KELOMPOK 4

Analisis Sistem Informasi Akuntansi

CIVITAS CORPORATION

 Anggi Juwita Hermaya (06)

Dimas Anggitia Saputra (11)

Hilmi Rais (18)

Made Indah Prayascita Dewi (22)

Rika Siti Jakiatus Solihah (35)

Rizki Wahyu Nugroho(37)

Latar Belakang Rumusan masalah dalam penelitian ini adalah bagaimana siklus-siklus dan sistem akuntansi pada perusahaan Civitas Corporation.

Tujuan penelitian adalah untuk mengetahui dan menganalisis bagaimana siklus-siklus dan sistem akuntansi dari data yang didapatkan dari perusahaan Civitas Corporation.

Metode PenelitianMetode penelitian yang dilakukan adalah metode kualitatif dengan pendekatan deskriptifSubjek dalam penelitian ini adalah, Civitas Co. yang berlokasi di jalan Kalimongso, lingkungan kampus STAN. Perusahaan ini adalah perusahaan manufaktur yang bergerak dalam bidang fotokopi, percetakan serta penjualan merchandise. Objek penelitiannya adalah siklus-siklus dan sistem akuntansi perusahaan yang diperoleh dari wawancara, catatan, dan dokumen-dokumen yang ada.

Pemilihan informan dilakukan dengan mencari sumber dari pihak-pihak terkait. Dalam penelitian ini menggunakan jenis data primer dan sekunder. Data primer didapatkan dari hasil wawancara, observasi, dan dokumentasi dari perusahaan. Data primer yang dikumpulkan merupakan jawaban dari karyawan atau staff perusahaan. Data sekunder diperoleh dari data-data berupa catatan maupun dokumen-dokumen dari perusahaan berupa faktur-faktur pembelian dari supplier, serta laporan keuangan yang berkaitan dengan pengeluaran kas untuk pembelian barang.

Teknik Pengumpulan Data

Wawancara

LiteraturDokumentasi

Observasi

Siklus Sistem Akuntansi CIVITAS CORPORATION

Siklus Sistem Akuntansi

Siklus adalah rangkaian dua komponen atau

lebih yang saling berhubungan dan berinteraksi untuk

mencapai suatu tujuan.

Sistem informasi adalah cara teratur untuk mengumpulkan,

memproses, mengelola dan melaporkan informasi agar

organisasi dapat mencapai tujuan dan

sasarannya.

Sistem informasi akuntansi adalah

sumber daya manusia dan model dalam organisasi, yang

bertanggung jawab terhadap persiapan

informasi keuangan dan informasi tersebut

diperoleh dari mengumpulkan dan memproses berbagai transaksi perusahaan

Siklus pendapatan

Siklus pengeluaran

Siklus produksi

Sistem akuntansi dan

asset tetap

Siklus penggajian

Sistem pelaporan dan buku

besar

Siklus Pendapatan Siklus pendapatan (revenue cycle) adalah rangkaian aktivitas bisnis dan kegiatan pemrosesan informasi terkait yang terus berulang dengan menyediakan barang dan jasa ke para pelanggan dan menagih kas sebagai pembayaran dari penjualan-penjualan tersebut.

Pendapatan Civitas Co.

Fotokopi ATK Buku

USM STAN

Merchandise

pin, kaos, gantungan

kunci, sticker, dan

bordir.

Aktivitas penjualan dilakukan secara kas dan juga kredit.

Penyelesaian pesanan berdasarkan pesanan yang pertama kali masuk maka pertama kali dikerjakan.

Terdapat mekanisme pemberian diskon jika pemesanan dalam jumlah banyak sebesar 10% dari nilai nominal atas pesanan yang melebihi Rp1000.000,00.

Civitas tidak memberikan retur jika kerjasama dalam jumlah banyak

Alur Siklus PendapatanMenerima Entri PesananUntuk setiap pesanan maka akan dibuatkan nota yang berisi ringkasan nama pelanggan, nomor handphone, dan rincian pesanan.

Pengiriman PesananMenunggu pemesan datang – jika tidak dating dalam waktu tiga hari akan dihubungi-lewat dari itu akan dijual kembali

PenagihanCivitas menagih piutangnya kepada pelanggan secara kas ataupun secara kredit dengan menangguhkan pembayaran hingga pesanan selesai dikerjakan.

Penerimaan Kas

Pelanggan Civitas dapat

memesan dengan sistem pembayaran cash dan pre-

order

Proses/aktivitas Ancaman Prosedur pengendalian yang dapat diterapkan.

Masalah-masalah pengendalian umum

Kehilangan data Prosedur cadangan dan backup entri data; pengendalian akses (secara fisik dan logis)

Kinerja yang buruk Persiapan dan tinjauan laporan kinerja.

Entri pesanan penjualan 

Kesalahan dalam pencatatan pesanan pelanggan yang tidak lengkap dan tidak akurat

Pemeriksaan edit entri data

Kehilangan pelanggan Sistem penyelesaian pesanan secara FIFO. Pesanan pertama masuk maka pertama kali dikerjakan

Legitimasi Pesanan Perincian data pelanggan dan nomor kontak dalam nota

Habisnya persediaan Sistem pengendalian persediaan.

Pengiriman Kesalahan penyerahan : jenis pesanan dan jumlah pesanan

Rekonsiliasi pesanan penjualan dengan kartu pengambilan dan slip pengepakan

Penagihan Piutang Usaha

Kegagalan untuk menagih pelanggan.

Pengendalian entri pesanan dengan menyertakan rincian pelanggan

Kesalahan dalam penagihan Pengendalian edit entri data daftar harga

Kesalahan memasukkan data dalam memperbaharui piutang

Rekonsilisasi buku pembantu piutang usaha dengan buku besar: laporan bulanan ke pelanggan

Penagihan kas Pencurian kas Pemisahan tugas antara pengedit entri data pesanan, penerima kas, dan pencatatan kas Rekonsiliasi buku pembantu piutang di buku besar umum

1.0Sales Order

Entitiy

Customer

4.0Cash

Collections

2.0Shipping

3.0Billing

Payroll Cycle

Inventory

Customer

General Ledger

Cash Receipt

Sales Orders

Expenditure Cycle Production Cycle

Commissions

InquiriesResponse to Inquiries

Orders

Production and Purchasing Needs

Information about Goods

Available

Information about Goods

Available

Sales OrdersSales Orders

Sales

PaymentsInvoice

Sales

DFDRevenue Cycle

Siklus PengeluaranSiklus pengeluaran (expenditure cycle) adalah rangkaian kegiatan bisnis dan operasional pemrosesan data terkait yang berhubungan dengan pembelian serta pembayaran barang dan jasa.Sistem pengerjaan pesanan yang diterapkan Civitas berdasarkan Just In Time yaitu disaat diterimanya pesanan produk maka disaat itu juga segala material yang dibutuhkan dipesan kepada vendor/supplier.Pengeluaran lainnya yang dilakukan Civitas yaitu pembelian sparepart mesin, pembayaran gaji karyawan, pembayaran uang sewa bangunan, serta biaya-biaya overhead lainnya.

Alur Siklus Pengeluaran

Pengeluaran Kas

Memproses Faktur

Penerimaan Barang dan Jasa dari Pemasok

Pemesanan Bahan Baku, Perlengkapan, dan Jasa

Pemesanan Bahan Baku, Perlengkapan, dan JasaCivitas menerapkan

sistem Just In Time, oleh karena itu

pemesanan bahan baku kepada

pemasok dilakukan saat diterimanya

pesanan produk dari pelanggan.

Civitas memiliki dua pemasok utama, yang mana satu

diantaranya mengijinkan

pembelian bahan baku secara kredit.

Antara Civitas dan pemasok terdapat kesepakatan yaitu pemasok mengisi ulang persediaan

bahan baku Civitas secara otomatis dua kali dalam sebulan.

Penerimaan Barang dan Jasa dari Pemasok

Civitas memesan bahan baku dalam jumlah yang banyak

Mekanisme penerimaan bahan baku yaitu Civitas memesan

kepada pemasok, dan kemudian pemasok

mengirimkan barang ke Civitas secara rutin, kemudian Civitas menerima barang tersebut dan

diterbitkan tiga buah faktur oleh pemasok.

Barang yang diterima kemudian dicatat ke buku

besar dan dilakukan penghitungan fisik barang dengan orang yang sama. Untuk barang jadi berupa

merchandise seperti pin, mug, gantungan kunci, dan sticker, serta buku USM maka Civitas membeli barang tersebut dari

vendor yang ada di daerah Ciputat.

Tidak seperti pembelian bahan baku lain yang dikirimkan oleh pemasok secara rutin dua kali

dalam sebulan, untuk merchandise dan buku USM

maka Civitas melakukan perjanjian barang konsinyasi

dengan vendornya.

Memproses FakturKetika barang dikirimkan oleh

pemasok maka pemasok tersebut akan menerbitkan

faktur. Terdapat tiga buah faktur, yaitu putih, merah, dan biru atas

pembelian bahan baku secara kredit dengan tempo jangka

waktu satu bulan.

Faktur yang berwarna merah diberikan dan dipegang oleh

Civitas, sedangkan faktur berwarna biru akan dipegang oleh pemasok. Ketika jatuh

tempo pembayaran yaitu saat penerimaan barang yang kedua kali nya maka faktur berwarna putih akan diberikan kepada

civitas dan faktur yang merah yang tadiya dipegang Civitas

akan diberikan kembali kepada vendor.

Maka jika faktur yang berwarna putih ada ditangan Civitas berarti

barang tersebut sudah lunas. Pengeluaran lain yang dilakukan

Civitas pembelian sparepart mesin.

Pengeluaran KasCivitas memiliki dua

buah pemasok dengan mekanisme

pembayaran secara kas dan yang satunya

bisa secara kredit.

Pembayaran secara kas atas pembelian bahan baku kepada pemasok dilakukan

saat barang tersebut diterima dan masuk ke

gudang.

Pembayaran secara kredit dilakukan

dengan ditangguhkannya

pembayaran sampai pemasok tersebut

mengirimkan barang untuk yang kedua

kalinya yang biasanya dilakukan dua minggu

kemudian.

Ketika barang keduanya masuk ke

gudang maka pelunasan atas pembelian yang

pertama kali harus dilunasi. Untuk

pembayaran atas pembelian barang selain bahan baku

maka dilakukan secara kas.

Proses /Aktivitas Ancaman Prosedur pengendalian yang dapat diterapkan

Pengendalian umum - Kehilangan data    -Kinerja kurang baik   -Kekurangan atau kelebihan persedian  -Pemasok yang tidak dapat diandalkan

Membuat cadangan dan rencana pemulihan dari kemungkinan hilangnya data; pengendalian akses fisik dan logis Pembuatan dan peninjauan ulang secara periodic; laporan kinerja yang memadai 

Melakukan stock opname; melakukan pemesanan kepada pemasok saat diperlukan Tinjauan pemesanan pembelian

Pemesanan barang Kekurangan atau kelebihan persediaan   Membeli barang yang tidak dibutuhkan 

  

Membeli dgn harga yang dinaikkan/tinggi    Membeli barang berkualitas rendah Membeli dari pemasok yang tidak diotorisasi

Melakukan stock opname; sistem pengendalian persediaan; penghitungan persediaan secara periodik  Melakukan stock opname persediaan; gunakan pemasok yang disetujui; persetujuan pesanan pembelian; pengendalian anggaran. Mencari vendor yang kompetitif dan dapat bekerja sama; mengawasi kinerja vendor; pengendalian anggaran.   Mencari pemasok yang kompetitif; teliti sebelum membeli barang Persetujuan pesanan pembelian; batasi akses ke file utama pemasok

Penerimaan barang dari pemasok Menerima barang yang tidak dipesan. 

Membuat kesalahan dalam penghitungan. Pencurian persediaan

Minta bagian penerimaan untuk memverifikasi keberadaan pesanan pembelian yang valid. Dokumentasikan kinerja pegawai; insentif untuk penghitungan yang akurat. Pengendalian akses fisik; penghitungan periodic persediaan dan rekonsiliasi perhitungan fisik; dokumentasikan semua kiriman persediaan; pemisahan kewenangan antara penerima barang dan bagian pencatatan

Pemprosesan faktur Kesalahan dalam menerima faktur pemasok

Verifikasi keakuratan faktur; meneliti kesesuaian pemesanan barang dengan yang tertulis di faktur

Pembayaran dan pengekuaran kas

Membayar barang yang tidak diterima 

Membayar faktur yang sama 2x 

Kesalahan mencatat dan memasukkan data dalam utang usaha 

Menyalahgunakan kas, cek.

Hanya membayar faktur yang didukung oleh laporan penerimaan asli. Hanya membayar faktur yang didukung dengan bukti asli;Pengendalian edit berbagai entri data dan pemrosesan Batasi akses ke cek kosong, pemisahan tugas antara bagian utang usaha dengan kasir.  Pemisahan kewenangan antara bagian pencatatan utang dan pengelola kas fisik

1.0Ordering

Purchase Requisitions Inventory Control

Purchase Requisitions

Copy of Purchase Order

Purchase Requisitions

Copy of Purchase Order

2.0Receiving

SuppliersRevenue CycleSuppliersInventoryPurchase Orders

Purchase OrderBack Order

Receipt of Items

Goods

3.0Approve Supplier Invoices

Receiving Report

Invoic

e

4.0Cash

Disbursements

Payments

Accounts Payable

General Ledger

DFDExpenditure Cycle

Siklus ProduksiSiklus produksi (production cycle) adalah rangkaian aktivitas bisnis dan operasi pemrosesan data terkait yang terus terjadi yang berkaitan dengan pembuatan produk.Sistem pengerjaan pesanan yang diterapkan Civitas berdasarkan Just In Time, yaitu Civitas memproduksi barang saat pesanan diterima sehingga bisa dikatakan Civitas tidak memiliki cadangan persediaan atau memiliki dalam jumlah yang sedikit. Pesanan yang dikerjakan duluan adalah pesanan yang pertama masuk (FIFO). Pengerjaan job pesanan dilakukan seutuhnya oleh Civitas, kecuali merchandise seperti mug, spanduk, pin, dan buku USM STAN diperoleh dari vendor ciputat

Alur Siklus Produksi Persiapan produksiTahapan persiapan produksi ini meliputi perencanaan dan penjadwalan produksi. Pada tahapan ini, maka Civitas akan menargetkan produk apa yang akan dijual, berapa volume yang akan diproduksi, dan berapa harga jual produk. Civitas akan menyiapkan material apa saja yang dibutuhkan, apakah perlu memesan tambahan bahan baku dari vedor atau tidak.

Proses produksiUntuk memproduksi pesanan pelanggan, maka Civitas membutuhkan bahan baku (direct material), karyawan, dan biaya-biaya manufaktur lainnya.

Civitas mengalokasikan biaya berdasarkan job order costing. Jadi, biaya yang dialokasikan untuk tiap pesanan berbeda satu sama lainnya.

Pesanan yang dikerjakan terlebih dahulu adalah pesanan yang pertama kali masuk. Selain itu, ketika ada booming permintaan dimusim tertentu dan jika pemesanan tersebut secara kolektif maka akan dijadikan prioritas dan dikerjakan duluan.

Civitas juga selalu mengembangkan dan memperbaharui produknya berupa buku mata kuliah sesuai yang digunakan oleh para dosen saat ini sehingga Civitas dapat bersaing dengan pesaing lainnya. Civitas menyadari bahwa modifikasi dan update buku adalah hal yang sangat penting.

Dalam pengerjaan pesanan pelanggan, tidak ada pembagian kerja antarkaryawan. Civitas memiliki kebijakan bahwa kerusakan dan kesalahan pada hasil fotokopian dalam jumlah banyak (kolektif) setelah penyerahan produk contoh dari pelanggan maka diluar tanggung jawab Civitas sehingga tidak ada barang spoilage. Namun, jika hasilnya murni kesalahan fotokopian maka termasuk tanggung jawab Civitas. nan. Jika demikian, maka hasil produk tersebut akan dijual kepada orang lain.

Perhitungan Harga Pokok Penjualan (HPP)Civitas hanya menghitung harga pokok penjualan didasarkan pada biaya material yang dipakai tanpa menghitung alokasi biaya overhead lainnya.

Civitas beranggapan bahwa jika harga pokok penjualan ditetapkan secara detail dengan menghitung keseluruhan biaya yang teralokasi maka keuntungan yang akan diperoleh sangat kecil.

Saat ini Civitas menetapkan harga jual per fotokopian Rp100 tetap dalam kurun waktu yang lama, padahal banyak biaya terkait lainnya yang meningkat, misalnya sewa gedung.

Untuk penentuan harga jual peralatan alat tulis kantor (ATK), merchandise, dan buku USM STAN didasarkan pada harga pasar pada umumnya. Penentuan HPP juga dilakukan sesuai perkiraan persaingan dipasar.

Untuk setiap biaya atau beban yang dikeluarkan dalam memproduksi barang jadi akan dicatat dalam ayat jurnal dan diposting ke dalam buku besar setiap harinya.

Proses / Aktifitas Ancaman Prosedur Yang Dapat di Terapkan Dalam

Ancaman umum Data yang tidak akurat atau tidak valid Kinerja yang buruk  

Pengendalian integritas pengolahan data; pembatasan akses terhadap data induk; buat cadangan backup data Dilakukan evaluasi kinerja

Desain dan Pengembangan Produk

Produk yang tidak laku dan kurang diminati pelanggan

Desain produk yang kurang baik

Terus melakukan update informasi tentang permintaan pelanggan Perbaiki informasi tentang pengaruh desain produk atas biaya; Data terinci mengenai biaya jaminan dan produk.

Perencanaan dan penjadwalan

Kelebihan produksi atau kekurangan produksi

Investasi yang tidak optimal dalam aktiva tetap

Barang spoilage dan tidak laku dijual

Sistem perencanaan produksi yang lebih baik

Tinjau dan setujui perolehan aktiva tetap; pengendalian anggaran

Meningkatkan kualitas produksi; memproduksi sesuai kapasitas & tidak over capacity

Operasi produksi Pencurian persediaan

Kehilangan persediaan dikarenakan bencana

Pencurian aktiva tetap

Kinerja yang buruk

Batasi akses fisik ke persediaan dan aktiva tetap; Dokumentasikan semua perpindahan persediaan sepanjang proses produksi; Melakukan perhitungan fisik Melakukan backup dan asuransi

Identifikasi semua aktiva tetap; Dokumentasi yang memadai dan tinjau semua transaksi yang melibatkan pembuangan aktiva tetap

Evaluasi kinerja produktif

Akuntansi Biaya Kesalahan pencatatan dan memasukkan data mengakibatkan data biaya yang tidak akurat.

Alokasi biaya overhead yang tidak diperhitungkan

Pengendalian edit entri data; rekonsiliasi jumlah yang tercatat dengan perhitungan fisik secara periodic

Perhitungan biaya berbasis aktivitas

2.0 Producti

on Operatio

m

Raw Material

Expenditurecycle

1.0Planning

and Scheduli

ng

Revenue cycle

Orders

Customers order

HRD managemen

t

WIP

Labor Available

Start Production

3.0Cost

Acounting

Labor Cost

Direct material cost

Indirect material and Overhead cost

Fisnished good

Finished good

Management

Reports

Management

COGS

DFDProduction cycle

Sistem Akuntansi Aktiva TetapSistem akuntansi aktiva tetap adalah sistem akuntansi yang mengolah transaksi yang mengubah aktiva tetap yang melibatkan bagian-bagian yang saling berkaitan satu sama lain untuk menghasilkan informasi akuntansi yang dibutuhkan berbagai tingkat manajemen pada perusahaan.

Sebelum tahun 2014 Civitas harus langsung membayar kas dengan modal sendiri dari laba ditahan atas pembelian alat-alat dan mesin aktiva tetap.

Peralatan aktiva tetap yang dibeli antara lain mesin fotokopi, mesin penjilid, laminating, streples besar, printer, CPU, monitor, mesin spiral berukuran besar dan kecil, serta aktiva lainnya.

Setiap tahun Civitas menargetkan akan membeli satu buah mesin. Biasanya Civitas membeli mesin dengan mengimpor dari Singapura atau Thailand.

Biaya perawatan dan perbaikan mesin dilakukan hanya saat terjadi kerusakan dan tidak secara rutin dengan mengambil langsung cadangan kas dari toko.

Untuk mesin yang telah rusak dan tidak dapat digunakan lagi maka akan dijual atau dibuang. Civitas tidak menerapkan penilaian aktiva tetap dengan metode akuntansi. Artinya, Civitas tidak mengestimasikan berapa depresiasi dari mesin dan tidak melakukan revaluasi sehingga beban depresiasi tersebut tidak dicatat dalam laporan keuangan. Mesin tidak diestimasikan berapa lama umur manfaat hanya dilihat secara fisik.

Pencatatan akan aktivitas pembelian aktiva tetap, biaya yang dikeluarkan atas perawatan mesin, serta membuang mesin yang sudah rusak dilakukan setiap sore sehabis maghrib. Ayat jurnal ini kemudian akan diposting ke buku besar.

Aktivitas Ancaman PengendalianPembelian aktiva tetap

a. Pengadaan aktiva tetap yang tidak optimal

b. Pembelian yang tidak diotorisasi

a. Perencanaan pembelianb. Pemisahan kewenangan pemberi otorisasi

dengan pengguna aktiva tetap; koordinasi pihak-pihak terkait; adanya dokumen otorisasi

Sistem pengeluaran modal

a. Pembelian aktiva yang tidak dibutuhkan

b. Kesalahan pembelian aktiva dengan spesifikasi yang dibutuhkan

a. Koordinasi antara pihak otorisasi dan pengguna aktiva tetap

b. Surat otorisasi investasi; surat perintah kerja

Sistem penghentian pemakaian aktiva tetap

Aktiva masih bisa digunakanPencurian aktiva tetap yang akan

dihentikan penggunaannya

a. Mengkaji umur manfaat dan tingkat kerusakan aktiva

b. Pemisahan wewenang otorisasi dan pelaksana pengentian penggunaan aktiva tetap; bukti memorial

Sistem transfer aktiva tetap

a. Pencurian aktiva tetap a. Pemisahan wewenang otorisasi dan pelaksana

Sistem revaluasi aktiva tetap

a. Penilaian nilai wajar aktiva tetap yang tidak akurat

b. Kesalahan pencatatan jurnal revaluasi

a. Menggunakan jasa penilai;bukti memorialb. Menerapkan nilai wajar dan standar akuntansi

yang berlaku umum

Sistem pencatatan depresiasi aktiva tetap

Kesalahan pencatatan depresiasi aktiva tetap

Kesalahan penilaian estimasi umur manfaat aktiva tetap

a. Menerapkan standar akuntansi yang berlaku umum; konsistensi dalam pencatatan

b. Menilai depresiasi sesuai standar akuntansi

1.0Pembelian

2.0Penerimaan

3.0Perawatan/

Reparasi

Cara Perolehan

DFDSiklus Aset Tetap

TransferPem

elihara

an

Aset Tetap

4.0Manajemen; Dilanjutkan

atau Dihentikan

Penilaian

Siklus Penggajian Siklus penggajian adalah aktivitas bisnis yang berulang dan operasi pengolahan data yang berkaitan dengan mengelola kemampuan pegawai secara efektif.

Fungsi dasar dari sistem informasi akuntansi pada siklus penggajian adalah pemrosesan data transaksi tentang aktivitas karyawan, menjaga aset organisasi dan penyediaan informasi untuk pengambilan keputusan.

Pencatatan data induk penggajian Siklus penggajian dimulai dari rekruitmen karyawan. Kriteria rekruitmen karyawan Civitas tidak serta merta orang yang dikenal tetapi orang tersebut harus sudah memiliki dasar keterampilan sebagai operator, bukan orang yang tidak mengerti sama sekali mengenai kegiatan usaha perfotokopian. Karyawan yang dipekerjakan diprioritaskan orang yang benar-benar mau bertahan lama bekerja di Civitas sehingga pelatihan yang diberikan tidak sia-sia . Saat ini yang tergabung di Civitas ada 9 orang, yaitu Rida, Hilma, Tomi, Mutiara, Zalfa, dan Dio yang berasal dari Civitas sendiri, sedangkan yang bekerja sebagai operator di tempat yaitu Purkon, Janu dan istrinya.

Memvalidasi data waktu dan kehadiran Civitas tidak menerapkan absensi karyawan. Sehingga Rida, Hilma, Tomi, Mutiara, Zalfa, dan Dio tidak diwajibkan hadir setiap saat di Civitas. Akan tetapi, untuk operator yaitu Furqon, Janu, dan istrinya diharuskan hadir setiap saat di Civitas sebagai pelaksanan kegiatan usaha.

Menyiapkan Penggajian dan mengeluarkan penggajian Pembahasan penggajian dilakukan saat meeting (sejenis pertemuan bersama) yang biasanya diadakan seminggu setelah akhir bulan atau sekitar tanggal 7 setiap awal bulan. Mekanisme pembagian gaji setiap bulannya berasal dari 50% kas bersih dan 50% nya lagi dicadangkan sebagai laba ditahan. Uang yang diterima dari hasil penjualan akan disimpan di bank satu kali per bulan. Penggajian untuk operator dilakukan setiap tanggal 2 di awal bulan. Besar kecilnya gaji tiap anggota berbeda satu sama lain dan direncanakan akan ada pemberian bonus kepada pegawai ketika hasil penjualan melebihi target

  Pembuatan Laporan Setelah merger dengan Civitas, bagian pencatatan penjualan, pengeluaran, produksi, termasuk penggajian dilakukan oleh tim tersendiri kemudian diposting ke buku besar. Struktur saat ini yaitu Rida dibagian keuangan, Mutiara bagian pemasaran, Janu dibagian produksi , Zalfa menangani buku USM STAN, dan Tomi dibagian merchandise.

Aktivitas Ancaman Pengendalian AncamanPermasalahan umum untuk seluruh siklus penggajian

• Data yang tidak akurat atau tidak valid

• Hilangnya atau rusaknya data

• Pemeriksaan atas seluruh perubahan data induk

• Backup data; dokumentasi seluruh perekrutan dan evaluasi kinerja

Memperbaharui data induk penggajian

• Perubahan yang tak terotorisasi atas data induk penggajian

• Pengendalian akses data induk; pemisahan tugas bagian penggajian dan pencatatan penggajian

Memvalidasi data waktu da kehadiran

• Data waktu dan kehadiran yang tidak akurat

• Pemeriksaan pengawasan; verifikasi absensi

Menyiapkan penggajian dan pengeluaran penggajian

• Kesalahan dalam memperoses penggajian

• Kesalahan dalam slip gaji

• Memeriksa pengawasan atau daftar penggajian dan laporan lainnya

• Dokumentasi seluruh cek penggajian; pemisahan tugas antara pencatat penggajian dan pemberi gaji; pembatasan akses data induk penggajian

1.0Update Master Data

HRDepartment

changes

Payroll Master DataOperation

Department3.0

PreparePayroll

Employees

General Ledger

2.0Validat

e Absenc

eData

Absence List/Document

Validated Absence Data

Payroll

4.0Distribute

PayrollCash

DFD Payroll Cycle

Civitas

Siklus Pelaporan dan Buku Besar

Siklus pelaporan dan buku besar adalah dua sistem yang terdiri atas kegiatan pengolahan data yang berkaitan dengan proses pemutakhiran (updating) rekening-rekening buku besar dan pembuatan laporan yang merupakan ikhtisar hasil operasi perusahaan.

Siklus ini berinteraksi dengan siklus lain dan berbagai pihak, baik eksternal maupun internal.

Siklus ini mencakup proses-proses di tempat untuk memperbarui akun buku besar dan menyiapkan laporan yang merangkum hasil kegiatan organisasi.

Fungsi utama dari siklus pelaporan dan buku besar adalah untuk mengumpulkan dan mengatur data.

Seluruh aktivitas kegiatan penjualan, pengeluaran kas, produksi, aktivitas berkaitan dengan aktiva tetap, serta siklus penggajian dicatat dengan ayat jurnal dan kemudian diposting ke dalam buku besar.Seluruh sistem pencatatan dilakukan oleh Civitas sendiri. Sistem pencatatan diberikan kepada pihak lain dengan basis kas semi akrual.Civitas juga menerbitkan laporan keuangan tahunan yang terdiri dari laporan laba rugi, laporan laba ditahan, statement of financial position, laporan arus kas, dan neraca. Akan tetapi, laporan keuangan ini hanya digunakan untuk evaluasi kinerja internal dan bukan diperuntukan kepada pihak eksternal.

Aktivitas Ancaman PengendalianMasalah-masalah umum diseluruh siklus buku besar dan pelaporan

a. Data buku besar yang tidak akurat dan tidak valid

b. Kesalahan pencatatan ayat jurnalc. Hilangnya atau kerusakan data

a. Tinjauan terhadap seluruh perubahan pada data buku besar; pembatasan akses ke buku besar

b. Pengendalian integritas pengolahan data; konsistensi dan ketelitian dalam input data

c. Backup data; pembatasan akses ke buku besar

Memperbaharui buku besar a. Pembaharuan yang tidak akurat atas buku besar

b. Entri jurnal yang tidak diotorisasi

a. Pengendalian integritas pemrosesan entri data; rekonsiliasi laporan pengendalian

b. Pengendalian aksesMemasukkan jurnal penyesuaian a. Jurnal penyesuaian tidak akurat

b. Jurnal penyesuaian yang tidak diotorisasi

a. Pengendalian perlindungan kesalahan worksheet; jurnal penyesuaian standar; konsistensi dalam penjurnalan

b. Pengendalian akses; rekonsiliasi buku besar

Menyiapkan laporan keuangan a. Laporan keuangan yang tidak lengkap,akurat, dan tidak sesuai standar akuntansi

a. Pengendalian integritas pemrosesan; penggunaan software pembantu/pendukung

Membuat laporan manajerial a. Laporan dan grafik yang didesain dengan buruk

a. Menggunakan balance scorecard; menggunakan software pendukung

Accounting subsystems 1.0

Update General Ledger

General Ledger

2.0Post

Adjusting Entries

3.0PrepareFinancial

Statements

Trial Balance

Adjustment

entries

Closing entries

Adjusted trials Balances

Journal Entries

External usersFinancial

Statements

Management

Financ

ial

Statem

ents

4.0Produce

Managerial

ReportBudgect and

report

Terima Kasih