1

2

Kata Pengantar

Segala puji dan syukur penulis panjatkan kehadirat Allah SWT. Alhamdulillahi Rabbil

‘Aalamin, atas limpahan rahmat dan karunia-Nya sehingga dapat menyelesaikan penyusunan

modul ini. Dengan adanya modul ini dapat digunakan untuk siswa Sekolah Menengah Kejuruan

(SMK) dan Madrasah Aliyah Kejuruan. Modul ini bertujuan untuk mempermudah siswa dalam

kegiatan belajar. Modul ini disusun berdasarkan Kurikulum 2013 untuk tingkat X SMK jurusan

Administrasi Perkantoran.

Didalam modul ini berisi mulai dari pengertian sampai tujuan dari pengelolaan kearsipan.

Disusun sesuai dengan silabus Kearsipan kelas X sehingga modul ini mampu membantu

memenuhi kebutuhan peserta didik.

Demikian, semoga modul ini mampu memberikan manfaat, dan motivasi belajar pada

siswa atau pembaca. Penulis menyadari sepenuhnya bahwa modul ini tentu mempunyai banyak

kekurangan. Untuk itu penulis dengan berlapang dada menerima masukan dan kritikan dari

berbagai pihak demi kesempurnaannya di masa yang akan datang. Atas peran serta tersebut,

penyusun sampaikan terima kasih.

Malang, November 2016

Penulis

3

Daftar Isi

Peta Kedudukan Modul ....................................................................................................................... 4

Glosarium ............................................................................................................................................. 5

BAB I Pendahuluan ............................................................................................................................... 7

A. Deskripsi .................................................................................................................................. 7

B. Prasarat ................................................................................................................................... 8

C. Petunjuk Penggunaan Modul .................................................................................................. 9

BAB II Pembelajaran ............................................................................................................................ 11

A. Rencana Belajar Peserta Didik ............................................................................................... 11

B. Kegiatan Belajar ..................................................................................................................... 11

1. Kegiatan Belajar 1: Pengertian Kearsipan ....................................................................... 11

a. Tujuan Kegiatan Pembelajaran ................................................................................. 11

b. Uraian Materi ............................................................................................................ 11

c. Rangkuman ............................................................................................................... 12

d. Tugas ......................................................................................................................... 13

2. Kegiatan Belajar 2: Ruang Lingkup Kearsipan ................................................................. 13

a. Tujuan Kegiatan Pembelajaran ................................................................................. 13

b. Uraian Materi ............................................................................................................ 13

c. Rangkuman ............................................................................................................... 14

d. Tugas ......................................................................................................................... 14

3. Kegiatan Belajar 3: Tujuan Pengelolaan Kearsipan ......................................................... 14

a. Tujuan Kegiatan Pembelajaran ................................................................................. 14

b. Uraian Materi ............................................................................................................ 15

c. Rangkuman ............................................................................................................... 16

d. Tugas ......................................................................................................................... 16

BAB III Evaluasi .................................................................................................................................... 17

A. Tugas ...................................................................................................................................... 17

B. Kunci Jawaban ........................................................................................................................ 19

BAB IV Penutup ................................................................................................................................... 20

Daftar Pusaka ...................................................................................................................................... 21

4

Peta Kedudukan Modul

odul Kearsipan adalah salah satu kompetensi Inti yang harus dikuasai dan sebagai

bagian dari rangkain pembelajaran dari kompetensi-kompetensi lainnya. Dimana

antara satu kompetensi inti dengan kompetensi dasar terdapat keterkaitan. Untuk lebih

jelasnya, dapat dilihat pada peta kedudukan sebagi berikut:

M

5

Glosarium

1. Alat sortir: Alat yang digunakan untuk memisahkan surat/warkat yang diterima, diproses,

dikirimkan, dan disimpan ke dalam folder.

2. Caption: Suatu nama atau nomor yang digunakan untuk mengidentifikasikan dokumen/arsip

untuk tujuan penyimpanan (filing).

3. Cardex: Alat yang digunakan untuk menyimpan kartu indeks dengan menggunakan laci-laci yang

dapat ditarik keluar memanjang. Di dalam cardex terdapat semacam kantung plastik tempat

menyimpan kartu index.

4. Duplikasi Salinan atau tembusan: (surat) yang serupa benar (mirip) dengan arsip aslinya.

5. Filing cabinet: Lemari arsip yang terdiri dari beberapa laci, antara 1-6 laci atau lebih.

6. Financial record: Arsip-arsip yang berisi catatan-catatan mengenai masalah keuangan.

7. Folder Map yang tidak dilengkapi dengan daun penutup. Map ini berupa lipatan kertas

tebal/plastik saja. Karena tidak ada daun penutupnya, maka map ini fungsinya untuk

menyimpan arsip yang selanjutnya akan dimasukkan ke dalam kotak arsip secara vertikal.

8. Guide Lembaran: Kertas tebal atau karton manila yang digunakan sebagai penunjuk dan atau

sekat/pemisah antara jenis subjek/klasifikasi dalam penyimpanan arsip.

9. Hanging folder: Folder yang mempunyai besi penggantung. Fungsi besi penggantung ini adalah

untuk dipasang pada gawang/pengait yang ada di dalam filing cabinet.

10. Inventory record: Arsip-arsip yang berhubungan dengan masalah barang inventaris.

11. Kartu indeks: Kartu yang berisi identitas suatu arsip/warkat yang disimpan.

12. Map snelhecter: Map yang mempunyai penjepit di tengah map. Map ini tidak mempunyai daun

penutup. Arsip yang akan disimpan di dalam map snelhecter terlebih dahulu dilubangi dengan

menggunakan perforator.

13. Numerator: Alat untuk membubuhkan nomor pada lembaran dokumen (cap nomor).

14. Ordner: Map besar dengan ukuran punggung sekitar 5 cm yang di dalamnya terdapat besi

penjepit. Arsip yang akan disimpan di dalam ordner terlebih dahulu dilubangi dengan

menggunakan perforator.

15. Out slip: Lembaran/formulir yang digunakan untuk mencatat setiap peminjaman arsip.

16. Out folder: Satu map pengganti untuk ditempatkan di tempat map yang telah dipinjam.

6

17. Perforator: Alat untuk melubangi kertas/kartu.

18. Personal record: Arsip yang berhubungan dengan masalah kepegawaian.

19. Production record: Arsip-arsip yang berhubungan dengan masalah produksi.

20. Rotary: Alat semacam filing cabinet tetapi penyimpanan arsipnya dilakukan secara berputar.

Alat ini dapat digerakkan secara berputar sehingga dalam penempatan dan penemuan kembali

arsip tidak banyak memakan tenaga. Alat ini terbuat dari bahan yang kuat, dari logam atau besi,

dan arsip disimpan pada alat ini secara lateral.

21. Sales record: Arsip-arsip yang berhubungan dengan masalah penjualan.

22. Stapler: Alat yang digunakan untuk menyatukan sejumlah kertas.

23. Standarisasi: Penyesuaian bentuk (ukuran, kualitas) dengan pedoman/standar yang telah

ditetapkan.

24. Stopmap folio: Map yang memiliki daun penutup pada setiap sisinya. Daun penutup ini berfungsi

untuk menopang surat yang ada di dalamnya agar tidak jatuh.

25. Tickler file: Alat semacam kotak yang terbuat dari kayu atau besi baja untuk menyimpan arsip

berbentuk kartu atau lembaran yang berukuran kecil, seperti lembar pinjam arsip atau kartu-

kaartu lain yang memiliki jatuh tempo.

26. Roll O'Pack: Lemari arsip dengan penggerak mekanik dan index sistem. Memudahkan dalam

penyimpanan, pencarian dan penghematan ruang. Efektif digunakan untuk perusahaan yang

memiliki arsip berjumlah sangat banyak.

27. Kartu Tunjuk Silang Adalah alat bantu dalam menemukan arsip selain dengan kartu indeks.

Digunakan untuk arsip yang mempunyai lebih dari satu judul/caption/nama; dan jika arsip/surat

yang disimpan memiliki lapiran dokumen lain yang disimpan di tempat berbeda. Istilah-istilah di

atas akan selalu kamu jumpai di dalam kegiatan kearsipan. Beberapa alat seperti perforator

pasti sudah kalian kenal sebelumnya dengan nama pembolong kertas, dan perforator adalah

nama yang benar untuk alat tersebut.

7

BAB I

PENDAHUALUAN

A. Deskripsi

odul ini berjudul Pengertian, Ruang Lingkup, dan Tujuan Pengelolaan

Kearsipan yang berisikan mengenai pembahasan pengelolaan Kearsipan.

Kearsipan merupakan surat yang bersifat kedinasan. Memiliki beberapa

jenis seperti surat dinas, surat undangan dinas, dan surat perjalanan dinas. Surat Dinas

juga dapat diartikan sebagai surat yang dikeluarkan oleh pejabat atau yang mewakili

suatu badan/lembaga, baik pemerintah maupun swasta.

Setelah mempelajari modul ini, diharapkan memahami mengenai Cara Membuat Surat

Dinas, sehingga sebagai siswa Sekolah Menengah Kejuruan (SMK) Jurusan Administrasi

Perkantoran dapat bertambah wawasan tentang pengertian dan fungsi dari surat dinas,

susunan dari surat dinas serta beberapa contoh dari surat dinas.

M

8

B. Prasarat

Sebelum mempelajari modul ini, Anda harus memiliki cadangan referensi lain untuk

dapat membandingkan materi pada modul dan referensi yang anda miliki. Dengan kata lain,

Anda mampu dengan mudah mengetahui dan memahami materi dalam modul saat anda merasa

kesulitan untuk memahaminya, seperti terlihat pada peta kedudukan modul dengan menunjukkan

alat bukti yang otentik.

9

C. Petunjuk Penggunaan Modul

1. Petunjuk umum

a. Bacalah bahan ajar dengan seksama terutama bagian instruksi.

b. Pahami tujuan Anda mempelajari bahan ajar, sasaran yang diharapkan, tingkat

penguasaan yang diharapkan serta waktu yang ditargetkan.

c. Kerjakan tugas dan latihan yang terdapat di dalamnya dengan jujur.

d. Laporkan kemajuan Anda kepada guru sebelum Anda melanjutkan ke bahan ajar

selanjutnya.

2. Anda diperbolehkan bertanya kepada guru jika dianggap perlu.

3. Usahakan menyelesaikan setiap bahan ajar lebih cepat dari waktu yang ditetapkan.

4. Jika terdapat bagian yang belum Anda pahami, cobalah terlebih dahulu mendiskusikan

dengan teman yang sedang mengerjakan bagian yang sama, sebelum Anda bertanya

kepada guru. Apabila diperlukan, Anda dapat berusaha mencari tahu jawabannya pada

sumber lain.

5. Tingkat pemahaman minimal yang diharapkan sebesar 75%, jika tingkat penguasaan

Anda kurang dari 75%, pelajari materi atau bagian dari bahan ajar yang belum Anda

kuasai atau mintalah saran dari guru. Ikuti ketentuan yang berlaku dalam setiap bahan

ajar sebelum Anda melanjutkan ke bagian lain atau ke bahan ajar berikutnya.

Peran Pendidik:

1. Pendidik harus menguasai sepenuhnya isi bahan ajar dan mempunyai daftar bagian bahan

ajar yang mungkin sulit bagi peserta didik dan mempersiapkan penjelasan atau jawaban

yang diperlukan.

2. Pendidik harus mempunyai catatan posisi dan kemajuan setiap peserta didik dan

sekaligus memikirkan sumber informasi lain yang dapat disarankan kepada peserta didik.

3. Pendidik hendaknya dapat meningkatkan motivasi peserta didik setiap saat.

10

4. Sebelum memberikan verifikasi keberhasilan peserta didik, pendidik harus mengevaluasi

keberhasilan peserta didik dengan memberikan pertanyaan atau test yang telah

dipersiapkan terlebih dahulu.

5. Bahan ajar yang digunakan oleh peserta didik harus dimulai secara berurutan.

1. Tujuan Akhir

2. Kompetensi

3. Cek kemampuaan

11

BAB II

PEMBELAJARAN

A. Rencana Belajar Peserta Didik

B. Kegiatan Belajar

1. Kegiatan Belajar 1 : Pengertian Kearsipan

a. Tujuan Kegiatan Pembelajaran

Setelah menyelesaikan kegiatan pembelajaran pengertian kearsipan ini Anda

diharapkan dapat:

1. Mengetahui apa pengertian kearsipan.

2. Dapat menjelaskan apa itu kearsipan menurut pendapat individu

b. Uraian Materi

Dari sudut pandang kebahasan, arsip termasuk kategori “kata benda”.

Secara harfiah, arsip adalah dokumen tertulis yang mempunyai nilai historis,

disimpan dan dipelihara di tempat khusus untuk referensi.(KBBI, 2008).

Dalam Undang- Undang No. 43 tahun 2009 tentang Kearsipan,

dikatakan bahwa arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai

bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan

komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga Negara, pemerintah

daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi

kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan

bermasyarakat, berbangsa dan bernegara (pasal 1 ayat 2).

Sementara itu dalam Permendagri Nomor 39 tahun 2005 tentang

pedoman tata kearsipan didaerah dikatakan bahwa arsip adalah naskah dinas

yang dibuat dan diterima pimpinan unit kerja didaerah dalam bentuk corak

apapun baik dalam keadaan tunggal maupun kelompok, dalam rangka

pelaksanaan kegiatan pemerintahan (pasal 1 ayat 1).

Berdasarkan beberapa pengertian diatas, secara garis besar arsip dapat

didefinisikan secara luas, seperti dalam Undang- Undang Nomor 43 tahun

2009 tentang Kearsipan, tetapi juga dapat didefinisikan secara sempit, seperti

12

diatur dengan Permendagri Nomor 39 tahun 2005 tentang Pedoman Tata

Kearsipan di Daerah. Dalam kaitan dengan fungsi kearsipan di daerah, maka

paling tidak, berarti bahwa prioritas utama yang harus dilakukan adalah

mengelola naskah dinas yang dibuat dan diterima oleh setiap unit kerja,

sedangkan prioritas berikutnya adalah mengelola setiap rekaman kegiatan atau

peristiwa yang terjadi di lingkungann pemerintahan maupun organisasi dan

lembaga lainnya.

Kearsipan adalah kata jadian yang berasal dari awalan ked an kata

dasar arsip. Dari segi kebahasan, maka kearsipan diartikan sebagai segala

sesuatu mengenai arsip: dokumentasi yang lengkap bergantung pada arsip

yang baik (KBBI, 2008. Dalam Undang- Undang Nomor 43 tahun 2009

tentang Kearsipan dikatakan bahwa kearsipan adalah hal- hal yang berkenaan

dengan arsip (pasal 1 ayat 1).

Menurut Drs. E. Martono kearsipan adalah pengaturan dan

penyimpanan warkat atau record atas dasar sistem tertentu serta dengan

prosedur tertentu yang sistematis sehingga apabila sewaktu waktu diperlukan

maka dapat ditemukankembali dalalm waktu singkat. Sedangkan Menurut R.

Soeharto, kearsipan adalah aktivitas penerimaan,pencatatan, penyimpanan,

penggunaan, pemeliharaan, penyusutan, dan pemusnahan arsip.

c. Rangkuman

1. Secara harfiah, arsip adalah dokumen tertulis yang mempunyai nilai

historis, disimpan dan dipelihara di tempat khusus untuk referensi.(KBBI,

2008).

2. Undang- Undang No. 43 tahun 2009 mengatakan bahwa arsip adalah

rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai

dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi.

3. Permendagri Nomor 39 tahun 2005 tentang pedoman tata kearsipan

didaerah dikatakan bahwa arsip adalah naskah dinas yang dibuat dan

diterima pimpinan unit kerja didaerah dalam bentuk corak apapun baik

dalam keadaan tunggal maupun kelompok.

13

d. Tugas

Jawablah pertanyaan-pertanyaan berikut dengan singkat dan tepat!

1. Jelaskan apa yang dimaksut kearsipan menurut Undang- Undang Nomor

39 tahun 2005!

2. Jelaskan perbedaan konsep tentang arsip menurut Undang- Undang

Nomor 43 tahun 2009 dan Permendagri Nomor 39 tahun 2005!

3. Jelaskan secara singkat menurut anda apa itu kearsipan!

2. Kegiatan Belajar 2 : Ruang Lingkup Kearsipan

a. Tujuan Kegiatan Pembelajaran

Setelah menyelesaikan kegiatan pembelajaran ruang lingkup kearsipan ini

Anda diharapkan dapat:

1. Mengetahui apa saja ruang lingkup kearsipan.

2. Dapat menilai penggunaan arsip melalui rumus.

b. Uraian Materi

Ruang lingkup kegiatan kegiatan kearsipan adalah:

1. Penerimaan, meliputi: pembacaan, penyortiran, dan pengelompokkan.

2. Pencatatan, meliputi: pencatatan dan pendataaan dengan menggunakan

perangkat seperti buku agenda, lembar disposisi, dll.

3. Penyimpanan, meliputi: pengelompokan sesuai pola klasifikasi

menyimpan berkas dan tempat penyimpanan serta melakukan penataan di

tempat penyimpanan.

4. Perawatan, meliputi: menyusuun jadwal dan merencanakan bahan

perawatan.

5. Penggunaan/pelayanan, meliputi: menyusun tata tertib dan

menyiapkan serta perangkat pelayanan. Pelayanan terhadap peminjaman

arsip, Lokasi pelayanan dan perangkat pelayanan.

6. Penyusutan dan Pemusnahan, meliputi: menyusun retensi arsip, menilai

penggunaan arsip, membentuk panitia, membuat usulan, melakukan

penyiangan dan pelaksanaan penyusutan lalu pemusnahan arsip.

Istilah

- Retensi arsip: jangka waktu penahanan sesuai dengan fungsinya.

- Menilai Penggunaan arsip, rumusnya:

AP = ∑ PERMINTAAN × 100 % ∑ TERSIMPAN

14

Jika kurang dari 15 % maka sebaiknya disusutkan atau dimusnahkan.

- Membentuk panitia: jika diperlukan unutuk representative

- Membuat usulan: membuat permohonan untuk penyusutan, menunggu

jawaban .

- Melakukan penyiangan: melakukan pencabutan terhadap arsip yang

disimpan untuk disusutkan/dimusnahkan.

- Pelaksanaan penyustutan dan pemusnahan: setiap tahap ini dilakukan

maka panitia harus membuat berita acara.

c. Rangkuman

1. Kegiatan- kegiatan kearsipan antara lain:

a. Penerimaan

b. Pencatatan

c. Penyimpanan

d. Perawatan

e. Penggunaan/ pelayanan

f. Penyusutan dan pemusnahan

2. Menilai Penggunaan arsip, rumusnya:

AP = ∑ PERMINTAAN × 100 % ∑ TERSIMPAN

Jika kurang dari 15 % maka sebaiknya disusutkan atau dimusnahkan

d. Tugas

Jawablah pertanyaan-pertanyaan berikut dengan singkat dan tepat!

1. Sebutkan dan jelaskan kegiatan apa saja dalam melakukan kearsipan!

2. Jelaskan bagaimana tata cara penyusutan/ pemusnahan arsip!

3. Kegiatan Belajar 3 : Tujuan Pengelolaan Kearsipan

a. Tujuan Kegiatan Pembelajaran

Setelah menyelesaikan kegiatan pembelajaran tujuan pengelolaan kearsipan

ini Anda diharapkan dapat:

1. Mengetahui apa saja tujuan dalam pengelolaan kearsipan.

2. Mengetahui tujuan arsip statis dan dinamis.

15

b. Uraian Materi

Pengelolaan arsip statis adalah proses pengendalian arsip statis secara

efisien, efektif, dan sistematis meliputi akuisisi, pengolahan, preservasi,

pemanfaatan, pendayagunaan, dan pelayanan publik dalam suatu sistem

kearsipan nasional. Tujuan Pengelolaan arsip statis dilaksanakan untuk

menjamin keselamatan arsip sebagai pertanggungjawaban nasional bagi

kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.

Pengolahan Arsip Statis

a. Pengolahan arsip statis dilaksanakan berdasarkan asas asal usul dan asas

aturan asli.

b. Pengolahan arsip statis berdasarkan standar deskripsi arsip statis.

c. Preservasi Arsip Statis

Preservasi arsip statis dilakukan untuk menjamin keselamatan dan

kelestarian arsip statis.

d. Preservasi arsip statis dilakukan secara preventif dan kuratif.

Akses Arsip Statis

e. Lembaga kearsipan wajib menjamin kemudahan akses arsip statis

kepentingan pengguna arsip.

f. Akses arsip statis dilakukan untuk kepentingan pemanfaatan,

pendayagunaan, dan pelayanan publik dengan memperhatikan prinsip

keutuhan, keamanan, dan keselamatan arsip.

g. Akses arsip statis didasarkan pada sifat keterbukaan dan ketertutupan

sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan.

h. Lembaga kearsipan melaksanakan pelayanan berdasarkan norma, standar,

prosedur, dan kriteria pelayanan yang ditetapkan oleh ANRI serta

menyediakan fasilitas untuk kepentingan akses sesuai dengan ketentuan

peraturan perundang-undangan.

Arsip dinamis adalah arsip yang digunakan secara langsung dalam

kegiatan pencipta arsip dan disimpan selama jangka waktu tertentu (UU

Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan). Pengelolaan arsip dinamis adalah

proses pengendalian arsip dinamis secara efisien, efektif, dan sistematis

meliputi penciptaan, penggunaan dan pemeliharaan, serta penyusutan arsip

Tujuan Pengelolaan arsip dinamis untuk menjamin ketersediaan arsip

dalam penyelenggaraan kegiatan sebagai bahan akuntabilitas kinerja dan alat

bukti yang sah.

Pengelolaan arsip dinamis meliputi:

a. penciptaan arsip

16

b. penggunaan dan pemeliharaan arsip

c. penyusutan arsip.

c. Rangkuman

1. Tujuan Pengelolaan arsip statis dilaksanakan untuk menjamin keselamatan

arsip sebagai pertanggungjawaban nasional bagi kehidupan bermasyarakat,

berbangsa, dan bernegara.

2. Tujuan Pengelolaan arsip dinamis untuk menjamin ketersediaan arsip

dalam penyelenggaraan kegiatan sebagai bahan akuntabilitas kinerja dan

alat bukti yang sah.

d. Tugas

Jawablah pertanyaan-pertanyaan berikut dengan singkat dan tepat!

1. Sebutkan perbedaan tujuan arsip statis dan dinamis!

2. Apa perbedaan antara arsip statis dengan arsip dinamis?

17

BAB III

EVALUASI

A. Latihan

1. Apakah yang dimaksud dengan Arsip ?

A. Naskah atau data penting yang di simpan

B. Naskah atau data penting yang di amankan

C. Naskah atau data penting yang di simpan juga di amankan

D. Naskah atau data penting yang di biarkan

2. Dalam bentuk apakah arsip tersebut ?

A. Cd

B. Sof File Data

C. Buku

D. Semua Benar

3. Dalam undang – undang No. 43 tahun 2009 tentang KeArsipan dikatakan bahwa arsip

adalah ?

A. Sebuah rekaman peristiwa juga kegiatan dalam bentuk media bentuk media dan

informasi dari pemerintah

B. Sebuah rekaman peristiwa juga kegiatan dalam bentuk media bentuk media dan

informasi dari masyarakat

C. Sebuah rekaman peristiwa juga kegiatan dalam bentuk media bentuk media dan

informasi dari sebuah instansi

D. Semua benar

4. Menurut Drs. E. Martono kearsipan adalah ?

A. pengaturan dan penyimpanan warkat atau record atas dasar instansi tertentu

B. pengaturan dan penyimpanan warkat atau record atas dasar media tertentu

C. pengaturan dan penyimpanan warkat atau record atas dasar sistem tertentu

D. semua benar

5. Menurut R. Soeharto, kearsipan adalah ?

A. aktivitas penerimaan,pencatatan, penyimpanan, penggunaan dan pemeliharaan,

penyusutan

B. aktivitas penerimaan,pencatatan, penyimpanan,pemeliharaan, penyusutan, dan

pemusnahan arsip

C. aktivitas penerimaan,pencatatan, penggunaan, pemeliharaan, penyusutan, dan

pemusnahan arsip

18

D. aktivitas penerimaan,pencatatan, penyimpanan, penggunaan, pemeliharaan,

penyusutan, dan pemusnahan arsip

6. Secara harfiah, arsip adalah dokumen tertulis yang mempunyai nilai historis, disimpan

dan dipelihara di tempat khusus untuk referensi KBBI tahun ?

A. 2005

B. 2006

C. 2007

D. 2008

7. Permendagri Nomor 39 tentang pedoman tata kearsipan didaerah dikatakan bahwa arsip

adalah naskah dinas yang dibuat dan diterima pimpinan unit kerja didaerah dalam bentuk

corak apapun baik dalam keadaan tunggal maupun kelompok dikeluarkan pada tahun ?

A. 2008

B. 2009

C. 2010

D. 2011

8. Ruang lingkup kegiatan kegiatan kearsipan penerimaan adalah ?

A. Penerimaan, meliputi: penyortiran, dan pengelompokkan

B. Penerimaan, meliputi: pembacaan, penyortiran, dan pengelompokkan

C. Penerimaan, meliputi: pembacaan dan pengelompokkan

D. Penerimaan, meliputi: pembacaan dan penyortiran

9. Penyusutan dan Pemusnahan, meliputi ?

A. menyusun retensi arsip, menilai penggunaan arsip, membentuk panitia, dan

pelaksanaan penyusutan lalu pemusnahan arsip

B. menilai penggunaan arsip, membentuk panitia, membuat usulan, melakukan

penyiangan dan pelaksanaan penyusutan lalu pemusnahan arsip

C. menyusun retensi arsip, menilai penggunaan arsip, membentuk panitia, membuat

usulan, melakukan penyiangan dan pelaksanaan penyusutan lalu pemusnahan arsip

D. menyusun retensi arsip, menilai penggunaan arsip, membentuk panitia, membuat

usulan, melakukan penyiangan

10. Kegiatan- kegiatan kearsipan antara lain ?

A. Penerimaan, Pencatatan, Penyimpanan, Perawatan, Penggunaan/ pelayanan, dan

Penyusutan dan pemusnahan

B. Penerimaan, Pencatatan, dan Penyimpanan

C. Penyimpanan, Perawatan, Penggunaan / pelayanan, dan Penyusutan dan pemusnahan

D. Penerimaan, Penggunaan/ pelayanan, dan Penyusutan dan pemusnahan

19

B. Kunci Jawaban

1. D

2. D

3. D

4. C

5. D

6. D

7. B

8. B

9. C

10. A

20

BAB IV

PENUTUP

Setelah menyelesaikan modul ini, Anda berhak untuk mengikuti tes praktik untuk

mengetahui penguasaan Anda terhadap kompetensi yang telah Anda pelajari. Apabila

berdasarkan hasil evaluasi dalam modul ini, Anda dinyatakan memenuhi syarat kelulusan, Anda

berhak untuk melanjutkan ke topik/modul berikutnya. Mintalah kepada guru/instruktur untuk

melakukan uji kompetensi dengan sistem penilaian yang dilakukan langsung oleh pihak dunia

industri atau asosiasi profesi yang berkompeten apabila Anda telah menyelesaikan kompetensi

tertentu. Apabila Anda telah menyelesaikan seluruh evaluasi dari setiap modul, hasil yang

berupa nilai dari guru/instruktur atau berupa portofolio dapat dijadikan sebagai bahan verifikasi

oleh pihak industri atau asosiasi profesi. Selanjutnya, hasil tersebut dapat dijadikan sebagai

penentu pemenuhan standar kompetensi tertentu dan apabila memenuhi syarat, Anda berhak

mendapatkan sertifikat kompetensi yang dikeluarkan oleh dunia usaha dan industri atau asosiasi

profesi di bidang administrasi bisnis.

21

DAFTAR PUSTAKA

Bartos, Basir. 2003. Manajemen Kearsipan. Jakarta: BUmi Aksara.

Bhavati, Anugerah. Pengertian Arsip dan Kearsipan. (Online),

(http://www.anugerahdino.com/2014/10/pengertian-arsip-dan-kearsipan.html)

Diakses pada 27 November 2017.

Noviatin, Titin. Makalah Kearsipan. (Online),

(http://makalahkearsipan.blogspot.co.id/) Diakses pada 27 Nvemver 2017.

Sutarni Tati, dkk .2011. Administrasi Perkantoran. Bandung : HUP

Zulkifli Amsyah, 2003.Manajemen Kearsipan. Jakarta: Gramedua Pustaka Utama.