tugas dan asas-asas kearsipan … · tugas dan asas – asas kearsipan ii kata pengantar ... d....

Tugas dan Asas – Asas Kearsipan 1

TUGAS DAN ASAS-ASAS KEARSIPAN

KEARSIPAN

Nama : …………………………………………………….................

Kelas : …………………………………………………………………….

Jurusan : …………………………………………………………………….

Sekolah : ……………………………………………………………………. X

Untuk SMK/MAK Administrasi Perkantoran

Semester 1

Tugas dan Asas – Asas Kearsipan ii

KATA PENGANTAR

Puji syukur kami panjatkan kepada Tuhan Yang Maha Esa atas

tersusunnya modul Mata Pelajaran “Kearsipan” yang berjudul Tugas dan Azas-

Azas Kearsipan dengan harapan dapat digunakan sebagai modul untuk siswa

Sekolah Menengan Kejuruan (SMK) program dan keahlian bisnis dan manajemen

untuk jurusan Administrasi Perkantoran. Materi utama yang dibahas dalam modul

ini adalah pengertian kearsipan, fungsi dan peran kearsipan, jenis kearsipan,tugas

kearsipan, azas-azas kearsipan.

Dengan diterapkannya kurikulum 2013 dalam proses pembelajaran,

menjadikan proses pembelajaran berpusat pada peserta didik (student centered).

Pembelajaran kurikulum 2013 diselaraskan berdasarkan pendekatan model

pembelajaran yang sesuai dengan kebutuhan belajar peserta didik di era sekarang.

Penyajian modul untuk Mata Pelajaran “Kearsipan” ini disusun dengan

tujuan supaya peserta didik dapat melakukan kegiatan mengarsipkan berkas-

berkas yang ada di lingkungan perkantoran, dengan demikian para peserta didik

diarahkan untuk dapat mempraktekkan kegiatan mengarsipkan berkas-berkas

secara mandiri.

Penyusun menyampaikan terimakasih kepada semua pihak yang telah

mendukung terselesaikannya modul Mata Pelajaran “Kearsipan” kelas IX untuk

Sekolah Menengah Kejuruan (SMK), dan penyusun mengharapkan kritik dan

saran demi kesempurnaan modul ini. Penyusun juga mengharapkan semoga

modul ini bermanfaat bagi pembacanya.

Malang, 5 Desember 2017

Kevin Dita Arila

Tugas dan Asas – Asas Kearsipan iii

DAFTAR ISI

KATA PENGANTAR ........................................................................................... ii

DAFTAR ISI ......................................................................................................... iii

BAB I PENDAHULUAN ...................................................................................... 1

Latar Belakang .................................................................................................... 1

Petunjuk Belajar .................................................................................................. 2

Kompetensi Inti ................................................................................................... 2

Kompetensi Dasar ............................................................................................... 3

Indikator Hasil Belajar ........................................................................................ 3

Mata Pelajaran ..................................................................................................... 3

BAB II PAPARAN ISI MATERI ........................................................................ 4

A. Pengertian Arsip ........................................................................................... 4

B. Pengertian Kearsipan ................................................................................... 5

C. Peran dan Fungsi Kearsipan ......................................................................... 7

D. Tujuan dan Tugas Pokok Kearsipan .......................................................... 10

E. Asas-Asas Kearsipan .................................................................................. 16

F. Informasi Pendukung ................................................................................. 25

Ringkasan Materi .............................................................................................. 26

BAB III TUGAS DAN PENILAIAN ................................................................. 27

Latihan ............................................................................................................... 27

Tugas Rumah / Langkah Kerja ......................................................................... 27

Penilaian ............................................................................................................ 29

DAFTAR RUJUKAN ......................................................................................... 35


BAB I

PENDAHULUAN

Latar Belakang

Secara umum, paling tidak, terdapat beberapa alasan, pentingnya arsip dan

penyelenggaraan kearsipan dilaksanakan secara sistemik dan sistimatik. Beberapa

alasan tersebut dapat dipaparkan sebagai berikut. Dalam rangka mempertahankan

Negara Kesatuan Republik Indonesia dan mencapai cita-cita nasional

sebagaimana tercantum dalam Pembukaan Undang-Undang Dasar Negara

Republik Indonesia Tahun 1945, arsip sebagai identitas dan jati diri bangsa, serta

sebagai memori, acuan, dan bahan pertanggungjawaban dalam kehidupan

bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara harus dikelola dan diselamatkan oleh

negara. Untuk menjamin ketersediaan arsip yang autentik dan terpercaya,

menjamin pelindungan kepentingan negara dan hak-hak keperdataan rakyat, serta

mendinamiskan sistem kearsipan, diperlukan penyelenggaraan kearsipan yang

sesuai dengan prinsip, kaidah, dan standar kearsipan sebagaimana dibutuhkan oleh

suatu sistem penyelenggaraan kearsipan nasional yang andal.

Dalam menghadapi tantangan globalisasi dan mendukung terwujudnya

penyelenggaraan negara dan khususnya pemerintahan yang baik dan bersih, serta

peningkatan kualitas pelayanan publik, penyelenggaraan kearsipan di lembaga

negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik,

organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan harus dilakukan dalam suatu sistem

penyelenggaraan kearsipan nasional yang komprehensif dan terpadu. Ketentuan

dan pengaturan yang berkaitan dengan penyelenggaraan kearsipan masih bersifat

parsial dan tersebar dalam berbagai peraturan perundang-undangan sehingga perlu

diatur secara komprehensif dalam suatu undang-undang tersendiri.

Penyelenggaraan kearsipan nasional saat ini pada dasarnya belum bersifat terpadu,

sistemik, dan komprehensif yang semuanya tidak terlepas dari pemahaman dan

pemaknaan umum terhadap arsip yang masih terbatas dan sempit oleh berbagai

kalangan, termasuk di kalangan penyelenggara Negara


Petunjuk Belajar

1. Bacalah bahan ajar ini dengan seksama

2. Kerjakanlah tugas dan latihan yang terdapat di dalamnya dengan jujur tanpa

melihat kunci jawaban sebelum anda mengerjakannya

3. Gunakan teknik membaca cepat dalam mempelajari bahan ajar

4. Jika ada bagian yang belum anda pahami, cobalah terlebih dahulu

mendiskusikan dengan teman yang sedang mengerjakan bagian yang sama,

sebelum anda bertanya pada guru. Kalau perlu, anda harus berusaha mencari

tahu jawabannya pada sumber yang lain

5. Ikuti ketentuan yang berlaku dalam setiap bahan ajar dan laporkan kemajuan

anda kepada guru sebelum anda melanjutkan ke bagian lain atau ke bahan ajar

berikutnya

Kompetensi Inti

KI 1 : Menghayati dan mengamalkan ajaran agama yang dianutnya

KI 2 : Mengembangkan perilaku (jujur, disiplin, tanggungjawab, peduli, santun,

ramah lingkungan, gotong royong, kerjasama, cinta damai, responsif dan

pro-aktif) dan menunjukkan sikap sebagai bagian dari solusi atas

berbagai permasalahan bangsa dalam berinteraksi secara efektif dengan

lingkungan sosial dan alam serta dalam menempatkan diri sebagai

cerminan bangsa dalam pergaulan dunia

KI 3 : Memahami dan menerapkan pengetahuan faktual, konseptual, prosedural

dalam ilmu pengetahuan, teknologi, seni, budaya, dan humaniora dengan

wawasan kemanusiaan, kebangsaan, kenegaraan, dan peradaban terkait

fenomena dan kejadian, serta menerapkan pengetahuan prosedural pada

bidang kajian yang spesifik sesuai dengan bakat dan minatnya untuk

memecahkan masalah

KI 4 : Mengolah, menalar, dan menyaji dalam ranah abstrak terkait dengan

pengembangan dari yang dipelajarinya di sekolah secara mandiri, dan

mampu menggunakan metoda sesuai kaidah keilmuan


Kompetensi Dasar

3.11 Mengidentifikasi Tugas dan Azas-Azas Kearsipan

Indikator Hasil Belajar

Setelah melaksanakan proses pembelajaran ini siswa diharapkan mampu :

1. Menjelaskan konsep-konsep dasar tentang arsip dan kearsipan

2. Memahami seberapa penting peran dan fungsi kearsipan dalam organisasi

3. Memahami tujuan dan apa saja tugas-tugas pokok kearsipan

4. Memaparkan apa saja asas-asas dalam penyelenggaraan kearsipan

5. Membedakan setiap asas dalam penyelenggaraan kearsipan

Mata Pelajaran

1. Pengertian arsip

2. Pengertian kearsipan

3. Fungsi dan peran kearsipan

4. Tujuan dan tugas-tugas kearsipan

5. Azas-azas kearsipan


BAB II

PAPARAN ISI MATERI

A. Pengertian Arsip

Secara etimologi kata arsip berasal dari bahasa Yunani (Greek), yaitu

archium yang artinya peti untuk menyimpan sesuatu. Semula pengertian arsip itu

memang menunjukkan tempat atau gedung tempat penyimpanan arsipnya,

tetapi perkembangan terakhir orang lebih cenderung menyebut arsip sebagai

warkat itu sendiri. Schollenberg menggunakan istilah archives sebagai kumpulan

warkat itu sendiri, dan archives instution sebagai gedung arsip atau lembaga

kearsipan. Kata arsip dalam bahasa Latin disebut felum (bundle) yang artinya tali

atau benang. Dan memang pada zaman dahulu tali atau benang inilah yang

digunakan untuk mengikat kumpulan warkat/surat. Sehingga arsip-arsip itu

mudah digunakan.

Setelah kita mengetahui kata arsip menurut etimologi, maka

sebagai perbandingan dapat dipelajari pengertian arsip dari beberapa sumber,

antara lain :

Menurut Ensiklopedi Administrasi, arsip adalah:

a) Segenap warkat dari suatu organisasi kenegaraan atau badan swasta

yang diadakan dalam penyelenggaraan kegiatan. Kegiatan organisasi

tersebut dan yang dipandang berharga untuk disimpan secara permanen bagi

suatu keperluan.

b) Tempat dimana warkat-warkat organisasi disimpan secara tertib.

Untuk pengertian yang kedua ini lebih tepat dinyatakan dengan istilah

archival intsituation (kantor arsip).

Menurut Undang-Undang No. 7 tahun 1971, arsip adalah:

a) Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh lembaga-lembaga negara dan

badan-badan pemerintah dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan

tunggal maupun berkelompok dalam rangka pelaksanaan

kegiatan pemerintahan.


b) Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh badan

swasta/perorangan dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal

maupun berkelompok dalam rangka pelaksanaan kehidupan kebangsaan.

Menurut Lembaga Administrasi Negara (LAN)

Arsip adalah segala kertas, berkas, naskah, foto, film, mikro film,

rekaman suara, gambar peta, bagan atau dokumen lain dalam segala macam

bentuk dan sifatnya atau salinan serta dengan segala cara penciptaanya, dan

yang dihasilkan atau diterima oleh suatu badan, sebagai bukti dari tujuan

organisasi, fungsi-fungsi kebijakan. Kebijakan, keputusan-keputusan, prosedur-

prosedur, pekerjaan-pekerjaan atu kegiatan-kegiatan lain pemerintah atu karena

pentingnya informasi yang terkandung di dalamnya.

Menurut Kamus Administrasi Perkantoran, oleh Drs. The Liang Gie

Arsip adalah kumpulan warkat yang disimpan secara teratur, terencana,

karena mempunyai nilai sesuatu kegunaan agar setiap kali diperlukan dapat

cepat ditemukan kembali. Jadi sebagai intinya arsip adalah himpunan

lembaranlembaran tulisan. Catatan tertulis yang disebut warkat harus

mempunyai 3 (tiga) syarat yaitu disimpan secara berencana dan teratur,

mempunyai sesuatu kegunaan, dan dapat ditemukan kembali secara tepat.

Setelah mengetahui pengertian arsip dari beberapa sumber, maka dapat

disimpulkan bahwa arsip adalah kumpulan data/warkat/surat/naskah berupa

kertas, berkas, foto, film, mikro film, rekaman suara, gambar peta,bagan atau

dokumen lain dalam segala bentuk dan sifatnya yang dibuat atau diterima oleh

lembaga pemerintah/swasta/perorangan yang mempunyai nilai guna yang disusun

dan disimpan menurut sistem tertentu untuk mempermudah dalam penyimpanan

dan penemuan kembali dengan cepat dan tepat apabila dibutuhkan kembali.

B. Pengertian Kearsipan

Kearsipan berasal dari kata arsip yang dalam bahasa Inggrisnya adalah file

sedangkan kearsipan disebut filing. Tidak jarang masih ada yang sering rancu

antara istilah file dan filing, dimana sebenarnya file adalah bendanya sedangkan

filing adalah kegiatannya. Berikut ini merupakan pengertian kearsipan menurut

beberapa sumber dan ahli :


Menurut Kamus Administrasi Perkantoran oleh Drs. The Liang Gie

a) Penyimpanan warkat (filing) merupakan kegiatan menaruh warkat-

warkat dalam suatu tempat penyimpanan secara tertib menurut sistem,

susunan dan tata cara yang telah ditentukan, sehingga pertumbuhan warkat-

warkat itu dapat dikendalikan dan setiap kali diperlukan dapat secara

cepat ditemukan kembali. Lawan dari penyimpanan warkat (filing)

adalah pengambilan warkat (finding).

b) Sistem penyimpanan warkat (filing system) adalah rangkaian tata cara yang

teratur menurut suatu pedoman untuk menyusun warkat-warkat sehingga

bilamana diperlukan lagi, warkat-warkat itu dapat ditemukan kembali secara

tepat.

Menurut Ensiklopedi Administrasi

a) Penyimpanan warkat (filing) adalah suatu bentuk pekerjaan tata usaha yang

berupa penyusunan warkat-warkat secara sistematis sehingga bila diperlukan

lagi warkat-warkat itu dapat ditemukan kembali secara cepat.

b) Sistem penyimpanan warkat (filing sistem) adalah suatu rangkaian tata cara

yang teratur menurut sesuatu pedoman untuk menyusun warkat-

warkat sehingga bila diperlukan lagi warkat-warkat itu dapat ditemukan

kembali secara cepat.

Menurut Drs. Ig. Wursanto (1989 : 12)

Kearsipan adalah proses kegiatan pengurusan atau pengaturan arsip dengan

mempergunakan suatu sistem tertentu sehingga arsip-arsip dapat ditemukan

kembali dengan mudah dan cepat apabila sewaktu-waktu diperlukan.

Menurut Maulana (1974:18)

Kearsipan adalah suatu metode atau cara yang direncanakan dan dipergunakan

untuk menyimpan, pemeliharaan arsip bagi individu maupun umum dengan

memakai indeks yang sudah ditentukan, biasanya untuk keperluan filling ini

dipergunakan lemari, laci cabinet dari bahan baja tahan karat atau dari kayu

yang terkunci, jauh dari bahaya yang tidak diinginkan.

Jadi menurut beberapa pengertian diatas dapat disimpulkan bahwa kearsipan

adalah suatu proses pengaturan warkat mulai dari penerimaan, pencatatan, hingga

pengimpanan warkat secara sistematis dengan menggunakan sistem tertentu


sehingga apabila warkat tersebut diperlukan kembali maka akan mempermudah

dan mempercepat penemuan kembali warkat yang diperlukan.

C. Peran dan Fungsi Kearsipan

Kearsipan memegang peranan penting bagi kelancaran jalannya organisasi,

yaitu sebagai sumber informasi dan sebagai pusat ingatan bagi organisasi.

Mengingat arti pentingnya kearsipan, pemerintah Indonesia menaruh perhatian

yang cukup besar terhadap kearsipan. Hal ini terbukti dengan diperlukannya

beberapa Peraturan Perundangan yang mengatur tentang Kearsipan Nasional.

Berikut merupakan beberapa Peraturan Perundang-undangan Kearsipan antara

lain :

Undang-Undang RI No.43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan

Undang-Undang RI No. 8 Tahun 1997 Tentang Dokumen Perusahaan

Peraturan Pemerintah RI No. 34 Tahun 1979 Tentang Penyusutan Arsip

Peraturan Pemerintah RI No. 87 Tahun 1999 Tata Cara Penyerahan Dan

Pemusnahan Dokumen Perusahaan

Peraturan Pemerintah RI No. 88 Tahun 1999 Tentang Tata Cara Pengalihan

Dokumen Perusahaan Ke Dalam Mikrofilm Atau Media Lainnya Dan

Legalisasi

Keputusan Presiden Nomor 105 Tahun 2004 Tentang Pengelolaan Arsip Statis

Keputusan Presiden Republik Indonesia Nomor 26 Tahun 1974 Tentang Arsip

Nasional Republik Indonesia

Keputusan Men PAN No. 72/KEP/M.PAN/07/2003 Tentang Pedoman Umum

Tata Naskah Dinas


SE Ka ANRI No. SE/01/1981 Penanganan Arsip Inaktif Sebagai Pelaksanaan

Ketentuan Peralihan Peraturan Pemerintah Tentang Penyusutan Arsip

Bukan hanya bagi organisasi pemerintahan, arsip juga merupakan sesuatu

yang penting bagi kelancaran berjalannya suatu organisasi perusahaanswasta.

Arsip merupakan pusat ingatan dari setiap organisasi. Apabila arsip yang dimiliki

oleh organisasi kurang baik pengelolaannya, maka akibatnya akan mempengaruhi

tingkat reputasi suatu organisasi tersebut. Dalam rangka pelaksanaan kegiatan

tersebut, maka arsip mempunyai arti yang sangat penting, yaitu untuk menyusun

rencana program pelaksanaan kegiatan berikutnya. Karena dengan adanya arsip

akan dapat diketahui bermacam-macam informasi yang sudah dimiliki, sehingga

dapat ditentukan sasaran yang akan dicapai.

Adapun fungsi arsip menurut Undang-Undang Nomor 7 Tahun 1971

Pasal 2 adalah sebagai berikut :

a. Arsip Dinamis, yaitu arsip yang masih dipergunakan secara langsung dalam

penyusunan perencanaan, palaksanaan dan penyelenggaraan kehidupan

kebangsaaan pada umumnya atau dipergunakan dalam penyelenggaraan

pelayanan ketatausahaan dalam ruang lingkup admnistrasi negara.

b. Arsip Statis, yaitu arsip yang sudah tidak dipergunakan lagi secara langsung

untuk perencanaan, penyelenggaraan kegiatan tugas pokok maupun dalam

penyelenggaraan kegiatan ketatausahaan dlm penyelenggaran kehidupan

kebangsaan pada umumnya dan penyeleggaraan sehari-hari admnistrasi negara.

Dalam aktivitas sehari-hari administrasi maupun kegiatan lainnya sutu

kantor atau perusahaan maka arsip dapat berfungsi sebagai :

1. Alat utama ingatan organisasi

Organisasi atau perorangan bila telah lupa isi dari dokumen dan permasalahan

yang perlu diperhatikan isinya serta ada keterkaitan dengan permasalahan baru.

2. Bahan atau alat pembuktian (bukti otentik)

Arsip digunakan sebagai alat pembuktian yang otentik jika suatu saat mungkin

terjadi suatu permasalahan yang menyangkut urusan perusahaan yang

penyelesaiannya membutuhkan bukti dengan pihak eksternal maupun pihak

internal maupun urusan perseorangan.


3. Bahan dasar perencanaan dan pengambilan keputusan

Arsip dapat digunakan sebagai dasar dan referensi seorang pimpinan

perusahaan maupun perseorangan dalam pengambilan keputusan dan dalam

perencanaan akan suatu hal yang akan dilakukan diwaktu selanjutnya

4. Barometer kegiatan suatu organisasi mengingat setiap kegiatan pada

umumnya menghasilkan arsip

Arsip menjadi salah satu alat ukur akan kompleksnya volume kegiatan

terutama yang berkaitan dengan surat-menyurat yang terjadi dalam suatu

organisasi dikarenakan pada umumnya setiap harinya kegiatan perusahaan

umumnya menghasilkan arsip.

5. Bahan informasi kegiatan ilmiah lainnya

Tidak jarang suatu arsip/dokumen terdahulu dijadikan seseorang sebagai bahan

referensi untuk melakukan kegiatan ilmiah maupun menulis suatu karya ilmiah

lainnya seperti untuk melakukan penelitian terhadap suatu objek, referensi

menulis skripsi, dll.

Sedangkan keunggulan dan fungsi yang dapat dilihat dari sistem

penanganan kearsipan setiap organisasi antara lain, yaitu:

Aktifitas kantor/organisasi akan berjalan dengan lancar

Dapat dijadikan bukti-bukti tertulis apabila terjadi masalah

Dapat dijadikan sebagai sarana komunikasi secara tertulis

Dapat dijadikan bahan dokumentasi

Dapat menghemat waktu, tenaga dan biaya

Sebagai alat pengingat

Sebagai alat penyimpanan warkat

Sebagai alat bantu perpustakaan diorganisasi apabila memiliki perpustakaan

Merupakan bantuan yang berguna bagi pimpinan dalam menentukan

kebijaksanaan organisasi

Kearsipan berarti penyimpanan secara tetap dan teratur warkat-warkat

penting mengenai kemajuan organisasi


D. Tujuan dan Tugas Pokok Kearsipan

Tujuan kearsipan secara umum adalah untuk menjamin keselamatan bahan

pertanggungjawaban nasional mengenai rencana, pelaksanaan dan

penyelenggaraan kehidupan berbangsa, serta untuk menyediakan bahan

pertanggungjwaban tersebut untuk kegiatan pemerintah. Secara khusus tujuan

kearsipan itu sendiri adalah :

1. Berusaha mengelola arsip yang bernilai guna

Yaitu suatu usaha agar arsip yang dikelola oleh suatu unit kerja kearsipan

benar-benar arsip yang dipergunakan oleh kantor tersebut. Sedangkan yang

tidak banyak hubungannya lebih baik disingkirkan.

2. Menyimpan warkat secara sistematis dan efisien

Agar arsip yang tersimpan kedalam filling cabinet atau tempat penyimpanan

lain. Menggunakan sisterm yang sesuati. Prosedur penyimpanan yang benar,

metode serta alat penyimpanan yang memadai. Untuk itu ada motto di bidang

kearsipan. Menyimpan teratur dan menemukan cepat dan tepat.

3. Menemukan kembali dengan mudah

Jika pihak lain menginginkan arsip, maka petugas arsip haris dapat

menemukan kembali dengan cepat dan tepat. Untuk itu harus diusahakan kode-

kode penyimpannya yang memudahkan dalam penemuan kembali.

Tugas Pokok Unit Kearsipan Pada Dasarnya Adalah Sebagai Berikut:

1. Menerima dan menciptakan warkat

Siklus hidup arsip dimulai dari kegiatan penerimaan dan penciptaan warkat,

seperti penerimaan dokumen masuk serta penulisan surat, memo, formulir,

laporan, gambar, rekaman, dan lain-lain. Tahap ini disebut juga tahap dari

korespondensi management.


2. Mencatat warkat

Kegiatan selanjutnya setelah suatu organisasi menerima dan menciptakan

warkat, maka unit kearsipan berkewajiban untuk mencatat warkat-warkat tersebut

kedalam buku agenda maupun ekspedisi.

3. Mendistribusikan warkat/surat sesuai dengan kepentingan

Pendistribusian warkat merupakan kegiatan kedua setelah penciptaan

warkat. Pendistribusai warkat adalah rangkaian kegiatan-kegiatan penyampaian

atau penerimaan, pengarahan, pencatatan, pengendalian, dan penyimpanan warkat

yang masih tergolong aktif. Semua proses pengurusan surat atau naskah di dalam

suatu organisasi ditangani oleh Sekretariat atau Biro, persisinya di Unit Kearsipan.

Jadi, di Unit Kearsipan atau Unit Ketatausahaan setiap unit kerja organisasi

dilakukanlah kegiatan pendistribusian warkat. Penerapan asas pengorganisasian

pengurusan arsip di dalam organisasi mempunyai konsekuensi yang berbeda beda

terhadap kegiatan pendistribusian warkat yaitu :

Kalau suatu organisasi memilih menerapkan asas sentralisasi, maka

pengurusan pendistribusian warkat ditangani oleh hanya satu Unit Kearsipan.

Kebijakan maupun implementasi operasional dilakukan di Unit Kearsipan.

Kalau suatu organisasi memilih menerapkan asas desentralisasi, maka

pengurusan pendistribusian warkat diurusi oleh setiap Unit Pengolah (Unit


Kerja). Kebijakan maupun implementasi operasionalnya dilakukan di Unit

Tata Usaha setiap Unit Pengolah (Unit Kerja).

Kalau suatu organisasi memilih menerapkan asas gabungan sentralisasi dan

desentralisasi, maka pengurusan pendistribusian warkat dilakukan oleh Pusat

Unit Kearsipan, dan Unit Tata Usaha di setiap Unit Kerja bertanggung jawab.

4. Menyimpan, menata dan menemukan kembali arsip/warkat sesuai sistem

kerja tertentu

Prosedur penyimpanan arsip suatu organisasi dapat dijabarkan sebagai

berikut :

a. Pengumpulan warkat

Warkat-warkat yang berasal dari berbagai unit organisasi di kumpulkan pada

satu bagian yang bertugas untuk mengurus arsip.

b. Memeriksa tanda-tanda pelapasan

Suatu warkat baru boleh di simpan setelah mendapat tanda pelepas dari

pimpinan. Tanda pelepas itu berupa kata-kata seperti ; simpan, arsian, file,

deeponer / disingkat dep = simpan/paraf dan sejenisnya yang biasa di gunakan

oleh pimpian sebagai bukti tanda pelepas.

c. Penetapan indeks

Warkat yang telah mendapat tanda pelepas harus di indeks berdasarkan

peraturan yang berlaku.

d. Pemberian kode warkat

Kode warkat di perlukan sebagai dasar penempatan di dalam laci, di belakang

guide dan di dalam folder mana suatu warkat akan di simpan.

e. Penyortiran Penyortiran adalah kegiatan memisah-misahkan warkat

berdasarkan kode yang telah di tetapkan.


f. Penyimpaanan dan penataan warkat

Menaruh / menyimpan warkat ke dalam folder masing-masing berdasarkan

kode yang telah di tetapkan dan menyusunkannya sesuai ketentuan yang berlaku.

Terdapat 5 (lima) sistem penyimpanan arsip antara lain:

Sistem Abjad (Alphabetical Filing System)

Sistem Masalah ( Subject Filing System)

Sistem Nomor (Numeric Filing System)

Sistem Tanggal (Choronologic Filing System)

Sistem Wilayah (Geographic Filing System)

Sedangkan dalam prosedur pencarian/penemuan kembali arsip harus

melakukan langkah-langkah sebagai berikut :

a) Menentukan jenis surat yang di butuhkan

b) Menetapkan kode berdasarkan nama/judul yang telah di indeks.

c) Mengambil arsip dari tempat penyimpanan dan menggantinya dengan bon

pinjaman (out slip) bila yang di pinjam satu lembar arsip. Jika yang di pinjam

satu folder, maka harus pula di buatkan out foldernya.

d) Menyerahkan arsip kepada peminjamnya.

5. Memberikan pelayanan kepada pihak-pihak yang memerlukan arsip

Unit kearsipan berkewajiban untuk melayani pihak-pihak internal kantor

yang suatu saat memerlukan warkat yang telah disimpan. Tentunya meraka harus

memberikan pelayanan dalam peminjaman dokumen yang sesuai dengan prosedur

peminjaman arsip yang sudah berlaku yaitu menggunakan bon pinjam arsip.


6. Mengadakan perawatan/pemeliharaan arsip

Keamanan arsip termasuk aman informasi yang terkandung di dalamnya

tidak boleh diketahui orang yang tidak berhak, perlu diamankan. Langkah

pengamanan adalah dengan penertiban kegiatan peminjaman arsip. Perlu bukti

pinjaman apabila arsip dipinjam / keluar dari ruang kearsipan. Melarang orang

yang tidak berkepentingan masuk pada ruang tempat penyimpanan arsip.

Pemeliharaan arsip secara fisik dilakukan dengan cara :

Ruang tempat penyimpanan harus tetap kering (tidak lembab atau terlalu

lembab). Ruang harus cukup retang (sinar matahari harus dapat masuk ke

ruang penyimpanan). Ruang penyimpanan harus mempunyai penghawaan

(ventilasi) yang memadai. Ruang penyimpanan harus dijaga dari serangan api,

serangga pemakan kertas, dan percikan air.

Penggunaan racun serangga. Diharapkan setiap enam bulan ruang tempat

penyimpanan disemprot DDT atau yang sejenis. Penyemprotan harus

dilakukan dengan hati-hati agar tidak terkena langsung pada kertas arsip.

Penyemprotan ditujukan ke lantai, dinding, dan rongga ruangan. Kapur barus

juga dapat digunakan untuk mencegah serangan serangga dan kutu buku, yang

dapat diletakkan disela-sela arsip.

Tindakan preventif (pencegahan) yaitu melarang petugas atau siapapun

membawa makanan ke ruang tempat kearsipan. Larangan merokok diruang

arsip bagi petugas kearsipan atau orang lain. Dipasang tabung pemadam

kebakaran.

Memperhatikan kondisi arsip. Menjaga kondisi arsip tetap prima dengan cara

membersihan arsip dengan kemucing maupun denga peralatan modern,

mengeringkan arsip yang basah dengan kipas angin.


7. Mengadakan atau merencanakan penyusutan arsip dan lain-lain

Ruang Lingkup Pemusnahan Arsip

a. Penyusutan arsip dilihat dari aktivitas pelaksanaannya, antara lain:

Memindahkan arsip inaktif dari unit pengelola ke unit kearsipan di

lingkungan suatu instansi/lembaga/kantor/organisasi.

b. Penyerahan arsip

Tata cara penyerahan arsip dilaksanakan sebagai berikut:

Arsip-arsip inaktif dari unit kearsipan instansi/lembaga/kantor/organisasi

diserahkan pada kantor arsip daerah sesuai dengan fungsi kantor arsip

daerah, yaitu menyimpan dan menata arsip yang retensinya 10 tahun atau

lebih, arsip permanen, dan arsip yang akan/perlu dinilai kembali statusnya.

Penyerahan arsip statis dari kantor arsip daerah kepada kantor arsip

nasional Republik Indonesia.

Pemusnahan arsip yang sudah tidak bernilai guna

Pelaksanaan pemusnahan arsip dapat dilakukan secara terpusat di kantor

arsip daerah atau dilakukan oleh masing-masing

instansi/lembaga/kantor/organisasi, yaitu untuk arsip inaktif yang retensinya di

bawah 10 tahun.

a. Penyusutan arsip berdasarkan asal usul atau pencipta arsip, yaitu arsip-arsip

yang diterima dan diciptakan dalam rangka penyelenggaraan tugas dan fungsi

masing-masing instansi/lembaga/kantor/organisasi.

b. Arsip-arsip titipan dari badan swasta atau perorangan tidak dilakukan

penyusutan, dengan maksud melindungi arsip-arsip tersebut dari kemungkinan

kerusakan, kehilangan maupun penyalahgunaan oleh pihak-pihak yang tidak

berhak.


Untuk memusnahkan arsip yang sudah tidak memiliki nilai guna dapat

dilakukan dengan cara :

Pembakaran

Cara pemusnahan dengan pembakaran dapat dilakukan apabila jumlah arsip

yang dimusnahkan tidak banyak. Pembakaran harus dilakukan dengan

sempurna (sudah jadi abu)

Pencacahan

Arsip yang sudah dicacah berwujud potongan-potongan kertas yang sama

sekali tidak dapat dikenal lagi identitas arsip yang bersangkutan. Cara

pemusnahan dengan mencacah arsip dapat dilakukan secara bertahap, tidak

harus selesai pada saat itu.

Penghancuran

Pemusnahan dengan cara ini adalah memusnahkan arsip dengan menuangkan

bahan kimia yang digunakan (biasanya soda api) di atas tumpukan arsip.

E. Asas-Asas Kearsipan

Asas penyelenggaraan kearsipan suatu organisasi harus memenuhi

beberapa aturan yang telah diatur dalam Pasal 4 Undang-Undang Kearsipan No.

43 Tahun 2009 tentang Asas-Asas Penyelenggaraan Kearsipan. Berikut ini

merupakan asas-asas peneyelenggaraan kearsipan yang harus dipertimbangkan

oleh sebuah instansi.

Kepastian Hukum

Mengingat sebuah negara pastinya memiliki Perundangan yang mengatur

segala bentuk kegiatan warga negaranya, maka tak heran bahwa Kearsipan juga

harus ada kepastian hukumnya. Penyelenggaraan kearsipan harus dilaksanakan

berdasarkan landasan hukum dan hal-hal yang senada dengan perundang-

undangan yang diatur oleh Negara Indonesia. Selain itu, aspek kepatutan, dan

keadilan dalam penyelenggaraan kebijakan juga merupakan hal yang harus

diperhatikan dalam penyelenggaraan kearsipan. Semua hal ini dilakukan demi

memenuhi asas supremasi hukum yang dianut negara Indonesia.


Keautentikan dan Kepercayaan

Semua penyelenggaraan kearsipan juga harus mempertimbangkan asas-asas

penyelenggaraan kearsipan yang kedua, yaitu keautentikan dan kepercayaan.

Penyelenggara harus menomor satukan keaslian dokumen dan keterpercayaan

dokumen arsip sehingga bisa dipakai sebagai bukti dan bahan akuntabilitas.

Keutuhan

Semua penyelenggara kearsipan juga harus menjaga keutuhan dan kelengkapan

arsip. Penyelenggara kearsipan harus terhindar dari pengurangan, penambahan,

dan perubahan konten arsip. Sebab jika hal tersebut terjadi, maka keautentikan

arsip sudah terganggu.

Aturan Asli

Asas aturan asli merupakan asas yang dilakukan untuk menjaga arsip tetap

diatur dan ditata sesuai dengan pengaturan asli ketika arsip akan diberikan pada

penyelenggara kearsipa.

Asal Usul

Asas ini dilakukan untuk menjaga arsip tetap terkelola di dalam satu kesatuan

pembuat arsip tersebut. Maksudnya arsip tersebut tidak bercampur dengan arsip

pembuat yang lainnya.

Keamanan

Asas-asas penyelenggaraan kearsipan selanjutnya adalah asas keamanan. Asas

keamanan merupakan asas yang wajib diterapkan penyelenggara karena mereka

harus memberikan jaminan keamanan pada arsip dari berbagai kemungkinan yang

tidak diinginkan, misalnya kebocoran.

Keselamatan

Setiap penyelenggara kearsipan wajib memastikan keselamatan arsip yang

disimpannya. Dalam hal ini, arsip harus aman dari berbagai bentuk bahaya, baik

bahaya alam, maupun bahaya yang lainnya.

Keprofesionalan

Penyelenggaraan kearsipan harusnlah dijalankan oleh sumber daya manusia

yang profesional dan mempunyai keahlian yang mumpuni di bidang kearsipan.


Keresponsifan

Penyelenggara kearsipan wajib tanggap atas berbagai masalah yang terjadi

pada dunia kearsipan. Meski begitu, mereka juga harus tanggap terhadap berbagai

masalah yang mungkin tercipta selain di dunia kearsipan. Terlebih jika terjadi

kerusakan arsip.

Kepartisipatifan

Asas-asas penyelenggaraan kearsipan selanjutnya ialah kepartisipatifan.

Maksudnya, setiap penyelenggara kearsipan wajib memberikan space untuk peran

dan ke-ikutsertaan masyarakat di bidang kearsipan.

Akuntabilitas

Semua penyelenggara kearsipan haruslah menganggap arsip sebagai bahan

akuntabilitas dan harus bisa menggambarkan kegiatan dan peristiwa yang direkam

sebagai sesuatu yang akuntabel.

Kemanfaatan

Pelaksanaan kearsipan sejatinya harus bisa memberikan manfaat, baik itu

untuk kehidupan bermasyarakat, berbangsa, maupun bernegara.

Aksesibilitas

Compositions penyelenggaraan kearsipan seharusnya mampu memberikan

kemudahan, keterjangkauan, dan ketersediaan untuk masyarakat dalam rangka

memanfaatkan arsip. Jika kemudahan, keterjangkauan, dan ketersediaan sudah

dicapai, maka dengan sendirinya masyarakat akan merasakan kebermanfaatan

yang besar terhadap adanya lembaga penyelenggara kearsipan tersebut.

Kepentingan Umum

Setiap penyelenggara kearsipan wajib menerapkan asas kepentingan umum

ini. Asas ini dijalankan dengan mempertimbangkan kepentingan umum tanpa

adanya diskriminasi atau marginalitas tersendiri.

Beberapa asas kearsipan diatas merupakan asas yang harus diterapkan

dalam penyelenggaraan kearsipan sesuai dengan peraturan perundangan yang ada.

Dalam suatu organisasi tidak sedikit yang menggabungkan dan mengembangkann

beberapa asas tersebut menjadi suatu kesatuan asas yang sering diaplikasikan

dalam penyelenggaran kearsipan disuatu organisasi.


Pada dasarnya ada beberapa asas yang masih sering digunakan oleh

suatu instansi baik pemerintah maupun swasta dalam penyelenggaraan kearsipan

yaitu asas sentralisasi, asas desentralisasi dan asas gabungan. Untuk penentuan

pemakaian asas tersebut terdapat beberapa hal yang perlu dipertimbangkan

misalnya lokasi dari setiap unit kerja apa berada dalam satu atap atau tidak,

volume surat yang besar, serta jumlah pegawai dan pertimbangan lainnya.

Berikut merupakan penjabaran dari asas-asas yang dimaksud.

a. Asas Sentralisasi

Secara umum asas yang digunakan organisasi adalah asas sentralisasi

dalam arti bahwa semua surat masuk dan surat keluar melalui satu unit kerja

secara terpusat (sentral). Asas ini disebut juga asas satu pintu atau one

door/gate policy. Dengan asas sentralisasi ini akan lebih mudah dalam

pengendalian dan penelusurannya, karena pencatatan, penyampaian, dan

pengiriman dilakukan secara terpusat juga dimungkinkan adanya keseragaman

sistem dan prosedur serta peralatannya. Dengan kata lain bahwa dengan asas ini

maka:

1. Penerimaan dan pengiriman surat, penggolongan, pengendalian,

dilaksanakan sepenuhnya oleh unit kersipan.

2. Surat masuk yang diterima langsung oleh unit pengelola harus disampaikan

informasi terlebih dahulu ke unit kearsipan sehingga surat masuk tersebut

teregister di unit yang berwenang.

3. Pengunaan sarana pencatatan surat menjadi lebih efisien.

Dengan melihat kondisi seperti ini maka asas sentralisasi sesuai untuk

organisasi yang lingkup kerjanya berada dalam satu gedung atau satu atap

dengan volume surat yang ditangani relatif kecil. Asas sentralisasi merupakan asas

yang pengendalian kegiatan pengurusan surat/arsip sepenuhnya menjadi tanggung

jawab suatu organisasi yaitu unit kearsipan.

Keuntungan

Keuntungan asas sentralisasi adalah sebagai berikut.

Adanya keseragaman sistem dan prosedur


z

Arsip hilang atau kesalahan penyimpanan kecil sekali terjadi karena arsip

dikelola oleh tenaga pengelolaan arsip profesional

Petugas dapat mengkonsentrasikan diri khusus pada pekerjaan kearsipan

Kemungkinan penyimpanan arsip ganda kecil sekali karena akan segera

diketahui apakah arsip yang bersangkutan merupakan duplikasi atau bukan

Penggunaan ruang dan peralatan arsip lebih efisien dan efektif

Pelaksanaan penyusutan arsip akan lebih lancar

Pengawasan menjadi lebih mudah

Kelemahan

Namun asas sentralisasi memiliki kelemahan sebagai berikut.

Keseragaman asas belum tentu cocok untuk semua unit kerja.

Bagi organisasi kantor yang bagian-bagiannya tidak berada dalam satu ruang

dan terpencar-pencar di beberapa tempat, maka pelaksanaan asas sentralisasi

kurang tepat karena pekerjaan menjadi lambat.

Petugas kearsipan belum tentu paham dengan permasalahan-permasalahan

unit kerja, sehingga dapat terjadi salah persepsi dalam menilai sebuah arsip.

Kemungkinan arsip tidak dapat ditemukan besar karena arsip hilang atau

terselip.

Unit kerja yang memerlukan arsip akan memakan waktu lebih lama untuk

memperoleh arsip yang diperlukan

Asas Desentralisasi

Adalah kegiatan pengelolahan surat baik surat masuk maupun keluar

dimana hal tersebut sepenuhnya dilakukan oleh masing-masing unit kerja dalam

suatu organisasi. Unit kerja bertanggung jawab dalam melakukan

penerimaan surat, pencatatan, pendistribusian dan pengiriman surat.

Dalam asas ini bagi organisasi yang unitnya terpencar atau mempunyai kantor


perwakilan atau kantor cabang pada beberapa tempat akan lebih

mudah dan efisien jika dilakukan secara desentralisasi dimana masing-masing

unit organisasi melakukan kegiatan pengelolaan surat dinasnya. Kalau hal ini yang

terjadi maka yang perlu dicermati adalah harus adanya pembakuan

sistem dan prosedur serta sarana pencatatan yang standar sehingga meskipun

dilakukan pada masing-masing unit organisasi tetapi tetap ada standar yang baku

secara organisasional. Salah satu penerapan nyata

sebagai contoh asas desentralisasi kearsipan adalah Koperasi Unit Daerah.

Koperasi Unit Daerah (KUD) pasti melaksansakan kearsipan yang dijalankan

berdasarkan asas desentralisasi kearsipan. Setiap koperasi unit daerah tentu akan

memiliki sistem pencatatan surat tersendiri dan pengelolaan arsip tersendiri.

Pengelolaan ini haruslah dibedakan dengan pencatatan yang lain dan disortir

sedemikian rupa agar tidak tercampur dengan arsip yang lain. Dengan asas ini

maka:

Pengolongan, pengarahan dan pengendalian surat dilaksanakan sepenuhnya

oleh unit pengelola.

Fungsi dan wewenang unit kearsipan terbatas pada pengelolaan dan

penyimpanan arsip inaktif.

Setiap unit pengelola mempunyai sarana pencatatan surat masing-masing.

Keuntungan

Keuntungan asas desentralisasi adalah sebagai berikut.

Unit kerja dapat menerapkan asas pengolahan kearsipan yang sesuai dengan

bidang pekerjaan

Penerapan asas pengolahan kearsipan dapat dilakukan oleh setiap unit kerja

jika asas desentralisasi diterapkan. Namun, harus tetap diperhatikan bahwa

kesesuaian dengan bidang pekerjaan wajib dipertimbangkan.

Proses kerja lebih lancar sehingga arsip dapat ditemukan lebih cepat

Jika asas desentralisasi diterapkan, proses kerja lebih lancar dan lebih spesifik.

Hal ini akan berdampak pada singkatnya waktu untuk menemukan arsip ketika

arsip tengah dibutuhkan.

Penetapan nilai guna arsip lebih tepat


Asas desentralisasi bisa menimbulkan penetapan nilai guna arsip yang lebih

tepat. Hal ini dikarenakan penyortiran yang dilakukan bisa lebih cepat dan

spesifik karena jumlah arsip tidak membludak dan banyak jika dibandingkan

pekerjaan yang sentralisasi.

Setiap karyawan akan lebih berkembang pengetahuannya tentang kearsipan

Pengetahuan karyawan akan semakin berkembang jika asas desentralisasi

diterapkan. Hal ini disebabkan oleh setiap karyawan pasti mendapat

kesempatan tersendiri dalam menangan arsip sehingga pengetahuan dan

pengalamannya bisa bertambah.

Tugas Unit Arsip Pusat Lebih Ringan

Struktur organisasi yang didesentralisasikan akan menguntungkan bagi

pemerintah pusat. Hal ini dikarenakan tugas-tugasnya akan terbantu oleh

delegasi-delegasi yang ada pada kantor cabang setiap daerah maupun unit kerja

disetiap tempat. Selain itu, desentralisasi juga pasti akan mengurangi tumpukan

pekerjaan di kantor pusat.

Kelemahan

Selain keuntungan terdapat juga kelemahan asas desentralisasi yakni sebagai

berikut.

Kemungkinan terjadinya ketidakseragaman asas dan prosedur, termasuk

peralatan, akan semakin besar.

Karena dikelola pada tempat yang berbeda dengan pimpinan yang berbeda

pula, maka peluang ketidakseragaman asas, dan prosedur yang dilakukan akan

semakin besar. Disamping itu, peralatan yang digunakan juga berpotensi

berbeda jika asas desentralisasi diterapkan.

Kemungkinan banyak arsip yang sama disimpan pada tiap unit kerja.

Asas desentralisasi menjadikan setiap unitnya menyimpan arsip. Hal ini akan

berdampak pada arsip yang disimpan pada setiap unit akan sama. Sehingga

terjadi kerancuan dan redundan ketika mencarinya kembali.

Tidak adanya pengawasan terhadap pelaksanaan tata kearsipan, khususnya

pelaksanaan penataan berkas.

Penataan berkas pada unit kerja sering kali tidak diperhatikan, karena kegiatan

ini dianggap kegiatan yang kurang penting, sehingga mendapat prioritas


terakhir. Akibatnya, arsip seringkali tidak terorganisir secara baik bahkan

cendrung kacau.

Kebijaksanaan penyusutan arsip tidak diikuti

Desentralisasi juga mengakibatkan kebijaksanaan penyusutan arsip tidak

diikuti. Sehingga pertumbuhan arsip semakin meningkat memenuhi ruang

kerja. Pemusnahan arsip dilaksanakan tidak melalui ketentuan yang berlaku,

seringkali terjadi pemusnahan terhadap arsip yang selayaknya dipertahankan.

Sehingga tidak jarang organisasi kehilangan barang bukti.

Petugas arsip di tiap unit kurang memiliki pengetahuan dan keterampilan

dibidang kearsipan.

Karena disetiap unit kerja tidak selalu yang menangani arsip adalah asli

petugas kearsipan melainkan hanya karyawan biasa. Hal ini disebabkan

pekerjaan kearsipan dianggap bukan pekerjaan pokok mereka.

c. Asas Gabungan

Adalah asas kombinasi antara sentralisasi dan desentralisasi dalam arti

bahwa sentralisasi terhadap prosedur, sistem, peralatan, dan SDM kearsipan

yang dilakukan oleh unit kearsipan dan desentralisasi dalam

pelaksanaannya. Di dalam penanganan arsip secara kombinasi, arsip yang masih

aktif dipergunakan atau disebut arsip aktif (active file) dikelola di unit

kerjamasing-masing pengolah, dan arsip yang sudah kurang dipergunakan atau

disebut arsip inaktif dikelola di Sentral Arsip. Dengan demikian, pengelolaan

arsip aktif dilakukan secara desentralisasi dan arsip inaktif secara sentralisasi. Di

sini pemindahan arsip dan prosedurnya harus dilakukan dengan sebaik-baiknya

sesuai dengan Jadwal Pemindahan (Jadwal Retensi) yang perlu disusun. Di


samping itu Sentral Arsip perlu memusnahkan arsip-arsip yang sudah tidak

diperlukan lagi sesuai dengan Jadwal Retensi. Sebelum dimusnahkan, arsip-arsip

tersebut perlu dipilih, diteliti, apakah arsip bersangkutan memang sudah perlu

dimusnahkan atau masih mempunyai nilai-nilai tertentu bagi kepentingan vital

perusahaan atau kepentingan nasional untuk dikirim ke Arsip Nasional sebagai

arsip statis. Asas ini terutama dilakukan oleh organisasinya yang relatif besar

dengan kegiataan dan bobot pekerjaan yang relatif kompleks dan juga sekaligus

untuk mengantisipasi kelemahan-kelemahan dari asas sentralisasi dan

desentralisasi.

Keuntungan

Keuntungan sistem gabungan ini adalah sebagai berikut.

Keseragaman prosedur dan tata kerja

Proses kerja lancar, karena arsip aktif berada di unit pengolah

Efisiensi kerja di unit pengolah, karena adanya pemisahan antara arsip aktif

dan inaktif

Lebih mudah dalam pengendalian dan pembinaannya

Karyawan di unit kerja dapat bertambah

Kelemahan

Karena diselenggarakan di dua tempat, maka tentu saja peralatan yang

digunakan cukup banyakk

Kemungkinan adanya arsip kembar dapat terjadi

Membutuhkan tenaga yang lebih banyak

Dalam menerapkan asas gabungan ini, perlu dipertimbangkan hal-hal

sebagai berikut :

a. Penyeragaman klarifikasi antara arsip pusat dengan arsip bagian/unit organisasi

b. Ruang arsip pusat tidak jauh letaknya dari masing-masing unit yang ada

c. Hindari penumpukan arsip di pusat kearsipan

Hal-hal yang harus dipertimbangkan ketika akan memilih asas

pengurusan kearsipan :

Besar kecilnya rentang tugas organisasi yang bersangkutan

Kompleksitas tugas dan fungsi organisasi


Lokasi gedung kantor, satu atap atau terpencar

Jumlah karyawan yang ada dalam suatu organisasi

Jumlah surat yang dikelola

F. Informasi Pendukung

Salah satu permasalahan yang sering muncul dalam pelaksanaan

penyimpanan arsip di suatu kantor adalah tidak tepatnya penerapan system

kearsipan dan asas pengorganisasian arsip yang digunakan. Seringkali organisasi

kurang cermat dalam pengidentifikasian system dan asas yang diterapkan dan

tidak disesuaikan dengan kondisi organisasi itu sendiri. Misalnya saja ada suatu

kantor asuansi yang sedang berkembang yang masih belum memiliki frekuensi

kegiatan yang sangat padat. Kantor tersebut memiliki pelayanan dokumen yang

sangat buruk. Seringkali petugas arsip membutuhkan waktu yang lama dalam

pencarian arsip karena letak data konsumen disimpan secara menyebar tidak

disatu tempat. Hal tersebut dikarenakan system penyimpanan arsip yang

digunakan serta asas pengorganisasian arsip yang dipilih keliru. Hal itu jika

dibiarkan akan sangat berdampak buruk pada perusahaan, baik dari segi tingkat

kepuasan konsumen itu sendiri maupun citra perusahaan secara umum.

Oleh karena itu sebaiknya dalam pemilihan sistem penyimpanan arsip dan

asas pengorganisasiannya harus memperhatikan beberapa hal diantaranya adalah

besar kecilnya rentang tugas organisasi yang bersangkutan, kompleksitas tugas

dan fungsi organisasi, lokasi gedung kantor, satu atap atau terpencar, jumlah

karyawan yang ada dalam suatu organisasi, jumlah surat yang dikelola. Dalam

kasus kantor asuransi tersebut sebaiknya menggunakan system penyimpanan

abjad dan asas sentralisasi arsip. Hal tersebut dikarenakan belum terlalu besarnya

organisasi sehingga frekuensi kegiatan kearsipannya masih belum cukup banyak.

Jadi akan lebi cocok menggunakan system abjad sehingga arsip bisa disimpan

berdasarkan nama-nama konsumen yang belum terlalu banyak, juga menerapkan

asas sentralisasi karena data konsumen disimpan disatu tempat secara terpusat

dimana hanya ditangani khusus oleh satu unit kearsipan dikantor tersebut.

Sehingga apa bila suatu saat data / arsip tersebut diperlukan kembali akan sangat

mempermudah dalam penemuannya.


Ringkasan Materi

Pelaksanaan kegiatan kantor yang semakin maju dan berkembang semakin

menghasilkan banyak data-data, berkas maupun arsip yang terkumpul dan

disimpan karena masih mempunyai nilai guna.Untuk mengatasi hal tersebut perlu

penyimpanan secara sistematis sehingga apabila dibutuhkan dapat diketemukan

dengan mudah dan cepat. Arsip sangat berperan penting dalam perjalanan

kehidupan suatu kantor, disini arsip merupakan suatu rekaman dari suatu kegiatan

dan catatan suatu informasi tentang suatu hal. Arsip yang ada pada suatu kantor

ataupun badan swasta merupakan bahan resmi dari suatu perencanaan,

pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan berbangsa dan bernegara, juga berfungsi

menyediakan bahan bukti untuk pertanggung jawaban kegiatan organiasi yang

bersangkutan. Dengan demikian arsip diperlukan untuk keperluan pengambilan

keputusan atau kebijaksanaan baru oleh pimpinan instansi atau perusahaan yang

memerlukan data kearsipan.

Demikian pentingnya arsip, oleh karena itu perlu dilakukan dengan prosedur

yang baik dan benar didalam pengelolaan arsip, untuk menjaga daur hidup arsip

itu sendiri mulai dari tahap penciptaan, penggunaan, pemeliharaan dan pemidahan

serta pemusnahannya. Hal penting selanjutnya adalah suatu kantor juga sangat

perlu untuk menentukan asas-asas kearsipan yang akan digunakan oleh kantor

yang bersangkutan. Karena asas yang tepat akan memperlancar kegiatan kearsipan

suatu organisasi. Tentunya dalam pemilihan asas tersebut harus memperhatikan

besar kecilnya rentang tugas organisasi yang bersangkutan, kompleksitas tugas

dan fungsi organisasi, lokasi gedung kantor, satu atap atau terpencar, jumlah

karyawan yang ada dalam suatu organisasi, dan jumlah surat yang dikelola.


BAB III

TUGAS DAN PENILAIAN

Latihan

1. Definisikan pengertian arsip dan kearsipan menurut pendapat anda!

2. Jelaskan peran penting dan fungsi kearsipan yang anda ketahui!

3. Sebutkan 5 tugas-tugas pokok kearsipan !

4. Sebutkan 5 macam system kearsipan yang anda ketahui !

5. Sebutkan dan jelaskan menurut pendapat Anda jenis-jenis asas

pengorganisasian kearsipan!

Tugas Rumah / Langkah Kerja

Langkah Kerja

1. Guru membagi siswa menjadi beberapa kelompok, masing-masing kelompok

terdiri dari 4 siswa

2. Guru memberikan tugas berupa studi kasus kepada siswa berkaitan dengan

materi tugas dan asas kearsipan

3. Melalui kelompok yang telah dibentuk, siswa mendiskusikan secara

kelompok mengenai dampak dan solusi penyelesaian masalah yang dihadapi

suatu organisasi dalam studi kasus, dan memastikan setiap siswa dalam

kelompok mampu dan mengetahui jawaban dari pertanyaan yang telah

diberikan oleh guru

4. Diskusi kelompok dilakukan dirumah salah satu siswa

5. Siswa boleh mencari referensi untuk penyelesaian tugas melalui internet,

maupun sumber buku lain diperpustakaan

6. Pertemuan selanjutnya, perwakilan masing-masing kelompok

mempresentasikan hasil diskusi tugas yang telah diberikan didepan kelas

7. Siswa lain boleh menanggapi atas jawaban yang telah dipresentasikan siswa

di depan kelas


Studi Kasus

RS Soeroto merupakan sebuah rumah sakit yang cukup ternama di

Kabupaten Ngawi. Setiap harinya banyak pasien yang memerlukan pelayanan

kesehatan yang ditangani. Rumah sakit sebagai salah satu instansi yang berfungsi

sebagai pusat pelayanan kesehatan bagi masyarakat sudah sepantasnya

memberikan layanan tersebut. Termasuk pelayanan yang berkaitan dengan

dokumen-dokumen penting salah satunya adalah arsip rekam medis pasien harus

disimpan dengan sebaik mungkin. Suatu waktu rumah sakit mengalami kesulitan

dalam penemuan kembali arsip rekam medis seorang pasien. Pasien ingin segera

mendapatkan pelayanan dari dokter, dokter juga harus segera mendapatkan arsip

pasien (dalam hal ini berkas rekam medis) sebelum memberikan pelayan kepada

pasien, maka arsip pasien yang berupa berkas rekam medis tersebut seharusnya

segera ditemukan namun pada kenyataannya tidak. Hal itu disebabkan karena data

tersebar dan tidak disimpan dalam satu tempat. Rumah sakit tersebut

membutuhkan waktu yang sangat lama untuk kegiatan pencarian data yang

dibutuhkan.

Analisislah permasalahan tersebut dengan menerapkan beberapa teori

kearsipan yang telah dipelajari. Menurut Anda, apa saja dampak yang ditimbulkan

serta solusi hal apa saja yang seharusnya dilakukan pihak rumah sakit untuk

mengatasi hal tersebut!


Penilaian

Penilian Afektif

No Nama Siswa

Aspek yang dinilai

Jumlah Nilai

Memulai Kegiatan

Dengan Doa

Mengakhiri Kegiatan

Dengan Doa

Mengagungkan Nama Tuhan

Saat Melihat Obyek Yang

Beragam

Ya Tidak Ya Tidak Ya Tidak

1.

2.

3.

4.

5.

Jumlah

Keterangan :

Ya = 1

Tidak = 0

Nilai =

× 100

Lembar Pengamatan Sikap

No. Aspek Yang Diamati 4 3 2 1

1. Menunjukkan perilaku aktif dalam kegiatan

proses pembelajaran

2. Menunjukkan rasa peduli dengan

mengajukan pertanyaan-pertanyaan kritis

terhadap masalah-masalah yang

dikemukakan dalam hubungan masyarakat

dalam menangani pekerjaan kantor

3. Menggunakan kata-kata yang tidak

menyinggung perasaan orang lain

4. Selalu tepat waktu dalam menyelesaikan

tugas


Keterangan :

4 = Selalu berperilaku sesuai yang diharapkan

3 = Sering berperilaku sesuai yang diharapkan

2 = Kadang-kadang berperilaku sesuai yang diharapkan

1 = Tidak pernah berperilaku sesuai yang diharapkan

Nilai =

× 4

Penilaian Kognitif

No. Contoh Instrumen Kunci Jawaban Skor

1. Definisikan pengertian arsip

dan kearsipan menurut

pendapat anda!

Arsip adalah kumpulan

data/warkat/surat/naskah berupa

kertas, berkas, foto, film, mikro

film, rekaman suara, gambar

peta,bagan atau dokumen lain

dalam segala bentuk dan sifatnya

yang dibuat atau diterima oleh

lembaga pemerintah / swasta /

perorangan yang mempunyai nilai

guna yang disusun dan disimpan

menurut sistem tertentu untuk

mempermudah penyimpanan

dan penemuan kembali dengan

cepat dan tepat apabila

dibutuhkan.

Kearsipan adalah suatu proses

pengaturan warkat mulai dari

penerimaan, pencatatan, hingga

pengimpanan warkat secara

sistematis dengan menggunakan

sistem tertentu sehingga apabila

warkat tersebut diperlukan

20


kembali maka akan

mempermudah dan mempercepat

penemuan kembali warkat yang

diperlukan.

2. Jelaskan peran penting dan

fungsi kearsipan yang anda

ketahui!

Peranan penting bagi kelancaran

jalannya organisasi, yaitu sebagai

sumber informasi dan sebagai

pusat ingatan bagi organisasi

Fungsi kearsipan sebagai :

Alat utama ingatan organisasi

Bahan atau alat pembuktian

(bukti otentik).

Bahan dasar perencanaan dan

pengambilan keputusan.

Barometer kegiatan suatu

organisasi mengingat setiap

kegiatan pada umumnya

menghasilkan arsip.

Bahan informasi kegiatan

ilmiah lainnya.

20

3. Sebutkan 5 tugas-tugas

pokok kearsipan !

1. Menerima dan menciptakan

warkat

2. Mencatat warkat

3. Menyimpan, menata dan

menemukan kembali arsip/warkat

sesuai sistem kerja tertentu

4. Memberikan pelayanan kepada

pihak-pihak yang memerlukan

arsip.

5. Mengadakan perawatan /

pemeliharaan arsip

20

4. Sebutkan 5 macam system Sistem Abjad (Alphabetical 20


kearsipan yang anda ketahui Filing System)

Sistem Masalah ( Subject Filing

System)

Sistem Nomor (Numeric Filing

System)

Sistem Tanggal (Choronologic

Filing System)

Sistem Wilayah (Geographic

Filing System)

5. Sebutkan dan jelaskan

menurut pendapat Anda

jenis-jenis asas

pengorganisasian kearsipan

a. Asas Sentralisasi

Asas pengelolaan kearsipan seperti

pengurusan surat masuk dan surat

keluar melalui satu unit kerja

secara terpusat (sentral) mulai dari

pencatatan hingga penyimpanan

dilakukan secara terpusat.

b. Asas Desentralisasi

Asas kegiatan pengelolahan surat

baik surat masuk maupun keluar

dari kegiatan pencatatan sampai

penyimpanan dimana hal tersebut

sepenuhnya dilakukan oleh masing-

masing unit kerja dalam suatu

organisasi

c. Asas Gabungan

Asas kombinasi antara sentralisasi

dan desentralisasi. Arsip yang

masih aktif dipergunakan dikelola di

unit kerja masing-masing pengolah,

dan arsip inaktif dikelola di sentral

arsip.

20


Nilai =

× 100

Keterangan Nilai :

A = 90-100 (Sangat Baik)

B = 75-89 (Baik)

C = 65-74 (Cukup)

D = 54-64 (Kurang)

E = < 54 (Sangat Kurang)

Penilaian Psikomotorik

Rubrik Penilaian Diskusi

No Nama Siswa

Aspek Pengamatan Diskusi

Jumlah

Nilai Ket Kerja

sama

Mengkom

unikasikan

pendapat

Tole

ransi

Keak

tifan

Mengharg

ai

pendapat

teman

1.

2.

3.

4.

5.

Keterangan Skor :

Masing-masing kolom diisi dengan kriteria :

4 = Sangat Baik

3 = Baik

2 = Cukup

1 = Kurang

Nilai =

× 100


Keterangan Nilai :


B = 75-89 (Baik)

C = 65-74 (Cukup)

D = 54-64 (Kurang)


Rubrik Penilaian Presentasi

No Nama Siswa

Aspek Pengamatan

Jumlah

Nilai

Ket Komunikasi

Sistematika

Penyampaian

Wawasan

Keberanian

Antusias

Gesture dan Penampila

n

1.

2.

3.

4.

5.

Keterangan Skor :

Masing-masing kolom diisi dengan kriteria

4 = Sangat Baik

3 = Baik

2 = Cukup

1 = Kurang

Nilai =

× 100

Keterangan Nilai :


B = 75-89 (Baik)

C = 65-74 (Cukup)

D = 54-64 (Kurang)



DAFTAR RUJUKAN

Amsyah, Zulkifli. 2001. Manajemen Kearsipan. Jakarta: PT Gramedia Pustaka.

Barthos, Basir. 2012. Manajemen Kearsipan. Jakarta : Bumi Aksra.


Modul dengan judul Tugas dan Asas-Asas Kearsipan

ini disusun oleh Kevin Dita Arila Mahasiswa Program

Studi Pendidikan Administrasi Perkantoran

Universitas Negeri Malang.

Modul ini berisi kumpulan materi, latihan soal, dan

tugas rumah yang dapat menambah pengetahuan

siswa lebih mendalam tentang kearsipan dan

mengukur kemampuan siswa dengan latihan-latihan

soal.

Jalan Semarang No.5 Malang 65145

Telp. (0341) 551312

tugas dan asas-asas kearsipan … · tugas dan asas – asas kearsipan ii kata pengantar ... d....

Documents