Oleh:Ridlo Dini S

Riska Nadya PSadam Ismail

ADMINISTRASI PERKANTORAN

MENGELOLA SISTEM KEARSIPAN

START

SK/KD TUJU

AN

MATERI

PENILAIAN

EXIT

Standar Kompetensi :Mengelola Sistem Kearsipan

Kompetensi Dasar :Menentukan Sistem

Kearsipan

SK / KD

SK/KD EXITTUJUAN PENILAIANMATERI

TUJUAN PEMBELAJARANSETELAH MEMPELAJARI MATERI INI, SISWA

DIHARAPKAN MAMPU :

SK/KD EXITTUJUAN PENILAIANMATERI

Menyebutkan pengertian arsip dan kearsipan

Menyebutkan jenis arsip

Menyebutkan nilai guna arsip

Secara etimologi kata arsip berasal dari bahasa Yunani (Greek), yaitu archium yang

artinya peti untuk menyimpan sesuatu. Semula pengertian arsip itu

memang menunjukkan tempat atau gedung tempat penyimpanan arsipnya,

tetapi perkembangan terakhir orang lebih cenderung menyebut arsip sebagai warkat

itu sendiri.Kata arsip dalam bahasa Latin disebut felum (bundle) yang artinya tali atau benang. Dan

memang pada zaman dahulu tali atau benang inilah yang digunakan untuk mengikat

kumpulan warkat/surat. Sehingga arsip-arsip itu mudah digunakan.

PENGERTIAN ARSIP DAN KEARSIPAN

PENGERTIAN ARSIP MENURUT PARA AHLI

SCHELLENBERGArsip dapat diartikan sebagai warkat/naskah dari suatu badan Pemerintahan atau Swasta

yang diputuskan sebagai bahan berharga untuk diawetkan secara tetap, guna keperluan mencari keterangan dan penelitian dan

disimpan atau telah dipilih untuk disimpan pada suatu badan kearsipan.

MULER Keseluruhan dokumen tertulis, tulisan – tulisan dan barang–

barang cetakan yang secara resmi diterima atau dihasilkan oleh suatu Badan Pemerintah atau salah seorang dari pejabat –

pejabat sepanjang dokumen – dokumen itu dimaksudkan untuk berada di bawah pemeliharaan

dari badan itu atau pejabat tersebut

ODELL dan STRONGFakta – fakta tertulis Mengenai

peristiwa – peristiwa dan kegiatan

Warkat dapat berwujud dalam surat – surat, data, barang – barang cetakan, kata – kata,

lembaran – lembaran atau buku – buku yang menyebutkan

tentang fakta – fakta tersebut.

Kearsipan adalah suatu proses kegiatan atau

proses pengaturan mulai dari penerimaan,

pencatatan, penyimpanan dengan

menggunakan sistem tertentu, menemukan

kembali dengan cepat dan tepat,penggunaan, pemeliharaan, penyusutan dan

pemusnahan arsip.

KEARSIPAN

Fungsi arsip menurut pasal 2 UU No 7 tahun 1971 dibedakan menjadi :

Menurut Drs. Anhar fungsi arsip yaitu :

1. Sebagai alat penyimpanan warkat2. Sebagai alat bantuan perpustakaan3. Penyimpanan warkat-warkat terhadap keputusan

yang telah diambil.4. Kersipan berarti menyimpan secara tetap dan

teratur warkat-warkat penting mengenai kemajuan perusahaan.

FUNGSI DAN NILAI GUNA

Fungsi dinamis

Fungsi statis

1. Arsip aktif yaitu arsip yang masih dipergunakan terus menrus bagi kelangsungan pekerjaan di lingkungan unit pengolahan dario suatu organisasi / kantor

2. Arsip semi aktif yaitu arsip yang frekuensi penggunaannya sudah mulai menurun.

3. Arsip In aktif yaitu arsip yang tidak lagi dipergunakan secara terus-menerus, atau frekuensi penggunaannya sudah jarang atau hanya dipergunakan sebagai frekuensi saja.

Menurut Drs AW Widjaya mengatakan bahwa arsip dinamis dapat diperinci lagi menjadi:

Menurut Milton Reilzfeld yaitu :

KEGUNAAN ARSIP

Values for administrative use (nilai-nilai administrasi)

Values for legas use (nilai-nilai kegunaan hukum)

Values for fiscal use (nilai-nilai kegunaan keuangan)

Values for policy use ( nilai-nilai kegunaan politik/kebijakan)

Values for historical use (nilai-nilai keguanaan sejarah)

Values for research use (nilai-nilai kegunaan penelitian)

 

1. Guna informatoris2. Guna yuridis3. Guna historis4. Guna ilmiah

MENURUT ENSIKLOPEDIA ADMINISTRATIF YAITU :

1. Nilai guna primer meliputi :Nilai guna administrasiNilai guna hukumNilai guna keuanganNilai guna ilmiah dan teknologi

2. Nilai Guna sekunder meliputi :Nilai guna kebuktianNilai guna informasional

MENURUT ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA GUNA ARSIP DIBEDAKAN MENJADI:

1. Arsip pemerintah, misalnya dibedakan meliputi :a) Arsip Nasional di Ibukota republik Indonesia sebagai inti

organisasi dari Lembaga Kerasipan Nasional selanjutnya disebut Arsip Nasional Pusat.

b) Arsip Nasional di tiap-tiap Ibukota daerah Tingkat I termasuk daerah-daerah yang setingkat dengan daerah Tingkat I (Daerah Istimewa Yogyakarta, Daerah Khusus Ibukota Jakarta) yang selanjutnya disebut Arsip Nasional Daerah.

2. Arsip Primer dan Arsip SekunderArsip primer adalah arsip aslinya, bukan arsip tindasan, bukan

salinanArsip sekunder adalah arsip yang berupa tindasan, fotokopi

salinan, atau mikro filmnya.

JENIS ARSIP

3. Arsip Sentral dan Arsip UnitArsip sentral adalah arsip yang disimpan pada pusat arsip atau

arsip yang dipusatkan penyimpanannya.Arsip unit adalah arsip yang disebarkan penyimpanannnya, arsip

yang disimpan disetiap bagian atau unit dalam suatu organisasi/ instansi.

4. Makro dan mikro arsipMakro arsip yaitu arsip yang jumlahnya banyak dan disimpan

ditempat yang luas dan terpusat.Mikro arsip yaitu arsip yang jumlahnya tidak banyak dan

tersimpan secara tersebar pada unit-unit.5. Arsip statis dan arsip dinamis6. Arsip abadi dan arsip tidak abadi.

Arsip abadi artinya arsip yang kegunaannya berlangsung dan abadi, seperti arsip sejarah

Arsip tidak abadi artinya arsip yang kegunaannya hanya sementara atau hanya pada saat itu.

1. Macam-macam penempatan kearsipan adalah sebagai berikut, kecuali…

a. pengarsipan bebas c. pengarsipan vertikalb. pengarsipan horizontal d. pengarsipan lateral

2. Arsip yang kegunaannya untuk selamanya disebut ...a. Abadi c. Sentralb. Tidak abadi d. Unit

PENILAIAN

next

3. Arsip asli tanpa salinan disebut ...a. Arsip sentral c. Arsip primerb. Arsip unit d. Arsip sekunder

4. Sedangkan arsip yang berupa salinan disebut ...a. Arsip sentral c. Arsip primerb. Arsip unit d. Arsip sekunder

PENILAIAN

next

5. Map besar dengan ukuran punggung sekitar 5 cm yang di dalamnya terdapat besi penjepit disebut …

a. perforator c. map snelheaderb. guide d. ordner

6. Menurut Ensiklopedia Administratif nilai guna arsip dibedakan menjadi berikut, kecuali ...a. Informatoris c. Yuridisb. Historis d. Sanguinis

PENILAIAN

next

7. Kata arsip berasal dari kata felum yang artinya yaitu ...a. Benang c. Kainb. Senar d. Simpan

8. Fungsi arsip secara aktif dan dinamis sesuai dengan UU tahun 1997 pasal ...a. Dua c. Limab. Tiga d. Enam

PENILAIAN

next

9. Arsip yang digunakan secara terus menerus disebut ...a. Arsip in aktif c. Arsip aktifb. Arsip semi aktif d. Arsip lama

10.Sedangkan arsip yang frekuensi poenggunaannya menurun disebut ...a. Arsip in aktif c. Arsip aktifb. Arsip semi aktif d. Arsip lama

PENILAIAN

EXIT

JAWABAN ANDA KURANG TEPAT!

COBA LAGI …

SEMANGAT

JAWABAN ANDA TEPAT!

SELAMAT

TERIMAKASIH ATAS PERHATIANNYA!

SAMPAI JUMPA