pola kerja terpadu ( pkt )

5/20/2018 Pola Kerja Terpadu ( PKT )

1/54


2/54

POLA KERJA

TERPADU(PKT)


3/54

BIODATA

NAMA : DRS. RISMAN SYAFARTempat/TGL : Pariaman, 22 April 1951

INSTANSI : Badan Diklat Prop.SBR

Alamat : Jl. Tj. Indah II No.E/10Lapai - Padang

Telp. Kantor : 0751

71860

HP : 08126733551


4/54

MENJADI FAKTA UMUM, BAHWA PERLAKSANAAN SUATU KEGIATANYG TIDAK TERLEBIH DULU DIBUAT PERENCANAAN AKAN TERJADI :

TUMPANG TINDIH, KURANG KOORDINASI, KOMUNIKASI KURANG

EFEKTIF, KURANG MOTIVASI, KURANG TRANSPARAN, KURANG

KETELITIAN,KURANG MEMAHAMI TUGAS DAN SALING MELEMPAR

TANGGUNG JAWAB.

2

PEMIMPIN : Sering dilemparkan kepada staf:

seperti kurang terampil , malas, bekerja seenaknya,

menunggu perintah , kurang disiplin dst.

STAF :Menyalahkan pimpinan a/l:

perintahnya tidak jelas, tidak mau mendengar

pendapat staf, sering marah-marah dsb.

LATAR BELAKANG

ALASAN


5/54

MENGGUNANAKAN PENDEKATAN SASARAN YG TELAH DITETAPKAN

BERSAMA STAKE HOLDER.

PKT AKAN MEMBERIKAN LANGKAH-LANGKAH BAGAIMANA MEWUJUDKAN

SASARAN TERSEBUT.

LANGKAH-LANGKAH KEGIATAN UNTUK MEWUJUDKAN SASARAN TERSEBUT

MEMERLUKAN URUTAN TATA LANGKAH YANG BERKESINAMBUNGAN SERING

DILAKUKAN SECARA SIMULTAN DAN MEMERLUKAN KOORDINASI

KOMUNIKASI PEMBAGIAN TUGAS SECARA TUNTAS PEMBATASAN WAKTU

DALAM MENMYELESAIKAN TANGGUNG JAWAB KUALITAS DAN KUANTITAS

YANG DIKERJAKAN PEMBIAYAAN SERTA SUMBERNYA PENANGGUNG

JAWAB DAN PENANGGUNG GUGAT PENJADWALAN MONITORING

EVALUASI DAN FEEDBACK DLL.

3DESKRIPSI

SINGKAT

P K T :


6/54

1.

MENINGKATKAN PENGETAHUAN KETERAMPILAN

APARATUR PEMERINTAH DAN MENERAPKAN PKT

DISELURUH UNIT KERJA

2. MEMBANGUN KERJA SAMA DG. UNIT TERKAIT BAIK

DALAM ORGANISASI MAUPUN DILUAR ORGANISASI

UNTUK MENINGKATKAN KINERJA .

3. MENGOPERASIONALKAN SISTEM DAN PROSEDUR

KERJA YG BERKAITAN DG. PELAKSANAAN KEBIJAKAN

DAN TUGAS POKOK INSTANSI.

4. MENERAPKAN PERENCANAAN YG MATANG

PELAKSANAAN YG TEPAT DAN PENGAWASAN YG KETAT.

5. MENINGKATKAN PRODUKTIFITAS KERJA BAGI INSTANSI

YG MELAKSANAKAN PKT

4

TUJUAN PKT


7/54

A. MENINGKATKAN KERJA SAMA YANG SESUAI DGN. DISIPLIN

TINGGI DILINGKUNGAN UNIT KERJA TANPA MENINGGALKAN

KOORDINASI ANTAR UNIT KERJA.

B. MERUPAKAN PERENCANAAN YANG MATANG, JELAS, DAN MUDAH

DIMENGERTI OLEH PARA PELAKSANA MAUPUN PIMPINAN.

C. ADANYA PEMBAGIAN TUGAS DAN TANGGUNG JAWAB YANG JELAS.

D. MENINGKATKAN PRODUKTIFITAS KERJA, EFISIENSI, EFEKTIFITAS,

DAN ETOS KERJA YANG TINGGI.

E. MENGUKUR BEBAN KERJA BAGI UNIT KERJA MAUPUN INDIVIDU

F. MENJADI SARANA PENGAWASAN MELEKAT BAGI PIMPINAN DAN

PENGAWASAN DIRI SENDIRI BAGI PELAKSANA

G. ORGANISASI MENJADI TRANSPARAN, TERBUKA DAN AKUNTABEL.

5

MANFAAT PKT


8/54

UMUM :

Setelah mengikuti mata

pelajaran Diklat ini

peserta diharapkanmampu memahami

konsep PKT, sebagai alat

kerja yang efisien dan

efektif sesuai dengan

tugas dan fungsi pada unitkerja masing-masing

KHUSUS :

Setelah mengikuti mata diklat ini

peserta mampu :

a. Menjelaskan pengertian PKT.

b. Menjelaskan proses manusiawi dan non

manusiawi.

c. Menjelaskan unsur dan prinsip PKT.

d. Menjelaskan teknik-teknik memilih dan

menetapkan sasaran

e. Menjelaskan teknik memvalidasikansasaran.

f. Menjelaskan teknik mewujudakan

sasaran.

g. Menjelaskan teknik pengendalian

kegiatan

6TUJUAN

INSTRUKSIONAL


9/54

BAHASAN

1. POKOK BAHASAN:a. Pengertian PKT

b. Unsur dan Prinsip PKT

2. SUB POKOK BAHASAN :a. Pengertian PKT

b. Faktor Manusiawi dan non manusiawi

c. Sasaran

d. Kegiatan mewujudkan sasarane. Pokok Kerja

f. Matrik Rincian Kerja

g. Uraian Paket Kerja.

h. Rekapitulasi biaya

i. Penjadwalan.j. Pengendalian

k. Kebersamaan, transparansi,

Pembagian

tugas dan tanggung jawab,Koordinasi,

Komunikasi, Motivasi,danPengawasan

7


10/54

PENGERTIAN:

POLA KERJA TERPADU : ADALAH

SUATU ALAT KERJA BERUPA PERENCANAAN

YANG OPERASIONAL UNTUK MEWUJUDKAN

SASARAN YANG TELAH DITETAPKAN

SECARA BERSAMA ANTARA STAKE HOLDERS,

( PIHAK-PIHAK YANG BERKAITAN )

8


11/54

MANAJEMEN

PROSES MANUSIAWI :menyangkut 4

Aspek yang ada dalam diri seseorang :

1). Perilaku Kepemimpinan

2). Perilaku individu dalam kelompok

3). Perilaku Komunikasi

4). Perilaku Pengambilan Keputusan

PROSES ANALITIKA :teridiri atas 4

Tahap sbb:

1). Menentukan Masalah2). Mencari Alternatif Pemecahan

3). Memilih dan Menguji Alternatif

4). Mencoba Penyelesaian

9


12/54

UNSUR

PKT

UNSUR PKT TERDIRI ATAS

1. MANUSIA DAN ANALITIKA

2. SASARAN

3. KEGIATAN MEWUJUDKAN SASARAN

4. POKOK KERJA

5. MATRIK RINCIAN KERJA

6. URAIAN PAKET KERJA

7. REKAPITULASI BIAYA

8. PENJADWALAN

9. PENGENDALIAN

10


13/54

PRINSIP

PKT

1. KEPASTIAN

2. TRANSPARANSI

3. PEMBAGIAN TUGAS DAN

TANGGUNG JAWAB

6. KOORDINASI7. KOMUNIKASI

8. MOTIVASI

9. PENGAWASAN MELEKAT

10. AKUNTABILITAS1. KEBERSAMAAN

2. DISIPLIN

11


14/54

12

PKT MERUPAKAN SUATU

RANGKAIAN PROSES YANG

TERDIRI DARI 5 ( LIMA ) TAHAP :

1. MEMILIH SASARAN

2. MENETAPKAN SASARAN

3. MEMVALIDASI SASARAN4. MEWUJUDKAN SASARAN

5. MENGENDALIKAN KEGIATAN.


15/54

PETA ARUS POLA KERJA TERPADU

PROSES

MANUSIAWI

PROSES

MANAJEMEN

PROSES

ANALITIKA

MENENTUKAN

MASALAH

MENCARI

ALTERNATIF

PEMECAHAN

MENGUJI

ALTERNATIF

MENCOBA

PENYELESAIAN

13

MEMILIH SASARAN

CARA;MELALALUI ANALISIS SITUASI

MELALUI ANALISA TUGAS

HASIL: SASARAN UMUM

MENETAPKAN SASARAN

CARA : MERUMUSKAN SASARAN

KEIKATAN ATASAN & STAF

HASIL :SASARAN KHUSUS SEMENTARA

MEMVALIDASI SASARAN

CARA: MRK ; PK ; PENJADWALAN

HASIL : RENCANA KERJA

MEWUJUDKAN SASARAN

CARA: MOTIVASI YANG SESUAI

HASIL: TINDAKAN KOREKSI

MENGENDALIKAN KEGIATAN

CARA: MEMONITOR & BUAT LAPORAN

STATUS

HASIL : TINDAKAN KOREKSI

KEPEMIMPINAN

1.OTORITER

2.DEMOKRATIS

3.LAISSERFAIRE

ORIENTASI

INDIVIDU DLM

KELOMPOK

1.TUGAS

2.PEMELIHARAAN

3.DIRI SENDIRI

KOMUNIKASI

1.MAKSUD

2.KOMUNIKASI

EFEKTIF3.HAMBATAN

4.UPAYA

5.PERAN

MANAJER

PENGAMBILAN

KEPUTUSAN;

1.TANGGAPAN

KURANG2.OTORITER

3.MINORITAS

4.MAYORITAS

5.KONSENSUS

6.SUARA BULAT


16/54

MEMILIH DAN MENETAPKAN SASARAN

TEKNIK

ANALISA

TUGAS

A

B

TEKNIK

ANALISA

SITUASI

BERTUMPU PADA MISI DAN TUGAS POKOK

ORGANISASI, DIANALISIS MELALUI :

1. ANALISIS HASIL PELAKSANAAN TUGAS

2. ANALISIS HASIL PENINGKATAN

( ANALISIS SEBAB AKIBAT ):

RAMALAN MASA DEPAN UNTUK

MEMECAHKAN MASALAH DENGAN MENCARI

PENYEBAB DARI SUATU AKIBAT, DISUSUN

MENYERUPAI POHON ( BAGAN ORGANISASI )

CARA INI DITEMPUH MELALUI TIGA TAHAP :

1. POHON MASALAH

2. POHON SASARAN

3. POHON ALTERNATIF

14


17/54

POHON ANALISIS

ANALISIS SEBAB AKIBAT

1

2

3

POHON MASALAH :Adalah suatu teknik untuk mengidentifikasikan semua masalah

dalam suatu situasi tertentu, disusun dan dilukiskan sebagai

suatu rangkaian sebab akibat berbentuk sebuah pohon.

>Merupakan PERNYATAAN NEGATIF ..

>Untuk menentukan penyebab masalah hendaknya didasarkan

pada KEWENANGAN, RELEVANSI, DAN KEPENTINGAN

ORGANISASI

POHON SASARAN :> adalah teknik mengidentifikasi sasaran yang ingin diwujudkan

Merupakan PERNYATAAN POSITIF

Mengubah pernyataan negatif pada pohon masalah

menjadi pernyataan positif.

POHON ALTERNATIF :Mengidentifikasi alternatif pemecahan atau arah tindakan yang

dapat dipakai untuk mewujudkan sasaran tertentu dan melukis-

kan dalam format sederhana

Priksa alternatif yang realistis

Perhitungkan keterbatasan sumber dan kewenangan yang ada

15


18/54

POHON MASALAH

( Pernyataan Negatif )

Contoh Pohan Masalah

BANJIR DI

DAERAH X

HUJAN

LEBAT

SALURAN

MACET

TANGGUL

BOBOL

TANAH

RENDAH

TRANSPORT TERPUTUSAKIBAT

SEBABa b c d

1

2

3


19/54

POHON SASARAN

( Pernyataan Positif )

TERWUJUDNYA KELANCARAN

TRANSPORTASI

Contoh Pohan Sasaran

TERTANGGULANGINYA

BANJIR DI DAERAH X

TERTANGGU-

LANGINYA

HUJAN

TERWUJUDNYA

SALURAN

YANG LANCAR

TERSEDIANYA

TANGGUL

YANG KUAT

TERWUJUDNYA

TANAH

YANG TINGGI

AKIBAT

SEBABa b c d

1

2

3


20/54

POHON ALTERNATIF

Terwujudnya Kelancaran Transport

Tertanggulanginya Banjir Di Daerah X

Terwujudnya Saluran Yang Lancar

Membersihkan

Saluran

Membuat

Saluran

Baru

Memperlebar

Saluran

a b c

1

2

3


21/54

Contoh Pohan Masalah POHON MASALAH

( Pernyataan Negatif )

Sasaran Tupoksi Kedeputian Bidang

Diklat I Belum Tercapai Secara Optimal

Produktifitas

Kerja Rendah

Pegawai

Kurang

Mampu

Sarana Kerja

Kurang

Memadai

Metode

Kerja Belum

Tepat

Kesejahteraan

Pegawai

Rendah

Pendidikan

Formal

Rendah

KesempatanMengikuti

Diklat

Terbatas

Motivasi

Kerja

Rendah

Semangat

Belajar

Mandiri

Rendah

1

2

3

AKIBAT

SEBAB

Keterangan :

-Masalah yang dihadapi adalah No.1

-Penyebab masalah No.1 adalah masalah No.2 b ( yang dominan )

-Penyebab masalah No.2 b adalah masalah No.3b ( yang dominan )

-Akibat masalah No.1 adalah masalah No.4

4

a b c d

a b c d

16


22/54

POHON SASARAN

( Pernyataan Positif )

Kesejahteraan

Pegawai

Rendah

AKIBAT

SEBAB

Tercapainya Sasaran Tupoksi Kedeputian

Bidang Diklat I yang Optimal

Tercapainya

Produktifitas

Kerja yang Tinggi

Tersedianya

Sarana Kerja

Yang

Memadai

Terciptanya

Pegawai

yang

mampu

Terwujudnya

Metode Kerja

Yang Tepat

Terwujudnya

Kesejahteraan

Yang

Memadai

Terpenuhinya

Pendidikan

Formal Yang

Memadai

Terpenuhinya

Kesempatan

Mengikuti

Diklat yang

Memadai

Terciptanya

Motivasi

Kerja yang

Tinggi

Terwujudnya

Semangat

Belajar

Mandiri

Yang Tinggi

a b c d

a b c d

17


23/54

POHON ALTERNATIF

Terwujudnya Sasaran Tupoksi

Kedeputian Bidang Diklat I yang Optimal

Terciptanya Produktifitas Kerja

Yang Tinggi

Terciptanya Pegawai

Yang Mampu

Terpenuhinya Kesempatan Mengikuti

Diklat Yang Memadai

Melaksanakan

Diklat Struktural

Secara Klasikal

Menyelenggarakan

Program Diklat

Jarak Jauh Sepala

18

Melaksanakan

Program Diklat

Ditempat kerja

19


24/54

MENETAPKAN SASARAN

SASARAN

UMUM

Sasaran yang dipilih dengan menetapkan Pohon

Alternatif masih merupakan SASARAN UMUM

( Belum merupakan sasaran yang segera dapat dilaksanakan ).

Caranya : Ambil tangga terbawah POHON ALTERNATIFdengan salah satu kegiatan.

1

2SASARAN

KHUSUS

DELAPAN

KRITERIA

1. HASIL YANG DIKEHENDAKI

2. MELALUI KEGIATAN APA

3. TEMPAT PELAKSANAAN DIMANA

4. WAKTU PELAKSANAANa. BERAPA HARI, MINGGU, BULAN

b. MULAI . S/D .

5. JUMLAH BIAYA YANG DIPERLUKAN

6. SUMBER DANA ( RUTIN/PEMBANGUNAN ) TAHUN

ANGGARAN .

7. UNIT MANA SEBAGAI PELAKSANA

8. JIKA HARUS BEKERJA SAMA DENGAN UNIT MANA

>. Sasaran umum harus diubah menjadi sasaran khusus

yang dapat mendorong semua orang yang terlibat

melihat jelas keikatannya( komitmennya ).

Sifatnya : Spesifik, Berorientasi pada hasil, Terukurkualitas dan kuantitasnya.

19


25/54

Contoh :

SASARAN

UMUM

TERCIPTANYA KESEMPATAN MENGIKUTI

DIKLAT YANG MEMADAI MELALUI

PROGRAM DIKLAT SEPALA JARAK JAUH

Terciptanya kesempatan

mengikuti diklat bagi 2000 orang

PNS melalui penyelenggaraan programDiklat SepalaJarak Jauh disetiap Pusat Diklat

dan Balai Diklat selama 10 ( sepuluh ) bulan

dari tanggal 1 Juni 1998 s/d 31 Maret 1999 dengan

biaya sebesar Rp. 20.000.000,- ( dua puluh juta

rupiah ) anggaran Swadaya tahun1998 dlaksana-kan oleh Kedeputian Bidang Diklat I LAN

bekerja sama dengan Pusat Diklat dan

Balai Diklat Seluruh Indonesia.

SASARAN

KHUSUS

20


26/54

MEMVALIDASIKAN SASARAN

VALIDASI

Upaya untuk memberi jaminan

bahwa sumber dana, bahan,

metoda, organisasi, prosedur dan

tenaga kerja dinyatakan siap untuk

mewujudkan sasaran.

Dengan 3 ( tiga ) instrumemen :1. MATRIK RINCIAN KERJA(MRK )

2. PAKET KERJA

3. PENJADWALAN


27/54

Apabila sasaran telah sahih melalui pengujian dengan menggunakan MRK,

PAKET KERJA dan PENJADWALAN, maka alat uji itu berubah fungsinya

menjadi RENCANA KERJA

Merupakan kerangka yang menghubungkan

sasaran dengan kegiatan dan sumber yang

diperlukan.

Kegiatan diperinci sampai pokok akhir dengan prosedur :

1. Menempatkan SASARAN KHUSUS dalam bulatan.

2. Menetapkan/Menempatkan KEGIATAN dalam empat

persegi panjang.

3. Menetapkan POKOK KERJA atas : PERSIAPAN ( A );

PELAKSANAAN ( B ); PENGENDALIAN ( C ).

4. Menetapkan POKOK AKHIR untuk setiap pokok kerja.

5. Menetapkan PENANGGUNG JAWAB untuk setiap pokok

akhir.

CARA MENGISI MRK


28/54

CARA MENGISI MRK

A. SASARAN

Yang dituliskan adalah sasaran khusus

yang penulisannya dg awalan TER

menunjukkan sesuatu telah selesai

dimasa datang .

B. KEGIATAN

Kegiatan menggunakan awalan ME sebagai pernyataan yang

menggambarkan suatu proses.

C. POKOK KERJA

Merupakan rincian kegiatan besar kedalam tahapan manajemen yaitu :

Pokok Kerja A : PERSIAPAN

Pokok Kerja B : PELAKSANAAN

Pokok Kerja C : PENGENDALIAN


29/54

Suatu pekerjaan yang menghasilkan, yang masih

dapat didelegasikan kepada orang lain :

* Masih bisa dibagi-bagi

* Disusun secara kronologis* Ditulis dg awalan PE dan akhiran AN

* Ditulis jabatan struktural/non struktural

yang mengerjakan sebagian pokok akhir.

* Sbg pelaku/pelaksana yg terlibat langsung

dengan penyelesaian popkok akhir.

D. POKOK

AKHIR

E. PENANGGUNG

JAWAB

Suatu paket pekerjaan yang dinyatakan

dalam pokok akhir, yang harus dikerjakan

secara terkoordinasikan oleh lebih dari satu

orang yang ditandai dengan PK1, PK2, PK3,

dstnya.

F. PAKET KERJA


30/54

A

B

C

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

J u m l a h

(a) Sasaran

(b) Kegiatan

mewujudkan

sasaran

(c )

Pokok

Kerja POKOK AKHIR

PENANGGUNG

JAWAB

S I A B I D I B A

Contoh Matrik Rincian Kerja


31/54

URAIAN PAKET KERJA

PAKET KERJA : Merupakan kumpulan beberpa pekerjaan yang ada dalam setiap

pokok akhir.

Format PAKET KERJA terdiri atas :

1. POKOK AKHIR :* Menunjukkan pada pokok akhir mana yang sedang diuraikan

* Bagian pekerjaan yang masih dapat dibagi/ ditugaskan kepada

orang lain.

2. PENANGGUNG GUGAT : Yang disamping bertanggung jawab atas pekerjaannyasendiri, juga bertanggung jawab atas pekerjaan orang lain yang

ditugaskan.

3. URAIAN KERJA : *Adalah uaraian tentang langkah dan deskripsi pekerjaan untuk

menyelesaikan setiap paket kerja.

4. W A K T U : *Menunjukkan waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan

setiap paket kerja.

5. B I A Y A :*Perkoiraan biaya yang dibutuhkan untuk menyelesaikan setiap

paket kerja.

6. PENANGGUNG JAWAB : * Atau pelaksana m,enunjuk kepada penanggung jawab

yang ada pada matrik untuk setiap paket kerja.


32/54

Contoh : format paket kerja

Pokok Akhir :.

Paket Kerja No.. Penanggung Gugat :.

No.URAIAN KERJA

Penanggung

Jawab

Waktu Biaya

Me

J U M L A H


33/54

MEWUJUDAKAN SASARAN

*. Mewujudkan sasaran pada khakekatnya memberi dorongan kepada penanggung jawabdalam mewujudkan sasaran.

Pimpinan dan para penanggung gugat memegang peranan yang penting dalam

memberikan MOTIVASI dan menggerakkan staf dalam lingkup tanggung jawabnya.

3. Hal dalam menumbuhkan motivasi :

1. MANUSIA : Manusia mempunyai kebutuhan a/l. Teori A.H.MASLOW dengan5 jenjang kebutuhan manusia.

2. SASARAN : Sasaran adalah sesatu yang harus diwujudkan. Pimpinan berperan

menghadirkan sasaran menjadi tarikan semua orang.

3. MOTIVATOR :

: * Sasaran - Jadi motivator

* Pemimpin - Jadi motivator ( memotivasi ) dengan 4 strategi :

A. Memperkaya pekerjaan ( Job Enrichment )B. Perluasan Kerja ( Job Enlargement )

C. Pembakuan Pekerjaan ( Job Standarization )

D. Penyederhanaan Pekerjaan ( Job Simplification )


34/54

PENGENDALIAN & LAPORAN

STATUS SASARAN

Bertujuan untuk menjaga agar pelaksanan kegiatan tetap berjalanpada jalur yang telah ditentukan.

Yang Efektif : berkaitan dengan :

- Penerapan standar & aturan

- Pengukuran hasil kegiatan kerja

- Penilaian hasil kerja ( membandingkan hasil kerja terhadap standar.

- Tindakan koreksi pada waktu yang tepat sesuai standar yang telahditentukan.

Penilaian pelaksanaan hasil kerja adalah menjadi dasar untuk menilai

hasil kerja perorangan dan hasil kerja organisasi

Dalam pengendalian perlu standar :

a. Kuantitas ----- Jumlah

b. Kualitas ----- M u t u

c. Waktu ----- Lama pelaksanaand. Biaya ----- Uang yang diperlukan .

LAPORAN STATUS SASARAN :

Yang efektif disampaikan untuk memberikan informasi kepada seluruh anggota

manajemen yang berkepentingan dan akhirnya jadi hasil balikan ( feedback )

PENGENDALIAN


35/54

*. Dalam pengendalian, laporan status sasaran hendaknya dilaporkan kepadaseluruh anggota yangberkepentingan dan diharapkan meningkatkan

motivasi kerja.

Pengendalian dimulai dari awal sampai sasaran terwujud.

5 Hal yang harus diperhatikan dalam pengendalian :

1. Menetapkan standar hasil kerja.

2. Membandingkan hasil kerja nyata dengan standar

yang telah ditetapkan.

3. Menentukan ada atau tidaknya penyimpangan

4. Mengambil tindakan korektif5. Membangun sistem balikan

*. Pengawasan terhadap kemajuan realisasi sasaran, memerlukan suatu perangkat

tatakerja yang menjamin balikan yang terus menerus dan tepat waktu.

*. Hasilnya merupakan sebuah DOKUMEN atau sebuah LAPORAN


36/54

Penjadwalan dibuat dalam bentuk PETA GARIS ( BARCHART )

Penjadwalan menggambarkan kapan kegiatan dimulai dan

kapan direncanakan selesai .

Penjadawalan dibuat dalam format tertentu.

Satuan waktu yang dipilih dalam penjadwalan disesuaikan dengan

kebutuhan : - JAM

- HARI

- MINGGU- BULAN

- SEMESTER

- TAHUN


37/54

Contoh Format Penjadwalan :

2

2


38/54

Terpenuhinya

kesempatan mengikuti

diklat bagi 200 orang

melalui penyelenggaraan

diklat sepala jarak jauhdisetiap pusat diklat dan

balai diklat selama 10

bulan dari tanggal 1 juni

199831 Maret 1999

dengan biaya Rp. 20

.000.000,- (Dua Puluh Juta

) dari anggaran swadaya

dilaksanakan oleh

kedeputian bidang diklat I

LAN RI bekerjasama dg

Pusdiklat dan Balai Diklat

seluruh Indonesia

Menyelenggarakan

diklat sepala jarak

jauh disetiap pusat

diklat dan balai

diklat selama 10

bulan dari tanggal 1

juni 199831

Maret 1999 dengan

biaya Rp. 20

.000.000,- (Dua

Puluh Juta ) dari

anggaran swadaya

dilaksanakan oleh

kedeputian bidang

diklat I LAN RI

bekerjasama dgPusdiklat dan Balai

Diklat seluruh

Indonesia

Persiapan

Pelaksanaan

Pengendalian

sasaran Kegiatan Pokok KerjaPokok

Akhir

Penanggung

j awab

Pembentukan tim kerja

Penyempurnaan Modul

Penentuan peserta

Penyem.. PET DJJ

1

2

3

4

9

8

10

5

7

6

11

12

Pengiriman Modul

Pembuatan Soal Ujian

Pengujian Hsl belajar

Penentuan nilai Hsl

Ujian

Penentuan STTPP

Pemantauan

Penilaian

Pelaporan

Jumlah

PK1 PK1 PK1PK1

-

PK2PK2 PK2

- - 4

-

PK2 PK2 5

PK3 PK3 PK3 PK3 4

PK4 PK4 PK4 PK4 PK41PK4 6

PK5 PK5 PK5 3

PK6 PK6 PK6 PK6 4

PK7 PK7 3PK7

PK8 PK8 PK8 PK8 PK8 PK8 6

PK9 PK9 PK9 PK9

PK10

4

PK10PK10 PK10PK10 5

PK11 PK11 PK11 4PK11

PK12PK12 PK12PK12PK12 5

3 10 7 5 2 11 8 7

S I A B I D I B AMATRIK RINCIAN KERJA

MENYELENGGARAKAN PROGRAM DIKLAT SEPALA JARAK JAUH

TAHUN 1998 /1999

MATRIK RINCIAN KERJA

MENYELENGGARAKAN PROGRAM DIKLAT SEPELA JARAK JAUH TAHUN 1998/1999


39/54

PERSIAPAN

Terpenuhinya

kesempatan Mengikuti

Diklat bagi 2000 orang Melalui

penyelenggaran program Diklat

SEPALA jarak jauh disetiap Pusat

Diklat dan Balai Diklat selama 10

(sepuluh ) bulan dari tanggal I Juni

1998 31 Maret 1999 dengan biaya

Rp.20.000.000,- ( Dua Puluh Juta

Rupiah ) dari Anggaran Swadaya

dilaksanakan olehKedeputian

Bidang Diklat I LAN RI

Bekerja sama dengan

Pusdiklat dan Balai

Diklat seluruh

Indonesia

Menyelenggarakan

Program Diklat

SEPALA Jarak jauh

disetiap Pusat

Diklat dan Balai

Diklat selama 10

( sepuluh ) bulan

dari Tgl 1Juni1998

- 31 Maret 1999

dengan anggaran

Swadaya tahun

1998 dilaksanakan

oleh Kadeputian

Bidang Diklat I

LAN bekerja

sama dengan

Pusdiklat dan

Balai Diklat

seluruh

Indonesia

PELAKSANAAN

PENGENDALIAN

SASARAN KEGIATAN POKOK KERJA

1 Pembentukan TimKerja

PK1

PK1

PK1

- - - - PK1

4

2 Penyempurnaan

Modul

- PK

2

PK

2

PK

2

- PK

2

- PK

2

5

3 Penyempurnaan

Pedoman DJJ

- PK

3

PK

3

- - PK

3

- PK

3

4

4 Penentuan Peserta - PK

4

PK

4

PK

4

- PK

4

PK

4

PK

4

6

5 Pengiriman

Modul

- PK

5

- - - PK

5

PK

5

- 3

6 Pembuatan Soal

Ujian

- - PK

6

PK

6

- PK

6

PK

6

- 4

7 Pengujian Hasil

Belajar

- - - PK

7

PK

7

PK

7

- - 3

8 Penentuan Nilai

Hasil Ujian

- PK

8

PK

8

PK

8

- PK

8

PK

8

PK

8

6

9 Pengiriman

STTPP

- PK

9

- - - PK

9

PK

9

PK

9

4

10 Pemantauan PK

10

PK

10

- - PK

1O

PK

10

PK

10

- 5

11 Penilaian PK

11

PK

11

- - - PK

11

PK

11

- 4

12 Pelaporan - PK

12

PK

12

- - PK

12

PK

12

PK

12

5

J U M L A H 3 10 7 5 2 11 8 7

PENANGGUNG

JAWAB

POKOK AKHIR

S I A B I D I B A

POKOK AKHIR : Pembentukan Tim Kerja


40/54

No. URAIAN KERJA PENANGGUNG

JAWAB

WAKTU BIAYA

1.

2.

3.

4.

5.

6.

7.

8.

9.

10.

11.

12.13.

14.

15.

16.

Menyiapkan tempat pertemuan

Menyiapkan konsumsi

Menyiapkan daftar hadir

Memimpin rapat dan menjelaskan maksud

dan tujuan pembentukan tim kerja

Menjelaskan peranan dan fungsi anggota

tim kerja

Mengajukan nama-nama calon anggota tim

Menyetujui nama calon anggota tim kerjaMenyampaikan konsep SK tim kerja kepada

Deputi Diklat I

Menyetujui konsep SK tim kerja

Mengetik SK tim kerja

Meneliti hasil ketikan SKL tim kerja dan

Memaraf

Menanda tangani SK tim kerja

Menggandakan SK tim

Memberi nomor dan stempel pada SK

tim kerja

Menyampaikan SK tim kerja kepada

masing-Masing yang berhak.

Menyelesaikan Adiminstrasi Keuangan

Selvy

Selvy

Selvy

Ketua LAN

Deputi Bidang Diklat I

Kapusbina Widyaiswara



Deputi BidangDiklat I

Selvy


Ketua LANSelvy

Selvy

Selvy

Selvy

Rp. 150.000,-

Rp. 50.000,-

J U M L A H

PENANGGUNG GUGAT : Deputi Bidang Diklat IPAKET KERJA NO. 1

1 hari

2 hari

5 hari

4 orang Rp. 200.000,-5 hari

( 5 ) hari


41/54

POKOK AKHIR : Penyempurnaan Modul

PENANGGUNG GUGAT : Deputi Bidang Diklat I

PAKET KERJA NO. 2

No. URAIAN KERJA PENANGGUNGJAWAB WAKTU

BIAYA

1.

2.

3.

4.

5.

6.

7.

8.

9.

10

Menyiapkan modul yang akan

disempurnakan

Memimpin pembahasan

penyempurnaan modul

Membuka dan memberi arahan

penyempurnaan modul

Melaksanakan pembahasaan dan

penyempurnaanModul

Menyiapkan alat-alat tulis dab absensi

Mengimpun hasil penyempurnaan

Menutup acara pembahasan dan

penyempurnaan Modul

Mengadaklan modul yang sudah

disempurnakan

Membayar biaya penggandaan modul

yang telah disempurnakan

Menyelesaikan administrasi keuangan

Kabag Tata Usaha



Ketua Pokja DJJ

Selvy

Ketua Pokja DJJ


Kasubag Tata Usaha

Selvy

Selvy

1 hari

3 hari

18 hari

Rp.

3.500.000,-

Rp.

1.500.000,-

Rp.1.750.00

J U M L A H 5 orang 18 hari Rp.5.400.000,

-


42/54

POKOK AKHIR : Penyempurnaan Pedoma DJJ


PAKET KERJA NO. 3


JAWAB

WAKTU BIAYA

1.

2.

3.

4.

5.

6.

7.

8.

9.

10.

11.

Menyiapkan pedoman DJJ yang akan

disempurnakan

Memberikan penjelasan dalam rangka

penyempurnaan pedoman DJJ

Memimpin pelaksanaan penyempurnaan

pedoman DJJ

Mencatat seluruh masukan dalam rangka

penyempurnaan DJJ

Mengetik hasil penyempurnaan

pedoman DJJ

Meneliti hasil penyempurnaan

pedoman DJJ

Menyetuji pedoman DJJ

Menggandakan pedoman DJJ

Menjilid Pedoman DJJ

Membagi dan mengirim pedoman DJJ

ke Pusdiklat dan Balai Diklat

Menyelesaikan Adiminstrasi Keuangan

Kasubag Tata Usaha



Kasubag Tata Usaha

Selvy

Kapusbian Widyaiswara

Deputi Bidang Dklat I

Selvy

Selvy

Selvy

Selvy

2 hari

1 hari

I hari

2 hari

10 hari

( 16) hari

Rp. 150.000,-

Rp. 150.000,-

Rp. 200.000,-

Rp. 800.000,-

Rp. 500.000,-

J U M L A H 4 Orang 16 hari Rp. 1.800.000,-


43/54

POKOK AKHIR : Penentuan


PAKET KERJA NO. 4


JAWAB

WAKTU BIAYA

1.

2.

3.

4.

5.

6.

7.

8.

9.

10.

11.12.

13.

14.

Menyiapkan daftar nama calon peserta

Membantu menyiapkan daftar calon peserta

DJJ Sepala

Menjelaskan kreteria dalam penentuan

peserta

Memimpin pelaksanaan seleksi peserta

Melaksanakan seleksi peserta

Mengumpulkan hasil seleksi peserta

Meneliti dan menyetujui nama-nama

calon peserta

Mengetik nama-nama calon peserta DJJ

Mengetik nama-nama calon peserta DJJ

Meneliti dan memaraf daftar nama-nama

peserta DJJ

Memaraf daftar nama-nama peserta DJJ

Menandatangani daftar nama-nama

calon peserta DJJ

Menyimpan daftar nama-nama calon

peserta DJJ

Menyelesakan Administrasi Keuangan

Selvy

Ali



Ketua Pokja DJJ

Kasubag Tata Usaha


Selvy

Ali

Kasubag Tata Usaha



Selvy

Selvy

5- hari

5- hari

4- hari

( 14 ) hari

Rp. 500.000,-

Rp. 1.500.000,-

Rp. 500.000,-

J U M L AH 6 Orang ( 14 ) hari Rp. 2.500.000,-

POKOK AKHIR P i i M d l


44/54

POKOK AKHIR : Pengiriman Modul


PAKET KERJA NO. 5


JAWAB

WAKTU BIAYA

1.

2.

3.

4.

5.

6.

7.

8.

Membuat konsep surat pengatar

Menyetujui konsep surat pengantar

Mengetik konsep yang sudah disetujui

Menandatangani surat pengantar

Memberi nomor surat, menstempel, &

menulis alamat yang dituju

Mengepak, memberi alamat, bendel modulyang akan dikirim

Membawa bendel modul yang siap dikirim

ke kantor pos atau agen pengirim barang/

paket

Menyelesaikan Administrasi Keuangan

Kasubag Tata Usaha


Ali


Ali

Ali

Ali

Ali

6 hari

10 hari

( 16 ) hari

Rp. 100.000,-

Rp. 600.000,-

J U M L A H 3 Orang ( 16 ) hari Rp. 700.000,-

POKOK AKHIR P b t S l Uji


45/54

POKOK AKHIR : Pembuatan Soal Ujian


PAKET KERJA NO. 6


JAWAB

WAKTU BIAYA

1.

2.

3.

4.

5.

6.

7.

8.

9.

10.

Membuka pertemuan& memberi arahan

dalam hal pembuatan soal ujian

Membuat dan menyusun konsep soal ujian

Meneliti konsep soal ujian

Menyempurnakan penulisan konsep

soal ujian

Mengetik konsep soal ujian

Meneliti dan menyetujui konsep soal ujian

Meneliti hasil ketika konsep

Mengesahkan soal ujian

Menggandakan soal ujian


Kapusbian Widyaiswara

Ketua Tim Pokja DJJ

Ketua Pokja DJJ

Kasubag Tata Usaha


Ali

Kasubag Tata Usaha


Ali

Ali

6 hari

3 hari

15 hari

( 24 ) hari

Rp. 300.000,-

Rp. 500.000,-

Rp. 750.000,-

J U M L A H 4 Orang 24 hari Rp. 2.500.000,-

POKOK AKHIR P ji H il B l j


46/54

POKOK AKHIR : Pengujian Hasil Belajar


PAKET KERJA NO. 7


JAWAB

WAKTU BIAYA

1.

2.

3.

4.

Mempersiapkan bundel berkas ujian

yang akan dikirim

Membawa soal ujian ke Balai diklat

tempat ujian

Mengamati, mengkoordinir

pelaksanaan ujian


Ketua Pokja DJJ

Kasubag Tata Usaha

Ka. Diklat Prop.

Kasubag Tata Usaha

35 hari

( 35 ) hari

Rp. 300,000,-

Rp. 750.000,-

J U M L A H 3 Orang 35 hari Rp. 1.050,000,-

POKOK AKHIR P t Nil i H il Uji


47/54

POKOK AKHIR : Penentuan Nilai Hasil Ujian


PAKET KERJA NO. 8


JAWAB

WAKTU BIAYA

1.

2.

3.

4.5.

6.

7.

8.

9.

10.

11.

12.

Menyiapkan ruangan dan perlwengkapan

untuk pelaksanaan koreksi hasil ujian

Menyiapkan berkas-berkas ujian yang

akan dikoreksi

Memberikan arahan dalam rangka

pelaksanaan koreksi

Menjelaskan tata cara penilaianMengoreksi hasil ujian

Mengisi dan merekap nilai ujian dalam

daftar nilai ujian

Mengetik daftar nilai ujian

Meneliti dan memaraf daftar nilai yang

sudah diketik

Mengesahkan nilai hasil ujian

Mengirim hasil ujian ke Diklat-diklat ybs.

Mendokumentasikan hasil ujian


Ali

Kasubag Tata Usaha


Kapusbina WidyaiswaraKetua Pokja DJJ

Ketua Pokja DJJ

Selvy

Kapusbina Widyaiswra



Kasubag Tata Usaha

Kasubag Tata Usaha

1 hari

5 hari

38 hari

10 hari

( 54 ) hari

Rp. 2.500.000,-

Rp. 350.000,-

J U M L A H 6 orang 54 hari Rp. 2.850.000,-

POKOK AKHIR : Pengiriman STTPP


48/54

POKOK AKHIR : Pengiriman STTPP


PAKET KERJA NO. 9


JAWAB

WAKTU BIAYA

1.

2.

3.

4.

5.

6.

7.

8.

9.

Menyiapkan blanko STTPP

Menyiapkan bio data peserta yang

dinyatakan lulus ujian

Menulis / mengisi blanko STTPP bagi

peserta yang lulus

Menulis STTPP dan menempelkan

pas photo

Meneliti STTPP yang telah selesai

Menandatangani STTPP peserta

Memberikan nomor dan menstempel

STTPP

Mengirim STTPP ke masing-masing

Kapus / Ka. Diklat Prop.


Kasubag Tata Usaha

Selvy

Ali

Selvy

Kasubag Tata Usaha


Selvy

Ali

Ali

20 hari

10 hari

9 hari

( 39 ) hari

Rp. 300.000,-

Rp. 200.000,-

J U M L A H 4 orang 39 hari Rp. 500.000,-

POKOK AKHIR : PEMANTAUAN


49/54

POKOK AKHIR : PEMANTAUAN


PAKET KERJA NO. 10


JAWAB

WAKTU BIAYA

1.

2.

3.

4.

5.

6.

7.

Mengamati pelaksanaan aktivitas seperti

yang tercantum dalam pokok akhir

Mencatat data hasil pengamatan yang

dilakukan oleh Kasubag Tata Usaha

Mengamati pelaksanaan ujian akhir

didaerahnyaMemantau pelaksanaan pemebelajaran

dan ujian yang di adakan

Memantau pelaksanaan kegiatan

program DJJ

Mendata dan mengumpulkan hasil

pemantauan

Merekap & mendokumetir hasilpengamatan

Kasubag Tata Usaha

Ali

Ka.Diklat Prop.


Ketua LAN

Ali

Kasubag Tata Usaha

12 bulan

J U M L A H 5 orang 12 bulan

POKOK AKHIR : PENILAIAN


50/54

POKOK AKHIR : PENILAIAN


PAKET KERJA NO. 11


JAWAB

WAKTU BIAYA

1.

2.

3.

4.

5.

6.

7.

8.

9.

Mempelajari dan meneliti hasil pemantauan

Membandingakan antara standar dan realisasi

sesuai pemantauan

Mengidentifikasi bila ada penyimpangan

Memberikan balikan

Mengetik konsep balikan yang dibuat Deputi

Memeliti & menandatangani surat yangberisi balikan

Memberi nomor surat, menstempel dan

mengirim surat pada si alamat

Menyimpan hasil- hasil penilaian ujian

Menilai keberhasilan program dari hasil

pemantauan





Ali


Ali

Kasubag Tata Usaha

Ketua LAN

12 bulan


POKOK AKHIR : PELAPORAN


51/54

POKOK AKHIR : PELAPORAN


PAKET KERJA NO. 12


JAWAB

WAKTU BIAYA

1.

2.

3.

4.

5.

6.

7.

8.

9.

10.

11.

12.

Melaporkan pelaksanaan tiap-tiap pokok

akhir kepada ketua LAN secara pokok

Menyiapkan data laporan

Menyusun konsep laporan akhir

Meneliti,menyetujui, dan memaraf konsep

laporan akhir

Mengetik konsep laporan akhir

Meneliti hasil ketikan laporan akhir

Memaraf laporan akhir

Menandatangani laporan akhir

Memberikan nomor agenda dan stempel

dinas

Menyampaikan alporan akhir kepada

Ketua LANMenggandakan laporan akhir sebanyak

50 exemplar

Menyelesaikan administrasi


Ali

KasubagTata Usaha

Kasubag Tata Usaha

Selvy

Kasubag Tata Usaha



Selvy


Selvy

Selvy

12 bulan

1 minggu

( 12 ) bulan

1 minggu

Rp. 2.000.000,-

Rp. 500.009,-


1 minggu

Rp. 2.500. 000,-


52/54

No. POKOK AKHIR BIAYA

1.

2.

3

4.

5.

6.

7.

8.

9.

10

11.

12.

Pembentukan Tim Kerja

Penyempurnaan Modul

Penyempurnaan Pedoman DJJ

Penentuan Peserta

Pengiriman Modul

Pembuatan Soal Ujian

Pengujian Hasil Belajar

Penentuan Nilai Hasil Ujian

Pengiriman STTPP

Pemantauan

Penilaian

Pelaporan

Rp. 200.000,-

Rp. 5.400.000,-

Rp. 1.800.000,-

Rp. 2.500.000,-

Rp. 700.000,-

Rp. 2.500.000,-

Rp. 1.050.000,-

Rp. 2.850.000,-

Rp. 500.000,-

-

-

Rp. 2.500.000,-

J U M L AH Rp. 20.000.000,-

REKAPITULASI BIAYA


53/54

No. WAKTU

POKOK AKHIR 4 5 6 7 8 9 10 11 12 1 2 3 4

1. Pembentukan Tim Kerja

2. Penyempurnaan Modul

3. Penyempurnaan Pedoman DJJ

4. Penentuan Peserta

5. Pengiriman Modul

6. Pembuatan Soal Ujian

7 Pengujian Hasil Belajar

8 Penentuan Nilai Hasil Ujian

9. Pengiriman STTPP

10. Pemantauan

11. Penilaian

12.Pelaporan

PENJADWALAN

Contoh Format Laporan Pengendalian Kegiatan

P i d l


54/54

Priode laporan :.

Instansi :.

pola kerja terpadu ( pkt )

Documents