpanan dan pemeliharaan surat-surat yang

mempunyai arti penting baik kedalam maupun keluar, baik yang menyangkut soal

pemerintah maupun non-pemerintah. Arsip merupakan salah satu permasalahan

yang timbul bagi perpustakaan daerah. Berdasarkan hal tersebut peneliti terdorong

untuk mencoba menggambarkan dan menjelaskan sistem pengelolaan kearsipan di

Kantor Perpustakaan dan Arsip Daerah Kabupaten Takalar. Tujuan penelitian ini

yaitu untuk mengetahui sistem pengelolaan kearsipan dan mengetahui faktor yang

dapat menghambat sistem pengeloaan kearsipan.

Jenis penelitian yang digunakan adalah kualitatif deskriptif dan analisa data

yang digunakan adalah analisa data kualitatif. Sedangkan teknik pengumpulan

data yang digunakan peneliti adalah observasi, wawancara dan dokumentasi.s

Sementara informan dalam penelitian ini adalah kepala kantor perpustakaan dan

arsip daerah, kasubag. Tata usaha, kasi kearsipan, staf seksi perpustakaan, staf

seksi kearsipan, staf sub. Bagian tata usaha.

Hasil penelitian ini menunjukkan bahwa sistem pengelolaan kearsipan di

Kantor perpustakaan dan arsip Daerah Kabupaten Takalar sudah berjalan dengan

baik dimana sistem yang diterapkan menggunakan pola lama yaitu buku agenda

sedangkan pola baru menggunakan kartu kendali. Faktor yang menghambat

sistem pengelolaan kearsipan yaitu kurangnya pemeliharaan dan pengamanan

arsip, pengembalian buku atau dokumen yang lambat sehingga banyak

penyimpangan arsip yang ditemukan serta kurangnya perhatian pegawai kepada

orang yang mengembalikan arsip dan tidak mengembalikan ketempat arsip yang

telah disediakan.

Keyword :Sistem Pengelolaan Kearsipan

vi

KATA PENGANTAR

Alhamdulillah rabbil alamin penulis panjatkan puja kehadirat Allah SWT,

yang telah melimpahkan rahmat dan hidayah-Nya, sehingga penulis dapat

menyelesaikan dan melengkapi skripsi yang berjudul “Sistem pengelolaan

Kearsipan di Kantor Perpustakaan dan Arsip Daerah Kabupaten Takalar”

Skripsi ini merupakan tugas akhir yang saya ajukan untuk memenuhi

syarat dalam memperoleh gelar sarjana Ilmu Administrasi Negara pada Fakultas

Ilmu Sosial Dan Ilmu Politik Universitas Muhammadiyah Makassar.

Penulis menyadari bahwa penyusunan skripsi ini tidak akan terwujud

tanpa adanya bantuan dan dorongan dari berbagai pihak. Oleh karena itu pada

kesempatan ini penulis menyampaikan ucapan terima kasih kepada yang

terhormat :

1. Bapak Dr. H. Mappamiring, M.Si dan Drs. Alimuddin said, M.Pd, selaku

pembimbing dalam penulisan proposal dan skripsi kami yang telah banyak

meluangkan waktu dan kesempatannya dalam memberikan masukan dan

saran sehingga skripsi ini bisa selesai.

2. Bapak Dr. H. Muhlis Madani, M. Si selaku Dekan Fakultas Ilmu Sosial dan

Ilmu Politik Universitas Muhammadiyah Makassar.

vii

3. Bapak Dr. Burhanuddin. M.Si selaku Ketua Jurusan Ilmu Administarsi

Negara yang sangat baik dan mampu membawa jurusan yang dipimpinnya

bersaing dengan jurusan-jurusan lain di Universitas Muhammadiyah

Makassar.

4. Seluruh Dosen dan Staf Tata Usaha Universitas Muhammadiyah Makassar

yang telah memberikan partisipasi dalam proses belajar mengajar juga

dorongan kepada penulis.

5. Kepala Kantor Perpustakaan dan Arsip Daerah Kabupaten Takalar beserta

Staf dan Jajarannya, yang telah mengizinkan peneliti untuk meneliti di

wilayahnya untuk mengumpulkan data dalam proses penyusunan skripsi ini.

6. Kedua orang tua serta segenap keluarga yang telah mendidik, mendoakan,

senantiasa memberikan nasehat, semangat dan bantuan, baik moril maupun

materil.

7. Buat sahabat-sahabatku yang telah membantu dalam penyelesaian skripsi ini

The Lingu’s (Sri Rezki, Rahma, Nuryanti, Norisa, Asnita, Leni Amriani) dan

teman-teman seperjuangan jurusan Ilmu Administrasi Negara angkatan 2011

penulis banyak mengucapkan terima kasih.

8. Buat semua pihak yang telah membantu penulis dalam menyelesaikan skripsi

ini yang tidak sempat disebutkan satu-persatu terima kasih atas bantuannya.

Akhirnya semoga Allah SWT menerima dan membalas segala amal

perbuatan pihak-pihak yang telah membantu penulis. Penulis menyadari bahwa

viii

tiada gading yang tak retak, namun penulis berharap semoga skripsi ini dapat

bermanfaat bagi pihak-pihak yang membutuhkan. Amin………………..

Billahifisabililhaq

Fastabiqulhairat

Assalamualaikum Wr Wb

.

Makassar, 16 Februari 2015

HASRIANI NINZI

ix

DAFTAR ISI

Halaman Sampul

Halaman Pengajuan ............................................................................................... i

Halaman Persetujuan ............................................................................................. ii


Halaman Pernyataan Keaslian Karya ilmiah......................................................... iv

Abstrak .................................................................................................................. v


Daftar Isi ............................................................................................................... ix

BAB I PENDAHULUAN






A. Konsep Sistem Pengelolaan Kearsipan ................................................... .8

B. Tujuan Arsip ........................................................................................... 13

C. Jenis-jenis Arsip ...................................................................................... 14



F. Kerangka Pikir ........................................................................................ 27

G. Fokus Penelitian ...................................................................................... 29

H. Deskripsi Fokus Penelitian.................................................................... 29




C. Sumber Data............................................................................................ 33

D. Informan Penelitian ................................................................................. 33

E. Teknik Pengumpulan Data ...................................................................... 34

F. Teknik Analisis Data............................................................................... 35


x





BAB V PENUTUP

A. Kesimpulan ............................................................................................. 65

B. Saran ....................................................................................................... 66

DAFTAR PUSTAKA ........................................................................................... 67

LAMPIRAN.......................................................................................................69

SISTEM PENGELOLAAN KEARSIPAN DI KANTOR

PERPUSTAKAN DAN ARSIP DAERAH

KABUPATEN TAKALAR

HASRIANI NINZI 1, MAPPAMIRING

2, ALIMUDDIN SAID

3

1) Mahasiswa Ilmu Administrasi Negara Unismhu Makassar

2) Dosen Jurusan Ilmu Administrasi Negara Unismhu Makassar

3) Dosen Jurusan Ilmu Administrasi Negara Unismhu Makassar

ABSTRACT

This study aims to know the system of the management of records and know the factors

that can inhibit the management of records. The kind of research used is a qualitative

descriptive while the informant in this research is the head of the library and archive,

head of, the business, the head of records, staff of the library, staff of the records, staff

that sub, the administration. The results of this study showed that the management of

records in the library and archive of Takalar has been going on with which the system is

applied using the old patterns of the is agenda while a new pattern of using cards of

control. Factors that hamper the management of records and that is the lack of

maintenance and security archives.

Keywords : the system, management, archival matters

ABSTRAK

Penelitian ini bertujuan untuk mengetahui sistem pengelolaan kearsipan dan mengetahui

faktor yang dapat menghambat sistem pengeloaan kearsipan. Jenis penelitian yang

digunakan adalah kualitatif deskriptif Sementara informan dalam penelitian ini adalah

kepala kantor perpustakaan dan arsip daerah, kasubag. Tata usaha, kasi kearsipan, staf

seksi perpustakaan, staf seksi kearsipan, staf sub. Bagian tata usaha. Hasil penelitian ini

menunjukkan bahwa sistem pengelolaan kearsipan di Kantor perpustakaan dan arsip

Daerah Kabupaten Takalar sudah berjalan dengan baik dimana sistem yang diterapkan

menggunakan pola lama yaitu buku agenda sedangkan pola baru menggunakan kartu

kendali. Faktor yang menghambat sistem pengelolaan kearsipan yaitu kurangnya

pemeliharaan dan pengamanan arsip.

Kata kunci : sistem, pengelolaan, kearsipan

2

PENDAHULUAN

Setiap organisasi, baik yang

berorientasi pada keuntungan

maupun organisasi yang tidak

berorientasi pada keuntungan dapat

dipastikan mempunyai suatu unit

khusus yang bertugas dalam bidang

administrasi. Dengan kata lain setiap

organisasi pasti memerlukan suatu

unit yang mengelola segala sesuatu

berhubungan dengan kegiatan

administrasi yang pada akhirnya akan

berhubungan dengan kegiatan

kearsipan. Jadi kegiatan administrasi

pada dasarnya adalah menghasilkan,

menerima, mengolah dan

menyimpan berbagai surat, laporan,

formulir dan sebagainya.

Permasalahan yang ditemukan

di Kantor Perpustakan dan Arsip

Daerah kabupaten Takalar pada

umumnya yaitu kurangnya dukungan

dan perhatian terhadap kearsipan itu

sendiri dan dilihat dari banyaknya

pegawai yang belum mengerti sistem

kearsipan serta kurangnya tenaga

aspirasi yang handal menyebabkan

kegiatan kearsipan dalam instansi

tersebut tidak berjalan lancar dan

mengalami beberapa kendala seperti

dalam hal pengurusan dan

pengendalian surat atau dokumen,

penyimpanan dan penemuan kembali

arsip, penyusutan dan pemeliharaan

arsip,dan pemeliharaan dan

pengamanan arsip. Hal ini

menunjukkan bahwa pelaksanaan

kegiatan kerasipan belum signifikan

dalam menunjang kegiatan yang ada

ada di kantor selain itu di ketahaui

bahwa bidang kerasipan kurang

mendapat tempat yang proporsional

dalam organisasi, pemerintah pusat

maupun yang ada di daerah.

Menurut pendapat Gordon B.

Davis (Hendi Haryadi 2009: 23)

dikatakan bahwa” sebuah sistem

terdiri dari bagian-bagian yang

beroperasi bersama untuk mencapai

beberapa sasaran atau maksud.

Pendapat lain disampaikan

oleh Raymond Mcleod (Hendi

Haryadi 2009: 24) yang mengatakan

bahwa “Sistem adalah himpunan dari

unsur-unsur yang saling berkaitan

sehingga membentuk suatu kesatuan

yang utuh dan terpadu. Undang –

undang Nomor 7 Tahun 1971 tentang

ketentuan pokok kerasipan dan

Undang – undang Nomor 43 tahun

2009 tentang kearsipan menyebutkan

3

bahwa dalam penyelenggaraan

kearsipan bertujuan untuk

meningkatkan kualitas pelayanan

publik dalam pengelolaan arsip yang

otentik dan terpercaya. Kata

pengelolaan berasal dari kata dasar

kelola yang didefinisikan oleh

Ananda Santoso dan A.R.AL Hanif

(2004: 196) yaitu menyelenggarakan,

mengurus, mengusahakan. Sementara

itu W.J.S. Poerwodarminto(1982: 862)

mendefinisikan “Kelola adalah

mengelola, mengurus : melakukan

suatu pekerjaan, sedangkan

pengelolaan adalah mengurus atau

menyelenggarakan suatu pekerjaan

tertentu “.

Selain dari pengertian diatas,

Basir Barthos (2009: 2) dalam buku

Manajemen Kearsipan mengatakan

bahwa Arsip dapat diartikan sebagai

suatu badan (agency) yang melakukan

segala kegiatan pencatatan,

penanganan, penyimpanan dan

pemeliharaan surat-surat atau warkat-

warkat yang mempunyai arti penting

baik ke dalam maupun ke luar, baik

yang menyangkut soal-soal

pemerintahan maupun non-

pemerintahan, dengan menerapkan

kebijaksanaan dan sistem tertentu

yang dapat dipertanggungjawabkan .

Memang perkataan arsip yang

berasal dari bahasa Yunani semula

menunjukkan kepada gedung

penyimpanan sebagaimana yang

dikatakan S. Muller J.A Feith dan

R. Fruin(The Liang Gie 2000: 119).

Meskipun pengelolaan kearsipan

cenderung diterapkan dalam

pengurusan arsip secara manual,

namun aplikasi sistem kearsipan yang

baik dan tepat terhadap arsip manual

menjadi langkah awal dan tahapan

utama yang harus dijalani dalam

mewujudkan sistem kearsipan yang

ideal bagi sebuah organisasi.

Tujuan kearsipan ialah untuk

menjamin keselamatan bahan

pertanggungjawaban nasional tentang

perencanaan, pelaksanaan dan

untuk penyelenggaraan kehidupan

kebangsaan serta guna menyediakan

bahan pertanggungjawaban tersebut

bagi kegiatan pemerintah. (Basir

Barthos 2009: 12). Agar tujuan

kearsipan tersebut dapat terlaksana

dengan baik diperlukan berbagai

usaha. Berikut adalah usaha yang

dperlukan untuk mencapai tujuan

kearsipan menurut Durotul Yatimah

(184: 2009) yaitu Menyempurnakan

4

penyelenggaraan kearsipan dengan

sebaik-baiknya, Berusaha melengkapi

peralatan atau sarana yang

diperlukan, Menyiapkan tenaga-

tenaga dalam bidang kearsipan yang

mempunyai keahlian dan kemampuan

para petugas bidang kearsipan melalui

pendidikan dan pelatihan berupa

penataran atau kursus, Memberikan

imbalan dan penghargaan kepada para

petugas kearsipan. The Liang Giee

dalam bukunya Administrasi

Perkantoran Modern (2000: 120)

:1 Penyimpanan Menurut Abjad

(Alphabetic Filing), 2.Penyimpanan

Menurut Pokok Soal (Subject Filling)

3.Penyimpanan Menurut Wilayah

(Geographic Filling), 4.Penyimpanan

Menurut Nomor (Numeric Filling),

5.Penyimpanan Menurut Tanggal

(Chronological Filling). Jika

manajemen kearsipan secara manual

sudah berjalan baik dan tepat, maka

jika di masa mendatang institusi atau

lembaga memiliki rencana untuk

melakukan integrasi antara

pengelolaan kearsipan dengan

teknologi informasi, kesulitan-

kesulitan dan kendala yang muncul

selama masa transisi penerapan

teknologi informasi dalam sistem

kearsipan akan dapat diminimalisir.

Dalam buku Hendi Haryadi

(2009 : 48) Administrasi Perkantoran

untuk manajer dan staf, membagi 2

bentuk penyimpanan arsip . Arsip

Konvesional : yaitu kumpulan data

yang berbentuk kerta atau file-

file yang tidak beraturan.

Penyimpanannya dilakukan secara

manual, sehingga membutuhkan

waktu yang lama dan tempat

penyimpanan yang luas.

Penyimpanan arsip konvensional

biasanya dilakukan sebelum era

komputerisasi, tetapi saat ini juga

masih dilakukan, walaupun dalam

jumlah yang terbatas. Arsip

Elektronis : yaitu kumpulan data yang

disimpan dalam bentuk scan-an yang

dipindahkan secara elektronik atau

dilakukan dengan digital copy

menggunakan resolusi tinggi,

kemudian disimpan ke dalam hard

drive atau optical disk. Pemberian

indeks untuk arsip elektronis dapat

memberikan informasi yang lengkap

mengenai data dokumen, seperti

penulis, nomor referensi, atau tanggal

dibuatnya. Data dapat ditampilkan,

dicetak, dibagi, dan disimpan secara

5

komputerisasi, sehingga memberikan

keuntungan besar karena membuat isi

dokumen menjadi aktif.

Sistem pengelolaan dalam arsip

meliputi berbagai kegiatan dalam

mengklasifikasikan surat, memberi

kode, menyimpan surat, memelihara

secara tepat sampai mengenai cara

penyingkiran dan pemusnahan surat

yang sudah tidak dipergunakan lagi.

Sistem sendiri adalah sekelompok

komponen yang teratur yang saling

berkaitan dengan rencana yang

dibuatnya dalam rangka mencapai

tujuan. Sedangkan pengelolaan adalah

proses yang membantu merumuskan

kebijakan dan tujuan organisasi atau

proses yang memberikan

pengawasan pada suatu hal yang

terlibat dalam pelaksanaan kebijakan

dan pencapaian tujuan.

METODE PENELITIAN

Penelitian ini dilaksanakan

dalam waktu dua bulan dan lokasi

penelitian dilakukan di Kantor

Perpustakaan dan Arsip Daerah

Kabupaten Kabupaten Takalar Alasan

memilih lokasi ini didasarkan pada:

Kantor Perpustakaan memiliki peran

mengantisipasi perkembangan yang

ada dengan menyediakan informasi

yang aktual, maka hampir semua

organisasi yang ada tak terkecuali

organisasi pemerintah khususnya

Kantor Perpustakaan dan Arsip

daerah dituntut untuk melakukan

berbagai pembenahan dengan sistem

pengolaan kearsipan guna memenuhi

tuntutan akan informasi yang cepat

dan akurat dalam setiap kegiatan

administrasinya. Jenis penelitiannya

adalah wawancara kepada

narasumber atau informan yang

berisi pertanyaan - pertanyaan

mengenai hal yang berhubungan

dengan rumusan masalah penelitian

dan tipe penelitian yang digunakan

oleh penulis dalam penelitian ini

adalah deskriptif dengan didukung

data kualitatif. Informan merupakan

orang – orang yang berpotensi

memberikan informasi tentang

permasalahan dalam sistem

pengelolaan kearsipan, informan

terdiri dari 10 orang, yaitu : 1 dari

Kepala Kantor Perpustakaan dan

Arsip, 1 dari Kasi Kearsipan, 1 dari

Kepala Sub.Bagian Tata Usaha, 3 dari

Staf Seksi Kearsiapan, 2 dari Staf

6

Seksi Kearsiapan, 2 dari Staf

Sub.Bagian Tata Usaha.

HASIL DAN PEMBAHASAN

Pengelolaan kearsipan adalah

pelaksanaan fungsi-fungsi manajemen

dalam rangka mengelola keseluruhan

daur hidup arsip. Kearsipan

memepunyai peranan sebagai pusat

ingatan, sumber informasi dan

sebagai alat pengawasan yang sangat

di butuhkan dalam setiap organasasi.

Arsip memiliki fungsi dan kegunaan

yang sangat penting dalam

menunjang kegiatan administrasi

negara dan pelaksanaan fungsi-fungsi

manajemen. Sistem kearsipan

sangat berperan penting dalam

penyelenggaraan administrasi,

sehingga dapat memperlancar proses

administrasi. Adapun tujuan dari

penyelenggaraan kearsipan adalah

pencarian atau penemuan kembali

arsip. Kantor Perpustakaan dan Arsip


merupakan unit organisasi yang setiap

harinya mengurusi kegiatan

administrasi. Adapun hasil dari

penelitian ini meliputi berikut ini .

Sistem pengelolaan kearsipan yang

digunakan pada Kantor Perpustakaan


Sistem pengelolaan kearsipan yang

digunakan pada Kantor Perpustakaan

dan Arsip Daerah Kabupaten Takalar

adalah sistem abjad dan pokok soal

(subjek). menggunakan sistem abjad

dan pokok soal (subjek) akan dapat

memperlancar penyimpanan arsip dan

mempermudah penemuan kembali

surat maupun arsip. Kedua sistem

tersebut masih dipergunakan sampai

sekarang walaupun terkadang dalam

penataannya masih kurang teratur.

Hasil wawancara dapat

diperoleh kesimpulan bahwa

penerapan sistem kearsipan pada



menggunakan sistem subjek yang

biasanya digabungkan dengan sistem

abjad, hal ini bisa dilihat dari

penggunaan kartu kendali sebagai

penerapan pola baru yang masih

sederhana dan menggabungkan antara

sistem abjad dan sistem subjek, serta

penggunaan peralatan modern seperti

penggunaan filing cabinet dan juga

masih menerapkan penggunaan buku

agenda. Pengurusan Surat atau

Dokumen pada Kanto r Perpustakaan

dan Arsip Daerah Kabupaten

7

Takalar. Berdasarkan hasil

wawancara tersebut dapat saya tarik

kesimpulan gambaran mengenai

proses penciptaan arsip yang ada di


Daerah Kabupaten Takalar yakni

baik berupa surat masuk maupun

surat keluar menggunakan sistem

sentralisasi dan sistem desentralisasi.

Hal ini berarti bahwa proses

pengurusan surat baik itu surat

masuk maupun surat keluar

dilakukan secara bersama-sama dan

terkoordinasi dibawah sepengetahuan

sekretaris yang mana antara sub

bagian umum yang diwadahi oleh

staf seksi kerasipan dan sub bagian

lainnya dalam hal ini penyampaian

surat keluar dan penanganan

kearsipannya dilakukan oleh

masing-masing bagian yang ada di

kantor, akan tetapi proses pemberian

nomor tetap dilakukan pada bagian

umum dan begitu juga sebaliknya

untuk surat masuk, penyampaian

surat masuk diterima oleh bagian

umum yang kemudian diteruskan ke

bagian lainnya sesuai maksud dan

tujuan dari surat tersebut.

Penjelasan ini dapat

menerangkan bahwa salah satu

langkah awal dalam proses

penciptaan arsip di Kantor


Kabupaten Takalar yakni pengurusan

surat masuk, sehingga tujuan agar

penanganan arsip khususnya

mengenai surat yang masuk dalam

wilayah Kantor Perpustakaan dan


dapat ditujukan kepada orang yang

tepat. Hal ini bertujuan agar surat

yang masuk tersebut tidak tercecer

dan dapat ditemukan kembali jika

sewaktu-waktu dibutuhkan serta jika

menyangkut surat penting yang

sifatnya sangatlah rahasia bukan

tidak mungkin jika penanganannya

yang salah maka isi dari surat

penting tersebut diketahui oleh

orang-orang yang tidak

berkepentingan dan tidak

bertanggungjawab. Langkah tersebut

sudah sesuai prosedur pengelolaan

surat masuk dalam keadaan tertutup

dapat dibedakan atas surat pribadi,

surat dinas dan surat rahasia. Prosedur

Pengurusan Surat Keluar terdapat

beberapa kekurangan yang dilakukan

oleh Kantor Perpustakaan dan Arsip

Daerah Kabupaten Takalar yakni

mengenai pemberian keterangan dari

8

sifat surat itu sendiri yang mana tidak

memperhatikan mengenai

pengelolaan surat tersebut penilaian

surat, dan semua surat dicatat

berdasarkan tujuan surat tersebut.

Penilaian sifat yang

dimaksudkan disini adalah tidak

adanya perbedaan yang diberikan

antara surat penting, surat biasa dan

surat rahasia. Penyimpanan Arsip

pada Kantor Perpustakaan dan Arsip


Kegiatan untuk sistem

penyimpanan arsip pada Kantor


Kabupaten Takalar masih perlu

dilakuan perbaikan dan pembenahan

agar arsip yang ada tetap terjaga

keberadaannya. Pembenahan dalam

hal peningkatan peralatan yang ada

maupun mengenai penempatan lokasi

penyimpanan arsip itu sendiri.

Jauh dari itu, yang paling

mendasar yang perlu di tingkatkan

pada Kantor Perpustakaan dan Arsip

Daerah Kabupaten Takalar adalah

tenaga aspirasi yang handal sehingga

proses kerja menjadi lancar.

Peminjaman dan Penemuan Kembali

Arsip Pada Kantor Perpustakan dan


sendiri proses peminjaman arsip

untuk tiap-tiap bagian masih

dilakukan dengan cara yang

sederhana dan dengan di sertai

dengan adanya bukti pinjaman.

Proses peminjaman arsip pada

Kantor Perpustakan dan Arsip Daerah

Kabupaten Takalar secara umum

masih belum sempurna. Hal ini

karena masih di temui di lapangan

bahwa dalam formulir peminjaman

tidak di cantumkan waktu

pengembalian serta sanksi ketika

terlambat mengembalikan, sehingga

tidak jarang dari peminjam yang lama

bahkan lupa untuk mengembalikan

arsip yang telah di pinjamnya. Maka

sebaiknya perlu diatur prosedur dan

tata cara peminjaman yang baik

sehingga memudahkan para pengelola

untuk melakukan pengawasan

terhadap keberadaan arsip-arsip yang

ada di kantor

Penyusutan dan Pemusnahan

Arsip pada Kantor Perpustakaan dan


Hasil wawancara tersebut diatas dan

dari observasi dapat dilihat bahwa

penyusutan arsip pada Kantor


Kabupaten Takalar belum berjalan

9

dengan baik. Ini dapat dilihat dari

tidak adanya pemahaman yang

mendalam mengenai prosedur dalam

hal penyusutan arsip itu sendiri.

Kemudian pemusnahan arsip pada


Daerah Kabupaten Takalar dilakukan

dengan cara dibakar untuk arsip yang

telah berumur lebih dari lima tahun

keatas.

Penerapan Pengamanan dan

pemeliharaan arsip pada Kantor


Kabupaten Takalar masih dilakukan

dengan cara sederhana yaitu dengan

cara membersihkan tempat

penyimpanan arsip dengan

menggunakan kemoceng dan lap

kering setelah itu diberikan kapur

barus sela-sela tempat penyimpanan

arsip. Begitu pula dari segi keamanan

masih sangat sederhana baik dari segi

informasinya maupun dari segi

fisiknya.

Berdasarkan hasil wawancara

tersebut dan pengamatan di peoleh

kesimpulan bahwa kegiatan

pengamanan dan pemeliharaan arsip

di Kantor Perpustakaan dan Arsip

Daerah Kabupaten Takalar Arsip

masih perlu dilakukan perbaikan

agar arsip yang ada dapat terjaga

kualitas dan informalitas

(kerahasianya).

Faktor-faktor dihadapi dalam

kegiatan kearsipan pada kantor

perpustakaan dan arsip daerah

kabupaten takalar berdasarkan

pengamatan langsung pada kantor


Kabupaten Takalar diperoleh

kendala-kendala yang dihadapi dalam

kegiatan pengelolaan kearsipan

antara lain Faktor Kempemimpinan

Unit Kearsipan dan Lembaga

Kearsipan Unit kearsipan pada

pencipta arsip dan lembaga kearsipan

hendaknya dipimpin oleh sumber

daya manusia yang profesional dan

memiliki kompetensi yang diperoleh

melalui pendidikan formal dan/atau

pendidikan dan pelatihan kearsipan.

Kompetensi pimpinan unit dan

lembaga kearsipan meliputi :

Kompetensi teknis, Manusiawi dan

Konseptual. Kompetensi Teknis

Yaitu pengetahuan dan keahlian

untuk mencapai hasil yang telah

disepakati, kemampuan untuk

memikirkan persoalan dan mencari

alternatif baru, Kompetensi

Konseptual Yaitu kemampuan

10

melihat gambar besar (imajinatif)

untuk menguji berbagai pengadaan

dan mengubah perspektif,

Kompetensi Manusiawi Yaitu

kemampuan yang diperlukan guna

berinteraksi efektif dengan orang lain,

termasuk kemampuan mendengarkan,

berkomunikasi, dan menciptakan

kesepakatan dan beroperasi secara

efektif dalam sistem.

Hasil wawancara dengan Staf

Seksi Kearsipan mengatakan bahwa

kurangnya dukungan pimpinan akan

pelaksanaan kearsipan yang ada di

kantor ini, membuat pelaksanaan

kegiatan pengelolaan kearsipan

kurang termotivasi dalam kegiatan

pengelolaan arsip yang ada di kantor

kami dalam hal ini dapat disimpulkan

bahwa seorang pemimpin sangat

dibutuhkan dalam suatu instansi agar

dapat mengatur atau memberi arahan

kepada staf atau bawahannya untuk

mencapai suatu tujuan yang

diinginkan. Oleh karena itu,

pimpinanlah yang merupakan kunci

dari keberhasilan suatu instansi dan

dibantu oleh para staf atau pegawai.

Faktor Kompetensi aspirasi Sumber

Daya Manusia

Profesionalitas arsiparis dan

sumber daya manusia lainnya yang

melaksanakan tugas kearsipan

meliputi kemampuan pengetahuan

kearsipan, manajemen dan organisasi;

kemampuan ketrampilan atau teknis

pelaksanaan tugas-tugas dan

penggunaan bahan-bahan dan alat-

alat kearsipan; pengalaman kerja di

bidang kearsipan; kemampuan

bersikap kerja yang baik seperti

disiplin, cekatan, jujur, bersih, dan

rapi. Kompetensi seperti itu sangat

dibutuhkan dalam penyelenggaraan

kearsipan, karena dengan kemampuan

tersebut pegawai dapat bekerja

dengan baik dan dengan demikian

penyelenggaraan kearsipan dapat

efektif mencapai tujuannya. Oleh

karena itu penting pula bagi setiap

organisasi untuk melakukan

pengembangan dan pembinaan

sumber daya manusia sehingga

semakin memiliki kompetensi dan


Masalah sumber daya manusia

adalah masalah pokok yang terjadi

dalam kegiatan kearsipan karena

merupakan faktor yang menentukan

dalam perencanaan tujuan. Berhasil

tidaknya pencapaian tujuan organisasi

11

sangat bergantung pada petugas yang

menangani arsip sesuai dengan tugas

yang dibebankan kepadanya. Hal ini

menyebabkan sumber daya manusia

sering disebut faktor sentral dalam

kegiatan kearsipan. Tanpa sumber

daya manusia tidak ada organisasi,

dan tanpa organisasi tidak akan ada

pula administrasi.

Hasil wawancara yang

dilakukakan dengan Kepala kantor

Perpustakaan dan arsip daerah

mengatakan bahwa terus terang

kendala utama kami yakni dari sisi

ketersediaan Sumber Daya Aparatur .

Disini pada umunya pegawai masih

kurang pemahaman mereka tentang

kearsipan, mungkin karena kurangnya

pengalaman dan pelatihan yang ada

saat ini disamping dukungan dan

perhatian dari Pemerintah masih

sangat minim.

Guna memperoleh data yang

akurat, maka disamping melakukan

wawancara dengan para informan,

juga melakukan pengamanatan

langsung di lokasi dan dapat

diperoleh kesimpulan bahwa pada


Daerah Kabupaten Takalar belum ada

tenaga aspirasi yang handal yang

memiliki pengetahuan tentang

kearsipan dari tahap pembuatan

hingga pemusnahan arsip agar proses

kerja menjadi lancar.

Kegiatan kearsipan hanya

dilakukan oleh pegawai dengan

pengetahuan terbatas dan berdampak

pada tata kelola kearsipan, sehingga

dalam pelaksanaannya kegiatan

sistem pengelolaan kearsipan pada


Daerah Kabupaten Takalar dilakukan

dengan cara sederhana.

Sarana dan prasarana

kearsipan merupakan unsur

penunjang dalam melakukan

pengelolaan arsip yang tidak kalah

pentingnya dengan unsur sumber

daya manusia (SDM). Keberadaan

prasarana, ketersediaan sarana dan

fasilitas pendukung kearsipan adalah

vital. Pengelolaan arsip yang baik dan

benar sesuai dengan ketentuan yang

berlaku, maka tujuan suatu instansi

atau organisasi akan dapat tercapai

dengan baik pula Tanpa adanya

sarana dan prasarana kearsipan maka

pengelolaan arsip tidak akan dapat

berjalan dengan baik. Begitu pula

akan penyediaan ruangan khusus dan

lemari arsip untuk penyimpanan arsip

12

sangat diperlukan, sehingga kegiatan

pemindahan arsip aktif yang telah

menjadi arsip Hasil wawancara

dengan Kepala Seksi Kearsipan

mengatakan bahwa sarana dan

prasarana yang ada di kantor ini

sudah memadai dan kembali ke pada

masing-masing pegawai itu sendiri

meskipun sudah ada tapi terkadang

mereka malas untuk menyimpan arsip

sehingga terkadang arsip berserakan

dan ketika di butuhkan sangat sulit

untuk di temukan.

Dari pengamatan langsung

dilapangan yang dilakukan oleh

penulis pada Kantor Perpustakaan dan

Arsip Daerah Kabupaten Takalar di

temukan bahwa sarana dan

prasarana sudah memadai namun

tingkat kesadaran dan kepedulian dari

pegawai yang ada masih rendah

sehingga masih banyaknya berkas di

biarkan begitu saja dan diletakkan di

lantai, menumpuk di atas meja dan di

atas lemari rak penyimpanan arsip,

sehingga ruangan terlihat sesak dan

tidak nyaman. Tentunya hal ini akan

membawa dampak negatif,

diantaranya akan mengurangi

motivasi pegawai dalam bekerja dan

juga nantinya akan menyulitkan

proses pencaraian dan penemuan

kembali arsip yang dibutuhkan.

Maka berdasarkan hasil

obeservasi , maka dapat

menyimpulkan bahwa sarana dan

prsarana memadai dan masih

kurangnya kepedulian dan kesadaran

para pegawai pada Kantor


Kabupaten Takalar terhadap peran

dan pentingnya arsip dalam

menunjang kegiatan administrasi

khususnya menyangkut kegiatan

kearsipan menyebabkan pengelolaan

keasripan pada kantor tersebut belum

berjalan secara optimal.

KESIMPULAN

Berdasarkan hasil penelitian yang

dilakukan penulis tentang sistem

pengelolaan kearsipan pada Kantor

Perpustakaan dan Arsip Daerah dapat

disimpulkan bahwa Sistem

Pengelolaan kearsipan pada Kantor


Kabupaten Takalar secara umum

menggunakan sistem desentralisasi

walaupun dalam proses pengurusan

surat menggunakan sistem kombinasi

yakni perpaduan antara sistem

sentralisasi dan desentralisasi.

13

walaupun masih sangat sederhana,

juga masih menerapkan sistem

kearsipan pola lama.

Beberapa Faktor penunjang

pengelolaan arsip di Kantor


Kabupaten Takalar yakni telah

ditunjang dengan teknologi informasi

dan fasilitas yang telah memadai

sedangkan faktor penghambat

pengelolaan kearsipan di Kantor

Perpuskataan dan Arsip Daerah

Kabupaten Takalar yakni motivasi

kepemimpimpin, dan rendahnya

Kompetensi Arsiparis dan Sumber

Daya Manusia meliputi kemampuan

pengetahuan kearsipan, manajemen

dan organisasi, kemampuan

keterampilan atau teknis pelaksanaan

tugas-tugas dan penggunaan bahan-

bahan kearsipan, serta rendahnya

kesadaran dan kepedulian mengenai

kearsipan dari pegawai yang ada

sehingga memberikan pengaruh

dalam penyelenggraan pengelolaan

kearsipan.

DAFTAR PUSTAKA

Abubakar, Hadi. 1991. Pola

Kearsipan Modern Sistem

Kartu Kendali. Jakarta:

Djambatan

Afifuddin & Saebeni, Beni Ahmad.

2009. Metode Penelitian

Kulaitatif. Bandung: CV.

Pustaka Setia.

Barthos,Basir. 2009. Manajemen

Kearsipan Untuk Lembaga

Negara, Swasta, Dan

Perguruan Tinggi. Jakarta: PT.

Bumi Aksara.

Basuki, Sulistyo. 2003. Manajemen

Arsip Dinamis. Jakarta: PT.

Gramedia Pustaka Utama.

Gie, The Liang. 2000. Administrasi

Perkantoran Modern.

Yogyakarta: Liberty.

Hadari, Nawawi. 2007. Metode

Penelitian Bidang Sosial.

Yogyakarta: Gajahmada

University Press.

Haryadi, Hendi. 2009. Administrasi

Perkantoran Untuk Manajer &

Staf. Jakarta: Visimedia.

Sedarmayanti. 2008. Tata Kearsipan

Dengan Memanfaatkan

Teknologi Modern. Bandung:

CV. Mandar Maju.

Sugiono. 2011. Metode Penelitian

Administrasi.Bandung:

Alfabeta. 77

Yatimah, Durotul. 2009.

Kesekretariatan Modern Dan

AdministrasiPerkantoran.

Bandung: CV. Pustaka Setia.

Undang – Undang Republik

Indonesia Nomor 7 Tahun

14

1971 Tentang Ketentuan-

ketentuan Pokok kearsipan.

Undang – Undang Republik

Indonesia Nomor 43 Tahun 2009

Tentang Kearsipan

.

.

ix

DAFTAR ISI

Halaman Sampul

Halaman Pengajuan .............................................................................................. i

Halaman Persetujuan ............................................................................................ ii


Halaman Pernyataan Keaslian Karya ilmiah ........................................................ iv

Abstrak .................................................................................................................. v


Daftar Isi .............................................................................................................. ix

BAB I PENDAHULUAN






A. Konsep Sistem Pengelolaan Kearsipan .................................................. .8

B. Tujuan Arsip ........................................................................................... 13

C. Jenis-jenis Arsip...................................................................................... 14



F. Kerangka Pikir ........................................................................................ 27

G. Fokus Penelitian...................................................................................... 29

H. Deskripsi Fokus Penelitian....................................................................29




C. Sumber Data ........................................................................................... 33

D. Informan Penelitian ................................................................................ 33

E. Teknik Pengumpulan Data ..................................................................... 34

F. Teknik Analisis Data .............................................................................. 35






x

BAB V PENUTUP

A. Kesimpulan ............................................................................................. 65

B. Saran ....................................................................................................... 66

DAFTAR PUSTAKA ........................................................................................... 67

LAMPIRAN.......................................................................................................69

1

BAB I

PENDAHULUAN

A. Latar Belakang

Setiap organisasi, baik yang berorientasi pada keuntungan maupun

organisasi yang tidak berorientasi pada keuntungan dapat dipastikan mempunyai

suatu unit khusus yang bertugas dalam bidang administrasi. Dengan kata lain

setiap organisasi pasti memerlukan suatu unit yang mengelola segala sesuatu yang

berhubungan dengan kegiatan administrasi yang pada akhirnya akan berhubungan

dengan kegiatan kearsipan. Jadi kegiatan administrasi pada dasarnya adalah

menghasilkan, menerima, mengolah dan menyimpan berbagai surat,

laporan,formulir dan sebagainya

Undang – undang Nomor 7 Tahun 1971 tentang ketentuan pokok

kerasipan dan Undang – undang Nomor 43 tahun 2009 tentang kearsipan

menyebutkan bahwa dalam penyelenggaraan kearsipan bertujuan untuk

meningkatkan kualitas pelayanan publik dalam pengelolaan arsip yang otentik

dan terpercaya. Artinya, penyelenggaraan yang komprehensif dan terpadu dengan

dukungan sumber daya manusia yang profesional serta prasarana dan sarana yang

memadai akan meningkatkan kualitas pelayanan publik. Dengan peraturan

tersebut menegaskan bahwa Kearsipan merupakan salah satu upaya dalam rangka

mendukung dan melaksanakan tugas pemerintahan dibidang kearsipan sesuai

dengan ketentuan peraturan perundang-undangan yang berlaku, serta memberikan

landasan pokok guna

2

kepentingan generasi yang akan datang,sebagai bahan bukti yang nyata, benar dan

lengkap mengenai kehidupan kebangsaan dimasa yang lampau, sekarang dan yang

akan datang,

Arsip memang bukan hanya sekedar hasil samping dari kegiatan

organisasi, arsip diterima dan diciptakan oleh organinasi dalam rangka

pelaksanaan kegiatan dan disimpan sebagai bukti kebijakan dan

aktivitasnya.Sebagai salah satu sumber informasi, arsip memiliki banyak fungsi

yang signifikan untuk menunjang proses kegiatan administratif dan fungsi-fungsi

manajemen birokrasi. Kegiatan penyimpanan, pencatatan serta pengolahan surat,

baik kedalam maupun keluar dengan sistem tertentu dan dapat

dipertanggungjawab

Dalam pemahaman sederhana dinyatakan bahwa arsip adalah merupakan

salah satu produk kantor (office work). Artinya, kearsipan merupakan salah satu

jenis pekerjaan kantor atau pekerjaan tata usaha, yang banyak dilakukan oleh

badan-badan pemerintah, maupun badan swasta. Kearsipan menyangkut pekerjaan

yang berhubungan dengan penyimpanan warkat atau surat-surat, dan dokumen-

dokumen kantor lainnya.

Kegiatan yang berhubungan dengan penyimpanan surat-surat dan



pusat rekaman informasi bagi suatu organisasi

3

Menurut kamus administrasi, kearsipan adalah suatu bentuk pekerjaan tata

usaha yang berupa penyusunan dokumen-dokumen secara sistematis sehingga

bilamana diperlukan lagi dokumen-dokumen itu dapat ditemukan secara cepat.

Meskipun pengelolaan kearsipan cenderung diterapkan dalam pengurusan

arsip secara manual, namun aplikasi sistem kearsipan yang baik dan tepat

terhadap arsip manual menjadi langkah awal dan tahapan utama yang harus

dijalani dalam mewujudkan sistem kearsipan yang ideal bagi sebuah organisasi.

Jika manajemen kearsipan secara manual sudah berjalan baik dan tepat, maka jika

di masa mendatang institusi atau lembaga memiliki rencana untuk melakukan

integrasi antara pengelolaan kearsipan dengan teknologi informasi, kesulitan-

kesulitan dan kendala yang muncul selama masa transisi penerapan teknologi

informasi dalam sistem kearsipan akan dapat diminimalisir.

Sebuah kantor baik instansi pemerintahan maupun swasta tentunya

memerlukan suatu unit yang mengelola segala sesuatu yang berhubungan dengan

kegiatan administrasi, kegiatan administrasi pada suatu kantor pada dasarnya juga

mempunyai suatu hasil seperti unit-unit lainnya. Hasil atau produk dari suatu

kantor adalah surat, formulir dan laporan. Pengelolaan surat, formulir dan laporan

yang dihasilkan dan diterima oleh suatu kantor pada akhirnya akan berhubungan

dengan kearsipan.

Kantor juga selalu membutuhkan bantuan data dan informasi untuk

menyelesaikan pekerjaan dan mengefektifkan manajemennya untuk dapat

mencapai tujuan-tujuan dengan baik. Salah satu cara yang dilakukan oleh kantor

tersebut dalam menghadapi perkembangan teknologi adalah dengan memiliki

4

suatu sistem informasi yang cukup baik, cepat dan teliti. Nilai informasi

ditentukan oleh lima karakteristiknya, yaitu ketelitian, ketepatan waktu,

kelengkapan, keringkasan dan kesesuaian, karena dengan hal ini akan membantu

kelancaran pekerjaan dalam kantor tersebut. Untuk mewujudkan hal tersebut,

arsip sangat berperan penting dalam sebuah kantor baik secara Konvesional

/Manual ataupun Digital.

Sistem pengelolaan dalam arsip meliputi berbagai kegiatan dalam

mengklasifikasikan surat, memberi kode, menyimpan surat, memelihara secara

tepat sampai mengenai cara penyingkiran dan pemusnahan surat yang sudah tidak

dipergunakan lagi. Sistem sendiri adalah sekelompok komponen yang teratur yang

saling berkaitan dengan rencana yang dibuatnya dalam rangka mencapai tujuan.

Sedangkan pengelolaan adalah proses yang membantu merumuskan kebijakan dan

tujuan organisasi / proses yang memberikan pengawasan pada suatu hal yang

terlibat dalam pelaksanaan kebijakan dan pencapaian tujuan.

Arsip yang dimiliki oleh organisasi harus dikelola dengan baik sebab

fasilitas pada bidang kearsipan akan sangat membantu tugas pimpinan serta

membantu mekanisme kerja dari seluruh karyawan instansi yang bersangkutan

dalam pencapaian tujuan secara lebih efisien dan efektif. Pelaksanaan kegiatan

oleh suatu organisasi, dalam hal ini organisasi birokrasi penyelenggara negara,

harus terdokumentasi atau terarsipkan secara baik dalam tiap tahapannya dan

dalam penyimpanannya tersimpan dalam satu berkas yang mudah ditemukan

kembali. Hal ini akan memudahkan organisasi untuk mempertanggungjawabkan

kinerja.

5

Apabila arsip yang dimiliki oleh sebuah kantor kurang baik

pengelolaannya, dapat mengakibatkan sulitnya menemukan informasi yang telah

disimpan dan akhirnya dapat menghambat tahapan proses pekerjaan selanjutnya.

Mengingat peran arsip sangat penting, maka sebaiknya arsip dikelola

menggunakan sistem pengelolaan arsip yang baik dan benar.

Lembaga pemerintahan daerah diharapkan mampu menjalankan pelayanan

publik khususnya dalam penyediaan arsip yang utuh, otentik, dan terpercaya

untuk meningkatkan kualitas pelayanan publik dalam rangka memperoleh

kepastian hukum antara masyarakat dengan penyelenggaran urusan publik.

Seperti halnya pada Kantor Perpustakaan dan Arsip Daerah Kabupaten Takalar

untuk mendukung terlaksananya tugas dan fungsinya, memerlukan data dan

informasi yang bersumber dari arsip. Fungsi dan peranan arsip sebagai pusat

ingatan dan informasi serta sumber sejarah perlu dikelola dengan baik dengan

memperhatikan faktor penunjang agar dapat memperlancar seluruh kegiatan dan

proses pekerjaan kantor yang berhasil guna dan berdaya guna.

Setelah melakukan penjajakan awal dilapangan khusunya di Kantor

Perpustakan dan Arsip Daerah Kabupaten Takalar permasalahan sama yang

umunya ditemui seperti apa yang di bahas sebelumnya, bahwa kurangnya

dukungan dan perhatian khusus terhadap karsipan itu sendiri. Secara umum, dapat

dilihat dari banyaknya pegawai yang belum mengerti mengenai sistem kearsipan

atau dapat dikatakan kurangnya tenaga arsiparis yang handal menyebabkan

kegiatan kearsipan dalam Instansi tersebut tidak berjalan lancar dan mengalami

beberapa kendala seperti dalam hal pengurusan dan pengendalian surat/dokumen,

6

penyimpanan dan penemuan kembali arsip, penyusutan dan pemeliharaan arsip,

serta dalam hal pemeliharaan dan pengamanan arsip. Hal ini menunjukkan bahwa

pelaksanaan kegiatan kearsipan belum berdampak signifikan dalam menunjang

kegiatan yang ada di kantor. Selain itu, diketahui pula bahwa bidang kearsipan

kurang mendapat tempat yang proporsional dalam organisasi Pemerintah baik

Pemerintah Pusat maupun yang ada di Daerah.

Maka berangkat dari uraian diatas, penulis tertarik untuk melakukan

penelitian mengenai “Sistem Pengelolaan Kearsipan di Kantor Perpustakan


B. Rumusan Masalah

Sebagaimana telah uraikan pada latar belakang diatas, penulis ingin

mendeskripsikan bagaimana sistem pengelolaan kearsipan yang ada di Kantor

Perpustakan dan Arsip Daerah Kabupten Takalar. Berangkat dari latar belakang

masalah dan judul dalam skripsi ini, maka penulis menyusun rumusan masalah

dalam bentuk pertanyaan sebagai berikut:

1. Bagaimana sistem pengelolaan kearsipan yang ada di Kantor Perpustakan

dan Arsip Daerah Kabupaten Takalar?

2. Faktor-faktor apa saja yang dapat menghambat sistem pengelolaan

kearsipan di Kantor Perpustakan dan Arsip Daerah Kabupaten Takalar?

C. Tujuan Penelitian :

1. Untuk mengetahui tentang sistem pengelolaan kearsipan di Kantor

Perpustakan dan Arsip Daerah Kabupaten Takalar.