Program Kerja

By : Husaeri Priatna,A.P.,S.Ak., M.M.

Pengertian Program Kerja

• Program Kerja disebut juga Agenda Kegiatan.

Yaitu suatu rencana kegiatan organisasi yang

dibuat untuk jangka waktu tertentu yang

disepakati oleh pengurus organisasi.

• Program kerja harus dibuat secara sistematis,

terpadu, terperinci serta terarah, sebab program

kerja sebagai pegangan dalam mencapai tujuan

organisasi

• Program Kerja sebagai panduan atau

pegangan (blue print) organisasi untuk

mencapai visi, misi serta tujuan

organisasi

Tahapan

Penyusunan

Program Kerja

1. Research and Listening

2. Planning and Decision Making

3. Communication and Action

4. Evaluation

• Perencaan (Planning) merupakan hal

terpenting dalam penyusunan program

kerja. Sebab perencaan dibuat karena

telah didapat informasi terkini, evaluasi

yang telah dilakukan serta berorientasi

memandang jauh kedepan (prediksi dan

forcasting).

• Perencanaan adalah awal untuk

bertindak, dengan langkah kecil bisa

membuat sesuatu menjadi besar

Hal-hal yang perlu

diperhatikan dalam

penyusunan

program kerja

1. SWOT analysis

Strenght (kekuatan organisasi)

Sejauhmana organisasi memiliki kemampuan serta keunggulan

baik SDM maupun SDA

Weeknesses (kelemahan organisasi)

Setiap organisasi memiliki kelemahan, bagaimana mengatasinya.

Opportunity (peluang bagi organisasi)

Organisasi menganalisis peluang-peluang untuk mencapai target

atau sasaran (goals)

Threats (ancaman bagi organisasi)

Organisasi menganalisis serta mampu mengantisipasi ancaman

Internal dan Ekternal yang dimungkinkan akan terjadi

2. Waktu

Kapan kegiatan akan dilaksanakan, time

schedule dibuatkan

3. Siapa yang melaksanakan dan apa tugas-

tugasnya

Pembagian tugas sesuai kompetensi yang

dimiliki anggota, serta dibuatkan deskripsi

tugas (job description)

4. Program kerja yang dibuat harus lebih

baik dari realisasi kerja periode

sebelumnya.

• Setelah program kerja disusun, maka

dibahas pada “rapat kerja” selanjutnya

dikembangkan melalui pembagian tugas

(organizing and staffing), pemimpin

menetapkan “target kerja” yang harus

dicapai sesuai dengan tugas masing-

masing anggota organisasi, dalam proses

kerjanya diberikan arahan (directing)

serta dilakukan pengawasan (controlling)

agar terarah sesuai program yang telah

dibuat bersama.

Hal ini sesuai dengan “Fungsi

Manajemen” :

• Planning

• Organizing and Staffing

• Directing

• Controlling

Musyawarah Anggota• Dilaksanakan secara periodik

• Membahas kepengurusan organisasi

• LPJ dari ketua : target kerja yang telah dicapai serta

yang belum tercapai

• Mengangkat kepemimpinan baru

• Ketua terpilih menyusun kabinet/pengurus baru

• Anggota mengusulkan “Program Kerja”

• Pengurus baru menyusun “Program Kerja” yang

diusulkan anggota

• Usulan “program kerja” dibahas pada rapat kerja serta

disyahkan dan disepakati bersama

Rapat Kerja

• Pembahasan program kerja

• Penentuan “time schedule”

• Pembagian tugas

• Invetarisir sumber daya organisasi (SDM

& SDA)

• Target kerja / Sasaran

Pogram Kerja

Evaluation

Forcasting

Planning

Organizing

Coordinating

Staffing

Bagian A Bagian B Bagian C Bagian D

Directing

Crontrolling

Goals

Skema Pengembangan Program Kerja

Rapat Kerja

Tujuan : Target Kerja / Sasaran

Kerja

(Goal Setting)

1. Target tahunan (setahun 1 kali)

2. Target semesteran (enam bulan 1 kali)

3. Target triwulanan (tiga bula 1 kali)

4. Target bulanan (sebulan1 1 kali)

Prioritas Kerja

• Dalam melaksanakan program kerja yang

telah dibuat, sebaiknya diprioritaskan

“target /sasaran kerja” yang lebih penting

(urgent), lebih mudah dan ringan untuk

dikerjakan/dilaksanakan serta

penyesuaian dengan situasi dan kondisi

1. Evaluasi pada tahap perencanaan

2. Evaluasi pada tahap pelaksanaan

3. Evaluasi pada tahap pasca pelaksanaan

MENGEVALUASI PROGRAM KERJA

• Sebagai tindak lanjut dari program kerja yang telah

buat, maka setelah program kerja dilaksanakan,

diperlukan suatu evaluasi untuk menilai apakah

program kerja yang direncanakan telah sesuai dengan

apa yang dilaksanakan .Untuk mengevaluasi program,

kerja secara menyeluruh ada suatu momen tertentu

yang berhak melakukan evaluasi kegiatan, jadi

mengenai kapan tepatnya diadakan evaluasi

menyeluruh hal ini disesuaikan dengan konstitusi

organisasi(AD/ART). Secara umum evaluasi kegiatan

itu harus dilaksanakan pada 3 tahapan yakni :

• Program kerja tahunan sebaiknya

dilakukan evaluasi secara bulanan atau

triwulanan, agar dilakukan perbaikan

secara terus menerus. Rencana kerja yang

telah dibuat sebelumnya, dapat dilakukan

perubahan (jika harus), yang disesuaikan

dengan situasi serta kondisi saat ini agar

tujuan (goals) tercapai secara optimal

serta maksimal.

Pengukuran Hasil Kerja

• Hasil Kerja merupakan Kinerja, baik

kinerja organisasi itu sendiri maupun

kinerja anggota yang telah diberi tugas.

• Sebagai alat ukur, tersedia beberapa

parameter parameter yang dapat dipakai

sebagai standar untuk mengevaluasi

keberhasilan program kerja ,antara lain :

• Kesesuaian dengan perencanaan.

Hal ini berkaitan dengan apakah waktu, dana serta

tahapan tahapan dari kegiatan sudah sesuai dengan

yang direncanakan ketika program kerja dibuat

• Partisipasi dari sasaran kegiatan.

Bagian ini berhubungan dengan pihak yang menjadi

peserta atau target sasaran dari kegiatan, bagaimana

suatu kegiatan yang direncanakan bisa mengaktifkan

peserta kegiatan baik secara kuantitas melalui

kehadiran jumlah peserta sesuai targetan maupun

secara kualitas melalui partisipasi aktif dari peserta

selama kegiatan berlangsung.

• Efektifitas pelaksana kegiatan.

Hal ini berkaitan dengan para pelaksana dari

kegiatan, umumnya berupa panitia kegiatan. Apakah

pelaksanaan program kerja telah mampu menciptakan

suatu manajemen yang positif di antara para

pelaksana kegiatan ataukah suatu kegiatan itu hanya

langsung jadi, dan hanya dilakukan oleh sebagian

kecil dari pelaksana. Hal ini tentulah menjadi bahan

pertimbangan dalam mengevaluasi pelaksanaan suatu

program kerja

• Hasil atau manfaat dari kegiatan.

Hal ini berkaitan dengan dampak yang dihasilkan saat

pasca kegiatan, apakah kegiatan tersebut mampu

menghasilkan suatu hal yang positif sesuai dengan

apa yang diharapkan

• Evaluasi

Tujuan diadakannya evaluasi terhadap pelaksanaan

program kerja adalah pada nantinya kesalahan serta

kekurangan yang pernah dilakukan sebelumnya tidak

lagi dilakukan/terulang kembali.

SEKIAN & TERIMAKASIH