i

ADMINISTRASI KEARSIPAN

DI SEKRETARIAT BADAN PERENCANAAN PEMBANGUNAN

DAERAH KABUPATEN SRAGEN

TUGAS AKHIR

Diajukan Untuk Memenuhi Sebagian Persyaratan Dalam Memperoleh Sebutan

Vokasi Ahli Madya ( A.Md.) Dalam Bidang

Manajemen Administrasi

Oleh :

ADI HERMAWANTO

D1513002

PROGRAM DIPLOMA III MANAJEMEN ADMINISTRASI

FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN POLITIK

UNIVERSITAS SEBELAS MARET

SURAKARTA

2016

ii

iii

iv

v

MOTTO

“Jangan menjelaskan tentang dirimu kepada siapapun karena yang

menyukaimu tidak butuh itu, dan yang membencimu tidak percaya itu”

"Jadilah diri sendiri dan janganlah menjadi orang lain walaupun orang

tersebut nampak lebih baik dari kita"

“Hidup bagaikan kita berlayar di lautan, ita nikmati setiap ombak yang

menempa tapi jangan lupa kalau kita mempunyai layar yang bisa untuk

merubah arah kita apabila arah yang dituju salah”

(Penulis)

vi

PERSEMBAHAN

Alhamdulillah, tiada henti-hentinya penulis mengucapkan syukur kepada

Allah SWT. Atas ridho-Nya, akhirnya penulis bisa menyelesaikan Tugas Akhir

ini. Sholawat serta salam penulis kirimkan kepada Rosululloh, sehingga sampai

sekarang indahnya iman dan Islam masih terasa. Bantuan dari berbagai pihak pun,

tak luput dalam penyelesain Tugas Akhir ini, baik bantuan secara materi, spiritual,

informasi, motivasi. Pada kesempatan ini penulis ingin mengucapkan terima kasih

yang sebesar-besarnya kepada:

1. Ayah dan ibu tercinta, terimakasih telah memberikan dukungan yang luar

biasa kepada penulis tidak hanya dari segi materi namun juga semangat

dan doa. Memberikan tauladan di setiap segi kehidupan.

2. Bapak Drs. Ali, M.Si Selaku pembimbing penulis. Terimakasih atas

waktu, diskusi dan arahan untuk membimbing penulis dalam

menyelesaikan Tugas Akhir ini. Terimkasih atas ilmu yang diberikan.

3. Seluruh keluarga besar Badan Perencanaan Pembangunan Daerah

Kabupaten Sragen yang telah mau membantu penulis selama magang.

Terimakasih telah memberikan informasi kepada penulis.

4. Teman-teman seperjuangan di Sragen Bernaldo Angga, Stephanie Lintang,

Rahmat T Nugraha, dan Koko Harjunanto yang selalu memberikan kesan

yang indah selama magang di Kabupaten Sragen.

5. Ayudya Zahra yang telah memberikan dukungan kepada penulis dan doa

nya yang tiada henti.

6. Teman-teman D3 Manajemen Administrasi 2013 kelas B, terima kasih

selama ini sudah menjadi keluarga yang mengasyikkan selama 3 tahun ini.

7. Teman-teman dari mulai SD sampai SMA yang selalu mendukung

walaupun terhalang jarang yang jauh beda kota dan sudah lama tidak

ketemu tapi tetap komunikasi.

vii

KATA PENGANTAR

Puji syukur Alhamdulliah penulis panjatkan atas kehadirat Allah SWT

yang senantiasa memberikan rahmat dan hidayah-Nya sehingga penulis dapat

menyelesaikan Tugas Akhir yang berjudul “Administrasi Kearsipan di

Sekretariat Badan Perencanaan Pembangunan Daerah Kabupaten Sragen”

sebagai salah satu syarat untuk mendapatkan gelar Ahli Madya Jurusan

Manajemen Administrasi pada Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik di

Universitas Sebelas Maret Surakarta.

Terlepas dari kekurangan yang ada, Tugas Akhir ini tidak dapat selesai

tanpa bantuan dari berbagai pihak. Oleh karena itu dalam kesempatan ini penulis

ingin mengucapkan terima kasih kepada :

1. Bapak Drs. Ali, M.Si selaku Dosen Pembimbing yang telah membimbing dan

mengarahkan penulis selama dalam penyusunan Tugas Akhir

2. Bapak Drs. Muchtar Hadi, M.Si selaku penguji

3. Bapak Ir. Ashari, MM Selaku Sekretaris Badan Perencanaan Pembangunan

Daerah Kabupaten Sragen, Atas izin yang telah diberikan untuk melakukan

magang kerja.

4. Bapak Suparno, SH Selaku Kepala Sub Bagian Umum dan Kepegawaian

Badan Perencanaan Pembangunan Daerah kabupaten Sragen yang telah

mengizinkan penulis untuk melakukan pengamatan.

5. Seluruh pegawai Badan Perencanaan Pembangunan Daerah Kabupaten Sragen

yang telah memberikan bantuan selama kegiatan magang berlangsung dan

pencarian data-data yang penulis butuhkan.

6. Prof. Dr. Ismi Dwi Astuti Nurhaeni , M.Si Dekan Fakultas Ilmu Sosial Dan

Ilmu Politik, Universitas Sebelas Maret Surakarta.

7. Bapak Drs. Ali, MSi selaku Ketua Program Diploma III Manajemen

Administrasi, Fakultas Ilmu Sosial Dan Ilmu Politik, Universitas Sebelas

Maret Surakarta.

8. Ibu Dra. Lestariningsih, M.Si selaku pembimbing akademik

viii

9. Semua pihak yang belum penulis sebutkan satu persatu yang juga ikut

membantu dalam penyusunan Tugas Akhir.

Penulis berharap Tugas Akhir ini dapat memberikan manfaat bagi penulis

dan para pembaca maupun pihak-pihak yang berkepentingan dengan penulisan

Tugas Akhir ini.

Surakarta, 16 Mei 2016

Penulis

ix

DAFTAR ISI

HALAMAN JUDUL ............................................................................................. i

HALAMAN PERSETUJUAN .............................................................................. ii

HALAMAN PENGESAHAN ............................................................................... iii

PERNYATAN ...................................................................................................... iv

MOTTO ................................................................................................................ v

PERSEMBAHAN ................................................................................................. vi

KATA PENGANTAR .......................................................................................... vii

DAFTAR ISI ......................................................................................................... ix

DAFTAR TABEL ................................................................................................. xi

DAFTAR GAMBAR ............................................................................................ xii

DAFTAR LAMPIRAN ......................................................................................... xiii

ABSTRAK ............................................................................................................ xiv

BAB I PENDAHULUAN .............................................................................. 1

A. Latar Belakang Masalah .............................................................. 1

B. Perumusan Masalah ..................................................................... 4

C. Tujuan Pengamatan ...................................................................... 5

D. Manfaat Pengamatan .................................................................... 5

BAB II TINJAUAN PUSTAKA DAN METODE PENGAMATAN ............ 6

A. PENGERTIAN ADMINISTRASI KEARSIPAN ....................... 6

1. Pengertian Administrasi .......................................................... 6

2. Pengertian Arsip ..................................................................... 6

3. Pengertian Administrasi Kearsipan ........................................ 8

B. PROSES ADMINISTRASI KEARSIPAN ................................ 8

1. Penerimaan dan Pencatatan Arsip ........................................... 8

2. Penyimpanan Arsip ................................................................. 12

3. Penyusutan Arsip .................................................................... 19

C. METODE PENGAMATAN ........................................................ 21

1. Jenis Pengamatan ................................................................... 21

2. Lokasi Pengamatan ................................................................ 22

x

3. Sumber Data ........................................................................... 22

4. Teknik Pengumpulan Data ..................................................... 23

5. Teknik Analisis Data .............................................................. 24

BAB III DESKRIPSI LEMBAGA ................................................................... 26

A. Visi Misi BAPPEDA.................................................................... 26

B. Tugas dan Fungsi BAPPEDA Sragen .......................................... 27

C. Struktur Organisasi BAPPEDA Sragen ...................................... 28

D. Uraian Tugas di BAPPEDA Sragen ............................................ 29

E. Daftar Pegawai BAPPEDA Sragen ............................................. 42

F. Tentang BAPPEDA Sragen ........................................................ 44

BAB IV HASIL PENGAMATAN DAN PEMBAHASAN ............................. 47

A. Penerimaan dan Pencatatan Arsip ............................................... 47

B. Penyimpanan Arsip ...................................................................... 53

C. Penyusutan Arsip .................................................................................. 56

BAB V PENUTUP .......................................................................................... 59

A. Kesimpulan ................................................................................. 59

B. Saran ............................................................................................. 60

DAFTAR PUSTAKA ........................................................................................... 61

LAMPIRAN

xi

DAFTAR TABEL

Halaman

Tabel 1.1 Jumlah Surat masuk dan Surat Keluar tahun 2012-2015 ............. 4

Tabel 3.1 Jumlah Pegawai PNS di Lingkungan BAPPEDA Sragen ........... 42

Tabel 3.2 Daftar Pegawai BAPPEDA Sragen ............................................. 43

xii

DAFTAR GAMBAR

Halaman

Gambar 2.1 Kartu Kendali Surat .............................................................. 11

Gambar 3.1 Struktur Organisasi BAPPEDA Sragen ............................... 28

Gambar 4.1 Contoh Lembar Disposisi di Sekretariat BAPPEDA .......... 51

Gambar 4.2 Contoh arsip RPJMN tahun 2015-2019 ............................... 56

Gambar 4.3 Contoh arsip RPJMD ........................................................... 56

xiii

DAFTAR LAMPIRAN

1. Lampiran 1 Surat Keterangan Selesai Magang

2. Lampiran 2 Surat Tugas

3. Lampiran 3 Form Monitoring Magang

4. Lampiran 4 Form Penilaian Kuliah Kerja Magang

5. Lampiran 5 Contoh Lembar Disposisi

6. Lampiran 6 Standar Operasional Prosedur Pengelolaan Surat

7. Lampiran 7 Undang-Undang Nomor 43 tahun 2009 tentang Kearsipan

8. Lampiran 8 Peraturan Pemerintah Nomor 28 tahun 2012 tentang pelaksanaan

Undang-Undang Nomor 43 tahun 2009 tentang Kearsipan

xiv

ABSTRAK

ADI HERMAWANTO D1513002, ADMINISTRASI KEARSIPAN DI

SEKRETARIAT BADAN PERENCANAAN PEMBANGUNAN DAERAH

KABUPATEN SRAGEN. Tugas Akhir, Program Studi Manajemen

Administrasi, ProgramDiploma III, Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik,

Universitas Sebelas Maret Surakarta, 2016, 61 Halaman.

Arsip mempunyai peranan yang sangat penting dalam suatu instansi atau

organisasi yaitu sebagai pusat ingatan, sumber informasi dan sebagai alat

pengawasan yang diperlukan oleh instansi atau organisasi dalam rangka

melaksanakan segala kegiatan perencanaan, pengawasan, penganalisaan,

perumusan kebijakan, pengambilan keputusan, pembuatan laporan, dan lain

sebagainya. Tujuan dari pengamatan ini adalah untuk memperoleh gambaran

mengenai administrasi kearsipan di Sekretariat Badan Perencanaan Pembangunan

abupaten Sragen.

Jenis pengamatan yang digunakan adalah deskriptif kualitatif, dimana

pada pengamatan ini penulis memaparkan bagaimana administrasi kearsipan di

Sekretariat Badan Perencanaan Pembangunan Daerah kabupaten Sragen, yang

dituangkan dalam bentuk kalimat-kalimat dan berdasarkan fakta-fakta yang ada.

Teknik pengumpulan data diperoleh melalui wawancara dengan Kepala Sub

Bagian Umum dan Kepegawaian di Sekretariat sebagai informan, observasi, serta

mengkaji dokumen dan arsip, sedangkan untuk teknik analisis data yang

digunakan adalah teknik analisis interaktif yangterdiri dari reduksi data, sajian

data, serta penarikan simpulan dan verifikasi.

Berdasarkan hasil pengamatan,penulis menyimpulkan bahwa proses

administrasi kearsipan rekam medis di Sekretariat Badan Perencanaan

Pembangunan Daerah kabupaten Sragen merupakan penyelenggaraan kegiatan

yang bersifat ketatausahaan dalam upaya merencanakan pembangunan daerah di

Kabupaten Sragen yang dimulai dari tahap penerimaan dan pencatatan,

penyimpanan arsip, hingga diadakannya penyusutan arsip. Berdasarkan

pengamatan penulis, proses pengembalian arsip di Sekretariat Badan Perencanaan

Pembangunan Daerah Kabupaten Sragen masih belum teratur banyak arsip yang

setelah dipinjam setelah dicari lagi tidak sesuai urutannya lagi. Akan tetapi

menurut pengamatan penulis, untuk keseluruhan administrasi kearsipan di

Sekretariat Badan Perencanaan Pembangunan Daerah kabupaten Sragen dirasa

sudah cukup baik.

Kata Kunci: Administrasi, Kearsipan