RACIMatrik

Karmilasari

RACIMatriks

• Matriks yang menggambarkan peran berbagai

pihak dalam penyelesaian suatu pekerjaan

dalam suatu proyek atau prosesbisnis.

KegunaanRACI

1. Menggambarkan peran dan tanggung jawab serta tugamasing-masing department/orang dalam melakukansuataupekerjaan.

2. Menghilangkan tugas-tugas yang masuk dalam greyarea, tugas yang tidak jelas siapa yang menjalankannyakarena tidak ada yang mengerjakan maupun tugasyang tumpang tindih antar department.

3. Mengidentifikasi beban kerja yang telah ditugaskankepadakaryawantertentuataudepartemen

4. Memastikan bahwa proses tertentu tidak terlaludominan

KegunaanRACI

5. Memastikan bahwa anggota baru dijelaskan

tentang peran dan tanggungjawab

6. Menemukan keseimbangan yang tepat antara garis

dan tanggungjawab pekerjaan

7. Mendistribusikan kerja antara kelompok untuk

mendapatkanefisiensikerjayang lebih baik

8. Terbukauntukmenyelesaikankonflikdan diskusi

9. Mendokumentasikan peran dan tanggung jawab orang-

orang dalamorganisasi

RACI

• R – Responsible.

Pihak-pihak yang bertanggung jawab untuk mengerjakan aktifitas

yang dimaksud. Dalam setiap aktifitas, bisa terdapat lebih dari 1

orang.

• A – Accountable.

Pihak yang memiliki otoritas dan akuntabilitas untuk aktifitas yang

dimaksud. Berarti pihak ini memiliki tanggung jawab utama untuk

memastikan keberhasilan pengerjaan aktifitas tersebut. Dalam

setiapaktifitas,hanyabolehada1 orang.

RACI

• C– Consulted.

Pihak-pihak yang akan dihubungi untuk konsultasi dandimintakan nasihat mengenai aktifitas yang dimaksud. Dalamsetiapaktifitas,bisaterdapatlebih dari 1orang.

• I – Informed.

Pihak-pihak yang akan di informasikan mengenai perkembangan

pengerjaan aktifitas yang dimaksud. Dalam setiap aktifitas, bisa

terdapat lebih dari 1 orang.

Langkah PembuatanRACI

• Mengidentifikasikan proses dan fungsipekerjaan yang diinginkan dalammenyelesaikan masalah yangdihadapi.

• Mengidentifikasikan peran dan fungsi pekerjaanyang harus dilakukan, mengidentifikasikan –pihak-pihak yang terkena dampak permasalahantersebut dan siapa yang harus melakukanpekerjaan tersebut.

Langkah PembuatanRACI

• Mengidentifikasikan orang yang

melaksanakan tugas/pekerjaan (Responsible)

dan pihak- pihak yang dimasukan kedalam

daftar A (accountable), C (consulted) dan I

(informed).

• Meninjau kembali tugas-tugas tersebut

sehingga tidak terjadi penggandaan kerja

dan proses.

Contoh

Responsible vsAccountable

• Pada dasarnya, pihak yang di assign

Responsible adalah pihak yang bertanggung

jawab untuk mengerjakan aktifitas tersebut

dan bertanggung jawab ke pihakAccountable.

Responsible vsAccountable

• Pihak Accountable bertanggung jawab untuk

memastikan hasil pekerjaan dari aktifitas

tersebut sesuai dengan rencanayang ada.

• Jika ada kesalahan maupun kekurangan dalam

pekerjaan aktifitas, yang bertanggung jawab

adalah pihak Accountable, bukan pihak

Responsible.

Consulted vsInformed

• Consulted adalah bentuk komunikasi dua arah

dimana pihak Consulted akan memberikan

nasihat maupun konsultasi ke pihak

Responsible maupun pihakAccountable.

• Informed adalah bentuk komunikasi satuarah

dari pihak Responsible maupun pihak

Accountable ke pihak yang diberikan

Informasi.

Rambu-rambupadaRACIMatrix

1. Pastikansetidaknyaada 1 pihak responsibledan 1 pihak accountable pada tiap aktifitas. MemungkinkanuntukmenugaskanAccountable dan Responsible pada satu pihak jika dibutuhkan.

2. Pastikanhanyaada 1 pihakaccountablepada setiap

aktifitas.

3. Perhatikan agar tidak terlalu banyak pihak Informedpada tiapaktifitasuntukmenghindari “noise” pada jalurkomunikasi.

Kesimpulan

• RACI Matrix adalah tool yang sangat berguna

untuk mengelola penugasan sumber daya

manusia padaproject.

• Pastikan matrix ini selalu terbaharui sesuai

dengan perkembangan perubahan didalam

project.

Integrated DEFinition

(IDEF)

IDEF

• DEFINISI : IDEF merupakan sekelompok metodepemodelan yang dapat digunakan untuk menetapkanmodel-model data, proses bisnis, dan taksonomiinformasi.

• TUJUAN : IDEF digunakan untuk kegiatan pemodelanyang diperlukan untuk mendukung analisis sistem,desain,peningkatanatauintegrasi

• Awalnya, IDEF dikembangkan untuk meningkatkankomunikasi di antara orang yang mencoba memahamisistem. Sekarang, IDEF digunakan untuk dokumentasi,pemahaman, desain, analisis, perencanaan, danIntegrasi.

SejarahIDEF

• Pada tahun 1970-an, IDEF0 berasal dari

Angkatan Udara AS di bawah program

IntegratedComputerAidedManufacturing

(ICAM) dari bahasa grafis mapan, Analisis

Terstruktur dan Teknik Desain(SADT).

KeluargaIDEF

Keluarga MetodeIDEF:

• IDEF0:untukPemodelan Fungsi (tujuan:deskripsi)

• IDEF1:untukPemodelan Informasi. (tujuan:deskripsi)

• IDEF1x:untuk Pemodelan Data.(tujuan:desain)

• IDEF3:untukPemodelan Proses. (tujuan:deskripsi)

• IDEF4:untukDesain BerorientasiObjek.(tujuan: desain)

• IDEF5:untukKeteranganOntologiCapture.(tujuan: deskripsi)

IDEF-0

PemodelanFungsi

IDEF

• IDEF0 memodelkankeputusan, tindakan,dan aktivitasdari suatu organisasi atau sistem, untuk mengkomunikasikanperspektiffungsionaldari suatu sistem.

• Model IDEF0 dibuat sebagai salahsatutugas pertama dari upaya pengembangan sistem karena mereka menggambarkan:– fungsi yang dilakukan,

– apa yang diperlukan untuk menjalankan fungsi-fungsi itu,

• IDEF0dirilissebagai standaruntukPemodelan Fungsioleh LaboratoriumSistemKomputer dari Institut StandardanTeknologiNasional.(1993)

DiagramKonteks

OutputInput Nama Fungsi

• Model fungsi tertinggi pada tingkat input,

kontrol, output, danmekanisme

Kontrol

Mekanisme

IDEF-Fungsi

• Suatu Kegiatan, Tindakan, Proses,atau

Operasi

• Penjelasan "Apayang Terjadi" dalam LingkunganTertentu

• Dikerjakan oleh Orang, Mesin,Komputer

• Berlabel dengan Kata KerjaAktif

Nama Fungsi

IDEF –Fungsi(Aktifitas)

• Diwakili dengan kotak dalam Model IDEF0.

• Diagram pertama memiliki satu Fungsi yang

membatasi konteks Model. (A- 0 diagram)

Nama Fungsi

A0

IDEF –Fungsi(Aktifitas)

• Diagram memiliki maksimum 6fungsi dan

minimal 3

A1

A2

A3

A4

A5

A6

A1

A2

A3

IDEFØ Relationships (Antar Fungsi)

• Diwakili sebagai anakpanah

• Objek nyata, data, orang, mesin,dan

komputer

ICOM• Inputs

• Controls

• Outputs

• Mechanisms

Input

• Objek Nyata atau Data yang Dibutuhkanuntuk

Melakukan Fungsi

• Objekatau Data yang Diubah oleh suatu Fungsi

• Dilabeli dengan KataBenda

INPUTS FUNCTION

Output

• Objekatau Data yang Diproduksi sebagai Hasil

dari Fungsi

• Dilabeli dengan KataBenda

INPUTS FUNCTION OUTPUTS

Control

INPUTS

• Mengatur PencapaianFungsi

• Hal-hal yang Mempengaruhi atau

Menentukan Keluaran

• Dilabeli dengan KataBendaCONTROLS

FUNCTIONOUTPUTS

Mechanism

• Orang, Perangkat, atau

Data yang menjalankan

Fungsi

• Dilabeli denganKata

Benda

INPUTS OUTPUTS

CONTROLS

MECHANISMS

FUNCTION

Hubungan Kotak dan Panah dalamDiagram

2

3

INPUT

1

OUTPUT TO INPUTS

OUTPUT TO CONTROL

OUTPUT TO MECHANISM

OUTPUT

ARROWS BRANCHING

(Split)

FEED BACK OUTPUT TO CONTROL

(Join)

Panah“Percabangan”

• Output dapat bercabang dan digunakan oleh

dua fungsi secara bersamaan atauberurutan

1

2

3

OUTPUT DATA

ONCE THIS DATA IS SUPPLIED, FUNCTIONS 2 & 3 CAN OPERATE SIMULTANEOUSLYOR SEQUENTIALLY

Panah“Penggabungan”

FINISHED SUB-PARTS

PROCURED ITEMSPRODUCTION ITEMS

CONTROL PRODUCTION

ITEMS & TOOLS

Panah“Feedback”

SYSTEM REQUIREMENTS

DRAFT SPECIFICATIONS

COMMENTS

DRAFT SPECIFICATION WITH DESIGN CHANGES

DESIGN

REVIEW

APPROVED DESIGN

Bundling andUnbundling

• Bundle :Konsep B dan C dibundeluntuk

membentuk konsepA

C

BA

Bundling andUnbundling

• Unbundle :KonsepA tidak dibagi ke dalam

konsep B danC

A

B

C

Bundles andUnbundles

Keep

RecordsA1

Orders

Directives

Files

Invoices

Transaction

Deliver

Product

s A2

Entries

Billing

Entries

Prices&Tax Tables

Account

Entries

Customer

Records

Unbundle

Management

Bundle

Perform

BillingA3

Transactions

Files = Customer Records + Price & Tax Tables

Account Entries = Transaction Entries + Billing Entries

Dekomposisi

• Menetapkan hierarkimodel

• Fungsi terdiri dari fungsi lain

• Dekomposisi adalah prosespenguraian fungsi (tingkat demi tingkat)

• Konsistensi data diperlukan sepanjangtingkat

dekomposisi tingkat-demi-tingkat

Dekomposisi

A0

A0

A-0

A1

A2

A3

A4

Parent Diagram

Child Diagram

More General

More Detailed

Kegiatan “OrangTua” Merupakan TingkatAbstraksi yang Lebih Tinggi

daripada “Anak-anak”Mereka

Dekomposisi

ParentActivity

A0

A1

A2

A3

A4

A3

A32

A33

A34

A31

Child Diagram

Parent Diagram

Contoh

Inventory Policy

Purchase policy

Stock Levels Payments

Rejected Materials

Vendor

ABC Co.

Acquire

MaterialsA0

Contoh

Payments

Check Stock Levels &DetReorder Qty

A1Prepare Authorize & Mail P O A2

Receive PO Produce &

Ship A3Receive Shipment &Inspect A4

Restock & MakePayment A5

InventoryPolicy

Stock Levels

Reorder Qty

Purchase Policy

Invoice

Material

ABC Co. Vendor

RejectedMaterial

OK Material

Purchase Order

PO Prep. Policy

Inspection Policy