pengaruh pengelolaan kearsipan...

PENGARUH PENGELOLAAN KEARSIPAN TERHADAP EFISIENSI

KERJA PADA DINAS SOSIAL DAN TENAGA KERJA

KOTA TANJUNGPINANG

NASKAH PUBLIKASI

Oleh

ISTIQOMAH

AGUS HENDRAYADY, M.Si.

WAYU EKO YUDIATMAJA, MPA

PROGRAM STUDI ILMU ADMINISTRASI NEGARA

FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN ILMU POLITIK

UNIVERSITAS MARITIM RAJA ALI HAJI

TANJUNGPINANG

2015

1

PENGARUH PENGELOLAAN KEARSIPAN TERHADAP EFISIENSI

KERJA PADA DINAS SOSIAL DAN TENAGA KERJA

KOTA TANJUNGPINANG

NASKAH PUBLIKASI

Oleh

ISTIQOMAH

AGUS HENDRAYADY, M.Si.

WAYU EKO YUDIATMAJA, MPA

PROGRAM STUDI ILMU ADMINISTRASI NEGARA

FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN ILMU POLITIK

UNIVERSITAS MARITIM RAJA ALI HAJI

TANJUNGPINANG

2015

2

ABSTRAK

Setiap organisasi pasti berhubungan dengan informasi yang kemudian diolah

menjadi arsip. Pengelolaan kearsipan harus diatur secara sistematis karena semakin

lama arsip akan semakin bertambah. Pengelolaan kearsipan yang tepat akan

meningkatkan efisiensi kerja pada setiap organisasi. Penelitian ini membahas tentang

pengaruh pengelolaan kearsipan terhadap efisiensi kerja pada Dinas Sosial dan

Tenaga Kerja Kota Tanjungpinang. Penelitian ini perlu dilakukan karena pada dinas

tersebut ditemukan permasalahan dalam proses pengelolaan kearsipan, salah satunya

yaitu kurangnya ketelitian dan pemahaman pegawai dalam menyimpan arsip

sehingga terkadang arsip yang dicari tidak ditemukan. Hal ini membuat berat beban

kerja pegawai karena harus membutuhkan waktu yang lama untuk mencari arsip

tersebut.

Tujuan penelitian ini yaitu untuk mengetahui seberapa besar pengaruh

pengelolaan kearsipan terhadap efisiensi kerja pada Dinas Sosial dan Tenaga Kerja

Kota Tanjungpinang. Teori yang digunakan adalah teori Sedarmayanti tentang

pengelolaan kearsipan dengan dimensi kesederhanaan, ketepatan, memenuhi

persyaratan ekonomis, keamanan, penempatan arsip yang strategis, sistem yang

digunakan harus fleksibel, dan petugas arsip. Kemudian mengenai efisiensi kerja

menggunakan teori Gie dengan dimensi pikiran, tenaga, waktu, ruang, dan benda.

Metode yang digunakan pada penelitian ini adalah metode penelitian asosiatif.

Penelitian asosiatif merupakan penelitian yang bertujuan untuk mengetahui

hubungan antara dua variabel atau lebih. Bentuk hubungan tersebut adalah hubungan

kausal (sebab akibat), artinya ada variabel bebas dan ada variabel terikat. Teknik

pengambilan sampel yang digunakan yaitu sampling jenuh, artinya semua anggota

populasi dijadikan sebagai sampel yaitu 54 orang. Selanjutnya pengumpulan data

dilakukan dengan penyebaran kuesioner dan observasi. Pengolahan data pada

penelitian ini menggunakan program SPSS (Statistical Product and Service Solution)

20 untuk pengujian validitas dan reliabilitas instrumen penelitian, serta mencari

seberapa besar pengaruh pengelolaan kearsipan terhadap efisiensi kerja melalui

analisis regresi sederhana.

Berdasarkan penelitian yang telah dilakukan, diperoleh hasil analisis bahwa

pengelolaan kearsipan dan efisiensi kerja yang terdapat pada Dinas Sosial dan

Tenaga Kerja Kota Tanjungpinang termasuk kategori cukup baik. Selanjutnya hasil

analisis regresi sederhana menunjukkan bahwa pengelolaan kearsipan berpengaruh

signifikan terhadap efisiensi kerja. Hal ini berarti Hipotesis nol (Ho) ditolak dan

Hipotesis alternatif (Ha) diterima, artinya terdapat pengaruh antara pengelolaan

kearsipan terhadap efisiensi kerja pada Dinas Sosial dan Tenaga Kerja Kota

Tanjungpinang. Besarnya pengaruh pengelolaan kearsipan terhadap efisiensi kerja

tersebut adalah sebesar 81,4%, sedangkan sisanya 18,6% dipengaruhi oleh faktor lain

yang tidak diperhitungkan dalam penelitian ini.

Kata Kunci: pengelolaan, kearsipan, efisiensi, kerja.

3

ABSTRACT

Each organization must related information which is then processed into the

archive. Archival management should be organized systematically because the

longer the archive will be growing. Proper archival management will increase work

efficiency in any organization. This research discusses the influence of archival

management on work efficiency in the Social and Manpower Official Tanjungpinang.

This research needs to be done because the agency found problems in the archival

management process, one of which is a lack of rigor and understanding of employees

in the store archive is searchable archive so that sometimes can not be found. This

makes the heavy workload of employees having to take a long time to search the

archive.

The purpose of this research is to know how much influence on the archival

management to the work efficiency in the Social and Manpower Official

Tanjungpinang. The theory used is the theory Sedarmayanti of archival management

with dimensions of simplicity, accuracy, meet the requirements of economic, security,

strategic placement of the archive, the system used must be flexible, and archivist.

Then the work efficiency using the theory of Gie with dimensions of mind, power,

time, space, and matter. The method used in this research is associative research

methods. Associative research is research that aims to know the relationship between

two or more variables. The relationship between the variables in this research is a

causal relationship (causal), meaning that there is independent variable and the

dependent variable. The sampling technique used is sampling saturated, meaning

that all members of the population used as a sample of 54 people. Further data

collection is done by distributing questionnaires and observation. Processing of the

data in this research using SPSS (Statistical Product and Service Solution) 20 for

calibration the validity and reliability of research instruments, as well as finding out

how much influence on the archival management to the work efficiency through

simple regression analysis.

Based on the research that has been done, the result of analysis that archival

management and work efficiency contained in the Social and Manpower Official

Tanjungpinang including good enough category. Furthermore, the results of simple

regression analysis showed that the management of archival significant effect to the

work efficiency. This means that the zero hypothesis (Ho) is rejected and the

alternative hypothesis (Ha) is accepted, meaning that there is influence between

archival management of the work efficiency in the Social and Manpower Official

Tanjungpinang. The amount of influence on the archival management to the work

efficiency amounted to 81.4%, while the remaining 18.6% is influenced by other

factors not accounted for in this research.

Keywords: management, archival, efficiency, work.

4

PENGARUH PENGELOLAAN

KEARSIPAN TERHADAP

EFISIENSI KERJA PADA DINAS

SOSIAL DAN TENAGA KERJA

KOTA TANJUNGPINANG

A. Latar Belakang

Seiring dengan adanya

perkembangan teknologi informasi yang

semakin pesat, maka sistem informasi

dalam memberikan pelayanan kepada

masyarakat di setiap organisasi haruslah

disesuaikan dengan kemajuan teknologi

tersebut. Kemajuan teknologi informasi

akan memberikan dampak positif

terhadap organisasi dengan adanya

sistem informasi yang canggih yang

dapat mempercepat proses pekerjaan

masing-masing bidang pada setiap

organisasi.

Menurut Laudon dan Jane

(2007:15), Sistem Informasi

(information system) secara teknis dapat

didefinisikan sebagai sekumpulan

komponen yang saling berhubungan,

mengumpulkan (mendapatkan),

memproses, menyimpan, dan

mendistribusikan informasi untuk

menunjang pengambilan keputusan dan

pengawasan dalam suatu organisasi.

Setiap organisasi selalu

berhubungan dengan informasi untuk

melakukan proses pekerjaan. Informasi

tersebut diolah dan disimpan yang

berguna untuk memberikan pelayanan

kepada masyarakat. Informasi yang

disimpan dan dikelola tersebut disebut

arsip. Arsip merupakan hal yang sangat

penting pada setiap organisasi karena

seluruh proses pekerjaan akan

berhubungan dengan arsip.

Berdasarkan Undang-Undang

Nomor 7 Tahun 1971 tentang

Ketentuan-Ketentuan Pokok Kearsipan,

pasal 1 ayat a dan ayat b menetapkan

bahwa yang dimaksud dengan arsip

adalah:

a. Naskah-naskah yang dibuat dan

diterima oleh Lembaga-Lembaga

Negara dan Badan-Badan

Pemerintahan dalam bentuk corak

apapun, baik dalam keadaan

tunggal maupun berkelompok,

dalam rangka pelaksanaan kegiatan

pemerintahan.

b. Naskah-naskah yang dibuat dan

diterima oleh Badan-Badan Swasta

dan atau perorangan, dalam bentuk

corak apapun, baik dalam keadaan

tunggal maupun berkelompok,

dalam rangka pelaksanaan

kehidupan kebangsaan.

Seiring berjalannya waktu, lama

kelamaan arsip yang disimpan oleh

organisasi akan semakin banyak dan

menumpuk. Kurangnya ruang atau

5

tempat penyimpanan arsip juga akan

membuat sempitnya ruang gerak

pegawai. Organisasi tersebut akan

kesulitan dalam melaksanakan proses

pekerjaan apabila arsipnya tidak

dikelola dengan baik. Salah satu cara

yang dapat memudahkan pengelolaan

kearsipan agar menciptakan efisiensi

kerja yaitu dengan memanfaatkan

kemajuan teknologi informasi yang

telah berkembang.

Pemanfaatan teknologi informasi

dalam pengelolaan kearsipan perlu

menjadi prioritas untuk mendukung dan

mempermudah pengelolaan arsip suatu

organisasi karena adanya perkembangan

setiap harinya yang menyebabkan

peningkatan jumlah arsip yang

dihasilkan dalam waktu dekat.

Penemuan kembali arsip harus

dilakukan dengan cepat dan tepat agar

dapat memberikan pelayanan yang

terbaik kepada masyarakat dan dapat

memuaskan masyarakat. Pengelolaan

kearsipan juga harus menggunakan

sistem kearsipan yang tepat karena

kebenaran dalam kearsipan akan

membantu tugas pimpinan dalam

melaksanakan tugasnya dan

memperlancar proses kegiatan

organisasi dalam mencapai efisiensi

kerja.

Pengelolaan kearsipan yang

mengikuti kemajuan teknologi atau tata

kearsipan otomatis merupakan sistem

kearsipan yang menggunakan sarana

pengolahan data secara elektronik.

Potensi teknologi yang serba canggih

akan memberikan peluang untuk

melakukan otomatisasi arsip. Sistem

kearsipan ini selain menciptakan

efisiensi juga mampu mengatur

kebutuhan duplikasi.

Efisiensi kerja merupakan

prinsip organisasi untuk melakukan

setiap pekerjaan sesuai dengan prosedur

yang berlaku dengan usaha seminimal

mungkin tetapi mencapai hasil yang

maksimal sesuai tujuan yang telah

ditetapkan. Usaha yang seminimal

mungkin dapat dilakukan dengan

mengurangi beban pada setiap

pemakaian tenaga, pikiran, benda dan

waktu. Setiap organisasi perlu

mengutamakan efisiensi kerja dalam

melaksanakan tugasnya. Efisiensi kerja

sangat mendukung keberhasilan

organisasi dalam memberikan pelayanan

kepada masyarakat dan mengabdi

kepada negara.

Dalam melaksanakan tugas

masing-masing di setiap bidang pada

Dinas Sosial dan Tenaga Kerja Kota

Tanjungpinang pasti akan selalu

6

berurusan dengan arsip yang semakin

banyak setiap harinya. Pengelolaan

kearsipan perlu dilakukan dengan baik

dan dengan maksimal agar

memudahkan pegawai dalam

menjalankan tugas sehingga dapat

mencapai efisiensi kerja. Namun

pengelolaan kearsipan yang terjadi pada


Tanjungpinang kurang berjalan dengan

lancar sehingga efisiensi kerja pegawai

menjadi terhambat dan tujuan organisasi

akan sulit tercapai. Hal ini terjadi karena

telah ditemukan permasalahan yang

berkaitan dengan pengelolaan kearsipan

dan efisiensi kerja ketika penulis

melakukan pra penelitian. Adapun

gejala-gejala permasalahan yang

ditemukan yaitu terdiri dari:

1. Kurangnya ketelitian dan

pemahaman pegawai dalam

menyimpan arsip sehingga

terkadang arsip yang dicari tidak

ditemukan.

2. Pegawai kurang produktif

menggunakan waktu kerja sehingga

pekerjaan cepat menumpuk dan

membuat pegawai jenuh untuk

menyelesaikannya, serta membuat

beban kerja pegawai menjadi berat.

3. Sistem pengelolaan kearsipan yang

dilakukan secara manual kurang

maksimal sedangkan proses

penanganan kearsipan semakin hari

semakin meningkat. Berdasarkan uraian diatas, penulis

merasa bahwa hal ini perlu dikaji lebih

dalam, oleh karena itu penulis

bermaksud melakukan penelitian

dengan judul: “Pengaruh Pengelolaan

Kearsipan Terhadap Efisiensi Kerja

Pada Dinas Sosial Dan Tenaga Kerja

Kota Tanjungpinang”.

B. Perumusan Masalah

Perumusan masalah yang menjadi

pokok penelitian ini adalah:

“Seberapa besar pengaruh pengelolaan

kearsipan terhadap efisiensi kerja pada


Tanjungpinang”.

C. Tujuan dan Kegunaan Penelitian

1. Tujuan Penelitian

Untuk mengetahui seberapa besar

pengaruh pengelolaan kearsipan

terhadap efisiensi kerja pada Dinas

Sosial dan Tenaga Kerja Kota

Tanjungpinang.

2. Kegunaan Penelitian

a. Memberikan informasi dan

masukan kepada instansi

pemerintah maupun pihak lain

yang membutuhkannya guna

mengetahui pengelolaan

kearsipan dan efisiensi kerja.

b. Hasil penelitian ini diharapkan

dapat memberikan sumbangsih

pemikiran bagi pengembangan

7

ilmu pengetahuan dan dapat

digunakan sebagai bahan

referensi penelitian selanjutnya.

D. Konsep Teoritis

1. Pengelolaan Kearsipan

Menurut Sedarmayanti (2003:68),

sistem penataan arsip adalah kegiatan

mengatur dan menyusun arsip dalam

suatu tatanan yang sistematis dan logis,

menyimpan serta merawat arsip untuk

digunakan secara aman dan ekonomis.

Sistem penataan arsip yang baik dan

teratur, mencerminkan keberhasilan

suatu pengelolaan kegiatan dimasa lalu,

yang akan besar pengaruhnya terhadap

pengembangan dimasa mendatang.

Lalu Sedarmayanti (2003:79-80)

mengemukakan bahwa dalam

menciptakan suatu sistem penataan arsip

yang baik, hendaknya diperhatikan atau

dipenuhi beberapa faktor penunjang,

yaitu sebagai berikut:

a. Kesederhanaan, sistem penataan

yang dipilih dan diterapkan harus

mudah agar bukan hanya oleh satu

orang saja yang mengerti melainkan

juga dapat dimengerti oleh pegawai

lain.

b. Ketepatan menyimpan arsip

berdasarkan sistem yang digunakan,

harus memungkinkan penemuan

kembali arsip dengan cepat dan

tepat.

c. Memenuhi persyaratan ekonomis,

yaitu dapat memanfaatkan ruangan,

tempat dan peralatan yang ada serta

biaya yang sederhana.

d. Menjamin keamanan, arsip harus

terhindar dari kerusakan,

pencurian/kemusnahan dan harus

aman dari bahaya seperti api, air,

udara yang lembab, gangguan

binatang dan lain-lain, sehingga

penyimpanan harus ditempat yang

benar-benar aman dari segala

gangguan.

e. Penempatan arsip hendaknya

diusahakan pada tempat yang

strategis, maksudnya adalah agar

tempat penyimpanan mudah dicapai

oleh setiap unit tanpa membuang

banyak waktu dan tenaga.

f. Sistem yang digunakan harus

fleksibel, maksudnya adalah harus

memberikan kemungkinan adanya

perubahan-perubahan dalam rangka

penyempurnaan dan efisiensi kerja.

g. Petugas arsip perlu memahami

pengetahuan dibidang kearsipan.

2. Efisiensi Kerja

Menurut Gie (2007:173), efisiensi

kerja adalah perbandingan terbaik antara

suatu usaha dengan hasil yang dicapai

oleh usaha itu. Pengertian “usaha”

mencakup 5 unsur atau sumber kerja,

yaitu pikiran (tenaga rohani), tenaga

jasmani, waktu, ruang dan material

(termasuk uang). Jadi, efisiensi kerja

umumnya merupakan perwujudan dari

cara-cara kerja yang memungkinkan

tercapainya perbandingan terbaik antara

usaha dan hasil, yaitu cara-cara bekerja

yang efisien. Gie (2007:178)

menyebutkan bahwa perlu diperhatikan

8

penerapan efisiensi dalam kantor yang

digolongkan menurut penggunaan

masing-masing sumber kerja, terdiri

dari:

a. Pikiran – untuk mencapai cara yang

termudah.

b. Tenaga – untuk mencapai cara yang

teringan.

c. Waktu – untuk mencapai cara yang

tercepat.

d. Ruang – untuk mencapai cara yang

terdekat.

e. Benda – untuk mencapai cara yang

termurah.

3. Pengaruh Pengelolaan Kearsipan

Terhadap Efisiensi Kerja

Menurut Gie (2007:126), salah satu

hal dalam menentukan penilaian sesuatu

arsip ialah jangka waktu penemuan

kembali suatu warkat. Jika sejumlah

surat yang diminta walaupun semua

dapat diketemukan, tetapi membutuhkan

waktu misalnya sampai beberapa hari,

arsip itu juga tidak dapat dianggap baik.

Pada umumnya oleh para ahli kearsipan

telah diterima bahwa jangka waktu yang

baik dalam menemukan kembali sesuatu

surat ialah tidak lebih dari 1 menit.

Dengan sistem penyimpanan yang tepat,

alat perlengkapan yang baik dan

pegawai yang mahir, pasti jangka waktu

itu tidak akan dilampaui.

Selanjutnya Gie (2007:150)

berpendapat bahwa dengan adanya

sistem penyimpanan warkat yang tepat,

tata kerja kearsipan yang baik dan tata

penyingkiran warkat yang tertib

dapatlah terlaksana pengurusan arsip

yang efisien dalam setiap organisasi.

Oleh sebab itu pengelolaan kearsipan

yang baik merupakan langkah awal

untuk meningkatkan efisiensi kerja.

E. Hipotesis

Ho : Tidak terdapat pengaruh

antara pengelolaan kearsipan

terhadap efisiensi kerja pada

Dinas Sosial dan Tenaga

Kerja Kota Tanjungpinang.

Ha : Terdapat pengaruh antara

pengelolaan kearsipan

terhadap efisiensi kerja pada

Dinas Sosial dan Tenaga

Kerja Kota Tanjungpinang.

F. Metode Penelitian

1. Jenis Penelitian

Penelitian ini menggunakan

metode penelitian asosiatif dengan

pendekatan kuantitatif. Menurut

Sugiyono (2012:11), penelitian asosiatif

merupakan penelitian yang bertujuan

untuk mengetahui hubungan antara dua

variabel atau lebih. Bentuk hubungan

antara variabel dalam penelitian ini

adalah hubungan kausal. Sugiyono

9

(2012:37) menyatakan bahwa hubungan

kausal adalah hubungan sebab akibat.

Jadi, ada variabel independen

(mempengaruhi) dan variabel dependen

(dipengaruhi).

2. Lokasi Penelitian

Penelitian ini dilakukan di Dinas


Tanjungpinang, hal ini karena pada

instansi tersebut mempunyai bidang

penting dalam hal sosial dan

ketenagakerjaan. Seiring berjalannya

waktu tentunya jumlah masyarakat di

Kota Tanjungpinang semakin hari

semakin bertambah, serta proses

kepengurusan masalah sosial dan

ketenagakerjaan akan semakin

meningkat, Dinas Sosial dan Tenaga

Kerja Kota Tanjungpinang harus selalu

memberikan pelayanan yang dibutuhkan

oleh masyarakat secara cepat dan tepat,

serta melakukan pengelolaan kearsipan

yang tepat sebagai bukti

pertanggungjawaban kepada negara.

Perlu adanya perhatian dalam melihat

seberapa besar pengaruh pengelolaan

kearsipan terhadap efisiensi kerja

sehingga kepentingan masyarakat

mengenai keadaan sosial dan

ketenagakerjaan dapat terpenuhi.

3. Populasi dan Sampel

a. Populasi

Menurut Sugiyono (2013:80),

populasi adalah wilayah generalisasi

yang terdiri atas obyek atau subyek

yang mempunyai kualitas dan

karakteristik tertentu yang ditetapkan

oleh peneliti untuk dipelajari dan

kemudian ditarik kesimpulannya.

Jumlah pegawai Dinas Sosial dan

Tenaga Kerja Kota Tanjungpinang yaitu

83 orang. Dari 83 orang tersebut,

pegawai yang bekerja di kantor

berjumlah 54 orang dan pegawai yang

bekerja di lapangan berjumlah 29 orang.

Hanya pegawai yang bekerja di kantor

yang berurusan dengan pengelolaan

kearsipan dan efisiensi kerja. Jadi,

populasi penelitian ini diambil

berdasarkan karakteristik pegawai yang

berurusan dengan pengelolaan kearsipan

dan efisiensi kerja sesuai dengan

variabel penelitian, yaitu berjumlah 54

orang.

b. Sampel


sampel adalah bagian dari jumlah dan

karakteristik yang dimiliki oleh populasi

tersebut. Kemudian berdasarkan teknik

penentuan sampelnya, Sugiyono

(2013:85) mengemukakan bahwa

sampling jenuh adalah teknik penentuan

10

sampel bila semua anggota populasi

digunakan sebagai sampel. Hal ini

sering dilakukan bila ingin membuat

generalisasi dengan kesalahan yang

sangat kecil. Istilah lain sampel jenuh

adalah sensus, dimana semua anggota

populasi dijadikan sampel. Teknik

pengambilan sampel dalam penelitian

ini adalah sampling jenuh karena

penulis ingin membuat generalisasi

dengan kesalahan yang sangat kecil,

serta semua anggota populasi juga

berurusan dengan pengelolaan kearsipan

dan efisiensi kerja sesuai dengan bidang

pekerjaannya masing-masing. Jadi

semua anggota populasi dijadikan

sebagai sampel, yaitu 54 orang.

4. Jenis dan Sumber Data

Jenis dan sumber data yang

digunakan menurut Siregar (2013:16)

adalah sebagai berikut:

a. Data Primer

Data primer adalah data yang

dikumpulkan sendiri oleh peneliti

langsung dari sumber pertama atau

tempat objek penelitian dilakukan.

Sumber data pada penelitian ini yaitu

sampel penelitian yang telah ditentukan.

b. Data Sekunder

Data sekunder adalah data yang

diterbitkan atau digunakan oleh

organisasi yang bukan pengolahannya.

Sumber data ini diperoleh dari Dinas


Tanjungpinang mengenai gambaran

umum lokasi penelitian dan data lainnya

yang mendukung penelitian.

5. Teknik dan Alat Pengumpulan

Data

Teknik dan alat pengumpulan data

yang dilakukan dalam upaya untuk

memperoleh data yang akurat dalam

mencari seberapa besar pengaruh

pengelolaan kearsipan terhadap efisiensi

kerja pada Dinas Sosial dan Tenaga

Kerja Kota Tanjungpinang yaitu:

a. Kuesioner


kuesioner merupakan teknik

pengumpulan data yang dilakukan

dengan cara memberi seperangkat

pertanyaan atau pernyataan tertulis

kepada reponden untuk dijawabnya.

Penelitian ini menggunakan jenis

kuesioner tertutup. Kuesioner tertutup

menurut Siregar (2013:21) merupakan

pertanyaan-pertanyaan yang diberikan

kepada responden sudah dalam bentuk

pilihan ganda. Jadi responden tidak

diberi kesempatan untuk mengeluarkan

pendapat. Pada penelitian ini, alat yang

digunakan dalam kuesioner adalah

angket yang mencakup daftar

11

pernyataan yang berkaitan dengan

indikator-indikator pengelolaan

kearsipan dan efisiensi kerja.

b. Observasi

Menurut Siregar (2013:19),

observasi atau pengamatan langsung

adalah kegiatan pengumpulan data

dengan melakukan penelitian langsung

terhadap kondisi lingkungan objek

penelitian yang mendukung kegiatan

penelitian. Berdasarkan keterlibatan

pengamat, penelitian ini dilakukan

dengan observasi tidak partisipan karena

pengamat berada di luar subjek yang

sedang diteliti atau diamati. Kemudian

berdasarkan cara pengamatannya, alat

pengumpulan data dilakukan dengan

observasi tidak terstruktur, yaitu

pengamat dalam proses pengumpulan

data tidak menggunakan pedoman

pengamatan. Dalam hal ini peneliti tidak

menggunakan instrumen yang telah

baku, tetapi hanya berupa rambu-rambu

pengamatan. Observasi dilakukan untuk

mengamati pelaksanaan pengelolaan

kearsipan dan efisiensi kerja pegawai

pada Dinas Sosial dan Tenaga Kerja

Kota Tanjungpinang.

G. Teknik Analisis Data


analisis data dalam penelitian kuantitatif

merupakan kegiatan setelah data dari

seluruh responden atau sumber data lain

terkumpul. Teknik analisis data dalam

penelitian kuantitatif menggunakan

statistik. Untuk mencari seberapa besar

pengaruh pengelolaan kearsipan

terhadap efisiensi kerja, diperlukan

pengukuran sebagai berikut:

1. Skala Likert


skala likert digunakan untuk mengukur

sikap, pendapat dan persepsi seseorang

atau sekelompok orang tentang

fenomena sosial. Dengan skala likert,

maka variabel yang akan diukur

dijabarkan menjadi indikator variabel.

Kemudian indikator tersebut dijadikan

sebagai titik tolak untuk menyusun

item-item instrumen yang dapat berupa

pernyataan atau pertanyaan. Jawaban

setiap item instrumen yang

menggunakan skala likert mempunyai

gradasi dari sangat positif sampai sangat

negatif. Sugiyono juga menyatakan

bahwa bila skala likert digunakan dalam

pengukuran maka akan mendapatkan

data interval, atau rasio. Hal ini akan

tergantung pada bidang yang akan

diukur. Penggunaan skala likert dalam

penelitian ini yaitu pada setiap item

instrumen diberikan alternatif pilihan

jawaban berupa sangat setuju, setuju,

12

cukup setuju, kurang setuju, dan tidak

setuju. Pilihan tersebut disesuaikan

dengan pendapat atau persepsi

responden.

2. Skala Interval

Skala interval merupakan skala

pengukuran data. Menurut Siregar

(2013:22), skala pengukuran data adalah

prosedur pemberian angka pada suatu

objek agar dapat menyatakan

karakteristik dari objek tersebut.

Kemudian Siregar (2013:23)

menjelaskan bahwa skala interval

adalah suatu skala dimana

objek/kategori dapat diurutkan

berdasarkan suatu atribut tertentu,

dimana jarak/interval antara tiap

objek/kategori sama. Besarnya interval

dapat ditambah atau dikurangi. Dalam

pengukuran instrumen penelitian, data

interval sering diperoleh melalui

kuesioner untuk menilai sikap atau

perilaku. Skala interval yang digunakan

pada penelitian ini berdasarkan

pengukuran instrumen penelitian yaitu

dengan memberikan skor 1 sampai 5

untuk masing-masing alternatif pilihan

jawaban dari setiap pernyataan.

3. Pengujian Validitas

Siregar (2013:46) menyatakan

bahwa validitas atau kesahihan adalah

menunjukkan sejauh mana suatu alat

ukur mampu mengukur apa yang ingin

diukur. Penelitian ini menggunakan

pengujian validitas konstruk (construct

validity). Menurut Siregar (2013:47),

konstruk adalah kerangka dari suatu

konsep. Validitas konstruk adalah

validitas yang berkaitan dengan

kesanggupan alat ukur dalam mengukur

pengertian suatu konsep yang

diukurnya. Cara menguji validitas

konstruk menurut Siregar (2013:47-48):

1. Jika koefisien korelasi product

moment melebihi 0,3.

2. Jika koefisien korelasi product

moment > r-tabel (α ; n-2) n =

jumlah sampel.

3. Nilai sig. ≤ α.

Rumus yang bisa digunakan untuk uji

validitas konstruk dengan teknik

korelasi product moment yaitu:

𝑟ℎ𝑖𝑡𝑢𝑛𝑔

=n∑XY − (∑X)(∑Y)

√{𝑛∑𝑋2 − (∑𝑋)2}{𝑛∑𝑌2 − (∑𝑌)2}

Dimana:

n = Jumlah responden

X = Skor variabel (jawaban responden)

Y = Skor total dari variabel (jawaban

responden)

4. Pengujian Reliabilitas

Menurut Siregar (2013:55),

reliabilitas adalah untuk mengetahui

13

sejauh mana hasil pengukuran tetap

konsisten, apabila dilakukan

pengukuran dua kali atau lebih terhadap

gejala yang sama dengan menggunakan

alat pengukur yang sama pula.

Pengujian reliabilitas pada penelitian ini

menggunakan Internal Consistency.

Siregar (2013:56) menjelaskan bahwa

pengujian reliabilitas alat ukur Internal

Consistency dilakukan dengan cara

mencoba alat ukur cukup hanya sekali

saja, kemudian data yang diperoleh

dianalisis dengan teknik tertentu.

Dalam hal ini teknik yang digunakan

adalah Alpha Cronbach. Metode Alpha

Cronbach yang digunakan untuk

menghitung reabilitas suatu tes yang

tidak mempunyai pilihan ‘benar’ atau

‘salah’ maupun ‘ya’ atau ‘tidak’,

melainkan digunakan untuk menghitung

reabilitas suatu tes yang mengukur sikap

atau perilaku.

5. Analisis Regresi Sederhana

Penelitian ini menggunakan analisis

regresi sederhana. Menurut Riduwan

dan Sunarto (2010:145) dalam tabel

mengenai kesimpulan beberapa model

analisis, analisis regresi digunakan pada

penelitian yang menggunakan variabel

bebas (X) dan variabel terikat (Y), serta

jenis data yang dianalisis menggunakan

skala interval dan ratio. Riduwan dan

Sunarto (2010:96-97) menjelaskan

bahwa regresi atau peramalan adalah

suatu proses memperkirakan secara

sistematis tentang apa yang paling

mungkin terjadi dimasa yang akan

datang berdasarkan informasi masa lalu

dan sekarang yang dimiliki agar

kesalahannya dapat diperkecil. Regresi

sederhana dapat dianalisis karena

didasari oleh hubungan fungsional atau

hubungan sebab akibat (kausal) variabel

bebas (X) terhadap variabel terikat (Y).

Pada dasarnya analisis regresi dan

analisis korelasi keduanya mempunyai

hubungan yang sangat kuat dan

mempunyai keeratan. Setiap analisis

regresi otomatis ada analisis

korelasinya, tetapi sebaliknya analisis

korelasi belum tentu diuji regresi atau

diteruskan dengan analisis regresi.

Analisis korelasi yang tidak dilanjutkan

dengan analisis regresi adalah analisis

korelasi yang kedua variabelnya tidak

mempunyai hubungan fungsional dan

sebab akibat.

Untuk mempermudah melakukan

perhitungan pada penelitian ini, penulis

menggunakan software SPSS

(Statistical Product and Service

Solution) versi 20 dalam pengolahan

datanya.

14

H. Hasil Penelitian

Pada penelitian ini, penyebaran

kuesioner kepada pegawai dilakukan

berdasarkan teori Sedarmayanti tentang

pengelolaan kearsipan dengan dimensi

yang terdiri dari kesederhanaan,

ketepatan, memenuhi persyaratan

ekonomis, keamanan, penempatan arsip

yang strategis, sistem yang digunakan

harus fleksibel, dan petugas arsip.

Selanjutnya menggunakan teori Gie

tentang efisiensi kerja dengan dimensi

yang terdiri dari pikiran, tenaga, waktu,

ruang, dan benda.

Berdasarkan analisis data dari hasil

kuesioner mengenai pengelolaan

kearsipan pada Dinas Sosial dan Tenaga

Kerja Kota Tanjungpinang, kategori

jawaban responden dari skala likert

ditransformasikan ke skala interval yaitu

dengan menggunakan skor 1 sampai 5.

Pada variabel pengelolaan kearsipan (X)

yang terdiri dari 14 pernyataan, rata-rata

tertinggi jawaban responden berjumlah

3,83 yang terdapat pada pernyataan

nomor 12 yaitu perubahan sistem

pengelolaan kearsipan yang lebih baik

lagi diharapkan terjadi. Hal ini

menunjukkan bahwa sebagian besar

pegawai mengharapkan adanya

perubahan sistem pengelolaan kearsipan

yang lebih baik lagi. Kemudian rata-rata

terendah jawaban responden berjumlah

3,17 yang terdapat pada pernyataan

nomor 13 yaitu pegawai memahami tata

kerja kearsipan. Hal ini menunjukkan

pegawai belum sepenuhnya memahami

tata kerja kearsipan. Pengelolaan

kearsipan yang terdapat pada Dinas


Tanjungpinang telah dilakukan cukup

baik karena berdasarkan dari rata-rata

seluruh jawaban responden menduduki

interval ke 3 yang bermakna cukup baik.

Dapat dilihat bahwa sebagian besar

pegawai mengharapkan adanya

perubahan sistem pengelolaan kearsipan

yang lebih baik lagi karena pegawai

tersebut belum sepenuhnya memahami

tata kerja kearsipan. Namun, tidak ada

gunanya sistem pengelolaan kearsipan

diubah menjadi lebih baik lagi jika

pegawai tidak seluruhnya memahami

tata kerja kearsipan. Perubahan sistem

pengelolaan kearsipan yang lebih baik

lagi harus diiringi oleh pemahaman

pegawai mengenai tata kerja kearsipan

agar dapat meningkatkan efisiensi kerja.

Selanjutnya Berdasarkan analisis

data dari hasil kuesioner mengenai

efisiensi kerja pada Dinas Sosial dan

Tenaga Kerja Kota Tanjungpinang,

kategori jawaban responden dari skala

likert juga ditransformasikan kepada

15

skala interval yaitu dengan

menggunakan skor 1 sampai 5. Pada

variabel efisiensi kerja (Y) yang terdiri

dari 14 pernyataan, rata-rata tertinggi

jawaban responden berjumlah 4,04 yang

terdapat pada pernyataan nomor 18

yaitu penggunaan teknologi dapat

membantu proses pekerjaan di kantor.

Dalam hal ini sebagian besar pegawai

merasa penggunaan teknologi dapat

membantu proses penyelesaian

pekerjaan di kantor tersebut. Kemudian

rata-rata terendah jawaban responden

berjumlah 3,04 yang terdapat pada

pernyataan nomor 17 yaitu tingkat

urgensi jenis pekerjaan diperkecil

sehingga hanya satu tingkat saja yang

harus diselesaikan dengan seketika. Hal

ini menunjukkan bahwa pegawai

kurang cekatan dalam proses

penyelesaian pekerjaan karena tidak

ditulisnya tingkat urgensi yang harus

diproses. Efisiensi kerja pada Dinas


Tanjungpinang termasuk cukup baik

berdasarkan hasil rata-rata seluruh

jawaban responden menduduki interval

ke 3 yang bermakna cukup baik.

Efisiensi kerja harus lebih ditingkatkan

agar tujuan organisasi dapat mudah

tercapai. Pegawai harus mempunyai

kesadaran masing-masing bahwa setiap

pekerjaan harus cepat diselesaikan agar

beban kerja tidak semakin bertambah.

Dalam pengujian validitas dan

reliabilitas pada penelitian ini apabila

item dikatakan valid, pasti akan reliabel.

Dari hasil Case Processing Summary

(ringkasan pengolahan kasus)

menunjukkan bahwa seluruh item

tersebut valid setelah disesuaikan

dengan jumlah sampel yang digunakan

dalam penelitian yaitu 54 orang.

Kemudian dari hasil Reliability

Statistics pada pengujian reliabilitas,

nilai korelasi Guttman Split-Half

Coefficient = 0,948. Bila dibandingkan

dengan r tabel (0,284) maka r hitung lebih

besar dari r tabel. Dengan demikian dapat

disimpulkan bahwa kuesioner tersebut

reliabel.

Berdasarkan analisis regresi

sederhana, tingkat signifikansi (uji t)

menunjukkan bahwa pengelolaan

kearsipan berpengaruh signifikan

terhadap efisiensi kerja karena t hitung

lebih besar dari t tabel dengan hasil

15,098 > 2,034. Hal ini berarti

Hipotesis nol (Ho) yang menyatakan

bahwa tidak terdapat pengaruh antara



Kerja Kota Tanjungpinang ditolak, dan

Hipotesis alternatif (Ha) yang

16

menyatakan bahwa terdapat pengaruh

antara pengelolaan kearsipan terhadap


Tenaga Kerja Kota Tanjungpinang

diterima. Kemudian besarnya pengaruh



Kerja Kota Tanjungpinang dapat dilihat

dari koefisien Determinasi (RSquare)

sebesar 0,814, yaitu sebesar 81,4%,

sedangkan sisanya (100% - 81,4% =

18,6%) dipengaruhi oleh faktor lain

yang tidak diperhitungkan dalam

penelitian ini.

I. Kesimpulan dan Saran

a. Kesimpulan

Berdasarkan penelitian yang telah

dilakukan pada Dinas Sosial dan Tenaga

Kerja Kota Tanjungpinang, dapat

disimpulkan bahwa:

1. Pengelolaan kearsipan yang

terdapat pada Dinas Sosial dan

Tenaga Kerja Kota Tanjungpinang

berdasarkan dimensi

kesederhanaan, ketepatan,

memenuhi persyaratan ekonomis,

keamanan, penempatan arsip yang

strategis, sistem yang digunakan

harus fleksibel, dan petugas arsip

telah dilakukan cukup baik. Hal ini

dilihat dari distribusi frekuensi skor

jawaban responden dalam kuesioner

mengenai pengelolaan kearsipan

pada tabel IV.20, hasil rata-rata

seluruh jawaban responden

menduduki interval ke 3 dengan

nilai 3,51 yang bermakna cukup

baik.

2. Efisiensi kerja pada Dinas Sosial

dan Tenaga Kerja Kota

Tanjungpinang berdasarkan

dimensi pikiran, tenaga, waktu,

ruang, dan benda termasuk cukup

baik. Diketahui distribusi frekuensi

skor jawaban responden dalam

kuesioner mengenai efisiensi kerja

pada tabel IV.35 menunjukkan hasil

rata-rata seluruh jawaban responden

menduduki interval ke 3 dengan

nilai 3,38 yang bermakna cukup

baik.

3. Berdasarkan hasil analisis regresi

sederhana, tingkat signifikansi (uji

t) menunjukkan bahwa pengelolaan

kearsipan berpengaruh signifikan

terhadap efisiensi kerja karena t

hitung lebih besar dari t tabel dengan

hasil 15,098 > 2,034. Hal ini

berarti Hipotesis nol (Ho) ditolak

dan Hipotesis alternatif (Ha)

diterima, artinya terdapat pengaruh

antara pengelolaan kearsipan

terhadap efisiensi kerja pada Dinas

17


Tanjungpinang. Selanjutnya

diperoleh besarnya pengaruh

pengelolaan kearsipan terhadap

efisiensi kerja pada Dinas Sosial

dan Tenaga Kerja Kota

Tanjungpinang adalah sebesar

81,4%, sedangkan sisanya 18,6%

dipengaruhi oleh faktor lain yang

tidak diperhitungkan dalam

penelitian ini.

b. Saran

Setelah melakukan penelitian

mengenai pengaruh pengelolaan

kearsipan terhadap efisiensi kerja pada


Tanjungpinang, saran yang dapat

penulis sampaikan yaitu sebagai berikut:

1. Pengelolaan kearsipan pada Dinas


Tanjungpinang perlu diubah menjadi

sistem pengelolaan kearsipan

elektronik agar proses pengurusan

arsip dapat lebih cepat dilakukan

karena pemanfataan teknologi dapat

mempermudah pekerjaan. Kemudian

pegawai harus mempunyai kesadaran

dalam memahami tata kerja

kearsipan walaupun pada bagian

yang hanya mengelola arsip dalam

skala kecil karena seluruh proses

pekerjaan akan berhubungan dengan

arsip. Hal ini bertujuan agar proses

pekerjaan berjalan dengan lancar dan

dapat memberikan pelayanan

maksimal kepada masyarakat.

2. Efisiensi kerja pegawai pada Dinas


Tanjungpinang harus ditingkatkan

dengan menggunakan waktu kerja

secara produktif serta menyadari

tanggung jawab pegawai yang telah

diberikan amanah untuk menjalankan

kewajibannya dalam pemberian

pelayanan prima terhadap

masyarakat dan mengabdi kepada

negara.

3. Pengelolaan kearsipan perlu

diprioritaskan dalam hal yang harus

diperhatikan pada saat proses kerja

berlangsung. Pengelolaan kearsipan

yang tepat, sistematis dan mudah

dilakukan akan dapat meningkatkan


Tenaga Kerja Kota Tanjungpinang.

Hal ini perlu dilakukan agar tujuan

organisasi dapat tercapai dengan

maksimal serta demi kemajuan dan

kesejahteraan bangsa.

18

DAFTAR PUSTAKA

Buku:

Akadun, 2009, Teknologi Informasi

Administrasi, Bandung: Alfabeta.

Amsyah, Zulkifli, 2003, Manajemen

Kearsipan, Jakarta: Gramedia

Pustaka Utama.

Barthos, Basir, 2009, Manajemen

Kearsipan, Jakarta: Bumi Aksara.

Gie, The Liang, 2007, Administrasi

Perkantoran Modern, Yogyakarta:

Liberty.

Laudon, Kenneth C. dan Jane P.

Laudon, 2007, Sistem Informasi

Manajemen, Jakarta: Salemba

Empat.

Maryati, MC, 2008, Manajemen

Perkantoran Efektif, Yogyakarta:

UPP STIM YKPN.

Moekijat, 2002, Tata Laksana Kantor,

Bandung: Mandar Maju.

Riduwan dan Sunarto, 2010, Pengantar

Statistika, Bandung: Alfabeta.

Sedarmayanti, 2003, Tata Kearsipan

dengan Memanfaatkan Teknologi

Modern, Bandung: Mandar Maju.

___________, 2011, Tata Kerja dan

Produktivitas Kerja, Bandung:

Mandar Maju.

Sinungan, Muchdarsyah, 2000,

Produktivitas: Apa dan Bagaimana,

Jakarta: Bumi Aksara.

Siregar, Syofian, 2013, Metode

Penelitian Kuantitatif, Jakarta:

Kencana.

Sugiyono, 2012, Metode Penelitian

Administrasi, Bandung: Alfabeta.

________, 2013, Metode Penelitian

Kuantitatif, Kualitatif dan R&D,

Bandung: Alfabeta.

Sukoco, Badri Munir, 2007, Manajemen

Administrasi Perkantoran Modern,

Jakarta: Erlangga.

Syamsi, Ibnu, 2007, Efisiensi Kerja dan

Sistem Prosedur Tata Kerja,

Jakarta: Bumi Aksara.

Peraturan Perundang-undangan:

Peraturan Daerah Kota Tanjungpinang

Nomor 2 Tahun 2009 tentang

Organisasi dan Tata Kerja Dinas

Daerah Kota Tanjungpinang.

Undang-Undang Nomor 7 Tahun 1971

tentang Ketentuan-Ketentuan Pokok

Kearsipan.

Skripsi:

Agustina, Nilam, 2013, “Faktor-Faktor

Dalam Pelaksanaan Efisiensi Kerja

Di Kantor Perpustakaan Dan Arsip

Kota Tanjungpinang”, Skripsi

Sarjana pada Jurusan Ilmu

Administrasi Negara, Fakultas Ilmu

Sosial dan Politik, Universitas

Maritim Raja Ali Haji

Tanjungpinang.

19

Harahap, Astri Intan, 2009, “Pengaruh

Pengelolaan Kearsipan Terhadap

Efisiensi Kerja Pegawai (Studi Pada

Kantor Dinas Perhubungan Provinsi

Sumatera Utara)”, Skripsi Sarjana

pada Jurusan Ilmu Administrasi

Negara, Fakultas Ilmu Sosial dan

Ilmu Politik, Universitas Sumatera

Utara Medan.

Kurniani, Depi, 2013, “Faktor-Faktor

Penunjang Kearsipan Di Kelurahan

Kampung Bulang”, Skripsi Sarjana

Jurusan Ilmu Administrasi Negara,

Fakultas Ilmu Sosial dan Politik,

Universitas Maritim Raja Ali Haji

Tanjungpinang.

pengaruh pengelolaan kearsipan...

Documents