BAHAN AJAR PELENGKAP MODUL

DIAGNOSA ORGANISASI

Disusun oleh:

Erya Afrianus

Pelatihan Kepemimpinan Pengawas

Angkatan 1 Badan Pusat Statistik

Tahun 2020

2

BAHAN AJAR PELENGKAP MODUL DIAGNOSA ORGANISASI

Pendahuluan

Pemimpin menurut Suradinata (1997) adalah orang yang memimpin kelompok dua orang atau lebih dalam sebuah organisasi. Sedangkan, kepemimpinan adalah kemampuan seorang pemimpin untuk mengendalikan, memimpin, mempengaruhi fikiran, perasaan atau tingkah laku orang lain untuk mencapai tujuan bersama yang telah ditentukan sebelumnya. Pemimpin terdiri dari pemimpin formal (formal leader) dan pemimpin informal (informal leader). Dengan demikian, seorang pemimpim seyogyanya memiliki kepemimpinan dalam melakukan perubahan, sehingga dapat disebut sebagai pememimpin perubahan.

Pengertian ini mengharuskan pemimpin terlebih dahulu menetapkan suatu tujuan, kemudian memengaruhi dan memobilisasi stakeholdernya guna mendukung dan melaksanakannya. Namun, tidak semua pemimpin mampu menetapkan tujuan yang tepat. Misalnya, tujuan dimaksud terlalu ambisius, sehingga sulit diwujudkan oleh stakeholder dan sumberdaya yang ada. Atau, tujuan bersifat business as usual, sehingga tidak mampu membawa perubahan yang signifikan bagi organisasi. Begitupula, tujuan-tujuan organisasi yang tidak mengikuti prinsip standar etika publik, dimana pemimpin memiliki maksud yang tidak baik seperti korupsi, kolusi dan nepotisme (KKN).

Setelah menetapkan tujuan yang tepat, barulah pemimpin menerapkan kemampuan mempengaruhi seluruh stakeholdernya agar mendukungnya dalam mencapai tujuan tersebut. Keberhasilan mempengaruhi stakeholder akan sangat menentukan, apakah pemimpin tersebut berhasil membawa perubahan. Dengan perkataan lain, pemimpin membutuhkan pihak lain dalam mewujudkan perubahan. Melalui persuasi, pemimpin perubahan dapat mengubah stakeholder yang dulunya menentang menjadi mendukung; stakeholder yang dulunya pasif menjadi aktif. Jika pemimpin perubahan dapat memobilisasi stakeholder, maka perubahan yang direncanakan akan dapat terwujud dengan baik sesuai dengan tujuan yang ingin dicapai.

Sebelum melakukan diagnosa organisasi, pemimpin perubahan harus memiliki kemampuan penguasaan diri. Oleh karena itu, seorang pemimpin haruslah menguasai dirinya sebelum melakukan diagnosa organisasi. Sehingga, dalam mendiagnosa organisasi, pemimpin terhindar dari kepentingan-kepentingan yang subyektif. seperti kepentingan pribadi, golongan, sektoral, etnis/suku, materi, dan sejenisnya. Pemimpin juga dituntut berpikir jernih agar diagnosa yang dilakukan demi kepentingan bersama, kepentingan publik, dan kepentingan negara.

Sebagai manusia biasa, dalam diri seorang pemimpin terdapat sistem dan sub sistem (keluarga, bonding (kesamaan suku, agama, atau golongan), kebutuhan materi, dan lain-lain) yang dapat memengaruhi dalam mengambil keputusan. Oleh karena itu, penting bagi seorang pemimpin untuk memiliki penguasaan atas dirinya. Sebagai pejabat struktural eselon IV, tarikan atau pengaruh yang perlu diikuti adalah yang mengarahkannya pada pengambilan keputusan untuk kepentingan bersama, kepentingan publik, dan kepentingan negara. Tarikan atau pengaruh lain tidak boleh dibiarkan besar dan mengalahkan kepentingan bersama tersebut. Ketika pemimpim melakukan diagnosa organisasi harus dipastikan bahwa pemilihan area perubahan dimotivasi oleh kepentingan publik. Selain itu, pemimpin harus amanah dalam melaksanakan tugas dan kewajibannya. Sehingga, keberadaannya menjadi solusi dari permasalahan dalam intansinya.

Tool Analisis

1. Analisis SWOT

SWOT adalah singkatan dari Strengths (kekuatan), Weaknesses (kelemahan), Opportunities (peluang), dan Threats (ancaman).

Analisis SWOT mengatur kekuatan, kelemahan, peluang, dan ancaman utama Anda ke dalam daftar yang terorganisir dan biasanya disajikan dalam bilah kisi-kisi yang sederhana.

Strengths (kekuatan) dan Weaknesses (kelemahan) adalah berasal dari internal perusahaan Anda. hal-hal yang dapat Anda kontrol dan dapat berubah. Contohnya termasuk siapa yang ada di tim Anda, paten dan properti intelektual Anda, dan lokasi Anda. Opportunities (peluang) dan Threats (ancaman) adalah hal eksternal yang mempengaruhi bisnis atau hal-hal yang terjadi di luar perusahaan Anda pada pasar yang lebih besar. Anda dapat memanfaatkan peluang dan melindungi dari ancaman, tetapi Anda tidak dapat mengubahnya. Contohnya termasuk pesaing, harga bahan baku, dan tren belanja pelanggan.

Teknik ini dibuat oleh Albert Humphrey, yang memimpin proyek riset pada Universitas Stanford pada dasawarsa 1960-an dan 1970-an dengan menggunakan data dari perusahaan-perusahaan Fortune 500.

Ketika Anda melakukan analisis SWOT, Anda akan mempelajari strategi yang solid untuk memprioritaskan pekerjaan yang perlu Anda lakukan untuk mengembangkan bisnis Anda.

A. Siapa yang harus melakukan analisis SWOT?

Agar analisis SWOT efektif, pendiri dan pemimpin perusahaan perlu terlibat secara mendalam. Ini bukan tugas yang bisa didelegasikan kepada orang lain.

Tetapi, peimimpin perusahaan juga tidak boleh melakukan pekerjaan sendiri. Untuk hasil terbaik, kumpulkan sekelompok orang yang memiliki perspektif berbeda tentang perusahaan. Pilih orang yang dapat mewakili berbagai aspek perusahaan Anda, mulai dari penjualan dan layanan pelanggan hingga pemasaran dan pengembangan produk. Setiap orang harus memiliki bagian dalam hal ini.

Perusahaan yang inovatif bahkan melihat di luar jajaran internal mereka sendiri ketika mereka melakukan analisis SWOT dan mendapatkan masukan dari pelanggan untuk menambahkan suara unik mereka ke dalam pertimbangan keputusan bisnis.

Jika Anda memulai atau menjalankan bisnis sendiri, Anda masih dapat melakukan analisis SWOT. Ambil sudut pandang tambahan dari teman yang tahu sedikit tentang bisnis Anda, akuntan Anda, atau bahkan vendor dan pelanggan. Kuncinya adalah memiliki sudut pandang yang berbeda.

Bisnis yang menggunakan analisis SWOT untuk menilai situasi mereka saat ini dan menentukan strategi untuk bergerak maju. Tetapi, ingatlah bahwa segala sesuatunya terus berubah dan Anda perlu menilai kembali strategi Anda, dimulai dengan analisis SWOT baru setiap enam hingga 12 bulan.

Bagi pemula, analisis SWOT adalah bagian dari proses perencanaan bisnis. Ini akan membantu menyusun strategi agar Anda memulai dengan langkah yang benar dan mengetahui arah yang akan Anda tuju.

B. Cara Melakukan Analisis SWOT dengan Benar

Seperti yang kami bahas diatas, Anda harus mengumpulkan tim untuk melakukan analisa SWOT. Anda tidak perlu melakukan analisa sepanjang hari, satu atau dua jam sudah cukup.

Kumpulkan orang-orang dari berbagai bagian perusahaan Anda dan pastikan Anda memiliki perwakilan dari setiap bagian. Anda akan menemukan bahwa berbagai kelompok dalam perusahaan Anda memiliki perspektif yang sama sekali berbed. Dan point ini sangat penting untuk membuat analisis SWOT Anda berhasil.

Melakukan analisis SWOT mirip dengan pertemuan mendengerkan pendapat, untuk mengetahui cara yang benar dan salah dalam menjalankan suatu hal. Disarankan untuk memminta setiap orang mencatat dan minta setiap orang diam-diam menghasilkan ide untuk memulai sesuatu. Hal ini untuk mencegah groupthink dan memastikan bahwa semua suara didengar.

Setelah melakukan brainstorming selama lima hingga 10 menit, letakkan semua catatan dan tempel di dinding jangan lupa untuk mengelompokkan ide-ide serupa. Izinkan siapa pun menambahkan catatan tambahan pada titik ini jika ide orang lain memicu pemikiran baru.

Setelah semua ide diorganisasikan, sekarang saatnya untuk menentukan peringkat ide. gunakan sistem pemungutan suara di mana setiap orang mendapat lima atau sepuluh “suara” yang dapat mereka bagikan dengan cara apa pun yang mereka suka. Membuat catatan dalam berbagai warna berguna untuk latihan ini.

Berdasarkan latihan pemungutan suara, Anda harus memiliki daftar gagasan yang dapat diprioritaskan. Tentu saja, daftar itu sebagai bahan untuk diskusi dan debat, dan seseorang di ruangan itu harus dapat membuat keputusan terakhir pada prioritas. Ini biasanya CEO, tetapi bisa didelegasikan kepada orang lain yang bertanggung jawab atas strategi bisnis.

Anda akan ingin mengikuti proses menghasilkan ide untuk masing-masing dari empat kuadran dari analisis SWOT Anda: Kekuatan, Kelemahan, Peluang, dan Ancaman.

2. Analisis Diagram Fishbone (Tulang Ikan)

Diagram tulang ikan atau fishbone adalah salah satu metode / tool di dalam meningkatkan kualitas. Sering juga diagram ini disebut dengan diagram Sebab-Akibat atau cause effect diagram. Penemunya adalah seorang ilmuwan jepang pada tahun 60-an. Bernama Dr. Kaoru Ishikawa, ilmuwan kelahiran 1915 di Tikyo Jepang yang juga alumni teknik kimia Universitas Tokyo. Sehingga sering juga disebut dengan diagram ishikawa. Metode tersebut awalnya lebih banyak digunakan untuk manajemen kualitas. Yang menggunakan data verbal (non-numerical) atau data kualitatif.

Dikatakan Diagram Fishbone (Tulang Ikan) karena memang berbentuk mirip dengan tulang ikan yang moncong kepalanya menghadap ke kanan. Diagram ini akan menunjukkan sebuah dampak atau akibat dari sebuah permasalahan, dengan berbagai penyebabnya. Efek atau akibat dituliskan sebagai moncong kepala. Sedangkan tulang ikan diisi oleh sebab-sebab sesuai dengan pendekatan permasalahannya. Dikatakan diagram Cause and Effect (Sebab dan Akibat) karena diagram tersebut menunjukkan hubungan antara sebab dan akibat. Berkaitan dengan pengendalian proses statistikal, diagram sebab-akibat dipergunakan untuk untuk menunjukkan faktor-faktor penyebab (sebab) dan karakteristik kualitas (akibat) yang disebabkan oleh faktor-faktor penyebab itu.

A. Manfaat Diagram Fishbone

Fungsi dasar diagram Fishbone (Tulang Ikan) adalah untuk mengidentifikasi dan mengorganisasi penyebab-penyebab yang mungkin timbul dari suatu efek spesifik dan kemudian memisahkan akar penyebabnya . Sering dijumpai orang mengatakan “penyebab yang mungkin” dan dalam kebanyakan kasus harus menguji apakah penyebab untuk hipotesa adalah nyata, dan apakah memperbesar atau menguranginya akan memberikan hasil yang diinginkan.

Dengan adanya diagram Fishbone ini sebenarnya memberi banyak sekali keuntungan bagi dunia bisnis. Selain memecahkan masalah kualitas yang menjadi perhatian penting perusahaan. Masalah – masalah klasik lainnya juga terselesaikan.

Masalah – masalah klasik yang ada di industri manufaktur khusunya antara lain adalah :

a) keterlambatan proses produksi,

b) tingkat defect (cacat) produk yang tinggi,

c) mesin produksi yang sering mengalami trouble,

d) output lini produksi yang tidak stabil yang berakibat kacaunya plan produksi,

e) produktivitas yang tidak mencapai target,

f) complain pelanggan yang terus berulang

Namun, pada dasarnya diagram Fishbone dapat dipergunakan untuk kebutuhan-kebutuhan berikut :

a) Membantu mengidentifikasi akar penyebab dari suatu masalah,

b) Membantu membangkitkan ide-ide untuk solusi suatu masalah,

c) Membantu dalam penyelidikan atau pencarian fakta lebih lanjut,

d) Mengidentifikasi tindakan (bagaimana) untuk menciptakan hasil yang diinginkan,

e) Membahas issue secara lengkap dan rapi,

f) Menghasilkan pemikiran baru.

B. Cara Membuat Diagram Fishbone

Dalam hal melakukan Analisis Fishbone, ada beberapa tahapan yang harus dilakukan, yakni;

1). Menyiapkan sesi analisa tulang ikan.

2). Mengidentifikasi akibat atau masalah.

3). Mengidentifikasi berbagai kategori sebab utama.

4). Menemukan sebab-sebab potensial dengan cara sumbang saran.

5). Mengkaji kembali setiap kategori sebab utama.

6). Mencapai kesepakatan atas sebab-sebab yang paling mungkin

3. Force Field Analysis

Force Field Analysis Model dikembangkan oleh Lewin (1951) dan digunakan secara meluas untuk menginformasikan pembuatan keputusan terutama dalam perencanaan dan pelaksanaan program manajemen perubahan dalam organisasi. Force Field Analysis adalah metoda yang sangat ampuh untuk memperoleh gambaran lengkap yang menyeluruh berbagai kekuatan yang ada dalam isu utama suatu kebijakan juga untuk memperkirakan sumber dan tingkat kekuatan kekuatan tersebut.

A. Kelompok Kerja Force Field Analysis

Force Field Analysis Model paling tepat dikerjakan oleh suatu kelompok kecil yang terdiri dari enam hingga delapan orang dengan menggunakan flip chart atau overhead transparansi sehingga semua peserta dapat melihat aktivitas proses pembahasan yang berlangsung.

B. Langkah Langkah Force Field Analysis

Langkah pertama Force Field Analysis adalah menyepakati bidang perubahan yang akan dibahas. Bidang perubahan ini dapat ditulis sebagai sasaran kebijakan yang diinginkan atau tujuan. Semua kekuatan yang mendukung adanya perubahan kemudian ditulis dalam kolom di sebelah kiri (Driving Forces, mendorong perubahan ke depan), sementara semua kekuatan penentang munculnya perubahan ditulis dalam kolom di sebelah kanan (Restraining Forces, penghambat perubahan).

Kekuatan pendorong dan penghambat ini harus di pilah-pilah menurut tema yang sama, kemudian diberi skor sesuai dengan ‘magnitude’ masing2, mulai dari skor satu (lemah) hingga skor lima (kuat). Skor yang diperoleh bisa jadi tidak seimbang di masing-masing sisi. Hasilnya tampak pada gambar berikut ini:

Langkah berikutnya dalam Force Field Analysis adalah menetapkan apakah ada yang dapat dilakukan menghadapi kekuatan kekuatan tersebut. Dampak paling signifikan akan diperoleh dengan cara meningkatkan kekuatan pendukung yang lemah sementara mengurangi kekuatan2 penghambat yang kuat.

Namun bisa saja kekuatan kekuatan itu adalah kekuatan kekuatan yang sama sekali tidak dalam kendali Anda, sehingga kadangkala akan membantu jika menentukan skor kekuatan kekuatan tersebut sesuai dengan derajat pengaruh yang dapat Anda ambil dari mereka.

Selama proses diskusi Force Field Analysis di harap akan muncul debat dan dialog diantara peserta kelompok. Ini adalah bagian penting dalam Force Field Analysis, dan diperlukan waktu untuk membahas isu kunci. Temuan dan gagasan bisa muncul terkait dengan hal hal terkait dengan kepedulian, masalah, symptom dan solusi. Semua proses perlu dicatat dan ditelaah bila ada konsensus tentang aksi atau tindakan di waktu yang akan datang.

Dalam upaya mempengaruhi kebijakan, sasaran utama Force Field Analysis adalah menemukan cara untuk mengurangi kekuatan kekuatan penghambat sekaligus mencari peluang untuk mendapat keuntungan dari kekuatan kekuatan pendorong.

Force Field Analysis adalah kelanjutan alamiah Problem Tree Analysis yang sering dapat membantu untuk mengidentifikasi tujuan suatu perubahan kebijakan.

Langkah berikut setelah Force Field Analysis adalah Stakeholder Analysis. Dalam Stakeholder Analysis pemangku kepentingan tertentu yang setuju dan yang menentang adanya perubahan dapat diidentifikasi, sekaligus diketahui kekuatan, pengaruh dan kepentingannya.

4. Diagram Pohon (Tree Diagram)

Diagram Pohon atau Tree Diagram adalah satu satu alat yang digunakan untuk membagikan kategori-kategori besar ke dalam tingkat yang lebih kecil atau terperinci. Seperti namanya, Diagram Pohon berbentuk seperti pohon yang memiliki satu batang dahan yang mencabang dua atau lebih. Demikian juga dengan suatu permasalahan yang ingin kita bahas dengan menggunakan Diagram Pohon, yaitu terdiri dari satu Kategori atau Item besar yang kemudian dibagikan menjadi dua cabang atau lebih yang lebih terperinci. Hal ini dapat membantu kita dalam menyederhanakan suatu permasalahan yang kompleks ataupun mempermudah kita untuk mendapatkan gambaran pada suatu permasalahan yang kita hadapi.

Diagram Pohon atau Tree Diagram ini disebut juga dengan Diagram Hirarki (Hierarchy Diagram), Diagram Sistematic (Systematic Diagram) dan Pohon Analisis (Analysis Tree).

A. Kegunaan Diagram Pohon (Tree Diagram)

Beberapa Kegunaan Diagram Pohon dalam Industri diantaranya adalah sebagai berikut :

1. Membantu untuk Menemukan akar permasalahan.

2. Curah pendapat (brainstorming) untuk mendapatkan solusi.

3. Menjelaskan langkah-langkah atau perincian kepada orang lain.

4. Mengidentifikasikan ruang lingkup sebuah proyek.

5. Menjelaskan langkah-langkah yang diperlukan untuk menyelesaikan suatu masalah.

6. Untuk menganalisa suatu proses pekerjaan secara terperinci.

B. Cara Membuat Diagram Pohon (Tree Diagram)

Berikut ini adalah langkah-langkah untuk menyiapkan Diagram Pohon (Tree Diagram).

1. Tuliskan Topik yang ingin dibahas, contohnya seperti permasalahan yang ingin diselesaikan, Proyek yang direncanakan ataupun nama proses yang ingin dianalisa.

2. Kembangkan Topik tersebut dengan menanyakan pertanyaan selanjutnya seperti “Apa penyebab masalah ini terjadi?”, “Kegiatan apa yang harus dilakukan untuk menyelesaikan proyek ini”, “Mengapa hal ini bisa terjadi” dan lain sebagainya. Gunakan pertanyaan “Apa” dan “Mengapa”.

3. Gunakan cara curah pendapat atau brainstorming untuk mengembangkan semua kemungkinan pertanyaan dan jawabannya hingga menemukan solusi ataupun akar permasalahannya.

4. Lakukan pemeriksaan ulang diagram pohon tersebut apakah semua yang tertulis diperlukan untuk menyelesaikan masalah yang bersangkutan dan apakah cukup untuk menemukan akar permasalahannya.

C. Contoh Diagram Pohon (Tree Diagram)

Diagram Pohon dapat digambar secara Vertikal maupun Horizontal, dibawah ini adalah contoh gambar Diagram Pohon (Tree Diagram) yang dimaksud.

10