Nama : Ellen FatmalissyaNIM : F1314037Kelas : A (S1 Transfer Akuntansi)Mata Kuliah : Sistem Informasi Akuntansi

TUGAS RINGKASAN MATERI KULIAH KE-6

Expenditure Cycle(Siklus Pengeluaran : Pembelian dan Pengeluaran Kas)

A. PENDAHULUAN

Siklus pengeluaran adalah serangkaian aktivitas bisnis dan operasi pemrosesan informasi terkait

yang terus-menerus berhubungan dengan pembelian serta pembayaran barang dan jasa. Tujuan

utamanya yaitu meminimalkan total biaya perolehan dan pemeliharaan persediaan, perlengkapan,

dan berbagai layanan yang diperlukan perusahaan untuk menjalankan fungsinya.

B. SISTEM INFORMASI SIKLUS PENGELUARAN

Perbandingan Aktivitas Siklus Pendapatan dan Siklus Pengeluaran

Aktivitas Siklus Pendapatan Aktivitas Siklus Pengeluaran

Entri pesanan penjualan : memproses

pesanan dari pelanggan

Pengiriman : mengantar barang dagangan

atau jasa ke pelanggan (logistik outbound)

Penagihan : mengirimkan faktur ke

pelanggan

Penerimaan kas : memproses pembayaran

dari pelanggan

Pemesanan bahan baku, perlengkapan, dan

jasa – mengirimakan pesanan ke pemasok

Penerimaan : menerima barang/jasa dari

pemasok (logistik inbound)

Memproses faktur : meninjau dan

menyetujui faktur dari pemasok

Pengeluaran kas : memproses pembayaran

ke pemasok

1. Proses:

1 | R-13

2. Ancaman dan Pengendalian dalam siklus pendapatan antara lain timbul dari permasalahan

umum seperti:

Ancaman Pengendalian

a. Data induk tidak akurat/valid Pengendalian integritas pemrosesan data;

Pembatasan akses terhadap data induk;

Tinjauan atas seluruh perubahan terhadap data induk.

b. Pengungkapan yang tidak

diotorisasi atas informasi sensitif

Pengendalian akses;

Enkripsi.

c. Kehilangan/penghancuran data Backup dan prosedur pemulihan kerusakan

d. Kinerja yang buruk Laporan manajerial

C. MEMESAN BAHAN BAKU, PERLENGKAPAN, DAN JASA

1. Mengidentifikasi Apa, Kapan, dan Berapa Banyak untuk Pembelian

Fungsi pembelian dimulai dengan mengenali kebutuhan untuk menambah persediaan kembali

melalui observasi catatan persediaan. Tingkat persediaan turun karena penjualan langsung ke

2 | R-13

pelanggan (aktivitas siklus pendapatan) atau transfer ke proses manufaktur (aktivitas siklus

konversi). Informasi kebutuhan persediaan dikirim ke proses pembelian dan utang usaha.

Tiga metode pengendalian persediaan yaitu EOQ, MRP, dan JIT.

Pendekatan kuantitas pesanan ekonomis (economic order quantity-EOQ) yaitu ukuran pesanan

optimal untuk meminimalkan jumlah biaya pemesanan, penyimpanan, dan kehabisan stok.

Titik pemesanan ulang (reorder point) menentukan tingkat yang mana saldo persediaan dari

suatu barang harus berada sebelum pesanan untuk mengisi stok dimulai.

Perencanaan kebutuhan material (materials requirements planning-MRP) adalah sebuah

pendekatan untuk manajemen persediaan yang berupaya untuk mengurangi tingkat persediaan

yang dibutuhkan dengan meningkatkan akurasi teknik perkiraan untuk menjadwalkan

pembelian dengan lebih baik guna memenuhi kebutuhan produksi.

Sistem persediaan just-in-time (JIT inventory system) merupakan sebuah sistem yang

meminimalkan atau mengeliminasi persediaan secara virtua dengan membeli dan memproduksi

barang hanya sebagai respon terhadap penjualan aktual, bukannya yang diperkirakan.

Perrmintaan pembelian (purchase requisition) yaitu sebuah dokumen atau formulir elektronik

yang mengidentifikasi requisitioner (orang yang mengeluarkan pesanan pembelian);

menentukan lokasi pengiriman dan tanggal yang diperlukan; mengidentifikasi nomor barang,

deskripsi, kuantitas dan harga dari setiap barang yang diminta; serta mungkin akan

menyarankan seorang pemasok.

2. Ancaman dan Pengendalian

Ancaman Pengendalian

a. Kekurangan dan kelebihan

persediaan

Sistem persediaan perpetual;

Barcode atau label RFID;

Perhitungan persediaan fisik secara periodik.

b. Membeli barang yang tidak

dibutuhkan

Sistem pengendalian perpetual;

Tinjauan dan persetujuan permintaan pembelian;

Fungsi pembelian tersentralisasi.

3. Memilih Pemasok

Proses pembelian menentukan jumlah yang akan dipesan , memilih memasok dan membuat

pesanan pembelian. Informasi tersebut dikirimkan ke pemasok dan proses utang usaha.

3 | R-13

Peningkatan efisiensi dan efektivitas pembelian dengan : EDI/ Internet; meniadakan pekerjaaan

administrasi; program yang dikelola vendor; mengurangi biaya pembelian dan persediaan;

lelang terbalik; mendapatkan harga terendah; kartu kredit perusahaan (procurement card).

Beberapa faktor yang harus dipertimbangkan yaitu : harga, kualitas bahan baku, dan keandalan

dalam pengiriman.

Pesanan pembelian (purchase order) adalah sebuah dokumen yang secara formal meminta

seorang pemasok untuk menjual dan mengirimkan produk tertentu pada harga tertentu. Ini juga

merupakan sebuah janji untuk membayar dan menjadi sebuah kontrak setelah pemasok

menerimanya.

Pesanan pembelian selimut (blanket purchase order) merupakan sebuah komitmen untuk

membeli barang-barang tertentu pada harga yang telah ditentukan dari pemasok tertentu untuk

jangka waktu yang telah ditetapkan, seringnya satu tahun.

Program persediaan vendor yang dikelola (vendor-managed inventory-VMI) yaitu suatu praktik

dimana para produsen dan distributor mengelola persediaan pelanggan eceran dengan

menggunakan EDI. Pemasok mengakses sistem point-of-sales pelanggannya untuk mengawasi

persediaan dan secara otomatis mengisi kembali produk ketika produk tersebut jatuh pada

tingkat yang telah disepakati.

4. Ancaman dan Pengendalian

Ancaman Pengendalian

a. Membeli pada harga yang

melambung

Daftar harga;

Penawaran yang kompetitif;

Tinjauan pesanan pembelian;

Anggaran.

b. Membeli barang berkualitas

inferior

Membeli hanya dari pemasok yang telah disetujui;

Tinjauan dan persetujuan pembelian dari pemasok baru;

Menahan manajer pembelian yang bertanggung jawab

untuk biaya pengerjaan ulang dan scrap;

Pelacakan dan pemantauan kualitas produk dengan

pemasok.

c. Pemasok yang tidak dapat

diandalkan

Meminta pemasok untuk memiliki sertifikat kualitas

(misal ISO 9000);

Mengumpulkan dan mengawasi data kinerja pegiriman

4 | R-13

pemasok.

d. Membeli dari pemasok yang

tidak diotorisasi

Mengurus sebuah daftar pemasok yang disetujui dan

mengkonfigurasi sistem untuk mengizinkan pesanan

pembelian hanya ke pemasok yang disetujui;

Tinjauan dan persetujuan atas pembelian dari pemasok

baru;

Pengendalian EDI secara spesifik (akses, tinjauan

pesanan, enkripsi, kebijakan).

e. Penyuapan (kickbacks) Melarang penerimaan hadiah dari pemasok;

Rotasi pekerjaan dan liburan/cuti wajib;

Mensyaratkan agen pembelian untuk mengungkap

kepentingan keuangan dan pribadi dalam pemasok;

Audit pemasok.

D. PENERIMAAN

1. Proses

Setelah beberapa waktu, perusahaan akan menerima barang persediaan dari pemasok. Barang

yang diterima akan diperiksa kualitas dan jumlahnya serta dikirim ke toko atau gudang.

Informasi mengenai penerimaan barang digunakan untuk memperbaiki catatan persediaan.

Peningkatan efisiensi dan efektivitas penerimaan barang dengan : bar code-meniadakan

kesalahan entry data suatu produk; label identifikasi frekuensi radio pasif-hemat waktu karena

pengecekan dilakukan pada barang dalam jumlah besar (krat, keranjang); satelit-pengawas

kinerja pegawai.

Laporan penerimaan (receiving report) adalah sebuah dokumen yang mencatat detail setiap

pengiriman, termasuk tanggal diterima, pengirim, pemasok, serta kuantitas diterima.

Memo debit (debit memo) merupakan sebuah dokumen yang digunakan untuk mencatat

pengurangan terhadap saldo yang harus dibayarkan ke pemasok.

2. Ancaman dan Pengendalian

Ancaman Pengendalian

5 | R-13

a. Menerima barang yang tidak

dipesan

Mensyaratkan keberadaan pesanan pembelian yang

disetujui sebelum menerima setiap penerimaan

b. Kesalahan dalam perhitungan Tidak menginformasikan pegawai penerimaan mengenai

kuantitas yang dipesan;

Mensyaratkan pegawai penerimaan untuk

menandatangani laporan penerimaan;

Insentif;

Penggunaan barcode dan label RFID;

Konfigurasi sistem ERP untk menandai diskrepansi

antara kuantitas dipesan dan diterima yang melebihi

toleransi ambang batas untuk penyelidikan.

c. Memverifikasi penerimaan jasa Pengendalian anggaran;

Audit.

d. Pencurian persediaan Pembatasan akses fisik ke persediaan;

Dokumentasi atas seluruh transfer persediaan antara

para pegawai penerimaan dan persediaan;

Perhitungan fisik secara periodik dan rekonsiliasi untuk

mencatat kuantitas;

Pemisahan tugas : antara penyimpanan persediaan

dengan penerimaan

E. MENYETUJUI FAKTUR PEMASOK

1. Proses

Proses utang usaha menerima faktur dari pemasok. Utang usaha akan merekonsilliasinya

dengan informasi lain yang telah dikumpulkan untuk transaksi tersebut dan ccatatan kewajiban

membayar di masa mendatang, tergantung dari syarat perdagangan dengan pemasok. Biasanya,

pembayaran akan dilakukan paling tidak hari terakhir yang disyaratkan untuk mendapatkan

keuntungan penuh dari bunga yang dihasilkan dan diskon yang ditawarkan.

Buku besar menerima informasi ringkasan dari utang usaha (kenaikan total dalam kewajiban)

dan pengendali persediaan (kenaikan total dalam persediaan). Informasi ini direkonsiliasi

akurasinya dan dicatat ke akun utang usaha serta akun pengendali persediaan.

6 | R-13

Memperbaiki proses utang usaha dengan : EDI/ Internet-otomatisasi pencocokan faktur dengan

pesanan pembelian dan laporan penerimaan yang sesuai; Evaluated Receipt Settlement (ERS)-

tanpa faktur mengurangi jumlah dokumen yang dibutuhkan dan menghemat waktu.

Paket voucher (voucher package) yaitu seperangkat dokumen yang digunakan untuk

mengotorisasi pembayaran kepada pemasok. Ini terdiri dari pesanan pembelian, laporan

penerimaa, dan faktur pemasok.

Sistem non-voucher (non-voucher system) adalah sebuah metode untuk memproses utang yang

tiap-tiap fakturnya disetujui untuk di-posting ke catatan pemasok individual dalam file utang dan

kemudian disimpan dalam file faktur terbuka.

Sistem voucher (voucher system) adalah metode untuk memproses utang dimana voucher

pencairan disiapkan, bukannya mem-posting faktur secara langsung ke catatan pemasokdalam

buku besar pembantu utang. Voucher pencairan mengidentifikasi pemasok, mencantumkan

faktur yang beredar, dan mengindikasikan jumlah bersih yang dibayarkan setelah dikurangi

diskon dan potongan yang berlaku.

Voucher pencairan (disbursement voucher) merupakan dokumen yang mengidentifikasi

pemasok, mencantumkan faktur yang beredar, dan mengindikasikan jumlah bersih yang

dibayarkan setelah dikurangi setiap diskon dan potongan yang berlaku.

Evaluated receipt settlement (ERS) adalah sebuah pendekatan tanpa faktur terhadap utang yang

menggantikan proses pencocokan tiga cara (faktur pemasok, laporan penerimaan, dan pesanan

pembelian) dengan mencocokkan dua cara atas pesanan pembelian dan laporan penerimaan.

Kartu pengadaan (procurement card) yaitu sebuah kartu kredit perusahaan yang dapat

digunakan para pegawai hanya pada pemasok tertentu yang ditunjuk untuk membeli jenis-jenis

barang tertentu.

2. Ancaman dan Pengendalian

Ancaman Pengendalian

a. Kesalahan dalam faktur

pemasok

Verifikasi atas keakuratan faktur;

Mensyaratkan tanda terima mendetail untuk pembelian

kartu pengadaan;

ERS;

Pembatasan akses ke data induk pemasok;

Verifikasi tagihan biaya pengiriman dan penggunaan

saluran pengiriman yang disetujui.

b. Kesalahan dalam mem-posting Pengendalian edit entri data;

7 | R-13

ke utang

Rekonsiliasi catatan utang yang detail dengan akun

kontrol buku besar umum.

F. PENGELUARAN KAS

1. Proses

Sistem pengeluaran kas memproses pembayaran berbagai kewajiban yang timbul dari sistem

pembelian. Dengan tujuan untuk memastikan bahwa kreditor yang valid menerima jumlah

terutang yang benar ketika kewajiban jatuh tempo.

Sistem ini terdiri atas 3 proses, yaitu:

a. Proses utang usaha meninjau file utang usaha mengenai bverbagai dokumen yang jatuh

tempo dan mengotorisasi proses pengeluaran kas untuk melakukan pembayaran.

b. Proses pengeluaran kas membuat dan mendistribusikan cek ke para pemasok. salinan dari

berbagai cek tersebut akan dikembalikan ke bagian utang usaha sebagai bukti bahwa

kewajiban telah dibayar, dan akun utang usaha akan diperbarui untuk menyingkirkan

kewajiban tersebut.

c. Pada akhir periode, baik proses pengeluaran kas maupun utang usaha mengirim informasi

ringkasan ke buku besar. Informasi tersebut direkonsiliasi dan dicatat ke akun pengendali

kas serta utang usaha.

Kasir, orang yang melapor ke bendahara, bertanggung jawab untuk membayar pemasok. Hal ini

memisahkan fungsi penyimpanan, yang dijalankan kasir, dari fungsi otorisasi dan pencatatan,

yang dijalankan oleh masing-masing departemen pembelian dan utang. Pembayaran dibuat

ketika bagian utang mengirimkan kasir sebuah paket voucher. Meskipun banyak pembayaran

terus dibuat dengan cek, penggunaan EFT dan FEDI semakin meningkat.

2. Ancaman dan Pengendalian

Ancaman Pengendalian

a. Kegagalan untuk

memanfaatkan diskon bagi

pembayaran tepat waktu

Pengisian faktur berdasarkan tanggal jatuh tempo untuk

diskon;

Anggaran arus kas.

b. Membayar untuk barang yang

tidak diterima

Mensyaratkan bahwa seluruh faktur pemasok

dicocokkan dengan dokumen pendukung yang diakui

8 | R-13

baik oleh penerimaan dan pengendalian persediaan;

Anggaran (bagi jasa);

Mesyaratkan tanda terima untuk biaya perjalanan;

Penggunaan kartu kredit perusahaan untuk biaya

perjalanan.

c. Pembayaran duplikat Mensyaratkan sebuah paket voucher yang lengkap untuk

semua pembayaran;

Kebijakan untuk membayar hanya dari salinan asli atas

faktur pemasok;

Membatalkan seluruh dokumen pendukung ketika

pembayaran dibuat.

d. Pencurian kas Keamanan fisik atas cek kosong dan mesin

penandatanganan cek;

Akuntansi periodik atas seluruh cek yang dinomori

secara urut oleh kasir;

Pengendalian akses terhadap terminal EFT;

Penggunaan komputer dan browser yang didedikasikan

bagi perbankan secara online;

Blok ACH pada rekening yang tidak digunakan untuk

pembayaran;

Pemisahan fungsi penulisan cek dari utang;

Mesyaratkan tanda tangan rangkap pada cek yang lebih

besar dari jumlah tertentu;

Rekonsiliasi rutin pada rekening bank dengan jumlah

yang dicatat oleh seseorang yang independen atas

prosedur pengeluaran kas;

Pembatasan akses terhadap file induk pemasok;

Membatasi jumlah pegawai dengan kemampuan untuk

membuat pemasok satu kali, dan untuk memproses

faktur satu kali;

Menjalankan kas kecil sebagai dana imprest;

Audit mendadak atas dana kas kecil.

e. Mengecek perubahan Mesin perlindungan cek;

Penggunaan tinta dan kertas khusus;

9 | R-13

Pengaturan “pembayaran positif“ dengan bank.

f. Masalah arus kas Anggaran arus kas.

10 | R-13