1

SEKILAS TENTANG KNOWLEDGE MANAGEMENT1

Oleh: Sajiharjo

)

2

)

I. PENDAHULUAN

Menurut Stephen Covey, saat ini kita berada pada era ekonomi pengetahuan, yang

antara lain ditandai dengan adanya demokratisasi informasi, globalisasi pasar dan

teknologi, serta pergeseran dari penciptaan kekayaan melalui uang menjadi melalui

orang.

Ini berarti bahwa yang menjadi faktor penentu dalam kesuksesan sebuah organisasi

(perusahaan, lembaga pendidikan dll) bukanlah hanya aset-aset yang tangible

(berwujud) seperti alat produksi, gedung, peralatan kantor, mobil, dan lainnya, namun

juga aset-aset yang intangible (nirwujud) seperti informasi, kompetensi, citra, dan lain

sebagainya. Semua hal tersebut bergantung pada satu hal, yaitu knowledge atau

pengetahuan.

Banyak organisasi, yang segera menyadari bahwa pengetahuan yang paling berharga

adalah pengetahuan yang ada pada masing-masing anggotanya dan oleh karena

akhirnya mengambil kebijakan untuk mengimplementasikan Manajemen Pengetahuan,

yang selanjutnya disebut dengan Knowledge Management (KM), guna mengelola

proses transformasi pengetahuan individu anggota menjadi pengetahuan organisasi.

II. PENGERTIAN TENTANG KM

II.a. Pengetahuan/Knowledge dan Knowledge Management

Pengetahuan/knowledge3

1) Disampaikan pada acara Dies Himpunan Mahasiswa Teknik Sipil (HAMAS) STT-PLN ke 13,

) merupakan hasil pembelajaran menghadapi suatu masalah

yang unik dalam situasi dan kondisi yang unik pula.

di Jakarta, 13 Juni 2011

2) Dosen Jurusan Teknik Sipil STT-PLN 3) Menurut Humberto Maturana, seorang biologis ternama dari Chili, pengetahuan adalah “… a validated platform for action” atau sebuah dasar yang tervalidasi dalam mengambil sebuah keputusan atau tindakan.

2

Ada 2 (dua) jenis pengetahuan/knowledge:

1. Explicit Knowledge: Jenis pengetahuan ini adalah pengetahuan yang dapat dilihat

ataupun tertulis. Biasanya berbentuk dokumen, buku, dan lainnya

2. Tacit Knowledge: Jenis pengetahuan ini adalah pengetahuan yang tersembunyi/

terbatinkan. Pengetahuan ini terletak dalam benak manusia yang dapat diubah

menjadi explicit knowledge.

Kedua jenis pengetahuan ini dapat diidentikkan seperti gunung es, di mana

pengetahuan yang terlihat (explicit knowledge) hanya sebesar 20%, dan pengetahuan

yang ada di balik itu atau yang tidak terlihat (tacit knowledge) sebesar 80%.

Menurut Nonaka dan Takeuchi, ahli KM dari Jepang, proses pengelolaan KM terbentuk

dari perpindahan kedua jenis pengetahuan tersebut yang akhirnya membentuk spiral

semakin lama semakin besar.

Proses perpindahan kedua jenis pengetahuan tersebut di atas biasa disebut SECI

(Socialization – Externalization – Combination – Internalization), terdiri dari empat

proses sebagai berikut:

1. Socialization: Perpindahan pengetahuan tacit ke tacit. Terjadi pada saat orang

berbagi pengetahuan dengan tatap muka.

2. Externalization: Perpindahan pengetahuan tacit ke explicit. Terjadi pada saat orang

menuangkan pengetahuannya ke dalam sesuatu yang nyata seperti sebuah buku,

dokumen, formulir di sebuah sistem informasi, melalui proses menulis, merekam dan

lainnya.

3. Combination: Perpindahan pengetahuan explicit ke explicit. Terjadi pada saat ada

pengorganisasian pengetahuan explicit, biasanya dilakukan oleh sebuah sistem

informasi atau perpustakaan.

4. Internalization: Perpindahan pengetahuan explicit ke tacit. Terjadi pada saat

pengetahuan yang bersifat explicit diserap oleh manusia melalui membaca,

mendengar, menonton, dan lainnya.

3

S

a

m

p

a

i

s

Sampai saat ini Knowledge Management4

Selain itu, KM merupakan sebuah sistem manajemen untuk mempercepat tercapainya

sasaran organisasi dengan mengintegrasikan orang, proses dan teknologi, sehingga

melancarkan aliran pengetahuan perusahaan, melalui proses berbagi pengetahuan

yang relevan dengan bisnis.

) merupakan suatu konsep dengan banyak

definisi untuk organisasi yang berbeda-beda. Definisi-definisi tersebut semuanya benar,

namun ada yang sesuai dan ada pula yang tidak sesuai bagi organisasi masing-

masing. Karena itu, Sebagai contoh, PLN memiliki definisi KM sendiri, yang paling

sesuai untuk pengimplementasian KM di organisasi ini.

Dengan mengimplementasikan KM, akan terjadi aliran pengetahuan dalam organisasi

secara lancar yang memungkinkan ditemukannya pengetahuan baru dan

menyebabkan tumbuh suburnya karya-karya inovasi yang dihasilkan oleh anggota

organisasi untuk mendukung kemajuan dan perkembangan organisasi.

4) PLN telah merumuskan definisi mengenai KM yaitu: “Knowledge Management (KM) adalah langkah-langkah sistematik untuk mengelola aset pengetahuan perusahaan (mengumpulkan, menyimpan dan menyebarkan/menggunakan aset pengetahuan), untuk meningkatkan kinerja perusahaan secara berkelanjutan”.

Sumber: Nonaka & Takeuchi 1995

4

Dengan demikian, KM bertujuan untuk mempercepat tumbuhnya inovasi pengetahuan,

dengan memfasilitasi knowledge workers5

II.b. Unsur-unsur KM

), dalam mendapatkan pengetahuan yang

mereka butuhkan pada waktu yang tepat dan mempercepat tumbuhnya pengetahuan

tacit dan explicit.

KM memiliki 3 (tiga) unsur yang harus dikembangkan untuk mencapai hasil yang

holistik. Ketiga unsur tersebut adalah People, Process, dan Technology.

5) Knowledge Worker yang merupakan peran utama dalam organisasi berbasis pengetahuan didefinisikan sebagai: “Pekerja yang dalam kegiatannya sehari-hari mendapatkan, menciptakan, menggunakan, berbagi, dan berbasis pada pengetahuan.”

Unsur People fokus kepada mengembangkan sebuah budaya dan lingkungan yang aman, menyenangkan dan efektif dalam berbagi pengetahuan. Kepemimpinan merupakan hal yang sangat penting dalam unsur ini.

Unsur Process fokus dalam metode-metode dalam berbagi pengetahuan serta menanamkannya ke dalam proses pekerjaan sehari-hari seperti pembelajaran dalam perencanaan, pelaksanaan, dan evaluasi.

Unsur Technology fokus kepada penyediaan infrastruktur berbagi pengetahuan seperti menarik dan menyimpan pengetahuan, serta berkolaborasi dengan sesama knowledge worker.

5

II.c. Beberapa Contoh Dalam Implementasi KM

Sebagaimana telah disebutkan sebelumnya, bahwa KM memiliki 3 (tiga) unsur yang

harus dikembangkan. Dalam hal ini, akan diberikan contoh implementasi KM di

perguruan tinggi, terutama yang berkaitan dengan unsur process (proses) yang disebut

SECI (menurut Nonaka dan Takeuchi), di samping unsur people (manusia) dan

technology (teknologi) juga disinggung serba sedikit sebagai berikut.

1. Socialization:

- Menyelenggarakan Seminar dan/atau knowledge sharing hasil penelitian dosen

dan/atau mahasiswa dengan pembicara dari internal organisasi maupun tentang

teknologi baru oleh pembicara dari eksternal. Audience adalah para dosen dan

mahasiswa yang bidangnya sesuai dengan topik seminar. Dalam kegiatan ini

terjadi proses transfer tacit to tacit dari para pembicara ke audience dan juga

membangun budaya berbagi pengetahuan.

- Menyelenggarakan berbagai macam lomba (termasuk Lomba Karya Inovasi,

Lomba Pidato Bahasa Inggris dll.), sehingga terjadi proses transfer tacit to tacit dari

para peserta lomba ke audience dan berbagi pengetahuan.

2. Externalization:

- Melakukan capturing pengetahuan para dosen senior/pakar dari masing-masing

Jurusan sesuai bidangnya dituangkan ke dalam dokumen berupa buku, artikel atau

bentuk dokumentasi lainnya. Kegiatan ini juga membangun budaya berbagi

pengetahuan dari senior ke yunior.

- Mengembangkan karya-karya inovasi yang dapat digabungkan untuk peningkatan

manfaat yang dihasilkan. Kegiatan ini juga membangun budaya berbagi

pengetahuan antar anggota organisasi, khususnya para inovator.

- Pengurusan Patent untuk beberapa hasil penelitian dosen atau karya inovasi.

Untuk keperluan ini, disyaratkan membuat dokumen berupa deskripsi teknis dari

hasil penelitian atau karya inovasi.

6

3. Combination:

- Mengelola penerbitan/penggandaan Buletin, Jurnal, Majalah atau Laporan Hasil

Penelitian, Makalah Seminar/Knowledge Sharing, Skripsi/Tugas Akhir, Direktori

Penelitian dan lain-lain. Dalam proses ini terjadi transfer explicit to explicit dan

diperlukan pula teknologi yang memadai guna mendukung proses tersebut agar

efektif.

4. Internalization:

- Mengelola Perpustakaan dengan menyediakan berbagai referensi (buku, text book,

journal, standar dan lain-lain) baik secara off-line (konvensional) maupun on-line (e-

library). Di sini terjadi transfer explicit to tacit dan membangun budaya belajar untuk

mewujudkan knowledge worker. Unsur teknologi cukup berperan untuk

memfasilitasi proses internalisasi ini dengan membangun e-library.

Dalam praktek implementasi KM, sering muncul beberapa kelompok anggota

organisasi yang memiliki hasrat atau minat sejenis dan selalu aktif melakukan

knowledge sharing dalam rangka mencari solusi permasalahan yang mereka hadapi.

Kelompok ini lazim disebit dengan Community of Practice (CoP). Adapun pelaksanaan

knowledge sharing dapat berupa diskusi temu muka atau via dunia maya, Knowledge

Café dan lain-lain.

III. PENUTUP

Dari uraian di atas dapat disimpulkan bahwa KM merupakan sebuah sistem

manajemen untuk mempercepat tercapainya sasaran organisasi dengan

mengintegrasikan orang, proses dan teknologi, sehingga melancarkan aliran

pengetahuan organisasi, melalui proses berbagi pengetahuan yang relevan dengan

bidangnya.

KM bertujuan untuk mempercepat tumbuhnya inovasi pengetahuan, dengan

memfasilitasi knowledge workers, dalam mendapatkan pengetahuan yang dibutuhkan

pada waktu yang tepat dan mempercepat tumbuhnya pengetahuan tacit dan explicit.

Apabila suatu organisasi ingin tetap bertahan dan bahkan berkembang, maka

mengimplementasikan KM adalah suatu pilihan yang tepat.