iis andriyani · 2016. 12. 4. · kearsipan, jenis sistem kearsipan, dan azas-azas kearsipan....
TRANSCRIPT
1
Kearsipan
Tugas dan Azas-azas Kearsipan
Iis Andriyani
SMK
XI
Nama : .................................................. Kelas : .................................................. Jurusan : .................................................. Sekolah : ..................................................
2
Kearsipan
KATA PENGANTAR
Puji syukur kami panjatkan kepada Tuhan yang Maha Esa atas
tersusunnya modul Mata Pelajaran “Kearsipan” yang berjudul Tugas dan Azas
Kearsipan dengan harapan dapat digunakan sebagai modul untuk siswa Sekolah
Menengah Kejuruan (SMK) dasar program keahlian bisnis dan manajemen.
Materi utama yang dibahas dalam modul ini adalah pengertian kearsipan, fungsi
kearsipan, jenis sistem kearsipan, dan azas-azas kearsipan.
Dengan di terapkannya kurikulum 2013 dalam proses pembelajaran, menjadikan
proses pembelajaran berpusat pada peserta didik (student centered). Pembelajaran kurikulum
2013 diselaraskan berdasarkan pendekatan model pembelajaran yang sesuai dengan kebutuhan
belajar peserta didik di era sekarang yaitu model pembelajaran berbasis peningkatan
keterampilan proses sains.
Penyajian modul untuk Mata Pelajaran “Kearsipan” ini disusun dengan tujuan supaya
peserta didik dapat melakukan kegiatan mengarsipkan berkas-berkas yang ada di perkantoran,
dengan demikian para peserta didik diarahkan untuk dapat mempraktekkan kegiatan
mengarsipkan berkas-berkas secara mandiri.
Penyusun menyampaikan terimakasih kepada semua pihak yang telah mendukung
terselesaikannya modul Mata Pelajaran “Kearsipan” kelas XI untuk Sekolah Menengah
Kejuruan (SMK), dan penyusun mengaharapkan kritik dan saran demi kesempurnaan modul ini.
Penyusun juga mengharapkan semoga modul ini bermanfaat bagi pembacanya.
Malang, November 2016
Iis Andriyani
3
Kearsipan
DAFTAR ISI
Cover
Kata Pengantar ......................................................................................... 2
Daftar Isi ................................................................................................... 3
BAB 1 Pendahuluan ...............................................................................
A. Latar Belakang ...................................................................... 5
B. Kompetensi Inti ...................................................................... 5
C. Kompetensi Dasar ................................................................. 5
D. Indikator Hasil Belajar .......................................................... 5
E. Materi Pembelajaran ............................................................. 5
BAB 2 Paparan Isi Materi ......................................................................
A. Sejarah dan Pengertian Arsip ................................................ 6
B. Sejarah dan Pengertian Kearsipan ........................................ 9
C. Tugas – Tugas Kearsipan ...................................................... 16
D. Azas – Azas Kearsipan ......................................................... 23
BAB 3 Penutup ......................................................................................
A. Ringkasan ............................................................................. 25
Daftar Pustaka .......................................................................................... 38
4
Kearsipan
BAB I
PENDAHULUAN
A. Latar Belakang
Secara umum, paling tidak, terdapat beberapa alasan, pentingnya arsip
dan penyelenggaraan kearsipan dilaksanakan secara sistemik dan sistimatik.
Beberapa alasan tersebut dapat dipaparkan sebagai berikut. Dalam rangka
mempertahankan Negara Kesatuan Republik Indonesia dan mencapai cita-cita
nasional sebagaimana tercantum dalam Pembukaan Undang-Undang Dasar
Negara Republik Indonesia Tahun 1945, arsip sebagai identitas dan jati diri
bangsa, serta sebagai memori, acuan, dan bahan pertanggungjawaban dalam
kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara harus dikelola dan
diselamatkan oleh negara;
Untuk menjamin ketersediaan arsip yang autentik dan terpercaya,
menjamin pelindungan kepentingan negara dan hak-hak keperdataan rakyat, serta
mendinamiskan sistem kearsipan, diperlukan penyelenggaraan kearsipan yang
sesuai dengan prinsip, kaidah, dan standar kearsipan sebagaimana dibutuhkan oleh
suatu sistem penyelenggaraan kearsipan nasional yang andal; Dalam menghadapi
tantangan globalisasi dan mendukung terwujudnya penyelenggaraan negara dan
khususnya pemerintahan yang baik dan bersih, serta peningkatan kualitas
pelayanan publik, penyelenggaraan kearsipan di lembaga negara, pemerintahan
daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi
kemasyarakatan, dan perseorangan harus dilakukan dalam suatu sistem
penyelenggaraan kearsipan nasional yang komprehensif dan terpadu;
Ketentuan dan pengaturan yang berkaitan dengan penyelenggaraan
kearsipan masih bersifat parsial dan tersebar dalam berbagai peraturan perundang-
undangan sehingga perlu diatur secara komprehensif dalam suatu undang-undang
tersendiri. Penyelenggaraan kearsipan nasional saat ini pada dasarnya belum
bersifat terpadu, sistemik, dan komprehensif yang semuanya tidak terlepas dari
pemahaman dan pemaknaan umum terhadap arsip yang masih terbatas dan sempit
oleh berbagai kalangan, termasuk di kalangan penyelenggara Negara.
5
Kearsipan
B. Kompetensi Inti
KI 1 : Menghayati dan mengamalkan ajaran agama yang dianutnya.
KI 2 : Mengembangkan perilaku (jujur, disiplin, tanggungjawab, peduli, santun,
ramah lingkungan, gotong royong, kerjasama, cinta damai, responsif dan
pro-aktif) dan menunjukkan sikap sebagai bagian dari solusi atas berbagai
permasalahan bangsa dalam berinteraksi secara efektif dengan lingkungan
sosial dan alam serta dalam menempatkan diri sebagai cerminan bangsa
dalam pergaulan dunia.
KI 3 : Memahami dan menerapkan pengetahuan faktual, konseptual, prosedural
dalam ilmu pengetahuan, teknologi, seni, budaya, dan humaniora dengan
wawasan kemanusiaan, kebangsaan, kenegaraan, dan peradaban terkait
fenomena dan kejadian, serta menerapkan pengetahuan prosedural pada
bidang kajian yang spesifik sesuai dengan bakat dan minatnya untuk
memecahkan masalah.
KI 4 : Mengolah, menalar, dan menyaji dalam ranah abstrak terkait dengan
pengembangan dari yang dipelajarinya di sekolah secara mandiri, dan
mampu menggunakan metoda sesuai kaidah keilmuan.
C. Kompetensi Dasar
3.11 Mengidentifikasi Tugas dan Azas-Azas Kearsipan
D. Indikator Hasil Belajar
Setelah melaksanakan proses pembelajaran ini siswa diharapkan mampu:
1. Menjelaskan konsep-konsep dasar tentang arsip dan kearsipan beserta azas-
azasnya
2. Memahami tugas-tugas kearsipan
3. Mempresentasikan apa saja tugas-tugas kearsipan
E. Mata Pembelajaran :
1. Sejarah dan pengertian arsip
2. Sejarah dan pengertian kearsipan
3. Tugas-tugas kearsipan
4. Azas-Azas Kearsipan
6
Kearsipan
BAB II
PAPARAN ISI MATERI
A. Sejarah dan Pengertian Arsip
1. Sejarah Arsip
Arsip sudah dikenal mulai masa berkembangnya peradaban Sumeria dan
Babilonia, suatu komunitas kekuasaan di lembah sungai Eufrat dan Tigris pada
sekitar 3000 tahun Sebelum Masehi, dan dikenal dengan tradisi transaksi
perdagangan pada lempeng tanah liat (clay tablet). Dan bukti tertua pengelolaan
arsip ditemukan di kota Nippur, Babylon.
Di Indonesia sendiri arsip mulai berkembang sejak zaman kolonial
Belanda. Bangsa Inggris yang berkuasa di Indonesia antara tahun 1816 (seagian
hinga 1826) memperkenalkan sitem kearsipan Inggris Raya dan bangsa Belanda
yang berkuasa hingga tahun 1942. Diantaranya adalah sistem Kaulbach untuk
arsip dinamis dan sistem Van der Chijs untuk arsip statis. Bahkan dalam sistem
kearsipan modern Republik Indonesia, pengaruh sistem kearsipan Belanda masih
terasa kental digunakannya buku manual Belanda Manual for the Arrangement
and Description of Archives di dalam pengelolaan arsip statis di ANRI (Arsip
Nasional Republik Indonesia).
2. Pengertian Arsip
Secara etimologi kata arsip berasal dari bahasa Yunani (Greek), yaitu
archium yang artinya peti untuk menyimpan sesuatu. Semula pengertian arsip itu
memang menunjukkan tempat atau gedung tempat penyimpanan arsipnya, tetapi
perkembangan terakhir orang lebih cenderung menyebut arsip sebagai warkat itu
sendiri. Kata arsip dalam bahasa Latin disebut felum (bundle) yang artinya tali
atau benang. Dan memang pada zaman dahulu tali atau benang inilah yang
digunakan untuk mengikat kumpulan warkat/surat. Sehingga arsip-arsip itu
mudah digunakan.
Setelah kita mengetahui kata arsip menurut etimologi, maka sebagai
perbandingan dapat dipelajari pengertian arsip dari beberapa sumber.
1. Menurut Prof. Mr. Prajudi Atmosodirejo
7
Kearsipan
Arsip adalah:
a. Tempat menyimpan secara teratur bahan-bahan tertulis (geschereven
strukken), piagam-piagam (vorkanden), surat-surat (briven), akte-akte
(akten), kepustakaan-kepustakaan (besdhiden), daftar-daftar (register),
dokumen-dokumen (dokumentation) atau peta-peta (kearten).
b. Kumpulan teratur dari bahan-bahan kearsipan
c. Bahan-bahan yang harus diarsipkan
2. Menurut Undang-Undang No. 7 tahun 1971
a. Arsip adalah naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh lembaga-
lembaga negara dan badan-badan pemerintah dalam bentuk corak
apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok dalam
rangka pelaksanaan kegiatan pemerintahan
b. Arsip adalah naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh badan
swasta/perorangan dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan
tunggal maupun berkelompok dalam rangka pelaksanaan kehidupan
kebangsaan.
3. Menurut Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 34 Th
1979
a. Arsip merupakan kumpulan naskah atau dokumen yang disiapkan
b. Arsip merupakan gedung (ruang) penyimpanan kumpulan naskah
atau dokumen
c. Arsip merupakan organisasi atau lembaga yang mengolah dan
menyimpan kumpulan naskah atau dokumen.
4. Menurut Ensiklopedi Administrasi , arsip adalah ;
a. Segenap warkat dari suatu organisasi kenengaraan atau badan
swasta yang diadakan dalam penyelenggaraan kegiatan. Kegiatan
organisasi tersebut dan yang dipandang berharga untuk disimpan
secara permanen bagi suatu keperluan.
8
Kearsipan
b. Tempat dimana warkat-warkat organisasi disimpan secara tertip.
Untuk pengertian yang kedua ini lebih tepat dinyatakan dengan
istilah archival intsituation (kantor arsip).
5. Menurut Lembaga Administrasi Negara (LAN)
Arsip adalah segala kertas, berkas, naskah, foto, film, mikro film,
rekaman suara, gambar peta, bagan atau dokumen lain dalam segala
macam bentuk dan sifatnya atau salinan serta dengan segala cara
penciptaanya, dan yang dihasilkan atau diterima oleh suatu badan, sebagai
bukti dari tujuan organisasi, fungsi-fungsi kebijakan. Kebijakan,
keputusan-keputusan, prosedur-prosedur, pekerjaan-pekerjaan atau
kegiatan-kegiatan lain pemerintah atau karena pentingnya informasi yang
terkandung di dalamnya.
6. Menurut Kamus Administrasi Perkantoran, oleh Drs The Liang Gie
Arsip adalah kumpulan warkat yang disimpan secara teratur,
terencana, karena mempunyai nilai seseuatu kegunaan agar setiap kali
diperlukan dapat cepat ditemukan kembali. Jadi sebagai intinya arsip
adalah himpunan lembaran-lembaran tulisan. Catatan tertulis yang disebut
warkat harus memnyuai 3 (tiga) syarat yaitu:
disimpan secara berencana dan teratur
mempunyai sesuatu kegunaan, dan
dapat ditemukan kembali secara tepat.
7. Seminar Dokumentasi/Arsip Kementerian-kementerian yang
diselenggarakan di Jakarta 28 Februari sampai 2 Maret 1957
merumuskan pengertian arsip sebagai berikut:
a. Arsip adalah kumpulan surat-menyurat yang terjadi karena
pekerjaan, aksi, transaksi, tindak-tanduk documenter(documentaire
handeling) yang disimpan sehingga pada setiap saat dibutuhkan
dapat dipersiapkan untuk melaksanakan tindakan selanjutnya.
9
Kearsipan
b. Arsip adalah suatu badan yang mengadakan pencatatan,
penyimpanan serta pengolahan-pengolahan tentang segala surat-
surat baik dalam soal pemerintahan maupun soal umum, baik ke
dalam maupun ke luar dengan suatu sistem tertentu yang dapat
dipertanggungjawabkan.
Setelah mempelajari arsip secara etimologi dari beberapa sumber diatas,
maka dapat disimpulkan bahwa:
Arsip adalah kumpulan data/warkat/surat/naskah berupa kertas, berkas,
foto, film, mikro film, rekaman suara, gambar peta, bagan atau dokumen lain
dalam segala bentuk dan sifatnya yang dibuat atau diterima oleh lembaga
pemerintah/swasta/ perorangan yang mempunyai kegunaan yang disusun menurut
sistem tertentu untuk mempermudah dalam penyimpanan dan penemuan kembali
dengan cepat dan tepat.
Dari pengertian itu pula dapat disimpulkan bahwa arsip mempunyai tiga
aspek, yaitu:
a. Naskah atau kumpulan naskah
b. Gedung tempat penyimpanan arsip, dan
c. Organisasi (kegiatan pengelolaan)
B. Sejarah dan Pengertian Kearsipan
1. Sejarah Kearsipan
Awal Mula Munculnya Lembaga Kearsipan di Dunia
Asal-usul berdirinya lembaga kearsipan sejak zaman Yunani kuno, pada
masa itu apresiasi dan kebutuhan untuk menyimpan hasil tulisan tangan
(manuskrif) sudah dimulai dikenal dikalangan masyarakat Yunani Kuno arsip
disebut Archeon. Zaman Babylonia (3000 SM)catatan tertulis dalam bentuk
Lempengan tanah Liat, kemudian dilembah sungai Nil Kerajaan Mesir di Afrika
Utara dikenal alat tulis Papyrus dan timbul kata Papier dalam bahasa Belanda,
Jerman dan Perancis yang berarti kertas.
10
Kearsipan
Memasuki Tahun 1700 SM dikenal pula alat tulis dalam corak yang lain
yaitu mengunakan Kulit Penyu dan tulang belulang binatang kemudian
perkembangan terjadi sekitar tahun 2000 SM alat tulis yang dipergunakan yaitu
Suasa (campuran emas dan logam) dan ditulis pada lembaran-lembaran suasa
juga pada sutera sebagai bahan untuk menulis, seiring berjalannya waktu kala itu
belum terpikirkan untuk dikumpulkan kemudian bukti keberadaan tersebut adalah
beberapa penemuan beberapa koleksi pra sejarah dalam bentuk banguanan, benda,
fosil binatang, fosil tumbuhan dll yang menceritakan masa prasejarah dimasa
lampau.
Karya-karya abadi dari Dramawan Yunani Kuno seoeri Sophocles,
Aeschylus, Euripides bahkan Pledoi Socrates yang ditulis didalam penjara dan
dibacakan saat dia membela diri di muka pengadilan atas tuduhan menyebarkan
ajaran-ajaran yang menyesatkan serta tercatat pula rekor pertandingan Olimpiade
pada zaman itu ditulis pada Papirus. Munculnya Revolusi Perancis tahun 1789
yang menuntut kebebsasan, persamaan dan persaudaraan terasa pengaruhnya
diseluruh dunia dalam Deklarasi tentang Hak Azasi Individu mulai dipopulerkan,
maka mendorong proses kearah pembentukan lembaga arsip secara nasional
bernama Archives National pada tanggal 12 September 1790 di Perancis,
Inggris mengikuti jejak tersebut tanggal 14 Agustus 1838 Public Record Office,
kemudian Belanda tahun 1902 yaitu Algemeen Rijksarchief dan Amerika Serikat
tanggal 19 Juni 1934 Nationale Archives and Records Center”.
Sejarah Kearsipan Tertua di Indonesia
Pada abad ke-4 Masehi mada Kerajaan Tertua di Indonesia yaitu Kerajaan
Kutai di Kalimantan Timur telah banyak meninggalkan tulisan dari bahasa
Sangsekerta dan Huruf Pallawa yang umumnya digoreskan pada batu besar yang
dibentuk menurut selera para Raja, tulisan tersebut dikenal dengan Prasasti,
kemudian tumbuh kembangkanlah kebudayaan menulis kepada para putra raja dan
kerabat kerajaan yang mana setiap raja yang berkuasa meninggalkan bukti pada
masa pemerintahanya, yang terdiri dari :
11
Kearsipan
Letak Kerajaan
Silsilah keturan kerajaan,
Napak Tilas Raja,
Adat istiadat kerajaan serta
Kepecayaan yang dianut saat itu.
Disamping tulisan dalam bentuk Prasasti seiring berkembangnya zaman
penguasa kerajaan di Indonesia banyak meninggalkan catatan-catatan tertulis
dalam bahasa jawa kuno dan bahasa nusantara lainnya terangkum dalam
perjanjian raja-raja,surat raja-raja, kitab, kakawin, hikayat, talibun, dll, koleksi
tersebut banyak terdapat di Arsip Nasional RI dan Perpustakaan Leiden di
Belanda.
Sejarah Kearsipan pada Masa VOC/ Hindia Belanda
Belanda menginjakan kakinya di bumi Indonesia pada tahun 1596 dengan
awal mula kedatangannya sebagai pedagang dengan mendirikan organisasi
bernama VOC (Vereenidge Oost Indie Compagnie) diterima dengan baik tanpa
ada kecurigaan apapun, namun dalam perkembangannya penguasa kerajaan
dengan Belanda sering terjadi perang dengan politik Belanda yang berhasil
memecah belah kerajaan-kerajaan di Indonesia. Menginjak tahun 1784 VOC
mengalami kemunduran disebabkan oleh perubahan dalam pola-pola
perdagangan, saingan negara lain, pembukuan yang buruk, korupsi para
pegawainya dan salah urus segala segi administrasi termasuk masalah
kearsipannya.
Sejak tahun 1800 berlangsunglah Pemerintahan Perancis di Belanda
termasuk di wilayah Indonesia, terjadi perubahan kekuasaan dipegang langsung
oleh Napoleon Bonaparte, delapan tahun kemudian dipimpin oleh adiknya yaitu
Louis Bonaparte yang menguasai negeri Belanda mengirim Marsekal Herman
Willem Deandles ke Batavia untuk menjadi Gubernur Jendral (1808-1811),
selama pemerintahan Perancis berlangsung di Belanda dan wilayah Indonesia
secara otomatis perkembagan lembaga kearsipannuapun mengalami perubahan,
12
Kearsipan
dimana dahulu administrasinya tertutup menjadi terbuka, secara otomatis
administrasi yang statis menjadi terbuka.
Pemerintahan Perancis tidak berlangsung lama hanya sampai 1811,
selanjutnya pemerintahan jatuh ke tangan Inggris dengan menempatkan Thomas
Stamford Reffles sebagai Gubernur Jendral di Jawa (1811-1816), selama Inggris
di Indonesia keberadaan arsip masa peninggalan Perancis di Indonesia tidak
mengalami perubahan, karena Raffles lebih berkonsentrasi pada masalah
perdagangan dan industri, akan tetapi Raffles sangat memperhatikan masalah
administrasi dan ilmu pengetahuan di Indonesia hal ini dapat dilihat dari hasil
karyanya yang berjudul “History of Java” dan Penemu bunga Refflesia Arnoldi
(bunga Bangkai) di Bengkulu.
Batavia merupakan pusat pemerintahan pada masa Pemerintahan Hindia
Belanda, disanalah banyak tercipta arsip-arsip yang berhubungan dengan segala
bentuk surat keputusan, perjanjian-perjanjian, kontrak perdangan dan perintah-
perintah lainnya, begitu pula daerah-daerah diluar jawa, dan masing-masing
daerah wajib menyerahkan arsip-arsipnya ke pemerintahan di Batavia karena
bersifat Sentralistik, berdasarkan hal tersebut Gubernur Jendral mengeluarkan
Surat Perintah yang termuat dalam “Missive Gouvernement Secretaris” tanggal
14 Agustus 1891 Nomor 1939 yang menyerukan kepada daerah diseluruh wilayah
Hindia Belanda untuk wajib menyerahkan seluruh arsipnya dari masa sebelum
tahun 1830 ke Batavia.
Hal tersebut dilakukan agar arsip-arsip tersebut nantinya dapat dipelihara
dengan baik dan dapat menjadi masukan Gubernur Jendral dalam menentukan
kebijakan selanjutnya tehanda wilayah Hindia Belanda, menindak lanjuti hal
tersebut Gubenur Jendral di Batavia dibentuklah “Landsarchief” pada tanggal 28
Februari 1892, maka dapat diartikan bahwa suatu lembaga kearsipan disbuah
tanah jajahan memiliki wewenang dalam mengatur dirinya dan pada saat itulah
ditetapkan oleh Gubernur Jendral di wilayah Hindia Belanda jabatan
Landsarchivaris dengan tanggung jawab memelihara arsip lama dari masa
13
Kearsipan
Pemerintahan Hindia Belanda dan VOC bagi kepentingan administrasi dan ilmu
pengetahuan.
Orang Pertama yang diberi tanggung jawab untuk mengelola dan
memelihara arsip yang tersimpan di Batavia adalah Mr.Jacob Anne Van der
Chijs ia adalah pencetus gagasan sekaligus sebagai Landsarchivaris pertama yang
menitik beratkan pada penerbitan di bidang kearsipan, terlihat karya-karyanya
Realia dan Nedelansch Indisch Plakaaatboek 1602 –1811.
Tugas yang dibebankan oleh lembaga tersebut adalah :
1. Merawat & mengelola arsip-arsip secara ilmiah
2. Mengembangkan kearsipan di Hindia Belanda
3. Ikut serta dalam penilaian dan penulisan sejarah Hindia Balanda
4. Memberikan Penerangan tentang sejarah Hindia Belanda.
Sejarah Kearsipan pada Masa Pendudukan Jepang
Masa pendudukan Jepang di Indonesia (1942-1945) merupakan masa yang
sepi dalam dunia kearsipan, sehingga masa itu hampir tidak mewariskan
peninggalan arsip, karena Jepang lebih banyak berkonsentrasi pada masalah
militer dan perang, karena banyak keputusan-keputusan yang dikeluarkan oleh
Saiko Sikikan dan Gunseikan tidak banyak yang disebarluaskan, namun untuk
mempermudah orang Jepang mengetahui informasi dibuat suatu bentuk lembaran
sejenis buku (Kanpo) dan hingga saat ini informasi keberadaan pendudukan
Jepang di Indonesia hanya melalui Kanpo.
Akibat minimnya informasi pada masa itu, pada gilirannya Arsip Nasional
Republik Indonesia sama sekali tidak memiliki khasanah arsip produk masa
Jepang, hal ini tentu saja merupakan suatu kekosongan yang dirasakan oleh
sejarawan kita pada masa kini dan masa yang akan datang.
Sejarah Kearsipan setelah Tahun 1945
14
Kearsipan
Proklamasi Kemerdekaan Republik Indonesia 17 Agustus 1945, membawa
angin baru dalam pemerintahan dan pembangunan di Indonesia disegala bidang
termasuk lembaga kearsipan nya,lembaga tersebut diambil alih oleh Pemerintah
RI dan langsung ditempatkan dalam Lingkungan Kementrian Pendidikan
Pengajaran dan Kebudayaan (PP dan K) dan beri nama Arsip Negeri.
Tahun 1947 lembaga kearsipan dipimpin oleh Prof.W.Ph.Coolhas,
kepemimpin ia berlangsung sampai akhir tahun 1949, yaitu pada saat Republik
indonesia Serikat (RIS) terbentuk, setelah berlangsung pengakuan kedaulatan
Belanda terhadap Indonesia tanggal 27 Desember 1949 melalaui perjanjian
Konfrensi Meja Bundar (KMB) maka secara otomatis lembaga kearsipan
diserahkan kembali ke Pemerintah Indonesia, begitu pun lembaga kearsipan
ditempatkan kembali dibawah kementerian PP dan K, sementara itu segala
peraturan administrasi dan organisasi kearsipan masih berpedoman pada Intruksi
Algemeen Secretarie Nomor : 12459 tahun 1930.
Tugas Arsip Negeri RIS
Mengusahakan pelaksanaan Organisasi Kearsipan di Indonesia.
Menyimpan, memelihara dan menyelamatkan arsip-arsip
Pemerintahan, Pertikelir/Swasta, Non Pemerintahan yang
mempunyai arti sejarah.
Untuk mendukung tugas tersebut dikeluarkan Peraturan Presiden (Prps)
No.19 tanggal 26 Desember 1961 tentang Pokok-pokok kearsipan Nasional,
keluarnya Prps ini menandai adanya perluasan tugas dan fungsi Arsip Nasional
yang tidak hanya penyelenggaraan arsip lama (statis) tetapi juga arsip baru
(dinamis).Pembinaan dalam penyelenggaraan kearsipan Nasional menyangkut
sistem maupun aspek SDM kearsipan melalui usaha :
Pengaturan penyelenggaraan kearsipan
Pendidikan kader ahli kearsipan
Penerapan kontrol/pengawasan
15
Kearsipan
Penentuan tolok ukur perlengkapan teknis kearsipan
Penyelidikan Ilmiah dibidang kearsipan dll.
2. Pengertian Kearsipan
Kearsipan berasal dari kata arsip dalam bahasa Inggrisnya file sedangkan
kearsipan disebut filing. File adalah bendanya sedangkan filing adalah
kegiatannya.
1. Menurut Kamus Administrasi Perkantoran oleh Drs. The
Liang Gie
a) Penyimpanan warkat (filing) merupakan kegiatan menaruh
warkat-warkat dalam suatu tempat penyimpanan secara tertib
menurut sistem, susunan dan tata cara yang telah ditentukan,
sehingga pertumbuhan warkat-warkat itu dapat dikendalikan dan
setiap kali diperlukan dapat secara cepat ditemukan kembali.
Lawan dari penyimpanan warkat (filing) adalah pengambilan
warkat (finding).
b) Sistem penyimpanan warkat (filing system) adalah rangkaian tata
cara yang teratur menurut suatu pedoman untuk menyusun warkat-
warkat sehingga bilamana diperlukan lagi, warkat-warkat itu dapat
ditemukan kembali secara tepat.
2. Menurut Ensiklopedi Administrasi
a) Penyimpanan warkat (filing) adalah suatu bentuk pekerjaan
tata usaha yang berupa penyusunan warkat-warkat secara
sistematis sehingga bila diperlukan lagi warkat-warkat itu
dapat ditemukan kembali secara cepat.
b) Sistem penyimpanan warkat (filing sistem) adalah suatu
rangkaian tata cara yang teratur menurut sesuatu pedoman
untuk menyusun warkat-warkat sehingga bila diperlukan
16
Kearsipan
lagi warkat-warkat itu dapat ditemukan kembali secara
cepat.
3. Menurut Drs. Ig. Wursanto (1989 : 12)
Kearsipan adalah proses kegiatan pengurusan atau
pengaturan arsip dengan mempergunakan suatu sistem tertentu
sehingga arsip-arsip dapat ditemukan kembali dengan mudah dan
cepat apabila sewaktu-waktu diperlukan.
4. Menurut Maulana (1974:18)
Kearsipan adalah suatu metode atau cara yang direncanakan
dan dipergunakan untuk menyimpan, pemeliharaan arsip bagi
individu maupun umum dengan memakai indeks yang sudah
ditentukan, biasanya untuk keperluan filling ini dipergunakan
lemari, laci cabinet dari bahan baja tahan karat atau dari kayu yang
terkunci, jauh dari bahaya yang tidak diinginkan.
5. Menurut 3 penulis : Mulyono, Muhsin, dan Marimin (1985:3)
Kearsipan yaitu tata cara pengurusan penyimpanan warkat
menurut aturan dan procedure yang berlaku dengan mengingat 3
unsur pokok yang meliputi : penyimpanan, penempatan, dan
penemuan kembali.
Jadi dapat disimpulkan kearsipan adalah suatu proses kegiatan atau
proses pengaturan mulai dari penerimaan, pencatatan, penyimpanan dengan
menggunakan sistem tertentu, menemukan kembali dengan cepat dan tepat,
penggunaan, pemeliharaan, penyusutan dan pemusnahan arsip.
C. Tugas – Tugas Kearsipan
1. Penciptaan Arsip
Siklus hidup arsip dimulai dari kegiatan penciptaan warkat (records
creation), yaitu penulisan surat, memo, formulir, laporan, gambar,
rekaman, dan lain-lain. Tahap ini disebut juga tahap dari korespondensi
management.
2. Pendistribusian Arsip
17
Kearsipan
Pendistribusian warkat merupakan kegiatan kedua setelah
penciptaan warkat. Pendistribusai warkat adalah rangkaian kegiatan-
kegiatan penyampaian atau penerimaan, pengarahan, pencatatan,
pengendalian, dan penyimpanan warkat yang masih tergolong aktif.
Semua proses pengurusan surat atau naskah di dalam suatu organisasi
ditangani oleh Sekretariat atau Biro, persisinya di Unit Kearsipan. Jadi, di
Unit Kearsipan atau Unit Ketatausahaan setiap unit kerja organisasi
dilakukanlah kegiatan pendistribusian warkat.
Penerapan asas pengorganisasian pengurusan arsip di dalam
organisasi mempunyai konsekuensi yang berbeda beda terhadap kegiatan
pendistribusian warkat yaitu :
a. Kalau suatu organisasi memilih menerapkan asas sentralisasi, maka
pengurusan pendistribusian warkat ditangani oleh hanya satu Unit
Kearsipan. Kebijakan maupun implementasi operasional dilakukan
di Unit Kearsipan.
b. Kalau suatu organisasi memilih menerapkan asas desentralisasi,
maka pengurusan pendistribusian warkat diurusi oleh setiap Unit
Pengolah (Unit Kerja). Kebijakan maupun implementasi
operasionalnya dilakukan di Unit Tata Usaha setiap Unit Pengolah
(Unit Kerja).
c. Kalau suatu organisasi memilih menerapkan asas gabungan
sentralisasi dan desentralisasi, maka pengurusan pendistribusian
warkat dilakukan oleh Pusat Unit Kearsipan, dan Unit Tata Usaha di
setiap Unit Kerja bertanggung jawab
3. Penyimpanan arsip
Prosedur Penyimpanan Arsip
a. Pengumpulan warkat
Warkat-warkat yang berasal dari berbagai unit organisasi di kumpulkan
pada satu bagian yang bertugas untuk mengurus arsip.
b. Memeriksa tanda-tanda pelapasan
18
Kearsipan
Suatu warkat baru boleh di simpan setelah mendapat tanda pelepas dari
pimpinan. Tanda pelepas itu berupa kata-kata seperti ; simpan, arsian,
file, deeponer / disingkat dep = simpan/paraf dan sejenisnya yang biasa
di gunakan oleh pimpian sebagai bukti tanda pelepas.
c. Penetapan indeks
Warkat yang telah mendapat tanda pelepas harus di indeks berdasarkan
peraturan yang berlaku.
d. Pemberian kode warkat
Kode warkat di perlukan sebagai dasar penempatan di dalam laci, di
belakang guide dan di dalam folder mana suatu warkat akan di simpan.
e. Penyortiran
Penyortiran adalah kegiatan memisah-misahkan warkat berdasarkan kode
yang telah di tetapkan.
f. Penyimpaanan dan penataan warkat
Menaruh/menyimpan warkat ke dalam folder masing-masing
berdasarkan kode yang telah di tetapkan dan menyusunkannya sesuai
ketentuan yang berlaku. Terdapat 5 (lima) sistem penyimpanan arsip
antara lain:
1. Sistem Abjad (Alphabetical Filing System)
2. Sistem Masalah ( Subject Filing System)
3. Sistem Nomor (Numeric Filing System)
4. Sistem Tanggal (Choronologic Filing System)
5. Sistem Wilayah (Geographic Filing System)
Prosedur pencarian/penemuan kembali arsip
19
Kearsipan
Menentukan jenis surat yang di butuhkan
Menetapkan kode berdasarkan nama/judul yang telah di indeks.
Mengambil arsip dari tempat penyimpanan dan menggantinya
dengan bon pinjaman (out slip) bila yang di pinjam satu lembar
arsip. Jika yang di pinjam satu folder, maka harus pula di buatkan
out foldernya.
Menyerahkan arsip kepada peminjamnya.
4. Penggunaan atau Pengolahan Arsip
Dalam perkembangan dan kemajuan manajemen administrasi
kantor sekarang ini hampir dapat dipastikan bahwa segala sesuai
tergantung kepada warkat/dokumen. Baik itu didunia perusahaan
pemerintahan atau swasta. Warkat dianggap sangat berperan penting
dalam proses kegiatan organisasi. Dan sistem yang sering dan masih
berlaku di instansi-instansi diantaranya:
a. Sistem sentralisasi merupakan kearsipan dimana semua surat
perusahaan disimpan dalam satu ruangan bukan dalam kantor terpisah.
b. Sistem desentralisasi adalah sistem kearsipan yang dalam
pelaksanaannya tidak dipusatkan pada satu unit kerja, karena masig-
masing unit pengolah menyimpan arsipnya.
Dari segi pengelolaan arsip/filling yang berfungsi sebagai inti dari
sebuah kegiatan setiap organisasi dan berguna membantu bagi pimpinan
untuk menentukan kebijaksanaan. Perusahaan/organissasi kearsipan berarti
penyimpanan secara tetap dan teratur warkat-warkat penting mengenai
kemajuan sistem perusahaan.
Filling adalah salah satu kegiatan pokok dalam bidang kearsipan.
Filling dapat diartikan suatu proses penciptaan. Pengumpulan,
pemeliharaan, pengaturan, pengawasan, penyusunan dan penyimpanan.
20
Kearsipan
Cara atau metode yang sistematis sehingga warkat tersebut dengan mudah
cepat dan tepat dapat ditemukan kembali apabila sewaktu-waktu
dibutuhkan. warkat yang telah selesai dibuat kemudian disampaikan atau
dikirimkan kepada orang atau organisasi yang menjadi sasarannya.
Sedangkan naskah yang digunakan untuk arsip kemudian diproses untuk
disimpan. Warkat yang telah diterima dapat digunakan untuk keperluan
tertentu seperti dalam pelaksanaan operasional atau dasar tindakan
tertentu, pelaksanaan fungsi dan peran-peran manajerial, sebagai alat
pembuktian atau dokumentasi, sebagai bahan pertimbangan untuk
menjawab permasalahan atau memberikan tanggapan, sebagai referensi
dan untuk keperluan legal tertentu.
5. Pemeliharaan dan Pengamanan Arsip
Pemeliharaan arsip secara fisik dilakukan dengan cara :
Ruang tempat penyimpanan harus tetap kering (tidak lembab atau
terlalu lembab). Ruang harus cukup retang (sinar matahari harus
dapat masuk ke ruang penyimpanan). Ruang penyimpanan harus
mempunyai penghawaan (ventilasi) yang memadai. Ruang
penyimpanan harus dijaga dari serangan api, serangga pemakan
kertas, dan percikan air.
Penggunaan racun serangga. Diharapkan setiap enam bulan ruang
tempat penyimpanan disemprot DDT atau yang sejenis.
Penyemprotan harus dilakukan dengan hati-hati agar tidak terkena
langsung pada kertas arsip. Penyemprotan ditujukan ke lantai,
dinding, dan rongga ruangan. Kapur barus juga dapat digunakan
untuk mencegah serangan serangga dan kutu buku, yang dapat
diletakkan disela-sela arsip.
Tindakan preventif (pencegahan) yaitu melarang petugas atau
siapapun membawa makanan ke ruang tempat kearsipan. Larangan
merokok diruang arsip bagi petugas kearsipan atau orang lain.
Dipasang tabung pemadam kebakaran.
21
Kearsipan
Memperhatikan kondisi arsip. Menjaga kondisi arsip tetap prima
dengan cara membersihan arsip dengan kemucing maupun denga
peralatan modern, mengeringkan arsip yang basah dengan kipas
angin.
Pengamanan arsip
Keamanan arsip termasuk aman informasi yang terkandung di
dalamnya tidak boleh diketahui orang yang tidak berhak, perlu
diamankan. Langkah pengamanan adalah dengan penertiban kegiatan
peminjaman arsip. Perlu bukti pinjaman apabila arsip dipinjam / keluar
dari ruang kearsipan. Melarang orang yang tidak berkepentingan masuk
pada ruang tempat penyimpanan arsip.
6. Penyusutan Arsip
Ruang Lingkup Pemusnahan Arsip
a. Penyusutan arsip dilihat dari aktivitas pelaksanaannya, antara lain:
Memindahkan arsip inaktif dari unit pengelola ke unit
kearsipan di lingkungan suatu
instansi/lembaga/kantor/organisasi.
b. Penyerahan arsip
Tata cara penyerahan arsip dilaksanakan sebagai berikut:
Arsip-arsip inaktif dari unit kearsipan
instansi/lembaga/kantor/organisasi diserahkan pada kantor
arsip daerah sesuai dengan fungsi kantor arsip daerah, yaitu
menyimpan dan menata arsip yang retensinya 10 tahun atau
22
Kearsipan
lebih, arsip permanen, dan arsip yang akan/perlu dinilai
kembali statusnya.
Penyerahan arsip statis dari kantor arsip daerah kepada
kantor arsip nasional Republik Indonesia.
Pemusnahan arsip yang sudah tidak bernilai guna
Pelaksanaan pemusnahan arsip dapat dilakukan secara terpusat di kantor
arsip daerah atau dilakukan oleh masing-masing
instansi/lembaga/kantor/organisasi, yaitu untuk arsip inaktif yang
retensinya di bawah 10 tahun.
a. Penyusutan arsip berdasarkan asal usul atau pencipta arsip,
yaitu arsip-arsip yang diterima dan diciptakan dalam rangka
penyelenggaraan tugas dan fungsi masing-masing
instansi/lembaga/kantor/organisasi.
b. Arsip-arsip titipan dari badan swasta atau perorangan tidak
dilakukan penyusutan, dengan maksud melindungi arsip-
arsip tersebut dari kemungkinan kerusakan, kehilangan
maupun penyalahgunaan oleh pihak-pihak yang tidak
berhak.
7. Pemusnahan Arsip
Untuk memusnahkan arsip yang sudah tidak memiliki nilai guna dapat
dilakukan dengan Cara :
a. Pembakaran
Cara pemusnahan dengan pembakaran dapat dilakukan apabila jumlah
arsip yang dimusnahkan tidak banyak. Pembakaran harus dilakukan
dengan sempurna (sudah jadi abu)
b. Pencacahan
Arsip yang sudah dicacah berujud potongan-potongan kertas yang sama
sekali tidak dapat dikenal lagi identitas arsip yang bersangkutan. Cara
23
Kearsipan
pemusnahan dengan mencacah arsip dapat dilakukan secara bertahap,
tidak harus selesai pada saat itu.
c. Penghancuran
Pemusnahan dengan cara ini adalah memusnahkan arsip dengan
menuangkan bahan kimia yang digunakan (biasanya soda api) di atas
tumpukan arsip.
D. Azas – Azas Kearsipan
Pada dasarnya ada beberapa asas dalam pengelolahan surat baik surat
masuk maupun surat keluar yaitu asas sentralisasi, asas desentralisasi atau
gabungan antara kedua tersebut. Untuk penentuan asas tersebut ada beberapa
pertimbangan misalnya lokasi dari setiap unit kerja apa berada dalam satu
atap atau tidak, volume surat yang besar,
jumlah pegawai dan pertimbangan lainnya. Asas-asas tersebut adalah:
1. Asas Sentralisasi
Asas Sentralisasi adalah penyelenggaraan/penanganan arsip
dilakukan dengan cara di pusatkan ke satu unit yang khusus
menangani tentang arsip.
Keuntungan asas Sentralisasi:
Pengawasan akan lebih efektif dan efisien.
Penghematan dalam biaya, alat maupun sarana lainnya.
Kelemahan asas Sentralisasi:
Jika dalam waktu bersamaan tiap unit membutuhkan arsip
akan kesulitan terpenuhi dalam waktu cepat.
Prosedur di pusat belum tentu sama dengan yang ada di
masing-masing unit.
2. Asas Desentralisasi
24
Kearsipan
Asas Desentralisasi adalah cara penanganan arsip dengan
disebarkan/dideledasikan/ditimpahkan ke masing-masing unit yang
ada dalam organisasi.
Keuntungan asas Desentralisasi:
Tiap unit yang ada dalam organisasi bebas menerapkan
sistem kearsipan yang diinginkan.
Pengawasan arsip tiap-tiap unit lebih mudah.
Kelemahan asas Desentralisasi:
Pimpinan unit sedikit kehilangan waktu karena untuk
menangani arsip.
Tidak dapat menghemat tenaga, alat maupun sarana lain
untuk menyimpan arsip.
3. Asas Gabungan
Asas Gabungan adalah penyelenggaraan kearsipan dengan
memadukan kebaikan asas sentralisasi dengan kebaikan asas
desentralisasi.
25
Kearsipan
BAB III
PENUTUP
A. Ringkasan
Dalam pelaksanaan kegiatan kantor yang semakin maju dan berkembang,
maka semakin banyak pula data-data, berkas maupun arsip yang terkumpul dan
disimpan karena masih mempunyai nilai guna. Sehingga perlu penyimpanan
secara sistematis sehingga apabila dibutuhkan dapat diketemukan dengan mudah
dan cepat.
Arsip sangat berperan penting dalam perjalanan kehidupan suatu kantor
oleh karena itu untuk menjaga daur hidup arsip dari mulai tahap penciptaan,
penggunaan, pemeliharaan dan pemindahan serta pemusnahannya, diperlukan
sistem yang baik dan proses benar benar. Disini arsip merupakan suatu rekaman
dari suatu kegiatan dan catatan suatu informasi tentang suatu hal. Arsip yang ada
pada suatu kantor ataupun badan swasta merupakan bahan resmi dari suatu
perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan berbangsa dan bernegara,
juga berfungsi menyediakan bahan bukti untuk pertanggung jawaban kegiatan
organiasi yang bersangkutan. Dengan demikian arsip diperlukan untuk keperluan
pengambilan keputusan atau kebijaksanaan baru oleh pimpinan instansi atau
perusahaan yang memerlukan data kearsipan (Boedi Martono, 1992 : 21).
Kearsipan memegang peranan bagi kelancaran jalannya organisasi, yaitu
sebagai sumber informasi, dan sebagai pusat ingatan bagi organisasi (Ig.
Wursanto, 1989 : 12). Demikian pentingnya arsip, oleh karena itu perlu dilakukan
dengan prosedur yang baik dan benar didalam pengelolaan arsip, untuk menjaga
daur hidup arsip itu sendiri mulai dari tahap penciptaan, penggunaan,
pemeliharaan dan pemidahan serta pemusnahannya.
Didalam pekerjaan menyimpan arsip tidak hanya menyimpan saja, tetapi
menyangkut penempatan dan penemuan kembali. Penyimpanan arsip dikatakan
baik apabila pada waktu diperlukan dapat diketemukan dengan mudah, cepat dan
26
Kearsipan
tepat. Mengingat arti pentingnya, pemerintah menaruh perhatian yang cukup besar
terhadap kearsipan. Hal itu terbukti dengan dikeluarkannya Undang-undang
Nomor 7 tahun 1971 pasal (1) yang mendefinisikan arsip sebagai : 1). Naskah-
naskah yang dibuat dan diterima oleh lembaga-lembaga Negara dan badan
pemerintahan dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun
berkelompok, dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintahan. 2). Naskah-
naskah yang dibuat dan diterima oleh badan-badan swasta dan atau perorangan
dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok,
pelaksanaan kehidupan kebangsaan.(Kantor Arsip Daerah, 1996 : 10).
Penumpukan arsip itu terjadi karena disebabkan oleh beberapa faktor
seperti kurangnya jumlah Sumber Daya Manusia yang menangani bidang
keasipan, kurangnya perhatian atau atensi dari pimpinan, kurangnya dana yang
dianggarkan untuk bidang kearsipan dan kurangnya peralatan yang menunjang
dalam bidang kearsipan.
27
Kearsipan
BAB III
LATIHAN DAN TUGAS
Uraian:
1. Jelaskan apa yang dimaksud dengan arsip !
2. Jelaskan apa yang dimaksud kearsipan !
3. Jelaskan pengertian asas sentralisasi, desentralisasi dan asas gabungan !
4. Sebutkan kelebihan dan kekurangan asas sentralisasi dan asas desentralisasi !
5. Sebutkan dan jelaskan cara-cara pemusnahan arsip !
Praktik
Membentuk kelompok yang beranggotakan 4 orang untuk membuat contoh kartu
indeks, kartu tunjuk silang, dan lembar pinjam arsip, serta membuat ringkasan
kegunaan dari ketiga kartu ini dan mempresentasikannya didepan kelas bersama
kelompoknya.
Tugas Portofolio
Membuat ringkasan apa yang dipahami oleh siswa mengenai kearsipan dan
membacanya di depan kelas.
28
Kearsipan
BAB IV
PENILAIAN
Teknik penilaian:
a. Aspek sikap
Penilaian Sikap Religius (K.D.1.1)
No. Nama
Siswa
Aspek yang dinilai
Jumlah
Nilai
Memulai
Kegiatan
dengan Doa
Mengakhiri
Kegiatan
dengan Doa
Mengagungkan
Nama Tuhan
Saat Melihat
Obyek yang
Beragam
Ya Tidak Ya Tidak Ya Tidak
1.
2.
3.
4.
5.
Jumlah
Keterangan :
Ya = 1 Tidak = 0
Nilai =
29
Kearsipan
Lembar pengamatan Sikap
No Aspek yang Diamati 4 3 2 1
1 Menunjukkan perilaku aktif dalam kegiatan
proses pembelajaran
2 Menunjukkan rasa peduli dengan
mengajukan pertanyaan-pertanyaan kritis
terhadap masalah-masalah yang
dikemukakan dalam hubungan masyarakat
dalam menangani pekerjaan kantor
3 Menggunakan kata-kata yang tidak
menyinggung perasaan orang lain
4 Selalu tepat waktu dalam menyelesaikan
tugas
Nilai =
SKOR INDIKATOR
4 Selalu berperilaku sesuai yang diharapkan
3 Sering berperilaku sesuai yang diharapkan
2 Kadang-kadang berperilaku sesuai yang diharapkan
1 Tidak pernah berperilaku sesuai yang diharapkan
b. Aspek pengetahuan
Instrumen penilaian pengetahuan
N
o
Contoh
Instrumen Kunci jawaban
Sko
r
1 Jelaskan apa
yang dimaksud
dengan arsip !
Arsip adalah kumpulan data/warkat/surat/naskah
berupa kertas, berkas, foto, film, mikro film,
rekaman suara, gambar peta, bagan atau dokumen
lain dalam segala bentuk dan sifatnya yang dibuat
20
30
Kearsipan
atau diterima oleh lembaga pemerintah/swasta/
perorangan yang mempunyai kegunaan yang
disusun menurut sistem tertentu untuk
mempermudah dalam penyimpanan dan penemuan
kembali dengan cepat dan tepat.
2. Jelaskan apa
yang dimaksud
kearsipan !
kearsipan adalah suatu proses kegiatan atau proses
pengaturan mulai dari penerimaan, pencatatan,
penyimpanan dengan menggunakan sistem tertentu,
menemukan kembali dengan cepat dan tepat,
penggunaan, pemeliharaan, penyusutan dan
pemusnahan arsip.
20
3 Jelaskan
pengertian asas
sentralisasi,
desentralisasi
dan asas
gabungan !
Asas Sentralisasi adalah
penyelenggaraan/penanganan arsip dilakukan
dengan cara di pusatkan ke satu unit yang khusus
menangani tentang arsip.
Asas Desentralisasi adalah cara penanganan arsip
dengan disebarkan/dideledasikan/ditimpahkan ke
masing-masing unit yang ada dalam organisasi.
Asas Gabungan adalah penyelenggaraan kearsipan
dengan memadukan kebaikan asas sentralisasi
dengan kebaikan asas desentralisasi.
20
4 Sebutkan
kelebihan dan
kekurangan
asas sentralisasi
Keuntungan asas Sentralisasi:
Pengawasan akan lebih
efektif dan efisien.
20
31
Kearsipan
dan asas
desentralisa
Penghematan dalam biaya,
alat maupun sarana lainnya.
Kelemahan asas Sentralisasi:
Jika dalam waktu bersamaan
tiap unit membutuhkan arsip
akan kesulitan terpenuhi
dalam waktu cepat.
Prosedur di pusat belum
tentu sama dengan yang ada
di masing-masing unit.
Keuntungan asas Desentralisasi:
Tiap unit yang ada
dalam organisasi bebas
menerapkan sistem kearsipan
yang diinginkan.
Pengawasan arsip tiap-tiap
unit lebih mudah.
Kelemahan asas Desentralisasi:
Pimpinan unit sedikit
kehilangan waktu karena
untuk menangani arsip.
Tidak dapat menghemat
tenaga, alat maupun sarana
lain untuk menyimpan arsip.
5 Sebutkan a. Pembakaran 20
32
Kearsipan
dan
jelaskan
cara-cara
pemusnaha
n arsip !
Cara pemusnahan dengan pembakaran dapat
dilakukan apabila jumlah arsip yang
dimusnahkan tidak banyak. Pembakaran
harus dilakukan dengan sempurna (sudah
jadi abu)
b. Pencacahan
Arsip yang sudah dicacah berujud
potongan-potongan kertas yang sama sekali
tidak dapat dikenal lagi identitas arsip yang
bersangkutan. Cara pemusnahan dengan
mencacah arsip dapat dilakukan secara
bertahap, tidak harus selesai pada saat itu.
c. Penghancuran
Pemusnahan dengan cara ini adalah
memusnahkan arsip dengan menuangkan
bahan kimia yang digunakan (biasanya soda
api) di atas tumpukan arsip.
a. Aspek keterampilan
Membentuk kelompok yang beranggotakan 4 orang untuk membuat contoh kartu
indeks, kartu tunjuk silang, dan lembar pinjam arsip, serta membuat ringkasan
kegunaan dari ketiga kartu ini dan mempresentasikannya didepan kelas bersama
kelompoknya.
.
Jawab
Kartu indeks adalah kartu yang berisi suatu riwayat arsip/warkat yang
disimpan, gunanya sebagai alat bantu untuk menemukan arsip. Kartu
indeks dapat dibuat dengan ukuran 12.5 cm x 7.5 cm.
Kartu tunjuk silang adalah suatu petunjuk yang terdapat pada tempat
penyimpanan yang berfungsi untuk menunjukan tempat dari suatu
33
Kearsipan
dokumen/arsip yang dicari pada tempat yang ditunjukan dan berukuran
12.5 cm X 7.5 cm.
Lembar pinjam arsip digunakan untuk mencatat setiap peminjaman arsip.
Adapun kegunaan dari lembar peminjan arsip, antara lain sebagai berikut:
a) Sebagai bahan bukti adanya peminjaman arsip.
b) Sebagai ingatan untuk mengetahui siapa dan kapan batas waktu
pengembalian arsip yang dipinjam
c) Sebagai tanda bahwa arsip yang dimaksud sedang dipinjam.
d) Mencegah terjadinya kehilangan arsip karena peminjaman yang
tidak dikembalikan.
e) Sebagai dasar untuk melakukan penilaian suatu arsip.
Skor :
Skor perolehan
91 – 100 : Nilai A
80 – 90 : Nilai B
65 – 79 : Nilai C
40 – 64 : Nilai D
0 – 39 : Nilai E
34
Kearsipan
Instrumen Penilaian Keterampilan
Indikator : Menyajikan hasil pengamatan, mengidentifikasi dan mengkomunikasikan hasil diskusi kelompok.
No.
Nama Siswa
ASPEK PENILAIAN
Jumlah
Nilai
Merumuskan
Pertanyaan
Melakukan
Pengalaman Menafsirkan data Mengkomunikasikan
1 2 3 1 2 3 1 2 3 1 2 3
1
2
3
4
5
35
Kearsipan
Aspek yang dinilai Penilaian
1 2 3
Merumuskan pertanyaan Tidak merumuskan pertanyaan Perumusan pertanyaan dengan
bantuan guru
Perumusan pertanyaan dilakukan
mandiri (indivudual/ kelompok)
Melakukan pengamatan Tidak mengamati Pengamatan teliti tetapi masih
mengandung interpretasi lain
Pengamatan teliti dan tidak
mengandung interpretasi
Menafsirkan data Tidak menafsirkan Melakukan analisis tetapi tidak
mengaitkan antar variabel
Melakukan analisis mencoba
mengaitkan antar variabel
Mengkomunikasikan Secara lisan Lisan dan tertulis Memadukan secara tertulis dan
lisan
36
Kearsipan
Penilaian : Rumus nilai =
x 100 %
Skor:
0 – 25 nilainya sangat kurang
25 – 50 kurang
50 – 75 cukup
> 75 baik
37
Kearsipan
Tugas Portofolio
Mengumpulkan dan mendokumentasi Arsip dan Kearsipan
INSTRUMEN PENILAIAN PORTOFOLIO
Matapelajaran : Kearsipan
Durasi Waktu : 4 x 45 menit
Nama Peserta didik :
Kelas/ Semester : X / 1
No KI/KD/PI Waktu
MACAM PORTOFOLIO
Jumlah
Score Nilai
Ku
ali
tas
Ran
gk
um
n
Mak
ala
h
Lap
ora
n
Pen
gam
ata
n
Lap
ora
n
Ek
sper
imen
1
2
3
Catatan:
PI = Pencapaian Indikator
Untuk setiap karya peserta didik dikumpulkan dalam satu file sebagai bukti
pekerjaan yang masuk dalam portofolio.
Skor menggunakan rentang antara 0 -10 atau 10 – 100
38
Kearsipan
Daftar Pustaka
Drs. Syamsul Anwar, 1999, Kearsipan, Bandung:Titian Ilmu
Drs. Basir Barthos, 2012, Manajemen Kearsipan, Jakarta :BumiAksra