sekolah tinggi teologi aletheia lawangsttaletheia.ac.id/wp-content/uploads/2019/12/sop... · 2020....

STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR

SEKOLAH TINGGI TEOLOGI ALETHEIA LAWANG

STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR STT ALETHEIA LAWANG N

OM

OR

NAMA DOKUMEN NOMOR

DOKUMEN

1 Pengendalian Dokumen dan Data QP / 4.2 / 00-01

2 Pengendalian Catatan Mutu QP / 4.2 / 00-02

3 Tinjauan Manajemen QP / 5.6 / 00-01

4 Penerimaan dan Pengeluaran Dana QP / 6.1 / 02-01

5 Penerimaan Tenaga Pendidik dan Kependidikan QP / 6.2 / 02-01

6 Evaluasi Tenaga Pendidik dan Tenaga Kependidikan QP / 6.2 / 02-02

7 Permintaan Mutasi Promosi Demosi dan PHK QP / 6.2 / 02-03

8 Pelatihan QP / 6.2 / 02-04

9 Layanan Perpustakaan QP / 6.3 / 01-01

10 Pengadaan Bahan Pustaka & Layanan Fotocopy QP / 6.3 / 01-02

11 Permintaan Perbaikan QP / 6.3 / 02-01

12 Pemeliharaan Sarana & Prasarana QP / 6.3 / 02-02

13 Perencanaan Perkuliahan QP / 7.1 / 01-01

14 Penerimaan Mahasiswa Baru QP / 7.2 / 01-01

15 Kegiatan Orientasi Mahasiswa Baru QP / 7.2 / 03-01

16 Promosi QP / 7.2 / 04-01

17 Penyusunan dan Pengembangan Kurikulum QP / 7.3 / 01-01

18 Penelitian QP / 7.3 / 01-02

19 Pengadaan / Pembelian QP / 7.4 / 02-01

20 Seleksi dan Evaluasi Supplier QP / 7.4 / 02-02

21 Perkuliahan QP / 7.5 / 01-01

22 Berhenti Studi Sementara (BSS) dan Berhenti Studi Tetap (BST) QP / 7.5 / 01-02

23 Penyelesaian Kuliah QP / 7.5 / 01-03

24 Konsumsi QP / 7.5 / 02-01

25 Keasramaan QP / 7.5 / 03-01

26 Konseling QP / 7.5 / 03-02

27 Pemilihan Senat Mahasiswa QP / 7.5 / 03-03

28 Pelayanan Mahasiswa Keluar Kampus QP / 7.5 / 03-04

29 Pelaksanaan Program Kegiatan QP / 7.5 / 04-01

30 Audit Mutu Internal QP / 8.2 / 00-01

31 Ujian Semester QP / 8.2 / 01-01

32 Penulisan Tugas Akhir QP / 8.2 / 01-02

33 Kelulusan dan Wisuda QP / 8.2 / 01-03

34 Penangan Keluhan dan Pengukuran Kepuasan Pelanggan QP / 8.2 / 04-01

35 Analisa Data dan Kinerja QP / 8.4 / 00-01

36 Evaluasi Penyajian Materi Kuliah QP / 8.5 / 01-01

SALINAN TERKENDALI

Dokumen ini tidak dapat diperbanyak tanpa izin tertulis dari Ketua STT Aletheia

No. Dokumen :

QP / 4.2 / 00-01

No. Revisi :

00

No. Salinan :

PROSEDUR PENGENDALIAN DOKUMEN DAN DATA

SEKOLAH TINGGI THEOLOGI ALETHEIA Jl. Argopuro 28 – 34 (PO BOX 100) Lawang - Jawa Timur Indonesia

Distribusi Kepada :

1.0 TUJUAN

Prosedur ini bertujuan untuk mengendalikan seluruh dokumen secara efektif dan

efisien serta memastikan agar seluruh dokumen yang berhubungan dengan Sistem

Manajemen Mutu disahkan dan hanya dokumen dengan revisi terakhir saja yang

digunakan sebagai panduan kerja, serta menetapkan tanggung jawab masing-

masing pihak.

2.0 RUANG LINGKUP

Prosedur ini berlaku untuk semua dokumen Sistem Manajemen Mutu yang

dikelola oleh Sekolah Tinggi Theologi Aletheia, mulai usulan pembuatan /

perubahan sampai dengan pendistribusiannya kepada fungsi-fungsi terkait.

3.0 DEFINISI

3.1 Dokumen Asli

Dokumen asli hasil cetakan yang digunakan sebagai master dalam

penggandaan dokumen dan diberi cap stempel asli dibalik halaman.

3.2 Dokumen Salinan Terkendali

Dokumen yang sudah diidentifikasi sebagai Salinan Terkendali dan

dipergunakan sebagai dokumen resmi panduan kerja serta didistribusikan

kepada penerima salinan dengan nomor salinan seperti yang tercantum pada

Pedoman Mutu – Pengendalian Distribusi (bagian D).

3.3 Dokumen Salinan Tak Terkendali

Dokumen yang didistribusikan secara tidak resmi sebagai pengetahuan atau

referensi sesaat.

3.4 Dokumen Contoh

Contoh dokumen (formulir) yang digunakan sebagai bukti tercatat

pelaksanaan operasional kerja.

Diperiksa oleh : Management Representative

Marthen Nainupu, M.Th Tanggal : 21 / 11 / 2014



Disetujui oleh : Ketua

Dr. Agung Gunawan, Th.M. Tanggal : 21 / 11 / 2014

RAHASIA ! Dokumen ini tidak dapat diperbanyak tanpa izin tertulis dari Ketua STT Aletheia

No. Revisi :

00

No. Dokumen :

QP / 4.2 / 00-01

Halaman :

01 dari 07

No. Salinan :

QP / 4.2 / 01



3.5 Dokumen Kedaluwarsa

Dokumen master yang sudah tidak berlaku lagi dan dicap stempel

kedaluwarsa.

3.6 Dokumen Eskternal

Dokumen yang dibuat oleh pihak di luar Sekolah Tinggi Theologi Aletheia dan

digunakan sebagai dokumen pendukung / acuan kerja.

4.0 DOKUMEN PENDUKUNG

4.1 Pedoman Mutu Bagian 4.2 (Persyaratan Dokumentasi)

4.2 Standar ISO 9001:2008 Klausul 4.2

4.3 Prosedur Pengendalian Catatan Mutu (QP/4.2/02)

5.0 RINCIAN PROSEDUR

A. Pengendalian Dokumen

5.1 Wakil Manajemen

5.1.1 Mengesahkan dan mengendalikan secara terpusat dokumen Sistem

Manajemen Mutu yang diatur dalam pedoman mutu.

5.2 Document Controller

5.2.1 Mencatat seluruh dokumen Sistem Manajemen Mutu dalam Daftar

Induk Dokumen.

5.2.2 Menyimpan setiap dokumen yang dikendalikan dalam arsip tersendiri,

yaitu :

a. Dokumen Pokok, terdiri atas Pedoman Mutu, Prosedur Mutu,

Instruksi Kerja, Formulir, Dokumen Pendukung (termasuk Daftar

Induk Dokumen).

b. Dokumen Hasil Pelaksanaan Rapat Tinjauan Manajemen dan Audit

Mutu Internal.

c. Dokumen Kedaluwarsa, disimpan bersama Formulir Permintaan

Perubahan Dokumen dan Riwayat Perubahan Dokumen.

d. Daftar-daftar, terdiri atas : Daftar Distribusi Dokumen, Daftar

Dokumen Eksternal dan Daftar Induk Catatan Mutu

5.3 Wakil Manajemen

5.3.1 Memastikan bahwa semua dokumen yang sesuai tersedia cukup di

lokasi kerja dan hanya dokumen dengan stempel ”SALINAN

TERKENDALI” yang dipergunakan sebagai panduan kerja.

No. Revisi :

00

No. Dokumen :

QP / 4.2 / 00-01

Halaman :

02 dari 07

No. Salinan :

QP / 4.2 / 01



5.3.2 Memastikan bahwa Dokumen Eksternal diidentifikasi, dikendalikan

dan disimpan sesuai yang tercantum dalam Daftar Dokumen Eksternal.

B. Identifikasi Dokumen

5.1 Wakil Manajemen / Document Controller

5.1.1 Menentukan status identifikasi dokumen Pedoman Mutu (Quality

Manual) sesuai aturan / penjelasan dalam Pedoman Mutu Bagian 2.0

(Pengendalian Administrasi Pedoman Mutu)

5.1.2 Menentukan status identifikasi pada Prosedur Mutu, Instruksi Kerja,

Formulir, Dokumen Pendukung dan Job Description dengan aturan

sebagai berikut :

a. Penomoran Dokumen

1. Prosedur Mutu : QP / Nomor Klausul / Nomor Urut Dokumen

2. Instruksi Kerja : WI / Nomor Klausul / Kode Bagian – Nomor

Urut Dokumen

3. Formulir : FM / Nomor Klausul / Kode Bagian – Nomor

Urut Dokumen

4. Dokumen Pendukung : SD / Nomor Klausul / Kode Bagian –

Nomor Urut Dokumen

5. Job Description : JD / Kode Bagian / Nomor Urut Dokumen

Contoh : QP / 4.2 / 00 - 01 = Prosedur Pengendalian Dokumen dan

Data

b. Revisi Dokumen

Pemberian nomor revisi menggunakan metode angka progresif,

misal revisi 04 menggantikan revisi 03.

c. Pemberian halaman

Pemberian halaman menggunakan metode : Halaman x dari X,

dimana x = halaman ke ……., dan X = jumlah halaman.

d. Pengesahan Dokumen

1. Pedoman Mutu :

a. Disetujui oleh : Ketua

2. Prosedur Mutu :

a. Dibuat : Pembantu Ketua

b. Diperiksa oleh : Wakil Manajemen

c. Disetujui oleh : Ketua

3. Instruksi Kerja :

a. Dibuat oleh : Pembantu Ketua

b. Disetujui oleh : Wakil Manajemen

No. Revisi :

00

No. Dokumen :

QP / 4.2 / 00-01

Halaman :

03 dari 07

No. Salinan :

QP / 4.2 / 01



4. Job Description / Uraian Tugas :

a. Dibuat oleh : Pembantu Ketua

b. Disetujui oleh : Ketua

C. Perubahan Dokumen : Quality Manual

5.1 Wakil Manajemen / Document Controller

5.1.1 Memonitor setiap perubahan-perubahan yang terjadi pada Quality

Manual.

5.1.2 Mengajukan permintaan perubahan dokumen Quality Manual dengan

mengisi Formulir Permintaan Perubahan Dokumen (FM / 4.2 / 00-01).

5.2 Wakil Manajemen

5.2.1 Memeriksa kelayakan perubahan Quality Manual seperti yang tertuang

dalam Formulir Permintaan Perubahan Dokumen :

a. Jika disetujui, memberikan tanda tangan kemudian menyerahkan

kepada Ketua untuk mendapatkan persetujuan.

b. Jika tidak setuju, mengembalikan Formulir Permintaan Perubahan

Dokumen kepada Document Controller untuk diperbaiki atau

diarsipkan.

5.3 Ketua

5.3.1 Menerima Formulir Permintaan Perubahan Dokumen kemudian

memeriksa kelayakan perubahan Quality Manual seperti yang

dimaksudkan :

a. Jika disetujui, memberikan tanda tangan kemudian menyerahkan

kepada Document Controller untuk ditindaklanjuti.



diarsipkan.


5.4.1 Menerima Formulir Permintaan Perubahan Dokumen yang telah

disetujui Ketua kemudian melakukan perubahan dokumen sesuai

dengan isi Formulir Permintaan Perubahan Dokumen dengan

memperhatikan format yang berlaku dan ketentuan-ketentuan pada

Bagian A (Pengendalian Dokumen dan Data) dan B (Identifikasi

Dokumen). Selanjutnya mengikuti butir 5.9 pada bagian C ini.

5.4.2 Menerima Formulir Permintaan Perubahan Dokumen yang tidak

disetujui oleh Ketua dan atau Wakil Manajemen kemudian

mengarsipkannya

No. Revisi :

00

No. Dokumen :

QP / 4.2 / 00-01

Halaman :

04 dari 07

No. Salinan :

QP / 4.2 / 01



Prosedur Mutu, Instruksi Kerja, Dokumen Pendukung, Formulir dan Job

Description

5.1 Pemohon / Bagian yang bersangkutan

5.1.1 Mengajukan permintaan perubahan dokumen dengan mengisi Formulir

Permintaan Perubahan Dokumen.

5.1.2 Menyerahkan Formulir Permintaan Perubahan Dokumen kepada Ketua

/ Puket / Kepala Bagian sesuai bagiannya masing-masing untuk

mendapatkan persetujuan.

5.2 Ketua / Puket / Kepala Bagian

5.2.1 Memeriksa kelayakan atas perubahan dokumen seperti yang tertuang


a. Jika disetujui, memberikan tanda tangan pada Formulir Permintaan

Perubahan Dokumen kemudian menyerahkan kepada pemohon

untuk ditindaklanjuti.


Dokumen kepada pemohon untuk diperbaiki atau diarsipkan.

5.3 Wakil Manajemen

5.3.1 Memeriksa kelayakan atas perubahan dokumen seperti yang tertuang


a. Jika disetujui, menandatangani Formulir Permintaan Perubahan

Dokumen kemudian menyerahkan kepada Document Controller


b. Jika tidak setuju, menyerahkan Formulir Permintaan Perubahan


diarsipkan.


5.4.1 Menerima Formulir Permintaan Perubahan Dokumen yang telah

disetujui Wakil Manajemen kemudian melakukan perubahan dokumen

sesuai dengan isi Formulir Permintaan Perubahan Dokumen dengan

memperhatikan format yang berlaku dan ketentuan-ketentuan pada

Bagian A (Pengendalian Dokumen dan Data) dan B (Identifikasi

Dokumen). Selanjutnya mengikuti prosedur Bagian D (Distribusi

Dokumen)

5.4.2 Menerima Formulir Permintaan Perubahan Dokumen yang tidak

disetujui oleh Wakil Manajemen kemudian mengarsipkannya

No. Revisi :

00

No. Dokumen :

QP / 4.2 / 00-01

Halaman :

05 dari 07

No. Salinan :

QP / 4.2 / 01



5.5 Wakil Manajemen

5.5.1 Melakukan pengesahan dokumen kepada pihak-pihak yang terkait

dengan dokumen tersebut.


5.6.1 Menggandakan dan mendistribusikan dokumen hasil revisi sesuai

dengan Bagian D (Distribusi Dokumen).

5.6.2 Membubuhkan stempel KEDALUWARSA pada dokumen pokok lama

yang telah direvisi.

5.6.3 Mencatat deskripsi perubahan dokumen dalam Formulir Riwayat

Perubahan Dokumen (FM / 4.2 / 00-03).

Catatan : Khusus untuk Quality Manual deskripsi perubahan juga

didokumentasikan pada QM Bagian E (Status Revisi Bagian).

5.6.4 Mengarsipkan dokumen pokok yang lama, Permintaan Perubahan

Dokumen, dan Riwayat Perubahan Dokumen.

D. Distribusi Dokumen


5.1.1 Menggandakan dokumen dengan jumlah salinan sesuai Pengendalian

Distribusi (Pedoman Mutu - Bagian D ) atau sesuai dengan kebutuhan /

permintaan yang sah.

5.1.2 Memberikan identifikasi terhadap setiap dokumen yang akan

didistribusikan, dengan memberi cap stempel :

a. SALINAN TERKENDALI, untuk dokumen yang digunakan

sebagai pedoman / acuan kerja. Penerima Dokumen beridentifikasi

ini adalah seperti yang tercantum pada Pengendalian Distribusi

(Pedoman Mutu - Bagian D ) dan akan mendapatkan salinan

perubahan setiap kali terdapat revisi.

b. SALINAN TAK TERKENDALI, untuk dokumen yang akan

digunakan sebagai referensi sesaat. Penerima Dokumen Salinan Tak

Terkendali tidak mendapatkan salinan apabila terdapat perubahan

dokumen.

c. CONTOH, khusus untuk formulir yang didistribusikan sebagai

contoh. Dokumen ini berfungsi sebagai panduan / standar untuk

formulir-formulir yang digunakan dalam SMM ISO 9001.

5.1.3 Memastikan bahwa dokumen ditinjau kelengkapannya sebelum

didistribusikan dan berisi identifikasi pengendalian antara lain: Nama

Dokumen, Nomor Dokumen, Nomor Revisi, dan kelengkapan jumlah

Halaman, serta Nomor Salinan yang sesuai.

No. Revisi :

00

No. Dokumen :

QP / 4.2 / 00-01

Halaman :

06 dari 07

No. Salinan :

QP / 4.2 / 01



5.1.4 Memastikan bahwa nomor salinan tersebut sesuai dengan nomor

salinan pada Pengendalian Distribusi (Pedoman Mutu - Bagian D).

5.1.5 Mendistribusikan semua dokumen sesuai keperluan. Bukti distribusi

dicatat dalam Formulir Daftar Distribusi Dokumen FM/4.2/00-04

(khusus untuk Pedoman Mutu), FM/4.2/00-05 (khusus untuk Prosedur

Mutu dan Dokumen Pendukung), FM/4.2/00-06 (khusus untuk

Formulir, Instruksi Kerja, Uraian Tugas dan Daftar Induk Catatan

Mutu). Ketentuan ini hanya berlaku untuk dokumen dengan identitas

SALINAN TERKENDALI.

5.2 Penerima Dokumen

5.2.1 Menerima dokumen yang telah direvisi atau dokumen baru,

meletakkannya pada tempat pengarsipan / penggunaan yang sesuai.

5.2.2 Menyerahkan dokumen terkait versi sebelumnya kepada Document

Controller.

5.2.3 Menandatangani Formulir Daftar Distribusi Dokumen sebagai tanda

terima dokumen.


5.3.1 Menarik salinan yang lama kemudian memusnahkannya dan mencatat

dokumen yang dimusnahkan dalam Formulir Berita Acara Pemusnahan

(FM / 4.2 / 00-07).

5.3.2 Mengarsipkan Formulir Daftar Distribusi Dokumen.

E. Pengajuan Dokumen

Proses pengajuan dokumen baru sama dengan bagian C (Perubahan Dokumen),

tetapi formulir yang digunakan adalah Formulir Pengajuan Dokumen Baru

(FM / 4.2 / 00-02).

6.0 LAMPIRAN

6.1 FM / 4.2 / 00-01 : Permintaan Perubahan Dokumen 6.2 FM / 4.2 / 00-02 : Pengajuan Dokumen Baru 6.3 FM / 4.2 / 00-03 : Riwayat Perubahan Dokumen

6.4 FM / 4.2 / 00-04 : Daftar Distribusi Dokumen (untuk QM)

6.5 FM / 4.2 / 00-05 : Daftar Distribusi Dokumen (untuk QP/SD)

6.6 FM / 4.2 / 00-06 : Daftar Distribusi Dokumen (untuk FM/WI/JD/DICM)

6.7 FM / 4.2 / 00-07 : Berita Acara Pemusnahan

6.8 SD / 4.2 / 00-01 : Daftar Induk Dokumen QM

6.9 SD / 4.2 / 00-02 : Daftar Induk Dokumen QP

6.10 SD / 4.2 / 00-03 : Daftar Induk Dokumen FM

6.11 SD / 4.2 / 00-04 : Daftar Induk Dokumen SD

6.12 SD / 4.2 / 00-05 : Daftar Induk Dokumen WI

6.13 SD / 4.2 / 00-06 : Daftar Induk Dokumen JD

No. Revisi :

00

No. Dokumen :

QP / 4.2 / 00-01

Halaman :

07 dari 07

No. Salinan :

QP / 4.2 / 01



SALINAN TERKENDALI


No. Dokumen :

QP / 4.2 / 00-02

No. Revisi :

00

No. Salinan :

PROSEDUR PENGENDALIAN CATATAN MUTU


Distribusi Kepada :

5.0 TUJUAN

Prosedur ini bertujuan untuk mengatur mekanisme pemeliharaan catatan-catatan

mutu yang terkait dengan Sistem Manajemen Mutu ISO 9001 dan menetapkan

tanggung jawab masing-masing pihak dalam pemeliharaan dan penyimpanan

catatan-catatan mutu tersebut.

6.0 RUANG LINGKUP

Prosedur ini berlaku untuk semua bentuk catatan mutu yang mendukung

pemeliharaan mutu dan efektivitas Sistem Manajemen Mutu ISO 9001 sebagai

bukti pelaksanaan sistem manajemen mutu di semua bagian di Sekolah Tinggi

Theologi Aletheia.

7.0 DEFINISI

3.7 Catatan Mutu

Semua dokumen yang digunakan dalam penerapan Sistem Manajemen Mutu

ISO 9001 : 2008 dan sekaligus menjadi bukti efektifitas penerapan tersebut.


6.14 Pedoman Mutu Bagian 4.2.4 (Pengendalian Rekaman) 6.15 Standar ISO 9001:2008 Klausul 4.2.4 6.16 Prosedur Pengendalian Dokumen & Data (QP/4.2/00-01)


5.5 Pemilik dokumen

5.5.1 Mengidentifikasi dokumen-dokumen yang digunakan dalam

penerapan Sistem Manajemen Mutu ISO 9001 dan menjadi alat bukti

penerapan yang relevan dibagiannya.

Dibuat oleh : Management Representative







No. Revisi :

00

No. Dokumen :

QP / 4.2 / 00-02

Halaman :

01 dari 03

No. Salinan :

QP / 4.2 / 01



5.5.2 Menentukan pengendalian catatan mutu yang meliputi : jangka waktu

masa simpan, metode pengarsipan, lokasi penyimpanan, metode

indeks dan metode pemusnahan atas dokumen catatan mutu di

bagiannya, dengan mempertimbangkan :

a. Kesesuaian fungsi atau relevansi data historis dengan perkembangan

dunia pendidikan dewasa ini.

b. Kemudahan telusur balik dan penggunaan kembali.

c. Tingkat kerahasiaan dokumen.

d. Kebutuhan pembuktian pelaksanaan SMM ISO 9001.

e. Kebutuhan Manajemen akan data historis, dan

f. Kapasitas tempat penyimpanan data

5.5.3 Mengajukan rancangan pengendalian catatan mutu tersebut kepada

Wakil Manajemen.

5.6 Wakil Manajemen

5.6.1 Menerima rancangan pengendalian catatan mutu dari pemilik

dokumen.

5.6.2 Melakukan analisa atas rancangan pengendalian catatan mutu tersebut :

a. Jika disetujui, menyerahkannya kepada Document Controller untuk

ditindaklanjuti.

b. Jika tidak disetujui, mengembalikannya kepada pemilik dokumen

catatan mutu beserta alasannya untuk diperbaiki.


5.7.1 Menerima rancangan pengendalian catatan mutu yang telah disetujui

Wakil Manajemen.

5.7.2 Memindahkan isi rancangan pengendalian catatan mutu dalam format

Daftar Induk Catatan Mutu (FM/4.2/00-08).

5.7.3 Menyerahkan Daftar Induk Catatan Mutu kepada pemilik dokumen

catatan mutu.

5.8 Pemilik Dokumen Catatan Mutu

5.8.1 Menerima Daftar Induk Catatan Mutu kemudian memeriksanya :

a. Jika disetujui, menandatanganinya kemudian menyerahkan kembali

kepada Document Controller.

b. Jika tidak disetujui, mengembalikannya kepada Document

Controller untuk diperbaiki


5.9.1 Melakukan revisi seperlunya jika masih terdapat kesalahan pada

Daftar Induk Catatan Mutu.

No. Revisi :

00

No. Dokumen :

QP / 4.2 / 00-02

Halaman :

02 dari 03

No. Salinan :

QP / 4.2 / 01



5.9.2 Menyerahkan Daftar Induk Catatan Mutu yang sudah disetujui pemilik

dokumen catatan mutu kepada Wakil Manajemen untuk disetujui.

5.10 Wakil Manajemen

5.10.1 Menerima Daftar Induk Catatan Mutu kemudian memeriksanya :

a. Jika disetujui, menandatanganinya kemudian menyerahkan kembali

kepada Document Controller.

b. Jika tidak disetujui, mengembalikannya kepada Document

Controller untuk diperbaiki.


5.11.1 Menggandakan Daftar Induk Catatan Mutu kemudian menyerahkan

salinannya kepada pemilik dokumen catatan mutu.

5.11.2 Mengarsipkan Daftar Induk Catatan Mutu yang asli.

5.12 Pemilik Dokumen Catatan Mutu

5.12.1 Menyimpan Daftar Induk Catatan Mutu sedemikian rupa sehingga

mudah untuk digunakan sebagai panduan pengarsipan / pengendalian

dokumen catatan mutu.

5.12.2 Mengendalikan / mengarsipkan seluruh dokumen catatan mutu secara

konsisten berdasarkan Daftar Induk Catatan Mutu.

5.12.3 Memusnahkan semua catatan mutu yang telah lewat masa simpannya

dan membuat Berita Acara Pemusnahan (FM/4.2/00-07)


5.13.1 Memastikan bahwa dokumen catatan mutu yang tersedia sudah sesuai,

untuk mendemonstrasikan terpeliharanya sistem mutu secara efektif.

5.13.2 Memastikan bahwa semua catatan mutu yang dibuat mudah dibaca dan

diidentifikasikan.

5.13.3 Memastikan bahwa semua catatan mutu mudah diambil untuk

keperluan lebih lanjut dan terhindar dari kerusakan atau kehilangan.

8.0 LAMPIRAN

8.1 FM / 4.2 / 00-07 : Berita Acara Pemusnahan Dokumen 8.2 FM / 4.2 / 00-08 : Daftar Induk Catatan Mutu

No. Revisi :

00

No. Dokumen :

QP / 4.2 / 00-02

Halaman :

03 dari 03

No. Salinan :

QP / 4.2 / 01



SALINAN TERKENDALI


No. Dokumen :

QP / 5.6 / 00-01

No. Revisi :

00

No. Salinan :

PROSEDUR TINJAUAN MANAGEMENT


Distribusi Kepada :

9.0 TUJUAN

Prosedur ini bertujuan untuk mengatur pelaksanaan tinjauan manajemen guna

memastikan kesesuaian atas pelaksanaan sistem manajemen mutu berdasarkan

persyaratan ISO 9001:2008 dan persyaratan lembaga / institusi, serta menetapkan

tanggung jawab masing-masing pihak dalam tinjauan manajemen.

10.0 RUANG LINGKUP

Prosedur ini berlaku untuk semua kegiatan yang terkait dengan tinjauan

manajemen atas penerapan sistem manajemen mutu ISO 9001:2008 di Sekolah

Tinggi Theologi Aletheia, mulai perencanaan, pelaksanaan sampai pelaporan

tinjauan manajemen.

11.0 DEFINISI

3.8 Rapat Tinjauan Manajemen

Rapat yang diadakan secara rutin untuk meninjau efektivitas pelaksanaan

Sistem Manajemen Mutu ISO 9001 dengan agenda yang telah ditetapkan,

atau secara insidentil jika terjadi kondisi emergency yang mempengaruhi

konsistensi SMM ISO 9001:2008.


8.3 Pedoman Mutu Bagian 5.6 (Tinjauan Manajemen) 8.4 Standar ISO 9001:2008 Klausul 5.6 8.5 Prosedur Pengendalian Catatan Mutu (QP/4.2/02) 8.6 Prosedur Audit Mutu Internal (QP/8.2/02) 8.7 Prosedur Analisa Data & Kinerja (QP/8.4/01)

Dibuat oleh : Management Representative







No. Revisi :

00

No. Dokumen :

QP / 5.6 / 00-01

Halaman :

01 dari 03

No. Salinan :

QP / 4.2 / 01




5.14 Ketua

5.14.1 Menetapkan / menentukan rapat rutin tinjauan manajemen setiap

6 (enam) bulan sekali. Kecuali ada hal-hal yang bersifat penting /

khusus dapat menyelenggarakan rapat diluar agenda yang telah

ditetapkan.


5.15.1 Mengusulkan kepada Ketua untuk mengadakan rapat tinjauan

manajemen diluar yang sudah dijadwalkan apabila diperlukan.

5.15.2 Menyiapkan agenda rapat tinjauan manajemen dengan menulis topik

yang akan dibahas dalam formulir Undangan Tinjauan Manajemen

(FM/5.6/00-01), yang meliputi :

Tinjauan terhadap Notula Rapat Tinjauan Manajemen sebelumnya.

Tinjauan terhadap hasil temuan audit (internal dan / atau eksternal).

Tinjauan terhadap sasaran mutu.

Tinjauan terhadap tindakan koreksi (perbaikan), korektif

(menghilangkan akar permasalahan dan pencegahan) dan

improvement (peningkatan).

Tinjauan terhadap perubahan Sistem Manajemen Mutu.

Tinjauan terhadap umpan balik pelanggan dan kepuasan pelanggan.

Tinjauan terhadap rekapitulasi evaluasi penilaian prestasi kerja.

Tinjauan terhadap evaluasi kurikulum.

Tinjauan terhadap evaluasi praktek kerja lapangan (PKL)

Lain-lain.


5.16.1 Menggandakan Undangan Tinjauan Manajemen kemudian

membagikan kepada pihak-pihak yang terkait dalam rapat tinjauan

manajemen dengan menggunakan Daftar Distribusi Dokumen

Tinjauan Manajemen (FM/5.6/00-02)

5.17 Peserta Rapat

5.17.1 Menerima Undangan Tinjauan Manajemen dan menandatangani

Daftar Distribusi Dokumen Tinjauan Manajemen.

5.17.2 Menghadiri Rapat Tinjauan Manajemen. Jika berhalangan hadir harus

memberitahukan secara tertulis kepada Wakil Manajemen dan

mengirimkan wakilnya.

5.17.3 Mengisi Daftar Hadir (FM/5.6/00-03)

No. Revisi :

00

No. Dokumen :

QP / 5.6 / 00-01

Halaman :

02 dari 03

No. Salinan :

QP / 4.2 / 01



5.18 Ketua

5.18.1 Memastikan kehadiran para peserta rapat.

5.18.2 Memimpin rapat tinjauan manajemen sesuai dengan materi yang telah

ditentukan dalam Undangan Tinjauan Manajemen.


5.19.1 Menulis hasil / keputusan rapat secara ringkas dalam formulir Notula

Tinjauan Manajemen (FM/5.6/00-04).

5.19.2 Mendistribusikan Notula rapat kepada seluruh peserta rapat dengan

menggunakan Daftar Distribusi Dokumen Tinjauan Manajemen.


5.20.1 Mengawasi dan mengevaluasi pelaksanaan tindak lanjut hasil-hasil/

keputusan rapat yang perlu ditindaklanjuti seperti yang tertulis dalam

formulir Notula Tinjauan Manajemen.

5.20.2 Melakukan koordinasi yang diperlukan dalam rangka pelaksanaan

tindak lanjut tinjauan manajemen dan memastikan bahwa tindak lanjut

manajemen telah dilakukan secara efektif sesuai yang dimaksud dalam

rapat tinjauan manajemen dan pada waktu yang telah ditetapkan.

5.20.3 Mencatat status ketuntasan tindak lanjut manajemen dalam formulir

Notula Tinjauan Manajemen.


5.21.1 Menyimpan dan memelihara Notula Tinjauan Manajemen sebagai

bahan rapat Tinjauan Manajemen berikutnya.

10.0 LAMPIRAN

10.1 FM / 5.6 / 00-01 : Undangan Tinjauan Manajemen 10.2 FM / 5.6 / 00-02 : Daftar Distribusi Dokumen Tinjauan Manajemen 10.3 FM / 5.6 / 00-03 : Daftar Hadir 10.4 FM / 5.6 / 00-04 : Notula Tinjauan Manajemen

No. Revisi :

00

No. Dokumen :

QP / 5.6 / 00-01

Halaman :

03 dari 03

No. Salinan :

QP / 4.2 / 01



SALINAN TERKENDALI


No. Dokumen :

QP / 6.1 / 02-01

No. Revisi :

00

No. Salinan :

PROSEDUR PENERIMAAN DAN PENGELUARAN DANA


Distribusi Kepada :

13.0 TUJUAN

Prosedur ini bertujuan untuk mengatur mekanisme penerimaan dan pengeluaran

dana serta menetapkan tanggung jawab masing-masing pihak.

14.0 RUANG LINGKUP

Prosedur ini berlaku mulai dari :

- Penerimaan persembahan tunai sampai dengan menyerahkan bukti setoran

bank kepada Bendahara.

- Pengecekan rekening bank sampai dengan pengiriman tanda terima kepada

yang memberi persembahan.

- Penyetoran uang administrasi kepada Bendahara sampai dengan pemberian

tanda terima kepada Mahasiswa.

- Pengisian bon sementara, penghitungan dana sampai dengan pertanggung

jawaban bon sementara.

- Pengajuan permintaan pembayaran, penyerahan dana sampai dengan

meminta bukti tanda terima / kwitansi dari penagih.

15.0 DEFINISI

Tidak ada


10.5 Pedoman Mutu Bagian 6.1 (Ketentuan Sumber Daya) 10.6 Standar ISO 9001:2008 Klausul 6.1

Dibuat oleh : Pembantu Ketua II Bidang Administrasi

& Keuangan

Gumulya Djuharto, M.Th. Tanggal : 21 / 11 / 2014






No. Revisi :

00

No. Dokumen :

QP / 6.1 / 02-01

Halaman :

01 dari 03

No. Salinan :

QP / 4.2 / 01

PROSEDUR

PENERIMAAN DAN PENGELUARAN DANA



A. PENERIMAAN PERSEMBAHAN TUNAI

5.22 Bendahara

5.22.1 Menerima persembahan tunai dan menghitungnya

5.22.2 Membuat Tanda Terima (FM/6.1/02-01) :

a. Asli diserahkan kepada pemberi persembahan.

b. Copy untuk arsip

5.22.3 Menyerahkan seluruh uang persembahan yang diterima kepada

Bendahara Departemen Pendidikan Teologia Sinode GKT disertai

dengan Buku Tanda Terima Uang (FM/6.1/02-07).

Catatan : untuk persembahan dalam bentuk cek / giro, maka

langsung disetorkan ke rekening bank Departemen

Pendidikan Teologia Sinode GKT dan mengarsipkan bukti

setorannya.

5.23 Bendahara Departemen Pendidikan Teologia Sinode GKT

5.23.1 Menerima uang persembahan dan menghitungnya

a. Jika sesuai, maka menandatangani buku tanda terima uang

persembahan.

b. Jika tidak sesuai, maka meminta Bendahara untuk menuntaskan.

5.23.2 Menyetorkan uang persembahan ke rekening bank Departemen

Pendidikan Teologia Sinode GKT.

5.23.3 Menyerahkan bukti setoran bank kepada Bendahara untuk di arsipkan.

B. PENERIMAAN PERSEMBAHAN TRANSFER

5.1 Bendahara

5.1.1 Melakukan pengecekan rekening bank STT Aletheia, baik via klik

BCA ataupun melakukan pencetakan rekening koran secara periodik

(mingguan).

5.1.2 Membuat Tanda Terima :

a. Asli dikirimkan kepada pemberi persembahan (dalam hal pemberi

persembahan tanpa nama, maka Tanda Terima disimpan

tersendiri).

b. Copy untuk arsip.

No. Revisi :

00

No. Dokumen :

QP / 6.1 / 02-01

Halaman :

02 dari 03

No. Salinan :

QP / 4.2 / 01

PROSEDUR



C. PENERIMAAN PEMBAYARAN UANG ADMINISTRASI

5.1 Mahasiswa/i

5.1.1 Menyetorkan uang administrasi ke Bendahara.

Catatan : tanggal batas pembayaran setiap tanggal 10 per bulan, jika lewat

dari tanggal tersebut, maka akan dikenakan sanksi/denda sesuai

dengan ketentuan. Jika ada kesulitan, mahasiswa harus langsung

melaporkan ke Puket I Bidang Akademik.

5.2 Bendahara

5.2.1 Menerima dan memeriksa uang administrasi dari Mahasiswa :

a. Jika sesuai, maka membuat Tanda Terima dan menyerahkannya

kepada Mahasiswa

b. Jika tidak sesuai, maka meminta Mahasiswa untuk

menuntaskannya.

5.2.2 Membuat Rekapitulasi Uang Administrasi (FM/6.1/02-09) dan

mengarsipkannya beserta copy Tanda Terima.

5.2.3 Menyetorkan uang Administrasi rekening bank STT Aletheia dan

mengarsipkan bukti setorannya.

5.2.4 Menyerahkan uang konsumsi per minggu kepada Kepala Bagian

Perbekalan untuk pengeluaran konsumsi harian disertai dengan Buku

Tanda Terima Uang.

5.3 Kepala Bagian Perbekalan

5.3.1 Menerima dan memeriksa uang konsumsi :

a. Jika sesuai, maka menandatangani Buku Tanda Terima Uang dan

menyerahkannya kepada Bendahara.

b. Jika tidak sesuai, maka meminta Bendahara untuk melengkapi.

D. BON SEMENTARA

5.1 Pemohon

5.1.1 Mengajukan kebutuhan dana dengan mengisi Bon Sementara

(FM/6.1/02-08) disertai data pendukung serta menyerahkannya kepada

Kepala Bagian / Puket / Ketua.

5.2 Kepala Bagian / Puket / Ketua.

5.2.1 Menerima dan memeriksa Bon Sementara :

a. Jika setuju, maka menandatangani dan menyerahkan kepada

Pemohon untuk ditindaklanjuti.

b. Jika tidak setuju, maka mengembalikan kepada Pemohon untuk

diperbaiki.

No. Revisi :

00

No. Dokumen :

QP / 6.1 / 02-01

Halaman :

03 dari 03

No. Salinan :

QP / 4.2 / 01

PROSEDUR



5.3 Pemohon

5.3.1 Menyerahkan Bon Sementara disertai data pendukung kepada

Bendahara.

5.4 Bendahara

5.4.1 Menerima dan memeriksa Bon Sementara dan data pendukungnya :

a. Jika sesuai, menyerahkan dana yang dibutuhkan, serta

menandatangani Bon Sementara.

b. Jika tidak sesuai, maka mengembalikannya kepada Pemohon.

5.5 Pemohon

5.5.1 Menerima dan menghitung dana.

a. Jika sesuai, menandatangani Bon Sementara.

b. Jika tidak sesuai, meminta ke Bendahara untuk menuntaskan.

5.5.2 Membuat laporan realisasi penggunaan dana disertai dengan bukti-

bukti dan diserahkan ke Bendahara.

5.6 Bendahara

5.6.1 Menerima dan memverifikasi laporan penggunaan dana :

a. Jika realisasi penggunaan dana melebihi Bon Sementara, maka

memberi tambahan dana sesuai kekurangannya dan meminta

Pemohon untuk menandatangani Bukti Kas Keluar (FM/6.1/02-

02), memberi tanda LUNAS pada Bon Sementara, serta

menyerahkan Bon Sementara kepada Pemohon.

b. Jika realisasi penggunaan dana lebih kecil dari Bon Sementara,

maka meminta sisa dana dan meminta Pemohon untuk

menandatangani Bukti Kas Keluar, memberi tanda LUNAS pada

Bon Sementara, serta menyerahkan Bon Sementara kepada

Pemohon.

c. Jika bukti-bukti realisasi penggunaan dana tidak sesuai, maka

mengembalikannya kepada pemohon untuk dilengkapi.

Catatan : pertanggung jawaban Bon Sementara maksimum dilakukan

dalam waktu 3 hari terhitung sejak realisasi penggunaan

dana.

E. PERMINTAAN PEMBAYARAN

5.1 Pemohon

5.1.1 Mengisi formulir Permintaan Pembayaran (FM/6.1/02-10) dan disertai

dengan data pendukungnya (misalnya Nota Tagihan) serta

mengajukannya kepada Kepala Bagian / Puket / Ketua.

No. Revisi :

00

No. Dokumen :

QP / 6.1 / 02-01

Halaman :

03 dari 03

No. Salinan :

QP / 4.2 / 01

PROSEDUR



5.2 Kepala Bagian / Puket / Ketua

5.2.1 Menerima dan memeriksa Permintaan Pembayaran :


Pemohon untuk ditindaklanjuti

b. Jika tidak setuju, maka mengembalikan kepada Pemohon untuk

diperbaiki.

5.7 Pemohon

5.7.1 Menyerahkan Permintaan Pembayaran dan data pendukungnya kepada

Bendahara.

5.8 Bendahara

5.2.2 Menerima dan memeriksa Permintaan Pembayaran :

a. Jika setuju dan pembayaran bisa langsung disampaikan kepada

Penagih, maka menyerahkan dana kepada Penagih dan meminta

Bukti Tanda Terima / Kwitansi Asli.

b. Jika setuju dan pembayaran dilakukan melalui Pemohon, maka

menandatangani dan menyerahkan dana kepada Pemohon untuk

ditindaklanjuti.

c. Jika tidak setuju, maka mengembalikan kepada Pemohon /

Penagih untuk dilengkapi.

Catatan : untuk permintaan pembayaran yang dilakukan melalui

transfer, maka Bendahara menyimpan bukti transfer

sebagai tanda terima sementara yang dilengkapi

dengan nota tagihannya. Selanjutnya meminta bukti

tanda terima asli dari Penagih.

5.9 Pemohon

5.9.1 Menerima dan menghitung dana

a. Jika sesuai, menandatangani Bukti Kas Keluar (FM/6.1/02-02).

b. Jika tidak sesuai, meminta ke Bendahara untuk menuntaskan.

5.9.2 Menyerahkan dana kepada penagih dan meminta Bukti Tanda Terima /

Kwitansi dari penagih serta menyerahkannya kepada Bendahara.

12.0 LAMPIRAN

12.1 FM / 6.1 / 02-01 : Tanda Terima / Kwitansi

12.2 FM / 6.1 / 02-02 : Bukti Kas Keluar

12.3 FM / 6.1 / 02-07 : Buku Tanda Terima Uang 12.4 FM / 6.1 / 02-08 : Bon Sementara

12.5 FM / 6.1 / 02-10 : Permintaan Pembayaran

No. Revisi :

00

No. Dokumen :

QP / 6.1 / 02-01

Halaman :

03 dari 03

No. Salinan :

QP / 4.2 / 01

PROSEDUR



SALINAN TERKENDALI


No. Dokumen :

QP / 6.2 / 02-01

No. Revisi :

00

No. Salinan :

PROSEDUR PENERIMAAN TENAGA PENDIDIK DAN

KEPENDIDIKAN


Distribusi Kepada :

17.0 TUJUAN

Prosedur ini bertujuan untuk mengatur mekanisme penerimaan tenaga pendidik

dan kependidikan serta menetapkan tanggung jawab masing-masing pihak.

18.0 RUANG LINGKUP


- Pengusulan dan pembahasan kebutuhan tenaga pendidik dalam agenda rapat

Senat STT Aletheia, mengundang secara resmi Calon Tenaga Pendidik dan

melakukan pembicaraan, meminta Calon Tenaga Pendidik untuk mengisi

Biodata sampai dengan memperkenalkan lingkungan STT Aletheia.

- Pengajuan kebutuhan tenaga kerja, proses pengiklanan kebutuhan tenaga

kerja, pre-seleksi database lamaran kerja, membuat surat panggilan dan

melaksanakan proses wawancara, menerima berkas calon karyawan yang

sudah disetujui/diterima, melakukan perjanjian kerja sampai dengan

penempatan karyawan baru.

19.0 DEFINISI

3.9 Kriteria Kompetensi

Dokumen yang memuat standar kriteria kompetensi masing-masing jabatan

dan digunakan sebagai acuan dalam seleksi dosen / karyawan


12.6 Pedoman Mutu Bagian 6.2 (Sumber Daya Manusia)

12.7 Standar ISO 9001 Klausul 6.2

20.3 Kriteria Kompetensi (SD/6.2/02-01)


& Keuangan







No. Revisi :

00

No. Dokumen :

QP / 6.2 / 02-01

Halaman :

01 dari 05

No. Salinan :

QP / 4.2 / 01

PROSEDUR PENERIMAAN TENAGA PENDIDIK DAN KEPENDIDIKAN



A. TENAGA PENDIDIK

5.1 Ketua Program Studi / Pengguna 5.1.1 Melakukan analisa kebutuhan Tenaga Pendidik, jika dipandang

perlu, maka mengisi formulir Permintaan Tenaga Kerja (FM/6.2/02-01) dan menyerahkannya kepada Pembantu Ketua I Bidang Akademik.

5.2 Pembantu Ketua I Bidang Akademik 5.2.1 Menerima Permintaan Tenaga Kerja :

a. Jika setuju, maka menandatanganinya dan menyerahkannya kepada Ketua.

b. Jika tidak setuju, maka mengembalikan kepada Ketua Program Studi / Pengguna beserta alasan penolakannya.

5.3 Ketua

5.3.1 Menerima dan memeriksa formulir Permintaan Tenaga Kerja : a. Jika setuju, maka menandatangani formulir Permintaan

Tenaga Kerja dan mengadakan Rapat Senat STT Aletheia untuk membahas tentang Calon Tenaga Pendidik.

b. Jika tidak setuju, maka mengembalikan kepada Pembantu Ketua I Bidang Akademik beserta alasan penolakannya.

5.3.2 Berdasarkan hasil Rapat Senat STT Aletheia yang tercatat dalam Notula Rapat, meminta Pembantu Ketua I Bidang Akademik untuk membuat surat undangan resmi kepada Calon Tenaga Pendidik atau menghubunginya via telepon.

5.4 Pembantu Ketua I Bidang Akademik 5.4.1 Membuat surat undangan resmi dan menyerahkannya kepada

Ketua

5.5 Ketua 5.5.1 Menerima dan memeriksa surat undangan resmi :

a. Jika setuju, maka menandatanganinya dan menyerahkan kepada Pembantu Ketua I Bidang Akademik untuk ditindaklanjuti.

b. Jika tidak setuju, maka mengembalikan kepada Pembantu Ketua I Bidang Akademik untuk direvisi.

No. Revisi :

00

No. Dokumen :

QP / 6.2 / 02-01

Halaman :

02 dari 05

No. Salinan :

QP / 4.2 / 01



5.6 Pembantu Ketua I Bidang Akademik 5.6.1 Mengirimkan surat undangan resmi kepada Calon Tenaga

Pendidik

5.7 Calon Tenaga Pendidik 5.7.1 Menerima surat undangan resmi dan datang ke STT Aletheia

sesuai dengan jadwal yang telah ditentukan 5.7.2 Mengikuti proses percakapan dengan Ketua STT dan Ketua

Departemen Pendidikan Teologi

5.8 Ketua STT Aletheia dan Ketua Departemen Pendidikan Teologi 5.8.1 Sesuai dengan waktu yang telah ditentukan, melakukan

percakapan dengan Calon Tenaga Pendidik : a. Jika dinilai memenuhi kualifikasi dan Calon Tenaga Pendidik

menyetujui kondisi yang diajukan maka dibuat kontrak kerja dan meminta calon Tenaga Pendidik untuk menandatanganinya.

b. Jika dinilai tidak memenuhi kualifikasi, maka memberitahukan kepada yang bersangkutan.

5.9 Pembantu Ketua I Bidang Akademik

5.9.1 Meminta Calon Tenaga Pendidik untuk mengisi Biodata (FM/6.2/02-04) dan melampirkan kelengkapannya.

5.9.2 Menyerahkan berkas Tenaga Pendidik kepada Staf Kepegawaian. 5.9.3 Mengantarkan Tenaga Pendidik yang baru ke ruang kerja dan

memperkenalkannya ke lingkungan STT Aletheia.

B. KEPENDIDIKAN (TENAGA NON AKADEMIK) 5.24 Pengguna (Pemohon)

5.24.1 Mengajukan kebutuhan tenaga kerja dengan mengisi Permintaan Tenaga Kerja (FM/6.2/02-01) dan menyerahkan kepada Kepala Bagian yang bersangkutan.

5.25 Kepala Bagian Kepegawaian

5.25.1 Menerima dan memeriksa Permintaan Tenaga Kerja : e. Jika setuju, maka menandatangani dan menyerahkan kepada

Pembantu Ketua II Bidang Administrasi. f. Jika tidak setuju, maka mengembalikan kepada Pengguna

untuk direvisi.

No. Revisi :

00

No. Dokumen :

QP / 6.2 / 02-01

Halaman :

03 dari 05

No. Salinan :

QP / 4.2 / 01



5.26 Pembantu Ketua II Bidang Administrasi 5.26.1 Menerima dan memeriksa Permintaan Tenaga Kerja :

a. Jika setuju, maka menandatangani dan menyerahkannya kepada Kepala bagian Kepegawaian.

b. Jika tidak setuju, maka mengembalikan kepada Kepala Bagian Kepegawaian untuk direvisi.


5.27.1 Menerima formulir Permintaan Tenaga Kerja yang sudah disetujui. 5.27.2 Melakukan proses pengiklanan kebutuhan tenaga kerja (via media

elektronik, cetak atau pengumuman di gereja-gereja). 5.27.3 Melakukan pre-seleksi database lamaran kerja dan menyerahkan

hasil pre-seleksi lamaran kerja sesuai kualifikasi yang dibutuhkan kepada Pengguna.

5.28 Pengguna

5.28.1 Menerima hasil pre-seleksi lamaran kerja dan melakukan pemilahan, selanjutnya menyerahkan hasil pemilahan kepada Staf Kepegawaian.


5.29.1 Membuat dan mengirimkan surat panggilan dan/atau panggilan melalui telepon untuk wawancara kepada calon karyawan.

5.30 Calon Staf/Karyawan

5.30.1 Datang tepat waktu, mengisi Isian Lamaran Kerja (FM/6.2/02-02) dan mengikuti proses wawancara

5.31 Kepala Bagian Kepegawaian dan Pengguna

5.31.1 Melakukan wawancara kepada calon staf/karyawan, dan mendokumentasikan hasilnya serta memberikan rekomendasi pada lembar Hasil Tes Wawancara (FM/6.2/02-03)

5.31.2 Menyerahkan Hasil Tes Wawancara kepada Puket II Bidang Administrasi

5.32 Puket II Bidang Administrasi

5.32.1 Menerima dan memeriksa berkas calon staf/karyawan : a. Jika setuju, menandatangani formulir Hasil Tes Wawancara

dan menyerahkan berkas calon staf/karyawan kepada Kepala Bagian Kepegawaian untuk ditindaklanjuti.

No. Revisi :

00

No. Dokumen :

QP / 6.2 / 02-01

Halaman :

04 dari 05

No. Salinan :

QP / 4.2 / 01



b. Jika tidak setuju, mengembalikan berkas calon staf/karyawan kepada Kepala Bagian Kepegawaian untuk ditindaklanjuti.

5.33 Kepala Bagian Kepegawaian 5.33.1 Menerima berkas calon staf/karyawan yang sudah

disetujui/diterima. 5.33.2 Membuat surat panggilan kerja kepada calon staf/karyawan yang

diterima. 5.33.3 Meminta calon staf/karyawan untuk mengisi dan menandatangani

Surat Perjanjian Kerja atau surat perjanjian lain sesuai kebutuhan STT Aletheia.

5.33.4 Setelah menandatangani Surat Perjanjian Kerja, staf/karyawan baru diminta untuk mengisi Biodata (FM/6.2/02-04).

5.33.5 Menyerahkan Buku Pedoman Karyawan (SD/6.2/02-05) 5.33.6 Memberikan introduksi / pengenalan lingkungan STT Aletheia

kepada staf/karyawan baru. 5.33.7 Memberikan nomor induk pegawai kepada staf/karyawan baru. 5.33.8 Melakukan penempatan staf/karyawan baru sesuai dengan

pengajuan Pengguna.

22.0 LAMPIRAN

6.1 FM / 6.2 / 02-01 : Permintaan Tenaga Kerja 6.2 FM / 6.2 / 02-02 : Isian Lamaran Kerja 6.3 FM / 6.2 / 02-03 : Hasil Tes Wawancara

6.4 FM / 6.2 / 02-04 : Biodata 6.5 SD / 6.2 / 02-05 : Buku Pedoman Karyawan

No. Revisi :

00

No. Dokumen :

QP / 6.2 / 02-01

Halaman :

05 dari 05

No. Salinan :

QP / 4.2 / 01



SALINAN TERKENDALI


No. Dokumen :

QP / 6.2 / 02-02

No. Revisi :

00

No. Salinan :

PROSEDUR EVALUASI TENAGA PENDIDIK DAN TENAGA

KEPENDIDIKAN


Distribusi Kepada :

23.0 TUJUAN

Prosedur ini bertujuan untuk mengatur mekanisme penilaian secara periodik

setiap 6 (enam) bulan sekali dan permintaan promosi, mutasi, demosi, PHK

dosen/karyawan serta menetapkan tanggung jawab masing-masing pihak.

24.0 RUANG LINGKUP

Prosedur ini berlaku mulai dari dilakukannya pengisian evaluasi dosen / karyawan

oleh masing-masing pimpinan dosen / karyawan yang bersangkutan sampai

tindaklanjut yang dilakukan atas evaluasi tersebut dan proses promosi, mutasi,

demosi atau PHK sebagai hasil akhir dari proses evaluasi.

25.0 DEFINISI

Tidak ada


12.8 Pedoman Mutu Bagian 6.2 (Sumber Daya Manusia) 12.9 Standar ISO 9001:2008 Klausul 6.2


A. Prosedur Evaluasi Tenaga Pendidik


5.34.1 Mendistribusikan formulir Evaluasi Kinerja Tenaga Pendidik

(FM/6.2/02-05) secara periodik setiap 6 (enam) bulan.


& Keuangan







No. Revisi :

00

No. Dokumen :

QP / 6.2 / 02-02

Halaman :

01 dari 03

No. Salinan :

QP / 4.2 / 01

PROSEDUR EVALUASI TENAGA PENDIDIK DAN TENAGA KEPENDIDIKAN



5.35.1 Melakukan evaluasi / penilaian terhadap kinerja Tenaga Pendidik

(dosen) dibawah koordinasinya berdasarkan Pedoman Evaluasi

Kinerja Tenaga Pendidik (SD/6.2/02-02) dan mendokumentasikan

hasil penilaian kedalam formulir Evaluasi Kinerja Tenaga Pendidik.

5.35.2 Memanggil Tenaga Pendidik yang dievaluasi untuk menyampaikan

hasil evaluasi dan meminta Tenaga Pendidik yang bersangkutan untuk

menandatangani hasil evaluasi.

5.35.3 Menyerahkan Evaluasi Kinerja Tenaga Pendidik kepada Staf

Administrasi Akademik.

5.36 Staf Bagian Administrasi Akademik

5.36.1 Melakukan rekapitulasi atas Evaluasi Kinerja Tenaga Pendidik serta

menyerahkannya kepada Pembantu Ketua I Bidang Akademik


5.37.1 Menerima dan memeriksa Rekapitulasi Evaluasi Kinerja Tenaga

Pendidik :

a. Jika setuju, maka menandatanganinya dan menyerahkan kepada :

- Asli kepada Ketua sebagai bahan/database dalam pengambilan

keputusan

- Salinan 1 arsip

b. Jika tidak setuju, maka mengembalikan kepada Staf Administrasi

Akademik untuk direvisi.

B. Prosedur Evaluasi Tenaga Kependidikan


5.1.1 Mendistribusikan formulir Evaluasi Kinerja Tenaga Kependidikan

(FM/6.2/02-06) secara periodik setiap 6 (enam) bulan.

5.2 Semua Kepala Bagian

5.2.1 Melakukan evaluasi / penilaian terhadap kinerja bawahannya

berdasarkan Pedoman Evaluasi Kinerja Tenaga Pendidik / Tenaga

Kependidikan dan mendokumentasikan hasil penilaian kedalam

formulir Evaluasi Kinerja Tenaga Kependidikan.

5.2.2 Memanggil Tenaga Kependidikan yang dievaluasi untuk

menyampaikan hasil evaluasi dan meminta Tenaga Kependidikan yang

bersangkutan untuk menandatangani hasil evaluasi.

5.2.3 Menyerahkan Evaluasi Kinerja Tenaga Kependidikan kepada Kepala

Bagian Kepegawaian.

No. Revisi :

00

No. Dokumen :

QP / 6.2 / 02-02

Halaman :

02 dari 03

No. Salinan :

QP / 4.2 / 01




5.3.1 Menerima dan membuat Rekapitulasi Evaluasi Kinerja Tenaga

Kependidikan.

5.3.2 Menyerahkan Rekapitulasi Evaluasi Tenaga Kependidikan kepada

Puket II Bidang Administrasi & Keuangan

5.4 Puket II Bidang Administrasi & Keuangan

5.4.1 Menerima dan memeriksa Rekapitulasi Evaluasi Tenaga

Kependidikan:

a. Jika setuju, maka menandatanganinya dan menyerahkan kepada :

- Asli kepada Ketua sebagai bahan/database dalam pengambilan

keputusan

- Salinan 1 arsip Kepala Bagian Kepegawaian

- Salinan 2 arsip

b. Jika tidak setuju, maka mengembalikan kepada Kepala Bagian

Kepegawaian untuk direvisi

14.0 LAMPIRAN

14.1 FM / 6.2 / 02-05 : Evaluasi Kinerja Tenaga Pendidik 14.2 FM / 6.2 / 02-06 : Evaluasi Kinerja Tenaga Kependidikan 14.3 SD / 6.2 / 02-02 : Pedoman Evaluasi Kinerja Tenaga Pendidik/Tenaga

Kependidikan

No. Revisi :

00

No. Dokumen :

QP / 6.2 / 02-02

Halaman :

03 dari 03

No. Salinan :

QP / 4.2 / 01



SALINAN TERKENDALI


No. Dokumen :

QP / 6.2 / 02-03

No. Revisi :

00

No. Salinan :

PROSEDUR PERMINTAAN PROMOSI, MUTASI, DEMOSI, PHK


Distribusi Kepada :

27.0 TUJUAN

Prosedur ini bertujuan untuk mengatur mekanisme permintaan promosi, mutasi,

demosi dan PHK serta menetapkan tanggung jawab masing-masing pihak.

28.0 RUANG LINGKUP

Prosedur ini berlaku mulai mengusulkan mutasi/promosi/demosi/PHK, tinjauan

atas usulan, pembuatan Surat Keputusan, sampai dengan mendistribusikannya

kepada pihak-pihak terkait.

29.0 DEFINISI

3.1 Promosi

Suatu proses perubahan dari suatu pekerjaan ke suatu pekerjaan yang lain

dalam hierarki wewenang dan tanggung jawab atau tingkat jabatan yang

lebih tinggi dari yang sebelumnya atau suatu proses perubahan dari suatu

status kepegawaian ke suatu status yang lebih tinggi dari sebelumnya.

3.2 Mutasi

Suatu proses pemindahan seseorang ke suatu fungsi dan tanggungjawab

lainnya yang berbeda dari sebelumnya, namun dalam level jabatan yang

sama.

3.3 Demosi

Suatu proses penurunan pangkat dan atau tingkat jabatan pegawai menjadi

satu tingkat atau lebih di bawah status yang sedang disandangnya.

3.4 PHK

Pemutusan hubungan kerja antara pemberi kerja dalam hal ini STT Aletheia

dengan dosen/karyawan


& Keuangan







No. Revisi :

00

No. Dokumen :

QP / 6.2 / 02-03

Halaman :

01 dari 03

No. Salinan :

QP / 4.2 / 01






5.1 Pemohon (Ketua / Pembantu Ketua / Kepala Bagian)

5.1.1 Jika dipandang perlu dalam perkembangan kebutuhan sumber daya

manusia dan berdasarkan data hasil evaluasi kinerja Tenaga Pendidik

dan Kependidikan atau catatan lain, mengusulkan

mutasi/promosi/demosi/PHK terhadap Tenaga Pendidik dan

Kependidikan.

5.1.2 Mengisi formulir Permintaan Mutasi/Promosi/Demosi/PHK

(FM/6.2/02-07) disertai dengan alasan / pertimbangan / bukti /

keterangan yang jelas dan mengajukannya kepada :

a. Untuk Tenaga Pendidik kepada Pembantu Ketua I Bidang

Akademik.

b. Untuk Tenaga Kependidikan kepada Pembantu Ketua II Bidang

Administrasi & Keuangan

5.2 Pembantu Ketua I Bidang Akademik / Pembantu Ketua II Bidang Administrasi

& Keuangan

5.2.1 Menerima, memeriksa dan melakukan tinjauan atas formulir

Permintaan Mutasi/Promosi/Demosi/PHK.

a. Jika setuju maka menandatanganinya dan menyerahkannya kepada

Ketua.

b. Jika tidak setuju, maka mengembalikan kepada Pemohon beserta

dengan alasan penolakannya.

5.3 Ketua

5.3.1 Menerima, memeriksa dan melakukan tinjauan atas formulir

Permintaan Mutasi/Promosi/Demosi/PHK.

a. Jika setuju maka menandatanganinya dan menyerahkannya :

- Kepada Pembantu Ketua I Bidang Akademik untuk Tenaga

Pendidik sebagai dasar pembuatan Surat Keputusan

mutasi/promosi/demosi/ PHK.

- Kepada Kepala Bagian Kepegawaian untuk Tenaga

Kependidikan sebagai dasar pembuatan Surat Keputusan

mutasi/promosi/demosi/ PHK.

No. Revisi :

00

No. Dokumen :

QP / 6.2 / 02-03

Halaman :

02 dari 03

No. Salinan :

QP / 4.2 / 01



b. Jika tidak setuju maka mengembalikannya kepada Pembantu

Ketua I Bidang Akademik / Pembantu Ketua II Bidang

Administrasi untuk ditindaklanjuti/diarsipkan.

5.4 Pembantu Ketua I Bidang Akademik / Kepala Bagian Kepegawaian

5.4.1 Membuat draft Surat Keputusan mutasi/promosi/demosi/PHK dan

menyampaikan kepada Ketua untuk ditandatangani.

5.5 Ketua

5.5.1 Memeriksa Surat Keputusan mutasi/promosi/demosi/PHK :

a. Jika sudah sesuai, menandatangani Surat Keputusan

mutasi/promosi/demosi/ PHK dan menyerahkan kembali kepada

Pembantu Ketua Bidang Akademik / Kepala Bagian Kepegawaian


b. Jika belum sesuai, mengembalikan kepada Pembantu Ketua I

Bidang Akademik / Kepala Bagian Kepegawaian untuk diperbaiki

5.6 Pembantu Ketua Bidang Akademik / Kepala Bagian Kepegawaian

5.6.1 Mendistribusikan Surat Keputusan mutasi/promosi/demosi/PHK

kepada pihak terkait untuk dilaksanakan sebagaimana mestinya :

a. Asli untuk yang bersangkutan.

b. Salinan 1 untuk Bendahara.

c. Salinan 2 untuk Ketua Departemen Pendidikan Theologi Sinode

GKT

d. Salinan 3 untuk arsip.

16.0 LAMPIRAN

16.1 FM / 6.2 / 02-07 : Permintaan Mutasi/Promosi/Demosi/PHK

No. Revisi :

00

No. Dokumen :

QP / 6.2 / 02-03

Halaman :

03 dari 03

No. Salinan :

QP / 4.2 / 01



SALINAN TERKENDALI


No. Dokumen :

QP / 6.2 / 02-04

No. Revisi :

00

No. Salinan :

PROSEDUR P E L A T I H A N


Distribusi Kepada :

31.0 TUJUAN

Prosedur ini bertujuan untuk mengatur mekanisme pengembangan sumber daya

manusia melalui pelatihan, seminar atau sejenisnya bagi dosen dan karyawan STT

Aletheia serta menetapkan tanggung jawab masing-masing pihak.

32.0 RUANG LINGKUP

Prosedur ini berlaku mulai dari Identifikasi Kebutuhan Pelatihan sampai dengan

memasukkan data dosen/karyawan pada Buku Induk Pelatihan setelah mengikuti

pelatihan.

33.0 DEFINISI

3.1 Pelatihan di dalam lembaga

Pelatihan yang dilaksanakan di dalam lembaga, dimana instruktur diklat

dapat didatangkan dari luar lembaga maupun dari internal lembaga.

3.2 Pelatihan di luar lembaga

Pelatihan yang dilaksanakan diluar lembaga, dengan mengirimkan

dosen/karyawan peserta pelatihan ke institusi pelatihan yang ditunjuk.




& Keuangan







No. Revisi :

00

No. Dokumen :

QP / 6.2 / 02-04

Halaman :

01 dari 03

No. Salinan :

QP / 4.2 / 01

PROSEDUR

P E L A T I H A N



A. PELATIHAN DIDALAM LEMBAGA

5.38 Pembantu Ketua / Kepala Bagian

5.38.1 Mengisi fomulir Identifikasi Kebutuhan Pelatihan (FM/6.2/02-08)

untuk periode 1 (satu) tahun sekali atau sewaktu-waktu (jika ada

kebutuhan).

5.38.2 Menyerahkan formulir Identifikasi Kebutuhan Pelatihan kepada

Kepala Bagian Kepegawaian.


5.39.1 Menerima formulir Identifikasi Kebutuhan Pelatihan kemudian

membuat Rekapitulasi Kebutuhan Pelatihan (FM/6.2/02-09)

5.39.2 Menyerahkan Rekapitulasi Kebutuhan Pelatihan kepada Pembantu

Ketua II Bidang Administrasi & Keuangan.

5.40 Pembantu Ketua II Bidang Administrasi & Keuangan

5.40.1 Menerima dan mempertimbangkan Rekapitulasi Kebutuhan Pelatihan :

a. Jika setuju dengan pelatihan yang akan diselenggarakan,

memberikan tanda ( ) pada kolom persetujuan

b. Jika tidak setuju, memberikan tanda ( ) pada kolom persetujuan

5.40.2 Menandatangani Rekapitulasi Kebutuhan Pelatihan kemudian

menyerahkannya kepada Kepala Bagian Kepegawaian untuk

ditindaklanjuti.


5.41.1 Membuat Jadwal Pelatihan (FM/6.2/02-10) berdasarkan Rekapitulasi

Kebutuhan Pelatihan

5.41.2 Mencari atau mengumpulkan informasi mengenai berbagai lembaga

pelatihan dan atau instruktur pelatihan dari dalam lembaga.

5.41.3 Melakukan koordinasi dengan pihak-pihak terkait untuk menentukan

lembaga pelatihan/instruktur pelatihan yang akan dipilih.

5.41.4 Membuat Proposal Pelatihan (FM/6.2/02-11) dan menyerahkannya

kepada Pembantu Ketua II Bidang Administrasi & Keuangan.


5.42.1 Meninjau Proposal Pelatihan :

a. Jika Proposal Pelatihan sesuai, maka menandatanganinya dan

mengembalikannya kepada Kepala Bagian Kepegawaian untuk

ditindaklanjuti.

No. Revisi :

00

No. Dokumen :

QP / 6.2 / 02-04

Halaman :

02 dari 03

No. Salinan :

QP / 4.2 / 01

PROSEDUR

P E L A T I H A N


b. Jika Proposal Pelatihan belum sesuai maka mengembalikannya

kepada Kepala Bagian Kepegawaian untuk diperbaiki.


5.43.1 Menindaklanjuti Proposal Pelatihan yang telah disetujui oleh

Pembantu Ketua II Bidang Administrasi & Keuangan dengan

melakukan persiapan pelatihan, meliputi : persiapan ruang dan

peralatan; persiapan instruktur dan materi pelatihan, dsb.

5.43.2 Melaksanakan kegiatan pelatihan dan melakukan pengawasan terhadap

kehadiran peserta pelatihan dengan mengacu pada Daftar Hadir

Peserta Pelatihan (FM/6.2/02-12).

5.43.3 Mengikuti pelaksanaan pelatihan dan melakukan evaluasi terhadap

instruktur pelatihan serta mendokumentasikan kedalam Evaluasi

Instruktur Pelatihan (FM/6.2/02-13)

5.43.4 Membuat Laporan Hasil Pelatihan (FM/6.2/02-14) sebagai

pertanggung jawaban kepada Pembantu Ketua II Bidang Administrasi

& Keuangan dan memasukkan data-data karyawan yang telah

mengikuti pelatihan pada database karyawan.

5.43.5 Memasukkan data-data dosen/karyawan yang mengikuti pelatihan

pada Buku Induk Pelatihan (FM/6.2/02-15).

5.43.6 Bersama dengan atasan peserta pelatihan, melakukan evaluasi terhadap

peserta pelatihan dan mendokumentasikannya kedalam Evaluasi

Peserta Pelatihan (FM/6.2/02-16). Evaluasi terhadap peserta pelatihan

dilakukan 6 bulan setelah pelaksanaan pelatihan.

B. PELATIHAN DILUAR LEMBAGA

5.1 Semua Pihak

5.1.1 Menerima informasi mengenai penyelenggaraan pelatihan/training

yang diselenggarakan oleh pihak eksternal baik melalui undangan atau

dari berbagai media seperti surat kabar, internet, dll.

5.1.2 Menyampaikan informasi pelatihan/training yang diterima kepada

atasannya.

5.2 Pembantu Ketua / Kepala Bagian

5.2.1 Menerima dan meninjau informasi pelatihan/training :

a. Jika setuju, maka mengajukan untuk mengikuti pelatihan/training

dengan mengisi Proposal Pelatihan dan menyerahkannya kepada

Pembantu Ketua II Bidang Administrasi & Keuangan.

b. Jika tidak setuju maka mengarsipkan semua informasi yang terkait

dengan pelatihan/training tersebut.

No. Revisi :

00

No. Dokumen :

QP / 6.2 / 02-04

Halaman :

03 dari 03

No. Salinan :

QP / 4.2 / 01

PROSEDUR

P E L A T I H A N



5.3.1 Menerima dan meninjau Proposal Pelatihan :

a. Jika setuju, menandatanganinya kemudian menentukan dosen atau

karyawan yang akan diikutsertakan pelatihan atau seminar

selanjutnya menyerahkan kepada Kepala Bagian Kepegawaian,


b. Jika tidak setuju, menyerahkan Proposal Pelatihan kepada Kepala

Bagian Kepegawaian untuk diperbaiki/diarsipkan


5.4.1 Membuat Surat Tugas untuk dosen/karyawan yang telah ditunjuk.

5.4.2 Mempersiapkan keperluan pelatihan/training seperti transportasi,

akomodasi, pendaftaran pelatihan/training, dll.

5.5 Dosen/Karyawan Peserta Diklat

5.5.1 Menerima Surat Tugas untuk mengikuti pelatihan.

5.5.2 Mengikuti pelaksanaan diklat yang diselenggarakan pihak eksternal.

5.5.3 Membuat Laporan Hasil Pelatihan dan menyerahkan kepada Kepala

Bagian Kepegawaian beserta dengan salinan makalah dan sertifikat.


5.6.1 Menerima Laporan Hasil Pelatihan beserta dengan salinan makalah

dan sertifikat pelatihan kemudian mengarsipkannya.

5.6.2 Jika memungkinkan membuat jadwal dan mengundang karyawan lain

untuk mengikuti presentasi hasil pelatihan.

5.6.3 Memasukkan data-data dosen/karyawan yang mengikuti pelatihan

pada Buku Induk Pelatihan.

18.0 LAMPIRAN

18.1 FM / 6.2 / 02-08 : Identifikasi Kebutuhan Pelatihan 18.2 FM / 6.2 / 02-09 : Rekapitulasi Kebutuhan Pelatihan 18.3 FM / 6.2 / 02-10 : Jadwal Pelatihan

18.4 FM / 6.2 / 02-11 : Proposal Pelatihan

18.5 FM / 6.2 / 02-12 : Daftar Hadir Peserta Pelatihan

18.6 FM / 6.2 / 02-13 : Evaluasi Instruktur Pelatihan

18.7 FM / 6.2 / 02-14 : Laporan Hasil Pelatihan

18.8 FM / 6.2 / 02-15 : Buku Induk Pelatihan

18.9 FM / 6.2 / 02-16 : Evaluasi Peserta Pelatihan

No. Revisi :

00

No. Dokumen :

QP / 6.2 / 02-04

Halaman :

03 dari 03

No. Salinan :

QP / 4.2 / 01

PROSEDUR

P E L A T I H A N


SALINAN TERKENDALI


No. Dokumen :

QP / 6.3 / 01-01

No. Revisi :

00

No. Salinan :

PROSEDUR LAYANAN PERPUSTAKAAN

SEKOLAH TINGGI THEOLOGI ALETHEIA Jl. Argopuro 28 – 34 (PO BOX 100) Malang - Jawa Timur Indonesia

Distribusi Kepada :

35.0 TUJUAN

Prosedur ini bertujuan untuk mengatur mekanisme layanan perpustakaan serta

menetapkan tanggung jawab masing-masing pihak.

36.0 RUANG LINGKUP

Prosedur ini berlaku mulai dari mahasiswa menyerahkan formulir peminjaman

sampai dengan penyelesaian transaksi elektronik peminjaman dan pengembalian

koleksi perpustakaan.

37.0 DEFINISI

3.10 Sirkulasi adalah layanan peminjaman koleksi perpustakaan untuk jangka

waktu yang telah ditetapkan yang diberikan oleh perpustakaan kepada

anggota perpustakaan dan diterimanya pengembalian koleksi oleh staf

perpustakaan.


4.1 Pedoman Mutu Bagian 6.3 (Prasarana) 4.2 Standar ISO 9001:2008 Klausul 6.3


A. PEMINJAMAN

5.44 Peminjam (Dosen/Mahasiswa/Alumni)

5.44.1 Mencari buku yang dibutuhkan dengan cara melakukan searching di

program Senayan.

5.44.2 Mengambil buku yang dibutuhkan dari rak buku dan mengambil Kartu

Peminjaman (FM/6.3/01-01) dari kotak kartu peminjaman.

Dibuat oleh : Pembantu Ketua I Bidang Akademik

Mariani Febriana, Th.M. Tanggal : 21 / 11 / 2014






No. Revisi :

00

No. Dokumen :

QP / 6.3 /01-01 01.xx

Halaman :

01 dari 04

No. Salinan :

QP / 4.2 / 01



5.44.3 Menulis judul buku yang akan dipinjam pada Kartu Peminjaman dan

menyerahkannya beserta buku yang akan dipinjam kepada Petugas

Sirkulasi.

5.45 Petugas Sirkulasi

5.45.1 Memeriksa Kartu Peminjaman dan memastikan tidak ada koleksi jenis

Referensi atau Reserved diusulkan untuk dipinjam.

5.45.2 Menginformasikan dan meminta anggota membatalkan usulan

peminjaman jika yang hendak dipinjam adalah koleksi Referensi atau

Reserved

5.45.3 Masuk ke menu sirkulasi peminjaman

5.45.4 Memindai/mengetikkan barcode ID anggota dan barcode ID koleksi

5.45.5 Melakukan proses pencatatan elektronik Kartu Peminjaman, dan

pencatatan pada Lidah Buku (FM/6.3/01-02) dan Kartu Buku

(FM/6.3/01-03)

5.45.6 Membubuhkan stempel tanggal pengembalian pada Kartu Peminjaman

serta menyerahkan buku yang dipinjam kepada Peminjam.

5.45.7 Meminta Peminjam untuk mengembalikan Kartu Peminjaman pada

kotak yang telah disediakan


5.46.1 Menerima buku dan Kartu Peminjaman

5.46.2 Memeriksa kesesuaian (jumlah dan judul) koleksi yang dipinjam

5.46.3 Mengembalikan Kartu Peminjaman ke kotak yang telah disediakan


5.47.1 Menata Kartu Buku sesuai tingkat anggota peminjam

B. PERPANJANGAN


5.1.1 Membawa buku yang akan diperpanjang masa peminjamannya dan

mengambil Kartu Peminjaman serta menyerahkan kepada Staf

Sirkulasi

5.2 Staf Sirkulasi

5.2.1 Menerima Kartu Peminjaman beserta buku.

5.2.2 Masuk menu sirkulasi perpanjangan.

5.2.3 Memindai/mengetikkan ID anggota dan menekan / klik tombol

perpanjangan (+) serta selesaikan transaksi perpanjangan.

5.2.4 Membubuhkan stempel tanggal pengembalian di Kartu Peminjaman

dan Kartu Buku.

No. Revisi :

00

No. Dokumen :

QP / 6.3 /01-01 01.xx

Halaman :

02 dari 04

No. Salinan :

QP / 4.2 / 01



5.2.5 Menyerahkan buku beserta Kartu Peminjaman kepada Peminjam.

5.2.6 Menata Kartu Buku sesuai tingkat anggota peminjam.

Catatan : untuk buku yang sudah dipinjam dua kali berturut turut tidak bisa

dilakukan proses perpanjangan peminjaman

5.3 Peminjam

5.3.1 Menerima buku dan Kartu Peminjaman.

5.3.2 Memeriksa kesesuaian (jumlah dan judul) koleksi yang dipinjam.

5.3.3 Mengembalikan Kartu Peminjaman ke kotak yang telah disediakan.

C. PENGEMBALIAN

5.1 Peminjam

5.1.1 Menyerahkan Kartu Peminjaman beserta dengan buku yang dipinjam

kepada Staf Sirkulasi.

5.2 Staf Sirkulasi

5.2.1 Menerima Kartu Peminjaman dan buku yang dipinjam.

5.2.2 Masuk menu sirkulasi (pengembalian) dan memindai ID anggota dan

menyelesaikan transaksi elektronik pengembalian.

5.2.3 Memberi paraf penerimaan koleksi di Kartu Peminjaman.

5.2.4 Mengembalikan Kartu Peminjaman kepada peminjam.

5.2.5 Memasukkan kartu buku ke masing-masing buku.

5.2.6 Menaruh buku di kereta buku.

D. SANKSI / DENDA


5.1.1 Memindai/mengetikkan barcode ID Peminjam.

5.1.2 Membaca pemberitahuan yang secara otomatis akan keluar jika

Peminjam terlambat mengembalikan buku.

5.1.3 Memberitahukan kepada peminjam tentang keterlambatan

pengembalian buku ketika peminjam mengembalikan buku-buku

tersebut dan menyebutkan jumlah denda sesuai dengan Kriteria Denda

(SD/6.3/01-03).

5.2 Peminjam

5.2.1 Membayar denda sesuai dengan jumlah yang ditentukan.

No. Revisi :

00

No. Dokumen :

QP / 6.3 /01-01 01.xx

Halaman :

03 dari 04

No. Salinan :

QP / 4.2 / 01




5.3.1 Menerima denda dan memberikan Tanda Terima Uang Denda

(FM/6.3/01-04) kepada Peminjam.

5.4 Peminjam

5.4.1 Menerima Tanda Terima Uang Denda bukti pembayaran uang denda

jika uang denda telah dibayar.


5.5.1 Menyerahkan uang denda kepada Staf Kas Harian Perpustakaan.

5.6 Staf Kas Harian Perpustakaan

5.6.1 Membuat rekapitulasi hasil penerimaan uang denda setiap satu minggu

sekali dan diserahkan kepada Staf Keuangan Perpustakaan.

20.0 LAMPIRAN

20.1 FM / 6.3 / 01-01 : Kartu Peminjaman 20.2 FM / 6.3 / 01-02 : Lidah Buku 20.3 FM / 6.3 / 01-03 : Kartu Buku

20.4 FM / 6.3 / 01-04 : Tanda Terima Uang Denda

20.5 SD / 6.3 / 01-03 : Kriteria Denda

No. Revisi :

00

No. Dokumen :

QP / 6.3 /01-01 01.xx

Halaman :

04 dari 04

No. Salinan :

QP / 4.2 / 01



SALINAN TERKENDALI


No. Dokumen :

QP / 6.3 / 01-02

No. Revisi :

00

No. Salinan :

PROSEDUR PENGADAAN BAHAN PUSTAKA

DAN LAYANAN FOTO COPY


Distribusi Kepada :

39.0 TUJUAN

Prosedur ini bertujuan untuk mengatur mekanisme pengadaan bahan pustaka dan

layanan fotocopy serta menetapkan tanggung jawab masing-masing pihak.

40.0 RUANG LINGKUP


- pengisian formulir usulan pembelian buku, memasukkannya dalam formulir

pemesanan buku dan melakukan proses pembelian, sampai dengan menerima

dan memeriksa jumlah dan kondisi buku.

- Pengisian formulir permintaan fotocopy, melakukan proses fotocopy, sampai

dengan membuat laporan bulanan terkait fotocopy dan melaporkan apabila

mesin fotocopy rusak.

41.0 DEFINISI

Tidak ada


4.3 Pedoman Mutu Bagian 6.3 (Prasarana) 4.4 Standar ISO 9001:2008 Klausul 6.3


A. PENGADAAN BAHAN PUSTAKA

5.1 Pemohon (Dosen/Mahasiswa)

5.1.1 Mengisi formulir Usulan Pembelian Buku (FM/6.3/01-05) dan

menyerahkan kepada Petugas Sirkulasi

Catatan : Dosen yang membutuhkan buku tertentu dapat langsung

membeli buku yang dibutuhkan dan menyerahkan kepada

petugas perpustakaan








No. Revisi :

00

No. Dokumen :

QP / 6.3 /01-02 01.xx

Halaman :

01 dari 03

No. Salinan :

QP / 4.2 / 01

PROSEDUR PENGADAAN BAHAN PUSTAKA & LAYANAN FOTOCOPY



5.2.1 Petugas Sirkulasi menyerahkan formulir Usulan Pembelian Buku

kepada Wakil Kepala Perpustakaan

5.3 Wakil Kepala Perpustakaan

5.3.1 Menerima formulir Usulan Pembelian Buku dan memeriksa apakah

buku yang dipesan sudah/belum ada di perpustakaan:

a. Jika buku sudah dimiliki perpustakaan, maka membuat catatan

pada formulir Usulan Pembelian Buku jumlah eksemplar yang

dimiliki dan edisi

b. Jika belum dimiliki perpustakaan, maka memasukkannya dalam

Formulir Pesanan Buku (FM/6.3/01-06) serta mengajukannya

kepada Kepala Bagian Perpustakaan.

5.4 Kepala Bagian Perpustakaan

5.4.1 Menerima dan memeriksa Formulir Pesanan Buku serta membuat

keputusan:

a. Jika setuju, maka menentukan jumlah buku yang akan dibeli dan

menyerahkan kepada Staf Keuangan untuk ditindaklanjuti

b. Jika tidak setuju, maka mencatat alasan penolakan di lembar

Formulir Pesanan Buku.

5.5 Staf Keuangan Perpustakaan

5.5.1 Melakukan proses pemesanan buku

5.5.2 Melakukan pembayaran:

a. Untuk pembelian buku secara online, pembayaran dilakukan

dengan kartu kredit Kepala Perpustakaan dan menyerahkan bukti

pembayaran kepada Bendahara

b. Untuk pembelian langsung ke penerbit/toko buku, pembayaran

dilakukan secara tunai atau transfer via bank

5.5.3 Mengarsipkan Formulir Pesanan Buku.

5.5.4 Menerima buku yang dibeli dari penerbit/toko buku serta

menyerahkannya kepada Wakil Kepala Perpustakaan

5.6 Wakil Kepala Perpustakaan

5.6.1 Menerima dan memeriksa jumlah dan kondisi buku:

a. Jika jumlah dan kondisi buku sesuai, maka mengolah buku sesuai

dengan instruksi kerja Pengolahan Koleksi (WI/6.3/01-01)

b. Jika jumlah dan kondisi buku pada butir (a) tidak sesuai, maka

menginformasikan kepada Staf Keuangan untuk menghubungi

penerbit/toko buku agar dituntaskan

No. Revisi :

00

No. Dokumen :

QP / 6.3 /01-02 01.xx

Halaman :

02 dari 03

No. Salinan :

QP / 4.2 / 01



B. LAYANAN FOTOKOPI

21.1 Mahasiswa / Dosen

21.1.1 Mengisi formulir Permintaan Fotokopi (FM/6.3/01-07) dan

menyerahkannya kepada Petugas Perpustakaan

Catatan: Banyaknya halaman yang akan difotokopi tidak melebihi

dari 1/4 jumlah halaman buku.

21.2 Petugas Perpustakaan

21.2.1 Memfotokopi sesuai dengan pesanan dan menghitung jumlah lembar

yang difotocopy serta menyerahkan hasil fotokopi kepada pemesan

(dosen/mahasiswa) disertai jumlah yang harus dibayar.

21.3 Mahasiswa / Dosen

21.3.1 Membayar biaya fotokopi sesuai dengan jumlah yang tertera dalam

tagihan.

21.4 Petugas Perpustakaan

21.4.1 Meminta pemesan untuk menandatangani formulir Permintaan

Fotokopi

21.4.2 Mencatat jumlah fotokopi, nama pemesan dalam Buku Transaksi

Fotokopi (FM/6.3/01-08)

5.1.1 Mencatat jumlah kertas terpakai sesuai dengan angka pada mesin

fotokopi

5.1.2 Membuat laporan bulanan mengenai jumlah kertas terpakai dan

menyerahkannya kepada Staf Keuangan Perpustakaan.

5.1.3 Memberitahukan terjadinya kerusakan mesin fotokopi, kebutuhan

kertas dan toner kepada Staf Keuangan Perpustakaan.

22.0 LAMPIRAN

22.1 FM / 6.3 / 01-05 : Usulan Pembelian Buku 22.2 FM / 6.3 / 01-06 : Formulir Pesanan Buku 22.3 FM / 6.3 / 01-07 : Formulir Permintaan Fotokopi 22.4 FM / 6.3 / 01-08 : Buku Transaksi Fotokopi 22.5 WI / 6.3 / 01-01 : Pengolahan Koleksi

No. Revisi :

00

No. Dokumen :

QP / 6.3 /01-02 01.xx

Halaman :

03 dari 03

No. Salinan :

QP / 4.2 / 01



SALINAN TERKENDALI


No. Dokumen :

QP / 6.3 / 02-01

No. Revisi :

00

No. Salinan :

PROSEDUR PERMINTAAN PERBAIKAN SARANA DAN

PRASARANA


Distribusi Kepada :

43.0 TUJUAN

Prosedur ini bertujuan untuk mengatur mekanisme permintaan perbaikan sarana

dan prasarana serta menetapkan tanggung jawab masing-masing pihak.

44.0 RUANG LINGKUP

Prosedur ini berlaku mulai dari formulir Permintaan Perbaikan & Layanan Tehnik

sampai dengan verifikasi hasil pekerjaan dan verifikasi dalam Daftar Riwayat

Alat.

45.0 DEFINISI

3.11 Permintaan Perbaikan & Layanan Tehnik

Dokumen yang digunakan untuk meminta jasa layanan untuk perbaikan,

peralatan kerja dan sarana-prasarana / fasilitas umum.


22.6 Pedoman Mutu Bagian 6.3 (Prasarana)

22.7 Standar ISO 9001 : 2008 Klausul 6.3


5.48 Dosen / Karyawan / Mahasiswa / Bagian Pengguna

5.48.1 Mengajukan permintaan perbaikan atau jasa layanan teknik dengan

mengisi Formulir Permintaan Perbaikan & Layanan Tehnik

(FM/6.3/02-01).

5.48.2 Menyerahkan Formulir Permintaan Perbaikan & Layanan Tehnik

kepada Kepala Urusan Rumah Tangga.


& Keuangan







No. Revisi :

00

No. Dokumen :

QP / 6.3 / 02-01

Halaman :

01 dari 03

No. Salinan :

QP / 4.2 / 01

PROSEDUR PERMINTAAN PERBAIKAN SARANA DAN PRASARANA


5.49 Kepala Urusan Rumah Tangga

5.49.1 Menerima dan memeriksa Formulir Permintaan Perbaikan & Layanan

Tehnik:

a. Jika setuju, menandatangani Formulir Permintaan Perbaikan &

Layanan Tehnik dan melakukan pemeriksaan awal.

b. Jika tidak setuju maka mengembalikan Formulir Permintaan

Perbaikan & Layanan Tehnik kepada pemohon dengan penjelasan

seperlunya / untuk direvisi.

5.49.2 Berdasarkan hasil pemeriksaan awal maka merekomendasikan

tindakan yang harus dilakukan dan menyerahkannya kepada Staf

Pelaksana untuk ditindaklanjuti.

5.49.3 Jika pelaksanaan pekerjaan dapat dilakukan oleh pihak internal

lembaga maka menugaskan pihak terkait untuk melaksanakannya.

5.49.4 Jika perlaksanaan pekerjaan tidak dapat ditangani oleh pihak

internal, maka melakukan outsourcing pihak eksternal.

5.50 Staf Pelaksana

5.50.1 Menerima Formulir Permintaan Perbaikan & Layanan Tehnik dan

melaksanakan pekerjaan sesuai dengan yang direkomendasikan dan

jika dalam pelaksanaan pekerjaan (perbaikan) diperlukan penggantian

spare part, maka mengisi formulir Permintaan Suku Cadang

(FM/6.3/02-02) dan menyerahkannya kepada Kepala Urusan Rumah

Tangga.


5.51.1 Menerima dan memeriksa formulir Permintaan Suku Cadang :

a. Jika setuju dan spare part tersedia di gudang, maka

menandatangani formulir Permintaan Suku Cadang dan

menyerahkannya kepada Staf Pelaksana.

b. Jika setuju dan spare part tidak tersedia di gudang, maka mengisi

Formulir Permintaan Pembelian (FM/7.4/02-07) dan

menyerahkannya kepada Staf Pembelian, selanjutnya mengikuti

prosedur Pembelian (QP/7.4/05-01) atau jika dalam keadaan

mendesak (darurat), maka melakukan pembelian secara langsung.

5.52 Staf Pelaksana

5.52.1 Menerima suku cadang yang dibutuhkan, kemudian melaksanakan

perbaikan.

5.52.2 Melakukan pengawasan perbaikan fasilitas umum / peralatan yang

dilakukan oleh pihak eksternal.

No. Revisi :

00

No. Dokumen :

QP / 6.3 / 02-01

Halaman :

02 dari 03

No. Salinan :

QP / 4.2 / 01



5.52.3 Meminta paraf pada Formulir Permintaan Perbaikan & Layanan

Tehnik kepada pihak pemohon sebagai bukti bahwa pekerjaan yang

dilaksanakan sudah selesai.

5.52.4 Mencatat kegiatan perbaikan fasilitas umum & peralatan yang telah

selesai dilaksanakan dalam Daftar Riwayat Alat (FM/6.3/02-03).

5.52.5 Membuat laporan penuntasan pekerjaan dan menyerahkannya kepada

Kepala Urusan Rumah Tangga.


5.53.1 Melakukan verifikasi pelaksanaan pekerjaan :

a. Jika pekerjaan telah selesai dan tuntas, maka menandatangani

formulir Permintaan Perbaikan & Layanan Tehnik pada kolom

verifikasi.

b. Jika pekerjaan belum selesai dan belum tuntas, maka meminta Staf

Pelaksana untuk menuntaskannya.

5.53.2 Melakukan pengendalian terhadap pelaksanaan pemeliharaan yang

dicatat dalam Daftar Riwayat Alat dengan memberikan paraf pada

kolom verifikasi.

24.0 LAMPIRAN

24.1 FM / 6.3 / 02-01 : Permintaan Perbaikan & Layanan Tehnik 24.2 FM / 6.3 / 02-02 : Permintaan Suku Cadang 24.3 FM / 6.3 / 02-03 : Daftar Riwayat Alat

24.4 FM / 7.4 / 02-07 : Permintaan Pembelian

No. Revisi :

00

No. Dokumen :

QP / 6.3 / 02-01

Halaman :

02 dari 03

No. Salinan :

QP / 4.2 / 01



SALINAN TERKENDALI


No. Dokumen :

QP / 6.3 / 02-02

No. Revisi :

00

No. Salinan :

PROSEDUR PEMELIHARAAN SARANA DAN PRASARANA


Distribusi Kepada :

47.0 TUJUAN

Prosedur ini bertujuan untuk mengatur mekanisme pemeliharaan yang meliputi

peralatan kerja dan sarana – prasarana / fasilitas umum, serta menetapkan

tanggung jawab masing-masing pihak.

48.0 RUANG LINGKUP

Prosedur ini berlaku mulai dari pembuatan jadwal pemeliharaan tahunan sampai

dengan verifikasi pelaksanaan kegiatan pemeliharaan.

49.0 DEFINISI

Tidak ada


24.5 Pedoman Mutu Bagian 6.3 (Prasarana)

24.6 Standar ISO 9001 Klausul 6.3



5.54.1 Membuat Jadwal Pemeliharaan Tahunan (FM/6.3/02-04) untuk

seluruh peralatan kerja/ mesin dan sarana-prasarana.

5.54.2 Mengajukan Jadwal Pemeliharaan Tahunan kepada pihak-pihak

terkait.

5.55 Pihak-pihak terkait (Ketua/Puket/Kepala Bagian)

5.55.1 Menerima dan memeriksa Jadwal Pemeliharaan Tahunan :

a. Jika setuju, menandatangani Jadwal Pemeliharaan Tahunan dan

menyerahkannya kepada Kepala Urusan Rumah Tangga untuk

ditindaklanjuti.


& Keuangan







No. Revisi :

00

No. Dokumen :

QP / 6.3 / 02-02

Halaman :

01 dari 02

No. Salinan :

QP / 4.2 / 01



b. Jika tidak setuju, mengembalikan kepada Kepala Urusan Rumah

Tangga untuk direvisi.


5.56.1 Mengatur pembagian dan pelaksanaan tugas-tugas pemeliharaan mesin

kepada Staf Pemeliharaan.

5.57 Staf Pemeliharaan

5.57.1 Melaksanakan kegiatan pemeliharaan peralatan / mesin / sarana

prasarana yang menjadi tanggung jawabnya, sesuai dengan jadwal

pemeliharaan yang telah ditetapkan dan mengacu pada instruksi kerja

pemeliharaan masing-masing mesin / peralatan / sarana prasarana.

5.57.2 Jika dalam kegiatan pemeliharaan dijumpai kerusakan maka

selanjutnya mengikuti prosedur Permintaan Perbaikan Sarana dan

Prasarana (QP/6.3/02-01)

5.57.3 Mendokumentasikan kegiatan pemeliharaan mesin/peralatan/sarana

prasarana kedalam Riwayat Alat (FM/6.3/02-03)


5.58.1 Melakukan pengendalian terhadap pelaksanaan pemeliharaan peralatan

/ mesin yang dicatat dalam Riwayat Alat dengan memberikan paraf

pada kolom verifikasi.

26.0 LAMPIRAN

26.1 FM / 6.3 / 02-03 : Daftar Riwayat Alat

26.2 FM / 6.3 / 02-04 : Jadwal Pemeliharaan Tahunan

No. Revisi :

00

No. Dokumen :

QP / 6.3 / 02-02

Halaman :

02 dari 02

No. Salinan :

QP / 4.2 / 01



SALINAN TERKENDALI


No. Dokumen :

QP / 7.1 / 01-01

No. Revisi :

00

No. Salinan :

PROSEDUR PERENCANAAN PERKULIAHAN


Distribusi Kepada :

51.0 TUJUAN

Prosedur ini bertujuan untuk mengatur mekanisme perencanaan kuliah serta


52.0 RUANG LINGKUP

Prosedur ini berlaku mulai dari merencanakan perkuliahan, merancang mata

kuliah yang akan disajikan beserta dengan Dosen Pengampu dan memasukkannya

dalam Daftar Mata Kuliah, hasil Rapat Senat STT Aletheia dan mengesahkan

Daftar Mata Kuliah, membuat Kalender Akademik dan Jadwal Kuliah, membuat

Surat Keputusan Mengajar untuk dosen pengampu, menyiapkan Silabus dan

Satuan Acara Perkuliahan / SAP sampai dengan menyiapkan kelengkapan sarana

fisik yang dibutuhkan dalam perkuliahan meliputi Kartu Rencana Studi dan Kartu

Hadir Kuliah.

53.0 DEFINISI

3.12 Kalender Akademik

Jadwal seluruh kegiatan pembelajaran yang dibuat oleh Pembantu Ketua I

dan disepakati dalam rapat senat sekolah. Jadwal mencakup hari efektif

kuliah, hari libur kuliah dan kegiatan-kegiatan akademik lainnya.

3.13 Silabus

Silabus adalah garis besar, ringkasan, ikhtisar, atau pokok-pokok isi atau

materi pembelajaran.

3.14 Satuan Acara Perkuliahan / SAP

Rencana pembelajaran pada matakuliah yang mencakup standar kompetensi,

kompetensi dasar, materi pokok/pembelajaran, kegiatan pembelajaran,

indikator pencapaian kompetensi untuk penilaian, penilaian, alokasi waktu,

dan sumber belajar yang disusun secara sistematis sesuai dengan jumlah

pertemuan yang direncanakan.


Mariani Febriana, Th.M. Tanggal : xx / xx / 2014


Marten Nainupu, M.Th Tanggal : xx / xx / 2014


Dr. Agung Gunawan, Th.M. Tanggal : xx / xx / 2014


No. Revisi :

00

No. Dokumen :

QP / 7.1 / 01-01

Halaman :

01 dari 03

No. Salinan :

QP / 4.2 / 01




26.3 Pedoman Mutu Bagian 7.1 (Perencanaan Realisasi Produk) 26.4 Standar ISO 9001:2008 Klausul 7.1 26.5 IWA 2 Bagian 7.1 (Perencanaan Realisasi) 26.6 Prosedur Perkuliahan (QP/7.5/01-01)


5.59 Ketua Program Studi

5.59.1 Merencanakan perkuliahan dengan melihat data Dosen aktif mengajar

dan mata kuliah untuk semester yang akan berjalan selambat-

lambatnya 2 bulan sebelum perkuliahan berjalan.

5.59.2 Merancang mata kuliah yang akan disajikan beserta dengan Dosen

Pengampu dan memasukkannya dalam Daftar Mata Kuliah

(FM/7.1/01-01), serta menyerahkannya kepada Pembantu Ketua I

Bidang Akademik.


5.60.1 Menerima dan memeriksa Daftar Mata Kuliah :

a. Jika setuju, maka membawa Daftar Mata Kuliah kedalam Rapat

Senat STT Aletheia.

b. Jika tidak setuju, maka mengembalikan Daftar Mata Kuliah

kepada Ketua Program Studi untuk direvisi.

5.60.2 Menerima hasil Rapat Senat STT Aletheia dan mengesahkan Daftar

Mata Kuliah dan menyerahkan kepada Staf Administrasi Akademik.

5.61 Staf Administrasi Akademik

5.61.1 Membuat Kalender Akademik (FM/7.1/01-02)

5.61.2 Berdasarkan Daftar Mata Kuliah membuat Jadwal Kuliah (FM/7.1/01-

03) serta menyerahkannya Kepada Pembantu Ketua I Bidang

Akademik


5.62.1 Menerima dan memeriksa Jadwal Kuliah :

a. Jika setuju, maka menandatangani dan menyerahkan kepada Staf

Administrasi Akademik untuk ditindaklanjuti


Akademik untuk direvisi

No. Revisi :

00

No. Dokumen :

QP / 7.1 / 01-01

Halaman :

02 dari 03

No. Salinan :

QP / 4.2 / 01



5.63 Staf Bidang Akademik

5.63.1 Membuat Surat Keputusan Mengajar kepada dosen pengampu dan

diserahkan kepada Puket Bidang Akademik


5.64.1 Menerima dan memeriksa Surat Keputusan Mengajar :



b. Jika tidak setuju, maka meminta Staf Administrasi Akademik

untuk merevisi.


5.65.1 Mendistribusikan Surat Keputusan Mengajar dengan dilampiri

Kalender Akademik, Jadwal Perkuliahan dan Daftar Mahasiswa

kepada Dosen Pengampu

5.66 Dosen Pengampu

5.66.1 Menyiapkan Silabus (FM/7.1/01-04) dan Satuan Acara Perkuliahan /

SAP (FM/7.1/01-05) serta menyerahkannya kepada Pembantu Ketua I

Bidang Akademik


5.67.1 Menerima Silabus Kuliah dan Satuan Acara Perkuliahan serta

menyerahkannya kepada Staf Administrasi Akademik.

5.68 Staf Adminstrasi Akademik

5.69 Menyiapkan kelengkapan sarana fisik yang dibutuhkan dalam

perkuliahan meliputi Kartu Rencana Studi (FM/7.5/01-01) dan Kartu

Hadir Kuliah (FM/7.5/01-02), selanjutnya mengikuti Prosedur

Perkuliahan (QP/7.5/01-01)

28.0 LAMPIRAN

28.1 FM / 7.1 / 01-01 : Daftar Mata Kuliah 28.2 FM / 7.1 / 01-02 : Kalender Akademik 28.3 FM / 7.1 / 01-03 : Jadwal Kuliah

28.4 FM / 7.1 / 01-04 : Silabus

28.5 FM / 7.1 / 01-05 : SAP

28.6 FM / 7.5 / 01-01 : Kartu Rencana Studi

28.7 FM / 7.5 / 01-02 : Kartu Hadir Kuliah

No. Revisi : 00

No. Dokumen :

QP / 7.1 / 01-01

Halaman : 03 dari 04

No. Salinan :

QP / 4.2 / 01



SALINAN TERKENDALI


No. Dokumen :

QP / 7.2 / 01-01

No. Revisi :

00

No. Salinan :

PROSEDUR PENERIMAAN MAHASISWA BARU


Distribusi Kepada :

55.0 TUJUAN

Prosedur ini bertujuan untuk mengatur mekanisme penerimaan mahasiswa baru

serta menetapkan tanggung jawab masing-masing pihak.

56.0 RUANG LINGKUP

Prosedur ini berlaku mulai dari melakukan kegiatan promosi penerimaan

mahasiswa baru, pendaftaran mahasiswa baru, pelaksanaan ujian mahasiswa baru,

penentuan diterima dan ditolak dalam rapat Senat STT Aletheia,

penginformasikan hasil ujian masuk kepada para calon mahasiswa sampai dengan

registrasi ulang.

57.0 DEFINISI

Tidak ada


28.8 Pedoman Mutu Bagian 7.2 (Proses berkaitan dengan pelanggan) 28.9 Standar ISO 9001:2008 Klausul 7.2 28.10 Prosedur Keasramaan (QP/7.5/03-01)


5.70 Staf Administrasi Umum

5.70.1 Melakukan kegiatan promosi penerimaan mahasiswa baru melalui

media cetak yang dikirimkan ke gereja-gereja dan lembaga kristen di

Indonesia, atau melalui website http//sttaletheia.ac.id.








No. Revisi :

00

No. Dokumen :

QP / 7.2 / 01-01

Halaman :

01 dari 04

No. Salinan :

QP / 4.2 / 01



5.71 Calon Mahasiswa

5.71.1 Menerima informasi mengenai penerimaan mahasiswa baru.

5.71.2 Meminta Formulir Pendaftaran Mahasiswa Baru (FM/7.2/01-01)

beserta kelengkapannya (FM/7.2/01-02; FM/7.2/01-03; FM/7.2/01-04;

FM/7.2/01-05) dari Staf Administrasi Umum atau langsung

mengunduhnya dari laman website http//sttaletheia.ac.id

5.71.3 Mengisi Formulir Pendaftaran Mahasiswa Baru dan memenuhi

persyaratannya secara lengkap serta mengirim ke Staf Administrasi

Umum lewat pos surat, fax atau email ke [email protected], atau

diserahkan langsung ke Staf Administrasi Umum.

5.72 Staf Administrasi Umum

5.72.1 Menerima Formulir Pendaftaran Mahasiswa Baru yang dikirim oleh

calon mahasiswa

5.72.2 Mengirim Formulir Penyelidikan Mahasiswa Baru (FM/7.2/01-06)

kepada orang/lembaga yang memberikan referensi untuk Mahasiswa.

5.72.3 Memeriksa kelengkapan Formulir Pendaftaran Mahasiswa Baru :

a. Jika lengkap dan memenuhi persyaratan, maka memberikan nomor

pendaftaran

b. Jika belum lengkap, maka menghubungi Calon Mahasiswa untuk

melengkapi berkas yang belum lengkap

c. Jika tidak memenuhi persyaratan, maka menginformasikan kepada

Calon Mahasiswa bahwa belum dapat diterima

5.72.4 Menyerahkan berkas Formulir Pendaftaran Mahasiswa Baru kepada

Panitia Penerimaan Mahasiswa Baru:

a. Program S.Th.

b. Program S.M.G

c. Program M.Th.

5.73 Panitia Penerimaan Mahasiswa Baru

5.73.1 Menyusun Jadwal tes tertulis / wawancara beserta nama Calon

Mahasiswa Baru, serta menyerahkannya kepada Staf Administrasi

Umum.

5.74 Staf Bagian Umum

5.74.1 Mengirimkan Surat Panggilan Tes Tertulis & Wawancara (FM/7.2/01-

07) kepada calon mahasiswa atau via telepon

5.74.2 Menempel Jadwal Tes Tertulis & Wawancara (FM/7.2/01-08) di

papan pengumuman (ruang seminar dan ruang umum).

No. Revisi :

00

No. Dokumen :

QP / 7.2 / 01-01

Halaman :

02 dari 04

No. Salinan :

QP / 4.2 / 01




5.75.1 Menyiapkan soal ujian tertulis dan memperbanyak sesuai dengan

jumlah calon mahasiswa.

5.75.2 Menyerahkan berkas soal dan Daftar Hadir Calon Mahasiswa

(FM/7.2/01-09) kepada Pengawas Ujian disertai dengan Tanda Terima

Berkas Soal (FM/7.2/01-10).

5.76 Pengawas Ujian

5.76.1 Menerima dan memeriksa berkas soal dan Daftar Hadir Calon

Mahasiswa :

a. Jika lengkap, maka menandatangani Tanda Terima Berkas Soal.

b. Jika tidak lengkap, maka meminta Staf Bagian Umum untuk

melengkapi.

5.76.2 Melaksanakan ujian sesuai dengan jadwal.

5.77 Calon Mahasiswa

5.77.1 Mengisi Daftar Hadir Calon Mahasiswa.

5.77.2 Mengikuti ujian tertulis (tes psikologi) dan menyerahkan hasilnya

kepada Pengawas Ujian.

5.77.3 Mengikuti pertemuan dengan Pimpinan dan Dosen serta memberikan

kesaksian singkat tentang nama, asal gereja dan alasan panggilan

masuk ke STT Aletheia.

5.77.4 Mengikuti ujian tertulis dan wawancara serta menyerahkan hasil ujian

tertulis kepada Pengawas Ujian.

5.77.5 Khusus Mahasiswa Prodi S.M.G. selain mengikuti semua ujian diatas,

juga mengikuti ujian AUDISI.

5.78 Pengawas Ujian

5.78.1 Menerima hasil ujian tertulis dan wawancara serta menyerahkan hasil

ujian tertulis kepada Staf Administrasi Akademik dilengkapi dengan

berkas soal, Daftar Hadir Calon Mahasiswa dan Tanda Terima Berkas

Soal.


5.79.1 Menerima hasil ujian tertulis, berkas soal, Daftar Hadir Calon

Mahasiswa dan menandatangani Tanda Terima Berkas Soal.

5.79.2 Melakukan koreksi / penilaian hasil ujian para Calon Mahasiswa

sesuai dengan kunci jawaban yang telah disediakan.

5.79.3 Menyerahkan rekapitulasi hasil ujian kepada Panitia Penerimaan

Mahasiswa Baru.

No. Revisi :

00

No. Dokumen :

QP / 7.2 / 01-01

Halaman :

03 dari 04

No. Salinan :

QP / 4.2 / 01



5.80 Panitia Penerimaan Mahasiswa Baru

5.80.1 Mengadakan rapat penerimaan mahasiswa baru untuk menentukan

calon mahasiswa yang direkomendasikan diterima, belum diterima

dan tidak diterima dalam Rapat Senat STT Aletheia.

5.80.2 Mencatat hasil rekomendasi Daftar Calon Mahasiswa yang diterima,

belum diterima dan tidak diterima serta menyerahkannya kepada Staf

Administrasi Umum.


5.81.1 Menerima Daftar Calon Mahasiswa yang diterima, belum diterima

dan tidak diterima

5.81.2 Menginformasikan hasil ujian masuk kepada para Calon Mahasiswa

melalui Surat Pemberitahuan Penerimaan Mahasiswa (FM/7.2/01-11)

atau via telepon kepada Calon Mahasiswa semua calon mahasiswa.

5.81.3 Mengarsipkan berkas pendaftaran Calon Mahasiswa Baru.

5.82 Mahasiswa Baru

5.82.1 Datang ke kampus dan melakukan registrasi ulang ke Staf Bagian

Umum, selanjutnya mengikuti prosedur Keasramaan (QP/7.5/03-01)

30.0 LAMPIRAN

30.1 FM / 7.2 / 01-01 : Formulir Pendaftaran Mahasiswa Baru 30.2 FM / 7.2 / 01-02 : Formulir Persyaratan Kelengkapan Pendaftaran 30.3 FM / 7.2 / 01-03 : Formulir Pemeriksaan Kesehatan 30.4 FM / 7.2 / 01-04 : Formulir Surat Pernyataan Sponsor 30.5 FM / 7.2 / 01-05 : Formulir Surat Pernyataan Calon Mahasiswa 30.6 FM / 7.2 / 01-06 : Formulir Penyelidikan Mahasiswa Baru 30.7 FM / 7.2 / 01-07 : Surat Panggilan Tes Tertulis & Wawancara

30.8 FM / 7.2 / 01-08 : Jadwal Test Tertulis & Wawancara

30.9 FM / 7.2 / 01-09 : Daftar Hadir Calon Mahasiswa

30.10 FM / 7.2 / 01-10 : Tanda Terima Berkas Soal

30.11 FM / 7.2 / 01-11 : Surat Pemberitahuan Penerimaan

Mahasiswa

No. Revisi :

00

No. Dokumen :

QP / 7.2 / 01-01

Halaman :

04 dari 04

No. Salinan :

QP / 4.2 / 01



SALINAN TERKENDALI


No. Dokumen :

QP / 7.2 / 03-01

No. Revisi :

00

No. Salinan :

PROSEDUR KEGIATAN ORIENTASI MAHASISWA


Distribusi Kepada :

59.0 TUJUAN

Prosedur ini bertujuan untuk mengatur mekanisme kegiatan orientasi mahasiswa

dan penetapan tanggung jawab masing-masing pihak.

60.0 RUANG LINGKUP

Prosedur ini berlaku mulai dari penugasan Senat Mahasiswa untuk membentuk

Panitia Orientasi Mahasiswa, pembentukan Panitia Orientasi Mahasiswa,

pembuatan dan pengajuan proposal, pelaksanaan kegiatan, pembuatan laporan

pertanggungjawaban sampai dengan proses pembubaran Panitia Kegiatan

Orientasi Mahasiswa.

61.0 DEFINISI

Tidak ada


30.12 Pedoman Mutu Bagian 7.2 (Proses berkaitan dengan pelanggan) 30.13 Standar ISO 9001:2008 Klausul 7.2


5.83 Pembantu Ketua III Bidang Kemahasiswaan

5.83.1 Menugaskan Senat Mahasiswa untuk membentuk Panitia Orientasi

Mahasiswa.

5.84 Senat Mahasiswa

5.84.1 Membentuk dan melengkapi susunan Panitia Kegiatan Orientasi

Mahasiswa

Dibuat oleh : Puket III Bidang Kemahasiswaan

Amos Winarto, Ph.D. Tanggal : 21 / 11 / 2014






No. Revisi :

00

No. Dokumen :

QP / 7.2 / 03-01

Halaman :

01 dari 03

No. Salinan :

QP / 4.2 / 01



5.85 Ketua Panitia Kegiatan Orientasi Mahasiswa

5.85.1 Membuat Proposal Program Kegiatan Orientasi Mahasiswa

(FM/7.2/03-01) serta menyerahkannya kepada Pembantu Ketua III

Bidang Kemahasiswaan.


5.86.1 Menerima dan memeriksa Proposal Program Kegiatan Orientasi

Mahasiswa :

a. Jika setuju, maka menandatangani dan menyerahkan kepada :

5.86.1.a.1 Asli untuk Pembantu Ketua III Bidang Kemahasiswaan

5.86.1.a.2 Salinan 1 untuk Ketua Panitia Kegiatan Orientasi

Mahasiswa untuk ditindaklanjuti

5.86.1.a.3 Salinan 2 untuk Bendahara Sekolah

b. Membuat SK penetapannya dan menyerahkan kepada:

5.86.1.b.1 Asli untuk Panitia Program Kegiatan

5.86.1.b.2 Salinan 1 untuk arsip

5.87 Ketua Panitia Kegiatan Orientasi Mahasiswa

5.87.1 Melaksanakan program kegiatan sesuai dengan jadwal/agenda

kegiatan yang telah ditetapkan.

5.87.2 Membuat Laporan Hasil Pelaksanaan Program Kegiatan Orientasi

Mahasiswa (FM/7.2/03-02) dan menyerahkannya kepada Pembantu

Ketua III Bidang Kemahasiswaan.


5.88.1 Menerima dan memeriksa Laporan Hasil Pelaksanaan Program

Kegiatan Orientasi Mahasiswa :

a. Jika setuju, maka menandatangani dan mendistribusikannya

kepada :

5.88.1.a.1 Asli diserahkan kepada Ketua Panitia Kegiatan Orientasi

Mahasiswa untuk diarsipkan

5.88.1.a.2 Salinan 1 untuk Bendahara Sekolah dilengkapi dengan

bukti-bukti pengeluaran uang / nota.

5.88.1.a.3 Salinan 2 diserahkan kepada Staf Bagian Umum untuk

diarsipkan.

b. Jika tidak setuju, maka mengembalikan kepada Ketua Panitia

Program Kegiatan Orientasi Mahasiswa untuk direvisi.

No. Revisi :

00

No. Dokumen :

QP / 7.2 / 03-01

Halaman :

02 dari 03

No. Salinan :

QP / 4.2 / 01



5.88.2 Meminta Senat Mahasiswa untuk melakukan proses pembubaran

Panitia Program Kegiatan Orientasi Mahasiswa


5.89.1 Melakukan proses pembubaran Panitia Kegiatan Orientasi Mahasiswa

dan melaporkan hasilnya kepada Pembantu Ketua III Bidang

Kemahasiswaan.

32.0 LAMPIRAN

32.1 FM / 7.2 / 03-01 : Proposal Program Kegiatan Orientasi Mahasiswa 32.2 FM / 7.2 / 03-02 : Laporan Hasil Pelaksanaan Program Kegiatan Orientasi

Mahasiswa

No. Revisi :

00

No. Dokumen :

QP / 7.2 / 03-01

Halaman :

03 dari 03

No. Salinan :

QP / 4.2 / 01



SALINAN TERKENDALI


No. Dokumen :

QP / 7.2 / 04-01

No. Revisi :

00

No. Salinan :

PROSEDUR PROMOSI


Distribusi Kepada :

63.0 TUJUAN

Prosedur ini bertujuan untuk mengatur mekanisme promosi serta menetapkan


64.0 RUANG LINGKUP

Prosedur ini berlaku mulai dari menyiapkan format edaran dan formulir usulan

materi program promosi, membuat desain, mengajukan permintaan pembelian

jasa dan menerima hasil cetakan, menyiapkan data base alamat yang akan dikirimi

dan melakukan proses pengiriman sampai dengan menerima laporan hasil

pengiriman materi promosi

65.0 DEFINISI

Tidak ada


66.3 Pedoman Mutu Bagian 7.2 (Proses Berkaitan Dengan Pelanggan) 66.4 Standar ISO 9001:2008 Klausul 7.2


5.90 Puket I Bidang Akademik

5.90.1 Menyiapkan formulir Usulan Materi Promosi (FM/7.2/04-01) dan

menentukan tanggal batas pengumpulan.

5.90.2 Menyerahkannya kepada masing-masing Kepala Program Studi

5.91 Kepala Program Studi

5.91.1 Mengisi Usulan Materi Promosi dan menyerahkan kepada Staf


Dibuat oleh : Puket IV Bid. Kemitraan & Pengabdian

Masyarakat







No. Revisi :

00

No. Dokumen :

QP / 7.2 / 04-01

Halaman :

01 dari 03

No. Salinan :

QP / 4.2 / 01 PROSEDUR PROMOSI



5.92.1 Menerima dan memeriksa formulir Usulan Materi Program Promosi :

g. Jika sesuai, maka membuat draft desain dan menyerahkannya

kepada ke pada Puket I Bidang Akademik.

h. Jika tidak sesuai, maka mengembalikannya ke Kepala Program

Studi untuk diperbaiki.


5.93.1 Menerima dan memeriksa draft desain :

a. Jika setuju, maka menandatanganinya dan menyerahkan kepada

Staf Administrasi Akademik.

b. Jika tidak setuju, maka mengembalikan ke Administrasi Akademik

untuk diperbaiki.


5.94.1 Membuat permintaan pembelian jasa kepada Bagian Pembelian,

selanjutnya mengikuti prosedur Pengadaan (QP/7.4/02-01).

5.94.2 Menerima dan memeriksa hasil cetakan :

a. Jika sesuai jumlah dan desain-nya, maka barang diterima.

b. Jika tidak sesuai jumlah dan desainnya, maka melakukan

koordinasi dengan bagian Pengadaan untuk dituntaskan.

5.94.3 Menyiapkan data base alamat yang akan dikirimi, menyediakan materi

promosi dan menyiapkan surat pengantar serta menyerahkan kepada

Staf Bagian Administrasi Umum.

5.95 Staf Bagian Administrasi Umum

5.95.1 Melakukan proses pengiriman dan melakukan pengiriman sesuai

dengan data base alamat yang diberikan.

5.95.2 Menyerahkan laporan hasil pengiriman materi promosi ke Staf

Administrasi Promosi.

34.0 LAMPIRAN

34.1 FM / 7.2 / 04-01 : Usulan Materi Program Promosi

No. Revisi :

00

No. Dokumen :

QP / 7.2 / 04-01

Halaman :

02 dari 03

No. Salinan :

QP / 4.2 / 01 PROSEDUR PROMOSI


SALINAN TERKENDALI


No. Dokumen :

QP / 7.3 / 01-01

No. Revisi :

00

No. Salinan :

PROSEDUR PENYUSUNAN DAN PENGEMBANGAN

KURIKULUM


Distribusi Kepada :

67.0 TUJUAN

Prosedur ini bertujuan untuk mengatur mekanisme penyusunan dan

pengembangan kurikulum serta menetapkan tanggung jawab masing-masing

pihak.

68.0 RUANG LINGKUP


- Penyusunan Kurikulum berdasarkan visi misi institusi dan kebutuhan program

studi serta ketetapan yang berlaku, pembuatan rancangan kurikulum,

persetujuan rancangan kurikulum sampai dengan mendistribusikan kepada

pihak-pihak yang terkait.

- Pengisian dan pengajuan formulir perubahan kurikulum, mencatat dalam buku

usulan perubahan kurikulum, pembahasan dalam Rapat Senat STT Aletheia

dan mencatat setiap Usulan dalam Rapat Dosen sampai dengan pelaksanaan

penyusunan kurikulum.

69.0 DEFINISI

Tidak ada


34.2 Pedoman Mutu Bagian 7.3 (Perancangan dan Pengembangan)


70.3 Statuta dan Kalendar Akademik 70.4 Panduan Kurikulum S1 KEMENAG RI Dirjen BIMAS Kristen 2010








No. Revisi :

00

No. Dokumen :

QP / 7.3 / 01-01

Halaman :

01 dari 03

No. Salinan :

QP / 4.2 / 01

PROSEDUR PENYUSUNAN DAN PENGEMBANGAN KURIKULUM



A. PENYUSUNAN KURIKULUM

5.96 Tim Kurikulum

5.96.1 Menyusun Kurikulum berdasarkan Visi Misi Institusi dan Kebutuhan

Prodi serta ketetapan yang berlaku.

5.96.2 Menyerahkan Rancangan Kurikulum (FM/7.3/01-01) kepada Puket I

Bidang Akademik.


5.97.1 Menerima dan memeriksa Rancangan Kurikulum :

a. Jika setuju, maka menandatangani Rancangan Kurikulum dan

menyerahkan kepada Ketua.

b. Jika tidak setuju, maka Rancangan Kurikulum dikembalikan

kepada Tim Kurikulum untuk direvisi.

5.98 Ketua

5.98.1 Menerima dan memeriksa Rancangan Kurikulum :

a. Jika setuju, maka menandatangani Rancangan Kurikulum dan

menyerahkan kepada Staf Administrasi Akademik untuk

ditindaklanjuti.

b. Jika tidak setuju, maka Rancangan Kurikulum dikembalikan

kepada Puket I Bidang Akademik untuk direvisi.


5.99.1 Menerima Kurikulum yang sudah disetujui.

5.99.2 Mendistribusikan kepada pihak-pihak yang terkait serta mengarsipkan.

B. PERUBAHAN KURIKULUM

5.1 Pembawa Usulan

5.1.1 Mengisi dan menyerahkan formulir Perubahan Kurikulum (FM/7.3/01-

02) kepada Staf Administrasi Akademik.


5.2.1 Menerima dan mencatat dalam Buku Usulan Perubahan Kurikulum

(FM/7.3/01-03).

5.2.2 Menyerahkan formulir Perubahan Kurikulum kepada Puket I Bidang

Akademik.

No. Revisi :

00

No. Dokumen :

QP / 7.3 / 01-01

Halaman :

02 dari 03

No. Salinan :

QP / 4.2 / 01




5.3.1 Menerima dan memeriksa Formulir Perubahan Kurikulum

a. Jika setuju, maka mengagendakan dalam Rapat Senat STT

Aletheia.

b. Jika tidak setuju, maka mengembalikan Formulir Perubahan

Kurikulum kepada Staf Administrasi Akademik untuk diarsipkan

dengan diberi catatan alasan penolakan.

5.3.2 Mencatat setiap usulan dalam Rapat Senat STT Aletheia, serta

menerima keputusan:

a. Jika Usulan Perubahan disetujui, maka Keputusan Perubahan

disampaikan kepada Tim Kurikulum untuk ditindaklanjuti.

b. Jika Usulan Perubahan tidak disetujui, maka mengembalikan

Formulir Perubahan Kurikulum kepada Staf Administrasi

Akademik untuk diarsipkan.

5.4 Tim Kurikulum

5.4.1 Melaksanakan penyusunan kurikulum dan selanjutnya mengikuti

proses sesuai bagian A. Penyusunan Kurikulum.

6.0 LAMPIRAN

6.1 FM / 7.3 / 01-01 : Rancangan Kurikulum

6.2 FM / 7.3 / 01-02 : Perubahan Kurikulum

6.3 FM / 7.3 / 01-03 : Buku Usulan Perubahan Kurikulum

No. Revisi :

00

No. Dokumen :

QP / 7.3 / 01-01

Halaman :

03 dari 03

No. Salinan :

QP / 4.2 / 01



SALINAN TERKENDALI


No. Dokumen :

QP / 7.4 / 02-01

No. Revisi :

00

No. Salinan :

PROSEDUR PENGADAAN


Distribusi Kepada :

72.0 TUJUAN

Prosedur ini bertujuan untuk mengatur mekanisme pengadaan dan menetapkan


73.0 RUANG LINGKUP


- pengajuan permintaan pembelian, melajukan konfirmasi harga kepada

supplier, pembuatan order pembelian, penerimaan nota tagihan sampai

dengan penyerahan barang kepada pengguna.

- Pengajuan pengadaan jasa, pembuatan order pembelian atau kontrak kerja,

pemeriksaan ketuntasan pekerjaan sampai dengan penerimaan nota tagihan.

74.0 DEFINISI

3.1 Permintaan Pembelian Barang

Dokumen yang digunakan untuk mengajukan permintaan pembelian barang.

3.2 Order Pembelian

Dokumen yang digunakan untuk mengajukan pembelian ke supplier sesuai

dengan spesifikasi yang ditentukan.


4.1 Pedoman Mutu Bagian 7.4 (Pembelian)

4.2 Standar SMM ISO 9001:2008 Klausul 7.4

4.3 Prosedur Seleksi dan Evaluasi Supplier (QP/7.4/02-02)








No. Revisi :

00

No. Dokumen :

QP / 7.4 / 02-01

Halaman :

01 dari 04

No. Salinan :

QP / 4.2 / 01

PROSEDUR PENGADAAN



A. PROSEDUR PEMBELIAN BARANG

5.100 Pengguna

5.100.1 Mengisi formulir Permintaan Pembelian Barang (FM/7.4/02-07) dan

menyerahkannya kepada Kepala Bagian/Puket/Ketua.

5.101 Kepala Bagian/Puket/Ketua

5.101.1 Menerima dan memeriksa Permintaan Pembelian Barang :


Pengguna untuk ditindaklanjuti.

b. Jika tidak setuju, mengembalikan kepada pengguna untuk direvisi.

5.102 Pengguna

5.102.1 Menyerahkan Permintaan Pembelian Barang kepada Staf Pembelian.

5.103 Staf Pembelian


a. Jika setuju, maka menyerahkan kepada Puket II Bidang

Administrasi.





Pembelian untuk ditindaklanjuti.

b. Jika tidak setuju, mengembalikan kepada Staf Pembelian untuk

direvisi.


5.105.1 Meminta penawaran / melakukan konfirmasi harga kepada supplier

sesuai Daftar Supplier Terseleksi (FM/7.4/02-03).

5.105.2 Membuat Order Pembelian (FM/7.4/02-08) dan menyerahkannya

kepada Puket II Bidang Administrasi.


5.106.1 Menerima dan memeriksa Order Pembelian :




direvisi.

No. Revisi :

00

No. Dokumen :

QP / 7.4 / 02-01

Halaman :

02 dari 04

No. Salinan :

QP / 4.2 / 01

PROSEDUR PENGADAAN



5.107.1 Menyerahkan Order Pembelian kepada supplier.

5.107.2 Menerima dan memeriksa kesesuaian spesifikasi dan jumlah barang

yang datang :

a. Jika spesifikasi dan jumlah barang sudah sesuai maka membuat

Bukti Penerimaan Barang (FM/7.4/02-09).

b. Jika spesifikasi barang tidak sesuai maka mengembalikan barang

kepada supplier.

c. Jika jumlah barang tidak sesuai maka melakukan konfirmasi

kepada pihak supplier.

5.107.3 Menerima Nota Tagihan dan menyerahkan kepada Bendahara untuk

dilakukan pembayaran.

5.107.4 Mencatat jumlah barang yang datang dalam Kartu Stok (FM/7.4/02-

10).

5.107.5 Menyerahkan barang kepada pengguna dan meminta tanda tangan

pengguna pada Formulir Serah Terima Barang (FM/7.4/02-11) kolom

”diterima oleh”.

B. PROSEDUR PEMBELIAN JASA

5.1 Pengguna

5.1.1 Mengisi Formulir Pengadaan Jasa (FM/7.4/02-12) untuk permintaan

jasa, perbaikan barang/fasilitas yang dilakukan oleh pihak luar.

5.1.2 Menyerahkan Formulir Pengadaan Jasa kepada Kepala

Bagian/Puket/Ketua.

5.2 Kepala Bagian/Puket/Ketua

5.2.1 Menerima dan memeriksa Pengadaan Jasa :


Pengguna untuk ditindaklanjuti.


5.3 Pengguna

5.3.1 Menyerahkan Pengadaan Jasa kepada Staf Pembelian.

5.4 Staf Pembelian


a. Jika setuju, maka menyerahkan kepada Puket II Bidang

Administrasi.


No. Revisi :

00

No. Dokumen :

QP / 7.4 / 02-01

Halaman :

03 dari 04

No. Salinan :

QP / 4.2 / 01

PROSEDUR PENGADAAN







direvisi.

5.6 Staf Pembelian

5.6.1 Melakukan koordinasi dengan pihak terkait untuk mencari supplier

jasa sesuai dengan kebutuhan dan melakukan negosiasi seperlunya

mengenai harga, waktu pengerjaan, dll.

5.6.2 Membuat Order Pembelian atau Kontrak Kerja dan menyerahkannya



5.7.1 Menerima Order Pembelian atau Kontrak Kerja :




direvisi.

5.8 Staf Pembelian

5.8.1 Menyerahkan Order Pembelian atau Kontrak Kerja kepada supplier

5.8.2 Meminta kepada Pengguna untuk memeriksa hasil pekerjaan supplier :

a. Jika pengguna setuju bahwa pekerjaan tuntas, maka menyerahkan

bukti ketuntasan pekerjaan beserta nota tagihan kepada Bendahara

b. Jika pengguna merasa pekerjaan tidak tuntas, maka meminta

supplier untuk menuntaskan.

5.9 Bendahara

5.9.1 Menerima Nota Tagihan dan bukti ketuntasan pekerjaan.

5.9.2 Melakukan proses pembayaran.

6.0 LAMPIRAN

6.1 FM / 7.4 / 02-03 : Daftar Supplier Terseleksi 6.2 FM / 7.4 / 02-07 : Permintaan Pembelian Barang 6.3 FM / 7.4 / 02-08 : Order Pembelian

6.4 FM / 7.4 / 02-09 : Bukti Penerimaan Barang

6.5 FM / 7.4 / 02-11 : Formulir Serah Terima

6.6 FM / 7.4 / 02-12 : Formulir Pengadaan Jasa

No. Revisi :

00

No. Dokumen :

QP / 7.4 / 02-01

Halaman :

04 dari 04

No. Salinan :

QP / 4.2 / 01

PROSEDUR PENGADAAN


SALINAN TERKENDALI


No. Dokumen :

QP / 7.4 / 02-02

No. Revisi :

00

No. Salinan :

PROSEDUR SELEKSI DAN EVALUASI SUPPLIER


Distribusi Kepada :

75.0 TUJUAN

Prosedur ini bertujuan untuk menetapkan cara pemilihan supplier (baik supplier

barang maupun jasa) yang lebih selektif dan kompetitif, serta untuk

mempermudah perolehan barang/jasa di pasaran dengan harga yang lebih

kompetitif, serta menetapkan tanggung jawab masing-masing pihak.

76.0 RUANG LINGKUP

Prosedur ini berlaku untuk menetapkan supplier mulai dari pemilihan supplier

(seleksi supplier) dan evaluasi supplier yang dilakukan setiap 6 (enam) bulan

sekali.

77.0 DEFINISI

77.3 Supplier Tetap

Supplier yang telah masuk dalam Daftar Supplier Terseleksi dan telah

dilakukan transaksi pembelian secara kontinu (minimal terjadi 1 kali

transaksi pembelian dalam 6 bulan) atau supplier yang bersangkutan

merupakan supplier tunggal bagi lembaga.

77.4 Supplier Tidak Tetap

Supplier yang hanya dilakukan transaksi pembelian secara insidentiil.

77.5 Pedoman Penilaian Supplier

Dokumen yang digunakan sebagai pedoman untuk melakukan penilaian hasil

evaluasi terhadap supplier.


78.3 Pedoman Mutu Bagian 7.4 (Pembelian) 78.4 Standar ISO 9001:2008 Klausul 7.4








No. Revisi :

00

No. Dokumen :

QP / 7.4 / 02-02

Halaman :

01 dari 03

No. Salinan :

QP / 4.2 / 01




A. PROSEDUR SELEKSI SUPPLIER


5.108.1 Mencari supplier sesuai dengan barang/jasa yang dibutuhkan,

kemudian meminta penawaran harga (termasuk data-data lainnya

terkait dengan pembelian) dari calon supplier.

5.108.2 Meminta supplier untuk mengisi Daftar Isian Supplier (FM/7.4/02-01).

Pada kondisi khusus, pengisian dapat dilakukan oleh pihak Staf

Pembelian berdasarkan informasi dari calon supplier.

5.108.3 Melakukan koordinasi dengan pihak-pihak terkait mengenai

kesesuaian supplier dan mendokumentasikannya kedalam formulir

Evaluasi Pemilihan Supplier (FM/7.4/02-02) serta menyerahkannya



5.109.1 Menerima Evaluasi Pemilihan Supplier dan memberikan rekomendasi

untuk memutuskan supplier yang dipilih.

5.109.2 Menyerahkan Evaluasi Pemilihan Supplier kepada Staf Pembelian.


5.110.1 Memasukkan data-data supplier kedalam Daftar Supplier Terseleksi

(FM/7.4/02-03) dan menyerahkannya kepada Puket II Bidang

Administrasi untuk disetujui.

B. PROSEDUR EVALUASI SUPPLIER

5.1 Staf Pembelian

5.1.1 Melakukan evaluasi terhadap supplier dan mendokumentasikan hasil

penilaian kedalam formulir Evaluasi Supplier (FM/7.4/02-04), dengan

aturan sebagai berikut :

a. Penilaian terhadap supplier dilakukan secara serempak dalam

periode waktu 6 (enam) bulan. Untuk supplier tidak tetap,

penilaian dilakukan apabila terjadi transaksi pembelian.

b. Untuk supplier dengan hasil penilaian baik dan cukup maka tetap

dimasukkan dalam Daftar Supplier Terseleksi dan dapat dilakukan

transaksi pembelian.

c. Untuk supplier dengan hasil penilaian kurang baik tetap

dimasukkan dalam Daftar Supplier Terseleksi tetapi diberi

keterangan “Pembinaan” pada kolom keterangan.

No. Revisi :

00

No. Dokumen :

QP / 7.4 / 02-02

Halaman :

02 dari 03

No. Salinan :

QP / 4.2 / 01



Catatan : pembinaan dapat dilakukan dengan cara kunjungan,

telepon, surat/fax maupun melalui e-mail dan hasil

pembinaan didokumentasikan ke dalam formulir Hasil

Pembinaan Supplier (FM/7.4/02-05).

d. Jika dari hasil pembinaan terdapat peningkatan kualitas supplier,

maka transaksi pembelian dapat dilakukan.

5.1.2 Memperbarui Daftar Supplier Terseleksi berdasarkan hasil evaluasi

dan menyerahkannya kepada Puket II Bidang Administrasi.


5.2.1 Menerima Daftar Supplier Terseleksi dan menandatanganinya,

kemudian mengembalikannya kepada Staf Pembelian untuk dijadikan

acuan dalam melakukan transaksi pembelian.

80.0 LAMPIRAN

80.3 FM / 7.4 / 02-01 : Daftar Isian Supplier 80.4 FM / 7.4 / 02-02 : Evaluasi Pemilihan Supplier 80.5 FM / 7.4 / 02-03 : Daftar Supplier Terseleksi

80.6 FM / 7.4 / 02-04 : Evaluasi Supplier

80.7 FM / 7.4 / 02-05 : Hasil Pembinaan Supplier

No. Revisi :

00

No. Dokumen :

QP / 7.4 / 02-02

Halaman :

03 dari 03

No. Salinan :

QP / 4.2 / 01



SALINAN TERKENDALI


No. Dokumen :

QP / 7.5 / 01-01

No. Revisi :

00

No. Salinan :

PROSEDUR PERKULIAHAN


Distribusi Kepada :

81.0 TUJUAN

Prosedur ini bertujuan untuk mengatur mekanisme perkuliahan serta menetapkan


82.0 RUANG LINGKUP

Prosedur ini berlaku mulai dari penyiapan dan pengisian kartu rencana studi,

pembuatan kartu hadir kuliah, pemantapan pengambilan mata kuliah, penjelasan

silabus perkuliahan, bobot penilaian dan tata cara perkuliahan, pemberian ijin

absen kuliah, penyerahan dan pengisian lembaran evaluasi mengajar dosen

sampai dengan merekap surat ijin absen kuliah per mahasiswa, dan menyerahkan

kepada dosen mata kuliah pada akhir semester yang akan digunakan untuk dasar

pemberian nilai.

83.0 DEFINISI

3.15 KRS (Kartu Rencana Studi)

Kartu yang berisi daftar mata kuliah yang akan diikuti oleh setiap mahasiswa

dalam satu semester. KRS berlaku/sah, jika ada cap/stempel sekolah.

3.16 KHS (Kartu Hasil Studi)

Merupakan dokumen akademik yang menginformasikan hasil evaluasi

kegiatan proses belajar mahasiswa pada semester tertentu yang mencakup

jumlah mata kuliah yang diambil, nilai masing-masing mata kuliah, indeks

prestasi semester dan jumlah SKS.

3.17 Kartu Hadir Kuliah

Kartu yang mencatat kehadiran mahasiswa dalam kelas untuk tiap kali

pertemuan dalam semua matakuliah yang diikuti. Kehadiran mahasiswa

ditandai dengan membubuhkan paraf sebagai tanda hadir.








No. Revisi :

00

No. Dokumen :

QP / 7.5 / 01-01

Halaman :

01 dari 05

No. Salinan :

QP / 4.2 / 01




34.4 Pedoman Mutu Bagian 7.5 (Produksi dan Ketentuan Pelayanan)


34.6 IWA 2 Bagian 7.5 (Penyediaan Layanan Pendidikan)

34.7 Kalender Akademik


A. PERKULIAHAN SEMESTER GASAL DAN SEMESTER GENAP


5.111.1 Menyiapkan Kartu Rencana Studi / KRS (FM/7.5/01-01) Mahasiswa.

5.112 Mahasiswa

5.112.1 Mengambil dan mengisi Kartu Rencana Studi di kantor akademik serta

melakukan konsultasi dengan Wali Studi yang sudah ditunjuk.

Catatan : Mahasiswa yang diijinkan mengambil adalah mereka yang tidak

memiliki tunggakan administrasi seperti biaya asrama, semester,

retret pada bulan yang bersangkutan.

5.113 Wali Studi

5.113.1 Memberikan konsultasi kepada mahasiswa untuk pengambilan mata

kuliah dan menandatangani Kartu Rencana Studi.

5.113.2 Menyerahkan Kartu Rencana Studi kepada Mahasiswa untuk

ditindaklanjuti.

5.114 Mahasiswa

5.114.1 Menyerahkan KRS kepada :

a. Warna hijau untuk Staf Administrasi Akademik; warna pink untuk

sekretaris Prodi S.M.G., warna biru untuk sekretaris Prodi M.Th.

b. Salinan 1 untuk Wali Studi

c. Salinan 2 untuk Arsip


5.115.1 Menerima dan memeriksa Kartu Rencana Studi pada kolom B/U:

a. Jika B (Baru), maka memasukkan data Kartu Rencana Studi ke

komputer

b. Jika U (ulang), maka meminta mahasiswa untuk membayar biaya

administrasi sesuai ketentuan yang berlaku dan memasukkan data

ke komputer

Catatan : khusus untuk mahasiswa yang mengulang (U) karena

dikenakan sanksi disiplin sekolah, maka tidak dikenakan

biaya administrasi.

No. Revisi :

00

No. Dokumen :

QP / 7.5 / 01-01

Halaman :

02 dari 05

No. Salinan :

QP / 4.2 / 01



5.115.2 Membuat Kartu Hadir Kuliah (FM/7.5/01-02) serta

mendistribusikannya kepada Ketua Tingkat.

5.116 Mahasiswa

5.116.1 Melaksanakan perkuliahan sesuai jadwal dan ruangan pada periode

semester yang telah ditetapkan

5.116.2 Melakukan pemantapan pengambilan mata kuliah :

a. Jika tidak ada perubahan mata kuliah, maka melakukan proses

perkuliahan sesuai dengan jadwal

b. Jika ada perubahan (penambahan atau pengurangan mata kuliah),

maka mengambil meminta formulir KRS yang sudah diisi pada

awal semester dan mengisi ulang pada kolom Pemantapan serta

meminta persetujuan (tanda tangan) dari Wali Studi.

5.117 Wali Studi

5.117.1 Menerima dan memeriksa formulir KRS yang sudah diisi pada kolom

Pemantapan :

a. Jika setuju, melakukan koordinasi dengan Dosen pengampu terkait

dengan penambahan/pengurangan mata kuliah dan membubuhkan

paraf serta menyerahkannya kepada mahasiswa untuk

ditindaklanjuti

b. Jika tidak setuju, mengembalikan kepada mahasiswa untuk

diperbaiki.


5.118.1 Menerima formulir KRS yang telah ditandatangani dan

mendistribusikannya kepada

a. Lembar warna putih diserahkan kepada mahasiswa yang

bersangkutan.

b. Lembar warna hijau/pink/biru untuk arsip.

5.119 Mahasiswa

5.119.1 Mengikuti perkuliahan dan menandatangani Kartu Hadir Kuliah

5.119.2 Mahasiswa S.M.G wajib mengikuti Performance Lab tiap semester

dengan mengisi formulir Performance Lab (FM/7.5/01-06), formulir

ditandatangani oleh dosen Mayor terlebih dahulu dan menyerahkannya

kepada dosen koordinator Performance Lab, kemudian mengikuti

Performance Lab sesuai dengan jadwal yang ditetapkan oleh dosen

koordinator Performance Lab.

No. Revisi :

00

No. Dokumen :

QP / 7.5 / 01-01

Halaman :

03 dari 05

No. Salinan :

QP / 4.2 / 01



5.119.3 Jika berhalangan hadir maka memberitahukan kepada dosen yang

mengajar dengan mengisi Surat Ijin Absen Kuliah (FM/7.5/01-04),

selanjutnya mengikuti sub bagian B. Ijin Tidak Mengikuti Kuliah.

5.120 Dosen Mata Kuliah

5.120.1 Menjelaskan Silabus (FM/7.1/01-04) perkuliahan, bobot penilaian dan

tata cara perkuliahan yang lainnya.

5.120.2 Melaksanakan proses perkuliahan dan evaluasi mahasiswa.

5.120.3 Menyerahkan hasil evaluasi mahasiswa dalam formulir Daftar Nilai

(FM/8.2/01-01) kepada Staf Administrasi Akademik.

5.121 Dosen Koordinator Performance Lab

5.121.1 Menerima formulir Performance Lab.

5.121.2 Mengatur pembagian jadwal Performance Lab mahasiswa

berdasarkan permohonan yang masuk.


5.122.1 Pada awal semester menerima Silabus dan SAP dari Dosen Pengampu

untuk diperiksa oleh Puket I Bidang Akademik, kemudian diarsipkan.

5.122.2 Pada akhir semester :

a. Mengumpulkan Kartu Hadir Kuliah dan Daftar Nilai dari dosen

b. Menyerahkan Lembaran Evaluasi Mengajar Dosen (FM/8.5/01-

01) kepada Ketua Tingkat

5.122.3 Memasukkan nilai mahasiswa dalam Kartu Hasil Studi/KHS

(FM/7.5/01-03) mahasiswa dan memberikannya kepada Wali Studi

untuk dibagikan pada mahasiswa sesuai dengan jadwal yang telah

ditentukan.

5.123 Ketua Tingkat

5.123.1 Mendistribusikan Lembaran Evaluasi Mengajar Dosen kepada masing-

masing mahasiswa selanjutnya mengikuti prosedur Evaluasi Penyajian

Materi (QP/8.5/01-01)

5.124 Wali Studi

5.124.1 Membagikan KHS mahasiswa pada hari penutupan semester.

5.125 Mahasiswa

5.125.1 Menerima KHS dan merencanakan kegiatan akademik berikutnya.

No. Revisi :

00

No. Dokumen :

QP / 7.5 / 01-01

Halaman :

04 dari 05

No. Salinan :

QP / 4.2 / 01



B. IJIN TIDAK MENGIKUTI KULIAH

5.1 Mahasiswa

5.1.1 Jika berhalangan hadir maka memberitahukan kepada dosen yang

mengajar dengan mengisi Surat Ijin Absen Kuliah (FM/7.5/01-04) dan

meminta tanda tangan dari Wali Studi.

5.2 Wali Studi

5.2.1 Menerima Surat Ijin Absen Kuliah dan menandatanganinya serta

menyerahkan kepada Mahasiswa untuk ditindaklanjuti

5.3 Mahasiswa

5.3.1 Menyerahkan Surat Ijin Absen Kuliah kepada Dosen Mata Kuliah

5.4 Dosen Mata Kuliah

5.4.1 Menerima dan memeriksa Surat Ijin Absen Kuliah :

a. Jika setuju, menandatangani Surat Ijin Absen Kuliah dan

menyerahkan kepada Mahasiswa untuk ditindaklanjuti

b. Jika setuju dan jumlah absensi dirasa berlebihan, maka

menandatangani Surat Ijin Absen Kuliah dan memberikan

bimbingan kepada Mahasiswa

5.5 Mahasiswa

5.5.1 Menyerahkan Surat Ijin Absen Kuliah kepada Ketua Tingkat

5.6 Ketua Tingkat

5.6.1 Menyerahkan Surat Ijin Absen Kuliah dan Kartu Hadir Kuliah kepada

Staf Administrasi Akademik pada akhir semester


5.7.1 Melakukan rekapitulasi Surat Ijin Absen Kuliah per mahasiswa, dan

menyerahkan kepada Dosen Mata Kuliah pada akhir semester yang

akan digunakan untuk dasar pemberian nilai.

36.0 LAMPIRAN

36.1 FM / 7.1 / 01-04 : Silabus 36.2 FM / 7.5 / 01-01 : Kartu Rencana Studi / KRS 36.3 FM / 7.5 / 01-02 : Kartu Hadir Kuliah 36.4 FM / 7.5 / 01-03 : Kartu Hasil Studi/KHS

36.5 FM / 7.5 / 01-04 : Surat Ijin Absen Kuliah

36.6 FM / 7.5 / 01-05 : Formulir Performance Lab

36.7 FM / 8.2 / 01-01 : Daftar Nilai

36.8 FM / 8.5 / 01-01 : Lembaran Evaluasi Mengajar Dosen

No. Revisi :

00

No. Dokumen :

QP / 7.5 / 01-01

Halaman :

05 dari 05

No. Salinan :

QP / 4.2 / 01



SALINAN TERKENDALI


No. Dokumen :

QP / 7.5 / 01-03

No. Revisi :

00

No. Salinan :

PROSEDUR PENYELESAIAN ADMINISTRASI KULIAH


Distribusi Kepada :

85.0 TUJUAN

Prosedur ini bertujuan untuk mengatur mekanisme penyelesaian administrasi

kuliah serta menetapkan tanggung jawab masing-masing pihak.

86.0 RUANG LINGKUP

Prosedur ini berlaku mulai dari pengisian formulir penyelesaian administrasi

studi, pengembalian kunci kamar kepada Bapak/Ibu Asrama sampai dengan

penandatanganan Buku Peminjaman/Pengembalian Kunci Kamar.

87.0 DEFINISI

3.1 Formulir Penyelesaian Kuliah

Formulir yang menyatakan bahwa mahasiswa sudah menyelesaikan

tanggung jawabnya sebelum meninggalkan kampus atau menyelesaikan

pendidikannya.






5.1 Mahasiswa

5.1.1 Meminta formulir Penyelesaian Administrasi Studi (FM/7.5/01-08)

kepada Staf Administrasi Akademik.

5.1.2 Mengisi dan menyerahkan formulir Penyelesaian Studi kepada :

a. Pembantu Ketua I Bidang Akademik

b. Pembantu Ketua II Bidang Administrasi








No. Revisi :

00

No. Dokumen :

QP / 7.5 / 01-03

Halaman :

01 dari 02

No. Salinan :

QP / 4.2 / 01

PROSEDUR

PENYELESAIAN ADMINISTRASI KULIAH


c. Bendahara

d. Kepala Perpustakaan

e. Bapak/Ibu Asrama

5.2 Puket Bidang Akademik / Bendahara / Kepala Perpustakaan/ Bapak/Ibu Asrama

5.2.1 Menerima dan memeriksa kelayakan formulir Penyelesaian Kuliah :

a. Jika layak, maka menandatanganinya dan menyerahkan kepada

Mahasiswa.

b. Jika tidak layak, maka mengembalikan kepada Mahasiswa untuk

dituntaskan.

5.3 Mahasiswa

5.3.1 Mengembalikan kunci kamar kepada Bapak/Ibu Asrama dan

menandatangani Buku Peminjaman & Pengembalian Kunci Kamar

(FM/7.5/01-09).

5.4 Bapak/Ibu Asrama

5.4.1 Menerima kunci kamar dan memeriksa kesesuaian fungsinya :

a. Jika sesuai, maka menandatangani Buku Peminjaman/Pengembalian

Kunci Kamar.

b. Jika tidak sesuai, maka meminta mahasiswa untuk menuntaskan.

38.0 LAMPIRAN

38.1 FM / 7.5 / 01-08 : Formulir Penyelesaian Administrasi Studi

38.2 FM / 7.5 / 01-09 : Buku Peminjaman & Pengembalian Kunci Kamar

No. Revisi :

00

No. Dokumen :

QP / 7.5 / 01-03

Halaman :

02 dari 02

No. Salinan :

QP / 4.2 / 01

PROSEDUR

PENYELESAIAN ADMINISTRASI KULIAH


SALINAN TERKENDALI


No. Dokumen :

QP / 7.5 / 02-01

No. Revisi :

00

No. Salinan :

PROSEDUR LAYANAN KONSUMSI


Distribusi Kepada :

89.0 TUJUAN

Prosedur ini bertujuan untuk mengatur mekanisme layanan konsumsi serta


90.0 RUANG LINGKUP

Prosedur ini berlaku mulai dari penyusunan jadwal tugas belanja selama satu

semester dan menempelkannya di papan pengumuman, penyusunan daftar menu

dan snack harian disertai dengan daftar belanja, proses belanja sampai dengan

menyerahkan barang belanja kepada Staf Bagian Dapur.

91.0 DEFINISI

3.18 Kebutuhan Khusus

Definisi kebutuhan khusus dari luar sekolah antara lain retreat, rapat khusus,

seminar, transit tamu.






A. PELAYANAN KONSUMSI UNTUK DOSEN, MAHASISWA DAN KARYAWAN

5.126 Sie Pembantu Umum Senat Mahasiswa

5.126.1 Menyusun Jadwal Petugas Belanja (FM/7.5/02-01) yang terdiri dari 2 orang putra atau 2 orang putri selama 1 semester serta menyerahkannya kepada Bapak/Ibu Asrama.


& Keuangan







No. Revisi :

00

No. Dokumen :

QP / 7.5 / 02-01

Halaman :

01 dari 04

No. Salinan :

QP / 4.2 / 01



5.127 Bapak / Ibu Asrama

5.127.1 Menerima dan memeriksa Jadwal Petugas Belanja : i. Jika setuju, maka menandatanganinya dan menyerahkan kepada Sie

Pembantu Umum Senat Mahasiswa untuk ditindaklanjuti.

j. Jika tidak setuju, maka mengembalikan kepada Sie Pembantu

Umum Senat Mahasiswa untuk direvisi.

5.128 Sie Pembantu Umum Senat Mahasiswa

5.128.1 Mendistribusikan Jadwal Petugas Belanja kepada Kepala Bagian Perbekalan.

5.128.2 Menempel Jadwal Petugas Belanja pada : a. Papan pengumuman asrama Putra. b. Papan pengumuman asrama Putri. c. Papan pengumuman ruang makan.

5.129 Petugas Belanja

5.129.1 Menyusun Daftar Menu dan Snack Harian (FM/7.5/02-02) serta menyerahkannya kepada Kepala Bagian Perbekalan.


5.130.1 Menerima Jadwal Petugas Belanja dan menempelkannya di ruang dapur.

5.130.2 Berdasarkan Daftar Menu dan Snack Harian, menyusun Daftar Belanja (FM/7.5/02-03) dan perincian jumlah orang yang harus disiapkan konsumsinya.

5.130.3 Menyerahkan Daftar Belanja beserta dana yang dibutuhkan kepada Petugas Belanja.

5.131 Petugas Belanja

5.131.1 Melakukan proses belanja sesuai dengan yang tertera pada Daftar

Belanja.

5.131.2 Menerima nota dari supplier dan menyerahkan barang belanja ke Staf

Bagian Dapur

5.131.3 Membuat laporan pertanggung jawaban belanja dan menyerahkan

kepada Staf Bagian Konsumsi beserta dengan nota belanja.

Catatan : untuk daging (ayam, sapi, babi), minyak goreng, beras dan telor serta bahan dan alat untuk bagian kebersihan, Kepala Bagian Perbekalan menghubungi supplier via telepon.

No. Revisi :

00

No. Dokumen :

QP / 7.5 / 02-01

Halaman :

02 dari 04

No. Salinan :

QP / 4.2 / 01



5.132 Staf Bagian Dapur

5.132.1 Menerima barang belanja dan menyimpannya sesuai dengan tempat yang

telah ditentukan.

5.132.2 Mengolah makanan dengan Daftar Menu yang telah ditetapkan dan

menyerahkannya kepada mahasiswa yang bertugas tata makan.


5.133.1 Membuat laporan bulanan untuk konsumsi serta menyerahkannya

kepada Bendahara.

B. PELAYANAN KONSUMSI UNTUK TAMU

5.1 Dosen yang bersangkutan

5.1.1 Menginformasikan jumlah tamu dan keperluan spesifik kepada Kepala

Bagian Perbekalan.


5.2.1 Menerima berdasarkan informasi yang di dapat dan membuat Daftar

Belanja termasuk kebutuhan snack / makanan ringan lainnya

5.2.2 Melakukan proses belanja dan menyerahkan barang belanja kepada

Staf Bagian Dapur.

5.3 Staf Bagian Dapur

5.3.1 Menerima barang belanja dan menyimpannya sesuai dengan tempat yang

telah ditentukan.

5.3.2 Mengolah makanan dengan Daftar Menu yang telah ditetapkan dan

menyajikannya.

C. PELAYANAN KONSUMSI UNTUK KEBUTUHAN KHUSUS DARI LUAR SEKOLAH

5.1 Peminjam

5.1.1 Menyerahkan Daftar Kebutuhan Konsumsi dan Akomodasi

(FM/7.5/02-04) kepada Kepala Bagian Perbekalan.


5.2.1 Menerima daftar kebutuhan konsumsi dan akomodasi

5.2.2 Menyiapkan tempat untuk menginap atau ruang kelas yang diperlukan

No. Revisi :

00

No. Dokumen :

QP / 7.5 / 02-01

Halaman :

03 dari 04

No. Salinan :

QP / 4.2 / 01



5.2.3 Menyusun Daftar Belanja sesuai dengan perincian jumlah orang yang

harus disiapkan konsumsinya.

5.2.4 Melakukan proses belanja dan menyerahkan barang belanja kepada

Staf Bagian Dapur.

Catatan : untuk penyediaan akomodasi mengikuti Intruksi Kerja Penyediaan Akomodasi (WI/7.5/02-01)

40.0 LAMPIRAN

40.1 FM / 7.5 / 02-01 : Jadwal Petugas Belanja 40.2 FM / 7.5 / 02-02 : Daftar Menu dan Snack Harian 40.3 FM / 7.5 / 02-03 : Daftar Belanja

40.4 FM / 7.5 / 02-04 : Daftar Kebutuhan Konsumsi dan Akomodasi

40.5 WI / 7.5 / 02-01 : Intruksi Kerja Penyediaan Akomodasi

No. Revisi :

00

No. Dokumen :

QP / 7.5 / 02-01

Halaman :

04 dari 04

No. Salinan :

QP / 4.2 / 01



SALINAN TERKENDALI


No. Dokumen :

QP / 7.5 / 03-01

No. Revisi :

00

No. Salinan :

PROSEDUR KEASRAMAAN


Distribusi Kepada :

93.0 TUJUAN

Prosedur ini bertujuan untuk mengatur mekanisme kegiatan keasramaan dan


94.0 RUANG LINGKUP


- Penentuan Koordinator Panitia Orientasi Mahasiswa Baru, pembentukan

Panitia Orientasi Mahasiswa Baru, pembuatan Jadwal Orientasi Mahasiswa

Baru, penempelan Daftar Kamar Mahasiswa di papan pengumuman,

perkenalan Mahasiswa Baru ke lingkungan asrama dan sekolah sampai

dengan penerima Buku Pedoman Mahasiswa

- Penugasan Bapak dan Ibu Asrama untuk membagi kamar bagi para

Mahasiswa, pembuatan Daftar Kamar Mahasiswa dan menempelkannya di

papan pengumuman, pengambilan kunci kamar dan menandatangani Buku

Peminjaman/Pengembalian Kunci Kamar sampai dengan pemberian

penjelasan kepada Mahasiswa Baru tentang tata aturan kamar.

- Penerimaan informasi Jadwal Libur, penempelan Jadwal Libur di papan

pengumuman asrama, proses libur sampai kembali ke asrama sesuai dengan

jadwal yang telah ditetapkan.

- Pengajuan permohonan ijin keluar asrama dengan mengisi Kartu Ijin dan

Buku Catatan Ijin, penyerahan Kartu Ijin kepada Satpam sampai dengan

melaporkan diri kepada Bapak/Ibu Asrama dan mengisi jam kembali pada

Buku Catatan Ijin

- Mengisi formulir Penyelesaian Administrasi Studi, pengembalian kunci

kamar dan menandatangani Buku Peminjaman/Pengembalian Kunci Kamar

sampai dengan penyerahan formulir Penyelesaian Administrasi Studi kepada

Staf Administrasi Akademik

Dibuat oleh : Puket Bidang Kemahasiswaan




Disetujui oleh : Rektor



No. Revisi :

00

No. Dokumen :

QP / 7.5 / 03-01

Halaman :

01 dari 05

No. Salinan :

QP / 4.2 / 01

PROSEDUR KEASRAMAAN


95.0 DEFINISI

Tidak ada




40.8 IWA 2 Bagian 7.5 (Penyediaan Layanan Pendidikan) 40.9 Prosedur Orientasi Mahasiswa Baru (QP/7.2/03-01)


A. PEMBAGIAN KAMAR MASA ORIENTASI

5.1 Senat Mahasiswa

5.133.2 Sesuai dengan jadwal yang tertera dalam Kalender Akademik,

menentukan Koordinator Panitia Orientasi Mahasiswa Baru yang

terdiri dari 1 orang mahasiswa dan 1 orang mahasiswi.

5.2 Koordinator Panitia Orientasi Mahasiswa Baru

5.2.1 Membentuk Panitia Orientasi Mahasiswa Baru

5.2.2 Menerima Daftar Nama Mahasiswa (FM/7.5/03-01) dari Staf Bagian

Umum dan menyerahkannya kepada Panitia Orientasi Mahasiswa

Baru

5.3 Panitia Orientasi Mahasiswa Baru

5.3.1 Menerima Daftar Nama Mahasiswa dan membagi nama mahasiswa/i

ke dalam kelompok kamar yang telah ditentukan dan memasukkannya

ke dalam Daftar Kamar Mahasiswa (FM/7.5/03-02)

5.3.2 Membuat Jadwal Orientasi Mahasiswa Baru (FM/7.2/03-03) dan

menyerahkannya kepada Puket III Bidang Kemahasiswaan.

5.4 Puket III Bidang Kemahasiswaan

5.4.1 Menerima dan memeriksa Jadwal Orientasi Mahasiswa Baru :

a. Jika setuju, maka menandatangani dan menyerahkannya kepada

Panitia Orientasi Mahasiswa Baru untuk ditindaklanjuti.

b. Jika tidak setuju, maka memberikan catatan seperlunya dan

mengembalikan kepada Panitia Orientasi Mahasiswa Baru untuk

direvisi.


5.5.1 Menempelkan Daftar Kamar Mahasiswa di papan pengumuman

No. Revisi :

00

No. Dokumen :

QP / 7.5 / 03-01

Halaman :

02 dari 05

No. Salinan :

QP / 4.2 / 01

PROSEDUR KEASRAMAAN


5.5.2 Mengambil kunci kamar dari Bapak/Ibu Asrama

5.6 Mahasiswa Baru

5.6.1 Melaporkan kehadirannya kepada Satpam.

5.7 Satpam

5.7.1 Menginformasikan kehadiran Mahasiswa Baru kepada Panitia

Orientasi Mahasiswa Baru.


5.134.1 Mengantarkan mahasiswa baru ke kamar sesuai dengan listing yang

tertera dalam Daftar Kamar Mahasiswa.

5.134.2 Memperkenalkan Mahasiswa Baru ke lingkungan asrama dan sekolah

5.134.3 Memperkenalkan Mahasiswa Baru kepada Bapak/Ibu Asrama

5.135 Bapak/ Ibu Asrama

5.135.1 Memberikan informasi ringkas mengenai pengenalan asrama

5.136 Mahasiswa Baru

5.136.1 Mengikuti kegiatan orientasi mahasiswa baru sesuai dengan jadwal

yang telah ditentukan selanjutnya mengikuti Prosedur Orientasi

Mahasiswa Baru (QP/7.2/03-01)

5.136.2 Menerima Buku Pedoman Mahasiswa (SD/7.5/03-01)

B. PEMBAGIAN KAMAR MASA KULIAH

5.1 Puket III Bidang Kemahasiswaan

5.1.1 Menugaskan Bapak dan Ibu Asrama untuk membagi kamar bagi para

Mahasiswa


5.2.1 Membagi kamar para mahasiswa di setiap permulaan semester baru

5.2.2 Menyiapkan kunci kamar para mahasiswa beserta dengan Buku

Peminjaman/Pengembalian Kunci Kamar (FM/7.5/01-09)

5.2.3 Membuat Daftar Kamar Mahasiswa dan menempelkannya di papan

pengumuman

5.3 Kakak Tingkat

5.3.1 Mengambil kunci kamar dan menandatangani Buku

Peminjaman/Pengembalian Kunci Kamar

5.3.2 Memberikan penjelasan kepada Mahasiswa Baru tentang tata aturan

kamar.

No. Revisi :

00

No. Dokumen :

QP / 7.5 / 03-01

Halaman :

03 dari 05

No. Salinan :

QP / 4.2 / 01

PROSEDUR KEASRAMAAN


5.4 Mahasiswa Baru

5.4.1 Melakukan kegiatan sesuai dengan jadwal yang tertera di buku Buku

Pedoman Mahasiswa dan pengumuman-pengumuman kegiatan asrama

C. LIBUR

5.1 Kepala Asrama

5.1.1 Menerima informasi dari Puket I Bidang Akademik dan pihak-pihak

terkait mengenai Jadwal Libur (FM/7.5/01-11) dan menetapkan jadwal

libur.

5.1.2 Menempel Jadwal Libur di papan pengumuman asrama.

5.2 Mahasiswa

5.2.1 Menjalani liburan sesuai dengan jadwal dan aturan yang sudah

ditetapkan.

5.2.2 Kembali ke asrama sesuai jadwal yang telah ditetapkan.

D. IJIN KELUAR ASRAMA

5.1 Mahasiswa

5.1.1 Mengajukan permohonan ijin keluar asrama dengan mengisi Kartu Ijin

(FM/7.5/03-03) dan Buku Catatan Ijin (FM/7.5/03-04) serta

menyerahkannya kepada Bapak / Ibu Asrama

Catatan : Kartu Ijin warna biru untuk Mahasiswa, Kartu Ijin warna kuning

untuk Mahasiswi diisi pada saat mahasiswa keluar kota dan

dikumpulkan ke Senat Mahasiswa bagian Seksi Pembantu Umum 1

minggu sebelum ijin dilaksanakan, untuk kemudian diserahkan

kepada Bapak / Ibu Asrama


5.2.1 Menerima dan memeriksa Kartu Ijin dan Buku Catatan Ijin

a. Jika setuju, maka menandatanganinya serta menyerahkan Kartu

Ijin kepada Mahasiswa

b. Jika tidak setuju, maka memberikan alasan penolakannya.

5.3 Mahasiswa

5.3.1 Menyerahkan Kartu Ijin kepada Satpam.

5.4 Satpam

5.4.1 Menerima Kartu Ijin dan mengisi kolom tanggal, jam keluar.

No. Revisi :

00

No. Dokumen :

QP / 7.5 / 03-01

Halaman :

04 dari 05

No. Salinan :

QP / 4.2 / 01

PROSEDUR KEASRAMAAN


5.5 Mahasiswa/i

5.5.1 Melaporkan diri kepada Satpam bahwa sudah kembali ke kampus.

5.5.2 Melaporkan diri kepada Bapak/Ibu Asrama dan mengisi jam kembali

pada Buku Catatan Ijin.

E. MENINGGALKAN ASRAMA / PENYELESAIAN STUDI

5.1 Mahasiswa

5.1.1 Mengisi formulir Penyelesaian Administrasi Studi (FM/7.5/01-08) dan

menyerahkannya kepada Kepala Asrama

5.1.2 Mengembalikan kunci kamar

5.2 Kepala Asrama

5.2.1 Menerima dan memeriksa formulir Penyelesaian Administrasi Studi :

a. Jika tidak ada tanggungan, maka menandatangani formulir formulir

Penyelesaian Administrasi Studi dan menyerahkannya kepada

Mahasiswa

b. Jika ada tanggungan, maka meminta mahasiswa untuk

menuntaskannya.

5.2.2 Menerima kunci kamar dan menandatangani Buku

Peminjaman/Pengembalian Kunci Kamar

5.3 Mahasiswa

5.3.1 Menyerahkan formulir Penyelesaian Administrasi Studi kepada Staf

Administrasi Akademik

42.0 LAMPIRAN

42.1 FM / 7.2 / 03-03 : Jadwal Orientasi Mahasiswa Baru

42.2 FM / 7.5 / 01-08 : Penyelesaian Administrasi Studi

42.3 FM / 7.5 / 01-09 : Buku Peminjaman/Pengembalian Kunci Kamar

42.4 FM / 7.5 / 01-11 : Jadwal Libur

42.5 FM / 7.5 / 03-01 : Daftar Nama Mahasiswa 42.6 FM / 7.5 / 03-02 : Daftar Kamar Mahasiswa 42.7 FM / 7.5 / 03-03 : Kartu Ijin

42.8 FM / 7.5 / 03-04 : Buku Catatan Ijin

42.9 SD / 7.5 / 03-01 : Buku Pedoman Mahasiswa

No. Revisi :

00

No. Dokumen :

QP / 7.5 / 03-01

Halaman :

05 dari 05

No. Salinan :

QP / 4.2 / 01

PROSEDUR KEASRAMAAN


SALINAN TERKENDALI


No. Dokumen :

QP / 7.5 / 03-02

No. Revisi :

00

No. Salinan :

PROSEDUR KONSELING


Distribusi Kepada :

97.0 TUJUAN

Prosedur ini bertujuan untuk mengatur mekanisme pelayanan bimbingan dan

konseling serta menetapkan tanggung jawab masing-masing pihak.

98.0 RUANG LINGKUP

Prosedur ini berlaku mulai dari pengisian formulir permintaan konseling, proses

konseling sampai dengan mencatat hasil konseling dalam catatan konseling.

99.0 DEFINISI

3.1 Konselor

Orang yang melayani konseling.

3.2 Konseli

Orang yang membutuhkan nasihat (arahan) / bimbingan sehingga semangat

hidupnya akan menyala lagi.






5.137 Mahasiswa/i

5.137.1 Mengisi formulir Permintaan Konseling (FM/7.5/03-05) dan membuat

janji dengan konselor untuk melakukan konseling.








No. Revisi :

00

No. Dokumen :

QP / 7.5 / 03-02

Halaman :

01 dari 02

No. Salinan :

QP / 4.2 / 01

PROSEDUR KONSELING


5.138 Konselor

5.138.1 Menerima dan mencocokkan dengan agenda kegiatan Konselor.

a. Jika sesuai, menginformasikan kepada mahasiswa/i jadwal pertemuan dan tempat untuk konseling.

b. Jika tidak sesuai, maka memberikan alternatif waktu pertemuan yang lain.

5.139 Mahasiswa/i

5.139.1 Menjalani proses konseling sesuai jadwal dan mengemukakan

permasalahannya.

5.140 Konselor

5.140.1 Melakukan diagnosis untuk mengidentifikasi permasalahan

5.140.2 Memberikan pengarahan dan alternatif solusi terkait dengan

permasalahan

5.140.3 Mencatat hasil konseling dalam Catatan Konseling (FM/7.5/03-06)

5.140.4 Mengakhiri proses konseling

5.140.5 Jika konseling dianggap belum tuntas, maka membuat janji pertemuan

berikutnya.

Catatan : dalam hal konselor tidak bisa menangani permasalahan /

permasalahan tidak tuntas dan mahasiswa/i dinilai memerlukan

bantuan ahli yang lain, maka mahasiswa/i dirujuk kepada ahli

yang dimaksudkan.

44.0 LAMPIRAN

44.1 FM / 7.5 / 03-05 : Permintaan Konseling 44.2 FM / 7.5 / 03-06 : Catatan Konseling

No. Revisi :

00

No. Dokumen :

QP / 7.5 / 03-02

Halaman :

02 dari 02

No. Salinan :

QP / 4.2 / 01

PROSEDUR KONSELING


SALINAN TERKENDALI


No. Dokumen :

QP / 7.5 / 03-03

No. Revisi :

00

No. Salinan :

PROSEDUR PEMILIHAN SENAT MAHASISWA


Distribusi Kepada :

100.0 TUJUAN

Prosedur ini bertujuan untuk mengatur mekanisme pemilihan senat mahasiswa

serta menetapkan tanggung jawab masing-masing pihak.

101.0 RUANG LINGKUP

Prosedur ini berlaku mulai dari penetapan periode dan pembentukan panitia

pemilihan senat mahasiswa, umumkan kriteria calon dan masa pendaftaran,

pengajuan usulan nama calon senat dan penetapannya, pelaksanaan proses

pemilihan, pembuatan laporan hasil pemilihan dan penetapan senat mahasiswa

yang baru, pelaksanaan program kegiatan sampai dengan laporan pertanggung

jawaban.

102.0 DEFINISI

Tidak ada






5.141 Pembatu Ketua III Bidang Kemahasiswaan

5.141.1 Menetapkan periode pemilihan Senat Mahasiswa.

5.141.2 Menugaskan Senat Mahasiswa untuk membentuk Panitia Sidang

Pemilihan Senat Mahasiswa.


5.142.1 Membentuk Panitia Sidang Pemilihan Senat Mahasiswa








No. Revisi :

00

No. Dokumen :

QP / 7.5 / 03-03

Halaman :

01 dari 03

No. Salinan :

QP / 4.2 / 01

PROSEDUR

PEMILIHAN SENAT MAHASISWA


5.143 Panitia Sidang Pemilihan Senat Mahasiswa

5.143.1 Mengumumkan kriteria calon dan masa pendaftaran calon.

5.143.2 Menerima dan mengumpulkan calon yang memenuhi syarat.

5.143.3 Mengajukan Usulan Nama Calon Senat (FM/7.5/03-12) kepada

Pembantu Ketua III Bidang Kemahasiswaan.


5.144.1 Menerima dan memeriksa usulan nama calon Senat :

a. Jika setuju, maka menandatangani Form Usulan Nama Calon Senat

b. Jika tidak setuju, maka mengembalikan Usulan Nama Calon Senat

kepada Panitia Sidang Pemilihan Senat Mahasiswa untuk direvisi.


5.145.1 Melaksanakan proses pemilihan dan menyampaikan hasilnya ke

Pembantu Ketua III Bidang Kemahasiswaan.


5.146.1 Menerima dan memeriksa Laporan Hasil Pemilihan (FM/7.5/03-13) :

a. Jika setuju, maka membawa Laporan Hasil Pemilihan kepada rapat

Senat STT Aletheia.

b. Jika tidak setuju, maka mengembalikan Laporan Hasil Pemilihan


5.147 Senat STT Aletheia

5.147.1 Menerima dan memeriksa Laporan Hasil Pemilihan :

a. Jika setuju, maka menetapkan Senat Mahasiswa yang baru dan

meminta untuk melengkapi kepengurusan.

b. Jika tidak setuju, maka mengembalikan Laporan Hasil Pemilihan



5.148.1 Melakukan proses pembubaran Senat Mahasiswa yang lama &

pembubaran Panitia Sidang Pemilihan Senat

5.149 Ketua Senat Mahasiswa

5.149.1 Melaksanakan program kegiatan Senat Mahasiswa.

5.149.2 Menyerahkan Laporan Pertanggung Jawaban (FM/7.5/03-14) satu

bulan sebelum berakhirnya masa kepengurusan.

5.149.3 Mengusulkan Panitia Sidang Pemilihan Senat Mahasiswa.

No. Revisi :

00

No. Dokumen :

QP / 7.5 / 03-03

Halaman :

02 dari 03

No. Salinan :

QP / 4.2 / 01

PROSEDUR




5.150.1 Menerima dan memeriksa Laporan Pertanggung Jawaban:

a. Jika setuju, maka membentuk Panitia Sidang Pemilihan Senat

Mahasiswa, dan selanjutnya seperti butir 5.1.2 serta mengarsipkan

Laporan Pertanggung Jawaban.

b. Jika tidak setuju, maka mengembalikan Laporan Pertanggung

Jawaban kepada Ketua Senat Mahasiswa untuk direvisi.

6.0 LAMPIRAN

6.1 FM / 7.5 / 03-12 : Usulan Nama Calon Senat 6.2 FM / 7.5 / 03-13 : Laporan Hasil Pemilihan 6.3 FM / 7.5 / 03-14 : Laporan Pertanggung Jawaban

No. Revisi :

00

No. Dokumen :

QP / 7.5 / 03-03

Halaman :

02 dari 03

No. Salinan :

QP / 4.2 / 01

PROSEDUR



SALINAN TERKENDALI


No. Dokumen :

QP / 7.5 / 03-04

No. Revisi :

00

No. Salinan :

PROSEDUR PELAYANAN MAHASISWA KELUAR KAMPUS


Distribusi Kepada :

104.0 TUJUAN

Prosedur ini bertujuan untuk mengatur mekanisme pelayanan mahasiswa keluar

kampus serta menetapkan tanggung jawab masing-masing pihak.

105.0 RUANG LINGKUP

Prosedur ini berlaku mulai dari menerima surat permintaan pelayanan dari gereja

dan institusi kristen dan daftar permintaan praktek pelayanan mahasiswa serta

membahasnya dalam rapat, membuat surat balasan kepada gereja dan institusi

kristen serta membuat surat tugas, memberikan pembekalan kepada mahasiswa

yang akan praktek, pelaksanaan praktek lapangan sampai dengan mengevaluasi

hasil praktek dan mengarsipkannya.

106.0 DEFINISI

Tidak ada


45.1 Pedoman Mutu Bagian 7.5.1 (Pengendalian Produksi dan Penyediaan Jasa) 45.2 Standar ISO 9001: 2008 Klausul 7.5.1


5.151 Ketua

5.151.1 Menerima surat permintaan pelayanan dari gereja dan institusi Kristen

di Indonesia

5.151.2 Membuat Daftar Permintaan Praktek Pelayanan Mahasiswa

(FM/7.5/03-07) berdasarkan kriteria yang diminta dari gereja dan

institusi Kristen.

5.151.3 Mendistribusikan Daftar Permintaan Praktek Pelayanan Mahasiswa

kepada seluruh Dosen dan membahasnya dalam Rapat Senat STT

Aletheia.

5.151.4 Menerima hasil keputusan rapat yang berupa Notula Rapat

(FM/7.5/00-01).








No. Revisi :

00

No. Dokumen :

QP / 7.5 / 03-04

Halaman :

01 dari 03

No. Salinan :

QP / 4.2 / 01



5.151.5 Berdasarkan hasil rapat, meminta Staf Bagian Umum membuat Surat

Balasan (FM/7.5/03-08) kepada gereja dan institusi Kristen di

Indonesia yang bersangkutan.


5.152.1 Membuat Surat Balasan kepada gereja dan institusi Kristen serta

membuat Surat Tugas (FM/7.5/03-09) untuk mahasiswa yang akan

praktek menyerahkannya kepada Ketua.

5.152.2 Membuat Daftar Mahasiswa Praktek (FM/7.5/03-10) dan di tempel di

papan pengumuman.

5.153 Ketua

5.153.1 Menerima dan memeriksa surat balasan dan Surat Tugas :


Bagian Umum untuk ditindaklanjuti.

b. Jika tidak setuju, maka mengembalikan kepada Staf Bagian Umum

untuk direvisi.


5.154.1 Mengirimkan Surat Balasan beserta dengan Lembar Evaluasi

(FM/7.5/03-11) via pos atau dititipkan kepada mahasiswa yang

praktek pelayanan di gereja dan institusi Kristen yang bersangkutan

5.154.2 Menyerahkan Surat Tugas kepada mahasiswa yang akan pelayanan.

Catatan : untuk praktek akhir pekan dan dua bulan, surat jawaban berlaku

juga sebagai Surat Tugas.

5.155 Mahasiswa

5.155.1 Sesuai dengan Daftar Mahasiswa Praktek yang ditempel di papan

pengumuman, menghubungi gereja yang akan mereka layani dan

melaporkan hasil pembicaraan kepada Pembantu Ketua III Bidang

Kemahasiswaan.


5.156.1 Memberikan pembekalan mahasiswa yang akan praktik sesuai dengan

Buku Pedoman Pelayanan (SD/7.5/03-01).

5.157 Mahasiswa

5.157.1 Melaksanakan praktek pelayanan sesuai dengan waktu yang

ditentukan.

5.157.2 Membuat Laporan Praktek dan menyerahkannya kepada Pembantu

Ketua III Bidang Kemahasiswaan.

No. Revisi :

00

No. Dokumen :

QP / 7.5 / 03-04

Halaman :

02 dari 03

No. Salinan :

QP / 4.2 / 01



Catatan : khusus untuk mahasiswa praktek akhir pekan tidak membuat

laporan, hasil pelayanan dievaluasi dari Lembar Evaluasi yang

dikembalikan dari gereja dan institusi Kristen yang bersangkutan.


5.158.1 Menerima Laporan Praktek mahasiswa dan Lembar Evaluasi dari

gereja/institusi Kristen.

5.158.2 Menidaklajuti Lembar Evaluasi :

a. Untuk praktek satu tahun dibahas dalam Rapat Senat STT

Aletheia, dan hasilnya di catat dalam Notula Rapat.

b. Untuk mahasiswa praktek week end dan dua bulan, Lembar

Evaluasi diserahkan kepada Pembimbing Family Group sebagai

dasar evaluasi dan bimbingan kepada mahasiswa yang

bersangkutan.

5.158.3 Menyerahkan Lembar Evaluasi kepada Staf Bagian Umum untuk

diarsipkan.

47.0 LAMPIRAN

47.1 FM / 7.5 / 00-01 : Notula Rapat 47.2 FM / 7.5 / 03-07 : Daftar Permintaan Praktek Pelayanan Mahasiswa 47.3 FM / 7.5 / 03-08 : Surat Balasan

47.4 FM / 7.5 / 03-09 : Surat Tugas

47.5 FM / 7.5 / 03-10 : Daftar Mahasiswa Praktek

47.6 FM / 7.5 / 03-11 : Lembar Evaluasi

47.7 SD / 7.5 / 03-01 : Buku Pedoman Pelayanan

No. Revisi :

00

No. Dokumen :

QP / 7.5 / 03-04

Halaman :

03 dari 03

No. Salinan :

QP / 4.2 / 01



SALINAN TERKENDALI


No. Dokumen :

QP / 7.5 / 04-01

No. Revisi :

00

No. Salinan :

PROSEDUR PELAKSANAAN PROGRAM KEGIATAN


Distribusi Kepada :

108.0 TUJUAN

Prosedur ini bertujuan untuk mengatur mekanisme pelaksanaan program kegiatan

dan menetapkan tanggung jawab masing-masing pihak.

109.0 RUANG LINGKUP

Prosedur ini berlaku mulai dari buat rancangan program kegiatan selama 1 (satu)

tahun, penunjukan dan mengangkat ketua panitia program kegiatan, pembuatan

proposal program kegiatan dan pelaksanaannya sesuai dengan jadwal/agenda

kegiatan yang telah ditetapkan, pembuatan laporan hasil pelaksanaan program

kegiatan sampai dengan pengarsipannya.

110.0 DEFINISI

Tidak ada






A. Kegiatan Eksternal

5.159 Kepala Bagian Urusan Eksternal

5.159.1 Membuat Rancangan Program Kegiatan (FM/7.5/04-01) selama 1

(satu) tahun.

5.159.2 Mengajukan rancangan program kegiatan kepada Pembantu Ketua IV

Bidang Kemitraan dan Pengabdian Masyarakat.

Dibuat oleh : Puket IV Bid. Kemitraan & Pengabdian

Masyarakat







No. Revisi :

00

No. Dokumen :

QP / 7.5 / 04-01

Halaman :

01 dari 03

No. Salinan :

QP / 4.2 / 01



5.160 Pembantu Ketua IV Bidang Kemitraan dan Pengabdian Masyarakat

5.160.1 Menerima dan memeriksa rancangan program kegiatan :

a. Jika setuju, maka membawa rancangan program kegiatan kedalam

rapat Senat STT Aletheia.

b. Jika tidak setuju, maka mengembalikan kepada Kepala Bagian

Urusan Eksternal untuk direvisi.

5.160.2 Membuat keputusan berdasarkan hasil dari rapat Senat STT Aletheia

dan menyerahkannya kepada Kepala Bagian Urusan Eksternal untuk

ditindaklanjuti.

5.161 Kepala Bagian Urusan Eksternal

5.161.1 Menunjuk dan mengangkat Ketua Panitia program kegiatan.

5.162 Ketua Panitia Program Kegiatan

5.162.1 Melengkapi susunan panitia dan membuat Proposal Program Kegiatan

(FM/7.5/ 04-02) dan menyerahkannya kepada Kepala Bagian

Eksternal.

5.163 Kepala Bagian Eksternal

5.163.1 Menerima dan memeriksa Proposal Program Kegiatan :


- Copy 1 untuk Ketua Panitia Program Kegiatan untuk

ditindaklanjuti

- Copy 2 untuk Bendahara

- Asli untuk Arsip Kepala Bagian Internal

5.163.2 Membuat SK penetapannya dan menyerahkan kepada :

a. Asli untuk Panitia Program Kegiatan

b. Copy 1 untuk arsip




5.164.2 Membuat Laporan Hasil Pelaksanaan Program Kegiatan (FM/7.5/ 04-

03) dan menyerahkannya kepada Bendahara.

5.165 Bendahara


Kegiatan :

a. Jika setuju, maka menandatangani dan menyerahkan kepada Ketua

Panitia Program Kegiatan ditindaklanjuti.

No. Revisi :

00

No. Dokumen :

QP / 7.5 / 04-01

Halaman :

02 dari 03

No. Salinan :

QP / 4.2 / 01



b. Jika tidak setuju, maka meminta Ketua Panitia Program Kegiatan

untuk melengkapi.


5.166.1 Menyerahkan Laporan Hasil Pelaksanaan Program Kegiatan kepada

Kepala Bagian Eksternal.

5.167 Kepala Bagian Eksternal


Kegiatan :

a. Jika setuju, maka menandatangani dan mengarsipkannya.


Program Kegiatan untuk direvisi.

B. Kegiatan Internal

5.1 Kepala Bagian Internal

5.1.1 Menunjuk dan mengangkat Ketua Panitia program kegiatan.


5.2.1 Melengkapi susunan panitia dan membuat Proposal Program Kegiatan

dan menyerahkannya kepada Kepala Bagian Internal.


5.3.1 Menerima dan memeriksa Proposal Program Kegiatan :


- Asli untuk Kepala Bagian Internal

- Copy 1 untuk Ketua Panitia Program Kegiatan untuk

ditindaklanjuti

- Copy 2 untuk Bendahara

b. Membuat SK penetapannya dan menyerahkan kepada :

c. Asli untuk Panitia Program Kegiatan

d. Copy 1 untuk arsip




5.4.2 Membuat Laporan Hasil Pelaksanaan Program Kegiatan dan

menyerahkannya kepada Bendahara.

No. Revisi :

00

No. Dokumen :

QP / 7.5 / 04-01

Halaman :

02 dari 03

No. Salinan :

QP / 4.2 / 01



5.5 Bendahara

5.5.1 Menerima dan memeriksa laporan Hasil Pelaksanaan Program

Kegiatan :

a. Jika setuju, maka menandatangani dan menyerahkan kepada Ketua

Panitia Program Kegiatan ditindaklanjuti.

b. Jika tidak setuju, maka meminta Ketua Panitia Program Kegiatan

untuk melengkapi.


5.6.1 Menyerahkan laporan Hasil Pelaksanaan Program Kegiatan kepada

Kepala Bagian Internal



Kegiatan :

a. Jika setuju, maka menandatangani dan mengarsipkannya.


Program Kegiatan untuk direvisi.

49.0 LAMPIRAN

49.1 FM / 7.5 / 04-01 : Rancangan Program Kegiatan 49.2 FM / 7.5 / 04-02 : Proposal Program Kegiatan 49.3 FM / 7.5 / 04-03 : Laporan Hasil Pelaksanaan Program Kegiatan

No. Revisi :

00

No. Dokumen :

QP / 7.5 / 04-01

Halaman :

02 dari 03

No. Salinan :

QP / 4.2 / 01



SALINAN TERKENDALI


No. Dokumen :

QP / 8.2 / 00-01

No. Revisi :

00

No. Salinan :

PROSEDUR AUDIT MUTU INTERNAL


Distribusi Kepada :

112.0 TUJUAN

Prosedur ini bertujuan untuk memastikan bahwa audit mutu internal dilaksanakan

dengan sistematis, efektif dan mengikuti tata cara yang telah ditetapkan serta

terjadwal, dan menetapkan tanggung jawab masing-masing pihak dalam proses

audit mutu internal.

113.0 RUANG LINGKUP

Prosedur ini berlaku untuk semua kegiatan audit mutu internal, mulai

penjadwalan, persiapan, pelaksanaan, pelaporan sampai tindak lanjut hasil audit.

114.0 DEFINISI

3.19 Auditor

Pihak pemeriksa dalam suatu audit mutu internal.

3.20 Auditee

Pihak yang diperiksa dalam suatu audit mutu internal.

3.21 CAR (Correction Active Request)

Laporan hasil pemeriksaan audit mutu internal.

3.22 Catatan Status CAR

Sebuah daftar yang digunakan untuk mencatat status ketuntasan seluruh

CAR yang dihasilkan dalam suatu periode audit mutu internal.


49.4 Pedoman Mutu Bagian 8.2.2 (Audit Internal) 49.5 Standar ISO 9001:2008 Klausul 8.2.2

Dibuat oleh, Management Representative


Diperiksa oleh, Management Representative


Disetujui oleh, Ketua

Pdt. Dr. Agung Gunawan, Th.M. Tanggal : 21 / 11 / 2014


No. Revisi :

00

No. Dokumen :

QP / 8.2 / 00-01

Halaman :

01 dari 04

No. Salinan :

QP / 4.2 / 01




A. Persiapan Audit Mutu Internal

5.168 Wakil Manajemen (Management Representative)

5.168.1 Membentuk tim audit yang bersifat independen, yaitu beranggotakan

auditor yang tidak berasal dari satu bagian saja dan bukan dari bagian

yang akan diaudit. Syarat bagi auditor adalah harus sudah pernah

mengikuti pelatihan teknik audit mutu internal.

5.168.2 Membuat Jadwal Tahunan Audit Mutu Internal (FM/8.2/00-01) untuk

satu tahun. Audit terjadwal dilaksanakan secara berkala sekurang-

kurangnya setiap 6 (enam) bulan sekali atau sewaktu-waktu bila

diperlukan.

5.168.3 Membuat Jadwal Pelaksanaan Audit Mutu Internal (FM/8.2/00-02)

yang berisi informasi tanggal audit, tim auditor, dokumen dan auditee

berdasarkan Jadwal Tahunan Audit Mutu Internal.

5.168.4 Mendistribusikan jadwal audit kepada auditor dan pimpinan bagian

yang diaudit / auditee.

5.169 Auditor / Lead Auditor (Auditor Kepala)

5.169.1 Menerima jadwal audit dan melakukan persiapan audit dengan cara :

a. Mempelajari dokumen berkaitan dengan bagian yang akan diaudit

berupa Pedoman Mutu, Prosedur Mutu, Instruksi Kerja, dan lain-

lain.

b. Meninjau dokumen dan kesesuaiannya dengan standar ISO 9001.

c. Melakukan konsultasi dengan Wakil Manajemen untuk

memperoleh masukan tentang area yang perlu difokuskan dalam

audit.

d. Membuat daftar periksa audit dengan menggunakan Formulir

Daftar Periksa Audit Mutu Internal (FM/8.2/00-03).

5.169.2 Melakukan konfirmasi dengan pimpinan bagian yang diaudit / auditee

mengenai jadwal audit yang telah dibuat oleh Wakil Manajemen,

kemudian memberikan informasi kesepakatan tersebut kepada Wakil

Manajemen (termasuk jika terjadi perubahan jadwal).

B. Pelaksanaan Audit Mutu Internal

5.1 Auditor / Lead Auditor (Auditor Kepala)

5.1.1 Melaksanakan audit mutu internal dengan panduan daftar periksa yang

telah dibuat. Secara umum acara audit adalah sebagai berikut :

5.169.3 Pertemuan Pembukaan untuk menjelaskan rencana pelaksanaan audit.

No. Revisi :

00

No. Dokumen :

QP / 8.2 / 00-01

Halaman :

02 dari 04

No. Salinan :

QP / 4.2 / 01



a. Pelaksanaan Audit, yaitu dengan cara melakukan wawancara,

monitoring data, tes data, pemeriksaan dokumen, observasi

kegiatan dan observasi kondisi.

b. Menuliskan bukti-bukti audit yang menjadi dasar kesesuaian

maupun ketidaksesuaian pada kolom audit evidence dalam

Formulir Daftar Periksa Audit Mutu Internal.

c. Pertemuan Tim, yaitu pertemuan khusus auditor untuk membahas

temuan-temuan yang didapatkan selama pelaksanaan audit serta

menentukan kesimpulan dan tindak lanjut dari kesimpulan

tersebut.

d. Pertemuan Penutupan, yaitu pertemuan yang berisi ucapan terima

kasih, penjelasan hasil audit serta melakukan pembahasan

tindakan koreksi

C. Laporan dan Tindak Lanjut Audit Mutu Internal

5.1 Auditor / Lead Auditor

5.1.1 Menuliskan ketidaksesuaian ke dalam Formulir Corrective Action

Request (FM/8.2/00-04), dengan disertai detail ketidaksesuaian, yang

ditandatanganinya bersama Auditee.

Formulir CAR dibuat rangkap 2 (dua). Salinan pertama diserahkan

kepada Wakil Manajemen dan salinan kedua diserahkan kepada

pimpinan bagian yang diaudit / auditee.

5.1.2 Membahas hasil audit bersama Wakil Manajemen untuk meninjau

ketidaksesuaian yang ada, serta memutuskan keragu-raguan penemuan

audit.

5.2 Auditee

5.2.1 Menuliskan tindakan koreksi dan pencegahan yang diperlukan serta

menentukan tanggal batas verifikasi pada Formulir CAR kemudian

menandatanganinya.

5.2.2 Menyimpan salinan Formulir CAR.

5.2.3 Melakukan tindakan perbaikan sesuai dengan hasil audit.

5.3 Auditor / Lead Auditor

5.3.1 Melakukan verifikasi terhadap ketuntasan pelaksanaan tindakan

koreksi dan pencegahan sesuai dengan tanggal batas yang telah

disepakati.

5.3.2 Menentukan perlu tidaknya melakukan audit kembali berdasarkan

hasil verifikasi.

No. Revisi :

00

No. Dokumen :

QP / 8.2 / 00-01

Halaman :

03 dari 04

No. Salinan :

QP / 4.2 / 01



5.4 Wakil Manajemen

5.4.1 Menentukan kelayakan ketuntasan tindakan atas audit yang telah

dilaksanakan :

a. Jika telah dinyatakan selesai, menyerahkan dokumen CAR dan

Daftar Periksa Audit Mutu Internal kepada Document Controller

untuk dimasukkan dalam Catatan Status CAR (FM/8.2/00-05).

b. Jika dinyatakan belum selesai, menyerahkan dokumen CAR dan

Daftar Periksa Audit Mutu Internal kepada Auditor / Lead Auditor

untuk diverifikasi kembali


5.5.1 Menuliskan hasil audit dan status ketuntasannya dalam Catatan Status

CAR.

5.5.2 Memeriksa seluruh CAR apakah sudah dilakukan verifikasi oleh

auditor hingga dinyatakan tuntas.

5.5.3 Memberikan informasi kepada Wakil Manajemen jika terdapat CAR

yang belum tuntas setelah melewati tanggal batas ketuntasannya.

5.6 Wakil Manajemen

5.6.1 Menindaklanjuti atas CAR yang belum selesai setelah melewati

tanggal batas ketuntasannya dengan melakukan koordinasi dengan

auditor dan atau auditee terkait.

5.6.2 Menuliskan ketuntasan seluruh audit mutu internal dalam Jadwal

Audit Internal tahunan pada jadwal yang sesuai.

6.0 LAMPIRAN

6.1 FM / 8.2 / 00-01 : Jadwal Tahunan Audit Mutu Internal

6.2 FM / 8.2 / 00-02 : Jadwal Pelaksanaan Audit Mutu Internal

6.3 FM / 8.2 / 00-03 : Daftar Periksa Audit Mutu Internal

6.4 FM / 8.2 / 00-04 : Corrective Action Request

6.5 FM / 8.2 / 00-05 : Catatan Status CAR

No. Revisi :

00

No. Dokumen :

QP / 8.2 / 00-01

Halaman :

04 dari 04

No. Salinan :

QP / 4.2 / 01



SALINAN TERKENDALI


No. Dokumen :

QP / 8.2 / 01-01

No. Revisi :

00

No. Salinan :

PROSEDUR UJIAN SEMESTER


Distribusi Kepada :

116.0 TUJUAN

Prosedur ini bertujuan untuk mengatur mekanisme pelaksanaan ujian semester

serta menetapkan tanggung jawab masing-masing pihak yang terkait.

117.0 RUANG LINGKUP

Prosedur ini berlaku mulai dari penyusunan jadwal ujian akhir semester,

pendistribusian surat pemberitahuan ujian semester, membuat dan menggandakan

soal ujian, melaksanakan ujian sesuai dengan jadwal dan memasukkan hasilnya

kedalam daftar nilai dan membuat laporan rekapitulasi hasil studi mahasiswa,

membuat surat penghentian studi untuk mahasiswa yang tidak memenuhi standard

yang ditetapkan dan Buku Pedoman Mahasiswa sampai dengan penyelesaian

administrasi studi.

118.0 DEFINISI

Tidak ada


50.1 Pedoman Mutu Bagian 8.2.3 (Pemantauan dan Pengukuran Proses)

50.2 Standar ISO 9001 : 2008 Klausul 8.2.3



5.170.1 Menyusun Jadwal Ujian Akhir Semester (FM/8.2/01-02) dan

menyerahkan kepada Puket I Bidang Akademik.




Pdt. Marthen Nainupu, M.Th Tanggal : 21 / 11 / 2014


Pdt. Dr. Agung Gunawan, Th.M. Tanggal : 21 / 11 / 2014


No. Revisi :

00

No. Dokumen :

QP / 8.2 / 01-01

Halaman :

01 dari 04

No. Salinan :

QP / 4.2 / 01




5.171.1 Menerima dan memeriksa Jadwal Ujian Akhir Semester :

k. Jika setuju, maka menandatangani dan menyerahkan kepada Ketua

Program Studi untuk ditindaklanjuti.

l. Jika tidak setuju, maka mengembalikan kepada Ketua Program

Studi untuk direvisi.


5.172.1 Menyerahkan Jadwal Ujian Akhir Semester yang telah ditandatangani

Puket Bidang Akademik kepada Staf Administrasi Akademik.


5.173.1 Menerima Jadwal Ujian Akhir Semester.

5.173.2 Membuat Surat Pemberitahuan Ujian Semester (FM/8.2/01-03) kepada

Dosen Pengampu dan menyerahkannya kepada Puket Bidang

Akademik.

5.174 Puket Bidang Akademik

5.174.1 Menerima dan memeriksa Surat Pemberitahuan Ujian Semester :

a. Jika setuju, menandatangani dan menyerahkan kepada Staf



Akademik untuk direvisi.


5.175.1 Mendistribusikan Surat Pemberitahuan Ujian Semester dengan

dilampiri Jadwal Ujian Akhir Semester dan Daftar Nilai (FM/8.2/01-

01) kepada Dosen Pengampu.

5.175.2 Mendistribusikan Jadwal Ujian Akhir Semester kepada mahasiswa.

5.176 Dosen Pengampu

5.176.1 Membuat dan menggandakan soal ujian

5.176.2 Membagikan soal ujian kepada mahasiswa dan mengawasi proses

pelaksanaan ujian sesuai dengan jadwal yang telah ditentukan

5.177 Mahasiswa

5.177.1 Menunjukkan Kartu Mengikuti Ujian (FM/8.2/01-04) di kelas dan

melaksanakan ujian sesuai dengan jadwal yang telah ditentukan dan

menandatangani Kartu Hadir Kuliah (FM/7.5/01-02).

5.177.2 Menyerahkan hasil ujian kepada Dosen Pengampu

No. Revisi :

00

No. Dokumen :

QP / 8.2 / 01-01

Halaman :

02 dari 04

No. Salinan :

QP / 4.2 / 01



5.178 Dosen Pengampu

5.178.1 Menerima dan memeriksa / mengoreksi hasil ujian

5.178.2 Memasukkan hasilnya kedalam Daftar Nilai mahasiswa dan

menyerahkan kepada Staf Administrasi Akademik sesuai dengan

jadwal yang sudah ditentukan.

Catatan : HER (ujian ulang) akan diberikan kepada mahasiswa yang

mendapat nilai kurang.


5.179.1 Menerima Daftar Nilai dari Dosen Pengampu serta menginputnya

kedalam Kartu Hasil Studi di komputer.

5.179.2 Mencetak Kartu Hasil Studi/KHS (FM/7.5/01-03) dan menyerahkan

kepada Dosen Wali Studi disertai dengan Tanda Terima Kartu Hasil

Studi (FM/7.5/01-10).

5.179.3 Membuat laporan Rekapitulasi Hasil Studi Mahasiswa (FM/8.2/01-05)

dan menyerahkan kepada Pembantu Ketua I Bidang Akademik.

5.180 Dosen Wali Studi

5.180.1 Menerima dan memeriksa jumlah Kartu Hasil Studi :

a. Jika sesuai, maka menandatangani Tanda Terima KHS dan

menyerahkan kepada Staf Administrasi Akademik.

b. Jika tidak sesuai, maka meminta Staf Administrasi Akademik

untuk melengkapi.

5.180.2 Mendistribusikan Kartu Hasil Studi kepada mahasiswa yang

bersangkutan dan meminta mahasiswa untuk menandatangani Tanda

Terima KHS.

5.181 Pembantu Ketua Bidang Akademik

5.181.1 Menerima dan memeriksa laporan Rekapitulasi Hasil Studi

Mahasiswa:

a. Jika setuju, maka menandatangani dan melakukan evaluasi sesuai

dengan Buku Pedoman Mahasiswa (SD/7.5/01-01) Bab I point B.

Penetapan Program Studi.

b. Jika tidak setuju, maka meminta Staf Administrasi Akademik

untuk merevisi.

5.181.2 Merekap nama mahasiswa yang tidak memenuhi aturan akademis

sesuai dengan Buku Pedoman Mahasiswa dan membuat Surat

Penghentian Studi (FM/7.5/01-06) dan menyerahkannya Ketua.

5.182 Ketua

5.182.1 Menerima dan memeriksa formulir Penghentian Studi dan membahas

dalam Rapat Senat STT Aletheia.

No. Revisi :

00

No. Dokumen :

QP / 8.2 / 01-01

Halaman :

03 dari 04

No. Salinan :

QP / 4.2 / 01



5.182.2 Berdasarkan hasil keputusan Rapat Senat STT Aletheia, mengesahkan

Surat Penghentian Studi dan menyerahkannya kepada Pembantu Ketua

Bidang Akademik untuk ditindaklanjuti.

5.183 Puket Bidang Akademik

5.183.1 Menyerahkan Surat Penghentian Studi kepada Staf Administrasi

Akademik untuk ditindaklanjuti


5.184.1 Mendistribusikan Surat Penghentian Studi kepada :

a. Asli untuk mahasiswa

b. Salinan 1 untuk Puket Bidang Administrasi

c. Salinan 2 untuk Puket Bidang Kemahasiswaan

d. Salinan 3 untuk Puket Bidang Akademik

5.184.2 Membuat surat pemberitahuan kepada Gereja, Sponsor dan

Penanggung Mahasiswa tentang status sanksi Mahasiswa yang

bersangkutan.

5.184.3 Meminta mahasiswa untuk mengisi Formulir Penyelesaian

Administrasi Studi (FM/7.5/01-08).

5.185 Mahasiswa

5.185.1 Mengembalikan Kartu Mahasiswa kepada Staf Administrasi

Akademik

5.185.2 Mengisi formulir Penyelesaian Administrasi Studi dan menuntaskan

dengan pihak-pihak yang bersangkutan selanjutnya mengikuti

Prosedur Penyelesaian Kuliah (QP/7.5/01.03).

52.0 LAMPIRAN

52.1 FM / 7.5 / 01-02 : Kartu Hadir Kuliah

52.2 FM / 7.5 / 01-03 : Kartu Hasil Studi/KHS

52.3 FM / 7.5 / 01-06 : Surat Penghentian Studi

52.4 FM / 7.5 / 01-08 : Formulir Penyelesaian Administrasi Studi

52.5 FM / 7.5 / 01-10 : Tanda Terima Kartu Hasil Studi

52.6 FM / 8.2 / 01-01 : Daftar Nilai 52.7 FM / 8.2 / 01-02 : Jadwal Ujian Akhir Semester 52.8 FM / 8.2 / 01-03 : Surat Pemberitahuan Ujian Semester 52.9 FM / 8.2 / 01-04 : Kartu Mengikuti Ujian

52.10 FM / 8.2 / 01-05 : Rekapitulasi Hasil Studi

Mahasiswa

52.11 SD / 7.5 / 01-01 : Buku Pedoman Mahasiswa

No. Revisi :

00

No. Dokumen :

QP / 8.2 / 01-01

Halaman :

04 dari 04

No. Salinan :

QP / 4.2 / 01



SALINAN TERKENDALI


No. Dokumen :

QP / 8.2 / 01-02

No. Revisi :

00

No. Salinan :

PROSEDUR PENULISAN TUGAS AKHIR


Distribusi Kepada :

120.0 TUJUAN

Prosedur ini bertujuan untuk mengatur mekanisme perkuliahan serta menetapkan


121.0 RUANG LINGKUP

Prosedur ini berlaku mulai dari mengikuti mata kuliah bimbingan skripsi dan

membuat proposal penulisan skripsi, proses ujian proposal penulisan skripsi dan

tesis, penentuan jadwal ujian skripsi dan tesis, mengikuti proses ujian skripsi dan

tesis sampai dengan menyerahkan berita acara ujian skripsi & tesis.

122.0 DEFINISI

3.23 KRS (Kartu Rencana Studi)

Kartu yang berisi daftar mata kuliah yang akan diikuti oleh setiap mahasiswa

dalam satu semester. KRS berlaku/sah, jika ada cap/stempel sekolah.


4.1 Pedoman Mutu Bagian 8.2.3 (Pemantauan dan Pengukuran Proses)

4.2 Standar ISO 9001 : 2008 Klausul 8.2.3


A. PENGAJUAN SKRIPSI

5.1 Mahasiswa

5.1.1 Mengikuti mata kuliah bimbingan skripsi dan membuat Proposal

Penulisan Skripsi (FM/8.2/01-06) serta diserahkan kepada Dosen

Pengampu.

5.2 Dosen Pengampu

5.2.1 Menerima dan memeriksa Proposal Penulisan Skripsi dan

membahasnya dalam Rapat Senat STT Aletheia.








No. Revisi :

00

No. Dokumen :

QP / 8.2 / 01-02

Halaman :

01 dari 06

No. Salinan :

QP / 4.2 / 01



5.2.2 Menyerahkan hasil rapat dosen yang dicatat dalam Notula Rapat

(FM/7.5/00-01) kepada Pembantu Ketua I Bidang Akademik


5.3.1 Berdasarkan Notula Rapat, membuat Jadwal Ujian Proposal Penulisan

Skripsi/Tesis (FM/8.2/01-07) beserta dengan Dosen Pengujinya

5.3.2 Membentuk Tim Penguji dan menunjuk Ketua Tim Penguji proposal

penulisan Skripsi serta menyerahkan lembar Evaluasi Presentasi

Proposal Skripsi/Tesis (FM/8.2/01-08) kepada Ketua Tim Penguji

5.3.3 Menginformasikan Jadwal Ujian Proposal Penulisan Skripsi kepada

Mahasiswa

5.4 Ketua Tim Penguji

5.4.1 Mendistribusikan Evaluasi Presentasi Proposal Skripsi kepada Tim

Penguji

5.4.2 Melakukan proses ujian proposal penulisan Skripsi sesuai dengan

jadwal yang ditentukan

5.5 Mahasiswa

5.5.1 Mengikuti proses ujian proposal penulisan Skripsi


5.6.1 Mengumpulkan Evaluasi Presentasi Proposal Skripsi dan menyerahkan

kepada Puket 1 Bidang Akademik

5.7 Puket 1 Bidang Akademik

5.7.1 Membawa hasil rekomendasi dari Tim Penguji ujian proposal

penulisan Skripsi ke dalam Rapat Dosen :

a. Jika rekomendasinya dinyatakan lulus, maka ditentukan Dosen

Pembimbing

b. Jika rekomendasi dinyatakan tidak lulus, maka mahasiswa harus

memperbaiki atau mengajukan ulang proposal penulisan Skripsi

5.7.2 Menginformasikan Dosen Pembimbing kepada Mahasiswa yang

bersangkutan.

5.7.3 Menentukan Jadwal Ujian Skripsi (FM/8.2/01-09) sesuai dengan

Kalender Akademik (FM/7.1/01-02) dan membentuk Tim Penguji

minimal 2 minggu sebelum ujian skripsi

5.7.4 Membuat pengumuman nama Tim Penguji

No. Revisi :

00

No. Dokumen :

QP / 8.2 / 01-02

Halaman :

02 dari 06

No. Salinan :

QP / 4.2 / 01



5.8 Mahasiswa

5.8.1 Melakukan proses penulisan Skripsi sesuai dengan waktu yang telah

ditetapkan (maksimal 9 bulan)

5.8.2 Meminta Lembar Persetujuan Skripsi ke Staf Administrasi Akademik

dan menyerahkannya beserta Draft Final Skripsi kepada Dosen

Pembimbing

5.9 Dosen Pembimbing

5.9.1 Menerima dan memeriksa Draft Final Skripsi :

a. Jika setuju, maka menandatangani Lembar Persetujuan Skripsi dan

menyerahkan kembali kepada Mahasiswa beserta dengan Draft

Final Skripsi

b. Jika tidak setuju, maka meminta mahasiswa untuk merevisi

5.10 Mahasiswa

5.10.1 Memfotocopy Draft Final Skripsi sesuai dengan jumlah Tim Penguji

5.10.2 Menyerahkan Draft Final Skripsi dan Lembar Persetujuan Skripsi

kepada Puket 1 Bidang Akademik

5.11 Puket 1 Bidang Akademik

5.11.1 Menerima Draft Final Skripsi dan mendistribusikannya kepada Tim

Penguji

5.12 Tim Penguji

5.12.1 Melakukan proses ujian Skripsi sesuai dengan jadwal yang ditentukan

5.13 Mahasiswa

5.13.1 Mengikuti proses ujian Skripsi


5.14.1 Mengumpulkan formulir Penilaian Ujian Skripsi (FM/8.2/01-10) dan

melakukan proses penghitungan nilai dan memasukkan hasil ujian

Skripsi kedalam formulir Berita Acara Ujian Skripsi (FM/8.2/01-11)

5.14.2 Mengumumkan kepada Mahasiswa hasil ujian Skripsi :

a. Jika dinyatakan memenuhi persyaratan kelulusan, maka meminta

mahasiswa untuk melakukan perbaikan Skripsi dan

menyerahkannya kepada Dosen Pembimbing

b. Jika dinyatakan tidak memenuhi persyaratan kelulusan, maka

mahasiswa diminta memperbaiki Skripsi dan melakukan ujian

ulang sesuai dengan butir 5.8.

No. Revisi :

00

No. Dokumen :

QP / 8.2 / 01-02

Halaman :

03 dari 06

No. Salinan :

QP / 4.2 / 01



5.14.3 Menyerahkan Berita Acara Ujian Skripsi kepada Puket 1 Bidang

Akademik

5.15 Mahasiswa

5.15.1 Berdasarkan hasil ujian Skripsi melakukan perbaikan Skripsi dan


5.15.2 Mengisi Formulir Revisi Akhir Skripsi (FM/8.2/01-12) dan

menyerahkan beserta dengan Skripsi Final kepada Staf Administrasi

Akademik disertai dengan biaya administrasi yang sudah ditentukan


5.16.1 Melakukan fotocopy Skripsi Final sesuai dengan jumlah yang

ditentukan untuk ditandatangani oleh Dosen Pembimbing, Pembaca

Kedua dan Ketua

5.17 Puket 1 Bidang Akademik / Ketua Prodi

5.17.1 Melaporkan Berita Acara Ujian Skripsi kedalam Rapat Dosen

5.17.2 Menyerahkan Berita Acara Ujian Skripsi kepada Staf Administrasi

Akademik untuk diarsipkan

B. PENGAJUAN TESIS

5.1 Mahasiswa

5.1.1 Meminta formulir Permohonan Penulisan Tesis (FM/8.2/01-13)

kepada Staf Administrasi Akademik.

5.1.2 Mengajukan Proposal Penulisan Tesis (FM/8.2/01-14) dan diserahkan

kepada Ketua Prodi

5.2 Ketua Prodi

5.2.1 Menerima dan mereview Proposal Penulisan Tesis dan membahasnya

dalam Rapat Dosen

5.2.2 Berdasarkan hasil dari Rapat Dosen, membuat Jadwal Ujian Proposal

Penulisan Skripsi/Tesis beserta dengan Dosen Pengujinya

5.2.3 Membentuk Tim Penguji dan menunjuk Ketua Tim Penguji proposal

penulisan Tesis

5.2.4 Menginformasikan Jadwal Ujian Proposal Penulisan Skripsi/Tesis

kepada Mahasiswa.

No. Revisi :

00

No. Dokumen :

QP / 8.2 / 01-02

Halaman :

04 dari 06

No. Salinan :

QP / 4.2 / 01




5.3.1 Melakukan proses ujian proposal penulisan Tesis sesuai dengan jadwal

yang ditentukan

5.4 Mahasiswa

5.4.1 Mengikuti proses ujian proposal penulisan Tesis


5.5.1 Mengumpulkan Evaluasi Presentasi Proposal Tesis (FM/8.2/01-15)

dan menyerahkan kepada Ketua Prodi

5.6 Ketua Prodi

5.6.1 Membawa hasil rekomendasi dari Tim Penguji kedalam Rapat Dosen :

a. Jika hasil rekomendasi menyatakan lulus, maka ditentukan Dosen

Pembimbing

b. Jika hasil rekomendasi menyatakan tidak lulus, maka mahasiswa

harus memperbaiki atau mengajukan ulang proposal penulisan

Tesis

5.6.2 Menginformasikan Dosen Pembimbing kepada Mahasiswa yang

bersangkutan

5.7 Mahasiswa

5.7.1 Melakukan proses penulisan Tesis sesuai dengan waktu yang telah

ditetapkan (4 semester)

5.7.2 Mengajukan Draft Final Tesis kepada Ketua Prodi

5.8 Ketua Prodi

5.8.1 Menentukan Pembaca Kedua untuk mereview Draft Final Tesis

5.8.2 Menentukan jadwal ujian dan membentuk Tim Penguji


5.9.1 Melakukan proses ujian Tesis sesuai dengan jadwal yang ditentukan

5.10 Mahasiswa

5.10.1 Mengikuti proses ujian Tesis


5.11.1 Mengumpulkan formulir Penilaian Ujian Tesis (FM/8.2/01-16) dan

melakukan proses penghitungan nilai dan memasukkan hasil ujian

Tesis kedalam formulir Berita Acara Ujian Tesis (FM/8.2/01-17)

No. Revisi :

00

No. Dokumen :

QP / 8.2 / 01-02

Halaman :

05 dari 06

No. Salinan :

QP / 4.2 / 01



5.11.2 Mengumumkan kepada Mahasiswa hasil ujian Tesis :

a. Jika dinyatakan memenuhi persyaratan kelulusan, maka meminta

mahasiswa untuk melakukan perbaikan Tesis dan


b. Jika dinyatakan tidak memenuhi persyaratan kelulusan, maka

mahasiswa diminta memperbaiki Tesis dan melakukan ujian ulang

sesuai dengan butir 5.8

5.11.3 Menyerahkan Berita Acara Ujian Tesis kepada Ketua Prodi

5.12 Mahasiswa

5.12.1 Berdasarkan hasil ujian Tesis melakukan perbaikan Tesis dan


5.12.2 Menyerahkan Tesis Final kepada Staf Administrasi Akademik


5.13.1 Melakukan fotocopy Tesis Final sesuai dengan jumlah yang ditentukan

untuk ditandatangani oleh Dosen Pembimbing, Pembaca Kedua dan

Ketua

5.14 Ketua Prodi

5.14.1 Melaporkan Berita Acara Ujian Tesis kedalam Rapat Dosen

6.0 LAMPIRAN

6.1 FM / 7.1 / 01-02 : Kalender Akademik

6.2 FM / 7.5 / 00-01 : Notula Rapat

6.3 FM / 8.2 / 01-06 : Proposal Penulisan Skripsi

6.4 FM / 8.2 / 01-07 : Jadwal Ujian Proposal Penulisan Skripsi/Tesis

6.5 FM / 8.2 / 01-08 : Evaluasi Presentasi Proposal Skripsi

6.6 FM / 8.2 / 01-09 : Jadwal Ujian Skripsi

6.7 FM / 8.2 / 01-10 : Penilaian Ujian Skripsi

6.8 FM / 8.2 / 01-11 : Berita Acara Ujian Skripsi

6.9 FM / 8.2 / 01-12 : Formulir Revisi Akhir Skripsi

6.10 FM / 8.2 / 01-13 : Formulir Permohonan Penulisan Tesis

6.11 FM / 8.2 / 01-14 : Proposal Penulisan Tesis

6.12 FM / 8.2 / 01-15 : Evaluasi Presentasi Proposal Tesis

6.13 FM / 8.2 / 01-16 : Penilaian Ujian Tesis

6.14 FM / 8.2 / 01-17 : Berita Acara Ujian Tesis

No. Revisi :

00

No. Dokumen :

QP / 8.2 / 01-02

Halaman :

06 dari 06

No. Salinan :

QP / 4.2 / 01



SALINAN TERKENDALI


No. Dokumen :

QP / 8.2 / 01-03

No. Revisi :

00

No. Salinan :

PROSEDUR KELULUSAN DAN WISUDA


Distribusi Kepada :

124.0 TUJUAN

Prosedur ini bertujuan untuk mengatur mekanisme kelulusan dan wisuda serta


125.0 RUANG LINGKUP


- Pengisian dan penyerahan formulir Penyelesaian Administrasi Studi,

pemenuhan syarat kelulusan S-1, pembuatan dan penyerahan laporan praktek

1 tahun sampai dengan pengimputan nilai pada data base nilai.

- Pengisian dan penyerahan formulir Penyelesaian Administrasi Studi,

pemenuhan syarat kelulusan S-2, pembuatan dan penyerahan laporan praktek

1 tahun sampai, pengimputan nilai pada data base nilai, pembahasan nilai

dalam rapat Senat STT Aletheia sampai dengan pembuatan daftar nama

mahasiswa yang siap untuk diwisuda dan memasukkannya dalam Surat

Keputusan Wisuda

- Pembuatan Daftar Mahasiswa Tingkat Akhir yang Siap Wisuda, pembahasan

dalam Rapat Senat STT Aletheia, pembuatan Surat Pemberitahuan Wisuda

dan formulir wisuda, proses peminjaman Toga dan Hood, pelaksanaan prosesi

wisuda, penyerahan ijasah dan transkrip nilai, proses pengembalian Toga dan

Hood sampai dengan pengambilan uang jaminan.

126.0 DEFINISI

3.24 Rapat Senat STT Aletheia

Rapat yang dihadiri oleh Ketua dan Pembantu Ketua.








No. Revisi :

00

No. Dokumen :

QP / 8.2 / 01-03

Halaman :

01 dari 06

No. Salinan :

QP / 4.2 / 01




4.1 Pedoman Mutu Bagian 8.2.3 (Pemantauan dan Pengukuran Proses) 4.2 Standar ISO 9001 : 2008 Klausul 8.2.3


A. KELULUSAN MAHASISWA PROGRAM S1

5.186 Mahasiswa

5.186.1 Mengisi dan menyerahkan formulir Penyelesaian Administrasi Studi

(FM/7.5/01-08) kepada Staf Administrasi Akademik.

5.186.2 Memenuhi syarat kelulusan yaitu :

a. Menempuh sejumlah kredit yang telah ditentukan

b. Lulus ujian Tugas Akhir (Skripsi / Tesis)

c. Lulus ujian komprehensif Alkitab

d. Lulus Praktek 1 tahun

5.186.3 Membuat laporan praktek 1 tahun dan menyerahkannya kepada Puket

I Bidang Akademik untuk dinilai sesuai dengan batas waktu yang

ditentukan


5.187.1 Menerima dan memeriksa pada laporan praktek 1 tahun :

a. Jika layak, maka memberikan nilai dan dimasukkan ke dalam

Daftar Nilai (FM/8.2/01-01) serta menyerahkan kepada Staf


b. Jika belum layak, maka meminta Mahasiswa untuk merevisi


5.188.1 Menerima Daftar Nilai laporan praktek 1 tahun dan melakukan input

pada database nilai.

B. KELULUSAN MAHASISWA PROGRAM S2

5.1 Mahasiswa

5.1.1 Mengisi dan menyerahkan formulir Penyelesaian Administrasi Studi

kepada Staf Administrasi Akademik

5.1.2 Memenuhi syarat kelulusan yaitu :

a. Menempuh sejumlah kredit yang telah ditentukan

b. Lulus ujian Tugas Akhir (Skripsi / Tesis)

c. Lulus ujian komprehensif Bahasa Alkitab

No. Revisi :

00

No. Dokumen :

QP / 8.2 / 01-03

Halaman :

02 dari 06

No. Salinan :

QP / 4.2 / 01



5.1.3 Membuat laporan praktek 1 tahun dan menyerahkannya kepada

Kaprodi Pascasarjana untuk dinilai sesuai dengan batas waktu yang

ditentukan

Catatan : untuk mahasiswa yang dari jalur S.Th tidak membuat laporan

praktek pelayanan 1 tahun

5.2 Kaprodi Pascasarjana

5.2.1 Menerima dan memeriksa pada laporan praktek 1 tahun

a. Jika layak, maka memberikan nilai dan dimasukkan ke dalam

Daftar Nilai serta menyerahkan kepada Staf Administrasi

Akademik untuk ditindaklanjuti

b. Jika belum layak, maka meminta Mahasiswa untuk merevisi


5.3.1 Menerima Daftar Nilai laporan praktek 1 tahun dan melakukan input

pada database nilai.

5.3.2 Menyerahkan hasil kelulusan mahasiswa berupa nilai kepada

Kaprodi Pascasarjana

5.4 Kaprodi Pascasarjana

5.4.1 Menerima dan memeriksa nilai :

a. Jika layak, maka membahas dalam rapat Senat STT

b. Jika belum layak, maka meminta Staf Administrasi Akademik

untuk merevisi

5.4.2 Menerima hasil keputusan rapat yang di catat dalam Notulan Rapat

dan mendistribusikannya kepada Staf Administrasi Akademik


5.5.1 Membuat daftar nama mahasiswa yang siap untuk diwisuda dan

memasukkannya dalam Surat Keputusan Wisuda selanjutnya

mengikuti Point C. Wisuda butir 5.9.

C. WISUDA


5.1.1 Membuat laporan terkait dengan Mahasiswa yang layak untuk

mengikuti wisuda dan dimasukkan dalam Daftar Mahasiswa Tingkat

Akhir yang Siap Wisuda (FM/8.2/01-19) dan menyerahkan kepada

Puket I Bidang Akademik.

No. Revisi :

00

No. Dokumen :

QP / 8.2 / 01-03

Halaman :

03 dari 06

No. Salinan :

QP / 4.2 / 01




5.2.1 Menerima Daftar Mahasiswa Tingkat Akhir yang Siap Wisuda dan

membahas dalam Rapat Senat STT.

5.2.2 Menerima hasil Rapat Senat STT dalam Notula Rapat dan

menyerahkan kepada Staf Administrasi Akademik


5.3.1 Membuat Surat Pemberitahuan Wisuda (FM/8.2/01-20) kepada

Mahasiswa dan menyerahkannya kepada Puket I Bidang Akademik.


5.4.1 Menerima dan memeriksa Surat Pemberitahuan Wisuda :

a. Jika setuju, maka menyerahkannya kepada Ketua



5.5 Ketua

5.5.1 Menerima dan memeriksa Surat Pemberitahuan Wisuda :

a. Jika setuju, maka menandatangani dan menyerahkannya kepada

Staf Administrasi Akademik untuk ditindaklanjuti

b. Jika tidak setuju, maka mengembalikan kepada Puket I Bidang



5.6.1 Mendistribusikan Surat Pemberitahuan Wisuda yang dilampiri dengan

formulir Wisuda (FM/8.2/01-21) dan formulir Penyelesaian

Administrasi Studi kepada Mahasiswa yang akan di wisuda.

5.7 Mahasiswa

5.7.1 Mengisi Formulir Wisuda dan formulir Penyelesaian Administrasi

Studi serta mengembalikannya beserta Kartu Mahasiswa kepada Staf


5.7.2 Membayar biaya administrasi wisuda dan jaminan peminjaman toga

sesuai yang telah ditentukan kepada Bendahara Sekolah

5.7.3 Meminjam toga dan hood ke Staf Administrasi Akademik dengan

menunjukkan kwitansi Jaminan Peminjaman Toga.


5.8.1 Menerima dan memeriksa formulir Wisuda dan kartu mahasiswa :

a. Jika lengkap dan tuntas, maka menginformasikan kepada Panitia

Wisuda selanjutnya mengikuti Prosedur Pelaksanaan Kegiatan

Sub Bagian (QP/7.5/04-01)

No. Revisi :

00

No. Dokumen :

QP / 8.2 / 01-03

Halaman :

04 dari 06

No. Salinan :

QP / 4.2 / 01



b. Jika belum lengkap dan belum tuntas, maka meminta calon

wisudawan/wati untuk melengkapi dan menuntaskannya

5.8.2 Menyerahkan toga dan hood kepada Mahasiswa dan meminta

mahasiswa untuk mengisi Buku Peminjaman Toga dan Hood

(FM/8.2/01-22)

5.8.3 Mengatur proses pembuatan pas foto calon wisudawan dan

peminjaman toga wisudawan selanjutnya mengikuti Instruksi Kerja

Persiapan Wisuda (WI/8.2/01-01)

5.8.4 Mengirimkan undangan wisuda kepada Mahasiswa yang akan

diwisuda

5.8.5 Membuat Surat Keputusan Wisuda serta menyerahkannya kepada

Puket I Bidang Akademik


5.9.1 Menerima dan memeriksa Surat Keputusan Wisuda :

a. Jika sesuai, maka menandatanganinya dan membacakannya pada

saat acara wisuda.

b. Jika tidak sesuai, maka mengembalikan kepada Staf Administrasi


5.10 Mahasiswa

5.10.1 Mengikuti gladi bersih wisuda dan prosesi wisuda

5.10.2 Menghubungi Staf Administrasi Akademik untuk pengembalian toga

dan hood serta pengambilan Ijasah dan Transkrip Nilai.


5.11.1 Menerima dan memeriksa toga dan hood :

a. Jika lengkap, maka menerima toga dan hood serta

menandatangani Buku Peminjaman Toga dan Hood kolom bagian

Pengembalian

b. Jika belum lengkap, maka meminta mahasiswa untuk

menuntaskan

5.11.2 Menyerahkan Ijasah dan Transkrip Nilai kepada Mahasiswa dan

meminta Mahasiswa untuk menandatangani Buku Tanda Terima

Ijasah & Transkrip Nilai (FM/8.2/01-23)

5.11.3 Menginformasikan kepada Bendahara bahwa mahasiswa yang

bersangkutan tidak memiliki tanggungan peminjaman toga dan hood

5.11.4 Memasukkan informasi nama wisudawan ke dalam database alumni.

5.11.5 Mengarsipkan Surat Keputusan Wisuda

No. Revisi :

00

No. Dokumen :

QP / 8.2 / 01-03

Halaman :

05 dari 06

No. Salinan :

QP / 4.2 / 01



5.12 Mahasiswa

5.12.1 Mengambil uang jaminan di Bendahara

55.0 LAMPIRAN

55.1 FM / 7.5 / 01-08 : Penyelesaian Administrasi Studi 55.2 FM / 8.2 / 01-01 : Daftar Nilai 55.3 FM / 8.2 / 01-19 : Daftar Mahasiswa Tingkat Akhir yang Siap Wisuda

55.4 FM / 8.2 / 01-20 : Surat Pemberitahuan Wisuda

55.5 FM / 8.2 / 01-21 : Formulir Wisuda

55.6 FM / 8.2 / 01-22 : Buku Peminjaman Toga dan Hood

55.7 FM / 8.2 / 01-23 : Buku Tanda Terima Ijasah & Transkrip Nilai

55.8 WI / 8.2 / 01-01 : Instruksi Kerja Persiapan Wisuda

No. Revisi :

00

No. Dokumen :

QP / 8.2 / 01-03

Halaman :

06 dari 06

No. Salinan :

QP / 4.2 / 01



SALINAN TERKENDALI


No. Dokumen :

QP / 8.4 / 00-01

No. Revisi :

00

No. Salinan :

PROSEDUR ANALISA DATA DAN KINERJA


Distribusi Kepada :

128.0 TUJUAN

Prosedur ini bertujuan untuk menetapkan ketentuan-ketentuan yang terkait dengan

pembuatan analisa data dan kinerja secara periodik, untuk mengukur efektifitas

penerapan Sistem Manajemen Mutu ISO 9001 dan pengembangannya serta


129.0 RUANG LINGKUP

Prosedur ini berlaku untuk analisa kinerja audit mutu internal, pencapaian sasaran

mutu setiap bagian, tingkat kepuasan pelanggan, dan evaluasi penyajian materi

serta aspek-aspek lainnya yang dipandang perlu untuk mencapai tujuan yang

ditetapkan dalam prosedur ini.

130.0 DEFINISI

3.25 Sasaran Mutu

Sasaran / target yang ditetapkan untuk masing-masing bagian yang harus

diukur pencapaiannya dalam periode waktu tertentu dengan analisa statistik

yang disertai penjelasan alasan pencapaian dan rencana tindakan koreksi /

pencegahan yang akan dilakukan.


55.9 Pedoman Mutu Bagian 8.2 (Pemantauan dan Pengukuran)

55.10 Pedoman Mutu Bagian 8.4 (Analisis Data)

55.11 Pedoman Mutu Bagian 8.5 (Perbaikan)

55.12 Standar ISO 9001:2008 Klausula 8.2



Dibuat oleh, Management Representative


Diperiksa oleh, Management Representative


Disetujui oleh, Ketua



No. Revisi :

00

No. Dokumen :

QP / 8.4 / 00-01

Halaman :

01 dari 02

No. Salinan :

QP / 4.2 / 01




5.189 Puket / Penanggung Jawab Bagian

5.189.1 Mengumpulkan data sesuai sasaran mutu yang telah ditetapkan.

5.189.2 Melakukan analisa terhadap data yang sudah diperoleh berdasarkan

periode waktu yang sudah ditentukan. Analisa data mencakup :

a. Faktor penyebab pencapaian tidak sesuai target

b. Rencana tindakan koreksi dan pencegahan yang dilakukan

5.189.3 Menyerahkan hasil analisa kepada Document Controller


5.190.1 Menerima hasil analisa dari masing-masing bagian dan membuat

rekapitulasi laporan hasil analisa, termasuk membuat analisa hasil

audit mutu internal (berdasarkan CAR dan Catatan Status CAR) yang

menjadi tolok ukur efektifitas penerapan Sistem Manajemen Mutu

ISO 9001. Analisa audit mutu internal meliputi : jumlah temuan,

klasifikasi permasalahan yang terjadi, status ketuntasan CAR, serta

tindakan koreksi yang akan dilaksanakan atau sudah dilaksanakan.

5.190.2 Menyajikan seluruh laporan hasil analisa dan menyerahkannya kepada

Wakil Manajemen


5.191.1 Menerima dan memeriksa laporan hasil analisa :

a. Jika setuju, menandatanganinya dan menyerahkannya kepada

Ketua

b. Jika tidak setuju, mengembalikan kepada Document Controller

untuk diperbaiki

5.191.2 Mempresentasikan laporan hasil analisa dalam Rapat Tinjauan

Manajemen

5.191.3 Melakukan pengawasan terhadap tindakan koreksi dan pencegahan

yang diperlukan atas hasil analisa kinerja tersebut

57.0 LAMPIRAN

57.1 FM / 8.2 / 00-04 : Corrective Action Request

57.2 FM / 8.2 / 00-05 : Catatan Status CAR

No. Revisi :

00

No. Dokumen :

QP / 8.4 / 00-01

Halaman :

02 dari 02

No. Salinan :

QP / 4.2 / 01



SALINAN TERKENDALI


No. Dokumen :

QP / 8.5 / 01-01

No. Revisi :

00

No. Salinan :

PROSEDUR EVALUASI PENYAJIAN MATERI KULIAH


Distribusi Kepada :

132.0 TUJUAN

Prosedur ini bertujuan untuk mengatur mekanisme evaluasi penyajian materi

kuliah pada akhir semester berjalan hingga dibagikan kembali hasil dari evaluasi

tersebut kepada para dosen serta menetapkan tanggung jawab masing-masing

pihak.

133.0 RUANG LINGKUP

Prosedur ini berlaku mulai dari pengisian Lembaran Evaluasi Mengajar Dosen

oleh mahasiswa, memasukkan hasilnya dalam rekapitulasi hasil analisis evaluasi

mengajar dosen dan merekapnya dalam rangkuman hasil analisis mengajar dosen,

melakukan percakapan dengan dosen pengampu dan pemberian rekomendasi

pelatihan jika diperlukan sampai dengan pendistribusian hasil analisis evaluasi

mengajar dosen kepada dosen pengampu.

134.0 DEFINISI

3.26 Lembar Evaluasi Mengajar Dosen

Lembar isian yang diisi oleh mahasiswa untuk mengevaluasi cara penyajian

materi yang disampaikan oleh dosen dalam mata kuliah tertentu.


57.3 Pedoman Mutu Bagian 8.2 (Pemantauan dan Pengukuran)

57.4 Pedoman Mutu Bagian 8.5 (Perbaikan)










No. Revisi :

00

No. Dokumen :

QP / 8.5 / 01-01

Halaman :

01 dari 03

No. Salinan :

QP / 4.2 / 01


SEKOLAH TINGGI THEOLOGI ALETHEIA Jl. Argopuro 28 – 34 (PO BOX 100) Lawang- Jawa Timur Indonesia


5.192 Ketua Kelas

5.192.1 Mengambil Lembaran Evaluasi Mengajar Dosen (FM/8.5/01-01) ke


5.192.2 Mendistribusikan Lembaran Evaluasi Mengajar Dosen kepada masing-

masing mahasiswa.

5.192.3 Meminta mahasiswa untuk mengisi Lembaran Evaluasi Mengajar

Dosen.

5.193 Mahasiswa

5.193.1 Mengisi Lembaran Evaluasi Mengajar Dosen dan mengumpulkannya

ke Ketua Kelas.

5.194 Ketua Kelas

5.194.1 Menyerahkan hasil isian Lembaran Evaluasi Mengajar Dosen kepada



5.195.1 Menerima Lembar Evaluasi Mengajar Dosen dan memasukkannya

dalam Rekapitulasi Hasil Analisis Evaluasi Mengajar Dosen

(FM/8.5/01-02) dan merekapnya dalam Rangkuman Hasil Analisis

Mengajar Dosen (FM/8.5/01-03) serta menyerahkan kepada Pembantu

Ketua I Bidang Akademik


5.196.1 Menerima Rekapitulasi Hasil Analisis Evaluasi Mengajar Dosen dan

Rangkuman Hasil Analisis Mengajar Dosen serta melakukan

percakapan dengan Dosen Pengampu.

5.196.2 Meminta Dosen Pengampu untuk menandatangani Lembaran

Persetujuan Evaluasi Dosen (FM/8.5/01-04)

5.196.3 Menandatangani Rekapitulasi Hasil Analisis Evaluasi Mengajar Dosen

dan Rangkuman Hasil Analisis Mengajar Dosen, serta

menyerahkannya kepada Staf Administrasi Akademik untuk

selanjutnya diserahkan kepada Ketua Penjamin Mutu

5.197 Ketua Penjamin Mutu

5.197.1 Menerima dan memeriksa Hasil Analisis Evaluasi Mengajar Dosen

dan Rangkuman Hasil Analisis Mengajar Dosen:

a. Jika diperlukan tindak lanjut, maka melakukan pertemuan dengan

Pembantu Ketua I Bidang Akademik dan Dosen Pengampu,

No. Revisi :

00

No. Dokumen :

QP / 8.5 / 01-01

Halaman :

02 dari 03

No. Salinan :

QP / 4.2 / 01



selanjutnya mengikuti point 5.6.2

b. Jika tidak diperlukan tindak lanjut, maka menyerahkannya kepada

Staf Administrasi Akademik untuk ditindaklanjuti.

5.197.2 Berdasarkan hasil pertemuan memberikan rekomendasi pelatihan

yang diperlukan untuk Dosen Pengampu dan menyerahkannya kepada

Pembantu Ketua I Bidang Akademik


5.198.1 Mendistribusikan Hasil Analisis Evaluasi Mengajar Dosen kepada :

a. Salinan 1 untuk Dosen Mata Kuliah

b. Asli untuk arsip

5.198.2 Mendistribusikan Rangkuman Hasil Analisis Mengajar Dosen kepada :

a. Salinan 1 untuk Ketua Penjamin Mutu

b. Asli untuk arsip

59.0 LAMPIRAN

59.1 FM / 8.5 / 01-01 : Lembar Evaluasi Mengajar Dosen 59.2 FM / 8.5 / 01-02 : Rekapitulasi Hasil Analisis Evaluasi Mengajar Dosen 59.3 FM / 8.5 / 01-03 : Rangkuman Hasil Analisis Mengajar Dosen

59.4 FM / 8.5 / 01-04 : Lembaran Persetujuan Evaluasi Dosen

No. Revisi :

00

No. Dokumen :

QP / 8.5 / 01-01

Halaman :

03 dari 03

No. Salinan :

QP / 4.2 / 01



sekolah tinggi teologi aletheia lawangsttaletheia.ac.id/wp-content/uploads/2019/12/sop... · 2020....

Documents