pertemuan kesembilan pkt ttm

Lukmanulhakim Almamalik 2011 1

Pola Kerja Terpadu Dan Pentahapannya

Lukmanulhakim Almamalik


Pendahuluan

Pengertian Pola Kerja Terpadu

Pola Kerja Terpadu adalah suatu alat kerja berupa perencanaan yang operasional untuk mewujudkan sasaran yang telah ditetapkan secara bersama antara stakeholders (pihak-pihak yang berkaitan).

Manajemen sebagai Proses Manusiawi dan Proses Analitik.


Manajemen Sebagai Proses Manusiawi

Manajemen pada hakekatnya adalah proses sosial yang dinamis mengenai kemampuan, pengetahuan serta keterampilan untuk memperoleh hasil secara efektif dan efisien bersama-sama dengan orang lain.

Proses manusiawi berisi kegiatan yang menyangkut empat aspek yang ada dalam diri seseorang.

a. Perilaku kepemimpinan.

b. Perilaku individu dalam kelompok.

c. Perilaku berkomunikasi.

d. Perilaku pengambilan keputusan.


Manajemen Sebagai Proses Analitik

Disamping proses manusiawi masih diperlukan juga adanya proses analitik yang menggunakan logika, karena bagaimanapun juga proses analitik merupakan alat untuk menentukan keberhasilan suatu proses manajemen.

Proses analitik terdiri atas empat tahap berikut.

a. Menentukan Masalah.

b. Mencari Pilihan Solusi Pemecahan Masalah.

c. Memilih dan Menguji Pilihan Solusi.

d. Mencoba Penyelesaian.


Pentahapan Pola Kerja Terpadu

Agar setiap usaha atau kegiatan yang dilakukan dapat mencapai efisiensi dan efektivitas yang diharapkan, yang pertama kali perlu dilakukan adalah memastikan terlebih dahulu apa yang menjadi sasarannya.

Adapun sasarannya dipilih dari berbagai pilihan yang ada, dengan didasari atas pertimbangan yang terlihat dari kondisi, situasi, dan sumber- sumber daya yang tersedia.


Tahapan Proses Pola Kerja Terpadu

Proses Tahapan Proses Pola Kerja Terpadu adalah sebagai berikut.

1. Memilih Sasaran. 2. Menetapkan Sasaran. 3. Memvalidasi Sasaran. 4. Mewujudkan Sasaran.5. Mengendalikan Kegiatan.

Kelima tahap yang disebutkan di atas merupakan kerangka pikir Pola Kerja Terpadu.

Kerangka ini membantu untuk merinci hal besar yang bersifat kompleks menjadi bagian-bagian yang sederhana, mudah dimengerti yang saling bergantung satu sama lain.


1. Memilih Sasaran

Ada dua cara yang dapat digunakan untuk memilih sasaran:

a. Teknik analisis terhadap tugas pokok dan fungsi organisasi.

b. Teknik analisis situasi. Teknik analisis situasi ini menggunakan analisis pohon, terdiri atas pohon masalah, pohon sasaran dan pohon alternatif.


a. Analisis Tupoksi

Analisis tupoksi dimulai dari identifikasi uraian tugas pokok dan fungsi yang tersedia pada setiap unit kerja organisasi.

Berdasarkan tugas pokok dan fungsi diidentifikasi apa yang menjadi visi dan misi organisasi.

Sasaran dipilih sasaran melalui uraian tugas yang bertitik tolak dari Visi, Misi dan Tugas Pokok dan Fungsi dari unit organisasi.


b. Analisis Situasi (Analisis Sebab)

Analisis Situasi merupakan suatu langkah pemecahan masalah dengan mencari sebab dari suatu akibat.

Teknik analisis situasi ini menggunakan pohon analisis. Caranya adalah dengan menyusunnya menyerupai sebuah pohon atau bagan organisasi.

Memilih sasaran dengan menggunakan pohon analisis dilakukan melalui tiga langkah, yaitu dengan cara menyusun pohon masalah, pohon sasaran, dan pohon alternatif.


Tahapan Pohon Analisis

Adapun tahapan-tahapan dari proses pohon analisis:

a. Mengidentifikasikan dan menganalisis masalah dan kebutuhan (menggunakan pohon masalah).

b. Menentukan sasaran-sasaran yang harus diwujudkan untuk memecahkan masalah-masalah atau memenuhi kebutuhan yang telah diidentifikasikan (menggunakan pohon sasaran).

c. Mengembangkan alternatif pemecahan atau alternatif rencana tindakan untuk mewujudkan sasaran tersebut (menggunakan pohon alternatif).

Analisis Masalah (Penentuan Prioritas)

Penentuan prioritas dilakukan dengan menggunakan kriteria: Mendesak (M), menunjukkan kepada waktu untuk segera mengambil langkah, gawat (G), menunjukkan pentingnya masalah tersebut segera diatasi, dan Dampaknya (D), menunjukkan pengaruhnya masalah tersebut terhadap akibat yang ditambahkannya.

Ketiga kriteria tersebut dinilai dengan menggunakan skala nilai 1 – 5 dengan ketentuan sebagai berikut:

5 = sangat mendesak/gawat/kuat

4 = Mendesak/gawat/kuat

3 = cukup mendesak/gawat/kuat

2 = kurang mendesak/gawat/kuat

1 = sangat kurang mendesak/gawat/kuatLukmanulhakim Almamalik 2011 11


Pohon Masalah (PERNYATAAN NEGATIF)

Pohon masalah adalah suatu teknik untuk mengidentifikasikan semua masalah dalam suatu situasi tertentu dan memperagakan informasi ini sebagai rangkaian hubungan sebab akibat.

Pohon masalah dimulai dengan masalah utama.

Sebagai hasil analisis situasi di unit kerja, dianalisis penyebab masalah tersebut dalam forum curah pendapat.

Mulailah dengan rumusan pernyataan masalah yang dihadapi unit kerja, pikirkan apa akibat yang mungkin timbul dari masalah tersebut, diskusikan dan tuliskan berbagai alternatif penyebab masalah tersebut secara bertahap, lukiskan dalam sebuah bagan pohon.


Akibat

Akibat dari Masalah yang dihadapi

Masalah yang dihadapi

AA B C D

DCBBA

Sasaran

Sebab

4

1

2

3

Penyebab sasaran yang dominan

Penyebab sasaran 2B yang dominan

Pohon Masalah (PERNYATAAN Negatif)


Pohon Sasaran (PERNYATAAN POSITIF)

Pohon sasaran adalah teknik untuk mengidentifikasi sasaran yang ingin diwujudkan.

Pohon sasaran merupakan rangkaian sebab akibat yang pernyataannya merupakan kebalikan dari pernyataan pada pohon masalah.

Semua pernyataan dari pohon masalah mengandung pengertian negatif, sedangkan semua pernyataan dalam pohon sasaran mengandung pengertian positif.

Beberapa sasaran itu dengan menggunakan pola pikir “Jika- Maka” susunlah sasaran dalam bentuk pohon seperti pohon masalah.

Mengingat terbatasnya sumber daya yang tersedia, maka tidak dapat disusun sebuah program untuk mewujudkan semua sasaran yang diidentifikasi secara lengkap.

Oleh karena itu dalam menyusun pohon sasaran perlu dianalisis untuk mengidentifikasi dan memilih cabang yang mana yang sekiranya mempunyai dampak yang paling besar terhadap sasaran utama dan paling relevan bagi unit kerja yang bersangkutan.

Pohon sasaran utama dan paling relevan bagi unit kerja yang bersangkutan. Pohon sasaran ini sebenarnya didapat dengan mengubah pernyataan negatif pada pohon masalah menjadi pernyataan yang mengandung arti positif.



Akibat

Akibat dari Sasaran yang dihadapi

Sasaran

AA B C D

DCBBA

Sasaran

Sebab

4

1

2

3

Penyebab masalah yang dominan

Penyebab masalah 2B yang dominan

Pohon Sasaran (PERNYATAAN POSITIF)


POHON ALTERNATIF

Pohon alternatif adalah suatu teknik untuk mengidentifikasikan pilihan-pilihan pemecahan atau tindakan yang dapat diambil untuk mewujudkan sasaran tertentu dan memperagakan informasi ini kedalam format yang sederhana.

Prosesnya sebagai berikut:

a. Periksalah pohon sasaran untuk menentukan sasaran-sasaran yang mungkin tidak realistis berhubung terbatasnya sumber-sumber yang ada.

b. Periksalah setiap cabang pohon sasaran untuk menentukan apakah mungkin ada pilihan-pilihan yang dapat menjamin dengan lebih baik terwujudnya sasaran yang setingkat lebih tinggi.


Pohon alternatif merupakan serangkaian pernyataan hasil pemilihan dari cabang yang ada pada pohon sasaran setelah cabang tersebut dikaji berdasarkan keterbatasan sumber.

Cabang yang dipilih dianggap sebagai cara yang paling efektif untuk memecahkan masalah yang dihadapi unit kerja.

Penentuan Prioritas Kegiatan



Akibat

Alternatif (Pilihan) Sasaran

BBA C D

DCBBA

Sasaran

Sebab

4

1

2

3Penyebab sasaran 2B yang dominan

Pohon Alternatif


Menetapkan Sasaran

Sasaran yang dipilih dari pohon alternatif masih merupakan sasaran umum, belum merupakan sasaran yang segera dapat dilaksanakan.

Sasaran khusus sifatnya: 1. Spesifik 2. Berorientasi pada pada hasil 3. Terukur dari segi kualitas dan kuantitas 4. Kapan kegiatan akan dilaksanakan 5. Dimana tempatnya6. Berapa lama 7. Kapan mulai dan kapan berakhir 8. Berapa jumlah biaya yang diperlukan 9. Dari mana sumbernya 10. Unit mana yang akan bertindak sebagai pelaksana 11. Bila diperlukan bekerjasama dengan instansi luar.


Sebuah sasaran yang baik untuk dipilih adalah sasaran yang bermanfaat dan paling menguntungkan bagi organisasi, jelas dan realistik, dapat diukur dan diamati dari segi kualitas, biaya dan waktu, ditetapkan bersama atasan dan bawahan, bersama dengan unit lain yang setingkat mendukung sasarannya dari unit yang setingkat lebih tinggi dan dinyatakan dalam bentuk selesai.


Memvalidasi Sasaran

Validasi sasaran merupakan upaya untuk memberikan jaminan bahwa sumber dana, bahan, metode, organisasi, prosedur, dan tenaga kerja dinyatakan siap untuk mewujudkan sasaran.

Sasaran khusus merupakan sasaran tentatif yang harus divalidasikan menjadi sasaran definitif. Ada tiga instrumen yang digunakan untuk memvalidasikan sasaran, yaitu Matriks Rincian Kerja (MRK), Uraian Paket Kerja dan Penjadualan.


Matrik Rincian Kerja (MRK)

Matrik rincian kerja merupakan kerangka yang menghubungkan sasaran dengan kegiatan dan sumber yang diperlukan.

Kegiatan dirinci menjadi kegiatan kecil, sampai yang terkecil yang dinamakan pokok akhir.

Prosedur membuat rincian kerja yang diterapkan dalam bentuk matriks adalah: a. Menempatkan sasaran khusus dalam bulatan. b. Menetapkan dan menempatkan kegiatan dalam kotak empat persegi

panjang. c. Menetapkan pokok kerja terdiri dari: 1) Persiapan, 2) Pelaksanaan, 3)

Pengendalian.d. Menetapkan pokok akhir untuk setiap pokok kerja sesuai kebutuhan.e. Menetapkan penanggung jawab untuk setiap pokok akhir.

Penanggung jawab adalah pejabat struktural misalnya Kepala kantor Departemen, Pimpinan bagian proyek, dll. Pejabat nonstruktural atau staf jumlahnya lebih dari satu, tuliskan nama yang bersangkutan dibelakangnya, misal pegawai teknis (Joko), pengetik (Sulis).


Sasaran khusus

KegiatanPokok Kerja

Pokok AkhirPenanggung

jawab


Matriks Rincian Kerja memberi gambaran yang jelas tentang hal yang akan diperankan setiap orang atau sekelompok orang pada kegiatan mewujudkan sasaran.

Untuk mengisi format di atas dapat diikuti prosedur berikut: Sasaran, yang ditulis dalam lingkaran adalah sasaran khusus Kegiatan mewujudkan sasaran, yang ditulis dalam kotak segi empat,

adalah kegiatan yang dirumuskan dalam sasaran. Pokok Kerja, merupakan rincian dari kegiatan besar ke dalam tahapan,

yaitu persiapan (pokok kerja A), pelaksanaan (pokok kerja B), dan pengendalian (pokok kerja C).

Pokok Akhir, merupakan kegiatan terkecil yang menghasilkan, kegiatan yang masih bisa didelegasikan pada orang lain, masih bisa dibagi.

Penanggung jawab, ditulis berdasarkan jabatan struktural maupun non struktural, dan bertugas bersama yang lainnya mengerjakan sebagian dari pokok akhir dan bertanggung jawab atas selesainya pekerjaan yang terlibat langsung dengan setiap penyelesaian pokok akhir.


Paket Kerja (PK), satu paket pekerjaan yang dinyatakan dalam pokok akhir, yang harus dikerjakan secara terkoordinasikan oleh lebih dari satu orang.

Penamaan paket kerja sesuai dengan urutan pokok akhir, yaitu PK1,PK2,PK3......PKn. Jumlah angka di bawah pada tiap kolom matriks menunjukkan besar kecilnya tanggung jawab keterlibatan dan peran serta seseorang dalam upaya mewujudkan sasaran. Jumlah ke kanan banyaknya orang yang terlibat dalam penyelesaian pokok akhir yang dilaksanakan secara terkoordininasi.


Uraian Paket Kerja (PK)

Kalau kita perhatikan MRK, di bagian atas tertulis SiABiDiBa yang artinya: a. Si, siapa mengerjakan

b. A, apa yang dikerjakan

c. Bi, bilamana sasaran akan diwujudkan

d. Di, dimana akan dilaksanakan

e. Ba, bagaimana cara melaksanakannya.

Format paket kerja terdiri atas; pokok akhir, penanggung jawab, waktu, dan biaya.


Pokok akhir, menunjuk kepada pokok akhir yang sedang diuraikan. Penanggung jawab, adalah seseorang yang disamping bertanggung

jawab atas pekerjaan yang dilaksanakan, juga bertanggung jawab atas pekerjaan orang lain yang ditugasinya.Dalam setiap sasaran hanya ada satu orang penanggung jawab.

Uraian kerja, adalah uraian tentang langkah dan deskripsi pekerjaan untuk menyelesaikan paket kerja. Orang atau pejabat yang ditugasi harus dapat menggambarkan tentang apa saja yang dikerjakannya secara berurutan dengan jelas.

Waktu, menunjuk kepada waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan tiap paket kerja.

Biaya, adalah biaya yang dioerlukan untuk mengerjakan tiap paket kerja.

Penanggung jawab, menunjuk kepada penanggung jawab yang ada pada matriks untuk setiap paket kerja.


Penjadualan

Penjadualan dibuat dalam bentuk peta garis. Penjadualan menggambarkan, kapan kegiatan dimulai dan kapan direncanakan selesai. Penjadualan dibuat dalam format seprti berikut: Satuan waktu yang dipilih dalam penjadualan disesuaikan dengan; kebutuhan, jam, hari, minggu, bulan, triwulan, semester atau tahun

pertemuan kesembilan pkt ttm

Documents