sistem akuntabilitas kinerja instansi pemerintah … · pemerintahan dan pelayanan umum, pembinaan...

SISTEM AKUNTABILITAS KINERJA INSTANSI PEMERINTAH DAERAH

OLEH : Drs. GUNADI S.Sos, M.Si

KEPALA DINAS KEARSIPAN DAERAH KABUPATEN LAMONGAN

Merumuskan kebijakan teknis dan strategis, melaksanakan urusan pemerintahan dan pelayanan umum, pembinaan dan pelaksanaan tugas di

bidang kearsipan

TUGAS POKOK DAN FUNGSI

DINAS KEARSIPAN DAERAH

Perda 5/2016 jo Perbup 78/2016

1. Penyususunan perencanaan bidang kearsipan daerah2. Pelaksanaan pelayanan umum bidang kearsipan daerah3. Pelaksanaan NSPK dan SPM urusan pemerintahan di bidang kearsipan daerah4. Pelaksanaan kebijakan di bidang kearsipan daerah5. Pelaksanaan evaluasi dan pelaporan di bidang kearsipan daerah 6. Pelaksanaan administrasi dinas di bidang kearsipan daerah7. Pelaksanaan fungsi lain yang diberikan oleh Bupati terkait dengan tugas dan fungsinya

PERATURAN BUPATI NOMOR 78 TAHUN 2016 TENTANG TUGAS DAN FUNGSI DINAS

KEARSIPAN DAERAH LAMONGAN

1

BAGAN SUSUNAN ORGANISASI


2

JUMLAH PEGAWAI


Jumlah PNS : 25

0 0

6

19

Jenis Kelamin

Perempuan

Laki-laki

1

3

8

14

SMA D3 S1 S2

Tingkat Pendidikan

3

JUMLAH PEGAWAI


Jumlah PNS : 25

15

14

14

Jabatan

Eselon II

Eselon III

Eselon IV

Fungsional

Pelaksana

0

2

4

6

8

10

12

14

16

18

II III IV

1

17

6

Golongan

4

UU No. 5 Tahun 2014

Perpres 29 Tahun 2014

PP Nomor 8/2006

UU Nomor 17/2003, UU Nomor 1/2004 dan UU 15/2004

Instruksi Presiden Nomor 7 Tahun 1999

UU Nomor 28 Tahun 1999

Akuntabilitas sebagai salah satu asas umum dalampenyelenggaraan negara. Prinsip dasar dari good and cleangovernment

UU Nomor 28 / 1999

Kewajiban menyusun Renstra dan Laporan Kinerja

Azas dalam pengelolaan keuangan negara adalahakuntabilitas berorientasi pada hasil.

Kewajiban melaporkan akuntabilitas Keuangan danKinerja Instansi Pemerintah

Pengintegrasian sistem manajemen keuangan dankinerja

Sebagai dasar perjanjian kerja, pemberian tunjangan,dan pengembangan kompetensi

DASAR HUKUM AKUNTABILITAS KINERJA

TAP MPR Nomor XI/MPR/1998

5

PERJANJIAN KINERJA

RENCANA STRATEGIS( RENSTRA )RPJMD

RENCANA KINERJA PEMERINTAH ( RKPD )

RENCANA KERJA DAN ANGGARAN ( RKA )

KINERJAAKTUAL

LAPORANPERTANGGUNGJAWABAN KEUANGAN

LAPORAN LKjIP SKPD/KABUPATEN

PENGUKURAN KINERJA

EV

ALU

AS

I

DOKUMEN PELAKSANAANANGGARAN ( DPA )

IND

IKA

TO

R K

INE

RJA

UTA

MA

( IK

U )

RENCANA KINERJA TAHUNAN ( RKT ) / RENJA

KUA PPAS

Perjanjian Kinerja Eselon IV

Perjanjian Kinerja Staf

ALUR SAKIP PEMERINTAH KAB. LAMONGAN

6

VISI

5 MISI

5 TUJUAN

24 SASARAN 38 INDIKATOR KINERJA

10 INDIKATOR TUJUAN

RPJMD KAB. LAMONGAN TAHUN 2016-2021

7

VISI DAN MISI KAB. LAMONGAN TAHUN 2016-2021

Terwujudnya Lamongan Lebih Sejahtera dan Berdaya Saing

VISI

Mewujudkan Reformasi Birokrasi Bagi Pemenuhan Pelayanan Publik.

MISI KE 4

8

TUJUAN KAB. LAMONGAN TAHUN 2016-2021

1. Meningkatkan kualitas pelayanan pendidikan dan kesehatan yang merata serta berdaya saing

2. Meningkatkan pertumbuhan ekonomi melalui optimalisasi potensi daerah dan ekonomi kerakyatan untuk mewujudkan peningkatan pendapatan masyarakat

3. Mewujudkan infrastruktur yang mampu mendukung peningkatan aktifitas sosial dan ekonomi masyarakat Kabupaten Lamongan dengan memperhatikan kelestarian lingkungan

4. Meningkatkan tata kelola pemerintahan yang profesional dan akuntabel untuk peningkatan pelayanan publik

5. Mewujudkan kehidupan bermasyarakat yang aman, tenteram dan damai berdasarkan nilai-nilai agama dan hukum melalui pemberdayaan masyarakat, pengurangan kemiskinan dan penggangguran

TUJUAN

DINARSDA9

SASARAN KABUPATEN LAMONGAN YANG MENJADI TANGGUNG JAWAB

DINARSDA

Meningkatnya kinerja pelayanan publik

Dengan indikator sasaran :Indeks Kepuasan Masyarakat (IKM)

10

RPJMD PEMERINTAH KABUPATEN LAMONGAN

RENSTRA DINARSDA KABUPATEN LAMONGAN

MISI TUJUAN SASARAN TUJUANINDIKATOR

TUJUANSASARAN

INDIKATORSASARAN

4. Mewujud-kan Reformasi birokrasi bagi pemenuhan pelayanan publik

4. Meningkat-kan tatakelola pemerintahan yang profesional dan akuntabel untuk peningkatan pelayan publik

Meningkat-nya kinerja pelayanan publik

Meningkat-kan Pelayanan publik dibidang kearsipan

IKM Layanan Kearsipan

- Meningkatnya PD yang mengelola arsip secara tertib, rapi dan andal

- Persentase PD yang mengelola arsip secara tertib, rapi, dan andal

- Meningkatnya tata kelola kearsipan

- nilai tata kelola kearsipan

KETERKAITAN RPJMD DENGAN RENSTRA 2016-2021

11

CASCADING KINERJA PEMERINTAH DAERAH

KEPALA DAERAH Sasaran : Meningkatnya kinerja pelayanan publik

KEPALA DAERAH (ESELON 2)

Sasaran :1. Meningkatnya PD yang mengelola arsip secara tertib, rapi dan andal2. Meningktnya tata kelola kearsipanIndikator Kinerja :1. Persentase PD yang mengelola arsip secara tertib, rapi dan andal2. Nilai tata kelola kearsipan

KEPALA BIDANG (ESELON 3)

Program : Penyelamatan dan pelestarian dokumen arsip daerah

Iindikator Program : Jumlah arsip dinamis dan statis yang diolah menjadisumber informasi

KEPALA SEKSI (ESELON 4)

Kegiatan : Pendataan dan penataan dokumen/arsip daerah

Iindikator Kegiatan : Jumlah arsip statis yang tertata

STAFFKegiatan : Pendataan dan penataan dokumen/arsip daerah

Iindikator Kegiatan : Arsip statis yang tertata 12

RENSTRA DINAS KEARSIPAN DAERAH

KABUPATEN LAMONGAN 2016-2021

Merumuskan kebijakan teknis dan strategis, melaksanakan urusan pemerintahan dan pelayanan umum, pembinaan dan pelaksanaan tugas di

bidang kearsipan

Perda 5/2016 jo Perbup 78/2016

1. Penyususunan perencanaan bidang kearsipan daerah2. Pelaksanaan pelayanan umum bidang kearsipan daerah3. Pelaksanaan NSPK dan SPM urusan pemerintahan di bidang kearsipan daerah4. Pelaksanaan kebijakan di bidang kearsipan daerah5. Pelaksanaan evaluasi dan pelaporan di bidang kearsipan daerah 6. Pelaksanaan administrasi dinas di bidang kearsipan daerah7. Pelaksanaan fungsi lain yang diberikan oleh Bupati terkait dengan tugas dan fungsinya

Peraturan Bupati Nomor 78 Tahun 2016 Tentang TugasDan Fungsi Dinas Kearsipan Daerah Lamongan

13

KegiatanSasaran ProgramTujuan

Meningkatkan Pelayanan publik di bidang kearsipan

1. Meningkatnya OPD yang mengelola arsip secara tertib, rapi dan andal .2. Meningkatnya tata kelola kearsipan

Perbaikan sistim administrasikearsipan, indikator: % jumlahtenaga kearsipan

1. Pembinaan orientasi kearsipanJumlah dana Rp 100.000.000

2. Pendidikan kemasyarakatan produktif dalam rangkakearsipan, Jumlah Dana: Rp 50.000.000

3. Peningkatan Kapasitas SDM kearsipan di lingkungan Perangkat Daerah , jumlah dana Rp. 50.000.000

Penyelamatan dan pelestariandokumen/Arsip DaerahIndikator:Jumlah arsip dinamis dan statis ygdiolah menjadi sumber informasi

1. Pendataan dan penataan dokumen /arsip daerah, jumlah Dana : Rp 50.000.000

2. Penduplikatan dokumen/arsip daerah dalam bentuk informatika, jumlah Dana Rp: 50.000.000

3. Sosialisasi peraturan perundang-undangan kearsipan, jumlah dana Rp. 50.000.000

Peningkatan kualitaspelayanan informasiIndikator :% pelayanan informasi yang diakses secara online danoffline

1. Penyusunan dan penerbitan naskah sumber arsip, Dana: Rp 50.000.000

2. Penyebarluasan informasi kearsipan dan dokumentasi, Dana Rp. 50.000.000

4. Peningkatan pemeliharaan peralatan jaringan informasi, jumlah Dana Rp. 50.000.000

Pemeliharaan rutin berkalasarana dan prasarana kearsipanIndikator: Jumlah sarana danprasarana kearsipan dalamkondisi baik

1. Peningkatan pengembangan sarana penyimpanan kearsipan, jumlah Dana: 200.000.000

2. Peningkatan pemeliharaan kearsipan, jumlah dana Rp. 50.000.000

3. Monitoring dan evaluasi arsip Perangkat Daerah, Desa/Kelurahan, BUMD, dan Masyarakat, jumlah dana Rp. 50.000.000

RENSTRA DINAS KEARSIPAN DAERAH


14

Lanjut....

1. Meningkatnya

OPD yang

mengelola arsip

secara tertib,

rapi dan andal.

Prosentase Jumlah tenaga kearsipan

Target :69,22 %

Jumlah arsip dinamisyang diolah menjadi

sumber informasi

Target :2 buku

Meningkatnya SDM SistemAdministrasi Kearsipan

Meningkatnya Penyelamatan dan pelestarian arsip

Terlaksananya Sosialisasi peraturan perundang-undangan kearsipan

Jumlah tenaga pengelola arsip PD yg dibina

Target : 50 Orang

Jumlah tenaga pengelola arsip lembaga pendidikan, BUMD, dan masyarakat yang

dibina

Target : 100 Orang

Jumlah tenaga pengelola arsip desa/kelurahan yang dibina

Target : 100 orang sekdes

Terlaksananya penduplikatan dokumen

/arsip daerah dalam bentuk informatika

Jumlah arsip inaktif yang tertata

Target : 200 boks

Jumlah arsip digital

Target : 100 buah

Terlaksananya Pendidikan Kemasyarakatan Produktif

dalam rangka kearsipan

Jumlah peserta PD, Desa/Kelurahan, BUMD, dan Masyarakat yang sosialisasi

Target : 50 OPD, 100 Desa/Keluirahan

Terlaksananya pembinaan / orientasi kearsipan

Terlaksananya Peningkatan kapasitas

SDM kearsipan di lingkungan OPD

Jumlah arsip statis yang diolah menjadi

sumber informasi

Target :2 buku

POHON KINERJA DINAS KEARSIPAN DAERAH

KABUPATEN LAMONGAN

Eselon II Eselon III

Sasaran Strategis Sasaran StrategisIndikator Kinerja

Sasaran Strategis

Eselon IV

Sasaran KegiatanIndikator Kinerja

Kegiatan

Terlaksananya pendataan dan penataan dokumen arsip

daerah15

Prosentase Jumlah sarana dan prasarana

kearsipan dalam kondisi baik

Target :90 %

Meningkatnya Pemeliharaan rutin/berkala

sarana dan prasarana kearsipan

Pelayanan informasi yang diakses secaraoffline dan online

Target :77,24 %

Meningkatnya Kualitas pelayanan

Terlaksananya peningkatan pemeliharaan kearsipan

Terlaksananya penyusunan dan penerbitan naskah sumber arsip

Jumlah arsip yang terpelihara dari kerusakan

Target : 2500 boks

Jumlah dokumen informasi arsip

Target : 2 dokumen

Terlaksananya monitoring dan evaluasi arsip PD,

Desa/Kelurahan, BUMD, dan masyarakat

Terlaksananya penyebarluasan informasi kearsipan dan

dokumentasi

Terlaksananya peningkatan pemeliharaan peralatan

jaringan informasi

Jumlah PD, Desa/Kelurahan, BUMD, dan masyarakat yang diMonev

Target : 150 OPD, 100 Desa/Kelurahan

Jumlah majalah yang diterbitkan

Target : 500 eks

Jumlah jaringan informasi yang terpelihara

Target : 1 instalasi

Terlaksananya peningkatan pengembangan sarana

penyimpanan kearsipan

Jumlah rak arsip (roll opack) dan boks arsip

Target : 1 roll opack

2.

Meningkatnya

tata kelola

kearsipan

POHON KINERJA DINAS KEARSIPAN DAERAH

KABUPATEN LAMONGAN

Eselon III

Sasaran StrategisIndikator Kinerja

Sasaran Strategis

Eselon IV

Sasaran KegiatanIndikator Kinerja

Kegiatan

16

TUJUAN : Meningkatkan Pelayanan Publik dibidang kearsipan

Tujuan Indikator Tujuan Rumus Kondisi Awal

20162017 2018 2019

2020 2021Kondisi

Akhir

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

Meningkatkan Pelayanan Publik

dibidang kearsipan

IKM layanan

kearsipan

Capaian nilai konversi IKM di kearsipan

76,22 76,73 77,24 77,71 78,21 78,25 78,25

MATRIK RENSTRA DINAS KEARSIPAN DAERAH


17

x 100 %

SASARAN RumusKondisi

Awal

2017 2018 2019 2020

2021Kondisi

Akhir2016

URAIAN INDIKATOR KINERJA

2 3 4 5 6 7 8 9 10 11

Meningkatnya PD yang

mengelola arsip secara

tertib, rapi dan andal

% PD yang mengelola arsip

secara tertib, rapi dan andalJumlah Perangkat Daerah yang arsipnya telah

diolah oleh lembaga kearsipan

Jumlah Perangkat Daerah yang ada

13,33% 26,67% 40.00% 53,33% 66,67% 80,00% 80,00%

Meningkatnya tata kelola

kearsipanNilai tata kelola kearsipan

Capaian nilai audit kearsipan dari Pusat 0 76 77 78 79 80 80

MATRIK SASARAN DINAS KEARSIPAN DAERAH


18

No PROGRAM INDIKATOR PROGRAM RUMUS

KONDISI

AWAL2016 2017 2018 2019 2020 2021

Kondisi

Akhir

1 Program perbaikan sistem

administrasi kearsipan

% Jumlah Tenaga

Kearsipan Banyaknya Unit kearsipan 18,21% 30,97% 51,00% 69,22% 78,32% 96,54% 100% 100%

Jumlah OPD yang ada2 Program penyelamatan dan

pelestarian dokumen arsip daerah

Jumlah arsip dinamis dan

statis yang diolah menjadi

sumber informasi

Jumlah daftar arsip yang tercipta tiap tahun1 2 2 4 6 8 10 10

3 Program pemeliharaan rutin/

berkala sarana dan prasarana

kearsipan

Jumlah Sarana dan

Prasarana kearsipan

dalam kondisi baik

Jumlah boks arsip yang dipelihara tiap tahun100 500 750 1000 1500 1750 2000 2000

4 Program peningkatan kualitas

pelayanan informasi

% Pelayanan informasi

yang diakses secara

online dan offline

Jumlah pemohon yang bisa dilayani40,32% 62,50% 73,68% 80,00% 89,29% 93,33% 100% 100%

Jumlah pemohon informasi arsip tiap tahun

MATRIK PROGRAM DINAS KEARSIPAN DAERAH


19

Tujuan Sasaran Indikator Kinerja

Target

Program Kegiatan Anggaran

Uraian Indikator Target


Meningkatkan Pelayanan Publik di Bidang Kearsipan

1. Meningkatnya PD yang mengelola arsip secara tertib, rapi, dan andal.

2. Meningkatnya tata kelola kearsipan

% PD yang mengelola arsip secara tertib, rapi dan andal

Nilai tata kelola kearsipan

Program perbaikan sistem administrasi kearsipan

% Jumlah Tenaga Kearsipan

59,22 %

Pembinaan/orientasi tata kearsipan

Jumlah tenaga pengelola arsip PD yang dibina

50 orang

100.000.000

Pendidikan kemasyarakatan produktif dalam rangka kearsipan

Jumlah tenaga pengelola arsip Desa/Kelurahan yang dibina

100 sekdes

50.000.000

Peningkatan kapasitas SDM kearsipan dilingkungan Perangkat Daerah

Jumlah tenaga pengelola arsip lembaga pendidikan, BUMD, dan masyarakat yang dibina

100 orang

50.000.000

Program penyelamatan dan pelestarian dokumen/arsip Daerah

Jumlah arsip dinamis dan statis yang diolah menjadi sumber informasi

4 buku

Pendataan dan penataan dokumen/arsip daerah


200 box

50.000.000

Penduplikatan dokumen/arsip daerah dalam bentuk informatika

Jumlah arsip digital 100 buah

30.000.000

Sosialisasi peraturan perundang-undangan kearsipan

Jumlah peserta PD, Desa/Kelurahan, BUMD, dan Masyarakat yang sosialisasi

50 OPD, 100 desa/kelurahan

50.000.000

Indikator Sasaran (Hasil)

Indikator Program

RENCANA KINERJA TAHUNAN (RKT) 2018


20


Target









Program pemeliharaan rutin/berkala sarana dan prasarana kearsipan

Jumlah Sarana dan Prasarana kearsipan dalam kondisi baik

1000 buah

Peningkatan pengembangan sarana penyimpanan kearsipan

Jumlah rak arsip dan boks arsip

2 roll opack

200.000.000

Peningkatan pemeliharaan kearsipan


2500 boks

50.000.000

Monitoring dan evaluasi arsip perangkat Daerah, Desa/Kelurahan, BUMD, dan Masyarakat

Jumlah PD, Desa/Kelurahan, BUMD, dan Masyarakat yang dimonitoring dan dievaluasi

50 OPD, 100 Desa/Kelurahan

50.000.000

Program peningkatan kualitas pelayanan informasi

% Pelayanan informasi yang diakses secara online dan offline

80 % Penyusunan dan penerbitan naskah sumber arsip


2 buah

50.000.000

Penyebarluasan informasi kearsipan dan dokumentasi


500 eks.

50.000.000

Peningkatan pemeliharaan peralatan jaringan informasi

Jumlah jaringan yang terpelihara

1 instalasi

50.000.000


Indikator Program

Indikator Kegiatan (Keluaran/Output)

RENCANA KINERJA TAHUNAN (RKT) 2018


21


Indikator Program

Indikator Kegiatan

(Keluaran/Output)

KESESUAIAN RENJA, RKA DAN DPA

DPA

22

KESESUAIAN RENJA, RKA DAN DPA

Indikator Program

Indikator Kegiatan

(Keluaran/Output)


RKA

23

❑ Pengelolaan Kinerja❑ Keatuhan Internal❑ Pengelolaan Resiko

PROSES BISNIS MANAJEMEN

❑ Meningkatnya PD yang Mengelola Arsip secara Tertib, Rapi dan

Andal

❑ Meningkatnya Nilai Tata Kelola Kearsipan

PROSES BISNIS INTI

❑ Peraturan Perundang-undangan

❑ SDM (yang kompeten dibidang Kearsipan)

❑ Ketersediaan Sarana dan Prasarana

❑ Ketersediaan Anggaran

PROSES BISNIS PENDUKUNG

Meningkatkan pelayanan public di bidang kearsipan

Peningkatan Tata Kelola Kearsipan

Meningkatkan penyelamatan dan pelestarian dokumen /

arsip daerah

TUJUAN

HASIL/OUTPUT

MANFAAT/OUTCOME

PROSES BISNIS DINAS KEARSIPAN

✓ Pengelolaan Kinerja :

Menyelaraskan visi dan misi, sesuai dengan Renstra. Dalam Pengelolaan

Kinerja Dinas Kearsipan selalu berpedoman pada indikator indikator yang

sudah ditetapkan. Pengelolaan Kinerja juga menyentuh aspek kepatuhan

internal dan pengelolaan resiko.

✓ Kepatuhan Internal :

Mengevaluasi kepatuhan terhadap peraturan perundang-undangan yang

sesuai tupoksi dan SOP

Perencanaan Kinerja

Pengukuran Kinerja

Pelaporan KinerjaEvaluasi Kinerja

Pengelolaan Kinerja

PROSES BISNIS MANAJEMEN

Pelayanan public di bidang Kearsipan

Meningkatnya PD yang MengelolaArsip secara Tertib, Rapi dan

Andal

Meningkatnya Tata KelolaKearsipan

PROSES BISNIS INTI

Perbaikan Sistem Administrasi Kearsipan

Layanan Informasi KearsipanPenyelamatan Dan Pelestarian

Dokumen Arsip Daerah

Peningkatan PengawasanKearsipan

Pembinaan/Orientasi

Penyuluhan di LingkunganPemerintah

PeningkatanSDM

Monitoring OPDPeningkatanPedoman

Monitoring Desa/Keluraha

n

Pendataan danPenataan

PeningkatanSarana

PemeliharaanKearsipan

LayananKearsipan

PenyebarluasanInformasi

PemeliharaanJaringan

Meningkatnya Pelayanan Public di bidang Kearsipan(IKM Layanan Kearsipan)

Meningkatnya PD yang Mengelola Arsip secara Tertib, Rapi dan Andal(% PD yang Mengelola Arsip secara Tertib, Rapi dan Andal)

Meningkatnya Tata Kelola Kearsipan(Nilai Tata Kelola Kearsipan)

CASCADING KINERJA

Meningkatnya sistem administrasi dan pengembangan SDM kearsipan(% jumlah tenaga kearsipan)

Meningkatnya Kualitas pelayanan informasi(% pelayanan informasi yang diakses

secara online dan ofline)

Meningkatnya penyelamatan dan pelestarian arsip(jumlah arsip dinamis dan statis yang

diolah menjadi sumber informasi)

Meningkatnya Pemeliharaan rutin Sarana dan Prasarana Kearsipan

(Jumlah sarana dan prasarana kearsipandalam kondisi baik)

Meningkatnya Kinerja Pelayanan Publik

Terlaksanany

a Pembinaan

dan Orientasi

(Jumlah tenaga

pengelola arsip

perusahaan, Ormasy/Orp

ol, Masyarakat

dan Desa/Kelurah

an yang dibina)

Terselenggar

anya

Penyuluhan

(Jumlah tenaga

pengelola arsip perangkat

daerah yang di bina)

Peningkatan

Pembinaan

SDM

(Jumlah tenaga

pengelola arsip lembaga

pendidikan, BUMD, dan Masyarakat

yang dibina)

Meningkatnya

buku

Pedoman

Kearsipan

(Jumlah Buku

Pedoman tentang

mengelola arsip)

Terlaksanany

a Monitoring

OPD

(Jumlah Organisasi Perangkat

Daerah yang tertib arsip)

Terlaksananya

Monitoring

Desa/Keluraha

n

(Jumlah Desa/Kelurahan yang tertib

arsip)

Terlaksanany

a Pendataan

dan Penataan

Kearsipan

(jumlah arsipin-aktif

yang tertata)

Peningkatan

pemeliharaan

kearsipan

(jumlah arsip yang

terpelihara dari kerusakan)

Meningkatnya

Pengembangan

Sarana

(Jumlah rakArsip)

Peningkatan

Layanan

Kearsipan

(Jumlahnaskah

sumber yang diterbitkandan Jumlahboks arsip

untuk OPD, Desa/Kelurah

an)

Terlaksananya

Penerbitan

Naskah

Sumber

(jumlahmajalah yang

diterbitkan)

Meningkatnya

Pemeliharaan

Jaringan

(jumlah jaringan informasi

yang terpelihara)

PERBANDINGAN PROSES BISNIS DAN STRUKTUR

ORGANISASIPerbaikan Sistem

Administrasi Kearsipan

Pembinaan dan OrientasiPenyuluhan di Perangkat

Daerah

Kasi melakukan koordinasi dengan

kepala OPD

Kasi melakukan koordinasi

dengan narasumber

Menyiapkan Bahan Penyuluhan

Kearsipan

Pelaksanaan Penyuluhan

Peserta memahami materi

Pelaksanaan Pembinaan oleh

narasumber

Peserta memahami Tata

Cara Pengelolaan Kearsipan

Membuat surat undangan untuk

Desa/Kelurahan, ORMAS/ORPOL

dan Perusahaan

Menyiapkan bahan

Pembinaan Kearsipan

Peningkatan SDM

Kasi melakukan koordinasi dengan

Narasumber

Membuat Undangan untuk tenaga

Pengelolah Arsip PD dan

Desa/Kelurahan

Persiapan Materi Sosialisasi

Pelaksanaan Sosialisasi

Peserta memahami Tata

Cara Pengelolaan Kearsipan

Membuat surat undangan untuk

Tenaga pengelolah Arsip OPD

Bidang Pembinaan

Kearsipan

Seksi Perusahaan,

Ormas/Orpol, Masyarakat,

desa/kelurahan

Seksi Pembinaan

PD

Seksi Pembinaan

SDM


Seksi Perusahaan, Ormas/Orpol, Masyarakat,

desa/kelurahan

Seksi Pembinaan PD Seksi Pembinaan SDM

KEGIATAN KEGIATAN KEGIATAN

Pembinaan/Orientasi

kearsipan

Peningkatan kapasitas SDM

kearsipan di lingkungan

Perangkat Daerah

Pendidikan

kemasyarakatan

produktif dalam rangka

kearsipan

NoSASARAN RENSTRA

(KINERJA UTAMA)INDIKATOR KINERJA UTAMA FORMULA INDIKATOR PENANGGUNG JAWAB SUMBER DATA

1.

2.

Meningkatnya PD

yang mengelola arsip

secara tertib, rapi dan

andal.

Meningkatnya tata

kelola kearsipan

Prosentase OPD yang

tertib abdministrasi

arsip

Nilai tata kelola

kearsipan

Jumlah Perangkat Daerah yang arsipnya telah diolah

oleh lembaga kearsipan

Jumlah Perangkat Daerah yang ada

Capaian nilai audit kearsipan dari Pusat

Bidang pembinaan,

Bidang Pengelolaan

Kearsipan, Bidang

Pengawasan Kearsipan,

Bidang Layanan dan

Pemanfaatan arsip

Laporan Kegiatan

Unit Organisasi : Dinas Kearsipan Daerah Kabupaten Lamongan• Tugas Pokok : Merumuskan kebijakan teknis dan strategis, melaksanakan urusan pemerintahan dan• pelayanan umum, pembinaan dan pelaksanaan tugas di bidang kearsipan

Fungsi : 1. Penyususunan perencanaan bidang kearsipan daerah2. Pelaksanaan pelayanan umum bidang kearsipan daerah3. Pelaksanaan NSPK dan SPM urusan pemerintahan di bidang kearsipan daerah4. Pelaksanaan kebijakan di bidang kearsipan daerah5. Pelaksanaan evaluasi dan pelaporan di bidang kearsipan daerah 6. Pelaksanaan administrasi dinas di bidang kearsipan daerah7. Pelaksanaan fungsi lain yang diberikan oleh Bupati terkait dengan tugas dan fungsinya

• Tujuan : Meningkatkan pelayanan publik dibidang kearsipan• Indikator Tujuan : IKM layanan kearsipan

Eselon II

x 100 %

INDIKATOR KINERJA UTAMA (IKU)


36

NoSASARAN (KINERJA

INDIVIDU)INDIKATOR KINERJA INDIVIDU FORMULA INDIKATOR SUMBER DATA

1 Meningkatnya Penyelamatan dan

pelestarian arsip

Jumlah arsip dinamis dan statis yang

diolah menjadi sumber informasi


sudah diolah


ada

Laporan Kegiatan

Eselon IIIUnit Organisasi : Bidang Pengelolaan Kearsipan

Tugas Pokok : Melaksanakan pengelolaan arsip dinamis dan arsip statis

• Fungsi : o Penyiapan bahan perumusan kebijakan teknis pengelolaan arsip dinamis;o Pelaksanaan alih media dan reproduksi arsip dinamis;o Penyiapan bahan perumusan kebijakan teknis pengelolaan arsip statis;o Pelaksanaan usulan pemusnahan dan akuisisi arsip;o Pelaksanaan pengolahan arsip;o Pelaksanaan preservasi arsipo Pelaksanaan fungsi lain yang diberikan oleh kepala badan.

INDIKATOR KINERJA INDIVIDU (IKI)


37

No SASARAN (KINERJA KEGIATAN) INDIKATOR KINERJA KEGIATAN FORMULA INDIKATOR SUMBER DATA

1Terlaksananya pendataan dan penataan dokumen

arsip daerah


Jumlah daftar arsip inaktif yang

dicetak

Laporan

Kegiatan

Eselon IVUnit Organisasi : Seksi Pengelolaan arsip DinamisTugas Pokok : Melaksanakan pengelolaan arsip dinamis

• Fungsi : o Melaksanakan pembinaan kepada unit pengolah dalam menyampaikan daftar arsip aktif kepada unit kearsipan paling lama 6 bulan setelahpelaksanaan kegiatan;o Menyediakan, mengolah dan penyajian arsip inaktif untuk kepentingan pengguna internal dan kepentingan publik;o Melaksanakan pemeliharaan arsip inaktif melalui kegiatan penataan dan penyimpanan arsip inaktif;o Penyusunan laporan pelaksanaan kegiatan



38

No URAIAN KEGIATAN/AKTIVITAS Indikator Kinerja SUMBER DATA

1Membantu Mengkoordinir dan mengendalikan

pengelolaan arsip dinamisDaftar arsip aktif dinas Laporan Data

2 Membantu menyusun daftar arsip statis Jumlah naskah sumber yang diterbitkan Laporan Data

3 Membantu melakukan perawatan arsip Jumlah arsip yang dialih mediakan Laporan Data

ArsiparisUnit Organisasi : Bidang Pengelolaan Arsip



39

ESELON II

PERJANJIAN KINERJA DINAS KEARSIPAN DAERAH

40

ESELON III


41

ESELON IV


42

STAFF


42

Sasaran Strategis Indikator Kinerja

Target Realisasi Capaian



40,00 % 30

75

40,00 %


- Nilai tata kelola kearsipan

77 77

ANALISA CAPAIAN KINERJA TAHUN 2018


43

1. Perbaikan Sistem Administrasi

Kearsipan

Pembinaan / orientasi kearsipan 100.000.000 99.998.5000 99,99 %

Pendidikan kemasyarakatan produktif dalam

rangka kearsipan

50.000.000 49.999.400 99,99%

Peningkatan kapasitas SDM kearsipan di

lingkungan Perangkat Daerah

50.000.000 49.987.700 99,98 %

2. Penyelamatan dan Pelestarian

Dokumen/Arsip Daerah

Pendataan dan penataan dokumen/arsip

daerah

75.000.000 74.998.000 99,99 %

Penduplikatan dokumen/arsip daerah dalam

bentuk informatika

50.000.000 24.852.600 99,41%

Sosialisasi peraturan perundang-undangan

kearsipan

50.000.000 49.999.900 99,99%

3. Pemeliharaan rutin/berkala Sarana

dan Prasarana Kearsipan

Peningkatan pengembangan sarana

penyimpanan kearsipan

200.000.000 194.600.000 97,3 %

Peningkatan pemeliharaan kearsipan 50.000.000 50.000.000 100 %

Monitoring dan evaluasi arsip Perangkat

Daerah, Desa/Kelurahan, BUMD, dan

Masyarakat

50.000.000 49.500.000 99 %

Program Kegiatan Target Capaian RealisasiPersentase

PencapaiaanTarget Capaian

REALISASI ANGGARAN TAHUN 2018


44

4. Peningkatan Kualitas Pelayanan

Informasi

Penyusunan dan penerbitan naskah sumber

arsip

50.000.000 49.999.400 99,99 %

Penyebarluasan informasi kearsipan dan

dokumentasi

75.000.000 74.500.000 99,33 %

Peningkatan pemeliharaan peralatan

jaringan informasi

50.000.000 50.000.000 100 %

Program Kegiatan Target Capaian RealisasiPersentase

PencapaiaanTarget Capaian

REALISASI ANGGARAN TAHUN 2018


LANJUTAN…

45

SASARAN STRATEGIS INDIKATOR KINERJACAPAIAN TRIBULAN

I II III IV- Meningkatnya PD yang mengelola

arsip secara tertib, rapi dan andal- Persentase PD yang mengelola arsip secara

tertib, rapi, dan andal- 24%

-Meningkatnya tata kelola kearsipan -Nilai tata kelola kearsipan -- -- -- --

RENCANA AKSI PENCAPAIAN KINERJA TAHUN 2018


46



SASARAN STRATEGIS INDIKOTOR KINERJA TARGET TARGET TRIBULAN

I II III IV

• Meningkatnya PD yang mengelola arsip secara tertib, rapi dan andal

Persentase PD yang mengelola arsip secara tertib, rapi, dan andal

40% 49% 34% 40% 100%

• Meningkatnya tata kelola kearsipan

Nilai tata kelola kearsipan 77 77 - - -

47



SASARAN STRATEGIS INDIKATOR KINERJA TARGET CAPAIAN TRIBULAN

I II III IV

• Meningkatnya PD yang mengelola arsip secara tertib, rapi dan andal

Persentase PD yang mengelola arsip secara tertib, rapi, dan andal

40% 24% - -

• Meningkatnya tata kelola kearsipan

Nilai tata kelola kearsipan 77 - - - -

48

NO

PROGRAM KEGIATAN

AKSI

JADWAL PELAKSANAAN

PROGRAM INDIKATOR TARGET NAMAINDIKATO

RTARGE

TI II III IV

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12

1

Program Perbaikan Sistem Administrasi Kearsipan

% Jumlah TenagaKearsipan

69,22%Pembinaan / orientasi kearsipan


50 orang

Peningkatan SDM Kearsipan PD : Pelayanan magang pengelolaan arsip di depo arsip bagi pengelola arsip instansi

√ √ √ √

Peningkatan kapasitas SDM kearsipan di lingkungan Perangkat daerah

Jumlah tenaga pengelola arsip lembaga pendidikan, BUMD, dan masyarakat yang dibina

100 orang

Pelayanan magang pengelolaan arsip di depo arsip bagi pengelola arsip instansi

√ √ √ √

Sasaran Strategis Indikator KinerjaTarget

I II III IV




- Nilai tata kelola kearsipan

49% 34% 40% 100%77

RENCANA AKSI DAN JADWAL MONITORING TAHUN 2018


49

NO

PROGRAM KEGIATAN

AKSI

JADWAL PELAKSANAAN

PROGRAM INDIKATOR TARGET NAMAINDIKATOR

TARGETI II III IV

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12

Pendidikan Kemasyarakatan produktif dalam rangka kearsipan


100 orang

Pendampingan pembentukan pengelolaan unit kearsipan di instansi pencipta arsip ( PD, BUMD, Parpol, dan Desa/Kelurahan )

√ √ √

2.

Program Penyelamatan dan pelestarian dokumenarsip daerah


4 buku / daftar

Pendataan dan penataan dokumen arsip daerah

Jumlah arsip in-aktif yang tertata

200 boks

√ √ √

Penduplikatan dokumen/arsip daerah dalam bentuk informatika

Jumlah arsip digital

100 buah√ √ √


Jumlah peserta PD, Desa/Kelurahan, BUMD, dan Masyarakat Sosialisasi

50 OPD, 100

Desa/Kelurahan

√



50

NO

PROGRAM KEGIATAN

AKSI

JADWAL PELAKSANAAN

PROGRAM INDIKATOR TARGET NAMAINDIKATO

RTARGET I II III IV

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12

3.

Program pemeliharaan rutin /berkala sarana dan prasarana kearsipan

Jumlah sarana dan prasarana kearsipan dalam kondisi baik

1000 buah

Peningkatanpengembangan sarana penyimpanan kearsipan

Jumlah rak arsip (roll opack) dan boks arsip

1 roll opack

√ √ √


Jumlah arsipyang terpelihara dari kerusakan

2500 boks

√ √ √

Monitoring dan evaluasi arsip

PD, Desa /Kelurahan, BUMD, dan Masyarakat

Jumlah PD, Desa/Kelurahan, BUMD,

dan Masyarakat

yang dimonev

50 OPD, 100

Desa/kelurahan

√ √ √ √

4.

Program Peningkatan Kualitas Pelayanan informasi


80,00 %


Jumlah jaringan informasi yang terpelihara

1 instalasi

Peningkatan Pelayanan Kearsipan: Koneksi informasi kearsipandalam Jaringan InformasiKearsipan Nasional (JIKN)

√ √ √



51

NO

PROGRAM KEGIATAN

AKSI

JADWAL PELAKSANAAN

PROGRAM INDIKATOR TARGET NAMA INDIKATOR TARGET I II III IV

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12

Penyusunan dan penerbitan naskah sumber arsip


2 dokumen

√ √



500 eks√ √ √



52

MANFAAT PENERAPAN SAKIP

1. Efektifitas penggunaan anggaran

2. Adanya kinerja yang terukur dan dipertanggungjawabkan

MANFAAT PENERAPAN SAKIP

53

BEFORE (2017) AFTER (2018)

1 TUJUAN 1 TUJUAN

2 SASARAN 2 SASARAN

8 PROGRAM 8 PROGRAM

37 KEGIATAN 37 KEGIATAN

- Anggaran pada tahun 2017 lebih besar dari tahun 2018 karena pada tahun 2018 tidak ada kegiatan pembangunan infrastruktur.- Pada tahun 2017 tidak ada kegiatan pengadaan kendaraan Dinas/Operasional, tapi pada tahun 2018 terdapat pengadaan kendaraan SADAR ARSIP.

ANGGARAN ANGGARAN

Rp.2.212.800.000,00 Rp. 1.998.750.000,00

EFEKTIFITAS PENGGUNAAN ANGGARAN

UNTUK PENCAPAIAN TARGET KINERJA

54


Target










% Jumlah Tenaga Kearsipan

78,32 %

Pembinaan/orientasi tata kearsipan


50 orang

115.000.000

Pembinaan dan pemantauan evaluasi pelaksanaan kearsipan


100 sekdes

60.000.000


Jumlah peserta PD, Desa/Kelurahan, yang sosialisasi

50 OPD, 200 desa/kelurahan

60.000.000

Sosialisasi/penyuluhan/pembinaan kearsipan dilingkungan instansi pemerintah


100 orang

70.000.000

Program penyelamatan dan pelestarian dokumen/arsip Daerah


6 buku

Pendataan dan penataan dokumen/arsip daerah


200 box

60.000.000

Peningkatan pengembangan sarana penyimpanan kearsipan

Jumlah rak arsip(roll opack) dan boks arsip

2 roll opack

220.000.000


Indikator Program

RENCANA KERJA TAHUNAN (RKT) TAHUN 2019


55


Target






2514 boks 55.000.000






Program Peningkatan Pengawasan Kearsipan Daerah

Jumlah Sarana dan Prasarana kearsipan dalam kondisi baik

1500 buah

Peningkatan Monitoring dan audit OPD

Jumlah OPD yang tertib arsip

73 OPD 50.000.000

Peningkatan sarana dan prasarana aparatur pengawasan kearsipan Daerah

Jumlah peralatan yang memadai

7 Komputer, 1 kamera

100.000.000

Peningkatan monitoring dan audit Desa/Kelurahan

Jumlah Desa/Kelurahan yang tertib arsip

495 Desa/Kelurahan

100.000.000

Peningkatan monitoring dan audit Ormasy dan Orpol

Jumlah BUMD, Ormasy, dan Orpol yang tertib arsip

15 perusahaan, Ormasy/Orpol, BUMD

50.000.000

Peningkatan Pedoman/petunjukpengelolaan arsip

Jumlah buku pedoman tentang mengelola arsip

300 buku pedoman

100.000.000


Indikator Program




56


Target









Program peningkatan kualitas pelayanan informasi


89,29 %

Layanan pemanfaatan arsip

Jumlah naskah sumber yang diterbitkan

2 dokumen

60.000.000



500 eks.

55.000.000


Jumlah jaringan yang terpelihara

2 instalasi

60.000.000

Wisata layanan arsip Jumlah penyelamatan arsip di masyarakat

12 Sekolah/Desa/Kelurahan

200.000.000


Indikator Program




57

PENGUKURAN TAMBAHAN PERBAIKAN PENGHASILAN


58



Peningkatan objektivitas Penilaian Kinerja PNS dengan sistem Aplikasi Penilaian

Kinerja PNS (E-Performance)

Penjelasan :

Aplikasi e-Performance dibuat sebagai bentuk upaya peningkatan kinerja dan

profesionalisme PNS di Kabupaten Lamongan. Dengan e-Performance, diharapkan

pelaksanaan tugas PNS dapat dipertanggungjawabkan secara objectif dan transparan dengan

pemanfaatan Teknologi Informasi (TI) dengan mengukur kinerja PNS dalam melaksanakan

Tugas dan fungsinya.TPP

Evaluasi Tingkat Kehadiran

Presensi Sidik Jari

(Finger Print)

Rekapitulasi Kehadiran Apel dan SKJ

Rekomendasi Kepala OPD

Terkait Kinerja

e-Performance

Manfaat e-Performance dikaitkan dengan Tunjangan Perbaikan Penghasilan (TPP)

59



TAHUN 2017Hanya memperhitungkan Tingkat Kehadiran Yang Telah Terverifikasi 100 %

TAHUN 2018Berdasarkan :1.Tingkat Kehadiran Yang Telah Terverifikasi 40 %2. Capaian Kinerja (berdasarkan jurnal harian) 60 %

60



337 menit

61

TERIMA KASIH

INOVASI KEGIATAN YANG AKAN DATANG

1. WISATA LAYANAN ARSIP2. PAMERAN DOKUMEN ARSIP

sistem akuntabilitas kinerja instansi pemerintah … · pemerintahan dan pelayanan umum, pembinaan...

Documents