pengertian dan unsur administrtasi 1 file · web viewunsur administrasi yang bersifat lebih luas...

Siti WaliahDosen Fakultas Ilmu Administrasi Universitas Sjakhyakirti

BAB III

ADMINISTRASI DAN KOMUNIKASI

3.1 . Pengertian dan Unsur Administrasi

Pengertian Administrasi Rangkaian kegiatan perbuatan yang dilakukan oleh

sekelompok orang dalam suatu kerjasama untuk mencapai suatu tujuan tertentu dapat

dicakup dengan satu istilah yaitu administrasi yang dalam bahasa Inggris disebut

administration. Perkataan administrasi berasal dari bahasa latin ad+ministrare, suatu kata

kerja yang berarti melayani, membantu, menunjang, atau memenuhi. Dari perkataan ini

terjadi kata benda administratio dan kata sifat administratifus. Untuk Indonesia sudahlah

tepat dan baik memakai istilah administrasi. Rangkaian kegiatan yang digolongkan sebagai

administrasi mencakup Dilakukan oleh sekelompok orang (2 orang atau lebih) Berlangsung

dalam suatu kerjasama Dimaksudakan untuk mencapai tujuan tertentu yang telah

ditetapkan. Ketiga faktor inilah yang merupakan tanda pengenal atau ciri khas dari

administrasi yang apabila faktor-faktor tersebut disingkat adalah sekelompok orang,

kerjasama, dan tujuan tertentu. Jadi bisa ditarik kesimpulan bahwa kerjasama adalah

rangkaian perbuatan yang dilakukan bersama-samasecara teratur oleh lebih serang yang

menimbulkan akibat yang sebenarnya tidak akan terjadi apabila dilakukan oleh masing-

masing seoraqng diri. Berdasarkan uraian yang telah dikemukakan di atas maka dapat

disusun batasan adminstrasi sebagai berikut: Adminstrasi adalah segenap rangkaian

kegiatan penataan terhadap pekerjaaqn pokok yang dilakukan oleh sekelompok orang

dalam kerjasama mencapai tujuan tertentu.

Komunikasi AdministrasiAdministrasi dan Komunikasi.

30


Unsur Administrasi Unsur umum yang terdapat dalam rangkaian kegiatan penataan

yang dinamakan administrasi ada 8 macam yang mewrupakan sub konsep administrasi,

yaitu:

1. Organisasi

2. Manajemen

3. Komunikasi

4. Informasi

5. Personalia

6. Finansia

7. Materia

8. Relasi Publik.

Masing-masing konsep bersifat statis, sedangkan dalam kenyataan ditempat kerja

yang didalamnya sedang berlangsung rangkaian kegiatan penataan akan tampak adanya

unsur umum sebagai suatu proses yang bersifat dinamis sebanyak 8 macam juga. Unsur

administrasi yang bersifat lebih luas yaitu organisasi, manajemen, komunikasi, informasi.

Sedangkan personalia, finansia, materia, relasi publik lebih sempit. Ada 8 macam unsur

umum sebagai suatu proses yang bersifat dinamis tersebut ialah: Tatakeragaan

Tatapimpinan Tatahubungan Tataketerangan Tatakepegawaian Tatakeuangan

Tataperbekalan Tatahumas 3. Pertautan Unsur Administrasi Administrasi adalah rangkaian

kegiatan penataan yang dinamis, karena itu semua unsur seringkali langsung secara

bersamaan. Juga urut-urutan pelaksanaan dan pentingnya sesuatu unsur dapat berubah-

ubah. Bergantung pula pada orang-orang dan corak kerjasama, peranan yang dititik


31


beratkan dari sesuatu unsur dapat berbeda-beda dalam suatu kerjasama tertentu. Jadi

pertautan setiap delapan unsur ini saling pertautan secara erat. Apabila rangkaian ini

berputar artinya rangkaian kegiatan penataan itu sedang berlangsung, maka kedelapan

unsur itu merupakan kesatuan yang tidak mungkin dipisah-pisahkan dan sukar dibeda-

bedakan dengan tegas.

3.2. Ilmu Administrasi dan Kedudukannya dalam Dunia Ilmu

Pengertian Ilmu Administrasi Terkumpulnya sekelompok pengetahuan teratur yang

mengandung sistem, asas, prosedur, teknik, dan pedeoman kerjasama itu. Pengetahuan

teratur yang berasaskan administrasi ini disebut Ilmu administrasi Sarjana Luther Gulick

memberi ketegasan mengenai ilmu administrasi sebagai berikut ilmu administrasi adalah

sistem pengetahuan, dengan pengetahuan tersebut manusia dapat mengerti hubungan-

hubungan, meramalkan akibat-akibat, dan mempengaruhi hasil-hasil pada sesuatu keadaan

dimana orang-orang secara teratur kerjasama muntuk tujuan bersama. Ilmu administrasi

adalah bagian dari ilmu sosial. Ilmu sosial dalam kuantitatif jarang diterima, karena ilmu

administrasi tidak mempunyai hukum-hukum eksakta maka ditolak sebagai ilmu. Maka

dari itu ilmu sosial membuat seperti A = 4 B = 3 C = 2 D = 1 Jadi sama seperti ilmu-ilmu

eksakta bisa dimegerti atau dipahami banyak orang. Maka kuntitatif dirubah menjadi

kualitatif. Mosher memberi pendapat bahwa pengetahuan tentang administrasi merupakan

bidang yang berhak mendapat pengakuan tersendiri karena mempunyai kegunaan, cara-cara

penelahaan ilmiah, titik tinjauan, dan kebulatan yang cukup. Penjelasan dari beberapa

pendapat para ahli tersebut membuktikan administrasi adalah sebagai berikut: Penelahaan


32


terhadap administrasi mengenal cara-cara yang secara ilmiah dapat dipertanggung

jawabkan. Pengetahuan pada dasarnya yang paling sederhana berarti sesuatu yang

diketahui. Pokok soal saja tidak memadai untuk menjelaskan selengkapnya pengertia ilmu,

apalagi untuk membahas perbedaan antara ilmu-ilmu khusus yang satu dengan yang

lainnya. Lebih lanjut ilmu bercirikan empiris, sistematis, objektif, dan analistis. Dibawah

ini dicantumkan majalah-majalah kejuruan dari seluruh dunia yang membahas administrasi,

yang khusus hanya memuat karangan-karangan tentang administrasi atau namanya

memakai istilah administrasi. (a) Amerika Serikat 1. Administrative Science Quarterly 2.

Public Administration Review (b) Argentina Revista de administration publica (c) Australia

Publik administrarion (d) Belanda Bestuurswetenschappen (e) Belgia International Review

of Administrative Sciences (f) India Indian Journal of Public Administration (g) Inggris 1.

Journal of African Administration 2. Public Administration (h) Irlandia Administration (i)

Jugoslavia Nova Administracija (j) Perancis Revue Administrative (k) Philipina Philippine

Journal of Public Administration (l) Selandia Baru New Zealand Journal of Pub;ic

Administration (m) Spanyol Revista de Administracion Publica (n) Sri Lanka Journal of

Public Administration (o) Turki Idare Dergisi (Revue d,administration) 2. Pertautan dengan

Ilmu-Ilmu Lain Suatu ilmu sosial adalah sekelompok pengetahuan dan pemikiran mengenai

urusan-urusan yang dibedakan dengan batang kayu, batu, binatang, dan benda-benda fisik.

Menurut Seligman, ilmu-ilmu yang benar-benar tergolong sebagai ilmu sosial ada 7

macam, yaitu ilmu politik, ilmu ekonomi, ilmu sejarah, ilmu hukum. Antropologi, ilmu

tentang kejahatan, dan sosiologi. Karena ilmu administrasi juga berkenaan dengan

kegiatan-kegiatan manusia dalam hidup berkelompok, maka ilmu ini juga tergolong sebagai


33


ilmu sosial. Karerna itu adalah mengherankan bahwa Seligman dalam ensiklopedianya

sampai cetakan ke-12 tahun 1957 belum mencantumkan ilmu administrasi sebagai salah

satu cabang tersendiri dalam ilmu sosial. Ilmu administrasi sebagai cabang ilmu sosial yang

kedudukanya setaraf dengan cabang-cabang ilmu sosial lainya telah dikembangkan sejak

beberapa puluh tahun yang lampau. Sasaran ilmu administrasi sangat luas. Kerjasama

sekelompok menusia dapat mempunyai ciri-ciri yang bermacam-macam. Segenap metode

ilmiah yang dikenal dalam ilmu-ilmu sosial dapat dipergunakan untuk ilmu administrsi

sesuai dengan kebutuhannya pada sesuatu waktu. Metodemetode ini antaras lain ialah

metode pengamatan, metode statistik, metode perbandingan, metode perbandingan, metode

pemeriksaan, dan metode kasus.

3.3 Perincian Ilmu Administrasi

Cabang-cabang Ilmu Administrasi Ilmu administrasi merupakan suatu ilmu yang luas.

Penalaahan terhadpa unsur organisasi menghasilkan ilmu organisasi sebagai salah satu

cabang dari ilmu administrasi. Perincian lebih lanjut mengenai isi tiap-tiap cabang pokok

itu dan pertumbuhannya lebih lanjut dalam cabang ilmu yang lebih khusus.

Ilmu organisasi Ini merupakan kelompok pengetahuan yang mempelajari isi bentuk-

bentuk perserikatan atau rangka kerjasama manusia. Ilmu organisasi telah berkembang

kelompok pengetahuan yang luas. Ilmu ini mulai membagi dirinya kedalam kelompok-

kelompok pengetahuan yang lebih khusus.. pertama ialah birokrasi. Hubungan kerja

kemanusiaan adalah suatu ilmu diciptakan dari cabang-cabang ilmu yang terdiri atas

psikologi sosial dan antropologi sosial.


34


Ilmu manajemen Manajemen ialah ilmu yang mengatur atau menggerakan orang-orang

dalam organisasi mereka bisa bekerjasama. Suatu fungsi manajemen lain yang juga

berkembang pesat sebagai kelompok pengetahuan sendiri ialah kepemimpinan.

Pengetahuan tentang penyempurnaan manajemen terdiri atas dua bagian walaupun kedua

bagian itu sukar dipisahkan secara tajam. Tuntunan akan organisasi dan manajemen yang

lebih baik timbul dari keadaan bertambah benyaknya pengeluaran-pengeluaran dan

pembatasan-pembatasan anggaran belanja

Ilmu Komunikasi Administrasi Pengetahuan tentang komunikasi administrasi

membahas segenap rangkaian kegiatan penataan penyampaian warta dari seseorang kepada

pihak lain dalam kerjasama mencapai tujuan tertentu. Pada akhir-akhir ini beberapa sarjana

telah pula terjun kedalam teori-teori tentang komunikasi administrasi. Sekelompok

pengetahuan baru telah muncul dengan nama cybernetics. Ini memperkenalakan metode-

metode komunikasi dan pengendalian.

Ilmu Administrasi Keterangan Isi kelompok pengetahuan administrasi keterangan

dapatlah diperinci dalam hal-hal yang antara lain menyangkut: Pekerjaan membuat tulisan

dalam bentuk surat, laporan, atau warkat lainnya. Pekerjaan reproduksi warkat dengan

mesin tik, stensil atau alat mekanis lainnya. Pekerjaan mencatat tulisan cepat atau dikenal

dengan nama stenografi. Pekerjaan perhitungan angka-angka atau penyusunan iktisar

mengenai sesuatu hal sehingga sederhana dan jelas Pekerjaan penerimaan, dan pengiriman

warkat Pekerjaan pelayanan tamu dan pemberian keterangan Penetapan pedoman baku

sebagai alat penilaian dan pengendalian pekerjaan yang berkaitan dengan keterangan. Ilmu


35


administrasi keterangan mempunyai tujuan yaitu untuk keperluan membuat keputusan

maka dapat pula dipandang sebagai cabang dari ilmu manajemen..

Ilmu Administrasi Kepegawaian Beberapa yang dibahas dalam cabang ilmu ini

adalah: Sistem-sistem kepegawaian Proses penerimaan pegawai Analisis pekerjaan Sistem

penggolongan jabatan dan kepangkatan Sistem penggajian Sistem penilaian kecakapan

pegawai Sistem kenaikan pangkat dan pemindahan jabatan Disiplin dan hukuman jabatan

Pengembangan kecakapan pegawai Sistem pemberhentian pegawai Sistem pensiun atau

jaminan hari tua.

Ilmu Administrasi Keuangan Ilmu ini membahas segenap rangkaian kegiatan

penataan penyusunan anggaran, penentuan sumber biaya, cara pemakaian bembukuan, dan

pertanggung jawaban atas bembiayaan atas kerjasama kelompok orang untuk mencapai

tujuan tertentu. Suatu segi lain dari administrasi keuangan ialah pencatatan segenap

penerimaan dan pengeluaran biaya dalam kerjasama itu. Penelaahan terhadap segi ini

menumbuhkan sekelompok pengetahuan yang cukup luas dan penting dengan nama

pembukuan.

Ilmu Administrasi Perbekalan Beberapa pokok yang perlu dipersoalkan dalam ilmu

administrasi perbekalan ialah: Penelitian dan penentuan kebutuhan perbekalan kerja

Pembakuan dan perincian keja-kerja Proses pembelian barang Pencatatan dan pengurusan

harta benda Teknik penyimpanan dan perawatan barang Orosedur penyingkiran benda yang

tak diperlukan lagi Pengurusan dan pemeliharaan gedung Penyusunan tata ruang kantor

Dalam hal ini pengetahuan ini mempergunakan hasil-hasil dari ilmu-ilmu kealaman.


36


Ilmu Hubungan Masyarakat Perincian isi kelompok pengetahuan ini antara lain :

Organisasi dan bidang kerja hubungan masyarakat Asas-asas pekerjaan hubungan

masyarakat Alat-alat hubungan masyarakat Proses kegiatan hubungan masyarakat Analisis

pendapat umum Teknik propaganda Hal-hal mengenai penyiaran warkat Ketiga pokok yang

terakhir ini dapat dianggap telah berkembang menjadi cabang-cabang pengetahuan yang

lebih khusus dalam ilmu hubungan masyarakat. Perincian ilmi ini secara demikian

dinamakan pembagian berdasarkan ragam teknis.

Jenis-jenis Ilmu Administrasi Dipandang dari sudut lingkaran sussana dan tujuan

usaha kerjasama, dapatlah diadakan pembagian dan perincian macam lain terhadapilmu

administrasi, yaitu pembagian menurut jenis subsantif. Untuk Indonesia mempunyai tiga

jenis lingkungan sesuai dengan lingkungan itu maka digolongkan atas:

1. Ilmu Administrasi Negara

2. Ilmu Administrasi Lingkungan

3. Ilmu Administrasi Sosial

Tiap-tiap kelompok pengetahuan administrasi ini mencakup berbagai cabang

pengetahuan administrasi khusus yang mengenai sesuatu tujuan atau program kerja tertentu

dari kerjasama manusia. Jumlah dan macam khusus yang tergolong dalam ilmu

administrasi negara, ilmu administrasi perusahaan, atau ilmu administrasi sosial bergantung

pada tujuan atau program kerja dari kerjasama yang berlangsung dalam masing-masing

lingkungan suasana itu. Cabang-cabang ilmu administrasi tidaklah merupakanlah


37


kelompok-kelompok pengetahuan tertutup yang berdiri sendiri-sendiri, melainkan satu

sama lain saling berhubungan erat dan batas-batasnya kadang-kadang kurang tegas.

3.4. Penggolongan Ilmu Administrasi

Administrasi dapat dibedakan dalam dua golongan yaitu :

1. Administrasi Negara (publik administration) yaitu kegiatan-kegiatan/proses/ usaha di

bidang kenegaraan.

a. Yang dimaksud dengan Public Administration menurut J.M. Pfiffner and Robert

v Presthus dalam bukunya : Public administration, ialah:”Public administration is

a process concerned with carrying out public policies”) (admnistrasi Negara

adalah suatu proses yang berhubungan dengan pelaksanaan kebijakan Negara).

b. Dimock dalam bukunya : Public Administration, mendefinisikan sebagai berikut:

“Public Administration is the activity of the state in the exercise of its polical

power) (Administrasi Negara adalah kegiatan Negara dalam melaksanakan

kekuasaan/kewenangan politiknya).

2. Administrasi Swasta/Niaga (private/bussiness administration), yaitu kegiatan-kegiatan/

proses /usaha yang dilakukan di bidang swasta/niaga. Dalam bidang “Administrasi

Niaga “ (Bussiness Administration) dapat diartikan sebagai berikut: “administrasi niaga

ialah kegiatan-kegiatan daripada organisasi-organisasi niaga dalam usahanya mencapai

tujuan yaitu mencari keuntungan (profit making).


38


3.5. Etika Administrasi Pemerintah

Etika administrasi ialah sejenis pengetahuan yang dapat disebut filsafat administrasi

dan secara lebih terbaas lingkupny lazim dinamakan etika. Etika sebagai salah satu cabang

dalam lingkungan studi filsafat adalah bidang pengetahuan tentang moraslitas menusia,

yaitu asas-asas baik dan buruk yag bertalian dengan kelakuan orang. Menurut kelaziman

bahasa Inggris istilah ethics (etika) dan morality (moralitas) merupakan perkataan sepadan

yang sama penngertiannya. Istilah etics berasal dari perkataan Yunani dan morality dari

perkataan latin yang berdararkan asl mula katanya mempunyai kadar arti myang sama.

Prof. Dennis Thomson menegaskan bahwa etika administrasi meliputi penerapan asas-asas

moral pada kelakuan para pejabat dalam organisasi-organisasi. Menurut Prof. John Rohr

skandal Watergate di Amerika Serikat telah berhasil meningkatkan etika menjadi suatu

industri yang tunbuh luas, artinya menjadi sebuah bidang kegiatan yang melahirkan banyak

pembicaraan, perbincangan, dan penulisan. Sebagai bidang etika administrasi pemerintah

untuk sebagian termasuk dalam lingkungan filsafat. Sebuah panitia etika jabatan

mempunyai empat asas penting yang beriku untuk diterapkan uleh para administrator

pemerintahan:

1. Persamaan (Equality) Suatu mutu pelayanan yang konsisten harus diberikan

kepada semua pihak tanpa memandang ikatan politik maupun kedudukan.

2. Kepantasan (Equity) Didalam suatu kelompok terentu dan untuk suatu situasi

tertentu pula diberikan perlakuan yang sama. Tetapi, terhadpa suatu golongan lain

dan keadaan yang berlainan mungkin perlu diberikan perlakuan yang tidak sama.


39


3. Kesetiaan (Loyality) Perlu dikembangkanya suatu kesadaran mengenai kesetiaan

seorang pejabat kepada konstitusi, pemerintah, hukum, dan kepada pihak-pihak

atasan, bawahan atau kolega yang seringkali menimbulkan persoalan besar.

4. Pertanggung jawaban (Responbility) Setiap pejabat pemerintah harus siap untuk

memikul pertanggung jawaban mengenai apasaja yang dilakukannya. Ia tidak boleh

terjebak pada alasan hanya menjalankan pemerintah. Dengan dikembangkanya etika

administrasi pemerintah, ditetapakan asas-asas moral dari kelakuan pejabat,

dirumuskan kode etika untuk jabatan, dan diberikan garis-garis pedoman

pelaksanaan dapatlah diharapkan te5rcapainya aparatur pemerintah dan administrasi

pemerintahan yang berwibawa, bersih, dan sungguh-sungguh mengabdi kepada

kepentingan bangsa maupun kesejahteraan rakyat


40

pengertian dan unsur administrtasi 1 file · web viewunsur administrasi yang bersifat lebih luas...

Documents