sistem kearsipan di bagian umum pada kantor …lib.unnes.ac.id/18133/1/7351308013.pdf · tugas...
TRANSCRIPT
SISTEM KEARSIPAN DI BAGIAN UMUMPADA KANTOR KECAMATAN GUNUNGPATI
KOTA SEMARANG
TUGAS AKHIRUntuk Memperoleh Gelar Ahli Madya
pada Universitas Negeri Semarang
Oleh :Puput Wahyudi
NIM 7351308013
JURUSAN MANAJEMENFAKULTAS EKONOMI
UNIVERSITAS NEGERI SEMARANG2013
ii
PERSETUJUAN PEMBIMBING
Tugas akhir yang berjudul Sistem Kearsipan di Bagian Umum pada
Kantor Kecamatan Gunungpati Kota Semarang ini telah disetujui oleh
pembimbing untuk diajukan ke sidang panitia ujian pada :
Hari :
Tanggal :
Mengetahui,
Dosen Pembimbing,
RR. Endang Sutrasmawati, SH, SE, MMNIP. 196704182000122001
An. Ketua Jurusan Manajemen,
Sekretaris Jurusan
Dra. Palupiningdyah, M. SiNIP. 195208041980032001
iii
PENGESAHAN KELULUSAN
Tugas Akhir ini telah dipertahankan di depan sidang ujian Tugas Akhir
Fakultas Ekonomi Universitas Negeri Semarang pada :
Hari :
Tanggal :
Penguji Tugas Akhir
Penguji I Penguji II
RR. Endang Sutrasmawati, SH, SE, MM Andhi Wijayanto, SE, MMNIP. 196704182000122001 NIP. 198306172008121003
Mengetahui,Dekan Fakultas Ekonomi
Dr. S. Martono, M.SiNIP. 196603081989011001
iv
PERNYATAAN
Saya menyatakan bahwa yang tertulis di dalam Tugas Akhir ini benar-
benar hasil karya sendiri, bukan jiplakan dengan karya tulis orang lain, baik
sebagian atau seluruhnya. Pendapat ataupun temuan orang lain yang terdapat
dalam tugas akhir ini dikutip berdasarkan kode etik ilmiah.
Saya sanggup mempertanggung jawabkan karya tulis dengan jaminan
hukum berlaku.
Semarang, Maret 2013
Yang menyatakan,
Puput Wahyudi
NIM 7351308013
v
MOTTO DAN PERSEMBAHAN
MOTTO
PERSEMBAHANUntuk orang tuaku tercinta yangselalu m endoakanku, kakak adikkuyang selalu mendukungku
Tanah yang digadaikan bisa kembalidalam keadaan lebih berharga,tetapi kejujuran yang pernahdigadaikan tidah pernah bisa ditebuskembali
vi
KATA PENGANTAR
Puji syukur kehadirat Tuhan Yang Maha Esa, yang telah memberikan
berkat rahmat dan hidayahNya, sehingga penulis dapat menyelesaikan tulisan
Tugas Akhir dengan lancar tanpa halangan, dengan judul “Sistem Kearsipan di
Bagian Umum Pada Kantor Kecamatan Gunungpati Kota Semarang”
Dalam menulis tugas akhir ini tentunya tidak lepas dari partisipasi
berbagai pihak, maka dalam kesempatan ini penulis bermaksud menyempaikan
terima kasih kepada :
1. Prof. Dr. H. Sudjono Sastroadmojo, M.Si, Rektor Universitas Negeri
Semarang yang telah memberikan kesempatan kepada penulis untuk
melanjutkan studi.
2. Dr. S. Martono, Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Negeri Semarang
yang telah memberikan kesempatan dan berbagai kemudahan dalam
melakukan studi.
3. Dra. Palupiningdyah, M, Si An. Ketua Jurusan Manajemen Fakultas
Ekonomi Universitas Negeri Semarang yang telah memberikan ijin untuk
melaksanakan penelitian untuk menyelesaikan tugas akhir ini.
4. RR. Endang Sutrasmawati, SH, SE, MM selaku dosen pembimbing yang
telah memberikan pengarahan dan bembingan dalam penulisan tugas akhir
sehingga penulisan ini berjalan lancar.
vii
5. Andhi Wijayanto, S.E, MM selaku dosen penguji yang telah menguji
penulis sehingga penulis dapat melaksanakan ujian dengan sungguh-
sungguh.
6. Bapak dan ibu dosen Jurusan Manajemen Universitas Negeri Semarang
yang telah banyak memberikan ilmu kepada penulis selama menempuh
studi.
7. Dek Ria, Bedoel, Piadut dan semua teman-teman yang selalu setia
menemani penulis sehingga penulis dapat menyelesaikan tugas akhirini
dengan baik.
Dalam penulisan tugas ini, penulis mohon maaf apabila di dalam penulisan
tugas akhir ini terdapat banyak kesalahan dan kekurangan. Penulis sangat
mengharapkan adanya kritik dan saran yang bersifat konstruktif sebagai acuan
dalam membuat tugas akhir mendatang.
Akhirnya semoga tugas akhir ini dapat bermanfaat bagi kita semua
sebagaimana yang diharapkan.
Semarang, Maret 2013
Puput Wahyudi
7351308013
viii
SARI
Puput Wahyudi, 2013 Sistem Kearsipan di Bagian Umum pada KantorKecamatan Gunungpati Kota Semarang. Program studi Manajemen PerkantoranDiploma 3 – Jurusan Manajemen, Fakultas Ekonomi, Universitas NegeriSemarang Pembimbing RR. Endang Sutrasmawati SH, SE, MM
Kata kunci : Pengelolaan Arsip
Permasalahan pada penelitian ini adalah bagaimanakah pola pengelolaanarsip, cara pencatatan, penyimpanan, penemuan kembali, pengamanan,pemeliharaan dan penyusutan-pemusnahan arsip. Tujuan penelitian ini adalahuntuk mengetahui pola pengelolaan arsip , Untuk mengetahui cara pencatatan,penyimpanan, penemuan kembali, pengamanan, pemeliharaan dan penyusutan-pemusnahan arsip .
Metode penelitian yang penulis gunakan adalah : jenis data yang terdiridari data primer dan sekunder. Metode pengumpulan data yang digunakan adalahwawancara, observasi, dokumentsasi. Dalam penelitian ini penulis menganalisisdata secara deskriptif, yaitu memaparkan tentang suatu obyek sebagian adanyapada suatu waktu. Sistem pengelolaan meliputi : sistem penyimpanan arsip,peminjaman arsip, penemuan kembali arsip, pemeliharaan dan pengamanan arsip,pemusnahan arsip. Kendala yang dihadapi dalam pengelolaan kearsipandiantaranya : ruang penyimpanan arsip masih bercampur dengan ruang kerja,tidak dapat menemukan arsip dengan cepat, peminjaman arsip masihmenggunakan cara manual, peralatan kearsipan belum mengikuti perkembanganteknologi yang semakin maju.
Berdasarkan pembahasan tersebut, dapat ditarik kesimpulan bahwa sistemkearsipan di bagian umum pada kantor kecamatan gunungpati kota semarangsebagian besar sudah sesuai dengan teori yang ada. Pengelolaan arsip yang baikakan memudahkan kegiatan perkantoran. Saran yang diberikan penulis adalah :dalam proses penyimpanan sebaiknya menggunakan perangkat lunak padakomputer yang lebih canggih, ditambah fasilitas-fasilitas seperti lemari arsip yangmemadai, Menambah ruangan khusus untuk penyimpanan arsip.
ix
DAFTAR ISI
HALAMAN JUDUL _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ i
PERSETUJUAN PEMBIMBING_ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ ii
PENGESAHAN KELULUSAN _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ iii
PERNYATAAN _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ iv
MOTTO DAN PERSEMBAHAN _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ v
KATA PENGANTAR _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ vi
SARI _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ __ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ viii
DAFTAR ISI _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ __ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ ix
DAFTAR LAMPIRAN_ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ __ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ xii
BAB I PENDAHULUAN
1.1. Latar Belakang _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ 1
1.2. Rumusan Masalah _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ 3
1.3. Tujuan Penelitian _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ 4
1.4. Manfaat Penelitian _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ 4
BAB II LANDASAN TEORI
2.1. Pengertian Sistem _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ 6
2.2. Pengertian Arsip _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ 6
2.3. Jenis Arsip _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ 9
2.4. Fungsi arsip _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ 11
2.5. Proses Pengelolaan Surat _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ 11
2.6 Pengorganisasian Arsip _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ 16
x
2.7 Penyimpanan Arsip _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ 17
2.8 Pemeliharaan dan Pengamanan Arsip _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ 21
2.9 Peminjaman Arsip _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ 23
2.10 Penemuan Kembali Arsip _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ 24
2.11 Penyusutan _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ 24
2.12 Pemusnahan arsip _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ 25
BAB III METODE PENELITIAN
3.1 Lokasi Penelitian _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ 27
3.2 Operasional Konsep _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ 27
3.3 Sumber dan Jenis Data _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ 27
3.4 Metode Pengumpulan Data _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ 29
3.5 Metode Analisis Data _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ 30
BAB IV HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN
4.1. Gambaran Umum Kantor Kecamatan Gunungpati
Kota Semarang _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ 31
4.1.1.Sejarah Kecamatan Gunungpati Kota Semarang _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ 31
4.1.2.Sebaran Penduduk dan Cakupan Wilayah Kerja _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ 32
4.1.3.Visi, Misi dan Tujuan Kecamatan Gunungpati _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ 33
4.1.4.Struktur Organisasi Kecamatan Gunungpati _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ 34
4.1.5.Tugas Pokok, Fungsi dan Kewenangan
Kecamatan Gunungpati _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ 35
4.1.6.Tugas Pokok dan Fungsi Pejabat Kecamatan Gunungpati _ _ _ 37
xi
4.2. Hasil Penelitian _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ 40
BAB V SIMPULAN DAN SARAN
5.1. Simpulan _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ 51
5.2. Saran _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ 52
xii
DAFTAR LAMPIRAN
1. Bagan Organisasi Pemerintah Kecamatan Gunungpati
2. Surat Ijin Penelitian dari Universitas Negeri Semarang
3. Surat Ijin Penelitian dari Badan Kestuan Bangsa, Politik, dan Perlindungan
Masyarakat
4. Surat Balasan Ijin Penelitian dari Kantor Kecamatan Gunungpati
5. Foto Penelitian
6. Kartu Kendali
7. Rekapitulasi Pelayanan Umum
1
BAB I
PENDAHULUAN
1.5. Latar Belakang
Dewasa ini setiap perusahaan yang berdiri berkembang dengan pesat, baik
itu perusahaan yang berskala besar maupun perusahaan yang berskala kecil yang
berstatus sebagai Badan Usaha Milik Negara (BUMN) maupun Badan Usaha
Milik Swasta (BUMS) baik yang bergerak dibidang Jasa, Perdagangan, maupun
Industri. Dalam menjalankan usahanya pasti akan banyak mengalami
permasalahan yang akan dihadapi terlebih dengan keadaan perekonomian
Indonesia yang sampai sekarang belum membaik. Salah satu faktor yang dihadapi
Perusahaan untuk menunjang kelancaran tujuan Organisasi yaitu ketertiban dan
kelancaran dalam pengurusan Administrasi.
Profesionalisme kerja di era globalisasi menjadi tuntunan utama sebagai
upaya untuk efesiensi dalam lapangan kerja yang semakin kompleks. Salah satu
upaya untuk meningkatkan profesionalisme kerja itulah maka dibutuhkan suatu
ketrampilan dan keahlian dalam berbagai bidang pekerjaan. Oleh karena itu,
mahasiswa sebagai aset negara dalam mengembangkan IPTEK perlu
meningkatkan ketrampilan dan keahlian serta tanggap dalam menghadapi
lapangan kerja yang semakin sempit.
Pada dasarnya Administrasi dibagi menjadi 8 (delapan) unsur, yaitu:
Kepegawaian, Keuangan, Tata Hubungan, Manajemen, Pengorganisasian,
Perbekalan, Tata Usaha dan Perwakilan (The Liang Gie, 1980: 3). Namun dalam
2
penelitian ini yang akan diungkapkan adalah Tata Usahanya saja, karena didalam
Tata Usaha sudah terdapat unsur lain yang membentuk Administrasi.
Dalam pelaksanaan Tata Usaha pada semua kantor banyak sekali digunakan
kertas-kertas dan peralatan tulis menulis yang beraneka ragam. Oleh karena itu
Tata Usaha sering disebut juga sebagai pekerjaan Tulis Menulis. Dengan
dilakukannya pekerjaan tulis menulis dalam setiap kantor untuk mencatat
berbagai informasi pada lembaran kertas, maka terciptalah warkat-warkat yang
terkumpul menjadi arsip.
Arsip-arsip ini disimpan secara sistematis agar ketika diperlukan dapat
ditemukan kembali dengan cepat dan tepat. Prosedur atau pengelolaan arsip pada
suatu kantor berbeda satu dengan yang lainnya. Namun demikian tidak tertutup
kemungkinan terjadi kesamaan prosedur. Pada intinya semua prosedur bertujuan
agar kegiatan kearsipan dapat berjalan secara teratur juga efektif dan efisien.
Pengelolaan arsip yang efektif dan efisien akan menjamin terlaksananya program
kegiatan yang telah ditentukan. Namun sering terjadi permasalahan jika suatu
kantor tidak melaksanakan pedoman kearsipan secara benar, hal ini dapat
mengakibatkan pengurusan terlalu lama dalam penyelenggaraannya. Jika hal ini
selalu terjadi, sudah barang tentu mengurangi keefisienan kerja.
Dengan dilakukannya aktifitas pengelolaan arsip yang efektif dan efisien,
maka suatu organisasi mempunyai pusat ingatan dan sumber informasi yang dapat
melancarkan kehidupan dan perkembangan Organisasi. Dalam dunia modern
peranan arsip menjadi sangat penting dan mempunyai nilai guna sangat tinggi,
maka diperlukan pelayanan informasi yang cepat dan akurat. Pada lembaga
3
pemerintahan dan swasta, informasi dan komunikasi mempunyai peranan yang
sangat penting sebagai sumber informasi. Maka arsip harus disimpan dan di
pelihara untuk generasi yang akan datang agar dapat mengetahui perkembangan
kehidupan bangsa dan penyelenggaraan pemerintahan negara secara teratur dan
cepat, dengan data yang dapat dipertanggung-jawabkan.
Tampak jelas bahwa arsip memiliki peranan yang sangat penting yaitu
sebagai alat bantu dalam pelaksanaan kegiatan pemerintah dan pelaksanaan
kehidupan kebangsaan, selain itu juga sebagai salah satu bahan penelitian ilmiah,
usaha-usaha pemeliharaan akan lebih mudah apabila data-data yang bersumber
dari arsip tertera sudah tertata dengan baik dan sistematis.
Berdasarkan latar belakang masalah, penulis tertarik tentang tata kearsipan
kepegawaian yang dilkakukan Kantor Kecamatan Gunungpati Kota Semarang.
Oleh karena itu penulis mengambil judul “SISTEM KEARSIPAN DI BAGIAN
UMUM PADA KANTOR KECAMATAN GUNUNGPATI KOTA
SEMARANG”.
1.6. Rumusan Masalah
Permasalahan yang akan dibahas penulis dalam laporan ini adalah :
1. Bagaimanakah pola Pengelolaan Arsip di Kantor Kecamatan
Gunungpati Kota Semarang?
2. Bagaimanakah cara pencatatan, penyimpanan, penemuan kembali,
pengamanan, pemeliharaan dan penyusutan-pemusnahan arsip Kantor
Kecamatan Gunungpati Kota Semarang?
4
1.7. Tujuan Penelitian
Berdasarkan dengan judul penelitian yang penulis angkat yaitu “Sistem
Kearsipan Di Bagian Umum Pada Kantor Kecamatan Gunungpati Kota
Semarang”, maka tujuan yang ingin dicapai penulis dalam penelitian ini adalah
sebagai berikut :
1. Untuk mengetahui pola pengelolaan arsip di Kantor Kecamatan
Gunungpati Kota Semarang.
2. Untuk mengetahui cara pencatatan, penyimpanan, penemuan kembali,
pengamanan, pemeliharaan dan penyusutan-pemusnahan arsip Kantor
Kecamatan Gunungpati Kota Semarang.
1.8. Manfaat Penelitian
Adapun manfaat dari penelitian di Kantor Kecamatan Gunungpati Kota
Semarang adalah :
a. Manfaat Teoritis
Diharapkan peneliti ini dapat menambah pengetahuan yang dapat
digunakan sebagai acuan pada penelitian yang sejenis, serta
memberikan informasi dan masukan pengembangan ilmu pengetahuan
terutama yang berkaitan dengan kearsipan.
b. Manfaat praktis
1. Bagi Penulis
Untuk menambah, mengembangkan pengetahuan dalam bidang
penataan Arsip, serta utuk mengetahui lebih jelas mengenai
kegiatan perkantoran yang sebenarnya.
5
2. Bagi Instansi
Dapat digunakan sebagai bahan masukan yang dapat menjadi
bahan pertimbangan untuk menambah kemajuan kantor.
3. Bagi Akadademik
Untuk menambah informasi, data bagi Fakultas, khususnya
perpustakaan sebagai referensi mahasiswa yang memerlukan dan
sebagai bahan kajian dalam penelitian selanjutnya.
6
BAB II
LANDASAN TEORI
2.1 Pengertian Sistem
Sistem adalah suatu rangkaian prosedur yang telah menjadi suatu kebulatan
untuk melaksanakan suatu fungsi (Syamsi, 2004:16). Menurut Kamus Besar
Bahasa Indonesia, sistem adalah perangkat unsur yg secara teratur saling berkaitan
sehingga membentuk suatu totalitas. Dan jika digunakan dalam kearsipan, sistem
kearsipan adalah prosedur dan metode mengklasifikasikan surat-surat, member
kode tertentu, menyimpannya dalam tempat berkas, memelihara secara tepat,
sampai dengan cara penyingkiran dan pemusnahan arsip yang sudah tidak
diperlukan lagi.
2.2 Pengertian Arsip
Arsip merupakan bagian dari kegiatan ketata usahaa. Tata Usaha adalah
segenap aktivitas menghimpun, mengolah, mencatat, mengirimkan dan
menyimpan keterangan-keterangan yang diperlukan dalam suatu Organisasi (The
Liang Gie 1980:13). Salah satu tugas dari Tata Usaha dari pengertian diatas
ternyata berkaitan dengan keterangan-keterangan dan warkat-warkat.
Tata kearsipan adalah “segenap tata cara mengolah semua laporan-laporan
dari suatu kegiatan agar mempermudah penggunaannya”(Mulyono 2012:8).
Istilah arsip yang sering di dengar, di tulis, dan di ucapkan adalah istilah yang
mempunyai arti. Disatu segi arsip berarti warkat yang disimpan yang ujudnya
dapat selembar surat, kwitansi, data statistik, dan lain-lain. Di segi lain Arsip
dapat diartikan sebagai tempat untuk menyimpan catatan, dokumen dan bukti-
7
bukti kegiatan yang telah dilaksanakan. Hal itu terungkap pada pernyataan ‘Arsip
Nasional’ menyimpan arsip statis antara lain teks proklamasi, perjanjian Roem-
Ruijen, teks lagu Indonesia raya, dan sebagainya.
Istilah arsip berasal dari bahasa Belanda “Archief” yang ucapannya sesuai
bahasa aslinya sulit dilafalkan orang Indonesia pada umumnya sehingga di adopsi
menjadi ‘Arsip’. Kalau yang dimaksud arsip itu warkat yang disimpan sebagai
bukti suatu kegiatan organisasi, maka istilah itu dikenal dengan nama ‘Pertinggal’.
Menurut asal mula arsip dari bahasa Yunani “Archivum” yang artinya
tempat untuk menyimpan. Untuk istilah warkat yang dalam bahasa inggris disebut
“Records”, adalah catatan-catatan, rekaman atau bentuk lain yang merupakan
bukti kegiatan suatu organisasai dan belum dimasukkan ketempat penyimpanan.
Dalam bahasa perancis arsip adalah “Dossier” yang berarti catatan baik dalam
bentuk tulisan, rekaman, gambar atau bentuk lain yang berujud berkas terdiri dari
beberapa lembar yang saling berhubungan.
Dengan uraian konsep arsip, dapat ditarik kesimpulan, bahwa arsip perlu
diatur penyimpanannya. Jadi, tidak sekedar menyimpan kumpulan warkat sebagai
bahan pengingat (arsip), tetapi perlu pengaturan cara dan prosedur
penyimpanannya (kearsipan). Hal itu dapat dijelaskan dengan keterangan berikut
ini (Zulkifli, 2005, 62):
1. Penyimpanan (storing), berarati arsip perlu disimpan, tidak boleh
diletakkan demikian rupa, sehingga setiap orang dapat membaca arsip
bagaimanapun kecilnya tetap bersifat rahasia.
8
2. Penempatan (placing), berarti arsip tidak sekedar di simpan, tetapiharus
diatur dimana arsip itu harus di letakkan. Penempatan arsip sangat
terkait dengan penemuan kembali apabila diperlukan.
3. Penemuan kembali (finding), berarti arsip harus dapat ditemukan
kembali apabila diperlukan sebagai bahan informasi dengan mudah dan
cepat.
Dalam UU No. 7 tahun 1971 pasal 1, yang dimaksud arsip adalah :
1. Naskah-naskah yang di buat dan di terima oleh lembaga-lembaga dan
badan-badan pemerintahan dalam bentuk corak apapun, baik dalam
keadaan tunggal maupun kelompok dalam rangka pelaksanaan
kehidupan kebangsaan.
2. Naskah-naskah yang di buat dan di terima oleh badan-badan swasta
atau perorangan, dalam corak apapun, baik dalam keadaan tunggal
maupun berkelompok dalam rangka pelaksanaan kehidupan
kebangsaan.
Arsip adalah suatu kumpulan warkat yang disimpan secara sistematis karena
mempunyai suatu kegunaan agar setiap kali diperlukan dapat secara cepat
ditemukan kembali (The Liang Gie,1980 halaman 12).
Arsip adalah warkat yang disimpan yang ujudnya dapat berupa selambar
surat, kuitansi, data statistik, film kaset, cd dan sebagainya (Sularso Mulyono
dkk,2012;2).
Berdasarkan pengertian diatas dapat disimpulkan bahwa arsip adalah
kumpulan warkat yang disimpan menurut aturan-aturan yang berlaku (yang telah
9
ditentukan) dan apabila diperlukan sewaktu-waktu dapat ditemukan kembali
dengan cepat.
2.3 Jenis Arsip
Menurut Undang – Undang No. 7 tahun 1971 tentang Ketentuan – ketentuan
Pokok Kearsipan, sesuai dengan sifat arsip di bedakan menjadi dua :
1. Arsip Dinamis
Yaitu arsip yang dipergunakan secara langsung dalam perencanaan,
pelaksanaan penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya.
Arsip ini senantiasa masih berubah, baik nilai dan artinya sesuai dengan
fungsinya. Contoh : Undang – undang, peraturan – peraturan dan
sebagainya. Sebagai bahan baku informasi yang termasuk arsip dinamis
yaitu :
a. Arsip Aktif
Yaitu arsip yang bersifat dinamis atau arsip yang sering digunakan
dalam keperluan sehari-hari arsip aktif ini disimpan di unit
pengolah, karena sewaktu-waktu diperlukan sebagai bahan
informasi harus dikeluarkan dari tempat penyimpanan. Jadi, dalam
jangka waktu tertentu arsip aktif ini sering keluar masuk tempat
penyimpanan. Untuk pengamanan arsip perlu direncanakan tata
cara penggunaan supaya tidak rusak atau hilang.
b. Arsip Inaktif
Yaitu arsip yang waktu pengunaannya mulai kurang atau menurun.
Arsip jenis ini menyimpan warkat–warkat yang jarang
10
dipergunakan karena selesai dalam prosesnya, tetapi kadang –
kadang masih di perlukan. Arsip inaktif adalah arsip yang jarang
sekali / hampir punah digunakan tetapi masih punya masa refensi.
Arsip inaktif ini disimpan di unit kearsipan dan dikeluarkan dari
tempat penyimpanan dalam jangka waktu lama. Jadi, arsip inaktif
ini hanya kadang-kadang saja diperlukan dalam proses
penyelenggaraan kegiatan arsip inaktif setelah jangka waktu
penyimpanan habis (nilai gunanya habis) akan segera diproses
untuk disusut. Dalam penyusutan akan ditemukan pula (kelompok)
arsip yang segera dihapus dan puak arsip yang harus disimpan terus
(abadi).
2. Arsip Statis
Yaitu arsip yang tidak perlu dipergunakan secara langsung untuk
perencanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya.
Arsip ini justru mempunyai sifat tarif nilai yang abadi, contoh : Teks
Proklamasi.
Macam-macam Arsip menurut bidangnya antara lain sebagai berikut :
1. Bidang kepegawaian yaitu segenap rangkaian kegiatan penataan,
pencarian, pelamaran, penyajian, penerima pengangkatan,
pengembangan kesejahteraan, permutasian dan pemerhatian tenaga
kerja dalam kerjasama kelompok orang untuk mencapai tujuan.
2. Bidang keuangan yaitu segenap rangkaian kegiatan penataan
penyusunan anggaran penentuan sumber dan pertanggungjawaban
11
atas pembiayaan dalam kerjasama kelompok orang dalam
mencapai tujuan tertentu.
3. Bidang ketata usahaan yaitu segenap rangkaian aktifitas penataan
terhadap hal ikhwal pelaksanaan tata usaha.
2.4 Fungsi arsip
Fungsi arsip dapat dibedakan menjadi 2, yaitu :
1. Arsip dinamis yang dipergunakan secara langsung dalam perencanaan,
pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya
atau dipergunakan secara langsung dalam penyelenggaraan administrasi
Negara
2. Arsip statis, yang tidak dipergunakan secara langsung untuk
perencanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya
maupun untuk penyelenggaraan sehari-hari administrasi Negara. Arsip
merupakan sesuatu yang hidup, tumbuh, dan terus berubah seirama
dengan tata kehidupan masyarakat maupun dengan tata pemerintahan.
2.5 Proses Pengelolaan Surat
Teknis pengelolaan surat masuk dan surat keluar pada Kantor Kecamatan
Gunungpati Kota Semarang juga telah sesuai dengan teori yang didapat dibangku
perkuliahan, adapun kesesuaian itu dapat dijelaskan sebagai berikut, menurut
Wursanto (2003 : 110)
2.5.1 Prosedur Pengelolaan Surat Masuk
Prosedur pengelolaan surat masuk yang baik hendakmya menggunakan
langkah-langkah sebagai berikut:
12
a. Penerimaan
Tugas penerimaan adalah:
1) Mengumpulkan dan menghitung surat masuk,
2) Meneliti ketepatan alamat pengirim surat,
3) Menggolongkan surat sesuai dengan urgensi penelitian,
4) Menandatangani bukti pengiriman sebagai tanda bahwa surat telah
diterima.
b. Penyortiran
Penyortiran dapat dilakukan berdasarkan atas golongan surat biasa,
rutin dan rahasia. Penyortiran adalah kegiatan memisah-misahkan surat
untuk pengelolaan lebih lanjut.
c. Pencatatan
Setelah surat dicatat distempel (cap) serta memeriksa ketepatan jenis
ataupun jumlah lampiran yang harus diterima maka langkah berikutnya
adalah melakukan pencatatan.
d. Mengendalikan surat masuk
Mengendalikan surat adalah kegiatan mencatat surat masuk dan surat
keluar kedalam buku agenda harian (buku harian). Buku ini bisa disebut
buku agenda masuk (Daily Mail Record). Petugasnya dinamakan
agendaris (mail clerk). Setiap surat masuk dicatat dan diberi nomor agenda
surat masuk.
e. Pengarah dan penerusan
Surat-surat yang perlu diprotes leih lanjut, harus diarahkan dan
diteruskan kepada pejabat yang berhak mengolahnya.
13
Pencatatan dan Penyortiran Surat
Surat Pribadi yang DisamapaikanKepada yang Bersangkutan
Surat Dinas RahasiaLangsung Disampaikan
Kepada Pemimpin
Surat Dinas
Penggandaan Surat Dinas Bukan Rahasia
Pendistribusian Surat
Pendisposisian Surat
Penyimpanan Surat
f. Penyampaian surat
Penyampaian surat dilakukan oleh petugas pengarah atau ekspedisi
yang dilaksanakan dengan langkah-langkah sebagai berikut:
1) Surat yang sudah berdisposisi terlebih dahulu dicatat dalam buku
Ekspedisi Intern.
2) Menyampaikan surat terlebih dahulu melalui buku ekspedisi
kepada pejabat yang bersangkutan.
3) Petugas pengarah atau ekspedisi mengembalikannya kepada
urusan agenda untuk dicatat dalam buku pengarahan.
g. Penyimpanan berkas atau arsip surat masuk
Penyimpanan berkas atau arsip surat dari pimpinan dilakukan oleh
unit pengolah dengan mempergunakan metode kearsipan yang berlaku
untuk kantor tersebut. Dari uraian diatas, maka dapat dijelaskan gambar
arus prosedur surat masuk Wursanto (2003 : 110) sebagai berikut :
Arus Prosedur Surat Masuk
14
Keterangan gambar :
1. Setelah surat masuk diterima oleh petugas penerima selanjutnya akan dipilah
menjadi 2 macam, yaitu :
1) Surat pribadi dapat langsung ditujukan kepada yang bersangkutan.
2) Surat dinas dapat dibedakan antara surat sangat rahasia/rahasia dan bukan
rahasia, kemudian diserahkan kepada Agendaris.
2. Selanjutnya oleh Agendaris surat yang sifatnya rahasia akan langsung
disampaikan kepada pimpinan dan untuk surat yang sifatnya bukan rahasia
oeh Agendaris dibuka. Selanjutnya Agendaris akan membaca isi suratnya dan
dicatat pada buku agenda.
3. Kemudian surat akan dibaca oleh pimpinan untuk didispossisi. Biasanya
disposisi dibubuhkan di bagian kiri bawah yang kosong atau baagian kiri atas
sebelum salam pembuka. Disposisi berupa : alamat disposisi, isi disposisi,
paraf dan tanggal disposisi. Selesai didisposisi oleh pimpinan, surat akan
disalurkan ke alamat disposisi (biasanya Kepala Bagain).
4. Kepala bagian (alamat disposisi) setelah membaca surat akan diproses surat
tersebut sesuai dengan disposisi yang dibubuhkaan pemimpin, apabila surat
selesai diolah, Kepala Bagian akan membubuhkan disposisi di bawah
disposisi yang telah ada. Selanjutnya surat diserahkan kepada Arsiparis.
5. Selanjutnya Arsiparis akan mencatat surat pada buku arsip sesuai dengan
pokok soal.
15
2.5.2 Prosedur pengelolaan surat keluar
Prosedur pengelolaan surat keluar yang baik hendaknya menggunakan
langkah-langkah sebagai berikut menurut Wursanto (2003 : 110-128):
a. Pembuatan konsep surat
Konsep surat disebut juga dengan istilah draft. konsep surat ini dibuat
dan disusun sesuai bentuk surat yang benar atau dikehendaki pimpinan.
b. Pengetikan
Apabila konsep surat telah mendapat perestujuan dan memperoleh
kode atau nomor surat, diserahkan kepada unit pengolah. Kemudian kepala
unit pengolah harus tekun dan teliti menarik hasil pengetikan konsep surat
hingga konsep surat itu menjadi bentuk surat (net surat), setelah melalui
koreksi kesalahan.
c. Mengetik surat dalam bentuk akhir
Konsep yang telah disetujui oleh pimpinan kemudian diketik dalam
bentuk akhir pada kertas berkepala surat atau kop surat.
d. Penandatanganan
Net surat itu kemudian disamapaikan kepada pimpinan, atau pejabat
yang berwenang untuk menandatangani.
e. Pencatatan
Dalam pencatatan ini, kegiatan-kegiatan yang dilakukan yaitu sebagai
berikut:
1) Net surat yang telah ditandatangani, dicap disertai kelengkapan
lainnya, seperti lampiran dan amplop.
16
2) Surat dinas resmi ini lebih dulu dicatat dalam buku verbal oleh
petugas yang disebut verbalis.
3) Surat dinas setelah dicatat dalam buku verbal, kemudian surat tersebut
siap untuk dikirim.
2.6 Pengorganisasian Arsip
1. Sentralisasi
Yaitu sistem kearsipan dimana semua dokumen perusahaan disimpan
dalam satu ruangan bukan dalam kantor terpisah (dipusat penyimpanan).
Unit bawahannya yang ingin menggunakan dokumen tersebut dapat
menghubungi untuk mendapatkan dan menggunakan dokumen atau arsip
sesuai keperluan yang dimaksud.
Kelebihan sentralisasi:
1. Ruang dan peralatan arsip dapat dihemat.
2. Petugas dapat mengkonsentrasikan diri khusus pada pekerjaan
kearsipan
3. Sistem penyimpanan dari berbagai macam arsip dapat
diseragamkan (Zulkifli, 2005, 17).
2. Desentralisasi
Yaitu sistem kearsipan yang dalam pelaksanaannya tidak dipusatkan
pada satu unit kerja, karena masig-masing unit pengolah dan menyimpan
arsipnya.
17
Kelebiahan desentralisasi:
1. Pengelolaan arsip dapat dilakukan saesuai unit kebutuhan kerja
masing-masing.
2. Keperluan akan arsip mudah terpenuhi, karena berada pada unit
kerja sendiri.
3. Penanganan arsip lebih mudah dilakukan, karena arsipnya sudah
dikenal dengan baik (Zulkifli, 2005, 17).
2.7 Penyimpanan Arsip
Pengelolaan arsip sebenarnya telah dimulai sejak suatu surat (naskah,
warkat) dibuat atau diterima oleh suatu kantor atau organisasi sampai kemudian
ditetapkan untuk disimpan, selanjutnya disusutkan (retensi) dan atau
dimusnahkan. Oleh karena itu, di dalam kearsipan terkandung unsur-unsur
kegiatan penerimaan, penyimpanan, temu balik, dan penyusutan arsip.
Arsip disimpan karena mempunyai nilai atau kegunaan tertentu (lihat uraian
di atas). Oleh karena itu, hal yang perlu diperhatikan dalam hal ini ialah
bagaimana prosedurnya, bagaimana cara penyimpanan yang baik, cepat, dan tepat,
sehingga mudah ditemu-balikkan atau ditemukan kembali sewaktu-waktu
diperlukan, serta langkah-langkah apa yang perlu diikuti/dipedomani dalam
penyimpanan arsip tersebut.
Untuk menyelenggarakan penyimpanan arsip secara aman, awet, efisien dan
luwes (fleksibel) perlu ditetapkan asas penyimpanan yang disesuaikan dengan
kebutuhan dan kondisi masing-masing kantor/instansi yang bersangkutan. Dalam
18
penyelenggaraan penyimpanan arsip dikenal 3 (tiga) macam asas yaitu asas
sentralisasi, asas disentralisasi dan asas campuran atau kombinasi.
Penyimpanan arsip dengan menganut asas sentralisasi adalah penyimpanan
arsip yang dipusatkan (central filing) pada unit tertentu (Mulyono 2012:42).
Dengan demikian, penyimpanan arsip dari seluruh unit yang acta dalam satu
instansi/kantor dipusatkan pada satu tempat/unit tertentu. Sebaliknya,
penyelenggaran penyimpanan arsip dengan asas desentralisasi adalah dengan
memberikan kewenangan penyimpanan arsip secara mandiri. Dalam hal yang
demikian, masing-masing unit satuan kerja bertugas menyelenggarakan
penyimpanan arsipnya. Sedangkan asas campuran, merupakan kombinasi antara
desentralisasi dengan sentralisasi. Dalam asas campuran tiap-tiap unit satuan kerja
dimungkinkan menyelenggarakan penyimpanan arsip untuk spesifikasi tersendiri,
sedangkan penyimpanan arsip dengan spesifikasi tertentu disentralisasikan.
Penyimpan arsip yang diartikan dalam uraian ini adalah suatu kegiatan
pemberkasan dan penataan arsip dinamis, yang penempatannya secara aktual
menerapkan suatu sistem tertentu, yang biasa disebut sistem penempatan arsip
secara aktual. Kegiatan pemberkasan dan penataan arsip dinamis tersebut populer
dengan sebutan “filing system". Para ahli kearsipan kelihatannya sepakat untuk
menyatakan bahwa filling system yang digunakan atau dipakai untuk kegiatan
penyimpanan arsip terdiri dari (Zulkifli 2005:71-148):
a) Sistem Abjad
Pada penyimpanan ini, arsip disimpan menurut abjad dari nama-nama
orang, organisasi, atau instansi utama yang tertera dalam tiap-tiap arsip.
19
b) Sistem angka/nomor (numerik)
Pada sistem penyimpanan ini, arsip yang mempunyai nomor disimpan
menurut urut-urutan angka dari yang angka terkecil terus meingkat
hingga bilangan yang lebih besar.
c) Sistem Wilayah
Sistem wilayah adalah sistem penyimpanan arsip yang berdasarkan
pada pengelompokan menurut nama tempat.
d) Sistem Subyek
Sistem subyek adalah sistem penyimpanan arsip yang berdasarkan pada
isi dari arsip yang bersangkutan.
e) Sistem Urutan Waktu (kronologis)
Sistem urutan waktu adalah sistem penyimpanan arsip yang
berdasarkan pada urutan waktu surat diterima atau waktu waktu dikirim
keluar.
Penataan/penyimpanan arsip yang baik adalah menempatkan arsip pada
tempat yang efisien. Dalam penataan/penyimpanan arsip tersebut, sangat
diperlukan alat penyimpanan arsip. Alat penyimpanan arsip terdiri dari :
a) Map Arsip/Folder
Adalah lipatan kertas/plastik tebal untuk menyimpanan arsip. Macam-
macam map arsip/folder meliputi :
a. Stofmap folio (map berdaun)
b. Snelhechter (map berpenjepit)
c. Brief Ordner (map besar berpenjepit)
d. Portapel (map bertali)
e. Hanging Folder (map gantung)
20
b) Sekat Petunjuk/ Guide
Adalah alat yang terbuat dari karton/ plastik tebal yang berfungsi
sebagai penunjuk, pembatas atau penyangga deretan folder
c) Almari Arsip/ Filing Cabinet
Adalah alat yang digunakan untuk menyimpan arsip dalam bentuk
lemari yang terbuat dari kayu, alumunium atau besi baja tahan
karat/api.
d) Rak Arsip
Adalah alamari tanpa daun pintu atau dinding pembatas untuk
menyimpan arsip yang terlebih dahulu dimasukkan dalam ordner atau
kotak arsip.
e) Kotak/ Almari Kartu/ Card Cabinet
Adalah alat yang digunakan untuk menyimpan kartu kendali, kartu
indeks dan kartu-kartu lain yang penyimpanannya tidak boleh
sembarangan agar mudah untuk ditemukan kembali.
f) Berkas Peringatan/ Tickler File
Adalah alat yang digunakan untuk menyimpan arsip/ kartu-kartu yang
memiliki tanggal jatuh tempo.
g) Kotak Arsip/ File Box
Adalah alat yang digunakan untuk menyimpan arsip yang terlebih
dahulu dimasukkan ke dalam folder/ map arsip.
21
h) Rak Sortir
Adalah alat yang digunakan untuk memisah-misahkan surat yang
diterima, diproses, dikirimkan atau untuk menggolong-golongkan arsip
sebelum disimpan
2.8 Pemeliharaan dan Pengamanan Arsip
Kegiatan kearsipan adalah kegiatan keadministrasian. Arsip lahir karena
terselenggaranya kegiatan organisasi. Keberadaan arsip membuktikan bahwa
organisasi dan seluruh komponen yang ada di dalamnya menjalankan fungsinya.
Banyak konsep pemeliharaan dan pengamanan arsip yang telah berubah dan harus
disesuaikan dengan perkembangan zaman, misalnya disesuaikan dengan
perkembangan teknologi informasi dan komunikasi dalam bidang kearsipan.
Komputer sebagai alat dalam kegiatan keadministrasian, memunculkan peluang
dan tantangan baru bagi dunia kearsipan.
Istilah “pemeliharaan dan pengamanan” dalam beberapa literatur dan kamus
dinyatakan atau dapat ditemukan sebagai bagian dari kegiatan preservasi atau
pelestarian. Pemeliharaan berasal dari kata dasar pelihara yang berarti jaga atau
rawat, sedangkan kata pemeliharaan berarti proses atau cara atau perbuatan yang
dilakukan untuk menjaga dan merawat.
Apabila kata “pemeliharaan” dirangkaikan dengan kata “arsip” menjadi
“pemeliharaan arsip dapat berarti juga proses atau cara atau perbuatan untuk
menjaga dan merawat arsip, sedangkan kata “pengamanan arsip” dapat berarti
perbuatan atau cara yang dilakukan agar arsip bebas dari bahaya, bebas dari
gangguan, dan terlindung dari kerusakan.
22
Preservasi arsip” dapat diartikan sebagai pengawetan, pemeliharaan,
penjagaan dan perlindungan terhadap arsip. Menurut Bellardo (1992), termasuk
dalam kegiatan preservasi adalah memindahkan informasi arsip yang terekam
dalam suatu media ke media lainnya, misalnya ke media microfilm. Berdasarkan
pada pengertian tersebut maka kegiatan pelestarian atau preservasi arsip
sebetulnya meliputi kegiatan pemeliharaan atau perawatan atau penyimpanan dan
pengamanan atau perlindungan arsip baik fisik maupun informasi yang terekam di
dalamnya.
Setiap format arsip dalam bentuk media apa pun mempunyai sifat-sifat
sebagai “arsip”, yaitu sifat permanen. Oleh karena itu, sebaiknya fisik arsip atau
media rekam arsip sebagai carrier atau pembawa informasi harus mempunyai
kemampuan untuk bertahan selama mungkin dan mempunyai kemampuan daya
tahan akibat penggunaan yang berulang-ulang.
Namun demikian, yang perlu diperhatikan bahwa sebagus apa pun media
rekam arsip, dia akan tetap mempunyai keterbatasan daya tahan maksimal
sehingga media rekam arsip akan tetap mengalami penurunan daya tahan
(deterioration) atau bahkan rusak.
Preservasi yang dilakukan sebetulnya hanya sekadar memperlambat
kerusakan atau menghambat penurunan daya tahan media rekam arsip sehingga
dapat bertahan selama mungkin, lebih lama dari kekuatan maksimal media rekam
tersebut.
Langkah preservasi arsip yang dapat dilakukan baik dalam rangka
menghadapi faktor internal maupun karena faktor eksternal, dapat dibagi menjadi
23
dua kelompok, pertama preservasi yang bersifat preventif (preventive
conservation) dan kedua preservasi yang bersifat perbaikan atau restorasi
(restoration conservation). Konservasi preventif dapat dilakukan dengan cara-
cara(Abu Bakar 1996:89):
a. memonitor lingkungan arsip disimpan.
b. penggunaan alat ukur monitoring lingkungan arsip yang baik dan
akurat.
c. penyediaan ruang penyimpanan arsip.
d. pencegahan terhadap berbagai kerusakan arsip akibat ulah manusia,
suhu dan kelembaban, intensitas cahaya, dan lain-lain
2.9 Peminjaman Arsip
Peminjaman Arsip adalah kegiatan pelayanan pencarian arsip/dokumen
yang diperlukan oleh pimpinan atau pihak lain, dan menerima kembali untuk
disimpan ditempat penyimpanan semula (Karso 1987:63).
Prosedur peminjaman arsip :
1. Peminjam mengajukan permohonan peminjaman arsip pada
petugas .
2. Peminjam arsip mengisi blanko peminjaman dan menerima arsip yang
dibutuhkan.
3. Petugas Kearsipan melakukan penagihan arsip apabila masa
peminjaman sudah habis.
4. Petugas kearsipan menerima, mencatat pengembalian, dan menyimpan
arsip ditempat penyimpanan semula.
24
2.10 Penemuan Kembali Arsip
Apabila ada pihak lain yang meminta / meminjam arsip yang disimpan,
petugas arsip harus menempuh langkah-langkah sebagai berikut :
a. Menanyakan jenis arsip yang disimpan
b. Menentukan kode berdasarkan nama yang telah diindeks
c. Melihat kartu Indeks untuk melihat kode arsip
d. Mengambil arsip dari tempat penyimpanannya, berdasarkan kode dan
mengantinya dengan BonPinjam arsip
2.11 Penyusutan
Penyusutan arsip menurut PP No. 34 Tahun 1979 ialah kegiatan
pengurangan arsip dengan cara:
a. Memindahkan arsip inaktif dari unit pengolah ke unit kearsipan dalam
lingkungan lembaga-lembaga Negara atau badan-badan pemerintah
masing-masing.
b. Memusnahkan arsip sesuai dengan ketentuan-ketentuan yang berlaku.
c. Menyerahkan arsip statis oleh unit kearsipan kepada arsip Nasional.
Penyusutan ditunjukan terhadap arsip-arsip yang jangka waktu
penyimpanan atau retensinya telah habis. Jangka waktu penyimpanan arsip
ditentukan oleh jadwal retensi arsip yang disusun berdasarkan ketentuan peraturan
perundangan yang berlaku.
Maksud penyusutan adalah untuk penghemat: ruangan untuk penyimpanan,
biaya untuk pengadaan sarana, dan waktu dalam usaha pencarian kembali arsip
yang disimpan. Arsip yang telah disisihkan berdasarkan jangka waktu retensinya,
25
harus diadakan penilaian kembali untuk dapat menentukan arsip-arsip mana yang
dapat dipindahkan dari unit pengolah ke unit kearsipan, dari unit kearsipan III ke
unit kearsipan II, dan dari unit kearsipan II ke unit kearsipan I atau dari unit
kearsipan satu ke arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI), dan arsip-arsip
mana yang dapat dimusnahkan.
2.12 Pemusnahan arsip
Memusnahkan arsip berarti menghapus keberadaan arsip dari tempat
penyimpanan. Jadi pemusnahan arsip adalah tindakan menghancurkan secara fisik
arsip-arsip yang sudah berakhir fungsinya dan sudah tidak memiliki nilai
kegunaan lagi (Mulyono 2012:77). Hanya untuk arsip yang mempunyai nilai
nasional yang tidak dimusnahkan, tetapi dikirim ke Arsip nasional untuk disimpan
dan dilestarikan untuk selama-lamanya sebagai hasil budidaya bangsa.
Pemusnahan dilaksanakan oleh penanggungjawab kearsipan dan 2 (dua)
orang saksi dari unit kerja lain. Setelah pemusnahan selesai dilaksanakan, maka
Berita Acara dan Daftar Pertelaan (Daftar Keteraangan) ditandatangani leh
penanggungjawab pemusnahan bersama saksi-saksi.
Penghancuran arsip harus dilakukan secara total, sehingga hilang sama
sekali dentitas arsip yang bersangkutan. Pelaksanaan pemusnahan arsip dapat
dilakukan dengan 3 cara :
1. Pembakaran arsip
Pembakaran arsip harus dilakukan dengan sempurna, artinya perlu di
cek apakah kertas sudah terbakar secara sempurna (sudah jadi abu).
26
Apabila tidak dicek dapat terjadi masih ada kertas-kertas yang belum
terbakar yang sepintas tidak kelihatan.
2. Penghancuran arsip dengan bahan kimia
Adalah memusnahkan arsip dengan menuangkan bahan kimia diatas
tumpukan arsip. Cara ini agak berbahaya karena bahan kimia yang
biasa di gunakan (biasanya soda api) dapat melukai kalau percikannya
mengenai badan.
3. Pencacahan arsip dengan mesin pencacah arsip.
Cara pemusnahan arsip dengan mencacah arsip dapat di lakukan secara
bertahap, artinya tidak harus selesai pada saat itu.
27
BAB III
METODE PENELTIAN
3.1. Lokasi Penelitian
Lokasi yang dijadikan tempat penelitian adalah Kantor Kecamatan
Gunungpati Semarang yang berlokasi di Jalan MR Wuyanto Km 5 (Jalan Raya
Gunung Pati) Kode Pos 50225 Semarang.
3.2. Operasional Konsep
Operasional konsep adalah pembatasan terhadap suatu masalah yang akan
diteliti. Objek kajian dalam penelitian ini adalah sistem kearsipan di Bagian
Umum pada Kantor Kecamatan Gunungpati Kota Semarang, dan kegiatan
kegiatan kearsipan dalam tata cara memenejemeni arsip berikut kendala-kendala
yang dialami pegawai kearrsipan dalam menjalankan tugasnya itu.
3.3. Sumber dan Jenis Data
1. Sumber data
Kegiatan penelitian ini diperlukan data-data yang bersifat objektif dan
relevan dengan judul penulis yang diajukan agar pelaksanaan kegiatan
penelitian ini dapat berjalan dengan baik dan sesuai dengan apa yang
diharapkan penulis. Sumber data yang diperoleh adalah dari umum pada
kantor Kecamatan Gunungpati Semarang.
2. Jenis data
Data adalah hasil pencatatan peneliti, baik yang berupa fakta ataupun
angka. Dari sumber SK Menteri P dan K No. 0259/U/1977 tanggal 11 Juli
28
1997 disebutkan bahwa data adalah segala fakta dan angka yang dapat
dijadikan bahan untuk menyusun suatu informasi (Suharsimi 2006:118).
Adapun jenis data yang akan digunakan penulis dalam penelitian ini
adalah:
a. Data Primer
Data primer merupakan sumber-sumber dasar yang merupakan
bukti atau saksi utama dari kejadian yang lalu. Data primer
diperoleh langsung dari sumbernya, diamati dan dicatat untuk
pertama kalinya. Data primer diperoleh melalui observasi dan
wawancara, data yang diperoleh penulis adalah mengenai sistem
pengelolaan arsip pada kantor Kecamatan Gunungpati Kota
Semarang.
b. Data Sekunder
Yaitu data yang diperoleh penulis dari buku-buku literatur yang
berkaitan dengan penulisan tugas akhir ini sebagai penunjang
dalam penelitian, data ini didapat secara tidak langsung dari
sumber tertulis seperti dokumen dan arsip instansi, yang digunakan
untuk melengkapi data yang diperlukan. Data sekunder diperoleh
dari catatan-catatan dan literatur yang ada hubungannya dengan
sistem kearsipan.
29
3.4. Metode Pengumpulan Data
Metode pengumpulan data dimaksudkan untuk menghimpun data-data
informasi yang diinginkan sesuai dengan bagian dalam instansi yang diambil oleh
peneliti. Metode pengumpulan data ada tiga cara yaitu:
1. Observasi
Dalam tahap observasi ini penulis melakukan pengamatan pada bagian
umum kantor Kecamatan Gunungpati Kota Semarang mengenai sistem
kearsipan pengelolan kearsipan. Sehingga penulis mengetahui dengan jelas
bagaimana peran humas pada kantor Kecamatan Gunungpati Kota
Semarang.
2. Wawancara
Wawancara / interview adalah suatu cara untuk mengumpulakan data
dengan mengajukan pertanyaan secara langsung kepada seorang informan
atau seorang ahli yang berwenang dalam suatu masalah (Suharsimi
2006:124).. Metode ini digunakan untuk memperoleh data dengan cara
mengajukan pertanyaan kepada unit organisasi yang terkait dengan peran
humas dalam menciptakan opini publik di kantor Kecamatan Gunungpati
Kota Semarang. Sebelum wawancara terlebih dahulu dipersiapkan:
a. Pedoman wawancara
b. Menetapkan serta menghubungi informan yang akan diwawancarai
c. Menetapkan waktu dan tempat wawancara
d. Menetapkan materi dan garis besar instrumen yang akan ditanyakan
sehingga data yang akan diperlukan dapat diperoleh dengan
mengajukan pertanyaan secara terarah.
30
3. Dokumentasi
Metode dokumentasi yaitu mencari data mengenai hal-hal atau variabel
yang berupa catatan, buku, transkip, surat kabar, majalah, prasasti, notulen rapat,
lengger, agenda dan sebagainya. (Suharsimi, 2006:231). Dalam hal ini dokumen
yang digunakan berasal dari literature dan dokumen instansiyang berupa catatan,
buku profil, struktur organisasi dan susunan tata kerja kantor Kecamatan
Gunungpati Kota Semarang.
3.5. Metode Analisis Data
Untuk mencapai tujuan penelitian sesuai dengan yang diharapkan dalam
penyusunan proposal tugas akhir ini dan untuk diperoleh suatu kesimpulan maka
data yang telah terkumpul akan dianalisis dengan mengamati mengenai kriteria
hal-hal yang diperlukan dalam suatu penyajian. Data yang telah dikumpulkan
akan dianalisis dengan menggunakan teknik deskriptif, adalah pembanding antara
teori dengan hasil penelitian tentang sistem kearsipan di kantor Kecamatan
Gunungpati Kota Semarang.
31
BAB IV
HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN
4.3. Gambaran Umum Kantor Kecamatan Gunungpati Kota Semarang
4.3.1.Sejarah Kecamatan Gunungpati Kota Semarang
Berdasarkan wawancara yang didapat dari Ibu Kurotun, Staf Umum Sub
Bagian Umun dan Keegawaian Kantor Kecamatan Gunungpati Kota Semarang,
Gunungpati pernah menjadi sebuah kabupaten tersendiri. Hal ini dapat dibuktikan
dari masih adanya dua pohon asam di tengah alun-alun, sekitar 50 tahun yang
lalu. Bahkan sampai sekarang, kita masih bisa menjumpai kampung Ngabean,
Pasar Kliwon, Jagalan dan Kauman disekitar masjid, serta sebuah penjara
bernama Sikrangkreng. Hingga 1919, Gunungpati masih dipimpin seorang lurah
bernama Jafar, yang masih keturunan langsung dari Kiai Pati.
Di masa revolusi, Gunungpati adalah wilayah setenan dari asisten wedana
wilayah Kawedanan Ungaran. Julukan bagi kepala pemerintahan Gunungpati
adalah Pak Seten. Setelah Indonesia merdeka, tepatnya pada tahun 1947, wilayah
Gunungpati menjadi bagian Integral dari NKRI. Status Gunungpati kemudian
berubah dari Kawedanan menjadi Kecamatan di Kabupaten Semarang, tetapi pada
pertengahan 1980-an diminta bergabung dengan Kota Semarang. Kemudian
dengan berjalannya dan kejayaan pemerintah Gunungpati dipimpin oleh seorang
camat yaitu : (1) Bapak Waluyo, BA, (2) Bapak Wibowo, (3) Bapak Soekijono,
(4) Bapak Soumanto, (5) Bapak Bayi Priyono, SH tahun 1983 s/d 1988, (6) Bapak
Drs. Soemargono tahun 1988 s/d 1993, (7) Bapak Drs. Djoko Santoso tahun 1993
s/d 1998, (8) Bapak Drs. Mardiyanto tahun 1998 s/d 2000, (9) Bapak Zaenudin
32
Ekhwan, SH tahun 2000 s/d 2003, (10) Bapak Drs. HR Triyanto (8 bulan), (11)
Bapak Endar Winarno, SH tahun 2003 s/d 2006, (12) Bapak Drs. H. Sudarmadji
Mulyono tahun 2006 s/d 2011, Bambang Surono, S,IP tahun 2011 s/d 2012 ,
Bambang Pramusintho,S,IP 2012 hingga sekarang.
4.3.2.Sebaran Penduduk dan Cakupan Wilayah Kerja
Kecamatan Gunungpati memiliki luas wilayah 5.399.085 Ha, dan jumlah
penduduknya mencapai 70.901 jiwa/20.605 KK, yang terhimpun dari 90 RW dan
424 RT (data sampai dengan Februari 2012). Berikut ini data sebaran penduduk di
Kecamatan Gunungpati :
Tabel 1 : Sebaran PendudukNo Kelurahan Jumlah Penduduk
1 Pakintelan 4136
2 Mangunsari 4135
3 Plalangan 3452
4 Nongkosawit 4107
5 Pongangan 4991
6 Ngijo 2669
7 Patemon 4074
8 Sukorejo 10132
9 Sadeng 6126
10 Cepoko 2536
11 Jatirejo 1733
12 Sumurejo 5508
13 Kalisegoro 2807
14 Kandri 3848
15 Gunungpati 6270
16 Sekaran 6327
Sumber : Kasi Pendidikan Kecamatan Gunungpati
33
Gunungpati merupakan daerah perbukitan, dengan ketinggian 259 meter
dari permukaan air laut, memiliki batas-batas :
Sebelah utara : Kecamatan Gajahmungkur dan Kecamatan Ngaliyan.
Sebelah selatan : Kabupaten Semarang.
Sebelah timur : Kabupaten Semarang dan Kecamatan Banyumanik.
Sebelah barat : Kecamatan Mijen dan Kabupaten Kendal.
Kecamatan Gunungpati terbagi menjadi 16 kelurahan, dengan data sebagai
berikut : 1) Kelurahan Pakintelan, 2) Kelurahan Mangunsari, 3) Kelurahan
Plalangan, 4) Kelurahan Gunungpati, 5) Kelurahan Nongkosawit, 6) Kelurahan
Pongangan, 7) Kelurahan Ngijo, 8) Kelurahan Patemon, 9) Kelurahan Sekaran,
10) Kelurahan Sukorejo, 11) Kelurahan Sadeng, 12) Kelurahan Cepoko, 13)
Kelurahan Jatirejo, 14) Kelurahan Sumurrejo, 15) Kelurahan Kalisegoro, 16)
Kelurahan Kandri.
4.3.3.Visi, Misi dan Tujuan Kecamatan Gunungpati
Visi adalah keadaan yang ingin diwujudkan SKPD pada akhir periode
Renstra sesuai dengan tugas pokok dan fungsi serta sejalan dengan visi pada
RPJMD Kota Semarang tahun 2010-2015. Visi Kecamatan Gunungpati periode
tahun 2010-2015 adalah “Pelayanan Prima, Lingkungan Nyaman dan Masyarakat
Partisipatif pada Tahun 2015”
Misi adalah rumusan umum mengenai upaya-upaya yang akan dilakukan
sesuai tugas pokok dan fungsi dalam rangka mewujudkan visi SKPD. Misi
Kecamatan Gunungpati pada Renstra tahun 2010-2015 ini adalah sebagai berikut :
34
1) Meningkatkan kualitas pelayanan
2) Meningkatkan kebersihan lingkungan
3) Memberdayakan masyarakat dalam pembangunan.
Tujuan adalah sesuatu yang ingin dicapai dari setiap misi SKPD, dilengkapi
dengan sasaran yang terukur dan dapat dicapai dalam periode yang direncanakan
adalah sebagai berikut :
1) Memberikan pelayanan cepat untuk masyarakat
2) Meningkatkan cakupan kebersihan wilayah dan titik pantau adipura
3) Meningkatkan jumlah kelompok dan kegiatan kemasyarakatan yang
aktif serta cakupan pembangunan wilayah.
Sementara itu, sasaran yang ingin dicapai dari beberapa tujuan tersebut
adalah sebagai berikut :
1) Mengoptimalkan sumberdaya pelayanan
2) Mewujudkan tertib administrasi pelaporan Kecamatan
3) Meningkatkan cakupan kebersihan di semua wilayah
4) Meningkatkan cakupan kebersihan di titik pantau adipura
5) Mengoptimalkan pembinaan lembaga kemasyarakatan
6) Mengoptimalkan kegiatan kemasyarakatan dan cakupan pembangunan
wilayah.
4.3.4.Struktur Organisasi Kecamatan Gunungpati
Sebagai suatu organisasi dan dalam rangka kelancaran pelaksanaan
pencapaian tujuan, Kantor Kecamatan Gunungpati telah memiliki struktur
organisasi. Struktur atau Susunan Organisasi Kecamatan Gunungpati terdiri dari :
35
(a) Camat; (b) Sekretariat : 1) Sub Bagian Perencanaan dan Evaluasi, 2) Sub
Keuangan, 3) Sub Bagian Umum dan Kepegawaian; (c) Kepala Seksi
Pemerintahan; (d) Kepala Seksi Pembangunan; (e) Kepala Seksi Kesejahteraan
Sosial; (f) Kepala Seksi Kependudukan; (g) Kepala Seksi Ketentraman Dan
Ketertiban; (h) Kelompok Jabatan Fungsional. Selengkapnya struktur organisasi
Kantor Kecamatan Gunungpati seperti :
Struktur Organisasi Pemerintahan Kecamatan Gunungpati
Gambar 4.1
Sumber : Sub Bag Umum dan Kepegawaian
4.3.5.Tugas Pokok, Fungsi dan Kewenangan Kecamatan Gunungpati
Berdasarkan peraturan Walikota Semarang Nomor 54 Tahun 2008 tentang
penjabaran tugas dan fungsi Kecamatan Kota Semarang, Kecamatan mempunyai
tugas melaksanakan kewenangan pemerintahan yang dilimpahkan oleh Walikota
CAMAT
Kelompokabatan
Fungsional
SekretarisCamat
Sub BagPerencanaandan Evaluasi
Sub BagUmum dan
Kepegawaian
Sub BagKeuangan
SeksiPemerintahan
SeksiPembangunan
SeksiKesos
SeksiKependudukan
SeksiTrantibbum
36
untuk menangani sebagian urusan otonomi daerah. Untuk melaksanakan tugas
tersebut, Kecamatan mempunyai fungsi : 1) Perumusan kebijakan teknis di bidang
pemerintahan, bidang pembangunan, bidang kesejahteraan sosial, bidang
kependudukan serta bidang ketentraman dan ketertiban di Kecamatan; 2)
Penyusunan rencana program dan rencana kerja anggaran di bidang pemerintahan,
bidang pembangunan, bidang kesejahteraan sosial, bidang kependudukan serta
bidang ketentraman dan ketertiban di Kecamatan; 3) Pengkoordinasian
pelaksanaan tugas Kecamatan; 4) Pengkoordinasian kegiatan pemberdayaan
masyarakat; 5) Pengkoordinasian upaya penyelenggaraan ketentraman dan
ketertiban umum; 6) Pengkoordinasian penerapan dan penegakan peraturan
perundang-undangan; 7) Pengkoordinasian pemeliharaan prasarana dan fasilitas
pelayanan umum; 8) Pengkoordinasian penyelenggaraan kegiatan pemerintahan di
tingkat Kecamatan; 9) Pengkoordinasian penyelengaraan pemerintah
Desa/Kelurahan; 10) Pelaksanaan pelayanan masyarakat yang menjadi ruang
lingkup tugasnya dan/atau yang belum dapat dilaksanakan pemerintahan
Desa/Kelurahan; 11) Pelaksanaan fungsi Pejabat Pembuat Akta Tanah (PPAT)
sementara; 12) Pembinaan terhadap Unit Pelaksana Teknis instansi pemerintah di
wilayahnya; 13) Pengelolaan urusan Kesekretariatan Kecamatan; 14) Pelaksanaan
urusan yang dilimpahkan oleh Walikota; 15) Pelaksanaan pembinaan,
pemantauan, pengawasan dan pengendalian serta monitoring, evaluasi dan
pelaporan tugas Kecamatan; 16) Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh
Walikota sesuai dengan bidang tugasnya.
37
Guna mendukung pelaksanaan Tugas Pokok dan Fungsi Kecamatan
Gunungpati mempunyai kewenangan antara lain : 1) melaksanakan kebijakan-
kebijakan dalam penyelenggaraan pemerintahan umum di Kecamatan dan
Kelurahan; 2) melaksanakan peraturan undang-undang yang berlaku; 3)
penyelenggaraan pemerintahan di Kecamatan dan Kelurahan; 4) menjalin
koordinasi dengan Muspika, dinas atau instansi terkait; 5) kerjasama dengan para
pengusaha dan tokoh masyarakat; 6) menciptakan dan menjaga ketentraman dan
ketertiban masyarakat di wilayah demi terciptanya kondisi wilayah yang kondusif;
7) melaksanakan pembangunan wilayah dengan melibatkan peran serta aktif dari
masyarakat; 8) melaksanakan pembinaan kepada pegawai di lingkungan
Kecamatan dan Kelurahan serta melaksanakan pembinaan kepada masyarakat.
4.3.6.Tugas Pokok dan Fungsi Pejabat Kecamatan Gunungpati
Selain tugas pokok dan fungsi untuk Kantor Kecamatan Gunungpati yang
telah diuraikan di atas, beikut ini akan disajikan tugas pokok dan fungsi pejabat
Kecamatan Gunungpati.
Tugas Pokok dan Fungsi Camat Kecamatan Gunungpati adalah sebagai
berikut : 1) perumusan kebijakan teknis di bidang pemerintahan, bidang
pembangunan, bidang pembangunan, bidang kesejahteraan sosial, bidang
kependudukan serta ketertiban di Kecamatan; 2) penyusunan rencana program dan
kerja anggaran di bidang pemerintahan, bidang pembangunan, bidang
kesejahteraan sosial, bidang kependudukan serta ketertiban di Kecamatan; 3)
pengkoordinasian pelaksanaan tugas Kecamatan; 4) pengkoordinasian kegiatan
pemberdayaan masyarakat; 5) pengkoordinasian upaya penyelenggaraan
38
ketentraman dan ketertiban umum; 6) pengkoordinasian penerapan dan penegakan
peraturan perundang-undangan; 7) pengkoordinasian pemeliharaan prasarana dan
fasilitas pelayanan umum; 8) pengkoordinasian penyelenggaraan kegiatan
pemerintah ditingkat Kecamatan; 9) pengkoordinasian penyelenggaraan
pemerintah Desa/Kelurahan; 10) pelaksanaan pelayanan masyarakat yang menjadi
ruang lingkup tugasnya dan / atau yang belum dapat dilaksanakan pemerintah
Desa / Kelurahan; 11) pelaksanaan fungsi Pejabat Pembuat Akta Tanah (PPAT)
sementara; 12) pembinaan terhadap Unit Pelaksana Teknis instansi pemerintah di
wilayahnya; 13) pelaksanaan urusan Kesektretariatan Kecamatan; 14) pelaksanaan
urusan yang dilimpahkan oleh Walikota; 15) pelaksanaan pembinaan,
pemantauan, pengawasan dan pengendalian serta monitoring, evaluasi dan
pelaporan pelaksanaan tugas Kecamatan; 16) pelaksanaan tugas lain yang
diberikan oleh Walikota sesuai dengan bidang tugasnya.
Tugas Pokok dan Fungsi Sub Bagian Umum dan Kepegawaian antara lain:
1) menyiapkan bahan perumusan kebijakan teknis di Bidang Umum dan
Kepegawaian; 2) menyiapkan bahan penyusunan rencana dan program kerja di
Bidang Umum dan Kepegawaian; 3) menyiapkan bahan pengkoordinasian
pelaksanaan tugas di Bidang Umum dan Kepegawaian; 4) menyiapkan bahan
pelaksanaan urusan surat menyurat, kearsipan, kepustakaan, perjalanan dinas,
dokumentasi, keprotokolan dan kehumasan; 5) menyiapkan bahan pelaksanaan
legalisasi permohonan/rekomendasi surat-surat dari masyarakat; 6) menyiapkan
bahan pelaksanaan pengadaan, inventarisasi, pemeliharaan sarana prasarana
Kecamatan; 7) menyiapkan bahan pelaksanaan menghimpun peraturan
39
perundang-undangan; 8) menyiapkan bahan pelaksanaan urusan rumah tangga dan
perlengkapan; 9) menyiapkan bahan pelaksanaan inventarisasi asset daerah atau
kekayaan daerah lainnya yang ada di wilayah kerjanya; 10) menyiapkan bahan
penyusunan dan pengurusan administrasi kepegawaian; 11) menyiapkan bahan
penyajian data dan informasi di Bidang Umum dan Kepegawaian; 12)
menyiapkan bahan pembinaan, pemantauan, pengawasan dan pengendalian di
Bidang Umum dan Kepegawaian; 13) menyiapkan bahan monitoring, evaluasi
dan pelaporan di Bidang Umum dan Kepegawaian; 14) menyiapkan bahan
penyusunan laporan realiasasi anggaran Sub Bagian Umum dan Kepegawaian;
15) menyiapakan bahan penyusunan laporan kinerja program Sub Bagian Umum
dan Kepegawaian; 16) melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh Sekretaris
Camat sesuai dengan bidang tugasnya.
40
4.4. Hasil Penelitian
Untuk mendapatkan hasil penelitian yang baik dan sesuai dengan tujuan
yang ingin diacapai, maka diperlukan persiapan untuk mendaatkan data yang
akurat. Persiapan yang dilakukan oleh penulis yaitu dengan mengadakan
pengamatan, dengan teknik yang digunakan yaitu wawancara secara langsung
dengan salah satu pegawai khususnya bagian pengeolaan arsip.
Beerdasrkan dari pengamatan dan penelitian penulis dibagian tata usaha
kantor kecamatan gunungpati kota semarang sebgai berikut :
4.2.1 Pengelolaan Arsip pada Kantor Kecamatan Gunungpati Kota
Semarang
1) Penerimaan Surat Masuk
Dalam melaksanakan tugasnya, penerima surat dinas melaksanakan
kegiatan-kegiataan sebagai berikut.
a) Menerima surat yang diampaikan oleh pengantar pos,
telekomunikasi dan perseorangan.
b) Meneliti kebenaran alamat surat, apabila surat dinas salah segera
dikambilakan.
c) Mensortir surat berdasarkan kategori surat dinas yang boleh
dibuka, rahasia dan pribadi.
2) Pengurusan Surat Keluar
Surat keluar adalah surat yang sudah lengkap (bertanggal,
bernomor, berstempel dan telah ditandatangani oleh pejabat yang
41
berwenang yang dibuat oleh suatu instansi, untuk ditujukan kepada
instansi lain).
Pada dasarnya pengurusan surat keluar mencakup tiga macam
kegiatan pokok, yaitu pembuatan konsep surat, pengetikan dan
pengiriman surat.
(1) Pembuaan konsep surat
(2) Pegetikan konsep surat
(3) Pengiriman surat
3) Pencatat Surat
Dalam menjalankan tugasnya, pencatat surat dinas melakukan
tugas sebagai berikut.
a) Apabila surat rahasia/pribadi maka cara penanganannya sebagai
berikut.
(1) Surat rahasia/pribadi dilengkapi dengan lembar pengantar
rangkap dua (putih dan biru) yang diisi informasi pada kolom
tujuan surat (kepada), nomor urut pencatat surat, asal surat
(dari), tanggal surat dan nomor surat jika ada.
(2) Surat rahasia / pribadi tidak boleh dibuka selain oleh pemilik
atau nama dari tujuan surat yang tercantum.
(3) Surat rahasia / pribadi langsung diserahkan kepada nama yang
tertera pada surat dan penerima memberi paraf, tanggal dan
nama pada buku kendali surat sebagai bukti surat telah
diterima.
42
(4) Apabila surat rahasia / pribadi sudah diterima oleh nama yang
bersangkutan lembar kendali dikembalikan kepada petugas.
b) Sedangkan surat dinas kategori non rahasia :
(1) Dilampiri dengan kartu kendali sebanyak rangkap tiga warna
putih, kuning dan merah.
(2) Informasi yang diisi pada kartu kendali yaitu nomor urut
pencatatan surat, kode klasifikasi sesuai dengan permasalahan
isi surat, indeks berkas, asal surat, tanggal surat, nomor surat,
lampiran dan isi ringkas.
(3) Surat dinas dan isi kartu kendali kemudian dilampirkan lembar
disposisi (rangkap dua warna putih dan kuning) yang sudah
diisi informasinya pada kolom tentang nomor surat, tanggal
surat, asal surat (dari), perihal dan nomor pencatatan (agenda
surat).
(4) Setelah surat dikendalikan diserahkan kepada petugas
pengendali surat.
4) Pengendali Surat
Dalam melaksanakan tugasnya, pengendali surat melakukan
kegiatan sebagai berikut :
a) Surat, lembar disposisi rangkap 2 warna kuning dan merah
diserahkan kepada pengarah surat yaitu pimpinan unit kearsipan
untuk mendpatkan arahan disposisi surat.
43
b) Selanjutnya, surat lembar disposisi (merah dan kuning) diserahkan
kepada pimpinan instansi untuk mendapat disposisi.
c) Apabila surat lembar disposisi yang sudah diisi oeh pimpinan
instansi maka lembar disposisi dilengkapi informasinya pada
kolom pengolah dan tanggal diteruskan.
d) Menyimpan disposisi kuning secara baik
e) Menyimpan lembar disposisi (merah dan kuning) dan disposisi
putih diserahkan kepada unit pengolah. Apabila lembar disposisi
kuning sudah diparaf oleh petugas (tata usah unit pengolah) maka
diambil dan disimpan berdasarkan unit pengolah dan disusun
secara kronologis.
5) Penyimpanan Berkas Lembar Disposisi
Dalam rangka melakukan tugasnya, penyimpanan berkas lembar
disposisi melakukan kegiatan-kegiatan sebagai berikut
a) Menerima lembar disposisi kuning yang sudah diparaf oleh petugas
tata usaha unit pengolah.
b) Menyimpan lembar disposisi kuning pada lembar disposisi
berdasarkan unit pengolah dan disusun secara kronologis.
c) Melakukan pengecakan informasi surat melalui lembar disposisi
(kuning dan putih)
44
Proses pengarsipan secara jelas dapat dilihat pada gambar 4.2
Gambar 4.2
Sumber : (Kator Pengelolan Data dan Arsip Daerah, 2008 : 5)
4.2.2 Asas Kearsipan pada Kantor Kecamatan Gunungati Kota Semarang
Kecamatan Gunungati Kota Semarang menggunakan asas desentralisasi
yaitu tiap unit kerja menyelenggarakan kegiatan kearsipan sendiri-sendiri.
Kecamatan Gunungati Kota Semarang dalam kegiatan kearsipan sudah sesuai
dengan salah satu teori yang ada sesuai dengan teori Mulyono, (198:4;32).
4.2.3 Peralatan dan Perlengkapan Arsip pada Kecamatan Gunungati Kota
Semarang
Di dalam sebuah kantor pasti menyediakan perlengkapan untuk
penyimpanan arsip. Selain perlengkapan utama untuk menyimpan arsip perlu juga
disediakan perlengkapan-perlengkapan dalam penyimpanan arsip, diantaranya
adalah: penyekat, map (folder), penunjuk (guide), lemari arsip.
Pemusnahanarsip
Penerimaansurat Peralatan dan
perlengkapan
Penyimpananarsip
Peminjamanarsip
Penemuankembali arsip
Pemeliharaanarsip
Penyusutanarsip
Proses pengarsipan
45
Pada kantor Kecamatan Gunungati Kota Semarang dalam melakukan
kegiatan kearsipan perlu adanya peralatan dan perlengkapan dalam pengelolaan
arsip tersebut, dengan adanya fasilitas tersebut maka dalam penataan arsip akan
tertata lebih rapi dan memudahkan arsiparis dalam pencarian arsip yang akan
digunakan.
Kantor Kecamatan Gunungati Kota Semarang dalam pengelolaan arsip
masih sangat kurang, terutama peralatan dan perlengkapan dalam melakuan
kegiatan kearsipan. Pada kantor hanya menggunaan map, guide, lemari arsip hal
ini kurang efektif. Seharusnya dalam melakukan kegiatan kearsipan harus
disediakan fasilitas-fasilitas yang lebih lengkap agar lebih mudah dalam
penyimpanannya.
4.2.4 Sistem Penyimpanan Arsip pada Kantor Kecamatan Gunungati Kota
Semarang
Sistem penyimpanan arsip adalah sistem yang digunakan pada penyimpanan
warkat agar mempermudah dalam bekerja dan penemuan warkat yang sudah
disipman dapat diketemukan kembali dengan segera apabila warkat tersebut
diperlukan seketika.
Setiap kegiatan pasti mempunyai urutan penyelesaian dari awal kegiatan
sampai selesai. Prosedur permulaan untuk surat masuk meliputi kegiatan
administrasi pencatatan, pendistribusian, dan pengolahan. Sedangkan untuk surat
keluar meliputi pembuatan surat, pencatatan dan mengirim.
46
Di bagian tata usaha kantor Kecamatan Gunungati Kota Semarang
penyimpanan arsip menggunakan sistem Buku Agenda, lembar disposisi, dan
tanggal ini sesuai dengan Mulyono (1984 : 19) tentang dasar-dasar kearsipan.
Sistem penyimpanan arsip pada kantor Kecamatan Gunungati Kota
Semarang sudah berjalan dengan baik dan hanya terdapat kekurangan pada
sumber daya manusia yang kurnag ahli dalam mengelola arsip. Hal ini
mengakibatkan sekali melakukan kesalahan dalam melakukan dalam
penyimpanan arsip, sehingga arsip tidak terdapat pada sistem penyimpanan yang
sebenarnya.
4.2.5 Peminjaman Arsip pada Kantor Kecamatan Gunungati Kota
Semarang
Pemijaman arsip menurut (Barthos; 1989 : 16) peminjaman arsip adalah
keluarnya arsip dari penyimpanan karena diperlukan oleh pihak lain. Karena arsip
tersebut dipinjam dan tidak ada pada tempatnya, maka perlu adanya pencatatan
agar arsiparis dapat mengetahui dimana arsip tersebut berada, siapa yang
menggunakan dan kapan dikembalikan.
Dalam peminjaman arsip seharusnya menggunakan lembar peminjaman
arsip yang terdiri rangkap tiga (putih, merah, dan diru).
Peminjaman arsip pada kantor Kecamatan Gunungati Kota Semarang belum
sesuai dengan teori yang ada, kendalanya pada saat peminjaman tidak disediakan
lembar peminjaman arsip. Haya masih menggunakan cara manual (tidak
menggunakan kartu kendali).
47
Orang yang akan meminjam arsip langsung mendatangi petugas arsip,
dalam peminjaman ini tanpa ada syarat-syarat khusus, hanya mengunakan asas
kepercayaan pegawai kepada peminjam dan tidak ada batas waktu pengembalian.
Arsiparis seharusnya menyediakan kartu pinjam arsip, agar dapat diketahui
dimana arsip tersebut berada. Pelaksanaan peminjaman arsip pada kantor
Kecamatan Gunungati Kota Semarang belum sesuai dengan teori yang ada.
4.2.6 Penemuann Kembali Arsip pada Kantor Kecamatan Gunungati Kota
Semarang
Arsip disimpan dengan tujuan menjaga data-data/informasi-informasi yang
ada didalamya agar sewaktu-waktu dibutuhkan dapat diketemmukan dengan
segera. Pengelolaan arsip yang baik dan benar akan mempermudah penemuan
kembali arsip.
Pada kantor Kecamatan Gunungati Kota Semarang dalam penemuan
kembali arsip yang akan digunakan masih dilakukan secara manual, yaitu petugas
arsip mencari arsip yang akan dipinjam tanpa menggunakan alat bantu yang
modern, seperti komputer, hanya melalui buku agenda dan lembar disposisi.
4.2.7 Pemeliharaan dan Pengamanan Arsip pada Kantor Kecamatan
Gunungati Kota Semarang
Fungsi yang peting tapi sering diabaikan dalam penataan arsip untuk
menjamin kelestarian informasi yang terkandung didalam arsip adalah
pemeliharaan dan perawatan fisik.
48
Pada kantor Kecamatan Gunungati Kota Semarang dalam melakukan
pemeliharaan arsip guna untuk penjagaan arsip agar kondisi fisiknya tidak rusak
selama masih mempunyai nilai guna.
Pemeliharaan arsip dapat terlaksana dengan baik, kantor Kecamatan
Gunungati Kota Semarang melakukan beberapa faktor agar tidak terjadi
kerusakan sedapat mungkin menggunakan kertas, pita mesin, tinta, karbon, lem
dan bahan lain yang bermutu sehingga lebiuh awet. Penjepit kertas yang terbuat
daripastik lebih baik dari pada yang terbuat dari logaam, karena plasti anti karat.
Dalam melakukan kegiatan pemeliharaan dan pengamanan arsip pada
kantor Kecamatan Gunungati Kota Semarang sudah sesuai dengan teori yang ada,
sehingga tidak terdapat kendala dalam kegiatan pemeliharaan dan pengamanan
arsip.
4.2.8 Pemusnahan Arsip pada Kantor Kecamatan Gunungati Kota
Semarang
Pemusnahkan arsip berarti menghapus keberadaan arsip dari tempat
penyimmpanan. Jadi pemusnahan arsip adalah tindakan menghancurkan secara
fisik arsip-arsip yang sudah berakhir fungsinya dan sudah tidak memiliki nilai
guna lagi.
Penghancuran arsip harus dilakukan secara total, sehingga hilang sama
sekali identitas arsip yang bersangkutan. Pelaksanaan pemusnahan arsip dapat
dilakukan dengan tiga cara yaitu: pembakaran arsip, penghancuran arsip dengaan
bahan kimia (misal dengan soda api), dan pencacahan arsip dengana mengunakan
mesin pencacah arsip.
49
Pada kantor Kecamatan Gunungati Kota Semarang dalam melakukan
pemusnahan sudah sesuai dengan teori yang ada, arsip yang lebih dari lima tahun
dilaporkan ke Arsip Daerah beserta dilampiri berita acara, serah terima.
Pemusnahan dilakukan di Sekda (Sekretaris Daerah).
4.2.9 Kendala Yang Dihadapi Dalam Penanganan Kearsipan pada Kantor
Kecamatan Gunungati Kota Semarang
Dari hasil wawancara dengan salah satu pegawai di kantor Kecamatan
Gunungati Kota Semarang, mengenai kendala-kendala dalam penanganan
kearsipan adalah:
1) Ruang penyimpaanan arsip masih bercampur dengan ruang kerja.
Sehingga sangat mengganggu kinerja para pegawai yang bukan
menangani arsip
2) Tidak dapat menemukan kembali secara cepat dari bagian arsip sesuai
surat yang diperlukan oleh pemimpin instansi atau organisasi lain.
3) Peminjaman arsip masih menggunakan sistem manual (tidak ada kartu
peminjaman arsip), peminjaman atau pemakaian suatu surat oleh
pimpinan yang jangka waktunya sangat lama, bahkan terkadang tidak
dikembalikan.
4) Belum adanya ahli arsip yang dimiliki oleh kantor Kecamatan
Gunungati Kota Semarang.
5) Ruangan tidak ber AC. Hal ini mengakibatkan arsip mudah diserang
ngengat karena suhu udara pada ruangan tidak dapat diatur sebagaimana
yang dibutuhkan
50
6) Tata kerja peralatan kearsipan yang tidak mengukti perkembangaan ilmu
kearsipan modern sebagai akibat dari pegawai-pegawai arsip tidak cakap
dan kurangnya bimbingan.
Namun kurangnya tenaga kearsipan pada setiap unit kerja mengakibatkan
volume arsip semakin bertambah banyak, sehingga memerlukan tempat yang
sangat luas.
4.2.10 Cara Mengatasi Kendala-Kendala dalam Pengelolaan Arsip pada
Kantor Kecamatan Gunungati Kota Semarang
Untuk mengatsi kendala-kendala tersebut maka langkah yang harus
dilakukan adalah : arsip hendaknya dipindahkan ke ruang penyimpanan khusus
arsip, agar dalam melakukan penyimpanan arsip tidak mengganggu proses kerja,
sehingga para pegawai yang ada diruangan tersebut dapat melakukan pekerjaan
masing-masing dengan maksimal dan nyaman.
Arsiparis perlu menanyakan kepada peminajam arsip apakah arsip yang
dipinjam masih digunakan atau tidak, jika sudah tidak dipergunakan maka petugas
arsip meminta kepada peminjam agar segera dikembalikan.
Kantor Kecamatan Gunungpati perlu menambah arsiparis yang ahli
dibidang kearsipan agar proses pengarsipan pada kantor tidak hanya
mengandalkan satu orang saja, selain itu mempermudah dalam proses
pengarsipan.
Menambahkan AC pada ruangan arsip agar suhu udara pada ruangan arsip
dapat diatur sebagaimana yang dibutuhkan. Hal ini sangat mengurangi adanya
ngengat dan kerusakan arsip.
51
BAB V
SIMPULAN DAN SARAN
5.3. Simpulan
Berdasarkan hasil penilitian dan pembahasan tugas akhir pada kantor
Kecamatan Gunungpati Kota Semarang maka dapat disimpulkan sebagai berikut:
1. Tata cara penyimpanan arsip pada kantor Kecamatan Gunungpati Kota
Semarang masih belum sesuai prosedur penyimpanan. Sehingga dalam
penemuan kembali arsip tidak dapat ditemukan secara tepat dan tepat.
2. Pada kantor Kecamatan Gunungpati Kota Semarang kearsipannya sebagian
sudah sesuai dengan teori yang ada, sehinga dapat memperdalam lagi untuk
memahami pekerjaan yang akan dikerjakan dalam pengolahan arsip.
3. Penanganan arsip dilaksanakan secara langsung oleh tiap unit kerja yang
menyelenggarakan kegiatan kearsipan sendiri-sendiri.
4. Kendala-kendala yang dihadapi oleh kantor Kecamatan Gunungpati Kota
Semarang dalam mengelola arsipnya masih banyak terdapat kekuranagan
diantaranya pencatatan arsip masuk masih dilakukan secara manual,
kurangnya ruangan khusus untuk penyimpanan arsip, peralatan dan
perlengkapan yang kurang memadai,, dan arsiparis di bagian arsip.
52
5.4. Saran
1. Sistem kearsipan di bagian tata usaha kantor Kecamatan Gunungpati Kota
Semarang dalam proses penyimpanan sebaiknya menggunakan perangkat
lunak pada komputer yang lebih canggih. Hal ini bertujuan untuk
mengefektifkan dan mengefesiensikan waktu dan kerja petugas arsip.
2. Sebaiknya ditambah fasilitas-fasilitas seperti lemari arsip yang memadai,
agar arsip yang masuk dapat ditampung, terpelihara dengan baik, dan
mempemudah petugas arsip dalam penemuan kembali arsip.
3. Menambah ruangan khusus untuk penyimpanan arsip agar semua arsip
dapat dikumpulkan di dalam suatu ruangan khusus dan untuk
mempermudah pencarian arsip bila dibutuhkan seketika dapat diketemukan
dengan segera.
4. Kantor Kecamatan Gunungpati perlu menambah arsiparis yang ahli
dibidang kearsipan agar proses pengarsipan pada kantor tidak hanya
mengandalkan satu orang saja, selain itu mempermudah dalam proses
pengarsipan.
DAFTAR PUSTAKA
Abu Bakar, Hadi. 1996. Pola Kearsipan Modern. Jakarta : PT. Gramedia Pustaka
Amsyah, Zulkifli. 2005. Manajemen Kearsipan. Jakarta : PT Gramedia Pustaka
Utama.
Arikunto, Suharsimi. 2006. Prosedur Penelitian Suatu Pendekatan Praktek.
Yogyakarta : Rineka Cipta.
Barthos, Basir. 1989. Manajemen Kearsipan. Jakarta : Bumi Aksara.
Kator Pengelolan Data dan Arsip Daerah. 2008. Pedoman Pola Klasifikasi Di
Lingkungan Pemerintah Propinsi Jawa Tengah.
Kator Pengelolan Data dan Arsip Daerah. 2008. Pedoman Teknis Pedoman Bahan
Bimbingan Teknis Kearsipan Dinamis.
Mulyono, Sularso. 2012. Manajemen Kearsipan. Semarang : Unnes Press.
The Liang Gie. 1980. Administrasi Perkantoran Modern. Yogyakarta : Yayasan Studi
Ilmu dan Teknologi.
Undang – Undang No. 7 Tahun 1971. Tentang Ketentuan - ketentuan
Pokok Kearsipan.
Wursanto, Ignatius. 2003. Kearsipan I. Yogyakarta : Kanisius.
Karso. 1987. Kearsipan I. purwokerto : SMEA Negeri Purwokerto
Keraf, Gorys. 2001. Komposisi Flores : Nuansa Indah
LAMPIRAN
