dinas kearsipan dan perpustakaan …...tentang tugas pokok dan fungsi dinas kearsipan dan...

1

LAPORAN KETERANGAN PERTANGGUNGJAWABAN (LKPJ)

DINAS KEARSIPAN DAN PERPUSTAKAAN KABUPATEN MANGGARAI TAHUN ANGGARAN 2017

BAB I

PENDAHULUAN

A. DASAR HUKUM

1. Undang-Undang Nomor 69 Tahun 1958 tentang Pembentukan Daerah-

daerah Tingkat II dalam Wilayah Daerah-daerah Tingkat I Bali, Nusa

Tenggara Barat, dan Nusa Tenggara Timur (Lembaran Negara Republik

lndonesia Tahun 1958 Nomor 122, Tambahan Lembaran Negara Republik

lndonesia Nomor 1655);

2. Undang-Undang Nomor 4 Tahun 1990 tentang Serah Simpan Karya Cetak

dan Karya Rekam (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 1990 Nomor

48, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 3418);

3. Undang-Undang Nomor 28 Tahun 1999 tentang Penyelenggaraan Negara

yang Bersih dan Bebas dari Korupsi, Kolusi dan Nepotisme (Lembaran

Negara Republik Indonesia Tahun 1999 Nomor 75, Tambahan Lembaran

Negara Republik Indonesia Nomor 4286);

4. Undang - Undang Nomor 17 Tahun 2003 tentang Keuangan Negara

(Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2003 Nomor 47, Tambahan

Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 4286);

5. Undang-Undang Nomor 33 Tahun 2004 tentang Perimbangan Keuangan

Antara Pemerintah Pusat dan Daerah (Lembaran Negara Republik Indonesia

Tahun 2004 Nomor 126, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia

Nomor 4438);

6. Undang – Undang Nomor 25 Tahun 2004 tentang Sistim Perencanaan dan

Pembangunan Nasional (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2004

Nomor 104, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 4421);

7. Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2007 tentang Perpustakaan (Lembaran



8. Undang-Undang Nomor 25 Tahun 2009 tentang Pelayanan Publik



2

9. Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan (Lembaran



10. Undang-Undang Nomor 12 Tahun 2011 tentang Pembentukan Peraturan

Perundang-undangan (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2011

Nomor 82, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 5234);

11. Undang-Undang Nomor 5 Tahun 2014 tentang Aparatur Sipil Negara



12. Undang-Undang Nomor 23 Tahun 2014 tentang Pemerintahan Daerah

(Lembaran Negara Republik lndonesia Tahun 2014 Nomor 244, Tambahan

Lembaran Negara Republik lndonesia Nomor 5587), sebagaimana telah

diubah beberapa kali, terakhir dengan Undang-Undang Nomor 9 Tahun 2015

tentang Perubahan kedua atas Undang-Undang Nomor 23 Tahun 2014

tentang Pemerintahan Daerah (Lembaran Negara Republik lndonesia Tahun

2015 Nomor 58, Tambahan Lembaran Negara Republik lndonesia Nomor

5679),

13. Undang-Undang Nomor 30 Tahun 2014 tentang Administrasi Pemerintahan



14. Peraturan Pemerintah Nomor 38 Tahun 2007 tentang Pembagian Urusan

Pemerintahan Antara Pemerintah, Pemerintahan Daerah Propinsi, dan

Pemerintahan Daerah Kabupaten/Kota (Lembaran Negara Republik

Indonesia Tahun 2007 Nomor 82, Tambahan Lembaran Negara Republik

Indonesia Nomor 4737);

15. Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 41 Tahun 2007 tentang

Organisasi Perangkat Daerah (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun

2007 Nomor 89, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor

4741);

16. Peraturan Pemerintah Nomor 23 Tahun 1999 tentang Pelaksanaan Serah

Simpan dan Pengelolaaan Karya Rekam Film cerita atau Film Dokumenter,



17. Peraturan Pemerintah Nomor 8 Tahun 2008 tentang Pelaksanaan Peraturan

Pemerintah Nomor 8 Tahun 2008 tentang Tahapan, Tata Cara Penyusunan,

Pengendalian dan Evaluasi Pelaksanaan Rencana Pembangunan Daerah;

3



18. Peraturan Daerah Kabupaten Manggarai Nomor 5 Tahun 2008 tentang

Pembentukan Organisasi dan Tata Kerja Lembaga Tekhnis Daerah

Kabupaten Manggarai;

19. Peraturan Bupati Manggarai Nomor 24 Tahun 2008 tentang Tugas Pokok,

Fungsi dan Tata Kerja Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah Kabupaten

Manggarai;

20. Peraturan Daerah Kabupaten Manggarai Nomor 1 Tahun 2011 tentang

Rencana Pembangunan Jangka Menengah Daerah Kabupaten Manggarai

2011-2015.

B. Data Umum Organisasi

Berdasarkan Peraturan Daerah Kabupaten Manggarai Nomor 5 Tahun

2008 tentang Pembentukan Organisasi dan Tata Kerja Lembaga Tekhnis Daerah

Kabupaten Manggarai dan Peraturan Bupati Manggarai Nomor 24 Tahun 2008

tentang Tugas Pokok dan Fungsi Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Kabupaten

Manggarai adalah ”Membantu Bupati dalam mengkoordinasikan dan melaksanakan

urusan Pemerintahan di bidang Kearsipan, Perpustakaan, dan bidang Pengemban-

gan serta Kesekretariatan berdasarkan asas Otonomi dan Tugas Pembantuan”.

Dalam melaksanakan tugas pokok tersebut Dinas Kearsipan dan Perpus-

takaan Kabupaten Manggarai memiliki fungsi :

1. Pengaturan, Pembinaan, Pengelolaan, Pengawasan dan Pengendalian Se-

kretariat;

2. Pengaturan Pembinaan, Pengelolaan, Pengawasan dan Pengendalian Per-

pustakaan;

3. Pengaturan Pembinaan, Pengelolaan, Pengawasan dan Pengendalian Kear-

sipan;

4. Pengaturan Pembinaan, Pengelolaan, Pengawasan dan Pengendalian bi-

dang Pengembangan;

5. Pengaturan Pembinaan, Pengelolaan, Pengawasan dan Pengendalian Jaba-

tan Fungsional

6. Pelaksanaan tugas dinas lainnya yang diberikan atasan.

4

A. SUMBER DAYA SKPD 1. Sumber Daya Manusia

Pelaksanaan tugas pada Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Kabupaten

Manggarai didukung oleh 29 orang Pegawai Negeri Sipil (PNS) dan 2 tenaga honor dan 23 orang tenaga kontrak yang tersebar di Kantor Pusat Dinas

Kearsipan dan Perpustakaan dan 9 Pondok Baca. Jadi total jumlah pegawai pada tahun 2017 adalah 54 orang.

TABEL

DATA PEGAWAI DINAS KEARSIPAN DAN PERPUSTAKAAN KABUPATEN MANGGARAI

KONDISI TAHUN 2017

No Nama/Nip Pangkat/Gol.Ruang Jabatan Eselon

1. Heribertus Ngabut,SH Nip. 19620704 199202 1 001

Pembina Utama Mu-da,IV/c

Kepala Dinas Kearsipan dan Perpustakaan

II/B

2. Drs. Yoseph Jehalut Nip. 19651128 199402 1 002

Pembina, Tk.I. IV/b Sekretaris Badan Per-pustakaan Dan Arsip Daerah

III/A

3. Gabriel P.A Tjangkung,SH Nip.19680623 199510 1 001

Pembina, Tk.I. IV/b Kepala Bidang Pembinaan dan Layanan Kepustakaan

III/B

4. Dra. Sri Endah Sulistiyowati Nip. 19630102 198702 2 001

Pembina, IV/a Kepala Bidang Pelestarian Bahan Pustaka

III/B

5. Stefanus Tawar.SH 19681027 199803 1 005

Pembina, IV/a Kepala Bidang Kearsi-pan

III/B

6. Dra.Nabut M.E. Suryati NIP. 19650115 199303 2 006

Pembina, IV/a Kepala Bidang Pengelolaan dan Perlindungan Arsip

III/B

7. Fransiskus Pal,SE Nip.19750630 200312 1 004

Penata Tk. I..III/d Kasubid. Pengembangan Sistem Informasi

IV/A

8. Dorothea Dita Nogol,BA Penata Tk. I..III/d Kasi. Pembudayaan Gemar Membaca

IV/A

9. Fransiska X. Djalang,SE Nip. 19760123 200312 2 007

Penata Tk. I..III/d Kasubag. Keuangan IV/A

10. Wihelmus Arut Nip. 19640722 198803 1 017

Penata Tk. I..III/d Kasi. Retensi Arsip IV/A

11. Marselinus P. Hasiman Nip. 19650328 199103 1 010

Penata Tk. I..III/d Kasi.Pelestarian Naskah Kuno dan Koleksi Budaya Lokal

12. B.Rosalina Lusiana S.S NIP. 19631017 199303 2 002

Penata Tk. I..III/d Kasubag Perencanaan Evaluasi Dan Pelaporan

IV/A

13. Theresia Maria Mindas Nip. 19760125 200501 2 008

Penata Tk. I..III/d Kasi. Katalogisasi dan Koleksi Pustaka

IV/A

14. Agustinus Jehalu,SE Nip. 19740812 200801 1 015

Penata Tk. I..III/d Kasi.Pengelola Arsip IV/A

15. Getrudis Derosari Nip. 19620628 198503 2 007

Penata Tk. I..III/d Kasi. Layanan Kearsipan

IV/A

16. Bus Benediktus Nip. 19601231 198101 1 094

Penata III/c Kasi Penelusuran Arsip IV/ A

17. Baso Oktaf Wempi Nip. 19601028 198903 1 009

Penata III/c Kasi Fumigasi IV/A

18. Yohanes Paulus B.Genggar,SE Nip.19830422 201001 1 018

Penata III/c Kasi Pembinaan Perpustakaan

IV/ A

19. Karolus Boromeus Seda,ST Nip.19761226 201001 1 013

Penata Muda Tk. I, III/ b Kasi Digitalisasi Arsip dan Kepustakaan

IV/ A

20. Reineldis Ledi,SE Nip. 19791231 201212 2 003

Penata Muda Tk. I, III/ b Kasi Pemusnahan Arsip IV/ A

21. Sirilian Diana Yumen,SE Nip. 19771025 201001 2 004

Penata Muda Tk. I, III/ b Staf

22. Cherensensiana M.Kahu Nip. 19671218 198603 2 001

Penata III/a Staf

23. Nikolaus Jerubu,A.Md Nip. 19670729 200801 2 019

Pengatur,Tk.I, II/d Staf

24. Stefanus Garus Nip. 19791001 200711 1 016

Pengatur Muda Tk.I,II/b Staf

25. Maria Regina Mas Nip. 19800210 200801 1 031

Pengatur MudaTK. I, II/b Staf

26. Adriana K. Tatik Nip. 19836708 201001 2 029

Pengatur MudaTK. I, II/b Staf

27. Emilda Jaiman Pengatur Muda, II/a Staf

5

NIP. 19710818 201212 2 003

28. Eduardus F. Beda 19810429 201212 1 002

Pengatur Muda, II/a Staf

29. Yohanes Santo 19780824 201212 1 002

Juru , I/c

Staf

30. Maria Silviana Jemanu, SE Tenaga Honorer

31. Bonefasius Hadur Tenaga Honorer 32. Apolonius Aman, A.Md Tenaga Harian Lepas 33. Krispinus Joko Deot Tenaga Harian Lepas 34. Egidius S. Suryadi Tenaga Harian Lepas 35. Yohana Fransiska Ernensia,SE Tenaga Harian lepas 36. Maria Indrian Wirebakti Tenaga Harian lepas 37. Ester Niul, A.Md Tenaga Harian Lepas 38. Wihelmus Octavianoputra PL, SE Tenaga Harian lepas 39. Emanuel Farando, S.Fil Tenaga Harian lepas 40. Kamilus Hidarto Nonggur Tenaga Harian lepas 41. Analia Mas,ud Tenaga Harian lepas 42. Indriati Tenaga Harian lepas 43. Helmina A. Suriani Tenaga Harian lepas 44. Agustinus Gusti Tenaga Harian lepas 45. Katarina P Wonga Tenaga Harian lepas 46. Rudolf Mengga Tenaga Harian lepas 47. Dionisius Kenedy Tenaga Harian lepas 48. Hendrikus Nggarang Tenaga Harian lepas 49. Richardus Sam Alamto, SE Tenaga Harian lepas 50. Stefen Haribaik Tenaga Harian lepas 51. Fransiskus David Tokan,SE Tenaga Harian lepas 52. Gaudensia Jebia Tenaga Harian lepas 53. Gonsales Brian Saputra,S.Sos Tenaga Harian lepas 54. Dionisius Rudi.SH Tenaga Harian lepas

Berdasarkan Struktur Organisasi jumlah jabatan struktural pada Dinas

Kearsipan dan Perpustakaan Kabupaten Manggarai adalah sebanyak 14 jabatan, dengan rincian :

a. Berdasarkan Eselonering

Banyaknya Pegawai Menurut Eselonering Tahun 2017

No. Eselon Jumlah (orang) Prosentase

(%)

1. Eselon II – B 1 Orang 5 2. Eselon III – A 1 Orang 5

3. Eselon III – B 4 Orang 20

4. Eselon IV – A 14 Orang 70

J u m l a h 20 Orang 100

b. Berdasarkan Kepangkatan

Banyaknya Pegawai Menurut Pangkat Golongan Tahun 2017

No Jenis Golongan Jumlah (orang)

Prosentase (%)

1. Golongan IV /c 1 Orang 3,45

2. Golongan IV/b 2 Orang 6,90

3. Golongan IV/a 3 Orang 10,34

4. Golongan III/d 9 Orang 31,03

5. Golongan III/c 3 Orang 10,34

6. Golongan III/b 3 Orang 10,34

7. Golongan III/a 1 Orang 3,45

8. Golongan II/d 1 Orang 3,45

9. Golongan II/c 2 Orang 66,67

10. Golongan II/b 3 Orang 100,00

11. Golongan II/a 0 Orang -

12. Golongan I/d 1 Orang 3,45


6

Berdasarkan Pendidikan Banyaknya Pegawai Menurut Pendidikan Tahun 2017

No. Jenis Pendidikan Jumlah (orang) Prosentase (%)

1. 2. 3. 4. 5. 6.

Pendidikan S1 Pendidikan SM/D3 Pendidikan D2 Pendidikan D1 Pendidikan SLTA Pendidikan SMTP

10 Orang 2 Orang

- -

9 Orang 1 Orang

45,45 9,09

- -

40,91 4,55


c. Berdasarkan Pendidikan Penjenjangan

Banyaknya Pegawai Menurut Pendidikan Penjenjangan Tahun 2017

No. Jenis Pendidikan Jumlah (orang)

1. 2. 3.

ADUM / PIM IV ADUMLA/PIM III SPAMEN/PIM II

2 Orang 2 Orang 1 Orang

J u m l a h 5 Orang

B. Sarana dan Prasarana yang digunakan

No Nama/Jenis Barang Jumlah

A Tanah - B Peralatan dan Mesin

1 Sepeda Motor YamahaYT 125 1 unit 2 Sepeda Motor Yamaha Jupiter 1 unit 3 Sepeda Motor T105ER Vega R 1 unit 4 Sepeda Motor Honda Kharisma 1 unit 5 Sepeda Motor Yupiter Z 1 unit 6 Sepeda Motor Kaisar ( roda 3 ) 1 unit 7 Sepeda Motor Kaisar ( roda 3 ) 1 unit 8 Sepeda Motor Kaisar ( roda 3 ) 1 unit 9 Sepeda Motor Kaisar ( roda 3 ) 1 unit

10 Mobil Mitsubishi Kuda 1 unit 11 Mobil Kijang ( MPK ) 1 unit 12 Bus Roda 6 1 Unit

C Alat Kantor dan Rumah Tangga

1 Meja Kerja (meja 1/2 biro, meja biro, meja rapat, meja piket) 40 bh 2 Meja Baca (meja baca, meja baca anak) 66 bh 3 Meja Komputer 10 bh 4 Meja Sirkulasi 9 set 5 Laci Katalog 7 set 6 Lemari (lemari, lemari 2 pintu,filling kabinet,lemari besi ) 24 bh 7 Kursi Plastik 417 bh 8 Kursi Kerja (Kursi lipat,kursi roda putar,kursi kayu,kursi rapat) 1 15 bh 9 Kursi Tamu 3 set

10 Kursi Baca Anak 31 bh 11 Papan Pengumuman 1 bh 12 Kotak Saran 1 bh 13 Lemari Kaca/ Etalase 3 bh 14 Komputer 10 unit 15 Komputer Sistem Kearsipan 1 Paket 16 Komputer Sistem jaringan LAN 1 Paket 17 Komputer Mainframe/ Server 2 Paket 18 Laptop 7 bh 19 Mesin Ketik 4 bh 20 Jam dinding 6 bh 21 Ceret Listrik 1 bh 22 Salon / speaker 3 bh 23 Vacum Cleaner 1 bh 24 Lampu taman 1 bh 25 Pesawat telepon 1 unit

7

26 Mesin Potong rumput 1 bh 27 mesin faxcimili 1 bh 28 Wireless 1 unit 29 CD/DVD 1 unit 30 TV 21 Inch 1 unit 31 Handycam 1 unit 32 Rak 58 bh

33 Kain Gorden,Tirai, Rel,Gorden, Gantungan 26 bh

34 Kalkulator 1 bh

35 Hardisk Eksternal 2 bh

36 Ribbon YMCKO Printer Kartu 5 bh

37 Ribbon Black Printer Kartu 5 bh

38 UPS 1 bh

39 Stabilizer 1 bh

40 Colling Pad 2 bh

41 Parabola 1 bh

42 Ceilling fan 4 bh

43 Lemari 3 Pintu 1 bh 44 Lemari 2 Pintu 2 bh 45 Meja Akuisisi 1 bh 46 Brankas Uang 1 bh 47 Hardisk Eksternal 5 bh 48 Meja Kerja Pejabat 2 bh 49 Kursi Pejabat 2 bh

50 Printer 11 bh 51 Televisi 1 bh 52 Rak Buku 47 bh 53 Rak Arsip 29 bh 54 Box buku untuk buku MPK 10 bh

D Bangunan dan Gedung

1 Bangunan Gedung Kantor BPAD 1 Unit

2 Bangunan Gedung Kantor ARSIP 1 unit

3 Bangunan Gedung kantor/Pondok Baca Kec. Cibal 1 Unit

4 Bangunan Gedung kantor/Pondok Baca Kec. Ruteng 1 Unit

5 Bangunan Gedung kantor/Pondok Baca Kec. Reok 1 Unit

6 Bangunan Gedung kantor/Pondok Baca Kec. Satar Mese 1 Unit

7 Bangunan Gedung kantor/Pondok Baca Kec. Rahong Utara 1 Unit

8 Bangunan Gedung kantor/Pondok BacaKec. Satar Mese Barat 1 Unit

9 Bangunan Gedung kantor/Pondok Baca kec. Lelak 1 Unit

10 Bangunan Gedung kantor/Pondok Baca kec. Reok Barat 1 Unit

11 Selasar/tempat parker 1 Unit

12 Garasi 1 Unit

8

BAB II

STRATEGI DAN ARAH KEBIJAKAN

Strategi dan Arah Kebijakan

Strategi dan kebijakan yang menjadi pedoman dalam penyelenggaraan

Kearsipan dan Perpustakaan pada Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Kabupaten

Manggarai untuk lima tahun mendatang sebagai berikut :

1. Strategi Pembangunan Dinas Kearsipan dan Perpustakaan lima tahun

kedepan ( 2016-2021) sebagai berikut:

1.1. Penyelenggaraan dan pengelolaan kearsipan dan perpustakaan

sebagai sarana pembelajaran sepanjang hayat bagi masyarakat;

1.2. Peningkatan ketersediaan layanan kearsipan dan perpustakaan secara

merata;

1.3. Peningkatan kualitas dan kuantitas koleksi perpustakaan;

1.4. Peningkatan promosi gemar membaca dan pemanfaatan

perpustakaan;

1.5. Peningkatan kompetensi dan keprofesionalitas tenaga kearsipan dan

kepustakaan;

1.6. Penertiban, penyelamatan dan pelestarian arsip.

2. Arah Kebijakan Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Tahun 2016 –

2021

Berdasarkan tugas dan tanggung jawab Dinas Kearsipan dan Perpustakaan

Kabupaten Manggarai sebagaimana dijabarkan dalam Peraturan Daerah

Kabupaten Manggarai Nomor 5 Tahun 2008 tentang Pembentukan Organisasi

dan Tata Kerja Lembaga Tekhnis Daerah Kabupaten Manggarai dan Peraturan

Bupati Manggarai Nomor 24 Tahun 2008, maka arah kebijakan Dinas Kearsipan

dan Perpustakaan Kabupaten Manggarai dalam kegiatan pembangunan Kearsipan

dan Perpustakaan dalam kurun waktu lima tahun mendatang (2016 – 2021)

sebagai berikut:

9

1. Peningkatan kapasitas kelembagaan sebagai sumber belajar masyarakat

yang demokratis, bebas biaya dan mudah dijangkau pada setiap strata

masyarakat;

2. Kemitraan antara masyarakat, Pemerintah Daerah dan Pemerintah Pusat;

3. Peningkatan efektifitas manajemen pembangunan perpustakaan;

4. Keikutsertaan SDM dalam berbagai diklat dan pelatihan/seminar/workshop;

5. Penarikan Arsip-Arsip Inaktif milik pemerintah Kabupaten Manggarai;

6. Pengumpulan dan penelusuran arsip-arsip bernilai sejarah;

7. Preservasi dan restorasi arsip.

10

BAB III

PENYELENGGARAAN URUSAN PEMERINTAHAN DAERAH

A. Prioritas Urusan Wajib Yang Dilaksanakan

Prioritas urusan yang dilaksanakan Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Kabupaten

Manggarai Tahun Anggaran 2017 sebagai berikut:

1.1. Urusan Kearsipan

1.1.1. Program dan kegiatan yang dilaksanakan :

No. Program/Kegiatan Bagian/

Seksi

1.

Program Penyelamatan dan Pelestarian Dokumen / Arsip

Daerah

a). Kegiatan Pendataan dan Penataan Dokumen/ Arsip Daerah b). Kegiatan Pengadaan Sarana Pengolahan dan Penyimpanan

Arsip c). Kegiatan Monitoring, Evaluasi dan Pelaporan Kondisi Situasi

Data

Bidang

Arsip

1.1.2. Realisasi kegiatan :

2. 1. Program Penyelamatan dan Pelestarian Dokumen/ Arsip Daerah.

Kegiatan :

2.1.1. Pendataan dan Penataan Dokumen/ Arsip Daerah

Terlaksananya kegiatan pendataan dan penataan dokumen / arsip daerah sebagai pendukung kelancaran pelaksanaan tugas Dinas kearsipan dan Perpustakaan selama 12 bulan telah mencapai 100 %.

a. Hasil pelaksanaannya adalah sbb :

No Indikator Sasaran Tahun 2017 %Penca-

paian Target

Target Realisasi

1 2 3 4 5

1. 2. 3.

Meningkatnya jumlah arsip yang didata dan ditata Jumlah arsip yang dapat disimpan dengan baik Jumlah Layanan Kearsipan

2 PD 3 PD

100 %

2 PD 3 PD

100 %

100 %

100 %

100 %

11

b. Alokasi dan Realisasi Anggaran

Jumlah Dana Rp.

Realisasi Rp.

Sisa Dana Rp.

Prosentase Pencapaian

(%) 358.915.000 358.605.000 310.000 100 %

2.1.2. Pengadaan Sarana Pengolahan dan Penyimpanan Arsip


Jumlah Dana Rp.

Realisasi Rp.

Sisa Dana Rp.


(%) ...................... ................. ............

2.1.3. Monitoring , Evaluasi kondisi situasi data

Terlaksananya Monitoring, evaluasi kondisi situasi data sebagai pendukung kelancaran pelaksanaan tugas Dinas kearsipan dan Perpustakaan selama 12 bulan telah mencapai 99 %.

a. Hasil pelaksanaannya adalah sbb :

No Indikator Sasaran Tahun 2017 %Pen-

capaian Target Target

Reali-sasi

1 2 3 4 5

1 Terdatanya volume arsip kacau pada SKPD

3 SKPD 3 SKPD 100%


Jumlah Dana Rp.

Realisasi Rp.

Sisa Dana Rp.


(%) 2.700.000 2.676.000 24.000 99 %

c. Masalah :

1) Kurangnya kesadaran masyarakat baik orang perorangan

maupun kelompok tentang pentingnya arsip yang

disebabkan :

1). Kurangnya sosialisasi tentang arsip bagi masyarakat;

2). Belum adanya masyarakat baik secara perorangan

maupun kelompok yang menyerahkan arsip – arsip

bernilai sejarah kepada pemerintah;

12

3). Adanya upaya penyimpanan arsip yang bukan

menjadi haknya pada orang perorang atau

kelompok;

4). Pola penyimpanan arsip tidak sesuai standar

sehingga banyak arsip yang rusak, lapuk atau tidak

teridentifikasikan lagi.

2) Tidak tersedianya tenaga arsiparis pada setiap PD

1) Belum tersedianya Arsiparis pada setiap PD sehingga

keselamatan arsip pada setiap instansi pencipta arsip

tidak terjamin;

2) Belum tersedianya tenaga ahli bidang kearsipan;

3) Kurangnya alokasi anggaran untuk kegiatan kearsi-

pan, sehingga pertambahan volume arsip dari waktu

ke waktu dari organisasi pencipta arsip tidak diim-

bangi dengan penarikan arsip-arsip inaktif.

4) depo penyimpanan arsip sudah tidak bisa

menampung arsip daerah lagi, karena sudah sangat

penuh.

d. Solusi

1) Meningkatkan kinerja Sumber Daya Aparatur (SDA)

Dinas Kearsipan dan Perpustakaan dengan cara mengi-

kutsertakan SDA pada berbagai Diklat/Bimtek/ Semi-

nar/Workshop Dinas Kearsipan dan Perpustakaan;

2) Menambah fasilitas penyimpanan arsip agar terhindar

dari kerusakan dari berbagai unsur (Kerusakan karena

jamur, hilang dll).

13

1.2. Urusan Perpustakaan

1.2.1. Program dan Kegiatan yang dilaksanakan :

No

. Program Bagian/ Seksi

1.

2.

3.

4.

Program Pelayanan Administrasi Perkantoran.

1). Jasa surat menyurat

2). Kegiatan Penyediaan Jasa Komunikasi, Sumber Daya Air

dan Listrik.

3). Penyediaan Jasa Pemeliharaan dan Perizinan kendaraan

dinas/Operasional

4). Kegiatan Penyediaan Jasa Administrasi Keuangan.

5). Penyediaan Jasa Kebersihan Kantor

6). Kegiatan Penyediaan Alat Tulis Kantor.

7). Kegiatan Penyediaan Barang Cetakan dan Penggandaan.

8). Kegiatan Penyediaan Komponen instalasi listrik

penerangan bangunan kantor.

9). Kegiatan Penyediaan Bahan Bacaan dan Peraturan

Perundang-undangan.

10). Kegiatan Penyediaan Makanan dan Minuman.

11). Kegiatan Rapat-rapat Koordinasi dan Konsultasi ke Luar

Daerah

Program Peningkatan Sarana dan Prasarana Aparatur

1). Kegiatan Pemeliharaan Rutin / Berkala Gedung Kantor;

2). Kegiatan Pemeliharaan Rutin / Berkala Kendaraan Dinas

Operasional;

3). Kegiatan Pemeliharaan Rutin/berkala peralatan kantor.

Program Peningkatan Kapasitas Sumber Daya Aparatur

1). Mengikuti Bimtek Tenaga Pengelola Kearsipan.

Program Peningkatan pengembagan sistem pelaporan

capaian kinerja dan Keuangan

1). Kegiatan Penyusunan Laporan Capaian Kinerja dan Iktisar

Realisasi Kinerja PD;

2). Kegiatan Penyusunan Laporan Keuangan akhir tahun.

Sekertariat

Sekertariat

Bidang

Pengembangan

Sekretariat

14

5.

Program Pengembangan Budaya Baca dan Pembinaan

Perpustakaan

1). Kegiatan pemasyarakatan minat dan kebiasaan membaca

untuk mendorong terwujudnya masyarakat pembelajar

sub kegiatan :

Pelayanan perpustakaan

2). Kegiatan pengembangan minat dan budaya baca

Sub kegiatan :

Pelayanan pustaka melalui Mobil Perpustakaan Kelling

3). Kegiatan wisata padu perpusakaan

4). Kegiatan pengadaan Bahan Pustaka

5). Kegiatan Monitoring, Evaluasi dan Pelaporan

6). Kegiatan pemuktahiran data dalam bentuk informatika

Bidang

Perpustakaan

2. Realisasi Program dan Kegiatan

2.3. Program Pelayanan Administrasi Perkantoran

2.3.1. Kegiatan Penyediaan Jasa surat menyurat a. Realisasi / Hasil yang dicapai : Tersedianya jasa surat menyurat dan jasa pengiriman paket

pendukung kelancaran pelaksanaan tugas Badan selama 12 bulan telah mencapai 100 %.


Jumlah Dana Rp.

Realisasi Rp.

Sisa Dana Rp.


(%) 3.450.000 3.450.000 0 100 %

2.3.1. Kegiatan Penyediaan Jasa Komunikasi, Sumber Daya Air dan Listrik

a. Realisasi / Hasil yang dicapai : Tersedianya jasa telpon, air dan listrik yang mendukung

kelancaran pelaksanaan tugas Dinas selama 12 bulan telah

mencapai 92 %.

15


Jumlah Dana Rp.

Realisasi Rp.

Sisa Dana Rp.


(%) 18.966.000 17.404.070 1.561.930 92 %

2.3.2. Kegiatan Jasa Administrasi Keuangan

a. Realisasi / Hasil yang dicapai :

Terbayarnya jasa pengelola kegiatan dan administrasi keuangan

sebanyak 11 orang PNS yang terdiri dari PPTK, staf administrasi

keuangan selama 12 bulan sehingga lancarnya pelaksanaan tugas

telah mencapai 96 %.


Jumlah Dana Rp.

Realisasi Rp.

Sisa Dana Rp.


(%) 39.570.000 39.030.000 540.000 99 %

2.3.3. Kegiatan Penyediaan Jasa kebersihan Kantor


Tersedianya bahan pembersih kantor sebanyak 21 jenis untuk

mendukung kelancaran pelaksanaan tugas dinas selama 12 bulan

telah mencapai 100%.


Jumlah Dana Rp.

Realisasi Rp.

Sisa Dana Rp.


(%) 11.000.000 11.000.000 0 100 %

2.3.4. Kegiatan Penyediaan Alat Tulis Kantor


Tersedianya alat tulis kantor sebanyak 50 jenis untuk mendukung

kelancaran pelaksanaan tugas dinas selama 12 bulan telah

mencapai 100%.


Jumlah Dana Rp.

Realisasi Rp.

Sisa Dana Rp.


(%)

39.950.000 39.950.000 0 100 %

16

2.3.5. Kegiatan Penyediaan Barang Cetakan dan Penggandaan

Realisasi / Hasil yang dicapai :

a. Tersedianya barang cetakan dan penggandaan bahan dinas

sebanyak 57.990 lembar selama 12 bulan untuk mendukung

kelancaran pelaksanaan tugas dinas telah mencapai 100 %.


Jumlah Dana Rp.

Realisasi Rp.

Sisa Dana Rp.


(%) 17.311.500 17.311.500 0 100 %

2.3.6. Kegiatan Penyediaan Komponen Instalasi Listrik/ Penerangan Bangunan

Kantor


Tersedianya Komponen Instalasi listrik sebanyak 8 jenis yang

diperlukan selama 12 bulan guna mendukung kelancaran

pelaksanaan tugas Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Kabupaten

Manggaraitelah mencapai 100%.


Jumlah Dana Rp.

Realisasi Rp.

Sisa Dana Rp.


(%)

3.500.000 3.500.000 0 100 %

2.3.7. Kegiatan Penyediaan Bahan Bacaan dan Peraturan Perundang-

undangan


Tersedianya bahan bacaan berupa majalah/koran sebanyak 3 jenis

yang diperlukan selama 12 bulan guna meningkatkan wawasan

masyarakat dan Pegawai Dinas Kearsipan dan Perpustakaan

Kabupaten Manggarai telah mencapai 99 %.


Jumlah Dana Rp.

Realisasi Rp.

Sisa Dana Rp.


(%) 9.600.000 9.585.000 15.000 99 %

17

2.3.8. Kegiatan Penyediaan Makan dan Minum


Tersedianya makan dan minum rapat kantor sebanyak 576 orang

makan dan 626 orang minum selama 12 bulan untuk mendukung

kelancaran pelaksanaan tugas dinas telah mencapai 100%.


Jumlah Dana Rp.

Realisasi Rp.

Sisa Dana Rp.


(%) 20.945.000 20.944.500 500 100 %

2.3.9. Kegiatan Rapat-rapat Koordinasi dan Konsultasi ke Luar daerah


Terlaksananya rapat-rapat koordinasi di luar daerah yaitu ke

Propinsi dan Pusat sebanyak 15 Laporan untuk mendukung

sinkronisasi program dan kegiatan antara Dinas Kearsipan dan

Perpustakaan Kabupaten Manggarai dengan pemerintah Propinsi

dan Pusat selama 12 bulan telah mencapai 98 %.


Jumlah Dana Rp.

Realisasi Rp.

Sisa Dana Rp.


(%)

150.838.000 149.131.350 1.706.650 98 %

2.4. Program Peningkatan Sarana dan Prasarana Aparatur

2.4.1. Kegiatan Pengadaan Peralatan dan Perlengkapan Kantor


Terpeliharanya kantor dan halaman kantor Dinas Kearsipan dan

Perpustakaan Kabupaten Manggarai sebanyak 2 jenis sehingga

terciptanya lingkungan yang sehat dan nyaman bagi pegawai guna

mendukung kelancaran pelaksanaan tugas selama 12 bulan telah

mencapai 100 %.


Jumlah Dana Rp.

Realisasi Rp.

Sisa Dana Rp.


(%)

14.201.500 14.200.500 1.000 100 %

18

2.4.2. Kegiatan Pemeliharaan Rutin / Berkala Gedung Kantor


Terpeliharanya kantor dan halaman kantor Dinas Kearsipan dan

Perpustakaan Kabupaten Manggaraisebanyak 30 jenis sehingga

terciptanya lingkungan yang sehat dan nyaman bagi pegawai guna

mendukung kelancaran pelaksanaan tugas selama 12 bulan telah

mencapai 100 %.


Jumlah Dana Rp.

Realisasi Rp.

Sisa Dana Rp.


(%) 21.880.000 21.880.000 0 100 %

2.4.3. Kegiatan Pemeliharaan Rutin / Berkala peralatan Kantor


Tersedianya peralatan kantor yang layak pakai sebanyak 4 jenis

untuk mendukung kelancaran pelaksanaan tugas dinas selama 12

bulan telah mencapai 100 %.


Jumlah Dana Rp.

Realisasi Rp.

Sisa Dana Rp.


(%)

10.350.000 10.350.000 0 100 %

2.4.4. Kegiatan Pemeliharaan Rutin / Berkala Kendaraan Dinas Operasional


Terpeliharanya kendaraan dinas operasional sebanyak 7 jenis,

guna mendukung kelancaran pelaksanaan tugas selama 12 bulan

telah mencapai 96 %.


Jumlah Dana Rp.

Realisasi Rp.

Sisa Dana Rp.


(%) 40.000.000 38.399.250 1.600.750 96 %

19

2.5. Program Peningkatan Disiplin Aparatur .

2.5.1. Kegiatan Pengadaan Mesin/kartu absensi


Tersedianya Pengadaan Mesin/kartu absensi, guna mendukung

kelancaran pelaksanaan tugas selama 12 bulan yang telah

mencapai 100 %.


Jumlah Dana Rp.

Realisasi Rp.

Sisa Dana Rp.

Prosentase Pencapaia

n (%)

9.675.000 9.675.000 0 100 %

2.6. Program Peningkatan Pengembangan sistem pelaporan capaian

Kinerja dan Keuangan .

2.6.1. Kegiatan Penyusunan Laporan Capaian Kinerja, Iktisar Realisasi Kinerja

SKPD dan Penyusunan Laporan Keuangan Akhir tahun


Tersedianya 10 laporan capaian kierja dan Iktisar Realisasi SKPD

sebagai bukti pertangungjawaban pelaksanaan tugas Dinas

Kearsipan dan Perpustakaan Kabupaten Manggarai selama tahun

2017 telah mencapai 100%.

Tersedianya laporan capaian keuangan PD sebagai bukti

pertangungjawaban pelaksanaan penggunaan anggaran pendukung

pelaksanaan tugas Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Kabupaten

Manggarai selama tahun 2017 telah mencapai 100 %.


Jumlah Dana Rp.

Realisasi Rp.

Sisa Dana Rp.


(%)

7.723.000 7.723.000 0 100 %

20

2. 7. Program Pengembangan Budaya Baca dan Pembinaan Pepustakaan.

2.7.1. Pemasyarakatan Minat dan Kebiasaan Membaca untuk mendorong

terwujudnya masyarakat Pembelajar

Sub Kegiatan :

2.7.1. Pelayanan Perpustakaan

a. Hasil Pelaksanaan kegiatan

Terlaksananya Pelayanan Perpustakaan, guna mendukung

kelancaran pelaksanaan tugas selama 12 bulan yang telah

mencapai 100 %.

No.

Indikator Sasaran Tahun 2017 % Penca-

paian Tar-get Target Realisasi

(1) (2) (3) (4) (5)

1 Meningkatnya minat baca masyarakat Jumlah masyarakat

yang berkumnjung ke Perpustakaan Umum dan Pondok Baca Tingkat Kecamatan

Jumlah masyarakat

dilayani dengan Mobil Perpustakaan Keliling (MPK)

65.000 orang

40.000 orang

36.962 orang

12.947 orang

57 %

32 %

2 Meningkatnya mutu pe-layanan Meningkatnya Jumlah

Anggota Perpustakaan

Jumlah buku yang

dipinjam

2.100 orang 3.500 buku

170 orang

0

8,09 %

0


Jumlah Dana Rp.

Realisasi Rp.

Sisa Dana Rp.


(%)

86.208.000 86.208.000 0 100 %

21

2.7.2. Pengembangan minat dan budaya baca

Sub Kegiatan :

1). Pelayanan Perpustakaan Keliling dengan Mobil Perpustakaan

Keliling

a. Hasil pelaksanaan kegiatan

Tersedianya Pelayanan Perpustakaan Keliling dengan Mobil

Perpustakaan Keliling, guna mendukung kelancaran pelaksanaan

tugas selama 12 bulan yang telah mencapai 100 %.

No. Indikator Sasaran Tahun 2017 % Pen-

capaian Target

Target Realisasi

(1) (2) (3) (4) (5)

1 Jumlah masyarakat yang di-layani dengan Mobil Perpusta-kaan Keliling

40.000 orang

12.947

orang

32 %


Jumlah Dana Rp.

Realisasi Rp.

Sisa Dana Rp.


(%)

166.907.000 166.687.000 220.000 100 %

2.7.3. Kegiatan Penyediaan Bahan Pustaka Perpustakaan Umum Daerah


Tersedianya Penyediaan Koleksi Bahan Pustaka Perpustakaan Umum

Daerah, guna mendukung kelancaran pelaksanaan tugas selama 12

bulan yang telah mencapai 88 %.

No. Indikator Sasaran Tahun 2017 % Penca-

paian Tar-get

Target Realisasi

(1) (2) (3) (4) (5)

1 Jumlah Koleksi Bahan Pustaka Perpustakaan Umum Daerah

200

Judul

185

Judul

92,5 %


Jumlah Dana Rp.

Realisasi Rp.

Sisa Dana Rp.


(%)

98.372.598 86.778.150 11.594.448 88 %

22

2.7.4. Penyelenggaraan Koordinasi Pengembangan Budaya Baca

Menyelenggarakan Pembinaan Perpustakaan, guna mendukung

kelancaran pelaksanaan tugas selama 12 bulan 100 %


No. Indikator Sasaran Tahun 2017 %

Pencapaian Target

Target Realisasi

(1) (2) (3) (4) (5)

1 Jumlah Perpustakaan yang di bina

7 lokasi

1 lokasi

14 %


Jumlah Dana Rp.

Realisasi Rp.

Sisa Dana Rp.


(%)

1.746.000 1.746.000 0 100 %

2.7.5. Monitoring, Evaluasi dan Pelaporan

Monitoring, evaluasi dan pelaporan , guna mendukung kelancaran

pelaksanaan tugas selama 12 bulan 100 %


No. Indikator Sasaran Tahun 2017 % Penca-

paian Target Realisasi

(1) (2) (3) (4) (5)

1 Jumlah perpusta-kaan yang dimonitor

36 Perpustakaan

36 Perpustakaan

100 %


Jumlah Dana Rp.

Realisasi Rp.

Sisa Dana Rp.


(%) 88.480.000 88.094.000 386.000 100 %

23

Permasalahan dan solusi

Masalah

beberapa permasalahan yang dihadapi dalam pelaksanaan tugas Dinas

Kearsipan dan Perpustakaan diuraikan sbb:

1. Sarana dan prasarana Perpustakaan

1) Kendaraan Mobil Perpustakaan Keliling (MPK) sering mengalami keru-

sakan pada saat kegiatan Pengembangan minat budaya baca berjalan,

dengan demikian sangat mengurangi lajunya kegiatan pelayanan MPK

dan kinerja pada kegiatan ini.

2) Kendaraan Mobil Operational Kepala Dinas yang sudah dihapus, den-

gan demikian sangat mengurangi lajunya operational dan kinerja pada

Dinas Kearsipan dan Perpustakaan ini.

3) Pengelola Perpustakaan tidak mengetahui secara mendetail bagaimana

mengelola bahan pustaka karena dari latar belakang Pendidikan

yang berbeda.

Solusi

Langkah–langkah antisipatif dan korektif yang akan ditempuh guna lebih men-

jamin keberhasilan fungsi Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Kabupaten Mangga-

rai adalah:

1) Perlu adanya Pengadaan 1 unit kendaraan roda enam, sebagai pengganti

Mobil Perpustakaan Keliling (MPK) yang sudah tidak efektif lagi untuk dipa-

kai pada kegiatan Pengembangan Minat Budaya Baca, sebagai Mobil Per-

pustakaan Keliling (MPK) Mobil yang sudah sering rusak, serta 1 unit ken-

daraan roda empat untuk Mobil Operational sebagai pengganti mobil

operasional untuk Kepala Dinas yang sudah di hapuskan.

2) Mengisi Jabatan Kepala Sub Bagian Umum dan Kepegawaian yang sudah

pindah, guna mengatasi operasional kinerja pegawai.

3) Mengalokasikan anggaran yang cukup untuk dapat meningkatkan mutu pe-

layanan.

24

Meningkatkan IV TUGAS PEMBANTUAN

( Tidak ada)

BAB V

TUGAS UMUM PEMERINTAHAN

A KERJASAMA ANTAR DAERAH

( Tidak ada)

B KERJASAMA DAERAH DENGAN PIHAK KETIGA (Tidak ada)

25

BAB VI

PENUTUP

Demikian laporan ini dibuat sebagai pertanggungjawaban pelaksanaan kegiatan Dinas

Kearsipan dan Perpustakaan Kabupaten Manggarai Tahun Anggaran 2017.

Ruteng, 16 Januari 2018

KEPALA DINAS KEARSIPAN DAN PERPUSTAKAAN KABUPATEN MANGGARAI,

HERIBERTUS NGABUT.SH PEMBINA UTAMA MUDA NIP. 19620704 199202 1 001

dinas kearsipan dan perpustakaan …...tentang tugas pokok dan fungsi dinas kearsipan dan...

Documents