Metode Vendor Managed Inventory (VMI)

Vendor Managed Inventory (VMI) adalah sebuah strategi dalam rantai pasok dimana

pemasok melakukan penanganan persediaan dengan menggunakan media komunikasi

terkini seperti online messaging atau data retrieval system. Pengelolaan VMI yang baik

dapat meningkatkan performansi rantai pasok dengan mengurangi tingkat persediaan

dan meningkatkan frekuensi pengisian barang (Mahamani dan Rao 2010). Berdasarkan

Achabal et al (2000) dan Waller et al (1999), Yao et al (2005) menyatakan bahwa

keuntungan penerapan VMI adalah pengurangan biaya simpan baik pada pemasok

maupun retailer, peningkatan customer service level, seperti dengan pengurangan waktu

siklus pemesanan barang dan peningkatan frekuensi penggantian atau pengisian

persediaan.

Penerapan VMI membutuhkan keterbukaan informasi mengenai level persediaan dan

jumlah permintaan konsumen dari pihak retailer terhadap pemasok. Berdasarkan hal

tersebut pihak pemasok dapat melakukan perencanaan perencanaan produksi,

penjadwalan pengiriman barang, pemenuhan persediaan retailer, perencanaan

pembelian, serta proses logistik lainnya dengan lebih baik. Strategi VMI pada rantai

pasok melibatkan suatu kesepakatan antarpihak terkait. GUNEg (2010) membahas

beberapa penelitian mengenai kondisi-kondisi yang terjadi dalam kesepakatan

penerapan strategi VMI. Berdasarkan pembahasan tersebut diketahui beberapa

parameter yang perlu diperhatikan dalam suatu kesepakatan yang akan mempengaruhi

performansi penerapan strategi VMI, yaitu harga beli barang dari pemasok, batas-batas

persediaan yang diinginkan oleh retailer, jumlah barang yang dapat dipenuhi oleh

pemasok, variasi permintaan dan sistem pembayaran. Selain itu, terdapat juga

parameter-parameter lain yang diuji yaitu kapasitas produksi pemasok, harga jual

barang oleh retailer, proporsi ongkos pemesanan.

Manfaat dari VMI adalah keuntungan bagi supplier tersebut dalam mengelola inventory

dengan cara memperkirakan kapan suatu barang harus diproduksi dan/ atau disiapkan.

Dengan adanya perkiraan ini, supplier tidak perlu mengelola inventory barang tersebut

terlalu lama. Dalam sistem VMI ini, supplier dan perusahaan  menggunakan suatu

sistem informasi yang memuat segala jenis informasi baik yang dibutuhkan supplier

maupun perusahaan, selain itu VMI mempunyai manfaat lainnya yaitu:

1. Mengurangi Cost atau biaya, dan

2. Meningkatkan Pelayanan.

Dalam VMI dibutuhkan suatu teknologi informasi yang dijelaskan pada gambar di

bawah ini :

Dari gambar di atas, perancangan Sistem Informasi Vendor Managed Inventory dapat

disimpulkan bahwa antara perusahaan dan supplier mempunyai otoritas masing-masing

dalam mengakses data dan informasi yang terdapat di dalam Sistem Informasi ini.

Bagian pengadaan barang hanya mempunyai otoritas untuk memasukkan hasil

peramalan untuk suatu jenis produk serta dapat mengecek ketersediaan barang di

gudang. Bagian gudang mempunyai otoritas untuk memasukan data jumlah barang

tersedia serta memasukan data kedatangan barang pesanan ke dalam gudang. Pihak

supplier mempunyai otoritas untuk melihat data peramalan, data inventory, serta

memberikan respon terhadap pemesanan barang yang di masukkan ke dalam sistem

oleh pihak pengadaan barang. Pada metode VMI ini, diperlukan data-data yang

dibutuhkan meliputi:

1. Data historis pemesanan produk dari distributor,

2. Data historis penjualan produk ke konsumen dari distributor,

3. Biaya Pengiriman dari perusahaan ke distributor,

4. Biaya Order kedua belah pihak,

5. Biaya Penyimpanan kedua belah pihak,

6. Kapasitas kendaraan dan jumlah sarana pengangkut,

7. Kapasitas produksi pabrik,

8. Lokasi para pelanggan (distributor center),

9. Kondisi stok gudang distributor.

Pengolahan data dilakukan dengan melakukan beberapa tahap di antaranya:

1. Perhitungan LRP-VMI Setiap Distributor

Salah satu konsep dan supply chain yang banyak dipakai adalah Vendor Managed

Inventory, sebenarnya VMI ini merupakan model inventory dimana tanggung jawab

inventory sepenuhnya dipegang oleh supplier, mulai dari volume pengiriman,

rentang pengiriman dan manajemen penyimpanan di gudang. Supplier memonitor

gudang persediaan dari distributor dan bertanggung jawab untuk penetapkan kapan

akan mengirim barang yang dibutuhkan oleh distributor dan menetapkan berapa

kuantitas atau jumlah dari barang yang akan dikirimkan berdasarkan data inisial

mengenai kebutuhan produksi (dari distributor) atau permintaan konsumen yang

disediakan oleh distributor.

Saat ini banyak perusahaan-perusahaan yang menerapkan konsep VMI, hal ini

dipandang karena secara jangka panjang model ini akan menguntungkan kedua belah

pihak. Di satu sisi supplier secara finansial keuntungannya akan bertambah dan

dengan cepat mengetahui kebutuhan akan bahan baku, dapat menentukan sendiri

kapan akan mengirim, sedangkan di sisi lain pihak perusahaan sebagai distributor

tidak akan mengalami keterlambatan dan selalu memiliki barang di gudang,

perusahaan tidak pusing lagi memikirkan bahan baku yang dibutuhkannya. Banyak

sekali kondisi yang akan mempengaruhi model VMI nantinya, untuk itu diperlukan

suatu tool untuk memunculkan beberapa alternatif keputusan dengan

mempertimbangkan beberapa kondisi yang ada dan membantu para decision maker

mengambil suatu keputusan.

Pada tahap ini akan dilakukan suatu perhitungan dalam TOP Grid Display atau LRP

Display di bawah kondisi penggunaan kebijakan VMI. Setelah data demand harian

didapatkan perhitungan selanjutnya adalah perhitungan availability inventory dalam

TOP Grid Display untuk masing-masing kebijakan pengisian atau pengiriman dari

perusahaan ke distributor. TOP Grid Display yang digunakan adalah dalam bentuk

harian. Karena dalam pengontrolan VMI sangat memungkinkan untuk dilakukan

q* = ((A1 + nA2)

Dn

h1 (D

+(P–D)n

+h2–h1

P 2P 2

setiap hari, selain pengguna web yang memungkinkan komunikasi antar partai ini

lebih cepat, pengguna grid dalam bentuk harian dilakukan agar lebih responsif

terhadap permintaan dan kondisi persediaan.

Untuk penentuan kebijakan berap lot pengiriman yang dilakukan setiap pengiriman

ke tiap distributor, formulasi untuk menetukan ukuran lot yang harus dikirimkan oleh

produsen ke distributor adalah sebagai berikut:

2. Perhitungan LRP-VMI untuk Supplier

Berbeda dengan LRP VMI untuk distributor, penggunaan LRP-VMI untuk supplier

untuk menentukan waktu dan jumlah persediaan harus berada di gudang. Pada LRP-

VMI, perhitungan pengisian persediaan di gudang supplier, lead time yang

dipertimbangkan adalah lead time produksi dan lead time pengiriman maksimum

distributor. Sedangkan LRP-VMI untuk pengiriman produk ke distributor

mempertimbangkan lead time pengiriman masingmasing distributor. Untuk input

gross requirement LRP-VMI memakai penjumlahan gross requirement tiap-tiap

distributor. Untuk ukuran lot pengisianpun menggunakan jumlah lot-lot pengiriman

tiap-tiap distributor.

3. Perhitungan Parameter Sistem dalam Spreadsheet Template

Setelah perhitungan ketersediaan persediaan maka dilakukan perhitungan parameter.

Berikut ini merupakan template yang digunakan untuk kesimpulan sistem untuk

mengetahui garis besar kondisi sistem. Template ini adalah ukuran parameter sistem

yang dilakukan oleh Kaplan dan Norton dalam Balanced Scorecard [Gand03]. Tiap

sistem parameter dihitung dengan menggabungkan baik variabel independen maupun

variabel dependen Parameter sistem yang diperhitungkan adalah Total Jumlah

Pengiriman (Shipment), Total kuantitas pengiriman (Total unit Shipped), Laju

pengisian (Total unit shipped/total annual demand), rata-rata jumlah

unit/pengiriman, Inventory turns, Inventory days of supply dan service efficiency

level.

Perhitungan parameter di atas dengan manual yaitu dengan menggunakan Microsoft

Excel. Dalam kasus ini yang menjadi performance measurement yang digunakan

adalah Service Efficiency Level dan Service Level per Unit Demand. Parameter

tersebut merupakan kemampuan DC memenuhi permintaan dari konsumen dengan

menggunakan VMI. Namun service level juga dapat ditentukan oleh distributor

sehingga akan berdampak pada berapa safety stock yang harus disediakan untuk

mencapai service level tersebut.

Metodologi Penelitian

1. Metodologi

Pada penelitian kali ini akan diberikan gambaran mengenai tahapan-tahapan penelitian

yang sistematik, tahapan penelitian tersebut dapat dilihat pada diagram alir dibawah ini :

Studi Pendahuluan

Tinjauan Pustaka

Tah

ap P

ersi

apan

Rumusan Masalah

Penetapan Tujuan

Identifikasi Variabel Pelayanan

Penentuan Sampel

Pengumpulan Data

Data Primer

(Observasi Lapangan &

Data Sekunder

(Profil Perusahaan & Data Pendukung Lain)

Penyusunan Kuisioner

Penentuan Kelayakan Kuisioner

Tidak

A

A

Tah

apP

engu

mpu

lan

Dat

a

Gambar 7.1 Diagram Alir Metodologi Penelitian

Penyebaran Kuisioner

Perhitungan Skor Harapan & Persepsi

Perhitungan Gap Servqual Variabel Pelayanan

Pemetaan Variabel dalam Customer Windows

Penentuan Prioritas Peningkatan Kualitas

Analisa dan Pembahasan

Kesimpulan dan Saran

Tah

apP

engo

laha

n D

ata

Tah

apA

nali

saT

ahap

Pen

utu

p

Uji Validitas

&

Ya

Pengelompokan Variabel Pelayanan

Adapun penjelasan mengenai langkah-langkah metodologi penelitian adalah sebagai

berikut:

1. Studi Pendahuluan. Penelitian ini akan mengetahui tingkat kepuasan pelanggan

berdasarkan harapan dan persepsi yang telah pelanggan rasakan, dengan alat ukurnya

adalah kuisioner. Adapun lokasi penelitian akan dilakukan di Pulau Kumala

Tenggarong.

2. Tinjauan Pustaka. Untuk mendukung penelitian tentunya diperlukan tinjauan

pustaka, agar penelitian bisa berjalan dengan baik dan sebagaimana mestinya.

Tinjauan pustaka ini berisi tentang penjelasan-penjelasan tentang konsep jasa,

servqual dan lainnya.

3. Rumusan Masalah & Penetapan Tujuan. Pada tahap ini dilakukan perumusan

masalah yang dihadapi pihak Pulau Kumala di Tenggarong, dan memaparkan tujuan

dari penelitian yang akan dilakukan.

4. Identifikasi Variabel Pelayanan. Yakni mengidentifikasi variabel-variabel pelayanan

yang telah diberikan oleh pihak Pulau Kumala dan yang dirasakan para pelanggan,

yang mana variabel tersebut bisa didapatkan dari pihak Pulau Kumala ataupun dari

pelanggan. Variabel-variabel ini kemudian akan dijadikan dasar dalam penyusunan

kuisioner.

5. Penentuan sampel, yang akan diambil menggunakan teknik purposive sampling

dengan jumlah sampel menggunakan rumus dari Taro Yamane yang dikutip oleh

Rakhmat, yang hasil perhitungannya sebanyak 100 sampel.

6. Pengumpulan Data. Tahap ini meliputi 2 data yakni data primer dan data sekunder.

Data primer merupakan data yang diambi langsung dari sumbernya, dalam penelitian

ini, wawancara langsung dan pembagian kuisioner ke pelanggan yang menjadi

sumber data primer. Yang kedua adalah data sekunder, yang mana data ini adalah

data yang telah tersedia milik manajemen Pulau Kumala, sehingga peneliti tidak

mengusahakan sendiri pengumupulan datanya.

7. Penyusunan Kuisioner. Tahap pengumpulan data berikutnya adalah menyusun

kuisioner, yang mana kuisioner tersebut berisi variabel-variabel pelayanan yang

sebelumnya telah diidentifikasi dan ditentukan baik oleh peneliti maupun dari pihak

Pulau Kumala.

8. Penentuan Kelayakan Kuisioner. Kuisioner yang telah dibuat tidak langsung

disebarkan pada pelanggan, melainkan terlebih dahulu dikonsultasikan dengan pihak

Pulau Kumala untuk menentukan apakah kuisioner tersebut layak untuk disebarkan

atau masih ada variabel yang belum layak.

9. Penyebaran Kuisioner. Setelah kuisioner layak untuk dibagikan, maka langkah

selanjutnya adalah penyebaran kuisioner kepada pelanggan Pulau Kumala yang

berkunjung ke Pulau Kumala, jumlah kuisioner yang disebarkan sesuai dengan

jumlah sampel yang akan diambil yang sebelumnya telah ditentukan.

10. Uji Validitas & Reliabilitas. Tahap selanjutnya adalah pengolahan data, yang

pertama kali dilakukan adalah uji validitas dan uji reliabilitas. Uji validitas adalah uji

yang dilakukan untuk mengetahui kelayakan butir-butir pertanyaan dengan variabel

yang akan diukur, sedangkan uji reliabilitas digunakan untuk mengukur akurasi dan

konsistensi responden dalam mengisi kuisioner. Jika belum valid atau belum reliabel,

maka dilakukan penyusunan ulang kuisioner, sedangkan jika sudah valid dan

reliabel, maka dapat lanjut ke tahap berikutnya.

11. Perhitungan Skor Harapan & Persepsi. Langkah berikutnya adalah menghitung nilai

harapan dan persepsi pelanggan untuk masing-masing variabel pelayanan, yang

mana nilai ini didapat dari rata-rata (mean) skor harapan dan persepsi pelanggan

maupun manajemen terhadap variabel pelayanan dari seluruh sampel yang diambil.

12. Perhitungan Gap Servqual Variabel Pelayanan. Setelah skor harapan & persepsi

pelanggan dan manajemen Pulau Kumala telah diketahui, maka selanjutnya

dilakukan perhitungan gap (kesenjangan) untuk masing-masing variabel layanan.

Nilai gap servqual didapat dari selisih antara skor persepsi dan skor harapan

pelanggan serta manajemen Pulau Kumala di Tenggarong.

13. Pengelompokan Variabel Pelayanan. Semua variabel-variabel pelayanan

dikelompokkan berdasarkan 5 dimensi kualitas jasa yang telah dijelaskan

sebelumnya, pengelompokan ini untuk mengidentifikasi masing-masing variabel

yang termasuk ke dalam dimensi kualitas jasa.

14. Pemetaan Variabel Dalam Customer Windows. Variabel-variabel pelayanan

kemudian digambarkan dalam diagram customer windows untuk mengetahui variabel

apa saja yang termasuk ke dalam masing-masing kuadran yang terdapat 4 kuadran

untuk gap 1 dan gap 5.

15. Penentuan Peningkatan Kualitas Layanan. Tahap ini merupakan tahap yang akan

menentukan variabel apa saja yang akan menjadi prioritas bagi Pulau Kumala untuk

meningkatkan kualitas layanannya berdasarkan gambaran yang didapat dari customer

windows.

16. Analisa dan Pembahasan. Tahap ini akan menganalisa data-data yang telah dapat dan

diolah serta perhitungan yang telah dilakukan untuk kemudian dilakukan

pembahasan.

17. Kesimpulan dan Saran. Tahap yang terakhir adalah penarikan kesimpulan dari

penelitian yang telah dilakukan, dimana kesimpulan ini merupakan jawaban dari

tujuan penelitian yang telah ditetapkan sebelumnya. Setelah itu memberikan saran

kepada perusahaan yang bersifat membangun.

2. Relevansi (Manfaat)

Manfaat yang dapat diperoleh dari penelitian yang akan dilaksanakan antara lain:

1. Bagi Perusahaan

a. Mengurangi biaya simpan (holding cost),

b. Meningkatkan performansi rantai pasok dengan mengurangi tingkat persediaan,

serta meningkatkan pelayanan.

2. Bagi Mahasiswa

a. Dapat mengaplikasikan metode Vendor Managed Inventory, untuk mengetahui

performansi dari rantai pasok UD As-Salam,

b. Memberikan alternatif solusi pada UD As-Salam, mengenai ketidakpastian

permintaan dari konsumen sehingga terjadi kelebihan maupun kekurangan stok,

dan

c. Sebagai referensi untuk penelitian yang sejenis.

3. Jadwal Kegiatan

Penelitian dilaksanakan pada perusahaan Kripik Singkong UD As-Salam. Jadwal

pelaksanaan kegiatan penelitian dapat dilihat pada Tabel 9.1 sebagai berikut:

Tabel 9.1 Jadwal kegiatan penelitian

No. KegiatanBulan

Desember Januari Februari1 Penyusunan Proposal3 Pengumpulan Data4 Pengolahan Data5 Asistensi Tugas Akhir7 Seminar Hasil8 Pendadaran (Sidang)

4. Daftar Pustaka

1. Pujawan, I Nyoman., 2010, Supply Chain Management, Guna Widya, Surabaya.

2. Wijayanti, Tri., 2011, Vendor Managed Inventory, http:-//-yantibudiyanti.blogspot.com-/-2011-/-01-/-vendor-managed-inventory-vmi.-html, diakses tanggal 4 Desember 2014.

3. Alfian, Carles Sitompul., 2012, Pengembangan Model Persediaan Yang Dikelola Pemasok, http:-//-journal.unpar.ac.id-/-index.php-/-rekayasa-/-article-/-view/-174, diakses tanggal 4 Desember 2014.

4. Hartini, Sri., 2011, Penentuan Kebijakan Pemenuhan Pesanan Dengan Model Vendor Managed Inventory, http:-//-citation.itb.ac.id/pdf-/-JURNAL--/JURNAL%20TEKNIK%-20INDUSTRI%-20UMM--/VOL%2011%20No.2-%202010/-592-_umm_scientific_journal.pdf-, diakses tanggal 4 Desember 2014.