modul pengantar administrasi perkantoran

5/20/2018 Modul Pengantar Administrasi Perkantoran

1/45

1

DAFTAR ISI

DAFTAR ISI ..................................................................................................... 1

MODUL 1 MENDESKRIPSIKAN ADMINISTRASI PERKANTORAN ......................... 2

A. Administrasi ................................................................................................. 2

B. Kantor .......................................................................................................... 3

C. Pengertian Administrasi Perkantoran .......................................................... 3D. Ruang Lingkup Administrasi Perkantoran .................................................... 4

MODUL 2 MENDESKRIPSIKAN FUNGSI PEKERJAAN KANTOR ............................ 6

A. Pengertian Organisasi .................................................................................. 6

B. Prinsip-Prinsip Organisasi ............................................................................ 6

C. Bentuk-Bentuk Organisasi ........................................................................... 7

D. Pengertian Pekerjaan Kantor ..................................................................... 10

E. Fungsi Pekerjaan Kantor ............................................................................ 10

MODUL 3 MENGIDENTIFIKASI PEKERJAAN KANTOR ........................................10

A. Jenis-Jenis Pekerjaan Kantor ...................................................................... 10

B. Ciri-Ciri Pekerjaan Kantor ........................................................................... 11

C. Hasil Jasa atau Produk Pekerjaan Kantor ................................................... 11

MODUL 4 MENGIDENTIFIKASI SARANA DAN PRASARANA ADMINISTRASI

PERKANTORAN ..............................................................................................15

A. Jenis-Jenis Sarana dan Prasarana Kantor ................................................... 15

B. Pengelolaan Sarana dan Prasarana Kantor ................................................ 20

MODUL 5 MENGIDENTIFIKASI PERSYARATAN PERSONIL ADMINISTRASI

PERKANTORAN ..............................................................................................25

A. Pengertian Personil Kantor ........................................................................ 25

B. Macam-Macam Personil Kantor ................................................................ 25

C. Tugas dan Tanggung Jawab Personil Kantor .............................................. 26

D. Perangkat Kerja Personil Kantor ................................................................ 26

E. Tahapan-Tahapan Pengadaan Personil Kantor .......................................... 27

F. Syarat-syarat personil kantor..................................................................... 34

G. Pelatihan dan pengembangan Personil Kantor ......................................... 35

H. Mutasi Personil Kantor .............................................................................. 38

I. Pemberhentian Personil Kantor ................................................................ 43

DAFTAR PUSTAKA ..........................................................................................45


2/45

2

MODUL 1

MENDESKRIPSIKAN ADMINISTRASI PERKANTORAN

A. Administrasi

1. Pengertian Administrasi

a. Asal kata dari bahasa latin, ad dan ministrare. Ad artinya intensif dan

ministrare artinya melayani, membantu, atau memenuhib. Dalam bahasa inggris administration

c. KBBI, adalah usaha dan kegiatan meliputi penetapan tujuan serta

penetapan cara-cara penyelenggaraan pembinaan organisasi; usaha

dan kegiatan yang berkaitan dengan penyelenggaraan pemerintahan;

kegiatan kantor dan tata usaha

d.

Dalam arti sempit, adalah kegiatan penyusunan dan pencatatan data

dan informasi secara sistematis dengan tujuan menyediakan

keterangan bagi pihak yang membutuhkan serta memudahkanmemperoleh kembali informasi secara keseluruhan dalam hubungan

satu sama lain, atau dengan kata lain disebut tata usaha

e. Dalam arti luas, adalah kegiatan kerjasama yang dilakukan oleh dua

orang atau lebih berdasarkan pembagian kerja yang telah ditentukan

dalam struktur organisasi dengan mendayagunakan sumber daya

yang ada untuk mencapai tujuan secara efektif dan efisien.

2.

Unsur-Unsur Administrasi

Menurut The Liang Gie dalam buku Adminitrasi PerkantoranModernterdiri dari delapan unsur:

a. Pengorganisasian

b. Manajemen

c. Tata hubungan

d. Kepegawaian

e.

Keuangan

f.

Perbekalan

g.

Tata usaha

h.

perwakilan

3. Fungsi Adminitrasi

Menurut Quible ada lima yaitu:

a.

Fungsi rutin: fungsi administrasi yan membutuhkan pemikiran

minimal mencakup pengarsipan dan penggandaan

b.

Fungsi teknis; fungsi administrasi membutuhkan pendapat, keputusan

dan ketrampilan perkantoran yang memadai


3/45

3

c. Fungsi analisis: fungsi administrasi yang membutuhkan pemikiran

yang kritis dan kreatif disertai kemampuan mengambil keputusan,

seperti membuat keputusan pembelian

d. Fungsi interpersonal: fungsi administrasi yang membutuhkan

penilaian dan analisis sebagai dasar pengambilan keputusan serta

ketrampilan yang berhubungan dengan orang lain sepertimengoordinasikan tim

e. Fungsi manajerial: fungsi administrasi yang membutuhkan

perencanaan, pengorganisasian, pengukuran dan pemotivasian

B.

Kantor

1.

Pengertian

a.

Menurut KBBI, adalah balai (gedung, rumah, ruang) tempat mengurus

suatu pekerjaan (perusahaan); tempat bekerja

b.

Kantor merupakan suatu unit organisasi yang terdiri dari tempatpersonil dan operasi ketatausahaan.

2. Tujuan kantor

Memberikan pelayanan komunikasi dan perekaman

3. Fungsi kantor

a.

Menerima informasi

b.

Merekam informasi

c.

Mengatur informasi

d.

Memberi informasie. Melindungi aset/harta

C. Pengertian Administrasi Perkantoran

1.

William Spriegel dan Ernest Davies

Dalam buku Principles of Business Organization and Operation,

manajemen kantor adalah pengarahan menyeluruh terhadap kegiatan-

kegiatan seperti transportasi, manufakturing, pergudangan, dan

penjualan

2.

George R. Terry

Dalam bukuOffice Management and Control, manajemen kantor adalah

perencanaan, pengorganisasian, pengkoordinasian dan pengawasan

pekerjaan kantor dan pelaksanaannya untuk mencapai tujuan

3.

Arthur Granger


4/45

4

Dalam buku National Office Management Association Report,

manajemen kantor adalah fungsi dari tata penyelenggaraan pelayanan

komunikasi dan perekaman dari suatu organisasi.

4. William Leffingwell dan Edwin Robinson

Dalam bukuTextbook of Office Management, manajemen kantor sebagai

suatu fungsi, yang merupakan cabang dari seni dan ilmu manajemen yangberkaitan dengan pelaksanaan pekerjaan kantor secara efisien, kapan pun

dan dimana pun pekerjaan itu dilakukan.

5.

W. H Evans

Dalam buku Administrasi Perkantoran Modern, administrasi

perkantoran sebagai fungsi yang berkaitan dengan manajemen dan

pengarahan semua tahap operasi perusahaan, yaitu proses pengolahan

data, komunikasi dan memori organisasi

6.

Dalam arti sempit, administrasi perkantoran adalah semua kegiatan yangbersifat teknis ketatausahaan dari suatu perkantoran yang mempunyai

peranan penting dalam pelayanan terhadap pelaksanaan pekerjaan

operatif, penyediaan keterangan bagi pimpinan dan juga membantu

dalam kelancaran perkembangan organisasi

D.

Ruang Lingkup Administrasi Perkantoran

1.

Kegiatan Kantor

a.

Perencanaan perkantoran (office planning)

1)

Perencanaan gedung

2)

Tata ruang kantor

3)

Penerangan/cahaya

4)

Ventilasi

5)

Perlengkapan peralatan dan perabotan kantor

6)

Metode-metode dan standarisasi pekerjaan kantor

7)

Anggaran (budgeting) perkantoran

8)

Standar kualitas kerja

9)

Sistem informasi dan telekomunikasi

b.

Pengorganisasian perkantoran (office organizing)

1)

Pembagian tugas dan pekerjaan agar lebih efisien dalam

organisasi/perusahaan

2)

Pemeliharaan hubungan kerja yang baik dengan atasan ataupun

bawahan


5/45

5

3) Penyediaan peralatan/perlengkapan yang tepat, sesuai dengan

jenis pekerjaan untuk memudahkan karyawan dalam melakukan

pekerjaan

c. Pengarahan perkantoran (office actuating)

1) Penggunaan teknik yang efektif dalam melakukan pengawasan

terhadap bawahan2) Penggunaan teknik yang efektif dalam memberikan motivasi

terhadap bawahan

3)

Pemberian bantuan kepada karyawan dalam memecahkan

masalah ketika karyawan menghadapi kesulitan dalam pekerjaan

4)

Penyatuan visi, misi karyawan dan organisasi

5)

Perancangan cara komunikasi yang efektif dengan karyawan, agar

komunikasi antara atasan dengan bawahan dapat berjalan lancar

6)

Penggunaan tolak ukur yang adil dalam memberikan gaji kepadakaryawan

d. Pengawasan perkantoran (office controlling)

1) Penggunaan peralatan dan perabot kantor

2) Metode-metode dan standarisasi pekerjaan kantor

3)

Kualitas pekerjaan kantor

4)

Pelayanan kantor

5)

Waktu

6)

Biaya perkantoran2. Sarana dan Fasilitas Kerja Perkantoran

a. Lokasi kantor

Faktor yang perlu diperhatikan dalam menentukan lokasi kantor:

1) Faktor keamanan

2) Faktor lingkungan

3)

Faktor harga

b.

Gedung

Faktor yang perlu diperhatikan:

1)

Menjamin keamanan dan kesehatan karyawan

2) Memiliki fasilitas yang memadai

3)

Harga gedung yang kompetitif (seimbang dengan biaya dan

keuntungan)

c.

Peralatan


6/45

6

1) Perabotan kantor (office furniture): meja, kursi, rak, laci-laci, dll

2) Perbekalan kantor (office supplies): kertas, pena, tinta printer,

penghapus dan peralatan habis pakai lainnya

d. Interior

Adalah tatanan perabot/perangkat kantor yang menunjang

pelaksanaan kerja dalam ruang kantor, seperti penerangan, ventilasi,plafon, jendela, dan hiasan kantor

e. Mesin-mesin kantor

Disesuaikan dengan prosedur kerja, metode kerja dan kebutuhan

kantor

MODUL2

MENDESKRIPSIKAN FUNGSI PEKERJAAN KANTOR

A.

Pengertian Organisasi1. Asal kata dari bahasa yunani, Organon. Dalam bahasa latin

Organumartinya alat, bagian, anggota atau badan

2.

KBBI = Adalah kesatuan (susunan) yang terdiri atas bagian-bagian (orang)

dalam perkumpulan untuk mencapai tujuan tertentu; kelompok kerja

sama antara orang-orang yang diadakan untuk mencapai tujuan bersama.

3.

James D. Mooney (Dalam buku The Principles of Organization) adalah

setiap bentuk perserikatan manusia untuk mencapai suatu tujuan

bersama.

4.

Chester I. Barnard (Buku The Functions of The Executive) adalah suatu

sistem mengenai usaha-usaha kerja sama yang dilakukan oleh dua orang

atau lebih.

5.

J. Willian Schulze, adalah suatu penggabungan dari orang-orang, benda-

benda, alat-alat perlengkapan, ruang kerja dan segala sesuatu yang

bertalian dengannya, yang dihimpun dalam hubungan yang teratur dan

efektif untuk mencapai suatu tujuan yang diinginkan.

6.

Kamus administrasi, adalah suatu usaha kerja sama dari sekelompok orang

untuk mencapai tujuan tertentu.

Kesimpulan dari definisi, ciri-ciri organisasi sebagai berikut:

1.

Terdapat sekelompok orang (dua atau lebih)

2.

Ada kerja sama

3.

Ada tujuan bersama

B.

Prinsip-Prinsip Organisasi

1.

Prinsip perumusan tujuan


7/45

7

2. Pembagian kerja

3. Pendelegasian kekuasaan/wewenang

4. Tingkat pengawasan

5. Rentang manajemen

6. Kesatuan perintah

7.

KoordinasiC. Bentuk-Bentuk Organisasi

Berdasarkan pola hubungan kerja serta alur wewenang dan tanggung

jawabnya dibagi menjadi 3 macam:

1.

Organisasi Garis/Lini

Ciri-ciri:

- Organisasi dibagi ke dalam unit-unit kerja yang bulat pada tingkat-

tingkat jenjang yang diperlukan- Wewenang dari pucuk pimpinan mengalir langsung kepada para

pemimpin unit pada tata jenjang organisasi

-

Masing-masing unit memegang wewenang dan tanggung jawab

penuh

-

Semua karyawan menerima instruksi dan petunjuk langsung dari

pimpinan unit

-

Lalu lintas wewenang dan tanggung jawab berjalan tegak lurus dan

vertikal melalui saluran tunggal

Kelebihan:

-

Kesatuan perintah lebih terjamin, karena pimpinan berada pada satu

tangan

-

Proses pengambilan keputusan dapat berjalan lebih cepat

-

Rasa kesetiakawanan antar karyawan lebih tinggi karena lebih saling

kenal

Kekurangan:

-

Seluruh organisasi sangat bergantung pada satu orang sehingga jika

pimpinan tersebut tidak mampu maka akan terancam jatuh organisasi

tersebut.

-

Pimpinan lebih cenderung otoriter

-

Karyawan lebih sulit berkembang

Pimpinan


8/45

8

2.

Organisasi Garis dan Staf

Ciri-ciri:

-

- Pimpinan mengangkat tenaga staff

- Unit-unit organisasi disusun menurut garis lurus

Kelebihan:

- Memudahkan untuk pengambilan keputusan yang tepat karena

adanya staff ahli

-

Cocok digunakan pada organisasi besar yang memiliki tugas dan

tujuan yang luas

-

Lebih mudah untuk menerapkan The Right man on the right placeKekurangan:

- Kesetiakawanan antar karyawan sulit dibina karena luasnya organisasi

dan jumlah karyawannya yang banyak sehingga karyawan tidak saling

mengenal

- Koordinasi sulit dilakukan karena kompleksnya susunan organisasi

Pimpinan Pimpinan Pimpinan

Kepala

Seksi

Kepala

Seksi

Kepala

Seksi

Kepala

Seksi

Kepala

Seksi

Kepala

Seksi

Pimpinan


9/45

9

3.

Organisasi fungsionalCiri-ciri:

- Seorang pimpinan tidak mempunyai bawahan yang jelas

- Setiap pimpinan berwenang memberikan perintah

- Spesialisasi setiap bawahan dapat dikembangkan dan dimanfaatkan

semaksimal mungkin

Kelebihan:

-

Pembagian tugas lebih jelas

-

Spesialisasi karyawan dapat dikembangkan dan dimanfaatkansemaksimal mungkin

Kekurangan:

- Sulit melakukan tour of duty (perputaran pekerjaan)

- Karyawan merasa ahli sehingga sulit bekerjasama dan lebih

mementingkan spesialisasinya

-

Tidak ada kesatuan perintah

Akuntan

publik

Penasehat

hukum

Bagianproduksi

BagianSDM

Bagiankeuangan

Bagianpemasaran

Kepala

seksi

Kepala

seksi

Kepala

seksi

Kepala

seksi

Kepala

seksi

Kepala

seksi

Kepala

seksi

Kepala

seksi

pimpinan


10/45

10

D.

Pengertian Pekerjaan Kantor

1.

George R. Terry, pekerjaan kantor meliputi penyampaian keterangan

secara lisan dan pembuatan warkat-warkat tertulis dan laporan-laporan

sebagai cara untuk meringkaskan banyak hal dengan cepat, guna

menyediakan suatu landasan fakta bagi tindakan pengawasan pimpinan

2.

Willian Leffingwell dan Edwin Robinson, menekankan kepada warkat-warkat dari badan usaha, pembuatan warkat-warkat, dan

pemeliharaannya untuk digunakan mencari keterangan di kemudian hari

3.

Geoffrey Mills dan Oliver Standing Ford, menekankan kepada fungsi

kantor, yaitu menyediakan suatu pelayanan mengenai komunikasi dan

warkat, antara lain menerima, mencatat, mengolah, memberikan

keterangan, dan melindungi harta kekayaan.

E.

Fungsi Pekerjaan Kantor

1.

Memberikan pelayanan terhadap pelaksanaan pekerjaan-pekerjaan

operatif untuk mencapai tujuan organisasi

2.

Menyediakan informasi/keterangan bagi pimpinan organisasi untuk

membuat keputusan.

3.

Membantu kelancaran perkembangan organisasi secara keseluruhan

MODUL 3

MENGIDENTIFIKASI PEKERJAAN KANTOR

A.

Jenis-Jenis Pekerjaan Kantor

a. Menghimpun

Contoh: mengumpulkan data, mencari informasi, membuat kliping, serta

mengumpulkan berita dan menyusunnya.

b. Mencatat

Contoh: membuat surat, notula, mencatat kegiatan, dan membuat tulisan

di berbagai media

c.

Menggandakan

Kepala seksi Kepala seksiKepala seksi

Kepala bagian Kepala bagian Kepala bagian Kepala bagian


11/45

11

Contoh: foto kopi, mencetak informasi dengan printer atau risograph

d. Mengirim

Mengirim surat lewat pos, faksimile, email dan mendistribusikan informasi

e. Menyimpan

Contoh: menyimpan surat/arsip, menyimpan data/informasi ke komputer

dan menyusun buku di perpustakaanf. Melakukan komunikasi

Contoh: bertelepon, korespondensi, chatting dan teleconference

g.

Menghitung

Contoh: menghitung data penjualan, keuangan, dan jumlah sarana dan

prasarana

h.

Pekerjaan lainnya

Contoh: pelayanan tamu, kurir dan petugas kebersihan kantor

Menurut George R. Terry, , persentase pekerjaan kantor untuk menunjangtugas utama perusahaan adalah :

1. Typing : 24,6%

2. Calculating : 19,5%

3. Checking : 12,3%

4.

Filling : 10,2%

5.

Telephoning : 8,8%

6.

Duplicating : 6,4%

7.

Mailing : 5,5%8. Other : 12,7%

Total : 100%

B. Ciri-Ciri Pekerjaan Kantor

1.

Bersifat pelayanan

2.

Terbuka dan luas

3.

Dilaksanakan oleh semua pihak dalam organisasi

C.

Hasil Jasa atau Produk Pekerjaan Kantor

1.

Surat

Adalah media komunikasi tertulis yang berisi buah pikiran atau informasi

yang disampaikan kepada pihak lain untuk mendapatkan tanggapan.

Kegunaan surat:

-

Sebagai alat komunikasi secara tertulis

- Sebagai alat pengingat jika sewaktu-waktu diperlukan

- Sebagai alat bukti tertulis yang sangat otentik

-

Dapat menjadi nilai historis


12/45

12

- Sebagai duta organisasi

- Sebagai dasar dalam pengambilan keputusan pimpinan

Hal yang perlu diperhatikan dalam membuat surat

- Gunakan kertas yang baik, HVS ukuran A4 untuk perusahaan swasta

dan ukuran folio (F4) untuk pemerintahan

-

Surat dibuat lengkap dengan bagian-bagian surat yang terstruktur danbentuk yang dipilih

- Bahasa harus dibuat dengan baeik, lugas, jelas, padat dan tidak

bertele-tele

-

Gunakan bahasa indonesia yang baik dan benar

2.

Laporan

Adalah suatu bentuk penyampaian informasi, data, atau berita baik secara

lisan maupun tertulis. Didalam laporan terdapat kegiatan pencatatan,

pengumpulan, pemeriksaan, pengetikan dan pengolahan data.1) Fungsi laporan:

- Sebagai bahan pertanggungjawaban

- Alat menyampaikan informasi

- Alat pengawasan

-

Bahan penilaian

-

Bahan pengambilan keputusan

2)

Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam membuat laporan:

-

Harus jelas dan cermat- Mengandung kebenaran dan objektifitas

- Lengkap

- Tegas dan konsisten

- Langsung mengenai sasaran

- Disampaikan kepada orang dan alamat tujuan yang tepat

-

Disertai dengan saran-saran

-

Tepat waktu

3)

Jenis-jenis laporan:

a.

Laporan berdasarkan waktu

- Laporan berkalalaporan yang dibuat secara periodik atau

rutin dalam jangka waktu tertentu (laporan harian, mingguan,

bulanan, atau tahunan). Contoh : laporan kehadiran karyawan

setiap bulan.

-

Laporan insidentallaporan yang dibuat apabila diperlukan

b.

Laporan berdasarkan bentuk


13/45

13

- Laporan berbentuk surat laporan yang dibuat secara

tertulis dalam bentuk surat, isinya antara satu sampai empat

halaman. Contoh: laporan jumlah siswa yang keluar dari suatu

sekolah

- Laporan berbentuk naskah laporan disampaikan dalam

bentuk naskah, baik naskah pendek maupun panjang. Contoh:laporan kegiatan kepanitiaan atau notulen rapat.

- Laporan berbentuk memo laporan yang ditulis

menggunakan memo. Umumnya isi laporan pendek, untuk

keperluan intern dan dilakukan antar pejabat/pimpinan.

c.

Laporan berdasarkan penyampaian

-

Laporan lisanlaporan yang disampaikan secara langsung

- Laporan tertuliscontoh: surat, naskah dan memo

-

Laporan visual laporan yang disampaikan melaluipenglihatan. Contoh: disampaikan melalui media presentasi

(power point)

d. Laporan berdasarkan sifat

- Laporan biasalaporan yang isinya bersifat biasa dan tidak

rahasia, sehingga jika laporan terbaca orang lain tidak

menimbulkan dampak negatif

-

Laporan penting laporan yang isinya bersifat penting dan

rahasia, sehingga hanya orang tertentu saja yang bolehmengetahuinya.

e. Laporan berdasarkan isinya

- Laporan informatif laporan yang isinya hanya berisi

informasi saja

- Laporan rekomendasilaporan yang isinya bersifat penilaian

sekilas tanpa adanya pembahasan lebih lanjut

-

Laporan analisa laporan yang isinya berupa hasil analisa

secara mendalam

-

Laporan kelayakanlaporan yang isinya berisi tentang hasil

penentuan kelayakan atau pemilihan mana yang terbaik

-

Laporan pertanggungjawaban laporan yang berisi

pertanggungjawaban tugas seseorang atau kelompok kepada

atasan yang memberi tugas tersebut.

4)

Langkah-langkah membuat laporan

-

Menentukan masalah yang akan dilaporkan


14/45

14

- Mengumpulkan bahan, data dan fakta

- Mengklasifikasi data

- Mengevaluasi dan mengolah data

- Membuat kerangka laporan

Kerangka laporan terdiri dari:

a.

Pendahuluan- Maksud dan tujuan penulisan laporan

- Masalah pokok yang dilaporkan

-

Sistematika laporan

b.

Batang tubuh

-

Data dan fakta pelaksanaan kegiatan

-

Kesesuaian pelaksanaan dengan perencanaan

- Masalah yang terjadi

-

Pembahasan masalahc. Penutup

- Kesimpulan, dan

- Saran

3. Formulir

Adalah lembaran kartu atau kertas dengan ukuran tertentu yang

didalamnya terdapat data atau informasi yang bersifat tetap, dan ada

beberapa bagian lain yang akan di isi dengan informasi yang tidak tetap

a.

Keuntungan membuat formulir1) Menghemat waktu, tenaga, dalam hal penulisan serta

menghemat biaya dalam hal penggunaan kertas

2) Memudahkan dalam penyimpanan dan pencatatan

3) Adanya keseragaman

4) Mengurangi kegiatan foto kopi

b.

Fungsi formulir

1)

Mencari suatu keterangan

2)

Menghimpun data yang sama

3)

Menyampaikan informasi yang sama

4) Sebagai bukti fisik

5)

Sebagai dasar petunjuk untuk bekerja

c.

Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam membuat formulir

1)

Setiap formulir yang dibuat harus mempunyai kegunaan yang jelas

2)

Perhatikan efektivitas dan efisiensi formulir

3)

Ada standarisasi dalam pembuatan formulir


15/45

15

4) Informasi dibuat secara tersusun dengan rapi, logis dan praktis

5) Dibuat secara sederhana

6) Untuk bagian yang akan di isi informasi, perlu disediakan ruang

kosong yang cukup

7) Harus ada judul nama formulir

8)

Menggunakan ukuran tertentu sesuai kebutuhan9) Cantumkan nama organisasi untuk formulir ke luar kantor

10)Perancangan desain formulir harus dilakukan sebaik mungkin dan

direncanakan secara matang

4.

Berbagai macam dokumen tertulis

Dokumen tertulis lain: tabel, peta, grafik, gambar, buku atau paper

Hasil jasa pekerjaan kantor: kegiatan melayani tamu atau kegiatan

memberikan informasi secara langsung

5.

ArsipMerupakan data atau catatan berupa tulisan baik tercetak atau terekam

berupa informasi yang telah terjadi atau berkaitan dengan masa lalu yang

disimpan menurut suatu cara tertentu sehingga informasi tersebut dapat

digunakan dengan lebih baik dan lebih lama.

MODUL 4

MENGIDENTIFIKASI SARANA DAN PRASARANA ADMINISTRASI PERKANTORAN

A. Jenis-Jenis Sarana dan Prasarana Kantor

Pengertian sarana menurut KBBI, adalah segala sesuatu yang dapat dipakai

sebagai alat dalam mencapai maksud atau tujuan; alat

Prasarana adalah segala sesuatu yang merupakan penunjang utama

terselenggaranya suatu proses (usaha, pembangunan, proyek)

1.

Peralatan/Perlengkapan Kantor (Offiece Supplies)

Peralatan/perlengkapan adalah alat atau bahan yang digunakan untuk

membantu pelaksanaan pekerjaan kantor, sehingga menghasilkan suatu

pekerjaan yang diharapkan selesai lebih cepat, lebih tepat, dan lebih baik.

a.

Peralatan/perlengkapan dilihat dari bentuknya

1)

Berbentuk lembaran

2)

Berbentuk non lembaran

3)

Berbentuk buku

b.

Peralatan/perlengkapan dilihat dari penggunaannya

1)

Barang habis pakai


16/45

16

2) Barang tidak habis pakai

2. Mesin-Mesin Kantor (Office Machine)

3. Mesin Komunikasi Kantor

4. Perabot Kantor (Office Furniture)

5. Interior Kantor (Office Arrangement)

6.

Tata Ruang Kantor (Office Lay Out)Definisi ruang kantor:

1. Drs. The Liang Gie, dalam buku administrasi perkantoran modern,

adalah penyusunan alat-alat pada letak yang tepat serta pengaturan

kerja yang memberikan kepuasan bekerja bagi para karyawan

2.

Littlefield dan Peterson, dalam buku Modern Office Management, tata

ruang kantor dapat dirumuskan sebagai penyusunan alat

perlengkapan [ada luas ruang yang tersedia

a.

Tujuan tata ruang1) Memberikan kenyamanan kepada karyawan

2) Memanfaatkan ruangan kantor dengan maksimal, sehingga tidak

ada ruang yang tidak berguna

3) Memudahkan arus komunikasi dan arus kerja

4)

Memudahkan dalam pengawasan

5)

Memudahkan dalam pemberian pelayanan

6)

Memudahkan gerak karyawan dalam bekerja

7)

Memberikan rasa aman dan keleluasaan pribadi8) Menjauhkan dari kebisingan yang terjadi

9) Memberikan pencitraan yang baik kepada pelanggan maupun

tamu perusahaan

b. Bentuk-bentuk tata ruang kantor

1) Ruang kantor terbuka

Adalah ruangan dimana semua kegiatan karyawan dilakukan

bersama-sama dalam satu ruangan tanpa dipisahkan oleh tembok

ataupun penyekat dari kayu

a)

Keuntungan

- Mudah merubah ruangan

-

Mudah dalam berkomunikasi

-

Mudah dalam pengawasan

-

Menghemat penggunaan

-

Memudahkan penempatan, penggunaan dan perawatan

peralatan kerja


17/45

17

- Cahaya mudah masuk dan udara mudah beredar,

sehingga suasana lebih segar

b) Kerugian

- Sulit melakukan pekerjaan rahasia

- Kebisingan akan membuat konsentrasi kerja terganggu

-

Karyawan kurang leluasa dalam hal menyangkut pribadi2) Ruang kantor tertutup

Ruangan dipisahkan oleh tembok-tembok atau penyekat yang

terbuat dari kayu

a)

Keuntungan

-

Pekerjaan yang sifatnya rahasia dapat terjaga

-

Pimpinan maupun karyawan dapat bekerja lebih tenang,

karena terhindar dari kebisingan

-

Karyawan lebih leluasa dalam bekerjab) Kerugian

- Pengawasan lebih sulit karena terhalang oleh penyekat

- Cahaya sulit masuk dan udara lebih sulit beredar sehingga

suasana lebih pengap dan gerah.

-

Perubahan tempat lebih sulit dilakukan

3)

Ruang kantor semi tertutup

Ruangan yang disekat hanya setinggi 1,5 meter.

a)

Keuntungan: menjaga privasi kerjab) Kerugian: perubahan tempat lebih sulit dilakukan

c. Pedoman pembuatan tata ruang kantor

1) Asas-asas tata ruang kantor

a) Asas jarak terpendek

b) Asas rangkaian kerja

c)

Asas penggunaan seluruh ruangan

d)

Asas integrasi kegiatan

e)

Asas perubahan susunan tempat kerja

f)

Asas keamanan dan kepuasan karyawan

2) Prinsip-prinsip tata ruang kantor

a)

Bagian atau fungsi kerja yang berhubungan ditempatkan

berdekatan

b)

Pekerjaan dilakukan secara berkesinambungan dalam garis

lurus

c)

Alur kerja harus sederhana


18/45

18

d) Perlengkapan kantor diletakan dekat karyawan yang

menggunakannya

e) Sebaiknya meja dan kursi dalam satu bagian mempunyai

ukuran yang sama

f) Perhatikan cahaya, sebaiknya tidak ada karyawan yang

menghadap cahaya langsungg) Jika pekerjaannya banyak berhubungan dengan masyarakat,

sebaiknya ditempatkan di bagian terdepan

h)

Jika ada pekerjaan yang dapat mendatangkan kebisingan,

sebaiknya dijauhkan dari bagian-bagian yang lain dan

ditempatkan dekat jendela

3)

Faktor yang mempengaruhi tata ruang kantor

a) Sistem pencahayaan/penerangan

Ada empat jenis pencahayaan: Natural lighting= sinar matahari

Task lighting

Ambient lighting= lampu-lampu langit-langit

Accent lighting=daerah-daerah tertentu

Sistem pencahayaan/penerangan ada empat:

Penerangan direct

Penerangan semi direct

Penerangan indirect

Penerangan semi indirect

b) Sistem warna

Menurut Darul Amin Jemmy, warna-warna yang lembut akan

cocok dengan suasana kerja, diantaranya: abu-abu cerah,

krem, warna gading (broken white), dan warna lainnya yang

memiliki tingkat pantul cahaya yang dianjurkan.

Macam-macam warna: Warna primer: merah, biru, kuning

Warna sekunder: warna yang dihasilkan dari

campuran warna primer

Warna tersier: campuran dari warna primer dan

sekunder

Arti warna dan efek psikologis:

Merah:berani, sensual, merah

Kuning: kehangatan, bercahaya dan cerah


19/45

19

Hijau: alami

Biru: harmonis, tenang, lapang

Putih: orisinal, ringan, polos, tenteram, nyaman,

terang

Merah muda: ceria, romantis

Oranye: bersahabat, hampir sama dengan merah, dllPertimbangan dalam memilih warna ruang:

Ukuran ruang

Lokasi bangunan

Lokasi ruangan

Tipe ruang

Bentuk ruang

Tinggi ruang

Keuntungan penggunaan warna yang sesuai

Kantor lebih menarik dan menyenangkan

Ruangan tidak terlalu silau akibat cahaya yang

berlebihan

Karyawan dapat bekerja lebih semangat, tenang, dan

gembira

Produktivitas kerja karyawan akan meningkat

Karyawan merasa lebih lega dan rasa tertekan dapatberkurang

Dapat meningkatkan citra yang baik bagi perusahaan

c)

Sistem pengaturan udara ruangan

Prof. Sutarman, seorang Guru Besar Fisiologi Fakultas

Kedoktera UI menyatakan beban panas yang berlebihan

dapat menurunkan prestasi kerja. Suhu udara untuk kondisibekerj dengan nyaman adalah 25,60C.

Cara mengatasi udara yang panas dan lembab, yaitu:

-

Ruangan kantor menggunakan AC yang dapat mengatur

suhu secara otomatis

-

Membuat ventilasi (lubang udara) yang cukup

-

Memakai pakaian kerja yang sesuai dengan kondisi ruang

Keuntungan pengaturan udara yang tepat dan baik:


20/45

20

- Karyawan lebih nyaman dalam bekerja

- Semangat kerja karyawan dapat meningkat

- Kesehatan karyawan lebih terpelihara

- Produktivitas kerja lebih meningkat

- Kualitas kerja menjadi lebih baik

-

Memberi kesan yang baik kepada tamud) Sistem penataan suara

Suasana yang diperlukan dalam bekerja adalah tenang

terutama yang membutuhkan konsentrasi. Tapi jika gaduh

dapat menimbulkan produktivitas menurun.

Berikut hal yang ditimbulkan akibat suara gaduh:

-

Konsentrasi karyawan terganggu

- Semangat kerja karyawan menuru

-

Dapat terjadi gangguan mental/saraf karyawan- Karyawan tambah lelah

- Kesalahan kerja banyak terjadi

- Produktivitas kerja rendah

Cara mengurangi tingkat kebisingan:

-

Ruangan diberi penyadap suara

-

Di bawah mesin tik diberi alas karet. Sehingga suaranya

dapat diredam

-

Pengadaan printer usahakan tidak terlalu bersuara (laser)- Gerakan disiplin karyawan harus mendapat perhatian

- Tempat pesawat telepon usahakan di tempat khusus

B. Pengelolaan Sarana dan Prasarana Kantor

Kegiatan pengelolaan sarana dan prasarana kantor meliputi: pengadaan,

penyimpanan, pemeliharaan, inventarisasi, dan laporan sarana dan prasarana.

1.

Pengadaan

Adalah semua kegiatan penyediaan sarana dan prasarana (perbekalan) untuk

menunjang pelaksanaan tugas.

Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam menyusun perencanaan sarana dan

prasarana kantor:

Gunakan prosedur pengelolaan sarana dan prasarana

Tentukan jenis, kuantitas dan kualitas sarana dan prasarana yang

dibutuhkan

Sediakan dan gunaka sarana dan prasarana dalam kegiatan operasional

Penyimpanan dan pemeliharaan sarana dan prasarana


21/45

21

Kumpulkan dan kelola data sarana dan prasarana

Penghapusan sarana dan prasarana sesuai dengan prosedur yang berlaku

Spesifikasi barang yang perlu direncanakan:

a. Barang habis pakai

Kegiatan perencanaan barang habis pakai:

1)

Menyusun daftar perlengkapan yang sesuai dengan kebutuhan2)

Menyusun perkiraan biaya yang diperlukan untuk pengadaan barang

3)

Menyusun rencana pengadaan barang

b.

Barang tak habis pakai

1)

Menyusun dan menganalisa keperluan perlengkapan sesuai dengan

rencana kegiatan serta memperhatikan perlengkapan yang masih ada

2)

Memperkirakan biaya perlengkapan

3) Menetapkan skala prioritas menurut dana yang tersedia

4)

Menyusun rencana pengadaan tahunanc. Barang tidak bergerak

1)

Tanah

Perencanaan tanah sebagai berikut;

a)

Menyusun rencana pengadaan tanah

b)

Mengadakan survei untuk menentukan lokasi tanah

c)

Mengadakan survei terhadap adanya sarana jalan

d)

Mengadakan survei harga dilokasi

e)

Mengajukan rencana anggaran kepada satuan organisasi yang

ditetapkan baik di daerah maupun pusat, dengan melampirkan

data yang disusun dari hasil survey

2)

Bangunan

Perencanaan bangunan meliputi:

a)

Mengadakan survei tentang keperluan bangunan

b)

Mengadakan perhitungan luas bangunan

c)

Menyusun rencana anggaran biaya

d)

Menyusun tahapan rencana anggaran yang disesuaikan dengan

rencana tahapan pelaksanaan secara teknis, serta memperkirakan

anggaran yang disediakan dengan memperhatikan skala prioritas

Langkah-langkah dalam pengadaan barang atau bahan kantor;

a.

Bagian yang membutuhkan barang membuat surat permohonan

atau daftar permintaan barang ke bagian gudang

b.

Petugas gudang memeriksa persediaan atau stok barang di

gudang


22/45

22

c. Surat diserahkan ke bendahara. Kemudian, bendahara akan

memeriksa kebutuhan barang/bahan kantor

d. Selanjutnya meminta persetujuan kepada pimpinan/kepala

e. Sebelum barang diterima, barang tersebut diperiksa atau diuji

(kuantitas dan kualitasnya)

f.

Sesudah dicatat barang-barang disimpa di gudang untukdidistribusikan ke unit yang membutuhkan

2. Penyimpanan

Adalah kegiatan yang dilakukan oleh satuan kerja atau petugas gudang untuk

menampung hasil pengadaan barang/bahan kantor, baik berasal dari

pembelian, instansi lain, atau yang diperoleh dari bantuan

a.

Tujuan penyimpanan barang/bahan kantor:

1) Agar barang tidak cepat rusak

2)

Agar tidak terjadi kehilangan barang3) Agar tersusun rapi sehingga mudah ditemukan apabila barang

tersebut dicari

4) Memudahkan dalam pengawasan

5) Memudahkan dalam analisa

b.

Sebelum penyimpanan dilakukan sebaiknya memperhatikan:

1)

Persediaan alat-alat pemeliharaan yang diperlukan

2)

Pergudangan yang memenuhi syarat-syarat yang ditentuka

3)

Sifat barang yang disimpan4) Sarana penyimpanan dan pemeliharaan

5) Prosedur dan tata kerja

6) Biaya yang disediakan

7) Tenaga yang diperlukan

8) Jangka waktu penyimpanan

c.

Cara penyimpanan barang/bahan kantor:

1)

Barang disimpan berdasarkan klasifikasi (jenis, berat, merek dan

satuan barang)

2)

Barang disimpan dalam keadaan bersih

3) Barang disimpan dalam ruangan yang cukup ventilasi

4)

Barang disimpan ditempat yang memadai

5)

Barang disimpan rapi dengan kode yang telah ditentukan agar mudah

dicari

6)

Barang disimpan harus terhindar dari sengatan matahari atau siraman

air


23/45

23

7) Barang disimpan harus di ruangan yang dapat dikunci

8) Barang yang disimpan harus sudah dihitung dan dicatat dalam buku

persediaan

9) Barang yang biasanya dikeluarkan lebih cepat sebaiknya diletakkan di

bagian terdepan sebaliknya barang yang dikeluarkan lebih lama

disimpan lebih dalam3. Pemeliharaan

Adalah kegiatan terus menerus untuk mengusahakan agar barang/bahan

kantor tetap dalam keadaan baik atau siap untuk dipakai

Tujuan pemeliharaan sarana dan prasarana kantor;

Agar barang tidak mudah rusak karena hama/suhu/cuaca

Agar barang tidak mudah hilang

Agar barang tidak kadaluarsa

Agar barang tidak mudah susut Agar sarana dan prasarana selalu dalam keadaan bersih

Kegiatan pemeliharaan sarana dan prasarana dapat dilakukan dengan

berbagai cara:

a. Pemeliharaan berdasarkan waktu

1) Pemeliharaan sehari-hari

2) Pemeliharaan berkala (menurut jangka waktu tertentu, seminggu

sekali, sebulan sekali, dll)

b.

Pemeliharaan berdasarkan jenis barang

1)

Pemeliharaan barang bergerak: kendaraan bermoto, mesin kantor

dan alat elektronik

2)

Pemeliharaan barang tidak bergerak: membersihkan debu-debu yang

menempel pada alat, sebaiknya dilakukan setiap hari

Contoh kegiatan pemeliharaan sarana dan prasarana:

Sediakan kamper (kapur barus) untuk mencegah hama atau lakukan

penyemprotan Bersihkan sarana dan prasarana agar bebas dari debu

Sediakan alat pemadam kebakaran

Jangan menyimpan bahan bakar

Pasang pengumuman dilarang merokok

Gunakan sarana dan prasarana sesuai SOP (Standard Operating

Procedure)

Pisahkan barang-barang yang rusak dan tidak rusak

Perbaiki barang-barang yang rusak


24/45

24

Simpan barang-barang dengan baik dan benar

Simpan kembali barang yang telah digunakan pada tempat semula

Matikan listrik dan AC sebelum pulang kera

Tutup rapat laci dan lemari agar binatang kecil tidak mudah masuk

Tutup jendela ruangan sebelum pulang kerja

4.

InventarisasiTujuan inventarisasi sarana dan prasarana;

Agar peralatan tidak mudah hilang

Adanya bukti secara tertulis terhadap kegiatan pengelolaan barang

sehingga dapat dipertanggungjawabkan

Memudahkan dalam pengecekan barang

Memudahkan dalam pengawasan

Memudahkan ketika mengadakan kegiatan mutasi/penghapusan barang

Untuk memudahkan inventarisasi diperlukan buku-buku atau format

pencatatan

a. Buku induk inventaris

Adalah buku yang digunakan untuk mencatat semua barang inventaris

yang sudah/pernah dimiliki oleh suatu kantor.

b.

Buku golongan barang inventaris

Adalah buku pembantu yang digunakan untuk mencatat barang-barang

inventaris menurut golongan yang telah ditentukan, masing-masingberdasarkan klasifikasi kode barang yang telah ditentukan. Buku ini

digunakan untuk mencatat barang yang tidak habis pakai.

c. Buku catatan barang noninventaris

Adalah buku yang digunakan untuk mencatat semua barang noninventari

(barang yang belum diketahui statusnya) yang dimiliki oleh suatu kantor.

5.

Laporan sarana dan prasarana

Adalah suatu kegiatan yang bertujuan untuk melaporkan keadaan sarana dan

prasarana kantor, baik persediaan, mutasi maupun keadaan fisik dari saranadan prasarana tersebut dalam periode waktu tertentu. Laporan ini biasanya

dibuat dalam jangka waktu tiga bulan, enam bulan atau satu tahun.

a. Fungsi adanya laporan sarana dan prasarana

1)

Sebagai bahan pertanggungjawaban

2)

Sebagai pengendali persediaan

3)

Memberikan informasi tentang barang yang tersedia dan mutasi

barang

4)

Sebagai dasar/bahan dalam pengambilan keputusan pimpinan


25/45

25

b. Dalam menyampaikan laporan secara tertulis kepada pimpinan, sebaiknya

dilampiri dengan beberapa bukti atau catatan pendukung, diantaranya:

1) Bukti penerimaan barang

2) Bukti pembelian barang

3) Bukti pengeluaran barang

4)

Kartu barang5) Kartu persediaan

6) Daftar inventaris

7)

Daftar rekapitulasi barang inventaris

c.

Teknik pembuatan laporan dapat disusun sebagai berikut;

1)

Memeriksa barang

2)

Menghitung persediaan barang awal tahun anggaran

3) Menghitung penerimaan dan pengadaan barang

4)

Menghitung pengeluaran barang5) Menghitung sisa persediaan

6) Mencatat mutasi barang

7) Melaporkan kepada atasan atau pimpinan

MODUL 5

MENGIDENTIFIKASI PERSYARATAN PERSONIL ADMINISTRASI PERKANTORAN

A.

Pengertian Personil Kantor

Menurut KBBI, personil kantor adalah pegawai; anak buah; awak. Tentunya

kita sering mendengarnya dengan istilah karyawan.

1.

Pegawai negeri: pegawai yang bekerja pada instansi pemerintah dan digaji

oleh pemerintah

2.

Pegawai swasta: pegawai yang bekerja pada perusahaan swasta/di luar

instansi pemerintah dan digaji oleh perusahaan swasta tersebut

3.

Pegawai tetap: pegawai yang sudah diangkat resmi memiliki status

pegawai dengan gaji dan tunjangan tetap, baik bekerja di instansi

pemerintah maupun swasta

Jadi dapat disimpulkan bahwa personil kantor adalah orang-orang atau

karyawan/pegawai yang menjalankan atau melayani pekerjaan-pekerjaan

dalam suatu organisasi/kantor pemerintahan atau swasta untuk mencapai

suatu tujuan tertentu, dengan mendapat imbalan jasa berupa gaji dan

tunjangan.

B.

Macam-Macam Personil Kantor

1. Administrator atau petugas pelaksana administrasi


26/45

26

Adalah orang yang menentukan garis-garis besar kebijakan dan tujuan

yang harus dijalankan oleh kantor sebagai pedoman dalam melaksanakan

kegiatan untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan

2. Manajer

Adalah orang yang memimpin pelaksanaan kerja, menggerakan orang

lain/para staf, mengelola dan mendayagunakan uang, peralatan, saranadan prasarana kantor untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan

3. Staf atau pembantu ahli

Adalah para tenaga ahli yang karena kecakapan dan kemampuan dalam

bidangnya, bertugas membantu administrator dan manajer dalam

melaksanakan pekerjaan-pekerjaan kantor

4.

Worker atau pegawai/pekerja

Adalah para karyawan yang langsung digerakan oleh manajer dalam

melaksanakan pekerjaan-pekerjaan kantorC. Tugas dan Tanggung Jawab Personil Kantor

Besar kecilnya tugas dan tanggung jawab personil, tergantung jenis dan

besarnya suatu organisasi/kantor. Secara umum tugas dan tanggung jawab

personil kantor sebagai berikut;

1.

Kepala kantor/pimpinan kantor/direktur kantor, bertugas memantau dan

bertanggung jawab terhadap kelancaran aktivitas kantor secara

keseluruhan

2.

Administrasi bertugas mengelola urusan rumah tangga kantor dan

bertanggung jawab mencatat dan menyimpan semua warkat atau surat

keluar dan masuk

3.

Bagian keuangan atau kasir, bertanggung jawab terhadap pengelolaan

keuangan, mengatur arus kas keluar dan kas masuk

4.

Sekretaris, bertanggung jawab membuat agenda dan jadwal kegiatan

kerja pimpinan, juga untuk karyawan di bagian lainnya, serta membuat

surat keluar

5.

Penerima tamu, bertanggung jawab atas pelayanan terhadap tamu atau

orang-orang yang mempunyai kepentingan terhadap kantor

D.

Perangkat Kerja Personil Kantor

Umumnya perangkat kerja yang dibutuhkan berupa meja/kursi kerja, lemari

arsip/filing cabinet, alat tulis, kertas tulis, komputer, mesin tik, pesawat

telepon, dan lain sebagainya.


27/45

27

Perangkat kerja yang dibutuhkan dalam membantu proses tugas-tugas

admistrasi adalah komputer. Berikut beberapa kemudahan penggunaan

komputer;

1. Dengan microsoft word tidak perlu lagi repot-repot berulang kali mengetik

surat

2.

Aplikasi spreedsheet pada microsoft exceel dapat memudahkanpengerjaan laporan keuangan

3. Aplikasi data base

4.

Alat scanner

5.

Lokal area networking

6.

Email

E.

Tahapan-Tahapan Pengadaan Personil Kantor

1. Analisis jabatan

Menurut KBBI, adalah penyelidikan terhadap suatu peristiwa (karangan,perbuatan) untuk mengetahui keadaan yang sebenarnya (sebab musabab,

duduk perkara

Manfaat analisa jabatan adalah untuk memberikan informasi mengenai

hal-hal yang berhubungan dengan uraian pekerjaan (job description),

spesifikasi pekerjaan (job specification), dan evaluasi pekerjaa (job

evaluation)

Analisis jabatan berguna untuk:

a.

Perekrutan dan seleksi karyawan

b.

Kompensasi gaji karyawan

c.

Evaluasi jabatan

d.

Penilaian prestasi kerja karyawan

e.

Pelatihan (training)

f.

Promosi dan pemindahan karyawan

g.

Organisasi

h.

Memperkaya pekerjaan

i.

Penyederhanaan pekerjaan

j.

Penempatan karyawan

2.

Rekrutmen

Menurut KBBI, rekrutmen adalah pengerahan, masalah tenaga kerja.

Rekrutmen adalah proses usaha untuk mencari dan mempengaruhi

tenaga kerja agar mau melamar untuk lowongan kerja yang ada dalam

suatu perusahaan atau instansi, baik instansi swasta maupun pemerintah.

a.

Penentuan dasar rekrutmen


28/45

28

Rekrutmen harus berpedoman pada spesifikasi pekerjaan yang telah

ditentukan unuk mengisi jabatan tersebut. Spesifikasi harus diuraikan

secara jelas agar pelamar mengetahui kualifikasi apa saja yang

dibutuhkan.

b. Penentuan sumber-sumber rekrutmen

1)

Sumber internalAdalah tenaga kerja atau karyawan yang akan mengisi suatu

lowongan kerja diambil dari dalam perusahaan tersebut, dengan

cara mutasi atau pemindahan karyawan yang memenui spesifikasi

ke suatu bagian tertentu yang kosong atau untuk mengisi tugas

baru

Keunggulan sumber internal:

a) Meningkatkan kinerja dan kedisiplinan karyawan, karena

terdapat peluang untuk promosib) Loyalitas karyawan menjadi besar/tinggi terhadap

perusahaan

c) Biaya rekrutmen dapat ditekan, karena tidak perlu biaya

untuk iklan

d)

Waktu perekrutan relatif singkat

Kelemahan sumber internal:

a)

Kurang membuka kesempatan untuk angkatan kerja baru

yang berada di luar perusahaanb) Kurang ada wibawa bagi karyawan yang dimutasikan

2) Sumber eksternal

Adalah tenaga kerja atau karyawan yang akan mengisi mengisi

kerja yang diambil dari luar perusahaan, antara lain sebagai

berikut:

a)

Pelamar datang sendiri

b)

Kantor dinas tenaga kerja

c)

Lembaga-lembaga pendidikan

d)

Pemuatan iklan/advertising

e) Referensi seseorang/rekanan karyawan

f)

Mengambil dari perusahaan lain

g)

Nepotisme

Keunggulan sumber eksternal

a)

Kewibawaan karyawan yang diterima relatif baik

b)

Kemungkinan akan membawa sistem kerja baru


29/45

29

Kelemahan sumber eksternal

a) Kurang ada kesempatan bagi karyawan untuk promosi

b) Biaya rekrutmen relatif besar karena ada biaya iklan dan biaya

tahapan seleksi

c) Waktu rekrutmen akan lama

d)

Loyalitas terhadap perusahaan belum bisa diketahuic. Metode-metode rekrutmen

1) Metode tertutup

Yaitu pelaksanaan rekrutmen di kalangan terbatas, hanya untuk

karyawan atau orang-orang tertentu saja, sehingga lamaran yang

masuk tidak banyak, dengan demikian akan sulit memperoleh

karyawan yang baik

2) Metode terbuka

Yaitu pelaksanaan rekrutmen yang diumumkan melalui iklan dimedia massa. Hal ini dilakukan untuk mendapatkan banyak

lamaran, sehingga kesempatan memperoleh karyawan yang baik

dan andal menjadi lebih besar

d. Kendala-kendala rekrutmen

1)

Kebijakan perusahaan. Biasanya menyangkut gaji

2)

Persyaratan jabatan. Semakin banyak persyaratan yang dipenuhi

semakin sedikit minat.

3)

Soliditas perusahaan. Besar kecilnya perusahaan dan soliditasnya4) Metode pelaksanaan rekrutmen. Sistem terbuka dan tertutup

mempengaruhi minat pelamar

5) Kondisi pasar tenaga kerja. Tinggi rendahnya tingkat penawaran

tenaga kerja

6) Kondisi lingkungan eksternal. Kondisi perekonomian dan banyak

pesaing

3.

Seleksi

Menurut KBBI, seleksi adalah pemilihan (untuk mendapatkan yang

terbaik); metode prosedur yang dipakai oleh bagian personalia ketika

memilih orang untuk mengisi lowongan pekerjaan

Dalam melakukan seleksi harus memperhatikan hal-hal berikut:

Seleksi harus efisien dan efektif

Harus memperhatikan peraturan-peraturan pemerintah yang berlaku

Petugas seleksi harus cerdas dan jujur


30/45

30

Pengertian orang yang tepat pada tempat yang tepat harus

diperhatikan dan diartikan secara dinamis

a.

Proses seleksi

Penyaring pelamar

Tes

Wawancara awal

Evaluasi latar belakang dan referensi

Wawancara mendalam

Tes kesehatan/fisik

Pengambilan keputusan

b. Langkah-langkah seleksi personil kantor

1) Seleksi administratif

Biasanya dilihat dari kebenaran informasi surat lamaran

2) Penarikan tenaga kerja

3) Klasifikasi jabatan

4)

Tes dan wawancara

a)

Tes

Tujuan diadakan tesuntuk mengetahui tingkat kepandaian,

kecakapan dan kepribadian pelamar/calon karyawan

Tes terdiri dari sebagai berikut:

Tes individutes kemampuan yang dilakukan secara

perorangan, biasa dilakukan dengan praktik

Tes kelompoktes kemampuan yang dilakukan secara

bersama, biasa dilakukan dengan praktek atau tertulis

Tes intelegensites untuk mengetahui tingkat

kecerdasan

Tes minattes untuk mengetahui minat pelamar

Tes kepribadianuntuk mengetahui kepribadian pelamar

Tes bakatuntuk mengukur bakat pelamar

Tes kesehatantes untuk mengetahui kesehatan

pelamar


31/45

31

b) Wawancara

Tujuan wawancara:

Memastikan bahwa pelamar benar-benar berminat untuk

bekerja

Memastikan kebenaran data tertulis pelamar

Memastikan pelamar yang dipilih adalah orang yang tepat Memberikan informasi kepada pelamar tentang

perusahaan

Ajang promosi bagi perusahaan

Umumnya ada dua jenis wawancara

Wawancara subjektif

Dalam wawancara ini terkadang masih terjadi unsur

subjektivitas. Walau bagaimanapun pewawancara juga

manusia biasa, kadang pewawancara cenderung melihat

hal-hal negatif pada diri pelamar, ada rasa suka tidak suka,

sehingga wawancara tidak berjalan secara objektif.

Wawancara objektif

Agar wawancara berlangsung secara objektif, harus

memperhatikan hal-hal berikut:

-

Pewawancara bersikap netral, tidak berpihak pada

salah satu pelamar, tidak membedakan suku bangsa

dan agama pelamar.

-

Pewawancara adalah seorang ahli dan mempunyai

pengetahuan umum yang baik serta pengetahuan

yang luas tentang perusahaan.

-

Pewawancara sebaiknya menyimak dengan baik

setiap jawaban pelamar dan tidak bersikap acuh tak

acuh

-

Pewawancara sebaiknya mencatat semua hasilwawancara secara singkat, jelas dan sistematis.

-

Tempat wawancara sebaiknya di ruang tertutup dan

diusahakan menciptakan suasana bersahabat,

sehingga diharapkan pelamar bisa bebas

mengemukakan pendapatnya.

5)

Penempatan personil kantor

Apabila proses seleksi telah selesai, pelamar yang diterima

ditempatkan di suatu bagian tertentu.


32/45

32

Penempatan tidak hanya berlaku bagi karyawan baru tetapi

berlaku pula bagi karyawan lama yang mengalami mutasi.

c. Tujuan seleksi

Untuk memperoleh karyawan yang:

1) Qualified dan profesional

2)

Jujur dan disiplin3) Inovatif dan bertanggung jawab

4) Cakap dengan penempatan yang tepat

5)

Kreatif dan dinamis

6)

Berdedikasi tinggi

7)

Memenuhi syarat Undang-undang perburuhan

8)

Dapat bekerja sama

9) Dapat bekerja mandiri

10)

Mudah berkembang11)Mempunyai budaya dan perilaku malu

d. Cara-cara seleksi

1) Nonilmiah

Yaitu seleksi yang dilakukan tidak berdasarkan kepada standar-

standar kriteria atau spesifikasi kebutuhan akan pekerjaan atau

jabatan, tetapi hanya didasarkan kepada perkiraan atau

berdasarkan pengalaman saja.Unsur-unsur yang diseleksi:

a) Surat lamaran bermaterai atau tidak

b) Ijazah terakhir sekolah formal dan ijazah dari kursus-kursus

c) Surat keterangan pengalaman pekerjaan

d) Surat referensi dari seseorang atau instansi sebagai bahan

pertimbangan

e)

Wawancara tatap muka/langsung

f)

Penampilan secara fisik si pelamar (appearance)

g)

Garis keturunan si pelamar

h) Bentuk tulisan si pelamar

2)

Ilmiah

Yaitu seleksi yang didasarkan kepada job specification akan

kebutuhan pekerjaan dan jabatan yang harus segera diisi

berdasarkan kriteria-kriteria tertentu.

Unsur-unsur seleksi ilmiah:


33/45

33

a) Berorientasi kepada kebutuhan nyata karyawan baru

b) Berorientasi kepada prestasi kerja

c) Berpedoman pada metode kerja yang jelas dan sistematis

d) Berdasarkan pada job analysis dan ilmu sosial lainnya

e) Berpedoman pada undang-undang perburuhan

e.

Kualifikasi seleksiKualifikasi dasar seleksi biasanya meliputi:

1) Umur

2)

Keahlian

3)

Pendidikan

4)

Kesehatan fisik

5)

Jenis kelamin

6) Bakat

7)

Tampang/wajah8) Karakter

9) Pengalaman kerja

10)Kejujuran

11)Kerja sama

12)

Kedisiplinan

13)

Inisiatif dan kreatif

f.

Tingkatan seleksi

Ada 3, yaitu:1) Seleksi tingkat pertama: mencakup semua tahapan seleksi sejak

pembuatan surat lamaran sampai pelamar dinyatakan diterima

2) Seleksi tingkat kedua: dilakukan pada karyawan dengan status

masa percobaan, lama masa percobaan sekitar 3 bulan, 6 bulan

atau 1 tahun

3)

Seleksi tingkat ketiga: dengan mengikuti tahapan pra jabatan,

kemudian mereka akan dipromosikan menjadi karyawan tetap.

Secara umum langkah-langkah pengadaan personil kantor:

1)

Menetapkan perencanaan kepegawaian

2) Menentukan penarikan karyawan dari sumber-suber tenaga kerja,

baik intern maupun ekstern

3)

Membuat iklan lowongan kerja

4)

Menerima surat lamaran dari calon tenaga kerja

5)

Mengadakan seleksi atau penyaringan administratif

6)

Menentukan diterima atau tidaknya lamaran kerja yang masuk


34/45

34

7) Menyiapkan segala perangkat seleksi ( seperti soal-soal, pedoman

penilaian maupun standar kelulusan)

8) Melakukan pemanggilan bagi calon karyawan yang memenuhi

syarat untuk mengikuti tes/ujian

9) Mengadakan seleksi karyawan, berupa tes lisan, tertulis,

intelegensi, psikotes dan tes kesehatan jasmani.10)Memeriksa hasil tes dan menentukan rangking serta jumlah calon

yang lulus.

11)

Memanggil calon karyawan yang lulus untuk mengikuti masa

percobaan.

12)

Mengangangkat karyawan dengan surat keputusan, dalam status

masa percobaan.

13)Calon karyawan mengikuti orientasi masa percobaan

14)

Melakukan penilaian selama calon karyawan mengikuti masaorientasi

15)Menentukan lulus tidaknya masa orientasi

16)Membuat surat keputusan pengangkatan karyawan berstatus

karyawan tetap

17)

Menempatkan karyawan pada jenjang jabatan tertentu dengan

tugas, wewenang dan tanggung jawab sebagai karyawan tetap

18)

Melakukan pembinaan dan pemeliharaan terhadap karyawan,

agar para karyawan berkembang dan dapat bertahan bekerjaF. Syarat-syarat personil kantor

1.

Persyaratan pengetahuan

Biasanya diukur dengan tingkat pendidikan formal

2.

Persyaratan ketrampilan

Menurut The Liang Gie, dalam buku administrasi perkantoran modern,

seorang personil kantor dinyatakan terampil bekerja, apabila karyawan

administrasi tersebut telah mampu dengan baik melaksanakan tugas-

tugas pelayanan yang mencakup enam pola kegiatan:

a.

Menghimpun

b.

Mencatat

c.

Mengolah

d.

Menggandakan

e.

Mengirim

f.

menyimpan

3.

Persyaratan kepribadian


35/45

35

Kepribadian adalah keseluruhan watak dan sifat seseorang.ciri-ciri yang

menyangku kepribadian:

Cara berbicara dan cara berjalan

Sikap badan pada saat duduk

Sikap luwes dan cara berbusana yang serasi disesuaikan dengan waktu

dan acaranya Sifat bersih dan rapi

Sifat yang berkaitan dengan menjaga kesehatan diri

Sifat yang berkaitan dengan kemampuan dari ketrampilan dalam

bekerja

Sifat agamis yang berkaitan dengan segi kerohanian

Syarat kepribadian yang diperlukan seorang personil kantor:

a. Loyalitas (kesetiaan terhadap perusahaan) sehingga tercipta sense of

belonging atau rasa memiliki dan saling menjaga

b.

Tekun dan rajin

c.

Kesabaran

d.

Kerapian

e.

Dapat menyimpan rahasia

G.

Pelatihan dan pengembangan Personil Kantor

1.

Pengertian pelatihan dan pengembangan

a.

Menurut KBBI, pelatihan adalah proses, cara, perbuatan melatih.b.

Adalah suatu kegiatan dalam rangka meningkatkan pengetahuan dan

ketrampilan personil karyawan kantor untuk melaksanakan pekerjaan

tertentu

c.

Adalah kegiatan yang dilaksanakan oleh perusahaan/instansi

pemerintah atau swasta yang bertujuan untuk meningkatkan

pengetahuan, keahlian, ketrampilan dan mental personil kantor.

d. Menurut intruksi presiden no. 15 tahun 1974 pelatihan adalah bagian

pendidikan yang menyangkut proses belajar untuk memperoleh danmeningkatkan ketrampilan di luar sistem pendidikan yang berlaku

dalam waktu relatif singkat dengan metode yang lebih mengutamakan

praktik daripada teori.

Dari beberapa pendapat di atas dapat disimpulkan bawah pelatihan

adalah kegiatan peningkatan kemampuan dan keterampilan teknis

karyawan untuk melaksanakan pekerjaan.

Menurut Wexley dan Yukl dalam buku Perilaku organisasi dan psikologi

personali, pengembangan adalah peningkatan kemampuan dalam


36/45

36

pengambilan keputusan dan memperluas hubungan manusia (human

relation) bagi karyawan tingkat menengah dan atas.

2. Manfaat pelatihan

Untuk meningkatkan kualitas pengetahuan, bakat, dan ketrampila para

personil kanor baik yang lama maupun yang baru. Manfaat pelatihan

lainnya:a. Dapat meningkatkan kinerja personil/karyawan kantor

b. Karyawan dapat berkembang dengan lebih cepat

c.

Memperbaiki cara kerja karyawan, sehingga dapat menyesuaikan

dengan perkembangan organisasi

d.

Karyawan akan mampu bekerja dan melaksanakan tugas dengan baik,

efisien dan efektif

e. Karyawan diberi kesempatan untuk mengembangkan potensi diri

f.

Diharapkan mampu meningkatkan etos kerja karyawan danmeningkatkan produktivitas

3. Jenis dan tujuan pelatihan

a. Supervisory training

Adalah pelatihan yang bertujuan membantu perusahaan untuk

membimbing para karyawan, dimana para peserta pelatihan

ditugaskan sebagai instruktur untuk melatih karyawan

b.

Administrative trainingAdalah pelatihan yang bertujuan memberikan pengetahuan tentang

bagaimana mempraktikkan teknik-teknik kerja yang berhubungan

dengan pekerjaan kantor

c. Office method training

Adalah pelatihan yang bertujuan melatih karyawan tentang

bagaimana cara-cara melakukan pekerjaan rutin, khususnya bidang

kesekretariatan

d.

Refreshing training

Adalah pelatihan yang bertujuan melatih karyawan tentang pekerjaan

yang sudah dimiliki oleh karyawan sebelumnya

Tujuan pelatihan:

1)

Meningkatkan pengetahuan dan ketrampilan karyawan

2)

Mengembangkan keahlian karyawan agar dapat bekerja secara efisien

dan efektif

3)

Mengubah dan membentuk sikap karyawan


37/45

37

4) Mengembangkan semangat, kesenangan, dan kemauan kerja

karyawan

5) Memudahkan pengawasan terhadap karyawan

4. Prinsip-prinsip pelatihan

a. Prinsip perbedaan individu (setiap individu memiliki kemampuan,

tingkat pendidikan, minat dan pengalamanb. Prinsip pengembangan karyawan

5. Komponen pelatihan dan pengembangan

a.

Sasaran dan tujuan pelatihan dan pengembangan harus disesuaikan

dengan sasaran dan tujuan yang akan dicapai

b.

Materi pelatihan dan pengembangan harus disesuaikan dengan

kemampuan peserta pelatihan

c. Metode pelatihan harus memenuhi persyaratan yang telah ditentukan

d.

Para pelatih (trainers) harus memiliki kualifikasi yang memenuhisyarat

6. Prinsip-prinsip perencanaan pelatihan dan pengembangan

Mc. Gehee (1979), merumuskan prinsip-prinsip pelatihan dan

pengembangan sebagai berikut:

a.

Materi harus diberikan secara sistematis dan bertahap

b.

Tahapan-tahapan tersebut harus disesuaikan dengan tujuan yang

hendak dicapai.

c.

Trainers/ pelatih harus mampu memotivasi dan menyebarkan responyang berhubungan dengan serangkaian materi pelajaran

d. Adanya penguat untuk membangkitkan respon positif dari peserta

e. Menggunakan konsep shaping (pembentukan) perilaku

7. Tahapan-tahapan penyusunan pelatihan dan pengembangan

a. Menetapkan sasaran dan tujuan pelatihan dan pengembangan

b.

Mengidentifikasi kebutuhan pelatihan dan pengembangan

c.

Menetapkan metode pelatihan dan pengembangan

d.

Menetapkan kriteria keberhasilan beserta alat ukurnya

e.

Melakukan percobaan (try out) dan melakukan revisi

f. Mengevaluasi hasil pelatihan dan pengembangan

8.

Tujuan pelatihan dan pengembangan

a.

Meningkatkan produktivitas dan kualitas kerja

b.

Meningkatkan ketetapan sumber daya manusia

c.

Meningkatkan sikap moral dan semangat kerja

d.

Meningkatkan rangsangan agar karyawan dapat berprestasi maksimal


38/45

38

e. Meningkatkan penghayatan jiwa dan ideologi

f. Meningkatkan kesehatan dan keselamatan kerja

g. Meningkatkan perkembangan karyawan

h. Menghindarkan keusangan

9. Faktor-faktor yang harus diperhatikan dalam pelatihan dan

pengembangana. Perbedaan masing-masing karyawan

b. Hubungan dengan analisis jabatan

c.

Motivasi

d.

Partisipasi aktif

e.

Seleksi peserta pelatihan

f.

Metode pelatihan dan pengembangan

10.Kebutuhan pelatihan dan pengembangan

Ernest J. Mc. Cormick dalam buku industri dan organisasi psikologi,kebutuhan terhadap program pelatihan dan pengembangan adalah

bawah organisasi/perusahaan perlu melibatkan sumber daya

(karyawannya) pada aktivitas pelatihan.

H. Mutasi Personil Kantor

1.

Pengertian mutasi

Menurut KBBI, mutasi adalah pemindahan karyawan dari satu jabatan ke

jabatan lain. Mutasi dapat dilakukan secara horizontal (rotasi

kerja/transfer) ataupun vertikal (promosi dan demosi)

Mutasi dilakukan karena:

a.

Atas keinginan perusahaan

Alasannya:

1)

Perusahaan tengah melakukan upaya untuk menjamin

kelangsungan pekerjaan karyawan tersebut dan ingin

menunjukkan bahwa karyawan tersebut dimutasi bukan karena

hukuman

2)

Perusahaan ingin meyakinkan bawah karyawan tidak

diberhentikan

3)

Dilakukan untuk penyegaran suasana kerja

b.

Atas keinginan sendiri

Alasan mutasi:

1)

Karyawan merasa sudah tidak sesuai lagi dengan keinginan dan

kondisi fisiknya


39/45

39

2) Karyawan yang bersangkutan merasa tidak bisa bekerja sama lagi

dengan teman sekerjanya atau bahkan dengan atasannya

2. Cara mutasi

a. Horizontal (rotasi kerja/mutasi biasa)

Adalah pemindahan karyawan dari satu posisi / jabatan / tempat /

pekerjaan ke posisi / jabatan / tempat / pekerjaan yang lain yangsetara tanpa diikuti dengan kenaikan atau penurunan jabatan.

Manfaat rotasi/mutasi biasa:

1)

Untuk memenuhi kekurangan karyawan di bagian lain, sehingga

tidak perlu mengambil tenaga kerja dari luar.

2)

Untuk memenuhi keinginan karyawan, disesuaikan dengan minat,

keahlian, dan bidang tugas dan kemampuannya

3) Untuk mengatasi rasa jenuh dan bosan karyawan terhadap

pekerjaan, jabatan dan suasana tempat kerja4) Untuk memberikan motivasi kepada karyawan dalam

mengembangkan kemampuannya

b. Vertikal (promosi dan demosi)

1) Promosi

a)

Pengertian promosi

Adalah pemindahan karyawan dari satu jabatan ke jabatan

lain yang lebih tinggi disertai dengan wewenang dan tanggung

jawa yang lebih besar.Promosi dapat juga diartikan sebagai:

Promosi adalah perubahan dalam kekuasaan, derajat, dan

pangkat

Promosi adalah perubahan jabatan lama ke jabatan baru

yang lebih tinggi tanggung jawab dan kekuasaannya

Promosi adalah kenaikan pangkat/jabatan/ yang disertai

dengan kekuasaan dan tanggung jawab yang lebih besar

daripada kekuasaan dan tanggung jawab sebelumnya

Promosi adalah kemajuan seorang karyawan dalam

melaksanakan tugas, sehingga diberi tugas dan tanggung

jawab yang lebih besar lagi dengan gaji yang lebih besar

pula.

b) Manfaat promosi

Untuk meningkatkan semangat dan gairah kerja karyawan


40/45

40

Untuk menciptakan persaingan yang sehat antar

karyawan dalam melaksanakan tugas pekerjaan

Untuk membina jenjang karir karyawan

Untuk mengembangkan kemampuan karyawan

Untuk mengisi formasi jabatan tertentu dengan

memanfaatkan sumber daya manusia dari dalam/internalperusahaan

Sebagai jaminan bagi karyawan, bahwa setiap karyawan

akan diberi kesempatan untuk maju

c) Syarat-syarat promosi

Ada formasi/lowongan jabatan, biasanya karena ada

karyawan yang mengundurkan diri, pindah, pensiun, atau

meninggal dunia

Karyawan yang bersangkutan sudah memenuhi syarat

yang telah ditetapkan dalam analisis jabatan

Karyawan tersebut telah lulus seleksi

Karyawan mempunyai kemampuan/kecakapan untuk

mengisi posisi/jabatan tersebut

Promosi harus dilakukan berdasarkan metode penilaian

objektif

Kebijakan pelaksanaan program promosi harus terbukadan disampaikan kepada seluruh karyawan

d)

Evaluasi promosi

Evaluasi dilakukan dengan membuat kuesioner (daftar

pertanyaan) dan menjawabnya. Hal-hal yang perlu di evaluasi:

Apakah promosi juga diikuti kenaikan pangkat/jabatan?

Apakah promosi dibatasi hanya pada bagian yang ada

lowongan jabatan atau pada lowongan jabatan di semua

bagian?

Bagian/bidang apa saja yang akan menjadi persaingan?

Apakah promosi diperuntukkan bagi karyawan di bagian

tertentu ssaja, atau di bagian-bagian lain dalam suatu

perusahaan?

Apakah karyawan di luar perusahaan diperkenankan ikut

bersaing dalam promosi jabatan?


41/45

41

Bagaimana sistem penilaian untuk menentukan

kemampuan karyawan yang berhak mendapatkan

promosi?

e)

Senioritas dalam promosi

Adalah kenaikan jabatan atau promosi yang diberikan atas

dasar masa kerja karyawan. Artinya dalam pelaksanaanpromosi, masa kerja atau lamanya karyawan bekerja lebih

diutamakan atau karyawan yang telah lama bekerja

mendapat prioritas utama dalam memperoleh promosi

jabatan.

Sistem senioritas ini bertujuan agar karyawan tidak pindah

dan tetap bekerja pada suatu perusahaan

f)

Mempersiapkan calon yang akan dipromosikan

Sebelum promosi jabatan, sebaiknya pihak manajemenmempersiapkan terlebih dahulu dengan melakukan

pengaderan karyawan, karena melalui pengaderan:

Karyawan diberi kesempatan untuk mempersiapkan diri

dalam hal kemampuan, kecakapan maupun mental

dengan sebaik-baiknya

Diharapkan dapat membentuk watak dan sikap karyawan,

sebelum karyawan tersebut menduduki jabatan yang

baru

Dapat menciptakan loyalitas yang tinggi, disiplin, dan

semangat kerja bagi karyawan yang akan dipromosikan

Diharapkan karyawan yang dipromosikan dapat meraih

keberhasilan dalam melaksanakan tugasnya

g)

Pengaruh-pengaruh dalam melaksanakan promosi

Berpengaruh positif, apabila dilaksanakan secara objektif

melalui persaingan yang sehat. Berpengaruh negatif, apabila dilakukan secara tidak

objektif, sehingga mengakibatkan hal-hal berikut:

-

Pertentangan antarsesama karyawan

-

Pertentangan antara atasan dan bawahan

-

Sikap saling curiga antar karyawan dan antara atasan

dan bawahan sehingga suasana kerja tidak harmonis

lagi


42/45

42

- Rendahnya semangat kerja, disiplin, dan loyalitas

karyawan

Terdapat karyawan yang ambisius dalam mengejar

jabatan, sehingga karyawan tersebut menghalalkan

segala cara

2)

DemosiAdalah pemindahan karyawan dari satu jabatan ke jabatan lain

yang lebih rendah dalam suatu organisasi, sehingga wewenang,

tanggung jawab, pendapatan, dan statusnya pun tidak lebih

rendah. Hal ini terjadi karena karyawan tidak mampu

melaksanakan pekerjaan

Penurunan terjadi karena beberapa hal, antara lain:

a. Karyawan melakukan tindakan yang merugikan perusahaan,

sehingga perlu diberikan hukumanb. Membangkang, contoh: menolak jabatan baru, ingin tetap di

jabatan lama. Terjadi karena jabatan baru tidak cocok(misal:

secara fisik tidak sanggup, beban tanggung jawab terlalu

besar, atau gaji tidak sesuai)

c.

Perusahaan tengah mengalami krisi keuangan sehingga

perusahaan melakukan reorganisasi atau perampingan

karyawan, untuk penghematan, beberapa karyawan diberi

jabatan lebih rendahd. Pengaruh dari keadaan pasar tenaga kerja, dimana supply

(penawaran) melebihi demand (permintaan)

e. Karyawan tidak mampu mengerjakan tugas dan

pekerjaannya.

3. Macam-macam mutasi

a.

Ditinjau dari tempat kerja karyawan

1)

Mutasi antarurusan

2)

Mutasi antarseksi

3)

Mutasi antarbagian

4) Mutasi antarbiro

5)

Mutasi antarinstansi

b.

Ditinjau dari tujuan dan maksud mutasi

1)

Production transfer, yaitu mutasi pada jabatan yang sama, karena

produksi di tempat yang lama menurun


43/45

43

2) Replacement transfer, yaitu mutasi dari jabatan yang sudah lama

dipegang ke jabatan yang sama di bagian lain, untuk

menggantikan karyawan yang belum lama bekerja atau karyawan

yang diberhentikan

3) Versatility transfer, yaitu mutasi dari jabatan yang satu ke jabatan

lain untuk menambah pengetahuan karyawan yang bersangkutan4) Shift transfer, yaitu mutasi dalam jabatan yang sama. Misalnya,

shift A (malam) pindah ke shift B (pagi)

5)

Remedial transfer, yaitu mutasi karyawan ke bagian mana saja

untuk memupuk dan memperbaiki kerja sama antarkaryawan

c.

Ditinjau dari masa kerja karyawan

1)

Temporary transfer, yaitu mutasi yang bersifat sementara untuk

mengganti karyawan yang cuti atau berhalangan

2)

Permanent transfer, yaitu mutasi yang bersifat tetapI. Pemberhentian Personil Kantor

1. Penyebab terjadinya pemutusan hubungan kerja

a.

Pemberhentian atas kehendak perusahaan

Karena karyawan tersebut melakukan kesalahan fatal (misal:

korupsi/tindak pidana penipuan)

b.

Dalam rangka melaksanakan perampingan/pengurangan karyawan

(karena perusahaan mengalami kerugian terus menerus)

c.

Karena permintaan sendiri/inisiatif sendiri

d.

Karena sudah mencapai usia pensiun

e.

Karena sakit, sehingga tidak dapat melaksanakan tugas lagi

f.

Tidak cakap jasmani dan rohani

g.

Melakukan pelanggaran peraturan disiplin karyawan

h.

Meninggal dunia

i.

Terkena wajib militer

j.

Tersangkut partai terlarang

Tingkatan pemberhentian dari pihak perusahaan ada dua macam:

1. pemberhentian dengan hormat (misal:pensiun)

2. pemberhentian dengan tidak hormat (misal: karena kesalahan fatal)

2.

Hak dan kewajiban personil kantor yang diberhentikan

Pemberhentian karyawan swasta dikenal istilah PHK, pemberhentian

karyawan negeri, dikenal istilah pensiun, akan menimbulkan hak bagi

karyawandan kewajiban bagi perusahaan/instansi.


44/45

44

Diatur dalam Peraturan Menteri Tenaga Kerja No. PRE-04/MEN/1986,

yaitu:

a. Uang pesangon

1) Masa kerja kurang dari 1 tahun: 1 bulan upah bruto/kotor

2) 1 tahun atau lebih tetapi kurang dari 2 tahun: 2 bulan upah bruto

3)

2 tahun atau lebih tetapi kurang dari 3 tahun: 3 bulan upah bruto4) 3 tahun atau lebih tetapi kurang dari 4 tahun: 4 bulan upah bruto

5) 4 tahun atau lebih: 5 bulan upah bruto

Untuk pensiun pegawai negeri ditetapkan sebagai berikut

1)

Apabila yang bersangkutan masih hidup, pembayarannya sebesar

75% dari gaji pokok

2)

Untuk istri atau suami yang ditinggal sebesar 40% x 75% dari gaji

pokok

3)

Untuk anak yang ditinggal, sebesar 255 x 75% dari gaji pokok

b. Uang jasa

1) Masa kerja 5 tahun atau lebih tetapi kurang dari 10 tahun adalah

2 bulan upah bruto

2)

Masa kerja 10 tahun atau lebih tetapi kurang dari 15 tahun adalah

3 bulan upah bruto

3)

Masa kerja 15 tahun atau lebih tetapi kurang dari 20 tahun adalah

4 bulan upah bruto4) Masa kerja 20 tahun atau lebih tetapi kurang dari 25 tahun adalah

5 bulan upah bruto

5) Masa kerja 25 tahun atau lebih adalah 6 bulan upah bruto

c. Uang ganti rugi

1) Menurut pasal 10 ayat 4 UU No. 24 tahun 1969, ketentuan

pemberian uang ganti rugi adalah kepada tenaga kerja yang

mendapat kecelakaan dan atau menderita penyakit akibat

pekerjaan, berhak atas ganti rugi perawatan dan rehabilitasi.

Dalam hal ini seorang tenaga kerja meninggal dunia akibat

kecelakaan atau penyakit akibat pekerjaan, ahli warisna berhak

menerima ganti rugi dan besar kecilnya ganti kerugian diatur oleh

undang-undang

2)

Menurut UU kecelakaan tahun 1951:

a)

Sementara tidak mampu bekerja, uang tunjangan besarnya

sama degan upa tiap ari, terhitung mulai pada hari buruh tidak


45/45

45

menerima upah lagi, baik penuh maupun sebagian dibayar

paling lambat 120 hari. Jikalau lewat 120 hari buruh itu belum

mampu bekerja, maka uang tersebut menjadi 50% dari upah

sehari untuk tiap-tiap hari dan dibayar selama buruh tidak

mampu bekerja

b)

Tidak mampu bekerja selama-lamanya, sebagian uangtunjangan, karena itu ditetapkan sekian % dari upah sehari

untuk tiap-tiap hari

DAFTAR PUSTAKA

Endang R, Mulyani, dkk. 2010. Modul Memahami Prinsip-Prinsip Penyelenggaraan

Administrasi Perkantoran. Jakarta: Erlangga

modul pengantar administrasi perkantoran

Documents