project planning and control -...

PROJECT PLANNING AND

CONTROL

Program Studi Teknik Industri

Universitas Brawijaya

PENDAHULUAN

Benyamin Franklin “time is money, time is money”. modern

finance, mengukur nilai sebuah proyek dengan menentukan the time

value dari sebuah investasi sebagaimana terkait dengan waktu yang

diperlukan untuk menyelesaikan proyek tersebut.

Untuk mencapai hal tersebut, seorang manajer proyek harus dapat

memprediksi, dengan sense yang kuat atas kepastian dari project time

requirements (waktu yang dibutuhkan untuk melakukan pekerjaan)

sehingga manajer proyek dapat menentukan cost (biaya) yang

dihabiskan untuk menyelesaikan proyek.

PENDAHULUAN

Proyek dapat dikatakan sebagai kombinasi dari kegiatan-kegiatan

(activities) yang saling berkaitan dan harus dilaksanakan dengan

mengikuti suatu urutan tertentu sebelum seluruh tugas dapat

diselesaikan secara tuntas.

Berdasarkan penelitian CHAOS study pada tahun 2003, sebanyak lima

puluh persen (50%) proyek IT menunjukkan kenaikan keterlambatan

waktu penyelesaian proyek. Isu tentang penjadwalan adalah alasan

utama terjadinya konflik dalam proyek khususnya selama paruh kedua

dalam proyek. Waktu adalah hal yang paling tidak fleksibel, akan terus

berlalu apapun yang terjadi dalam proyek

PENDAHULUAN

Perencanaan proyek adalah usaha untuk membuat penentuan mengenai apa

yang harus dicapai dalam proyek, kapan dan bagaimana proyek tersebut

dilaksanakan.

Penjadwalan proyek dilakukan untuk menentukan kapan sebuah proyek

dilaksanakan berdasarkan urutan tertentu dari awal sampai akhir proyek.

Penjadwalan proyek meliputi kegiatan menetapkan jangka waktu kegiatan

proyek yang harus diselesaikan dan waktu yang dibutuhkan oleh setiap

aktivitas dalam proyek.

Metode penjadwalan proyek yang lazim digunakan adalah Gantt Chart, PERT

(Project Evaluation and Review Technique) dan CPM (Critical Path Method).

PENJADWALAN PROYEK

Membagi projek kedalam bentuk tugas dan estimasi waktu

serta sumber daya yang dibutuhkan untuk menyelesaikan tugas

tersebut.

Pengorganisasian tugas yang bersamaan untuk membuat jadwal

yang optimum.

Meminimumkan ketergantungan tugas untuk menghindari

adanya jeda waktu (delay) yg ditimbulkan oleh suatu tugas yang

pengerjaannya harus menunggu tugas lainnya selesai.

PENJADWALAN PROYEK

Menunjukkan hubungan tiap-tiap kegiatan terhadap

keseluruhan proyek.

Mengidentifikasikan hubungan yang harus didahulukan di

antara kegiatan.

Menunjukkan perkiraan biaya dan waktu yang realistis untuk

tiap kegiatan .

Membantu penggunaan tenaga kerja, uang dan sumber daya

lainnya dengan cara mencermati hal-hal kritis pada proyek.

PRINSIP

PENJADWALAN PROYEK

Pembagian Proyek harus dibagi-bagi ke dalam sejumlah tugas & aktifitas

yang dapat dikendalikan untuk dapat menyelesaikan semua permasalahan

yang ada (melakukan dekomposisi masalah).

Saling Ketergantungan Adanya saling ketergantungan dari setiap tugas &

aktifitas yang dibagi harus ditentukan dari awal penjadwalan proyek .

Alokasi Waktu Setiap tugas yang akan dijadwalkan harus dialokasikan

kedalam sejumlah satuan kerja (mis. Person-day ).

Validasi Kerja Setiap proyek memiliki staff tertentu, dimana pada saat

pembagian tugas, harus dipastikan bahwa tidak akan kelebihan alokasi

waktu atau jumlah SDM pada saat tertentu.

PERMASALAHAN PENJADWALAN PROYEK

Produktifitas tidak berbanding lurus dengan jumlah orang yang

mengerjakan tugas.

Seringkali hal tersebut diatasi dengan solusi penambahan personal pada

akhir proyek, namun solusi ini dikhawatirkan dapat menyebabkan

adanya overhead komunikasi antar personal dalam proyek karena

terlalu banyak personal yang terlibat dalam proyek.

Segala sesuatu yang tidak diharapkan bahkan hal yang paling buruk

mungkin akan terjadi, sehingga membutuhkan suatu perencanaan yang

matang dalam penjadwalan proyek, apabila perlu dibuat perencanaan

cadangan dalam proyek.

GANTT CHART Pada tahun 1917, Henry Gantt mengembangkan sebuah metode untuk membantu

penjadwalan job shops. Metode ini akhirnya terkenal dan dipakai sampai sekarang dengan

nama Gantt Chart.

Gantt Chart adalah suatu metode yang bernilai khususnya untuk proyek-proyek dengan

jumlah anggota tim yang sedikit.

Gantt Chart merupakan suatu grafik dimana ditampilkan kotak-kotak yang mewakili

setiap tugas dan panjang masing-masing setiap kotak menunjukkan waktu pengerjaan

tugas-tugas tersebut dalam format pewaktuan tertentu seperti jam, hari, tanggal, minggu,

bulan atau tahun .

GANTT CHART

Beberapa keuntungan dalam menggunakan Gantt Chart:

Sederhana, mudah dibuat dan dipahami, sehingga sangat bermanfaat sebagai alat

komunikasi dalam penyelenggaraan proyek.

Dapat menggambarkan jadwal suatu kegiatan dan kenyataan kemajuan sesungguhnya

pada saat pelaporan.

Beberapa kerugian dalam menggunakan Gantt Chart:

Tidak menunjukkan secara spesifik hubungan ketergantungan antara satu kegiatan dan

kegiatan yang lain, sehingga sulit untuk mengetahui dampak yang diakibatkan oleh

keterlambatan satu kegiatan terhadap jadwal keseluruhan proyek.

Sulit mengadakan penyesuaian atau perbaikan/pembaharuan bila diperlukan, karena

pada umumnya ini berarti membuat bagan balok baru.

GANTT CHART

Pada tahun 1958, Booz Allen Hamilton menemukan sebuah metode penjadwalan yang

diberi nama diagram PERT, merupakan singkatan dari Program Evaluation and Review

Technique.

Diagram PERT dapat digunakan untuk mempermudah proses perencanaan dan

penjadwalan untuk proyek dengan kapasitas besar dan kompleks karena mampu

mengatasi ketidakpastian dalam proyek tanpa perlu tahu durasi dari setiap aktifitas.

Pada diagram PERT, suatu aktifitas dalam proyek diwakili dengan jaringan simpul dan

tanda panah yang kemudian dievaluasi untuk menentukan kegiatan-kegiatan

terpenting, meningkatkan jadwal yang diperlukan dan merevisi kemajuan-kemajuan

saat proyek telah dijalankan. Jadi pada metode PERT ini dilakukan dengan cara

pembentukan diagram anak panah.

PERT (Program Evaluation and Review Technique) adalah teknik untuk membagi suatu

proyek atau kegiatan induk menjadi kegiatan-kegiatan individual yang lebih kecil dan

menyusunnya dalam suatu jaringan kerja atau jalur kerja yang logis sehingga jangka

waktu dan biaya pengerjaan program dapat dikurangi serendah mungkin. Dalam PERT,

peristiwa (event) biasanya dilukiskan dalam bentuk lingkaran, dan aktifitas atau

kegiatan dilukiskan dalam bentuk tanda panah yang menghubungkan dua buah

lingkaran.

DIAGRAM PERT

DIAGRAM PERT

Diagram PERT dianggap lebih baik apabila dibandingkan dengan Gantt Chart, yaitu

diantaranya karena hal-hal sebagai berikut :

Mudah mengidentifikasi tingkat prioritas dalam sebuah proyek.

Mudah mengetahui ketergantungan (dependency) antara kegiatan (activity) yang satu

dengan yang lain dalam sebuah proyek.

ANALISIS PERT

Merupakan penetapan lama prakiraan waktu paling mungkin untuk menyelesaikan tugas

(D) merupakan faktor dari:

Optimistic Duration (OD) yaitu prakiraan waktu minimal yang diperlukan untuk

menyelesaikan sebuah tugas.

Pessimistic Duration (PD) yaitu prakiraan waktu maksimal yang diperlukan untuk


Expected Duration (ED) yaitu prakiraan waktu harapan yang diperlukan untuk


Rumusnya yaitu:

D = (1 x OD) + (4 x ED) + (1 x PD)

6

Sebuah metode penjadwalan yang dikembangkan oleh Du Pont dan Remington Rand,

dapat digunakan untuk aktifitas dimana durasinya sudah diketahui.

CPM adalah singkatan dari Critical Path Method atau Metode Jalur Kritis. Jalur kritis

adalah jalur terlama antara titik dimulai sampai dengan titik penyelesaian proyek.

CPM (Critical Path Method)

3

2

5

7

2

4

2

A

B

C

D

E

F

G 3

2

5

7

2

4

2

A

B

C

D

E

F

G 3

2

8

3

2

5

7

2

4

2

A

B

C

D

E

F

G 3

8

12

10

15

3

2

5

7

2

4

2

A

B

C

D

E

F

G 3

2

8

15

17

Langkah 1 Langkah 2

Langkah 3 Langkah 4


Dari Tabel Aktifitas diatas, maka kita dapat membuat CPM sebagai berikut:

Beberapa teknik yang digunakan dalam menggunakan CPM yaitu:

Buat daftar semua aktifitas yang dibutuhkan untuk menyelesaikan project.

Buat daftar waktu yang diperlukan oleh masing-masing aktifitias tersebut untuk

menyelesaikan tugasnya.

Buat daftar ketergantungan antara aktifitas tersebut dalam project.

Terdapat beberapa perbedaan antara CPM dengan PERT, yaitu:

CPM menggunakan satu jenis waktu untuk taksiran waktu kegiatan sedangkan PERT

menggunakan tiga jenis waktu, yaitu: prakiraan waktu teroptimis, termungkin, dan

terpesimis.

CPM digunakan kala taksiran waktu pengerjaan setiap aktifitas diketahui dengan jelas,

sedangkan PERT digunakan saat taksiran waktu aktifitas tidak dapat dipastikan seperti

aktifitas tersebut belum pernah dilakukan atau mempunyai variasi waktu yang besar.

PERT berbasiskan statistik memberikan peluang hadirnya ketidakpastian. Hal tersebut,

tampak dalam misal untuk mengukur probabilitas selesainya proyek jika kita inginkan

proyek selesai pada suatu waktu tertentu, sedangkan CPM menganggap proyek terdiri

dari peristiwa susul menyusul.


Meskipun demikian, CPM dan PERT mempunyai tujuan yang sama dimana analisis yang

digunakan adalah sangat mirip yaitu dengan menggunakan diagram anak panah.

Dapat dikatakan CPM merupakan variasi dari PERT.

Perbedaan pokok antara CPM dan PERT terletak pada penentuan perkiraan waktunya,

dimana PERT menggunakan rumus:

sedangkan CPM menggunakan perhitungan Jalur Kritis (Critical Path).


D = (1 x OD) + (4 x ED) + (1 x PD)

6

Proyek

06/12/2012 19

Kombinasi dari aktivitas-aktivitas yang saling berhubungan

yang harus dilaksanakan dalam urutan tertentu sebelum

seluruh tugas terselesaikan

Aktivitas-aktivitas yang ada saling berhubungan dalam

urutan logis sedemikian hingga beberapa aktivitas tidak

dapat dilaksanakan sampai aktivitas lain sudah diselesaikan

Syarat Proyek sebagai Network Planning

06/12/2012 20

Proyek dapat dibagi dalam aktivitas-aktivitas yang

mempunyai batasan yang jelas satu sama lain, dan jika ada

aktivitas yang dikerjakan dengan menggunakan sumber

daya (tenaga kerja atau fasilitas) yang sama tidak bisa

dilakukan dalam waktu yang bersamaan

Masing-masing aktivitas mempunyai waktu/perkiraan

waktu pengerjaan (durasi)

Setiap aktivitas dikerjakan secara kontinyu

Dalam satu saat dapat dikerjakan lebih dari satu aktivitas

asalkan sumber daya yang digunakan berbeda

Activity on Arc

06/12/2012 21

Arc (garis) menggambarkan aktivitas; suatu tugas yang

ada dalam sebuah proyek

Node (titik) menggambarkan event (kejadian); titik

dimana semua aktivitas yang menuju ke titik tersebut

diselesaikan (yang meninggalkan titik tersebut dimulai)

Arrowhead menunjukkan urutan event mana yang

harus dicapai

Dashed-line arrow dummy activity; aktivitas bayangan,

membutuhkan waktu nol

Activity on Arc: Aturan

06/12/2012 22

Aturan 1: Setiap aktivitas ditunjukkan dengan satu dan hanya satu panah dalam network

Aturan 2: Tidak ada dua aktivitas yang memiliki event awal dan akhir yang sama (antara dua event hanya boleh ada satu aktivitas)

Aturan 3: Urutan aktivitas tidak boleh membentuk cycle

Aturan 4: Untuk mengetahui apakah hubungan predesesor dan successor dalam AOA sudah benar, setiap ada penambahan aktivitas perlu diketahui:

Aktivitas apa yang harus diselesaikan terlebih dahulu sebelum aktivitas tersebut dapat dimulai

Aktivitas apa nantinya yang akan mengikuti aktivitas tersebut

Aktivitas apa yang seharusnya terjadi secara bersamaan dengan aktivitas tersebut

CRITICAL PATH

06/12/2012 23

Earliest Time

06/12/2012 24

= Saat Paling Awal

saat paling awal terjadinya suatu event dan tidak mungkin

terjadi sebelumnya

LETET ii

j max

Latest Time

06/12/2012 25

= Saat Paling Lambat

saat paling lambat suatu event boleh terjadi dan tidak

boleh terjadi sesudahnya sehingga proyek dapat selesai

sesuai perencanaan

LLTLT ii

j min

Slack

06/12/2012 26

Slack untuk event Beda antara earliest time dan latest

time

jjevent ETLTSlackj

Critical Path

06/12/2012 27

Critical Event

Event dengan slack event = 0

ETj = LTj

Critical Activity

Aktivitas yang sangat sensitif terhadap keterlambatan

Aktivitas dengan slack aktivitas = 0

ETi = LTi dan ETj = LTj

Critical Path

06/12/2012 28

Critical Path

Lintasan dari titik awal sampai titik akhir dalam network yang

terdiri dari aktivitas-aktivitas kritis, kejadian-kejadian kritis, dan

dummy

Semua aktivitas dan event yang memiliki slack nol harus ada

dalam critical path

Semua aktivitas dan event yang slacknya tidak sama dengan nol

tidak boleh ada dalam critical path

Critical Path

06/12/2012 29

Tujuan mengetahui adanya critical path

Untuk mengetahui dengan cepat aktivitas-aktivitas dan event-

event mana yang tingkat kepekaannya paling tinggi terhadap

keterlambatan pada pelaksanaan proyek sehingga setiap saat

dapat ditentukan tingkat prioritas kebijaksanaan pengerjaan

proyek, yaitu terhadap aktivitas-aktivitas kritis

Contoh

06/12/2012 30

Aktivitas Successor Durasi

A B, C 8

B D, E, F 5

C H 11

D G 2

E G, H 10

F H 7

G I 3

H I 9

I - 4

Network

06/12/2012 31

1 2 3 4

6

5

7 8 A

8

G

3

D

2

F

7

C

11

B

5

E

10

I

4

0

0 H

9

Perhitungan ET

06/12/2012 32

Event j Predecessor i ETi + L ETj

1 - - 0

2 1 0 + 8 = 8 8

3 2 8 + 5 = 13 13

4 3 13 + 10 = 23 23

5 3 13 + 2 = 15 23

4 23 + 0 = 23

6 2 8 + 11 = 19 23

3 13 + 7 = 20

4 23 + 0 = 23

7 5 23 + 3 = 26 32

6 23 + 9 = 32

8 7 32 + 4 = 36 36

LETET ii

j max

Perhitungan LT

06/12/2012 33

Event j Successor i LTi - L LTj

8 - - 36 (= ET8)

7 8 36 – 4 = 32 32

6 7 32 – 9 = 23 23

5 7 32 – 3 = 29 29

4 5 29 – 0 = 29 23

6 23 – 0 = 23

3 4 23 – 10 = 13 13

5 29 – 2 = 27

6 23 – 7 = 16

2 3 13 – 5 = 8 8

6 23 – 11 = 12

1 2 8 – 8 = 0 0

LLTLT ii

j min

Slack Event

06/12/2012 34

Event j ETj LTj Slack event j

1 0 0 0

2 8 8 0

3 13 13 0

4 23 23 0

5 23 29 6

6 23 23 0

7 32 32 0

8 36 36 0

jjevent ETLTSlackj

Critical Path: A-B-E-dummy-H-I

06/12/2012 35

1 2 3 4

6

5

7 8 A

8

G

3

D

2

F

7

C

11

B

5

E

10

I

4

0

0 H

9

Critical Path: A-B-E-dummy-H-I

06/12/2012 36

0

01

8

82

13

133

23

234

23

236

23

295

32

327

36

368

A

7F

2D

0

0

H

9

3

G

4

I

8

C11

5

B

10

E

ETj

LTj

j

Program Evaluation and review

technique (PERT)

06/12/2012 Operations Research 37

PERT


Sesuai ketika terdapat ketidakpastian dalam

memperkirakan waktu yang dibutuhkan untuk

menyelesaikan suatu aktivitas dan ketika penting untuk

melakukan pengendalian jadwal proyek secara efektif

Dalam PERT durasi waktu penyelesaian suatu aktivitas

diprediksi dengan tiga estimasi waktu yaitu:

Waktu optimis (optimistic estimate = a)

Waktu normal (most likely estimate = m)

Waktu pesimis (pessimistic estimate = b)

Estimasi Waktu dalam PERT


Waktu optimis (a)

Waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan suatu aktivitas dengan

asumsi jika pelaksanaan aktivitas berjalan dengan sangat baik

Waktu tercepat yang mungkin dapat dicapai untuk menyelesaikan

suatu aktivitas

Waktu pesimis (b)


asumsi jika pelaksanaan aktivitas berjalan dengan sangat buruk

Waktu terlambat yang mungkin terjadi dalam penyelesaian suatu

aktivitas

Waktu normal (m)


asumsi jika pelaksanaan aktivitas berjalan dengan normal

Distribusi Probabilitas tiga estimasi waktu


Simetris Condong ke kiri

Condong ke kanan

a m b

a m b

a m b

Pendekatan Distribusi Beta


Waktu penyelesaian rata-rata

Variansi 6

4 bmat

2

2

6

ab

Contoh


Aktivitas

(i; j)

Predecessor Estimasi Waktu (dalam Hari)

Waktu

Optimis (aij)

Waktu

Normal (mij)

Waktu

Pesimis (bij)

A = (1; 2) - 2 4 6

B = (2; 4) A 4 7 10

C = (2; 3) A 6 7 14

D = (2; 5) A 3 6 9

E = (4; 6) B, C 12 14 22

F = (3; 5) C 2 10 12

G = (5; 6) D, F 6 9 12

H = (6; 7) E, G 5 7 15

Contoh


Aktivitas

(i; j)

Prede

cessor

Estimasi Waktu (dalam Hari)

Waktu

Optimis

(aij)

Waktu

Normal

(mij)

Waktu

Pesimis

(bij)

t σ2

A = (1; 2) - 2 4 6 4 0,444

B = (2; 4) A 4 7 10 7 1,000

C = (2; 3) A 6 7 14 8 1,778

D = (2; 5) A 3 6 9 6 1,000

E = (4; 6) B, C 12 14 22 15 2,778

F = (3; 5) C 2 10 12 9 2,778

G = (5; 6) D, F 6 9 12 9 1,000

H = (6; 7) E, G 5 7 15 8 2,778

6

4 bmat

2

2

6

ab

Critical Path: A-C-F-G-H


0

01

4

42

12

123

21

215

12

184

33

336

41

417

6D

7B

F

0

G

12

15

E

8

H

4

A

8

C

9

Critical Path: A-C-F-G-H


Rata-rata waktu penyelesaian proyek

Variansi waktu penyelesaian proyek

Standard deviasi waktu penyelesaian proyek

41 ttE

778,8778,2000,1778,2778,1444,02

963,2778,8 t

project planning and control -...

Documents