BAB 14

SIKLUS PENGGAJIAN DAN MANAJEMEN SUMBER

DAYA MANUSIA

14.1 Pendahuluan

Siklus manajemen SDM/penggajian adalah rangkaian aktivitas bisnis berulang dan

operassional pemrosesan data terkait yang berhubungan dengan cara yang lebih efektif dalam

mengelola pegawai.

Berikut ini adalah tugas-tugas yang lebih penting:

Merekrut dan memperkerjakan pegawai

Melatih

Memberikan tugas pekerjaan

Memberikan kompensasi (pengajian)

Mengevaluasi kinerja

Memberhentikan pegawai,secara sukarela atau di pecat

Catatan penggajian yang tidak lengkap atau salah tidak hanya mempersulit pengambilan

keputusan, tetapi juga dapat mengakibatkan denda dan penahanan, perusahaan membutuhkan

sistem manajemen SDM yang efektif untuk membantu menugaskan pegawai yang tepat ke

berbagai tugas dan untuk memfasilitasi pengawasan perkembangan berkelanjutan atas asset

intelektual organisasi.

14.2 GAMBARAN UMUM

Departemen SDM memberikan informasi mengenai pengangkatan tenaga kerja,

pemberhentian, dan perubahan tingkat gaji karena adanya kenaikan dan promosi. Cek adalah

output utama sistem pengajian.Para pegawai menerima cek gaji terpisah sebagai kompensasi atas

layanan yang mereka berikan. Cek gaji di kirim ke bank untuk mentransfer dana dari rekening

regular perusahaan ke rekening penggajian. Para pegawai adalah asset organisasi yang paling

berharga. Pengetahuan dan keahlian mereka mempengaruhi kualitas barang dan jasa yang di

berikan ke para pelanggan.moral dan sikap pegawai dapat secara signifikan mempengaruhi

kinerja keuangan organisasi, tiga fungsi dasar yang di berikan oleh SIA dalam siklus manajemen

SDM/pengajian: pemrosesan data transaksi mengenai aktivasi pegawai, penjagaan asset

organisasi, dan penyediaan informasi untuk pengambilan keputusan.

14.3 AKTIVITAS SIKLUS PENGGAJIAN

Pengajian adalah salah satu aplikasi SIA yang terus di proses dalam bentuk batch, karena:

(1) cek gaji di buat secara periodik (mingguan, dua mingguan, atau bulanan)

(2) sebagian besar pegawai di bayar pada waktu yang bersamaan.

Memperlihatkan sistem manajemen SDM/penggajian berorientasi batch seperti yang di gunakan

di AOE.

A. PERBARUI FILE INDUK PENGGAJIAN

Aktivitas pertama dalam siklus manajemen SDM/penggajian melibatkan pembaruan file

induk penggajian untuk mencerminkan berbagai jenis perubahan penggajian, mempekerjakan

orang baru, pemberhentian, perubahan tingkat gaji, atau perubahan dalam pengurangan diskresi,

departemen manajemen SDM memberikan informasi ini. Walaupun penggajian di proses dalam

bentuk batch, memperhatikan bahwa departemen manajemen SDM memiliki akses on-line untuk

membuat perubahan-perubahan ini pada file induk penggajian. Pemeriksaan edit yang tepat,

seperti pemeriksaan validitas atas nomor pegawai dan uji kewajaran atas perubahan yang

dilakukan, berlaku untuk semua transaksi perubahan penggajian.

B. PERBARUI TARIF DAN PEMOTONGAN PAJAK

Aktivitas kedua dalam siklus mamajemen SDM/penggajian adalah memperbarui informasi

mengenai tarif dan pemotongan pajak lainnya. Bagian penggajian membuat perubahan-

perubahan ini, tetapi perubahan jarang terjadi. Perubahan tersebut terjadi ketika bagian

penggajian menerima pembaruan mengenai perubahan dalam tarif pajak dan potongan gaji

lainnya dari berbagai unit pemerintahan dan perusahaan asuransi.

C. VALIDASI DATA WAKTU DAN KEHADIRAN

Langkah ketiga dalam siklus penggajian adalah memvalidasi setiap data waktu dan

kehadiran pegawai. Informasi ini datang dalam berbagai bentuk, bergantung pada status

pembayaran pegawai.

SKEMA PEMBAYARAN

Bagi para pegawai yang di bayar per jam, banyak perusahaan menggunakan kartu waktu

untuk mencatat waktu kedatangan pegawai dan waktu keluar, untuk setiap giliran kerja. Kartu

waktu juga mencantumkan total kerja dalam satu periodepembayaran. Sebagai tambahan,

beberapa pegawai penjualan diberi bonus karena dapat melebihi target. Perusahaan di Amerika

Serikat makin memperluas insentif bonus ke para pegawai selain pegawai penjualan, untuk

memotivasi produktivitas yang lebih besar dan kualitas kerja yang lebih baik. Contohnya, Nucor

Corporation, salah satu produsen baja terbesar di Amerika Serikat, membayar para pekerja

bajanya berdasarkan tarif per jam yang di tetapkan sekitar 60 persen dari rata-rata industri, di

tambah bonus berdasarkan jumlah ton baja yang mereka hasilkan dan kirimkan.

PELUANG UNTUK MENGGUNAKAN TEKNOLOGI INFORMASI

Pemrosesan penggajian dapat dibuat lebih efisien dengan cara mengumpulkan data waktu

dan kehadiran pegawai secara elektronis sebagai ganti dokumen kertas. Hal ini dapat mengurangi

waktu dan potensi kesalahan yang berhubungan dengan pencatatan, verifikasi, dan akhirnya

memasukan data waktu serta kehadiran pegawai secara manual.

D. MEMPERSIAPKAN PENGGAJIAN

Langkah keempat dalam siklus penggajian adalah mempersiapkan penggajian.

Departemen tempat pegawai bekerja akan memberikan data mengenai jam yang di habiskan dan

seseorang supervisor biasanya akan menkonfirmasi data tersebut. Informasi tingkat gaji file

induk penggajian.

PROSEDUR

Pertama, file transaksi penggajian diurut berdasarkan nomor pegawai, agar berada dalam

yang sama dengan yang berada dalam file induk pengajian. Selanjutnya, semua potongan

penggajian akan di jumlah dan totalnya di kurangkan dari gaji kotor untuk mendapatkan gaji

bersih. Potongan gaji berada dalam dua kategori umum potongan untuk pajak penghasilan dan

potongan sukarela. Terakhir, daftar penggajian dan cek gaji pegawai di cetak. Daftar penggajian

adalah laporan yang mendaftar gaji kotor setiap pegawai, potongan gaji, dan gaji bersih dalam

format multikolom.

E. MEMBAYAR GAJI

Langkah selanjutnya adalah pembayaran yang sesungguhnya atas cek gaji ke pegawai.

Sebagian besar pegawai dibayar dengan menggunakan cek atau dengan penyimpangan langsung

gaji bersih ke rekening bank pribadi merek. Tidak seperti pembayaran secara tunai, kedua

metode ini memberikan cara untuk mendokumentasikan jumlah gaji yang dibayar.

PROSEDUR

Begitu cek gaji dibuat, daftar penggajian dikirim ke bagian utang usaha untuk ditinjau

dan disetujui. Voucher pengeluaran kemudian dibuat untuk mensahkan transfer dana dari

rekening giro umum untuk milik perusahaan ke rekening bank penggajian perusahaan. Cek

penggajian jangan ditarik dari rekening bank regular organisasi. Sebagai gantinya, untuk tujuan

pengendalian, rekening bank untuk penggajian yang terpisah harus digunakan. Hal ini akan

membatasi paparan kerugian perusahaan dalam jumlah kas dalam rekening penggajian yang

terpisah.

F. PELUANG EFISIENSI

Setoran langsung adalah salah satu cara untuk meningkatkan efisiensi dan mengurangi

biaya pemrosesan penggajian. Para pegawai yang dibayar melalui setoran langsung biasanya

akan menerima sebuah kopi cek gaji yang menunjukan jumlah yang disimpan bersama dengan

slip gaji. Sistem penggajian tersebut harus menghasilkan serangkaian file simpanan gaji, satu

untuk setiap bank tempat setoran gaji dilakukan.

G. HITUNG KOMPENSASI DAN PAJAK YANG DIBAYAR PERUSAHAAN

Perusahaan membayar beberapa pajak penghasilan dan kompensasi pegawai secara

langsung. Perusahaan sering kali memberikan kontribusi atau menanggung keseluruhan

pembayaran premi asuransi kesehatan, cacat, dan jiwa untuk para pegawai. Banyak perusahaan

juga menawarkan pada para pegawai mereka rencana kompensasi fleksibel, yang memungkinkan

setiap pegawai menerima jaminan minimum asuransi untuk pengobatan dan kontribusi pension,

ditambah dengan kredit kompensasi tambahan yang dapat digunakan untuk mendapatkan waktu

libur ekstra atau asuransi kesehatan tambahan. Rencana-rencana ini kadang kala disebut sebagai

rencana kompensasi gaya kafetaria karena mereka menawarkan sebuah menu pilihan. Banyak

perusahaan menawarkan dan memberikan kontribusi atas pilihan rencana tabungan hari tua.

H. KELUARKAN PAJAK PENGHASILAN DAN POTONGAN LAIN-LAIN

Aktivitas terakhir dalam proses penggajian adalah membayar kewajiban pajak

penghasilan dan potongan sukarela lainnya dari setiap pegawai. Organisasi harus secara periodic

membuat cek atau menggunakan transfer dana secara elektronis untuk membayar berbagai

kewajiban pajak yang terjadi.

I. PILIHAN PEMROSESAN: BIRO JASA PENGGAJIAN DAN ORGANISASI TENAGA

KERJA

Dalam usaha untuk mengurangi biaya, banyak organisasi melakukan outsourcing untuk

fungsi penggajian dan SDM mereka ke biro jasa penggajian memelihara file induk penggajian

untuk setiap klien mereka dan melakukan aktivitas pemprosesan penggajian.

14.4 TUJUAN PENGENDALIAN, ANCAMAN, DAN PROSEDUR

Fungsi utama kedua dari SIA dalam siklus manajemen SDM/penggajian adalah

menyediakan pengendalian yang menandai agar dapat memastikan terppenuhinya tujuan-tujuan

berikut ini:

1. Semua transaksi penggajian diotorisasi dengan benar

2. Semua transaksi penggajian yang dicatat valid

3. Senua transaksi penggajian yang valid dan diotorisasi dicatat

4. Semua transaksi penggajian dicatat secara akurat

5. Peraturan pemerintah terkait yang berhubungan dengan pengiriman pajak dan pengisian

laporan penggajian serta MSDM telah dipenuhi

6. Asset (baik kas maupun data) dijaga dari kehilangan atau pencurian

7. Aktivitas siklus manajemen SDM/penggajian dilakukan secara efisien dan efektif.

Ancaman-ancaman yang kemungkinan terjadi:

1. Memperkerjakan pegawai yang tidak berkualifikasi atau menipu

2. Pelanggaran hokum ketenagakerjaan

3. Perubahan tanpa otorisasi atas file induk penggajian

4. Data waktu yang tidak akurat

5. Pemrosesan penggajian yang tidak akurat

6. Pencurian atau distribusi cek gaji palsu

7. Kehilangan atau pengungkapan data tanpa otorisasi

8. Kinerja yang kurang baik

14.5 KEPUTUSAN-KEPUTUSAN PENTING, KEBUTUHAN INFORMASI, DAN MODEL

DATA

Fungsi ketiga dari SIA dalam siklus penggajian dan memberikan informasi untuk

mengelola aktivitas bisnis. Sistem penggajian harus di desain untuk mengumpulkan dan

mengintegrasikan data biaya dengan jenis informasi lainnya agar memungkinkan pihak

manajemen keputusan berikut ini:

Kebutuhan pegawai dimasa mendatang

Kinerja pegawai

Moral pegawai

Efisien dan efektivitas pemrosesan penggajian.

Model data terbagi dua yaitu:

1. Penggajian dan akutansi biaya

2. Mengintegrasikan data penggajian dengan manajemenSDM

Manfaat model data membuat informasi lebih mudah diakses oleh para manajer, maka

model data tersebut seharusnya mendorong keputusan yang lebih baik mengenai bagaimana

sumber daya manusia digunakan dan dikembangkan. Lalu para pegawai dapat melakukan banyak

aktivitas manajemen SDM secara lebih efisien, sehingga dapat mengurangi biaya.

Sebagian DBMS memberikan cara untuk menegndalikan akses dengan hanya

mengizinkan pemakai melihat sebagian tampilan dari database. Dengan DBMS, pembuatan

cadangan yang memadai dan prosedur pemulihan dari bencana juga menjadi hal yang sangat

penting. Sebagai tambahan, akurasi data adalah hal mendasar ketika menggunakan DBMS.

Untungnya, model data relasional memberikan pengendalian otomatis untuk memastikan akurasi

data dan konsistensinya.