audit sistem informasi pelayanan menggunakan framework ...€¦ · pada dinas perpustakaan dan...
TRANSCRIPT
Audit Sistem Informasi Pelayanan Menggunakan Framework Cobit 4.1
(Studi Kasus di Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Salatiga)
Artikel Ilmiah
Peneliti:
Chrisandy Arya Frammy Haullussy
682013069
Program Studi Sistem Informasi
Fakultas Teknologi Informasi
Universitas Kristen Satya Wacana
Salatiga
2019
1. Pendahuluan
Perkembangan Teknologi Informasi (TI) saat ini menjadi penunjang utama dalam
pencapaian tujuan bisnis suatu organisasi. Perkembangan TI yang pesat dalam membantu
suatu organisasi, harus juga diimbangi dengan adanya sebuah evaluasi atau audit terhadap
penggunaan TI itu sendiri, sehingga meminimalisasi ancaman atau pun kerugian organisasi
tersebut. Adanya TI memberikan peluang terjadinya transformasi dan peningkatan
produktifitas bisnis. Pemanfaatan Teknologi Informasi juga sebagai pendukung pencapaian
tujuan dan sasaran organisasi, oleh karena itu harus diimbangi dengan keefektifan dan
efisiensi pengelolaannya. Audit TI harus dilakukan untuk menjaga keamanan sistem informasi
sebagai aset organisasi, dan juga untuk mempertahankan integritas informasi yang disimpan
dan diolah dan tentu saja untuk meningkatkan keefektifan penggunaan teknologi informasi
serta mendukung efisiensi dalam organisasi [4].
Penerapan TI dapat dilakukan dengan baik apabila ditunjang dengan suatu pengelolaan TI
(IT Governcance) dari mulai perencanaan sampai implementasinya. IT Governance adalah
suatu struktur hubungan dan proses untuk mengatur dan mengontrol perusahaan yang
bertujuan untuk mencapai tujuan perusahaan yang telah ditetapkan dengan pertambahan nilai
dengan tetap menyeimbangkan risiko-risiko dengan nilai yang didapatkan dari penerapan TI
dan proses-prosesnya [7].
Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Salatiga merupakan pusat informasi, pengetahuan
dan kebudayaan yang mendukung visi Kota Salatiga yang juga memanfaatkan peranan TI
dalam proses operasional organisasinya, sebagai upaya meningkatkan kemampuan sistem
informasi (SI) yang dapat melayani kebutuhan pengelolaan perpustakaan yang semakin
kompleks dan terintegrasi. Dalam memenuhi hal tersebut Dinas Perpustakaan dan Kearsipan
Kota Salatiga melakukan terobosan baru dengan menghadirkan SLiMS (Senayan Library
Automation System). Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Salatiga memakai SLiMS sejak
2010 dan selalu melakukan upgrade secara bertahap, yang dibutuhkan guna memenuhi
kebutuhan pengguna sehingga sekarang Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Salatiga
memakai SLiMS 7. Dengan adanya penggunaan sistem informasi pendukung dalam
menunjang pelayanan di Dinas Perpustakaan dan Kerasipan Kota Salatiga, perlu adanya
pengelolaan yang baik dalam sistem yang mendukung proses pelayanan tersebut. Untuk itu,
Audit SI penting untuk dilakukan agar tidak terjadi hal-hal yang dapat mengganggu
penggunaan system informasi dalam mendukung pelayanan di Dinas Perpustakaan dan
Kearsipan Kota Salatiga seperti kehilangan data, kesalahan pemrosesan komputer, biaya yang
tinggi untuk kerusakan komputer, kerahasiaan, pengontrolan penggunaan computer, menjaga
integritas data dan efisiensi sumber daya
Dalam melakukan audit, diperlukan sebuah standar yang bisa membantu agar terjadi
pengukuran yang valid dan realable. COBIT (Control Objectives for Information and related
Technology) memungkinkan suatu perusahaan untuk menerapkan pengelolaan yang efektif
terhadap TI yang terintegrasi dengan perusahaan. Management Guidlines COBIT berisi suatu
kerangka kerja (Framework) yang mampu menjawab kebutuhan manajemen dalam hal
pengontrolan dan pengukuran TI dengan memberikan tools untuk menghitung dan mengukur
kapabilitas TI. Hal ini juga sesuai denganprinsip dasar pada COBIT yaitu menyediakan
informasi yang diperlukan untuk mencapai tujuan perusahaaan atau organisasi [5]. Bagaimana
Rancangan Model IT Governance pada Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Salatiga
dengan menggunakan Framework COBIT 4.1 yang berfokus pada domain Planning and
Organication (PO) dalam menilai kebutuhan TI. Karena dalam domain PO membahas
mengenai perencanaan akan strategi dan taktik yang menyangkut identifikasi dari pengelolaan
TI, agar memberikan kontribusi yang sesuai dengan pengelolaan TI itu sendiri dan tujuan
bisnis.
Framework COBIT merupakan Standar untuk mengaudit penggunaan sebuah TI dan
digunakan sebagai acuan untuk menghasilkan dokumen yang merupakan hasil audit sistem
informasi pada Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Salatiga. Dari uraian di atas, peneliti
tertarik untuk menganalisis bagaimana pemanfaatan SLiMS 7 (Senayan Library Automation
System) pada Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Salatiga menggunakan Framework
COBIT domain PO.
2. Tinjauan Pustaka
2.1 Penelitian Terdahulu
Penelitian terdahulu tentang audit sistem informasi menggunakan framework COBIT pada
domain PO di PT Pupuk Kujang Cikampek menjelaskan bahwa pengendalian terhadap setiap
proses sistem informasi perlu dievaluasi dan dinilai dengan menggunakan suatu pengukuran.
Penelitian ini melakukan pengevaluasian dan penilaian proses-proses perencanaan dan
pengorganisasian sistem informasi manajemen yang dilakukan pada PT. Pupuk Kujang
melalui penerapan aktivitas audit dengan memanfaatkan framework COBIT sebagai standar
audit. Pengauditan berfokus pada proses-proses sistem informasi yang termasuk dalam
domain planning and organization melalui pengidentifikasian aktivitas pengendalian,
pengukuran level of maturity, penilaian indikator-indikator kinerja dan indikator pencapaian
sasaran dengan mengacu pada Framework COBIT sebagai standar. Alat-alat penelitian yang
digunakan merupakan hasil adopsi dari COBIT implementation Tool Set, COBIT Control
Objectives, Maturity Level, Key Performance Indicators (KPI), dan Key Goals Indicators
(KGI) serta mempertimbangkan Critical Success Factors (CSF) yang diadaptasi ke dalam
lingkungan organisasi audit, rekomendasi bagi perusahaan. Hasil dari penelitian ini
menunjukkan bahwa proses TI perencanaan dan pengorganisasian telah berjalan dengan baik
[1].
Penelitian berikutnya tentang pengukuran kinerja sistem informasi akademik dengan
menggunakan kerangka kerja cobit 4.1 pada domain PO di Universitas Singaperbangsa
Karawang menjelaskan bahwa penilaian terhadap kinerja teknologi informasi hanya dilakukan
jika ada keluhan dari unit kerja mengenai layanan teknologi informasi tersebut. Hasil dari
kajian yang dilakukan adalah membuat pengukuran kinerja sistem informasi akademik (SIA)
yang berupa Analisa pemetaan level maturity dan rekomendasi bagi institusi pendidikan tinggi
yaitu Universitas Singaperbangsa Karawang yakni tata kelola TI sistem informasi akademik
pada Universitas Singaperbangsa Karawang sudah dilakukan walaupun masih belum berjalan
secara optimal karena belum mencapai pada tingkat kematangan yang diharapkan karena
tingkat kematangan (maturity level) yang ada pada setiap proses TI yang terdapat dalam
domain PO rata-rata pada level 2,446 dan masih berada pada level 2 (repeatable but intuitive)
[6].
Berdasarkan penelitian diatas maka penulis menyimpulkan bahwa COBIT Framework
merupakan model yang paling tepat dan telah banyak digunakan untuk melakukanevaluasi
terhadap tata kelola TI pada berbagai bidang organisasi yang mengimplementasikan teknologi
informasi dalam proses bisnisnya. Maka pada penelitian ini mencoba melakukan audit sistem
informasi menggunakan framework cobit 4.1 domain PO di Dinas Perpustakaan dan
Kearsipan Kota Salatiga yang dimana belum pernah dilakukan analisis tata kelola TI sejauh
ini pada organisasi tersebut.
2.2 Dasar teori
2.2.1 Audit Sistem Informasi
Menurut Goerge H. Bodnar, audit sistem informasi adalah bahwa sebagian besar
perusahaan memperkerjakan auditor intern dan ekstern untuk mengaudit sistem informasi [3].
Fokus audit arus pada sistem informasi itu sendiri dan pada validitas dan akurasi data yang
diproses oleh sistem. Audit sistem informasi merupakan suatu pengevaluasian untuk
mengetahui bagaimana tingkat kesesuaian antara aplikasi sistem informasi dengan prosedur
yang telah ditetapkan dan mengetahui apakah suatu sistem informasi dengan prosedur yang
telah ditetapkan dan mengetahui apakah suatu sistem informasi telah didesain dan
diimplementasikan secara efektif, efisien, dan ekonomis, memiliki mekanisme pengamanan
aset yang memadai, serta menjamin integritas data yang memadai.
2.2.2 Control Objective for Information and Related Technology (COBIT)
COBIT memberikan kebijaksanaan yang jelas dan praktik yang baik dalam tata kelola
teknologi informasi dengan membantu manajemen senior dalam memahami dan mengelola
resiko yang terkait dengan tata kelola teknologi informasi dengan cara memberikan kerangka
kerja cara teknologi informasi dan panduan tujuan pengendalian terinci / detailed control
objective bagi pihak manajemen, pemilik proses bisnis, pengguna dan juga auditor [11].
Adapun tools yang dapat kita gunakan untuk audit sistem informasi adalah menggunakan
kerangka kerja COBIT. Konsep kerangka kerja COBIT dapat dilihat dari tiga sudut pandang,
yaitu (1) kriteria informasi (information criteria), (2) sumberdaya TI (IT resources), dan (3)
proses TI (IT processes) [9].
Gambar 1. Kerangka COBIT [2]
Kerangka kerja pada gambar 1 memfokuskan pada lebih banyak kontrol dan sedikit
eksekusi sehingga kepentingannya lebih ditujukan kepada pendefinisian startegi dan kontrol
yang biasanya dilakukan oleh manajemen tingkat atas, namun tidak detail menjelaskan
bagaimana memenuhi keduanya dipenuhi yang dapat dipakai sebagai acuan pengguna yang
langsung terkait dengan pengelolaan TI. Kerangka kerja tersebut menyediakan model proses
yang umunya ditemukan dalam aktivitas TI dalam empat domain proses yang saling terkait,
yaitu: Plan and Organization (PO), Acquire and Implement (AI), Deliver and Support (DS)
serta Monitor and Evaluate (ME).
Domain PO (Plan and Organize) Menurut Supriatna (2011), Domain PO mencakup
strategi dan taktik, serta difokuskan pada penentuan arah IT yang dapat memberikan
kontribusi terbaik dalam pencapaian tujuan bisnis (business objectives) [10].
Tabel 1. Cakupan Domain COBIT 4.1 [8]
Domain Cobit 4.1
PO1 Menentukan Rencana Strategis TI
PO2 Menentukan Arsitektur Informasi
PO3 Menentukan Arah Teknologi
PO4 Menentukan Proses-proses, Organisasi dan Hubungan-
hubungan TI
PO5 Mengelola Investasi TI
PO6 Mengkomunikasikan Tujuan dan Arah Manajemen
PO7 Mengelola SDM TI
PO8 Mengelola Kualitas
PO9 Menilai dan Mengelola Resiko TI
PO10 Mengelola Proyek-proyek
PO1 Define a Strategic IT Plan Proses.
PO1 merupakan proses untuk mendefinisikan rencana strategis yang dibutuhkan dalam
mengelola sumber daya TI supaya sejalan dengan strategi bisnis dan prioritas. Rencana
strategis ini pada umumnya merupakan perencanaan suatu organisasi atau perusahaan
secara tertulis yang akan menjadi panduan dalam mencapai tujuan organisasi.
PO2 Define the Information Architecture Proses
PO2 merupakan proses untuk mendefinisikan fungsi suatu sistem informasi dalam
menciptakan informasi bisnis dan sistem yang tepat untuk mengoptimalkan penggunaan
informasi di suatu organisasi atau perusahaan. Proses ini dapat meningkatkan kualitas
pengambilan keputusan manajemen dengan memastikan informasi tersebut aman dan
sesuai strategi bisnis.
PO3 Determine Technological Direction
PO3 merupakan proses untuk mendefinisikan penentuan arah teknologi untuk mendukung
bisnis yang dapat dilakukan berdasarkan layanan informasi. Penentuan arah teknologi
membutuhkan perencanaan infrastruktur dan arsitektur sebagai pengelola produk, layanan
dan mekanisme teknologi.
PO4 Define the IT Process, Organisation and Relationship
PO4 merupakan proses yang mendefinisikan persyaratan untuk staf, keterampilan,
tanggung jawab dari suatu organisasi. Proses TI menjamin transparansi, kontrol, dan
manajemen bisnis.
PO5 Manage the IT Investment
PO5 merupakan proses yang mendefinisikan pengelolaan program investasi TI yang
meliputi biaya, manfaat, prioritas dalam anggaran, dan manajemen terhadap anggaran.
PO6 Communicate Management Aims and Direction
PO6 mendefinisikan mengenai pengembangan framework sebagai pengendali TI
perusahaan yang dikelola manajemen. Komunikasi dijalankan sebagai implementasi untuk
mengartikulasikan misi, tujuan, kebijakan, dan prosedur. Komunikasi mendukung
pencapaian tujuan TI dan memastikan kesadaran dan pemahaman mengenai bisnis, risiko
TI, tujuan, dan arah.
PO7 Manage IT Human Resources
PO7 mendefinisikan mengenai pencapaian layanan TI menjadi suatu bisnis. Pencapaian
tersebut didapatkan berdasarkan pengelolaan sumber daya melalui pemilihan, pelatihan,
evaluasi kinerja, promosi dan pemberhentian kerja.
PO8 Manage Quality Proses
PO8 mendefinisikan mengenai proses yang mengelola kualitas TI dengan memelihara
pengembangan dan akuisisi proses serta standar yang terbukti. Pelaksanaan dan
pemeliharaannya dilakukan dengan memberikan kualitas persyaratan, prosedur dan
kebijakan.
PO9 Assess and Manage IT Risk
PO9 mendefinisikan manajemen risiko TI sebaiknya dilakukan dan dipelihara. Risiko
merupakan suatu dampak yang terjadi dari suatu peristiwa yang tidak direncanakan.
Karenanya, proses ini dilakukan untuk mengidentifikasi, menganalisis dan menilai suatu
risiko, untuk kemudian diberikan tindakan.
PO10 Manage Projects
PO10 mendefinisikan manajemen framework suatu proyek sebagai pengelolaan semua
proyek TI. Framework menjamin prioritas serta koordinasi dari semua proyek yang
mencakup rencana, penugasan sumber daya, definisi, persetujuan pengguna, pendekatan,
rencana uji formal, pengujian, dan pasca pelaksanaan ulasan.
Adapun generic maturity model yang digunakan adalah:
Level Model Umum Maturity
0
(Non-existent)
Tidak ada sama sekali proses yang terlihat. Perusahaan belum
menyadari bahwa ada masalah yang harus dikaji
1
(Initial/Ad Hoc)
Ada bukti bahwa perusahaan telah menyadari ada masalah yang
ada dan harus dikaji namun belum ada standarisasi. Tetapi, ada
pendekatan ad hoc yang cenderung diaplikasikan sesuai kasus.
2
(Repeatable but
Intuitive)
Proses telah dikembangkan pada tahap dimana prosedur yang
mirip telah diikuti oleh bermacam-macam orang yang
melaksanakan tugas ini. Tidak ada training atau komunikasi
secara formal tentang prosedur standard dan tanggung jawabnya
jatuh pada individu. Ada ketergantungan yang tinggi pada
individu dan sering terjadi error.
3
(Defined Process)
Prosedur telah terstandarisasi dan terdokumentasi, dan
komunikasi lewat training. Merupakan keharusan bahwa proses
tersebut harus diikuti. Tetapi, sedikit deviasi yang terjadi.
Prosedur tersebut tidak rumit tetapi formalisasi dari practice
yang sekarang
4
(Managed and
measurable)
Manajemen memantau dan mengukur kesesuaian dengan
prosedur dan mengambil tindakan dimana proses terlihat tidak
berjalan efektif. Proses dikembangkan secara berkelanjutan dan
memberikan practice yang baik. Otomasi dan alat bantu
digunakan dalam cara yang terbatas dan terpecah-pecah.
5
(Optimised)
Proses telah dirancang sampai tingkat pelaksanaan yang baik,
berdasarkan hasil dari pengembangan berkelanjutan dan maturity
modeling dengan perusahaan lain. IT digunakan dalam cara
terintegrasi untuk mengotomasikan alur kerja, menyediakan alat
bantu untuk meningkatkan kualitas dan efektivitas, membuat
perusahaan mudah diadaptasi.
3. Metodologi penelitian
Penelitian ini menggunakan metode kualitatif yaitu observasi dan wawancara yang
bertujuan untuk mengungkap fakta, keadaan, fenomena, variabel dan keadaan yang terjadi
saat penelitian berjalan. Observasi di lakukan terhadap IT/SI yang berlaku di Dinas
Perpustakaan dan Kearsipan Kota Salatiga dan mewawancarai narasumber penelitian yaitu
para karyawan yang terkait dengan IT/SI yang berlaku di Dinas Perpustakaan dan Kearsipan
Kota Salatiga. Pada penelitian ini peneliti hanya menggunakan satu domain saja yaitu domain
PO, dimana domain ini mencakup strategi dan taktik, dan perhatian atas identifikasi
bagaimana TI secara maksimal dapat berkontribusi dalam pencapaian tujuan bisnis.
3.1 Tahapan Penelitian
Gambar 2. Diagram Alur Penelitian
Gambar 2 dapat dijelaskan sebagai berikut: Tahap Pertama, mempelajari pustaka atau
sumber literatur mengenai Framework COBIT 4.1, tahapan audit, sistem informasi. Tahap
Kedua, observasi IT/SI yang berlaku di Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Salatiga dan
menentukan narasumber yang sesuai dengan kebutuhan dalam menjawab melakukan
wawancara dengan para narasumber. Adapun alasan pemilihan narasumber adalah mereka
yang dipandang memiliki keterkaitan langsung dengan bagian pelayanan di Dinas
Perpustakaan dan Kearsipan Kota Salatiga. Tahap Ketiga, adalah analisis data wawancara.
Pada fase ini, hasil wawancara dalam bentuk transkip wawancara yang nantinya akan
dilakukan perhitungan untuk mendapat tingkat maturity pada sistem di Dinas Perpustakaan
dan Kearsipan Kota Salatiga. Tahap Keempat, merupakan langkah terakhir yang dilakukan
adalah pembuatan laporan hasil audit dengan COBIT Domain 4.1dan membuat kesimpulan
penelitian.
Pada penelitian ini, pemilihan responden untuk diwawancarai sesuai dengan pemetaan
diagram RACI agar dalam melakukan wawancara, dapat langsung menuju orang yang
menanganinya. RACI adalah singkatan dari Responsible, Acountable, Consulted, dan
Informed. Secara sederhana RACI menerangkan siapa saja yang terlibat dalam suatu tindakan
pada sebuah organisasi baik perusahaan maupun pemerintahan. RACI biasa digunakan dalam
manajemen resiko suatu organisasi untuk lebih meningkatkan kinerja organisasi tersebut.
RACI memiliki defenisi yang lebih spesifik yaitu: -Responsible: orang yang melakukan suatu
kegiatan atau melakukan pekerjaan. -Accountable: orang yang akhirnya bertanggung jawab
dan memiliki otoritas untuk memutuskan suatu perkara. -Consulted: orang yang diperlukan
umpan balik atau sarannya dan berkontribusi akan kegiatan tersebut. -Informed: orang yang
perlu tahu hasil dari suatu keputusan atau tindakan. [10]
Tabel 2. Responden Berdasarkan RACI Chart
RACI Fungsi atau Peran Responden
Responsible Memastikan aktivitas tertentu berhasil Kepala
Studi Literatur
Pengumpulan Data
Analisis data
Kesimpulan
dilaksanakan. Perpustakaan
Accountable Berkewenangan untuk menyetujui atau
menerima pelaksaan aktivitas.
Pranata komputer
Consulted Pemberi pendapat atau yang
pendapatnya dibutuhkan dalam sebuah
aktivitas.
Pranata komputer
Informed Menjaga kemajuan informasi atas
aktivitas yang dilakukan
2 orang
Pustakawan
3.2 Pengumpulan data
Pada tahap pengumpulan data dilakukan menggunakan metode wawancara. Wawancara
dipilih karena dapat memperoleh informasi dari responden secara langsung sehingga dapat
dengan jelas menggambarkan kinerja IT pada bagian pelayanan di Dinas Perpustakaan dan
Kearsipan Kota Salatiga. Pada tahap ini juga dilakukan observasi secara langsung yang
berhubungan dengan penggunaan IT pada bagian pelayanan.
4. Hasil dan Pembahasan
4.1 Identifikasi Proses Teknologi Informasi
Pada tahap ini, dilakukan penetapan proses teknologi informasi yang sesuai dengan
standart COBIT dengan menggunakan satu domain saja yaitu domain PO, dimana domain ini
mencakup strategi dan taktik, dan perhatian atas identifikasi bagaimana TI secara maksimal
dapat berkontribusi dalam pencapaian tujuan bisnis.
Pemetaan kondisi saat ini Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Salatiga dilakukan
dengan proses wawancara mengenai proses PO framework COBIT 4.1 dengan narasumber
object penelitian yaitu Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Salatiga. Narasumber
wawancara ditentukan berdasarkan posisi, jabatan dan tanggung jawab yang berkaitan dengan
proses-proses di PO untuk aplikasi SLiMS.
PO1 (Menentukan Rencana Strategis TI)
Pada penentuan rencana strategis di bidang IT pada Dinas Perpustakaan dan Kearsipan
Kota Salatiga, Teknologi informasi dan strategi perpustakaan sejauh ini belum sepenuhnya
berjalan dengan baik seperti yang dikemukakan oleh Bapak Slamet Setyo Budi selaku Kepala
Perpustakaan bahwa:
“Sebenarnya antara teknologi informasi sama strategi perpustakaan antara selaras
dan tidak. Karena strategi kita berkaitan dengan teknologi informasi kita
mengembangkan itu untuk mencari daya tariknya. Kita sudah punya rencana
strategis TI yang dipetakan dalam beberapa poin yang mana rencana strategis IT
yang kita punya memberikan pedoman untuk menyelenggarakan TI-nya kita untuk
pemanfaatannya, ada salah satu strategi kita untuk daya tarik pemustaka. Seperti e-
salatiga. Dulu waktu peluncurannya tanggal 24 juli 2017 memang sasaran kita untuk
memberikan fasilitas kepada pemustaka atau pengunjung tidak hanya dapat
mengakses buku secara fisik tapi bisa juga secara elektronik. Kalau di bilang sesuai
strategi targetnya iya kita dapat itu. Tapi kadang kita kurang konsisten terhadap
pengembangannya dan tidak update. Jadi kelemahan kita di situ. Kita tidak
mengupdate terus kalau ada gangguan penanganan kita tidak terlalu cepat. Itu salah
satu yang menghambat sistem kita.” 1
Berdasarkan hasil percakapan dengan Bapak Slamet Setyo Budi selaku Kepala
Perpustakaan dan Kearsipan Kota Salatiga dapat dikatakan bahwa terdapat dokumen Rencana
Strategis Teknologi Informasi yang dimiliki, dimana dokumen rencana strategisini
dipergunakan sebagai landasan pihak Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Salatiga sendiri
untuk melakukan perencanaan serta pengembangan Teknologi Informasi. Hal ini terlihat dari
pengembangan teknologi informasi yang dilakukan oleh Dinas Perpustakaan dan Kearsipan
Kota Salatiga lewat aplikasi Slims, untuk memberikan layananan pengecekan buku yang ada
dalam perpustakaan daerah, disisi lain terdapat aplikasi berbasis android yakni e-Salatiga
yang dapat di-unduh pada playstore. Namun terdapat kelemahan dalam pengembangan
aplikasi yakni terjadi inkonsistensi dalam hal keselarasan pengembangan aplikasi dengan
infrastruktur TI yang dimiliki, oleh sebab itu bapak Slamet Setyo Budi sendiri memberikan
beberapa rekomendasi terkait pengembangan aplikasi yang diselaraskan dengan rencana
strategis IT, pengembangan aplikasi harus sesuai dengan kebutuhan agar dapat meningkatkan
kinerja organisasi. Berdasarkan penjelasan diatas maka dapat dikatakan bahwa Dinas
Perpustakaan dan Kearsipan Kota Salatiga telah memiliki rencana strategis TI yang telah
terdokumentasi sehingga tingkat maturitas (maturity level) berasarkan cobit 4.1, Dinas
Perpustakaan dan Kearsipan Kota Salatiga telah ada pada level 3 Defined Process.
PO2 (Menentukan Arsitektur Informasi)
Rancang bangun sistem informasi Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Salatiga yang
digunakan sudah di desain mulai dari struktur hingga keamanan sistem. Seperti yang
dikemukakan oleh Chandra Brian selaku Pranata Komputer bahwa:
“Kalau data datanya sudah, integritasnya sudah. Karena data datanya kita sering back-
up dari bagian data kepegawaian juga sering mengupdate data. Sudah ada pejabat di
bagian itu juga.” 2
Berdasarkan hasil percakapan dengan Bapak Chandra Brian selaku Pustakawan di Dinas
Perpustakaan dan Kearsipan Kota Salatiga dapat dikatakan bahwa struktur data dan integritas
data sudah selaras dengan rancangan strategis yang dibangun di Dinas Perpustakaan dan
Kearsipan Kota Salatiga. Data – data baik data buku, data peminjam dan data pegawai juga
sudah diintegrasikan dan disimpan kedalam Database. Data-data itu juga selalu dilakukan
pencadangan data atau Back-up Data untuk mencegah hal-hal yang tidak diinginkan. Bapak
Chandra Brian juga mengatakan bahwa sudah ada pejabat atau pelaksana dalam hal
pengintegrasian data. Berdasarkan pemahaman diatas maka dapat dikatakan bahwa perpusda
salatiga telah menentukan arsitektur informasi yang sesuai dengan strategi yang dibangun
sehingga tingkat maturitas (maturity level) berasarkan cobit 4.1, Dinas Perpustakaan dan
Kearsipan Kota Salatiga telah ada pada level 3 Defined Process.
PO3 (Menentukan Arah Teknologi)
Pengarahan teknologi dalam mendukung organisasi harus ada sebuah infrastruktur
teknologi yang jelas demi menunjang pelayanan. Seperti yang dikemukakan oleh Bapak
Chandra Brian selaku Pustakawan bahwa:
“Untuk layanankan kita pakainya slims, kalo slims itu kan di desain khusus untuk
perpustakaan itu sendiri. Jadi karena aplikasinya open sources memang bisa di
customize sesuai kebutuhan, misalkan tidak sesuai dengan kebutuhan kan kita bisa edit
sendiri sesuai kebutuhan kita.” 3
Berdasarkan hasil percakapan dengan Bapak Chandra Brian selaku Pustakawan juga
menyatakan bahwa aplikasi Slims didesain khusus untuk perpustakan. Dalam hal ini, aplikasi
yang dibangun sesuai dengan kebutuhan yang diperlukan oleh Dinas Perpustakaan dan
Kearsipan Kota Salatiga. Apliaksi Slims yang dibangun juga merupakan aplikasi Open Source
dimana aplikasi tersebut dapat diunduh dan dapat diubah sesuai dengan kebutuhan Dinas
Perpustakaan dan Kearsipan Kota Salatiga. Misalnya pada bagian pelayanan, aplikasi slims
dapat diubah sesuai dengan kebutuhan dalam melayani masyarakat seperti fitur pengecekan
buku, peminjaman buku dan pengembalian buku tanpa memakai fitur-fitur lain yang ada pada
aplikasi Slims. Berdasarkan penjelasan diatas maka dapat dikatakan bahwa Dinas
Perpustakaan dan Kearsipan Kota Salatiga telah menentukan arah IT yang sesuai dengan
kebutuhan sehingga tingkat maturitas (maturity level) berasarkan cobit 4.1, Dinas
Perpustakaan dan Kearsipan Kota Salatiga telah ada pada level 3 Defined Process.
PO4 (Menentukan Proses-proses, Organisasi dan Hubungan-hubungan TI)
Dalam penggunaan IT, diharuskan dengan mempertimbangkan persyaratan dalam
pengelolaan IT seperti staff, ketrampilan dan tanggung jawab. Seperti yang dikatakan oleh
Bapak Alwan Fauzan selaku Pustakawan bahwa:
“Jadi gini mas ukurannya kita bisa menguasai Slims. Dan hal itu di ajukan untuk
menguasai Slims. Dan untuk di hari weekend PNS non pustakawan bekerja di
Perpustakaan untuk menggunakan slims dan harus bisa. Itu yang tadi saya bilang 50%
yang pustakawan dan 50% yang hanya sekedar membantu. Dan ada juga yang tidak
paham dengan sistem.” 4
Berdasarkan hasil percakapan dengan Bapak Alwan Fauzan selaku Pustakawan di Dinas
Perpustakaan dan Kearsipan Kota Salatiga dapat dikatakan bahwa staff atau karyawan dalam
penggunaan Slims diharuskan untuk menguasai Slims tersebut. Dalam pelayanannya bagi
masyarakat, Dinas Perpuistakaan dan Kearsipan Kota Salatiga beroperasi setiap hari dan pada
saat weekend, para staff atau pegawai yang tidak ditempatkan pada bagian pelayanan juga
dapat ditugaskan untuk membantu para staff dibagian pelayanan. Hal ini dikarenakan sering
terjadi kekurangan staff dalam melayani pemustaka pada saat weekend. Untuk itu, para staff
yang tidak ditempatkan di bagian pelayanan juga harus bisa menggunakan aplikasi Slims.
Bapak Alwan Fauzan juga menyatakan bahwa jika weekend, terdapat sebagian staff saja yang
merupakan staff dibagian pelayanan sedangkan staff lainya adalah staff di bagian lain. Para
staff yang berkerja pun ada yang tidak paham dengan penggunaan Slims. Hal ini dikarenakan
tidak adanya pelatihan formal bagi para staff dalam penggunaan aplikasi slims. Berdasarkan
penjelasan diatas maka dapat dikatakan bahwa Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota
Salatiga belum menentukan proses-proses dan penggunaan IT yang dikhususkan sehingga
tingkat maturitas (maturity level) berasarkan cobit 4.1, Dinas Perpustakaan dan Kearsipan
Kota Salatiga telah ada pada level 1 Initial/Ad Hoc.
PO5 (Mengelola Investasi TI)
Penerapan TI organisasi harus disertai dengan anggaran pemeliharaan. Bapak Slamet
Setya Budi selaku Kepala Perpustakaan menyatakan bahwa:
“Untuk biaya perawatan dan pengembangan saya pikir sudah optimal karna saya pikir
aplikasinya ini kan open sources tidak membutuhkan dana lah itu maintenance itu kan
rutin untuk back-up data juga cek server. Misalnya untuk hardware wifi rooter gitu
kan kita ada kerja sama dengan pihak ke-3 mereka yang handle.”5
Berdasarkan hasil percakapan dengan Bapak Slamet Setya Budi selaku Kepala
Perpustakaan di Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Salatiga dapat dikatakan
bahwauntuk biaya perawatan dan pengembangan pada aplikasi slims menurutnya sudah
optimal. Dalam hal ini aplikasi Slims juga merupakan aplikasi yang Open Sources dimana
tidak membutuhkan biaya, penanganan data backup yang rutin juga tidak mengeluarkan
biaya. Pada pemeliharaan perangkat keras yang digunakan di Dinas Perpustakaan dan
Kearsipan Kota Salatiga seperti wifi dan rooter telah ditangani oleh pihak ke-3 yang bekerja
sama dengan Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Salatiga. Berdasarkan penjelasan diatas
maka dapat dikatakan bahwa Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Salatiga telah
meminimalisir anggaran pemeliharan dalam perawatan dan pengembangan IT sehingga
tingkat maturitas (maturity level) berasarkan cobit 4.1, Dinas Perpustakaan dan Kearsipan
Kota Salatiga telah ada pada level 3 Defined Process.
PO6 (Mengkomunikasikan Tujuan dan Arah Manajemen)
Dalam mengembangkan sebuah kerangka IT, serta menentukan dan menyampaikan
kebijakan-kebijakan Sebuah program, komunikasi dilaksanakan secara terus menerus untuk
menyuarakan misi, tujuan layanan, kebijakan dan prosedur dalam organisasi. Ada
permasalahan dalam bidang keamanan seperti yang dikatakan Bapak Adam Trilaksono selaku
Pranata Komputer bahwa:
“Kebijakann IT untuk pengunjung? Kalau untuk karyawann kayaknya nggak ada.
Soalnya untuk penggunaan IT sendiri tidak semua karyawan punya akses. Untuk
pelatihan ada tapi biasanya ada perintah dari pemimpin. Kalau dari kantor sendiri yang
ahli mengajarkan yang mau belajar secara internal“ 6
Berdasarkan hasil percakapan dengan Bapak Adam Trilaksono selaku Pranata Komputer
di Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Salatiga dapat dikatakan bahwa kebijakan IT
untuk karyawan dalam menggunakan aplikasi, sepertinya tidak ada. Hal ini dikarenakan untuk
penggunaan IT sendiri, hanya ada beberapa karyawan yang ditugaskan untuk menggunakan
IT. Untuk pelatihan dalam penggunaan IT sudah dilakukan di Dinas Perpustakaan dan
Kearsipan Kota Salatiga namun biasanya ada perintah dari Kepala Perpustakaan. Namun
perintah untuk melakukan pelatihan IT juga tidak diketahui kapan akan dilakukan ataukah ada
pembaruan aplikasi atau alasan lain. Dalam penggunaan aplikasi bagi karyawan yang ada di
Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Salatiga, bila ada karyawan yang ahli dalam
penggunaan aplikasi, maka dapat mengajarkan karyawan yang mau belajar secara internal.
Pembelajaran secara internal yang dilakukan oleh karyawan yang ahli inilah yang membantu
para karyawan di Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Salatiga dalam merangkap berbagai
tugas dalam membantu pelayanan. Berdasarkan penjelasan diatas maka dapat dikatakan
bahwa Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota salatiga belum memiliki kebijakan-kebijakan
dalam penerapan IT namun sudah ada pendekatan dalam mengarahkan tujuan menejemen IT
namun belum melaksanakannya secara penuh sehingga tingkat maturitas (maturity level)
berasarkan cobit 4.1, Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Salatiga telah ada pada level 1
Initial/Ad Hoc..
PO7 (Mengelola SDM TI)
Untuk SDM TI sendiri masih kurang untuk jaringan, karena masih bergantung dari pihak
Telkom, dalam hal ini menurut pihak organisasi sendiri untuk SDM TI belum maksimal. Hal
ini dikemukakan oleh Bapak Adam Trilaksono yakni Pranata Komputer yakni:
“Sudah sinkron, Cuma yang berkaitan dengan IT presentase Cuma separuhnya yang
menguasai IT. Yang menguasai IT hanya 50%.” 7
Bapak Slamet Setya Budi selaku Kepala perustakaan juga mengungkapkan bahwa:
“Kalau bisa di katakan kita itu sebenarnya kekurangan SDM jadi kita dengan jumlah
pegawai perpustakaan sekian untuk mengelolah perpustakaan yang besar begini
dengan banyak layanan yang kita berikan itu kurang akhirnya ada yang rangkap tugas,
ada yang harus merangkap tugas layanan, ada yang rangkap tugas lain, ada yang
merangkap tugas story telling atau apa itu, karna keterbatasan SDM jadi kita satu
petugas itu merangkap beberapa pekerjaan. Jadi kita belum maksimal.”8
Berdasarkan hasil percakapan dengan Bapak Adam Trilaksono selaku Pranata Komputer
di Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Salatiga dapat dikatakan bahwa sudah ada rencana
pengelolaan sumber daya manusia teknologi informasi di Dinas Perpustakaan dan Kearsipan
Kota Salatiga namun minimnya penguasaan IT pada staff atau karyawan. Bapak Slamet Setya
Budi selaku Kepala Perpustakaan di Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Salatiga juga
mengatakan bahwa Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Salatiga mengalami kekurangan
SDM. Dalam pengolahan perpustakaan dan pemberian layanan yang baik, Dinas
Perpustakaan dan Kearsipan Kota Salatiga hanya memiliki sedikit karyawan yang
berpengaruh pada kinerja pelayanan yang berdampak pada kurangnya pelayanan yang
diberikan. Hal ini juga yang menyebabkan pembagian tugas bagi karyawan yang tidak
berpengalaman di bidang pelayanan. Misalnya karyawan yang bekerja di bagian kearsipan,
dapat merangkap sebagai pustakawan. Berdasarkan penjelasan Bapak Adam Trilaksono
selaku Pranata Komputerdan Bapak Slamet Setya Budi selaku Kepala Perpustakaan di Dinas
Perpustakaan dan Kearsipan Kota Salatiga maka dapat dikatakan bahwa Perpustakaan Dan
Kearsipan Kota Salatiga belum mengelola SDM yang ada di Dinas Perpustakaan dan
Kearsipan Kota Salatiga sehingga tingkat maturitas (maturity level) berasarkan cobit 4.1,
Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Salatiga telah ada pada level 1 Initial/Ad Hoc.
PO8 (Mengelola Kualitas)
Perencanaan, implementasi serta pengelolaan aplikasi harus distandari dengan
menyediakan kebutuhan kualitas, prosedur, dan peraturan yang jelas. Seperti yang
dikemukakan oleh Bapak Chandra Brian selaku Pustakawan bahwa:
“Nah ini kita untuk pengawasan itu kita gak pernah. Jadi kadang slims error itu
memang dari awalnya yang tau banget tentang slims itu kan, ini kan open source jadi
semua bisa akses. Jadi kita mau gak mau harus belajar sendiri. Kita gak punya tenaga
ahli, yang ahli itu pak Budi santoso. Jadi untuk pengawasan berkala itu gak ada. Tadi
ini saja ada beberapa fitur yang edit biografi sms getway sekarang hilang semau jadi
simple.”9
Berbeda dengan Bapak Adam Trilaksono selaku Pranata Komputer yang mengungkapkan
bahwa:
“Kalau untuk pengawasan berkala untuk infrastruktur ITnya kita ada yang Namanya
pranata komputer, jadi beliau itu yang memantau TI. Tapi selama ini masih bisa
berjalan atau bisa di atasi tapi alangkah lebih baiknya ada penambahan pranatanya
agar pengawasan lebih baik lagi.”10
Berdasarkan hasil percakapan dengan Bapak Chandra Brian selaku Pustakawan di Dinas
Perpustakaan dan Kearsipan Kota Salatiga dapat dikatakan bahwa untuk pengawasan IT dan
kinerja pelayanan dalam menggunakan Slims tidak pernah dilakukan. Slims juga merupakan
aplikasi yang dapat diakses oleh semua staff karyawan di Dinas Perpustakaan dan Kearsipan
Kota Salatiga. Dalam penggunaan Slims, para staff karyawan diharuskan berlajar sendiri
karna punya tenaga ahli. Salah satu Staff karyawan yang dapat dikatakan ahli dalam
penggunaan aplikasi Slims yaitu Bapak Santoso selaku Staff IT di Dinas Perpustakaan dan
Kearsipan Kota Salatiga. Aplikasi Slims terdapat beberapa fitur dalam pengoperasiaannya
seperti edit biografi, sms gateway namun sekarang telah diolah sesuai dengan kebutuhan yang
diperlukan saja. Hasil percakapan dengan bapak Adam Trilaksono selaku Pranata Komputer
di Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Salatiga dapat dikatakan bahwa sudah ada
pengawasan dalam penggunaan IT dan infrastruktur IT secara berkala oleh Pranata Komputer
di Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Salatiga. Namun pada pelaksanaannya masih
kurang dalam melakukan pengawasan dikarenakan minimnya tenaga IT atau pranata
komputer di Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Salatiga. Bapak Alwan Fauzan sendiri
memberikan rekomendasi untuk adanya perekrutan dan penambahan staff di bidang Pranata
Komputer agar pengawasan IT di Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Salatiga dapat
berjalan dengan Baik. Berdasarkan penjelasan Bapak Chandra Brian selaku Pustakawan dan
Bapak Adam Trilaksono selaku Pranata Komputer di Dinas Perpustakaan dan Kearsipan
Kota Salatiga maka dapat dikatakan bahwa Perpustakaan Dan Kearsipan Kota Salatiga hanya
melakukan pengawasan terhadap infrastruktur IT dan belum melakukan pengawasan terhadap
penggunaan IT dan aplikasi Slims di Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Salatiga
sehingga tingkat maturitas (maturity level) berasarkan cobit 4.1 Perpustakaan Dan Kearsipan
Kota Salatiga telah ada pada level 2 Repeatable but Intuitive.
PO9 (Menilai dan Mengelola Resiko TI)
Dalam penanganan resiko, pendokumentasian resiko biasa ataupun resiko lain harus
dilakukan. Seperti yang dikemukakan oleh Bapak Adam Trilaksono selaku Pranata Komputer
yakni:
“Untuk sejauh ini bisa di tangani. Beberapa dari kita bisa menangani ketika server
down. Server kita juga kan ada di keminfo. Untuk server down itu tindakannya yang
melakukan itu keminfo jadi bagaimana caranya server itu gak down kita sudah
serahkan ke keminfo.”11
Ibu Andis Sari selaku Pranata Komputer juga mengatakan bahwa:
“Permasalahannya itu biasanya cuman di databasenya hilang. Databasenya itu kita
backupnya biasa seminggu sekali. Memang kita pernah kehilangan database, tapi kita
sudah bisa mengembalikan database karena kita punya backup datanya gitu. Jadi kita
gak nunggu…jadi gini saat itu kita setiap minggu melakukan backup data. Saat itu
kalau gak salah 2017 kita kehilangan data, karena kita sudah mempunyai data setiap
minggu melakukan backup data jadi kita bisa kembalikan. Itu bukan pencegahan tapi
itu yang sudah kita lakukan. Database sama linknya error biasanya kita kerjasama
dengan keminfo. Misalnya seperti kemarin web perpustakaan kita error karena server
kita ada di sana.”12
Berdasarkan hasil percakapan dengan Bapak Adam Trilaksono dan Ibu Andis Sari selaku
Pranata Komputer di Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Salatiga dapat dikatakan bahwa
Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Salatiga pernah mengalami resiko pada database dan
Server yang tiba-tiba Down. Dalam permasalahan server, Dinas Perpustakaan dan Kearsipan
Kota Salatiga telah menyerahkan tanggung jawab seutuhnya dalam pengaggulangan server
kepada KEMINFO yang mana jika terjadi penurunan kinerja server maka hal itu menjadi
tanggung jawab dari KEMINFO dan harus ditanggulangi. Untuk permasalahan database,
Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Salatiga telah dilakukan penanganan rutin yang mana
mengambil langkah untuk pencadangan data seminggu sekali dan juga telah diserahkan
penanggulangan resiko oleh KEMINFO. Pencadangan database yang dilakukan di Dinas
Perpustakaan dan Kearsipan Kota Salatiga juga menurut Ibu Andis Sari juga bukan sebuah
pencegahan namun sudah menjadi rutinitas yang harus dialakukan. Dinas Perpustakaan dan
Kearsipan Kota Salatiga juga pernah terjadi kehilangan data peminjaman buku tahun 2017,
namun dengan rutinitas yang dilakukan dalam pencadangan data, maka data yang hilang dapat
dikembalikan lagi seperti semula. Namun dalam penanggulangan server, pihak Dinas
Perpustakaan dan Kearsipan Kota Salatiga telah bekerja sama dengan KEMINFO dan juga
server database Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota salatiga juga berada di KEMINFO.
Jadi untuk resiko dan penanggulangan server down atau kesalahan koneksi dengan server
yang ada di KEMINFO semuanya ditangani oleh KEMINFO. Berdasarkan penjelasan dari
hasil percakapan dengan Bapak Adam Trilaksono dan Ibu Andis Sari selaku Pranata
Komputer di Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Salatiga dapat dikatakan bahwa Dinas
Perpustakaan dan Kearsipan Kota Salatiga telah melakukan penanggulangan resiko yang
sering terjadi yaitu keamanan database. Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Salatiga juga
telah bekerjasama dengan KEMINFO dalam penanggulangan server penyimpanan database
sehingga tingkat maturitas (maturity level) berasarkan cobit 4.1, Dinas Perpustakaan dan
Kearsipan Kota Salatiga telah ada pada level 3 Defined Process.
PO10 (Mengelola Proyek-proyek)
Proyek-proyek dalam rangka mengembangkan TI guna untuk memenuhi kebutuhan
organisasi tersebut sangat banyak dilakukan salah satunya selain SLiMS ada iSalatiga aplikasi
berbasis android yang baru dirilis dalam tahun 2018 dan memiliki fungsi untuk meminjamkan
buku-buku digital. Hal lain juga dikemukakan oleh Bapak Alwan Fauzan selaku Pustakawan
bahwa:
“Sedang perkembangan website. Dulu kan pernah kena hack saat pakai wordpress.
Tapi masih dalam pengembangan. Isi isinya belum terupdate Semua OPD di salatiga
terpusat di KEMINFO. Jadi semuanya akan terintergrasi yang Namanya PPID. Kita
punya masing masing mempunyai satu website dan link. Itu di situ semua terpusat di
pemkot. Proyek terbarunya itu. Soalnya websitenya belum keurus. Yang terbaru e-
salatiga dan SIARTIS, itu untuk arsip digital. Ugs itu system intergrasi, slims itu ada
ugsnya jadi semua perpustakaan di salatiga itu nanti jadi satu di opac.salatiga.co.id.
semua orang bisa mengakses tanpa perlu datang ke sini. UCS jadi itu
mengintergrasikan koleksi buku se-Salatiga”13
*waw. 1 s/d 13: wawancara dilakukan tanggal 21 November 2018
Berdasarkan hasil percakapan dengan Bapak Alvan Fauzan selaku Pustakawan di Dinas
Perpustakaan dan Kearsipan Kota salatiga dapat dikatakan bahwa proyek-proyek dalam
rangka pengembangan TI sudah dilakukan dalam pengembangan pelayanan. Dinas
Perpustakaan dan
Kearsipan Kota Salatiga pernah menggunakan wordpress untuk menunjang pelayanan namun
diretas sehingga tidak dilakukan perkembangan informasi terbaru. Untuk itu, Dinas
Perpustakaan dan Kearsipan Kota Salatiga sedang mengembangkan Website dimana semua
data dari Organisasi Perangkat Daerah (OPD) semuanya terpusat di KEMINFO. Data-data
informasi juga akan diintegrasikan oleh Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi PPID
dimana semua data akan dikelola dan didokumentasikan. Semua OPD yang ada di Kota
Salatiga mempunyai satu website yang berpusat di PEMKOT Salatiga. Untuk aplikasi terbaru
yang dikembangkan pada Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Salatiga adalah E-Salatiga
dan SIASRIS dimana kedua mempunyai fungsi dalam kearsipan digital (e-book). Slims juga
telah dikembangkan dengan menghubungkan UCS (Union Catalog Server) ke Slims untuk
setiap perpustakaan yang ada disalatiga yang nantinya akan dibuat dalam satu website yaitu
opac.salatiga.co.id. pengembangan ini dapat mempermudah semua orang yang ingin
meminjam buku tanpa perlu mengunjungi perpustakaan-perpustakaan se-salatiga karena UCS
telah mengintegrasikan semua koleksi buku yang ada di semua perpustakaan di Salatiga.
Berdasarkan penjelasan dari hasil percakapan diatas, maka dapat dikatakan bahwa Dinas
Perpustakaan dan Kearsipan Kota Salatiga sedang melakukan pengelolaan proyek dalam
bidang pelayanan masyarakat sehingga tingkat maturitas (maturity level) berasarkan cobit 4.1,
Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Salatiga telah ada pada level 3 Defined Process.
4.2 Spider Chart tingkat kematangan penggunaan SLiMS 7
Gambar 3. Spider Chart Tingkat Kematangan
Pada spider chart tingkat kematangan yang sekarang, PO1 (menentukan Rencana
Strategis TI) berada pada tingkat kematangan level 3 (Defined Process) karena penentuan
rencana strategis di bidang IT pada Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Salatiga,
Teknologi informasi dan strategi perpustakaan sejauh ini belum sepenuhnya berjalan dengan
baik. Terdapat dokumen pereencanaan strategis teknologi informasi yang dimiliki, dimana
dokumen rencana strategis ini dipergunakan sebagai landasan pihak Dinas Perpustakaan dan
Kearsipan Kota Salatiga untuk melakukan perencanaan serta pengembangan Teknologi
Informasi. Namun terdapat kelemahan dalam pengembangan aplikasi yakni terjadi
inkonsistensi dalam hal keselarasan pengembangan aplikasi dengan infrastruktur TI yang
dimiliki. PO2 (Menentukan Arsitektur Informasi) berada pada tingkat kematangan level 3
(Defined Process) karena rancang bangun sistem informasi Dinas Perpustakaan dan
Kearsipan Kota Salatiga yang digunakan sudah di desain mulai dari struktur hingga keamanan
sistem. Struktur data dan integritas data sudah selaras dengan rancangan strategis yang
dibangun di Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Salatiga. Data – data baik data buku,
data peminjam dan data pegawai juga sudah diintegrasikan dan disimpan kedalam Database.
Data-data itu juga selalu dilakukan penadangan data atau Back-up Data untuk mengcegah hal-
hal yang tidak diinginkan. PO3 (Menentukan Arah Teknologi) berada pada tingkat
kematangan level 3 (Defined Process) karena pengarahan teknologi dalam mendukung
organisasi sudah dilakukan yakni penggunaan aplikasi yang dibangun sesuai dengan
kebutuhan yang diperlukan oleh Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Salatiga. Apliaksi
Slims yang dibangun juga merupakan aplikasi Open Source dimana aplikasi tersebut dapat
diunduh dan dapat diubah sesuai dengan kebutuhan Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota
Salatiga. Misalnya pada bagian pelayanan, aplikasi slims dapat diubah sesuai dengan
kebutuhan dalam melayani masyarakat seperti fitur pengecekan buku, peminjaman buku dan
pengembalian buku tanpa memakai fitur-fitur lain yang ada pada aplikasi Slims. PO4
(Menentukan Proses-proses, Organisasi dan Hubungan-Hubungan TI) berada pada tingkat
kematangan level 1 (Initial/Ad Hoc) karena Dalam penggunaan IT, Dinas Perpustakaan dan
Kearsipan Kota Salatiga dapat belum memaksimalkan staff atau karyawan dalam penggunaan
Slims. Para karyawan diharuskan untuk menguasai Slims tersebut. Para staff yang berkerja
pun ada yang tidak paham dengan penggunaan Slims. Hal ini dikarenakan tidak adanya
pelatihan formal bagi para staff dalam penggunaan aplikasi slims. PO5(Mengelola Investasi
TI) berada pada tingkat kematangan level 3 (Defined Process) karena penerapan TI pada
Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Salatiga dalam pembiayaan perawatan dan
pengembangan pada aplikasi slims sudah optimal. Dalam hal ini aplikasi Slims juga
merupakan aplikasi yang Open Sources dimana tidak membutuhkan biaya, penanganan data
backup yang rutin juga tidak mengeluarkan biaya. Pada pemeliharaan perangkat keras yang
digunakan di Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Salatiga seperti wifi dan rooter telah
ditangani oleh pihak ke-3 yang bekerja sama dengan Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota
Salatiga. PO6 (Mengkomunikasikan Tujuan dan Arah Program) berada pada tingkat
kematangan level 1 (Initial/Ad Hoc) karena tidak adanya kebijakan IT untuk karyawan dalam
menggunakan aplikasi. Hal ini dikarenakan untuk penggunaan IT sendiri, hanya ada beberapa
karyawan yang ditugaskan untuk menggunakan IT. Untuk pelatihan dalam penggunaan IT
sudah dilakukan di Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Salatiga namun biasanya ada
perintah dari Kepala Perpustakaan. Namun perintah untuk melakukan pelatihan IT juga tidak
diketahui kapan akan dilakukan ataukah ada pembaruan aplikasi atau alasan lain. Dalam
penggunaan aplikasi bagi karyawan yang ada di Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota
Salatiga, bila ada karyawan yang ahli dalam penggunaan aplikasi, maka dapat mengajarkan
karyawan yang mau belajar secara internal. Pembelajaran secara internal yang dilakukan oleh
karyawan yang ahli inilah yang membantu para karyawan di Dinas Perpustakaan dan
Kearsipan Kota Salatiga dalam merangkap berbagai tugas dalam membantu pelayanan. PO7
(Mengelola SDM IT) berada pada tingkat kematangan level 1 (Initial/Ad Hoc) karena sudah
ada rencana pengelolaan sumber daya manusia teknologi informasi di Dinas Perpustakaan dan
Kearsipan Kota Salatiga namun minimnya penguasaan IT pada staff atau karyawan. Dinas
Perpustakaan dan Kearsipan Kota Salatiga mengalami kekurangan SDM. Dalam pengolahan
perpustakaan dan pemberian layanan yang baik, Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota
Salatiga hanya memiliki sedikit karyawan yang berpengaruh pada kinerja pelayanan yang
berdampak pada kurangnya pelayanan yang diberikan. Hal ini juga yang menyebabkan
pembagian tugas bagi karyawan yang tidak berpengalaman di bidang pelayanan. PO8
(Mengelola Kualitas) berada pada level 2 (Repeatable but Intuitive) karena pengawasan IT
dan kinerja pelayanan dalam menggunakan Slims tidak pernah dilakukan. Slims juga
merupakan aplikasi yang dapat diakses oleh semua staff karyawan di Dinas Perpustakaan dan
Kearsipan Kota Salatiga. Dalam penggunaan Slims, para staff karyawan diharuskan berlajar
sendiri karna punya tenaga ahli. Salah satu Staff karyawan yang dapat dikatakan ahli dalam
penggunaan aplikasi Slims yaitu Bapak Santoso selaku Staff IT di Dinas Perpustakaan dan
Kearsipan Kota Salatiga. Aplikasi Slims terdapat beberapa fitur dalam pengoperasiaannya
seperti edit biografi, sms gateway namun sekarang telah diolah sesuai dengan kebutuhan yang
diperlukan saja. PO9 (Menilai dan Mengelola Resiko TI) berada pada level 3 (Defined
Process) karena dalam penanggulangan resiko, Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota
Salatiga telah menyerahkan tanggung jawab seutuhnya dalam pengaggulangan server kepada
KEMINFO yang mana jika terjadi penurunan kinerja server maka hal itu menjadi tanggung
jawab dari KEMINFO dan harus ditanggulangi dan juga untuk permasalahan database, Dinas
Perpustakaan dan Kearsipan Kota Salatiga telah dilakukan penanganan rutin yang mana
mengambil langkah untuk pencadangan data seminggu sekali dan juga telah diserahkan
penanggulangan resiko oleh KEMINFO. Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Salatiga
telah melakukan penanggulangan resiko yang sering terjadi yaitu keamanan database. Dinas
Perpustakaan dan Kearsipan Kota Salatiga juga telah bekerjasama dengan KEMINFO dalam
penanggulangan server penyimpanan database. PO10 (Mengelola Proyek-proyek) berada
pada tingkat kematangan level 3 (Defined Process) karena proyek-proyek dalam rangka
pengembangan TI sudah dilakukan dalam pengembangan pelayanan. Dinas Perpustakaan dan
Kearsipan Kota Salatiga pernah menggunakan wordpress untuk menunjang pelayanan namun
diretas sehingga tidak dilakukan perkembangan informasi terbaru. Untuk itu, Dinas
Perpustakaan dan Kearsipan Kota Salatiga sedang mengembangkan Website dimana semua
data dari Organisasi Perangkat Daerah (OPD) semuanya terpusat di KEMINFO. Data-data
informasi juga akan diintegrasikan oleh Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi PPID,
dan untuk aplikasi terbaru yang dikembangkan pada Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota
Salatiga adalah E-Salatiga dan SIASRIS dimana kedua mempunyai fungsi dalam kearsipan
digital (e-book) dan pengembangan Slims dengan menghubungkan UCS (Union Catalog
Server ) agar nantinya akan dibuat dalam satu website yaitu opac.salatiga.co.id.
Pada Spider Chart tingkat kematangan target, Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota
Salatiga berharap dalam penggunaan SLiMS 7 (Senayan Library Automation System) dapat
memenuhi tingkat yang lebih baik pada tingkat kematangan setiap domain dalam
melaksanakan pelayanan. Seperti pada PO4 (Menentukan Proses-proses, Organisasi dan
Hubungan-Hubungan TI), PO6 (Mengkomunikasikan Tujuan dan Arah Program), dan PO7
(Mengelola SDM IT) berada pada level 1 (Initial/Ad Hoc) dan PO8 (Mengelola Kualitas)
berada pada level 2 (Repeatable but Intuitive) dimana tingkat kematangan berada dibawah
level 3 (Defined Process). Untuk itu Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Salatiga harus
melakukan beberapa hal untuk mencapai tingkat yang diharapkan antara lain melakukan
perkembangan dalam kebijakan-kebijakan IT, pembentukan organisasi IT, prosedur-prosedur
dalam mengevaluasi kinerja karyawan dalam penggunaan IT, adanya pengukuran kinerja
aplikasi apakah menjawab kebutuhan pelayanan di Dinas Perpustakaan dan Kerasipan Kota
Salatiga dan penilaian terhadap penanggulangan resiko-resiko yang trerjadi, dan juga
peningkatan keperluan SDM.
5. Rekomendasi Proses TI
Berdasarkan dari penilain yang dilakukan pada penelitian ini oleh peniliti menggunakan
Framework Cobit 4.1 ditemukan beberapa kekurangan yang tidak memenuhi kriteria yang
ditentukan dalam Planning and Organization (PO) melalui maturity model yang mana kurang
dari tingkat kematangan level 3, yaitu: (1) PO4 “Menentukan Proses-proses, Organisasi dan
Hubungan-hubungan TI”, kelemahan yang ditemukan yaitu Perpustakaan dan Kearsipan
Kota Salatiga belum menentukan proses-proses dan penggunaan IT yang dikhususkan,
dikarenakan kekurangan staff pegawai sehingga staff yang di minta untuk mengoperasikan
slims belum begitu paham aplikasi tersebut. Dilihat dari temuan tersebut peneliti
merekomendasikan untuk Adanya pelatihan khusus pada para karyawan yang akan
mengoperasikan Aplikasi Slims. (2) PO6 “Mengkomunikasikan Tujuan dan Arah
Manajemen”, pada penilaian bagian ini terdapat temuan, Dinas Perpustakaan dan Kearsipan
Kota salatiga belum memiliki kebijakan-kebijakan dalam penerapan IT, namun sudah ada
pendekatan dalam mengarahkan tujuan menejemen IT tetapi belum melaksanakannya secara
penuh. Berdasarkan temuan tersebut peneliti merekomendasikan untuk adanya penetapan
kebijakan penerapan IT yang jelas dan sesuai dengan SOP yang berlaku dan juga melakukan
pengarahan yang jelas dalam menindaklanjuti manejeman IT Dinas Perpustakaan dan
Kearsipan Kota salatiga. (3) PO7 “Mengelola SDM TI”, pada penilaian ini ditemukan Dinas
Perpustakaan dan Kearsipan Kota Salatiga hanya memiliki sedikit karyawan yang
berpengaruh pada kinerja pelayanan yang berdampak pada kurangnya pelayanan yang
diberikan. Hal ini juga yang menyebabkan pembagian tugas bagi karyawan yang tidak
berpengalaman di bidang pelayanan. Pada temuan yang ditemukan tersebut peneliti
merekomendasikan pihak Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Salatiga untuk mendata
dan mengelompakan kembali karyawan kemudian ditempatkan kembali sesuai dengan bidang
yang dikuasi mereka. Kemudian melihat kembali apakah pada bidang pelayanan masih
terdapat masalah yang sama dalam hal adanya karyawan yang ditempatkan tidak berdasarkan
pengalaman, jika ia setidaknya langkah selanjutnya melakukan pelatihan yang memadai untuk
memenuhi syarat pada bagian pelayanan. (4) P08 “Mengelola Kuaslitas”, Perpustakaan Dan
Kearsipan Kota Salatiga hanya melakukan pengawasan terhadap infrastruktur IT dan belum
melakukan pengawasan terhadap penggunaan IT dan aplikasi Slims di Dinas Perpustakaan
dan Kearsipan Kota Salatiga. Dari temuan yang ditemukan pada P08 ini memiliki kesaman
dengan temuan pada PO4 yang mana kelemahannya pada penggunaan aplikasi Slims, pada
PO4 rekomendasinya memberikan pelatihan. Pada PO8 peneliti merekomendasikan untuk
adanya peningkatan yang intens dalam melakukan pengawasan terhadap infrastruktur IT dan
penggunaan aplikasi Slims yang mana juga akan berdampak pada temuan P04 supaya tidak
adanya pelatihan berkelanjutan yang bedampak juga pada biaya pengeluaran Dinas
Perpustakaan dan Kearsipan Kota Salatiga
6. Kesimpulan
Pada penelitian ini, tindak Audit Sistem Informasi pada Pelayanan Dinas Perpustakaan
dan Kearsipan Kota Salatiga menggunakan Framework Cobit 4.1 dengan domain yang
digunakan adalah Domain Planning and Organization (PO) melalui wawancara, untuk menilai
tingkat kematangan (Capability Level), serta menilai kesesuaian domain PO pada aktifitas dan
tindakan yang dilakukan terkait dengan Sistem Informasi Pelayanan Dinas Perpustakaan dan
Kearsipan Kota Salatiga. Berdasarkan data yang diperoleh, menghasilkan tingkat kematangan
untuk domain Planning and Organization (PO) berbeda-beda dimana untuk Tingkat PO1
(menentukan Rencana Strategis TI), PO2 (Menentukan Arsitektur Informasi), PO3
(Menentukan Arah Teknologi), PO5(Mengelola Investasi TI), PO9 (Menilai dan Mengelola
Resiko TI) dan PO10 (Mengelola Proyek-proyek) berada pada tingkat kematangan level 3
(Defined Process) dimana, Prosedur telah terstandarisasi dan terdokumentasi. Ini merupakan
keharusan bahwa proses tersebut harus diikuti dan ditingkatkan untuk kemajuan penggunaan
IT di Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota salatiga. PO8 (Mengelola Kualitas) berada pada
level 2 (Repeatable but Intuitive) dimana pada level ini, Proses telah dikembangkan pada
tahap dimana prosedur telah diikuti namun prosedur standard dan tanggung jawabnya hanya
pada individu. Ada ketergantungan yang tinggi pada individu dan sering terjadi error. PO4
(Menentukan Proses-proses, Organisasi dan Hubungan-Hubungan TI), PO6
(Mengkomunikasikan Tujuan dan Arah Program) dan PO7 (Mengelola SDM IT) berada pada
tingkat kematangan level 1 (Initial/Ad Hoc) dimana pada level ini, Ada bukti bahwa Dinas
Perpustakaan dan Kearsipan Kota Salatiga telah menyadari ada masalah harus dikaji dan
diselesaikan, dan belum ada standarisasi. Tetapi, ada pendekatan untuk penanggulangan
masalah yang terjadi.
Untuk mencapai target yang diinginkan oleh Dinas Perpustkaan dan Kearsipan Kota
Salatiga agar lebih efisien dalam penggunaan IT diperlukan penanganan pada faktor-faktor
yang mempengaruhi seperti pengelolaan SDM sehingga maksimal, penggunaan IT untuk
semua karyawan dalam pengoperasian SLiMS dan juga penanggung jawab TI untuk
mengimbangi perkembangan teknologi.
7. Daftar Pustaka
[1] Agustina, Depi., 2013. Audit sistem informasi menggunakan framework cobit pada
domain po (planning & organization) di pt pupuk kujang cikampek.
[2] Andry, Johanes F., Audit Tata Kelola Ti Menggunakan Kerangka Kerja Cobit Pada
Domain Ds Dan Me Di Perusahaan Kreavi Informatika Solusindo., Seminar Nasional
Teknologi Informasi dan Komunikasi 2016 (SENTIKA 2016) ISSN: 2089-9815
Yogyakarta, 18-19 Maret 2016.
[3] Candra, Rio., Atastina Imelda., Firdaus, Yanuar. 2015. Audit Teknologi Informasi
menggunakan Framework COBIT 5 Pada Domain DSS (Delivery, Service, and Support)
(Studi Kasus: iGracias Telkom University), Bandung, e-Proceeding of Engineering:
Vol.2, No.1 April 2015.
[4] Fitrianah, Devi., Sucahyo, Yudho., 2012, Audit Sistem Informasi Dengan Kerangka
Kerja COBIT Untuk Evaluasi Manajemen Teknologi Informasi (Studi Kasus pada
Universitas XYZ)., Jurnal Sistem Informasi MTI-UI, Volume 4, Nomor 1.,
[5] Hartanto, Tjahyanto., 2009, Implementasi Tata Kelola Teknologi Informasi berbasis
Framework COBIT. Bandung: Institusi Teknologi Bandung.
[6] Hendriadi, Ade., 2007. Pengukuran kinerja sistem informasi akademik
denganmenggunakan kerangka kerja cobit 4.1 pada domain plan and organize di
universitas singaperbangsa karawang, audit sistem informasi lanjutan + standar,
panduan, dan prosedur audit si dari isacaedisi asli. Mitra wacana media. Jakarta
[7] Kaban, Ita., Tata Kelola Teknologi Informasi (IT Governance). CommIT, Vol. 3 No. 1
Mei 2009, hlm. 1 – 5.
[8] Pattipeilohy, H., Rudianto, C., Wijaya, F, A., 2017. Evaluasi Kinerja Teknologi
Informasi Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota Salatiga Pada Sistem
Informasi Administrasi Kependudukan (SIAK) Menggunakan Kerangka Kerja COBIT
4.1 (Studi Kasus: Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Salatiga). 13, Juni 2017
[9] Rizky, Muhammad., 2015. Penerapan Tata Kelola Teknologi Informasi Dengan
Menggunakan Cobit Framework 4.1 (Studi Kasus Pada Rsud Bari Palembang)., STMIK
MDP, Palembang., Eksplora Informatika Vol. 4, No. 2, Maret 2015
[10] Supriatna, A, 2011. Implementasi Framework COBIT 4.1 dalam Tata Kelola
TeknologiInformasi dan Komunikasi di Diskominfo Kabupaten Subang.
[11] Wahono, B, B. 2015. “Peningkatan Layanan Sistem Informasi Kesehatan (Studi Kasus
Dinas Kesehatan Kabupaten Jepara)”. SIMETRIS, volume 6, 1, 101–110.