STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR
SEKOLAH TINGGI TEOLOGI ALETHEIA LAWANG
STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR STT ALETHEIA LAWANG N
OM
OR
NAMA DOKUMEN NOMOR
DOKUMEN
1 Pengendalian Dokumen dan Data QP / 4.2 / 00-01
2 Pengendalian Catatan Mutu QP / 4.2 / 00-02
3 Tinjauan Manajemen QP / 5.6 / 00-01
4 Penerimaan dan Pengeluaran Dana QP / 6.1 / 02-01
5 Penerimaan Tenaga Pendidik dan Kependidikan QP / 6.2 / 02-01
6 Evaluasi Tenaga Pendidik dan Tenaga Kependidikan QP / 6.2 / 02-02
7 Permintaan Mutasi Promosi Demosi dan PHK QP / 6.2 / 02-03
8 Pelatihan QP / 6.2 / 02-04
9 Layanan Perpustakaan QP / 6.3 / 01-01
10 Pengadaan Bahan Pustaka & Layanan Fotocopy QP / 6.3 / 01-02
11 Permintaan Perbaikan QP / 6.3 / 02-01
12 Pemeliharaan Sarana & Prasarana QP / 6.3 / 02-02
13 Perencanaan Perkuliahan QP / 7.1 / 01-01
14 Penerimaan Mahasiswa Baru QP / 7.2 / 01-01
15 Kegiatan Orientasi Mahasiswa Baru QP / 7.2 / 03-01
16 Promosi QP / 7.2 / 04-01
17 Penyusunan dan Pengembangan Kurikulum QP / 7.3 / 01-01
18 Penelitian QP / 7.3 / 01-02
19 Pengadaan / Pembelian QP / 7.4 / 02-01
20 Seleksi dan Evaluasi Supplier QP / 7.4 / 02-02
21 Perkuliahan QP / 7.5 / 01-01
22 Berhenti Studi Sementara (BSS) dan Berhenti Studi Tetap (BST) QP / 7.5 / 01-02
23 Penyelesaian Kuliah QP / 7.5 / 01-03
24 Konsumsi QP / 7.5 / 02-01
25 Keasramaan QP / 7.5 / 03-01
26 Konseling QP / 7.5 / 03-02
27 Pemilihan Senat Mahasiswa QP / 7.5 / 03-03
28 Pelayanan Mahasiswa Keluar Kampus QP / 7.5 / 03-04
29 Pelaksanaan Program Kegiatan QP / 7.5 / 04-01
30 Audit Mutu Internal QP / 8.2 / 00-01
31 Ujian Semester QP / 8.2 / 01-01
32 Penulisan Tugas Akhir QP / 8.2 / 01-02
33 Kelulusan dan Wisuda QP / 8.2 / 01-03
34 Penangan Keluhan dan Pengukuran Kepuasan Pelanggan QP / 8.2 / 04-01
35 Analisa Data dan Kinerja QP / 8.4 / 00-01
36 Evaluasi Penyajian Materi Kuliah QP / 8.5 / 01-01
SALINAN TERKENDALI
Dokumen ini tidak dapat diperbanyak tanpa izin tertulis dari Ketua STT Aletheia
No. Dokumen :
QP / 4.2 / 00-01
No. Revisi :
00
No. Salinan :
PROSEDUR PENGENDALIAN DOKUMEN DAN DATA
SEKOLAH TINGGI THEOLOGI ALETHEIA Jl. Argopuro 28 – 34 (PO BOX 100) Lawang - Jawa Timur Indonesia
Distribusi Kepada :
1.0 TUJUAN
Prosedur ini bertujuan untuk mengendalikan seluruh dokumen secara efektif dan
efisien serta memastikan agar seluruh dokumen yang berhubungan dengan Sistem
Manajemen Mutu disahkan dan hanya dokumen dengan revisi terakhir saja yang
digunakan sebagai panduan kerja, serta menetapkan tanggung jawab masing-
masing pihak.
2.0 RUANG LINGKUP
Prosedur ini berlaku untuk semua dokumen Sistem Manajemen Mutu yang
dikelola oleh Sekolah Tinggi Theologi Aletheia, mulai usulan pembuatan /
perubahan sampai dengan pendistribusiannya kepada fungsi-fungsi terkait.
3.0 DEFINISI
3.1 Dokumen Asli
Dokumen asli hasil cetakan yang digunakan sebagai master dalam
penggandaan dokumen dan diberi cap stempel asli dibalik halaman.
3.2 Dokumen Salinan Terkendali
Dokumen yang sudah diidentifikasi sebagai Salinan Terkendali dan
dipergunakan sebagai dokumen resmi panduan kerja serta didistribusikan
kepada penerima salinan dengan nomor salinan seperti yang tercantum pada
Pedoman Mutu – Pengendalian Distribusi (bagian D).
3.3 Dokumen Salinan Tak Terkendali
Dokumen yang didistribusikan secara tidak resmi sebagai pengetahuan atau
referensi sesaat.
3.4 Dokumen Contoh
Contoh dokumen (formulir) yang digunakan sebagai bukti tercatat
pelaksanaan operasional kerja.
Diperiksa oleh : Management Representative
Marthen Nainupu, M.Th Tanggal : 21 / 11 / 2014
Diperiksa oleh : Management Representative
Marthen Nainupu, M.Th Tanggal : 21 / 11 / 2014
Disetujui oleh : Ketua
Dr. Agung Gunawan, Th.M. Tanggal : 21 / 11 / 2014
RAHASIA ! Dokumen ini tidak dapat diperbanyak tanpa izin tertulis dari Ketua STT Aletheia
No. Revisi :
00
No. Dokumen :
QP / 4.2 / 00-01
Halaman :
01 dari 07
No. Salinan :
QP / 4.2 / 01
PROSEDUR PENGENDALIAN DOKUMEN DAN DATA
SEKOLAH TINGGI THEOLOGI ALETHEIA Jl. Argopuro 28 – 34 (PO BOX 100) Lawang - Jawa Timur Indonesia
3.5 Dokumen Kedaluwarsa
Dokumen master yang sudah tidak berlaku lagi dan dicap stempel
kedaluwarsa.
3.6 Dokumen Eskternal
Dokumen yang dibuat oleh pihak di luar Sekolah Tinggi Theologi Aletheia dan
digunakan sebagai dokumen pendukung / acuan kerja.
4.0 DOKUMEN PENDUKUNG
4.1 Pedoman Mutu Bagian 4.2 (Persyaratan Dokumentasi)
4.2 Standar ISO 9001:2008 Klausul 4.2
4.3 Prosedur Pengendalian Catatan Mutu (QP/4.2/02)
5.0 RINCIAN PROSEDUR
A. Pengendalian Dokumen
5.1 Wakil Manajemen
5.1.1 Mengesahkan dan mengendalikan secara terpusat dokumen Sistem
Manajemen Mutu yang diatur dalam pedoman mutu.
5.2 Document Controller
5.2.1 Mencatat seluruh dokumen Sistem Manajemen Mutu dalam Daftar
Induk Dokumen.
5.2.2 Menyimpan setiap dokumen yang dikendalikan dalam arsip tersendiri,
yaitu :
a. Dokumen Pokok, terdiri atas Pedoman Mutu, Prosedur Mutu,
Instruksi Kerja, Formulir, Dokumen Pendukung (termasuk Daftar
Induk Dokumen).
b. Dokumen Hasil Pelaksanaan Rapat Tinjauan Manajemen dan Audit
Mutu Internal.
c. Dokumen Kedaluwarsa, disimpan bersama Formulir Permintaan
Perubahan Dokumen dan Riwayat Perubahan Dokumen.
d. Daftar-daftar, terdiri atas : Daftar Distribusi Dokumen, Daftar
Dokumen Eksternal dan Daftar Induk Catatan Mutu
5.3 Wakil Manajemen
5.3.1 Memastikan bahwa semua dokumen yang sesuai tersedia cukup di
lokasi kerja dan hanya dokumen dengan stempel ”SALINAN
TERKENDALI” yang dipergunakan sebagai panduan kerja.
No. Revisi :
00
No. Dokumen :
QP / 4.2 / 00-01
Halaman :
02 dari 07
No. Salinan :
QP / 4.2 / 01
PROSEDUR PENGENDALIAN DOKUMEN DAN DATA
SEKOLAH TINGGI THEOLOGI ALETHEIA Jl. Argopuro 28 – 34 (PO BOX 100) Lawang - Jawa Timur Indonesia
5.3.2 Memastikan bahwa Dokumen Eksternal diidentifikasi, dikendalikan
dan disimpan sesuai yang tercantum dalam Daftar Dokumen Eksternal.
B. Identifikasi Dokumen
5.1 Wakil Manajemen / Document Controller
5.1.1 Menentukan status identifikasi dokumen Pedoman Mutu (Quality
Manual) sesuai aturan / penjelasan dalam Pedoman Mutu Bagian 2.0
(Pengendalian Administrasi Pedoman Mutu)
5.1.2 Menentukan status identifikasi pada Prosedur Mutu, Instruksi Kerja,
Formulir, Dokumen Pendukung dan Job Description dengan aturan
sebagai berikut :
a. Penomoran Dokumen
1. Prosedur Mutu : QP / Nomor Klausul / Nomor Urut Dokumen
2. Instruksi Kerja : WI / Nomor Klausul / Kode Bagian – Nomor
Urut Dokumen
3. Formulir : FM / Nomor Klausul / Kode Bagian – Nomor
Urut Dokumen
4. Dokumen Pendukung : SD / Nomor Klausul / Kode Bagian –
Nomor Urut Dokumen
5. Job Description : JD / Kode Bagian / Nomor Urut Dokumen
Contoh : QP / 4.2 / 00 - 01 = Prosedur Pengendalian Dokumen dan
Data
b. Revisi Dokumen
Pemberian nomor revisi menggunakan metode angka progresif,
misal revisi 04 menggantikan revisi 03.
c. Pemberian halaman
Pemberian halaman menggunakan metode : Halaman x dari X,
dimana x = halaman ke ……., dan X = jumlah halaman.
d. Pengesahan Dokumen
1. Pedoman Mutu :
a. Disetujui oleh : Ketua
2. Prosedur Mutu :
a. Dibuat : Pembantu Ketua
b. Diperiksa oleh : Wakil Manajemen
c. Disetujui oleh : Ketua
3. Instruksi Kerja :
a. Dibuat oleh : Pembantu Ketua
b. Disetujui oleh : Wakil Manajemen
No. Revisi :
00
No. Dokumen :
QP / 4.2 / 00-01
Halaman :
03 dari 07
No. Salinan :
QP / 4.2 / 01
PROSEDUR PENGENDALIAN DOKUMEN DAN DATA
SEKOLAH TINGGI THEOLOGI ALETHEIA Jl. Argopuro 28 – 34 (PO BOX 100) Lawang - Jawa Timur Indonesia
4. Job Description / Uraian Tugas :
a. Dibuat oleh : Pembantu Ketua
b. Disetujui oleh : Ketua
C. Perubahan Dokumen : Quality Manual
5.1 Wakil Manajemen / Document Controller
5.1.1 Memonitor setiap perubahan-perubahan yang terjadi pada Quality
Manual.
5.1.2 Mengajukan permintaan perubahan dokumen Quality Manual dengan
mengisi Formulir Permintaan Perubahan Dokumen (FM / 4.2 / 00-01).
5.2 Wakil Manajemen
5.2.1 Memeriksa kelayakan perubahan Quality Manual seperti yang tertuang
dalam Formulir Permintaan Perubahan Dokumen :
a. Jika disetujui, memberikan tanda tangan kemudian menyerahkan
kepada Ketua untuk mendapatkan persetujuan.
b. Jika tidak setuju, mengembalikan Formulir Permintaan Perubahan
Dokumen kepada Document Controller untuk diperbaiki atau
diarsipkan.
5.3 Ketua
5.3.1 Menerima Formulir Permintaan Perubahan Dokumen kemudian
memeriksa kelayakan perubahan Quality Manual seperti yang
dimaksudkan :
a. Jika disetujui, memberikan tanda tangan kemudian menyerahkan
kepada Document Controller untuk ditindaklanjuti.
b. Jika tidak setuju, mengembalikan Formulir Permintaan Perubahan
Dokumen kepada Document Controller untuk diperbaiki atau
diarsipkan.
5.4 Document Controller
5.4.1 Menerima Formulir Permintaan Perubahan Dokumen yang telah
disetujui Ketua kemudian melakukan perubahan dokumen sesuai
dengan isi Formulir Permintaan Perubahan Dokumen dengan
memperhatikan format yang berlaku dan ketentuan-ketentuan pada
Bagian A (Pengendalian Dokumen dan Data) dan B (Identifikasi
Dokumen). Selanjutnya mengikuti butir 5.9 pada bagian C ini.
5.4.2 Menerima Formulir Permintaan Perubahan Dokumen yang tidak
disetujui oleh Ketua dan atau Wakil Manajemen kemudian
mengarsipkannya
No. Revisi :
00
No. Dokumen :
QP / 4.2 / 00-01
Halaman :
04 dari 07
No. Salinan :
QP / 4.2 / 01
PROSEDUR PENGENDALIAN DOKUMEN DAN DATA
SEKOLAH TINGGI THEOLOGI ALETHEIA Jl. Argopuro 28 – 34 (PO BOX 100) Lawang - Jawa Timur Indonesia
Prosedur Mutu, Instruksi Kerja, Dokumen Pendukung, Formulir dan Job
Description
5.1 Pemohon / Bagian yang bersangkutan
5.1.1 Mengajukan permintaan perubahan dokumen dengan mengisi Formulir
Permintaan Perubahan Dokumen.
5.1.2 Menyerahkan Formulir Permintaan Perubahan Dokumen kepada Ketua
/ Puket / Kepala Bagian sesuai bagiannya masing-masing untuk
mendapatkan persetujuan.
5.2 Ketua / Puket / Kepala Bagian
5.2.1 Memeriksa kelayakan atas perubahan dokumen seperti yang tertuang
dalam Formulir Permintaan Perubahan Dokumen :
a. Jika disetujui, memberikan tanda tangan pada Formulir Permintaan
Perubahan Dokumen kemudian menyerahkan kepada pemohon
untuk ditindaklanjuti.
b. Jika tidak setuju, mengembalikan Formulir Permintaan Perubahan
Dokumen kepada pemohon untuk diperbaiki atau diarsipkan.
5.3 Wakil Manajemen
5.3.1 Memeriksa kelayakan atas perubahan dokumen seperti yang tertuang
dalam Formulir Permintaan Perubahan Dokumen :
a. Jika disetujui, menandatangani Formulir Permintaan Perubahan
Dokumen kemudian menyerahkan kepada Document Controller
untuk ditindaklanjuti.
b. Jika tidak setuju, menyerahkan Formulir Permintaan Perubahan
Dokumen kepada Document Controller untuk diperbaiki atau
diarsipkan.
5.4 Document Controller
5.4.1 Menerima Formulir Permintaan Perubahan Dokumen yang telah
disetujui Wakil Manajemen kemudian melakukan perubahan dokumen
sesuai dengan isi Formulir Permintaan Perubahan Dokumen dengan
memperhatikan format yang berlaku dan ketentuan-ketentuan pada
Bagian A (Pengendalian Dokumen dan Data) dan B (Identifikasi
Dokumen). Selanjutnya mengikuti prosedur Bagian D (Distribusi
Dokumen)
5.4.2 Menerima Formulir Permintaan Perubahan Dokumen yang tidak
disetujui oleh Wakil Manajemen kemudian mengarsipkannya
No. Revisi :
00
No. Dokumen :
QP / 4.2 / 00-01
Halaman :
05 dari 07
No. Salinan :
QP / 4.2 / 01
PROSEDUR PENGENDALIAN DOKUMEN DAN DATA
SEKOLAH TINGGI THEOLOGI ALETHEIA Jl. Argopuro 28 – 34 (PO BOX 100) Lawang - Jawa Timur Indonesia
5.5 Wakil Manajemen
5.5.1 Melakukan pengesahan dokumen kepada pihak-pihak yang terkait
dengan dokumen tersebut.
5.6 Document Controller
5.6.1 Menggandakan dan mendistribusikan dokumen hasil revisi sesuai
dengan Bagian D (Distribusi Dokumen).
5.6.2 Membubuhkan stempel KEDALUWARSA pada dokumen pokok lama
yang telah direvisi.
5.6.3 Mencatat deskripsi perubahan dokumen dalam Formulir Riwayat
Perubahan Dokumen (FM / 4.2 / 00-03).
Catatan : Khusus untuk Quality Manual deskripsi perubahan juga
didokumentasikan pada QM Bagian E (Status Revisi Bagian).
5.6.4 Mengarsipkan dokumen pokok yang lama, Permintaan Perubahan
Dokumen, dan Riwayat Perubahan Dokumen.
D. Distribusi Dokumen
5.1 Document Controller
5.1.1 Menggandakan dokumen dengan jumlah salinan sesuai Pengendalian
Distribusi (Pedoman Mutu - Bagian D ) atau sesuai dengan kebutuhan /
permintaan yang sah.
5.1.2 Memberikan identifikasi terhadap setiap dokumen yang akan
didistribusikan, dengan memberi cap stempel :
a. SALINAN TERKENDALI, untuk dokumen yang digunakan
sebagai pedoman / acuan kerja. Penerima Dokumen beridentifikasi
ini adalah seperti yang tercantum pada Pengendalian Distribusi
(Pedoman Mutu - Bagian D ) dan akan mendapatkan salinan
perubahan setiap kali terdapat revisi.
b. SALINAN TAK TERKENDALI, untuk dokumen yang akan
digunakan sebagai referensi sesaat. Penerima Dokumen Salinan Tak
Terkendali tidak mendapatkan salinan apabila terdapat perubahan
dokumen.
c. CONTOH, khusus untuk formulir yang didistribusikan sebagai
contoh. Dokumen ini berfungsi sebagai panduan / standar untuk
formulir-formulir yang digunakan dalam SMM ISO 9001.
5.1.3 Memastikan bahwa dokumen ditinjau kelengkapannya sebelum
didistribusikan dan berisi identifikasi pengendalian antara lain: Nama
Dokumen, Nomor Dokumen, Nomor Revisi, dan kelengkapan jumlah
Halaman, serta Nomor Salinan yang sesuai.
No. Revisi :
00
No. Dokumen :
QP / 4.2 / 00-01
Halaman :
06 dari 07
No. Salinan :
QP / 4.2 / 01
PROSEDUR PENGENDALIAN DOKUMEN DAN DATA
SEKOLAH TINGGI THEOLOGI ALETHEIA Jl. Argopuro 28 – 34 (PO BOX 100) Lawang - Jawa Timur Indonesia
5.1.4 Memastikan bahwa nomor salinan tersebut sesuai dengan nomor
salinan pada Pengendalian Distribusi (Pedoman Mutu - Bagian D).
5.1.5 Mendistribusikan semua dokumen sesuai keperluan. Bukti distribusi
dicatat dalam Formulir Daftar Distribusi Dokumen FM/4.2/00-04
(khusus untuk Pedoman Mutu), FM/4.2/00-05 (khusus untuk Prosedur
Mutu dan Dokumen Pendukung), FM/4.2/00-06 (khusus untuk
Formulir, Instruksi Kerja, Uraian Tugas dan Daftar Induk Catatan
Mutu). Ketentuan ini hanya berlaku untuk dokumen dengan identitas
SALINAN TERKENDALI.
5.2 Penerima Dokumen
5.2.1 Menerima dokumen yang telah direvisi atau dokumen baru,
meletakkannya pada tempat pengarsipan / penggunaan yang sesuai.
5.2.2 Menyerahkan dokumen terkait versi sebelumnya kepada Document
Controller.
5.2.3 Menandatangani Formulir Daftar Distribusi Dokumen sebagai tanda
terima dokumen.
5.3 Document Controller
5.3.1 Menarik salinan yang lama kemudian memusnahkannya dan mencatat
dokumen yang dimusnahkan dalam Formulir Berita Acara Pemusnahan
(FM / 4.2 / 00-07).
5.3.2 Mengarsipkan Formulir Daftar Distribusi Dokumen.
E. Pengajuan Dokumen
Proses pengajuan dokumen baru sama dengan bagian C (Perubahan Dokumen),
tetapi formulir yang digunakan adalah Formulir Pengajuan Dokumen Baru
(FM / 4.2 / 00-02).
6.0 LAMPIRAN
6.1 FM / 4.2 / 00-01 : Permintaan Perubahan Dokumen 6.2 FM / 4.2 / 00-02 : Pengajuan Dokumen Baru 6.3 FM / 4.2 / 00-03 : Riwayat Perubahan Dokumen
6.4 FM / 4.2 / 00-04 : Daftar Distribusi Dokumen (untuk QM)
6.5 FM / 4.2 / 00-05 : Daftar Distribusi Dokumen (untuk QP/SD)
6.6 FM / 4.2 / 00-06 : Daftar Distribusi Dokumen (untuk FM/WI/JD/DICM)
6.7 FM / 4.2 / 00-07 : Berita Acara Pemusnahan
6.8 SD / 4.2 / 00-01 : Daftar Induk Dokumen QM
6.9 SD / 4.2 / 00-02 : Daftar Induk Dokumen QP
6.10 SD / 4.2 / 00-03 : Daftar Induk Dokumen FM
6.11 SD / 4.2 / 00-04 : Daftar Induk Dokumen SD
6.12 SD / 4.2 / 00-05 : Daftar Induk Dokumen WI
6.13 SD / 4.2 / 00-06 : Daftar Induk Dokumen JD
No. Revisi :
00
No. Dokumen :
QP / 4.2 / 00-01
Halaman :
07 dari 07
No. Salinan :
QP / 4.2 / 01
PROSEDUR PENGENDALIAN DOKUMEN DAN DATA
SEKOLAH TINGGI THEOLOGI ALETHEIA Jl. Argopuro 28 – 34 (PO BOX 100) Lawang - Jawa Timur Indonesia
SALINAN TERKENDALI
Dokumen ini tidak dapat diperbanyak tanpa izin tertulis dari Ketua STT Aletheia
No. Dokumen :
QP / 4.2 / 00-02
No. Revisi :
00
No. Salinan :
PROSEDUR PENGENDALIAN CATATAN MUTU
SEKOLAH TINGGI THEOLOGI ALETHEIA Jl. Argopuro 28 – 34 (PO BOX 100) Lawang - Jawa Timur Indonesia
Distribusi Kepada :
5.0 TUJUAN
Prosedur ini bertujuan untuk mengatur mekanisme pemeliharaan catatan-catatan
mutu yang terkait dengan Sistem Manajemen Mutu ISO 9001 dan menetapkan
tanggung jawab masing-masing pihak dalam pemeliharaan dan penyimpanan
catatan-catatan mutu tersebut.
6.0 RUANG LINGKUP
Prosedur ini berlaku untuk semua bentuk catatan mutu yang mendukung
pemeliharaan mutu dan efektivitas Sistem Manajemen Mutu ISO 9001 sebagai
bukti pelaksanaan sistem manajemen mutu di semua bagian di Sekolah Tinggi
Theologi Aletheia.
7.0 DEFINISI
3.7 Catatan Mutu
Semua dokumen yang digunakan dalam penerapan Sistem Manajemen Mutu
ISO 9001 : 2008 dan sekaligus menjadi bukti efektifitas penerapan tersebut.
8.0 DOKUMEN PENDUKUNG
6.14 Pedoman Mutu Bagian 4.2.4 (Pengendalian Rekaman) 6.15 Standar ISO 9001:2008 Klausul 4.2.4 6.16 Prosedur Pengendalian Dokumen & Data (QP/4.2/00-01)
7.0 RINCIAN PROSEDUR
5.5 Pemilik dokumen
5.5.1 Mengidentifikasi dokumen-dokumen yang digunakan dalam
penerapan Sistem Manajemen Mutu ISO 9001 dan menjadi alat bukti
penerapan yang relevan dibagiannya.
Dibuat oleh : Management Representative
Marthen Nainupu, M.Th Tanggal : 21 / 11 / 2014
Diperiksa oleh : Management Representative
Marthen Nainupu, M.Th Tanggal : 21 / 11 / 2014
Disetujui oleh : Ketua
Dr. Agung Gunawan, Th.M. Tanggal : 21 / 11 / 2014
RAHASIA ! Dokumen ini tidak dapat diperbanyak tanpa izin tertulis dari Ketua STT Aletheia
No. Revisi :
00
No. Dokumen :
QP / 4.2 / 00-02
Halaman :
01 dari 03
No. Salinan :
QP / 4.2 / 01
PROSEDUR PENGENDALIAN CATATAN MUTU
SEKOLAH TINGGI THEOLOGI ALETHEIA Jl. Argopuro 28 – 34 (PO BOX 100) Lawang - Jawa Timur Indonesia
5.5.2 Menentukan pengendalian catatan mutu yang meliputi : jangka waktu
masa simpan, metode pengarsipan, lokasi penyimpanan, metode
indeks dan metode pemusnahan atas dokumen catatan mutu di
bagiannya, dengan mempertimbangkan :
a. Kesesuaian fungsi atau relevansi data historis dengan perkembangan
dunia pendidikan dewasa ini.
b. Kemudahan telusur balik dan penggunaan kembali.
c. Tingkat kerahasiaan dokumen.
d. Kebutuhan pembuktian pelaksanaan SMM ISO 9001.
e. Kebutuhan Manajemen akan data historis, dan
f. Kapasitas tempat penyimpanan data
5.5.3 Mengajukan rancangan pengendalian catatan mutu tersebut kepada
Wakil Manajemen.
5.6 Wakil Manajemen
5.6.1 Menerima rancangan pengendalian catatan mutu dari pemilik
dokumen.
5.6.2 Melakukan analisa atas rancangan pengendalian catatan mutu tersebut :
a. Jika disetujui, menyerahkannya kepada Document Controller untuk
ditindaklanjuti.
b. Jika tidak disetujui, mengembalikannya kepada pemilik dokumen
catatan mutu beserta alasannya untuk diperbaiki.
5.7 Document Controller
5.7.1 Menerima rancangan pengendalian catatan mutu yang telah disetujui
Wakil Manajemen.
5.7.2 Memindahkan isi rancangan pengendalian catatan mutu dalam format
Daftar Induk Catatan Mutu (FM/4.2/00-08).
5.7.3 Menyerahkan Daftar Induk Catatan Mutu kepada pemilik dokumen
catatan mutu.
5.8 Pemilik Dokumen Catatan Mutu
5.8.1 Menerima Daftar Induk Catatan Mutu kemudian memeriksanya :
a. Jika disetujui, menandatanganinya kemudian menyerahkan kembali
kepada Document Controller.
b. Jika tidak disetujui, mengembalikannya kepada Document
Controller untuk diperbaiki
5.9 Document Controller
5.9.1 Melakukan revisi seperlunya jika masih terdapat kesalahan pada
Daftar Induk Catatan Mutu.
No. Revisi :
00
No. Dokumen :
QP / 4.2 / 00-02
Halaman :
02 dari 03
No. Salinan :
QP / 4.2 / 01
PROSEDUR PENGENDALIAN CATATAN MUTU
SEKOLAH TINGGI THEOLOGI ALETHEIA Jl. Argopuro 28 – 34 (PO BOX 100) Lawang - Jawa Timur Indonesia
5.9.2 Menyerahkan Daftar Induk Catatan Mutu yang sudah disetujui pemilik
dokumen catatan mutu kepada Wakil Manajemen untuk disetujui.
5.10 Wakil Manajemen
5.10.1 Menerima Daftar Induk Catatan Mutu kemudian memeriksanya :
a. Jika disetujui, menandatanganinya kemudian menyerahkan kembali
kepada Document Controller.
b. Jika tidak disetujui, mengembalikannya kepada Document
Controller untuk diperbaiki.
5.11 Document Controller
5.11.1 Menggandakan Daftar Induk Catatan Mutu kemudian menyerahkan
salinannya kepada pemilik dokumen catatan mutu.
5.11.2 Mengarsipkan Daftar Induk Catatan Mutu yang asli.
5.12 Pemilik Dokumen Catatan Mutu
5.12.1 Menyimpan Daftar Induk Catatan Mutu sedemikian rupa sehingga
mudah untuk digunakan sebagai panduan pengarsipan / pengendalian
dokumen catatan mutu.
5.12.2 Mengendalikan / mengarsipkan seluruh dokumen catatan mutu secara
konsisten berdasarkan Daftar Induk Catatan Mutu.
5.12.3 Memusnahkan semua catatan mutu yang telah lewat masa simpannya
dan membuat Berita Acara Pemusnahan (FM/4.2/00-07)
5.13 Wakil Manajemen
5.13.1 Memastikan bahwa dokumen catatan mutu yang tersedia sudah sesuai,
untuk mendemonstrasikan terpeliharanya sistem mutu secara efektif.
5.13.2 Memastikan bahwa semua catatan mutu yang dibuat mudah dibaca dan
diidentifikasikan.
5.13.3 Memastikan bahwa semua catatan mutu mudah diambil untuk
keperluan lebih lanjut dan terhindar dari kerusakan atau kehilangan.
8.0 LAMPIRAN
8.1 FM / 4.2 / 00-07 : Berita Acara Pemusnahan Dokumen 8.2 FM / 4.2 / 00-08 : Daftar Induk Catatan Mutu
No. Revisi :
00
No. Dokumen :
QP / 4.2 / 00-02
Halaman :
03 dari 03
No. Salinan :
QP / 4.2 / 01
PROSEDUR PENGENDALIAN CATATAN MUTU
SEKOLAH TINGGI THEOLOGI ALETHEIA Jl. Argopuro 28 – 34 (PO BOX 100) Lawang - Jawa Timur Indonesia
SALINAN TERKENDALI
Dokumen ini tidak dapat diperbanyak tanpa izin tertulis dari Ketua STT Aletheia
No. Dokumen :
QP / 5.6 / 00-01
No. Revisi :
00
No. Salinan :
PROSEDUR TINJAUAN MANAGEMENT
SEKOLAH TINGGI THEOLOGI ALETHEIA Jl. Argopuro 28 – 34 (PO BOX 100) Lawang - Jawa Timur Indonesia
Distribusi Kepada :
9.0 TUJUAN
Prosedur ini bertujuan untuk mengatur pelaksanaan tinjauan manajemen guna
memastikan kesesuaian atas pelaksanaan sistem manajemen mutu berdasarkan
persyaratan ISO 9001:2008 dan persyaratan lembaga / institusi, serta menetapkan
tanggung jawab masing-masing pihak dalam tinjauan manajemen.
10.0 RUANG LINGKUP
Prosedur ini berlaku untuk semua kegiatan yang terkait dengan tinjauan
manajemen atas penerapan sistem manajemen mutu ISO 9001:2008 di Sekolah
Tinggi Theologi Aletheia, mulai perencanaan, pelaksanaan sampai pelaporan
tinjauan manajemen.
11.0 DEFINISI
3.8 Rapat Tinjauan Manajemen
Rapat yang diadakan secara rutin untuk meninjau efektivitas pelaksanaan
Sistem Manajemen Mutu ISO 9001 dengan agenda yang telah ditetapkan,
atau secara insidentil jika terjadi kondisi emergency yang mempengaruhi
konsistensi SMM ISO 9001:2008.
12.0 DOKUMEN PENDUKUNG
8.3 Pedoman Mutu Bagian 5.6 (Tinjauan Manajemen) 8.4 Standar ISO 9001:2008 Klausul 5.6 8.5 Prosedur Pengendalian Catatan Mutu (QP/4.2/02) 8.6 Prosedur Audit Mutu Internal (QP/8.2/02) 8.7 Prosedur Analisa Data & Kinerja (QP/8.4/01)
Dibuat oleh : Management Representative
Marthen Nainupu, M.Th Tanggal : 21 / 11 / 2014
Diperiksa oleh : Management Representative
Marthen Nainupu, M.Th Tanggal : 21 / 11 / 2014
Disetujui oleh : Ketua
Dr. Agung Gunawan, Th.M. Tanggal : 21 / 11 / 2014
RAHASIA ! Dokumen ini tidak dapat diperbanyak tanpa izin tertulis dari Ketua STT Aletheia
No. Revisi :
00
No. Dokumen :
QP / 5.6 / 00-01
Halaman :
01 dari 03
No. Salinan :
QP / 4.2 / 01
PROSEDUR TINJAUAN MANAGEMENT
SEKOLAH TINGGI THEOLOGI ALETHEIA Jl. Argopuro 28 – 34 (PO BOX 100) Lawang - Jawa Timur Indonesia
9.0 RINCIAN PROSEDUR
5.14 Ketua
5.14.1 Menetapkan / menentukan rapat rutin tinjauan manajemen setiap
6 (enam) bulan sekali. Kecuali ada hal-hal yang bersifat penting /
khusus dapat menyelenggarakan rapat diluar agenda yang telah
ditetapkan.
5.15 Wakil Manajemen
5.15.1 Mengusulkan kepada Ketua untuk mengadakan rapat tinjauan
manajemen diluar yang sudah dijadwalkan apabila diperlukan.
5.15.2 Menyiapkan agenda rapat tinjauan manajemen dengan menulis topik
yang akan dibahas dalam formulir Undangan Tinjauan Manajemen
(FM/5.6/00-01), yang meliputi :
Tinjauan terhadap Notula Rapat Tinjauan Manajemen sebelumnya.
Tinjauan terhadap hasil temuan audit (internal dan / atau eksternal).
Tinjauan terhadap sasaran mutu.
Tinjauan terhadap tindakan koreksi (perbaikan), korektif
(menghilangkan akar permasalahan dan pencegahan) dan
improvement (peningkatan).
Tinjauan terhadap perubahan Sistem Manajemen Mutu.
Tinjauan terhadap umpan balik pelanggan dan kepuasan pelanggan.
Tinjauan terhadap rekapitulasi evaluasi penilaian prestasi kerja.
Tinjauan terhadap evaluasi kurikulum.
Tinjauan terhadap evaluasi praktek kerja lapangan (PKL)
Lain-lain.
5.16 Document Controller
5.16.1 Menggandakan Undangan Tinjauan Manajemen kemudian
membagikan kepada pihak-pihak yang terkait dalam rapat tinjauan
manajemen dengan menggunakan Daftar Distribusi Dokumen
Tinjauan Manajemen (FM/5.6/00-02)
5.17 Peserta Rapat
5.17.1 Menerima Undangan Tinjauan Manajemen dan menandatangani
Daftar Distribusi Dokumen Tinjauan Manajemen.
5.17.2 Menghadiri Rapat Tinjauan Manajemen. Jika berhalangan hadir harus
memberitahukan secara tertulis kepada Wakil Manajemen dan
mengirimkan wakilnya.
5.17.3 Mengisi Daftar Hadir (FM/5.6/00-03)
No. Revisi :
00
No. Dokumen :
QP / 5.6 / 00-01
Halaman :
02 dari 03
No. Salinan :
QP / 4.2 / 01
PROSEDUR TINJAUAN MANAGEMENT
SEKOLAH TINGGI THEOLOGI ALETHEIA Jl. Argopuro 28 – 34 (PO BOX 100) Lawang - Jawa Timur Indonesia
5.18 Ketua
5.18.1 Memastikan kehadiran para peserta rapat.
5.18.2 Memimpin rapat tinjauan manajemen sesuai dengan materi yang telah
ditentukan dalam Undangan Tinjauan Manajemen.
5.19 Document Controller
5.19.1 Menulis hasil / keputusan rapat secara ringkas dalam formulir Notula
Tinjauan Manajemen (FM/5.6/00-04).
5.19.2 Mendistribusikan Notula rapat kepada seluruh peserta rapat dengan
menggunakan Daftar Distribusi Dokumen Tinjauan Manajemen.
5.20 Wakil Manajemen
5.20.1 Mengawasi dan mengevaluasi pelaksanaan tindak lanjut hasil-hasil/
keputusan rapat yang perlu ditindaklanjuti seperti yang tertulis dalam
formulir Notula Tinjauan Manajemen.
5.20.2 Melakukan koordinasi yang diperlukan dalam rangka pelaksanaan
tindak lanjut tinjauan manajemen dan memastikan bahwa tindak lanjut
manajemen telah dilakukan secara efektif sesuai yang dimaksud dalam
rapat tinjauan manajemen dan pada waktu yang telah ditetapkan.
5.20.3 Mencatat status ketuntasan tindak lanjut manajemen dalam formulir
Notula Tinjauan Manajemen.
5.21 Document Controller
5.21.1 Menyimpan dan memelihara Notula Tinjauan Manajemen sebagai
bahan rapat Tinjauan Manajemen berikutnya.
10.0 LAMPIRAN
10.1 FM / 5.6 / 00-01 : Undangan Tinjauan Manajemen 10.2 FM / 5.6 / 00-02 : Daftar Distribusi Dokumen Tinjauan Manajemen 10.3 FM / 5.6 / 00-03 : Daftar Hadir 10.4 FM / 5.6 / 00-04 : Notula Tinjauan Manajemen
No. Revisi :
00
No. Dokumen :
QP / 5.6 / 00-01
Halaman :
03 dari 03
No. Salinan :
QP / 4.2 / 01
PROSEDUR TINJAUAN MANAGEMENT
SEKOLAH TINGGI THEOLOGI ALETHEIA Jl. Argopuro 28 – 34 (PO BOX 100) Lawang - Jawa Timur Indonesia
SALINAN TERKENDALI
Dokumen ini tidak dapat diperbanyak tanpa izin tertulis dari Ketua STT Aletheia
No. Dokumen :
QP / 6.1 / 02-01
No. Revisi :
00
No. Salinan :
PROSEDUR PENERIMAAN DAN PENGELUARAN DANA
SEKOLAH TINGGI THEOLOGI ALETHEIA Jl. Argopuro 28 – 34 (PO BOX 100) Lawang - Jawa Timur Indonesia
Distribusi Kepada :
13.0 TUJUAN
Prosedur ini bertujuan untuk mengatur mekanisme penerimaan dan pengeluaran
dana serta menetapkan tanggung jawab masing-masing pihak.
14.0 RUANG LINGKUP
Prosedur ini berlaku mulai dari :
- Penerimaan persembahan tunai sampai dengan menyerahkan bukti setoran
bank kepada Bendahara.
- Pengecekan rekening bank sampai dengan pengiriman tanda terima kepada
yang memberi persembahan.
- Penyetoran uang administrasi kepada Bendahara sampai dengan pemberian
tanda terima kepada Mahasiswa.
- Pengisian bon sementara, penghitungan dana sampai dengan pertanggung
jawaban bon sementara.
- Pengajuan permintaan pembayaran, penyerahan dana sampai dengan
meminta bukti tanda terima / kwitansi dari penagih.
15.0 DEFINISI
Tidak ada
16.0 DOKUMEN PENDUKUNG
10.5 Pedoman Mutu Bagian 6.1 (Ketentuan Sumber Daya) 10.6 Standar ISO 9001:2008 Klausul 6.1
Dibuat oleh : Pembantu Ketua II Bidang Administrasi
& Keuangan
Gumulya Djuharto, M.Th. Tanggal : 21 / 11 / 2014
Diperiksa oleh : Management Representative
Marthen Nainupu, M.Th Tanggal : 21 / 11 / 2014
Disetujui oleh : Ketua
Dr. Agung Gunawan, Th.M. Tanggal : 21 / 11 / 2014
RAHASIA ! Dokumen ini tidak dapat diperbanyak tanpa izin tertulis dari Ketua STT Aletheia
No. Revisi :
00
No. Dokumen :
QP / 6.1 / 02-01
Halaman :
01 dari 03
No. Salinan :
QP / 4.2 / 01
PROSEDUR
PENERIMAAN DAN PENGELUARAN DANA
SEKOLAH TINGGI THEOLOGI ALETHEIA Jl. Argopuro 28 – 34 (PO BOX 100) Lawang - Jawa Timur Indonesia
11.0 RINCIAN PROSEDUR
A. PENERIMAAN PERSEMBAHAN TUNAI
5.22 Bendahara
5.22.1 Menerima persembahan tunai dan menghitungnya
5.22.2 Membuat Tanda Terima (FM/6.1/02-01) :
a. Asli diserahkan kepada pemberi persembahan.
b. Copy untuk arsip
5.22.3 Menyerahkan seluruh uang persembahan yang diterima kepada
Bendahara Departemen Pendidikan Teologia Sinode GKT disertai
dengan Buku Tanda Terima Uang (FM/6.1/02-07).
Catatan : untuk persembahan dalam bentuk cek / giro, maka
langsung disetorkan ke rekening bank Departemen
Pendidikan Teologia Sinode GKT dan mengarsipkan bukti
setorannya.
5.23 Bendahara Departemen Pendidikan Teologia Sinode GKT
5.23.1 Menerima uang persembahan dan menghitungnya
a. Jika sesuai, maka menandatangani buku tanda terima uang
persembahan.
b. Jika tidak sesuai, maka meminta Bendahara untuk menuntaskan.
5.23.2 Menyetorkan uang persembahan ke rekening bank Departemen
Pendidikan Teologia Sinode GKT.
5.23.3 Menyerahkan bukti setoran bank kepada Bendahara untuk di arsipkan.
B. PENERIMAAN PERSEMBAHAN TRANSFER
5.1 Bendahara
5.1.1 Melakukan pengecekan rekening bank STT Aletheia, baik via klik
BCA ataupun melakukan pencetakan rekening koran secara periodik
(mingguan).
5.1.2 Membuat Tanda Terima :
a. Asli dikirimkan kepada pemberi persembahan (dalam hal pemberi
persembahan tanpa nama, maka Tanda Terima disimpan
tersendiri).
b. Copy untuk arsip.
No. Revisi :
00
No. Dokumen :
QP / 6.1 / 02-01
Halaman :
02 dari 03
No. Salinan :
QP / 4.2 / 01
PROSEDUR
PENERIMAAN DAN PENGELUARAN DANA
SEKOLAH TINGGI THEOLOGI ALETHEIA Jl. Argopuro 28 – 34 (PO BOX 100) Lawang - Jawa Timur Indonesia
C. PENERIMAAN PEMBAYARAN UANG ADMINISTRASI
5.1 Mahasiswa/i
5.1.1 Menyetorkan uang administrasi ke Bendahara.
Catatan : tanggal batas pembayaran setiap tanggal 10 per bulan, jika lewat
dari tanggal tersebut, maka akan dikenakan sanksi/denda sesuai
dengan ketentuan. Jika ada kesulitan, mahasiswa harus langsung
melaporkan ke Puket I Bidang Akademik.
5.2 Bendahara
5.2.1 Menerima dan memeriksa uang administrasi dari Mahasiswa :
a. Jika sesuai, maka membuat Tanda Terima dan menyerahkannya
kepada Mahasiswa
b. Jika tidak sesuai, maka meminta Mahasiswa untuk
menuntaskannya.
5.2.2 Membuat Rekapitulasi Uang Administrasi (FM/6.1/02-09) dan
mengarsipkannya beserta copy Tanda Terima.
5.2.3 Menyetorkan uang Administrasi rekening bank STT Aletheia dan
mengarsipkan bukti setorannya.
5.2.4 Menyerahkan uang konsumsi per minggu kepada Kepala Bagian
Perbekalan untuk pengeluaran konsumsi harian disertai dengan Buku
Tanda Terima Uang.
5.3 Kepala Bagian Perbekalan
5.3.1 Menerima dan memeriksa uang konsumsi :
a. Jika sesuai, maka menandatangani Buku Tanda Terima Uang dan
menyerahkannya kepada Bendahara.
b. Jika tidak sesuai, maka meminta Bendahara untuk melengkapi.
D. BON SEMENTARA
5.1 Pemohon
5.1.1 Mengajukan kebutuhan dana dengan mengisi Bon Sementara
(FM/6.1/02-08) disertai data pendukung serta menyerahkannya kepada
Kepala Bagian / Puket / Ketua.
5.2 Kepala Bagian / Puket / Ketua.
5.2.1 Menerima dan memeriksa Bon Sementara :
a. Jika setuju, maka menandatangani dan menyerahkan kepada
Pemohon untuk ditindaklanjuti.
b. Jika tidak setuju, maka mengembalikan kepada Pemohon untuk
diperbaiki.
No. Revisi :
00
No. Dokumen :
QP / 6.1 / 02-01
Halaman :
03 dari 03
No. Salinan :
QP / 4.2 / 01
PROSEDUR
PENERIMAAN DAN PENGELUARAN DANA
SEKOLAH TINGGI THEOLOGI ALETHEIA Jl. Argopuro 28 – 34 (PO BOX 100) Lawang - Jawa Timur Indonesia
5.3 Pemohon
5.3.1 Menyerahkan Bon Sementara disertai data pendukung kepada
Bendahara.
5.4 Bendahara
5.4.1 Menerima dan memeriksa Bon Sementara dan data pendukungnya :
a. Jika sesuai, menyerahkan dana yang dibutuhkan, serta
menandatangani Bon Sementara.
b. Jika tidak sesuai, maka mengembalikannya kepada Pemohon.
5.5 Pemohon
5.5.1 Menerima dan menghitung dana.
a. Jika sesuai, menandatangani Bon Sementara.
b. Jika tidak sesuai, meminta ke Bendahara untuk menuntaskan.
5.5.2 Membuat laporan realisasi penggunaan dana disertai dengan bukti-
bukti dan diserahkan ke Bendahara.
5.6 Bendahara
5.6.1 Menerima dan memverifikasi laporan penggunaan dana :
a. Jika realisasi penggunaan dana melebihi Bon Sementara, maka
memberi tambahan dana sesuai kekurangannya dan meminta
Pemohon untuk menandatangani Bukti Kas Keluar (FM/6.1/02-
02), memberi tanda LUNAS pada Bon Sementara, serta
menyerahkan Bon Sementara kepada Pemohon.
b. Jika realisasi penggunaan dana lebih kecil dari Bon Sementara,
maka meminta sisa dana dan meminta Pemohon untuk
menandatangani Bukti Kas Keluar, memberi tanda LUNAS pada
Bon Sementara, serta menyerahkan Bon Sementara kepada
Pemohon.
c. Jika bukti-bukti realisasi penggunaan dana tidak sesuai, maka
mengembalikannya kepada pemohon untuk dilengkapi.
Catatan : pertanggung jawaban Bon Sementara maksimum dilakukan
dalam waktu 3 hari terhitung sejak realisasi penggunaan
dana.
E. PERMINTAAN PEMBAYARAN
5.1 Pemohon
5.1.1 Mengisi formulir Permintaan Pembayaran (FM/6.1/02-10) dan disertai
dengan data pendukungnya (misalnya Nota Tagihan) serta
mengajukannya kepada Kepala Bagian / Puket / Ketua.
No. Revisi :
00
No. Dokumen :
QP / 6.1 / 02-01
Halaman :
03 dari 03
No. Salinan :
QP / 4.2 / 01
PROSEDUR
PENERIMAAN DAN PENGELUARAN DANA
SEKOLAH TINGGI THEOLOGI ALETHEIA Jl. Argopuro 28 – 34 (PO BOX 100) Lawang - Jawa Timur Indonesia
5.2 Kepala Bagian / Puket / Ketua
5.2.1 Menerima dan memeriksa Permintaan Pembayaran :
a. Jika setuju, maka menandatangani dan menyerahkan kepada
Pemohon untuk ditindaklanjuti
b. Jika tidak setuju, maka mengembalikan kepada Pemohon untuk
diperbaiki.
5.7 Pemohon
5.7.1 Menyerahkan Permintaan Pembayaran dan data pendukungnya kepada
Bendahara.
5.8 Bendahara
5.2.2 Menerima dan memeriksa Permintaan Pembayaran :
a. Jika setuju dan pembayaran bisa langsung disampaikan kepada
Penagih, maka menyerahkan dana kepada Penagih dan meminta
Bukti Tanda Terima / Kwitansi Asli.
b. Jika setuju dan pembayaran dilakukan melalui Pemohon, maka
menandatangani dan menyerahkan dana kepada Pemohon untuk
ditindaklanjuti.
c. Jika tidak setuju, maka mengembalikan kepada Pemohon /
Penagih untuk dilengkapi.
Catatan : untuk permintaan pembayaran yang dilakukan melalui
transfer, maka Bendahara menyimpan bukti transfer
sebagai tanda terima sementara yang dilengkapi
dengan nota tagihannya. Selanjutnya meminta bukti
tanda terima asli dari Penagih.
5.9 Pemohon
5.9.1 Menerima dan menghitung dana
a. Jika sesuai, menandatangani Bukti Kas Keluar (FM/6.1/02-02).
b. Jika tidak sesuai, meminta ke Bendahara untuk menuntaskan.
5.9.2 Menyerahkan dana kepada penagih dan meminta Bukti Tanda Terima /
Kwitansi dari penagih serta menyerahkannya kepada Bendahara.
12.0 LAMPIRAN
12.1 FM / 6.1 / 02-01 : Tanda Terima / Kwitansi
12.2 FM / 6.1 / 02-02 : Bukti Kas Keluar
12.3 FM / 6.1 / 02-07 : Buku Tanda Terima Uang 12.4 FM / 6.1 / 02-08 : Bon Sementara
12.5 FM / 6.1 / 02-10 : Permintaan Pembayaran
No. Revisi :
00
No. Dokumen :
QP / 6.1 / 02-01
Halaman :
03 dari 03
No. Salinan :
QP / 4.2 / 01
PROSEDUR
PENERIMAAN DAN PENGELUARAN DANA
SEKOLAH TINGGI THEOLOGI ALETHEIA Jl. Argopuro 28 – 34 (PO BOX 100) Lawang - Jawa Timur Indonesia
SALINAN TERKENDALI
Dokumen ini tidak dapat diperbanyak tanpa izin tertulis dari Ketua STT Aletheia
No. Dokumen :
QP / 6.2 / 02-01
No. Revisi :
00
No. Salinan :
PROSEDUR PENERIMAAN TENAGA PENDIDIK DAN
KEPENDIDIKAN
SEKOLAH TINGGI THEOLOGI ALETHEIA Jl. Argopuro 28 – 34 (PO BOX 100) Lawang - Jawa Timur Indonesia
Distribusi Kepada :
17.0 TUJUAN
Prosedur ini bertujuan untuk mengatur mekanisme penerimaan tenaga pendidik
dan kependidikan serta menetapkan tanggung jawab masing-masing pihak.
18.0 RUANG LINGKUP
Prosedur ini berlaku mulai dari :
- Pengusulan dan pembahasan kebutuhan tenaga pendidik dalam agenda rapat
Senat STT Aletheia, mengundang secara resmi Calon Tenaga Pendidik dan
melakukan pembicaraan, meminta Calon Tenaga Pendidik untuk mengisi
Biodata sampai dengan memperkenalkan lingkungan STT Aletheia.
- Pengajuan kebutuhan tenaga kerja, proses pengiklanan kebutuhan tenaga
kerja, pre-seleksi database lamaran kerja, membuat surat panggilan dan
melaksanakan proses wawancara, menerima berkas calon karyawan yang
sudah disetujui/diterima, melakukan perjanjian kerja sampai dengan
penempatan karyawan baru.
19.0 DEFINISI
3.9 Kriteria Kompetensi
Dokumen yang memuat standar kriteria kompetensi masing-masing jabatan
dan digunakan sebagai acuan dalam seleksi dosen / karyawan
20.0 DOKUMEN PENDUKUNG
12.6 Pedoman Mutu Bagian 6.2 (Sumber Daya Manusia)
12.7 Standar ISO 9001 Klausul 6.2
20.3 Kriteria Kompetensi (SD/6.2/02-01)
Dibuat oleh : Pembantu Ketua II Bidang Administrasi
& Keuangan
Gumulya Djuharto, M.Th. Tanggal : 21 / 11 / 2014
Diperiksa oleh : Management Representative
Marthen Nainupu, M.Th Tanggal : 21 / 11 / 2014
Disetujui oleh : Ketua
Dr. Agung Gunawan, Th.M. Tanggal : 21 / 11 / 2014
RAHASIA ! Dokumen ini tidak dapat diperbanyak tanpa izin tertulis dari Ketua STT Aletheia
No. Revisi :
00
No. Dokumen :
QP / 6.2 / 02-01
Halaman :
01 dari 05
No. Salinan :
QP / 4.2 / 01
PROSEDUR PENERIMAAN TENAGA PENDIDIK DAN KEPENDIDIKAN
SEKOLAH TINGGI THEOLOGI ALETHEIA Jl. Argopuro 28 – 34 (PO BOX 100) Lawang - Jawa Timur Indonesia
21.0 RINCIAN PROSEDUR
A. TENAGA PENDIDIK
5.1 Ketua Program Studi / Pengguna 5.1.1 Melakukan analisa kebutuhan Tenaga Pendidik, jika dipandang
perlu, maka mengisi formulir Permintaan Tenaga Kerja (FM/6.2/02-01) dan menyerahkannya kepada Pembantu Ketua I Bidang Akademik.
5.2 Pembantu Ketua I Bidang Akademik 5.2.1 Menerima Permintaan Tenaga Kerja :
a. Jika setuju, maka menandatanganinya dan menyerahkannya kepada Ketua.
b. Jika tidak setuju, maka mengembalikan kepada Ketua Program Studi / Pengguna beserta alasan penolakannya.
5.3 Ketua
5.3.1 Menerima dan memeriksa formulir Permintaan Tenaga Kerja : a. Jika setuju, maka menandatangani formulir Permintaan
Tenaga Kerja dan mengadakan Rapat Senat STT Aletheia untuk membahas tentang Calon Tenaga Pendidik.
b. Jika tidak setuju, maka mengembalikan kepada Pembantu Ketua I Bidang Akademik beserta alasan penolakannya.
5.3.2 Berdasarkan hasil Rapat Senat STT Aletheia yang tercatat dalam Notula Rapat, meminta Pembantu Ketua I Bidang Akademik untuk membuat surat undangan resmi kepada Calon Tenaga Pendidik atau menghubunginya via telepon.
5.4 Pembantu Ketua I Bidang Akademik 5.4.1 Membuat surat undangan resmi dan menyerahkannya kepada
Ketua
5.5 Ketua 5.5.1 Menerima dan memeriksa surat undangan resmi :
a. Jika setuju, maka menandatanganinya dan menyerahkan kepada Pembantu Ketua I Bidang Akademik untuk ditindaklanjuti.
b. Jika tidak setuju, maka mengembalikan kepada Pembantu Ketua I Bidang Akademik untuk direvisi.
No. Revisi :
00
No. Dokumen :
QP / 6.2 / 02-01
Halaman :
02 dari 05
No. Salinan :
QP / 4.2 / 01
PROSEDUR PENERIMAAN TENAGA PENDIDIK DAN KEPENDIDIKAN
SEKOLAH TINGGI THEOLOGI ALETHEIA Jl. Argopuro 28 – 34 (PO BOX 100) Lawang - Jawa Timur Indonesia
5.6 Pembantu Ketua I Bidang Akademik 5.6.1 Mengirimkan surat undangan resmi kepada Calon Tenaga
Pendidik
5.7 Calon Tenaga Pendidik 5.7.1 Menerima surat undangan resmi dan datang ke STT Aletheia
sesuai dengan jadwal yang telah ditentukan 5.7.2 Mengikuti proses percakapan dengan Ketua STT dan Ketua
Departemen Pendidikan Teologi
5.8 Ketua STT Aletheia dan Ketua Departemen Pendidikan Teologi 5.8.1 Sesuai dengan waktu yang telah ditentukan, melakukan
percakapan dengan Calon Tenaga Pendidik : a. Jika dinilai memenuhi kualifikasi dan Calon Tenaga Pendidik
menyetujui kondisi yang diajukan maka dibuat kontrak kerja dan meminta calon Tenaga Pendidik untuk menandatanganinya.
b. Jika dinilai tidak memenuhi kualifikasi, maka memberitahukan kepada yang bersangkutan.
5.9 Pembantu Ketua I Bidang Akademik
5.9.1 Meminta Calon Tenaga Pendidik untuk mengisi Biodata (FM/6.2/02-04) dan melampirkan kelengkapannya.
5.9.2 Menyerahkan berkas Tenaga Pendidik kepada Staf Kepegawaian. 5.9.3 Mengantarkan Tenaga Pendidik yang baru ke ruang kerja dan
memperkenalkannya ke lingkungan STT Aletheia.
B. KEPENDIDIKAN (TENAGA NON AKADEMIK) 5.24 Pengguna (Pemohon)
5.24.1 Mengajukan kebutuhan tenaga kerja dengan mengisi Permintaan Tenaga Kerja (FM/6.2/02-01) dan menyerahkan kepada Kepala Bagian yang bersangkutan.
5.25 Kepala Bagian Kepegawaian
5.25.1 Menerima dan memeriksa Permintaan Tenaga Kerja : e. Jika setuju, maka menandatangani dan menyerahkan kepada
Pembantu Ketua II Bidang Administrasi. f. Jika tidak setuju, maka mengembalikan kepada Pengguna
untuk direvisi.
No. Revisi :
00
No. Dokumen :
QP / 6.2 / 02-01
Halaman :
03 dari 05
No. Salinan :
QP / 4.2 / 01
PROSEDUR PENERIMAAN TENAGA PENDIDIK DAN KEPENDIDIKAN
SEKOLAH TINGGI THEOLOGI ALETHEIA Jl. Argopuro 28 – 34 (PO BOX 100) Lawang - Jawa Timur Indonesia
5.26 Pembantu Ketua II Bidang Administrasi 5.26.1 Menerima dan memeriksa Permintaan Tenaga Kerja :
a. Jika setuju, maka menandatangani dan menyerahkannya kepada Kepala bagian Kepegawaian.
b. Jika tidak setuju, maka mengembalikan kepada Kepala Bagian Kepegawaian untuk direvisi.
5.27 Kepala Bagian Kepegawaian
5.27.1 Menerima formulir Permintaan Tenaga Kerja yang sudah disetujui. 5.27.2 Melakukan proses pengiklanan kebutuhan tenaga kerja (via media
elektronik, cetak atau pengumuman di gereja-gereja). 5.27.3 Melakukan pre-seleksi database lamaran kerja dan menyerahkan
hasil pre-seleksi lamaran kerja sesuai kualifikasi yang dibutuhkan kepada Pengguna.
5.28 Pengguna
5.28.1 Menerima hasil pre-seleksi lamaran kerja dan melakukan pemilahan, selanjutnya menyerahkan hasil pemilahan kepada Staf Kepegawaian.
5.29 Kepala Bagian Kepegawaian
5.29.1 Membuat dan mengirimkan surat panggilan dan/atau panggilan melalui telepon untuk wawancara kepada calon karyawan.
5.30 Calon Staf/Karyawan
5.30.1 Datang tepat waktu, mengisi Isian Lamaran Kerja (FM/6.2/02-02) dan mengikuti proses wawancara
5.31 Kepala Bagian Kepegawaian dan Pengguna
5.31.1 Melakukan wawancara kepada calon staf/karyawan, dan mendokumentasikan hasilnya serta memberikan rekomendasi pada lembar Hasil Tes Wawancara (FM/6.2/02-03)
5.31.2 Menyerahkan Hasil Tes Wawancara kepada Puket II Bidang Administrasi
5.32 Puket II Bidang Administrasi
5.32.1 Menerima dan memeriksa berkas calon staf/karyawan : a. Jika setuju, menandatangani formulir Hasil Tes Wawancara
dan menyerahkan berkas calon staf/karyawan kepada Kepala Bagian Kepegawaian untuk ditindaklanjuti.
No. Revisi :
00
No. Dokumen :
QP / 6.2 / 02-01
Halaman :
04 dari 05
No. Salinan :
QP / 4.2 / 01
PROSEDUR PENERIMAAN TENAGA PENDIDIK DAN KEPENDIDIKAN
SEKOLAH TINGGI THEOLOGI ALETHEIA Jl. Argopuro 28 – 34 (PO BOX 100) Lawang - Jawa Timur Indonesia
b. Jika tidak setuju, mengembalikan berkas calon staf/karyawan kepada Kepala Bagian Kepegawaian untuk ditindaklanjuti.
5.33 Kepala Bagian Kepegawaian 5.33.1 Menerima berkas calon staf/karyawan yang sudah
disetujui/diterima. 5.33.2 Membuat surat panggilan kerja kepada calon staf/karyawan yang
diterima. 5.33.3 Meminta calon staf/karyawan untuk mengisi dan menandatangani
Surat Perjanjian Kerja atau surat perjanjian lain sesuai kebutuhan STT Aletheia.
5.33.4 Setelah menandatangani Surat Perjanjian Kerja, staf/karyawan baru diminta untuk mengisi Biodata (FM/6.2/02-04).
5.33.5 Menyerahkan Buku Pedoman Karyawan (SD/6.2/02-05) 5.33.6 Memberikan introduksi / pengenalan lingkungan STT Aletheia
kepada staf/karyawan baru. 5.33.7 Memberikan nomor induk pegawai kepada staf/karyawan baru. 5.33.8 Melakukan penempatan staf/karyawan baru sesuai dengan
pengajuan Pengguna.
22.0 LAMPIRAN
6.1 FM / 6.2 / 02-01 : Permintaan Tenaga Kerja 6.2 FM / 6.2 / 02-02 : Isian Lamaran Kerja 6.3 FM / 6.2 / 02-03 : Hasil Tes Wawancara
6.4 FM / 6.2 / 02-04 : Biodata 6.5 SD / 6.2 / 02-05 : Buku Pedoman Karyawan
No. Revisi :
00
No. Dokumen :
QP / 6.2 / 02-01
Halaman :
05 dari 05
No. Salinan :
QP / 4.2 / 01
PROSEDUR PENERIMAAN TENAGA PENDIDIK DAN KEPENDIDIKAN
SEKOLAH TINGGI THEOLOGI ALETHEIA Jl. Argopuro 28 – 34 (PO BOX 100) Lawang - Jawa Timur Indonesia
SALINAN TERKENDALI
Dokumen ini tidak dapat diperbanyak tanpa izin tertulis dari Ketua STT Aletheia
No. Dokumen :
QP / 6.2 / 02-02
No. Revisi :
00
No. Salinan :
PROSEDUR EVALUASI TENAGA PENDIDIK DAN TENAGA
KEPENDIDIKAN
SEKOLAH TINGGI THEOLOGI ALETHEIA Jl. Argopuro 28 – 34 (PO BOX 100) Lawang - Jawa Timur Indonesia
Distribusi Kepada :
23.0 TUJUAN
Prosedur ini bertujuan untuk mengatur mekanisme penilaian secara periodik
setiap 6 (enam) bulan sekali dan permintaan promosi, mutasi, demosi, PHK
dosen/karyawan serta menetapkan tanggung jawab masing-masing pihak.
24.0 RUANG LINGKUP
Prosedur ini berlaku mulai dari dilakukannya pengisian evaluasi dosen / karyawan
oleh masing-masing pimpinan dosen / karyawan yang bersangkutan sampai
tindaklanjut yang dilakukan atas evaluasi tersebut dan proses promosi, mutasi,
demosi atau PHK sebagai hasil akhir dari proses evaluasi.
25.0 DEFINISI
Tidak ada
26.0 DOKUMEN PENDUKUNG
12.8 Pedoman Mutu Bagian 6.2 (Sumber Daya Manusia) 12.9 Standar ISO 9001:2008 Klausul 6.2
13.0 RINCIAN PROSEDUR
A. Prosedur Evaluasi Tenaga Pendidik
5.34 Kepala Bagian Kepegawaian
5.34.1 Mendistribusikan formulir Evaluasi Kinerja Tenaga Pendidik
(FM/6.2/02-05) secara periodik setiap 6 (enam) bulan.
Dibuat oleh : Pembantu Ketua II Bidang Administrasi
& Keuangan
Gumulya Djuharto, M.Th. Tanggal : 21 / 11 / 2014
Diperiksa oleh : Management Representative
Marthen Nainupu, M.Th Tanggal : 21 / 11 / 2014
Disetujui oleh : Ketua
Dr. Agung Gunawan, Th.M. Tanggal : 21 / 11 / 2014
RAHASIA ! Dokumen ini tidak dapat diperbanyak tanpa izin tertulis dari Ketua STT Aletheia
No. Revisi :
00
No. Dokumen :
QP / 6.2 / 02-02
Halaman :
01 dari 03
No. Salinan :
QP / 4.2 / 01
PROSEDUR EVALUASI TENAGA PENDIDIK DAN TENAGA KEPENDIDIKAN
SEKOLAH TINGGI THEOLOGI ALETHEIA Jl. Argopuro 28 – 34 (PO BOX 100) Lawang - Jawa Timur Indonesia
5.35 Pembantu Ketua I Bidang Akademik
5.35.1 Melakukan evaluasi / penilaian terhadap kinerja Tenaga Pendidik
(dosen) dibawah koordinasinya berdasarkan Pedoman Evaluasi
Kinerja Tenaga Pendidik (SD/6.2/02-02) dan mendokumentasikan
hasil penilaian kedalam formulir Evaluasi Kinerja Tenaga Pendidik.
5.35.2 Memanggil Tenaga Pendidik yang dievaluasi untuk menyampaikan
hasil evaluasi dan meminta Tenaga Pendidik yang bersangkutan untuk
menandatangani hasil evaluasi.
5.35.3 Menyerahkan Evaluasi Kinerja Tenaga Pendidik kepada Staf
Administrasi Akademik.
5.36 Staf Bagian Administrasi Akademik
5.36.1 Melakukan rekapitulasi atas Evaluasi Kinerja Tenaga Pendidik serta
menyerahkannya kepada Pembantu Ketua I Bidang Akademik
5.37 Pembantu Ketua I Bidang Akademik
5.37.1 Menerima dan memeriksa Rekapitulasi Evaluasi Kinerja Tenaga
Pendidik :
a. Jika setuju, maka menandatanganinya dan menyerahkan kepada :
- Asli kepada Ketua sebagai bahan/database dalam pengambilan
keputusan
- Salinan 1 arsip
b. Jika tidak setuju, maka mengembalikan kepada Staf Administrasi
Akademik untuk direvisi.
B. Prosedur Evaluasi Tenaga Kependidikan
5.1 Kepala Bagian Kepegawaian
5.1.1 Mendistribusikan formulir Evaluasi Kinerja Tenaga Kependidikan
(FM/6.2/02-06) secara periodik setiap 6 (enam) bulan.
5.2 Semua Kepala Bagian
5.2.1 Melakukan evaluasi / penilaian terhadap kinerja bawahannya
berdasarkan Pedoman Evaluasi Kinerja Tenaga Pendidik / Tenaga
Kependidikan dan mendokumentasikan hasil penilaian kedalam
formulir Evaluasi Kinerja Tenaga Kependidikan.
5.2.2 Memanggil Tenaga Kependidikan yang dievaluasi untuk
menyampaikan hasil evaluasi dan meminta Tenaga Kependidikan yang
bersangkutan untuk menandatangani hasil evaluasi.
5.2.3 Menyerahkan Evaluasi Kinerja Tenaga Kependidikan kepada Kepala
Bagian Kepegawaian.
No. Revisi :
00
No. Dokumen :
QP / 6.2 / 02-02
Halaman :
02 dari 03
No. Salinan :
QP / 4.2 / 01
PROSEDUR EVALUASI TENAGA PENDIDIK DAN TENAGA KEPENDIDIKAN
SEKOLAH TINGGI THEOLOGI ALETHEIA Jl. Argopuro 28 – 34 (PO BOX 100) Lawang - Jawa Timur Indonesia
5.3 Kepala Bagian Kepegawaian
5.3.1 Menerima dan membuat Rekapitulasi Evaluasi Kinerja Tenaga
Kependidikan.
5.3.2 Menyerahkan Rekapitulasi Evaluasi Tenaga Kependidikan kepada
Puket II Bidang Administrasi & Keuangan
5.4 Puket II Bidang Administrasi & Keuangan
5.4.1 Menerima dan memeriksa Rekapitulasi Evaluasi Tenaga
Kependidikan:
a. Jika setuju, maka menandatanganinya dan menyerahkan kepada :
- Asli kepada Ketua sebagai bahan/database dalam pengambilan
keputusan
- Salinan 1 arsip Kepala Bagian Kepegawaian
- Salinan 2 arsip
b. Jika tidak setuju, maka mengembalikan kepada Kepala Bagian
Kepegawaian untuk direvisi
14.0 LAMPIRAN
14.1 FM / 6.2 / 02-05 : Evaluasi Kinerja Tenaga Pendidik 14.2 FM / 6.2 / 02-06 : Evaluasi Kinerja Tenaga Kependidikan 14.3 SD / 6.2 / 02-02 : Pedoman Evaluasi Kinerja Tenaga Pendidik/Tenaga
Kependidikan
No. Revisi :
00
No. Dokumen :
QP / 6.2 / 02-02
Halaman :
03 dari 03
No. Salinan :
QP / 4.2 / 01
PROSEDUR EVALUASI TENAGA PENDIDIK DAN TENAGA KEPENDIDIKAN
SEKOLAH TINGGI THEOLOGI ALETHEIA Jl. Argopuro 28 – 34 (PO BOX 100) Lawang - Jawa Timur Indonesia
SALINAN TERKENDALI
Dokumen ini tidak dapat diperbanyak tanpa izin tertulis dari Ketua STT Aletheia
No. Dokumen :
QP / 6.2 / 02-03
No. Revisi :
00
No. Salinan :
PROSEDUR PERMINTAAN PROMOSI, MUTASI, DEMOSI, PHK
SEKOLAH TINGGI THEOLOGI ALETHEIA Jl. Argopuro 28 – 34 (PO BOX 100) Lawang - Jawa Timur Indonesia
Distribusi Kepada :
27.0 TUJUAN
Prosedur ini bertujuan untuk mengatur mekanisme permintaan promosi, mutasi,
demosi dan PHK serta menetapkan tanggung jawab masing-masing pihak.
28.0 RUANG LINGKUP
Prosedur ini berlaku mulai mengusulkan mutasi/promosi/demosi/PHK, tinjauan
atas usulan, pembuatan Surat Keputusan, sampai dengan mendistribusikannya
kepada pihak-pihak terkait.
29.0 DEFINISI
3.1 Promosi
Suatu proses perubahan dari suatu pekerjaan ke suatu pekerjaan yang lain
dalam hierarki wewenang dan tanggung jawab atau tingkat jabatan yang
lebih tinggi dari yang sebelumnya atau suatu proses perubahan dari suatu
status kepegawaian ke suatu status yang lebih tinggi dari sebelumnya.
3.2 Mutasi
Suatu proses pemindahan seseorang ke suatu fungsi dan tanggungjawab
lainnya yang berbeda dari sebelumnya, namun dalam level jabatan yang
sama.
3.3 Demosi
Suatu proses penurunan pangkat dan atau tingkat jabatan pegawai menjadi
satu tingkat atau lebih di bawah status yang sedang disandangnya.
3.4 PHK
Pemutusan hubungan kerja antara pemberi kerja dalam hal ini STT Aletheia
dengan dosen/karyawan
Dibuat oleh : Pembantu Ketua II Bidang Administrasi
& Keuangan
Gumulya Djuharto, M.Th. Tanggal : 21 / 11 / 2014
Diperiksa oleh : Management Representative
Marthen Nainupu, M.Th Tanggal : 21 / 11 / 2014
Disetujui oleh : Ketua
Dr. Agung Gunawan, Th.M. Tanggal : 21 / 11 / 2014
RAHASIA ! Dokumen ini tidak dapat diperbanyak tanpa izin tertulis dari Ketua STT Aletheia
No. Revisi :
00
No. Dokumen :
QP / 6.2 / 02-03
Halaman :
01 dari 03
No. Salinan :
QP / 4.2 / 01
PROSEDUR PERMINTAAN PROMOSI, MUTASI, DEMOSI, PHK
SEKOLAH TINGGI THEOLOGI ALETHEIA Jl. Argopuro 28 – 34 (PO BOX 100) Lawang - Jawa Timur Indonesia
30.0 DOKUMEN PENDUKUNG
14.4 Pedoman Mutu Bagian 6.2 (Sumber Daya Manusia) 14.5 Standar ISO 9001:2008 Klausul 6.2
15.0 RINCIAN PROSEDUR
5.1 Pemohon (Ketua / Pembantu Ketua / Kepala Bagian)
5.1.1 Jika dipandang perlu dalam perkembangan kebutuhan sumber daya
manusia dan berdasarkan data hasil evaluasi kinerja Tenaga Pendidik
dan Kependidikan atau catatan lain, mengusulkan
mutasi/promosi/demosi/PHK terhadap Tenaga Pendidik dan
Kependidikan.
5.1.2 Mengisi formulir Permintaan Mutasi/Promosi/Demosi/PHK
(FM/6.2/02-07) disertai dengan alasan / pertimbangan / bukti /
keterangan yang jelas dan mengajukannya kepada :
a. Untuk Tenaga Pendidik kepada Pembantu Ketua I Bidang
Akademik.
b. Untuk Tenaga Kependidikan kepada Pembantu Ketua II Bidang
Administrasi & Keuangan
5.2 Pembantu Ketua I Bidang Akademik / Pembantu Ketua II Bidang Administrasi
& Keuangan
5.2.1 Menerima, memeriksa dan melakukan tinjauan atas formulir
Permintaan Mutasi/Promosi/Demosi/PHK.
a. Jika setuju maka menandatanganinya dan menyerahkannya kepada
Ketua.
b. Jika tidak setuju, maka mengembalikan kepada Pemohon beserta
dengan alasan penolakannya.
5.3 Ketua
5.3.1 Menerima, memeriksa dan melakukan tinjauan atas formulir
Permintaan Mutasi/Promosi/Demosi/PHK.
a. Jika setuju maka menandatanganinya dan menyerahkannya :
- Kepada Pembantu Ketua I Bidang Akademik untuk Tenaga
Pendidik sebagai dasar pembuatan Surat Keputusan
mutasi/promosi/demosi/ PHK.
- Kepada Kepala Bagian Kepegawaian untuk Tenaga
Kependidikan sebagai dasar pembuatan Surat Keputusan
mutasi/promosi/demosi/ PHK.
No. Revisi :
00
No. Dokumen :
QP / 6.2 / 02-03
Halaman :
02 dari 03
No. Salinan :
QP / 4.2 / 01
PROSEDUR PERMINTAAN PROMOSI, MUTASI, DEMOSI, PHK
SEKOLAH TINGGI THEOLOGI ALETHEIA Jl. Argopuro 28 – 34 (PO BOX 100) Lawang - Jawa Timur Indonesia
b. Jika tidak setuju maka mengembalikannya kepada Pembantu
Ketua I Bidang Akademik / Pembantu Ketua II Bidang
Administrasi untuk ditindaklanjuti/diarsipkan.
5.4 Pembantu Ketua I Bidang Akademik / Kepala Bagian Kepegawaian
5.4.1 Membuat draft Surat Keputusan mutasi/promosi/demosi/PHK dan
menyampaikan kepada Ketua untuk ditandatangani.
5.5 Ketua
5.5.1 Memeriksa Surat Keputusan mutasi/promosi/demosi/PHK :
a. Jika sudah sesuai, menandatangani Surat Keputusan
mutasi/promosi/demosi/ PHK dan menyerahkan kembali kepada
Pembantu Ketua Bidang Akademik / Kepala Bagian Kepegawaian
untuk ditindaklanjuti.
b. Jika belum sesuai, mengembalikan kepada Pembantu Ketua I
Bidang Akademik / Kepala Bagian Kepegawaian untuk diperbaiki
5.6 Pembantu Ketua Bidang Akademik / Kepala Bagian Kepegawaian
5.6.1 Mendistribusikan Surat Keputusan mutasi/promosi/demosi/PHK
kepada pihak terkait untuk dilaksanakan sebagaimana mestinya :
a. Asli untuk yang bersangkutan.
b. Salinan 1 untuk Bendahara.
c. Salinan 2 untuk Ketua Departemen Pendidikan Theologi Sinode
GKT
d. Salinan 3 untuk arsip.
16.0 LAMPIRAN
16.1 FM / 6.2 / 02-07 : Permintaan Mutasi/Promosi/Demosi/PHK
No. Revisi :
00
No. Dokumen :
QP / 6.2 / 02-03
Halaman :
03 dari 03
No. Salinan :
QP / 4.2 / 01
PROSEDUR PERMINTAAN PROMOSI, MUTASI, DEMOSI, PHK
SEKOLAH TINGGI THEOLOGI ALETHEIA Jl. Argopuro 28 – 34 (PO BOX 100) Lawang - Jawa Timur Indonesia
SALINAN TERKENDALI
Dokumen ini tidak dapat diperbanyak tanpa izin tertulis dari Ketua STT Aletheia
No. Dokumen :
QP / 6.2 / 02-04
No. Revisi :
00
No. Salinan :
PROSEDUR P E L A T I H A N
SEKOLAH TINGGI THEOLOGI ALETHEIA Jl. Argopuro 28 – 34 (PO BOX 100) Lawang - Jawa Timur Indonesia
Distribusi Kepada :
31.0 TUJUAN
Prosedur ini bertujuan untuk mengatur mekanisme pengembangan sumber daya
manusia melalui pelatihan, seminar atau sejenisnya bagi dosen dan karyawan STT
Aletheia serta menetapkan tanggung jawab masing-masing pihak.
32.0 RUANG LINGKUP
Prosedur ini berlaku mulai dari Identifikasi Kebutuhan Pelatihan sampai dengan
memasukkan data dosen/karyawan pada Buku Induk Pelatihan setelah mengikuti
pelatihan.
33.0 DEFINISI
3.1 Pelatihan di dalam lembaga
Pelatihan yang dilaksanakan di dalam lembaga, dimana instruktur diklat
dapat didatangkan dari luar lembaga maupun dari internal lembaga.
3.2 Pelatihan di luar lembaga
Pelatihan yang dilaksanakan diluar lembaga, dengan mengirimkan
dosen/karyawan peserta pelatihan ke institusi pelatihan yang ditunjuk.
34.0 DOKUMEN PENDUKUNG
16.2 Pedoman Mutu Bagian 6.2 (Sumber Daya Manusia) 16.3 Standar ISO 9001:2008 Klausul 6.2
Dibuat oleh : Pembantu Ketua II Bidang Administrasi
& Keuangan
Gumulya Djuharto, M.Th. Tanggal : 21 / 11 / 2014
Diperiksa oleh : Management Representative
Marthen Nainupu, M.Th Tanggal : 21 / 11 / 2014
Disetujui oleh : Ketua
Dr. Agung Gunawan, Th.M. Tanggal : 21 / 11 / 2014
RAHASIA ! Dokumen ini tidak dapat diperbanyak tanpa izin tertulis dari Ketua STT Aletheia
No. Revisi :
00
No. Dokumen :
QP / 6.2 / 02-04
Halaman :
01 dari 03
No. Salinan :
QP / 4.2 / 01
PROSEDUR
P E L A T I H A N
SEKOLAH TINGGI THEOLOGI ALETHEIA Jl. Argopuro 28 – 34 (PO BOX 100) Lawang - Jawa Timur Indonesia
17.0 RINCIAN PROSEDUR
A. PELATIHAN DIDALAM LEMBAGA
5.38 Pembantu Ketua / Kepala Bagian
5.38.1 Mengisi fomulir Identifikasi Kebutuhan Pelatihan (FM/6.2/02-08)
untuk periode 1 (satu) tahun sekali atau sewaktu-waktu (jika ada
kebutuhan).
5.38.2 Menyerahkan formulir Identifikasi Kebutuhan Pelatihan kepada
Kepala Bagian Kepegawaian.
5.39 Kepala Bagian Kepegawaian
5.39.1 Menerima formulir Identifikasi Kebutuhan Pelatihan kemudian
membuat Rekapitulasi Kebutuhan Pelatihan (FM/6.2/02-09)
5.39.2 Menyerahkan Rekapitulasi Kebutuhan Pelatihan kepada Pembantu
Ketua II Bidang Administrasi & Keuangan.
5.40 Pembantu Ketua II Bidang Administrasi & Keuangan
5.40.1 Menerima dan mempertimbangkan Rekapitulasi Kebutuhan Pelatihan :
a. Jika setuju dengan pelatihan yang akan diselenggarakan,
memberikan tanda ( ) pada kolom persetujuan
b. Jika tidak setuju, memberikan tanda ( ) pada kolom persetujuan
5.40.2 Menandatangani Rekapitulasi Kebutuhan Pelatihan kemudian
menyerahkannya kepada Kepala Bagian Kepegawaian untuk
ditindaklanjuti.
5.41 Kepala Bagian Kepegawaian
5.41.1 Membuat Jadwal Pelatihan (FM/6.2/02-10) berdasarkan Rekapitulasi
Kebutuhan Pelatihan
5.41.2 Mencari atau mengumpulkan informasi mengenai berbagai lembaga
pelatihan dan atau instruktur pelatihan dari dalam lembaga.
5.41.3 Melakukan koordinasi dengan pihak-pihak terkait untuk menentukan
lembaga pelatihan/instruktur pelatihan yang akan dipilih.
5.41.4 Membuat Proposal Pelatihan (FM/6.2/02-11) dan menyerahkannya
kepada Pembantu Ketua II Bidang Administrasi & Keuangan.
5.42 Pembantu Ketua II Bidang Administrasi & Keuangan
5.42.1 Meninjau Proposal Pelatihan :
a. Jika Proposal Pelatihan sesuai, maka menandatanganinya dan
mengembalikannya kepada Kepala Bagian Kepegawaian untuk
ditindaklanjuti.
No. Revisi :
00
No. Dokumen :
QP / 6.2 / 02-04
Halaman :
02 dari 03
No. Salinan :
QP / 4.2 / 01
PROSEDUR
P E L A T I H A N
SEKOLAH TINGGI THEOLOGI ALETHEIA Jl. Argopuro 28 – 34 (PO BOX 100) Lawang - Jawa Timur Indonesia
b. Jika Proposal Pelatihan belum sesuai maka mengembalikannya
kepada Kepala Bagian Kepegawaian untuk diperbaiki.
5.43 Kepala Bagian Kepegawaian
5.43.1 Menindaklanjuti Proposal Pelatihan yang telah disetujui oleh
Pembantu Ketua II Bidang Administrasi & Keuangan dengan
melakukan persiapan pelatihan, meliputi : persiapan ruang dan
peralatan; persiapan instruktur dan materi pelatihan, dsb.
5.43.2 Melaksanakan kegiatan pelatihan dan melakukan pengawasan terhadap
kehadiran peserta pelatihan dengan mengacu pada Daftar Hadir
Peserta Pelatihan (FM/6.2/02-12).
5.43.3 Mengikuti pelaksanaan pelatihan dan melakukan evaluasi terhadap
instruktur pelatihan serta mendokumentasikan kedalam Evaluasi
Instruktur Pelatihan (FM/6.2/02-13)
5.43.4 Membuat Laporan Hasil Pelatihan (FM/6.2/02-14) sebagai
pertanggung jawaban kepada Pembantu Ketua II Bidang Administrasi
& Keuangan dan memasukkan data-data karyawan yang telah
mengikuti pelatihan pada database karyawan.
5.43.5 Memasukkan data-data dosen/karyawan yang mengikuti pelatihan
pada Buku Induk Pelatihan (FM/6.2/02-15).
5.43.6 Bersama dengan atasan peserta pelatihan, melakukan evaluasi terhadap
peserta pelatihan dan mendokumentasikannya kedalam Evaluasi
Peserta Pelatihan (FM/6.2/02-16). Evaluasi terhadap peserta pelatihan
dilakukan 6 bulan setelah pelaksanaan pelatihan.
B. PELATIHAN DILUAR LEMBAGA
5.1 Semua Pihak
5.1.1 Menerima informasi mengenai penyelenggaraan pelatihan/training
yang diselenggarakan oleh pihak eksternal baik melalui undangan atau
dari berbagai media seperti surat kabar, internet, dll.
5.1.2 Menyampaikan informasi pelatihan/training yang diterima kepada
atasannya.
5.2 Pembantu Ketua / Kepala Bagian
5.2.1 Menerima dan meninjau informasi pelatihan/training :
a. Jika setuju, maka mengajukan untuk mengikuti pelatihan/training
dengan mengisi Proposal Pelatihan dan menyerahkannya kepada
Pembantu Ketua II Bidang Administrasi & Keuangan.
b. Jika tidak setuju maka mengarsipkan semua informasi yang terkait
dengan pelatihan/training tersebut.
No. Revisi :
00
No. Dokumen :
QP / 6.2 / 02-04
Halaman :
03 dari 03
No. Salinan :
QP / 4.2 / 01
PROSEDUR
P E L A T I H A N
SEKOLAH TINGGI THEOLOGI ALETHEIA Jl. Argopuro 28 – 34 (PO BOX 100) Lawang - Jawa Timur Indonesia
5.3 Pembantu Ketua II Bidang Administrasi & Keuangan
5.3.1 Menerima dan meninjau Proposal Pelatihan :
a. Jika setuju, menandatanganinya kemudian menentukan dosen atau
karyawan yang akan diikutsertakan pelatihan atau seminar
selanjutnya menyerahkan kepada Kepala Bagian Kepegawaian,
untuk ditindaklanjuti.
b. Jika tidak setuju, menyerahkan Proposal Pelatihan kepada Kepala
Bagian Kepegawaian untuk diperbaiki/diarsipkan
5.4 Kepala Bagian Kepegawaian
5.4.1 Membuat Surat Tugas untuk dosen/karyawan yang telah ditunjuk.
5.4.2 Mempersiapkan keperluan pelatihan/training seperti transportasi,
akomodasi, pendaftaran pelatihan/training, dll.
5.5 Dosen/Karyawan Peserta Diklat
5.5.1 Menerima Surat Tugas untuk mengikuti pelatihan.
5.5.2 Mengikuti pelaksanaan diklat yang diselenggarakan pihak eksternal.
5.5.3 Membuat Laporan Hasil Pelatihan dan menyerahkan kepada Kepala
Bagian Kepegawaian beserta dengan salinan makalah dan sertifikat.
5.6 Kepala Bagian Kepegawaian
5.6.1 Menerima Laporan Hasil Pelatihan beserta dengan salinan makalah
dan sertifikat pelatihan kemudian mengarsipkannya.
5.6.2 Jika memungkinkan membuat jadwal dan mengundang karyawan lain
untuk mengikuti presentasi hasil pelatihan.
5.6.3 Memasukkan data-data dosen/karyawan yang mengikuti pelatihan
pada Buku Induk Pelatihan.
18.0 LAMPIRAN
18.1 FM / 6.2 / 02-08 : Identifikasi Kebutuhan Pelatihan 18.2 FM / 6.2 / 02-09 : Rekapitulasi Kebutuhan Pelatihan 18.3 FM / 6.2 / 02-10 : Jadwal Pelatihan
18.4 FM / 6.2 / 02-11 : Proposal Pelatihan
18.5 FM / 6.2 / 02-12 : Daftar Hadir Peserta Pelatihan
18.6 FM / 6.2 / 02-13 : Evaluasi Instruktur Pelatihan
18.7 FM / 6.2 / 02-14 : Laporan Hasil Pelatihan
18.8 FM / 6.2 / 02-15 : Buku Induk Pelatihan
18.9 FM / 6.2 / 02-16 : Evaluasi Peserta Pelatihan
No. Revisi :
00
No. Dokumen :
QP / 6.2 / 02-04
Halaman :
03 dari 03
No. Salinan :
QP / 4.2 / 01
PROSEDUR
P E L A T I H A N
SEKOLAH TINGGI THEOLOGI ALETHEIA Jl. Argopuro 28 – 34 (PO BOX 100) Lawang - Jawa Timur Indonesia
SALINAN TERKENDALI
Dokumen ini tidak dapat diperbanyak tanpa izin tertulis dari Ketua STT Aletheia
No. Dokumen :
QP / 6.3 / 01-01
No. Revisi :
00
No. Salinan :
PROSEDUR LAYANAN PERPUSTAKAAN
SEKOLAH TINGGI THEOLOGI ALETHEIA Jl. Argopuro 28 – 34 (PO BOX 100) Malang - Jawa Timur Indonesia
Distribusi Kepada :
35.0 TUJUAN
Prosedur ini bertujuan untuk mengatur mekanisme layanan perpustakaan serta
menetapkan tanggung jawab masing-masing pihak.
36.0 RUANG LINGKUP
Prosedur ini berlaku mulai dari mahasiswa menyerahkan formulir peminjaman
sampai dengan penyelesaian transaksi elektronik peminjaman dan pengembalian
koleksi perpustakaan.
37.0 DEFINISI
3.10 Sirkulasi adalah layanan peminjaman koleksi perpustakaan untuk jangka
waktu yang telah ditetapkan yang diberikan oleh perpustakaan kepada
anggota perpustakaan dan diterimanya pengembalian koleksi oleh staf
perpustakaan.
38.0 DOKUMEN PENDUKUNG
4.1 Pedoman Mutu Bagian 6.3 (Prasarana) 4.2 Standar ISO 9001:2008 Klausul 6.3
19.0 RINCIAN PROSEDUR
A. PEMINJAMAN
5.44 Peminjam (Dosen/Mahasiswa/Alumni)
5.44.1 Mencari buku yang dibutuhkan dengan cara melakukan searching di
program Senayan.
5.44.2 Mengambil buku yang dibutuhkan dari rak buku dan mengambil Kartu
Peminjaman (FM/6.3/01-01) dari kotak kartu peminjaman.
Dibuat oleh : Pembantu Ketua I Bidang Akademik
Mariani Febriana, Th.M. Tanggal : 21 / 11 / 2014
Diperiksa oleh : Management Representative
Marthen Nainupu, M.Th Tanggal : 21 / 11 / 2014
Disetujui oleh : Ketua
Dr. Agung Gunawan, Th.M. Tanggal : 21 / 11 / 2014
RAHASIA ! Dokumen ini tidak dapat diperbanyak tanpa izin tertulis dari Ketua STT Aletheia
No. Revisi :
00
No. Dokumen :
QP / 6.3 /01-01 01.xx
Halaman :
01 dari 04
No. Salinan :
QP / 4.2 / 01
PROSEDUR LAYANAN PERPUSTAKAAN
SEKOLAH TINGGI THEOLOGI ALETHEIA Jl. Argopuro 28 – 34 (PO BOX 100) Malang - Jawa Timur Indonesia
5.44.3 Menulis judul buku yang akan dipinjam pada Kartu Peminjaman dan
menyerahkannya beserta buku yang akan dipinjam kepada Petugas
Sirkulasi.
5.45 Petugas Sirkulasi
5.45.1 Memeriksa Kartu Peminjaman dan memastikan tidak ada koleksi jenis
Referensi atau Reserved diusulkan untuk dipinjam.
5.45.2 Menginformasikan dan meminta anggota membatalkan usulan
peminjaman jika yang hendak dipinjam adalah koleksi Referensi atau
Reserved
5.45.3 Masuk ke menu sirkulasi peminjaman
5.45.4 Memindai/mengetikkan barcode ID anggota dan barcode ID koleksi
5.45.5 Melakukan proses pencatatan elektronik Kartu Peminjaman, dan
pencatatan pada Lidah Buku (FM/6.3/01-02) dan Kartu Buku
(FM/6.3/01-03)
5.45.6 Membubuhkan stempel tanggal pengembalian pada Kartu Peminjaman
serta menyerahkan buku yang dipinjam kepada Peminjam.
5.45.7 Meminta Peminjam untuk mengembalikan Kartu Peminjaman pada
kotak yang telah disediakan
5.46 Peminjam (Dosen/Mahasiswa/Alumni)
5.46.1 Menerima buku dan Kartu Peminjaman
5.46.2 Memeriksa kesesuaian (jumlah dan judul) koleksi yang dipinjam
5.46.3 Mengembalikan Kartu Peminjaman ke kotak yang telah disediakan
5.47 Petugas Sirkulasi
5.47.1 Menata Kartu Buku sesuai tingkat anggota peminjam
B. PERPANJANGAN
5.1 Peminjam (Dosen/Mahasiswa/Alumni)
5.1.1 Membawa buku yang akan diperpanjang masa peminjamannya dan
mengambil Kartu Peminjaman serta menyerahkan kepada Staf
Sirkulasi
5.2 Staf Sirkulasi
5.2.1 Menerima Kartu Peminjaman beserta buku.
5.2.2 Masuk menu sirkulasi perpanjangan.
5.2.3 Memindai/mengetikkan ID anggota dan menekan / klik tombol
perpanjangan (+) serta selesaikan transaksi perpanjangan.
5.2.4 Membubuhkan stempel tanggal pengembalian di Kartu Peminjaman
dan Kartu Buku.
No. Revisi :
00
No. Dokumen :
QP / 6.3 /01-01 01.xx
Halaman :
02 dari 04
No. Salinan :
QP / 4.2 / 01
PROSEDUR LAYANAN PERPUSTAKAAN
SEKOLAH TINGGI THEOLOGI ALETHEIA Jl. Argopuro 28 – 34 (PO BOX 100) Malang - Jawa Timur Indonesia
5.2.5 Menyerahkan buku beserta Kartu Peminjaman kepada Peminjam.
5.2.6 Menata Kartu Buku sesuai tingkat anggota peminjam.
Catatan : untuk buku yang sudah dipinjam dua kali berturut turut tidak bisa
dilakukan proses perpanjangan peminjaman
5.3 Peminjam
5.3.1 Menerima buku dan Kartu Peminjaman.
5.3.2 Memeriksa kesesuaian (jumlah dan judul) koleksi yang dipinjam.
5.3.3 Mengembalikan Kartu Peminjaman ke kotak yang telah disediakan.
C. PENGEMBALIAN
5.1 Peminjam
5.1.1 Menyerahkan Kartu Peminjaman beserta dengan buku yang dipinjam
kepada Staf Sirkulasi.
5.2 Staf Sirkulasi
5.2.1 Menerima Kartu Peminjaman dan buku yang dipinjam.
5.2.2 Masuk menu sirkulasi (pengembalian) dan memindai ID anggota dan
menyelesaikan transaksi elektronik pengembalian.
5.2.3 Memberi paraf penerimaan koleksi di Kartu Peminjaman.
5.2.4 Mengembalikan Kartu Peminjaman kepada peminjam.
5.2.5 Memasukkan kartu buku ke masing-masing buku.
5.2.6 Menaruh buku di kereta buku.
D. SANKSI / DENDA
5.1 Petugas Sirkulasi
5.1.1 Memindai/mengetikkan barcode ID Peminjam.
5.1.2 Membaca pemberitahuan yang secara otomatis akan keluar jika
Peminjam terlambat mengembalikan buku.
5.1.3 Memberitahukan kepada peminjam tentang keterlambatan
pengembalian buku ketika peminjam mengembalikan buku-buku
tersebut dan menyebutkan jumlah denda sesuai dengan Kriteria Denda
(SD/6.3/01-03).
5.2 Peminjam
5.2.1 Membayar denda sesuai dengan jumlah yang ditentukan.
No. Revisi :
00
No. Dokumen :
QP / 6.3 /01-01 01.xx
Halaman :
03 dari 04
No. Salinan :
QP / 4.2 / 01
PROSEDUR LAYANAN PERPUSTAKAAN
SEKOLAH TINGGI THEOLOGI ALETHEIA Jl. Argopuro 28 – 34 (PO BOX 100) Malang - Jawa Timur Indonesia
5.3 Petugas Sirkulasi
5.3.1 Menerima denda dan memberikan Tanda Terima Uang Denda
(FM/6.3/01-04) kepada Peminjam.
5.4 Peminjam
5.4.1 Menerima Tanda Terima Uang Denda bukti pembayaran uang denda
jika uang denda telah dibayar.
5.5 Petugas Sirkulasi
5.5.1 Menyerahkan uang denda kepada Staf Kas Harian Perpustakaan.
5.6 Staf Kas Harian Perpustakaan
5.6.1 Membuat rekapitulasi hasil penerimaan uang denda setiap satu minggu
sekali dan diserahkan kepada Staf Keuangan Perpustakaan.
20.0 LAMPIRAN
20.1 FM / 6.3 / 01-01 : Kartu Peminjaman 20.2 FM / 6.3 / 01-02 : Lidah Buku 20.3 FM / 6.3 / 01-03 : Kartu Buku
20.4 FM / 6.3 / 01-04 : Tanda Terima Uang Denda
20.5 SD / 6.3 / 01-03 : Kriteria Denda
No. Revisi :
00
No. Dokumen :
QP / 6.3 /01-01 01.xx
Halaman :
04 dari 04
No. Salinan :
QP / 4.2 / 01
PROSEDUR LAYANAN PERPUSTAKAAN
SEKOLAH TINGGI THEOLOGI ALETHEIA Jl. Argopuro 28 – 34 (PO BOX 100) Malang - Jawa Timur Indonesia
SALINAN TERKENDALI
Dokumen ini tidak dapat diperbanyak tanpa izin tertulis dari Ketua STT Aletheia
No. Dokumen :
QP / 6.3 / 01-02
No. Revisi :
00
No. Salinan :
PROSEDUR PENGADAAN BAHAN PUSTAKA
DAN LAYANAN FOTO COPY
SEKOLAH TINGGI THEOLOGI ALETHEIA Jl. Argopuro 28 – 34 (PO BOX 100) Malang - Jawa Timur Indonesia
Distribusi Kepada :
39.0 TUJUAN
Prosedur ini bertujuan untuk mengatur mekanisme pengadaan bahan pustaka dan
layanan fotocopy serta menetapkan tanggung jawab masing-masing pihak.
40.0 RUANG LINGKUP
Prosedur ini berlaku mulai dari :
- pengisian formulir usulan pembelian buku, memasukkannya dalam formulir
pemesanan buku dan melakukan proses pembelian, sampai dengan menerima
dan memeriksa jumlah dan kondisi buku.
- Pengisian formulir permintaan fotocopy, melakukan proses fotocopy, sampai
dengan membuat laporan bulanan terkait fotocopy dan melaporkan apabila
mesin fotocopy rusak.
41.0 DEFINISI
Tidak ada
42.0 DOKUMEN PENDUKUNG
4.3 Pedoman Mutu Bagian 6.3 (Prasarana) 4.4 Standar ISO 9001:2008 Klausul 6.3
21.0 RINCIAN PROSEDUR
A. PENGADAAN BAHAN PUSTAKA
5.1 Pemohon (Dosen/Mahasiswa)
5.1.1 Mengisi formulir Usulan Pembelian Buku (FM/6.3/01-05) dan
menyerahkan kepada Petugas Sirkulasi
Catatan : Dosen yang membutuhkan buku tertentu dapat langsung
membeli buku yang dibutuhkan dan menyerahkan kepada
petugas perpustakaan
Dibuat oleh : Pembantu Ketua I Bidang Akademik
Mariani Febriana, Th.M. Tanggal : 21 / 11 / 2014
Diperiksa oleh : Management Representative
Marthen Nainupu, M.Th Tanggal : 21 / 11 / 2014
Disetujui oleh : Ketua
Dr. Agung Gunawan, Th.M. Tanggal : 21 / 11 / 2014
RAHASIA ! Dokumen ini tidak dapat diperbanyak tanpa izin tertulis dari Ketua STT Aletheia
No. Revisi :
00
No. Dokumen :
QP / 6.3 /01-02 01.xx
Halaman :
01 dari 03
No. Salinan :
QP / 4.2 / 01
PROSEDUR PENGADAAN BAHAN PUSTAKA & LAYANAN FOTOCOPY
SEKOLAH TINGGI THEOLOGI ALETHEIA Jl. Argopuro 28 – 34 (PO BOX 100) Malang - Jawa Timur Indonesia
5.2 Petugas Sirkulasi
5.2.1 Petugas Sirkulasi menyerahkan formulir Usulan Pembelian Buku
kepada Wakil Kepala Perpustakaan
5.3 Wakil Kepala Perpustakaan
5.3.1 Menerima formulir Usulan Pembelian Buku dan memeriksa apakah
buku yang dipesan sudah/belum ada di perpustakaan:
a. Jika buku sudah dimiliki perpustakaan, maka membuat catatan
pada formulir Usulan Pembelian Buku jumlah eksemplar yang
dimiliki dan edisi
b. Jika belum dimiliki perpustakaan, maka memasukkannya dalam
Formulir Pesanan Buku (FM/6.3/01-06) serta mengajukannya
kepada Kepala Bagian Perpustakaan.
5.4 Kepala Bagian Perpustakaan
5.4.1 Menerima dan memeriksa Formulir Pesanan Buku serta membuat
keputusan:
a. Jika setuju, maka menentukan jumlah buku yang akan dibeli dan
menyerahkan kepada Staf Keuangan untuk ditindaklanjuti
b. Jika tidak setuju, maka mencatat alasan penolakan di lembar
Formulir Pesanan Buku.
5.5 Staf Keuangan Perpustakaan
5.5.1 Melakukan proses pemesanan buku
5.5.2 Melakukan pembayaran:
a. Untuk pembelian buku secara online, pembayaran dilakukan
dengan kartu kredit Kepala Perpustakaan dan menyerahkan bukti
pembayaran kepada Bendahara
b. Untuk pembelian langsung ke penerbit/toko buku, pembayaran
dilakukan secara tunai atau transfer via bank
5.5.3 Mengarsipkan Formulir Pesanan Buku.
5.5.4 Menerima buku yang dibeli dari penerbit/toko buku serta
menyerahkannya kepada Wakil Kepala Perpustakaan
5.6 Wakil Kepala Perpustakaan
5.6.1 Menerima dan memeriksa jumlah dan kondisi buku:
a. Jika jumlah dan kondisi buku sesuai, maka mengolah buku sesuai
dengan instruksi kerja Pengolahan Koleksi (WI/6.3/01-01)
b. Jika jumlah dan kondisi buku pada butir (a) tidak sesuai, maka
menginformasikan kepada Staf Keuangan untuk menghubungi
penerbit/toko buku agar dituntaskan
No. Revisi :
00
No. Dokumen :
QP / 6.3 /01-02 01.xx
Halaman :
02 dari 03
No. Salinan :
QP / 4.2 / 01
PROSEDUR PENGADAAN BAHAN PUSTAKA & LAYANAN FOTOCOPY
SEKOLAH TINGGI THEOLOGI ALETHEIA Jl. Argopuro 28 – 34 (PO BOX 100) Malang - Jawa Timur Indonesia
B. LAYANAN FOTOKOPI
21.1 Mahasiswa / Dosen
21.1.1 Mengisi formulir Permintaan Fotokopi (FM/6.3/01-07) dan
menyerahkannya kepada Petugas Perpustakaan
Catatan: Banyaknya halaman yang akan difotokopi tidak melebihi
dari 1/4 jumlah halaman buku.
21.2 Petugas Perpustakaan
21.2.1 Memfotokopi sesuai dengan pesanan dan menghitung jumlah lembar
yang difotocopy serta menyerahkan hasil fotokopi kepada pemesan
(dosen/mahasiswa) disertai jumlah yang harus dibayar.
21.3 Mahasiswa / Dosen
21.3.1 Membayar biaya fotokopi sesuai dengan jumlah yang tertera dalam
tagihan.
21.4 Petugas Perpustakaan
21.4.1 Meminta pemesan untuk menandatangani formulir Permintaan
Fotokopi
21.4.2 Mencatat jumlah fotokopi, nama pemesan dalam Buku Transaksi
Fotokopi (FM/6.3/01-08)
5.1.1 Mencatat jumlah kertas terpakai sesuai dengan angka pada mesin
fotokopi
5.1.2 Membuat laporan bulanan mengenai jumlah kertas terpakai dan
menyerahkannya kepada Staf Keuangan Perpustakaan.
5.1.3 Memberitahukan terjadinya kerusakan mesin fotokopi, kebutuhan
kertas dan toner kepada Staf Keuangan Perpustakaan.
22.0 LAMPIRAN
22.1 FM / 6.3 / 01-05 : Usulan Pembelian Buku 22.2 FM / 6.3 / 01-06 : Formulir Pesanan Buku 22.3 FM / 6.3 / 01-07 : Formulir Permintaan Fotokopi 22.4 FM / 6.3 / 01-08 : Buku Transaksi Fotokopi 22.5 WI / 6.3 / 01-01 : Pengolahan Koleksi
No. Revisi :
00
No. Dokumen :
QP / 6.3 /01-02 01.xx
Halaman :
03 dari 03
No. Salinan :
QP / 4.2 / 01
PROSEDUR PENGADAAN BAHAN PUSTAKA & LAYANAN FOTOCOPY
SEKOLAH TINGGI THEOLOGI ALETHEIA Jl. Argopuro 28 – 34 (PO BOX 100) Malang - Jawa Timur Indonesia
SALINAN TERKENDALI
Dokumen ini tidak dapat diperbanyak tanpa izin tertulis dari Ketua STT Aletheia
No. Dokumen :
QP / 6.3 / 02-01
No. Revisi :
00
No. Salinan :
PROSEDUR PERMINTAAN PERBAIKAN SARANA DAN
PRASARANA
SEKOLAH TINGGI THEOLOGI ALETHEIA Jl. Argopuro 28 – 34 (PO BOX 100) Lawang - Jawa Timur Indonesia
Distribusi Kepada :
43.0 TUJUAN
Prosedur ini bertujuan untuk mengatur mekanisme permintaan perbaikan sarana
dan prasarana serta menetapkan tanggung jawab masing-masing pihak.
44.0 RUANG LINGKUP
Prosedur ini berlaku mulai dari formulir Permintaan Perbaikan & Layanan Tehnik
sampai dengan verifikasi hasil pekerjaan dan verifikasi dalam Daftar Riwayat
Alat.
45.0 DEFINISI
3.11 Permintaan Perbaikan & Layanan Tehnik
Dokumen yang digunakan untuk meminta jasa layanan untuk perbaikan,
peralatan kerja dan sarana-prasarana / fasilitas umum.
46.0 DOKUMEN PENDUKUNG
22.6 Pedoman Mutu Bagian 6.3 (Prasarana)
22.7 Standar ISO 9001 : 2008 Klausul 6.3
23.0 RINCIAN PROSEDUR
5.48 Dosen / Karyawan / Mahasiswa / Bagian Pengguna
5.48.1 Mengajukan permintaan perbaikan atau jasa layanan teknik dengan
mengisi Formulir Permintaan Perbaikan & Layanan Tehnik
(FM/6.3/02-01).
5.48.2 Menyerahkan Formulir Permintaan Perbaikan & Layanan Tehnik
kepada Kepala Urusan Rumah Tangga.
Dibuat oleh : Pembantu Ketua II Bidang Administrasi
& Keuangan
Gumulya Djuharto, M.Th. Tanggal : 21 / 11 / 2014
Diperiksa oleh : Management Representative
Marthen Nainupu, M.Th Tanggal : 21 / 11 / 2014
Disetujui oleh : Ketua
Dr. Agung Gunawan, Th.M. Tanggal : 21 / 11 / 2014
RAHASIA ! Dokumen ini tidak dapat diperbanyak tanpa izin tertulis dari Ketua STT Aletheia
No. Revisi :
00
No. Dokumen :
QP / 6.3 / 02-01
Halaman :
01 dari 03
No. Salinan :
QP / 4.2 / 01
PROSEDUR PERMINTAAN PERBAIKAN SARANA DAN PRASARANA
SEKOLAH TINGGI THEOLOGI ALETHEIA Jl. Argopuro 28 – 34 (PO BOX 100) Lawang - Jawa Timur Indonesia
5.49 Kepala Urusan Rumah Tangga
5.49.1 Menerima dan memeriksa Formulir Permintaan Perbaikan & Layanan
Tehnik:
a. Jika setuju, menandatangani Formulir Permintaan Perbaikan &
Layanan Tehnik dan melakukan pemeriksaan awal.
b. Jika tidak setuju maka mengembalikan Formulir Permintaan
Perbaikan & Layanan Tehnik kepada pemohon dengan penjelasan
seperlunya / untuk direvisi.
5.49.2 Berdasarkan hasil pemeriksaan awal maka merekomendasikan
tindakan yang harus dilakukan dan menyerahkannya kepada Staf
Pelaksana untuk ditindaklanjuti.
5.49.3 Jika pelaksanaan pekerjaan dapat dilakukan oleh pihak internal
lembaga maka menugaskan pihak terkait untuk melaksanakannya.
5.49.4 Jika perlaksanaan pekerjaan tidak dapat ditangani oleh pihak
internal, maka melakukan outsourcing pihak eksternal.
5.50 Staf Pelaksana
5.50.1 Menerima Formulir Permintaan Perbaikan & Layanan Tehnik dan
melaksanakan pekerjaan sesuai dengan yang direkomendasikan dan
jika dalam pelaksanaan pekerjaan (perbaikan) diperlukan penggantian
spare part, maka mengisi formulir Permintaan Suku Cadang
(FM/6.3/02-02) dan menyerahkannya kepada Kepala Urusan Rumah
Tangga.
5.51 Kepala Urusan Rumah Tangga
5.51.1 Menerima dan memeriksa formulir Permintaan Suku Cadang :
a. Jika setuju dan spare part tersedia di gudang, maka
menandatangani formulir Permintaan Suku Cadang dan
menyerahkannya kepada Staf Pelaksana.
b. Jika setuju dan spare part tidak tersedia di gudang, maka mengisi
Formulir Permintaan Pembelian (FM/7.4/02-07) dan
menyerahkannya kepada Staf Pembelian, selanjutnya mengikuti
prosedur Pembelian (QP/7.4/05-01) atau jika dalam keadaan
mendesak (darurat), maka melakukan pembelian secara langsung.
5.52 Staf Pelaksana
5.52.1 Menerima suku cadang yang dibutuhkan, kemudian melaksanakan
perbaikan.
5.52.2 Melakukan pengawasan perbaikan fasilitas umum / peralatan yang
dilakukan oleh pihak eksternal.
No. Revisi :
00
No. Dokumen :
QP / 6.3 / 02-01
Halaman :
02 dari 03
No. Salinan :
QP / 4.2 / 01
PROSEDUR PERMINTAAN PERBAIKAN SARANA DAN PRASARANA
SEKOLAH TINGGI THEOLOGI ALETHEIA Jl. Argopuro 28 – 34 (PO BOX 100) Lawang - Jawa Timur Indonesia
5.52.3 Meminta paraf pada Formulir Permintaan Perbaikan & Layanan
Tehnik kepada pihak pemohon sebagai bukti bahwa pekerjaan yang
dilaksanakan sudah selesai.
5.52.4 Mencatat kegiatan perbaikan fasilitas umum & peralatan yang telah
selesai dilaksanakan dalam Daftar Riwayat Alat (FM/6.3/02-03).
5.52.5 Membuat laporan penuntasan pekerjaan dan menyerahkannya kepada
Kepala Urusan Rumah Tangga.
5.53 Kepala Urusan Rumah Tangga
5.53.1 Melakukan verifikasi pelaksanaan pekerjaan :
a. Jika pekerjaan telah selesai dan tuntas, maka menandatangani
formulir Permintaan Perbaikan & Layanan Tehnik pada kolom
verifikasi.
b. Jika pekerjaan belum selesai dan belum tuntas, maka meminta Staf
Pelaksana untuk menuntaskannya.
5.53.2 Melakukan pengendalian terhadap pelaksanaan pemeliharaan yang
dicatat dalam Daftar Riwayat Alat dengan memberikan paraf pada
kolom verifikasi.
24.0 LAMPIRAN
24.1 FM / 6.3 / 02-01 : Permintaan Perbaikan & Layanan Tehnik 24.2 FM / 6.3 / 02-02 : Permintaan Suku Cadang 24.3 FM / 6.3 / 02-03 : Daftar Riwayat Alat
24.4 FM / 7.4 / 02-07 : Permintaan Pembelian
No. Revisi :
00
No. Dokumen :
QP / 6.3 / 02-01
Halaman :
02 dari 03
No. Salinan :
QP / 4.2 / 01
PROSEDUR PERMINTAAN PERBAIKAN SARANA DAN PRASARANA
SEKOLAH TINGGI THEOLOGI ALETHEIA Jl. Argopuro 28 – 34 (PO BOX 100) Lawang - Jawa Timur Indonesia
SALINAN TERKENDALI
Dokumen ini tidak dapat diperbanyak tanpa izin tertulis dari Ketua STT Aletheia
No. Dokumen :
QP / 6.3 / 02-02
No. Revisi :
00
No. Salinan :
PROSEDUR PEMELIHARAAN SARANA DAN PRASARANA
SEKOLAH TINGGI THEOLOGI ALETHEIA Jl. Argopuro 28 – 34 (PO BOX 100) Lawang - Jawa Timur Indonesia
Distribusi Kepada :
47.0 TUJUAN
Prosedur ini bertujuan untuk mengatur mekanisme pemeliharaan yang meliputi
peralatan kerja dan sarana – prasarana / fasilitas umum, serta menetapkan
tanggung jawab masing-masing pihak.
48.0 RUANG LINGKUP
Prosedur ini berlaku mulai dari pembuatan jadwal pemeliharaan tahunan sampai
dengan verifikasi pelaksanaan kegiatan pemeliharaan.
49.0 DEFINISI
Tidak ada
50.0 DOKUMEN PENDUKUNG
24.5 Pedoman Mutu Bagian 6.3 (Prasarana)
24.6 Standar ISO 9001 Klausul 6.3
25.0 RINCIAN PROSEDUR
5.54 Kepala Urusan Rumah Tangga
5.54.1 Membuat Jadwal Pemeliharaan Tahunan (FM/6.3/02-04) untuk
seluruh peralatan kerja/ mesin dan sarana-prasarana.
5.54.2 Mengajukan Jadwal Pemeliharaan Tahunan kepada pihak-pihak
terkait.
5.55 Pihak-pihak terkait (Ketua/Puket/Kepala Bagian)
5.55.1 Menerima dan memeriksa Jadwal Pemeliharaan Tahunan :
a. Jika setuju, menandatangani Jadwal Pemeliharaan Tahunan dan
menyerahkannya kepada Kepala Urusan Rumah Tangga untuk
ditindaklanjuti.
Dibuat oleh : Pembantu Ketua II Bidang Administrasi
& Keuangan
Gumulya Djuharto, M.Th. Tanggal : 21 / 11 / 2014
Diperiksa oleh : Management Representative
Marthen Nainupu, M.Th Tanggal : 21 / 11 / 2014
Disetujui oleh : Ketua
Dr. Agung Gunawan, Th.M. Tanggal : 21 / 11 / 2014
RAHASIA ! Dokumen ini tidak dapat diperbanyak tanpa izin tertulis dari Ketua STT Aletheia
No. Revisi :
00
No. Dokumen :
QP / 6.3 / 02-02
Halaman :
01 dari 02
No. Salinan :
QP / 4.2 / 01
PROSEDUR PEMELIHARAAN SARANA DAN PRASARANA
SEKOLAH TINGGI THEOLOGI ALETHEIA Jl. Argopuro 28 – 34 (PO BOX 100) Lawang - Jawa Timur Indonesia
b. Jika tidak setuju, mengembalikan kepada Kepala Urusan Rumah
Tangga untuk direvisi.
5.56 Kepala Urusan Rumah Tangga
5.56.1 Mengatur pembagian dan pelaksanaan tugas-tugas pemeliharaan mesin
kepada Staf Pemeliharaan.
5.57 Staf Pemeliharaan
5.57.1 Melaksanakan kegiatan pemeliharaan peralatan / mesin / sarana
prasarana yang menjadi tanggung jawabnya, sesuai dengan jadwal
pemeliharaan yang telah ditetapkan dan mengacu pada instruksi kerja
pemeliharaan masing-masing mesin / peralatan / sarana prasarana.
5.57.2 Jika dalam kegiatan pemeliharaan dijumpai kerusakan maka
selanjutnya mengikuti prosedur Permintaan Perbaikan Sarana dan
Prasarana (QP/6.3/02-01)
5.57.3 Mendokumentasikan kegiatan pemeliharaan mesin/peralatan/sarana
prasarana kedalam Riwayat Alat (FM/6.3/02-03)
5.58 Kepala Urusan Rumah Tangga
5.58.1 Melakukan pengendalian terhadap pelaksanaan pemeliharaan peralatan
/ mesin yang dicatat dalam Riwayat Alat dengan memberikan paraf
pada kolom verifikasi.
26.0 LAMPIRAN
26.1 FM / 6.3 / 02-03 : Daftar Riwayat Alat
26.2 FM / 6.3 / 02-04 : Jadwal Pemeliharaan Tahunan
No. Revisi :
00
No. Dokumen :
QP / 6.3 / 02-02
Halaman :
02 dari 02
No. Salinan :
QP / 4.2 / 01
PROSEDUR PEMELIHARAAN SARANA DAN PRASARANA
SEKOLAH TINGGI THEOLOGI ALETHEIA Jl. Argopuro 28 – 34 (PO BOX 100) Lawang - Jawa Timur Indonesia
SALINAN TERKENDALI
Dokumen ini tidak dapat diperbanyak tanpa izin tertulis dari Ketua STT Aletheia
No. Dokumen :
QP / 7.1 / 01-01
No. Revisi :
00
No. Salinan :
PROSEDUR PERENCANAAN PERKULIAHAN
SEKOLAH TINGGI THEOLOGI ALETHEIA Jl. Argopuro 28 – 34 (PO BOX 100) Lawang - Jawa Timur Indonesia
Distribusi Kepada :
51.0 TUJUAN
Prosedur ini bertujuan untuk mengatur mekanisme perencanaan kuliah serta
menetapkan tanggung jawab masing-masing pihak.
52.0 RUANG LINGKUP
Prosedur ini berlaku mulai dari merencanakan perkuliahan, merancang mata
kuliah yang akan disajikan beserta dengan Dosen Pengampu dan memasukkannya
dalam Daftar Mata Kuliah, hasil Rapat Senat STT Aletheia dan mengesahkan
Daftar Mata Kuliah, membuat Kalender Akademik dan Jadwal Kuliah, membuat
Surat Keputusan Mengajar untuk dosen pengampu, menyiapkan Silabus dan
Satuan Acara Perkuliahan / SAP sampai dengan menyiapkan kelengkapan sarana
fisik yang dibutuhkan dalam perkuliahan meliputi Kartu Rencana Studi dan Kartu
Hadir Kuliah.
53.0 DEFINISI
3.12 Kalender Akademik
Jadwal seluruh kegiatan pembelajaran yang dibuat oleh Pembantu Ketua I
dan disepakati dalam rapat senat sekolah. Jadwal mencakup hari efektif
kuliah, hari libur kuliah dan kegiatan-kegiatan akademik lainnya.
3.13 Silabus
Silabus adalah garis besar, ringkasan, ikhtisar, atau pokok-pokok isi atau
materi pembelajaran.
3.14 Satuan Acara Perkuliahan / SAP
Rencana pembelajaran pada matakuliah yang mencakup standar kompetensi,
kompetensi dasar, materi pokok/pembelajaran, kegiatan pembelajaran,
indikator pencapaian kompetensi untuk penilaian, penilaian, alokasi waktu,
dan sumber belajar yang disusun secara sistematis sesuai dengan jumlah
pertemuan yang direncanakan.
Dibuat oleh : Pembantu Ketua I Bidang Akademik
Mariani Febriana, Th.M. Tanggal : xx / xx / 2014
Diperiksa oleh : Management Representative
Marten Nainupu, M.Th Tanggal : xx / xx / 2014
Disetujui oleh : Ketua
Dr. Agung Gunawan, Th.M. Tanggal : xx / xx / 2014
RAHASIA ! Dokumen ini tidak dapat diperbanyak tanpa izin tertulis dari Ketua STT Aletheia
No. Revisi :
00
No. Dokumen :
QP / 7.1 / 01-01
Halaman :
01 dari 03
No. Salinan :
QP / 4.2 / 01
PROSEDUR PERENCANAAN PERKULIAHAN
SEKOLAH TINGGI THEOLOGI ALETHEIA Jl. Argopuro 28 – 34 (PO BOX 100) Lawang - Jawa Timur Indonesia
54.0 DOKUMEN PENDUKUNG
26.3 Pedoman Mutu Bagian 7.1 (Perencanaan Realisasi Produk) 26.4 Standar ISO 9001:2008 Klausul 7.1 26.5 IWA 2 Bagian 7.1 (Perencanaan Realisasi) 26.6 Prosedur Perkuliahan (QP/7.5/01-01)
27.0 RINCIAN PROSEDUR
5.59 Ketua Program Studi
5.59.1 Merencanakan perkuliahan dengan melihat data Dosen aktif mengajar
dan mata kuliah untuk semester yang akan berjalan selambat-
lambatnya 2 bulan sebelum perkuliahan berjalan.
5.59.2 Merancang mata kuliah yang akan disajikan beserta dengan Dosen
Pengampu dan memasukkannya dalam Daftar Mata Kuliah
(FM/7.1/01-01), serta menyerahkannya kepada Pembantu Ketua I
Bidang Akademik.
5.60 Pembantu Ketua I Bidang Akademik
5.60.1 Menerima dan memeriksa Daftar Mata Kuliah :
a. Jika setuju, maka membawa Daftar Mata Kuliah kedalam Rapat
Senat STT Aletheia.
b. Jika tidak setuju, maka mengembalikan Daftar Mata Kuliah
kepada Ketua Program Studi untuk direvisi.
5.60.2 Menerima hasil Rapat Senat STT Aletheia dan mengesahkan Daftar
Mata Kuliah dan menyerahkan kepada Staf Administrasi Akademik.
5.61 Staf Administrasi Akademik
5.61.1 Membuat Kalender Akademik (FM/7.1/01-02)
5.61.2 Berdasarkan Daftar Mata Kuliah membuat Jadwal Kuliah (FM/7.1/01-
03) serta menyerahkannya Kepada Pembantu Ketua I Bidang
Akademik
5.62 Pembantu Ketua I Bidang Akademik
5.62.1 Menerima dan memeriksa Jadwal Kuliah :
a. Jika setuju, maka menandatangani dan menyerahkan kepada Staf
Administrasi Akademik untuk ditindaklanjuti
b. Jika tidak setuju, maka mengembalikan kepada Staf Administrasi
Akademik untuk direvisi
No. Revisi :
00
No. Dokumen :
QP / 7.1 / 01-01
Halaman :
02 dari 03
No. Salinan :
QP / 4.2 / 01
PROSEDUR PERENCANAAN PERKULIAHAN
SEKOLAH TINGGI THEOLOGI ALETHEIA Jl. Argopuro 28 – 34 (PO BOX 100) Lawang - Jawa Timur Indonesia
5.63 Staf Bidang Akademik
5.63.1 Membuat Surat Keputusan Mengajar kepada dosen pengampu dan
diserahkan kepada Puket Bidang Akademik
5.64 Pembantu Ketua I Bidang Akademik
5.64.1 Menerima dan memeriksa Surat Keputusan Mengajar :
a. Jika setuju, maka menandatangani dan menyerahkan kepada Staf
Administrasi Akademik untuk ditindaklanjuti
b. Jika tidak setuju, maka meminta Staf Administrasi Akademik
untuk merevisi.
5.65 Staf Administrasi Akademik
5.65.1 Mendistribusikan Surat Keputusan Mengajar dengan dilampiri
Kalender Akademik, Jadwal Perkuliahan dan Daftar Mahasiswa
kepada Dosen Pengampu
5.66 Dosen Pengampu
5.66.1 Menyiapkan Silabus (FM/7.1/01-04) dan Satuan Acara Perkuliahan /
SAP (FM/7.1/01-05) serta menyerahkannya kepada Pembantu Ketua I
Bidang Akademik
5.67 Pembantu Ketua I Bidang Akademik
5.67.1 Menerima Silabus Kuliah dan Satuan Acara Perkuliahan serta
menyerahkannya kepada Staf Administrasi Akademik.
5.68 Staf Adminstrasi Akademik
5.69 Menyiapkan kelengkapan sarana fisik yang dibutuhkan dalam
perkuliahan meliputi Kartu Rencana Studi (FM/7.5/01-01) dan Kartu
Hadir Kuliah (FM/7.5/01-02), selanjutnya mengikuti Prosedur
Perkuliahan (QP/7.5/01-01)
28.0 LAMPIRAN
28.1 FM / 7.1 / 01-01 : Daftar Mata Kuliah 28.2 FM / 7.1 / 01-02 : Kalender Akademik 28.3 FM / 7.1 / 01-03 : Jadwal Kuliah
28.4 FM / 7.1 / 01-04 : Silabus
28.5 FM / 7.1 / 01-05 : SAP
28.6 FM / 7.5 / 01-01 : Kartu Rencana Studi
28.7 FM / 7.5 / 01-02 : Kartu Hadir Kuliah
No. Revisi : 00
No. Dokumen :
QP / 7.1 / 01-01
Halaman : 03 dari 04
No. Salinan :
QP / 4.2 / 01
PROSEDUR PERENCANAAN PERKULIAHAN
SEKOLAH TINGGI THEOLOGI ALETHEIA Jl. Argopuro 28 – 34 (PO BOX 100) Lawang - Jawa Timur Indonesia
SALINAN TERKENDALI
Dokumen ini tidak dapat diperbanyak tanpa izin tertulis dari Ketua STT Aletheia
No. Dokumen :
QP / 7.2 / 01-01
No. Revisi :
00
No. Salinan :
PROSEDUR PENERIMAAN MAHASISWA BARU
SEKOLAH TINGGI THEOLOGI ALETHEIA Jl. Argopuro 28 – 34 (PO BOX 100) Malang - Jawa Timur Indonesia
Distribusi Kepada :
55.0 TUJUAN
Prosedur ini bertujuan untuk mengatur mekanisme penerimaan mahasiswa baru
serta menetapkan tanggung jawab masing-masing pihak.
56.0 RUANG LINGKUP
Prosedur ini berlaku mulai dari melakukan kegiatan promosi penerimaan
mahasiswa baru, pendaftaran mahasiswa baru, pelaksanaan ujian mahasiswa baru,
penentuan diterima dan ditolak dalam rapat Senat STT Aletheia,
penginformasikan hasil ujian masuk kepada para calon mahasiswa sampai dengan
registrasi ulang.
57.0 DEFINISI
Tidak ada
58.0 DOKUMEN PENDUKUNG
28.8 Pedoman Mutu Bagian 7.2 (Proses berkaitan dengan pelanggan) 28.9 Standar ISO 9001:2008 Klausul 7.2 28.10 Prosedur Keasramaan (QP/7.5/03-01)
29.0 RINCIAN PROSEDUR
5.70 Staf Administrasi Umum
5.70.1 Melakukan kegiatan promosi penerimaan mahasiswa baru melalui
media cetak yang dikirimkan ke gereja-gereja dan lembaga kristen di
Indonesia, atau melalui website http//sttaletheia.ac.id.
Dibuat oleh : Pembantu Ketua I Bidang Akademik
Mariani Febriana, Th.M. Tanggal : 21 / 11 / 2014
Diperiksa oleh : Management Representative
Marthen Nainupu, M.Th Tanggal : 21 / 11 / 2014
Disetujui oleh : Ketua
Dr. Agung Gunawan, Th.M. Tanggal : 21 / 11 / 2014
RAHASIA ! Dokumen ini tidak dapat diperbanyak tanpa izin tertulis dari Ketua STT Aletheia
No. Revisi :
00
No. Dokumen :
QP / 7.2 / 01-01
Halaman :
01 dari 04
No. Salinan :
QP / 4.2 / 01
PROSEDUR PENERIMAAN MAHASISWA BARU
SEKOLAH TINGGI THEOLOGI ALETHEIA Jl. Argopuro 28 – 34 (PO BOX 100) Malang - Jawa Timur Indonesia
5.71 Calon Mahasiswa
5.71.1 Menerima informasi mengenai penerimaan mahasiswa baru.
5.71.2 Meminta Formulir Pendaftaran Mahasiswa Baru (FM/7.2/01-01)
beserta kelengkapannya (FM/7.2/01-02; FM/7.2/01-03; FM/7.2/01-04;
FM/7.2/01-05) dari Staf Administrasi Umum atau langsung
mengunduhnya dari laman website http//sttaletheia.ac.id
5.71.3 Mengisi Formulir Pendaftaran Mahasiswa Baru dan memenuhi
persyaratannya secara lengkap serta mengirim ke Staf Administrasi
Umum lewat pos surat, fax atau email ke [email protected], atau
diserahkan langsung ke Staf Administrasi Umum.
5.72 Staf Administrasi Umum
5.72.1 Menerima Formulir Pendaftaran Mahasiswa Baru yang dikirim oleh
calon mahasiswa
5.72.2 Mengirim Formulir Penyelidikan Mahasiswa Baru (FM/7.2/01-06)
kepada orang/lembaga yang memberikan referensi untuk Mahasiswa.
5.72.3 Memeriksa kelengkapan Formulir Pendaftaran Mahasiswa Baru :
a. Jika lengkap dan memenuhi persyaratan, maka memberikan nomor
pendaftaran
b. Jika belum lengkap, maka menghubungi Calon Mahasiswa untuk
melengkapi berkas yang belum lengkap
c. Jika tidak memenuhi persyaratan, maka menginformasikan kepada
Calon Mahasiswa bahwa belum dapat diterima
5.72.4 Menyerahkan berkas Formulir Pendaftaran Mahasiswa Baru kepada
Panitia Penerimaan Mahasiswa Baru:
a. Program S.Th.
b. Program S.M.G
c. Program M.Th.
5.73 Panitia Penerimaan Mahasiswa Baru
5.73.1 Menyusun Jadwal tes tertulis / wawancara beserta nama Calon
Mahasiswa Baru, serta menyerahkannya kepada Staf Administrasi
Umum.
5.74 Staf Bagian Umum
5.74.1 Mengirimkan Surat Panggilan Tes Tertulis & Wawancara (FM/7.2/01-
07) kepada calon mahasiswa atau via telepon
5.74.2 Menempel Jadwal Tes Tertulis & Wawancara (FM/7.2/01-08) di
papan pengumuman (ruang seminar dan ruang umum).
No. Revisi :
00
No. Dokumen :
QP / 7.2 / 01-01
Halaman :
02 dari 04
No. Salinan :
QP / 4.2 / 01
PROSEDUR PENERIMAAN MAHASISWA BARU
SEKOLAH TINGGI THEOLOGI ALETHEIA Jl. Argopuro 28 – 34 (PO BOX 100) Malang - Jawa Timur Indonesia
5.75 Staf Administrasi Akademik
5.75.1 Menyiapkan soal ujian tertulis dan memperbanyak sesuai dengan
jumlah calon mahasiswa.
5.75.2 Menyerahkan berkas soal dan Daftar Hadir Calon Mahasiswa
(FM/7.2/01-09) kepada Pengawas Ujian disertai dengan Tanda Terima
Berkas Soal (FM/7.2/01-10).
5.76 Pengawas Ujian
5.76.1 Menerima dan memeriksa berkas soal dan Daftar Hadir Calon
Mahasiswa :
a. Jika lengkap, maka menandatangani Tanda Terima Berkas Soal.
b. Jika tidak lengkap, maka meminta Staf Bagian Umum untuk
melengkapi.
5.76.2 Melaksanakan ujian sesuai dengan jadwal.
5.77 Calon Mahasiswa
5.77.1 Mengisi Daftar Hadir Calon Mahasiswa.
5.77.2 Mengikuti ujian tertulis (tes psikologi) dan menyerahkan hasilnya
kepada Pengawas Ujian.
5.77.3 Mengikuti pertemuan dengan Pimpinan dan Dosen serta memberikan
kesaksian singkat tentang nama, asal gereja dan alasan panggilan
masuk ke STT Aletheia.
5.77.4 Mengikuti ujian tertulis dan wawancara serta menyerahkan hasil ujian
tertulis kepada Pengawas Ujian.
5.77.5 Khusus Mahasiswa Prodi S.M.G. selain mengikuti semua ujian diatas,
juga mengikuti ujian AUDISI.
5.78 Pengawas Ujian
5.78.1 Menerima hasil ujian tertulis dan wawancara serta menyerahkan hasil
ujian tertulis kepada Staf Administrasi Akademik dilengkapi dengan
berkas soal, Daftar Hadir Calon Mahasiswa dan Tanda Terima Berkas
Soal.
5.79 Staf Administrasi Akademik
5.79.1 Menerima hasil ujian tertulis, berkas soal, Daftar Hadir Calon
Mahasiswa dan menandatangani Tanda Terima Berkas Soal.
5.79.2 Melakukan koreksi / penilaian hasil ujian para Calon Mahasiswa
sesuai dengan kunci jawaban yang telah disediakan.
5.79.3 Menyerahkan rekapitulasi hasil ujian kepada Panitia Penerimaan
Mahasiswa Baru.
No. Revisi :
00
No. Dokumen :
QP / 7.2 / 01-01
Halaman :
03 dari 04
No. Salinan :
QP / 4.2 / 01
PROSEDUR PENERIMAAN MAHASISWA BARU
SEKOLAH TINGGI THEOLOGI ALETHEIA Jl. Argopuro 28 – 34 (PO BOX 100) Malang - Jawa Timur Indonesia
5.80 Panitia Penerimaan Mahasiswa Baru
5.80.1 Mengadakan rapat penerimaan mahasiswa baru untuk menentukan
calon mahasiswa yang direkomendasikan diterima, belum diterima
dan tidak diterima dalam Rapat Senat STT Aletheia.
5.80.2 Mencatat hasil rekomendasi Daftar Calon Mahasiswa yang diterima,
belum diterima dan tidak diterima serta menyerahkannya kepada Staf
Administrasi Umum.
5.81 Staf Bagian Umum
5.81.1 Menerima Daftar Calon Mahasiswa yang diterima, belum diterima
dan tidak diterima
5.81.2 Menginformasikan hasil ujian masuk kepada para Calon Mahasiswa
melalui Surat Pemberitahuan Penerimaan Mahasiswa (FM/7.2/01-11)
atau via telepon kepada Calon Mahasiswa semua calon mahasiswa.
5.81.3 Mengarsipkan berkas pendaftaran Calon Mahasiswa Baru.
5.82 Mahasiswa Baru
5.82.1 Datang ke kampus dan melakukan registrasi ulang ke Staf Bagian
Umum, selanjutnya mengikuti prosedur Keasramaan (QP/7.5/03-01)
30.0 LAMPIRAN
30.1 FM / 7.2 / 01-01 : Formulir Pendaftaran Mahasiswa Baru 30.2 FM / 7.2 / 01-02 : Formulir Persyaratan Kelengkapan Pendaftaran 30.3 FM / 7.2 / 01-03 : Formulir Pemeriksaan Kesehatan 30.4 FM / 7.2 / 01-04 : Formulir Surat Pernyataan Sponsor 30.5 FM / 7.2 / 01-05 : Formulir Surat Pernyataan Calon Mahasiswa 30.6 FM / 7.2 / 01-06 : Formulir Penyelidikan Mahasiswa Baru 30.7 FM / 7.2 / 01-07 : Surat Panggilan Tes Tertulis & Wawancara
30.8 FM / 7.2 / 01-08 : Jadwal Test Tertulis & Wawancara
30.9 FM / 7.2 / 01-09 : Daftar Hadir Calon Mahasiswa
30.10 FM / 7.2 / 01-10 : Tanda Terima Berkas Soal
30.11 FM / 7.2 / 01-11 : Surat Pemberitahuan Penerimaan
Mahasiswa
No. Revisi :
00
No. Dokumen :
QP / 7.2 / 01-01
Halaman :
04 dari 04
No. Salinan :
QP / 4.2 / 01
PROSEDUR PENERIMAAN MAHASISWA BARU
SEKOLAH TINGGI THEOLOGI ALETHEIA Jl. Argopuro 28 – 34 (PO BOX 100) Malang - Jawa Timur Indonesia
SALINAN TERKENDALI
Dokumen ini tidak dapat diperbanyak tanpa izin tertulis dari Ketua STT Aletheia
No. Dokumen :
QP / 7.2 / 03-01
No. Revisi :
00
No. Salinan :
PROSEDUR KEGIATAN ORIENTASI MAHASISWA
SEKOLAH TINGGI THEOLOGI ALETHEIA Jl. Argopuro 28 – 34 (PO BOX 100) Lawang - Jawa Timur Indonesia
Distribusi Kepada :
59.0 TUJUAN
Prosedur ini bertujuan untuk mengatur mekanisme kegiatan orientasi mahasiswa
dan penetapan tanggung jawab masing-masing pihak.
60.0 RUANG LINGKUP
Prosedur ini berlaku mulai dari penugasan Senat Mahasiswa untuk membentuk
Panitia Orientasi Mahasiswa, pembentukan Panitia Orientasi Mahasiswa,
pembuatan dan pengajuan proposal, pelaksanaan kegiatan, pembuatan laporan
pertanggungjawaban sampai dengan proses pembubaran Panitia Kegiatan
Orientasi Mahasiswa.
61.0 DEFINISI
Tidak ada
62.0 DOKUMEN PENDUKUNG
30.12 Pedoman Mutu Bagian 7.2 (Proses berkaitan dengan pelanggan) 30.13 Standar ISO 9001:2008 Klausul 7.2
31.0 RINCIAN PROSEDUR
5.83 Pembantu Ketua III Bidang Kemahasiswaan
5.83.1 Menugaskan Senat Mahasiswa untuk membentuk Panitia Orientasi
Mahasiswa.
5.84 Senat Mahasiswa
5.84.1 Membentuk dan melengkapi susunan Panitia Kegiatan Orientasi
Mahasiswa
Dibuat oleh : Puket III Bidang Kemahasiswaan
Amos Winarto, Ph.D. Tanggal : 21 / 11 / 2014
Diperiksa oleh : Management Representative
Marthen Nainupu, M.Th Tanggal : 21 / 11 / 2014
Disetujui oleh : Ketua
Dr. Agung Gunawan, Th.M. Tanggal : 21 / 11 / 2014
RAHASIA ! Dokumen ini tidak dapat diperbanyak tanpa izin tertulis dari Ketua STT Aletheia
No. Revisi :
00
No. Dokumen :
QP / 7.2 / 03-01
Halaman :
01 dari 03
No. Salinan :
QP / 4.2 / 01
PROSEDUR KEGIATAN ORIENTASI MAHASISWA
SEKOLAH TINGGI THEOLOGI ALETHEIA Jl. Argopuro 28 – 34 (PO BOX 100) Lawang - Jawa Timur Indonesia
5.85 Ketua Panitia Kegiatan Orientasi Mahasiswa
5.85.1 Membuat Proposal Program Kegiatan Orientasi Mahasiswa
(FM/7.2/03-01) serta menyerahkannya kepada Pembantu Ketua III
Bidang Kemahasiswaan.
5.86 Pembantu Ketua III Bidang Kemahasiswaan
5.86.1 Menerima dan memeriksa Proposal Program Kegiatan Orientasi
Mahasiswa :
a. Jika setuju, maka menandatangani dan menyerahkan kepada :
5.86.1.a.1 Asli untuk Pembantu Ketua III Bidang Kemahasiswaan
5.86.1.a.2 Salinan 1 untuk Ketua Panitia Kegiatan Orientasi
Mahasiswa untuk ditindaklanjuti
5.86.1.a.3 Salinan 2 untuk Bendahara Sekolah
b. Membuat SK penetapannya dan menyerahkan kepada:
5.86.1.b.1 Asli untuk Panitia Program Kegiatan
5.86.1.b.2 Salinan 1 untuk arsip
5.87 Ketua Panitia Kegiatan Orientasi Mahasiswa
5.87.1 Melaksanakan program kegiatan sesuai dengan jadwal/agenda
kegiatan yang telah ditetapkan.
5.87.2 Membuat Laporan Hasil Pelaksanaan Program Kegiatan Orientasi
Mahasiswa (FM/7.2/03-02) dan menyerahkannya kepada Pembantu
Ketua III Bidang Kemahasiswaan.
5.88 Pembantu Ketua III Bidang Kemahasiswaan
5.88.1 Menerima dan memeriksa Laporan Hasil Pelaksanaan Program
Kegiatan Orientasi Mahasiswa :
a. Jika setuju, maka menandatangani dan mendistribusikannya
kepada :
5.88.1.a.1 Asli diserahkan kepada Ketua Panitia Kegiatan Orientasi
Mahasiswa untuk diarsipkan
5.88.1.a.2 Salinan 1 untuk Bendahara Sekolah dilengkapi dengan
bukti-bukti pengeluaran uang / nota.
5.88.1.a.3 Salinan 2 diserahkan kepada Staf Bagian Umum untuk
diarsipkan.
b. Jika tidak setuju, maka mengembalikan kepada Ketua Panitia
Program Kegiatan Orientasi Mahasiswa untuk direvisi.
No. Revisi :
00
No. Dokumen :
QP / 7.2 / 03-01
Halaman :
02 dari 03
No. Salinan :
QP / 4.2 / 01
PROSEDUR KEGIATAN ORIENTASI MAHASISWA
SEKOLAH TINGGI THEOLOGI ALETHEIA Jl. Argopuro 28 – 34 (PO BOX 100) Lawang - Jawa Timur Indonesia
5.88.2 Meminta Senat Mahasiswa untuk melakukan proses pembubaran
Panitia Program Kegiatan Orientasi Mahasiswa
5.89 Senat Mahasiswa
5.89.1 Melakukan proses pembubaran Panitia Kegiatan Orientasi Mahasiswa
dan melaporkan hasilnya kepada Pembantu Ketua III Bidang
Kemahasiswaan.
32.0 LAMPIRAN
32.1 FM / 7.2 / 03-01 : Proposal Program Kegiatan Orientasi Mahasiswa 32.2 FM / 7.2 / 03-02 : Laporan Hasil Pelaksanaan Program Kegiatan Orientasi
Mahasiswa
No. Revisi :
00
No. Dokumen :
QP / 7.2 / 03-01
Halaman :
03 dari 03
No. Salinan :
QP / 4.2 / 01
PROSEDUR KEGIATAN ORIENTASI MAHASISWA
SEKOLAH TINGGI THEOLOGI ALETHEIA Jl. Argopuro 28 – 34 (PO BOX 100) Lawang - Jawa Timur Indonesia
SALINAN TERKENDALI
Dokumen ini tidak dapat diperbanyak tanpa izin tertulis dari Ketua STT Aletheia
No. Dokumen :
QP / 7.2 / 04-01
No. Revisi :
00
No. Salinan :
PROSEDUR PROMOSI
SEKOLAH TINGGI THEOLOGI ALETHEIA Jl. Argopuro 28 – 34 (PO BOX 100) Lawang - Jawa Timur Indonesia
Distribusi Kepada :
63.0 TUJUAN
Prosedur ini bertujuan untuk mengatur mekanisme promosi serta menetapkan
tanggung jawab masing-masing pihak.
64.0 RUANG LINGKUP
Prosedur ini berlaku mulai dari menyiapkan format edaran dan formulir usulan
materi program promosi, membuat desain, mengajukan permintaan pembelian
jasa dan menerima hasil cetakan, menyiapkan data base alamat yang akan dikirimi
dan melakukan proses pengiriman sampai dengan menerima laporan hasil
pengiriman materi promosi
65.0 DEFINISI
Tidak ada
66.0 DOKUMEN PENDUKUNG
66.3 Pedoman Mutu Bagian 7.2 (Proses Berkaitan Dengan Pelanggan) 66.4 Standar ISO 9001:2008 Klausul 7.2
33.0 RINCIAN PROSEDUR
5.90 Puket I Bidang Akademik
5.90.1 Menyiapkan formulir Usulan Materi Promosi (FM/7.2/04-01) dan
menentukan tanggal batas pengumpulan.
5.90.2 Menyerahkannya kepada masing-masing Kepala Program Studi
5.91 Kepala Program Studi
5.91.1 Mengisi Usulan Materi Promosi dan menyerahkan kepada Staf
Administrasi Akademik.
Dibuat oleh : Puket IV Bid. Kemitraan & Pengabdian
Masyarakat
Dr. Agung Gunawan, Th.M. Tanggal : 21 / 11 / 2014
Diperiksa oleh : Management Representative
Marthen Nainupu, M.Th Tanggal : 21 / 11 / 2014
Disetujui oleh : Ketua
Dr. Agung Gunawan, Th.M. Tanggal : 21 / 11 / 2014
RAHASIA ! Dokumen ini tidak dapat diperbanyak tanpa izin tertulis dari Ketua STT Aletheia
No. Revisi :
00
No. Dokumen :
QP / 7.2 / 04-01
Halaman :
01 dari 03
No. Salinan :
QP / 4.2 / 01 PROSEDUR PROMOSI
SEKOLAH TINGGI THEOLOGI ALETHEIA Jl. Argopuro 28 – 34 (PO BOX 100) Lawang - Jawa Timur Indonesia
5.92 Staf Administrasi Akademik
5.92.1 Menerima dan memeriksa formulir Usulan Materi Program Promosi :
g. Jika sesuai, maka membuat draft desain dan menyerahkannya
kepada ke pada Puket I Bidang Akademik.
h. Jika tidak sesuai, maka mengembalikannya ke Kepala Program
Studi untuk diperbaiki.
5.93 Puket I Bidang Akademik
5.93.1 Menerima dan memeriksa draft desain :
a. Jika setuju, maka menandatanganinya dan menyerahkan kepada
Staf Administrasi Akademik.
b. Jika tidak setuju, maka mengembalikan ke Administrasi Akademik
untuk diperbaiki.
5.94 Staf Administrasi Akademik
5.94.1 Membuat permintaan pembelian jasa kepada Bagian Pembelian,
selanjutnya mengikuti prosedur Pengadaan (QP/7.4/02-01).
5.94.2 Menerima dan memeriksa hasil cetakan :
a. Jika sesuai jumlah dan desain-nya, maka barang diterima.
b. Jika tidak sesuai jumlah dan desainnya, maka melakukan
koordinasi dengan bagian Pengadaan untuk dituntaskan.
5.94.3 Menyiapkan data base alamat yang akan dikirimi, menyediakan materi
promosi dan menyiapkan surat pengantar serta menyerahkan kepada
Staf Bagian Administrasi Umum.
5.95 Staf Bagian Administrasi Umum
5.95.1 Melakukan proses pengiriman dan melakukan pengiriman sesuai
dengan data base alamat yang diberikan.
5.95.2 Menyerahkan laporan hasil pengiriman materi promosi ke Staf
Administrasi Promosi.
34.0 LAMPIRAN
34.1 FM / 7.2 / 04-01 : Usulan Materi Program Promosi
No. Revisi :
00
No. Dokumen :
QP / 7.2 / 04-01
Halaman :
02 dari 03
No. Salinan :
QP / 4.2 / 01 PROSEDUR PROMOSI
SEKOLAH TINGGI THEOLOGI ALETHEIA Jl. Argopuro 28 – 34 (PO BOX 100) Lawang - Jawa Timur Indonesia
SALINAN TERKENDALI
Dokumen ini tidak dapat diperbanyak tanpa izin tertulis dari Ketua STT Aletheia
No. Dokumen :
QP / 7.3 / 01-01
No. Revisi :
00
No. Salinan :
PROSEDUR PENYUSUNAN DAN PENGEMBANGAN
KURIKULUM
SEKOLAH TINGGI THEOLOGI ALETHEIA Jl. Argopuro 28 – 34 (PO BOX 100) Lawang - Jawa Timur Indonesia
Distribusi Kepada :
67.0 TUJUAN
Prosedur ini bertujuan untuk mengatur mekanisme penyusunan dan
pengembangan kurikulum serta menetapkan tanggung jawab masing-masing
pihak.
68.0 RUANG LINGKUP
Prosedur ini berlaku mulai dari :
- Penyusunan Kurikulum berdasarkan visi misi institusi dan kebutuhan program
studi serta ketetapan yang berlaku, pembuatan rancangan kurikulum,
persetujuan rancangan kurikulum sampai dengan mendistribusikan kepada
pihak-pihak yang terkait.
- Pengisian dan pengajuan formulir perubahan kurikulum, mencatat dalam buku
usulan perubahan kurikulum, pembahasan dalam Rapat Senat STT Aletheia
dan mencatat setiap Usulan dalam Rapat Dosen sampai dengan pelaksanaan
penyusunan kurikulum.
69.0 DEFINISI
Tidak ada
70.0 DOKUMEN PENDUKUNG
34.2 Pedoman Mutu Bagian 7.3 (Perancangan dan Pengembangan)
34.3 Standar ISO 9001:2008 Klausul 7.3
70.3 Statuta dan Kalendar Akademik 70.4 Panduan Kurikulum S1 KEMENAG RI Dirjen BIMAS Kristen 2010
Dibuat oleh : Pembantu Ketua I Bidang Akademik
Mariani Febriana, Th.M. Tanggal : 21 / 11 / 2014
Diperiksa oleh : Management Representative
Marthen Nainupu, M.Th Tanggal : 21 / 11 / 2014
Disetujui oleh : Ketua
Dr. Agung Gunawan, Th.M. Tanggal : 21 / 11 / 2014
RAHASIA ! Dokumen ini tidak dapat diperbanyak tanpa izin tertulis dari Ketua STT Aletheia
No. Revisi :
00
No. Dokumen :
QP / 7.3 / 01-01
Halaman :
01 dari 03
No. Salinan :
QP / 4.2 / 01
PROSEDUR PENYUSUNAN DAN PENGEMBANGAN KURIKULUM
SEKOLAH TINGGI THEOLOGI ALETHEIA Jl. Argopuro 28 – 34 (PO BOX 100) Lawang - Jawa Timur Indonesia
71.0 RINCIAN PROSEDUR
A. PENYUSUNAN KURIKULUM
5.96 Tim Kurikulum
5.96.1 Menyusun Kurikulum berdasarkan Visi Misi Institusi dan Kebutuhan
Prodi serta ketetapan yang berlaku.
5.96.2 Menyerahkan Rancangan Kurikulum (FM/7.3/01-01) kepada Puket I
Bidang Akademik.
5.97 Puket I Bidang Akademik
5.97.1 Menerima dan memeriksa Rancangan Kurikulum :
a. Jika setuju, maka menandatangani Rancangan Kurikulum dan
menyerahkan kepada Ketua.
b. Jika tidak setuju, maka Rancangan Kurikulum dikembalikan
kepada Tim Kurikulum untuk direvisi.
5.98 Ketua
5.98.1 Menerima dan memeriksa Rancangan Kurikulum :
a. Jika setuju, maka menandatangani Rancangan Kurikulum dan
menyerahkan kepada Staf Administrasi Akademik untuk
ditindaklanjuti.
b. Jika tidak setuju, maka Rancangan Kurikulum dikembalikan
kepada Puket I Bidang Akademik untuk direvisi.
5.99 Staf Administrasi Akademik
5.99.1 Menerima Kurikulum yang sudah disetujui.
5.99.2 Mendistribusikan kepada pihak-pihak yang terkait serta mengarsipkan.
B. PERUBAHAN KURIKULUM
5.1 Pembawa Usulan
5.1.1 Mengisi dan menyerahkan formulir Perubahan Kurikulum (FM/7.3/01-
02) kepada Staf Administrasi Akademik.
5.2 Staf Administrasi Akademik
5.2.1 Menerima dan mencatat dalam Buku Usulan Perubahan Kurikulum
(FM/7.3/01-03).
5.2.2 Menyerahkan formulir Perubahan Kurikulum kepada Puket I Bidang
Akademik.
No. Revisi :
00
No. Dokumen :
QP / 7.3 / 01-01
Halaman :
02 dari 03
No. Salinan :
QP / 4.2 / 01
PROSEDUR PENYUSUNAN DAN PENGEMBANGAN KURIKULUM
SEKOLAH TINGGI THEOLOGI ALETHEIA Jl. Argopuro 28 – 34 (PO BOX 100) Lawang - Jawa Timur Indonesia
5.3 Puket I Bidang Akademik
5.3.1 Menerima dan memeriksa Formulir Perubahan Kurikulum
a. Jika setuju, maka mengagendakan dalam Rapat Senat STT
Aletheia.
b. Jika tidak setuju, maka mengembalikan Formulir Perubahan
Kurikulum kepada Staf Administrasi Akademik untuk diarsipkan
dengan diberi catatan alasan penolakan.
5.3.2 Mencatat setiap usulan dalam Rapat Senat STT Aletheia, serta
menerima keputusan:
a. Jika Usulan Perubahan disetujui, maka Keputusan Perubahan
disampaikan kepada Tim Kurikulum untuk ditindaklanjuti.
b. Jika Usulan Perubahan tidak disetujui, maka mengembalikan
Formulir Perubahan Kurikulum kepada Staf Administrasi
Akademik untuk diarsipkan.
5.4 Tim Kurikulum
5.4.1 Melaksanakan penyusunan kurikulum dan selanjutnya mengikuti
proses sesuai bagian A. Penyusunan Kurikulum.
6.0 LAMPIRAN
6.1 FM / 7.3 / 01-01 : Rancangan Kurikulum
6.2 FM / 7.3 / 01-02 : Perubahan Kurikulum
6.3 FM / 7.3 / 01-03 : Buku Usulan Perubahan Kurikulum
No. Revisi :
00
No. Dokumen :
QP / 7.3 / 01-01
Halaman :
03 dari 03
No. Salinan :
QP / 4.2 / 01
PROSEDUR PENYUSUNAN DAN PENGEMBANGAN KURIKULUM
SEKOLAH TINGGI THEOLOGI ALETHEIA Jl. Argopuro 28 – 34 (PO BOX 100) Lawang - Jawa Timur Indonesia
SALINAN TERKENDALI
Dokumen ini tidak dapat diperbanyak tanpa izin tertulis dari Ketua STT Aletheia
No. Dokumen :
QP / 7.4 / 02-01
No. Revisi :
00
No. Salinan :
PROSEDUR PENGADAAN
SEKOLAH TINGGI THEOLOGI ALETHEIA Jl. Argopuro 28 – 34 (PO BOX 100) Lawang - Jawa Timur Indonesia
Distribusi Kepada :
72.0 TUJUAN
Prosedur ini bertujuan untuk mengatur mekanisme pengadaan dan menetapkan
tanggung jawab masing-masing pihak.
73.0 RUANG LINGKUP
Prosedur ini berlaku mulai dari :
- pengajuan permintaan pembelian, melajukan konfirmasi harga kepada
supplier, pembuatan order pembelian, penerimaan nota tagihan sampai
dengan penyerahan barang kepada pengguna.
- Pengajuan pengadaan jasa, pembuatan order pembelian atau kontrak kerja,
pemeriksaan ketuntasan pekerjaan sampai dengan penerimaan nota tagihan.
74.0 DEFINISI
3.1 Permintaan Pembelian Barang
Dokumen yang digunakan untuk mengajukan permintaan pembelian barang.
3.2 Order Pembelian
Dokumen yang digunakan untuk mengajukan pembelian ke supplier sesuai
dengan spesifikasi yang ditentukan.
4.0 DOKUMEN PENDUKUNG
4.1 Pedoman Mutu Bagian 7.4 (Pembelian)
4.2 Standar SMM ISO 9001:2008 Klausul 7.4
4.3 Prosedur Seleksi dan Evaluasi Supplier (QP/7.4/02-02)
Dibuat oleh : Pembantu Ketua II Bidang Administrasi
Gumulya Djuharto, M.Th. Tanggal : 21 / 11 / 2014
Diperiksa oleh : Management Representative
Marthen Nainupu, M.Th Tanggal : 21 / 11 / 2014
Disetujui oleh : Ketua
Dr. Agung Gunawan, Th.M. Tanggal : 21 / 11 / 2014
RAHASIA ! Dokumen ini tidak dapat diperbanyak tanpa izin tertulis dari Ketua STT Aletheia
No. Revisi :
00
No. Dokumen :
QP / 7.4 / 02-01
Halaman :
01 dari 04
No. Salinan :
QP / 4.2 / 01
PROSEDUR PENGADAAN
SEKOLAH TINGGI THEOLOGI ALETHEIA Jl. Argopuro 28 – 34 (PO BOX 100) Lawang - Jawa Timur Indonesia
5.0 RINCIAN PROSEDUR
A. PROSEDUR PEMBELIAN BARANG
5.100 Pengguna
5.100.1 Mengisi formulir Permintaan Pembelian Barang (FM/7.4/02-07) dan
menyerahkannya kepada Kepala Bagian/Puket/Ketua.
5.101 Kepala Bagian/Puket/Ketua
5.101.1 Menerima dan memeriksa Permintaan Pembelian Barang :
a. Jika setuju, maka menandatangani dan menyerahkan kepada
Pengguna untuk ditindaklanjuti.
b. Jika tidak setuju, mengembalikan kepada pengguna untuk direvisi.
5.102 Pengguna
5.102.1 Menyerahkan Permintaan Pembelian Barang kepada Staf Pembelian.
5.103 Staf Pembelian
5.103.1 Menerima dan memeriksa Permintaan Pembelian Barang :
a. Jika setuju, maka menyerahkan kepada Puket II Bidang
Administrasi.
b. Jika tidak setuju, mengembalikan kepada pengguna untuk direvisi.
5.104 Puket II Bidang Administrasi
5.104.1 Menerima dan memeriksa Permintaan Pembelian Barang :
a. Jika setuju, maka menandatangani dan menyerahkan kepada Staf
Pembelian untuk ditindaklanjuti.
b. Jika tidak setuju, mengembalikan kepada Staf Pembelian untuk
direvisi.
5.105 Staf Pembelian
5.105.1 Meminta penawaran / melakukan konfirmasi harga kepada supplier
sesuai Daftar Supplier Terseleksi (FM/7.4/02-03).
5.105.2 Membuat Order Pembelian (FM/7.4/02-08) dan menyerahkannya
kepada Puket II Bidang Administrasi.
5.106 Puket II Bidang Administrasi
5.106.1 Menerima dan memeriksa Order Pembelian :
a. Jika setuju, maka menandatangani dan menyerahkan kepada Staf
Pembelian untuk ditindaklanjuti.
b. Jika tidak setuju, mengembalikan kepada Staf Pembelian untuk
direvisi.
No. Revisi :
00
No. Dokumen :
QP / 7.4 / 02-01
Halaman :
02 dari 04
No. Salinan :
QP / 4.2 / 01
PROSEDUR PENGADAAN
SEKOLAH TINGGI THEOLOGI ALETHEIA Jl. Argopuro 28 – 34 (PO BOX 100) Lawang - Jawa Timur Indonesia
5.107 Staf Pembelian
5.107.1 Menyerahkan Order Pembelian kepada supplier.
5.107.2 Menerima dan memeriksa kesesuaian spesifikasi dan jumlah barang
yang datang :
a. Jika spesifikasi dan jumlah barang sudah sesuai maka membuat
Bukti Penerimaan Barang (FM/7.4/02-09).
b. Jika spesifikasi barang tidak sesuai maka mengembalikan barang
kepada supplier.
c. Jika jumlah barang tidak sesuai maka melakukan konfirmasi
kepada pihak supplier.
5.107.3 Menerima Nota Tagihan dan menyerahkan kepada Bendahara untuk
dilakukan pembayaran.
5.107.4 Mencatat jumlah barang yang datang dalam Kartu Stok (FM/7.4/02-
10).
5.107.5 Menyerahkan barang kepada pengguna dan meminta tanda tangan
pengguna pada Formulir Serah Terima Barang (FM/7.4/02-11) kolom
”diterima oleh”.
B. PROSEDUR PEMBELIAN JASA
5.1 Pengguna
5.1.1 Mengisi Formulir Pengadaan Jasa (FM/7.4/02-12) untuk permintaan
jasa, perbaikan barang/fasilitas yang dilakukan oleh pihak luar.
5.1.2 Menyerahkan Formulir Pengadaan Jasa kepada Kepala
Bagian/Puket/Ketua.
5.2 Kepala Bagian/Puket/Ketua
5.2.1 Menerima dan memeriksa Pengadaan Jasa :
a. Jika setuju, maka menandatangani dan menyerahkan kepada
Pengguna untuk ditindaklanjuti.
b. Jika tidak setuju, mengembalikan kepada pengguna untuk direvisi.
5.3 Pengguna
5.3.1 Menyerahkan Pengadaan Jasa kepada Staf Pembelian.
5.4 Staf Pembelian
5.4.1 Menerima dan memeriksa Pengadaan Jasa :
a. Jika setuju, maka menyerahkan kepada Puket II Bidang
Administrasi.
b. Jika tidak setuju, mengembalikan kepada pengguna untuk direvisi.
No. Revisi :
00
No. Dokumen :
QP / 7.4 / 02-01
Halaman :
03 dari 04
No. Salinan :
QP / 4.2 / 01
PROSEDUR PENGADAAN
SEKOLAH TINGGI THEOLOGI ALETHEIA Jl. Argopuro 28 – 34 (PO BOX 100) Lawang - Jawa Timur Indonesia
5.5 Puket II Bidang Administrasi
5.5.1 Menerima dan memeriksa Pengadaan Jasa :
a. Jika setuju, maka menandatangani dan menyerahkan kepada Staf
Pembelian untuk ditindaklanjuti.
b. Jika tidak setuju, mengembalikan kepada Staf Pembelian untuk
direvisi.
5.6 Staf Pembelian
5.6.1 Melakukan koordinasi dengan pihak terkait untuk mencari supplier
jasa sesuai dengan kebutuhan dan melakukan negosiasi seperlunya
mengenai harga, waktu pengerjaan, dll.
5.6.2 Membuat Order Pembelian atau Kontrak Kerja dan menyerahkannya
kepada Puket II Bidang Administrasi.
5.7 Puket II Bidang Administrasi
5.7.1 Menerima Order Pembelian atau Kontrak Kerja :
a. Jika setuju, maka menandatangani dan menyerahkan kepada Staf
Pembelian untuk ditindaklanjuti.
b. Jika tidak setuju, mengembalikan kepada Staf Pembelian untuk
direvisi.
5.8 Staf Pembelian
5.8.1 Menyerahkan Order Pembelian atau Kontrak Kerja kepada supplier
5.8.2 Meminta kepada Pengguna untuk memeriksa hasil pekerjaan supplier :
a. Jika pengguna setuju bahwa pekerjaan tuntas, maka menyerahkan
bukti ketuntasan pekerjaan beserta nota tagihan kepada Bendahara
b. Jika pengguna merasa pekerjaan tidak tuntas, maka meminta
supplier untuk menuntaskan.
5.9 Bendahara
5.9.1 Menerima Nota Tagihan dan bukti ketuntasan pekerjaan.
5.9.2 Melakukan proses pembayaran.
6.0 LAMPIRAN
6.1 FM / 7.4 / 02-03 : Daftar Supplier Terseleksi 6.2 FM / 7.4 / 02-07 : Permintaan Pembelian Barang 6.3 FM / 7.4 / 02-08 : Order Pembelian
6.4 FM / 7.4 / 02-09 : Bukti Penerimaan Barang
6.5 FM / 7.4 / 02-11 : Formulir Serah Terima
6.6 FM / 7.4 / 02-12 : Formulir Pengadaan Jasa
No. Revisi :
00
No. Dokumen :
QP / 7.4 / 02-01
Halaman :
04 dari 04
No. Salinan :
QP / 4.2 / 01
PROSEDUR PENGADAAN
SEKOLAH TINGGI THEOLOGI ALETHEIA Jl. Argopuro 28 – 34 (PO BOX 100) Lawang - Jawa Timur Indonesia
SALINAN TERKENDALI
Dokumen ini tidak dapat diperbanyak tanpa izin tertulis dari Ketua STT Aletheia
No. Dokumen :
QP / 7.4 / 02-02
No. Revisi :
00
No. Salinan :
PROSEDUR SELEKSI DAN EVALUASI SUPPLIER
SEKOLAH TINGGI THEOLOGI ALETHEIA Jl. Argopuro 28 – 34 (PO BOX 100) Malang - Jawa Timur Indonesia
Distribusi Kepada :
75.0 TUJUAN
Prosedur ini bertujuan untuk menetapkan cara pemilihan supplier (baik supplier
barang maupun jasa) yang lebih selektif dan kompetitif, serta untuk
mempermudah perolehan barang/jasa di pasaran dengan harga yang lebih
kompetitif, serta menetapkan tanggung jawab masing-masing pihak.
76.0 RUANG LINGKUP
Prosedur ini berlaku untuk menetapkan supplier mulai dari pemilihan supplier
(seleksi supplier) dan evaluasi supplier yang dilakukan setiap 6 (enam) bulan
sekali.
77.0 DEFINISI
77.3 Supplier Tetap
Supplier yang telah masuk dalam Daftar Supplier Terseleksi dan telah
dilakukan transaksi pembelian secara kontinu (minimal terjadi 1 kali
transaksi pembelian dalam 6 bulan) atau supplier yang bersangkutan
merupakan supplier tunggal bagi lembaga.
77.4 Supplier Tidak Tetap
Supplier yang hanya dilakukan transaksi pembelian secara insidentiil.
77.5 Pedoman Penilaian Supplier
Dokumen yang digunakan sebagai pedoman untuk melakukan penilaian hasil
evaluasi terhadap supplier.
78.0 DOKUMEN PENDUKUNG
78.3 Pedoman Mutu Bagian 7.4 (Pembelian) 78.4 Standar ISO 9001:2008 Klausul 7.4
Dibuat oleh : Pembantu Ketua II Bidang Administrasi
Gumulya Djuharto, M.Th. Tanggal : 21 / 11 / 2014
Diperiksa oleh : Management Representative
Marthen Nainupu, M.Th Tanggal : 21 / 11 / 2014
Disetujui oleh : Ketua
Dr. Agung Gunawan, Th.M. Tanggal : 21 / 11 / 2014
RAHASIA ! Dokumen ini tidak dapat diperbanyak tanpa izin tertulis dari Ketua STT Aletheia
No. Revisi :
00
No. Dokumen :
QP / 7.4 / 02-02
Halaman :
01 dari 03
No. Salinan :
QP / 4.2 / 01
PROSEDUR SELEKSI DAN EVALUASI SUPPLIER
SEKOLAH TINGGI THEOLOGI ALETHEIA Jl. Argopuro 28 – 34 (PO BOX 100) Malang - Jawa Timur Indonesia
79.0 RINCIAN PROSEDUR
A. PROSEDUR SELEKSI SUPPLIER
5.108 Staf Pembelian
5.108.1 Mencari supplier sesuai dengan barang/jasa yang dibutuhkan,
kemudian meminta penawaran harga (termasuk data-data lainnya
terkait dengan pembelian) dari calon supplier.
5.108.2 Meminta supplier untuk mengisi Daftar Isian Supplier (FM/7.4/02-01).
Pada kondisi khusus, pengisian dapat dilakukan oleh pihak Staf
Pembelian berdasarkan informasi dari calon supplier.
5.108.3 Melakukan koordinasi dengan pihak-pihak terkait mengenai
kesesuaian supplier dan mendokumentasikannya kedalam formulir
Evaluasi Pemilihan Supplier (FM/7.4/02-02) serta menyerahkannya
kepada Puket II Bidang Administrasi.
5.109 Puket II Bidang Administrasi
5.109.1 Menerima Evaluasi Pemilihan Supplier dan memberikan rekomendasi
untuk memutuskan supplier yang dipilih.
5.109.2 Menyerahkan Evaluasi Pemilihan Supplier kepada Staf Pembelian.
5.110 Staf Pembelian
5.110.1 Memasukkan data-data supplier kedalam Daftar Supplier Terseleksi
(FM/7.4/02-03) dan menyerahkannya kepada Puket II Bidang
Administrasi untuk disetujui.
B. PROSEDUR EVALUASI SUPPLIER
5.1 Staf Pembelian
5.1.1 Melakukan evaluasi terhadap supplier dan mendokumentasikan hasil
penilaian kedalam formulir Evaluasi Supplier (FM/7.4/02-04), dengan
aturan sebagai berikut :
a. Penilaian terhadap supplier dilakukan secara serempak dalam
periode waktu 6 (enam) bulan. Untuk supplier tidak tetap,
penilaian dilakukan apabila terjadi transaksi pembelian.
b. Untuk supplier dengan hasil penilaian baik dan cukup maka tetap
dimasukkan dalam Daftar Supplier Terseleksi dan dapat dilakukan
transaksi pembelian.
c. Untuk supplier dengan hasil penilaian kurang baik tetap
dimasukkan dalam Daftar Supplier Terseleksi tetapi diberi
keterangan “Pembinaan” pada kolom keterangan.
No. Revisi :
00
No. Dokumen :
QP / 7.4 / 02-02
Halaman :
02 dari 03
No. Salinan :
QP / 4.2 / 01
PROSEDUR SELEKSI DAN EVALUASI SUPPLIER
SEKOLAH TINGGI THEOLOGI ALETHEIA Jl. Argopuro 28 – 34 (PO BOX 100) Malang - Jawa Timur Indonesia
Catatan : pembinaan dapat dilakukan dengan cara kunjungan,
telepon, surat/fax maupun melalui e-mail dan hasil
pembinaan didokumentasikan ke dalam formulir Hasil
Pembinaan Supplier (FM/7.4/02-05).
d. Jika dari hasil pembinaan terdapat peningkatan kualitas supplier,
maka transaksi pembelian dapat dilakukan.
5.1.2 Memperbarui Daftar Supplier Terseleksi berdasarkan hasil evaluasi
dan menyerahkannya kepada Puket II Bidang Administrasi.
5.2 Puket II Bidang Administrasi
5.2.1 Menerima Daftar Supplier Terseleksi dan menandatanganinya,
kemudian mengembalikannya kepada Staf Pembelian untuk dijadikan
acuan dalam melakukan transaksi pembelian.
80.0 LAMPIRAN
80.3 FM / 7.4 / 02-01 : Daftar Isian Supplier 80.4 FM / 7.4 / 02-02 : Evaluasi Pemilihan Supplier 80.5 FM / 7.4 / 02-03 : Daftar Supplier Terseleksi
80.6 FM / 7.4 / 02-04 : Evaluasi Supplier
80.7 FM / 7.4 / 02-05 : Hasil Pembinaan Supplier
No. Revisi :
00
No. Dokumen :
QP / 7.4 / 02-02
Halaman :
03 dari 03
No. Salinan :
QP / 4.2 / 01
PROSEDUR SELEKSI DAN EVALUASI SUPPLIER
SEKOLAH TINGGI THEOLOGI ALETHEIA Jl. Argopuro 28 – 34 (PO BOX 100) Malang - Jawa Timur Indonesia
SALINAN TERKENDALI
Dokumen ini tidak dapat diperbanyak tanpa izin tertulis dari Ketua STT Aletheia
No. Dokumen :
QP / 7.5 / 01-01
No. Revisi :
00
No. Salinan :
PROSEDUR PERKULIAHAN
SEKOLAH TINGGI THEOLOGI ALETHEIA Jl. Argopuro 28 – 34 (PO BOX 100) Lawang - Jawa Timur Indonesia
Distribusi Kepada :
81.0 TUJUAN
Prosedur ini bertujuan untuk mengatur mekanisme perkuliahan serta menetapkan
tanggung jawab masing-masing pihak.
82.0 RUANG LINGKUP
Prosedur ini berlaku mulai dari penyiapan dan pengisian kartu rencana studi,
pembuatan kartu hadir kuliah, pemantapan pengambilan mata kuliah, penjelasan
silabus perkuliahan, bobot penilaian dan tata cara perkuliahan, pemberian ijin
absen kuliah, penyerahan dan pengisian lembaran evaluasi mengajar dosen
sampai dengan merekap surat ijin absen kuliah per mahasiswa, dan menyerahkan
kepada dosen mata kuliah pada akhir semester yang akan digunakan untuk dasar
pemberian nilai.
83.0 DEFINISI
3.15 KRS (Kartu Rencana Studi)
Kartu yang berisi daftar mata kuliah yang akan diikuti oleh setiap mahasiswa
dalam satu semester. KRS berlaku/sah, jika ada cap/stempel sekolah.
3.16 KHS (Kartu Hasil Studi)
Merupakan dokumen akademik yang menginformasikan hasil evaluasi
kegiatan proses belajar mahasiswa pada semester tertentu yang mencakup
jumlah mata kuliah yang diambil, nilai masing-masing mata kuliah, indeks
prestasi semester dan jumlah SKS.
3.17 Kartu Hadir Kuliah
Kartu yang mencatat kehadiran mahasiswa dalam kelas untuk tiap kali
pertemuan dalam semua matakuliah yang diikuti. Kehadiran mahasiswa
ditandai dengan membubuhkan paraf sebagai tanda hadir.
Dibuat oleh : Pembantu Ketua I Bidang Akademik
Mariani Febriana, Th.M. Tanggal : 21 / 11 / 2014
Diperiksa oleh : Management Representative
Marthen Nainupu, M.Th Tanggal : 21 / 11 / 2014
Disetujui oleh : Ketua
Dr. Agung Gunawan, Th.M. Tanggal : 21 / 11 / 2014
RAHASIA ! Dokumen ini tidak dapat diperbanyak tanpa izin tertulis dari Ketua STT Aletheia
No. Revisi :
00
No. Dokumen :
QP / 7.5 / 01-01
Halaman :
01 dari 05
No. Salinan :
QP / 4.2 / 01
PROSEDUR PERKULIAHAN
SEKOLAH TINGGI THEOLOGI ALETHEIA Jl. Argopuro 28 – 34 (PO BOX 100) Lawang - Jawa Timur Indonesia
84.0 DOKUMEN PENDUKUNG
34.4 Pedoman Mutu Bagian 7.5 (Produksi dan Ketentuan Pelayanan)
34.5 Standar ISO 9001:2008 Klausul 7.5
34.6 IWA 2 Bagian 7.5 (Penyediaan Layanan Pendidikan)
34.7 Kalender Akademik
35.0 RINCIAN PROSEDUR
A. PERKULIAHAN SEMESTER GASAL DAN SEMESTER GENAP
5.111 Staf Administrasi Akademik
5.111.1 Menyiapkan Kartu Rencana Studi / KRS (FM/7.5/01-01) Mahasiswa.
5.112 Mahasiswa
5.112.1 Mengambil dan mengisi Kartu Rencana Studi di kantor akademik serta
melakukan konsultasi dengan Wali Studi yang sudah ditunjuk.
Catatan : Mahasiswa yang diijinkan mengambil adalah mereka yang tidak
memiliki tunggakan administrasi seperti biaya asrama, semester,
retret pada bulan yang bersangkutan.
5.113 Wali Studi
5.113.1 Memberikan konsultasi kepada mahasiswa untuk pengambilan mata
kuliah dan menandatangani Kartu Rencana Studi.
5.113.2 Menyerahkan Kartu Rencana Studi kepada Mahasiswa untuk
ditindaklanjuti.
5.114 Mahasiswa
5.114.1 Menyerahkan KRS kepada :
a. Warna hijau untuk Staf Administrasi Akademik; warna pink untuk
sekretaris Prodi S.M.G., warna biru untuk sekretaris Prodi M.Th.
b. Salinan 1 untuk Wali Studi
c. Salinan 2 untuk Arsip
5.115 Staf Administrasi Akademik
5.115.1 Menerima dan memeriksa Kartu Rencana Studi pada kolom B/U:
a. Jika B (Baru), maka memasukkan data Kartu Rencana Studi ke
komputer
b. Jika U (ulang), maka meminta mahasiswa untuk membayar biaya
administrasi sesuai ketentuan yang berlaku dan memasukkan data
ke komputer
Catatan : khusus untuk mahasiswa yang mengulang (U) karena
dikenakan sanksi disiplin sekolah, maka tidak dikenakan
biaya administrasi.
No. Revisi :
00
No. Dokumen :
QP / 7.5 / 01-01
Halaman :
02 dari 05
No. Salinan :
QP / 4.2 / 01
PROSEDUR PERKULIAHAN
SEKOLAH TINGGI THEOLOGI ALETHEIA Jl. Argopuro 28 – 34 (PO BOX 100) Lawang - Jawa Timur Indonesia
5.115.2 Membuat Kartu Hadir Kuliah (FM/7.5/01-02) serta
mendistribusikannya kepada Ketua Tingkat.
5.116 Mahasiswa
5.116.1 Melaksanakan perkuliahan sesuai jadwal dan ruangan pada periode
semester yang telah ditetapkan
5.116.2 Melakukan pemantapan pengambilan mata kuliah :
a. Jika tidak ada perubahan mata kuliah, maka melakukan proses
perkuliahan sesuai dengan jadwal
b. Jika ada perubahan (penambahan atau pengurangan mata kuliah),
maka mengambil meminta formulir KRS yang sudah diisi pada
awal semester dan mengisi ulang pada kolom Pemantapan serta
meminta persetujuan (tanda tangan) dari Wali Studi.
5.117 Wali Studi
5.117.1 Menerima dan memeriksa formulir KRS yang sudah diisi pada kolom
Pemantapan :
a. Jika setuju, melakukan koordinasi dengan Dosen pengampu terkait
dengan penambahan/pengurangan mata kuliah dan membubuhkan
paraf serta menyerahkannya kepada mahasiswa untuk
ditindaklanjuti
b. Jika tidak setuju, mengembalikan kepada mahasiswa untuk
diperbaiki.
5.118 Staf Administrasi Akademik
5.118.1 Menerima formulir KRS yang telah ditandatangani dan
mendistribusikannya kepada
a. Lembar warna putih diserahkan kepada mahasiswa yang
bersangkutan.
b. Lembar warna hijau/pink/biru untuk arsip.
5.119 Mahasiswa
5.119.1 Mengikuti perkuliahan dan menandatangani Kartu Hadir Kuliah
5.119.2 Mahasiswa S.M.G wajib mengikuti Performance Lab tiap semester
dengan mengisi formulir Performance Lab (FM/7.5/01-06), formulir
ditandatangani oleh dosen Mayor terlebih dahulu dan menyerahkannya
kepada dosen koordinator Performance Lab, kemudian mengikuti
Performance Lab sesuai dengan jadwal yang ditetapkan oleh dosen
koordinator Performance Lab.
No. Revisi :
00
No. Dokumen :
QP / 7.5 / 01-01
Halaman :
03 dari 05
No. Salinan :
QP / 4.2 / 01
PROSEDUR PERKULIAHAN
SEKOLAH TINGGI THEOLOGI ALETHEIA Jl. Argopuro 28 – 34 (PO BOX 100) Lawang - Jawa Timur Indonesia
5.119.3 Jika berhalangan hadir maka memberitahukan kepada dosen yang
mengajar dengan mengisi Surat Ijin Absen Kuliah (FM/7.5/01-04),
selanjutnya mengikuti sub bagian B. Ijin Tidak Mengikuti Kuliah.
5.120 Dosen Mata Kuliah
5.120.1 Menjelaskan Silabus (FM/7.1/01-04) perkuliahan, bobot penilaian dan
tata cara perkuliahan yang lainnya.
5.120.2 Melaksanakan proses perkuliahan dan evaluasi mahasiswa.
5.120.3 Menyerahkan hasil evaluasi mahasiswa dalam formulir Daftar Nilai
(FM/8.2/01-01) kepada Staf Administrasi Akademik.
5.121 Dosen Koordinator Performance Lab
5.121.1 Menerima formulir Performance Lab.
5.121.2 Mengatur pembagian jadwal Performance Lab mahasiswa
berdasarkan permohonan yang masuk.
5.122 Staf Administrasi Akademik
5.122.1 Pada awal semester menerima Silabus dan SAP dari Dosen Pengampu
untuk diperiksa oleh Puket I Bidang Akademik, kemudian diarsipkan.
5.122.2 Pada akhir semester :
a. Mengumpulkan Kartu Hadir Kuliah dan Daftar Nilai dari dosen
b. Menyerahkan Lembaran Evaluasi Mengajar Dosen (FM/8.5/01-
01) kepada Ketua Tingkat
5.122.3 Memasukkan nilai mahasiswa dalam Kartu Hasil Studi/KHS
(FM/7.5/01-03) mahasiswa dan memberikannya kepada Wali Studi
untuk dibagikan pada mahasiswa sesuai dengan jadwal yang telah
ditentukan.
5.123 Ketua Tingkat
5.123.1 Mendistribusikan Lembaran Evaluasi Mengajar Dosen kepada masing-
masing mahasiswa selanjutnya mengikuti prosedur Evaluasi Penyajian
Materi (QP/8.5/01-01)
5.124 Wali Studi
5.124.1 Membagikan KHS mahasiswa pada hari penutupan semester.
5.125 Mahasiswa
5.125.1 Menerima KHS dan merencanakan kegiatan akademik berikutnya.
No. Revisi :
00
No. Dokumen :
QP / 7.5 / 01-01
Halaman :
04 dari 05
No. Salinan :
QP / 4.2 / 01
PROSEDUR PERKULIAHAN
SEKOLAH TINGGI THEOLOGI ALETHEIA Jl. Argopuro 28 – 34 (PO BOX 100) Lawang - Jawa Timur Indonesia
B. IJIN TIDAK MENGIKUTI KULIAH
5.1 Mahasiswa
5.1.1 Jika berhalangan hadir maka memberitahukan kepada dosen yang
mengajar dengan mengisi Surat Ijin Absen Kuliah (FM/7.5/01-04) dan
meminta tanda tangan dari Wali Studi.
5.2 Wali Studi
5.2.1 Menerima Surat Ijin Absen Kuliah dan menandatanganinya serta
menyerahkan kepada Mahasiswa untuk ditindaklanjuti
5.3 Mahasiswa
5.3.1 Menyerahkan Surat Ijin Absen Kuliah kepada Dosen Mata Kuliah
5.4 Dosen Mata Kuliah
5.4.1 Menerima dan memeriksa Surat Ijin Absen Kuliah :
a. Jika setuju, menandatangani Surat Ijin Absen Kuliah dan
menyerahkan kepada Mahasiswa untuk ditindaklanjuti
b. Jika setuju dan jumlah absensi dirasa berlebihan, maka
menandatangani Surat Ijin Absen Kuliah dan memberikan
bimbingan kepada Mahasiswa
5.5 Mahasiswa
5.5.1 Menyerahkan Surat Ijin Absen Kuliah kepada Ketua Tingkat
5.6 Ketua Tingkat
5.6.1 Menyerahkan Surat Ijin Absen Kuliah dan Kartu Hadir Kuliah kepada
Staf Administrasi Akademik pada akhir semester
5.7 Staf Administrasi Akademik
5.7.1 Melakukan rekapitulasi Surat Ijin Absen Kuliah per mahasiswa, dan
menyerahkan kepada Dosen Mata Kuliah pada akhir semester yang
akan digunakan untuk dasar pemberian nilai.
36.0 LAMPIRAN
36.1 FM / 7.1 / 01-04 : Silabus 36.2 FM / 7.5 / 01-01 : Kartu Rencana Studi / KRS 36.3 FM / 7.5 / 01-02 : Kartu Hadir Kuliah 36.4 FM / 7.5 / 01-03 : Kartu Hasil Studi/KHS
36.5 FM / 7.5 / 01-04 : Surat Ijin Absen Kuliah
36.6 FM / 7.5 / 01-05 : Formulir Performance Lab
36.7 FM / 8.2 / 01-01 : Daftar Nilai
36.8 FM / 8.5 / 01-01 : Lembaran Evaluasi Mengajar Dosen
No. Revisi :
00
No. Dokumen :
QP / 7.5 / 01-01
Halaman :
05 dari 05
No. Salinan :
QP / 4.2 / 01
PROSEDUR PERKULIAHAN
SEKOLAH TINGGI THEOLOGI ALETHEIA Jl. Argopuro 28 – 34 (PO BOX 100) Lawang - Jawa Timur Indonesia
SALINAN TERKENDALI
Dokumen ini tidak dapat diperbanyak tanpa izin tertulis dari Ketua STT Aletheia
No. Dokumen :
QP / 7.5 / 01-03
No. Revisi :
00
No. Salinan :
PROSEDUR PENYELESAIAN ADMINISTRASI KULIAH
SEKOLAH TINGGI THEOLOGI ALETHEIA Jl. Argopuro 28 – 34 (PO BOX 100) Lawang - Jawa Timur Indonesia
Distribusi Kepada :
85.0 TUJUAN
Prosedur ini bertujuan untuk mengatur mekanisme penyelesaian administrasi
kuliah serta menetapkan tanggung jawab masing-masing pihak.
86.0 RUANG LINGKUP
Prosedur ini berlaku mulai dari pengisian formulir penyelesaian administrasi
studi, pengembalian kunci kamar kepada Bapak/Ibu Asrama sampai dengan
penandatanganan Buku Peminjaman/Pengembalian Kunci Kamar.
87.0 DEFINISI
3.1 Formulir Penyelesaian Kuliah
Formulir yang menyatakan bahwa mahasiswa sudah menyelesaikan
tanggung jawabnya sebelum meninggalkan kampus atau menyelesaikan
pendidikannya.
88.0 DOKUMEN PENDUKUNG
36.9 Pedoman Mutu Bagian 7.5 (Produksi dan Ketentuan Pelayanan)
36.10 Standar ISO 9001:2008 Klausul 7.5
88.3 IWA 2 Bagian 7.5 (Penyediaan Layanan Pendidikan)
37.0 RINCIAN PROSEDUR
5.1 Mahasiswa
5.1.1 Meminta formulir Penyelesaian Administrasi Studi (FM/7.5/01-08)
kepada Staf Administrasi Akademik.
5.1.2 Mengisi dan menyerahkan formulir Penyelesaian Studi kepada :
a. Pembantu Ketua I Bidang Akademik
b. Pembantu Ketua II Bidang Administrasi
Dibuat oleh : Pembantu Ketua I Bidang Akademik
Mariani Febriana, Th.M. Tanggal : 21 / 11 / 2014
Diperiksa oleh : Management Representative
Marthen Nainupu, M.Th Tanggal : 21 / 11 / 2014
Disetujui oleh : Ketua
Dr. Agung Gunawan, Th.M. Tanggal : 21 / 11 / 2014
RAHASIA ! Dokumen ini tidak dapat diperbanyak tanpa izin tertulis dari Ketua STT Aletheia
No. Revisi :
00
No. Dokumen :
QP / 7.5 / 01-03
Halaman :
01 dari 02
No. Salinan :
QP / 4.2 / 01
PROSEDUR
PENYELESAIAN ADMINISTRASI KULIAH
SEKOLAH TINGGI THEOLOGI ALETHEIA Jl. Argopuro 28 – 34 (PO BOX 100) Lawang - Jawa Timur Indonesia
c. Bendahara
d. Kepala Perpustakaan
e. Bapak/Ibu Asrama
5.2 Puket Bidang Akademik / Bendahara / Kepala Perpustakaan/ Bapak/Ibu Asrama
5.2.1 Menerima dan memeriksa kelayakan formulir Penyelesaian Kuliah :
a. Jika layak, maka menandatanganinya dan menyerahkan kepada
Mahasiswa.
b. Jika tidak layak, maka mengembalikan kepada Mahasiswa untuk
dituntaskan.
5.3 Mahasiswa
5.3.1 Mengembalikan kunci kamar kepada Bapak/Ibu Asrama dan
menandatangani Buku Peminjaman & Pengembalian Kunci Kamar
(FM/7.5/01-09).
5.4 Bapak/Ibu Asrama
5.4.1 Menerima kunci kamar dan memeriksa kesesuaian fungsinya :
a. Jika sesuai, maka menandatangani Buku Peminjaman/Pengembalian
Kunci Kamar.
b. Jika tidak sesuai, maka meminta mahasiswa untuk menuntaskan.
38.0 LAMPIRAN
38.1 FM / 7.5 / 01-08 : Formulir Penyelesaian Administrasi Studi
38.2 FM / 7.5 / 01-09 : Buku Peminjaman & Pengembalian Kunci Kamar
No. Revisi :
00
No. Dokumen :
QP / 7.5 / 01-03
Halaman :
02 dari 02
No. Salinan :
QP / 4.2 / 01
PROSEDUR
PENYELESAIAN ADMINISTRASI KULIAH
SEKOLAH TINGGI THEOLOGI ALETHEIA Jl. Argopuro 28 – 34 (PO BOX 100) Lawang - Jawa Timur Indonesia
SALINAN TERKENDALI
Dokumen ini tidak dapat diperbanyak tanpa izin tertulis dari Ketua STT Aletheia
No. Dokumen :
QP / 7.5 / 02-01
No. Revisi :
00
No. Salinan :
PROSEDUR LAYANAN KONSUMSI
SEKOLAH TINGGI THEOLOGI ALETHEIA Jl. Argopuro 28 – 34 (PO BOX 100) Lawang - Jawa Timur Indonesia
Distribusi Kepada :
89.0 TUJUAN
Prosedur ini bertujuan untuk mengatur mekanisme layanan konsumsi serta
menetapkan tanggung jawab masing-masing pihak.
90.0 RUANG LINGKUP
Prosedur ini berlaku mulai dari penyusunan jadwal tugas belanja selama satu
semester dan menempelkannya di papan pengumuman, penyusunan daftar menu
dan snack harian disertai dengan daftar belanja, proses belanja sampai dengan
menyerahkan barang belanja kepada Staf Bagian Dapur.
91.0 DEFINISI
3.18 Kebutuhan Khusus
Definisi kebutuhan khusus dari luar sekolah antara lain retreat, rapat khusus,
seminar, transit tamu.
92.0 DOKUMEN PENDUKUNG
38.3 Pedoman Mutu Bagian 7.5 (Produksi dan Ketentuan Pelayanan)
38.4 Standar ISO 9001:2008 Klausul 7.5
38.5 IWA 2 Bagian 7.5 (Penyediaan Layanan Pendidikan)
39.0 RINCIAN PROSEDUR
A. PELAYANAN KONSUMSI UNTUK DOSEN, MAHASISWA DAN KARYAWAN
5.126 Sie Pembantu Umum Senat Mahasiswa
5.126.1 Menyusun Jadwal Petugas Belanja (FM/7.5/02-01) yang terdiri dari 2 orang putra atau 2 orang putri selama 1 semester serta menyerahkannya kepada Bapak/Ibu Asrama.
Dibuat oleh : Pembantu Ketua II Bidang Administrasi
& Keuangan
Gumulya Djuharto, M.Th. Tanggal : 21 / 11 / 2014
Diperiksa oleh : Management Representative
Marthen Nainupu, M.Th Tanggal : 21 / 11 / 2014
Disetujui oleh : Ketua
Dr. Agung Gunawan, Th.M. Tanggal : 21 / 11 / 2014
RAHASIA ! Dokumen ini tidak dapat diperbanyak tanpa izin tertulis dari Ketua STT Aletheia
No. Revisi :
00
No. Dokumen :
QP / 7.5 / 02-01
Halaman :
01 dari 04
No. Salinan :
QP / 4.2 / 01
PROSEDUR LAYANAN KONSUMSI
SEKOLAH TINGGI THEOLOGI ALETHEIA Jl. Argopuro 28 – 34 (PO BOX 100) Lawang - Jawa Timur Indonesia
5.127 Bapak / Ibu Asrama
5.127.1 Menerima dan memeriksa Jadwal Petugas Belanja : i. Jika setuju, maka menandatanganinya dan menyerahkan kepada Sie
Pembantu Umum Senat Mahasiswa untuk ditindaklanjuti.
j. Jika tidak setuju, maka mengembalikan kepada Sie Pembantu
Umum Senat Mahasiswa untuk direvisi.
5.128 Sie Pembantu Umum Senat Mahasiswa
5.128.1 Mendistribusikan Jadwal Petugas Belanja kepada Kepala Bagian Perbekalan.
5.128.2 Menempel Jadwal Petugas Belanja pada : a. Papan pengumuman asrama Putra. b. Papan pengumuman asrama Putri. c. Papan pengumuman ruang makan.
5.129 Petugas Belanja
5.129.1 Menyusun Daftar Menu dan Snack Harian (FM/7.5/02-02) serta menyerahkannya kepada Kepala Bagian Perbekalan.
5.130 Kepala Bagian Perbekalan
5.130.1 Menerima Jadwal Petugas Belanja dan menempelkannya di ruang dapur.
5.130.2 Berdasarkan Daftar Menu dan Snack Harian, menyusun Daftar Belanja (FM/7.5/02-03) dan perincian jumlah orang yang harus disiapkan konsumsinya.
5.130.3 Menyerahkan Daftar Belanja beserta dana yang dibutuhkan kepada Petugas Belanja.
5.131 Petugas Belanja
5.131.1 Melakukan proses belanja sesuai dengan yang tertera pada Daftar
Belanja.
5.131.2 Menerima nota dari supplier dan menyerahkan barang belanja ke Staf
Bagian Dapur
5.131.3 Membuat laporan pertanggung jawaban belanja dan menyerahkan
kepada Staf Bagian Konsumsi beserta dengan nota belanja.
Catatan : untuk daging (ayam, sapi, babi), minyak goreng, beras dan telor serta bahan dan alat untuk bagian kebersihan, Kepala Bagian Perbekalan menghubungi supplier via telepon.
No. Revisi :
00
No. Dokumen :
QP / 7.5 / 02-01
Halaman :
02 dari 04
No. Salinan :
QP / 4.2 / 01
PROSEDUR LAYANAN KONSUMSI
SEKOLAH TINGGI THEOLOGI ALETHEIA Jl. Argopuro 28 – 34 (PO BOX 100) Lawang - Jawa Timur Indonesia
5.132 Staf Bagian Dapur
5.132.1 Menerima barang belanja dan menyimpannya sesuai dengan tempat yang
telah ditentukan.
5.132.2 Mengolah makanan dengan Daftar Menu yang telah ditetapkan dan
menyerahkannya kepada mahasiswa yang bertugas tata makan.
5.133 Kepala Bagian Perbekalan
5.133.1 Membuat laporan bulanan untuk konsumsi serta menyerahkannya
kepada Bendahara.
B. PELAYANAN KONSUMSI UNTUK TAMU
5.1 Dosen yang bersangkutan
5.1.1 Menginformasikan jumlah tamu dan keperluan spesifik kepada Kepala
Bagian Perbekalan.
5.2 Kepala Bagian Perbekalan
5.2.1 Menerima berdasarkan informasi yang di dapat dan membuat Daftar
Belanja termasuk kebutuhan snack / makanan ringan lainnya
5.2.2 Melakukan proses belanja dan menyerahkan barang belanja kepada
Staf Bagian Dapur.
5.3 Staf Bagian Dapur
5.3.1 Menerima barang belanja dan menyimpannya sesuai dengan tempat yang
telah ditentukan.
5.3.2 Mengolah makanan dengan Daftar Menu yang telah ditetapkan dan
menyajikannya.
C. PELAYANAN KONSUMSI UNTUK KEBUTUHAN KHUSUS DARI LUAR SEKOLAH
5.1 Peminjam
5.1.1 Menyerahkan Daftar Kebutuhan Konsumsi dan Akomodasi
(FM/7.5/02-04) kepada Kepala Bagian Perbekalan.
5.2 Kepala Bagian Perbekalan
5.2.1 Menerima daftar kebutuhan konsumsi dan akomodasi
5.2.2 Menyiapkan tempat untuk menginap atau ruang kelas yang diperlukan
No. Revisi :
00
No. Dokumen :
QP / 7.5 / 02-01
Halaman :
03 dari 04
No. Salinan :
QP / 4.2 / 01
PROSEDUR LAYANAN KONSUMSI
SEKOLAH TINGGI THEOLOGI ALETHEIA Jl. Argopuro 28 – 34 (PO BOX 100) Lawang - Jawa Timur Indonesia
5.2.3 Menyusun Daftar Belanja sesuai dengan perincian jumlah orang yang
harus disiapkan konsumsinya.
5.2.4 Melakukan proses belanja dan menyerahkan barang belanja kepada
Staf Bagian Dapur.
Catatan : untuk penyediaan akomodasi mengikuti Intruksi Kerja Penyediaan Akomodasi (WI/7.5/02-01)
40.0 LAMPIRAN
40.1 FM / 7.5 / 02-01 : Jadwal Petugas Belanja 40.2 FM / 7.5 / 02-02 : Daftar Menu dan Snack Harian 40.3 FM / 7.5 / 02-03 : Daftar Belanja
40.4 FM / 7.5 / 02-04 : Daftar Kebutuhan Konsumsi dan Akomodasi
40.5 WI / 7.5 / 02-01 : Intruksi Kerja Penyediaan Akomodasi
No. Revisi :
00
No. Dokumen :
QP / 7.5 / 02-01
Halaman :
04 dari 04
No. Salinan :
QP / 4.2 / 01
PROSEDUR LAYANAN KONSUMSI
SEKOLAH TINGGI THEOLOGI ALETHEIA Jl. Argopuro 28 – 34 (PO BOX 100) Lawang - Jawa Timur Indonesia
SALINAN TERKENDALI
Dokumen ini tidak dapat diperbanyak tanpa izin tertulis dari Ketua STT Aletheia
No. Dokumen :
QP / 7.5 / 03-01
No. Revisi :
00
No. Salinan :
PROSEDUR KEASRAMAAN
SEKOLAH TINGGI THEOLOGI ALETHEIA Jl. Argopuro 28 – 34 (PO BOX 100) Lawang - Jawa Timur Indonesia
Distribusi Kepada :
93.0 TUJUAN
Prosedur ini bertujuan untuk mengatur mekanisme kegiatan keasramaan dan
menetapkan tanggung jawab masing-masing pihak.
94.0 RUANG LINGKUP
Prosedur ini berlaku mulai dari :
- Penentuan Koordinator Panitia Orientasi Mahasiswa Baru, pembentukan
Panitia Orientasi Mahasiswa Baru, pembuatan Jadwal Orientasi Mahasiswa
Baru, penempelan Daftar Kamar Mahasiswa di papan pengumuman,
perkenalan Mahasiswa Baru ke lingkungan asrama dan sekolah sampai
dengan penerima Buku Pedoman Mahasiswa
- Penugasan Bapak dan Ibu Asrama untuk membagi kamar bagi para
Mahasiswa, pembuatan Daftar Kamar Mahasiswa dan menempelkannya di
papan pengumuman, pengambilan kunci kamar dan menandatangani Buku
Peminjaman/Pengembalian Kunci Kamar sampai dengan pemberian
penjelasan kepada Mahasiswa Baru tentang tata aturan kamar.
- Penerimaan informasi Jadwal Libur, penempelan Jadwal Libur di papan
pengumuman asrama, proses libur sampai kembali ke asrama sesuai dengan
jadwal yang telah ditetapkan.
- Pengajuan permohonan ijin keluar asrama dengan mengisi Kartu Ijin dan
Buku Catatan Ijin, penyerahan Kartu Ijin kepada Satpam sampai dengan
melaporkan diri kepada Bapak/Ibu Asrama dan mengisi jam kembali pada
Buku Catatan Ijin
- Mengisi formulir Penyelesaian Administrasi Studi, pengembalian kunci
kamar dan menandatangani Buku Peminjaman/Pengembalian Kunci Kamar
sampai dengan penyerahan formulir Penyelesaian Administrasi Studi kepada
Staf Administrasi Akademik
Dibuat oleh : Puket Bidang Kemahasiswaan
Amos Winarto, Ph.D. Tanggal : 21 / 11 / 2014
Diperiksa oleh : Management Representative
Marthen Nainupu, M.Th Tanggal : 21 / 11 / 2014
Disetujui oleh : Rektor
Dr. Agung Gunawan, Th.M. Tanggal : 21 / 11 / 2014
RAHASIA ! Dokumen ini tidak dapat diperbanyak tanpa izin tertulis dari Ketua STT Aletheia
No. Revisi :
00
No. Dokumen :
QP / 7.5 / 03-01
Halaman :
01 dari 05
No. Salinan :
QP / 4.2 / 01
PROSEDUR KEASRAMAAN
SEKOLAH TINGGI THEOLOGI ALETHEIA Jl. Argopuro 28 – 34 (PO BOX 100) Lawang - Jawa Timur Indonesia
95.0 DEFINISI
Tidak ada
96.0 DOKUMEN PENDUKUNG
40.6 Pedoman Mutu Bagian 7.5 (Produksi dan Ketentuan Pelayanan)
40.7 Standar ISO 9001:2008 Klausul 7.5
40.8 IWA 2 Bagian 7.5 (Penyediaan Layanan Pendidikan) 40.9 Prosedur Orientasi Mahasiswa Baru (QP/7.2/03-01)
41.0 RINCIAN PROSEDUR
A. PEMBAGIAN KAMAR MASA ORIENTASI
5.1 Senat Mahasiswa
5.133.2 Sesuai dengan jadwal yang tertera dalam Kalender Akademik,
menentukan Koordinator Panitia Orientasi Mahasiswa Baru yang
terdiri dari 1 orang mahasiswa dan 1 orang mahasiswi.
5.2 Koordinator Panitia Orientasi Mahasiswa Baru
5.2.1 Membentuk Panitia Orientasi Mahasiswa Baru
5.2.2 Menerima Daftar Nama Mahasiswa (FM/7.5/03-01) dari Staf Bagian
Umum dan menyerahkannya kepada Panitia Orientasi Mahasiswa
Baru
5.3 Panitia Orientasi Mahasiswa Baru
5.3.1 Menerima Daftar Nama Mahasiswa dan membagi nama mahasiswa/i
ke dalam kelompok kamar yang telah ditentukan dan memasukkannya
ke dalam Daftar Kamar Mahasiswa (FM/7.5/03-02)
5.3.2 Membuat Jadwal Orientasi Mahasiswa Baru (FM/7.2/03-03) dan
menyerahkannya kepada Puket III Bidang Kemahasiswaan.
5.4 Puket III Bidang Kemahasiswaan
5.4.1 Menerima dan memeriksa Jadwal Orientasi Mahasiswa Baru :
a. Jika setuju, maka menandatangani dan menyerahkannya kepada
Panitia Orientasi Mahasiswa Baru untuk ditindaklanjuti.
b. Jika tidak setuju, maka memberikan catatan seperlunya dan
mengembalikan kepada Panitia Orientasi Mahasiswa Baru untuk
direvisi.
5.5 Panitia Orientasi Mahasiswa Baru
5.5.1 Menempelkan Daftar Kamar Mahasiswa di papan pengumuman
No. Revisi :
00
No. Dokumen :
QP / 7.5 / 03-01
Halaman :
02 dari 05
No. Salinan :
QP / 4.2 / 01
PROSEDUR KEASRAMAAN
SEKOLAH TINGGI THEOLOGI ALETHEIA Jl. Argopuro 28 – 34 (PO BOX 100) Lawang - Jawa Timur Indonesia
5.5.2 Mengambil kunci kamar dari Bapak/Ibu Asrama
5.6 Mahasiswa Baru
5.6.1 Melaporkan kehadirannya kepada Satpam.
5.7 Satpam
5.7.1 Menginformasikan kehadiran Mahasiswa Baru kepada Panitia
Orientasi Mahasiswa Baru.
5.134 Panitia Orientasi Mahasiswa Baru
5.134.1 Mengantarkan mahasiswa baru ke kamar sesuai dengan listing yang
tertera dalam Daftar Kamar Mahasiswa.
5.134.2 Memperkenalkan Mahasiswa Baru ke lingkungan asrama dan sekolah
5.134.3 Memperkenalkan Mahasiswa Baru kepada Bapak/Ibu Asrama
5.135 Bapak/ Ibu Asrama
5.135.1 Memberikan informasi ringkas mengenai pengenalan asrama
5.136 Mahasiswa Baru
5.136.1 Mengikuti kegiatan orientasi mahasiswa baru sesuai dengan jadwal
yang telah ditentukan selanjutnya mengikuti Prosedur Orientasi
Mahasiswa Baru (QP/7.2/03-01)
5.136.2 Menerima Buku Pedoman Mahasiswa (SD/7.5/03-01)
B. PEMBAGIAN KAMAR MASA KULIAH
5.1 Puket III Bidang Kemahasiswaan
5.1.1 Menugaskan Bapak dan Ibu Asrama untuk membagi kamar bagi para
Mahasiswa
5.2 Bapak / Ibu Asrama
5.2.1 Membagi kamar para mahasiswa di setiap permulaan semester baru
5.2.2 Menyiapkan kunci kamar para mahasiswa beserta dengan Buku
Peminjaman/Pengembalian Kunci Kamar (FM/7.5/01-09)
5.2.3 Membuat Daftar Kamar Mahasiswa dan menempelkannya di papan
pengumuman
5.3 Kakak Tingkat
5.3.1 Mengambil kunci kamar dan menandatangani Buku
Peminjaman/Pengembalian Kunci Kamar
5.3.2 Memberikan penjelasan kepada Mahasiswa Baru tentang tata aturan
kamar.
No. Revisi :
00
No. Dokumen :
QP / 7.5 / 03-01
Halaman :
03 dari 05
No. Salinan :
QP / 4.2 / 01
PROSEDUR KEASRAMAAN
SEKOLAH TINGGI THEOLOGI ALETHEIA Jl. Argopuro 28 – 34 (PO BOX 100) Lawang - Jawa Timur Indonesia
5.4 Mahasiswa Baru
5.4.1 Melakukan kegiatan sesuai dengan jadwal yang tertera di buku Buku
Pedoman Mahasiswa dan pengumuman-pengumuman kegiatan asrama
C. LIBUR
5.1 Kepala Asrama
5.1.1 Menerima informasi dari Puket I Bidang Akademik dan pihak-pihak
terkait mengenai Jadwal Libur (FM/7.5/01-11) dan menetapkan jadwal
libur.
5.1.2 Menempel Jadwal Libur di papan pengumuman asrama.
5.2 Mahasiswa
5.2.1 Menjalani liburan sesuai dengan jadwal dan aturan yang sudah
ditetapkan.
5.2.2 Kembali ke asrama sesuai jadwal yang telah ditetapkan.
D. IJIN KELUAR ASRAMA
5.1 Mahasiswa
5.1.1 Mengajukan permohonan ijin keluar asrama dengan mengisi Kartu Ijin
(FM/7.5/03-03) dan Buku Catatan Ijin (FM/7.5/03-04) serta
menyerahkannya kepada Bapak / Ibu Asrama
Catatan : Kartu Ijin warna biru untuk Mahasiswa, Kartu Ijin warna kuning
untuk Mahasiswi diisi pada saat mahasiswa keluar kota dan
dikumpulkan ke Senat Mahasiswa bagian Seksi Pembantu Umum 1
minggu sebelum ijin dilaksanakan, untuk kemudian diserahkan
kepada Bapak / Ibu Asrama
5.2 Bapak / Ibu Asrama
5.2.1 Menerima dan memeriksa Kartu Ijin dan Buku Catatan Ijin
a. Jika setuju, maka menandatanganinya serta menyerahkan Kartu
Ijin kepada Mahasiswa
b. Jika tidak setuju, maka memberikan alasan penolakannya.
5.3 Mahasiswa
5.3.1 Menyerahkan Kartu Ijin kepada Satpam.
5.4 Satpam
5.4.1 Menerima Kartu Ijin dan mengisi kolom tanggal, jam keluar.
No. Revisi :
00
No. Dokumen :
QP / 7.5 / 03-01
Halaman :
04 dari 05
No. Salinan :
QP / 4.2 / 01
PROSEDUR KEASRAMAAN
SEKOLAH TINGGI THEOLOGI ALETHEIA Jl. Argopuro 28 – 34 (PO BOX 100) Lawang - Jawa Timur Indonesia
5.5 Mahasiswa/i
5.5.1 Melaporkan diri kepada Satpam bahwa sudah kembali ke kampus.
5.5.2 Melaporkan diri kepada Bapak/Ibu Asrama dan mengisi jam kembali
pada Buku Catatan Ijin.
E. MENINGGALKAN ASRAMA / PENYELESAIAN STUDI
5.1 Mahasiswa
5.1.1 Mengisi formulir Penyelesaian Administrasi Studi (FM/7.5/01-08) dan
menyerahkannya kepada Kepala Asrama
5.1.2 Mengembalikan kunci kamar
5.2 Kepala Asrama
5.2.1 Menerima dan memeriksa formulir Penyelesaian Administrasi Studi :
a. Jika tidak ada tanggungan, maka menandatangani formulir formulir
Penyelesaian Administrasi Studi dan menyerahkannya kepada
Mahasiswa
b. Jika ada tanggungan, maka meminta mahasiswa untuk
menuntaskannya.
5.2.2 Menerima kunci kamar dan menandatangani Buku
Peminjaman/Pengembalian Kunci Kamar
5.3 Mahasiswa
5.3.1 Menyerahkan formulir Penyelesaian Administrasi Studi kepada Staf
Administrasi Akademik
42.0 LAMPIRAN
42.1 FM / 7.2 / 03-03 : Jadwal Orientasi Mahasiswa Baru
42.2 FM / 7.5 / 01-08 : Penyelesaian Administrasi Studi
42.3 FM / 7.5 / 01-09 : Buku Peminjaman/Pengembalian Kunci Kamar
42.4 FM / 7.5 / 01-11 : Jadwal Libur
42.5 FM / 7.5 / 03-01 : Daftar Nama Mahasiswa 42.6 FM / 7.5 / 03-02 : Daftar Kamar Mahasiswa 42.7 FM / 7.5 / 03-03 : Kartu Ijin
42.8 FM / 7.5 / 03-04 : Buku Catatan Ijin
42.9 SD / 7.5 / 03-01 : Buku Pedoman Mahasiswa
No. Revisi :
00
No. Dokumen :
QP / 7.5 / 03-01
Halaman :
05 dari 05
No. Salinan :
QP / 4.2 / 01
PROSEDUR KEASRAMAAN
SEKOLAH TINGGI THEOLOGI ALETHEIA Jl. Argopuro 28 – 34 (PO BOX 100) Lawang - Jawa Timur Indonesia
SALINAN TERKENDALI
Dokumen ini tidak dapat diperbanyak tanpa izin tertulis dari Ketua STT Aletheia
No. Dokumen :
QP / 7.5 / 03-02
No. Revisi :
00
No. Salinan :
PROSEDUR KONSELING
SEKOLAH TINGGI THEOLOGI ALETHEIA Jl. Argopuro 28 – 34 (PO BOX 100) Malang - Jawa Timur Indonesia
Distribusi Kepada :
97.0 TUJUAN
Prosedur ini bertujuan untuk mengatur mekanisme pelayanan bimbingan dan
konseling serta menetapkan tanggung jawab masing-masing pihak.
98.0 RUANG LINGKUP
Prosedur ini berlaku mulai dari pengisian formulir permintaan konseling, proses
konseling sampai dengan mencatat hasil konseling dalam catatan konseling.
99.0 DEFINISI
3.1 Konselor
Orang yang melayani konseling.
3.2 Konseli
Orang yang membutuhkan nasihat (arahan) / bimbingan sehingga semangat
hidupnya akan menyala lagi.
4.0 DOKUMEN PENDUKUNG
42.10 Pedoman Mutu Bagian 7.5 (Produksi dan Ketentuan Pelayanan)
42.11 Standar ISO 9001:2008 Klausul 7.5
42.12 IWA 2 Bagian 7.5 (Penyediaan Layanan Pendidikan)
43.0 RINCIAN PROSEDUR
5.137 Mahasiswa/i
5.137.1 Mengisi formulir Permintaan Konseling (FM/7.5/03-05) dan membuat
janji dengan konselor untuk melakukan konseling.
Dibuat oleh : Puket III Bidang Kemahasiswaan
Amos Winarto, Ph.D. Tanggal : 21 / 11 / 2014
Diperiksa oleh : Management Representative
Marthen Nainupu, M.Th Tanggal : 21 / 11 / 2014
Disetujui oleh : Ketua
Dr. Agung Gunawan, Th.M. Tanggal : 21 / 11 / 2014
RAHASIA ! Dokumen ini tidak dapat diperbanyak tanpa izin tertulis dari Ketua STT Aletheia
No. Revisi :
00
No. Dokumen :
QP / 7.5 / 03-02
Halaman :
01 dari 02
No. Salinan :
QP / 4.2 / 01
PROSEDUR KONSELING
SEKOLAH TINGGI THEOLOGI ALETHEIA Jl. Argopuro 28 – 34 (PO BOX 100) Malang - Jawa Timur Indonesia
5.138 Konselor
5.138.1 Menerima dan mencocokkan dengan agenda kegiatan Konselor.
a. Jika sesuai, menginformasikan kepada mahasiswa/i jadwal pertemuan dan tempat untuk konseling.
b. Jika tidak sesuai, maka memberikan alternatif waktu pertemuan yang lain.
5.139 Mahasiswa/i
5.139.1 Menjalani proses konseling sesuai jadwal dan mengemukakan
permasalahannya.
5.140 Konselor
5.140.1 Melakukan diagnosis untuk mengidentifikasi permasalahan
5.140.2 Memberikan pengarahan dan alternatif solusi terkait dengan
permasalahan
5.140.3 Mencatat hasil konseling dalam Catatan Konseling (FM/7.5/03-06)
5.140.4 Mengakhiri proses konseling
5.140.5 Jika konseling dianggap belum tuntas, maka membuat janji pertemuan
berikutnya.
Catatan : dalam hal konselor tidak bisa menangani permasalahan /
permasalahan tidak tuntas dan mahasiswa/i dinilai memerlukan
bantuan ahli yang lain, maka mahasiswa/i dirujuk kepada ahli
yang dimaksudkan.
44.0 LAMPIRAN
44.1 FM / 7.5 / 03-05 : Permintaan Konseling 44.2 FM / 7.5 / 03-06 : Catatan Konseling
No. Revisi :
00
No. Dokumen :
QP / 7.5 / 03-02
Halaman :
02 dari 02
No. Salinan :
QP / 4.2 / 01
PROSEDUR KONSELING
SEKOLAH TINGGI THEOLOGI ALETHEIA Jl. Argopuro 28 – 34 (PO BOX 100) Malang - Jawa Timur Indonesia
SALINAN TERKENDALI
Dokumen ini tidak dapat diperbanyak tanpa izin tertulis dari Ketua STT Aletheia
No. Dokumen :
QP / 7.5 / 03-03
No. Revisi :
00
No. Salinan :
PROSEDUR PEMILIHAN SENAT MAHASISWA
SEKOLAH TINGGI THEOLOGI ALETHEIA Jl. Argopuro 28 – 34 (PO BOX 100) Lawang - Jawa Timur Indonesia
Distribusi Kepada :
100.0 TUJUAN
Prosedur ini bertujuan untuk mengatur mekanisme pemilihan senat mahasiswa
serta menetapkan tanggung jawab masing-masing pihak.
101.0 RUANG LINGKUP
Prosedur ini berlaku mulai dari penetapan periode dan pembentukan panitia
pemilihan senat mahasiswa, umumkan kriteria calon dan masa pendaftaran,
pengajuan usulan nama calon senat dan penetapannya, pelaksanaan proses
pemilihan, pembuatan laporan hasil pemilihan dan penetapan senat mahasiswa
yang baru, pelaksanaan program kegiatan sampai dengan laporan pertanggung
jawaban.
102.0 DEFINISI
Tidak ada
103.0 DOKUMEN PENDUKUNG
103.3 Pedoman Mutu Bagian 7.5 (Produksi dan Ketentuan Pelayanan)
103.4 Standar ISO 9001:2008 Klausul 7.5
103.5 IWA 2 Bagian 7.5 (Penyediaan Layanan Pendidikan)
45.0 RINCIAN PROSEDUR
5.141 Pembatu Ketua III Bidang Kemahasiswaan
5.141.1 Menetapkan periode pemilihan Senat Mahasiswa.
5.141.2 Menugaskan Senat Mahasiswa untuk membentuk Panitia Sidang
Pemilihan Senat Mahasiswa.
5.142 Senat Mahasiswa
5.142.1 Membentuk Panitia Sidang Pemilihan Senat Mahasiswa
Dibuat oleh : Puket III Bidang Kemahasiswaan
Amos Winarto, Ph.D. Tanggal : 21 / 11 / 2014
Diperiksa oleh : Management Representative
Marthen Nainupu, M.Th Tanggal : 21 / 11 / 2014
Disetujui oleh : Ketua
Dr. Agung Gunawan, Th.M. Tanggal : 21 / 11 / 2014
RAHASIA ! Dokumen ini tidak dapat diperbanyak tanpa izin tertulis dari Ketua STT Aletheia
No. Revisi :
00
No. Dokumen :
QP / 7.5 / 03-03
Halaman :
01 dari 03
No. Salinan :
QP / 4.2 / 01
PROSEDUR
PEMILIHAN SENAT MAHASISWA
SEKOLAH TINGGI THEOLOGI ALETHEIA Jl. Argopuro 28 – 34 (PO BOX 100) Lawang - Jawa Timur Indonesia
5.143 Panitia Sidang Pemilihan Senat Mahasiswa
5.143.1 Mengumumkan kriteria calon dan masa pendaftaran calon.
5.143.2 Menerima dan mengumpulkan calon yang memenuhi syarat.
5.143.3 Mengajukan Usulan Nama Calon Senat (FM/7.5/03-12) kepada
Pembantu Ketua III Bidang Kemahasiswaan.
5.144 Pembantu Ketua III Bidang Kemahasiswaan
5.144.1 Menerima dan memeriksa usulan nama calon Senat :
a. Jika setuju, maka menandatangani Form Usulan Nama Calon Senat
b. Jika tidak setuju, maka mengembalikan Usulan Nama Calon Senat
kepada Panitia Sidang Pemilihan Senat Mahasiswa untuk direvisi.
5.145 Panitia Sidang Pemilihan Senat Mahasiswa
5.145.1 Melaksanakan proses pemilihan dan menyampaikan hasilnya ke
Pembantu Ketua III Bidang Kemahasiswaan.
5.146 Pembantu Ketua III Bidang Kemahasiswaan
5.146.1 Menerima dan memeriksa Laporan Hasil Pemilihan (FM/7.5/03-13) :
a. Jika setuju, maka membawa Laporan Hasil Pemilihan kepada rapat
Senat STT Aletheia.
b. Jika tidak setuju, maka mengembalikan Laporan Hasil Pemilihan
kepada Panitia Sidang Pemilihan Senat Mahasiswa untuk direvisi.
5.147 Senat STT Aletheia
5.147.1 Menerima dan memeriksa Laporan Hasil Pemilihan :
a. Jika setuju, maka menetapkan Senat Mahasiswa yang baru dan
meminta untuk melengkapi kepengurusan.
b. Jika tidak setuju, maka mengembalikan Laporan Hasil Pemilihan
kepada Panitia Sidang Pemilihan Senat Mahasiswa untuk direvisi.
5.148 Panitia Sidang Pemilihan Senat Mahasiswa
5.148.1 Melakukan proses pembubaran Senat Mahasiswa yang lama &
pembubaran Panitia Sidang Pemilihan Senat
5.149 Ketua Senat Mahasiswa
5.149.1 Melaksanakan program kegiatan Senat Mahasiswa.
5.149.2 Menyerahkan Laporan Pertanggung Jawaban (FM/7.5/03-14) satu
bulan sebelum berakhirnya masa kepengurusan.
5.149.3 Mengusulkan Panitia Sidang Pemilihan Senat Mahasiswa.
No. Revisi :
00
No. Dokumen :
QP / 7.5 / 03-03
Halaman :
02 dari 03
No. Salinan :
QP / 4.2 / 01
PROSEDUR
PEMILIHAN SENAT MAHASISWA
SEKOLAH TINGGI THEOLOGI ALETHEIA Jl. Argopuro 28 – 34 (PO BOX 100) Lawang - Jawa Timur Indonesia
5.150 Pembantu Ketua III Bidang Kemahasiswaan
5.150.1 Menerima dan memeriksa Laporan Pertanggung Jawaban:
a. Jika setuju, maka membentuk Panitia Sidang Pemilihan Senat
Mahasiswa, dan selanjutnya seperti butir 5.1.2 serta mengarsipkan
Laporan Pertanggung Jawaban.
b. Jika tidak setuju, maka mengembalikan Laporan Pertanggung
Jawaban kepada Ketua Senat Mahasiswa untuk direvisi.
6.0 LAMPIRAN
6.1 FM / 7.5 / 03-12 : Usulan Nama Calon Senat 6.2 FM / 7.5 / 03-13 : Laporan Hasil Pemilihan 6.3 FM / 7.5 / 03-14 : Laporan Pertanggung Jawaban
No. Revisi :
00
No. Dokumen :
QP / 7.5 / 03-03
Halaman :
02 dari 03
No. Salinan :
QP / 4.2 / 01
PROSEDUR
PEMILIHAN SENAT MAHASISWA
SEKOLAH TINGGI THEOLOGI ALETHEIA Jl. Argopuro 28 – 34 (PO BOX 100) Lawang - Jawa Timur Indonesia
SALINAN TERKENDALI
Dokumen ini tidak dapat diperbanyak tanpa izin tertulis dari Ketua STT Aletheia
No. Dokumen :
QP / 7.5 / 03-04
No. Revisi :
00
No. Salinan :
PROSEDUR PELAYANAN MAHASISWA KELUAR KAMPUS
SEKOLAH TINGGI THEOLOGI ALETHEIA Jl. Argopuro 28 – 34 (PO BOX 100) Malang - Jawa Timur Indonesia
Distribusi Kepada :
104.0 TUJUAN
Prosedur ini bertujuan untuk mengatur mekanisme pelayanan mahasiswa keluar
kampus serta menetapkan tanggung jawab masing-masing pihak.
105.0 RUANG LINGKUP
Prosedur ini berlaku mulai dari menerima surat permintaan pelayanan dari gereja
dan institusi kristen dan daftar permintaan praktek pelayanan mahasiswa serta
membahasnya dalam rapat, membuat surat balasan kepada gereja dan institusi
kristen serta membuat surat tugas, memberikan pembekalan kepada mahasiswa
yang akan praktek, pelaksanaan praktek lapangan sampai dengan mengevaluasi
hasil praktek dan mengarsipkannya.
106.0 DEFINISI
Tidak ada
107.0 DOKUMEN PENDUKUNG
45.1 Pedoman Mutu Bagian 7.5.1 (Pengendalian Produksi dan Penyediaan Jasa) 45.2 Standar ISO 9001: 2008 Klausul 7.5.1
46.0 RINCIAN PROSEDUR
5.151 Ketua
5.151.1 Menerima surat permintaan pelayanan dari gereja dan institusi Kristen
di Indonesia
5.151.2 Membuat Daftar Permintaan Praktek Pelayanan Mahasiswa
(FM/7.5/03-07) berdasarkan kriteria yang diminta dari gereja dan
institusi Kristen.
5.151.3 Mendistribusikan Daftar Permintaan Praktek Pelayanan Mahasiswa
kepada seluruh Dosen dan membahasnya dalam Rapat Senat STT
Aletheia.
5.151.4 Menerima hasil keputusan rapat yang berupa Notula Rapat
(FM/7.5/00-01).
Dibuat oleh : Puket III Bidang Kemahasiswaan
Amos Winarto, Ph.D. Tanggal : 21 / 11 / 2014
Diperiksa oleh : Management Representative
Marthen Nainupu, M.Th Tanggal : 21 / 11 / 2014
Disetujui oleh : Ketua
Dr. Agung Gunawan, Th.M. Tanggal : 21 / 11 / 2014
RAHASIA ! Dokumen ini tidak dapat diperbanyak tanpa izin tertulis dari Ketua STT Aletheia
No. Revisi :
00
No. Dokumen :
QP / 7.5 / 03-04
Halaman :
01 dari 03
No. Salinan :
QP / 4.2 / 01
PROSEDUR PELAYANAN MAHASISWA KELUAR KAMPUS
SEKOLAH TINGGI THEOLOGI ALETHEIA Jl. Argopuro 28 – 34 (PO BOX 100) Malang - Jawa Timur Indonesia
5.151.5 Berdasarkan hasil rapat, meminta Staf Bagian Umum membuat Surat
Balasan (FM/7.5/03-08) kepada gereja dan institusi Kristen di
Indonesia yang bersangkutan.
5.152 Staf Bagian Umum
5.152.1 Membuat Surat Balasan kepada gereja dan institusi Kristen serta
membuat Surat Tugas (FM/7.5/03-09) untuk mahasiswa yang akan
praktek menyerahkannya kepada Ketua.
5.152.2 Membuat Daftar Mahasiswa Praktek (FM/7.5/03-10) dan di tempel di
papan pengumuman.
5.153 Ketua
5.153.1 Menerima dan memeriksa surat balasan dan Surat Tugas :
a. Jika setuju, maka menandatangani dan menyerahkan kepada Staf
Bagian Umum untuk ditindaklanjuti.
b. Jika tidak setuju, maka mengembalikan kepada Staf Bagian Umum
untuk direvisi.
5.154 Staf Bagian Umum
5.154.1 Mengirimkan Surat Balasan beserta dengan Lembar Evaluasi
(FM/7.5/03-11) via pos atau dititipkan kepada mahasiswa yang
praktek pelayanan di gereja dan institusi Kristen yang bersangkutan
5.154.2 Menyerahkan Surat Tugas kepada mahasiswa yang akan pelayanan.
Catatan : untuk praktek akhir pekan dan dua bulan, surat jawaban berlaku
juga sebagai Surat Tugas.
5.155 Mahasiswa
5.155.1 Sesuai dengan Daftar Mahasiswa Praktek yang ditempel di papan
pengumuman, menghubungi gereja yang akan mereka layani dan
melaporkan hasil pembicaraan kepada Pembantu Ketua III Bidang
Kemahasiswaan.
5.156 Pembantu Ketua III Bidang Kemahasiswaan
5.156.1 Memberikan pembekalan mahasiswa yang akan praktik sesuai dengan
Buku Pedoman Pelayanan (SD/7.5/03-01).
5.157 Mahasiswa
5.157.1 Melaksanakan praktek pelayanan sesuai dengan waktu yang
ditentukan.
5.157.2 Membuat Laporan Praktek dan menyerahkannya kepada Pembantu
Ketua III Bidang Kemahasiswaan.
No. Revisi :
00
No. Dokumen :
QP / 7.5 / 03-04
Halaman :
02 dari 03
No. Salinan :
QP / 4.2 / 01
PROSEDUR PELAYANAN MAHASISWA KELUAR KAMPUS
SEKOLAH TINGGI THEOLOGI ALETHEIA Jl. Argopuro 28 – 34 (PO BOX 100) Malang - Jawa Timur Indonesia
Catatan : khusus untuk mahasiswa praktek akhir pekan tidak membuat
laporan, hasil pelayanan dievaluasi dari Lembar Evaluasi yang
dikembalikan dari gereja dan institusi Kristen yang bersangkutan.
5.158 Pembantu Ketua III Bidang Kemahasiswaan
5.158.1 Menerima Laporan Praktek mahasiswa dan Lembar Evaluasi dari
gereja/institusi Kristen.
5.158.2 Menidaklajuti Lembar Evaluasi :
a. Untuk praktek satu tahun dibahas dalam Rapat Senat STT
Aletheia, dan hasilnya di catat dalam Notula Rapat.
b. Untuk mahasiswa praktek week end dan dua bulan, Lembar
Evaluasi diserahkan kepada Pembimbing Family Group sebagai
dasar evaluasi dan bimbingan kepada mahasiswa yang
bersangkutan.
5.158.3 Menyerahkan Lembar Evaluasi kepada Staf Bagian Umum untuk
diarsipkan.
47.0 LAMPIRAN
47.1 FM / 7.5 / 00-01 : Notula Rapat 47.2 FM / 7.5 / 03-07 : Daftar Permintaan Praktek Pelayanan Mahasiswa 47.3 FM / 7.5 / 03-08 : Surat Balasan
47.4 FM / 7.5 / 03-09 : Surat Tugas
47.5 FM / 7.5 / 03-10 : Daftar Mahasiswa Praktek
47.6 FM / 7.5 / 03-11 : Lembar Evaluasi
47.7 SD / 7.5 / 03-01 : Buku Pedoman Pelayanan
No. Revisi :
00
No. Dokumen :
QP / 7.5 / 03-04
Halaman :
03 dari 03
No. Salinan :
QP / 4.2 / 01
PROSEDUR PELAYANAN MAHASISWA KELUAR KAMPUS
SEKOLAH TINGGI THEOLOGI ALETHEIA Jl. Argopuro 28 – 34 (PO BOX 100) Malang - Jawa Timur Indonesia
SALINAN TERKENDALI
Dokumen ini tidak dapat diperbanyak tanpa izin tertulis dari Ketua STT Aletheia
No. Dokumen :
QP / 7.5 / 04-01
No. Revisi :
00
No. Salinan :
PROSEDUR PELAKSANAAN PROGRAM KEGIATAN
SEKOLAH TINGGI THEOLOGI ALETHEIA Jl. Argopuro 28 – 34 (PO BOX 100) Lawang - Jawa Timur Indonesia
Distribusi Kepada :
108.0 TUJUAN
Prosedur ini bertujuan untuk mengatur mekanisme pelaksanaan program kegiatan
dan menetapkan tanggung jawab masing-masing pihak.
109.0 RUANG LINGKUP
Prosedur ini berlaku mulai dari buat rancangan program kegiatan selama 1 (satu)
tahun, penunjukan dan mengangkat ketua panitia program kegiatan, pembuatan
proposal program kegiatan dan pelaksanaannya sesuai dengan jadwal/agenda
kegiatan yang telah ditetapkan, pembuatan laporan hasil pelaksanaan program
kegiatan sampai dengan pengarsipannya.
110.0 DEFINISI
Tidak ada
111.0 DOKUMEN PENDUKUNG
47.8 Pedoman Mutu Bagian 7.5 (Produksi dan Ketentuan Pelayanan)
47.9 Standar ISO 9001:2008 Klausul 7.5
111.3 IWA 2 Bagian 7.5 (Penyediaan Layanan Pendidikan)
48.0 RINCIAN PROSEDUR
A. Kegiatan Eksternal
5.159 Kepala Bagian Urusan Eksternal
5.159.1 Membuat Rancangan Program Kegiatan (FM/7.5/04-01) selama 1
(satu) tahun.
5.159.2 Mengajukan rancangan program kegiatan kepada Pembantu Ketua IV
Bidang Kemitraan dan Pengabdian Masyarakat.
Dibuat oleh : Puket IV Bid. Kemitraan & Pengabdian
Masyarakat
Dr. Agung Gunawan, Th.M. Tanggal : 21 / 11 / 2014
Diperiksa oleh : Management Representative
Marthen Nainupu, M.Th Tanggal : 21 / 11 / 2014
Disetujui oleh : Ketua
Dr. Agung Gunawan, Th.M. Tanggal : 21 / 11 / 2014
RAHASIA ! Dokumen ini tidak dapat diperbanyak tanpa izin tertulis dari Ketua STT Aletheia
No. Revisi :
00
No. Dokumen :
QP / 7.5 / 04-01
Halaman :
01 dari 03
No. Salinan :
QP / 4.2 / 01
PROSEDUR PELAKSANAAN PROGRAM KEGIATAN
SEKOLAH TINGGI THEOLOGI ALETHEIA Jl. Argopuro 28 – 34 (PO BOX 100) Lawang - Jawa Timur Indonesia
5.160 Pembantu Ketua IV Bidang Kemitraan dan Pengabdian Masyarakat
5.160.1 Menerima dan memeriksa rancangan program kegiatan :
a. Jika setuju, maka membawa rancangan program kegiatan kedalam
rapat Senat STT Aletheia.
b. Jika tidak setuju, maka mengembalikan kepada Kepala Bagian
Urusan Eksternal untuk direvisi.
5.160.2 Membuat keputusan berdasarkan hasil dari rapat Senat STT Aletheia
dan menyerahkannya kepada Kepala Bagian Urusan Eksternal untuk
ditindaklanjuti.
5.161 Kepala Bagian Urusan Eksternal
5.161.1 Menunjuk dan mengangkat Ketua Panitia program kegiatan.
5.162 Ketua Panitia Program Kegiatan
5.162.1 Melengkapi susunan panitia dan membuat Proposal Program Kegiatan
(FM/7.5/ 04-02) dan menyerahkannya kepada Kepala Bagian
Eksternal.
5.163 Kepala Bagian Eksternal
5.163.1 Menerima dan memeriksa Proposal Program Kegiatan :
a. Jika setuju, maka menandatangani dan menyerahkan kepada :
- Copy 1 untuk Ketua Panitia Program Kegiatan untuk
ditindaklanjuti
- Copy 2 untuk Bendahara
- Asli untuk Arsip Kepala Bagian Internal
5.163.2 Membuat SK penetapannya dan menyerahkan kepada :
a. Asli untuk Panitia Program Kegiatan
b. Copy 1 untuk arsip
5.164 Ketua Panitia Program Kegiatan
5.164.1 Melaksanakan program kegiatan sesuai dengan jadwal/agenda
kegiatan yang telah ditetapkan.
5.164.2 Membuat Laporan Hasil Pelaksanaan Program Kegiatan (FM/7.5/ 04-
03) dan menyerahkannya kepada Bendahara.
5.165 Bendahara
5.165.1 Menerima dan memeriksa Laporan Hasil Pelaksanaan Program
Kegiatan :
a. Jika setuju, maka menandatangani dan menyerahkan kepada Ketua
Panitia Program Kegiatan ditindaklanjuti.
No. Revisi :
00
No. Dokumen :
QP / 7.5 / 04-01
Halaman :
02 dari 03
No. Salinan :
QP / 4.2 / 01
PROSEDUR PELAKSANAAN PROGRAM KEGIATAN
SEKOLAH TINGGI THEOLOGI ALETHEIA Jl. Argopuro 28 – 34 (PO BOX 100) Lawang - Jawa Timur Indonesia
b. Jika tidak setuju, maka meminta Ketua Panitia Program Kegiatan
untuk melengkapi.
5.166 Ketua Panitia Program Kegiatan
5.166.1 Menyerahkan Laporan Hasil Pelaksanaan Program Kegiatan kepada
Kepala Bagian Eksternal.
5.167 Kepala Bagian Eksternal
5.167.1 Menerima dan memeriksa Laporan Hasil Pelaksanaan Program
Kegiatan :
a. Jika setuju, maka menandatangani dan mengarsipkannya.
b. Jika tidak setuju, maka mengembalikan kepada Ketua Panitia
Program Kegiatan untuk direvisi.
B. Kegiatan Internal
5.1 Kepala Bagian Internal
5.1.1 Menunjuk dan mengangkat Ketua Panitia program kegiatan.
5.2 Ketua Panitia Program Kegiatan
5.2.1 Melengkapi susunan panitia dan membuat Proposal Program Kegiatan
dan menyerahkannya kepada Kepala Bagian Internal.
5.3 Kepala Bagian Internal
5.3.1 Menerima dan memeriksa Proposal Program Kegiatan :
a. Jika setuju, maka menandatangani dan menyerahkan kepada :
- Asli untuk Kepala Bagian Internal
- Copy 1 untuk Ketua Panitia Program Kegiatan untuk
ditindaklanjuti
- Copy 2 untuk Bendahara
b. Membuat SK penetapannya dan menyerahkan kepada :
c. Asli untuk Panitia Program Kegiatan
d. Copy 1 untuk arsip
5.4 Ketua Panitia Program Kegiatan
5.4.1 Melaksanakan program kegiatan sesuai dengan jadwal/agenda
kegiatan yang telah ditetapkan.
5.4.2 Membuat Laporan Hasil Pelaksanaan Program Kegiatan dan
menyerahkannya kepada Bendahara.
No. Revisi :
00
No. Dokumen :
QP / 7.5 / 04-01
Halaman :
02 dari 03
No. Salinan :
QP / 4.2 / 01
PROSEDUR PELAKSANAAN PROGRAM KEGIATAN
SEKOLAH TINGGI THEOLOGI ALETHEIA Jl. Argopuro 28 – 34 (PO BOX 100) Lawang - Jawa Timur Indonesia
5.5 Bendahara
5.5.1 Menerima dan memeriksa laporan Hasil Pelaksanaan Program
Kegiatan :
a. Jika setuju, maka menandatangani dan menyerahkan kepada Ketua
Panitia Program Kegiatan ditindaklanjuti.
b. Jika tidak setuju, maka meminta Ketua Panitia Program Kegiatan
untuk melengkapi.
5.6 Ketua Panitia Program Kegiatan
5.6.1 Menyerahkan laporan Hasil Pelaksanaan Program Kegiatan kepada
Kepala Bagian Internal
5.7 Kepala Bagian Internal
5.7.1 Menerima dan memeriksa Laporan Hasil Pelaksanaan Program
Kegiatan :
a. Jika setuju, maka menandatangani dan mengarsipkannya.
b. Jika tidak setuju, maka mengembalikan kepada Ketua Panitia
Program Kegiatan untuk direvisi.
49.0 LAMPIRAN
49.1 FM / 7.5 / 04-01 : Rancangan Program Kegiatan 49.2 FM / 7.5 / 04-02 : Proposal Program Kegiatan 49.3 FM / 7.5 / 04-03 : Laporan Hasil Pelaksanaan Program Kegiatan
No. Revisi :
00
No. Dokumen :
QP / 7.5 / 04-01
Halaman :
02 dari 03
No. Salinan :
QP / 4.2 / 01
PROSEDUR PELAKSANAAN PROGRAM KEGIATAN
SEKOLAH TINGGI THEOLOGI ALETHEIA Jl. Argopuro 28 – 34 (PO BOX 100) Lawang - Jawa Timur Indonesia
SALINAN TERKENDALI
Dokumen ini tidak dapat diperbanyak tanpa izin tertulis dari Ketua STT Aletheia
No. Dokumen :
QP / 8.2 / 00-01
No. Revisi :
00
No. Salinan :
PROSEDUR AUDIT MUTU INTERNAL
SEKOLAH TINGGI THEOLOGI ALETHEIA Jl. Argopuro 28 – 34 (PO BOX 100) Lawang - Jawa Timur Indonesia
Distribusi Kepada :
112.0 TUJUAN
Prosedur ini bertujuan untuk memastikan bahwa audit mutu internal dilaksanakan
dengan sistematis, efektif dan mengikuti tata cara yang telah ditetapkan serta
terjadwal, dan menetapkan tanggung jawab masing-masing pihak dalam proses
audit mutu internal.
113.0 RUANG LINGKUP
Prosedur ini berlaku untuk semua kegiatan audit mutu internal, mulai
penjadwalan, persiapan, pelaksanaan, pelaporan sampai tindak lanjut hasil audit.
114.0 DEFINISI
3.19 Auditor
Pihak pemeriksa dalam suatu audit mutu internal.
3.20 Auditee
Pihak yang diperiksa dalam suatu audit mutu internal.
3.21 CAR (Correction Active Request)
Laporan hasil pemeriksaan audit mutu internal.
3.22 Catatan Status CAR
Sebuah daftar yang digunakan untuk mencatat status ketuntasan seluruh
CAR yang dihasilkan dalam suatu periode audit mutu internal.
115.0 DOKUMEN PENDUKUNG
49.4 Pedoman Mutu Bagian 8.2.2 (Audit Internal) 49.5 Standar ISO 9001:2008 Klausul 8.2.2
Dibuat oleh, Management Representative
Marthen Nainupu, M.Th Tanggal : 21 / 11 / 2014
Diperiksa oleh, Management Representative
Marthen Nainupu, M.Th Tanggal : 21 / 11 / 2014
Disetujui oleh, Ketua
Pdt. Dr. Agung Gunawan, Th.M. Tanggal : 21 / 11 / 2014
RAHASIA ! Dokumen ini tidak dapat diperbanyak tanpa izin tertulis dari Ketua STT Aletheia
No. Revisi :
00
No. Dokumen :
QP / 8.2 / 00-01
Halaman :
01 dari 04
No. Salinan :
QP / 4.2 / 01
PROSEDUR AUDIT MUTU INTERNAL
SEKOLAH TINGGI THEOLOGI ALETHEIA Jl. Argopuro 28 – 34 (PO BOX 100) Lawang - Jawa Timur Indonesia
50.0 RINCIAN PROSEDUR
A. Persiapan Audit Mutu Internal
5.168 Wakil Manajemen (Management Representative)
5.168.1 Membentuk tim audit yang bersifat independen, yaitu beranggotakan
auditor yang tidak berasal dari satu bagian saja dan bukan dari bagian
yang akan diaudit. Syarat bagi auditor adalah harus sudah pernah
mengikuti pelatihan teknik audit mutu internal.
5.168.2 Membuat Jadwal Tahunan Audit Mutu Internal (FM/8.2/00-01) untuk
satu tahun. Audit terjadwal dilaksanakan secara berkala sekurang-
kurangnya setiap 6 (enam) bulan sekali atau sewaktu-waktu bila
diperlukan.
5.168.3 Membuat Jadwal Pelaksanaan Audit Mutu Internal (FM/8.2/00-02)
yang berisi informasi tanggal audit, tim auditor, dokumen dan auditee
berdasarkan Jadwal Tahunan Audit Mutu Internal.
5.168.4 Mendistribusikan jadwal audit kepada auditor dan pimpinan bagian
yang diaudit / auditee.
5.169 Auditor / Lead Auditor (Auditor Kepala)
5.169.1 Menerima jadwal audit dan melakukan persiapan audit dengan cara :
a. Mempelajari dokumen berkaitan dengan bagian yang akan diaudit
berupa Pedoman Mutu, Prosedur Mutu, Instruksi Kerja, dan lain-
lain.
b. Meninjau dokumen dan kesesuaiannya dengan standar ISO 9001.
c. Melakukan konsultasi dengan Wakil Manajemen untuk
memperoleh masukan tentang area yang perlu difokuskan dalam
audit.
d. Membuat daftar periksa audit dengan menggunakan Formulir
Daftar Periksa Audit Mutu Internal (FM/8.2/00-03).
5.169.2 Melakukan konfirmasi dengan pimpinan bagian yang diaudit / auditee
mengenai jadwal audit yang telah dibuat oleh Wakil Manajemen,
kemudian memberikan informasi kesepakatan tersebut kepada Wakil
Manajemen (termasuk jika terjadi perubahan jadwal).
B. Pelaksanaan Audit Mutu Internal
5.1 Auditor / Lead Auditor (Auditor Kepala)
5.1.1 Melaksanakan audit mutu internal dengan panduan daftar periksa yang
telah dibuat. Secara umum acara audit adalah sebagai berikut :
5.169.3 Pertemuan Pembukaan untuk menjelaskan rencana pelaksanaan audit.
No. Revisi :
00
No. Dokumen :
QP / 8.2 / 00-01
Halaman :
02 dari 04
No. Salinan :
QP / 4.2 / 01
PROSEDUR AUDIT MUTU INTERNAL
SEKOLAH TINGGI THEOLOGI ALETHEIA Jl. Argopuro 28 – 34 (PO BOX 100) Lawang - Jawa Timur Indonesia
a. Pelaksanaan Audit, yaitu dengan cara melakukan wawancara,
monitoring data, tes data, pemeriksaan dokumen, observasi
kegiatan dan observasi kondisi.
b. Menuliskan bukti-bukti audit yang menjadi dasar kesesuaian
maupun ketidaksesuaian pada kolom audit evidence dalam
Formulir Daftar Periksa Audit Mutu Internal.
c. Pertemuan Tim, yaitu pertemuan khusus auditor untuk membahas
temuan-temuan yang didapatkan selama pelaksanaan audit serta
menentukan kesimpulan dan tindak lanjut dari kesimpulan
tersebut.
d. Pertemuan Penutupan, yaitu pertemuan yang berisi ucapan terima
kasih, penjelasan hasil audit serta melakukan pembahasan
tindakan koreksi
C. Laporan dan Tindak Lanjut Audit Mutu Internal
5.1 Auditor / Lead Auditor
5.1.1 Menuliskan ketidaksesuaian ke dalam Formulir Corrective Action
Request (FM/8.2/00-04), dengan disertai detail ketidaksesuaian, yang
ditandatanganinya bersama Auditee.
Formulir CAR dibuat rangkap 2 (dua). Salinan pertama diserahkan
kepada Wakil Manajemen dan salinan kedua diserahkan kepada
pimpinan bagian yang diaudit / auditee.
5.1.2 Membahas hasil audit bersama Wakil Manajemen untuk meninjau
ketidaksesuaian yang ada, serta memutuskan keragu-raguan penemuan
audit.
5.2 Auditee
5.2.1 Menuliskan tindakan koreksi dan pencegahan yang diperlukan serta
menentukan tanggal batas verifikasi pada Formulir CAR kemudian
menandatanganinya.
5.2.2 Menyimpan salinan Formulir CAR.
5.2.3 Melakukan tindakan perbaikan sesuai dengan hasil audit.
5.3 Auditor / Lead Auditor
5.3.1 Melakukan verifikasi terhadap ketuntasan pelaksanaan tindakan
koreksi dan pencegahan sesuai dengan tanggal batas yang telah
disepakati.
5.3.2 Menentukan perlu tidaknya melakukan audit kembali berdasarkan
hasil verifikasi.
No. Revisi :
00
No. Dokumen :
QP / 8.2 / 00-01
Halaman :
03 dari 04
No. Salinan :
QP / 4.2 / 01
PROSEDUR AUDIT MUTU INTERNAL
SEKOLAH TINGGI THEOLOGI ALETHEIA Jl. Argopuro 28 – 34 (PO BOX 100) Lawang - Jawa Timur Indonesia
5.4 Wakil Manajemen
5.4.1 Menentukan kelayakan ketuntasan tindakan atas audit yang telah
dilaksanakan :
a. Jika telah dinyatakan selesai, menyerahkan dokumen CAR dan
Daftar Periksa Audit Mutu Internal kepada Document Controller
untuk dimasukkan dalam Catatan Status CAR (FM/8.2/00-05).
b. Jika dinyatakan belum selesai, menyerahkan dokumen CAR dan
Daftar Periksa Audit Mutu Internal kepada Auditor / Lead Auditor
untuk diverifikasi kembali
5.5 Document Controller
5.5.1 Menuliskan hasil audit dan status ketuntasannya dalam Catatan Status
CAR.
5.5.2 Memeriksa seluruh CAR apakah sudah dilakukan verifikasi oleh
auditor hingga dinyatakan tuntas.
5.5.3 Memberikan informasi kepada Wakil Manajemen jika terdapat CAR
yang belum tuntas setelah melewati tanggal batas ketuntasannya.
5.6 Wakil Manajemen
5.6.1 Menindaklanjuti atas CAR yang belum selesai setelah melewati
tanggal batas ketuntasannya dengan melakukan koordinasi dengan
auditor dan atau auditee terkait.
5.6.2 Menuliskan ketuntasan seluruh audit mutu internal dalam Jadwal
Audit Internal tahunan pada jadwal yang sesuai.
6.0 LAMPIRAN
6.1 FM / 8.2 / 00-01 : Jadwal Tahunan Audit Mutu Internal
6.2 FM / 8.2 / 00-02 : Jadwal Pelaksanaan Audit Mutu Internal
6.3 FM / 8.2 / 00-03 : Daftar Periksa Audit Mutu Internal
6.4 FM / 8.2 / 00-04 : Corrective Action Request
6.5 FM / 8.2 / 00-05 : Catatan Status CAR
No. Revisi :
00
No. Dokumen :
QP / 8.2 / 00-01
Halaman :
04 dari 04
No. Salinan :
QP / 4.2 / 01
PROSEDUR AUDIT MUTU INTERNAL
SEKOLAH TINGGI THEOLOGI ALETHEIA Jl. Argopuro 28 – 34 (PO BOX 100) Lawang - Jawa Timur Indonesia
SALINAN TERKENDALI
Dokumen ini tidak dapat diperbanyak tanpa izin tertulis dari Ketua STT Aletheia
No. Dokumen :
QP / 8.2 / 01-01
No. Revisi :
00
No. Salinan :
PROSEDUR UJIAN SEMESTER
SEKOLAH TINGGI THEOLOGI ALETHEIA Jl. Argopuro 28 – 34 (PO BOX 100) Malang - Jawa Timur Indonesia
Distribusi Kepada :
116.0 TUJUAN
Prosedur ini bertujuan untuk mengatur mekanisme pelaksanaan ujian semester
serta menetapkan tanggung jawab masing-masing pihak yang terkait.
117.0 RUANG LINGKUP
Prosedur ini berlaku mulai dari penyusunan jadwal ujian akhir semester,
pendistribusian surat pemberitahuan ujian semester, membuat dan menggandakan
soal ujian, melaksanakan ujian sesuai dengan jadwal dan memasukkan hasilnya
kedalam daftar nilai dan membuat laporan rekapitulasi hasil studi mahasiswa,
membuat surat penghentian studi untuk mahasiswa yang tidak memenuhi standard
yang ditetapkan dan Buku Pedoman Mahasiswa sampai dengan penyelesaian
administrasi studi.
118.0 DEFINISI
Tidak ada
119.0 DOKUMEN PENDUKUNG
50.1 Pedoman Mutu Bagian 8.2.3 (Pemantauan dan Pengukuran Proses)
50.2 Standar ISO 9001 : 2008 Klausul 8.2.3
51.0 RINCIAN PROSEDUR
5.170 Ketua Program Studi
5.170.1 Menyusun Jadwal Ujian Akhir Semester (FM/8.2/01-02) dan
menyerahkan kepada Puket I Bidang Akademik.
Dibuat oleh : Pembantu Ketua I Bidang Akademik
Mariani Febriana, Th.M. Tanggal : 21 / 11 / 2014
Diperiksa oleh : Management Representative
Pdt. Marthen Nainupu, M.Th Tanggal : 21 / 11 / 2014
Disetujui oleh : Rektor
Pdt. Dr. Agung Gunawan, Th.M. Tanggal : 21 / 11 / 2014
RAHASIA ! Dokumen ini tidak dapat diperbanyak tanpa izin tertulis dari Ketua STT Aletheia
No. Revisi :
00
No. Dokumen :
QP / 8.2 / 01-01
Halaman :
01 dari 04
No. Salinan :
QP / 4.2 / 01
PROSEDUR UJIAN SEMESTER
SEKOLAH TINGGI THEOLOGI ALETHEIA Jl. Argopuro 28 – 34 (PO BOX 100) Malang - Jawa Timur Indonesia
5.171 Puket I Bidang Akademik
5.171.1 Menerima dan memeriksa Jadwal Ujian Akhir Semester :
k. Jika setuju, maka menandatangani dan menyerahkan kepada Ketua
Program Studi untuk ditindaklanjuti.
l. Jika tidak setuju, maka mengembalikan kepada Ketua Program
Studi untuk direvisi.
5.172 Ketua Program Studi
5.172.1 Menyerahkan Jadwal Ujian Akhir Semester yang telah ditandatangani
Puket Bidang Akademik kepada Staf Administrasi Akademik.
5.173 Staf Administrasi Akademik
5.173.1 Menerima Jadwal Ujian Akhir Semester.
5.173.2 Membuat Surat Pemberitahuan Ujian Semester (FM/8.2/01-03) kepada
Dosen Pengampu dan menyerahkannya kepada Puket Bidang
Akademik.
5.174 Puket Bidang Akademik
5.174.1 Menerima dan memeriksa Surat Pemberitahuan Ujian Semester :
a. Jika setuju, menandatangani dan menyerahkan kepada Staf
Administrasi Akademik untuk ditindaklanjuti
b. Jika tidak setuju, maka mengembalikan kepada Staf Administrasi
Akademik untuk direvisi.
5.175 Staf Administrasi Akademik
5.175.1 Mendistribusikan Surat Pemberitahuan Ujian Semester dengan
dilampiri Jadwal Ujian Akhir Semester dan Daftar Nilai (FM/8.2/01-
01) kepada Dosen Pengampu.
5.175.2 Mendistribusikan Jadwal Ujian Akhir Semester kepada mahasiswa.
5.176 Dosen Pengampu
5.176.1 Membuat dan menggandakan soal ujian
5.176.2 Membagikan soal ujian kepada mahasiswa dan mengawasi proses
pelaksanaan ujian sesuai dengan jadwal yang telah ditentukan
5.177 Mahasiswa
5.177.1 Menunjukkan Kartu Mengikuti Ujian (FM/8.2/01-04) di kelas dan
melaksanakan ujian sesuai dengan jadwal yang telah ditentukan dan
menandatangani Kartu Hadir Kuliah (FM/7.5/01-02).
5.177.2 Menyerahkan hasil ujian kepada Dosen Pengampu
No. Revisi :
00
No. Dokumen :
QP / 8.2 / 01-01
Halaman :
02 dari 04
No. Salinan :
QP / 4.2 / 01
PROSEDUR UJIAN SEMESTER
SEKOLAH TINGGI THEOLOGI ALETHEIA Jl. Argopuro 28 – 34 (PO BOX 100) Malang - Jawa Timur Indonesia
5.178 Dosen Pengampu
5.178.1 Menerima dan memeriksa / mengoreksi hasil ujian
5.178.2 Memasukkan hasilnya kedalam Daftar Nilai mahasiswa dan
menyerahkan kepada Staf Administrasi Akademik sesuai dengan
jadwal yang sudah ditentukan.
Catatan : HER (ujian ulang) akan diberikan kepada mahasiswa yang
mendapat nilai kurang.
5.179 Staf Administrasi Akademik
5.179.1 Menerima Daftar Nilai dari Dosen Pengampu serta menginputnya
kedalam Kartu Hasil Studi di komputer.
5.179.2 Mencetak Kartu Hasil Studi/KHS (FM/7.5/01-03) dan menyerahkan
kepada Dosen Wali Studi disertai dengan Tanda Terima Kartu Hasil
Studi (FM/7.5/01-10).
5.179.3 Membuat laporan Rekapitulasi Hasil Studi Mahasiswa (FM/8.2/01-05)
dan menyerahkan kepada Pembantu Ketua I Bidang Akademik.
5.180 Dosen Wali Studi
5.180.1 Menerima dan memeriksa jumlah Kartu Hasil Studi :
a. Jika sesuai, maka menandatangani Tanda Terima KHS dan
menyerahkan kepada Staf Administrasi Akademik.
b. Jika tidak sesuai, maka meminta Staf Administrasi Akademik
untuk melengkapi.
5.180.2 Mendistribusikan Kartu Hasil Studi kepada mahasiswa yang
bersangkutan dan meminta mahasiswa untuk menandatangani Tanda
Terima KHS.
5.181 Pembantu Ketua Bidang Akademik
5.181.1 Menerima dan memeriksa laporan Rekapitulasi Hasil Studi
Mahasiswa:
a. Jika setuju, maka menandatangani dan melakukan evaluasi sesuai
dengan Buku Pedoman Mahasiswa (SD/7.5/01-01) Bab I point B.
Penetapan Program Studi.
b. Jika tidak setuju, maka meminta Staf Administrasi Akademik
untuk merevisi.
5.181.2 Merekap nama mahasiswa yang tidak memenuhi aturan akademis
sesuai dengan Buku Pedoman Mahasiswa dan membuat Surat
Penghentian Studi (FM/7.5/01-06) dan menyerahkannya Ketua.
5.182 Ketua
5.182.1 Menerima dan memeriksa formulir Penghentian Studi dan membahas
dalam Rapat Senat STT Aletheia.
No. Revisi :
00
No. Dokumen :
QP / 8.2 / 01-01
Halaman :
03 dari 04
No. Salinan :
QP / 4.2 / 01
PROSEDUR UJIAN SEMESTER
SEKOLAH TINGGI THEOLOGI ALETHEIA Jl. Argopuro 28 – 34 (PO BOX 100) Malang - Jawa Timur Indonesia
5.182.2 Berdasarkan hasil keputusan Rapat Senat STT Aletheia, mengesahkan
Surat Penghentian Studi dan menyerahkannya kepada Pembantu Ketua
Bidang Akademik untuk ditindaklanjuti.
5.183 Puket Bidang Akademik
5.183.1 Menyerahkan Surat Penghentian Studi kepada Staf Administrasi
Akademik untuk ditindaklanjuti
5.184 Staf Administrasi Akademik
5.184.1 Mendistribusikan Surat Penghentian Studi kepada :
a. Asli untuk mahasiswa
b. Salinan 1 untuk Puket Bidang Administrasi
c. Salinan 2 untuk Puket Bidang Kemahasiswaan
d. Salinan 3 untuk Puket Bidang Akademik
5.184.2 Membuat surat pemberitahuan kepada Gereja, Sponsor dan
Penanggung Mahasiswa tentang status sanksi Mahasiswa yang
bersangkutan.
5.184.3 Meminta mahasiswa untuk mengisi Formulir Penyelesaian
Administrasi Studi (FM/7.5/01-08).
5.185 Mahasiswa
5.185.1 Mengembalikan Kartu Mahasiswa kepada Staf Administrasi
Akademik
5.185.2 Mengisi formulir Penyelesaian Administrasi Studi dan menuntaskan
dengan pihak-pihak yang bersangkutan selanjutnya mengikuti
Prosedur Penyelesaian Kuliah (QP/7.5/01.03).
52.0 LAMPIRAN
52.1 FM / 7.5 / 01-02 : Kartu Hadir Kuliah
52.2 FM / 7.5 / 01-03 : Kartu Hasil Studi/KHS
52.3 FM / 7.5 / 01-06 : Surat Penghentian Studi
52.4 FM / 7.5 / 01-08 : Formulir Penyelesaian Administrasi Studi
52.5 FM / 7.5 / 01-10 : Tanda Terima Kartu Hasil Studi
52.6 FM / 8.2 / 01-01 : Daftar Nilai 52.7 FM / 8.2 / 01-02 : Jadwal Ujian Akhir Semester 52.8 FM / 8.2 / 01-03 : Surat Pemberitahuan Ujian Semester 52.9 FM / 8.2 / 01-04 : Kartu Mengikuti Ujian
52.10 FM / 8.2 / 01-05 : Rekapitulasi Hasil Studi
Mahasiswa
52.11 SD / 7.5 / 01-01 : Buku Pedoman Mahasiswa
No. Revisi :
00
No. Dokumen :
QP / 8.2 / 01-01
Halaman :
04 dari 04
No. Salinan :
QP / 4.2 / 01
PROSEDUR UJIAN SEMESTER
SEKOLAH TINGGI THEOLOGI ALETHEIA Jl. Argopuro 28 – 34 (PO BOX 100) Malang - Jawa Timur Indonesia
SALINAN TERKENDALI
Dokumen ini tidak dapat diperbanyak tanpa izin tertulis dari Ketua STT Aletheia
No. Dokumen :
QP / 8.2 / 01-02
No. Revisi :
00
No. Salinan :
PROSEDUR PENULISAN TUGAS AKHIR
SEKOLAH TINGGI THEOLOGI ALETHEIA Jl. Argopuro 28 – 34 (PO BOX 100) Lawang - Jawa Timur Indonesia
Distribusi Kepada :
120.0 TUJUAN
Prosedur ini bertujuan untuk mengatur mekanisme perkuliahan serta menetapkan
tanggung jawab masing-masing pihak.
121.0 RUANG LINGKUP
Prosedur ini berlaku mulai dari mengikuti mata kuliah bimbingan skripsi dan
membuat proposal penulisan skripsi, proses ujian proposal penulisan skripsi dan
tesis, penentuan jadwal ujian skripsi dan tesis, mengikuti proses ujian skripsi dan
tesis sampai dengan menyerahkan berita acara ujian skripsi & tesis.
122.0 DEFINISI
3.23 KRS (Kartu Rencana Studi)
Kartu yang berisi daftar mata kuliah yang akan diikuti oleh setiap mahasiswa
dalam satu semester. KRS berlaku/sah, jika ada cap/stempel sekolah.
123.0 DOKUMEN PENDUKUNG
4.1 Pedoman Mutu Bagian 8.2.3 (Pemantauan dan Pengukuran Proses)
4.2 Standar ISO 9001 : 2008 Klausul 8.2.3
53.0 RINCIAN PROSEDUR
A. PENGAJUAN SKRIPSI
5.1 Mahasiswa
5.1.1 Mengikuti mata kuliah bimbingan skripsi dan membuat Proposal
Penulisan Skripsi (FM/8.2/01-06) serta diserahkan kepada Dosen
Pengampu.
5.2 Dosen Pengampu
5.2.1 Menerima dan memeriksa Proposal Penulisan Skripsi dan
membahasnya dalam Rapat Senat STT Aletheia.
Dibuat oleh : Pembantu Ketua I Bidang Akademik
Mariani Febriana, Th.M. Tanggal : 21 / 11 / 2014
Diperiksa oleh : Management Representative
Marthen Nainupu, M.Th Tanggal : 21 / 11 / 2014
Disetujui oleh : Ketua
Dr. Agung Gunawan, Th.M. Tanggal : 21 / 11 / 2014
RAHASIA ! Dokumen ini tidak dapat diperbanyak tanpa izin tertulis dari Ketua STT Aletheia
No. Revisi :
00
No. Dokumen :
QP / 8.2 / 01-02
Halaman :
01 dari 06
No. Salinan :
QP / 4.2 / 01
PROSEDUR PENULISAN TUGAS AKHIR
SEKOLAH TINGGI THEOLOGI ALETHEIA Jl. Argopuro 28 – 34 (PO BOX 100) Lawang - Jawa Timur Indonesia
5.2.2 Menyerahkan hasil rapat dosen yang dicatat dalam Notula Rapat
(FM/7.5/00-01) kepada Pembantu Ketua I Bidang Akademik
5.3 Pembantu Ketua I Bidang Akademik
5.3.1 Berdasarkan Notula Rapat, membuat Jadwal Ujian Proposal Penulisan
Skripsi/Tesis (FM/8.2/01-07) beserta dengan Dosen Pengujinya
5.3.2 Membentuk Tim Penguji dan menunjuk Ketua Tim Penguji proposal
penulisan Skripsi serta menyerahkan lembar Evaluasi Presentasi
Proposal Skripsi/Tesis (FM/8.2/01-08) kepada Ketua Tim Penguji
5.3.3 Menginformasikan Jadwal Ujian Proposal Penulisan Skripsi kepada
Mahasiswa
5.4 Ketua Tim Penguji
5.4.1 Mendistribusikan Evaluasi Presentasi Proposal Skripsi kepada Tim
Penguji
5.4.2 Melakukan proses ujian proposal penulisan Skripsi sesuai dengan
jadwal yang ditentukan
5.5 Mahasiswa
5.5.1 Mengikuti proses ujian proposal penulisan Skripsi
5.6 Ketua Tim Penguji
5.6.1 Mengumpulkan Evaluasi Presentasi Proposal Skripsi dan menyerahkan
kepada Puket 1 Bidang Akademik
5.7 Puket 1 Bidang Akademik
5.7.1 Membawa hasil rekomendasi dari Tim Penguji ujian proposal
penulisan Skripsi ke dalam Rapat Dosen :
a. Jika rekomendasinya dinyatakan lulus, maka ditentukan Dosen
Pembimbing
b. Jika rekomendasi dinyatakan tidak lulus, maka mahasiswa harus
memperbaiki atau mengajukan ulang proposal penulisan Skripsi
5.7.2 Menginformasikan Dosen Pembimbing kepada Mahasiswa yang
bersangkutan.
5.7.3 Menentukan Jadwal Ujian Skripsi (FM/8.2/01-09) sesuai dengan
Kalender Akademik (FM/7.1/01-02) dan membentuk Tim Penguji
minimal 2 minggu sebelum ujian skripsi
5.7.4 Membuat pengumuman nama Tim Penguji
No. Revisi :
00
No. Dokumen :
QP / 8.2 / 01-02
Halaman :
02 dari 06
No. Salinan :
QP / 4.2 / 01
PROSEDUR PENULISAN TUGAS AKHIR
SEKOLAH TINGGI THEOLOGI ALETHEIA Jl. Argopuro 28 – 34 (PO BOX 100) Lawang - Jawa Timur Indonesia
5.8 Mahasiswa
5.8.1 Melakukan proses penulisan Skripsi sesuai dengan waktu yang telah
ditetapkan (maksimal 9 bulan)
5.8.2 Meminta Lembar Persetujuan Skripsi ke Staf Administrasi Akademik
dan menyerahkannya beserta Draft Final Skripsi kepada Dosen
Pembimbing
5.9 Dosen Pembimbing
5.9.1 Menerima dan memeriksa Draft Final Skripsi :
a. Jika setuju, maka menandatangani Lembar Persetujuan Skripsi dan
menyerahkan kembali kepada Mahasiswa beserta dengan Draft
Final Skripsi
b. Jika tidak setuju, maka meminta mahasiswa untuk merevisi
5.10 Mahasiswa
5.10.1 Memfotocopy Draft Final Skripsi sesuai dengan jumlah Tim Penguji
5.10.2 Menyerahkan Draft Final Skripsi dan Lembar Persetujuan Skripsi
kepada Puket 1 Bidang Akademik
5.11 Puket 1 Bidang Akademik
5.11.1 Menerima Draft Final Skripsi dan mendistribusikannya kepada Tim
Penguji
5.12 Tim Penguji
5.12.1 Melakukan proses ujian Skripsi sesuai dengan jadwal yang ditentukan
5.13 Mahasiswa
5.13.1 Mengikuti proses ujian Skripsi
5.14 Ketua Tim Penguji
5.14.1 Mengumpulkan formulir Penilaian Ujian Skripsi (FM/8.2/01-10) dan
melakukan proses penghitungan nilai dan memasukkan hasil ujian
Skripsi kedalam formulir Berita Acara Ujian Skripsi (FM/8.2/01-11)
5.14.2 Mengumumkan kepada Mahasiswa hasil ujian Skripsi :
a. Jika dinyatakan memenuhi persyaratan kelulusan, maka meminta
mahasiswa untuk melakukan perbaikan Skripsi dan
menyerahkannya kepada Dosen Pembimbing
b. Jika dinyatakan tidak memenuhi persyaratan kelulusan, maka
mahasiswa diminta memperbaiki Skripsi dan melakukan ujian
ulang sesuai dengan butir 5.8.
No. Revisi :
00
No. Dokumen :
QP / 8.2 / 01-02
Halaman :
03 dari 06
No. Salinan :
QP / 4.2 / 01
PROSEDUR PENULISAN TUGAS AKHIR
SEKOLAH TINGGI THEOLOGI ALETHEIA Jl. Argopuro 28 – 34 (PO BOX 100) Lawang - Jawa Timur Indonesia
5.14.3 Menyerahkan Berita Acara Ujian Skripsi kepada Puket 1 Bidang
Akademik
5.15 Mahasiswa
5.15.1 Berdasarkan hasil ujian Skripsi melakukan perbaikan Skripsi dan
menyerahkannya kepada Dosen Pembimbing
5.15.2 Mengisi Formulir Revisi Akhir Skripsi (FM/8.2/01-12) dan
menyerahkan beserta dengan Skripsi Final kepada Staf Administrasi
Akademik disertai dengan biaya administrasi yang sudah ditentukan
5.16 Staf Administrasi Akademik
5.16.1 Melakukan fotocopy Skripsi Final sesuai dengan jumlah yang
ditentukan untuk ditandatangani oleh Dosen Pembimbing, Pembaca
Kedua dan Ketua
5.17 Puket 1 Bidang Akademik / Ketua Prodi
5.17.1 Melaporkan Berita Acara Ujian Skripsi kedalam Rapat Dosen
5.17.2 Menyerahkan Berita Acara Ujian Skripsi kepada Staf Administrasi
Akademik untuk diarsipkan
B. PENGAJUAN TESIS
5.1 Mahasiswa
5.1.1 Meminta formulir Permohonan Penulisan Tesis (FM/8.2/01-13)
kepada Staf Administrasi Akademik.
5.1.2 Mengajukan Proposal Penulisan Tesis (FM/8.2/01-14) dan diserahkan
kepada Ketua Prodi
5.2 Ketua Prodi
5.2.1 Menerima dan mereview Proposal Penulisan Tesis dan membahasnya
dalam Rapat Dosen
5.2.2 Berdasarkan hasil dari Rapat Dosen, membuat Jadwal Ujian Proposal
Penulisan Skripsi/Tesis beserta dengan Dosen Pengujinya
5.2.3 Membentuk Tim Penguji dan menunjuk Ketua Tim Penguji proposal
penulisan Tesis
5.2.4 Menginformasikan Jadwal Ujian Proposal Penulisan Skripsi/Tesis
kepada Mahasiswa.
No. Revisi :
00
No. Dokumen :
QP / 8.2 / 01-02
Halaman :
04 dari 06
No. Salinan :
QP / 4.2 / 01
PROSEDUR PENULISAN TUGAS AKHIR
SEKOLAH TINGGI THEOLOGI ALETHEIA Jl. Argopuro 28 – 34 (PO BOX 100) Lawang - Jawa Timur Indonesia
5.3 Ketua Tim Penguji
5.3.1 Melakukan proses ujian proposal penulisan Tesis sesuai dengan jadwal
yang ditentukan
5.4 Mahasiswa
5.4.1 Mengikuti proses ujian proposal penulisan Tesis
5.5 Ketua Tim Penguji
5.5.1 Mengumpulkan Evaluasi Presentasi Proposal Tesis (FM/8.2/01-15)
dan menyerahkan kepada Ketua Prodi
5.6 Ketua Prodi
5.6.1 Membawa hasil rekomendasi dari Tim Penguji kedalam Rapat Dosen :
a. Jika hasil rekomendasi menyatakan lulus, maka ditentukan Dosen
Pembimbing
b. Jika hasil rekomendasi menyatakan tidak lulus, maka mahasiswa
harus memperbaiki atau mengajukan ulang proposal penulisan
Tesis
5.6.2 Menginformasikan Dosen Pembimbing kepada Mahasiswa yang
bersangkutan
5.7 Mahasiswa
5.7.1 Melakukan proses penulisan Tesis sesuai dengan waktu yang telah
ditetapkan (4 semester)
5.7.2 Mengajukan Draft Final Tesis kepada Ketua Prodi
5.8 Ketua Prodi
5.8.1 Menentukan Pembaca Kedua untuk mereview Draft Final Tesis
5.8.2 Menentukan jadwal ujian dan membentuk Tim Penguji
5.9 Ketua Tim Penguji
5.9.1 Melakukan proses ujian Tesis sesuai dengan jadwal yang ditentukan
5.10 Mahasiswa
5.10.1 Mengikuti proses ujian Tesis
5.11 Ketua Tim Penguji
5.11.1 Mengumpulkan formulir Penilaian Ujian Tesis (FM/8.2/01-16) dan
melakukan proses penghitungan nilai dan memasukkan hasil ujian
Tesis kedalam formulir Berita Acara Ujian Tesis (FM/8.2/01-17)
No. Revisi :
00
No. Dokumen :
QP / 8.2 / 01-02
Halaman :
05 dari 06
No. Salinan :
QP / 4.2 / 01
PROSEDUR PENULISAN TUGAS AKHIR
SEKOLAH TINGGI THEOLOGI ALETHEIA Jl. Argopuro 28 – 34 (PO BOX 100) Lawang - Jawa Timur Indonesia
5.11.2 Mengumumkan kepada Mahasiswa hasil ujian Tesis :
a. Jika dinyatakan memenuhi persyaratan kelulusan, maka meminta
mahasiswa untuk melakukan perbaikan Tesis dan
menyerahkannya kepada Dosen Pembimbing
b. Jika dinyatakan tidak memenuhi persyaratan kelulusan, maka
mahasiswa diminta memperbaiki Tesis dan melakukan ujian ulang
sesuai dengan butir 5.8
5.11.3 Menyerahkan Berita Acara Ujian Tesis kepada Ketua Prodi
5.12 Mahasiswa
5.12.1 Berdasarkan hasil ujian Tesis melakukan perbaikan Tesis dan
menyerahkannya kepada Dosen Pembimbing
5.12.2 Menyerahkan Tesis Final kepada Staf Administrasi Akademik
5.13 Staf Administrasi Akademik
5.13.1 Melakukan fotocopy Tesis Final sesuai dengan jumlah yang ditentukan
untuk ditandatangani oleh Dosen Pembimbing, Pembaca Kedua dan
Ketua
5.14 Ketua Prodi
5.14.1 Melaporkan Berita Acara Ujian Tesis kedalam Rapat Dosen
6.0 LAMPIRAN
6.1 FM / 7.1 / 01-02 : Kalender Akademik
6.2 FM / 7.5 / 00-01 : Notula Rapat
6.3 FM / 8.2 / 01-06 : Proposal Penulisan Skripsi
6.4 FM / 8.2 / 01-07 : Jadwal Ujian Proposal Penulisan Skripsi/Tesis
6.5 FM / 8.2 / 01-08 : Evaluasi Presentasi Proposal Skripsi
6.6 FM / 8.2 / 01-09 : Jadwal Ujian Skripsi
6.7 FM / 8.2 / 01-10 : Penilaian Ujian Skripsi
6.8 FM / 8.2 / 01-11 : Berita Acara Ujian Skripsi
6.9 FM / 8.2 / 01-12 : Formulir Revisi Akhir Skripsi
6.10 FM / 8.2 / 01-13 : Formulir Permohonan Penulisan Tesis
6.11 FM / 8.2 / 01-14 : Proposal Penulisan Tesis
6.12 FM / 8.2 / 01-15 : Evaluasi Presentasi Proposal Tesis
6.13 FM / 8.2 / 01-16 : Penilaian Ujian Tesis
6.14 FM / 8.2 / 01-17 : Berita Acara Ujian Tesis
No. Revisi :
00
No. Dokumen :
QP / 8.2 / 01-02
Halaman :
06 dari 06
No. Salinan :
QP / 4.2 / 01
PROSEDUR PENULISAN TUGAS AKHIR
SEKOLAH TINGGI THEOLOGI ALETHEIA Jl. Argopuro 28 – 34 (PO BOX 100) Lawang - Jawa Timur Indonesia
SALINAN TERKENDALI
Dokumen ini tidak dapat diperbanyak tanpa izin tertulis dari Ketua STT Aletheia
No. Dokumen :
QP / 8.2 / 01-03
No. Revisi :
00
No. Salinan :
PROSEDUR KELULUSAN DAN WISUDA
SEKOLAH TINGGI THEOLOGI ALETHEIA Jl. Argopuro 28 – 34 (PO BOX 100) Lawang - Jawa Timur Indonesia
Distribusi Kepada :
124.0 TUJUAN
Prosedur ini bertujuan untuk mengatur mekanisme kelulusan dan wisuda serta
menetapkan tanggung jawab masing-masing pihak.
125.0 RUANG LINGKUP
Prosedur ini berlaku mulai dari :
- Pengisian dan penyerahan formulir Penyelesaian Administrasi Studi,
pemenuhan syarat kelulusan S-1, pembuatan dan penyerahan laporan praktek
1 tahun sampai dengan pengimputan nilai pada data base nilai.
- Pengisian dan penyerahan formulir Penyelesaian Administrasi Studi,
pemenuhan syarat kelulusan S-2, pembuatan dan penyerahan laporan praktek
1 tahun sampai, pengimputan nilai pada data base nilai, pembahasan nilai
dalam rapat Senat STT Aletheia sampai dengan pembuatan daftar nama
mahasiswa yang siap untuk diwisuda dan memasukkannya dalam Surat
Keputusan Wisuda
- Pembuatan Daftar Mahasiswa Tingkat Akhir yang Siap Wisuda, pembahasan
dalam Rapat Senat STT Aletheia, pembuatan Surat Pemberitahuan Wisuda
dan formulir wisuda, proses peminjaman Toga dan Hood, pelaksanaan prosesi
wisuda, penyerahan ijasah dan transkrip nilai, proses pengembalian Toga dan
Hood sampai dengan pengambilan uang jaminan.
126.0 DEFINISI
3.24 Rapat Senat STT Aletheia
Rapat yang dihadiri oleh Ketua dan Pembantu Ketua.
Dibuat oleh : Pembantu Ketua I Bidang Akademik
Mariani Febriana, Th.M. Tanggal : 21 / 11 / 2014
Diperiksa oleh : Management Representative
Marthen Nainupu, M.Th Tanggal : 21 / 11 / 2014
Disetujui oleh : Rektor
Dr. Agung Gunawan, Th.M. Tanggal : 21 / 11 / 2014
RAHASIA ! Dokumen ini tidak dapat diperbanyak tanpa izin tertulis dari Ketua STT Aletheia
No. Revisi :
00
No. Dokumen :
QP / 8.2 / 01-03
Halaman :
01 dari 06
No. Salinan :
QP / 4.2 / 01
PROSEDUR KELULUSAN DAN WISUDA
SEKOLAH TINGGI THEOLOGI ALETHEIA Jl. Argopuro 28 – 34 (PO BOX 100) Lawang - Jawa Timur Indonesia
127.0 DOKUMEN PENDUKUNG
4.1 Pedoman Mutu Bagian 8.2.3 (Pemantauan dan Pengukuran Proses) 4.2 Standar ISO 9001 : 2008 Klausul 8.2.3
54.0 RINCIAN PROSEDUR
A. KELULUSAN MAHASISWA PROGRAM S1
5.186 Mahasiswa
5.186.1 Mengisi dan menyerahkan formulir Penyelesaian Administrasi Studi
(FM/7.5/01-08) kepada Staf Administrasi Akademik.
5.186.2 Memenuhi syarat kelulusan yaitu :
a. Menempuh sejumlah kredit yang telah ditentukan
b. Lulus ujian Tugas Akhir (Skripsi / Tesis)
c. Lulus ujian komprehensif Alkitab
d. Lulus Praktek 1 tahun
5.186.3 Membuat laporan praktek 1 tahun dan menyerahkannya kepada Puket
I Bidang Akademik untuk dinilai sesuai dengan batas waktu yang
ditentukan
5.187 Puket I Bidang Akademik
5.187.1 Menerima dan memeriksa pada laporan praktek 1 tahun :
a. Jika layak, maka memberikan nilai dan dimasukkan ke dalam
Daftar Nilai (FM/8.2/01-01) serta menyerahkan kepada Staf
Administrasi Akademik untuk ditindaklanjuti
b. Jika belum layak, maka meminta Mahasiswa untuk merevisi
5.188 Staf Administrasi Akademik
5.188.1 Menerima Daftar Nilai laporan praktek 1 tahun dan melakukan input
pada database nilai.
B. KELULUSAN MAHASISWA PROGRAM S2
5.1 Mahasiswa
5.1.1 Mengisi dan menyerahkan formulir Penyelesaian Administrasi Studi
kepada Staf Administrasi Akademik
5.1.2 Memenuhi syarat kelulusan yaitu :
a. Menempuh sejumlah kredit yang telah ditentukan
b. Lulus ujian Tugas Akhir (Skripsi / Tesis)
c. Lulus ujian komprehensif Bahasa Alkitab
No. Revisi :
00
No. Dokumen :
QP / 8.2 / 01-03
Halaman :
02 dari 06
No. Salinan :
QP / 4.2 / 01
PROSEDUR KELULUSAN DAN WISUDA
SEKOLAH TINGGI THEOLOGI ALETHEIA Jl. Argopuro 28 – 34 (PO BOX 100) Lawang - Jawa Timur Indonesia
5.1.3 Membuat laporan praktek 1 tahun dan menyerahkannya kepada
Kaprodi Pascasarjana untuk dinilai sesuai dengan batas waktu yang
ditentukan
Catatan : untuk mahasiswa yang dari jalur S.Th tidak membuat laporan
praktek pelayanan 1 tahun
5.2 Kaprodi Pascasarjana
5.2.1 Menerima dan memeriksa pada laporan praktek 1 tahun
a. Jika layak, maka memberikan nilai dan dimasukkan ke dalam
Daftar Nilai serta menyerahkan kepada Staf Administrasi
Akademik untuk ditindaklanjuti
b. Jika belum layak, maka meminta Mahasiswa untuk merevisi
5.3 Staf Administrasi Akademik
5.3.1 Menerima Daftar Nilai laporan praktek 1 tahun dan melakukan input
pada database nilai.
5.3.2 Menyerahkan hasil kelulusan mahasiswa berupa nilai kepada
Kaprodi Pascasarjana
5.4 Kaprodi Pascasarjana
5.4.1 Menerima dan memeriksa nilai :
a. Jika layak, maka membahas dalam rapat Senat STT
b. Jika belum layak, maka meminta Staf Administrasi Akademik
untuk merevisi
5.4.2 Menerima hasil keputusan rapat yang di catat dalam Notulan Rapat
dan mendistribusikannya kepada Staf Administrasi Akademik
5.5 Staf Administrasi Akademik
5.5.1 Membuat daftar nama mahasiswa yang siap untuk diwisuda dan
memasukkannya dalam Surat Keputusan Wisuda selanjutnya
mengikuti Point C. Wisuda butir 5.9.
C. WISUDA
5.1 Staf Administrasi Akademik
5.1.1 Membuat laporan terkait dengan Mahasiswa yang layak untuk
mengikuti wisuda dan dimasukkan dalam Daftar Mahasiswa Tingkat
Akhir yang Siap Wisuda (FM/8.2/01-19) dan menyerahkan kepada
Puket I Bidang Akademik.
No. Revisi :
00
No. Dokumen :
QP / 8.2 / 01-03
Halaman :
03 dari 06
No. Salinan :
QP / 4.2 / 01
PROSEDUR KELULUSAN DAN WISUDA
SEKOLAH TINGGI THEOLOGI ALETHEIA Jl. Argopuro 28 – 34 (PO BOX 100) Lawang - Jawa Timur Indonesia
5.2 Puket I Bidang Akademik
5.2.1 Menerima Daftar Mahasiswa Tingkat Akhir yang Siap Wisuda dan
membahas dalam Rapat Senat STT.
5.2.2 Menerima hasil Rapat Senat STT dalam Notula Rapat dan
menyerahkan kepada Staf Administrasi Akademik
5.3 Staf Administrasi Akademik
5.3.1 Membuat Surat Pemberitahuan Wisuda (FM/8.2/01-20) kepada
Mahasiswa dan menyerahkannya kepada Puket I Bidang Akademik.
5.4 Puket I Bidang Akademik
5.4.1 Menerima dan memeriksa Surat Pemberitahuan Wisuda :
a. Jika setuju, maka menyerahkannya kepada Ketua
b. Jika tidak setuju, maka mengembalikan kepada Staf Administrasi
Akademik untuk direvisi
5.5 Ketua
5.5.1 Menerima dan memeriksa Surat Pemberitahuan Wisuda :
a. Jika setuju, maka menandatangani dan menyerahkannya kepada
Staf Administrasi Akademik untuk ditindaklanjuti
b. Jika tidak setuju, maka mengembalikan kepada Puket I Bidang
Akademik untuk direvisi
5.6 Staf Administrasi Akademik
5.6.1 Mendistribusikan Surat Pemberitahuan Wisuda yang dilampiri dengan
formulir Wisuda (FM/8.2/01-21) dan formulir Penyelesaian
Administrasi Studi kepada Mahasiswa yang akan di wisuda.
5.7 Mahasiswa
5.7.1 Mengisi Formulir Wisuda dan formulir Penyelesaian Administrasi
Studi serta mengembalikannya beserta Kartu Mahasiswa kepada Staf
Administrasi Akademik.
5.7.2 Membayar biaya administrasi wisuda dan jaminan peminjaman toga
sesuai yang telah ditentukan kepada Bendahara Sekolah
5.7.3 Meminjam toga dan hood ke Staf Administrasi Akademik dengan
menunjukkan kwitansi Jaminan Peminjaman Toga.
5.8 Staf Administrasi Akademik
5.8.1 Menerima dan memeriksa formulir Wisuda dan kartu mahasiswa :
a. Jika lengkap dan tuntas, maka menginformasikan kepada Panitia
Wisuda selanjutnya mengikuti Prosedur Pelaksanaan Kegiatan
Sub Bagian (QP/7.5/04-01)
No. Revisi :
00
No. Dokumen :
QP / 8.2 / 01-03
Halaman :
04 dari 06
No. Salinan :
QP / 4.2 / 01
PROSEDUR KELULUSAN DAN WISUDA
SEKOLAH TINGGI THEOLOGI ALETHEIA Jl. Argopuro 28 – 34 (PO BOX 100) Lawang - Jawa Timur Indonesia
b. Jika belum lengkap dan belum tuntas, maka meminta calon
wisudawan/wati untuk melengkapi dan menuntaskannya
5.8.2 Menyerahkan toga dan hood kepada Mahasiswa dan meminta
mahasiswa untuk mengisi Buku Peminjaman Toga dan Hood
(FM/8.2/01-22)
5.8.3 Mengatur proses pembuatan pas foto calon wisudawan dan
peminjaman toga wisudawan selanjutnya mengikuti Instruksi Kerja
Persiapan Wisuda (WI/8.2/01-01)
5.8.4 Mengirimkan undangan wisuda kepada Mahasiswa yang akan
diwisuda
5.8.5 Membuat Surat Keputusan Wisuda serta menyerahkannya kepada
Puket I Bidang Akademik
5.9 Puket I Bidang Akademik
5.9.1 Menerima dan memeriksa Surat Keputusan Wisuda :
a. Jika sesuai, maka menandatanganinya dan membacakannya pada
saat acara wisuda.
b. Jika tidak sesuai, maka mengembalikan kepada Staf Administrasi
Akademik untuk direvisi
5.10 Mahasiswa
5.10.1 Mengikuti gladi bersih wisuda dan prosesi wisuda
5.10.2 Menghubungi Staf Administrasi Akademik untuk pengembalian toga
dan hood serta pengambilan Ijasah dan Transkrip Nilai.
5.11 Staf Administrasi Akademik
5.11.1 Menerima dan memeriksa toga dan hood :
a. Jika lengkap, maka menerima toga dan hood serta
menandatangani Buku Peminjaman Toga dan Hood kolom bagian
Pengembalian
b. Jika belum lengkap, maka meminta mahasiswa untuk
menuntaskan
5.11.2 Menyerahkan Ijasah dan Transkrip Nilai kepada Mahasiswa dan
meminta Mahasiswa untuk menandatangani Buku Tanda Terima
Ijasah & Transkrip Nilai (FM/8.2/01-23)
5.11.3 Menginformasikan kepada Bendahara bahwa mahasiswa yang
bersangkutan tidak memiliki tanggungan peminjaman toga dan hood
5.11.4 Memasukkan informasi nama wisudawan ke dalam database alumni.
5.11.5 Mengarsipkan Surat Keputusan Wisuda
No. Revisi :
00
No. Dokumen :
QP / 8.2 / 01-03
Halaman :
05 dari 06
No. Salinan :
QP / 4.2 / 01
PROSEDUR KELULUSAN DAN WISUDA
SEKOLAH TINGGI THEOLOGI ALETHEIA Jl. Argopuro 28 – 34 (PO BOX 100) Lawang - Jawa Timur Indonesia
5.12 Mahasiswa
5.12.1 Mengambil uang jaminan di Bendahara
55.0 LAMPIRAN
55.1 FM / 7.5 / 01-08 : Penyelesaian Administrasi Studi 55.2 FM / 8.2 / 01-01 : Daftar Nilai 55.3 FM / 8.2 / 01-19 : Daftar Mahasiswa Tingkat Akhir yang Siap Wisuda
55.4 FM / 8.2 / 01-20 : Surat Pemberitahuan Wisuda
55.5 FM / 8.2 / 01-21 : Formulir Wisuda
55.6 FM / 8.2 / 01-22 : Buku Peminjaman Toga dan Hood
55.7 FM / 8.2 / 01-23 : Buku Tanda Terima Ijasah & Transkrip Nilai
55.8 WI / 8.2 / 01-01 : Instruksi Kerja Persiapan Wisuda
No. Revisi :
00
No. Dokumen :
QP / 8.2 / 01-03
Halaman :
06 dari 06
No. Salinan :
QP / 4.2 / 01
PROSEDUR KELULUSAN DAN WISUDA
SEKOLAH TINGGI THEOLOGI ALETHEIA Jl. Argopuro 28 – 34 (PO BOX 100) Lawang - Jawa Timur Indonesia
SALINAN TERKENDALI
Dokumen ini tidak dapat diperbanyak tanpa izin tertulis dari Ketua STT Aletheia
No. Dokumen :
QP / 8.4 / 00-01
No. Revisi :
00
No. Salinan :
PROSEDUR ANALISA DATA DAN KINERJA
SEKOLAH TINGGI THEOLOGI ALETHEIA Jl. Argopuro 28 – 34 (PO BOX 100) Lawang - Jawa Timur Indonesia
Distribusi Kepada :
128.0 TUJUAN
Prosedur ini bertujuan untuk menetapkan ketentuan-ketentuan yang terkait dengan
pembuatan analisa data dan kinerja secara periodik, untuk mengukur efektifitas
penerapan Sistem Manajemen Mutu ISO 9001 dan pengembangannya serta
menetapkan tanggung jawab masing-masing pihak.
129.0 RUANG LINGKUP
Prosedur ini berlaku untuk analisa kinerja audit mutu internal, pencapaian sasaran
mutu setiap bagian, tingkat kepuasan pelanggan, dan evaluasi penyajian materi
serta aspek-aspek lainnya yang dipandang perlu untuk mencapai tujuan yang
ditetapkan dalam prosedur ini.
130.0 DEFINISI
3.25 Sasaran Mutu
Sasaran / target yang ditetapkan untuk masing-masing bagian yang harus
diukur pencapaiannya dalam periode waktu tertentu dengan analisa statistik
yang disertai penjelasan alasan pencapaian dan rencana tindakan koreksi /
pencegahan yang akan dilakukan.
131.0 DOKUMEN PENDUKUNG
55.9 Pedoman Mutu Bagian 8.2 (Pemantauan dan Pengukuran)
55.10 Pedoman Mutu Bagian 8.4 (Analisis Data)
55.11 Pedoman Mutu Bagian 8.5 (Perbaikan)
55.12 Standar ISO 9001:2008 Klausula 8.2
55.13 Standar ISO 9001:2008 Klausul 8.4
55.14 Standar ISO 9001:2008 Klausul 8.5
Dibuat oleh, Management Representative
Marthen Nainupu, M.Th Tanggal : 21 / 11 / 2014
Diperiksa oleh, Management Representative
Marthen Nainupu, M.Th Tanggal : 21 / 11 / 2014
Disetujui oleh, Ketua
Dr. Agung Gunawan, Th.M. Tanggal : 21 / 11 / 2014
RAHASIA ! Dokumen ini tidak dapat diperbanyak tanpa izin tertulis dari Ketua STT Aletheia
No. Revisi :
00
No. Dokumen :
QP / 8.4 / 00-01
Halaman :
01 dari 02
No. Salinan :
QP / 4.2 / 01
PROSEDUR ANALISA DATA DAN KINERJA
SEKOLAH TINGGI THEOLOGI ALETHEIA Jl. Argopuro 28 – 34 (PO BOX 100) Lawang - Jawa Timur Indonesia
56.0 RINCIAN PROSEDUR
5.189 Puket / Penanggung Jawab Bagian
5.189.1 Mengumpulkan data sesuai sasaran mutu yang telah ditetapkan.
5.189.2 Melakukan analisa terhadap data yang sudah diperoleh berdasarkan
periode waktu yang sudah ditentukan. Analisa data mencakup :
a. Faktor penyebab pencapaian tidak sesuai target
b. Rencana tindakan koreksi dan pencegahan yang dilakukan
5.189.3 Menyerahkan hasil analisa kepada Document Controller
5.190 Document Controller
5.190.1 Menerima hasil analisa dari masing-masing bagian dan membuat
rekapitulasi laporan hasil analisa, termasuk membuat analisa hasil
audit mutu internal (berdasarkan CAR dan Catatan Status CAR) yang
menjadi tolok ukur efektifitas penerapan Sistem Manajemen Mutu
ISO 9001. Analisa audit mutu internal meliputi : jumlah temuan,
klasifikasi permasalahan yang terjadi, status ketuntasan CAR, serta
tindakan koreksi yang akan dilaksanakan atau sudah dilaksanakan.
5.190.2 Menyajikan seluruh laporan hasil analisa dan menyerahkannya kepada
Wakil Manajemen
5.191 Wakil Manajemen
5.191.1 Menerima dan memeriksa laporan hasil analisa :
a. Jika setuju, menandatanganinya dan menyerahkannya kepada
Ketua
b. Jika tidak setuju, mengembalikan kepada Document Controller
untuk diperbaiki
5.191.2 Mempresentasikan laporan hasil analisa dalam Rapat Tinjauan
Manajemen
5.191.3 Melakukan pengawasan terhadap tindakan koreksi dan pencegahan
yang diperlukan atas hasil analisa kinerja tersebut
57.0 LAMPIRAN
57.1 FM / 8.2 / 00-04 : Corrective Action Request
57.2 FM / 8.2 / 00-05 : Catatan Status CAR
No. Revisi :
00
No. Dokumen :
QP / 8.4 / 00-01
Halaman :
02 dari 02
No. Salinan :
QP / 4.2 / 01
PROSEDUR ANALISA DATA DAN KINERJA
SEKOLAH TINGGI THEOLOGI ALETHEIA Jl. Argopuro 28 – 34 (PO BOX 100) Lawang - Jawa Timur Indonesia
SALINAN TERKENDALI
Dokumen ini tidak dapat diperbanyak tanpa izin tertulis dari Ketua STT Aletheia
No. Dokumen :
QP / 8.5 / 01-01
No. Revisi :
00
No. Salinan :
PROSEDUR EVALUASI PENYAJIAN MATERI KULIAH
SEKOLAH TINGGI THEOLOGI ALETHEIA Jl. Argopuro 28 – 34 (PO BOX 100) Lawang - Jawa Timur Indonesia
Distribusi Kepada :
132.0 TUJUAN
Prosedur ini bertujuan untuk mengatur mekanisme evaluasi penyajian materi
kuliah pada akhir semester berjalan hingga dibagikan kembali hasil dari evaluasi
tersebut kepada para dosen serta menetapkan tanggung jawab masing-masing
pihak.
133.0 RUANG LINGKUP
Prosedur ini berlaku mulai dari pengisian Lembaran Evaluasi Mengajar Dosen
oleh mahasiswa, memasukkan hasilnya dalam rekapitulasi hasil analisis evaluasi
mengajar dosen dan merekapnya dalam rangkuman hasil analisis mengajar dosen,
melakukan percakapan dengan dosen pengampu dan pemberian rekomendasi
pelatihan jika diperlukan sampai dengan pendistribusian hasil analisis evaluasi
mengajar dosen kepada dosen pengampu.
134.0 DEFINISI
3.26 Lembar Evaluasi Mengajar Dosen
Lembar isian yang diisi oleh mahasiswa untuk mengevaluasi cara penyajian
materi yang disampaikan oleh dosen dalam mata kuliah tertentu.
135.0 DOKUMEN PENDUKUNG
57.3 Pedoman Mutu Bagian 8.2 (Pemantauan dan Pengukuran)
57.4 Pedoman Mutu Bagian 8.5 (Perbaikan)
57.5 Standar ISO 9001:2008 Klausul 8.2
57.6 Standar ISO 9001:2008 Klausul 8.5
Dibuat oleh : Pembantu Ketua I Bidang Akademik
Mariani Febriana, Th.M. Tanggal : 21 / 11 / 2014
Diperiksa oleh : Management Representative
Marthen Nainupu, M.Th Tanggal : 21 / 11 / 2014
Disetujui oleh : Ketua
Dr. Agung Gunawan, Th.M. Tanggal : 21 / 11 / 2014
RAHASIA ! Dokumen ini tidak dapat diperbanyak tanpa izin tertulis dari Ketua STT Aletheia
No. Revisi :
00
No. Dokumen :
QP / 8.5 / 01-01
Halaman :
01 dari 03
No. Salinan :
QP / 4.2 / 01
PROSEDUR EVALUASI PENYAJIAN MATERI KULIAH
SEKOLAH TINGGI THEOLOGI ALETHEIA Jl. Argopuro 28 – 34 (PO BOX 100) Lawang- Jawa Timur Indonesia
58.0 RINCIAN PROSEDUR
5.192 Ketua Kelas
5.192.1 Mengambil Lembaran Evaluasi Mengajar Dosen (FM/8.5/01-01) ke
Staf Administrasi Akademik.
5.192.2 Mendistribusikan Lembaran Evaluasi Mengajar Dosen kepada masing-
masing mahasiswa.
5.192.3 Meminta mahasiswa untuk mengisi Lembaran Evaluasi Mengajar
Dosen.
5.193 Mahasiswa
5.193.1 Mengisi Lembaran Evaluasi Mengajar Dosen dan mengumpulkannya
ke Ketua Kelas.
5.194 Ketua Kelas
5.194.1 Menyerahkan hasil isian Lembaran Evaluasi Mengajar Dosen kepada
Staf Administrasi Akademik.
5.195 Staf Administrasi Akademik
5.195.1 Menerima Lembar Evaluasi Mengajar Dosen dan memasukkannya
dalam Rekapitulasi Hasil Analisis Evaluasi Mengajar Dosen
(FM/8.5/01-02) dan merekapnya dalam Rangkuman Hasil Analisis
Mengajar Dosen (FM/8.5/01-03) serta menyerahkan kepada Pembantu
Ketua I Bidang Akademik
5.196 Pembantu Ketua I Bidang Akademik
5.196.1 Menerima Rekapitulasi Hasil Analisis Evaluasi Mengajar Dosen dan
Rangkuman Hasil Analisis Mengajar Dosen serta melakukan
percakapan dengan Dosen Pengampu.
5.196.2 Meminta Dosen Pengampu untuk menandatangani Lembaran
Persetujuan Evaluasi Dosen (FM/8.5/01-04)
5.196.3 Menandatangani Rekapitulasi Hasil Analisis Evaluasi Mengajar Dosen
dan Rangkuman Hasil Analisis Mengajar Dosen, serta
menyerahkannya kepada Staf Administrasi Akademik untuk
selanjutnya diserahkan kepada Ketua Penjamin Mutu
5.197 Ketua Penjamin Mutu
5.197.1 Menerima dan memeriksa Hasil Analisis Evaluasi Mengajar Dosen
dan Rangkuman Hasil Analisis Mengajar Dosen:
a. Jika diperlukan tindak lanjut, maka melakukan pertemuan dengan
Pembantu Ketua I Bidang Akademik dan Dosen Pengampu,
No. Revisi :
00
No. Dokumen :
QP / 8.5 / 01-01
Halaman :
02 dari 03
No. Salinan :
QP / 4.2 / 01
PROSEDUR EVALUASI PENYAJIAN MATERI KULIAH
SEKOLAH TINGGI THEOLOGI ALETHEIA Jl. Argopuro 28 – 34 (PO BOX 100) Lawang- Jawa Timur Indonesia
selanjutnya mengikuti point 5.6.2
b. Jika tidak diperlukan tindak lanjut, maka menyerahkannya kepada
Staf Administrasi Akademik untuk ditindaklanjuti.
5.197.2 Berdasarkan hasil pertemuan memberikan rekomendasi pelatihan
yang diperlukan untuk Dosen Pengampu dan menyerahkannya kepada
Pembantu Ketua I Bidang Akademik
5.198 Staf Administrasi Akademik
5.198.1 Mendistribusikan Hasil Analisis Evaluasi Mengajar Dosen kepada :
a. Salinan 1 untuk Dosen Mata Kuliah
b. Asli untuk arsip
5.198.2 Mendistribusikan Rangkuman Hasil Analisis Mengajar Dosen kepada :
a. Salinan 1 untuk Ketua Penjamin Mutu
b. Asli untuk arsip
59.0 LAMPIRAN
59.1 FM / 8.5 / 01-01 : Lembar Evaluasi Mengajar Dosen 59.2 FM / 8.5 / 01-02 : Rekapitulasi Hasil Analisis Evaluasi Mengajar Dosen 59.3 FM / 8.5 / 01-03 : Rangkuman Hasil Analisis Mengajar Dosen
59.4 FM / 8.5 / 01-04 : Lembaran Persetujuan Evaluasi Dosen
No. Revisi :
00
No. Dokumen :
QP / 8.5 / 01-01
Halaman :
03 dari 03
No. Salinan :
QP / 4.2 / 01
PROSEDUR EVALUASI PENYAJIAN MATERI KULIAH
SEKOLAH TINGGI THEOLOGI ALETHEIA Jl. Argopuro 28 – 34 (PO BOX 100) Lawang- Jawa Timur Indonesia