MODUL PEMBELAJARAN

KEARSIPAN

ORGANISASI DAN MASALAH POKOK

KEARSIPAN SERTA KEDUDUKAN KEARSIPAN

DALAM ORGANISASI

Oleh:

Jatmiati Laju Wijayanti

UNTUK SISWA KELAS X SMK/MAK ADMINISTRASI PERKANTORAN

1

UNTUK SISWA KELAS X SMK/MAK ADMINISTRASI PERKANTORAN

Disusun Oleh :

Jatmiati Laju Wijayanti

150412608132

PRODI PENDIDIKAN ADMINISTRASI PERKANTORAN

JURUSAN MANAJEMEN

FAKULTAS EKONOMI

UNIVERSITAS NEGERI MALANG

November 2017

MODUL KEARSIPAN KD 3.10 ORGANISASI DAN MASALAH POKOK KEARSIPAN

SERTA KEDUDUKAN KEARSIPAN DALAM ORGANISASI

2

Puji dan syukur saya panjatkan ke Hadirat Tuhan Yang Maha Esa yang telah

melimpahkan Rahmat dan Karunia-Nya sehingga saya dapat menyusun modul ini

dengan baik dan tepat pada waktunya. Dalam modul ini saya membahas mengenai

Organisasi Dan Masalah Pokok Kearsipan Serta Kedudukan Kearsipan Dalam

Organisasi.

Modul ini dibuat dengan maksud untuk mempermudah guru dalam melakukan

pembelajaran dikelas dan membantu para siswa untuk mempelajari mengenai

organisasi dan masalah pokok kearsipan serta kedudukan kearsipan dalam organisasi.

Saya turut mengucapkan terimakasih kepada pihak-pihak yang telah membantu dalam

penyusunan modul ini, terutama kepada:

1. Bapak Dra. Mohammad Arief, M.Si., selaku dosen pembimbing mata kuliah

Pengembangan Bahan Ajar Administrasi Perkantoran yang telah memberikan

tugas modul ini sehingga saya mendapatkan pengetahuan dalam pembuatan

modul.

2. Pihak-pihak yang turut ikut serta dalam membantu menyelesaikan modul ini

dengan baik dan tepat waktu.

Saya menyadari bahwa masih banyak kekurangan yang mendasar pada modul ini.

Oleh karena itu saya mengharapkan pembaca memberikan saran dan kritik yang dapat

membangun. Kritik konstruktif dari pembaca sangat kami harapkan untuk

penyempurnaan pembuatan modul selanjutnya.

Demikian, semoga modul ini dapat memberikan manfaat bagi saya sendiri dan

pembaca serta bagi kita sekalian.

Malang, November 2017

Jatmiati Laju WIjayanti

3

MODUL KEARSIPAN ............................................................................................................................... 1

................................................................................................................................ 2

................................................................................................................................................ 3

.............................................................................................................. 5

............................................................................................................................................................ 6

....................................................................................................................................... 6

Latar Belakang ...................................................................................................................................... 6

Deskripsi ................................................................................................................................................. 7

Prasyarat Mempelajari Modul ......................................................................................................... 7

Kompetensi Inti .................................................................................................................................... 8

Kompetensi Dasar ............................................................................................................................... 9

Indikator ................................................................................................................................................. 9

Manfaat Penyusunan Modul ............................................................................................................ 9

Tujuan Pembelajaran ......................................................................................................................... 10

Petunjuk Penggunaan Modul .......................................................................................................... 10

.......................................................................................................................................................... 12

............................................................................................................................. 12

......................................................................... 12

........................................................................................ 17

............................................................................................................. 17

................................................................ 20

..................................................................................................................................... 22

4

........................................................................................................................................................ 23

................................................................................................................................................. 23

TUJUAN EVALUASI .......................................................................................................................... 23

TES FORMATIF .................................................................................................................................. 24

KUNCI JAWABAN .............................................................................................................................. 29

............................................................................................................................... 30

5

Organisasi dan Masalah Pokok Kearsipan serta Kedudukan Kearsipan dalam

Organisasi

Organisasi dan Organisasi

Masalah Pokok Kearsipan

Cara Penyelesaian

Masalah

Kedudukan Kearsipan

dalam Organisasi

6

Kearsipan mempunyai peranan penting sebagai pusat ingatan. Indikator dari

kearsipan dapat memberi informasi serta alat pengawasan yang sangat diperlukan

dalam setiap organisasi dalam rangka melaksanakan segala kegiatan-kegiatan, baik

pada kantor-kantor lembaga negara maupun pada swasta. Dalam proses penyajian

informasi agar pimpinan dapat membuat keputusan dan merencanakan kebijakan,

maka harus ada sistem dan prosedur kerja yang baik di bidang kearsipan. Tidak

mungkin suatu kantor dapat memberikan data informasi yang baik, lengkap dan

akurat, jika kantor tersebut tidak memelihara kearsipan yang baik sesuai dengan

ketentuan-ketentuan kearsipan yang telah ditetapkan secara baku dalam suatu

organisasi. Kearsipan sangat diperlukan dalam setiap organisasi sebagai perencanaan,

pengembangan penilaian, dan pengendalian dari suatu program kegiatan yang

dilaksanakan oleh suatu organisasi tersebut. Setiap kegiatan, baik itu dalam organisasi

pemerintahan maupun swasta tidak lepas dari masalah arsip. Hal tersebut

mengindikasikan betapa pentingnya sebuah arsip dalam proses pengajuan informasi

bagi pimpinan untuk membuat suatu keputusan dan melaksanakan kebijakannya. Oleh

sebab itu dapat menyajikan informasi dengan lengkap, cepat, dan benar haruslah ada

sistem dan prosedur yang baik di bidang kearsipan. Faktanya banyak bidang kearsipan

dalam beberapa organisasi belum mendapatkan perhatian yang wajar dan serius.

Dengan demikian maka pemerintah perlu untuk segera memberikan petunjuk kerja

yang praktis untuk menangani arsip-arsip yang diterima dan dipergunakan kembali.

Latar Belakang

7

Keseriusan pemerintah dalam penanganan kearsipan dapat ditunjukkan dengan

dikeluarkannya Undang-Undang No 7 Tahun 1971 tentang Pokok Kearsipan Nasional.

Pada pasal 3 Undang-undang No 7 Tahun 1971 tentang Pokok Kearsipan Nasional,

antara lain tujuan kearsipan untuk menjamin keselamatan bahan pertanggungjawaban

nasional tentang perencanaan, pelaksanaan dan penyelenggaraan kehidupan

kebangsaan serta untuk menyediakan bahan pertanggungjawaban tersebut bagi

kegiatan pemerintah.

Modul Kearsipan ini membahas tentang mengidentifikasi organisasi dan masalah

pokok kearsipan serta kedudukan kearsipan dalam organisasi. Modul ini disusun yang

bertujuan untuk:

1. Memberikan pemahaman yang lebih bagi petugas/karyawan dalam bidang

kearsipan

2. Memberikan pemahaman dan mempermudah guru untuk menyampaikan materi

3. Memberikan kontribusi yang bermanfaat bagi peserta didik

4. Memberikan manfaat dan pengetahuan bagi yang membaca modul ini

Oleh sebab itu, sangat penting bahwa seorang petugas / karyawan pada

khususnya dan yang membaca makalah modul ini pada umumnya untuk mempelajari

tentang organisasi apa saja yang ada pada bidang kearsipan dan masalah pokok apa

saja yang sering terjadi di bidang kearsipan serta bagaimana kedudukan kearsipan itu

dalam sebuah organisasi.

Sebelum mempelajari modul ini peserta didik harus menguasai beberapa

kompetensi yaitu:

1. Peserta didik sudah mampu menjelaskan tentang organisasi dalam kearsipan

Deskripsi

Prasyarat Mempelajari Modul

8

2. Peserta didik sudah mampu menguraikan tentang masalah pokok dalam

kearsipan

3. Peserta didik sudah mengetahui tentang kedudukan kearsipan dalam suatu

organisasi

1. Menghayati dan mengamalkan ajaran agama yang dianutnya

2. Menghayati dan mengamalkan perilaku jujur, disiplin, tanggung jawab,

peduli, (gotong royong, kerjasama, toleran, damai), santun, responsif dan

proaktif dan menunjukkan sikap sebagai bagian dari solusi atas berbagai

permasalahan dalam berinteraksi secara efektif dengan lingkungan sosial dan

alam serta dalam menempatkan diri sebagai cerminan bangsa dalam

pergaulan dunia

3. Memahami, menerapkan, menganalisis pengetahuan faktual, konseptual,

prosedural berdasarkan rasa ingin tahunya tentang ilmu pengetahuan, teknologi,

seni, budaya, dan humaniora dengan wawasan kemanusiaan, kebangsaan,

kenegaraan, dan peradaban terkait penyebab fenomena dan kejadian, serta

menerapkan pengetahuan prosedural pada bidang kajian yang spesifik sesuai

dengan bakat dan minatnya untuk memecahkan masalah

4. Mengolah, menalar dan menyaji dalam ranah konkret dan ranah abstrak terkait

dengan pengembangan dari yang dipelajarinya di sekolah secara mandiri, dan

mampu menggunakan metoda sesuai kaidah keilmuan.

Kompetensi Inti

9

3.10 Mengidentifikasi organisasi dan masalah pokok kearsipan serta kedudukan

kearsipan dalam organisasi

3.11 Membuat bagan organisasi dan masalah pokok kearsipan serta kedudukan

kearsipan dalam organisasi

Mengidentifikasi organisasi dan masalah pokok kearsipan serta kedudukan kearsipan

dalam organisasi

1. Siswa dapat memahami tentang organisasi dalam kearsipan

2. Siswa dapat menguraikan tentang masalah pokok dalam kearsipan

3. Siswa dapat menjelaskan kedudukan kearsipan dalam organisasi

1. Pedoman bagi guru dalam mengarahkan semua aktivitasnya dalam proses

pembelajaran

2. Menyediakan materi ajar yang sesuai dengan tuntutan kurikulum dan sesuai

dengan kebutuhan siswa

3. Memudahkan guru dalam melakukan proses pembelajaran

4. Sebagai alat bantu bagi siswa dalam memperoleh alternatif bahan ajar lain

sehingga tidak lagi tergantung pada buku teks

5. Dapat menambah khasanah pengetahuan dan pengalaman bagi guru dalam

menulis bahan ajar

6. Sebagai alat evaluasi pencapaian atau penguasaan hasil pembelajaran

7. Membangun komunikasi pembelajaran yang efektif antara guru dengan siswa

sehingga siswa akan merasa lebih percaya kepada gurunya.

Kompetensi Dasar

Indikator

Manfaat Penyusunan Modul

10

Afektif

Siswa dapat berfikir kreatif, kritis dan logis, bekerja teliti serta jujur dalam

mengikuti pembelajaran Administrasi Kepegawaian

Kognitif

1. Siswa dapat mengemukakan tentang organisasi kearsipan

2. Siswa dapat mengemukakan tentang masalah pokok kearsipan

3. Siswa dapat mengemukakan tentang kedudukan kearsipan dalam organisasi

Psikomotorik

1. Siswa dapat memngidentifikasi tentang organisasi kearsipan

2. Siswa dapat menguraikan tentang masalah pokok kearsipan

3. Siswa dapat mengidentifikasi tentang kedudukan kearsipan dalam organisasi

1. Untuk Peserta Didik

a. Petunjuk umum

Bacalah bahan ajar dengan seksama, terutama bagian instruksi.

Pahami tujuan anda mempelajari bahan ajar, sasaran yang diharapkan,

tingkat penguasaan yang diharapkan serta waktu yang ditargetkan

Kerjakanlah tugas dan latihan yang terdapat di dalamnya dengan jujur

tanpa melihat kunci jawaban sebelum anda mengerjakannya.

Gunakan teknik membaca cepat dalam mempelajari bahan ajar

Laporkan kemajuan anda kepada pendidik sebelum anda melanjutkan ke

bahan ajar selanjutnya

b. Anda diperbolehkan bertanya kepada pendidik jika dianggap perlu.

c. Usahakan menyelesaikan setiap bahan ajar lebih cepat dari waktu yang

ditetapkan

d. Jika ada bagian yang belum anda pahami, cobalah terlebih dahulu

mendiskusikan dengan teman yang sedang mengerjakan bagian yang sama,

sebelum anda bertanya pada pendidik. Kalau perlu, anda harus berusaha

mencari tahu jawabannya pada sumber yang lain.

Tujuan Pembelajaran

Petunjuk Penggunaan Modul

11

e. Tingkat pemahaman minimal yang diharapkan sebesar 75%, jika tingkat

penguasaan anda kurang dari 75%, pelajari materi/ bagian-bagian dari bahan

ajar yang belum anda kuasai, atau mintalah saran-saran dari pendidik. Ikuti

ketentuan yang berlaku dalam setiap bahan ajar sebelum anda melanjutkan ke

bagian lain atau ke bahan ajar berikutnya.

2. Untuk Pendidik

a. Pendidik harus menguasai sepenuhnya isi bahan ajar dan mempunyai daftar

bagian bahan ajar yang mungkin sulit bagi peserta didik dan mempersiapkan

penjelasan / jawaban yang diperlukan.

b. Pendidik harus mempunyai catatan posisi dan kemajuan setiap peserta didik

dan sekaligus memikirkan sumber informasi lain yang dapat disarankan

kepada peserta didik.

c. Pendidik hendaknya dapat meningkatkan motivasi peserta didik setiap saat

terutama bagi peserta didik yang berhasil (memberi pujian, penghargaan,

hadiah kecil, dll).

d. Sebelum memberikan verifikasi keberhasilan peserta didik, pendidik harus

mengevaluasi keberhasilan peserta didik dengan memberikan pertanyaan,

otomatisasi kantor l, test dan sebagainya yang telah dipersiapkan terlebih

dahulu.

e. Bahan ajar yang digunakan oleh peserta didik harus dimulai secara berurutan.

f. Setiap satu bahan ajar selesai, peserta didik harus melaporkannya kepada

fasilitator dan diverifikasi oleh fasilitator melalui tes sederhana, tanya jawab

dan sebagainya.

g. Peserta didik ditugaskan untuk membuat rangkuman setiap bahan ajar yang

telah mereka pelajari.

h. Bahan ajar ini merupakan edisi awal materi kurikulum 2013. Oleh karena itu,

pendidik diharapkan:

Membuat catatan rinci mengenai kekurangan bahan ajar ini

Menambahkan materi yang dianggap lebih baik dari yang ada, sesuai

dengan kondisi setempat.

12

Alokasi Waktu : 2 x 45 menit

Materi Pokok : organisasi dan masalah pokok kearsipan serta kedudukan

kearsipan dalam organisasi

Organisasi dan Organisasi Kearsipan

Organisasi adalah suatu kelompok orang dalam suatu wadah untuk tujuan

bersama. Organisasi dipelajari dalam berbagai bidang ilmu, terutama sosiologi,

ekonomi, ilmu politik, psikologi, dan manajemen. Kajian mengenai organisasi

sering disebut studi organisasi (organizational studies), perilaku organisasi

(organizational behaviour ), atau analisa organisasi (organization analysis). Stoner mengatakan bahwa organisasi adalah suatu pola hubungan-hubungan

KD : 3.10 Mengidentifikasi organisasi dan masalah pokok kearsipan serta

kedudukan kearsipan dalam organisasi

4.10 Membuat bagan organisasi dan masalah pokok kearsipan serta

kedudukan kearsipan dalam organisasi

Uraian Materi

13

yang melalui mana orang-orang di bawah pengarahan atasan mengejar tujuan

bersama. Prof. Dr. Mr. Pradjudi Armosudiro mengatakan organisasi adalah

struktur pembagian kerja dan struktur tata hubungan kerja antara sekelompok

orang pemegang posisi yang bekerjasama secara tertentu untuk bersama-sama

mencapai tujuan tertentu.

Organisasi kearsipan adalah organisasi yang ditujukan atas kegiatan

penciptaan, pemeliharaan, penggunaan dan penyusutan arsip dengan maksud

untuk mencapai dokumentasi yang baik dan sesuai dengan kebijakan dan

transaksi (kejadian, peristiwa, kegiatan) yang riil, dan manajemen operasi

organisasi yang efektif dan ekonomis/efisien. Organisasi kearsipan terdiri dari:

1. Unit Kearsipan

2. Lembaga Kearsipan

Unit Kearsipan

Unit kearsipan adalah satuan kerja pada pencipta arsip yang mempunyai

tugas dan tanggung jawab dalam penyelenggaraan kearsipan dalam hal

mengelola arsip inaktif dan biasanya juga sebagai pembina kearsipan di

lingkungan organisasinya. Unit Kearsipan terdiri dari:

1. Lembaga Negara

2. Pemerintahan Daerah

3. Perguruan Tinggi Negeri

4. BUMN

5. BUMD

Unit kearsipan memiliki fungsi sebagai berikut:

1. Pengelolaan arsip inaktif dari unit pengolah di lingkungannya

2. Pengolahan arsip dan penyajian arsip menjadi informasi

3. Pemusnahan arsip di lingkungan lembaganya

4. Penyerahan arsip statis oleh pimpinan pencipta arsip kepada lembaga

kearsipan, dan

5. Pembinaan dan pengevaluasian dalam rangka penyelenggaraan kearsipan di

lingkungannya

Lembaga Kerasipan

14

Lembaga kearsipan adalah lembaga yang memiliki fungsi, tugas, dan

tanggung jawab dibidang pengelolaan arsip statis dan pembinaan kearsipan.

Lembaga kearsipan dipimpin oleh seorang pejabat struktural yang memiliki

kompetensi di bidang kearsipan yang diperoleh melalui pendidikan formal dan

atau pendidikan dan pelatihan kearsipan.

Dibawah ini merupakan rincian Lembaga Kearsipan Nasional di Indonesia,

yaitu:

1. Arsip Nasional RI (ANRI)

a. ANRI merupakan Lembaga Kearsipan Nasional

b. ANRI wajib melaksanakan pengelolaan arsip statis yang berskala nasional,

yang diterima dari: Lembaga Negara, Perusahaan, Organisasi politik,

Organisasi masyarakat dan Perseorangan

c. ANRI memiliki tugas melaksanakan pembinaan kearsipan secara nasional

terhadap pencipta arsip tingkat pusat dan daerah, arsip derah provinsi,

arsip daerah kabupaten/kota dan arsip perguruan tinggi

d. Pembinaan dilaksanakan secara koordinasi dengan lembaga terkait

e. Guna penyelamatan dan pertanggungjawaban nasional, ANRI dapat

membentuk depot dan/atau tempat penyimpanan arsip inaktif yang

memiliki nilai keberlanjutan.

2. Arsip Daerah Provinsi

a. Arsip Daerah Provinsi adalah lembaga kearsipan daerah provinsi.

b. Pemerintahan daerah provinsi wajib membentuk Arsip Daerah Provinsi.

c. Pembentukan Arsip Daerah Provinsi dilaksanakan sesuai dengan ketentuan

peraturan perundang-undangan.

d. Pembentukan Arsip Daerah Provinsi dilakukan oleh pemerintah daerah

masing-masing.

e. Arsip Daerah Provinsi wajib melaksanakan pengelolaan arsip statis yang

diterima dari:

Satuan kerja perangkat daerah provinsi dan penyelenggara

pemerintahan daerah provinsi

Lembaga negara di daerah provinsi dan kabupaten/kota

Perusahaan

Organisasi politik

Organisasi kemasyarakatan, dan

15

Perseorangan

f. Tugas Arsip Daerah Provinsi berdasarkan UU Nomor 43 tahun 2009 Pasal

23, yaitu:

Pengelolaan arsip inaktif yang memiliki retensi sekurang-kurangnya 10

(sepuluh) tahun yang berasal dari satuan kerja perangkat daerah

provinsi dan penyelenggara pemerintahan daerah provinsi; dan

Pembinaan kearsipan terhadap pencipta arsip di lingkungan daerah

provinsi dan terhadap arsip daerah kabupaten/kota.

3. Arsip Daerah Kabupaten/Kota

a. Arsip Daerah Kabupaten/Kota adalah lembaga kearsipan daerah

kabupaten/kota.

b. Pemerintahan daerah kabupaten/kota wajib membentuk Arsip Daerah

Kabupaten/Kota.

c. Pembentukan Arsip Daerah Kabupaten/Kota dilaksanakan sesuai dengan

ketentuan peraturan perundang-undangan.

d. Pembentukan Arsip Daerah Kabupaten/Kota dilakukan oleh pemerintah

daerah masing-masing.

e. Arsip Daerah Kabupaten/Kota wajib melaksanakan pengelolaan arsip statis

yang diterima dari:

satuan kerja perangkat daerah kabupaten/kota dan penyelenggara

pemerintahan daerah kabupaten/kota

desa atau yang disebut dengan nama lain

perusahaan

organisasi politik

organisasi kemasyarakatan

perseorangan.

f. Arsip Daerah Kabupaten/Kota memiliki tugas melaksanakan:

Pengelolaan arsip inaktif yang memiliki retensi sekurang-kurangnya 10

(sepuluh) tahun yang berasal dari satuan kerja perangkat daerah

kabupaten/kota dan penyelenggara pemerintahan daerah

kabupaten/kota; dan

Pembinaan kearsipan terhadap pencipta arsip di lingkungan daerah

kabupaten/kota.

4. Arsip Perguruan Tinggi:

16

a. Arsip Perguruan Tinggi adalah lembaga kearsipan perguruan tinggi

b. Perguruan tinggi negeri wajib membentuk Arsip Perguruan Tinggi

c. Pembentukan Arsip Perguruan Tinggi dilaksanakan sesuai dengan

ketentuan peraturan perundang-undangan

d. Arsip Perguruan Tinggi wajib melaksanakan pengelolaan arsip statis yang

diterima dari satuan kerja di lingkungan perguruan tinggi dan civitas

akademika di lingkungan perguruan tinggi.

e. Arsip perguruan tinggi memiliki tugas melaksanakan hal-hal sebagai

berikut, yaitu:

Pengelolaan arsip inaktif yang memiliki retensi sekurang-kurangnya 10

(sepuluh) tahun yang berasal dari satuan kerja dan civitas akademika di

lingkungan perguruan tinggi; dan

Pembinaan kearsipan di lingkungan perguruan tinggi yang bersangkutan.

f. Unit kearsipan pada pencipta arsip dan lembaga kearsipan harus dipimpin

oleh sumber daya manusia yang profesional dan memiliki kompetensi

yang diperoleh melalui pendidikan formal dan/atau pendidikan dan

pelatihan kearsipan.

17

Masalah Pokok Kearsipan

1. Menurut Drs. The Liang Gie

Masalah-masalah pokok dalam bidang kearsipan yang umumnya dihadapi

oleh instansi-instansi bertalian dengan hal-hal seperti berikut:

a. Tidak dapat ditemukan kembali secara cepat dari bagian arsip suatu

surat yang diperlukan oleh pimpinan instansi atau satuan organisasi

b. Peminjaman atau pemakaian suatu surat oleh pimpinan atau satuan

organisasi lainnya jangka waktunya sangat lama, bahkan kadang-kadang

tidak dikembalikan

c. Bertambahnya surat-surat kebagian arsip tanpa ada penyusutan sehingga

tempat dan peralatannya tidak lagi mencukupi

d. Tata kerja dan peralatan kearsipan tidak mengikuti perkembangan ilmu

kearsipan modern, akibatnya pegawai-pegawai arsip tidak terampil dan

kurangnya bibingan yang teratur.

2. Menurut Drs. E Martono

a. Warkat yang tidak dapat ditemukan kembali karena hilang

b. Warkat diketemukan setelah lama mencari dan membongkar seluruh

tumpukan kertas

c. Warkat setiap hari selalu bertambah

d. Tempat penyimpanan warkat selalu sesak karena kurang tempat

e. Peralatan penyimpanan tidak memenuhi syarat

f. Pegawai di bidang penyimpanan warkat kurang terlatih

3. Menurut Drs. Moekijat

a. Penggunaan sistem penggolongan yang salah

b. Organisasi yang kurang baik dan perumusan tanggung jawab yang tidak

jelas

c. Pegawai yang tidak terlatih

d. Tidak ada prosedur kearsipan tertentu

18

e. Tidak ada ketentuan waktu yang direncanakan untuk penyimpanan dan

penghapusan warkat

f. Ruang dan perlengkapan tidak sesuai dengan kegiatan

g. Kurang adanya pengawasan terhadap warkat-warkat/surat-surat yang

dipinjam atau pengembaliannya

h. Penerapan sistem penyimpanan yang kurang tepat

i. Sarana dan tempat kegiatan kearsipan kurang/ tidakmemadai

j. Pegawai pengelolaan arsip tidak /kuarng adanya bimbingan dari

pimpinan dalam menjalankan tugasnya

k. Kehilangan arsip sebagai akibat peminjaman yang tidak tertib

l. Jumlah arsip setiap hari bertambah tanpa diimbangi dengan penyusutan

arsip

m. Kerusakan arsip yang terjadi karena kurangnya perawatan dan kerusakan

yang disebabkan oleh hal-hal diluar kemampuan manusia

untukmencegahnya seperti bencana alam.

Cara Menyelesaikan Masalah

1. Pergunakan sistem penyimpanan arsip secara tepat. Sistem penyimpanan

ini meliputi:

a. System abjad (alphabetic system filling) b. System masalah (subject system filling) c. System tanggal (chronologi system filling) d. System wilayah (geographic system filling) e. System nomer (numberic system filling)

2. Perlu adanya pengaturan prosedur peminjaman, pengawasan/control dan

pengendalian yang ketat

3. Secara rutin diadakan perawatan dan pencegahan kerusakan. Pencegahan

ini dapat dilakukan dengan berbagai cara, misalnya meperhatikan hal-hal

yang seperti berikut:

a. Ruang tempat penyimpanan harus tetap kering (tidak lembab atau

terlalu lembab)

b. Penggunaan racun serangga

c. Tindakan preventif (pencegahan)

d. Memperhatikan kondisi arsip

19

e. Fasilitas kearsipan harus memenuhi syarat, seperti:

Ruangan yang tepat: luas, suhu, kelembaban

Alat-alat korespondensi, seperti kertas, mesin tik, mesin stensil,

stempel, karbon

Alat-alat penerimaan surat, seperti bak surat, meja tulis, rak, dan

sebagainya

Alat penyimpanan surat, seperti filling cabinet, lemari, rotary, dan

lain-lain

Penyelenggaraan penyusutan warkat sesuai jadwal retensi yang

ditetapkan

Petugas kearsipan yang memenuhi syarat berikut ini:

1) Berpendidikan dan memiliki pengetahuan tentang:

a) Surat menyurat dan arsip

b) Seluk beluk organisasi atau instansi

c) Tata kearsipan

2) Berkepribadian dan memiliki keterampilan dalam

melaksanakan teknik tata kearsipan:

a) Tekun, teliti, rapi, cermat, dan sabar

b) Cekatan, cerdas dan kreatif

c) Disiplin, jujur, dan bertanggung jawab

d) Ramah dan sopan

e) Loyal dan dapat menyimpan rahasia

f) Sehat rohani dan jasmani

20

Kedudukan Kearsipan dalam Organisasi

Arsip unit kerja atau tata usaha pengolah, yaitu suatu unit kerja dalam

suatu kantor yang tugasnya melaksanakan penyimpanan dan pengawasan sendiri

terhadap asing yang menjadi wewenangnya. Sedangkan Arsip pusat (unit sentral

) yaitu suatu unit kerja yang berada dalam suatu kantor pusat yang tugasnya

mengelola bidang kearsipan untuk seluruh arsip kantor tersebut.

Adapun kedudukan kearsipan dalam suatu organisasi adalah sebagai

beikut, yaitu:

1. Sebagai sumber informasi mengenai kegiatan baik yang sudah terlaksana

maupun perencanaan kegiatan

2. Sebagai sumber ingatan

3. Sebagai bahan pertimbangan pengambilan keputusan

4. Sebagai bahan pertimbangan pengawasan

5. Sebagai bahan pertimbangan pertanggungjawaban

6. Sebagai bahan pertimbangan penyempurnaan.

Penerapan Prinsip-Prinsip Organisasi dalam Lembaga Kearsipan

(ANRI)

Organisasi Arsip Nasional Republik Indonesia terdiri dari:

a. Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia

Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia dalam melaksanakan tugasnya

berada dibawah dan bertanggung jawab kepada Presiden.

b. Kepala Tiga Pusat (Pusat Konservasi Kearsipan, Pusat Penelitian dan

Pengembangan Kearsipan, Pusat Pendidikan dan Latihan Keasipan)

Kepala yang berada di bawah dan bertanggung jawab kepada Kepala Arsip

Nasional Republik Indonesia untuk memimpin dan mengawasi Tiga Pusat

ANRI.

c. Pusat Konservasi Kearsipan

21

Pusat Konservasi Kearsipan mempunyai tugas untuk melaksanakan

penyimpanan, perawatan, penataan, pengolahan dan pengaturan arsip-arsip

statis yang telah diserahkan kepadanya menyelenggarakan penelitian untuk

keperluan pelayanan informasi dan melayani penelitian ilmiah dan umum.

Terdiri dari sebanyak-banyaknya 5 Bidang, dan tiap Bidang terdiri dari

sebanyak-banyaknya 3 Sub Bidang, yang susunan dan tugasnya diatur lebih

lanjut oleh Kepala ANRI setelah terlebih dahulu berkonsultasi dengan

Menteri Negara Penertiban Aparatur Negara.

d. Pusat Penelitian dan Pengembangan Kearsipan

Pusat Penelitian dan Pengembangan Kearsipan mempunyai tugas untuk

menyelenggarakan penelitian dalam rangkan usaha mengembangkan dan

mema jukan tehnik dan tata kearsipan, memberikan bimbingan dan

melaksanakan pengawasan teknis terhadap pelaksanaan tata kearsipan dan

ketentuan-ketentuan peraturan di bidang kearsipan. Terdiri dari sebanyak-

banyaknya 5 Bidang, dan tiap Bidang terdiri dari sebanyak-banyaknya 3

Sub Bidang, yang susunan dan tugasnya diatur lebih lanjut oleh Kepala

ANRI setelah terlebih dahulu berkonsultasi dengan Menteri Negara

Penertiban Aparatur Negara.

e. Pusat Pendidikan dan Latihan Keasipan

Pusat Pendidikan dan Latihan Kearsipan mempunyai tugas untuk

merencanakan dan menyelenggarakan pendidikan dan latihan tenaga-tenaga

kerja dan ahli kearsipan dan melaksanakan koordinasi kegiatan-kegiatan di

bidang pendidikan dan latihan kearsipan. Terdiri dari sebanyak-banyaknya

5 Bidang, dan tiap Bidang terdiri dari sebanyak-banyaknya 3 Sub Bidang,

yang susunan dan tugasnya diatur lebih lanjut oleh Kepala ANRI setelah

terlebih dahulu berkonsultasi dengan Menteri Negara Penertiban Aparatur

Negara.

f. Sekretariat

g. Staf Ahli

h. Perwakilan-perwakilan Arsip Nasional Republik Indonesia di daerah-daerah

22

Organisasi adalah suatu kelompok orang dalam suatu wadah yang

memiliki tujuan yang sama

Organisasi kearsipan adalah organisasi yang ditujukan untuk

melaksanakan seluruh kegiatan kearsipan secara efektif dan efisien.

Unit kearsipan adalah satuan kerja pada pencipta arsip yang mempunyai

tugas dan tanggung jawab dalam penyelenggaraan kearsipan dalam hal

mengelola arsip inaktif

Lembaga kearsipan adalah lembaga yang memiliki fungsi, tugas, dan

tanggung jawab dibidang pengelolaan arsip statis dan pembinaan

kearsipan.

Masalah pokok kearsipan antara lain sulit menemukan kembali arsip

yang telah disimpan, peralatan yang kurang mendukung, dan ruang

penyimpanan yang kurang memadai.

Cara menyelesaikan masalah pokok kearsipan adalah dengan

menggunakan sistem penyimpanan arsip secara tepat, melakukan

perawatan dan pencegahan kerusakan, serta melakukan pengawasan.

Kearsipan memiliki kedudukan sebagai sumber informasi, sumber

ingatan, pertimbangan pengambilan keputusan, dan pengawasan.

23

TUJUAN EVALUASI Adapun tujuan dan maksud dari evaluasi antara lain:

1. Untuk mengetahui tingkat penguasaan peserta didik terhadap materi yang telah

diberikan

2. Untuk mengetahui kecakapan, motivasi, bakat, minat, dan sikap belajar peserta

didik terhadap program pembelajaran

3. Untuk mengetahui tingkat kemajuan dan kesesuaian hasil belajar peserta didik

dengan standar kompetensi dan kompetensi dasar yang telah diterapkan

4. Untuk mendiagnosis keunggulan dan kelemahan peserta didik dalam mengikuti

kegiatan pembelajaran. Keunggulan peserta didik dapat dijadikan dasar bagi

guruu untuk memberikan pembinaan dan pengembangan lebih lanjut,

sedangkan kelemahannya dapat dijadikan acuan untuk memberikan bantuan

atau bimbingan

5. Untuk seleksi, yaitu memilih dan menentukan peserta didik yang sesuai dengan

jenis pendidikan tertentu

6. Untuk menentukan kenaikan kelas

7. Untuk menempatkan peserta didik sesuai dengan potensi yang dimilikinya

24

TES FORMATIF

A. Pilihan Ganda

Pilihlah salah satu jawaban yang paling benar!

1. Organisasi adalah suatu pola hubungan-hubungan yang melalui mana orang-orang di bawah pengarahan atasan mengejar tujuan bersama. Pengertian organisasi tersebut adalah pernyataan ….

a. The Liang Gie

b. Pradjudi Armosudiro

c. Peterson

d. Stoner

e. Littlefield

2. Kegiatan kearsipan yang dikelola oleh organisasi kearsipan terdiri dari ….

a. Penciptaan, pemeliharaan, transaksi dan penyusutan arsip

b. Penciptaan, pemeliharaan, penggunaan dan penyusutan arsip

c. Penciptaan, penggunaan, manajemen dan penyusutan arsip

d. Penciptaan, transaksi, manajemen, dan pemeliharaan arsip

e. Penciptaan, pemeliharaan, penggunaan, dan pemusnahan arsip

3. (1) Arsip Daerah Kabupaten/Kota

(2) Pemerintahan Daerah

(3) ANRI

(4) Perguruan Tinggi Negeri

(5) BUMN

(6) Arsip Daerah Provinsi

(7) Lembaga Negara

(8) BUMD

25

(9) Arsip Perguruan Tinggi

Yang termasuk unit kearsipan adalah ….

a. (1), (3), (4), (6), (8)

b. (2), (3), (5), (7), (9)

c. (2), (4), (5), (7), (8)

d. (3), (4), (6), (8), (9)

e. (4), (5), (6), (7), (9)

4. ANRI memiliki kewajiban untuk melaksanakan pengelolaan arsip statis yang diterima dari ….

a. Lembaga negara, pemerintah daerah, perseorangan, organisasi sosial , dan perusahaan

b. Lembaga negara, organisasi sosial, perguruan tinggi negeri, perusahaan, dan perseorangan

c. Perusahaan, organisasi politik, organisasi sosial, pemerintah daerah, dan perguruan tinggi negeri

d. Organisasi politik, organisasi sosial, pemerintah derah, organisasi masyarakat, dan perseorangan

e. Lembaga negara, perusahaan, organisasi politik, organisasi masyarakat dan perseorangan

5. Berdasarkan UU No. 43 Tahun 2009 bahwa jadwal retensi arsip inaktif yang dilakukan oleh lembaga kearsipan adalah ….

a. Sekurang-kurangnya 5 tahun

b. Sekurang-kurangnya 8 tahun

c. Sekurang-kurangnya 10 tahun

d. Sekurang-kurangnya 15 tahun

e. Sekurang-kurangnya 20 tahun

6. Di bawah ini yang bukan termasuk masalah pokok kearsipan menurut Drs. Moekijat adalah ….

26

a. Organisasi yang kurang baik dan perumusan tanggung jawab yang tidak jelas

b. Tidak ada prosedur kearsipan tertentu

c. Tidak ada ketentuan waktu yang direncanakan untuk penyimpanan dan penghapusan warkat

d. Warkat diketemukan setelah lama mencari dan membongkar seluruh tumpukan kertas

e. Kurang adanya pengawasan terhadap warkat-warkat/surat-surat yang dipinjam atau pengembaliannya

7. Salah satu cara menyelesaikan masalah pokok kearsipan adalah ….

a. Memusnahkan arsip yang ada di ruang penyimpanan

b. Melaksanakan prosedur peminjaman dan pengawasan dengan baik

c. Memiliki petugas kearsipan yang kuat untuk memindahkan arsip

d. Tidak menggunakan racun serangga agar arsip tetap terjaga

e. Menggunakan fasilitas kearsipan seadanya

8. Syarat petugas kearsipan yang baik adalah, kecuali ….

a. Tekun, teliti, kuat, pemberani, dan sabar

b. Cekatan, cerdas dan kreatif

c. Disiplin, jujur, dan bertanggung jawab

d. Berpendidikan dan memiliki pengetahuan tentang surat menyurat dan tata kearsipan

e. Loyal dan dapat menyimpan rahasia

9. Yang dimaksud dengan kedudukan kearsipan dalam suatu organisasi adalah … arsip.

a. Tujuan

b. Letak/tempat

c. Kumpulan

27

d. Status/keadaan

e. Nilai guna

10. Melaksanakan penyimpanan, perawatan, penataan, pengolahan dan pengaturan arsip-arsip statis. Merupakan tugas dari … dalam lembaga kearsipan (ANRI).

a. Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia

b. Kepala Tiga Pusat

c. Pusat Konservasi Kearsipan

d. Pusat Penelitian dan Pengembangan Kearsipan

e. Pusat Pendidikan dan Latihan Kearsipan

B. Essay

Jawablah pertanyaan-pertanyaan dibawah ini dengan benar! 1. Apa yang kamu ketahui tentang organisasi dan organisasi kearsipan?

Jawab: ............................................................................................................... .......................................................................................................................... ... .......................................................................................................................... ...

2. Jelaskan perbedaan unit kearsipan dengan lembaga kearsipan? Jawab: ............................................................................................................... .......................................................................................................................... ... ............................................................................. ................................................

3. Jelaskan mengenai arsip perguruan tinggi berdasarkan Undang Undang No. 43 tahun 2009! Jawab: ............................................................................................................... .......................................................................................................................... ... .......................................................................................................................... ...

4. Bagaimana kedudukan kearsipan dalam suatu organisasi? Jawab: ............................................................................................................... ................................................................................. ............................................ .......................................................................................................................... ...

5. Jelaskan implikasi prinsip-prinsip organisasi dalam Arsip Nasional Republik Indonesia?

Jawab: ...............................................................................................................

28

.......................................................................................................................... ...

.......................................................................................................................... ...

C. Tugas Kelompok

1. Buatlah kelompok yang terdiri dari 4-5 orang.

2. Setiap kelompok harus beranggotakan laki-laki dan perempuan.

3. Setiap kelompok mendapat tugas untuk mengidentifikasi masalah pokok kearsipan pada instansi atau perusahaan yang ada di lingkungan sekitar.

4. Diskusikan hasil identifikasi tersebut dalam kelompok.

5. Presentasikan hasil kerja kelompok di depan kelas kemudian kelompok lain memberikan komentar.

29

KUNCI JAWABAN A. Pilihan Ganda 1. D 6. D

2. B 7. B

3. C 8. A

4. E 9. E

5. C 10. C

B. Essay

No Jawaban Skor Skor

Maksimal

1 Organisasi adalah suatu kelompok orang dalam suatu

wadah untuk tujuan bersama. Organisasi dipelajari

dalam berbagai bidang ilmu, terutama sosiologi,

ekonomi, ilmu politik, psikologi, dan manajemen.

Kajian mengenai organisasi sering disebut studi

organisasi, perilaku organisasi atau analisa organisasi.

10

20 Organisasi kearsipan adalah organisasi yang ditujukan

atas kegiatan penciptaan, pemeliharaan, penggunaan

dan penyusutan arsip dengan maksud untuk mencapai

dokumentasi yang baik dan sesuai dengan kebijakan

dan transaksi (kejadian, peristiwa, kegiatan) yang riil,

dan manajemen operasi organisasi yang efektif dan

ekonomis/efisien.

10

2 Unit kearsipan adalah satuan kerja pada pencipta arsip

yang mempunyai tugas dan tanggung jawab dalam

penyelenggaraan kearsipan dalam hal mengelola arsip

inaktif dan biasanya juga sebagai pembina kearsipan di

lingkungan organisasinya.

10

20 Lembaga kearsipan adalah lembaga yang memiliki

fungsi, tugas, dan tanggung jawab dibidang

pengelolaan arsip statis dan pembinaan kearsipan.

Lembaga kearsipan dipimpin oleh seorang pejabat

struktural yang memiliki kompetensi di bidang

kearsipan yang diperoleh melalui pendidikan formal

10

30

dan atau pendidikan dan pelatihan kearsipan.

3 Arsip Perguruan Tinggi adalah lembaga kearsipan

perguruan tinggi. 3

20

Perguruan tinggi negeri wajib membentuk Arsip

Perguruan Tinggi. 3

Pembentukan Arsip Perguruan Tinggi dilaksanakan

sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-

undangan

3

Arsip Perguruan Tinggi wajib melaksanakan

pengelolaan arsip statis yang diterima dari satuan kerja

di lingkungan perguruan tinggi dan civitas akademika

di lingkungan perguruan tinggi

3

Arsip perguruan tinggi memiliki tugas melaksanakan

hal- hal sebagai berikut, yaitu:

Pengelolaan arsip inaktif yang memiliki retensi

sekurang-kurangnya 10 (sepuluh) tahun yang

berasal dari satuan kerja dan civitas akademika

di lingkungan perguruan tinggi; dan

Pembinaan kearsipan di lingkungan perguruan

tinggi yang bersangkutan.

4

Unit kearsipan pada pencipta arsip dan lembaga

kearsipan harus dipimpin oleh sumber daya manusia

yang profesional dan memiliki kompetensi yang

diperoleh melalui pendidikan formal dan/atau

pendidikan dan pelatihan kearsipan.

4

4 Sebagai sumber informasi mengenai kegiatan baik yang

sudah terlaksana maupun perencanaan kegiatan 4

20

Sebagai sumber ingatan 4

Sebagai bahan pertimbangan pengambilan keputusan 4

Sebagai bahan pertimbangan pengawasan dan

pertanggungjawaban 4

Sebagai bahan pertimbangan penyempurnaan 4

5 Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia

Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia dalam

melaksanakan tugasnya berada dibawah dan

bertanggung jawab kepada Presiden

3.5 20

31

Kepala Tiga Pusat

Kepala yang berada di bawah dan bertanggung jawab

kepada Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia

untuk memimpin dan mengawasi Tiga Pusar ANRI

3

Pusat Konsetvasi Kearsipan

Bertugas untuk melaksanakan penyimpanan,

perawatan, penataan, pengolahan dan pengaturan

arsip-arsip statis yang telah diserahkan kepadanya

menyelenggarakan penelitian untuk keperluan

pelayanan informasi dan melayani penelitian ilmiah dan

umum. Terdiri dari sebanyak-banyaknya 5 bidang, dan

tiap bidang terdiri dari sebanyak-banyaknya 3 sub

bidang, yang susunan dan tugasnya diatur lebih lanjut

oleh Kepala ANRI setelah terlebih dahulu berkonsultasi

dengan Menteri Negara Penertiban Aparatur Negara

3.5

20

Pusat Penelitian dan Pengembangan Kearsipan

Bertugas untuk menyelenggarakan penelitian dalam

rangka usaha mengembangan dan mmajukan teknik

dan tata karsipan, memberikan bimbingan dan

melaksanakan pengawasan teknis terhadap pelaksanaan

tata kearsipan dan ketentuan-ketentuan peraturan di

bidang kearsipan. Terdiri dari sebanyak-banyaknya 3

sub bidang, yang susunan dan tugasnya diatur lebih

lanjut oleh Kepala ANRI setelah terlebih dahulu

berkonsultasi dengan Menteri Negara Penertiban

Aparatur Negara.

3.5

Pusat Pendidikan dan Latihan Kearsipan

Bertugas untuk merencanakan dan menyelanggarakan

pendidikan dan latihan tenaga-tenaga kerja dan ahli

kearsipan dan melaksanakan koordinasi kegiatan-

kegiatan di bidang pendidikan dan latihan kearsipan.

Terdiri dari sebanyak-banyaknya 5 bidang, dan tiap

bidang terdiri dari sebanyak-banyaknya 3 sub bidang,

yang susunan dan tugasnya diatur lebih lanjut oleh

Kepala ANRI setelah terlebih dahulu berkonsultasi

dengan Menetri Negara Penertiban Aparatur Negara

3.5

Sekretariat 1

32

Staf Ahli 1

Perwakilan-perwakilan Arsip Nasional Republik

Indonesia di daerah-daerah 1

C. Tugas Kelompok

No Nama

Kelompok

Penilaian Kelengkapan Isi Materi

Ketepatan Pengumpulan

Kerapian Laporan

Partisipasi

Cara pengisian rubrik penilaian tugas:

Isi setiap komponen penilaian dengan angka 1 sampai 4 sesuai dengan

pedoman penskoran berikut ini:

1 = Kurang 3 = Baik

2 = Cukup 4 = Sangat Baik

33

Annisa. 2015. Organisasi Masalah Pokok Kearsipan. (Online),

http://masda01.blogspot.co.id/2015/10/makalah-organisasi-masalah-

kearsipan.html?m=1, Diakses pada 27 November 2017.

Mutmainahku. 2014. Organisasi dan Masalah Pokok Kearsipan serta Kedudukan Kearsipan dalam Organisasi. (Online),

http://mutmainahku.blogspot.co.id/2014/04/organisasi-dan-masalah-pokok-

kearsipan.html, Diakses pada 27 November 2017.

Noviandriani, Rahma. 2016. Kedudukan Kearsipan dalam Suatu Organisasi / Instansi. (Online), http://rahmanoviandriani19.blogspot.co.id/2016/04/kedudukan-kearsipan-

dalam-suatu.html?m=1, Diakses pada 27 November 2017.