PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS AKTIF DI DINAS

KEARSIPAN DAN PERPUSTAKAAN KOTA DEPOK

Skripsi

Diajukan untuk Memenuhi Persyaratan Memperoleh

Gelar Sarjana Ilmu Perpustakaan (S.IP)

Oleh:

JODY OKTOVIANDA TARIGAN

NIM: 11140251000053

PROGRAM STUDI ILMU PERPUSTAKAAN

FAKULTAS ADAB DAN HUMANIORA

UNIVERSITAS ISLAM NEGERI SYARIF HIDAYATULLAH

JAKARTA 1440H / 2019M

i

LEMBAR PENGESAHAN

PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS AKTIF DI DINAS KEARSIPAN DAN

PERPUSTAKAAN KOTA DEPOK

Skripsi

Diajukan Untuk Memenuhi Persyaratan

Memperoleh Gelar Sarjana Ilmu Perpustakaan (S.IP)

Oleh:

Jody Oktovianda Tarigan

NIM: 11140251000053

Di Bawah Bimbingan

Lili Sudria Wenny, M.Hum

NIDN: 2017097902

PROGRAM STUDI ILMU PERPUSTAKAAN

FAKULTAS ADAB DAN HUMANIORA

UNIVERSITAS ISLAM NEGERI SYARIF HIDAYATULLAH

JAKARTA 1440H / 2018M

ii

SURAT PERNYATAAN

Saya yang bertanda tangan di bawah ini:

Nama Mahasiswa : Jody Oktovianda Tarigan

NIM : 11140251000053

Program Studi : Ilmu Perpustakaan

Dengan ini menyatakan bahwa skripsi ini yang berjudul “Pengelolaan Arsip

Dinamis Aktif di Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Kota Depok” adalah hasil

karya sendiri yang merupakan hasil penelitian, pengolahan dan analisis saya sendiri

serta bukan merupakan replikasi maupun saduran dari hasil karya atau hasil

penelitian orang lain.

Apabila terbukti skripsi ini merupakan plagiat atau replikasi maka skripsi dianggap

gugur dan harus melakukan penelitian ulang untuk menyusun skripsi baru dan

kelulusan serta gelarnya dibatalkan.

Demikian pernyataan ini dibuat dengan segala akibat yang timbul di kemudian hari

menjadi tanggung jawab saya.

iii

LEMBAR PENGESAHAN UJIAN SKRIPSI

Nama : Jody Oktovianda Tarigan

NIM : 11140251000053

Judul Skripsi : Pengelolaan Arsip Dinamis Aktif di Dinas Kearsipan dan

Perpustakaan Kota Depok

Ujian Skripsi: 09 Januari 2019

Skripsi tersebut telah diperbaiki sesuai saran dan komentar Tim Penguji sebagai

syarat untuk memperoleh gelar Sarjana Strata 1 (S1) pada Program Studi Ilmu

Perpustakaan Fakultas Adab dan Humaniora UIN Syarif Hidayatullah Jakarta.

Jakarta, 09 Januari 2019

Tanda tangan Tanggal

iv

ABSTRAK

Jody Oktovianda Tarigan (NIM: 11140251000053). Pengelolaan Arsip Dinamis

Aktif di Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Kota Depok. Di bawah

bimbingan Lili Sudria Wenny, M.Hum Program Studi Ilmu Perpustakaan

Fakultas Adab dan Humaniora Universitas Islam Negeri Syarif

Hidayatullah Jakarta, 2018.

Tujuan Penelitian ini adalah untuk mengetahui pengelolaan arsip dinamis aktif di

Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Kota Depok yang meliputi, pengurusan surat

masuk dan surat keluar, penggunaan arsip, sistem penyimpanan arsip, pemeliharaan

arsip, dan penyusutan arsip, serta mengetahui kendala yang dihadapi dan upaya yang

telah dilakukan dalam mengatasi kendala dalam pengelolaan arsip dinamis aktif di

Diskarpus Depok. Jenis penelitian ini adalah deskriptif dengan pendekatan kualitatif.

Teknik yang digunakan untuk pengumpulan data adalah wawancara dan observasi,

studi pustaka dan dokumentasi. Sedangkan teknik analisis data yang digunakan

adalah reduksi data, penyajian data dan penarikan kesimpulan. Hasil penelitian

menunjukkan bahwa dalam pengelolaan arsip dinamis aktif di Diskarpus Depok,

tahapan peminjaman arsip dinamis aktif di Diskarpus Depok belum sesuai dengan

teori peminjaman arsip. Fasilitas yang terdapat di Diskarpus Depok juga masih

kurang memadai, bahkan unit pengolah Diskarpus Depok belum memiliki ruang

penyimpanan khusus arsip dinamis. Juga terdapat kendala dalam pengelolaan arsip

dinamis aktif, seperti kurangnya SDM arsiparis, yang menyebabkan pengelolaan

arsip dinamis aktif menjadi kurang maksimal dan terjadi kendala dalam penemuan

kembali arsip dinamis aktif. Upaya yang telah dilakukan oleh Diskarpus Depok

dalam mengatasi kendala yang terjadi dalam pengelolaan arsip dinamis aktif adalah

dengan melakukan perencanaan penganggaran untuk kegiatan pengadaan sarana dan

prasarana kearsipan.

Kata kunci: pengelolaan arsip, arsip dinamis aktif, Dinas Kearsipan dan

Perpustakaan Kota Depok.

v

KATA PENGANTAR

Bismillahirahmanirrahim

Alhamdulillahi robbil’alamin, segala puji dan syukur penulis panjatkan atas

kehadirat Allah Subhanahu wa Ta’ala yang telah melimpahkan rahmat dan hidayah-

Nya sehingga penulis dapat menyelesaikan skripsi yang berjudul “Pengelolaan Arsip

Dinamis Aktif di Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Kota Depok”.

Penulis menyadari bahwa penulisan skripsi ini tidak akan selesai tanpa

dukungan dari berbagai pihak yang terus membantu baik secara langsung maupun

yang memberikan doa serta semangat kepada penulis. Untuk itu pada kesempatan ini

penulis ucapkan banyak terimakasih kepada:

1. Prof. Dr. Hj. Amany Burhanuddin Lubis, Lc, MA selaku Rektor Universitas

Islam Negeri Syarif Hidayatullah Jakarta.

2. Prof. Dr. Sukron Kamil, M.Ag selaku Dekan Fakultas Adab dan Humaniora

Universitas Islam Negeri Syarif Hidayatullah Jakarta.

3. Bapak Pungki Purnomo, MLIS, selaku Ketua Program Studi Ilmu

Perpustakaan Fakultas Adab dan Humaniora Universitas Islam Negeri Syarif

Hidayatullah Jakarta.

4. Bapak Mukmin Suprayogi, M.Si, selaku Sekretaris Program Studi Ilmu

Perpustakaan Fakultas Adab dan Humaniora Universitas Islam Negeri Syarif

Hidayatullah Jakarta dan selaku Dosen Pembimbing Akademik yang telah

memberikan pengarahan serta masukan atas penelitian yang peneliti lakukan.

5. Ibu Lili Sudria Wenny, M.Hum selaku Dosen Pembimbing yang telah

meluangkan waktu, pikiran, serta tenaga dalam membantu peneliti

menyelesaikan skripsi ini.

6. Seluruh Bapak/Ibu dosen Program Studi Ilmu Perpustakaan Fakultas Adab

dan Humaniora UIN Syarif Hidayatullah Jakarta yang telah memberikan ilmu

pengetahuan, pengalaman, dan wawasan yang sangat bermanfaat bagi

peneliti nantinya.

vi

7. Kepada informan yang telah bersedia diwawancarai dan membagi waktu,

tenaga, dan informasi dalam membantu penelitian ini. Ibu Afidhah Siti

Kurnia, dan Ibu Rizki Anggun.

8. Teramat istimewa kepada Bapak Daniel Tarigan dan Ibu Ani Santi yang

merupakan kedua orang tua penulis yang telah memberikan semangat, doa,

motivasi, dan tidak pernah merasa Lelah untuk terus mendidik dan

membimbing penulis hingga bisa sampai saat ini.

9. Tommy Kusuma Wijaya dan Yulio Febrian Tarigan yang merupakan kakak

dan adik dari penulis yang telah memberikan dukungan dan perhatian kepada

penulis.

10. Para sahabat KOTHOR (Kosan Thoriq), Thoriq, Wahyu, Riko, Raha, Iksan,

Adi, Faikar, Hanif, Asef, dan Indra. Terimakasih telah memberikan

semangat, saran, motivasi, serta pelajaran hidup kepada penulis sehingga bisa

menyelesaikan penulisan skripsi ini. Serta sahabat Kosan Maul, Maulana,

Dendra, Alfian, terimakasih telah memberikan semangat dan saran serta

menyediakan tempat untuk penulis beristirahat.

11. Teman-teman seperjuangan Ilmu Perpustakaan angkatan 2014, khususnya IP

B 2014, yang telah menemani peneliti selama 4 tahun di bangku kuliah dan

telah memberikan semangat, saran serta motivasi kepada peneliti saat

penyusunan skripsi ini.

Penulis menyadari bahwa skripsi ini masih memiliki banyak keterbatasan dan

kekurangan. Maka sudah sepantasnya skripsi ini butuh masukan berupa kritik dan

saran yang membangun. Dengan demikian, diharapkan skripsi ini dapat mendekati

kesempurnaan itu sendiri. Akhir kata, dalam bentuk sekecil apapun, penulis berharap

semoga skripsi ini dapat bermanfaat bagi penulis dan pembaca.

Jakarta, 09 Januari 2019

Penulis

vii

DAFTAR ISI

LEMBAR PENGESAHAN ........................................................................................ i

SURAT PERNYATAAN ........................................................................................... ii

LEMBAR PENGESAHAN UJIAN SKRIPSI ........................................................ iii

ABSTRAK ................................................................................................................. iv

KATA PENGANTAR ................................................................................................ v

DAFTAR ISI ............................................................................................................. vii

DAFTAR TABEL ..................................................................................................... ix

DAFTAR GAMBAR .................................................................................................. x

BAB I PENDAHULUAN ........................................................................................... 1

A. Latar Belakang Masalah.................................................................................... 1

B. Batasan dan Rumusan Masalah......................................................................... 6

C. Tujuan dan Manfaat Penelitian ......................................................................... 6

D. Definisi Istilah ................................................................................................... 7

E. Sistematika Penulisan ....................................................................................... 8

BAB II TINJAUAN LITERATUR ......................................................................... 10

A. Pengertian Pengelolaan ................................................................................... 10

B. Pengertian Arsip .............................................................................................. 11

C. Fungsi Arsip .................................................................................................... 12

1. Arsip sebagai sumber ingatan atau memori ................................................ 13

2. Sebagai bahan pengambilan keputusan ....................................................... 13

3. Sebagai bukti atau legalitas ......................................................................... 13

4. Sebagai rujukan historis .............................................................................. 13

D. Kegunaan Arsip .............................................................................................. 14

E. Jenis-jenis Arsip .............................................................................................. 15

1. Jenis-jenis arsip menurut penggunaan dan kepentingannya: ...................... 15

2. Jenis-jenis arsip menurut sudut pandang hukum dan perundang-undangan16

3. Jenis-jenis arsip berdasarkan fungsinya ...................................................... 16

F. Pengertian Arsip Dinamis Aktif ...................................................................... 17

G. Pengelolaan Arsip Dinamis Aktif ................................................................... 18

1. Penciptaan Arsip Dinamis ........................................................................... 19

2. Penggunaan Arsip Dinamis Aktif ............................................................... 31

3. Pemeliharaan Arsip Dinamis Aktif ............................................................. 38

4. Penyusutan Arsip Dinamis Aktif ................................................................. 43

BAB III METODE PENELITIAN ......................................................................... 51

A. Jenis dan Pendekatan Penelitian ..................................................................... 51

B. Kriteria Informan ............................................................................................ 51

C. Teknik Pengumpulan Data .............................................................................. 52

viii

D. Teknik Analisis Data ....................................................................................... 54

E. Tempat dan Jadwal Penelitian......................................................................... 55

BAB IV HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN ....................................... 57

A. Profil Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Kota Depok .................................. 57

1. Sejarah Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Kota Depok ............................ 57

2. Visi dan Misi Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Kota Depok .................. 58

3. Struktur Organisasi Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Kota Depok ......... 59

4. Jam Kerja Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Kota Depok........................ 60

B. Hasil Penelitian ............................................................................................... 60

1. Pengelolaan Arsip Dinamis Aktif di Dinas Kearsipan dan Perpustakaan

Kota Depok ......................................................................................................... 60

2. Kendala dan Upaya dalam Mengelola Arsip Dinamis Aktif di Dinas

Kearsipan dan Perpustakaan Kota Depok........................................................... 75

C. Pembahasan ..................................................................................................... 79

1. Pengelolaan Arsip Dinamis Aktif di Dinas Kearsipan dan Perpustakaan

Kota Depok ......................................................................................................... 79

2. Kendala dan Upaya dalam Mengelola Arsip Dinamis Aktif di Dinas

Kearsipan dan Perpustakaan Kota Depok........................................................... 87

BAB V PENUTUP .................................................................................................... 90

A. Kesimpulan ..................................................................................................... 90

B. Saran ............................................................................................................... 91

DAFTAR PUSTAKA ............................................................................................... 92

LAMPIRAN-LAMPIRAN

BIODATA PENULIS

ix

DAFTAR TABEL

Tabel 2.1: Jadwal Retensi Arsip Dinamis .................................................................. 47

Tabel 3.1: Profil Informan ......................................................................................... 52

Tabel 4.1: Jam Kerja Diskarpus Depok ..................................................................... 60

x

DAFTAR GAMBAR

Gambar 2. 1: Penyimpanan Arsip Aktif..................................................................... 40

Gambar 4. 1: Struktur Organisasi Diskarpus Depok.................................................. 59

Gambar 4. 2: Flowchart surat masuk ......................................................................... 62

Gambar 4. 3: Flowchart surat keluar ......................................................................... 64

1

BAB I

PENDAHULUAN

A. Latar Belakang Masalah

Pada era globalisasi saat ini, perkembangan informasi dan teknologi menjadi

sangat pesat, informasi menjadi hal yang sangat esensial bagi setiap organisasi,

baik pemerintah maupun swasta. Karena setiap kegiatan organisasi pada

dasarnya membutuhkan informasi untuk mendukung proses kerja dan

implementasi fungsi manajemen. Berbagai bentuk dokumen dan media telah

tercipta untuk kemudahan dalam menyimpan, mencari dan menyebarkan

informasi. Begitu juga dengan kumpulan informasi yang disebut dengan arsip.

Dalam setiap kegiatan organisasi, baik pemerintah maupun swasta akan

menghasilkan arsip.

Arsip adalah segala bentuk naskah yang menyimpan segala macam

informasi/fakta yang relevan bagi organisasi, dan diputuskan untuk disimpan

karena memungkinkan di masa yang akan datang arsip masih akan dibutuhkan.1

Arsip merupakan bukti kegiatan dari organisasi dan juga merupakan sebuah

ingatan organisasi yang bersangkutan. Jika pengelolaan arsip suatu organisasi

kurang baik, akan berakibat buruk terhadap kualitas atau reputasi dari organisasi

tersebut, dan tentunya organisasi tersebut akan mengalami hambatan dalam

mencapai tujuan.

Menurut Undang-Undang RI Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan Pasal

1 ayat 2, disebutkan bahwa arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam

1

Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah Provinsi Daerah Khusus Ibukota Jakarta, Pedoman

Pengelolaan Dan Penataan Arsip (Jakarta: BPAD Provinsi Ibukota Jakarta, 2011), h. 9.

2

berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan

komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintah daerah,

dan lembaga Pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi

kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat,

berbangsa dan bernegara.

Sebagai endapan informasi kegiatan administrasi dan manajemen, seiring

dengan fungsi organisasi yang makin kompleks, arsip pun akan semakin tumbuh

dan berkembang, akibatnya arsip akan bertambah dan semakin menumpuk tidak

terkendali.2 Oleh karena itu pengelolaan arsip sangat dibutuhkan, pengelolaan

arsip yang dilaksanakan dengan baik dan sistematis mulai dari penciptaan arsip,

penggunaan arsip, pemeliharaan arsip, hingga penyusutan arsip, tahap-tahap ini

disebut dengan lingkar hidup suatu arsip.

Agar suatu organisasi dapat memberikan data dan informasi yang baik,

lengkap, dan akurat maka diperlukan pengelolaan arsip yang baik dan teratur

sesuai dengan ketentuan-ketentuan yang telah ditetapkan oleh pemerintah,

namun hal ini terkadang diabaikan, bidang kearsipan belum mendapat perhatian

yang baik dengan berbagai alasan seperti terbatasnya peralatan dan kurangnya

SDM, demi lancarnya sebuah pengelolaan arsip, maka perlu ditunjang oleh

faktor-faktor kearsipan seperti pegawai arsip yang cakap dan profesional serta

peralatan yang memadai, dengan demikian maka pengelolaan arsip dapat

terlaksana dengan cepat dan tepat.

Arsip dinamis adalah salah satu jenis arsip, arsip dinamis merupakan arsip

yang masih digunakan dalam kegiatan sehari-hari suatu organisasi. Dalam

2 Mustari Irawan, “Manajemen Arsip Dinamis: Suatu Pendekatan Kearsipan” (Suara Badar, 2001),

https://dokumen.tips/documents/manajemen-arsip-dinamis-suatu-pendekatan-kearsipanpdf-

562e62c7c7ffd.html.

3

konteks Anglo-Saxon arsip dinamis adalah arsip yang masih digunakan untuk

perencanaan, pengambilan keputusan, pengawasan dan keperluan lain. Arsip

dinamis mengandung informasi tentang tugas, garis haluan, keputusan, prosedur,

operasi dan aktivitas sebuah instansi, lembaga, Yayasan, departemen, perusahaan

swasta, dan perorangan.3 Dalam Undang-Undang Nomor 7 tahun 1971 tentang

ketentuan pokok kearsipan memberikan rumusan tentang arsip dinamis bahwa

arsip dinamis adalah arsip yang dipergunakan secara langsung dalam

perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada

umumnya atau dipergunakan langsung dalam penyelenggaraan administrasi

negara.4

Arsip dinamis dilihat dari tingkat dan lingkup kepentingan dan kegunaannya

dapat dibedakan menjadi arsip dinamis aktif dan arsip dinamis inaktif. Arsip

dinamis aktif, merupakan arsip dinamis yang masih berada dalam proses

penyelesaian sehingga masih sering digunakan. Sedangkan arsip dinamis inaktif

merupakan arsip dinamis yang sudah selesai diproses tetapi terkadang masih

digunakan.5 Seiring dengan kegiatan adiminstrasi, maka arsip dinamis akan terus

tercipta dan berkembang. Untuk mengendalikan perkembangan arsip dinamis,

maka sebuah organisasi harus melakukan manajemen atau pengelolaan arsip

dinamis. Menurut ISO 15489-2 di dalam National Standards Authority of Ireland

Glasnevin, ada delapan proses pengelolaan arsip dinamis yaitu: Menangkap

(termasuk arsip yang dibuat dan diterima oleh organisasi), registrasi, klasifikasi,

3 Sulistyo-Basuki, Pengantar Kearsipan (Tangerang: Universitas Terbuka, 1996), h. 44.

4 Arsip Nasional Republik Indonesia, “Peraturan Kepala Arsip Nasional RI Nomor 7 Tahun 1971

Tentang Ketentuan Pokok Kearsipan,” Pub. L. No. 7 (1971). 5 Boedi Martono, Arsip Korespodensi (Jakarta: Pustaka Sinar Harapan, 1997), h. 25.

4

akses dan kemanan klasifikasi, identifikasi dari status disposisi, penyimpanan,

penggunaan dan pelacakan, dan implementasi disposisi.6

Pengelolaan arsip dinamis di dalam buku pedoman arsip dinamis Universitas

Negeri Semarang meliputi, penciptaan, penggunaan, pemeliharaan, penyusutan

serta program arsip vital dan arsip terjaga lainnya. Kehadiran arsip dinamis

sangat penting dalam setiap aktifitas yang dilakukan manusia, terlebih pada

orang-orang yang berkecimpung dalam keorganisasian. Arsip dinamis itu tercipta

sebagai akibat dari kegiatan yang dilakukan oleh organisasi, maka arsip dinamis

itu harus disimpan sebagai bukti ingatan untuk dipergunakan organisasi dalam

berbagai kegiatan.7

Suatu sistem penyimpanan arsip dapat dikatakan baik jika arsip yang

diinginkan mudah untuk ditemukan secara cepat dan tepat, oleh karena itu

pengelolaan arsip yang efektif dan sistematis sangat diperlukan, karena sistem

penyimpanan arsip sangat berkaitan dengan kegiatan pengelolaan arsip dan

penemuan kembali.

Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Kota Depok merupakan salah satu

instansi pemerintah. Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Kota Depok berdiri pada

tahun 2008 dan pada tahun 2015 memiliki gedung baru yang diresmikan oleh

Walikota Depok saat itu Nur Mahmudi Ismail dan telah dibuka untuk umum,

gedung Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Kota Depok terdiri dari tiga lantai

yang terletak di kompleks balaikota Depok. Sebagai instansi pemerintah yang

berfungsi sebagai pusat informasi kota Depok dan bertugas melayani

6

National Standards Authority of Ireland Glasnevin, Information and Documentation Records

Management Part 2: Guidelines (NSAI, 2014), h. 13-14. 7 Boedi Martono, Penyusutan Dan Pengamanan Arsip Vital Dalam Manajemen Kearsipan (Jakarta:

Pustaka Sinar Harapan, 1994), h. 15.

5

kepentingan umum dituntut untuk dapat menyelesaikan pekerjaan dengan cepat,

tepat dan akurat. Dengan pengelolaan arsip yang tepat maka akan tercipta suatu

mekanisme kearsipan dengan baik, mulai dari penciptaannya, penerimaan,

penyimpanan, pengaksesan, pemeliharaan sampai penyusutannya. Sehingga

tercipta sebuah pelayanan arsip yang optimal. Untuk mewujudkan hal tersebut

dibutuhkan semangat kerja dan kedisiplinan yang tinggi oleh para pegawai,

fasilitas dan tempat penyimpanan arsip yang memadai, penataan arsip yang baik

dan sistem kerja yang efisien.

Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Kota Depok memiliki visi terwujudnya

pelayanan di bidang kearsipan dan perpustakaan yang edukatif, rekreatif dan

prospektif dan salah satu misinya yaitu mewujudkan sistem tatakelola kearsipan

sebagai sumber informasi, bukti sejarah, bukti hukum, bukti penyelenggaraan

pemerintahan serta sumber penelitian dan pendidikan. Dalam merealisasikan visi

dan misinya, dibutuhkan sistem pengelolaan arsip yang baik.

Berdasarkan hasil observasi awal yang telah dilakukan pada Dinas Kearsipan

dan Perpustakaan Kota Depok diketahui bahwa dalam pengelolaan arsip masih

terdapat kendala-kendala yang dihadapi, seperti kurangnya sumber daya

manusia, karena di Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Kota Depok hanya

memiliki dua arsiparis, dan juga fasilitas penyimpanannya yang kurang

memadai, Diskarpus Depok hanya memiliki dua filling cabinet dan satu lemari

kayu, dan kondisi filling cabinet dan lemari kayu sudah terisi penuh dengan arsip

dinamis aktif.

Mengingat pentingnya pengelolaan arsip, maka penulis merasa tertarik untuk

melakukan penelitian tentang pengelolaan arsip di Dinas Kearsipan dan

6

Perpustakaan Kota Depok, yang dituangkan dalam penelitian berjudul:

“PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS AKTIF DI DINAS KEARSIPAN

DAN PERPUSTAKAAN KOTA DEPOK”.

B. Batasan dan Rumusan Masalah

Untuk menjaga agar pembahasan ini tidak terlalu luas, maka penulis

membatasi hanya dengan membahas mengenai pengelolaan arisp dinamis aktif,

dan kendala-kendala yang dihadapi dalam pengelolaan arisp dinamis aktif di

Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Kota Depok.

Untuk menjawab hal di atas maka dibuatlah rumusan masalah seperti berikut:

1. Bagaimana pengelolaan arsip dinamis aktif Dinas Kearsipan dan

Perpustakaan Kota Depok?

2. Kendala-kendala apa saja yang terjadi di Dinas Kearsipan dan Perpustakaan

Kota Depok dalam mengelola arsip dinamis aktif?

C. Tujuan dan Manfaat Penelitian

Tujuan yang ingin dicapai dalam penelitian ini adalah:

1. Mengetahui pengelolaan arsip dinamis aktif yang dilaksanakan Dinas

Kearsipan dan Perpustakaan Kota Depok.

2. Mengetahui kendala-kendala yang dihadapi oleh Dinas Kearsipan dan

Perpustakaan Kota Depok dalam pengelolaan arsip dinamis aktif.

Manfaat yang diharapkan dari hasil penelitian dalam penulisan skripsi ini

adalah:

7

1. Memberikan informasi serta menambah pengetahuan tentang pengelolaan

arsip dinamis aktif di Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Kota Depok baik

bagi peneliti maupun masyarakat umum.

2. Penelitian ini diharapkan dapat memberikan kontribusi pemikiran untuk

memperkaya khazanah pengetahuan jurusan Ilmu Perpustakaan.

3. Diharapkan dapat menambah sumbangan pemikiran untuk Dinas Kearsipan

dan Perpustakaan Kota Depok.

D. Definisi Istilah

Arsip

Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media

yang mengandung informasi/fakta yang relevan bagi organisasi, dan diputuskan

untuk disimpan karena memungkinkan ada kegunaan pada masa yang akan

datang oleh Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Kota Depok.

Pengelolaan Arsip

Pengelolaan arsip adalah proses kegiatan yang dilakukan mulai dari penciptaan

arsip, penggunaan arsip, pemeliharaan arsip, dan penyusutan arsip

Arsip Dinamis

arsip yang masih digunakan untuk perencanaan, pengambilan keputusan,

pengawasan dan keperluan lain oleh Dinas Kearsipan dan perpustakaan Kota

Depok.

Arsip Dinamis Aktif

arsip dinamis yang masih berada dalam proses penyelesaian sehingga masih

sering digunakan dalam penyelenggaraan administrasi pada Dinas Kearsipan dan

Perpustakaan Kota Depok.

8

E. Sistematika Penulisan

Dalam sistematika penulisan ini akan menguraikan secara sistematis mulai

dari Bab I sampai Bab V dengan rincian sebagai berikut:

Bab I Pendahuluan

Bab ini meliputi latar belakang masalah, batasan dan rumusan

masalah, tujuan dan manfaat penelitian, definisi istilah dan

sistematika penelitian.

Bab II Tinjauan Literatur

Bab ini merupakan penjelasan mengenai tinjauan literatur

yang relevan dengan tema yang diangkat. Pada bab ini

didominasi dengan penjelasan mengenai definisi pengelolaan,

definisi arsip, fungsi arsip, kegunaan arsip, jenis arsip, definisi

arsip dinamis aktif, dan pengelolaan arsip dinamis aktif.

Bab III Metode Penelitian

Bab ini menjelaskan jenis dan pendekatan penelitian, objek

penelitian, teknik pengumpulan data, teknik analisis data serta

jadwal penelitian.

Bab IV Hasil Penelitian dan Pembahasan

Pada bab ini penulis menguraikan hasil penelitian mengenai

pengelolaan arsip dinamis aktif, fasilitas penyimpanan arsip

dinamis aktif dan kendala yang diahadapi dalam pengelolaan

arsip dinamis aktif di Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Kota

Depok

9

Bab V Penutup

Dalam bab ini penulis menguraikan kesimpulan serta saran

terkait dengan hasil penelitian.

10

BAB II

TINJAUAN LITERATUR

A. Pengertian Pengelolaan

Follet dalam Erni dan Saefullah mendefinisikan pengelolaan adalah seni atau

proses dalam menyelesaikan sesuatu yang terkait dengan pecapaian tujuan.

Dalam penyelesaian akan sesuatu tersebut, terdapat tiga faktor yang terlibat,

yaitu adanya penggunaan sumber daya organisasi, baik sumber daya manusia

maupun faktor-faktor produksi lainya, kemudian proses yang bertahap mulai dari

perencanaan, pengorganisasian, pengarahan dan pengimplementasian, hingga

pengendalian dan pengawasan, dan adanya seni dalam penyelesaian pekerjaan.8

Menurut Adisasmita, Pengelolaan bukan hanya melaksanakan suatu kegiatan,

akan tetapi merupakan rangkaian kegiatan yang meliputi fungsi-fungsi

manajemen, seperti perencanaan, pelaksanaan, dan pengawasan untuk mencapai

tujuan secara efektif dan efisien.9

Berdasarkan pendapat di atas dapat disimpulkan bahwa pengelolaan adalah

kegiatan yang meliputi merencanakan, mengorganisasikan dan mengarahkan,

dan mengawasi kegiatan manusia dengan memanfaatkan material dan fasilitas

yang ada untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan secara efektif dan efisien.

8 Erni Tisnawati Sule and Saefullah Kurniwan, Pengantar Manajemen (Jakarta: Kencana Perdana

Media Group, 2009), h. 6. 9 Adisasmita Raharjo, Pengelolaan Pendapatan Dan Anggaran Daerah (Yogyakarta: Graha Ilmu,

2011), h. 22.

11

B. Pengertian Arsip

Secara etimologi, istilah arsip dalam bahasa Yunani disebut archeion dan

dalam Bahasa Latin disebut archivum yang berarti kantor atau pemerintah dan

kertas yang disimpan di kantor tersebut, yang semula diterapkan pada records

atau rekaman pemerintah (arsip).10

Sedangkan secara terminologi, arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa

dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi

informasi oleh lembaga negara, pemerintah daerah, lembaga pendidikan,

perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan

dalam melaksanakans kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan bernegara.11

Menurut Barthos dalam Ermawaty, arsip adalah setiap catatan tertulis, baik

dalam bentuk gambar ataupun bagan yang memuat keterangan-keterangan

mengenai suatu subyek (pokok persoalan) ataupun kejadian yang diciptakan

orang untuk membantu daya ingatan orang itu pula.12

Arsip juga merupakan

memori kolektif organisasi, di dalamnya tergambar perjalanan sejarah organisasi

dari masa ke masa dan arsip memiliki peranan penting dalam setiap kegiatan atau

peristiwa suatu organisasi.13

Dalam Bahasa Inggris, ada tiga istilah yang terkait dengan arsip, yaitu file

yang merupakan jenis arsip aktif, yaitu arsip yang masih dipergunakan secara

langsung dalam kegiatan administrasi. Kemudian Record yang merupakan jenis

arsip inaktif, yaitu arsip yang nilai kegunaannya sudah mulai berkurang dalam

10

Sulistyo-Basuki, Pengantar Kearsipan, h. 27. 11

Universitas Negeri Semarang, Pedoman Arsip Dinamis (Semarang: Universitas Negeri Semarang,

2013), h. 14. 12

Ermawaty, “Pengelolaan Manajemen Kearsipan Di Perguruan Tinggi,” Jurnal Tabularasa PPS

UNIMED 10, no. 2 (2013), h. 141-150. 13

Lilik Istiqoriyah and Lolytasari, “Pengelolaan Arsip Bernilai Historis UIN Syarif Hidayatullah

Jakarta Di Era Keterbukaan Informasi,” Jurnal Al-Maktabah 12, no. 1 (2013), h. 51-69.

12

kegiatan administrasi sehari-hari, arsip ini sudah tidak terdapat dalam unit kerja,

melainkan sudah berada di unit kearsipan organisasi yang bersangkutan. Lalu

yang terakhir adalah archive yang merupakan arsip stastis, yaitu arsip yang

secara tidak langsung digunakan dalam proses penyelenggaraan Administrasi

Negara. Arsip ini berada di Arsip Nasional RI. Arsip statis merupakan bahan

pertanggung jawaban nasional bagi kegiatan pemerintah untuk generasi yang

akan datang.14

Menurut Undang-Undang RI Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan Pasal

1 ayat 2, disebutkan bahwa arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam

berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan

komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintah daerah,

dan lembaga Pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi

kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat,

berbangsa dan bernegara.15

Dari beberapa pendapat di atas dapat disimpulkan bahwa arsip adalah

rekaman kegiatan atau sebuah memori dalam berbagai bentuk media hasil dari

kegiatan administrasi sebuah organisasi baik pemerintah maupun swasta dan

memiliki peranan penting dalam setiap pengambilan keputusan organisasi.

C. Fungsi Arsip

Peranan arsip dalam kegiatan organisasi sangat penting, karena data yang

diperoleh arsip diolah menjadi suatu informasi yang digunakan oleh pimpinan

14

Muhammad Masruri, “Faktor-Faktor Yang Berpengaruh Terhadap Pengelolaan Arsip Dinamis

Aktif Pada Subbagian Umum Sekretariat Daerah Kabupaten Rembang,” Fokus Ekonomi 2, no. 1

(2007), h. 85-95. 15

Republik Indonesia, “Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan” (2009),

https://www.anri.go.id/assets/download/87Nomor-43-Tahun-2009-Tentang-Kearsipan.pdf.

13

untuk pertimbangan dan pengambilan keputusan. Berikut fungsi-fungsi dari

arsip:

1. Arsip sebagai sumber ingatan atau memori

Arsip yang disimpan merupakan bank data yang dapat dijadikan

rujukan pencarian informasi apabila diperlukan. Dengan demikian kita bisa

mengingat atau menemukan kembali informasi-informasi yang terekam

dalam arsip tersebut.

2. Sebagai bahan pengambilan keputusan

Pihak manajemen dalam kegiatannya tentunya memerlukan berbagai

data atau informasi yang akan digunakan sebagai bahan pertimbangan dalam

pengambilan keputusan. Data dan informasi tersebut dapat ditemukan dalam

arsip yang disimpan dalam berbagai media, baik media eletronik ataupun non

elektronik.

3. Sebagai bukti atau legalitas

Arsip yang dimiliki organisasi memiliki fungsi sebagai pendukung

legalitas atau bukti-bukti apabila diperlukan.

4. Sebagai rujukan historis

Arsip yang merekam informasi masa lalu dan menyediakan informasi

untuk masa yang akan datang. Sehingga arsip dapat digunakan sebagai alat

untuk mengetahui perkembangan sejarah atau dinamika kegiatan

organisasi.16

16

Agus Sugiarto and Teguh Wahyono, Manajemen Kearsipan Modern Dari Konvensional Ke Basis

Komputer (Yogyakarta: Grava Media, 2005), h. 8-9.

14

Fungsi arsip yang sangat penting menurut Widjaja yaitu sebagai sumber

informasi dan dokumentasi. Sebagai sumber informasi maka arsip dapat

membantu mengingatkan petugas yang lupa mengenai suatu masalah. Sebagai

sumber dokumentasi, arsip dapat digunakan oleh pimpinan organisasi dalam

mempertimbangkan dan mengambil suatu keputusan.17

D. Kegunaan Arsip

Arsip memiliki nilai kegunaan tertentu, oleh karena itu setiap organisasi

harus mengelola arsip dengan baik dan menyimpan arsip dalam tempat yang

teratur, sehingga jika arsip diperlukan dapat ditemukan kembali dengan cepat.

Berikut delapan nilai kegunaan arsip menurut Basir Barthos:

1. Nilai kegunaan administrasi.

2. Nilai kegunaan dokumentasi.

3. Nilai kegunaan hukum.

4. Nilai kegunaan fiskal.

5. Nilai kegunaan perorangan.

6. Nilai kegunaan pemeriksaan.

7. Nilai kegunaan penunjang.

8. Nilai kegunaan penelitian.18

Arsip menurut The Liang Gie memiliki enam nilai kegunaan yang disingkat

dengan ALFRED yaitu:

A: Adminstrative Value (nilai administrasi)

L: Legal Value (nilai hukum)

17

Widjaja A. W, Administrasi Kearsipan Suatu Pengantar (Jakarta: Grafindo Persada, 1993). 18

Basir Barthos, Manajemen Kearsipan (Jakarta: Bumi Aksara, 2003), h. 115.

15

F: Fiscal Value (nilai keuangan)

R: Research Value (nilai penelitian)

E: Educational Value (nilai pendidikan)

D: Documentary Value (nilai dokumentasi)19

E. Jenis-jenis Arsip

1. Jenis-jenis arsip menurut penggunaan dan kepentingannya:

a. Arsip Dinamis

Arsip dinamis adalah arsip yang masih digunakan secara langsung

dalam kegiatan pencipta arsip dan disimpan selama jangka waktu yang

ditentukan.

b. Arsip Vital

Arsip vital adalah arsip yang keberadaannya merupakan persyaratan

dasar bagi kelangsungan operasional pencipta arsip, tidak dapat

diperbarui, dan tidak tergantikan apabila rusak atau hilang.

c. Arsip Aktif

Arsip aktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya masih tinggi

untuk kelangsungan pekerjaan di lingkungan unit kerja dari suatu

organisasi.

d. Arsip Inaktif

Arsip inaktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya telah

menurun karena nilai informasi yang terdapat dalam arsip tersebut telah

selesai digunakan sehingga arsip hanya digunakan sesekali sebagai

referensi.

19

The Liang Gie, Administrasi Perkantoran Modern (Yogyakarta: Liberty, 2009), h. 117.

16

e. Arsip Statis

Arsip statis adalah arsip yang tidak digunakan secara langsung untuk

perencanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya

maupun untuk penyelenggaraan administrasi negara sehari-hari. Arsip

statis memiliki nilai abadi.

f. Arsip Terjaga

Arsip terjaga adalah arsip negara yang berkaitan dengan keberadaan

dan keberlangsungan hidup bangsa dan negara yang harus dijaga

keutuhan, keamanan, dan keselamatannya.20

2. Jenis-jenis arsip menurut sudut pandang hukum dan perundang-

undangan

a. Arsip Otentik

Arsip otentik merupakan arsip yang isinya terjamin keabsahannya

karena terdapat tanda tangan asli dengan tinta (bukan fotokopi/film).

b. Arsip tidak otentik

Arsip tidak otentik merupakan arsip yang tidak terdapat tanda tangan

asli dengan tinta, berupa fotokopi, Salinan dan sebagainya.21

3. Jenis-jenis arsip berdasarkan fungsinya

Berdasarkan fungsinya, arsip dibagi sebagai berikut:

a. Arsip Dinamis, yaitu arsip yang dipergunakan secara langsung dalam

perencanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya,

20

Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan. 21

Saiman, Manajemen Sekretaris (Jakarta: Ghalia Indonesia, 2002), h. 103.

17

atau dipergunakan secara langsung dalam penyelenggaraan administrasi

Negara. Arsip dinamis dibedakan sebagai berikut.

1) Arsip aktif, yaitu arsip yang dipergunakan secara terus menerus

dalam kegiatan kantor. Arsip ini masih sering dikeluarkan untuk

keperluan tertentu.

2) Arsip inaktif, yaitu arsip dinamis yang sudah sangat jarang

digunakan. Arsip inaktif hanya digunakan sebagai referensi atau

pemberi keterangan semata.

b. Arsip Statis, yaitu arsip yang tidak dipergunakan secara langsung untuk

perencanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya,

maupun untuk penyelenggaraan administrasi Negara.

F. Pengertian Arsip Dinamis Aktif

Arsip dinamis adalah arsip yang digunakan secara langsung dalam kegiatan

pencipta arsip dan disimpan selama jangka waktu tertentu.22

Arsip dinamis

merupakan arsip yang harus dikelola dengan baik agar jika diperlukan arsip

dapat segera ditemukan. Menurut Sulistyo Basuki dalam Hamdani, arsip dinamis

(record) artinya informasi terekam, termasuk data dalam sistem computer, yang

dibuat atau diterima oleh badan korporasi atau perorangan dalam transaksi

kegiatan atau melakukan tindakan sebagai bukti aktivitas tersebut. Definisi

tersebut merujuk kepada mengapa arsip dinamis diciptakan dan alasan mengapa

arsip dinamis disimpan.23

Arsip dinamis kemudian terbagi menjadi dua jenis,

22

Rachmad Fuji Sanjuli and Meylia Elizabeth Ranu, “Sistem Pengelolaan Arsip Di Dinas Pekerjaan

Umum Bina Marga Dan Pematusan Kota Surabaya,” Jurnal Mahasiswa Unesa, 2015, h. 1-15. 23

Fajri Hamdani and Syahyuman, “Sistem Pengelolaan Arsip Dinamis Aktif Di Kantor Perpustakaan

Arsip Dan Dokumentasi Kabupaten Pesisir Selatan,” Jurnal Ilmu Informasi Perpustakaan Dan

Kearsipan, E, 1, no. 1 (2012), h. 409-417.

18

yaitu arsip dinamis aktif dan arsip dinamis inaktif. Arsip dinamis aktif adalah

arsip yang masih sering digunakan secara langsung dalam perencanaan

penyelenggaraan kegiatan organisasi, serta masih dikelola oleh unit pengolah.

Frekuensi penggunanaan arsip dinamis aktif sedikitnya 10 kali dalam setahun.

Kemudian arsip dinamis inaktif adalah arsip yang sudah selesai diproses tetapi

frekuensi penggunaannya sudah menurun.24

Berdasarkan pendapat di atas dapat disimpulkan bahwa arsip dinamis aktif

adalah arsip yang masih diproses oleh unit kerja suatu organisasi dan frekuensi

penggunaannya masih tinggi karena masih digunakan langsung dalam kegiatan

penyelenggaraan administrasi suatu organisasi baik pemerintah maupun swasta.

G. Pengelolaan Arsip Dinamis Aktif

Pengelolaan arsip dinamis aktif dilaksanakan untuk menjamin ketersediaan

arsip sebagai bahan akuntabilitas kinerja dan alat bukti yang sah dalam rangka

pelaksanaan kegiatan organisasi, baik pemerintah maupun swasta. Pengelolaan

ini dimulai dari, penciptaan, penggunaan, pemeliharaan, serta penyusutan arsip.

Pengelolaan arsip dinamis aktif menjadi tanggung jawab pencipta arsip. Menurut

Sedarmayanti dalam Neny tujuan dari pengelolaan arsip adalah untuk

menghimpun informasi, mencatat dan mengklasifikasikan informasi,

menginterpretasikan informasi, mengolah informasi, untuk akuntabilitas dan

auditing, menyimpan dan mengambil kembali informasi dari tempat

penyimpanan, mendistribusikan informasi dan ketepatan penggunaan

24

Rico Rahmadeni and Syahyuman, “Pengelolaan Arsip Dinamis Aktif di Kantor Cabang Perum

Pegadaian Marapalam Padang,” Jurnal Ilmu Informasi Perpustakaan Dan Kearsipan 1, no. 1 (2012),

h. 215-223.

19

informasi.25

Apabila arsip dinamis aktif dikelola dengan baik oleh pencipta arsip,

maka akan mempermudah pencipta arsip dan pengguna arsip dalam menemukan

kembali informasi yang dibutuhkan dengan cepat dan tepat. Pengelolaan arsip

dinamis aktif tidak bisa dihindari, dikarenakan nilai guna arsip dinamis aktif

akan terus digunakan. Oleh karena itu, maka arsip harus dikelola dan dirawat

dengan efektif agar nilai-nilai yang ada di dalam arsip tersebut tetap terjaga.26

Berikut merupakan rangkaian kegiatan dalam pengelolaan arsip dinamis, yaitu,

penciptaan, penggunaan, pemeliharaan, dan penyusutan arsip dinamis aktif:

1. Penciptaan Arsip Dinamis Aktif

Penciptaan arsip seperti surat dan naskah lainya, gambar dan rekaman

merupakan aktifitas awal dari siklus hidup arsip, yaitu kegiatan membuat

surat dan dokumen atau naskah lain yang diperlukan dalam rangka

penyelenggaraan organisasi untuk mencapai tujuan. Penciptaan arsip adalah

pembuatan dan penerimaan arsip dalam berbagai bentuk dan media dalam

rangka pelaksanaan fungsi dan tugas organisasi.27

a. Tata Naskah Dinas

Tahap penciptaan arsip dilakukan melalui kegiatan pengkategorian,

registrasi, dan distribusi arsip. Dalam hal ini ketersedian instrumen tata

naskah dinas (TND) di lingkungan pencipta arsip sangat penting,

Ketersedian TND sebagai satu instrumen pokok pengelolaan arsip

dinamis di lingkungan pencipta, antara lain untuk mengatur mengenai

25

Neny Anindya Sanora, “Pengelolaan Arsip Pada Bagian Tata Usaha Biro Umum Kantor Gubernur

Provinsi Kalimantan Timur,” EJournal Administrasi Negara 4, no. 2 (2016), h. 4042-4056. 26

Yosa Faradela, “Pengelolaan Arsip Dinamis Aktif Di Dinas Kependudukan Dan Pencatatan Sipil

(DUKCAPIL) Kabupaten Ponorogo Untuk Mewujudkan Good Governance,” Jurnal Administrasi

Perkantoran 4, no. 3 (2016), h. 1-8. 27

Azmi, “Signifikansi Empat Instrumen Pokok Pengelolaan Arsip Dinamis,” Jurnal Kearsipan Anri

11 (2016), h. 15-38.

20

jenis, format, penyusunan, pengamanan, pengabsahan, distribusi naskah

dinas, dan media yang digunakan dalam komunikasi kedinasan. Untuk

dapat memenuhi autentisitas dan reliabilitas arsip sebagai naskah dinas,

maka penciptaan arsip dinamis dilaksanakan berdasarkan TND pencipta

arsip yang mengacu kepada pedoman yang ditetapkan oleh Kepala

ANRI.28

Pencipta arsip akan mudah melaksanakan penciptaan arsip di

lingkungannya apabila sudah tersedia TND, karena TND sudah mengatur

bagaimana membuat dan menerima arsip sebagai naskah dinas (jenis,

format, penyusunan, pengamanan, pengabsahan, kewenangan, dan

pengendalian). Ketersedian TND akan memudahkan pencipta arsip dalam

meregistrasi yang diciptakan dan mendistribusikan arsip kepada unit

pengolah dan instansi luar yang dituju dengan sarana pengendalian yang

jelas, sehingga mudah untuk melacak jalan dan posisi arsip.29

Apabila tidak tersedia TND, maka pencipta arsip akan sulit

menentukan standar jenis, format, elemen data registrasi, pengendalian

distribusi, kewenangan dan pelimpahan wewenang pendandatanganan

naskah dinas sebagai arsip. Hal ini tentunya berdampak terhadap

kelengkapan komponen arsip yang tercipta (struktur, isi, konteks).30

Penciptaan arsip dinamis dilakukan melalui pembuatan dan

penerimaan arsip. Dalam konteks pengelolaan arsip dinamis, dokumen

yang dibuat dan diterima akan dikategorikan terlebih sebagai arsip atau

nonarsip. Jika dokumen yang masuk (incoming document) dan/atau yang

28

Azmi, Signifikansi Empat Instrumen Pokok Pengelolaan Arsip Dinamis, h. 15-38. 29 Azmi, Signifikansi Empat Instrumen Pokok Pengelolaan Arsip Dinamis, h. 15-38. 30 Azmi, Signifikansi Empat Instrumen Pokok Pengelolaan Arsip Dinamis, h. 15-38.

21

akan dikirim (outcoming document) dikategorikan sebagai arsip

(records), maka records itu (baca: arsip dinamis) harus diregistrasi,

kemudian didistribusikan kepada pihak yang berhak secara cepat, tepat

waktu, lengkap, dan aman serta diikuti dengan tindakan pengendalian.31

b. Surat Masuk dan Surat Keluar

Surat sebagai salah satu wujud dari arsip dinamis perlu mendapat

pengelolaan dengan baik dan benar agar dapat mempelancar arus

informasi dalam perkantoran. Berikut adalah cara penciptaan surat

masuk dan surat keluar:

1) Surat Masuk

Surat masuk sangat penting dalam sebuah organisasi karena

bertujuan untuk memberikan informasi dari unit ke unit atau kepada

organisasi lain, informasi yang akan disampaikan tidak akan diterima

dengan baik jika tidak ada surat masuk. Menurut Durotul Yatimah,

kegiatan surat masuk dilakukan melalui beberapa tahapan, yaitu:

a) Penerimaan Surat

Kegiatan yang dilakukan dalam penerimaan surat yaitu:

1) Mengumpulkan dan menghitung surat yang masuk.

2) Memeriksa kebenaran alamatnya, apabila salah alamat, surat

segera dikembalikan pada pengirim.

3) Menandatangani bukti pengiriman pada kartu atau buku

sebagai bukti bahwa surat telah diterima. Biasanya

penerimaan dicatat pada buku penerimaan surat.

31

Azmi, “Signifikansi Empat Instrumen Pokok Pengelolaan Arsip Dinamis,” h. 15-38.

22

4) Memisahkan surat berdasarkan alamat yang dituju (unit

pengolah/nama pejabat).

5) Membuka surat (kecuali surat rahasia) dan memeriksa

kelengkapannya (bila ada lampirannya, kalau lampiran tidak

lengkap, buat catatan seperlunya).

b) Penyortiran Surat

Penyortiran surat adalah kegiatan memisahkan dan

mengelompokkan surat-surat menurut jenis dan golongannya.

c) Pencatatan Surat

Pencatatan surat masuk dapat dilakukan dengan menggunakan

buku catatan harian atau agenda dan kartu tertentu.

d) Pengarahan Surat

Pengarahan surat dilakukan untuk menentukan arah surat yang

akan disampaikan, baik yang disampaikan kepada pimpinan dan

yang akan disampaikan kepada pengolah.

e) Penyimpanan Surat

Penyimpanan surat dilakukan secara sistematis agar bila

dibutuhkan dapat ditemukan dalam waktu yang singkat.32

Sedangkan menurut Basir Barthos tahapan yang dilakukan dalam

penerimaan surat masuk adalah:

a) Penerima surat bertugas:

1) Menerima surat

2) Memeriksa jumlah dan alamat surat

32

Dorotul Yatimah, Kesekretariatan Modern dan Administrasi Perkantoran (Bandung: Pustaka Setia,

2009), h.124.

23

3) Mengisi paraf dan nama terang pada buku ekspedisi

4) Meneliti tanda-tanda kerahasiaan surat, kesesuaian isi surat

serta keabsahaan surat

5) Meneruskan surat kepada penyortir

b) Penyortir surat bertugas:

1) Menerima surat masuk

2) Mengelompokkan surat ke dalam kelompok surat dinas dan

kelompok surat pribadi

3) Menyortir surat berdasarkan klasifikasi

4) Membuka surat dinas berdasarkan jenis surat penting dan

surat biasa dan tidak boleh membuka jenis surat rahasia dan

surat pribadi

5) Meneliti lampiran surat

6) Membubuhkan tanda penerimaan pada setiap surat

7) Menyampaikan surat yang telah terbuka atau yang masih

tertutup kepada pencatat surat dengan melampirkan

amplopnya.

c) Pencatat surat bertugas:

1) Menerima, menghitung dan mencatat surat yang sudah diteliti

2) Mencatat surat tersebut pada pengantar surat, kartu kendali

dan lembar pengantar surat rahasia

3) Menyampaikan surat di atas setelah dilampiri lembar

pengantar dan kartu kendali kepada pengarah

24

d) Pengarahan surat bertugas:

1) Menerima, meneliti surat yang telah dilampiri lembar

pengantar atau kartu kendali untuk diarahkan dengan

menunjuk siapa pengolah surat

2) Menyampaikan surat di atas kepada pengolah dengan melalui

petugas tata usaha pengolah

3) Menyimpan arsip kartu kendali (1 lembar)

e) Pengolah surat bertugas:

1) Menerima surat, membahas sendiri atau membahas dengan

memberikan disposisi pada lembar disposisi yang tersedia

2) Mengembalikan surat yang telah diolah kepada pengarah

melalui petugas tata usaha yang ditempatkan padanya

f) Menata arsip bertugas:

1) Menerima surat dari pengarah yang telah diolah untuk

disimpan pada lemari berkas sesuai dengan sistem klasifikasi

yang berlaku

2) Menerima kartu kendali untuk disimpan pada tempatnya

3) Mengirim kartu kendali lain kepada pengolah sebagai bukti

bahwa surat yang telah diolah sudah disimpan di bagian

arsip.33

Berdasarkan penjelasan di atas dapat disimpulkan bahwa dalam

mengelola surat masuk ada beberapa tahapan yang dilalui, yaitu:

33

Barthos, Manajemen Kearsipan, h. 216-217.

25

penerimaan surat, membuka surat, memeriksa surat, memisahkan surat,

mencatat surat, menyampaikan surat kepada pimpinan, menyimpan surat.

2) Surat Keluar

Setelah organisasi atau antar unit kerja dalam organisasi

mendapatkan surat masuk, maka surat tersebut membutuhkan

jawaban ataupun tanggapan yaitu surat keluar, surat keluar adalah

kegiatan organisasi untuk memberikan jawaban atas isi surat masuk

yang telah diterima dari suatu organisasi lain, atau antar unit kerja

organisasi agar tidak terjadi kesalahpahaman antar kedua belah pihak.

Pengelolaan surat keluar dilakukan oleh tata usaha atau sekretariat,

Dalam hal ini bagian sekretariat yang berhak mengelola, memeriksa,

menyerahkan pada pemimpin untuk di tanda tangani, sekaligus

mengirimkan ke organisasi lain.

Menurut Wursanto, ada beberapa tahapan dalam mengelola surat

keluar, yaitu:

a) Pembuatan Konsep Surat

Dalam membuat konsep surat ada tiga cara yang bisa dilakukan,

yaitu konsep yang dibuat oleh pimpinan sendiri, konsep yang

dibuat oleh bawahan atau sekretarisnya dan konsep dibuat dengan

mendikte.

b) Pengetikan Konsep Surat

Berikut proses dalam pengetikan konsep surat:

1) Persetujuan konsep surat

2) Pengiriman konsep surat

26

3) Pemeriksaan hasil pengetikan

4) Penandatangan surat

c) Pengiriman Surat

Dalam pengiriman surat ada beberapa proses yang harus dilalui

yaitu:

1) Pemberian Cap

2) Pengetikan Amplop atau sampul surat

3) Pemeriksaan surat

4) Melipat surat

5) Menutup Amplop

6) Menempelkan perangko.34

Berdasarkan pendapat di atas dapat disimpulkan bahwa surat keluar

adalah proses penanganan surat-surat yang yang dibuat oleh pimpinan,

atau sekretaris maupun dengan mendikte dan bertujuan untuk memberi

tanggapan atas isi surat masuk yang diterima dari suatu organisasi lain,

atau antar unit kerja organisasi agar tidak terjadi kesalahpahaman antar

kedua belah pihak.

c. Klasifikasi Arsip

Klasifikasi arsip adalah pengaturan arsip dalam unit-unit

pengelompokkan dalam rangka penyiapan perencanaan tata berkas.

Mengklasifikasikan arsip bermakna proses mengatur arsip secara

skematis dan konsisten untuk mempermudah penataan, penemuan

kembali, pemeliharaan, dan penyusutan arsip.

34

Ig. Wursanto, Kearsipan 1 (Yogyakarta: Kanisius, 2004), h. 145-148.

27

Dalam Peraturan Kepala Arsip Nasional RI Nomor 19 Tahun 2012

tentang Klasifikasi Arsip, disebutkan klasifikasi arsip adalah pola

pengaturan arsip secara berjenjang dari hasil pelaksanaan fungsi dan

tugas instansi menjadi beberapa kategori unit informasi kearsipan.35

Dalam Peraturan Kepala Arsip Nasional RI Nomor 19 Tahun 2012

tentang Klasifikasi Arsip disebutkan klasifikasi arsip disusun dengan

ketentuan teknis, sebagai berikut:

1) Logis, yakni susunan klasifikasi arsip meliputi judul suatu fungsi,

kegiatan dan transaksi serta mudah dimengerti oleh semua pengguna.

2) Faktual, klasifikasi arsip harus mampu merekonstruksi kejadian yang

sebenarnya yaitu berdasarkan fungsi dan tugas organisasi.

3) Perbaikan berkelanjutan, yakni klasifikasi arsip harus mampu

beradaptasi terhadap perubahan struktur organisasi.

4) Sistematis, yakni klasifikasi arsip harus didasarkan pada susunan

yang dimulai dari fungsi, kegiatan, dan transaksi, baik yang bersifat

substantif maupun fasilitatif.

5) Akomodatif, yakni klasifikasi arsip harus menjamin seluruh fungsi,

kegiatan dan transaksi terakomodasi secara lengkap sesuai dengan

fungsi dan tugas pencipta arsip.

6) Kronologis, yakni klasifikasi arsip harus dilakukan secara berurutan

sesuai tahapan kegiatan.36

35

Arsip Nasional Republik Indonesia, “Peraturan Kepala Arsip Nasional RI Nomor 19 Tahun 2012

Tentang Pedoman Penyusunan Klasifikasi Arsip,” Pub. L. No. 19 (2012), h. 2. 36

Arsip Nasional Republik Indonesia, “Peraturan Kepala Arsip Nasional RI Nomor 19 Tahun 2012

Tentang Pedoman Penyusunan Klasifikasi Arsip,” Pub. L. No. 19 (2012), h. 4.

28

Berikut ini merupakan lima sistem klasifikasi arsip menurut

Mulyono:

1) Sistem abjad

Sistem abjad adalah penyimpanan yang didasarkan atas urutan

abjad, jadi pemberian kode arsip dengan menggunakan abjad dari A –

Z. kode abjad tersebut diindek dari nama orang, organisasi atau badan

lain yang sejenis.

2) Sistem pokok soal (subyek)

Penyimpanan arsip dengan sistem pokok soal (subyek) adalah

penyimpanan arsip yang didasarkan atas perihal surat atau pokok soal

isi surat.

3) Sistem tanggal (kronologis)

Penyimpanan dengan sistem tanggal adalah penyimpanan yang

didasarkan atas tanggal surat atau tanggal penerimaan surat. Untuk

surat masuk, sering penyimpananya didasarkan atas tanggal

penerimaan surat. Tetapi untuk surat-surat keluar, arsipnya disimpan

berdasarkan tanggal yang tertera pada surat.

4) Sistem nomor

Sistem nomor dalam penyimpanan arsip dimaksudkan, bahwa

arsip yang akan disimpan diberikan nomer kode dengan angka-angka.

Nomor disini adalah nomor kode penyimpanan bukan nomor surat.

a) Sistem klasifikasi desimal

Sistem penyimpanan ini sering disebut dengan sistem Dewey,

atau orang sering menyebut dengan sistem klasifikasi atau bahkan

29

sering disebut dengan sistem desimal. Penyimpanan dengan

sistem ini banyak digunakan di perpustakaan.

b) Sistem terminal digit

Sistem penyimpanan berdasarkan nomor terminal digit,

sebenarnya dapat digunakan untuk penyimpanan arsip dalam

jumlah yang besar. Oleh karena itu sistem ini biasanya digunakan

pada perusahaan-perusahaan besar.

5) Sistem wilayah

Penyimpanan arsip didasarkan pada sistem wilayah adalah

penyimpanan yang dikelompokkan atas wilayah tertentu. Dalam hal

ini pengelompokannya dapat didasarkan pada pembagian pulau,

provinsi, kota bahkan menurut pembagian tingkat kecamatan sampai

kelurahan.37

d. Sistem Klasifikasi Keamanan dan Akses Arsip

Dalam penjelasan Pasal 38 Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun

2012 tentang Pelaksanaan UndangUndang Nomor 43 Tahun 2009 tentang

Kearsipan disebutkan yang dimaksud dengan sistem klasifikasi keamanan

dan akses arsip merupakan aturan pembatasan hak akses terhadap fisik

arsip dan informasinya sebagai dasar untuk menentukan keterbukaan dan

kerahasiaan arsip dalam rangka melindungi hak dan kewajiban pencipta

arsip dan pengguna dalam pelayanan arsip.38

Klasifikasi keamanan dan

37

Mulyono, Dasar-Dasar Kearsipan, h. 12. 38

Pemerintah Republik Indonesia, “Peraturan Pemerintah RI Nomor 28 Tahun 2012 Tentang

Pelaksanaan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan,” Pub. L. No. 28 (2012), h.

13.

30

akses arsip ditentukan berdasarkan sifat arsip yang dapat di akses terdiri

atas arsip yang bersifat terbuka dan arsip yang bersifat tertutup.

Dalam Pasal 44 Ayat (1) Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009

Tentang Kearsipan disebutkan bahwa pencipta arsip dapat menutup akses

atas arsip dengan alasan apabila arsip dibuka untuk umum dapat:

1) menghambat proses penegakan hukum.

2) mengganggu kepentingan pelindungan hak atas kekayaan intelektual

dan pelindungan dari persaingan usaha tidak sehat.

3) membahayakan pertahanan dan keamanan negara.

4) mengungkapkan kekayaan alam Indonesia.

5) merugikan ketahanan ekonomi nasional.

6) merugikan kepentingan politik luar negeri dan hubungan luar negeri.

7) mengungkapkan isi akta autentik yang bersifat pribadi dan kemauan

terakhir ataupun wasiat seseorang.

8) mengungkapkan rahasia atau data pribadi.

9) mengungkap memorandum atau suratsurat yang menurut sifatnya

perlu dirahasiakan.

Sistem klasifikasi keamanan dan akses arsip di lingkungan pencipta

arsip disusun melalui tahapan sebagai berikut:

1) Identifikasi ketentuan hukum yang terkait dengan keterbukaan arsip.

2) Analisis fungsi dan tugas unit kerja dalam organisasi.

3) Analisis urain kerja (job description).

4) Analisis risiko.

5) Penentuan kategori klasifikasi keamanan.

31

6) Penggolongan hak ases.

7) Pengamanan tingkat klasifikasi.39

2. Penggunaan Arsip Dinamis Aktif

Penggunaan arsip ialah proses pemakaian arsip untuk kepentingan

organisasi dalam kegiatan sehari-hari. Arsip yang sudah disimpan pada suatu

organisasi tertentu, terkadang adanya peminjaman oleh atasan dan pegawai

dalam suatu organisasi ataupun orang di luar organisasi. Arsip yang dipinjam

juga harus dicari dan ditemukan dengan cepat, sehingga dalam peminjaman

arsip membutuhkan waktu untuk penemuan kembali arsip. Berikut

merupakan penjelasan tentang tata cara penggunaan arsip:

a. Peminjaman Arsip Dinamis Aktif

Arsip yang telah disimpan sewaktu-waktu dapat diperlukan kembali

oleh pihak yang berkepentingan. Oleh karena itu, pihak yang

berkepentingan membutuhkan prosedur, sehingga arsip tidak tercecer dan

tetap dapat terjaga keberadaannya. Berikut prosedur dalam peminjaman

arsip menurut Machmoed Effendhie:

1) Permintaan.

2) Pencarian.

3) Pengambilan arsip.

4) Pencatatan arsip.

5) Pengendalian.

6) Penyimpanan kembali.40

39

“Signifikansi Empat Instrumen Pokok Pengelolaan Arsip Dinamis,” 2016, h. 26.

32

Berdasarkan pendapat di atas dapat disimpulkan bahwa dalam

peminjaman arsip harus sesuai dengan prosedur yang ada di masing-

masing organisasi, siapa yang bertanggung jawab atas pemberian izin

peminjaman, siapa saja yang boleh meminjam, dan jangka waktu

peminjaman arsip. Hal tersebut dilakukan supaya arsip tidak tidak hilang

dan tetap terjaga keberadaannya.

b. Penemuan Kembali Arsip Dinamis Aktif

Arsip yang ingin dipinjam tentu saja harus ditemukan terlebih dahulu,

penemuan kembali arsip tidak hanya sekedar menemukan kembali arsip

dalam bentuk fisiknya, tetapi juga menemukan informasi yang

terkandung di dalam arsip tersebut, karena akan dipergunakan dalam

proses penyelenggaraan administrasi.

Dalam pengelolaan arsip dinamis aktif, sistem penemuan kembali

senantiasa harus selalu dikembangkan secara tepat sehingga dapat

menjamin ditemukannya arsip dengan cepat dan tepat.41

Penemuan kembali arsip menurut Wursanto adalah memastikan

dimana arsip yang akan dipergunakan itu disimpan, dalam kelompok

berkas apa, disusun menurut sistem apa, dan bagaimana cara

mengambilnya.42

Ketepatan dan kecepatan menemukan atau mendapatkan arsip

bergantung dari beberapa hal, yaitu:

40

Machmoed Effendhie, “Panduan Ringkas Tata Kelola Arsip Inaktif Di Lingkungan Universitas

Gadjah Mada” (Arsip Universitas Gadjah Mada, 2011), h. 29. 41

Effendhie, “Panduan Ringkas Tata Kelola Arsip Inaktif Di Lingkungan Universitas Gadjah Mada”,

h. 3. 42

Kearsipan 1, h. 187.

33

1) Kejelasan materi yang diminta.

2) Ketepatan klasifikasi yang dipakai.

3) Ketepatan dan kemantapan sistem indeks.

4) Tersedianya tenaga yang memiliki pengetahuan dan keterampilan

yang memadai.43

Menurut Wursanto penemuan kembali dapat dilakukan dengan

mudah dan cepat dilakukan apabila memperhatikan faktor-faktor berikut:

1) Sistem penemuan kembali harus mudah, yaitu apabila disesuaikan

dengan kebutuhan si pemakai dan sistem penyimpanan dokumen.

2) Sistem penemuan kembali harus didukung dengan peralatan yang

sesuai dengan sistem penataan berkas yang digunakan.

3) Faktor personil juga memegang peranan penting dalam penemuan

kembali arsip. Tenaga-tenaga dibidang kearsipan hendaknya terdiri

dari tenaga-tenaga yang terlatih, mempunyai daya tangkap yang

tinggi, cepat, tekun, mau dan suka bekerja secara detail tentang

kearsipan.44

Berdasarkan beberapa penjelasan tersebut dapat disimpulkan bahwa

penemuan kembali arsip yang akan digunakan bisa ditemukan secara

cepat dan tepat apabila sebelumnya sudah mengetahui faktor-faktor yang

mempengaruhi dalam penemuan kembali arsip.

43

Yatimah, Kesekretariatan Modern dan Administrasi Perkantoran, h. 209. 44

Kearsipan 1, h. 193.

34

c. Azas Penyimpanan

Sedangkan untuk keperluan pengorganisasian arsip dinamis aktif ada

tiga azas penyimpanan yang sesuai dengan organisasi atau perusahaan

yang bersangkutan, yaitu:

1) Azas Sentralisasi

Penyimpanan arsip secara sentral lebih afisien dan efektif bila

diterapkan pada organisasi yang relatif kecil, rentang tugasnya

pendek, tidak terlalu kompleks, beban kerja tidak terlalu besar dan

lingkup kerjanya berada dalam satu gedung atau satu atap. Dengan

menerapkan azas sentralisasi ini maka sistem penyimpanan yang

digunakan akan menjadi standar, dan akan lebih mudah dalam

pengendalian dan penelusurannya karena keseragaman sistem dan

prosedur.45

2) Azas Desentralisasi

Penyimpanan arsip dengan azas desentralisasi adalah

penyimpanan arsip dimana setiap unit kerja mengelola dan

menyimpan arsipnya masing-masing. Azas ini lebih sesuai dengan

organisasi besar yang ruang kantor terpisah letaknya. Keuntungan

dalam menggunakan azas desentralisasi adalah pengelolaan arsip

dilaksanakan unit kerja masing-masing sesuai dengan kebutuhannya.

Namun kerugian dari azas ini adalah memungkinkan terjadinya

45

Irawan, Manajemen Arsip Dinamis, h. 14.

35

duplikasi arsip karena penyimpanan arsip tersebar di berbagai

lokasi.46

3) Azas Kombinasi Sentralisasi dan Desentralisasi

Azas ini adalah kombinasi dari azas sentralisasi dan azas

desentralisasi. Menerapkan azas sentralisasi dalam prosedur, sistem,

peralatan dan SDM dan desentralisasi dalam pelaksanaannya. Prinsip

azas ini adalah bahwa setiap unit kerja diberikan otoritas untuk

melakukan penyimpanan dan pengelolaan arsip dengan kontrol atau

pengendalian sistem secara terpusat oleh suatu unit khusus di dalam

organisasi.47

Berdasarkan pendapat di atas dapat disimpulkan bahwa sangat

penting bagi suatu organisasi untuk menggunakan sistem

penyimpanan arsip dan azas penyimpanan arsip karena dengan

menggunakan dua hal tersebut dapat membuat arsip lebih teratur dan

tertata dengan baik, sehingga dalam penemuan kembali arsip dapat

lebih cepat dan tepat.

d. Sarana dan Prasarana Arsip Dinamis Aktif

Sarana dan prasarana yang digunakan dalam pelaksanaan pengelolaan

arsip aktif di Central File ANRI adalah:

1) Folder

Folder adalah map yang terbuat dari karton manila dan berfungsi

sebagai sarana penyimpanan arsip kertas, memiliki tab atau bagian

menonjol di sebelah kanan atas sebagai tempat untuk menuliskan

46

Irawan, Manajemen Arsip Dinamis: Suatu Pendekatan Kearsipan, h. 14. 47

Irawan, Manajemen Arsip Dinamis: Suatu Pendekatan Kearsipan, h. 14.

36

kode dan indeks berkas. Satu folder digunakan untuk menyimpan satu

berkas. Apabila jumlah berkas tidak tertampung dalam satu folder,

dapat ditempatkan dalam folder lainnya dengan memberikan kode

serta indeks yang sama dengan folder sebelumnya. Folder diletakkan

di belakang sekat/guide dalam filing cabinet atau boks arsip.

2) Guide/Sekat

Guide/sekat digunakan sebagai sarana pembatas/penyekat antara

kelompok berkas yang satu dengan berkas yang lain atau penunjuk

antara kode yang satu dengan yang lain sesuai dengan pembagian

dalam klasifikasi arsip. Guide arsip terbuat dari kertas karton ± 1 mm,

lebih tebal dari bahan folder sehingga tidak mudah melengkung

(terlipat). Guide berbentuk empat persegi panjang dan memiliki tab.

Guide terdiri dari guide primer, guide sekunder dan guide tersier.

Guide diletakkan diantara kelompok berkas arsip yang satu dengan

kelompok berkas lainnya di dalam laci filing cabinet. Tab pada guide

digunakan untuk mencantumkan kode klasifikasi, indeks dan masalah

arsip.

3) Filling Cabinet

Filing cabinet adalah sarana untuk menyimpan arsip aktif yang sudah

ditata berdasarkan sistem subjek. Jumlah filing cabinet disediakan

sesuai dengan kebutuhan. Filing cabinet yang digunakan adalah filing

cabinet yang memiliki empat laci. Penggunaannya menurut susunan

laci filing cabinet dari atas ke bawah. Guide/sekat dan folder diatur

dalam posisi berdiri di dalam laci filing cabinet. Setiap laci filing

37

cabinet idealnya berisi 50 buah folder, dengan jumlah sekat 20-40

buah. Filing cabinet harus memiliki kunci pengaman.

4) Label

Label adalah kertas yang ditempelkan di tab guide atau folder.

Pelabelan adalah merupakan realisasi dari kegiatan penentuan indeks

dan kode. Label sebaiknya mempergunakan kertas yang berkualitas

agar tidak mudah rusak dan mudah dibaca karena berwarna terang.

5) Out Indicator

Out indicator adalah alat yang digunakan untuk menandai adanya

keluarnya arsip dari laci atau filing cabinet. Apabila yang sedang

dipinjam semua berkas (satu folder) maka yang digunakan adalah out

guide, sedangkan bila yang dipinjam hanya beberapa lembar maka

akan mempergunakan out sheet.

6) Buku Peminjaman Arsip

Terdiri dari beberapa kolom yang disesuaikan dengan kebutuhan

informasinya.

7) Daftar Arsip Dinamis

Format daftar arsip dinamis yang ada di masing-masing unit pengolah

harus seragam demi tertibnya pengelolaan arsip aktif. Daftar arsip

dinamis dibuat berdasarkan dua kategori yaitu arsip terjaga dan arsip

umum.48

48

“Peraturan Kepala Arsip Nasional RI Nomor 50 Tahun 2015 Tentang Petunjuk Teknis

Pemberkasan Arsip Aktif Di Central File Di Lingkungan Arsip Nasional Republik Indonesia,” Pub. L.

No. 50 (2015), h. 14-19.

38

3. Pemeliharaan Arsip Dinamis Aktif

Pemeliharaan arsip merupakan kegiatan untuk melindungi, mengawasi,

dan mengambil langkah agar arsip tetap terjamin keselamatannya, serta

menjamin kondisi fisik arsip dan lingkungan penyimpanan arsip. Menurut

Wursanto pemeliharaan arsip adalah kegiatan yang bertujuan untuk

mencegah arsip dari segala kerusakan dan kemusnahan.49

Dalam Perka ANRI No. 9 Tahun 2018 tentang Pedoman Pemeliharaan

Arsip Dinamis Pasal 6, Pemeliharaan arsip aktif menjadi tanggung jawab

pimpinan unit pengolah pada tiap pencipta arsip. Pemeliharaan arsip aktif

dilakukan melalui kegiatan pemberkasan dan penyimpanan arsip aktif.

Pemeliharaan arsip aktif menggunakan prasarana dan sarana kearsipan sesuai

dengan standar.50

Pemeliharaan arsip aktif dalam Perka ANRI No. 9 Tahun 2018 tentang

Pedoman Pemeliharaan Arsip Dinamis dilakukan melalui kegiatan:

a. Pemberkasan arsip aktif.

Pemberkasan dan penyimpanan arsip aktif dilaksanakan melalui

prosedur:

1) Pemeriksaan

Pemeriksaan dilakukan untuk memastikan bahwa setiap arsip yang

akan diberkaskan autentik, utuh dan lengkap pada setiap proses

kegiatan dan sudah diregistrasi dan didistribusikan. (Pernyataan

selesai/file). Pemeriksaan juga dilakukan dalam rangka

mengidentifikasi dan/atau memverifikasi arsip vital di unit pengolah.

49

Kearsipan 1, h. 220. 50

Arsip Nasional Republik Indonesia, “Peraturan Kepala Arsip Nasional RI Nomor 9 Tahun 2018

Tentang Pedoman Arsip Dinamis,” Pub. L. No. 9 (2018), h. 7.

39

2) Penentuan Indeks

Indeks (judul berkas) ditentukan dengan cara menentukan kata

tangkap (keyword) dari arsip yang akan diberkaskan yang dapat

mewakili isi informasi dari berkas/isi berkas. Indeks dapat berupa

nama orang, lembaga/organisasi, tempat/wilayah, masalah dan kurun

waktu. Penulisan indeks diikuti setelah penulisan kode klasifikasi

arsip pada folder.

3) Penentuan Kode

Penentuan Kode pemberkasan dilakukan sesuai dengan fungsi,

kegiatan, dan transaksi yang dilaksanakan oleh unit kerja sesuai

dengan kode klasifikasi.

4) Tunjuk Silang (apabila ada)

Tunjuk silang, digunakan apabila arsip memiliki informasi lebih dari

satu pelaksanaan fungsi, arsip memiliki keterkaitan informasi dengan

berkas lainnya yang berbeda media seperti: peta, CD, Foto, Film, dan

media lain, dan terjadi perubahan nama orang atau pegawai atau

lembaga.

5) Pelabelan

Pelabelan dilakukan dengan menuliskan tanda pengenal dari berkas

menggunakan kertas label yang dilekatkan pada tab folder.51

51

Arsip Nasional Republik Indonesia, “Peraturan Kepala Arsip Nasional RI Nomor 9 Tahun 2018

Tentang Pedoman Arsip Dinamis,” Pub. L. No. 9 (2018), h. 18-19.

40

b. Penyimpanan arsip aktif

Gambar 2. 1: Penyimpanan Arsip Aktif 52

Faktor kerusakan arsip ada dua, yaitu faktor instrinsik dan faktor

ekstrinsik. Faktor instrinsik adalah penyebab kerusakan arsip yang berasal

dari arsip itu sendiri, seperti kualitas kertas, pengaruh tinta, pengaruh lem

perekat dan sebagainya. Sedangkan faktor ekstrinsik adalah penyebab

kerusakan yang berawal dari luar benda arsip, yakni lingkungan fisik,

organisme perusak dan kelalaian manusia.53

Ada beberapa faktor-faktor yang dapat menyebabkan kerusakan arsip,

yaitu:

52 Peraturan Kepala Arsip Nasional RI Nomor 9 Tahun 2018 Tentang Pedoman Arsip Dinamis, h. 22. 53

Suparjati, Tata Usaha Dan Kearsipan Seri Administrasi Perkantoran (Yogyakarta: Kanisius,

2004), h. 30.

41

1) Faktor Internal

a) Kualitas kertas

Kualitas kertas yang buruk akan mempercepat kerusakan arsip

dibandingkan dengan arsip yang memiliki kualitas kertas yang baik.

b) Tinta

Tinta yang digunakan sebaiknya tidak mengandung reaksi-reaksi

kimia yang dapat merusak kertas, tinta yang tidak menyebabkan

kerusakan akibat reaksi kimia yaitu tinta karbon yang terbuat dari

arang hitam (langes).

c) Bahan perekat

Penggunaan bahan perekat dapat mempercepat kerusakan pada arsip.

2) Faktor Eksternal

a) Lingkungan

Jika tempat penyimpanan arsip tingkat kelembaban udaranya lebih

dari 75% maka dapat mempercepat kerusakan arsip.

b) Sinar Matahari

Arsip yang terkena langsung sinar matahari dapat merusak kertas dan

tulisan pada kertas.

c) Debu

Jika ruangan arsip berdebu maka debu-debu yang menempel pada

kertas arsip dapat merusak arsip.

d) Serangga dan kutu

e) Jamur dan sejenisnya.54

54

Sularso Mulyono, Dasar-Dasar Kearsipan (Yogyakarta: Liberty, 1985), h. 46.

42

Pemeliharaan arsip yang baik tentunya akan tetap menjaga kondisi fisik

arsip supaya tetap baik dan mencegahnya dari kerusakan. Menurut Wursanto,

agar tidak terjadi kerusakan pada arsip, pemeliharaan arsip yang dapat

dilakukan adalah dengan memperhatikan hal-hal berikut:

1) Pengaturan Ruangan

a) Ruangan penyimpanan arsip jangan terlalu lembab.

b) Ruangan harus terang.

c) Ruangan harus diberi ventilasi secukupnya.

d) Ruangan harus terhindar dari kemungkinan serangan api.

e) Ruangan harus terhindar dari kemungkinan serangan air (banjir).

f) Ruangan hendaknya terhindar dari kemungkinan serangan

hama/serangan perusak/pemakan kertas arsip.

g) Lokasi ruang/gedung penyimpanan arsip hendaknya bebas dari

tempat-tempat industri.

h) Ruangan penyimpanan arsip sebaiknya terpisah dari ruangan –

ruangan kantor lain.

i) Ruangan penyimpanan arsip hendaknya disesuaikan dengan bentuk

arsip yang akan disimpan di dalamnya.

2) Kebersihan

a) Kebersihan ruangan

Perlu diusahakan agar ruangan penyimpanan arsip selalu bersih

sehingga tidak mengundang timbulnya serangga pemakan/perusak

kertas arsip (kecoa, rayap, dan sebagainya).

43

b) Kebersihan arsip

Selalu menjaga dan merawat arsip agar tetap bersih.

3) Pemeliharaan tempat penyimpanan arsip

a) Rak arsip

Rak arsip harus dijaga keamanan dari serangan serangga, rayap dan

sebagainya.

b) Almari arsip

Almari arsip merupakan alat penyimpanan arsip secara tertutup.

karena itu untuk memelihara dan menjaganya almari arsip harus

dibuka secara sering dan berkala agar arsip didalamnya tidak

lembab.55

Menurut pendapat di atas dapat disimpulkan bahwa pemeliharaan arsip

adalah usaha-usaha yang dilakukan agar mencegah terjadinya kerusakan pada

arsip yang disebabkan oleh dua faktor, yaitu faktor instrinsik dan faktor

eksrinsik. Fasilitas penyimpanan arsip juga harus diperhatikan supaya arsip

tetap terjaga keberadaannya.

4. Penyusutan Arsip Dinamis Aktif

Pada dasarnya arsip yang dimiliki suatu organisasi ada yang memiliki

nilai kegunaan abadi dan ada yang memiliki kegunaan dalam jangka waktu

tertentu. Sebagian besar arsip yang disimpan oleh organisasi memiliki nilai

kegunaan dalam jangka waktu tertentu, maka dari itu arsip harus dilakukan

penyusutan supaya tidak terjadi penumpukan arsip. Penyusutan arsip dapat

berupa pemindahan dari tempat penyimpanan dan dapat berupa pemusnahan.

55

Kearsipan 1, h. 220-225.

44

Tujuan penyusutan arsip menurut Durotul Yatimah adalah:

a. Mendayagunakan arsip dinamis sebagai berkas kerja maupun sebagai

referensi

b. Menghemat ruangan, peralatan dan perlengkapan

c. Mempercepat penemuan kembali arsip

d. Menyelamatkan bahan bukti pertanggungjawaban.56

Kegiatan penyusutan arsip menurut Sulistyo Basuki adalah kegiatan

pengurangan arsip dilakukan dengan cara sebagai berikut:

a. Memindahkan arsip dinamis aktif yang memiliki frekuensi penggunaan

rendah ke penyimpanan dinamis inaktif.

b. Memindahkan arsip dinamis inaktif dari unit pengolah atau penerima ke

pusat arsip dinamis inaktif.

c. Memusnahkan arsip dinamis bila sudah jatuh waktu.

d. Menyerahkan arsip dinamis dari unit arsip dinamis inaktif ke depo arsip

statis.57

Penyusutan arsip dinamis terdiri dari empat prosedur, yaitu angka

penilaian arsip dinamis, jadwal retensi arsip, dan pemindahan arsip.

a. Angka Penilaian Arsip Dinamis Aktif

Angka penilaian digunakan untuk menentukan angka penilaian suatu

arsip dan selanjutnya membandingkan dengan patokan yang digunakan,

sehingga pengelola arsip dapat menentukan langkah-langkah yang akan

dilakukan terhadap keadaan arsip yang disimpan ditempat penyimpanan.

56

Yatimah, Kesekretariatan Modern dan Administrasi Perkantoran, h. 42. 57

Sulistyo-Basuki, Manajemen Arsip Dinamis (Jakarta: Gramedia Pustaka Utama, 2003), h. 309.

45

Semakin besar persentase angka penilaian, maka semakin baik karena

arsip-arsip tersebut masih memiliki nilai kegunaan, sebaliknya jika

semakin kecil persentase angka penilaian berarti nilai guna dari arsip

tersebut sudah menurun atau mungkin sudah tidak berguna lagi, sehingga

perlu diadakan penyusutan. Untuk arsip aktif angka penilaian harus

mencapai 5-20%.58

Angka penilaian arsip menurut Wursanto dapat dihitung dengan

menggunakan rumus:

R=𝟎

𝐈x 100

Dengan ketentuan: R adalah penilaian arsip

0 adalah jumlah peminjaman arsip

I adalah jumlah arsip59

Berdasarkan penjelasan di atas dapat disimpulkan bahwa semakin

tinggi jumlah peminjaman arsip, maka semakin tinggi nilai penilaian

arsip. Angka penilaian arsip bisa dibilang baik jika mencapai angka 5-

20%.

b. Jadwal Retensi Arsip Dinamis Aktif

Arsip tidak akan selamanya disimpan, oleh karena itu organisasi

harus merumuskan jadwal retensi arsip. Jadwal Retensi Arsip atau biasa

disingkat menjadi JRA merupakan alat yang sangat mendukung dalam

pengelolaan arsip, karena dengan adanya JRA dengan mudah akan

mengetahui arsip mana yang akan disimpan dalam jangka waktu panjang,

58

Administrasi Perkantoran Modern, h, 145. 59

Kearsipan 1, h. 90.

46

dalam jangka waktu pendek, serta mengetahui berapa lama arsip tersebut

akan disimpan dan kapan arsip tersebut akan dimusnahkan.60

Jadwal retensi arsip adalah daftar yang berisi jangka waktu

penyimpanan arsip yang dipergunakan sebagai pedoman penyusutan

arsip. Penentuan jangka waktu penyimpanan arsip (retensi arsip)

ditentukan atas dasar nilai guna tiap-tiap berkas. JRA dibuat dengan

pertimbangan yang matang dan obyektif sesuai nilai guna arsip.61

Menurut Sulistyo Basuki jadwal retensi arsip adalah daftar yang berisi

keterangan jenis arsip dinamis, angka waktu penyimpanannya sesuai

dengan nilai gunanya, tindakan setelah jatuh waktu.62

60 Oktarino Arizola and Elva Rahmah, “Pembuatan Jadwal Retensi Arsip (JRA) Di Kantor Nagari

Kajai Kabupaten Pasaman Barat,” Jurnal Ilmu Informasi Perpustakaan Dan Kearsipan, a, 2, no. 2

(2014), h. 1-8. 61

Endang Wahyulestari, “Penaksiran Dan Retensi Arsip Dinamis,” 2018,

https://staff.blog.ui.ac.id/tari05/files/2018/05/Appraisal-dan-Retensi-Arsip-by-Endang-W.pdf. 62

Sulistyo-Basuki, Manajemen Arsip Dinamis, h. 309.

47

Penilaian arsip suatu organisasi berdasarkan ALFRED, maka bentuk

jadwal retensi arsip sebagai berikut:

Golongan

Arsip

Arsip Umur Arsip Abadi/dimusnahkan

Aktif Inaktif

Vital Akte Pendirian

Akte Tanah

-

-

-

-

Abadi

Abadi

Penting Laporan

Keuangan

Cek Bebas

5 th

5 th

25th

25 th

Dimusnahkan

Dimusnahkan

Berguna Neraca

Laporan

Tahunan

2 th

2 th

10 th

10 th

Dimusnahkan

Dimusnahkan

Tidak

Berguna

Undangan

Pengumuman

1 bln

1 bln

-

-

Dimusnahkan

Dimusnahkan

Tabel 2.1: Jadwal Retensi Arsip Dinamis

Berdasarkan pendapat di atas dapat disimpulkan bahwa Jadwal

Retensi Arsip (JRA) adalah daftar yang berisi jangka waktu penyimpanan

arsip, dan untuk menilai kegunaan arsip apakah akan dimusnahkan atau

dipermanenkan dan dipergunakan sebagai pedoman penyusutan arsip.

c. Pemindahan Arsip Dinamis Aktif

Pemindahan arsip dinamis adalah kegiatan memindahkan arsip

dinamis aktif yang frekuensi penggunaannya sudah menurun atau sudah

48

dibutuhkan dalam kegiatan organisasi sehari-hari dan berubah menjadi

arsip dinamis inaktif, kemudian arsip dinamis inaktif yang tidak

dimusnahkan akan diserahkan ke depo arsip dan namanya berubah

menjadi arsip statis. Arsip dinamis inaktif yang akan dipindahkan dicatat

pada daftar pertelean arsip dinamis inaktif yang didasarkan atas dasar

berkas. Yang dicatat ialah badan korporasi yang memindahkan, judul

berkas, tanggal bulan, dan tahunnya, bentuk fisik arsip dinamis, volume

dalam meter kubik. Pemindahan dilakukan dengan cara membuat berita

acara pemindahan.63

Berdasarkan pendapat di atas dapat disimpulkan bahwa pemindahan

arsip dinamis adalah kegiatan memindahkan arsip dinamis aktif yang

sudah jarang dipakai oleh pencipta arsip dalam pelaksanaan kegiatan

administrasi.

d. Pemusnahan Arsip Dinamis Aktif

Pemusnahan arsip adalah kegiatan menghancurkan arsip yang sudah

tidak digunakan lagi oleh pencipta arsip. Pemusnahan arsip menurut

Barthos adalah kegiatan menghancurkan fisik arsip yang fungsinya sudah

mulai menurun dan juga sudah tidak memiliki nilai guna. Penghancuran

tersebut harus dilaksanakan secara total yaitu dengan cara membakar

habis, dicacah atau dengan cara lain sehingga tidak dapat dikenal baik isi

maupun bentuknya.64

Metode Pemusnahan arsip meliputi pencacahan, pembakaran,

pemusnahan kimiawi dan pembuburan.

63

Sulistyo-Basuki, Manajemen Arsip Dinamis, h. 313. 64

Basir Barthos, Manajemen Kearsipan Untuk Lembaga Negara, Swasta, Dan Perguruan Tinggi

(Jakarta: Bumi Aksara, 2007), h. 105.

49

1) Pencacahan

Pencacahan adalah metode pemusnahan yang paling sering

digunakan di Indonesia dalam pemusnahan dokumen dan mikrofilm.

Alat pencacah (shredder) ini merupakan sebuah gawai mekanis yang

menggunakan berbagai metode untuk memotong, menarik, dan

merobek kertas menjadi potongan-potongan kecil.

2) Pembakaran

Pembakaran adalah metode pemusnahan arsip dengan cara

membakar dokumen yang akan dimusnahkan. Kini metode

pembakaran dianggap tidak bersahabat dengan lingkungan.

3) Pemusnahan Kimiawi

Pemusnahan kimiawi adalah pemusnahan arsip dengan

menggunakan bahan kimiawi untuk melunakkan kertas dan

melenyapkan tulisan, termasuk mikrofilm. Pemusnahan kimiawi lebih

hemat dibanding pencacahan.

4) Pembuburan

Pembubaran atau pulping merupakan metode pemusnahan

dokumen rahasia yang ekonomis, aman, nyaman, dan tak terulangkan.

Dokumen yang akan dimusnahkan dicampur dengan air, kemudian

dicacah lalu dialirkan melalui saringan dan hasilnya merupakan

lapisan bubur.65

Dari pendapat di atas dapat disimpulkan bahwa pemusnahan arsip

adalah kegiatan menghancurkan arsip yang sudah tidak memiliki nilai

65

Basuki, Pengantar Kearsipan, h. 106.

50

guna dan pemusnahan arsip bisa dilakukan dengan cara pencacahan,

pembakaran, pemusnahan kimiawi dan pembuburan.

51

BAB III

METODE PENELITIAN

A. Jenis dan Pendekatan Penelitian

Jenis penelitian yang digunakan oleh penulis adalah deskriptif. Penelitian

dengan pola deskriptif bertujuan untuk memperoleh informasi tentang

pengelolaan arsip dinamis aktif di Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Kota

Depok. Penelitian deskriptif adalah penelitian yang bertujuan untuk

mendeskripsikan atau menjelaskan sesuatu sesuai dengan kondisi

sebenarnya.

Pendekatan yang digunakan oleh peneliti adalah pendekatan kualitatif,

Pendekatan kualitatif adalah pendekatan yang dimaksudkan untuk

menghasilkan data-data deskriptif berupa kata-kata tertulis, atau lisan dari

orang-orang yang dapat diamati sesuai dengan pendapat.66

B. Kriteria Informan

Informan merupakan seseorang yang memiliki informasi (data) yang

lengkap mengenai objek yang sedang diteliti, dan peneliti dapat memperoleh

informasi dari informan tersebut mengenai objek yang akan diteliti.

Penentuan informan memerlukan beberapa pertimbangan, yaitu informan

yang benar-benar paham mengenai pengelolaan arsip dinamis aktif. Informan

yang akan peneliti wawancarai yaitu:

66

Lexy J. Moleong, Metodologi Penelitian Kualitatif (Bandung: Remaja Rosdakarya, 2007), h. 4.

52

No Nama Jabatan

1 Afidhah Siti Kurnia, A.Md Arsiparis Unit Kearsipan

2 Rizki Anggun, A.Md Arsiparis Unit Pengolah

Tabel 3.1: Profil Informan

Alasan peneliti memilih informan di atas, karena hanya informan tersebut

yang mengelola dan paham mengenai arsip dinamis di Dinas Kearsipan dan

Perpustakaan Kota Depok.

C. Teknik Pengumpulan Data

Dalam penelitian yang dilakukan oleh peneliti, peneliti menggunakan

beberapa teknik pengumpulan data. Adapun data yang diperoleh dalam

penelitian ini bersumber pada data:

1. Data primer

Data primer adalah data yang diperoleh secara langsung dari

lapangan, Teknik pengumpulan data yang digunakan berupa observasi

dan wawancara.

a. Observasi

Observasi merupakan teknik pengumpulan data yang dilakukan

dengan cara melakukan pengamatan dan pencatatan secara sistematik

terhadap suatu gejala yang tampak pada objek penelitian.67

Objek dari

observasi ini adalah Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Kota Depok,

pengamatan yang dilakukan adalah dengan melihat dan mengamati

langsung pelaksanaan pengelolaan arsip, mengumpulkan fakta-fakta

dan pernyataan untuk dibahas dalam hasil penelitian.

67 Emzir, Metodologi Penelitian Kualitatif (Jakarta: Rajawali Press, 2011), h. 20.

53

b. Wawancara

Wawancara adalah proses tanya jawab sambil bertatap muka

anatara pewawancara dan informan bertujuan untuk memperoleh

keterangan untuk tujuan penelitian, dengan atau tanpa menggunakan

pedoman wawancara, di mana pewawancara dan informan terlibat

dalam kehidupan sosial yang relatif lama.68

Bentuk wawancara yang

digunakan peneliti adalah wawancara tidak terstruktur, wawancara

dilakukan untuk mendapatkan hasil observasi awal dan menjawab

rumusan masalah mengenai pengelolaan arsip dinamis aktif dan

kendala dalam pengelolaan arsip dinamis aktif di Dinas Kearsipan

dan Perpustakaan Kota Depok.

2. Data sekunder

Data sekunder adalah data yang diperoleh dari sumber-sumber yan

telah ada. Peneliti mengumpulkan data melalui teknik studi pustaka.

Sumber data dapat diperoleh melalui, buku, artikel jurnal, halaman

website, laporan penelitian dan lainnya, dan melalui dokumentasi.

a. Studi Pustaka

Studi pustaka adalah pengumpulan data yang dilakukan dengan

mencari sumber data tertulis, seperti buku, artikel jurnal, dan laporan

penelitian terdahulu yang dapat dijadikan landasan teori untuk

memperkuat proses analisis data.

68

M. Burhan Bungin, Penelitian Kualitatif: Komunikasi, Ekonomi, Kebijakan Publik, Dan Ilmu

Sosial Lainnya (Jakarta: Kencana, 2009), h. 108.

54

b. Dokumentasi

Dokumentasi adalah mengumpulkan data yang mengandung

informasi dari objek penelitian agar dapat membantu penelitian, baik

dari sumber yang berbentuk tulisan seperti kebijakan, catatan harian,

atau sumber-sumber yang berbentuk gambar, seperti foto dan lain-

lain. Data dokumentasi yang digunakan untuk memperoleh data nyata

yang dijadikan sebagai objek penelitian yaitu tentang proses

pengelolaan arsip dinamis aktif di Dinas Kearsipan dan Perpustakaan

Kota Depok.

D. Teknik Analisis Data

Setelah semua data terkumpul maka dilakukan analisis data, yaitu

memilih hal-hal pokok, memfokuskan pada hal-hal yang penting untuk dicari

tema dan polanya (data reduction), kemudian data disajikan dalam sebuah

pola yang sesuai dengan kajian (data display), dan setelah itu ditarik

kesimpulan yang menghasilkan sebuah hipotesis dan deskripsi atau gambaran

suatu objek yang jelas. Jadi penulis menggunakan 3 teknik analisis data,

yaitu:

1. Reduksi Data

Reduksi adalah merangkum, memilih hal-hal pokok, memfokuskan

pada hal-hal yang penting, mencari tema polanya, dan membuang yang

tidak perlu sehingga data lebih mudah dikendalikan.69

Setelah semua data

terkumpul melalui data primer, kemudian data difokuskan sesuai dengan

rumusan masalah penelitian ini.

69

Sugiyono, Metode Penelitian Kuantitatif Dan Kualitatif R & D (Bandung: Alfabeta, 2010).

55

2. Penyajian Data

Setelah reduksi data, langkah selanjutnya adalah menyajikan data.

Menyajikan data dalam penelitian kualitatif dapat dilakukan dalam

bentuk uraian singkat, hubungan antar kategori, bagan, flowchart dan

dengan teks yang bersifat naratif.70

Dalam Penelitian ini, data disajikan dalam bentuk teks naratif dan

flowchart.

3. Penarikan Kesimpulan

Kesimpulan dalam penelitian kualitatif diharapkan dapat

mendapatkan kesimpulan baru yang sebelumnya belum pernah ada atau

berupa gambaran suatu objek yang sebelumnya masih belum jelas atau

gelap sehingga setelah diteliti menjadi lebih jelas. Kesimpulan ini masih

sebagai hipotesis, dan dapat menjadi teori jika didukung oleh data-data

yang lain.

Langkah penarikan kesimpulan ini dimulai dari mencari pola, tema,

hubungan, hal-hal yang sering timbul, yang mengarah pada pengelolaan

arsip dinamis aktif di Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Kota Depok.

E. Tempat dan Jadwal Penelitian

1. Tempat Penelitian

Penelitian ini dilakukan pada hari Senin 5 November 2018 dan hari

Selasa 13 November 2018 di Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Kota

70

Matthew B. Miles, Analisis Data Kualitatif (Jakarta: Universitas Indonesia, 1992), h. 16.

56

Depok di Jalan Margonda Raya No.54, Depok, Pancoran MAS, Kota

Depok.

2. Jadwal Penelitian

Bulan Juli Agustus September Oktober November Desember

Kegiatan 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4

Pengajuan

proposal

Seminar

proposal

Konsultasi

dosen

pembimbing

Penelitian

lapangan,

analisa data

dan

kesimpulan

Pengesahan

skripsi

57

BAB IV

HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN

A. Profil Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Kota Depok

1. Sejarah Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Kota Depok

Awalnya urusan pemerintah bidang kearsipan dan perpustakaan

ditangani oleh kantor arsip dan perpustakaan, sesuai Peraturan Daerah

Kota Depok Nomor 8 tahun 2008 tentang organisasi perangkat daerah.

Berdasarkan peraturan tersebut, kantor arsip berdiri sejak tanggal 25

April 2008. Kantor arsip dan perpustakaan terdiri dari 1 sub bagian tata

usaha dan 3 seksi, yaitu: seksi pengelola arsip, seksi perpustakaan, dan

seksi pengelola data.

Kantor Arsip dan Perpustakaan Kota Depok resmi berdiri pada

tanggal 31 Januari 2011 berdasarkan Peraturan Daerah Kota Depok

Nomor 10 Tahun 2016 tentang pembentukan dan susunan perangkat

daerah Kota Depok menyebutkan bahwa ketentuan lebih lanjut mengenai

kedudukan, susunan organisasi, tugas dan fungsi, serta tata kerja

perangkat daerah serta unit kerja di bawahnya ditetapkan lebih lanjut

dengan Peraturan Walikota.

Kantor Kearsipan dan Perpustakaan Kota Depok pada tahun 2015

memiliki gedung baru yang diresmikan oleh Walikota Depok saat itu Nur

Mahmudi Ismail dan telah dibuka untuk umum, gedung Kantor Kearsipan

58

dan Perpustakaan Kota Depok terdiri dari tiga lantai yang terletak di

kompleks balaikota Depok.

Pada tahun 2017, Kantor Arsip dan Perpustakaan Depok berdasarkan

Peraturan Daerah Nomor 10 tahun 2016 mengalami perubahan SOTK

baru menjadi Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Kota Depok.71

2. Visi dan Misi Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Kota Depok

a. Visi

“Terwujudnya pelayanan di bidang kearsipan dan perpustakaan

yang Edukatif, Rekreatif dan Prosfektif”

Visi tersebut mengandung pokok-pokok visi Edukatif, Rekreatif

dan Entertainment dengan penjelasan sebagai berikut:

1) Edukatif: Pelayanan bidang kearsipan dan perpustakaan harus

memberikan dampak yang bersifat mendidik dan sebagai “sarana

cara pintar untuk pintar”.

2) Rekreatif: Sarana dan prasarana serta pelayanan bidang kearsipan

dan perpustakaan tidak membosankan dan monoton tetapi bersifat

rekreatif, suasana yang relax untuk mendorong minat baca

aparatur dan masyarakat dari seluruh lapisan.

3) Entertainment: Pelayanan bidang kearsipan dan perpustakaan

harus memberikan nuansa yang berbeda yang bersifat menghibur

bagi para pemustaka.

71

Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Kota Depok, “Kondisi Umum Dinas Kearsipan Dan

Perpustakaan Kota Depok,” 2017.

59

b. Misi

1) Mewujudkan sistem tata kelola kearsipan sebagai sumber

informasi, bukti sejarah, bukti hukum, bukti penyelenggaraan

pemerintahan serta sumber penelitian.

2) Mewujudkan pelayanan bidang perpustakaan yang Edukatif,

Rekreatif dan Entertainment berbasis teknologi informasi.

3) Mewujudkan kemampuan pengelolaan dan pengolahan data

penyelenggaraan pemerintahan yang baik melalui e-government.72

3. Struktur Organisasi Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Kota Depok

72

Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Kota Depok, “Visi Dan Misi Dinas Kearsipan Dan Perpustakaan

Kota Depok,” November 24, 2018, http://kap.depok.go.id/depokcorner/profil.

Gambar 4.1: Struktur Organisasi Diskarpus Depok

60

4. Jam Kerja Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Kota Depok

Jam kerja efektif Unit Kearsipan dan Unit Pengolah Dinas Kearsipan dan

Perpustakaan Kota Depok adalah:

No Hari Jam

1 Senin-Jum’at 07.30 – 16.00

2 Sabtu-Minggu Libur

Tabel 4.1: Jam Kerja Diskarpus Depok

B. Hasil Penelitian

1. Pengelolaan Arsip Dinamis Aktif di Dinas Kearsipan dan

Perpustakaan Kota Depok

a. Penciptaan Arsip Dinamis Aktif

Arsip dinamis aktif yang tercipta di Diskarpus Depok berupa

arsip-arsip yang tercipta dari masing-masing pegawai, yaitu slip gaji

pegawai, rekaman kegiatan organisasi, yaitu laporan keuangan

tahunan, dan arsip yang paling banyak tercipta di Diskarpus Depok

berupa surat masuk dan keluar.

1) Surat Masuk

Arsip dinamis aktif merupakan arsip yang masih digunakan

dalam kegiatan sehari-hari oleh pencipta arsip, oleh karena itu

diperlukan pengelolaan yang baik dan benar agar dapat

memperlancar informasi dalam kegiatan perkantoran. Dinas

Kearsipan dan Perpustakaan Kota Depok terdapat unit pengolah

dan unit kearsipan atau sekretariat. Berdasarkan hasil wawancara

dengan pengelola arsip unit pengolah dan sekretariat atau unit

61

kearsipan di Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Kota Depok,

kebanyakan arsip yang tercipta berupa surat, baik surat masuk

atau surat keluar, dan rekaman kegiatan organisasi, seperti

kegiatan arsip keliling. Berikut hasil wawancara dengan AS dan

RA mengenai arsip-arsip apa saja yang tercipta di Diskarpus

Depok:

“Surat masuk surat keluar yang tercipta, dari perangkat

daerah maupun dari lembaga atau kementerian di luar…”

(AS)

“Arsip dinamis yang tercipta kalo dari bidang-bidang

biasanya arsip yang keluar untuk didistribusikan ke opd,

biasanya kalo bidang itu kan berarti kegiatan-kegiatan...”

(RA)

Dalam pengurusan surat masuk dan surat keluar dibutuhkan

adanya pedoman supaya arsip mudah untuk dikelola nantinya.

Berikut hasil wawancara dengan AS dan RA mengenai pedoman

dan prosedur pengurusan surat masuk di Diskarpus Depok:

“Pedoman surat masuk surat keluar kita punya sih SOP

tentang surat masuk dan surat keluar, ya pastinya sesuai

pedoman...” (AS)

“Untuk pedoman kita hanya ada di unit kearsipan, yaitu

adanya hanya di bu afidhah, karena di kami sistem

sentralisasi ...” (RA)

Dari hasil wawancara dengan AS dan RA dapat diketahui

bahwa dalam pengurusan surat masuk dan surat keluar di Dinas

Kearsipan dan Perpustakaan Kota Depok memiliki pedoman yaitu

SOP surat masuk dan surat keluar.

62

Berikut ini merupakan prosedur pengurusan surat masuk di

Diskarpus Depok berdasarkan hasil wawancara dengan AS dan

RA:

“Pertama itu surat masuk saya yang menerima, terus saya

catet ke buku surat masuk, saya kasih form disposisi terus

saya kasih ke kepala dinas…” (AS)

“Ya yang saya bilang tadi, prosedur surat masuk dan keluar

harus melalui unit kearsipan dulu, karena kan sistemnya

sentralisasi.” (RA)

Berikut ini merupakan flowchart alur pengurusan surat masuk

di Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Kota Depok:

Alur Pengurusan Surat Masuk

Gambar 4. 2: Flowchart surat masuk73

73

Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Kota Depok, “SOP Surat Masuk Dinas Kearsipan Dan

Perpustakaan Kota Depok” (Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Kota Depok, 2018).

Penerimaan surat

masuk

Pencatatan surat ke

buku surat masuk

Pengecekan surat dan

disposisi surat

Dicek oleh Kadis dan

Sekdis

Surat berkaitan dengan

undangan dijadwalkan

Yang tidak berkaitan

dengan undangan

didistribusikan ke bidang

Surat diduplikasi dan

diarsipkan

Mulai

Selesai

63

Pengurusan surat masuk di unit kearsipan Diskarpus Depok

sudah memiliki pedoman dan prosedur khusus, alur pengurusan

surat masuk di Diskarpus Depok dimulai dari penerimaan surat

masuk, pencatatan surat masuk ke dalam buku surat masuk,

setelah itu surat didisposisikan dan dicek oleh Kepala Dinas dan

Sekretaris Dinas lalu surat yang berkaitan dengan undangan

dijadwalkan, yang tidak berkaitan dengan undangan

didistribusikan ke unit pengolah, terakhir surat diduplikasi dan

diarsipkan.

2) Surat Keluar

Surat keluar adalah kegiatan organisasi untuk memberikan

jawaban atau tanggapan terhadap surat masuk yang telah diterima

dari suatu organisasi lain, atau antar unit kerja organisasi agar

tidak terjadi kesalahpahaman antar kedua belah pihak

Berdasarkan hasil wawancara dengan AS dan RA alur

pengelolaan surat keluar di Diskarpus Depok adalah sebagai

berikut:

“Kalo surat keluar ini prosedurnya lebih panjang dibanding

surat masuk, saya yang ngetik konsep surat yang dibuat sama

kepala bidang, terus kepala bidang dapet perintah dari kepala

dinas untuk bikin konsep surat keluar...” (AS)

“Surat keluar juga sama mas, prosedurnya melalui unit

kearsipan dulu.” (RA)

64

Berikut ini merupakan flowchart alur pengurusan surat keluar

di Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Kota Depok:

Alur Pengurusan Surat Keluar

Gambar 4. 3: Flowchart surat keluar74

Alur pengurusan surat keluar di Diskarpus Depok meliputi

pembuatan konsep surat, kemudian pengetikan konsep surat, surat

diperiksa dan diserahkan ke Kepala Seksi, lalu diserahkan ke

Kepala Bidang untuk dikoreksi, setelah itu diserahkan ke

Sekretaris Dinas dan terakhir diserahkan ke Kepala Dinas untuk

disetujui dan dimasukkan ke dalam agenda buku surat keluar,

74

Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Kota Depok, “SOP Surat Keluar Dinas Kearsipan Dan

Perpustakaan Kota Depok” (Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Kota Depok, 2018).

Mulai Pembuatan konsep

surat

Pengetikan surat

Menyerahkan surat

dan surat dikoreksi

Surat keluar disetujui dan

dimasukkan ke agenda buku

surat keluar

Surat dikoreksi oleh

Kepala seksi, kepala

bidang, sekretaris

dinas, dan kepala dinas

Surat diberi nomor

surat, tanggal surat, dan

distempel surat keluar

Surat keluar didistribusikan

dan diarsipkan Selesai

65

surat diberi nomor surat, tanggal surat dan distempel surat keluar,

langkah terakhir surat didistribusikan dan diarsipkan.

Sistem klasifikasi arsip dinamis aktif bertujuan untuk

mengatur arsip dinamis aktif supaya arsip tertata rapi dan teratur

sesuai dengan sistem penyimpanan yang digunakan. Sistem

klasifikasi yang baik dapat mempermudah penemuan kembali

arsip jika suatu saat arsip dibutuhkan. Mengenai sistem klasifikasi

arsip dinamis aktif yang digunakan di Diskarpus Depok, diperoleh

hasil wawancara dengan AS dan RA sebagai berikut:

“Saya susun menggunakan kode klasifikasi, ngikutin sistem

DDC Permendagri.” (AS)

“Disini menggunakan sistem memberkas berdasarkan nama

kegiatan, jadi nanti kita bukan mencari kurun waktu di filling

cabinet…” (RA)

Berdasarkan hasil observasi dan wawancara, dapat

disimpulkan bahwa sistem klasifikasi arsip yang digunakan oleh

Unit Kearsipan Diskarpus Depok adalah sistem DDC. Sistem ini

banyak digunakan di perpustakaan. Dengan sistem klasifikasi ddc,

arsip disimpan dan disusun berurutan dari kode 000 masalah

umum sampai dengan 900 masalah keuangan.

Sedangkan berdasarkan wawancara dengan arsiparis unit

pengolah Diskarpus Depok menggunakan sistem klasifikasi

berdasarkan kronologis, jadi saat mencari arsip, nama kegiatan

yang dicari, contohnya kegiatan arsip keliling, jadi kita langsung

mencari nama kegiatan tersebut di filling cabinet.

66

b. Penggunaan Arsip Dinamis Aktif

1) Peminjaman Arsip Dinamis Aktif

Arsip dinamis aktif merupakan arsip yang masih frekuensi

penggunaannya masih tinggi, tentunya arsip masih dibutuhkan

oleh pencipta arsip untuk kegiatan administrasi sehari-hari.

Mengenai siapa saja yang boleh meminjam arsip dinamis aktif,

diperoleh hasil wawancara dengan informan sebagai berikut:

“Karena ini arsip aktif, yang minjem cuma internal pegawai

Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Kota Depok.” (AS)

“Untuk di bidang belum ada sih yang meminjam, karena

biasanya arsip itu langsung ke bu kabid.” (RA)

Arsip yang dipinjam agar tidak mudah hilang dan

keberadaannya tetap terjaga, maka prosedur peminjaman arsip

harus menggunakan lembar peminjaman arsip untuk arsip yang

akan dipinjam. Tetapi hal tersebut belum dilaksanakan di Dinas

Kearsipan dan Perpustakaan Kota Depok, sebagaimana hasil

wawancara dengan informan:

“Prosedurnya belum ada, cuma minjem-minjem, misalnya Bu

Afi saya mau liat dong surat nomer sekian, gitu aja sih.

Prosedur tertulisnya belum ada.” (AS)

“karena belum ada yang meminjam, dan biasanya arsip itu

langsung ke bu kabid, jadi kita engga ada prosedur khusus.”

(RA)

Berdasarkan hasil wawancara dengan para informan, dapat

disimpulkan bahwa peminjaman arsip dinamis aktif belum

memiliki prosedur tertulis, peminjaman arsip dinamis aktif hanya

melalui komunikasi antara peminjam arsip dan arsiparis.

67

2) Penemuan Kembali Arsip Dinamis Aktif

Arsip dinamis aktif merupakan arsip yang masih digunakan

dan sewaktu-waktu masih diperlukan oleh pencipta arsip, oleh

karena itu harus memiliki prosedur penemuan kembali agar arsip

dinamis aktif dapat ditemukan dengan cepat dan tepat. Proses

penemuan kembali arsip bisa menjadi tolak ukur baik tidaknya

sistem kearsipan di suatu organisasi. Berikut hasil wawancara

dengan AS dan RA mengenai proses penemuan kembali arsip

dinamis aktif:

“Saya melakukan proses penemuan kembali biasanya arsip

apa yang diminta lalu saya carikan, dengan alat bantu buku

agenda surat di klasifikasi nomor berapa...” (AS)

“Ya sebenarnya, karena kita engga ada buku induk disetiap

bidang, ya contohnya ketika kaya tadi, saya diminta

mencarikan arsip di meja kabid...” (RA)

Berdasarkan hasil wawancara dengan para informan

penelitian, dapat disimpulkan bahwa dalam proses penemuan

kembali arsip dinamis aktif, unit kearsipan melakukan penemuan

kembali dengan menggunakan alat bantu buku agenda surat dan

dengan sistem klasifikasi, dan rata-rata waktu pencarian yang

dibutuhkan adalah kurang dari 5 menit. Sedangkan di unit

pengolah Diskarpus Depok mengalami sedikit kendala dalam

melakukan penemuan kembali arsip karena belum memiliki

ruangan penyimpanan arsip, jadi arsip dinamis aktif di unit

pengolah tempat penyimpanannya berada di dalam filling cabinet

ruangan kabid.

68

3) Azas Penyimpanan

Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Kota Depok menerapkan

azas penyimpanan sentralisasi, walaupun unit pengolah dan unit

kearsipan tidak satu gedung, seperti hasil wawancara dengan AS

dan RA berikut ini:

“Azas yang digunakan kalo untuk khusus Diskarpus Depok

aja, kita menggunakan azas sentralisasi, jadi arsip aktif

disimpan di unit kearsipan…” (AS)

“Kalau di unit pengolah sentralisasi, jadi penomoran, surat

masuk surat keluar, harus dari sekretariat, walaupun kita

bidang terpisah gedungnya.” (RA)

Berdasarkan hasil wawancara, Diskarpus Depok

menggunakan azas penyimpanan sentralisasi, jadi semua surat

masuk maupun surat keluar harus melalui sekretariat atau unit

kearsipan.

4) Sarana dan Prasarana Arsip Dinamis Aktif

Sarana dan Prasarana arsip yang memadai tentunya akan

membantu arsiparis dalam melaksanakan pengelolaan arsip

dinamis aktif di Diskarpus Depok. Berikut hasil wawancara

dengan informan mengenai sarana dan prasarana arsip dinamis

aktif:

“Filling cabinet, map gantung, sekat pembatas, dan folder.”

(AS)

“Paling baru map gantung sama filling cabinet.” (RA)

Berdasarkan hasil observasi dan wawancara, sarana dan

prasarana yang terdapat di Unit Kearsipan Diskarpus Depok yaitu,

2 filling cabinet, 1 lemari kayu, map gantung, sekat pembatas,

69

folder, 2 meja, 5 kursi, dan 1 pendingin ruangan (AC). Sedangkan

sarana dan prasarana yang ada di unit pengolah hanya terdapat

map gantung dan filling cabinet. Kemudian, di Unit Pengolah

Diskarpus Depok, tidak memiliki ruang penyimpanan khusus

arsip dinamis aktif, tidak memiliki fasilitas penyimpanan seperti

filling cabinet. Tentunya hal tersebut sangat menghambat

pengelolaan arsip dinamis aktif. Dengan adanya fasilitas yang

memadai, maka kegiatan pengelolaan arsip akan berjalan dengan

lancar sehingga mampu mencapai hasil yang maksimal.

Sarana dan prasarana yang terdapat di Diskarpus Depok masih

terbilang belum memadai dalam menunjang pengelolaan arsip

dinamis aktif, seperti hasil wawancara dengan AS dan RA sebagai

berikut:

“Kurang lebih 70% lah, karena kan apa yang saya gunakan

juga masih banyak kekurangan, karena keterbatasan dari

sarana dan prasarana, kalau ruang penyimpanan kita sudah

pakai AC, kurang lebih 70% juga kalo ruang penyimpanan.”

(AS)

“Sebenarnya kalo di unit pengolah itu harusnya ada 1

ruangan, minimal ada filling cabinet, kalau kami engga ada,

disimpannya hanya di ruang kabid, jadi bukan 1 ruangan.”

(RA)

Berdasarkan hasil wawancara dengan para informan, dapat

diketahui bahwa menurut arsiparis Unit Kearsipan Diskarpus

Depok sarana dan prasarana yang ada sudah 70% tetapi memang

terdapat kekurangan dan keterbatasan dalam hal fasilitas

penyimpanan arsip dinamis aktif yang digunakan oleh arsiparis

unit kearsipan. Hal yang sama juga dialami oleh arsiparis Unit

70

Pengolah, tidak adanya ruang penyimpanan dan sarana dan

prasarana arsip dinamis aktif. Jika hal tersebut terus berlanjut

tentunya sangat menghambat pengelolaan arsip dinamis aktif di

Unit Pengolah Diskarpus Depok.

c. Pemeliharaan Arsip Dinamis Aktif

Pemeliharaan arsip merupakan kegiatan untuk melindungi,

mengawasi, dan mengambil langkah agar arsip tetap terjamin

keselamatannya, serta menjamin kondisi fisik arsip dan lingkungan

penyimpanan arsip. Dalam hal ini unit kearsipan Diskarpus Depok

belum melaksanakan pemeliharaan arsip dinamis aktif, sedangkan di

unit pengolah melaksanakan pemeliharaan dengan cara mem-fogging

arsip-arsip dinamis aktif. Seperti hasil wawancara berikut ini:

“Belum pernah dilaksanakan, karena belum ada anggarannya.

Dan biasanya sebagian besar itu arsip dinamis aktif yang

menjadi inaktif akan dimusnahkan, kecuali akan dijadikan arsip

permanen…” (AS)

“Sampai saat ini sih paling kita fogging doang sih ruangannya

satu bulan sekali, karena kan arsipnya masih baru-baru, jadinya

ya hanya kita fogging aja.” (RA)

Berdasarkan hasil wawancara dengan para informan, arsiparis unit

kearsipan belum melakukan pemeliharaan arsip dinamis aktif secara

khusus, dikarenakan belum ada anggaran untuk pemeliharaan arsip.

Sedangkan arsiparis Unit pengolah Diskarpus Depok, melaksanakan

pemeliharaan arsip dinamis aktif dengan cara fogging, agar mencegah

arsip dari kerusakan yang disebabkan serangga, tetapi di unit

pengolah tidak memiliki ruangan penyimpanan arsip dinamis aktf

khusus, arsip masih disimpan di filling cabinet ruangan kabid.

71

Mengenai Pedoman dalam pemeliharaan arsip dinamis aktif,

Diskarpus Depok belum memiliki pedoman, seperti hasil wawancara

berikut dengan AS dan RA:

“Tidak ada karena belum pernah melakukan pemeliharaan.”

(AS)

“Belum ada, kita juga belum ada sop nya sih mengenai

pemeliharaan arsip dinamis aktif itu.” (RA)

Berdasarkan hasil wawancara dengan AS dan RA, di Unit

Kearsipan maupun di Unit Pengolah Diskarpus Depok belum

memiliki pedoman tentang pemeliharaan arsip dinamis aktif, karena

belum pernah melakukan pemeliharaan. Pedoman tentang

pemeliharaan arsip dinamis aktif bertujuan agar arsiparis dapat

melakukan pemeliharaan dan menjaga kondisi arsip agar tidak rusak.

d. Penyusutan Arsip Dinamis Aktif

Sebelum arsip akan dilakukan penyusutan, arsip terlebih dahulu

akan melalui tahap penilaian, arsip mana yang masih dibutuhkan dan

arsip mana yang nilai gunanya sudah menurun. Berikut hasil

wawancara dengan AS dan RA mengenai penilaian arsip dinamis

aktif di Diskarpus Depok:

“Kalau aktif saya cukup pakai ini aja, jadwal retensi ini. Jadi kan

disini sudah ada jelas misalkan 2 tahun inaktif.” (AS)

“Kita tahap penilaian itu kan ada JRA nya, misalnya aktifnya 1

tahun, inaktifnya 2 tahun atau 5 tahun.” (RA)

Berdasarkan hasil wawancara dengan AS dan RA mengenai tahap

penilaian arsip dinamis aktif, di Unit Kearsipan dan Unit Pengolah

Diskarpus Depok melakukan penilaian menggunakan Peraturan

72

Walikota Depok Nomor 64 Tahun 2017 tentang Jadwal Retensi Arsip

Daerah di Lingkungan Pemerintah Daerah Kota Depok. Di dalam

perwal tersebut tercantum jenis-jenis arsip, jangka waktu simpan

arsip dinamis aktif dan inaktif, dan keterangan yang berisi pernyataan

musnah, dinilai kembali dan permanen. Di dalam peraturan tersebut

sudah jelas mengenai jenis arsip dan masa simpannya, kemudian

setelah melewati jangka waktu penyimpanan apakah arsip tersebut

akan dimusnahkan atau akan disimpan permanen. Dengan adanya

peraturan tersebut tentu saja membuat petugas arsip mengerti dan

mengetahui tindakan apa yang akan dilakukan dalam menilai arsip

dinamis aktif.

Tahapan setelah menilai arsip adalah dengan melihat jadwal

retensi arsip untuk menentukan berapa lama jangka waktu arsip

dinamis aktif disimpan. Seperti hasil wawancara dengan AS dan RA

sebagai berikut:

“Disesuaikan dengan Jadwal retensi arsip yang ada di Perwal no

64 tahun 2017.” (AS)

“Kalo berapa lama arsip aktif disimpan, kita gunakan itu juga,

jadwal retensi arsip itu.”

Berdasarkan hasil wawancara dengan AS dan RA, dapat diketahui

bahwa di Unit Kearsipan dan Unit Pengolah Diskarpus Depok sudah

memiliki Jadwal Retensi Arsip (JRA) yaitu yang terdapat di Peraturan

Walikota Nomor 64 Tahun 2017. Dengan adanya Jadwal Retensi

Arsip (JRA) di Diskarpus Depok petugas arsip dengan mudah akan

mengetahui arsip mana yang akan disimpan dalam jangka waktu

73

panjang, dalam jangka waktu pendek, serta mengetahui berapa lama

arsip tersebut akan disimpan dan kapan arsip tersebut akan

dimusnahkan.

Tahap selanjutnya adalah pemindahan arsip dinamis aktif,

pemindahan arsip adalah kegiatan memindahkan arsip dinamis aktif

yang frekuensi penggunaannya sudah menurun menjadi inaktif dan

disimpan di unit kearsipan. Berikut hasil wawancara dengan AS dan

RA mengenai prosedur pemindahan arsip dinamis aktif menjadi

inaktif:

“Prosesnya itu arsip aktif kan ada di unit pengolah, setelah

mengalami JRA, nah kan arsip udah ada daftar arsip, nanti

kelihatan dari daftar arsip, oh ini sudah berapa tahun nih baru

menjadi inaktif, dipindahkan ke unit kearsipan atau sekretariat,

lalu dibuat lagi namanya daftar arsip inaktif.” (AS)

“Harusnya kan dari bidang menyerahkan ke sekretariat, tapi

sejauh ini sekretariat kalau memberikan arsip itu bentuknya

kopian, aslinya sudah di sekretariat, jadi kita engga ada proses

pemindahan.” (RA)

Berdasarkan wawancara dengan AS dan RA dapat diketahui

bahwa proses pemindahan arsip dinamis aktif di Unit Kearsipan

Diskarpus Depok sudah memiliki prosedur khusus. Arsip dinamis

aktif yang sudah melewati jangka waktu penyimpanan berubah

statusnya menjadi inaktif dan akan dipindahkan ke unit kearsipan.

Sedangkan di Unit Pengolah Diskarpus Depok tidak ada proses

pemindahan arsip karena arsip yang diterima oleh arsiparis unit

pengolah hanya arsip kopian dan yang aslinya tetap berada di unit

kearsipan.

74

Dalam melakukan pemindahan arsip dinamis aktif menjadi

inaktif, Diskarpus Depok belum memiliki pedoman yang dibuat

sendiri melainkan mengikuti pedoman yang dibuat oleh ANRI,

seperti hasil wawancara dengan AS dan RA berikut ini:

“Saya mengikuti Perka ANRI.” (AS)

“Belum ada pedomannya, tapi kita mengacunya ke peraturan

ANRI.” (RA)

Berdasarkan hasil wawancara dengan para informan, Diskarpus

Depok belum memiliki pedoman tentang pemindahan arsip aktif ke

inaktif, tetapi dalam prosedur pemindahan arsip aktif ke inaktif,

Diskarpus Depok mengikuti pedoman yang dibuat oleh ANRI yaitu

Peraturan Kepala ANRI atau PERKA ANRI Nomor 37 Tahun 2016

tentang Pedoman Penyusutan Arsip.

Penyusutan arsip dinamis aktif adalah kegiatan mengurangi

jumlah arsip yang frekuensi penggunaanya sudah menurun,

penyusutan bertujuan agar tidak terjadi penumpukan arsip di ruang

penyimpanan arsip. Berikut hasil wawancara dengan AS dan RA

mengenai penyusutan arsip dinamis aktif di Diskarpus Depok:

“Baru pertama kali dan sedang dalam proses penilaian, dan

rencananya akan dilakukan dengan cara dicacah.” (AS)

Hal serupa juga diungkapkan oleh RA:

“Nah, penyusutan arsip itu baru di tahun 2018 ini, kebetulan

yang saya bilang tadi kegiatan penataan arsip secara baku itu

adalah arsiparis membantu menata arsip di opd. Setelah kita

tata arsip aktifnya, kita melakukan penyusutan…” (RA)

Berdasarkan hasil wawancara dengan para informan, dapat

diketahui bahwa Diskarpus Depok baru pertama kali melaksanakan

75

kegiatan penyusutan arsip dinamis aktif pada tahun ini dan sedang

dalam tahap penilaian yang dilakukan oleh ANRI. Arsip yang

mengalami penyusutan akan dimusnahkan dengan cara dicacah.

Dalam melakukan penyusutan arsip dinamis aktif, dibutuhkan

sebuah pedoman untuk melakukan penyusutan yang benar. Diskarpus

Depok dalam melakukan penyusutan sudah mengikuti pedoman

seperti hasil wawancara dengan AS dan RA berikut ini:

“Ada, tapi belum diperwalkan pedomannya, Insya Allah januari

nanti kita perwalkan pedomannya.”

“Pedomannya sudah ada tapi belum di perwalkan, pedomannya

dibuat sendiri kerjasama dengan ANRI, kalau tahun ini baru

memperwalkan jadwal retensi arsip, nah Insya Allah per Januari

kita mau memperwalkan pedoman penyusutan dan akuisisi

arsip.” (RA)

Berdasarkan hasil wawancara dengan RA penelitian bahwa

pedoman dalam melakukan penyusutan, Diskarpus Depok sudah

memiliki pedoman yang dibuat sendiri dan kerjasama dengan ANRI.

Namun pedoman tersebut belum diresmikan dan dibuatkan

perwalnya. Dengan adanya pedoman, tentunya akan lebih

memudahkan petugas arsip dalam melakukan penyusutan arsip

dinamis aktif.

2. Kendala dan Upaya dalam Mengelola Arsip Dinamis Aktif di Dinas

Kearsipan dan Perpustakaan Kota Depok

Unit Kearsipan Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Kota Depok

menemukan kendala dalam pengelolaan arsip dinamis aktif, berdasarkan

hasil observasi dan wawancara peneliti menemukan kendala yang ada

76

seperti kurang sumber daya manusia yang menangani pengelolaan arsip

aktif, sarana dan prasarana yang kurang memadai, tidak adanya ruangan

penyimpanan arsip di unit pengolah.

Kendala pertama, yaitu kurangnya sumber daya manusia yang

mengelola arsip. Berikut hasil wawancara dengan AS mengenai kendala-

kendala yang dihadapi dalam pengelolaan arsip dinamis aktif:

“Kendalanya itu karena saya sendirian, sementara pekerjaan yang

tercipta itu cukup banyak. Jadi tuh, memang secara idealnya itu saya

itu kan seorang arsiparis yang mengelola arsip…” (AS)

Hal yang sama juga diungkapkan oleh informan lain:

“Banyak sih sebenarnya, SDM, karena SDM kaya bu afi itu kan

sebenarnya arsiparis, tapi beliau juga di bagian perencanaan, jadi

kaya double job gitu, jadinya karena arsip itu dipandang sebelah

mata ya…” (RA)

Berdasarkan hasil wawancara di atas dapat dijelaskan bahwa

kurangnya SDM menjadi salah satu kendala yang dihadapi oleh unit

kearsipan Diskarpus Depok. Di unit kearsipan hanya ada 1 arsiparis yang

mengelola seluruh arsip dinamis, arsip aktif maupun inaktif dan juga

tugasnya merangkap menjadi operator perencanaan. Arsiparis yang

minim dan memiliki tugas lain selain mengelola arsip tentunya sangat

menghambat kegiatan pengelolaan arsip dinamis aktif.

Kendala berikutnya adalah kendala dalam penemuan kembali arsip

dinamis aktif. Minimnya arsiparis berpengaruh terhadap pengelolaan

arsip yang kurang maksimal, salah satunya adalah kendala penemuan

kembali arsip, berikut hasil wawancara dengan AS dan RA mengenai

kendala penemuan kembali arsip dinamis aktif:

77

“Iya karena tidak semua arsip yang tercipta dapat diolah dengan

maksimal dikarenakan minimnya petugas kearsipan yang memahami

pengelolaan arsip dengan baik.” (AS)

“Ya terjadi karena kan tidak tersimpan rapih ya, udah kaya gitu

engga dimasukin ke dalam buku induk, jadi nomer urutnya pun engga

bakal ketauan, tapi kalau hilang sih engga pasti tersimpan, tapi tidak

tertata rapih gitu, tidak sesuai dengan prosedur kearsipan.” (RA)

Berdasarkan hasil wawancara dengan para informan, dapat diketahui

bahwa kendala dalam penemuan kembali arsip dinamis aktif adalah

karena pengelolaan arsip yang kurang maksimal dikarenakan minimnya

petugas kearsipan dan arsip belum tersimpan secara rapih karena di unit

pengolah tidak memiliki ruang penyimpanan arsip.

Kendala terakhir adalah sarana dan prasarana yang terbatas dan tidak

adanya ruang penyimpanan arsip dinamis aktif di unit pengolah. Berikut

hasil wawancara dengan RA:

“terus dari sisi sarana dan prasarana, kalau di sekretariat, mungkin

sudah punya ruang rekod center, tapi di bidang-bidang ini tidak ada,

gitu…” (RA)

Berdasarkan hasil observasi dan wawancara dengan RA, dapat

diketahui bahwa kendala lain yang dihadapi oleh Diskarpus Depok dalam

pengelolaan arsip dinamis aktif adalah sarana dan prasarana yang kurang

memadai, di unit pengolah Diskarpus Depok tidak memiliki ruangan

khusus penyimpanan arsip dinamis aktif, dan juga tidak memiliki filling

cabinet jadi jika unit pengolah menerima surat masuk, dan surat masuk

sudah selesai diolah dan ingin disimpan, maka arsip disimpan di filling

cabinet ruangan kabid. Hal tersebut tentunya menghambat pengelolaan

arsip dinamis aktif. Arsip yang terus bertambah serta ruangan dan

78

fasilitas penyimpanan yang terbatas tentunya akan membuat arsip

menumpuk dan semakin sulit untuk dikelola.

Upaya-upaya yang dilakukan oleh Diskarpus Depok dalam mengatasi

kendala sebagai berikut:

“Melakukan perencanaan penganggaran untuk kegiatan pengadaan

sarana dan prasarana kearsipan.” (AS)

Dari pernyataan AS dan RA dapat diketahui bahwa upaya yang

dilakukan oleh Diskarpus Depok dalam mengatasi kendala kurangnya

sarana dan prasarana adalah dengan melakukan perencanaan

penganggaran kegiatan pengadaan sarana dan prasarana untuk mengelola

arsip. Dengan sarana dan prasarana yang memadai tentunya akan

memudahkan petugas arsip dalam pengelolaan arsip dinamis aktif.

Salah satu kendala di Diskarpus Depok adalah minimnya

pengetahuan petugas kearsipan tentang pengelolaan arsip yang baik. Oleh

karena itu untuk mengatasi kendala tersebut, sosialisasi mengenai

pentingnya pengelolaan arsip dilakukan untuk memberikan kesadaran dan

pengetahuan kepada pegawai di internal Dinas Kearsipan dan

Perpustakaan Kota Depok dan kepada bidang-bidang lain yang ada di

lingkungan Diskarpus Depok. Berikut hasil wawancara dengan AS dan

RA mengenai sosialisasi pentingnya pengelolaan arsip:

“Sudah ada di bidang pembinaan, layanan, dan pemanfaatan jasa

kearsipan.” (AS)

“Sering sih, itu kan di bidang pembinaan, itu namanya bimtek, minggu lalu kita abis melakukan bimtek selama 3 hari, itu kita

sosialisasi pentingnya pengelolaan arsip.” (RA)

Berdasarkan hasil wawancara dapat diketahui bahwa Diskarpus

Depok memiliki bidang pembinaan, layanan dan pemanfaatan jasa

79

kearsipan yang memiliki tugas melakukan pembinaan pentingnya

pengelolaan arsip kepada pegawai Diskarpus Depok dan bidang lain.

Dengan adanya pembinaan ini diharapkan petugas kearsipan yang ada di

bidang lain menyadari pentingnya pengelolaan arsip dan diharapkan

mampu mengelola arsip dengan baik dan benar.

C. Pembahasan

1. Pengelolaan Arsip Dinamis Aktif di Dinas Kearsipan dan

Perpustakaan Kota Depok

a. Penciptaan Arsip Dinamis Aktif

Kegiatan pengurusan surat merupakan kegiatan penting bagi suatu

organisasi, mengingat surat merupakan salah satu bentuk arsip

dinamis yang menyimpan informasi. Oleh karena itu, surat harus

dikelola dengan baik agar kegiatan administrasi dalam suatu

organisasi dapat berjalan dengan lancar.

Berdasarkan hasil penelitian, pengurusan surat masuk di

Diskarpus Depok tidak melalui proses penyortiran surat, oleh karena

itu dapat dikatakan bahwa pengurusan surat masuk di Diskarpus

Depok belum sesuai dengan teori pengurusan surat masuk yang

dikemukakan oleh Durotul Yahmah, bahwa surat masuk harus disortir

dahulu, surat dikelompokkan berdasarkan surat dinas atau surat

pribadi, kemudian surat dinas tidak diklasifikasikan menjadi surat

penting atau surat biasa.75

75

Yatimah, Kesekretariatan Modern Dan Administrasi Perkantoran, h. 124.

80

Pengurusan surat keluar di Diskarpus Depok sudah sesuai dengan

alur pengurusan surat keluar, karena sudah melalui proses pembuatan

konsep surat, pengetikan konsep surat, dan pengiriman surat.

Sebelum surat dikirim, surat sudah melalui proses pemeriksaan

konsep surat hingga empat kali sampai surat benar-benar disetujui

dan surat keluar dicatat ke dalam agenda buku surat keluar dan

membubuhi nomor surat, tanggal surat dan menstempel surat keluar

untuk dikirim ke instansi lain.

Dari uraian tersebut, dapat dikatakan bahwa pengurusan surat

keluar yang dilaksanakan di unit kearsipan Diskarpus Depok sudah

benar dan berjalan dengan baik sesuai teori pengurusan surat keluar

yang dikemukakan oleh Wursanto, bahwa pengurusan surat keluar

harus melalui tahapan pembuatan konsep surat oleh pimpinan,

kemudian pengetikan surat, lalu pendistribusian surat.76

Sistem klasifikasi arsip dinamis aktif bertujuan untuk mengatur

arsip dinamis aktif supaya arsip tertata rapi dan teratur sesuai dengan

sistem klasifikasi yang digunakan. Sistem klasifikasi yang baik dapat

mempermudah penemuan kembali arsip jika suatu saat arsip

dibutuhkan.

Berdasarkan hasil wawancara Diskarpus Depok menggunakan

sistem ddc. Sistem ini banyak digunakan di perpustakaan. Dengan

sistem klasifikasi ddc, arsip disimpan dan disusun berurutan dari kode

000 masalah umum sampai dengan 900 masalah keuangan. Hal

76

Kearsipan 1, 145-148.

81

tersebut sesuai dengan teori menurut Sularso Mulyono yang

menyebutkan bahwa sistem klasifikasi adalah sistem penyimpanan

arsip yang disimpan diberikan nomer kode dengan angka-angka.

Nomor disini adalah nomor kode penyimpanan bukan nomor surat.77

Sedangkan berdasarkan wawancara dengan arsiparis unit

pengolah Diskarpus Depok menggunakan sistem klasifikasi

berdasarkan kronologis, jadi saat mencari arsip, nama kegiatan yang

dicari, contohnya kegiatan arsip keliling, jadi kita langsung mencari

nama kegiatan tersebut di filling cabinet.

Sistem klasifikasi arsip dinamis aktif yang digunakan di Dinas

Kearsipan dan Perpustakaan Kota Depok sudah sistematis sehingga

saat arsip dibutuhkan dapat ditemukan dengan mudah.

b. Penggunaan Arsip Dinamis Aktif

1) Peminjaman Arsip Dinamis Aktif

Arsip dinamis aktif adalah arsip yang frekuensi

penggunaannya masih tinggi, arsip masih sering dipinjam oleh

pencipta arsip untuk kegiatan administrasi dalam suatu organisasi.

Oleh karena itu dalam peminjaman arsip dinamis aktif perlu

diterapkan prosedur atau aturan-aturan terkait peminjaman supaya

arsip tidak hilang dan tetap terjaga keberadaannya.

Dalam teori peminjaman arsip yang dikemukakan oleh

Machmoed Effendhie, peminjaman harus memiliki prosedur yang

meliputi Permintaan, pencarian, pengambilan arsip, pencatatan

77

Mulyono, Dasar-Dasar Kearsipan, h. 12.

82

arsip, pengendalian, penyimpanan kembali. Hal tersebut

dilakukan sebagai bukti adanya peminjaman dan arsip tetap

terjaga keberadaannya.78

Berdasarkan hasil wawancara Diskarpus Depok belum

memiliki prosedur atau aturan terkait peminajaman arsip dinamis

aktif, seharusnya Diskarpus Depok perlu membuat prosedur

peminjaman arsip dinamis aktif, setiap peminjam arsip harus

mengisi kartu peminjaman arsip yang berisi nama peminjam,

tanggal peminjaman, tanggal pengembalian, dan tanda tangan.

Kartu dibuat dua rangkat, satu untuk petugas arsip dan yang satu

untuk peminjam arsip, sehingga dengan adanya prosedur yang

jelas, arsip yang dipinjam dapat diketahui keberadaannya. Dengan

tidak adanya prosedur dalam peminjaman arsip dinamis aktif akan

beresiko hilangnya arsip atau tidak diketahui siapa peminjamnya.

Hilangnya arsip dinamis aktif akan berakibat terhambatnya

kegiatan administrasi, mengingat arsip dinamis aktif merupakan

arsip yang masih dipergunakan dalam kegiatan administrasi

sehari-hari.

2) Penemuan Kembali Arsip

Salah satu alat ukur baik atau tidaknya pengelolaan arsip di

suatu organisasi bisa dilihat dari proses penemuan kembali arsip.

Berdasarkan hasil wawancara, di Unit Kearsipan Diskarpus

Depok sudah menggunakan sistem klasifikasi untuk membantu

78

Effendhie, “Panduan Ringkas Tata Kelola Arsip Inaktif Di Lingkungan Universitas Gadjah Mada,

h. 29.”

83

proses penemuan kembali arsip, hal tersebut sudah sesuai dengan

teori penemuan kembali arsip yang dikemukakan oleh Durotul

Yatimah bahwa ketepatan sistem klasifikasi yang dipakai bisa

mempermudah dalam penemuan kembali arsip.79

Petugas arsip

juga menjadi faktor penting dalam penemuan kembali arsip agar,

petugas arsip di unit kearsipan di Diskarpus Depok sudah

berpengalaman dan memiliki keterampilan dalam mengelola arsip

karena sudah menerapkan sistem klasifikasi yang tepat dan sesuai

sehingga arsip yang sudah diolah dapat ditemukan dengan mudah.

Unit pengolah Diskarpus Depok sedikit mengalami kendala

dalam penemuan kembali arsip karena ruangan penyimpanan

arsip hanya menggunakan filling cabinet yang ada di ruangan

kabid sehingga terkadang mengalami miskomunikasi dalam

penemuan kembali arsip, salah satunya saat petugas arsip

diperintahkan untuk menemukan sebuah arsip di meja kabid,

tetapi arsip tidak berada di meja, kemudian setelah dicari lagi,

ternyata arsip sudah berada di filling cabinet kabid.

3) Azas Penyimpanan

Azas penyimpanan yang digunakan oleh Diskarpus Depok

adalah azas sentralisasi, penyimpanan terpusat di unit kearsipan,

setiap surat masuk dan surat keluar melalui unit kearsipan, dan

arsipnya juga disimpan di unit kearsipan. Hal ini sesuai dengan

teori penyimpanan yang disampaikan oleh Rico Rahmadeni di

79

Yatimah, Kesekretariatan Modern Dan Administrasi Perkantoran, h. 209.

84

dalam jurnalnya bahwa penyimpanan arsip dengan azas

sentralisasi adalah penyimpanan arsip yang dipusatkan dalam satu

unit kerja. Azas sentralisasi memiliki kelebihan yaitu arsip

dikelola oleh tenaga-tenaga yang memang memiliki pengetahuan

dan kemampuan di bidang arsip, penggunaan ruangan dan

peralatan lebih efektif.80

4) Sarana dan Prasarana Arsip Dinamis Aktif

Sarana dan Prasarana yang ada di Diskarpus Depok masih

belum memadai dari segi kualitas dan kuantitas. Dari segi

kualitas, ditunjukkan dengan adanya rak arsip yang digunakan

terbuat dari serat kayu yang sangat mudah rapuh apabila

digunakan dalam jangka waktu yang lama. Selain itu, ditemukan

map gantung, dan folder yang sudah rusak dan perlu diganti.

Sedangkan dari segi kuantitas, 2 filling cabinet masih sangat

kurang untuk menyimpan arsip dinamis aktif, karena banyaknya

arsip dinamis aktif yang tercipta di Diskarpus Depok.

Menurut arsiparis Unit Kearsipan Diskarpus Depok sarana

dan prasarana yang ada di unit kearsipan sudah 70% tetapi masih

terdapat kekurangan. Hal tersebut juga dialami oleh arsiparis Unit

Pengolah Diskarpus Depok, yaitu tidak adanya ruangan

penyimpanan arsip dinamis, arsip dinamis disimpan di filling

cabinet ruangan Kabid, tentunya hal ini mengakibatkan

terhambatnya pengelolaan arsip dinamis aktif. Jika pengelolaan

80

Rahmadeni, “Pengelolaan Arsip Dinamis Aktif di Kantor Cabang Perum Pegadaian Marapalam

Padang, h. 215-223.”

85

arsip dinamis aktif terhambat maka akan berdampak terhadap

kegiatan administrasi sehari-hari, karena arsip dinamis aktif

merupakan arsip yang masih sering digunakan, maka dari itu

diperlukan fasilitas yang memadai agar arsip tetap terjaga

keberadaannya.

c. Pemeliharaan Arsip Dinamis Aktif

Pemeliharaan arsip merupakan kegiatan untuk melindungi,

mengawasi, dan mengambil langkah agar arsip tetap terjamin

keselamatannya, serta menjamin kondisi fisik arsip dan lingkungan

penyimpanan arsip.

Berdasarkan hasil wawancara, di Unit Kearsipan Diskarpus

Depok belum pernah melakasanakan pemeliharaan arsip dinamis aktif

secara khusus, dikarenakan belum ada anggaran untuk pemeliharaan

arsip. Tetapi ada beberapa faktor pemeliharaan yang secara tidak

langsung sudah dilaksanakan di unit kearsipan Diskarpus Depok,

yaitu ruangan arsip terpisah dari ruangan lain, suhu ruangan terjaga

dan tidak lembab, pencahayaan ruangan yang terang, ruangan

terhindar dari kemungkinan terjadinya banjir, dan ruangan selalu

terjaga kebersihannya. Namun pemeliharaan di unit kearsipan

Diskarpus Depok belum sepenuhnya sesuai dengan teori

pemeliharaan yang disampaikan oleh Wursanto, bahwa harus ada

tindak pencegahan agar arsip tidak diserang serangga dan ruang

penyimpanan arsip harus memiliki ventilasi udara.81

Sedangkan di

81 Kearsipan 1, h. 220-225.

86

Diskarpus Depok belum melakukan pencegahan arsip dari serangan

serangga dan tidak adanya ventilasi udara di ruang penyimpanan

arsip.

Arsiparis Unit Pengolah Diskarpus Depok, melaksanakan

pemeliharaan arsip dinamis aktif dengan cara fogging, agar mencegah

arsip dari kerusakan yang disebabkan serangga, tetapi di unit

pengolah tidak memiliki ruangan penyimpanan arsip dinamis aktif

khusus, arsip masih disimpan di filling cabinet ruangan kabid.

Seharusnya arsip memiliki ruangan penyimpanan tersendiri, agar

arsip mudah dikelola dan dilakukan pemeliharaan sesuai dengan teori

pemeliharaan arsip.

d. Penyusutan Arsip Dinamis Aktif

Penyusutan arsip dinamis merupakan pengurangan jumlah arsip

dengan berbagai cara yaitu memindahkan arsip dinamis aktif yang

memiliki frekuensi penggunaan rendah ke penyimpanan arsip inaktif,

memindahkan arsip dinamis inaktif ke pusat arsip dinamis inaktif, dan

menyerahkan arsip dinamis inaktif dari unit pusat arsip dinamis

inaktif ke depo arsip statis.

Berdasarkan hasil wawancara, Diskarpus Depok saat ini sedang

melaksanakan penyusutan arsip dan sedang dalam tahap penilaian

oleh tim dari ANRI. Sebelum melakukan penyusutan, arsip terlebih

dahulu dilakukan tahap penilaian, menilai sejauh mana arsip tersebut

memiliki nilai guna yang cukup tinggi, setelah tahap penilaian maka

tahap selanjutnya adalah melihat jadwal retensi arsip untuk

87

menentukan berapa lama arsip dinamis aktif disimpan, kemudian

arsip dinamis aktif yang sudah mulai menurun frekuensi

penggunaannya dan sudah habis masa retensinya, maka arsip berubah

statusnya menjadi arsip dinamis inaktif dan harus dipindahkan ke

penyimpanan inaktif, setelah itu baru dilaksanakan pemusnahan arsip.

Tahap-tahap penyusutan di Diskarpus Depok sudah sesuai dengan

teori penyusutan, mulai dari penilaian, jadwal retensi arsip,

pemindahan arsip dan pemusnahan arsip. Dalam melaksanakan

penyusutan arsip dinamis aktif, Diskarpus Depok sudah memiliki

pedoman yang dibuat dengan bekerja sama dengan ANRI, namun

pedoman tersebut belum dijadikan Peraturan Walikota dan pada

Januari nanti pedoman tersebut baru akan di Perwalkan. Dengan

adanya pedoman penyusutan arsip tentu saja akan memudahkan

petugas arsip dalam melaksanakan penyusutan arsip.

2. Kendala dan Upaya dalam Mengelola Arsip Dinamis Aktif di Dinas

Kearsipan dan Perpustakaan Kota Depok.

Berdasarkan hasil wawancara, terdapat beberapa kendala yang dihadapi

oleh Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Kota Depok dalam pengelolaan arsip

dinamis aktif, yaitu, kurangnya SDM untuk mengelola arsip, kendala dalam

penemuan kembali arsip, dan kendala ruang penyimpanan.

Kendala pertama, yaitu kurangnya SDM arsiparis di Dinas Kearsipan dan

Perpustakaan Kota Depok, Unit Kearsipan Diskarpus Depok hanya memiliki

satu orang arsiparis untuk mengelola seluruh arsip dinamis, yang aktif

maupun inaktif, selain itu, dalam kegiatan administrasi sehari-hari, arsiparis

88

unit kearsipan juga mendapat tugas menjadi operator perencanaan, tentu saja

hal tersebut bisa mengganggu pengelolaan arsip dinamis aktif, karena arsip

yang tercipta banyak tetapi hanya satu orang yang mengelola, tentu saja

pengelolaan menjadi tidak maksimal.

Kendala kedua, yaitu kendala dalam penemuan kembali arsip dinamis

aktif. Kendala ini masih berkaitan dengan kendala pertama, kurangnya SDM

untuk mengelola arsip, membuat pengelolaan arsip menjadi kurang

maksimal, dan ini bisa menyulitkan dalam hal penemuan kembali arsip.

Arsip yang seharusnya sudah dikelola, memiliki nomor klasifikasi dan

dimasukkan ke dalam filling cabinet, tetapi karena arsip belum dikelola jadi

arsip belum dimasukkan ke dalam buku induk dan tidak ada nomor

klasifikasinya membuat arsip sulit untuk ditemukan.

Kendala terakhir, yaitu sarana dan prasrana yang terbatas dan ruang

penyimpanan, Unit Pengolah Diskarpus Depok belum memiliki ruang

penyimpanan arsip dinamis aktif, jadi jika arsiparis unit pengolah menerima

surat masuk, dan surat masuk sudah selesai diolah dan ingin disimpan, maka

arsip disimpan di filling cabinet ruangan kabid. Hal tersebut tentunya

menghambat pengelolaan arsip dinamis aktif. Arsip yang terus bertambah

serta ruangan dan fasilitas penyimpanan yang terbatas tentunya akan

membuat arsip menumpuk dan semakin sulit untuk dikelola.

Upaya yang telah dilakukan oleh Diskarpus Depok dalam mengatasi

kendala yang terjadi dalam pengelolaan arsip dinamis aktif adalah dengan

melakukan perencanaan penganggaran untuk kegiatan pengadaan sarana dan

prasarana kearsipan, kemudian Diskarpus Depok juga melakukan Bimtek

89

pentingnya pengelolaan arsip, agar memberi kesadaran dan pengetahuan

kepada arsiparis di Diskarpus Depok dan dinas-dinas lainnya akan

pentingnya pengelolaan arsip dalam kegiatan administrasi organisasi.

90

BAB V

PENUTUP

A. Kesimpulan

Berdasarkan hasil penelitian dan pembahasan mengenai pengelolaan arsip

dan hambatan yang dihadapi dalam pengelolaan arsip dinamis aktif di Dinas

Kearsipan dan Perpustakaan Kota Depok dapat disimpulkan beberapa hal

sebagai berikut:

1. Pengurusan surat masuk dan surat keluar sudah dijalankan sesuai

prosedur dan pedoman khusus yang ada di Diskarpus Depok, namun

belum dijalankan dengan maksimal, karena ada tahapan yang tidak

dijalankan pada pengurusan surat masuk, yaitu tahapan penyortiran surat

untuk mengelompokkan surat antara surat dinas atau surat pribadi.

Kemudian, peminjaman arsip dinamis aktif belum memiliki prosedur

khusus, peminjaman hanya dilakukan melalaui komunikasi antara

petugas arsip dan peminjam arsip, dengan tidak adanya prosedur

peminjaman tentunya resiko hilangnya arsip dapat terjadi.

2. Kendala yang dihadapi oleh Dinas kearsipan dan Perpustakaan Kota

Depok dalam pengelolaan arsip dinamis aktif adalah kurangnya SDM

arsiparis dalam mengelola arsip dinamis, hambatan dalam penemuan

kembali arsip dinamis aktif karena belum maksmimalnya pengelolaan

arsip dinamis aktif, sarana dan prasarana yang terbatas, dan tidak

tersedianya ruangan penyimpanan arsip dinamis di Unit Pengolah

Diskarpus Depok.

91

B. Saran

Berdasarkan kesimpulan di atas, maka peneliti hendak memberikan saran

kepada Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Kota Depok mengenai

pengelolaan arsip dinamis aktif sebagai berikut:

1. Sebaiknya pengurusan surat masuk melakukan tahap penyortiran surat

agar arsip bisa diklasifikasikan dan nantinya akan lebih mudah untuk

dikelola dan disimpan sesuai jenis surat. Selanjutnya peminjaman arsip

dinamis aktif di Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Kota Depok

seharusnya memiliki prosedur khusus, petugas arsip hendaknya membuat

kartu peminjaman arsip, jadi setiap peminjam arsip diwajibkan untuk

mengisi kartu peminjaman agar arsip bisa terjaga keberadaannya dan

arsip tidak akan hilang.

2. Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Kota Depok sebaiknya melakukan

penambahan arsiparis untuk mengelola arsip dinamis, agar arsip dinamis

aktif dapat dikelola lebih maksimal dan penemuan kembali arsip menjadi

lebih mudah, kemudian penambahan sarana dan prasarana dalam

pengelolaan arsip dinamis aktif supaya arsip dapat dikelola dan tersimpan

dengan baik, selanjutnya adalah Unit Pengolah Diskarpus Depok

seharusnya memiliki ruangan penyimpanan arsip dinamis, karena arsip

dinamis yang jumlahnya tidak sebanding jika hanya menyimpannya di

satu filling cabinet di ruangan Kabid, oleh karena itu unit pengolah harus

memiliki ruangan penyimpanan arsip dinamis agar arsip lebih mudah

untuk dikelola, tersimpan dengan baik dan keberadaannya tetap terjaga.

92

DAFTAR PUSTAKA

Arizola, Oktarino, and Elva Rahmah. “Pembuatan Jadwal Retensi Arsip (JRA) Di

Kantor Nagari Kajai Kabupaten Pasaman Barat.” Jurnal Ilmu Informasi

Perpustakaan Dan Kearsipan, a, 2, no. 2 (2014).

Arsip Nasional Republik Indonesia. Peraturan Kepala Arsip Nasional RI Nomor 7

Tahun 1971 Tentang Ketentuan Pokok Kearsipan, Pub. L. No. 7 (1971).

Arsip Nasional Republik Indonesia. Peraturan Kepala Arsip Nasional RI Nomor 9

Tahun 2018 Tentang Pedoman Arsip Dinamis, Pub. L. No. 9 (2018).

Arsip Nasional Republik Indonesia. Peraturan Kepala Arsip Nasional RI Nomor 19

Tahun 2012 Tentang Pedoman Penyusunan Klasifikasi Arsip, Pub. L. No. 19

(2012).

Azmi. “Signifikansi Empat Instrumen Pokok Pengelolaan Arsip Dinamis.” Jurnal

Kearsipan Anri 11 (2016).

Miles, Matthew. B. Analisis Data Kualitatif. Jakarta: Universitas Indonesia, 1992.

Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah Provinsi Daerah Khusus Ibukota Jakarta.

Pedoman Pengelolaan Dan Penataan Arsip. Jakarta: BPAD Provinsi Ibukota

Jakarta, 2011.

Barthos, Basir. Manajemen Kearsipan. Jakarta: Bumi Aksara, 2003.

Barthos, Basir. Manajemen Kearsipan Untuk Lembaga Negara, Swasta, Dan

Perguruan Tinggi. Jakarta: Bumi Aksara, 2007.

Bungin, M. Burhan. Penelitian Kualitatif: Komunikasi, Ekonomi, Kebijakan Publik,

Dan Ilmu Sosial Lainnya. Jakarta: Kencana, 2009.

Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Kota Depok. “Kondisi Umum Dinas Kearsipan

Dan Perpustakaan Kota Depok,” 2017.

Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Kota Depok. “SOP Surat Keluar Dinas Kearsipan

Dan Perpustakaan Kota Depok.” Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Kota

Depok, 2018.

Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Kota Depok. “SOP Surat Masuk Dinas Kearsipan

Dan Perpustakaan Kota Depok.” Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Kota

Depok, 2018.

93

Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Kota Depok. “Visi Dan Misi Dinas Kearsipan

Dan Perpustakaan Kota Depok,” November 24, 2018.

http://kap.depok.go.id/depokcorner/profil.

Effendhie, Machmoed. “Panduan Ringkas Tata Kelola Arsip Inaktif Di Lingkungan

Universitas Gadjah Mada.” Arsip Universitas Gadjah Mada, 2011.

Emzir. Metodologi Penelitian Kualitatif. Jakarta: Rajawali Press, 2011.

Ermawaty. “Pengelolaan Manajemen Kearsipan Di Perguruan Tinggi.” Jurnal

Tabularasa PPS UNIMED 10, no. 2 (2013).

Faradela, Yosa. “Pengelolaan Arsip Dinamis Aktif Di Dinas Kependudukan Dan

Pencatatan Sipil (DUKCAPIL) Kabupaten Ponorogo Untuk Mewujudkan

Good Governance.” Jurnal Administrasi Perkantoran 4, no. 3 (2016).

Hamdani, Fajri, and Syahyuman. “Sistem Pengelolaan Arsip Dinamis Aktif Di

Kantor Perpustakaan Arsip Dan Dokumentasi Kabupaten Pesisir Selatan.”

Jurnal Ilmu Informasi Perpustakaan Dan Kearsipan, E, 1, no. 1 (2012).

Irawan, Mustari. “Manajemen Arsip Dinamis: Suatu Pendekatan Kearsipan.” Suara

Badar, 2001. https://dokumen.tips/documents/manajemen-arsip-dinamis-

suatu-pendekatan-kearsipanpdf-562e62c7c7ffd.html.

Moleong, Lexy. J. Metodologi Penelitian Kualitatif. Bandung: Remaja Rosdakarya,

2007.

Istiqoriyah, Lilik and Lolytasari. “Pengelolaan Arsip Bernilai Historis UIN Syarif

Hidayatullah Jakarta Di Era Keterbukaan Informasi.” Jurnal Al-Maktabah

12, no. 1 (2013).

Martono, Boedi. Arsip Korespodensi. Jakarta: Pustaka Sinar Harapan, 1997.

Martono, Boedi. Penyusutan Dan Pengamanan Arsip Vital Dalam Manajemen

Kearsipan. Jakarta: Pustaka Sinar Harapan, 1994.

Masruri, Muhammad. “Faktor-Faktor Yang Berpengaruh Terhadap Pengelolaan

Arsip Dinamis Aktif Pada Subbagian Umum Sekretariat Daerah Kabupaten

Rembang.” Jurnal Fokus Ekonomi 2, no. 1 (2007).

Mulyono, Sularso. Dasar-Dasar Kearsipan. Yogyakarta: Liberty, 1985.

National Standards Authority of Ireland Glasnevin. Information and Documentation

Records Management Part 2: Guidelines. NSAI, 2014.

94

Pemerintah Republik Indonesia. Peraturan Pemerintah RI Nomor 28 Tahun 2012

Tentang Pelaksanaan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 Tentang

Kearsipan, Pub. L. No. 28 (2012).

Peraturan Kepala Arsip Nasional RI Nomor 50 Tahun 2015 Tentang Petunjuk Teknis

Pemberkasan Arsip Aktif di Central File di Lingkungan Arsip Nasional

Republik Indonesia, Pub. L. No. 50 (2015).

Raharjo, Adisasmita. Pengelolaan Pendapatan Dan Anggaran Daerah. Yogyakarta:

Graha Ilmu, 2011.

Rahmadeni, Rico, and Syahyuman. “Pengelolaan Arsip Dinamis Aktif Di Kantor

Cabang Perum Pegadaian Marapalam Padang.” Jurnal Ilmu Informasi

Perpustakaan Dan Kearsipan, C, 1, no. 1 (2012).

Republik Indonesia. Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan

(2009). https://www.anri.go.id/assets/download/87Nomor-43-Tahun-2009-

Tentang-Kearsipan.pdf.

Saiman. Manajemen Sekretaris. Jakarta: Ghalia Indonesia, 2002.

Sanjuli, Rachmad Fuji, and Meylia Elizabeth Ranu. “Sistem Pengelolaan Arsip Di

Dinas Pekerjaan Umum Bina Marga Dan Pematusan Kota Surabaya.” Jurnal

Administrasi Perkantoran 3, no. 3 (2015).

Sanora, Neny Anindya. “Pengelolaan Arsip Pada Bagian Tata Usaha Biro Umum

Kantor Gubernur Provinsi Kalimantan Timur.” EJournal Administrasi

Negara 4, no. 2 (2016).

Sugiarto, Agus, and Teguh Wahyono. Manajemen Kearsipan Modern Dari

Konvensional Ke Basis Komputer. Yogyakarta: Grava Media, 2005.

Sugiyono. Metode Penelitian Kuantitatif Dan Kualitatif R & D. Bandung: Alfabeta,

2010.

Sulistyo-Basuki. Manajemen Arsip Dinamis. Jakarta: Gramedia Pustaka Utama,

2003.

Sulistyo-Basuki. Pengantar Kearsipan. Tangerang: Universitas Terbuka, 1996.

Suparjati. Tata Usaha Dan Kearsipan Seri Administrasi Perkantoran. Yogyakarta:

Kanisius, 2004.

The Liang Gie. Administrasi Perkantoran Modern. Yogyakarta: Liberty, 2009.

95

Sule, Erni Tisnawati, and Saefullah Kurniwan. Pengantar Manajemen. Jakarta:

Kencana Perdana Media Group, 2009.

Universitas Negeri Semarang. Pedoman Arsip Dinamis. Semarang: Universitas

Negeri Semarang, 2013.

Wahyulestari, Endang. “Penaksiran Dan Retensi Arsip Dinamis,” 2018.

https://staff.blog.ui.ac.id/tari05/files/2018/05/Appraisal-dan-Retensi-Arsip-

by-Endang-W.pdf.

Widjaja. A. W. Administrasi Kearsipan Suatu Pengantar. Jakarta: Grafindo Persada,

1993.

Wursanto, Ig. Kearsipan 1. Yogyakarta: Kanisius, 2004.

Yatimah, Durotul. Kesekretariatan Modern Dan Administrasi Perkantoran.

Bandung: Pustaka Setia, 2009.

LAMPIRAN-LAMPIRAN

Lampiran 1: Lembar Observasi

LEMBAR OBSERVASI

PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS AKTIF DI DINAS KEARSIPAN DAN

PERPUSTAKAAN KOTA DEPOK

Tanggal Lokasi Pengamatan Hal yang diamati Hasil Pengamatan

5 November

2018

Dinas Kearsipan dan

Perpustakaan Kota

Depok

Peminjaman Arsip

Dinamis Aktif

Proses peminjaman arsip

dinamis aktif di Diskarpus

Depok tidak melalui

prosedur khusus, pada saat

pegawai Diskarpus Depok

ingin meminjam arsip

dinamis aktif, peminjaman

hanya dilakukan dengan

komunikasi antar

peminjam arsip yaitu

pegawai Diskarpus Depok

dengan Arsiparis Unit

Kearsipan Diskarpus

Depok yaitu Bu Afidhah.

Peminjam menemui Bu

Afidhah untuk meminjam

arsip yang diinginkan,

kemudian Bu Afidhah

menuju ke ruang

penyimpanan arsip

dinamis, lalu mencarikan

arsip yang diinginkan

tersebut, lalu diserahkan

ke peminjam arsip.

5 November

2018

Dinas Kearsipan dan

Perpustakaan Kota

Depok

Sarana dan

Prasarana Arsip

Dinamis Aktif

Unit Kearsipan

Berdasarkan pengamatan

peneliti, sarana dan

prasarana yang terdapat di

ruang penyimpanan Unit

Kearsipan Diskarpus

Depok seluas 3x4 meter,

yaitu 2 filling cabinet, 1

lemari kayu, map gantung,

folder, 2 meja, 5 kursi dan

1 AC.

5 November

2018

Dinas Kearsipan dan

Perpustakaan Kota

Depok

Sarana dan

Prasarana Arsip

Dinamis Aktif

Unit Pengolah

Berdasarkan pengamatan

peneliti, Unit Pengolah

Diskarpus Depok sampai

saat ini belum memiliki

ruang penyimpanan

khusus arsip dinamis.

Jadi, jika ada arsip aktif

yang diterima atau tercipta

di unit pengolah, maka

arsip akan disimpan di

fillin cabinet ruang kepala

bidang.

5 November

2018

Dinas Kearsipan dan

Perpustakaan Kota

Depok

Sistem Klasifikasi

Arsip

Sistem klasifikasi arsip

yang digunakan di Unit

Kearsipan Diskarpus

Depok menggunakan

sistem DDC, dengan

sistem ini arsip disimpan

dan disusun berurutan dari

kode 000 masalah umum

sampai dengan 900

masalah keuangan.

Lampiran 2: Surat Pengajuan Dosen Pembimbing

Lampiran 3: Surat Izin Observasi dan Wawancara

Lampiran 4: Surat Balasan Izin Observasi dan Wawancara

Lampiran 5: Ruang Penyimpanan dan Fasilitas penyimpanan Arsip Dinamis

Unit Kearsipan

Lampiran 6: Pedoman Wawancara Pengelolaan Arsip Dinamis Aktif di Dinas

Kearsipan dan Perpustakaan Kota Depok

Pedoman Wawancara Pengelolaan Arsip Dinamis Aktif di Dinas Kearsipan dan

Perpustakaan Kota Depok

A. Pengelolaan Arsip Dinamis Aktif

1. Penciptaan Arsip Dinamis Aktif

a. Arsip apa saja yang tercipta di Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Kota

Depok?

b. Surat Masuk

1) Adakah pedoman dalam penerimaan surat masuk dan surat keluar?

2) Bagaimana prosedur penerimaan surat masuk di Dinas Kearsipan dan

Perpustakaan Kota Depok?

c. Surat Keluar

1) Bagaimana prosedur surat keluar di Dinas Kearsipan dan

Perpustakaan Kota Depok?

d. Bagaimana sistem klasifikasi arsip dinamis aktif di Dinas Kearsipan dan

Perpustakaan Kota Depok?

2. Penggunaan Arsip Dinamis Aktif

a. Peminjaman Arsip Dinamis Aktif

1) Siapa sajakah yang bisa meminjam arsip dinamis aktif?

2) Bagaimana prosedur peminjaman arsip dinamis aktif?

b. Penemuan Kembali Arsip Dinamis Aktif

1) Bagaimana sistem dan proses penemuan kembali arsip dinamis aktif?

c. Azas apa yang digunakan dalam menyimpan arsip dinamis aktif di Dinas

Kearsipan dan Perpustakaan Kota Depok?

d. Sarana dan Prasarana Arsip Dinamis Aktif

1) Sarana dan prasarana apa saja yang digunakan untuk menyimpan

arsip dinamis aktif?

2) Apakah sarana dan prasarana yang digunakan untuk menyimpan arsip

dinamis aktif sudah sesuai standar ketentuan ruang penyimpanan?

3. Pemeliharaan Arsip Dinamis Aktif

a. Bagaimana pelaksanaan pemeliharaan arsip dinamis aktif?

b. Adakah pedoman tentang pemeliharaan arsip dinamis aktif?

4. Penyusutan Arsip Dinamis Aktif

a. Bagaimana penilaian arsip dinamis aktif?

b. Apakah dalam penyusutan arsip dinamis aktif dibuatkan jadwal retensi

arsip dinamis aktif?

c. Berapa lama jangka waktu arsip dinamis aktif disimpan?

d. Bagaimana proses pemindahan arsip dinamis aktif menjadi inaktif?

e. Adakah pedoman dalam proses pemindahan arsip dinamis aktif menjadi

inaktif?

f. Selama ini apakah Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Kota Depok pernah

melaksanakan penyusutan arsip dinamis aktif yang disimpan? Seperti

apakah proses penyusutan tersebut?

g. Apakah ada pedoman mengenai penyusutan arsip dinamis aktif? Seperti

apakah pedoman tersebut?

B. Kendala dan Upaya dalam Pengelolaan Arsip Dinamis Aktif?

1. Apa saja kendala yang dihadapi Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Kota

Depok dalam pengelolaan arsip dinamis aktif?

2. Apakah terjadi kendala dalam proses penemuan kembali arsip?

3. Usaha apa saja yang sudah dilakukan oleh Dinas Kearsipan dan Perpustakaan

Kota Depok dalam mengatasi kendala-kendala dalam pengelolaan arsip

dinamis aktif?

4. Apakah selama ini Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Kota Depok sudah

pernah dilakukan sosialisasi mengenai pentingnya pengelolaan arsip?

Lampiran 7: Hasil Wawancara

Hasil Wawancara Pengelolaan Arsip Dinamis Aktif di Dinas Kearsipan dan

Perpustakaan Kota Depok

Nama : Afidhah Siti Kurnia, Amd

Jabatan : Arsiparis Sekretariat

Pangkat Golongan : Pengatur 2D

A. Pengelolaan Arsip Dinamis Aktif

1. Penciptaan Arsip Dinamis Aktif

a. Arsip apa saja yang tercipta di Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Kota

Depok?

Surat masuk surat keluar yang tercipta, dari perangkat daerah maupun

dari lembaga atau kementerian di luar, arsip yang teripta pertama itu

dari masing2 pegawai, terus dari rekaman kegiatan-kegiatan yang

tercipta disini, dari unit2 pengolah, dan unit kearsipan, kalau dia

menciptakan surat nah itu arsip-arsip apa saja yang tercipta di

Diskarpus Depok.

b. Surat Masuk

1) Adakah pedoman dalam penerimaan surat masuk dan surat keluar?

Pedoman surat masuk surat keluar kita ada, yaitu SOP tentang surat

masuk dan surat keluar, nanti saya cariin SOP nya.

2) Bagaimana prosedur penerimaan surat masuk di Dinas Kearsipan dan

Perpustakaan Kota Depok?

Pertama itu surat masuk saya yang menerima, terus saya catet ke

buku surat masuk, saya kasih form disposisi terus saya kasih ke

kepala dinas. Kemudian kepala dinas baca tuh suratnya, setelah itu

surat didisposisikan lagi dan diserahkan ke saya lagi untuk

diserahkan ke sekretaris dinas, sekdis baca suratnya kemudian

didisposisikan dan diserahkan kembali ke saya untuk didistribusikan.

Kemudian surat yang berkaitan dengan undangan dijadwalkan kalo

yang gak berkaitan saya serahkan ke unit bidang. Terus terakhir itu,

arsip yang berkaitan dengan undangan saya duplikasi lalu saya

arsipkan. Jadi gitu prosedur surat masuk disini.

c. Surat Keluar

1) Bagaimana prosedur surat keluar di Dinas Kearsipan dan

Perpustakaan Kota Depok?

Kalo surat keluar ini prosedurnya lebih panjang dibanding surat

masuk, saya yang ngetik konsep surat yang dibuat sama kepala

bidang, kepala bidang dapet perintah dari kepala dinas untuk bikin

konsep surat keluar. Abis saya selesai ngetik, surat saya serahin ke

kepala seksi untuk di koreksi, kalo gak ada yang salah surat diserahin

ke kabid untuk diperiksa juga, terus setelah itu kalo tidak ada

kesalahan diserahin ke sekdis untuk di cek lagi, terakhir diserahin ke

kadis atau kepala dinas, kalo kadis setuju, ditandatanganin suratnya.

Nah terus surat dikasih ke saya lagi buat di register ke agenda buku

surat keluar, disitu saya kasih nomor surat, tanggal surat, sama saya

stempel surat keluar, udah selesai semua prosesnya, terus saya

distribusiin, kemudian saya arsipkan deh.

d. Bagaimana sistem klasifikasi arsip dinamis aktif di Dinas Kearsipan dan

Perpustakaan Kota Depok?

Saya susun menggunakan kode klasifikasi, ngikutin sistem DDC

Permendagri.

2. Penggunaan Arsip Dinamis Aktif

a. Peminjaman Arsip Dinamis Aktif

1) Siapa sajakah yang bisa meminjam arsip dinamis aktif?

Karena ini arsip aktif, yang minjem cuma internal pegawai Dinas

Kearsipan dan Perpustakaan Kota Depok

2) Bagaimana prosedur peminjaman arsip dinamis aktif?

Prosedurnya belum ada, cuma minjem-minjem, misalnya Bu Afi saya

mau liat dong surat nomer sekian, gitu aja sih. Prosedur tertulisnya

belum ada

b. Penemuan Kembali Arsip Dinamis Aktif

1) Bagaimana sistem dan proses penemuan kembali arsip dinamis aktif?

Saya melakukan proses penemuan kembali biasanya arsip apa yang

diminta lalu saya carikan, dengan alat bantu buku agenda surat di

klasifikasi nomor berapa. Waktu pencariannya kalau sudah terolah

cepet sih, engga nyampe lima menit.

c. Azas apa yang digunakan dalam menyimpan arsip dinamis aktif di Dinas

Kearsipan dan Perpustakaan Kota Depok?

Kalau di unit pengolah sentralisasi, jadi penomoran, surat masuk surat

keluar, harus dari sekretariat, walaupun kita bidang terpisah gedungnya.

d. Sarana dan Prasarana Arsip Dinamis Aktif

1) Sarana dan prasarana saja yang digunakan untuk menyimpan arsip

dinamis aktif?

Filling cabinet, map gantung, sekat pembatas, dan folder

2) Apakah sarana dan prasarana yang digunakan untuk menyimpan arsip

dinamis aktif sudah sesuai standar ketentuan ruang penyimpanan?

Kurang lebih 70% lah, karena kan apa yang saya gunakan juga

masih banyak kekurangan, karena keterbatasan dari sarana dan

prasarana, kalau ruang penyimpanan kita sudah pakai AC, kurang

lebih 70% juga kalo ruang penyimpanan.

3. Pemeliharaan Arsip Dinamis Aktif

a. Bagaimana pelaksanaan pemeliharaan arsip dinamis aktif?

Belum pernah dilaksanakan, karena belum ada anggarannya. Dan

biasanya sebagian besar itu arsip dinamis aktif yang menjadi inaktif

akan dimusnahkan, kecuali akan dijadikan arsip permanen, kalo

permanen baru dilakukan pemeliharaan yang bener-bener kaya misalnya

menjaga suhu ruang, diletakannya juga lebih baik dari arsip inaktif

b. Adakah pedoman tentang pemeliharaan arsip dinamis aktif?

Tidak ada karena belum pernah `melakukan pemeliharaan

4. Penyusutan Arsip Dinamis Aktif

a. Bagaimana penilaian arsip dinamis aktif?

Kalau aktif saya cukup pakai ini aja, jadwal retensi ini. Jadi kan disini

sudah ada jelas misalkan 2 tahun inaktif, udah gitu aja.

b. Berapa lama jangka waktu arsip dinamis aktif disimpan?

Disesuaikan dengan Jadwal retensi arsip yang ada di Perwal no 64

tahun 2017

c. Bagaimana proses pemindahan arsip dinamis aktif menjadi inaktif?

Prosesnya itu arsip aktif kan ada di unit pengolah, setelah mengalami

JRA, nah kan arsip udah ada daftar arsip, nanti kelihatan dari daftar

arsip, oh ini sudah berapa tahun nih baru menjadi inaktif, dipindahkan

ke unit kearsipan atau sekretariat, lalu dibuat lagi namanya daftar arsip

inaktif.

d. Adakah pedoman dalam proses pemindahan arsip dinamis aktif menjadi

inaktif?

Saya mengikuti Perka ANRI

e. Selama ini apakah Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Kota Depok pernah

melaksanakan penyusutan arsip dinamis aktif yang disimpan? Seperti

apakah proses penyusutan tersebut?

Baru pertama kali dan sedang dalam proses penilaian, dan rencananya

akan dilakukan dengan cara dicacah

f. Apakah ada pedoman mengenai penyusutan arsip dinamis aktif? Seperti

apakah pedoman tersebut?

Ada, Perwal no 64 tahun 2017

B. Kendala dan Upaya dalam Pengelolaan Arsip Dinamis Aktif?

1. Apa saja kendala yang dihadapi Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Kota

Depok dalam pengelolaan arsip dinamis aktif?

Kendalanya itu karena saya sendirian, sementara pekerjaan yang tercipta itu

cukup banyak. Jadi tuh, memang secara idealnya itu saya itu kan seorang

arsiparis yang mengelola arsip, tapi kan di kehidupan sehari-harinya saya

itu engga hanya menerima tugas mengelola arsip, jadi pimpinan juga

misalnya meminta bantuan saya sebagai operator perencanaan, membuat

dokumen-dokumen perencanaan lah intinya itu. Jadi keterbatasan SDM dan

double job itu, jadi menurut saya pribadi saya tuh engga maksimal.

2. Apakah terjadi kendala dalam proses penemuan kembali arsip?

Iya karena tidak semua arsip yang tercipta dapat diolah dengan maksimal

dikarenakan minimnya petugas kearsipan yang memahami pengelolaan arsip

dengan baik.

3. Usaha apa saja yang sudah dilakukan oleh Dinas Kearsipan dan Perpustakaan

Kota Depok dalam mengatasi kendala-kendala dalam pengelolaan arsip

dinamis aktif?

Melakukan perencanaan penganggaran untuk kegiatan pengadaan sarana

dan prasarana kearsipan.

4. Apakah selama ini Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Kota Depok sudah

pernah dilakukan sosialisasi mengenai pentingnya pengelolaan arsip?

Sudah ada di bidang pembinaan, layanan, dan pemanfaatan jasa kearsipan

Hasil Wawancara Pengelolaan Arsip Dinamis Aktif di Dinas Kearsipan dan

Perpustakaan Kota Depok

Nama : Rizki Anggun, Amd

Jabatan : Arsiparis Unit Pengolah

Pangkat Golongan : Pengatur 2C

A. Pengelolaan Arsip Dinamis Aktif

1. Penciptaan Arsip Dinamis Aktif

b. Arsip apa saja yang tercipta di Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Kota

Depok?

Arsip dinamis yang tercipta kalo dari bidang-bidang biasanya arsip yang

keluar untuk didistribusikan ke opd, biasanya kalo bidang itu kan berarti

kegiatan-kegiatan, misalnya kalo di kami itu ada kegiatan arsip keliling,

kita kan berarti mengirimkan surat undangan ke sekolah-sekolah, arsip

aktif kan itu, terus ada namanya pengelolaan arsip baku, itu merupakan

kegiatan penataan arsip, biasanya kita sounding mengenai jadwal-

jadwal melakukan penataan beserta tim untuk melakukan penataan

disana, itu arsip aktif seperti itu yang tercipta.

c. Surat Masuk

1) Adakah pedoman dalam penerimaan surat masuk dan surat keluar?

Untuk pedoman kita hanya ada di unit kearsipan, yaitu adanya hanya

di bu afidhah, karena di kami sistem sentralisasi, jadi kalo ada surat

keluar walaupun bidang yang buat tetap harus ke unit kearsipan dulu

dan SOP nya di unit kearsipan.

2) Bagaimana prosedur penerimaan surat masuk di Dinas Kearsipan dan

Perpustakaan Kota Depok?

Ya yang saya bilang tadi, prosedur surat masuk dan keluar harus

melalui unit kearsipan dulu, karena kan sistemnya sentralisasi.

d. Surat Keluar

1) Bagaimana prosedur surat keluar di Dinas Kearsipan dan

Perpustakaan Kota Depok?

Surat keluar juga sama mas, prosedurnya melalui unit kearsipan

dulu.

e. Bagaimana sistem klasifikasi arsip dinamis aktif di Dinas Kearsipan dan

Perpustakaan Kota Depok?

Disini menggunakan sistem memberkas berdasarkan nama kegiatan, jadi

nanti kita bukan mencari kurun waktu di filling cabinet, tapi nama

kegiatan, misalnya rakor mengenai apa ke ANRI, jadi kegiatannya yang

kita cari gitu, itu pemberkasan berdasarkan kegiatan.

2. Penggunaan Arsip Dinamis Aktif

a. Peminjaman Arsip Dinamis Aktif

1) Siapa sajakah yang bisa meminjam arsip dinamis aktif?

Untuk di bidang belum ada sih yang meminjam, karena biasanya

arsip itu langsung ke bu kabid.

2) Bagaimana prosedur peminjaman arsip dinamis aktif?

karena belum ada yang meminjam, dan biasanya arsip itu langsung

ke bu kabid, jadi kita engga ada prosedur khusus.

b. Penemuan Kembali Arsip Dinamis Aktif

1) Bagaimana sistem dan proses penemuan kembali arsip dinamis aktif?

Ya sebenarnya, karena kita engga ada buku induk disetiap bidang, ya

contohnya ketika kaya tadi, saya diminta mencarikan arsip di meja

kabid, berarti kan emang karena tidak tersimpan di buku induk

bidang kita, ditaruhnya di meja kabid, ya berarti kan itu kita

pencariannya agak susah kan.

c. Azas apa yang digunakan dalam menyimpan arsip dinamis aktif di Dinas

Kearsipan dan Perpustakaan Kota Depok?

Kalau di unit pengolah sentralisasi, jadi penomoran, surat masuk surat

keluar, harus dari sekretariat, walaupun kita bidang terpisah gedungnya.

d. Sarana dan Prasarana Arsip Dinamis Aktif

1) Sarana dan Prasarana apa saja yang digunakan untuk menyimpan

arsip dinamis aktif?

Paling baru map gantung sama filling cabinet.

2) Apakah sarana dan prasarana yang digunakan untuk menyimpan arsip

dinamis aktif sudah sesuai standar ketentuan ruang penyimpanan?

Sebenarnya kalo di unit pengolah itu harusnya ada 1 ruangan,

minimal ada filling cabinet, kalau kami engga ada, disimpannya

hanya di ruang kabid, jadi bukan 1 ruangan.

3. Pemeliharaan Arsip Dinamis Aktif

a. Bagaimana pelaksanaan pemeliharaan arsip dinamis aktif?

Sampai saat ini sih paling kita fogging doang sih ruangannya satu bulan

sekali, karena kan arsipnya masih baru-baru, jadinya ya hanya kita

fogging aja.

b. Adakah pedoman tentang pemeliharaan arsip dinamis aktif?

Belum ada, kita juga belum ada sop nya sih mengenai pemeliharaan

arsip dinamis aktif itu.

4. Penyusutan Arsip Dinamis Aktif

a. Bagaimana penilaian arsip dinamis aktif?

Kita tahap penilaian itu kan ada JRA nya, misalnya aktifnya 1 tahun,

inaktifnya 2 tahun atau 5 tahun.

b. Berapa lama jangka waktu arsip dinamis aktif disimpan?

Kalo berapa lama arsip aktif disimpan, kita gunakan itu juga, jadwal

retensi arsip itu.

c. Bagaimana proses pemindahan arsip dinamis aktif menjadi inaktif?

Harusnya kan dari bidang menyerahkan ke sekretariat, tapi sejauh ini

sekretariat kalau memberikan arsip itu bentuknya kopian, aslinya sudah

di sekretariat, jadi kita engga ada proses pemindahan.

d. Adakah pedoman dalam proses pemindahan arsip dinamis aktif menjadi

inaktif?

Belum ada pedomannya, tapi kita mengacunya ke peraturan ANRI

e. Selama ini apakah Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Kota Depok pernah

melaksanakan penyusutan arsip dinamis aktif yang disimpan? Seperti

apakah proses penyusutan tersebut?

Nah, penyusutan arsip itu baru di tahun 2018 ini, kebetulan yang saya

bilang tadi kegiatan penataan arsip secara baku itu adalah arsiparis

membantu menata arsip di opd. Setelah kita tata arsip aktifnya, kita

melakukan penyusutan. Seharusnya kan normatifnya, opd yang

bersangkutan yang melakukan penyusutan, baru apabila arsip tersebut

bernilai guna statis, baru diberikan ke kita, sebagai lembaga kearsipan

daerah. Tapi karena setiap opd belum punya wawasan tentang arsip, kita

bantu melakukan penyusutan, jadi kegiatannya di kita, arsipnya dari

arsip opd, tahun ini dua dinas kita lakukan penyusutan, arsip-arsip tahun

2016-2017, dan sekarang baru tahap penilaian manggil orang ANRI.

Dengan cara apa penyusutannya, rencananya akan kita cacah sih.

f. Apakah ada pedoman mengenai penyusutan arsip dinamis aktif? Seperti

apakah pedoman tersebut?

Pedomannya sudah ada tapi belum di perwalkan, pedomannya dibuat

sendiri kerjasama dengan ANRI, kalau tahun ini baru memperwalkan

jadwal retensi arsip, nah Insya Allah per Januari kita mau

memperwalkan pedoman penyusutan dan akuisisi arsip.

B. Kendala dan Upaya dalam Pengelolaan Arsip Dinamis Aktif?

1. Apa saja kendala yang dihadapi Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Kota

Depok dalam pengelolaan arsip dinamis aktif?

Banyak sih sebenarnya, SDM, karena SDM kaya bu afi itu kan sebenarnya

arsiparis, tapi beliau juga di bagian perencanaan, jadi kaya double job gitu,

jadinya karena arsip itu dipandang sebelah mata ya, jadi berfikirnya, eh iya

kerjakan kerjaan yang perencanaan dulu nih, karena perencanaan kan pasti

diminta dan harus ditindak lanjuti jadi arsipnya mungkin keteter, harusnya

dia setiap 3 bulan sekali melakukan penataan ditaruh di filling cabinet,

memberkaskan arsip, membuat daftar arsip, ini sampai 1 tahun biasanya

belum di tata, belum disimpan, ketika kita mencari, ya baru kita ngambilnya

dari map doang, karena belum ditata di filling cabinet, itu dari sisi SDM.

terus dari sisi sarana dan prasarana, kalau di sekretariat, mungkin sudah

punya ruang rekod center, tapi di bidang-bidang ini tidak ada, gitu. Sarana

dan prasarana lainnya adalah filling cabinet ga ada kalau di bidang-bidang,

kalau di sekretariat kan ada, terus map gantung. Kemudian biasanya kalau

kita melakukan penataan di opd-opd lain, kita bawa sendiri, box dari sini,

amplop dari sini, atk dari sini, jadi kita melakukan penataan dan juga bawa

alat-alatnya, karena dari opd-opd tidak menyediakan hal-hal tersebut, jadi

hambatannya, dari SDM, sarana dan prasarana, dan ruangan

2. Apakah terjadi kendala dalam proses penemuan kembali arsip?

Ya terjadi karena kan tidak tersimpan rapih ya, udah kaya gitu engga

dimasukin ke dalam buku induk, jadi nomer urutnya pun engga bakal

ketauan, tapi kalau hilang sih engga pasti tersimpan, tapi tidak tertata rapih

gitu, tidak sesuai dengan prosedur kearsipan.

3. Usaha apa saja yang sudah dilakukan oleh Dinas Kearsipan dan Perpustakaan

Kota Depok dalam mengatasi kendala-kendala dalam pengelolaan arsip

dinamis aktif?

Kita udah bersurat, surat keputusan sekretaris daerah kota depok, himbauan

surat edaran ke opd-opd, kalau setiap opd itu harus menyiapkan sarana

prasarana kearsipan, minimal ruang arsip ukuran 5x5, filling cabinet, dan

map gantung untuk arsip aktifnya. Sarana prasarana seperti box, amplop

coklat, untuk opd yang menjadi target penataan di dinas kearsipan dan

perpustakaan kota depok.

4. Apakah selama ini Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Kota Depok sudah

pernah dilakukan sosialisasi mengenai pentingnya pengelolaan arsip?

Sering sih, itu kan di bidang pembinaan, itu namanya bimtek, minggu lalu

kita abis melakukan bimtek selama 3 hari, itu kita sosialisasi pentingnya

pengelolaan arsip.

BIODATA PENULIS

Jody Oktovianda Tarigan. Lahir di Kota Bogor, pada tanggal 14

Oktober 1996. Penulis merupakan anak kedua dari tiga bersaudara.

Ayah penulis bernama Daniel Tarigan dan Ibu bernama Ani Santi.

Kakak laki-laki bernama Tommy Kusuma Wijaya dan adik laki-

laki bernama Yulio Febrian Tarigan. Riwayat Pendidikan penulis

dimulai dari TK Fatahillah (2001-2002), SDN Cisalak 02 (2002-

2008), SMPN 257 Jakarta (2008-2011), dan SMAN 106 Jakarta (2011-2014).

Kemudian, pada tahun 2014 penulis melanjutkan Pendidikan S1 di Universitas Islam

Negeri Syarif Hidayatullah Jakarta dengan mengambil Program Studi Ilmu

Perpustakaan Fakultas Adab dan Humaniora dan menulis skripsi yang berjudul

Pengelolaan Arsip Dinamis Aktif di Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Kota Depok.

Semasa kuliah penulis pernah mengikuti beberapa kegiatan yang diadakan oleh Prodi

Ilmu Perpustakaan. Kemudian penulis pernah melakukan PKL selama satu bulan di

Badan Pembinaan Hukum Nasional. Selanjutnya penulis telah melakukan

pengabdian kepada masyarakat Bersama teman-teman kelompok KKN SEPAKAT

87 di Kelurahan Muncul, Tangerang Selatan selama satu bulan.